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Social Business para la Transformación digital en APC

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Proyecto: Social Business para la Transformación digital en APC

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La Autoridad Portuaria de Cartagena 

APC es un organismo público, con personalidad jurídica y patrimonio propios, así como con plena capacidad de obra, de organización y funcionamiento de la administración general del estado.

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Desde la fundación de Cartagena el puerto ha estado ligado a su historia, pues siempre ha sido una ciudad portuaria y ya en época de los romanos fue un importante puerto mediterráneo, además, todas las civilizaciones que han pasado por la ciudad han hecho uso de él.

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Actualmente es uno de los mayores puertos comerciales e industriales de España.

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En colaboración con: Dacartec Servicios Informáticos nació en 2004 con la ilusión de los socios de ofrecer un servicio excelente de consultoría TI.

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4 delegaciones: Madrid, Sevilla Barcelona, Bogotá 80 empleados 11 años de experiencia en implantaciones de procesos 11 años de experiencia en desarrollo de aplicaciones web

Basamos nuestro resultado en un alto compromiso con nuestros clientes, aportando nuestra experiencia en las soluciones de IT actuales en el sector

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Antecedentes/Problemática 

La AUTORIDAD PORTUARIA DE CARTAGENA contaba con una intranet tradicional en donde se ofrecía información a los empleados de una manera unidireccional

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El objetivo principal es construir un nuevo espacio digital colaborativo en la que la compartición y administración de los contenidos sea más ágil, cuente con un diseño más actual, y sobre todo se favorezca la comunicación interna en la organización.

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El proyecto consiste en definir la estrategia adecuada para solucionar eficazmente las necesidades funcionales y de infraestructura tecnológica que permita a la AUTORIDAD PORTUARIA DE CARTAGENA tomar las mejores decisiones sobre las áreas de mejora de su plataforma actual.

+ Ámbito del Proyecto Mejora de procesos

Colaboración

Integración de Aplicaciones

Comunicación

Objetivos del Proyecto

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Comunicación  La intranet debe facilitar la transmisión de información vital para el negocio, para los empleados y su bienestar optimizando el tiempo y la agilidad para las área productoras de contenido y para los usuarios que necesitan del mismo.  Debe permitir la comunicación en doble vía, donde el usuario reciba una respuesta frente a sus aportes en la intranet generando un vínculo empresa-empleado (Fomento de cultura organizacional)  Tener informados de manera global a la organización frente a noticias del negocio y cotidianas de los empleados  Generar un entorno amigable a través de la optimización del tono en la comunicación

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Mejora de Procesos  La intranet debe ser simple de usar, debe lograr que el usuario minimice el tiempo que gasta en encontrar la información, herramientas y contenido que usa a diario.  La intranet debe facilitar la creación de formularios por parte de las áreas administradoras para que de esta manera impacten los procesos internos  Los procesos cotidianos de deben integrar a la intranet con el fin de hacerlos colaborativos y más eficientes

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Colaboración 

La intranet debe facilitar los procesos de colaboración rápida mediante herramientas que permitan compartir documentos, formar grupos, etc. que les permita a los usuarios interactuar entre si y con la compañía y así optimizar los procesos del negocio

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Herramientas de trabajo por comunidades para compartición de documentación y enlaces, generación de conocimiento a través de blogs, y wikis, capacidad de toma de decisiones con sistemas de votación, control y seguimiento de actividades.

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Integración de aplicaciones 

Facilitar la integración de las aplicaciones que se utilizan a diario por los usuarios para así generar un ambiente unificado, simple y mucho más orientado al incremento de la productividad y disminución del tiempo

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El empleado podrá consultar y tramitar desde la intranet documentos tales como nómina, vacaciones etc., debido a la integración con el portal del empleado

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Fases del Proyecto

Análisis y consultoría

• Entendimiento de la estrategia corporativa y de la organización, para afrontar correctamente el desarrollo del proyecto. Mejores prácticas del mercado.

Infraestructura de IT

• Definición de la infraestructura tecnológica necesaria para el despliegue, servidores, software estándar.

Arquitectura de Portales

Construcción y despliegue

• Creación estilos, identificación recursos disponibles, caracterización de seguridad.

• Ejecución del plan de proyecto, desarrollo de páginas y contenidos.

• Maquetación y diseño web • UX/UI pruebas de la solución, prototipo y maquetación siguiendo parámetros de usabilidad

Puesta en Marcha

• Lanzamiento y promoción nuevo sistema. • Capacitación líderes de proyecto.

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Arquitectura de Componentes Movil

Navegador

Cliente

Administración de Portales

Administración de contenidos

SAN

Bussiness Process Management(BPM)

DB’s

Red Social y colaboración en tiempo real

ERP

LDAP

Gestión Documental

MAIL

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Elementos Integrados

APPS

Contenido

Nube

Colaboración

Internet

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Logros Obtenidos 

Mejora en la Comunicación ya que esta nueva intranet permite no sólo informar más rápidamente sino que además permite que los mismos miembros de APC generen su contenido y noticias

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Colaboración: Mejora del clima laboral ya que a través de la red social interna los empleados pueden conocerse mejor y trabajar más eficientemente en proyectos colaborativos

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Integración: En un mismo entorno, correo, noticias, aplicaciones, documentos y más información que antes estaba dispersa en diferentes repositorios

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Eficiencia: Incrementar la productividad haciendo más sencillo y eficiente el acceso y control de procesos internos.

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Conclusiones 

La creación de una intranet social es un esfuerzo que requiere de la puesta en marcha de iniciativas en todos los niveles de la organización y que da frutos a corto y largo plazo

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Una intranet social es la base para generar innovación y mejora en los procesos de la organización, haciendo más eficiente la ubicación de expertos internos, acceder a la información en tiempo real y compartir el conocimiento de todos los miembros de la compañía.

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Se debe continuar con la dinamización de la misma para lograr el mayor potencial y seguir avanzando en nuevos proyectos y objetivos.

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Equipo de Trabajo APC 

Director de Proyecto – Juan Antonio Sánchez Rodríguez (CIO APC) Llevar a cabo la supervisión global del proyecto. En estrecha colaboración con el Jefe de Proyecto de Dacartec, se encarga de coordinar el equipo de trabajo, velar por el cumplimiento de los plazos y facilitar la comunicación.

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Comité de proyecto – Directivos APC (RRHH, Explotación, Comercial, Planificación) Usuarios clave de las diferentes áreas o departamentos de APC, a involucrar en el proceso de consultoría para la identificación de los requerimientos funcionales.

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Equipo de Trabajo Dacartec 

Jefe de Proyecto / Consultor de Negocio – Gonzalo Pernás Está a cargo de la dirección, administración y control de las actividades previstas, incluyendo coordinación de recursos, seguimiento del estado del proyecto y comunicación sobre el avance del mismo y de sus temas principales.

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Arquitecto Infraestructura – Jordi Urrea A partir de los requerimientos identificados y llevando a cabo un análisis exhaustivo de los sistemas actuales, evaluará diferentes enfoques arquitectónicos con el fin de definir la arquitectura que de soporte técnico y tecnológico a los requerimientos.

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Diseñador / Maquetador – Alex Moreno Llevará a cabo la planificación, diseño e implementación de la intranet, realizando un diseño visual que consiga una identidad propia y una imagen corporativa. Definirá la estructura del contenido teniendo en cuenta la navegabilidad, interactividad, usabilidad y arquitectura de la información.

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Vídeos Anexos

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Campaña de Expectativa

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Demo de la Intranet

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Dinamización Intranet

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¡Gracias!