Subproceso: Análisis y Evaluación Financiera Procedimiento: Recepción y Control de Nóminas Firmadas y Cheques Cancelados

CONTENIDO

ARF-AE-P-07

PAG.

I. Objetivo

2

II. Alcance

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III. Definiciones y Terminología

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IV. Políticas

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V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo

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VI. Referencias

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VII. Histórico de Revisiones

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VIII. Firma de Autorización

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I. Objetivo Recibir y revisar quincenalmente todas las series nominales que entregan las Dependencias y Entidades Académicas universitarias firmadas, con los cheques emitidos y talones de pagos por depósito que por algún motivo han sido cancelados; así como el proceso para su registro contable. II. Alcance Se aplica al personal involucrado de la Dirección de Contabilidad y Dependencias y Entidades Académicas. III. Definiciones y Terminología 1. SIIU.- Sistema Integral de Información Universitaria. 2. Nóminas.- Documento comprobatorio de pago de sueldos a los trabajadores de la Institución. 3. Emisión.- Se refiere a la elaboración de las nóminas, sin firmas, y a la creación de archivos y reportes para su registro contable. 4. Resúmenes.- Son los reportes que se generan después de la emisión de la nómina y detallan todas las percepciones y deducciones a nivel de Región y total UV., así como el importe neto por cada serie y en forma quincenal. 5. Total U.V.- Es el reporte que nos muestra el total de percepciones, deducciones y el neto a pagar de toda la Universidad por serie y quincena. 6. Serie.- Este nombre se le da a la codificación de las nóminas que se generan quincenalmente para su identificación, asignando, números consecutivos para identificar la quincena, así como el tipo de nómina que corresponda por ejem: Serie 1-18 que equivale a la Nómina Mecanizada; 2-18, que corresponde a la Nómina de Suplencias; Serie 3-18 que corresponde a la Nómina Adicional; Serie 4-18, que corresponde a la Nómina Adicional de Suplencias, 5-18 que son las Nóminas de Pagos Eventuales, 6-18 Nominas de Becas, 7-18 Nominas de Pensión Alimenticia, 9-18, que corresponde a la Nómina de Honorarios Asimilados a Salarios, 12-18, que es la Serie con la cual se paga al Personal de Apoyo. El último número (18) corresponde a la quincena que se está pagando. 7. Región o Vicerrectoría- Se refiere a los Campus universitarios que están situados en Xalapa, Veracruz, Cordoba-Orizaba, Poza Rica - Tuxpan y Coatzacoalcos- Minatitlán; los cuales se identifican con los dígitos del 1 al 5. 8. Causa 01.- Son cheques cancelados por no cobrar oportunamente los interesados, pero si les corresponde el pago. 9. Causa Diferente a 01.-Son cheques cancelados definitivamente por no proceder su pago. Página 2 de 9

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10. Cancelación.- Se refiere a los cheques y pagos por depósito devuelto o improcedente y que se originan de un registro contable contrario a la emisión de los mismos. 11. FAR.- Fideicomiso de Ahorro para el Retiro. 12. CIDU.- Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad. 13. IPE.- Instituto de Pensiones del Estado. 14. PZRCONF.- Reporte de Comprobación de la Nómina por Fondo. 15. PZRRCHC.- Relación de Pagos Cancelados. 16. PRCCAN.- Catálogo de Causas de Cancelación. 17. PZRUVALN.- Vale de Distribución de Nómina. 18. PZRRDSK.- Listado de Pagos por Depósito Suspendidos y Cancelados Previamente. 19. PZRRESZ.- Resumen de pagos cancelados por Región. 20. PZRGLOZ.- Resumen de Pagos por Región 21. PZRREKA.- Pagos Canc. Región y Ord. Ctrl. 22. PZPCHPK.- Pólizas Contables de Cancelación. 23. PZRZOKF.- Resumen de Nóminas Pagos Cancelados por Región y Serie. 24. PZRPLCN.- Reporte Nominal Previo. IV. Políticas Dirección de Contabilidad 1. Los responsables de la ejecución de este procedimiento deberán asegurarse que las actividades se realizan conforme a lo descrito, y en caso de detectar alguna desviación propondrán las adecuaciones pertinentes. 2. El área de Recepción de la Nómina, se considera de "Acceso Restringido" por lo que el personal directamente involucrado debe asegurarse de que permanezca cerrada y solo entre el personal autorizado. Página 3 de 9

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3. Se deberán resguardar los cheques cancelados y los talones de pagos por depósito del ejercicio anterior y vigente hasta el cierre del mismo para efectos de auditoría; pasado este período, deberán enviarse al archivo general; la destrucción de los mismos, se determinará en mutuo acuerdo entre la Dirección de Contabilidad y la Contraloría General de la Universidad Veracruzana. 4.

