SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

INFORME DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN GRUPOS INTERNOS DE TRABAJO DE LA SECRETARIA GENERAL NOTIFICACIONES Y CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS

OFICINA DE CONTROL INTERNO Bogotá, D. C., FEBRERO de 2.016

TABLA DE CONTENIDO

1.

OBJETIVO....................................................................................................................................... 3

2.

ALCANCE ....................................................................................................................................... 3

3.

MÉTODOLOGÍA............................................................................................................................. 3

4.

JUSTIFICACIÓN ............................................................................................................................ 4

5.

INFORME ........................................................................................................................................ 4

5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES: (Decreto 2462/2013 art. 26) .................... 6 5.1.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ..................13 5.1.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO ...................14 5.1.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN ......................................................................17 5.1.4 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES ..................................................................19 5.2 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LAS MEDIDAS ESPECIALES: (Decreto 2462/2013 art. 26) ..................21 5.2.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO ..................28 5.1.2 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO ...................29 5.2.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN ......................................................................29 5.3.4SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES ..................................................................31 6.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ..........................................................................33

1. OBJETIVO La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de sus funciones de seguimiento y evaluación a la gestión institucional, y su Plan Anual de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS), aprobado para la vigencia 2016 mediante Resolución 2639 de Diciembre de 2015, realizará seguimiento y evaluación a la gestión del Grupo interno de trabajo de Notificaciones de la Secretaria General y del Grupo interno de trabajo de Contratación de Bienes y Servicios de la Entidad. 2. ALCANCE La Oficina de Control Interno, realizará seguimiento a los Grupos internos de trabajo de Notificaciones y de Contratación de Bienes y Servicios, con el fin de verificar: 1. Cumplimiento de las Funciones legalmente otorgadas a través de la normatividad tanto Externa como Interna. 2. Seguimiento a los Riesgos (Operativos – Anticorrupción). 3. Seguimiento Plan Anual de Gestión: Indicadores y Actividades 4. Verificación cumplimiento de Procedimientos. 5. Evaluación Recomendaciones / Planes de Mejoramiento, derivados de las auditorías o seguimientos realizados por la Oficina de Control Interno o Auditorías Internas de Calidad. 3. MÉTODOLOGÍA La metodología a seguir para el presente seguimiento  Anuncio del Seguimiento a la Superintendencia Delegada para las Medidas Especiales.  Solicitud de información  Trabajo de campo (verificación in – situ)  Presentación del Informe de Seguimiento al Despacho del Señor Superintendente Nacional de Salud

4. JUSTIFICACIÓN De conformidad con las funciones contenidas en la Ley 87 de 1993, la Ley 1474 de 2011 y los Decretos Reglamentarios 1826 de 1994 y 1537 de 2001, entre otras, corresponde a la Oficina de Control Interno, verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos; así como también, verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad. Aunado a lo anterior, justifica efectuar el presente ejercicio la necesidad de realizar control posterior, donde se pueda dar cuenta del cumplimiento a los procedimiento establecidos en el mapa de procesos de la Entidad y el respectivo cumplimiento de las funciones de los diferentes grupos pertenecientes a la Secretaria General descritos en la Resolución 180 del 17 de enero de 2014 artículos 5 y 20. 5. INFORME La Oficina de Control Interno de la Superintendencia Nacional de Salud, en cumplimiento de las funciones asignadas por la Ley, en especial, lo preceptuado en la Ley 87 de 1993 y demás normas concordantes y en atención a las actividades definidas en el Plan Anual de Gestión (PAG) – Plan Anual de Auditorías y Seguimientos (PAAS) correspondientes a la Vigencia 2.016, en el mes de Febrero realizó seguimiento y evaluación a los Grupos internos de trabajo de Notificaciones y Contratación de Bienes y Servicios , conforme a los ítems que a continuación se relacionan. El Grupo de Talento Humano Suministro a la Ofician de Control Interno mediante NURC 3-2016-001047 del 22 de Enero de 2016 (servidores públicos que a la fecha se encuentran vinculados a la planta de la Superintendencia Nacional de Salud)

