IEST PRIVADO DE COMERCIO EXTERIOR

TALLER DE FERIAS Y MANIFESTACIONES COMERCIALES INTERNACIONALES

Elaborado por: Docentes del Curso

VI CICLO Cuaderno de Trabajo

2012

ÍNDICE

I.- Normas para el desarrollo del cuaderno de trabajo y presentación del trabajo final del Taller de Ferias y MCI…………..…………… ……………..……....… 03 Contenido del trabajo a desarrollar:

1. Plan de actividades-Cronograma de la empresa relacionadas al FERIADEX…….....…. 05 2. Presupuesto de egresos y gastos de la empresa relacionada al FERIADEX.…….….… 09 3. Inversión Proyectada con registro del aporte individualizado de los socios………...….. 13 4. Bocetos y planos del Stand proyectado para la exhibición ………………….…………… 14 5. Ficha Técnica del producto principal a exhibir……………….…………………………….. 21 6. Imágenes de todos los Materiales Promocionales (publicitarios) y de comunicación a presentar en el FERIADEX …………………………………….….……… 23

ANEXO: REGLAMENTO DEL FERIADEX ……………………………………………………. 29 Guía de remisión – FERIADEX…………………………………………………………….…… 37 BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………..………….. 38

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I.- NORMAS PARA EL DESARROLLO DEL CUADERNO DE TRABAJO Y PRESENTACIÓN DEL TRABAJO FINAL DEL TALLER DE FERIAS Y MCI

1. El objetivo principal del cuaderno de trabajo es ser una guía para aplicar de manera práctica los conceptos teóricos aprendidos en clase, para la participación en Ferias internacionales y adaptarlos a la presentación que realizará el grupo a fin de ciclo en el FERIADEX con la asesoría del Docente del curso. 2. Para ello se tomarán los formatos y plantillas internacionales y se los modificará y acondicionará al formato particular del FERIADEX, tratando de emular de la manera más real posible el formato de una Feria Internacional especializada dirigida a un público de compradores profesionales. 3. Todos los grupos estarán conformados por los mismos integrantes definidos para el Taller de Formación y Gestión de Empresas Exportadoras a fin de uniformizar tareas entre todos los cursos de VI ciclo con proyección a la participación de cada grupo en el FERIADEX. 4. El Trabajo Final consiste en elaborar un Plan de Trabajo integral que se comenzará a trabajar desde el inicio de clases. 5. El trabajo deberá de ser presentado en 1 Cd que contenga el archivo digital del trabajo dentro de 1 sobre A4 en el cual se debe pegar el impreso de la caratula del trabajo. (No utilizar carátulas pre-impresas y completadas a mano) 6. El trabajo se presentará en 2 partes: a) Avance del Trabajo antes del examen parcial. b) Trabajo final completo antes del examen final. Las fechas de entrega del trabajo serán comunicadas oportunamente por el Docente del curso.

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7. Los trabajos deberán de ser presentados tomando en cuenta lo siguiente: a) CONTAR CON EL FORMATO DE UNA MONOGRAFÍA b) Desarrollado en 1 solo archivo en formato Word, con las imágenes, planos y cuadros que sean necesarios insertados en el archivo en la mejor resolución posible. c) Índice y páginas numeradas. d) Incluir en una carpeta adicional, con el nombre de ANEXOS, los archivos complementarios que sean necesarios como videos, entrevistas y otros en el formato digital necesario para su visualización en software de uso común. e) Los CDs serán revisados en el momento de la entrega por el Docente para verificar la conformidad de los archivos según lo especificado. f)

Por ningún motivo se recibirán trabajos enviados por e-mail

8. Finalmente los alumnos integrantes del grupo podrán integrar los contenidos de este trabajo a lo solicitado para la memoria de Gestión de VI ciclo.

La Carátula debe contener la siguiente información:  Logo de la Institución:  Nombre del Taller: TALLER DE FERIAS Y MCI.  Encabezado siguiente: PLAN DE TRABAJO PARA LA PARTICIPACION DE LA EMPRESA (Insertar nombre) EN LA FERIADEX

        

Producto: Mercado: Marca: Sección: Integrantes: (En orden alfabético - Apellidos, Nombres) Nombre y Correo electrónico del representante: Nombre del Docente: Semestre Académico: Fecha:

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1.- Plan de actividades-Cronograma de la empresa relacionadas al FERIADEX: Información de referencia: A continuación se presenta una plantilla con el modelo de las 3 etapas de un Plan de Actividades-Cronograma para una Feria Internacional con los ítems que se deben tener en cuenta para desarrollar uno propio y aplicarlo según la Feria Internacional seleccionada:

ETAPA 1 PRE-FERIA

- 12 a - 10 - 09 a - 08

Check List

Actividades

Mes

Inicio: Empresa decide participar en feria seleccionada  Elaboración y aprobación del Plan de Actividades-Cronograma  Elaboración y aprobación del Presupuesto inicial  Nombramiento del Jefe a cargo de la participación     



