Taller LOD – Versión Marzo 2016

Guía del Alumno Taller de Capacitación Libro de Obra Digital Sesión 1 (Junio 2013)

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Tabla de Contenido Descripción Situación Actual ......................................................................................... 3 El Libro de Obra Digital… es mucho más que un Libro de Obra ................................. 4 Ventajas del Libro de Obra Digital .................................................................................. 5 Estructura Jerárquica del LOD ....................................................................................... 6 Flujo Administrador y Asistentes Revisores y Normales ............................................. 7 Ámbito de Acción: ¿Dónde se usa? ............................................................................... 7 Características del Diseño .............................................................................................. 9 Funcionalidades del LOD .............................................................................................. 11 Firma Electrónica ........................................................................................................... 11 Características de las Firmas Digitales ........................................................................ 12 Acciones Disponibles según Sistema Operativo y Tipo de Firma ............................. 13 Proceso de Transacciones............................................................................................ 13 Configuración de las Comunicaciones ........................................................................ 14 Libro de Obra Digital Comparación de Atributos ........................................................ 22 Atributos / Ventajas / Beneficios .................................................................................. 23 Transacciones: Ejemplos de Uso ................................................................................. 25 Ejercicio 1....................................................................................................................... 26 Ejercicio 2....................................................................................................................... 28 Anexo I: Tipos de Usuarios ........................................................................................... 29 Anexo II: Tipos de Transacciones ................................................................................ 33 Anexo III: Sistema .......................................................................................................... 39

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Descripción Situación Actual Actualmente, el Libro de Obra es:      

Un cuaderno Con hojas numeradas Se escribe manualmente Sirve para comunicar cualquier cosa entre Mandante y el Contratista Quien encuentre el Libro, puede leer lo que quiera Ambas partes tienen acceso para ingresar contenidos a comunicar

Pero…  No existe clasificación de lo que se quiere comunicar  Si el Libro se pierde, no hay pruebas para demostrar lo que ocurrió en caso de diferencias entre Mandante y el Contratista. Esto se aplica tanto para contratos vigentes, como para contratos históricos, donde aún es más probable que el acceso al Libro de Obra sea imposible (muchos administradores se deshacen de estos libros después de un cierto número de años, o al cambiarse de trabajo se los llevan consigo, etc.)  Al ser manuscrito, la legibilidad depende de la caligrafía del usuario  Al registrarse firmas manuales, es posible imitarlas  No conforma las características de ser un elemento de prueba irrefutable  No permite realizar estudios, estadísticas ni gestión sobre los tipos de comunicaciones entre las partes  No provee un sistema de control automático para verificar el cumplimiento en los plazos de respuestas  No permite ser visualizado por varios usuarios a la vez, ubicados en lugares distintos  No permite efectuar búsquedas por múltiples argumentos. Por eso…

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Libro de Obra Tradicional Página 3

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El Libro de Obra Digital… es mucho más que un Libro de Obra

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Ventajas del Libro de Obra Digital Elementos generadores de valor y riqueza para el negocio •

Beneficios tanto para el Mandante como para sus Contratistas. Mayor valor para el negocio a través de un mejor servicio integral: Alcance, Calidad, Oportunidad, Costo y Seguridad.

•

Transforma la Información en un Activo de la Empresa: • • •

• • •

• •

•

Relevancia en la Relación con Contratistas: • • • •

• • • •

Accesibilidad y Disponibilidad. Se dispone de acceso universal al libro, desde cualquier lugar, a través de las facilidades propias de Internet. Visibilidad y Transparencia para los usuarios registrados y asociados. Seguridad: • Al almacenarse la información en servidores respaldados, se resguarda de pérdidas o accidentes que podrían destruir la información registrada. • El contenido de los folios firmados es inalterable, inmutable, es el original Información Restringida. Provee acceso seguro, personalizado y restringido a la información. Alertas Tempranas de Incidentes. Facilita la clasificación de los temas que las partes ingresen al libro, por la vía de ingresar información conforme a opciones acotadas de los tipos de transacciones factibles para cada usuario. Esto permite realizar estadísticas según los tipos de comunicaciones, y controlar y gestionar. Contribuye al control, seguimiento y escalamiento de las transacciones originadas por ambas partes. Asegura la validez legal a través del uso de certificados y firmas digitales imposibles de imitar, lo anterior posibilita que el Libro de Obra Digital se transforme en un instrumento de prueba irrefutable.

Comunicación Efectiva, integrando en tiempo real a los múltiples usuarios: administradores del mandante y contratista, ejecutivos superiores de ambas partes, especialistas y usuarios especiales. Mejor Calidad en la Sustentación de Reclamos. Mejor Nivel de cumplimiento de Formalidades Mandatorias. Se impone como el único canal de comunicación entre Mandante y sus contratistas, evitando así confusiones y malos entendidos.

Fortalece la Imagen de Liderazgo en Innovación y Tecnología de la Empresa y de Profesionalismo de los Recursos Asignados. Incrementa el Nivel de Cumplimiento de Compromisos. Facilita una Efectiva Gestión del Conocimiento. • Facilita búsquedas por múltiples argumentos • Facilita cambios de responsables del contrato donde la historia está a la mano Evita problemas con la Caligrafía de los usuarios, ya que toda información se ingresa a través del computador.

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Estructura Jerárquica del LOD

Ejecutivo Auditor

Superior

Administrador Asistentes: Revisores / Normales Asistentes: Revisores / Normales Libros Históricos

Libros Vigentes

Un contrato está compuesto de una colección de libros: Mandatoriamente un Maestro que administran los respectivos administradores de contrato y opcionalmente múltiples libros Auxiliares que administran los respectivos especialistas. Cada libro tiene para cada parte, obligatoriamente, un Administrador y un Superior y opcionalmente Asistentes. Si tiene Asistentes algunos de ellos podrían tener la propiedad de Revisores.

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Flujo Administrador y Asistentes Revisores y Normales

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Ámbito de Acción: ¿Dónde se usa? El Libro de Obra Digital se utiliza como elemento único de comunicación formal durante la ejecución del Contrato; es decir, desde que se inicia hasta que se da término a éste. Debe utilizarse para contratos nuevos que en la licitación y/o adjudicación así lo indiquen. También puede utilizarse para contratos ya iniciados donde existe la voluntad de las partes y resulta conveniente.

