Administración de Ventas

ADMINISTRACIÓN DE VENTAS

Sesión No. 6 Nombre: Planeación, Presupuestos, Programas

Contextualización Te has preguntado ¿Qué requiere una actividad de la área de venta? La actividad del área de ventas requiere trabajo importante de planeación y medición de objetivos, de ello dependen los alcances económicos y de acción de cada una de las áreas de la empresa y determina las metas de ingresos anuales de las organizaciones.

Tales metas establecen la cantidad que se habrá de invertir en la operación para ser logradas, es decir, las metas futuras determinan su propio costo. Lograrlo se convierte en un reto que deberá contar con los programas de trabajos adecuados y mesurables.

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Introducción al Tema Te has preguntado ¿Qué caracteriza al presupuesto?

El presupuesto sirve para logar un máximo rendimiento de las operaciones de la empresa así teniendo en cuenta el desarrollo y coordinación de decisiones tomadas para tener un control de las operaciones que puedan ajustar a los planes establecidos. Así formulando las políticas generales de la empresa ayuda a ubicar la situación realista de las posibilidades que la empresa tiene como objetivos esto lo pueden logra mediante estadísticas y situaciones pasadas. Lo que características a un presupuesto es un esquema, pues se elabora en un documento formal, ordenado sistemáticamente,

como lo son también estas

características:

Está expresado en términos cuantitativos Es general porque debe establecerse para toda la empresa Es específico porque puede referirse a cada una de las áreas de la organización Es diseñado para un periodo determinado.

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Explicación

Presupuestos ¿Cómo saber cuánto puede gastar cada área de la empresa? El presupuesto de cada área es la base para la medición de la productividad. Podemos comprender la relación que hay entre las metas logradas y los gastos necesarios para lograr dichas metas; esto nos permite detectar el momento en que los gastos son excesivos e innecesarios o, por el contrario, la visualización clara de los costos de la productividad.

El presupuesto se deriva del pronóstico de ventas, éste arroja un indicio de ingresos que podrán ser distribuidos apropiadamente en el presupuesto de cada área. Cada área de la empresa analiza y propone un plan operativo acorde a los objetivos generales de la empresa y el pronóstico de ventas, con el fin de presentarlo a los directivos para ser evaluados y autorizados.

De igual forma puede ser a la inversa, donde los directivos de acuerdo con las estrategias de ingresos, egresos y mercado, distribuyan el gasto entre las diferentes áreas para su operación. Catedráticos de la Universidad de Colorado, al Sur de California e Indiana, indican que el presupuesto obedece tres objetivos generales: planificación, coordinación y evaluación (Stanton; Buskirk; Spiro, 2003: 377).

La planificación: El presupuesto de los diversos departamentos es su plan de acción y el patrón de medida de su rendimiento. Contando con el presupuesto, los departamentos de una empresa puede poner en marcha el plan de acción.

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La coordinación: El objetivo de una empresa es comprar ingresos a un costo razonable, es precisamente el presupuesto el que determina a cuánto ascenderá este costo; por consiguiente, el presupuesto sirve de ayuda para impedir que los gastos se descontrolen.

Evaluación: El presupuesto del departamento de ventas se convierte en herramienta para valorar el rendimiento. Si un gerente de ventas alcanza los objetivos de ventas y de costos que se han establecido, serán prueba de su éxito.

Programas

Lograr los pronósticos y los presupuestos en tiempo y forma es una tarea delicada. Por ello es necesario contar con la programación adecuada que nos permita contar con tiempos y tareas específicas, para cada persona involucrada en el proceso –desde la dirección general hasta los vendedores y el equipo de marketing, pasando por los encargados de la publicidad y la creación de mensajes ordenados por segmento de público–, así daremos un repaso a las principales tareas a realizar y el orden que deberán llevar para lograr un pronóstico y presupuesto adecuados.

Cuando hablamos de programas nos referimos a la programación estratégica de tareas, tal como lo menciona Lourdes Münch en su libro Planeación estratégica: La planificación estratégica se debe entender como el esfuerzo sistematizado para encaminar acciones y decisiones que pauten la forma de alcanzar metas propuestas a partir de una situación dada (Münch, 2009: 2).

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ADMINISTRACIÓN DE VENTAS Como anteriormente hemos estudiado, el pronóstico es la base para el desarrollo del presupuesto del estimado de ventas, mismo que se realiza en un año para decidir el volumen de costos que tendrá dicha venta. Por lo tanto, en nuestro programa de acción siempre deberá realizarse primero el pronóstico de venta y a continuación el presupuesto.