Solicitud de documentación a los organizadores de la Feria Determinar el área del stand por contratar Realizar Inscripción preliminar Verificar condiciones de participación y suscribir contrato con la feria con el pago respectivo Realizar elección de la ubicación del stand en la primera fecha fijada por el organizador

-7

 

Selección de los productos a exhibir Elaboración de Bocetos preliminares del Stand

-6

 

Búsqueda y Selección de la empresa que construirá el stand Selección del personal de la empresa que participará en la Feria

   

Recepción de propuestas de la empresa que construirá el stand Suscripción de contrato para la construcción del stand Selección del Boceto definitivo del Stand (adicionalmente con plano de distribución) Selección de la empresa que elaborara material publicitario, documentación y merchandising Se inicia Capacitación del personal de la empresa que participará en la Feria. Gestión de documentación de viaje del personal que participará en la Feria. Primera actualización del presupuesto inicial.

-5

  

-4 -3 -2 -1

  

Envío de información de la empresa a incluir en el Catálogo de expositores de la feria Compra de pasajes, reserva de hoteles para personal que participará en la feria Contrato con la empresa que elaborará material publicitario, documentación y merchandising

  

Elaboración de los productos y muestras que se exhibirán en la feria Diseño y contratación de la empresa que elaborará los uniformes del personal Inicio de difusión publicitaria en la sede de la feria de la participación de la empresa

  

Mailings / invitaciones a posibles clientes en la sede de la feria Difusión en Prensa de participación de la empresa Coordinaciones e invitación al Consejero Económico Comercial del Perú en la sede de la Feria



Búsqueda y contratación de personal de apoyo en la sede de la feria: traductores, anfitrionas, etc. Envío anticipado de muestras, productos a exhibirse, folletería



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ETAPA 2 DURANTE LA FERIA Check List

Actividades

Mes

1 Semana o días antes:  Viaje de la delegación de la empresa al país sede de la feria  Retiro de las muestras, productos a exhibirse y folletería enviados con anticipación  Inicio del montaje del Stand desde el primer día permitido por el organizador

0

DESARROLLO DE LA PARTICIPACIÓN EN LA FERIA Hasta 1 semana luego de finalizada la feria  Desmontaje del Stand (al día siguiente de finalizada la feria)  Reenvío al Perú de las muestras, productos exhibidos  Visita personal a principales compradores contactados durante la feria  Inicio de comunicaciones acordadas con posibles clientes  Retorno de la delegación de la empresa

ETAPA 3 POST-FERIA

+1

     

+2 +6 + 12

Check List

Actividades

Mes

Primer análisis de la participación, emisión de informe y balance preliminar. Registro de compradores interesados contactados en base de datos Seguimiento de primeras comunicaciones y/o envío de cotizaciones y muestras. Verificación del logro de los objetivos corporativos alcanzados Identificación y evaluación de principales problemas, debilidades y fallas sucedidas en los días de Feria. Verificación del presupuesto ejecutado Vs presupuesto preliminar

 

Continuar el seguimiento de contactos logrados Decisión de participación en la siguiente edición de la feria, de ser positivo se reinicia la misma secuencia del proceso



Segundo análisis de la participación y primer balance de resultados.



Tercer análisis de la participación y balance final de resultados

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TAREA PARA INCLUIR EN EL TRABAJO FINAL: a) Utilizando la plantilla anterior, completar y/o reemplazar los contenidos con todas las posibles actividades que ha planificado y programado el grupo en las 3 etapas del FERIADEX. b) Se cambian los tiempos originales en meses convirtiéndolo al de las semanas que falten para llegar a la fecha del FERIADEX. c) En la columna final colocar un Check () a las actividades que ya han sido ejecutadas hasta las 2 fechas de entrega del trabajo (Avance o trabajo completo). d) Importante: Tener en cuenta de eliminar y/o reemplazar los contenidos que no correspondan para el FERIADEX. Ejemplo: “Coordinaciones e invitación al Consejero Económico Comercial del Perú en la sede de la Feria” (No corresponde pues solo se aplica fuera del país, se debe eliminar).

ETAPA 1 PRE-FERIADEX

- 12 - 11 - 10 -9 -8 -7 -6 -5 -4 -3 -2 -1

Check List

Actividades

Semana

Inicio: Empresa decide participar en el FERIADEX 



          

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ETAPA 2 DURANTE LA FERIADEX Check List

Actividades

Semana 1 Semana o días antes: 

0

DESARROLLO DE LA PARTICIPACIÓN EN LA FERIADEX Hasta 1 semana luego de finalizada la feria 

ETAPA 3 POST-FERIADEX

+1 +2 +6 + 12

Check List

Actividades

Semana    

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2.- Presupuesto de egresos y gastos de la empresa relacionada al FERIADEX según formato: Información de referencia: A continuación se presenta una plantilla de Presupuesto para una Feria Internacional con los ítems que se deben tener en cuenta para desarrollar uno propio y aplicarlo según la Feria Internacional seleccionada en el país de destino:

Fecha:

RUBROS

Cod.