Requerimiento

Aprobación

Licitación

Evaluación

Adjudicación

Inicio

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Contrato

Ejecución

Término

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Características del Diseño 1. Despliegue y Navegación amistosa

Menú de Navegación

Detalle de opción elegida

2.

4. Dispone de una Mesa de Ayuda

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Actualización en línea Requiere de una capacitación

3. mínima

5. Provee a los usuarios la información ordenada (por Folio, por tipo de comunicación, etc.)

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6. Acceso desde Internet, proveyendo de acceso fácil y rápido a través de su RUT y Contraseña, que habilita menús según el perfil o tipo de usuario definido.

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Funcionalidades del LOD Firma Electrónica Cada tipo de Usuario tendrá acceso a un conjunto predefinido de transacciones. Una vez ingresada la transacción, el usuario deberá firmarlas digitalmente; esto consiste en utilizar el tipo de firma que se ha establecido para su libro, esto es: Firma Electrónica Avanzada (FEA), Firma Electrónica Simple (FES) o Firma electrónica vía Credenciales de conexión: RUT y Contraseña. En el caso de la FEA, es necesaria la conexión de un dispositivo externo llamado “Token” al puerto USB del computador. Adicionalmente y a modo de confirmación, el usuario deberá ingresar su password. El sistema cruza la información tanto del Token (que es personalizada a cada usuario) como la de la clave ingresada, de modo de asegurar que quien está firmando la transacción sea la persona indicada. De este modo, la transacción ha sido ingresada, y dados los mecanismos de seguridad existentes, la transacción se considera “segura” (sin posibilidad de intervención o manipulación). Esto hace que sea legalmente tan válido, como si se hubiese firmado ante un Notario Público. Esta característica de la Firma Digital, permite que los documentos electrónicos firmados digitalmente sean como prueba irrefutable ante un Tribunal. ¿Cómo opera la Firma Digital Avanzada? La seguridad de las transacciones está dada por la forma técnica en que opera la firma electrónica. La gran virtud que tiene la firma electrónica avanzada es que permite identificar fehacientemente al autor del documento signado y adicionalmente garantiza la integridad del mismo, haciéndolo no repudiable. Para comprender cómo opera la Firma Digital Avanzada, es preciso saber que en este proceso intervienen ciertos mecanismos de seguridad, que son: 1.

e Token: Dispositivo externo donde se almacena el certificado de firma. Cada vez que se firme se deberá tener conectada esta llave al puerto USB y se deberá ingresar la contraseña de seguridad que solo conoce el propietario.

2. Certificado de Firma Electrónica: Es un código provisto por una entidad de Certificación Electrónica (e Cert Chile, por ejemplo), en donde se registra la información personal del propietario de esa Firma Electrónica, el tipo de firma que se trata y la vigencia de la misma.

1.- Identidad del firmante 2.- Confidencialidad e integridad de los contenidos 3.- No repudio de los documentos firmados

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Características de las Firmas Digitales

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¿Cuál es el respaldo Legal que tiene la Firma Digital Avanzada? La Firma Digital Avanzada encuentra respaldo en la Ley 19.799, que es la "Ley sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma". Su fecha de publicación es el 12 de abril de 2002 y fue promulgada el 25 de marzo del mismo año, el organismo que patrocina es el Ministerio de Economía Fomento y Reconstrucción, Subsecretaría de Economía.

Acciones Disponibles según Sistema Operativo y Tipo de Firma

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Proceso de Transacciones

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Configuración de las Comunicaciones El LOD fue diseñado para ser el medio de comunicación entre Mandante y los Contratistas. En esta relación, quienes comunican pueden ser los Administradores de Contratos, los Ejecutivos, Superiores, o algún especialista que esté participando en el desarrollo de la Obra o Servicio. Dada la variedad de participantes, el Libro de Obra Digital regula las comunicaciones entre estas partes, permitiendo a cada una de ellas el acceso a ciertos Libros: 1.- Libro de Obras Maestro: Cualquier tipo de comunicación que sea entre el Administrador de Contratos del Mandante y el Administrador de Contratos del Contratista. La creación de este Libro Maestro es obligatoria. Para contratos simples, el modelo de comunicaciones se refleja en el siguiente diagrama:

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2.- Libros Auxiliares: Regula la comunicación que se produce entre expertos de Mandante y los expertos del Contratista. Estos expertos pueden ser Prevencionistas, Especialistas Medioambientales, o cualquier otro ente que participe en calidad de “Asesor Técnico” en la Obra o Servicio. La creación de este Libro Auxiliar no es obligatoria, sino que sólo se realiza si la Obra o Servicio requiere la participación de este tipo de expertos. La existencia de un Libro Maestro y Libros Auxiliares permite participar en el uso de esta herramienta a una amplia variedad de tipos de contratos. Cada uno de estos tipos de contrato utilizará los libros auxiliares según sea sus necesidades: a) Contratos que requieran la participación de expertos: Cada especialidad tendrá su libro auxiliar como medio de comunicación entre Mandante y el Contratista. Para graficar el Flujo de Comunicaciones que se produce en este caso se diseñó el siguiente esquema:

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Configuraciones Contractuales, especificación de las características del Libro: 1. Uso de Prefijos en Libros Con objeto de establecer diferentes materias dentro de un mismo libro, sean estas etapas, dentro de un proyecto, especialidades que serán administradas por los únicos administradores, se puede asociar una lista de prefijos a un libro, a cualquier tipo de libro: Multimaestro, Maestro, Auxiliar. En un contrato (dependiendo de la configuración de libros de comunicaciones), se pueden asociar distintas listas de prefijos a los distintos tipos de libro, pero solo se puede asociar una lista de prefijo por Libro. El Libro, al tener una lista de prefijos asociados, obliga a que al realizar una transacción, se deba elegir una opción de la lista de prefijos. Al generar una respuesta a un folio que utilizó un prefijo de la lista, esta hereda el prefijo seleccionado por el Administrador Emisor. Los prefijos utilizados serán un argumento más en las búsquedas dentro de un libro. 2. Vincular otros Libros Al abrir un nuevo libro Auxiliar se puede especificar: Ver al Maestro Ver otros Auxiliares Esta característica permite referenciar múltiples folios de otros libros del mismo contrato en la transacción que se está preparando, estableciendo vínculos a los folios seleccionados. Esta opción es unidireccional, si se especifica Ver a otros Auxiliares, no implica que los otros Auxiliares puedan ver a este. 3. Tipo de firma electrónica del Libro A cada libro se le debe establecer un tipo de firma electrónica: Firma Electrónica Avanzada (FEA), Firma Electrónica simple o Firma vía Credenciales (RUT y Contraseña). El tipo de firma establecido será utilizado en el proceso de firmar electrónicamente el documento electrónico del folio. El tipo de firma está asociado al libro, es decir ambas partes de ese libro siempre utilizarán el mismo tipo de firma. El tipo de firma se puede modificar a lo largo de la vida del libro, quedando siempre la huella de con qué tipo de firma se firmó cada anotación o folio.