Como todo plan se debe contar con un tiempo de inicio y término, es decir, el momento en que el plan dará inicio y en que termine de aplicarse y evaluarse para dar paso a los reportes de evaluación.

La validación es el análisis de la fuente de información y el entorno de las circunstancias en que fueron adquiridas, que permita establecer un parámetro sobre veracidad de la información. La información del mercado nos permite conocer la intención de compra de nuestros consumidores, sus hábitos y costumbres sobre el uso y consumo del producto y, por tanto, el conocimiento del aproximado de compra durante un período; generalmente se realiza anualmente.

Actualmente la tecnología de la información ha permitido que la planeación y el control de la venta se automaticen, permitiendo tener reportes exactos de las actividades comerciales al generar información fundamental para la toma de decisiones de la dirección y la gerencia de ventas.

Este tipo de programas informáticos son llamados crm`s (por sus siglas en inglés: Customer Relationship Management), y es un sistema que permite gestionar las actividades relacionadas con los clientes. Un crm permite el registro de los clientes, las actividades realizadas con cada uno, las anotaciones específicas sobre sus necesidades, tipo de productos vendidos, fechas e incluso datos personales como día de nacimiento o próximo consumo.

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Conclusión El presupuesto es el costo de los logros comerciales, es decir, dependiendo del pronóstico de ventas y la utilidad pronosticada de las mismas la empresa utilizará por adelantado una parte para poder operar. Los presupuestos están basados en el costo de las actividades mismas por cada una de las áreas.

Los presupuestos pueden ser impuestos por la dirección o propuestos por los miembros del equipo, pero siempre se debe pedir opinión de aquellas personas que realizan las labores directamente, por ello, los vendedores deben dar su opinión sobre sus requerimientos para lograr las ventas. La organización estructural y operativa del cumplimiento de los presupuestos, dependerán de la buena planeación y puesta en marcha de los programas.

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Para aprender más ¿Cómo conocer un estimado en los planes de acción? El presupuesto debe contener la lista de acciones que generan un egreso para la empresa, es decir, toda aquella actividad que requiera de un recurso económico para poder alcanzar los objetivos generales de la empresa. Es importante que se detalle en el presupuesto. Para poder conocer un estimado se requieren conocer los planes de acción a seguir, las actividades y gastos del año anterior; esto pueden ser una base para identificar cada rubro de gasto y cada tarea necesaria a realizar. Los cambios significativos en las actividades, deben de ser analizadas por separado para integrarse finalmente al plan de acción y al presupuesto.

Algunos de los rubros que se deben de tomar en cuenta son los siguientes (Hartley, 2007:164): •

Salarios y bonos pagados a los representantes.

•

Viáticos y gastos por agasajos de la fuerza de ventas.

•

Salarios y gastos de los especialistas técnicos.

•

Entrenamiento.

•

Teléfono e internet.

•

Catálogos, folletos y listas de precios.

•

Muestras y modelos.

•

Asignaciones para publicidad cooperativa.

•

Clínicas del cliente.

•

Renta o depreciación de la oficina de ventas y bodega.

•

Suministros de oficina y bodega.

•

Servicios públicos.

•

Salarios de oficina.

•

Salarios pagados al personal de servicios y reparaciones.

•

Costo de llevar el inventario de partes.

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Actividad de Aprendizaje

Instrucciones: Con la finalidad de reforzar los conocimientos adquiridos a lo largo de esta sesión, ahora tendrás que realizar una actividad en la cual a través de un Reporte expliques los objetivos generales de planificación, coordinación y evaluación, tomando en cuenta las distintas dimensiones.

Puedes realizarlo en cualquier programa especializado en procesador de texto, al final tendrás que guardarlo en PDF con la finalidad de subirlo a la plataforma de la asignatura.

Recuerda que esta actividad te ayudará a entender los objetivos generales planificación, coordinación y evaluación, lo cual te facilitará el estudio de Administración de Ventas.

Esta actividad representa el 5% de tu calificación final y se tomará en cuenta lo siguiente: Tus datos generales Referencias bibliográficas Ortografía y redacción Título Resumen Representación gráfica

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Bibliografía

Hartley, R. (2007). Administración de ventas. México: Grupo Editorial Patria.

Stanton W.J.; Buskirk R.H.; Spiro R.L. (1995). Ventas: conceptos, planificación y estrategias. Colombia: McGraw-Hill.

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