$ USA

Nuevos Check Soles S/. List

Euros €



1 Costos del espacio físico a utilizar y conexos 1a. • Costo del espacio físico – Alquiler del Stand 1b. • Diseño, construcción y decoración del stand (incluidos gastos montaje y desmontaje) 1c.

• Costos por alquiler de mobiliario (estantería, mesas, sillas, mostradores, módulos o exhibidores)

1d. • Publicidad visual, banners, displays, gigantografias

• Contratación de otros servicios adicionales: mayor carga de electricidad, agua, otros 1e. equipos y audiovisuales, Servicios de comunicación (telefónia, Internet ), seguros, almacén adicional,seguridad ylimpieza interna. Sub-Total 1 2 Costos operativos 2a. • Pasajes aereos para la delegación. 2b. • Alojamiento en Hoteles u otros. 2c.

• Viáticos correspondientes a: alimentación, transporte local (taxi, metro, tren) y comunicaciones del personal (Teléfonos e internet)

2d. • Costos por gestión de visas, seguro de viajes y otros trámites vinculados. 2e. • Capacitación especializada del personal 2f. • Uniformes y accesorios

• Contratación de personal adicional de apoyo en la sede de la feria (traductores, anfitrionas, impulsadores) • Costos de contactos con los clientes y organizadores (servicio telefónico, correo, 2h. invitaciones etc).

2g.

Sub-Total 2

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RUBROS

Cod.

$ USA

Euros €

Nuevos Check Soles S/. List

3 Costos promocionales y documentarios • Diseño y preparación de documentación sobre los productos y diverso material 3a. promocional (Brouchures, folletería, catalogos, fólderes, Cds, Videos) • Diseño y preparación de merchandising y diversos artículos promocionales incluidas 3b. muestras. 3c. • Costos por difusión en prensa y diversos medios de comunicación. 3d.

• Fichas de registros de visitantes, proformas, fichas técnicas de los productos, company profile

3e.

• Tarjetas personales de presentación de los integrantes de la delegación. • Traslado y envío de los productos a exhibir, de muestras y material promocional 3f. incluidos impuestos, aranceles o derechos de aduana Sub-Total 3 4 Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados (10% del Total) Sub-Total 4 RESUMEN

1 2 3 4

Costos del espacio físico a utilizar y conexos Costos operativos Costos promocionales y documentarios Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados

TOTAL T.C. Dolares a Euros = T.C. Euros a Nuevos Soles = T.C. Dolares a Nuevos Soles =

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TAREA PARA INCLUIR EN EL TRABAJO FINAL: a) Utilizando la plantilla anterior, completar y/o reemplazar los contenidos por los rubros y cifras de egresos y gastos que ha planificado el grupo para ejecutar relacionados al FERIADEX. b) El ajuste se realizará cambiando los rubros que no correspondan y se lo adaptará a los ítems de gastos que se proyecten con el mayor detalle posible hasta el final del FERIADEX. c) Para el FERIADEX no se aplica la columna de Euros, pero si se deben completar las 2 columnas de $ USA y Nuevos Soles S/. d) En la columna final colocar un Check ( ) a los rubros que ya han sido desembolsados hasta las 2 fechas de entrega del trabajo (Avance o trabajo completo). e) Importante: Tener en cuenta de eliminar y/o reemplazar los contenidos que no correspondan para las actividades en el FERIADEX. Ejemplo: “Pasajes aéreos para la delegación” “Alojamiento en hoteles” (No corresponden pues solo se aplica fuera del país, se deben eliminar). PRESUPUESTO DE EGRESOS Y GASTOS PARA EL FERIADEX Cod.

RUBROS

Fecha: $ USA

Euros €

Nuevos Check Soles S/. List



1 Costos del espacio físico a utilizar y conexos 1a. 1b. 1c. 1d. 1e.

Sub-Total 1 2 Costos operativos 2a. 2b. 2c. 2d. 2e. 2f. 2g. 2h.

Sub-Total 2

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RUBROS

Cod.

$ USA

Euros €

Nuevos Check Soles S/. List

3 Costos promocionales y documentarios 3a. 3b. 3c. 3d. 3e. 3f.

Sub-Total 3 4 Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados (10% del Total) Sub-Total 4 RESUMEN

1 2 3 4

Costos del espacio físico a utilizar y conexos Costos operativos Costos promocionales y documentarios Imprevistos y otros costos y gastos no presupuestados

TOTAL T.C. Dolares a Euros = T.C. Euros a Nuevos Soles = T.C. Dolares a Nuevos Soles =

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3.- Inversión Proyectada con registro del aporte individualizado de los socios: TAREA PARA EL TRABAJO FINAL: a) Elaborar un cuadro precisando el total que se proyecta llegar a recaudar con los aportes individualizados de los socios del grupo hasta el final del FERIADEX b) Calendarizar la recaudación por lapsos de tiempo semanal o quincenal c) Para el total de la inversión se presume una recaudación equitativa de cada uno de los socios, pero queda supeditado al criterio del grupo la variación de esta regla. d) Precisar el monto parcial o total recaudado hasta las 2 fechas de entrega del trabajo. (Avance o trabajo completo): e) Se adjunta un formato modelo, pero el grupo podrá variarlo o diseñar su propio formato siempre que cumpla con las instrucciones anteriores f) Muy Importante: El total de la inversión proyectada debe ser igual o mayor al presupuesto de egresos. .