La Dirección de Contabilidad comunicará a las Entidades Académicas y Dependencias el calendario de entrega de nómina y cheques cancelados.

5.

Para soporte de auditoría, y en caso de que se reciban nóminas de depósito sin firmar, se solicitará a las Dependencias y Entidades Académicas el formato (ARF-AE-F-09) del personal que no ha firmado la nómina de depósitos.

6.

El área de Recepción de la Nómina deberá abstenerse de recibir cheques sin sello o leyenda de "CANCELADO".

7.

Los cheques cancelados deberán ser resguardados bajo llave por parte del Asistente de Recepción y Control de Nómina.

8.

Para su resguardo, se envían las nóminas firmadas al Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU), lo cual realizará en forma semestral y de las nóminas adicionales y becas escolares de manera anual, salvo que el CIDU refiera no poder recibir la documentación, en tal caso se custodiará en Área de Recepción de Nóminas.

9.

De conformidad al Contrato Colectivo de Trabajo del Personal Técnico y Manual, S.E.T.S.UV art 79.8, y al acuerdo tomado con la Dirección de Personal se enviarán a la Dirección de Recursos Humanos, copias de las nóminas.

10. Personal independiente al Proceso de Recepción y Control de Nóminas Firmadas y Cheques Cancelados, realizará arqueos selectivos a los cheques cancelados para verificar su integridad, dejando constancia de ello por escrito, por lo menos una vez cada semestre. 11. Continuar con el Proceso de Recepción de Nómina sólo si en la revisión que corresponda se determina que está correcto, en caso contrario debe ser devuelto a la fuente para su corrección.

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V. Responsabilidades y Autoridad para el Desarrollo Jefe del Departamento de Afectación Contable Asistente de Recepción y Control de Nómina 1.-Recibe en forma quincenal, original y copia de la siguiente información: a) De la Dirección de Nóminas: Resúmenes de Hojas creadas por Dependencia (PZRHOJA) y Vales de Distribución de las Nóminas (PZRVALN), firmados por los Administradores y/o Pagadores de la Región Xalapa. b) De los Administradores de la región Xalapa y de las Vicerrectorías:  Original de las Nóminas Firmadas, reporte de Comprobación de la Nómina por Fondo (PZRCONF), adicionando una copia cuando se trata del personal Administrativo Técnico y Manual.  Cheques originales para cancelar en el sistema, relacionados en el formato: Cancelación de Depósitos por Pagomático y/o Cheque Impreso (ARF-AE-F-05).  Cheques originales cancelados en el sistema, soportados con la relación de pagos cancelados (PZRRCHC).  Original de las Nóminas Adicionales.  Original de las Nóminas Manuales. 2. Verifica los documentos de la siguiente manera: a) Que las relaciones de devolución, contengan su soporte. b) Que los cheques cancelados y pagos por depósito correspondan a los motivos del catálogo de causas de cancelación 01 al 20 (PZRCCAN). Si está correcto: Sella y firma de recibido en el Vale de Distribución de Nómina (PZRVALN). Si no está correcto: Anota en el Vale de Distribución de Nómina, las observaciones por las cuales no procedió y devuelve al Administrador y/o Pagador para su corrección.