Conformación del Grupo de Notificaciones: NOMBRES Y APELLIDOS

FECHA DE INGRESO

GRUPO

DENOMINACIÓN

LENIS GARCES LUZ ANGELA

23/01/2014

GRUPO DE NOTIFICACIONES

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

15/10/2015

GRUPO DE NOTIFICACIONES

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO

14

03/09/2012

GRUPO DE NOTIFICACIONES

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

BACHILLER

15

01/02/1994

GRUPO DE NOTIFICACIONES

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

TECNOLOGIA EN NEGOCIOS INTERNACIONALES

13

10/09/1987

GRUPO DE NOTIFICACIONES

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

BACHILLER

13

DE LOS RIOS BARRAGAN AMPARO ABRIL GAITAN ELIZABETH CIFUENTES PREGONERO LILIANA ZORRILLA MARÍN JOHNSON

HIDALGO BALLESTEROS FABIO ARTURO

03/07/2012

GRUPO DE NOTIFICACIONES

CALDERON CONTRERAS JOSE ARMANDO

06/02/2012

GRUPO DE NOTIFICACIONES

GAITAN URQUIJO ADRIANA RUTH

22/01/2014

GRUPO DE NOTIFICACIONES

PARRADO MORA FERNEY ROLANDO

21/12/2007

GRUPO DE NOTIFICACIONES

PUERTO ALVAREZ DORA ESTEPHANY

08/05/2015

GRUPO DE NOTIFICACIONES

FORMACIÓN GRADO ACADEMICA DERECHO, ESPECIALIZACION EN DERECHO PROCESAL, 22 MAESTRIA EN DERECHO ECONOMICO

DERECHO, INGENIERIA DE SISTEMAS, TECNOLOGIA EN TÉCNICO ANALISIS Y PROGRAMACION DE COMPUTADORES TECNICA SECRETARIO PROFESIONAL EN EJECUTIVO ARCHIVO TECNICA PROFESIONAL EN ADMINISTRACION Y GESTION DE SECRETARIO EMPRESAS, EJECUTIVO TECNICA PROFESIONAL EN PROCESOS ADMINISTRATIVOS TECNOLOGIA EN AUXILIAR DIRECCION Y ADMINISTRATIVO PRODUCCION DE TELEVISION TECNOLOGIA EN GESTION AUXILIAR DOCUMENTAL, ADMINISTRATIVO TECNICA PROFESIONAL EN ARCHIVISTICA

18

18

16

15

13

Conformación Grupo Interno de Trabajo de Contratación de Bienes y Servicios NOMBRES Y APELLIDOS

VENEGAS SOCHE ELIANA

CASTRO GONZALEZ ANDREA NATALIA CATALAN GUTIERREZ ANGELA MARIA

FECHA DE INGRESO

04/11/2014

23/01/2014

18/07/2014

TOVAR JIMEZ LAURA SOFIA

10/04/2015

PATIÑO GARCIA JUDITH

18/07/2014

CEBALLOS GUTIERREZ JUAN BAUTISTA MAYA LUCERO CARLOS ANDRES

17/03/2015

21/05/2013

RAMIREZ RIOS MARTHA CECILIA

01/04/2013

MARTINEZ NOVOA JONATHAN

11/08/2014

CASTILLO MARTIN ADRIANA JULIET

24/01/2014

GRUPO

DENOMINACIÓN

FORMACIÓN ACADEMICA

GRADO

DERECHO, ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO, ESPECIALIZACION EN DERECHO COMERCIAL

21

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO, ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO

21

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO, ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO

20

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO, ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO

19

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO, ESPECIALIZACION EN CONTRATACION ESTATAL

19

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO

17

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

DERECHO, ESPECIALIZACION EN DERECHO ADMINISTRATIVO

16

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

TECNOLOGIA EN ADMINISTRACION HOTELERA, TECNOLOGIA EN ALIMENTOS

13

SECRETARIO EJECUTIVO

TECNOLOGIA EN ENERGIA Y PETROQUIMICA

18

SECRETARIO EJECUTIVO

BACHILLER

18

GRUPO DE CONTRATACIÓ PROFESIONAL N DE BIENES Y ESPECIALIZADO SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS GRUPO DE CONTRATACIÓ N DE BIENES Y SERVICIOS