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b) Contratos “Marco”: Cada Orden de Servicio usará un libro auxiliar como medio de comunicación entre Mandante y el Contratista. En este caso, el Administrador del Contrato especificado en el Libro Maestro opera como un “Ejecutivo Comercial” ya que estará administrando la relación global con el Contratista. Esta situación es muy similar a la anterior; opera de la misma manera ya que el contrato tiene tareas que se realizan por separado. Cada una de estas tareas u Órdenes de Servicio tiene un administrador que se comunica con el Administrador del Contrato para que éste se comunique con su contraparte a través del Libro Maestro. Para graficar el Flujo de Comunicaciones que se produce en este caso se diseñó el siguiente esquema:

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d) Contratos Transversales: Se usa este modelo de comunicación cuando un contratista presta servicios simultáneos en dos o más Áreas. En este caso, el Libro Maestro es el que gestiona la administración Comercial, es decir, regula las comunicaciones entre los Administradores encargado del contrato y los Libros Maestros por Área se usan para gestionar la comunicación que existe en cada uno de los Contratos ejecutados por el Contratista en cada Área.

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e) Contratos con Contratistas ITO: Este modelo de comunicación se utiliza cuando participa la Inspección Técnica de Obras (ITO). Tal como puede apreciarse en la gráfica, es posible que la ITO participe inspeccionando varios contratos simultáneamente, y en cada uno de ellos utilizará un Libro Auxiliar para comunicarse con el Contratista y Mandante. Por otro lado, la ITO podría actuar como contraparte directa de Mandante, en cuyo caso utilizará un Libro Maestro.

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f) Contratos con Contratistas EPCM: En este caso, la contraparte directa de Mandante es el Contratista EPCM y por eso utilizan el Libro Maestro. A su vez, en contratista EPCM utilizará un Libro Maestro con su otra contraparte (empresa contratista encargada de desarrollar la obra). El Libro Auxiliar regulará las comunicaciones que se produzcan entre:  Mandante y un especialista convocado por su contraparte (EPCM)  El especialista convocado por la contraparte de Mandante (EPCM), y el especialista convocado por la empresa contratista encargada del desarrollo de la obra).

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Libro de Obra Digital Comparación de Atributos

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Atributos / Ventajas / Beneficios Atributo

Ventajas Nada que instalar en el PC

Aplicación accesible vía Web Acceso Universal Acceso Concurrente Disponible 24 x 7

Seguridad de la Información

Oportunidad de la Información Transacciones Tipificadas Alertas vía Mail

Sin restricción horaria tipo oficina

Información disponible en cualquier momento Permite enfrentar emergencias

Restringida a Registrados Facultades según Perfiles No Modificable No se Pierde

Solo autorizados pueden ver Solo autorizados pueden actuar Lo registrado es lo que fue: Contenido, adjuntos y autor Todo lo registrado es todo lo que hay

Date and Time Stamp por sistema Fechas y hora siempre fiables Al firmarse una Tx se asume conocida por las partes Toma de conocimiento inmediata Facilita Gestión

Permite conocer atrasos, deudas, urgencias, etc. Mejora Claridad de la Comunicación

Facilita Control y Seguimiento

Mejora Nivel de Cumplimiento Contractual

Facilita Encontrar en base a múltiples argumentos

Mejora Gestión del Conocimiento Ahorro en encontrar lo requerido Mejor calidad en sustentar posiciones

Facilita incorporar al equipo del contrato Acceso Concurrente

Mejora el trabajo en equipo Mejora Nivel de Cumplimiento Contractual Comunicación Efectiva

Búsqueda en Formato Digital

Múltiples Perfiles

Validez Legal

Comunicación Integral

Prueba irrefutable

Todo está en los libros del contrato

Facilita incorporar elementos solo soportados Almacenamiento en Formato Digital digitalmente: Videos, Audio, Multimedia, etc. Vínculos a Múltiples Referencias Trazabilidad de Diálogos

Soporta Múltiples Configuraciones Contractuales

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Beneficios Rápido de Entender y Fácil de usar Disponible de inmediato Siempre Vigentes, Minimos requerimientos IT Información disponible en cualquier lugar Colaboración Eficiente Visible y Transparente a todo el equipo

Facilita incorporar AdC, Especialistas, etc. Facilita incorporar al equipo del contrato

Elimina tiempo y gastos de firmas y despacho de múltiples copias físicas Disminuye el nivel de disputas No hay fuentes paralelas de información válida Todo en el mismo Repositorio Central Mejora Gestión del Conocimiento Mejora Claridad de la Comunicación Integrable con otras Plataformas Fortalece Imagen de Innovación Tecnológica Mejor calidad en sustentar posiciones Mejora Claridad de la Comunicación Permite Configurar Contratos Complejos Mejora el trabajo en equipo Mejora nivel de cumplimiento Comunicación Efectiva

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Transacciones: Ejemplos de Uso Instrucción: Solo la emite el Mandante y sirve para la entrega de Procedimientos, Instructivos, Manuales. Constancia: La emiten ambos y sirve para la entrega de: Supervisiones, Fiscalizaciones, Verificaciones. Notificación de Incumplimiento: Las pueden emitir ambos, Mandante y Contratistas. En las emitidas por el Mandante, puede contener multas, hay de varios tipos:    

De Relaciones Laborales De Seguridad y Ambiente Técnica Administrativa

Entrega de Información: Las emiten ambas partes, hay de varios tipos:     

Genérica Estado de Pago: Estado de pago, Planos Informes: Resúmenes mensuales, Avances, Actas: Reuniones, minutas, etc.