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3. Confirma que las nóminas que recibe junto con el cheque contengan el sello de "CANCELADO”. 4. Separa los cheques cancelados por serie anotando la causa de cancelación, asignada por el administrador. 5. Recibe los talones de pagos por depósito cancelados de las Dependencias y Entidades Académicas, y si no aparecen en el "Listado de Pagos por Depósito Suspendidos y Cancelados Previamente (PZRRDSK), se envía oficio a la Dirección de Nóminas, en el que se relacionan y adjuntan copia de los mismos. 6. Aparta la copia de la nómina del Personal Administrativo, Técnico y Manual para entregar mediante oficio a la Dirección General de Recursos Humanos, con atención al Departamento de Personal Administrativo Técnico y Manual del SETSUV, de acuerdo a lo mencionado en el punto 9 de las políticas. Jefe del Departamento de Afectación Contable Asistente de Cancelación de Cheques de Nómina 7. Cierra órdenes de control de las cinco regiones, en el Sistema Integral de Información Universitaria SIIU, y marca en la nómina la información de los pagos cancelados. 8. Informa a la Dirección de Nóminas de manera quincenal a través de correo electrónico que ha finalizado el cierre de pagos cancelados; con copia a la Directora y Jefe de Departamento de la Dirección de Contabilidad lo anterior, con la finalidad de afectar nominalmente al I.P.E., Aguinaldo, Histórico de antigüedad, FAR. 9. Comunica de manera quincenal a través de correo electrónico al Analista Responsable de Conciliaciones Bancarias y al Analista de Pagos en Exceso que ha concluido el cierre de cancelación de cheques. 10. Genera oficio del cierre de captura, por pago y adscripción en el Sistema Integral de Información Universitaria SIIU, con la forma Página 6 de 9

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Pagos Canc. Región y Ord. Ctrl. (PZRREKA), de acuerdo a la información de los pagos cancelados, genera como soporte el documento Oficio Resúmenes por Región (PZRRESZ) y turna al Jefe del Departamento de Afectación Contable, para su revisión y recabar la firma del Director de Contabilidad, para su entrega. 11. Genera resumen de Nóminas Pagos Cancelados por Región y Fondo (PZRZOKF), en forma quincenal y se entrega al Analista Encargado de Validación del Registro Contable de la Nómina. 12. Realiza cambios de Causa de Cancelación de Cheques (PZVCCCC), de

01 (no cobró oportunamente), a causas de cancelación definitivas de las cinco regiones. Asistente de Recepción y Control de Nómina 13. Entrega de manera quincenal oficio de cierre de captura a la Dirección de Personal, con atención al Departamento de Prestaciones Sociales, con copia para la Dirección de Servicios Informáticos y Administrativos, Dirección de Nominas, Departamento de Atención Técnica a Usuarios y al Departamento de Caja; para la afectación del Sistema de Ahorro para el Retiro (FAR); para conocimiento, apoyo y desactivación inmediata en el sistema bancario 14. Entrega una copia del oficio del cierre de captura de manera quincenal al Analista Encargado de Validación del Registro Contable de la Nómina para realizar los procesos correspondientes. Jefe del Departamento de Afectación Contable Analista Encargado de Validación del Registro Contable de la Nómina 15. Obtiene de manera quincenal del Asistente de Recepción y Control de Nómina, Oficio de Cierre de Captura de Cheques Cancelados, por Pago y Adscripción, para generar en el SIIU, las pólizas contables de la cancelación a través de la forma (PZPCHPK) Afectación Contable Póliza de Cancelación y el Reporte Nominal Previo (PZRPLCN). Página 7 de 9

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Asistente de Recepción y Control de Nómina 16. Otorga a la Dirección de Nóminas, cuando ésta lo requiera, copia de la nómina para efectuar aclaraciones de tipo laboral. 17. Proporciona a la Dirección de Relaciones Laborales, cuando ésta lo requiera, original de la nómina para juicios laborales, devolviéndola una vez concluido el juicio. 18. Remite al Analista de Pagos en Exceso original de los oficios con soporte correspondiente de cheques cancelados de ejercicios anteriores y reposición de cheques. Jefe del Departamento de Afectación Contable Analista de Pagos en Exceso 19. Recibe del Asistente de Recepción y Control de Nómina, original de los oficios con soporte correspondiente, entregados por las regiones, por los siguientes motivos:  Cheques cancelados recibidos después del cierre del ejercicio.  Reposición de cheques por extravío, daño físico o vencimiento. Lo anterior, para la elaboración de las pólizas de registro de movimientos diarios (ARF-IG-F-027) y contables. Asistente de Recepción y Control de Nóminas 20. Ordena las nóminas por quincena, número de dependencia, serie y número de hoja, para su archivo documental, de acuerdo al "Vale de Distribución de Nómina" (PZRVALN). 21. Envía de manera semestral el original de las nóminas firmadas al Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad (CIDU), mediante oficio, relacionando en el mismo las nóminas que se entregan y las que quedan pendientes.

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