5.1 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE NOTIFICACIONES: (Resolución 180 del 17 Enero 2014 art. 5) Con la Resolución 180 del 17 de enero de 2014, en su artículo 5 se conforma el Grupo Internos de Trabajo de Notificaciones de la Secretaria General de la Superintendencia Nacional de Salud, cuyo propósito es dar a conocer a uno o varios administrados, el contenido de las decisiones adoptadas por la Entidad a través de Actos Administrativos, de conformidad con las normas establecidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y demás normas que lo adicionen, modifiquen o deroguen para contribuir al cumplimiento de la misión de la entidad. Para este caso, se verifico el procedimiento de notificaciones que se encuentra dentro del proceso “Administración de la Gestión Documental” y la función establecida el artículo 5 del a Resolución 180 de 2014 numeral 1: “Notificar y Comunicar los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendencia Nacional de Salud, facultades para ello, de conformidad con lo establecido de las normas vigentes, salvo lo relacionados con el Grupo de Talento Humano, el Grupo de Cobro Coactivo de la oficina Asesora y el Grupo de Contratación de Bienes y Servicios.” La Oficina de Control Interno pudo constatar el procedimiento de notificaciones, evidenciando en primer lugar la Recepción de Actos Administrativos que deben ser notificados por parte de la Secretaria general y la Delegada de Procesos Administrativos, revisando que se cumplan los requisitos establecidos para una notificación, la forma de entrega al grupo de notificación para Secretaria General, se hace a través de la firma de quien entrega en un libro y en Procesos Administrativos se hace la entrega mediante la firma de quien entrega en una planilla, tal como se evidencia en las siguientes imágenes:

Planilla traslado de expedientes Superintendencia Delegada para Procesos Administrativos

Expediente a Notificar

Libro de recibido de expedientes para Secretaria General

Una vez realizada la entrega, se procede por parte del Grupo de Notificaciones, hacer la citación en el Sistema de Gestión Documental ya por correo físico o correo electrónico:

Realizada la Citación, y la persona citada comparece a la notificación, el funcionario asignado para notificarlo, verifica su identidad con los documentos que acredite su condición y se diligencia el formato denominado Notificación Personal (GDFT17).

Luego el funcionario asignado del Grupo de Notificaciones registra la notificación realizada en la base de datos en Excel donde se lleva el control de las actuaciones del Acto administrativo. (Esta es actualizada semanalmente), una vez actualizada la matriz, se elabora documento de devolución del Acto Administrativo (memorando para Secretaria general y planilla en el Super SIAD para procesos Administrativos) y trasladar al aérea correspondiente con los respectivos soportes. Para verificar el estado actual del Acto Administrativo, se entra al Super SIAD, con el número de NURC y se consulta en actuaciones, donde se evidencia el traslado, finalmente la entrega del acto administrativo, se hace físicamente a la dependencia. Si no es posible la Notificación Personal, se procede a radicar el acto administrativo, en el SUPERCOR, una vez radicado se diligencia la planilla GDFT15 y la citación es enviada al Grupo de Correspondencia, se hace seguimiento constantemente a la entrega, los términos para los envíos normalmente son de un mes por fuera de Bogotá o 15 días dentro de Bogotá.

Planilla GDFT15

Citación Notificación

Una vez se genere la guía donde se evidencia el recibido, la persona tiene 5 días para notificarse a partir del recibido, si no es posible la notificación se procede a la Notificación por Aviso. La Notificación por Aviso, es una comunicación a la cual se anexa el acto administrativo, donde se notifica, quedando notificado a partir del día siguiente.

Para terminar el procedimiento de Notificación, se hace seguimiento al cargue de la guía, una vez obtenida la guía, se hace la devolución del acto administrativo con los debidos soportes en dos grupos 1) para la dependencia de origen con los soportes y 2) para el archivo de notificaciones con los soportes. Para la devolución del Acto administrativo de Procesos Administrativos se actualiza en el Super SIAD y se genera una planilla por el sistema y se entrega el físico, y para la devolución de secretaria General es mediante memorando.

5.1.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO La Oficina de Control Interno para este seguimiento evidencia que el Grupo de Notificaciones no tiene plasmado dentro del mapa de Riesgos de la entidad, riesgos operacionales del proceso. Razón por la cual la Coordinadora del Grupo de Notificaciones Doctora Luz Angela Lenis manifiesta lo siguiente: “Estos riesgos no se plasmaron para el Grupo de Notificaciones, toda vez que lo que se estableció para el mismo fue un procedimiento, perteneciente al proceso de Administración de la Gestión Documental. En virtud a ello los riegos operacionales del proceso no hacen referencia específicamente al procedimiento de notificaciones”

5.1.2SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO NATURALEZA DEL PROCESO PROCESO

Corrupción

CLASE DE RIESGO

CAUSAS

▪ Fuga de información. ▪ No cumplir el procedimiento de notificación. Administración ▪ Amiguismo. de la Gestión ▪ Interés del servidor Corrupción Documental público en recibir beneficio económico. ▪ Demora en el cumplimiento de términos.