Insistencia: Las emiten ambas partes. Esta transacción deja formalmente registrado en el libro de obra digital (LOD) la Insistencia del Solicitante por obtener una respuesta, frente a la ausencia de ésta por la contraparte, dentro de las fechas especificadas. Orden de Cambio: Se usa cuando se ha producido un cambio en las condiciones iniciales del contrato. La emite solo el Mandante y da cuenta de:    

Aumento o Disminución de Obras Modificación de Obras Obras Extraordinarias Otras

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Ejercicio 1 Indique al lado de cada situación, aquella transacción que sea más apropiada. Recuerde que existe una y sólo una transacción posible para cada caso. Una o algunas transacciones puede(n) usarse en más de una situación; y por el contrario, puede darse el caso que alguna quede sin usarse. Puede utilizar el esquema de los tipos de transacciones como ayuda en caso que tenga dudas. Menú de Transacciones:  Instrucción  Apertura Libro Maestro  Cierre Libro Auxiliar  Entrega de Información  Solicitud de Compensación (Sustanciación)  Insistencia

    

Orden de Cambio Apertura Libro Auxiliar Constancia Respuesta Genérica Notificación de Incumplimiento

Situación

    

Tipo de transacción a usar en el LOD

1. Pedir Resultados del Laboratorio

1.

2. Comunicar que la entrega de los materiales no se hizo según lo acordado

2.

3. Indicar que no se ha recibido respuesta a una consulta cuya fecha máxima ya fue excedida

3.

4. Usted requiere los planos de la máquina XX

4.

5. Incluir la contratación de servicios adicionales, no considerados inicialmente en el contrato

5.

6. Pedir un Pase (o Tarjeta) para circular libremente por todas las instalaciones (incluso sector restringido)

6.

7. Necesita confirmación respecto de ciertas especificaciones del modelo XX

7.

8. Indicar que el horario para hacer dicho trámite es de 10 a 12 (previamente la contraparte había preguntado el horario para realizar ese trámite)

8.

9. Enviar estadística de Prevención de Riesgos.

9.

10. Preguntar si puede usar el botadero (de basura)

Reclamo Cierre Libro Maestro Solicitud Consulta Solicitud de Compensación (Notificación)

10.

asignado para botar cajas de plástico 11. Envía resultado de verificación de especificaciones efectuada en terreno

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11.

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12. Necesita que le manden el último Informe de Gestión

12.

13. Pedir mayores especificaciones o detalles de algo ya comunicado

13.

14. Indica que la próxima semana se realizarán trabajos con explosivos en las áreas industriales, por lo que será necesario que cada uno de los trabajadores que circule por las inmediaciones use tapones para los oídos

14.

15. Enviar un Estado de Pago a aprobación

15.

16. a- Indicar al administrador Mandante que los cambios accidentales de voltaje quemaron un transformador de mi empresa, y no es posible seguir operando.

16. a-

16. b- Indicar al administrador Mandante que el costo de la reparación del transformador de mi empresa asciende a US$ 7.400, y que éste estará disponible recién dentro de 12 días.

16. b-

17. Indicar que en caso de activarse la alarma para iniciar la operación DAYSE, todo trabajador que se encuentre en instalaciones del Mandante deberá participar.

17.

18. Pedir Boleta de Garantía a la contraparte

18.

19. Comentar el Estado de Pago recibido

19.

20. Llegó el momento de incluir la participación de especialistas en los servicios contratados.

20.

21. Pedir antecedentes a la Inspección Técnica de Obras respecto de la Obra XXX

21.

22. Dado que los especialistas terminaron el trabajo para el cual fueron requeridos, es necesario concluir su participación en el proyecto.

22.

23. Revisar y aceptar el servicio ejecutado.

23.

24. Dar por finalizado el contrato, pues la obra se terminó, se recibió conforme, se realizó la evaluación al contratista, y se le cancelaron sus facturas.

24.

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Ejercicio 2 Los usuarios podrán practicar usando diversas funcionalidades del sistema, cuyo objetivo es aprender el tipo de comunicación que existirá entre el Contratista y el Mandante al usar el Libro de Obra Digital. 1. Existen roles que definen privilegios y obligaciones:      

Administradores de contrato Libro Maestro Administradores de Libros Auxiliares Asistentes Superiores Ejecutivos Auditores

2. Conceptualmente cada transacción, tan pronto se firma queda como folio pendiente a su contraparte. 3. Cada transacción preparada, pero no firmada es un borrador a la espera de su firma. Durante el ejercicio práctico usaremos el sistema LOD de Capacitación, ubicado en: www.capacitacion.lod.cl Anote las credenciales de ingreso al sistema LOD de Capacitación, le serán de utilidad durante todo el ejercicio: RUT Administrador Mandante: RUT Superior Mandante: RUT Asistente Mandante: RUT Empresa Contratista: RUT Administrador Contratista: RUT Superior Contratista: RUT Asistente Contratista: Los usuarios del Mandante y de Contratistas harán todos los roles, tanto Mandante como Contratista: Administrador Mandante:  Ingresar contrato  Abrir libro Maestro  Iniciar Acta de Inicio Administrador Contratista:  Abrir libro Maestro  Firmar Acta de Inicio

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Anexo I: Tipos de Usuarios Los usuarios podrán utilizar diversas funcionalidades del sistema, dependiendo del Perfil o Tipo de Usuario que posean. Esto significa que dependiendo del Perfil que posean, son las transacciones a las cuales podrá tener acceso, y dependiendo también del Perfil es el tipo de acceso que tendrán (sólo lectura, lectura y modificación, lectura y preparación de borradores, etc.) Actualmente existen 7 perfiles o tipos de usuarios definidos. Quien crea y modifica nuevos usuarios, y sus respectivos privilegios de acuerdo a su perfil, es el Administrador de Sistema. Los Perfiles o Tipos de Usuarios definidos son: 1. Administración del Sistema 2. Superior Mandante 3. Administrador Mandante 4. Asistente Mandante 5. Ejecutivo Mandante 6. Superior Contratista 7. Administrador Contratista 8. Asistente Contratista 9. Ejecutivo Contratista 10. Auditor