Fechas: Al:

Al:

Al:

Al:

Al:

Al:

Al:

Montos Quincena Quincena Quincena Quincena Quincena Quincena individuales 1 2 3 4 5 6 aportados S/. Socio 1 - aportes: Nombres Socio 2 - aportes: Nombres Socio 3 - aportes: Nombres Socio 4 - aportes: Nombres Sub-Totales recaudados por el Grupo TOTAL GENERAL DE INVERSIÓN S/.

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4.- Bocetos y planos del Stand proyectado para la exhibición: Indicaciones para presentar el trabajo: a) Desarrollar Bocetos tridimensionales del Stand a escala de las medidas que se indican. b) Poner título numerado a cada boceto en su secuencia de elaboración: Boceto Nº1, Boceto Nº 2, …… Boceto Final. c) Es obligatorio desarrollar como mínimo 3 bocetos en diferente secuencia de avance, los bocetos de un mismo diseño presentados desde diferente ángulo se considerarán como un solo boceto. d) Para elaboración de los bocetos del stand se podrán utilizar todas las herramientas informáticas a las que se tenga acceso, pero para insertarlo al trabajo en Word deberá ser convertido a formato JPG. e) También son válidos los bocetos elaborados a mano con cualquier material, el cual deberá ser escaneado y convertido a formato JPG. f) Por lo menos el diseño de Boceto final debe ser a todo color y debe ser el proyecto más cercano al que se montará en el FERIADEX. g) Para todos los casos los bocetos deben desarrollarse en perspectiva tridimensional respetando las medidas señaladas. h) Incluir un plano o esquema (planta general) incluyendo las medidas de mobiliario, estantes, pantallas, paredes, cenefa, etc. i) De no haber cambios en las medidas de los stands informadas por los organizadores del FERIADEX se asumirán como medidas del stand las siguientes: Ancho (2 mts); largo (2mts); Alto (2.45 mts.); Ancho de Cenefa (0.45 mts). j) Tomar en cuenta los aspectos de colores, imágenes, textos, iluminación, distribución y racionalidad del espacio aprendidos en clase. k) Importante: Para la entrega del avance del trabajo se completarán los siguientes puntos: 1. Plan de actividades-Cronograma de la empresa relacionadas al FERIADEX 2. Presupuesto de egresos y gastos de la empresa relacionada al FERIADEX 3. Registro de los ingresos recibidos y proyectados por el aporte de los socios 4. Bocetos y planos del Stand (Por lo menos 1 Boceto) A continuación se muestran algunos Bocetos de stands de ejemplo:

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MODELOS DE PLANO O ESQUEMA – PLANTA GENERAL

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5.- Ficha Técnica del producto principal a exhibir: Indicaciones: Incluir en este punto del trabajo final una ficha técnica con lo siguiente: a) Ficha Técnica con el mayor detalle posible en descripciones de: Características, medidas, peso, colores, forma de presentación, tallas, tipo de envase, materiales que lo componen, información nutricional y otros según la naturaleza del producto. b) Desarrollarlo en 1 sola página. A continuación se muestran algunos ejemplos:

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FICHA TECNICA PRODUCTO

MAHI - MAHI FRESCO CONGELADO IQF SIN PIEL, CLASIFICADO EN CUBOS DE 1 Oz. Cada uno

NOMBRE CIENTIFICO CODIGO DE PRODUCTO

CORYPHAENA HIPPURUS

MARCA PRESENTACIÓN TIPO DE ENVASE

RICOPEZ CAJA DE 16 Oz. Neto / 45a g. NETO PRIMARIO: BOLSA DE POLIETILENO TERMOSELLADA SECUNDARIO: CAJA DE CARTON PLEGADIZO PLASTIFICADO CAJA DE CARTON CORRUGADO DOBLE 40 x 40 x 30 CM 16 CUBOS 16 Oz./ 454 g. APACIBLE CARNE BLANCA SEMI – FORME VER TABLA NUTRICIONAL ADJUNTA 01-nov-11

TIPO DE EMBALAJE Nº DE UNIDADES/ ENVASES PESO NETO SABOR COLOR TEXTURA TABLA NUTRICIONAL FECHA DE PRODUCCION DEL LOTE FECHA DE VENCIMIENTO DEL LOTE INSTRUCCIONES DE USO