RIESGO

DESCRIPCION

ACCIONES

Originado en situaciones de fugas de información, el no cumplimiento del Favorecer a terceros proceso de notificación sumado a otorgando tiempos situaciones de amiguismo y el interés de adicionales a los términos un servidor público de la Supersalud en establecidos para obtener algún beneficio o incentivo efectuar la notificación y adicional al salario; se favorezca a solicitar cobros/favores a terceros dando términos adicionales a los cambio. establecidos para efectuar las notificaciones y solicitar algún tipo de cobro o favor a cambio.

▪ Realizar capacitación en el proceso de notificaciones. ▪ Implementar mecanismos de control sobre responsables y cumplimiento de los términos en las notificaciones. ▪ Realizar capacitaciones en Código Disciplinario Único.

La Coordinadora del Grupo de Notificaciones manifiesta que las acciones encaminadas a la mitigación de este riesgo se reportaron con corte a 30 de noviembre del 2015 siendo las siguientes: SEGUIMIENTO 3 OCI FECHA DE SEGUIMIENTO

30-nov-15

ACTIVIDADES PROGRAMADAS

ACTIVIDADES CUMPLIDAS

PORCENTAJE DE AVANCE

Realizar capacitación en el proceso de notificaciones

El 16 de abril del 2015 se realizó reunión con todos los funcionarios del grupo con el fin de revisar el procedimiento y formatos que se manejan al interior del grupo.

100

Secretario General Coordinador Grupo de Notificaciones

Con la colaboración de la Oficina de Planeación, se ajustó a la normatividad vigente (Ley 1437 Implementar mecanismos de control de 2011) el procedimiento de sobre responsables y cumplimiento notificaciones para lo cual el día de los términos en las notificaciones. 23 de julio se realizó reunión de socialización y capacitación con todos los funcionarios del Grupo.

100

Secretario General Coordinador Grupo de Notificaciones.

Realizar capacitaciones en Código Disciplinario Único.

Se realizó capacitación sobre el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano entre el 13 y el 17 de abril por parte de la Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Disciplinario Interno, con el apoyo logístico del Grupo de Talento Humano. Dentro de los contenidos de la capacitación, hubo una temática relacionada con el Código Disciplinario Único.

100

Realizar capacitación en el proceso de notificaciones

El 16 de abril del 2015 se realizó reunión con todos los funcionarios del grupo con el fin de revisar el procedimiento y formatos que se manejan al interior del grupo.

100

OBSERVACIONES

La capacitación la realizo la Oficina Asesora de Planeación, la Coordinación Asistió y participo del Curso.

DEPENDENCIAS RESPONSABLES

Secretario General Coordinador Grupo de Notificaciones

Secretario General Coordinador Grupo de Notificaciones.

Con la colaboración de la Oficina de Planeación, se ajustó a la normatividad vigente (Ley 1437 Implementar mecanismos de control de 2011) el procedimiento de sobre responsables y cumplimiento notificaciones para lo cual el día de los términos en las notificaciones. 23 de julio se realizó reunión de socialización y capacitación con todos los funcionarios del Grupo.

100

Se realizó capacitación relacionada con el Código Disciplinario Único entre el 07 y el 21 de julio por parte del Grupo de Talento Humano.

100

Realizar capacitaciones en Código Disciplinario Único.

Secretario General Coordinador Grupo de Notificaciones

La capacitación la realizo la Oficina Asesora de Planeación, la Coordinación Asistió y participo del Curso.

Secretario General Coordinador Grupo de Notificaciones

Las evidencias que se aportan son un acta y un listado de asistencia para las capacitaciones al interior del Grupo. Para las capacitaciones realizadas por planeación con la participación del grupo de Talento Humano, las evidencias reposan en este último. Evidencias:

5.1.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN

La Secretaria General de la Entidad, reportó el consolidado de la evaluación de los indicadores registrados en el PAG de todos los Grupos Internos de trabajo entre ellos, el cumplimiento de las obligaciones del Plan Anual de Gestión del mes de Enero del Grupo de Notificaciones, mediante NURC 3-2016-002390 del 9 de Febrero de 2016, cumpliendo con el 100% con la siguiente actividad programada ya que es a demanda: PRODUCTO

Se evidencia un total de 860 actos administrativos recibidos en el mes de Enero sobre 860 actuaciones administrativas realizadas.