Asistente

Administrador de Contrato

Superior y Auditor

En el Libro de Obra Digital

Administrador de Sistemas En el Sistema (no accede al contenido del LOD)

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Perfil Administrador de Contratos: ADMINISTRADOR MANDANTE está facultado para realizar las siguientes transacciones: 1. Ingresar Contratos 2. Apertura Libro de Obra 3. Abrir Actas de Inicio 4. Apertura Libros Auxiliares 5. Cerrar Libros Auxiliares 6. Cerrar Libros de Obra 7. Realizar Transacciones

ADMINISTRADOR CONTRATISTA está facultado para realizar las siguientes transacciones: 1. Apertura Libro de Obra 2. Abrir Actas de Inicio 3. Apertura Libros Auxiliares 4. Cerrar Libros Auxiliares 5. Cerrar Libros de Obra 6. Realizar Transacciones

Mandante Ingreso Contrato Manual

Estado Borrador

Contratista

Ingresado

Selecciona: - Tipo de Libro a abrir: (Maestro / Múltiple). - Empresa

A

Apertura Libro Maestro

Apertura Pendiente de: Estado Borrador Firma

Selecciona: - Superior - Asistente (opcional)

B

Apertura Libro Multidivisional

Apertura Libro Div. 1 Apertura Libro Div. 2

Estado Borrador Firma

Apertura Libro Div. 3

- Libro por la contraparte. - Acta de inicio

Firma

Estado Borrador

Estado Borrador

Abrir Acta de Inicio

Abrir Acta de Inicio y Entrega de Terreno

Apertura Pendiente de:

Estado Borrador

- Libro por la contraparte. - Acta de inicio

Apertura Pendiente de:

Apertura realizada: Contrato Vigente

Apertura del Contrato Selecciona: - Su Superior - Asistente (opcional)

Firma

Cumplido este proceso el contrato se encuentra vigente, con pendiente de Abrir acta de inicio.

- Libro por la contraparte. - Acta de inicio Selecciona: - Administrador (debe ser distinto al del libro Padre). - Asistente (opcional) Firma

Apertura Pendiente por la Contraparte

- Para contratos con Tipo de Servicio: Ingeniería y Asesoría Servicios Generales

B

Apertura Pendiente de:

Estado Borrador Firma

Selecciona: - Superior - Asistente (opcional)

A

- Libro por la contraparte. - Acta de inicio

Firma

Libro abierto por ambas partes

Abrir Acta de Inicio Firma

Estado Borrador

Apertura Pendiente por la Contraparte

Cumplido este proceso el contrato se encuentra aperturado para comenzar a operar en el sistema

- Si el contrato es de Tipo de Servicio Construcción Firma se especifíca la entrega de terreno. Opcional

Opcional

Apertura Libro Auxiliar

Selecciona: - Superior - Administrador.(Debe ser diferente al del libro Padre)

Cierre Libro Auxiliar

Apertura Pendiente por la Contraparte

Estado Borrador

Estado Borrador

Apertura Libro Auxiliar

Libro Auxiliar abierto por ambas partes

Firma

Firma

Apertura Pendiente por la Contraparte Firma

Cierre del Libro por ambas partes

Cierre Libro Auxiliar Firma

NOTA: Puede quedar con folios Pendientes

Cierre Libro de Obra

Apertura Pendiente por la Contraparte

Estado Borrador

Firma Nota: Si existieran libros auxiliares, estos deberan ser cerrados primeramente antes de cerrar el libro padre. - Puede quedar con folios pendientes.

Firma

Set de Transacciones habilitadas

(*)

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Cierre del Libro por ambas partes

Cierre Libro de Obra

Set de Transacciones habilitadas

(*)

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de:

Apertura Pendiente de:

Opcional

te.

Opcional

- Libro por la contraparte. - Acta de inicio

diente Firma Estado de: parte orrador

Apertura Pendiente Apertura Libro Libro Auxiliar Apertura Pendiente de: abierto por la Contraparte Auxiliar por ambas partes Apertura Estado te. - Libro por la contraparte. Firma Libro Div. 1Apertura Borrador - Acta de 2016 inicio Apertura realizada: del– VersiónFirma Taller LOD Marzo Firma Contrato Vigente Contrato alde: del libro Padre)Apertura Apertura Pendiente de: Estado Cumplido este proceso el Firma te. - Libro por la contraparte. Libro Div. 2Selecciona: Borrador contrato se encuentra - Acta de inicio - Cierre SuAsistente Superior dienteFirma Apertura Pendiente Firma Cierre del Libro por vigente, con pendiente de Estado Libro Perfil de Administrador de Contratos: Apertura - Asistente (opcional) Abrir acta de inicio. parte por la Contraparte Estado ambas orrador Auxiliar de: Apertura Pendiente de: partes Libro Div. 3 Firma Borrador te. - Libro por la contraparte. Firma

Pendientes

Asistente MANDANTE está facultado para realizar las siguientes transacciones: diente Estado 1. Realizar y responder transacciones parte por la Contraparte ambas partes Obra orrador Firma dejándolas en estado de “Borrador” Firma diente Estado Apertura Pendiente s, estos deberan ser 2. El Asistente NO firma por transacciones Borrador parteel libro padre. la Contraparte (uso cerrar ntes. Firma exclusivo del Administrador) Libro abierto por Abrir Acta de Inicio Firma - Acta de inicio Selecciona: - Administrador (debe ser distinto al del libro Padre). Apertura Pendiente Cierre del Libro por Cierre Libro de - Asistente (opcional)

ambas partes Firma Set de Transacciones habilitadas Set de Transacciones habilitadas Cumplido este proceso el contrato se encuentra diente Estado Apertura Pendiente aperturado para comenzar Borrador parte por la Contraparte (*)

Apertura Libro Auxiliar Apertura del Contrato Selecciona: - Su Superior Cierre Libro - Asistente (opcional)

