Técnicas de redacción comercial

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Reglas de oro… Para una escritura de calidad en las comunicaciones de Grant Thornton Cheng y Asociados respetemos, las siguientes reglas de la presente presentación

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Comparación del uso correcto de las mayúsculas en inglés y en español:

En español, al contrario del inglés, los días de la semana, meses, títulos, gentilicios e idiomas, sino están al principio de una oración o después de un punto, se escriben en minúsculas. Ejemplo: lunes, martes; enero, febrero; ingeniero, doctor, licenciado; panameño, italiano, chino, etc. En, efectivamente, inglés todos estos términos se escriben con mayúscula.

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Otros usos incorrectos de las mayúsculas

No abusen del uso de las mayúsculas. Es un error pensar que con las mayúsculas resalta o imprime mayor énfasis a una parte de una frase. Para eso usen la negrillas o las itálicas.

Ejemplo Incorrecto: El Director de los Ministerios Españoles Correcto: El director de los ministerios españoles

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Ejemplos:

Incorrecto: …el día Martes, 15 de Octubre de 2002, el Licenciado (o peor aún, el Lic.) Alvarado me comunicó que conoció a un Argentino que habla Inglés… Correcto: …el día martes, 15 de octubre de 2002, el licenciado (o Lcdo.) Alvarado me comunicó que conoció a un argentino que habla inglés… © Grant Thornton International. All rights reserved.

Las mayúsculas SÍ llevan tildes (acento ortográfico)

Anteriormente no se podía tildar las mayúsculas en las máquinas de escribir por no tener el espacio. Muchas personas se escudan bajo esta falacia su ignorancia para no aprender las sencillas reglas que exige el idioma español para el uso de las tildes (palabras agudas, graves, esdrújulas y sobre esdrújulas) Ejemplo: Incorrecto:

PANAMA ES UNA PALABRA AGUDA

Las palabras agudas son las que tienen la sílaba tónica en último lugar. Llevan tilde si terminan, en n, s o en vocal

Correcto:

PANAMÁ

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¡Nota importante!

La palabra balboa (unidad monetaria de la República de Panamá), sino está empezando una oración o seguida de un punto, se escribe con minúscula.

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¿Cómo se escriben los títulos?

Los títulos universitarios (o profesionales), se ven mejor que escrito que en abreviatura. Por ejemplo, Lcdo., (nunca Lic.), sino licenciado; no us Dr., sino doctor, etc. sin embargo, los títulos de nobleza y cargos públicos cuando van seguidos por el nombre de la persona, sí deben ir en mayúsculas (el Rey Juan Carlos de España). © Grant Thornton International. All rights reserved.

Ejemplo:

Incorrecto …el Licenciado Alberto E. López, el ministro Abel C. Pérez, el alcalde Juan Carlos Navarro y Los Reyes de España…. Correcto … el licenciado Alberto E. López, el Ministro Abel C. Pérez, el Alcalde Juan Carlos Navarro y los reyes de España….

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Evite el uso de clisé sin sentido

Sean mis primeras palabras para desearle éxitos en sus delicadas funciones, etc. o frases inútiles similares que se acostumbran colocar al principio de las comunicaciones, sencillamente deben obviar este horrible clisé.

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La separación del título con el nombre en dos líneas distintas

Incorrecto Señor Juan Pérez

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Correcto Señor Juan Pérez,

NO utilizar "SEÑORES" seguido del nombre de la empresa Sí sólo tenemos el nombre de la compañía a quien se dirige la carta y no tenemos conocimiento (o no queremos usar) el nombre del destinatario: En vez de:

Señores Credicorp Bank Panamá, República de Panamá

Se utiliza:

Credicorp Bank Panamá, República de Panamá Estimados señores:

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¿Cómo se debe escribir las unidades monetarias?

Las unidades monetarias no tienen por qué escribirse con mayúsculas Ejemplo: Incorrecto …el Balboa, unidad monetaria de la República de Panamá está a la par con el Dólar de los Estados Unidos de Norteamérica….

Correcto … el balboa, unidad monetaria de la República de Panamá está a la par con el dólar de los Estados Unidos de Norteamérica…. © Grant Thornton International. All rights reserved.

Nombres completos

Tratemos de utilizar nombres completos al momento de confeccionar una carta. Ejemplo: Incorrecto Banco Nacional

Correcto Banco Nacional de Panamá

Banistmo

Primer Banco del Istmo, S. A.