OTROS NOMBRES

P. A. PERU 0304.29.90.00 USA 0304.29.60.91

6 MESES Conservación: - 8C (1 semana) - 12 C (1 mes) - 18 C (6 meses) MAHI MAHI, PERICO, DORADO, DOLPHINFISH, DORADO DO MER

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6.- Imágenes de todos los Materiales Promocionales (publicitarios) y de comunicación a presentar en el FERIADEX: Indicación: Incluir en este punto del trabajo final las imágenes de todos los materiales publicitarios que se señalan a continuación a) b) c) d) e) f)

Catálogos, brouchure, trípticos, merchandising, otros. Company Profile (Perfil de la empresa) Marca y eslogan a presentar. Tarjetas personales de presentación. Imágenes de la página web de la empresa Videos a proyectar en el stand en carpeta digital adjunta titulada ANEXOS (si lo han previsto)

Algunos ejemplos a considerar:

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REGLAMENTO DE PARTICIPACIÓN

FERIADEX IEST Privado de Comercio Exterior ADEX

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REGLAMENTO DE PARTICIPACIÓN - FERIADEX

1.-

DESARROLLO DEL EVENTO y ORGANIZADORES La FERIADEX se encuentra a cargo del IEST Privado de Comercio Exterior de ADEX que la organiza a través de su Comité Organizador y se realiza semestralmente en el local más adecuado para su presentación, tiene por finalidad que el alumno obtenga conocimientos y prácticas aplicables en una Feria Internacional. La Dirección del IEST Privado de Comercio Exterior de ADEX es el responsable de designar al Comité Organizador a cargo de la organización, ejecución y supervisión de la FERIADEX siendo la máxima autoridad para aplicación de este reglamento. El Comité Organizador designará al Supervisor de la FERIADEX quien representa al Organizador ante el Expositor y está facultado para solucionar problemas relativos a la manifestación ferial y velar por el fiel cumplimiento del Reglamento de Participación y las disposiciones generales que dicte el Organizador. El programa general de actividades de la feria es el siguiente: Separación/Pago y selección de los Stands Se realiza según programación y forma que establece el Comité Organizador que informa con la debida anticipación a los alumnos participantes. Se desarrolla de manera justa y equitativa sin otorgar preferencias de ninguna índole. Montaje y Desmontaje de Stands Se realiza según programación y forma que establece el Comité Organizador que informa con la debida anticipación a los alumnos participantes de los días y horario exacto de su realización. Es obligación de los alumnos ejecutar las actividades de montaje y desmontaje de la manera más diligente y sin retrasos que motiven problemas en su participación y para el desarrollo de la feria, así como a aceptar las disposiciones y penalidades del Comité Organizador en caso de incumplimientos. Registro y acreditación de los Expositores: Se desarrolla durante las 2 horas previas a la apertura del primer día de feria. Exhibición Ferial: Primer día: Desde las 10:00 hasta las 20.00 horas Segundo día: Desde las 10:00 hasta las 18:00 horas. Inauguración: A las 12 horas del primer día.

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2.-

DE LA CONTRATACION Y SELECCIÓN DE STANDS Mediante Directiva del Comité Organizador se comunica a los alumnos el monto y forma de pago de los stands así como el sistema de separación de espacios de los mismos y las fechas en que se realizarán. En las fechas establecidas los expositores cancelaran el íntegro del costo del stand y al momento de la separación del stand presentaran el comprobante de pago junto a la ficha de inscripción debidamente completada (ambos en original y copia) a fin de separar la ubicación de su stand en el plano de la feria que será publicado con anterioridad. Los espacios elegidos son definitivos y no podrán ser cambiados o intercambiados entre los expositores, salvo medidas de fuerza mayor que obliguen al organizador a variar el diseño del plano original de la feria, parcial o totalmente. Pasadas las fechas establecidas y de no haberse apersonado el expositor para seleccionar su stand, el comité organizador tiene la facultad de asignarle a su criterio el espacio que considere más conveniente, siempre que haya sido pagado del costo total del mismo.

3.-

APERTURA DE LA EXPOSICION DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA La feria se abrirá al personal de los expositores a partir de las 08.00 horas del primer día de exhibición, a fin de culminar con los últimos detalles de la presentación, para dar luego el pase al ingreso de los visitantes que se iniciará a partir de las 10:00 horas. El Comité Organizador no se responsabiliza por los daños y/o pérdidas que puedan sufrir los bienes de los expositores por no haber ingresado antes de la hora de apertura de la feria, así como durante las horas de exhibición. Queda establecido que partir de las 10:00 horas del día de la exhibición no se podrá realizar ninguna actividad de montaje, decoración y/o arreglo de los stands, solo se permitirá el acceso de abastecimiento de mercadería y/o productos exclusivos para la exposición y su traslado se efectuará necesariamente a mano. El Expositor está obligado a abrir su stand, antes del ingreso del público visitante y a contar, permanentemente con personal para atender al público hasta la hora de cierre establecida para la exhibición. En caso extremo que el expositor no haya concluido con el montaje de su stand deberá paralizar sus actividades al momento del ingreso del público y continuarlo al día siguiente en las horas previas al inicio de actividades del segundo día. Para todos los casos en que no se encontrara presente personal del stand al momento de iniciar el ingreso del público, el organizador tendrá la plena facultad de retirar las protecciones de acceso al stand y de colocar a personal de la institución para desarrollar cualquier actividad que considere pertinente y durante el tiempo que lo considere, inclusive de trasladar a un almacén temporal los artículos y mobiliario del stand, sin lugar a reclamo alguno de parte del expositor infractor de no cumplir con el horario de atención.