Firma Firma

Auxiliar

Libro Auxiliar abierto por ambas partes Apertura realizada: Contrato Vigente Cumplido este proceso el contrato se encuentra Cierre Libro por vigente, condel pendiente de Abrir acta de inicio. ambas partes

Firma

Asistente CONTRATISTA está facultado para realizar las siguientes transacciones: Cierre del Libro por Cierre Libro de 1. Realizar y responder transacciones ambas partes Obra dejándolas en estado de “Borrador” Firma 2. El Asistente NO firma transacciones (uso exclusivo del Administrador) Libro abierto por Abrir Acta de Inicio ambas partes Firma Set de Transacciones habilitadas Cumplido este proceso el

(*)

a operar en el sistema

contrato se encuentra aperturado para comenzar a operar en el sistema

rvicio Construcción Firma no. Opcional

Opcional

Perfil Superior:

diente stado parte orrador

Apertura Pendiente Libro Auxiliar abierto

Apertura Libro

Superior para por la facultado Contraparte Auxiliar MANDANTE está por ambas partes Firma realizar las siguientes transacciones: Firma 1. Ver los administradores a su Cargo. al del libro Padre) (Cartera de administradores) diente Apertura Pendiente Cierre del Libro por stado Cierre Libro 2. Ver los contratos Históricos parte por la Contraparte ambas partes orrador Auxiliar Firma 3. Ver las aperturas y cierres realizados en los Firma Pendientes Libros de Obra 4. Cierre Ver los Reclamos Vigentes eCierre Históricos diente Apertura Pendiente del Libro por Libro de stado parte por la Contraparte 5. VerObra Folios Pendientes ambas partes orrador Firma 6. Ver Folios Generados Firma s, estos deberan ser errar el libro padre. 7. Generar la constancia de cambio de tes. Administrador Set de Transacciones habilitadas Set de Transacciones habilitadas

(*)

Apertura Libro

Libro Auxiliar abierto

Superior CONTRATISTA está facultado para Auxiliar por ambas partes realizar las siguientesFirma transacciones: 1. Ver los administradores a su Cargo. (Cartera de administradores) 2. VerCierre los Libro contratos Históricos Cierre del Libro por ambas partes Auxiliar 3. Ver las aperturas yFirma cierres realizados en los Libros de Obra 4. Ver los Reclamos Vigentes e Históricos Cierre del Libro por Cierre Libro de 5. Ver Folios ambas partes Obra Pendientes 6. Ver Folios Generados Firma 7. Generar la constancia de cambio de Administrador Set de Transacciones habilitadas

(*)

(*) Cada uno de los perfiles tiene acceso a un determinado número de transacciones, que veremos en el capítulo a continuación.

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Para graficar las transacciones a las cuales tiene acceso cada Perfil, se ha creado el siguiente esquema:

En la gráfica es posible observar que para cada Perfil existe un conjunto de transacciones predefinido. Así entonces podemos ver que para un Administrador de Contrato existen ciertas transacciones habilitadas, las cuales son distintas a las que tiene un Superior o un ejecutivo. Ahora bien, entre los Administradores de Contratos también existen diferencias respecto a la composición del conjunto de transacciones; dependerá si es de Mandante o es Contratista si tiene acceso a ciertas transacciones o no. En todo caso, tal como puede observarse en la gráfica adjunta, las herramientas de comunicación con que cuenta cada una de las partes están equiparadas, sin privilegiar ni perjudicar a ninguno de los participantes del contrato.

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Anexo II: Tipos de Transacciones Cada uno de los Perfiles anteriormente descritos tendrá acceso a un determinado set de transacciones habilitadas. Por otro lado, cada etapa del contrato tiene definido un conjunto de transacciones posibles de ser realizadas. A continuación se detalla cada una de ellas. 

Transacciones:  Para el Inicio del Contrato, las transacciones posibles de realizar son: o Acta de Inicio: estipulación de las condiciones en las cuales se inicia el contrato o Apertura de Libro: aperturas del Libro, que pueden ser simples, por especialidad o Multidivisionales  Para la Ejecución del Contrato, las transacciones posibles de realizar son: o Consulta: Se aplica a hechos Pasados o Futuros, y requiere Respuesta. Se usa cuando cualquiera de las partes tiene una duda o requiere información general, ya sea del proyecto, de las partes, o del algún evento o hito. Es la instancia de comunicación más abierta posible, donde se permite preguntar libremente respecto de cualquier tema. Esta transacción se usa cuando se quiere saber algo; no cuando se quiere tener algo. CONSULTA ADMINISTRADOR MANDANTE

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante  Contratista

Consulta SI

REQUIERE RESPUESTA

Lee y responde A

Lee y termina la transacción

Solicitud de Compensación

o

B

Responde Genera

Constancia: Se aplica sólo sobre hechos Pasados. Esta transacción se usa sólo cuando se quiere formalizar, notificar, registrar o constatar cierto hecho o situación, y que se considera relevante para el desarrollo del proyecto. CONSTANCIA ADMINISTRADOR MANDANTE

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

No

REQUIERE RESPUESTA

Lee y termina la transacción

SI

REQUIERE RESPUESTA

Lee

Constancia

A Lee y termina la transacción

Responde Solicitud de Compensación

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B

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante  Contratista

Genera

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o

Entrega de Información: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros, y requiere respuesta. Se usa cuando una parte desea entregar proactivamente cierta información a la otra. Esto puede ser un determinado reporte, un plano específico, o algún otro documento considerado importante para el desarrollo del proyecto. ENTREGA DE INFORMACIÓN ADMINISTRADOR MANDANTE

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

NO

REQUIERE RESPUESTA

Lee y termina la transacción

SI

REQUIERE RESPUESTA

Lee

Entrega Información

A Lee y termina la transacción

Solicitud de Compensación

o

B

Responde

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante  Contratista

Genera

Solicitud: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta. Se usa cuando una de las partes requiere tener “algo” de la otra. Lo requerido puede ser un bien físico (zapatos de seguridad, ciertas herramientas, etc.) y también puede ser un informe, archivo, plano, etc. Esta transacción se utiliza cuando la contraparte debe enviar algo más que la simple respuesta. SOLICITUD ADMINISTRADOR MANDANTE