ACTIVIDAD Notificar de acuerdo a la parte resolutiva y a la normatividad vigente, los actos administrativos expedidos por las diferentes dependencias de la Superintendenci a Nacional de Salud

NOMBRE INDICARDOR

FORMULA

Porcentaje de Actos Administrativo s con trámite de Notificación en el período.

Total de actos administrativos recibidos para notificar en el periodo/ Total de actuaciones administrativas de notificación en el periodo

CUMPLE

X

NO CUMPLE

Relación suministrada por el Grupo de Notificaciones: INFORME MENSUAL 2016 (RECIBIDOS-DEVUELTOS) MES

RECIBIDOS

DEVUELTOS

ENERO

860

494

TOTAL

860

494

EN TRAMITE

366

INFORME ACTOS ADMINISTRATIVOS VS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS REALIZADAS PAG- 2016

MES

ACTOS RECIBIDOS

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS

REALIZADAS

ADICIONALES

OBSERVACIONES Comunicaciones a varios sujetos de

ENERO

860

860

TOTAL

860

860

83

una misma resolución.

Se evidencia un total de 860 actos administrativos recibidos en el mes de Enero sobre 860 actuaciones administrativas realizadas.

5.1.4 SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES. La oficina de Control Interno mediante informe final de Auditoria NURC 3-2015-005521 del 25 de Marzo de 2015 presento recomendaciones al Superintendente en los siguientes términos: 1. “Se recomienda al Grupo de Notificaciones, solicitar a la Oficina Asesora de Planeación la orientación metodológica necesaria para ajustar sus procedimientos en la medida que se incorporen términos para la realización de algunas actividades dentro del proceso, como los son: a. La elaboración de Avisos o Fijación de Edictos en caso de no comparecencia del vigilado citado, b. Términos para efectos de realización de las publicaciones que se deban surtir en la página Web de la Entidad, y c. Términos para realizar las devoluciones de los actos administrativos notificados a las dependencias de origen. Si la recomendación es acogida, una vez consolidado el procedimiento con los ajustes sugeridos, el Grupo de Notificaciones deberá a través de todos y cada uno de sus funcionarios, cumplirlo cabalmente.” 2. “De igual forma se recomienda adoptar las medidas que se consideren pertinentes, con el propósito, de que al momento de utilizar los modelos de citación, estos no se envíen con errores de contenido, obligando a efectuar alcances o nuevas citaciones que propicien dilación al Proceso de Notificación, o reprocesos que terminen perjudicando las actuaciones administrativas de la Superintendencia Nacional de Salud. Para lo expuesto es necesario y así se recomienda, se implemente AUTOCONTROL por parte de las dependencias usuarias del servicio que presta el Grupo de Notificaciones, verificando previamente al envío a aquel, la correcta incorporación en los actos administrativos a notificar, de la dirección y ciudad en que esta debe ejecutarse.”

Finalmente el Grupo de Notificaciones manifiesta que: “Respecto a los literales a y b de la primera recomendación, se adoptaron completamente y prueba de ello es la modificación que se hizo al procedimiento de notificaciones que actualmente se encuentra publicado en la página Web a saber:

Frente al literal c la recomendación se ha venido adoptando en la medida en que el supervisor del contrato con el operador postal y la mensajería expresa –Grupo de Correspondencia- da soluciones a los inconvenientes que se presentan con la trazabilidad y cargue de las guías, siendo imposible para el grupo establecer un término para la devolución de los actos administrativos, dada la variabilidad en los tiempos de entrega y respuesta del servicio prestado por los contratistas que distribuyen la correspondencia. Frente a la segunda recomendación, el Grupo de Notificaciones está realizando un control previo, consistente en la revisión de los artículos que ordenan la notificación de los actos administrativos, devolviendo por correo electrónico aquellas resoluciones que presentan inconsistencias para que sean corregidos por la dependencia de origen y así proceder al agotamiento del procedimiento de notificaciones.”