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4.-

DESPLAZAMIENTO DE PERSONAL DURANTE EL DESARROLLO DE LA FERIA Credencial de expositor : El expositor contará con credenciales entregadas por el Comité Organizador para el número de integrantes de cada empresa, que usarán los estudiantes durante los días de la exposición ferial. La credencial es el único medio de identificación de su empresa, por lo que tiene que ser usada obligatoriamente dentro del recinto ferial. Durante el desarrollo de la exposición no esta permitido que personal propio o contratado de los expositores realicen ningun tipo de actividad publicitaria (distribución de volantes o folleteria) fuera del área de su stand, ni en los pasadizos, accesos o puerta de ingreso de la feria.

5.-

MONTAJE, DESMONTAJE, DECORACION Y USO DE LOS STANDS Ocupación de Stand Para hacer uso del stand, el expositor previamente deberá contar con el VºBº del supervisor de la feria que constatará en el mismo lugar del stand la entrega de este al expositor en el espacio previamente separado y asignado, ningún expositor podrá hacer uso del stand sin haber cumplido antes con este requisito. Al expositor sólo le está permitido ocupar el espacio del stand o área que tiene asignado según el contrato firmado, tanto en ancho, largo como en altura sin sobrepasar sus medidas. En uno de los Frisos del Stand el Comité Organizador colocará el nombre de la empresa, (tal como lo señaló el expositor en su ficha de inscripción), de manera uniforme para todos los expositores, por lo tanto no se permite colocar ningún elemento o decoración adicional en los frisos instalados en los stands. En caso el expositor deseé prescindir de las paredes y estructura del stand y recibir solo el espacio físico libre para montar su propia estructura de exposición, deberá solicitarlo por escrito al Comité Organizador con no menos de 30 días de anticipación al evento ferial. De ser aprobada su solicitud la estructura a montar no podrá sobrepasar las medidas de largo y ancho establecidas para todos los expositores, solo podrá variar las medidas de altura según lo indique en su solicitud y previa aprobación del Comité Organizador. En estos casos el expositor contará igualmente con los mismos puntos de iluminación y de energía eléctrica que el resto de expositores. Ingreso y Salida de Bienes, Materiales y/o Equipos al Recinto Ferial El ingreso y salida de bienes, materiales y/o equipos al Recinto Ferial se realizará por los accesos que el Comité organizador le informará de manera oportuna. El expositor deberá entregar en la puerta del Recinto Ferial, al personal de Seguridad acreditado, dos copias de la Guía de Remisión (se adjunta como anexo 1) de los bienes, materiales y equipos a ingresar; consignando el Número de Stand del expositor. En los bienes, materiales y equipos se incluyen al mobiliario auxiliar a colocar en el stand o área, materiales para decoración y exhibición de productos, equipos audiovisuales, otros equipos y similares. Cuaderno de Trabajo: Taller de Ferias y MCI |

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La relación detallada en la Guía de Remisión será verificada y firmada por ambas partes en el momento de su ingreso. El ingreso de algún bien, material o equipo no consignado en la guía de remisión es de entera responsabilidad del expositor. El original de la guía de remisión con las firmas deberá ser presentado para su verificación al momento del desmontaje y retiro de los bienes, materiales y equipos que se hayan ingresado. El personal de la empresa expositora deberá en todo momento portar su pase de montaje/desmontaje o estar incluido en las listas registradas con anticipación, además de su DNI. Decoración del Stand y uso del área de exhibición durante la feria Corresponde a cada expositor el efectuar la decoración del stand o área asignada. De acuerdo a las indicaciones siguientes. a) La organización entregará a los expositores los stands pre-decorados que pueden ser implementados de la siguiente manera: Armados con componentes del Sistema de Exhibición Octanorm, perfiles de aluminio, con paneles aglomerados o paneles de melamina o PVC, acabado melamínico color blanco y/o planchas de sintra en color blanco. Se consideran frisos en nordex pintados al duco con nombre del expositor en vynil adhesivo. Instalación de dos braquets de iluminación y un tomacorriente doble. Mobiliario: 1 mesa y 2 sillas. b) El expositor se compromete a entregar el stand en las mismas condiciones en que le fue entregado. En caso de colocación de zapatas o similares, el expositor se comprometerá a retirarlas finalizado el evento. El acabado final del stand deberá realizarse de manera que no afecte la presentación y espacio de los stands colindantes y utilizando solo materiales de decoración que puedan ser retirados de las paredes, frisos y pisos sin causar daños a los mismos. c)