Solicitud

SI

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

REQUIERE RESPUESTA

Lee y responde A

Lee y termina la transacción

B

Responde

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante  Contratista

Solicitud de Compensación

o

Instrucción: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta (sólo para constatar que el Contratista leyó la Instrucción). Sólo puede usar esta transacción el Administrador de Contratos de Mandante, y sirve para comunicarle al Contratista que debe ejecutar una determinada acción, seguir un determinado procedimiento, o actuar de acuerdo a lo que se ha establecido. Una Instrucción es una orden para actuar de determinada manera. INSTRUCCIÓN ADMINISTRADOR MANDANTE

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

No

REQUIERE RESPUESTA

Lee y muere la transacción

SI

REQUIERE RESPUESTA

Lee y responde

Instrucción

A Lee y termina la transacción

B

Responde Solicitud de Compensación

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Esta transacción puede ser usada por:  Mandante solamente

Genera

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o

Orden de Cambio: Se aplica sólo sobre hechos Futuros, y requiere Respuesta (porque el Contratista debe aceptar dicho cambio; si no lo acepta, debe generar una “Solicitud de Compensación”). Se usa cuando se ha producido un cambio en las condiciones iniciales del contrato, producto de una “Solicitud de Compensación” por parte del Contratista, o producto de la iniciativa del Administrador de Contratos de Mandante si lo estima conveniente. Si se ha modificado por alguna razón el plazo, el monto, o se ha cambiado el Administrador del Contrato, es necesario “actualizar” el contenido contractual, para lo cual se utiliza esta transacción de “Orden de Cambio”. ORDEN DE CAMBIO ADMINISTRADOR MANDANTE

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

Lee y responde

Orden de Cambio - Requiere Respuesta - Requiere Plazo en días o Monto en$, UF, US$ Lee y termina la transacción

o

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante solamente

No requiere respuesta

Notificación de Incumplimiento: Se aplica sólo sobre hechos Pasados, y requiere Respuesta. Se utiliza solamente para avisarle a la contraparte que ha violado alguna norma interna de Mandante, alguna norma medio ambiental, algún procedimiento, alguna instrucción, alguna normativa de seguridad, o cualquier tipo de acuerdo adquirido en virtud del Libro de Obra Digital. Para las faltas de carácter menor, puede efectuarse una Constancia. declaración de no haber respetado cierta norma NOTIFICACIÓN DE INCUMPLIMIENTO ADMINISTRADOR MANDANTE

Notificación de Incumplimiento MULTA (OPTATIVO)

SI

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

REQUIERE RESPUESTA

Lee A

Lee y termina la transacción

B

Responde Solicitud de Compensación

o

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante  Contratista

Genera

Solicitud de Compensación: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros, y requiere Respuesta. Es una transacción que sólo puede ser usada por el Administrador de Contratos de la empresa Contratista, cuando considera que procede una compensación por cambios en las condiciones contractuales (ya sea por modificación en los plazos o en los montos involucrados). Para esta transacción se generan dos instancias:  Notificación: Donde sólo se reporta el hecho, y se dispone de 5 días para dimensionar el daño. En este caso se genera la “Solicitud de Compensación”, pero se deja en blanco el monto y el plazo.  Sustanciación: Donde se evalúa el impacto del daño que se va a reclamar (En Monto y en Plazo). En este caso se especifica el monto a solicitar y el plazo. Cabe señalar que el Administrador de Contratos de Mandante no tiene acceso a esta transacción porque en caso de incumplimientos que provoquen compensaciones, lo que

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se hará es cobrar la Boleta de Garantía otorgada por el Contratista al inicio de la Obra o Servicio. (NOTIFICACIÓN) SOLICITUD DE COMPENSACIÓN ADMINISTRADOR CONTRATISTA

Solicitud de Compensación

No

ADMINISTRADOR MANDANTE

Esta transacción puede ser usada por:  Contratista solamente Requiere Respuesta

Lee y responde

- Se deja en blanco el impacto solicitado.

(SUSTANCIA) SOLICITUD DE COMPENSACIÓN ADMINISTRADOR CONTRATISTA Solicitud de Compensación

Si

ADMINISTRADOR MANDANTE

Requiere Respuesta

- Requiere Plazo en días o Monto en$, UF, US$ Lee y responde

Si

Lee y responde No hay acuerdoA

B

Requiere Respuesta

Esta transacción puede ser usada por:  Contratista solamente

Orden de Cambio Genera Reclamo

Si

Requiere Respuesta

Lee y fija la primera reunión

- Recluta los mienbros de la mesa y envía Solo lee y pasa al libro de reclamos

o

Respuesta a una Solicitud de Compensación: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros, y requiere Respuesta. El Administrador de Contratos de Mandante usa este tipo de transacción solamente como réplica o respuesta a la “Solicitud de Compensación” realizada por el Administrador de Contratos de la empresa Contratista. La respuesta a la Solicitud de Compensación puede ser:  Para aceptar la “Solicitud de Compensación”, lo cual derivaría en la transacción “Orden de Cambio”.  Para rechazar la “Solicitud de Compensación”, situación en la cual el Contratista debe decidir si interpone o no un “Reclamo” RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE COMPENSACIÓN ADMINISTRADOR CONTRATISTA Solicitud de Compensación

Si

ADMINISTRADOR MANDANTE

Requiere Respuesta

- Requiere Plazo en días o Monto en$, UF, US$ Lee y responde

Si

Lee y responde No hay acuerdo A

B

Requiere Respuesta

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante solamente

Orden de Cambio Genera Reclamo

Si

Requiere Respuesta

- Recluta los mienbros de la mesa y envía

Lee y fija la primera reunión

Solo lee y pasa al libro de reclamos

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o

Reclamo: Se aplica sólo sobre hechos Pasados, y requiere Respuesta. Sólo los Administradores de Contratos de empresas Contratistas pueden realizar esta transacción, la cual nace necesariamente como consecuencia del rechazo a una Solicitud de Compensación, o por la ausencia de respuesta a una Solicitud de Compensación. Sólo si sucede alguno de los eventos anteriores es posible usar esta transacción, donde se manifiesta la disconformidad ante la negativa de Mandante de realizar las modificaciones contractuales propuestas. (Es una transacción que sólo se gatilla como consecuencia de otra) o

Respuesta genérica: Se aplica sobre hechos Pasados o Futuros. Estas transacciones se producen como consecuencia del uso de otras transacciones que requieren una respuesta de la Contraparte. RESPUESTA GENERICA ADMINISTRADOR MANDANTE

Lee y responde

ADMINISTRADOR CONTRATISTA

Consulta

- En caso que no requiera respuesta

Esta transacción puede ser usada por:  Mandante  Contratista

Lee y termina la transacción

 Para el Término del Contrato, las transacciones posibles de realizar son: o Cierre de Libro: que pueden ser simples, por especialidad o Multidivisionales. 