5.2 CUMPLIMIENTO FUNCIONES Y PROCEDIMIENTO GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTRATACION DE BIENES Y SERVICIOS: (Resolución 180 del 17 de enero 2014 art. 20) Con la Resolución 180 del 17 de enero de 2014, en su artículo 20 se conforma el Grupo Interno de Trabajo de Contratación de Bienes y Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud y establece sus funciones entre ellas: numeral 1 coordinar y adelantar todos los trámites y procedimientos relacionados con la gestión contractual. Verificando el mapa de procesos de la Entidad; la Gestión contractual tiene tres procesos con sus respectivos procedimientos, pre contractual, contractual y post contractual tal como se evidencia en la siguiente gráfica:

Para este ejercicio, la Oficina de Control interno tomo como muestra el procedimiento correspondiente a Mínima Cuantía que tiene como función por objeto la Aceptación de la Oferta a través de la realización de actos pre contractuales siguiendo el procedimiento establecido en la normatividad vigente para este, contratando los bienes u obras o servicios cuando la contratación no exceda el 10 % de la menor cuantía de la entidad, con el fin de satisfacer una necesidad de la Entidad. Para el desarrollo de cada una de las actividades del proceso pre contractual se debe tener en cuenta el Manual de Contratación PPMN01.

Muestra: Contrato 088 de 2016 proceso de mínima cuantía. Se toma como muestra el Contrato 088 de 2016 para la verificación del procedimiento.

Contrato que tiene como objeto: Prestar el servicio de traducción al idioma inglés de comunicados de prensa y demás documentos que se requieran para ser publicados en el Portal Web de la Superintendencia Nacional de Salud. Cuantía: $5.000.000 Contratista: LANGUAGEFORALL SOLUCIONES LINGUISTICAS S.A.S Se inicia, Recibiendo la solicitud de contratación NURC.3-2015-023517 la Oficina Asesora de Comunicaciones Estratégicas e Imagen Institucional remite los estudios previos para la contratación del año 2016 de la traducción al idioma ingles de la página web de la entidad, con los respectivos soportes.

El coordinador del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios reparte la solicitud de contratación al profesional correspondiente en este caso a la funcionaria Laura Tovar, a través del Sistema de Gestión Documental.

El Profesional responsable adelanta la revisión y análisis de la solicitud, el cual debe contener los estudios y documentos previos, una vez realizado los requerimientos de documentos faltantes y observaciones, y una vez recibido los ajustes a la solicitud de contratación, se elabora la Invitación Publica, por el profesional responsable encargado del proceso, (se puede observar en el Sistema de Contratación Pública SECOP).

Una vez el Coordinador del Grupo de Contratación de Bines y Servicios, revisa los estudios y documentos previos y la invitación publica con los respectivos soportes, se realizan los respectivos ajuste si da lugar, se procede a dar traslado de todos los estudios y documentos previos y de la invitación publica para la aprobación de la Subdirección Administrativa. El profesional responsable, publica en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública-SECOP-los estudios previos y la Invitación pública.

Durante el periodo de publicación de la Invitación publica, los interesados pueden presentar observaciones, y el profesional responsable los documentos de respuestas remitidas por las dependencias solicitante; como resultado de las observaciones presentadas por los interesados en el proceso, se pueden requerir modificaciones a la invitación publica, para lo cual, el profesional proyecta las Adendas en conjunto con la dependencia solicitante utilizando el formato PPFT10, para luego asistir a la audiencia y apertura de recepción de propuestas donde se proyecta el acta de cierre a través del formato PPFT05

Lista de propuestas:

Una vez terminada la recepción de propuestas y aprobado el documento se recoge las firmas de los asistentes, esta acta es publicada en el SECOP junto con los anexos. El profesional responsable proyecta la designación de comité evaluador donde se verifican y se evalúan las propuestas recibidas y se escoge la de menor precio, mediante formato PPFT06.

Terminada la evaluación de propuestas por el comité evaluador, se procede a proyectar el consolidado del informe de evaluación, este es publicado en el SECOP con las respectivas firmas, y se corre traslado del informe de evaluación a los proponentes para que presenten observaciones al informe; en caso de que lleguen observaciones, el profesional responsable remite al comité evaluador para su respectiva respuesta donde allí recomienda la adjudicación del contrato. El comité evaluador realiza las respuestas a las observaciones presentadas por los oferentes al informe evaluador y el remite al Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, una vez firmado el documento por el comité se publica en el SECOP.

Informe de Evaluación Consolidado

Respuesta a las Observaciones

Finalmente, se proyecta, se suscribe, y se publica en el SECOP la aceptación de la Oferta por el profesional encargado y pasa a revisión y aprobación para que el ordenador del gasto adjudique el contrato.