El expositor que requiera retirar parcial o totalmente las instalaciones o infraestructura del stand pre-decorado, deberá solicitar estas modificaciones por escrito a los organizadores hasta la fecha máxima establecida y de acuerdo a lo señalado en el tercer párrafo de la parte 5 de este reglamento. En caso de necesitar mayor carga eléctrica, el expositor asumirá los costos adicionales, de lo cual deberá informar del nivel de incremento de la carga eléctrica y comunicarlo como máximo 20 días antes del evento. Pasados los plazos establecidos no se aceptará modificación estructural alguna ni aumento de carga.

d) El expositor debe tener en cuenta que está prohibido pintar, perforar, martillar o dañar de cualquier manera los elementos del stand predecorado, así como el uso de pintura (pulverizado), pegamento, clavo, grapas, chinches o cualquier otro material que pueda dañar en alguna forma la integridad de los paneles y/o estructuras de aluminio, así como el de los stands colindantes. Se recomienda el uso de mobiliario auto soportante. El Organizador está facultado para detener cualquier trabajo que considere inadecuado o riesgoso y para ordenar el arreglo o cambio de los elementos de decoración que infrinjan este reglamento. e) El expositor no podrá colocar material grafico, banner, afiches; etc. que sobrepasen las medidas del stand. Ningún elemento podrá restar visibilidad a los stands ó áreas colindantes con la única excepción de lo señalado en el tercer párrafo de la parte 5 de este reglamento.

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f)

En el caso de que los componentes del stand o área asignada, sufrieran algún daño causado por el expositor, éste se hará responsable de cubrir el valor de su reposición o reparación, el cual será calculado por la empresa proveedora. No se permitirá la salida de los bienes, materiales y equipos ingresados por la empresa, en tanto no se responda por el daño causado.

g) El cableado, conexión o conexiones eléctricas usadas para la decoración en el stand o área deberá usar únicamente cables vulcanizados (blindados), de forma tal que puedan ser revisadas por los organizadores y el personal de Defensa Civil destinado para el evento. Cualquier otra conexión que no cumpla este requisito será retirada por la Organización de la feria. h) En general los artículos de exposición, muebles, equipos y accesorios, así como la decoración e iluminación deben cumplir con la normativa de seguridad vigente para prevenir accidentes. Por tanto, no está permitido el depósito, exposición o uso de materiales peligrosos, inflamables, pirotécnicos, explosivos e insalubres, así como cualquier tipo de sustancia peligrosa o perjudicial para la salud y los que desprendan olores desagradables que puedan ocasionar molestias a otros expositores y al público visitante. El Organizador está facultado a ordenar el retiro inmediato del stand de los artículos de exposición en cuestión y el expositor será responsable por cualquier daño o perjuicio que se cause a las instalaciones del recinto ferial. i)

No está permitido pintar o cambiar el aspecto original de la alfombra del recinto ferial, debiendo ésta ser dejada en el mismo estado en que fue recibida. Pisos en linóleo, losetas asfálticas u otros similares no podrán ser fijados por el expositor directamente al piso mediante el uso de pegamento u otro material que dañe el mismo.

j)

Queda prohibido circular con cualquier tipo de vehículo una vez inaugurada la feria.

k) No se permite la presencia de animales vivos en los stands. l)

Queda prohibido proyectar cualquier tipo de imagen o haz de luz fuera del espacio adjudicado.

m) Queda prohibido hacer cualquier tipo de montaje en aquellas zonas definidas como pasillos de la Feria. Ningún mueble o material de decoración podrá invadir los pasillos o interferir con la visibilidad de los stands contínuos. n) Queda prohibido utilizar equipos de audio cuyo volumen exceda un nivel razonable a criterio del Comité Organizador, con la finalidad de no generar molestias en los demas expositores. o) Queda establecido que la publicidad, textos o imágenes que muestren los expositores en los stands estará referida solo a su empresa y productos, respetando los derechos de autor, licencias y copyrights, la ética publicitaria, asi como el respeto a la moral y buenas costumbres, el Comité Organizador está facultado para ordenar el retiro de cualquier material que a su criterio transgreda esta directiva p) Queda prohibido hacer mención en su publicidad a otras empresas, sean o no expositoras. q) Queda prohibido hacer propaganda política o de cualquier otra índole, ajena a la comercial. r)

Queda prohibido colocar precios visibles de los productos exhibidos en la feria.

s) Queda prohibido fumar y el consumo de alimentos dentro del stand por parte del personal.