Seguridad: Cada una de las transacciones se realizará utilizando un sistema de Firma Digital. Esto está compuesto de una clave privada, una clave pública y un certificado emitido por una entidad independiente; todo esto es comparado entre sí, y confirmado con el “RUT” y la “clave” del usuario, de modo de confirmar con absoluta certeza la identidad e integridad de la transacción registrada.



Búsquedas: La búsqueda debe ser flexible y amigable. Debe ofrecer una respuesta inmediata, permitiendo a los usuarios encontrar folios ya sea por Números de Contratos predefinidos o por diversos Criterios de Búsqueda.



Informes de Gestión: Esta herramienta permite realizar estudios y manejar estadísticas referentes a la información contenida en el LOD. Se pueden hacer consultas por: o o o o o

Folios pendientes, por mes, antigüedad, tipo de transacción usada, autor, tipo de perfil, y división. Emisor y Receptor de la Información, donde se listan las comunicaciones para un determinado receptor, y/o de un determinado emisor. Tipo de transacción, por consultas, reclamos, etc. Asunto tratado en las transacciones Fecha de inicio de la transacción

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

Control, seguimiento y escalamiento: El sistema genera automáticamente correos por alertas y escalamientos. Ellos son: o Alertas por ingreso de un borrador o de una transacción o Alertas por Inactividad. o Alerta fechas próximas (boletas, respuestas, etc.). o Escalamiento por fechas vencidas. o Alertas por Ingreso de Reclamos.

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Anexo III: Sistema Acceso desde Internet: Para que la página web del Libro de Obra Digital pueda ser visualizada desde su computador, es necesario verificar ciertas condiciones: 

Sistema Operativo Windows XP, Windows 2000 o superior: Para verificar esto, ir al Escritorio, hacer clic con el botón derecho en el ícono Mi PC, y verificar el sistema en la lengüeta General



Browser Internet Explorer 6.0 o superior Para verificar esto, abra cualquier página de Internet. 1. En la barra de herramientas diríjase a “Opciones de Internet”

2. Selecciones la viñeta “Seguridad”, y seleccione zona “Internet”. Haga clic en el botón “Nivel Personalizado”.

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3. En “Controles y complementos de ActiveX”, en la opción “Descargar los controles firmados para ActiveX”, marque la opción “Pedir Datos”.

4. En “Controles y complementos de ActiveX”, en la opción “Descargar los controles no firmados para ActiveX”, marque la opción “Pedir Datos”.

5. En “Controles y complementos de ActiveX” en la opción “Ejecutar controles y complementos de ActiveX”, marque la opción “Activar”.

6. En “Controles y complementos de ActiveX” en la opción “Inicializar y activar la secuencia de comandos de los controles de ActiveX no marcados como seguros”, marque la opción “Pedir Datos”.

7. Haga Clic en “Aceptar”, Cuando se despliegue la ventana de advertencia de cambio de seguridad de la zona, haga clic en “Si”.

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La Firma Digital Avanzada opera de la siguiente forma: Cuando se envía un mensaje:

Escritura del Mensaje Clave P ú blica

FIRMA Clave P ú blica

Al conectar el eToken al puerto USB, el sistema compara la clave p ú blica del certificado con la clave privada del eToken . Si no son compatibles, arroja el mensaje de ERROR.

INTEGRIDAD

Calcula ? Clave P ú blica

ENCRIPTACION

Calcula ? Clave P ú blica

Env ío del Mensaje

? ? Calcula Calcula Clave Clave Privada Clave blica ública Pú P

*

Clave Privada

Si son compatibles, el sistema cuenta ciertos valores contenidos en el mensaje por enviar.

Se encripta (codifica) la clave para que esta no pueda ser vista ni conocida por nadie m ás que el usuario que la ingres ó. Se env ía el mensaje Firmado, Íntegro y con la firma Encriptada a un repositorio de datos, ubicado re en las oficinas del Operador

La seguridad en las comparaciones y verificaciones de los mensajes, se basa en el diseño e implementación de ciertas pruebas (como por ejemplo, Prueba de Consistencia de Pares, Prueba de Comprobadores de Certificados, Prueba de Confirmación de Ingreso Manual de Clave, Prueba de Generadores de números al azar, etc.), mediante las cuales se asegura por un lado, que quien envía el mensaje es quien está habilitado para ejecutar esa transacción, y por otro, asegura que el contenido no sea interceptado ni modificado en el camino, y que sólo pueda ser visto por el receptor a quien estaba destinado.

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Cuando se recibe un mensaje: El destinatario del Mensaje puede ver su mensaje, que se encuentra en la Base de Datos del Operador

? ? Calcula Calcula Clave Clave Privada Clave blica ública Pú P

Clave Privada

Se descifra o decodifica la clave

DESENCRIPTACI DESENCRIPTACION

Calcula ?

Se verifica la integridad del documento a trav és de la cuenta de ciertos valores contenidos en el mensaje recibido. Si los valores contados en el mensaje recibido no los iguales a los contados en el mensaje enviado, arroja el mensaje “ERROR, Documento no es el Original ” Si los valores contados coinciden, se comprueba la firma con el Operador. Si la clave privada corresponde a la clave pública (certificado), y este certificado no est á revocado, se abre el mensaje.

Clave P ú blica

Verificación de INTEGRIDAD Calcula ? Clave P ú blica

Verificación de FIRMA Clave P ú blica

Lectura del Mensaje Clave P ú blica

De este modo, se ha verificado que el mensaje recibido es fiel al original, y fue realizado y enviado por el usuario identificado, el cual tiene todas las atribuciones y permisos para realizar la transacción ejecutada.

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