5.2.1 SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS OPERACIONALES DEL PROCESO FACTOR DE RIESGO

Procesos

CAUSAS

RIESGO

DESCRIPCION

Procesos de selección que no se pueden adjudicar porque las siguientes razones: 1) Las ofertas • Evaluaciones de las ofertas presentadas ninguna realizadas sin tener en cumplen con lo exigido en el cuenta todos los criterios a Pliego de Condiciones. 2) El calificar en el pliego de Comité Técnico no realizó la condiciones verificación de requisitos • Ningún oferente cumple con Procesos de selección habilitantes o la evaluación los requisitos establecidos sin adjudicar teniendo en cuenta el en el Pliego de Condiciones principio de Selección Definitivo. Objetiva o no observo el • Retrasos en la radicación cumplimiento los requisitos de los procesos en el Grupo exigidos en los Pliegos de de Contratación por parte de Condiciones. 3) La la Dependencia Solicitante. Dependencia Solicitante no radicó el proceso con la debida antelación para adelantar su tramite.

CONTROLES EXISTENTES

* Seguimiento al cronograma * Procedimientos formales aplicados Personal capacitado * Contingencias y respaldos

ACCIONES

Socializar el proceso contractual Capacitar a los funcionarios en temas contracturales Definir Acuerdos de nivel de servicio con los proveedores y usuarios del proceso contractual

Para la mitigación del Riesgo del Proceso, el día 28 de Enero, se realizó socialización por parte del Secretario General Doctor Chaid, sobre estudios previos, estructuración de estudios previos y Supervisión de contratos, dirigido a todos los Jefes de Oficina y enlaces de Contratación. En esta Socialización se explicó, como se debe mitigar este riesgo “Procesos de Selección sin Adjudicar”, las causas que genera el riesgo al no adjudicar un proceso, se informó sobre sobre los términos mínimos para tener en cuenta para la radicación de procesos en el Grupo de Contratación; también se dejó explicado los criterios de calificación establecidos en la normatividad vigente en materia contractual.

Evidencias: La coordinadora Andrea Natalia Castro, mediante correo electrónico del 05 de Febrero de 2016, remitió presentación de la capacitación dada por el secretario General el día 28 de Enero de 2015.

5.1.2SEGUIMIENTO MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN DEL PROCESO

PROCESO

CAUSAS

CLASE DE RIESGO

▪ Amiguismo. ▪ Interés del servidor público Pre en recibir Corrupción Contractual beneficio económico. ▪ Fuga de información.

RIESGO

DESCRIPCION

Por situaciones de amiguismo, fugas de información y el interés de un servidor público en obtener algún tipo de beneficio Estudios previos o de factibilidad económico adicional a su salario, puede superficiales o manipulados por personal presentarse que se realicen estudios interesado en el futuro proceso de previos o de factibilidad superficiales o contratación (estableciendo necesidades manipulados estableciendo necesidades inexistentes o aspectos que benefician a inexistentes o aspectos que benefician a una oferente en particular). una oferente en particular, por parte de algún funcionario interesado en el futuro proceso de contratación.

ACCIONES

▪ Realizar capacitaciones en temáticas y normatividad relacionada con contratación estatal. ▪ Realizar capacitaciones en Código Disciplinario Único.

En relación con este Riesgo de Corrupción, las acciones que se han ejecutado frente al mismo, cabe resaltar que en la misma capacitación o socialización realizada el día 28 de Enero de 2016, también se enfocó en cuanto a la Supervisión de los contratos y las posibles inhabilidades e incompatibilidades y delitos en los que puede incurrir el supervisor, relacionado con el Código Disciplinario Único. La siguiente es el listado de la asistencia de los funcionarios que asistieron a la capacitación donde abarcaron el diferente riesgo:

La Resolución Número 015 del 07 de Enero 2016 por la cual se modifica y actualiza el Manual de Contratación y Supervisión de la Superintendencia Nacional de Salud, atendiendo las instrucciones de la Entidad Transparencia por Colombia en la cual se incluyeron los mecanismos de control a la gestión de Supervisión e interventoría y se reforzó la información en cuanto al régimen de inhabilidades e incompatibilidades. 5.2.3 SEGUIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN La Secretaria General de la Entidad, reportó el consolidado de la evaluación de los indicadores registrados en el PAG de todos los Grupos Internos de trabajo entre ellos, el cumplimiento de las obligaciones del Plan Anual de Gestión del mes de Enero del Grupo de Contratación, mediante NURC 3-2016-002390 del 9 de Febrero de 2016, cumpliendo con el 100% con la siguiente actividad programada: El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios hace seguimiento al Plan Anual de Contratación, este será publicado en el nuevo portal web de la Entidad donde se encontrara: gastos de funcionamiento, proyectos de inversión, y actividades de proyectos, fechas estimadas de estudios previos.