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Concordancia en el uso de la dirección con el saludo

El uso del nombre en la dirección de la carta debe tener concordancia con el saludo:

En vez de:

Licenciado Juan Pérez Credicorp Bank Estimado señor:

Se utiliza:

Licenciado Juan Pérez Credicorp Bank Estimado licenciado Pérez

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Concordancia en el uso de la dirección con el saludo - continuación Distinto es cuando … Incorrecto:

Correcto:

Credicorp Bank Panamá, República de Panamá

Credicorp Bank Panamá, República de Panamá

Atención: licenciado Juan Pérez

Atención: licenciado Juan Pérez

Estimado licenciado Juan Pérez:

Estimados señores:

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Escritura de los números

La escritura de números en caracteres arábicos y letras, siempre se deben escribir en el orden de: primero las letras y entre paréntesis los números. MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES BALBOAS (B/.1,543).

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Usar tabla para los números

Cuando hay columnas para separar textos o números, utilicen tablas. No únicamente tabulaciones y nunca utilicen la presentación centreada para los números. Usen la presentación justificada hacia la derecha (como el presente cuadro) . No ✖ 3,453,875.00 © Grant Thornton International. All rights reserved.

Si ✔ 3,453,875.00

Uso del signo de número

Para el signo de número, se suele utilizar la letra "N" mayúscula, con la "o" minúscula y el punto. Esto es incorrecto. Ejemplo:

No. (esto es “no” y un punto)

La forma correcta es utilizar: la letra "N" mayúscula, seguida por el signo de " º " Ejemplo:

Nº

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Orden correcto de las fechas

En español cuando se escribe una fecha, se usa el siguiente formato: DÍA – MES – AÑO En inglés se escribe distinto: MES – DÍA – AÑO Ejemplo:

Panamá, 15 de agosto de 2009

En inglés, no se acostumbra interponer la ciudad, antes de la fecha en las cartas y se escribe así: August 15, 2009 (no utilizar nunca el subfijo 15th) © Grant Thornton International. All rights reserved.

El acento ortográfico en la palabra décimo tercer mes

Dependiendo de su escritura se colocará la tilde. Ejemplo: Decimotercer mes Décimo tercer mes

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La escritura correcta de las horas (antes meridiano y pasado meridiano) Incorrecto: A. M. ó P. M. / AM PM Correcto: a.m. ó p.m. (sin espacios entre los puntos)

a.m. (español) y am / a.m. (inglés) © Grant Thornton International. All rights reserved.

Escritura de los números ordinales

Nunca deben utilizar la terminación avo para ordinales – es un grave error. Ésta se usa únicamente para referirse a las fracciones de la unidad (partitivo). Ejemplo: Es un error usar doceavo para referirse al orden después del undécimo (como está escrito significa una de las partes de una unidad fraccionada en 12 partes, o sea, menos de uno. La forma correcta es duodécimo o décimo segundo. © Grant Thornton International. All rights reserved.

Después de cada punto y seguido, un solo espacio

Forma equivocada: …en la semana pasada. El doctor Chávez Forma correcta: …en la semana pasada. El doctor Chávez

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El uso del título "don"

El uso del la forma de tratamiento preferencial de don o doña, nunca debe ir seguido del apellido, sino del nombre Ejemplo: Don Rivera (incorrecto) Don Ismael o señor Rivera (correcto)

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Para redactar cartas se debe utilizar la plantilla de word suministrada por Grant Thornton. La letra es Garamound 11 y se debe evitar el abuso del uso de mayúsculas

Solicitar N°de cronológico a recepción Se debe dar solo 1 espacio entre párrafos y títulos

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La segunda página en el encabezado debe llevar el letra Arial Black 10 en gris el nombre de la compañía, lugar y fecha

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La despedida de las cartas deben cumplir con los siguientes parámetros formatos, caracteres y espacios.

Incorrecto: Atentamente, GRANT THORNTON CHENG Y ASOCIADOS Correcto: Atentamente, 1 espacio Grant Thornton Cheng y Asociados 1 2 3Seguido de 3 espacios John C. Cheng, socio 1 espacio JCC/emj © Grant Thornton International. All rights reserved.

espacios correctos al final de la carta 1 Atentamente,

1 espacio

Grant Thornton Cheng y Asociados

1 2 3Seguido de 3 espacios Enrique Vega S., socio

1 espaci EVS/dg

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Con la aplicación de estas simples reglas ortográficas, lograremos una uniforme, mejor y más moderna presentación para un sobresaliente desempeño en nuestra forma de expresión escrita. © Grant Thornton International. All rights reserved.