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Sobre las obras de Montaje y Desmontaje Todos los expositores, están obligados a montar, desmontar y retirar los materiales utilizados para el montaje, en los periodos de tiempo establecidos para ello. El expositor debe de ajustarse necesariamente a las fechas y horarios establecidos para las etapas de montaje y desmontaje de los stands. El Expositor debe tener su módulo limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de exhibición El material de embalaje, desmonte y desperdicio deberá ser retirado del recinto ferial a más tardar 1 hora antes del ingreso del público. Si por caso fortuito o fuerza mayor, el Expositor se viera imposibilitado de terminar la instalación de su stand en el plazo indicado indicada, deberá solicitar autorización al Supervisor de la Feria para concluir el montaje de su módulo, fuera del horario de atención al público, debiendo terminar las obras a más tardar al día siguiente de la inauguración.

6.-

SEGURIDAD DURANTE LA FERIA La FERIADEX, dispondrá de seguridad las 24 horas, durante los días oficiales de montaje, de exhibición y de desmontaje en especial en las puertas de acceso, sin embargo el organizador no se hace responsable, por cualquier pérdida o daño ocurrido en cualquiera de las áreas de la feria. El expositor debe prestar especial atención a los bienes dentro su stand ó área, siendo obligatorio mantener personal en el mismo durante las horas de montaje/desmontaje y de exhibición. Durante las horas de cierre al público, nadie podrá permanecer dentro del recinto reservado a la exposición, excepto las personas de seguridad o de mantenimiento del evento. El expositor deberá instalar elementos temporales para impedir el acceso de las personas al interior de su stand, (toldos, cortinas, cintas de embalaje. etc.) durante los tiempos del montaje y desmontaje en los que no se encuentre en su stand, así como entre los 2 días de la feria.

7.-

MANTENIMIENTO DE LOS STANDS Corresponde al expositor efectuar la limpieza de su stand o área, debiendo mantener éste limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibición y de manera obligatoria durante los horarios de visita del público. Todo desperdicio deberá ser trasladado y depositado en los contenedores de desperdicios respectivos, ubicados en las áreas predeterminadas por la organización. Los expositores están prohibidos de quemar, triturar, incinerar materiales o generar cualquier tipo de fuentes de fuego.

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8.-

DE LA ENTREGA DE INFORMACIÓN: Para la entrega de la información que debe efectuar cada expositor, tales como: datos para credenciales, datos para directorio, Friso, contrato y otros; su cumplimiento de entrega en las fechas indicadas son de carácter obligatorio. Cualquier información entregada fuera de fecha no será aceptada por el Comité Organizador, perdiendo la empresa todo derecho a reclamo.

9.-

DISPOSICIONES FINALES: Queda establecido que los Organizadores tienen la facultad de desarrollar los cambios posteriores que sean indispensable y necesarios en beneficio de los intereses de la feria o por motivos obligados de fuerza mayor los cuales seran informados oportunamente a los expositores. El Comité Organizador publicará oportunamente los cronogramas, fechas y procedimientos necesarios para la buena marcha de la feria siendo suficiente su difusión en el correo oficial de la institución para su plena vigencia. Cualquier asunto no contemplado en este reglamento solo podrá ser resuelto por el Comité Organizador, que tendrá la facultad de incorporar nuevas disposiciones necesarias para el mejor desarrollo del FERIADEX. .

COMITÉ ORGANIZADOR DEL FERIADEX

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GUIA DE REMISIÓN - FERIADEX -

EMPRESA PRODUCTO RESPONSABLE TELÉFONO FECHA: CANTIDAD PRODUCTO

EMAIL: SECCIÓN:

N° DE STAND: ESTADO /CONDICIÓN

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 OBSERVACIONES:

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BIBLIOGRAFIA ALONSO GARCIA, Luis R.; 2003 Administración de Ferias y exposiciones Internacionales. Editorial Universidad Inca Garcilaso de la Vega. Lima Perú, 1ra. Edición. AUMA 2009 Successful Participation in Trade Fairs, Berlin, Alemania. T 396 C39. 1982 CENTRO DE COMERCIO INTERNACIONAL UNCTAD/GATT. Participación en ferias comerciales. - Ginebra: CCI 97 p. CORNEJO GARCIA, Enrique; 1998 Las ferias como instrumento de promoción del comercio Exterior. Editorial Universal de Lima. IICA - Instituto Interamericano de Cooperación para la Agricultura 2007 “Como participar exitosamente en ferias internacionales”, Daniel Rodríguez, Miami, USA T 396 M64. MILLER, STEVE. 1992 CÓMO OBTENER EL MÁXIMO BENEFICIO DE LAS FERIAS Y EXPOSICIONES. México, D.F. McGraw-Hill, 181 p. T 396 S62. SISKIND, BARRY. 2007 MARKETING DE EVENTOS: estrategias clave para ferias comerciales, presentaciones, conferencias y otros eventos / Barry Siskind. -- Barcelona: Deusto.

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