PRODUCTO

ACTIVIDAD

Adelantar los Procesos de Contratación requeridos para satisfacer las necesidades de la Entidad

NOMBRE INDICARDOR

Porcentaje de cumplimiento acumulado del Plan de Contratación de la Superintende ncia Nacional de Salud

FORMULA

Número de Contratos suscritos por la Superintende ncia en la vigencia/ Número de Contratos programados en el Plan de Contratación para la vigencia

CUMPLE

X

Evidencias: Diferentes correos de seguimiento a las dependencias

NO CUMPLE

5.3.4SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES PRESENTADAS POR LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN INFORMES ANTERIORES La oficina de Control Interno mediante informe de Auditoria de Calidad NURC 3-2015020639 del 19 de Octubre de 2015 presento recomendaciones al Superintendente en los siguientes términos “1. No Conformidad Menor: En el procedimiento Post Contractual, se incumple con el Numeral "7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio. Evidencia: En el procedimiento PSPD02 Cierre del expediente contractual, no está descrita la actividad para publicación en el SECOP del formato “Constancia cierre de proceso contractual”, identificado con código PSFT02, actividad que el grupo desarrolla en la práctica. Debe incluirse como actividad adicional, en el procedimiento PSPD02 Cierre del expediente contractual, la publicación en el SECOP del formato “Constancia cierre de proceso contractual”, identificado con código PSFT02, después de la actividad 12 que dice “El Profesional responsable archiva el certificado de cierre en la carpeta contractual, y la entrega organizada al personal técnico asistencial, conforme a la lista de chequeo, a la tabla de retención documental y a las normas de archivo”.

El Grupo de Contratación de Bienes y Servicios, mediante NURC 3-2015-023641 del 27 de Noviembre de 2015, ajusto el procedimiento del que habla el numeral 7.5.1 “Control de la producción y de la prestación del servicio”. Así mismo se ajustaron los demás procedimientos, sobre los cuales en la Auditoría se hicieron observaciones. En Respuesta la Oficina Asesora de Planeación acepto darle las modificaciones mediante NURC 3-2015-023877 del 30 de Noviembre de 2015. Por Ultimo la Coordinadora del Grupo de Contratación de Bienes y Servicios envió un correo electrónico a la Oficina Asesora de Planeación solicitó el cierre de las acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Grupo Interno de Notificaciones: El Grupo de Notificaciones para el mes de Enero, conforme a las evidencias evaluadas cumplió en un 100% con la actividad programada toda vez que a los 860 actos administrativos recibidos, tuvieron actuaciones administrativas para notificar, teniendo en cuenta que de los 860 actos administrativos , 494 fueron devueltos y 366 se encuentran en trámite. La Oficina de Control Interno para este seguimiento concluye, que el Grupo de Notificaciones no tiene plasmado dentro del mapa de Riesgos de la entidad, riesgos operacionales del proceso, toda vez que lo que se estableció para el mismo fue un procedimiento, perteneciente al proceso de Administración de la Gestión Documental, por lo tanto se recomienda….. Con relación a la mitigación del Riesgo de Corrupción el Grupo de Notificaciones ha venido realizando actividades con respecto a capacitaciones que tienen que ver con el proceso de notificaciones e implementación de mecanismos de control y código único disciplinario. En cuanto a las recomendaciones dadas en informes anteriores por parte da la Oficna de Control Interno al Grupo de Notificaciones se evidencia que ha tenido acogida por parte del grupo, como se evidencia en imágenes anteriormente expuestas en este informe. Recomendación en cuanto a la fuga de información ya que sin las mismas delegadas que se encargan de avisar antes de que salga la notificación. Recomendación para las dependencias que generan actos administrativos revisar muy bien los datos de la persona a notificar ya que esto genera un retroceso por la gran cantidad de devoluciones. Para las dependencias se recomienda tener claro los términos de aplicación de la norma en cuanto a términos para notificación 8codigos)

6.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Grupo Interno de Contratación:

Cordialmente,

JUAN DAVID LEMUS PACHECO

Jefe de la Oficina de Control Interno Superintendencia Nacional de Salud