UNIVERSIDAD DON BOSCO FACULTAD DE INGENIERIA ESCUELA DE COMPUTACION ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I CICLO 2/06

TEMA: FACTURACION E INVENTARIO DE PRODUCTOS PARA LA EMPRESA SALUD NATURAL

ASESOR: VIRGILIO REYES

CATEDRÁTICO: ING. ANA MERCEDES CACERES

GRUPO: 01

ESTUDIANTES:

CARNÉ:

RAUL ERNESTO CRUZ ORELLANA

CO030559

LEVI OSMIN RODRIGUEZ OROZCO

RO040055

MARVIN ERNESTO SANCHEZ CAMPOS

SC040016

ERICK ALEXANDER BENITES MORALES

BM040794

CUIDADELA DON BOSCO, 29 DE AGOSTO DE 2006

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INDICE Pag INTRODUCCION.

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1.1 ANTECEDENTES.

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1.2 IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACION.

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1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .

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1.4 JUSTIFICACION.

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1.5 OBJETIVOS.

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A GENERAL. .

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B ESPECIFICOS.

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1.7 LIMITACIONES. .

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1.8 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN. .

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1.9 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. .

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1.10 MARCO TEORICO.

1.6 ALCANCES.

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2.1 TIPO DE INVESTIGACION.

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2.2 POBLACION Y MUESTRA.

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2.3 INSTRUMENTO O GUIONES APLICADOS. .

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2.4 INTERPRETACION Y ANALISIS DE RESULTADOS.

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3.1 FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ACTUAL.

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3.2 DESCRIPCION DEL ENTORNO.

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3.3 NECESIDADES Y PRIORIDADES.

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3.4 VIABILIDAD O FACTIBILIDAD.

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3.5 RECURSOS TECNICOS.

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4. 1 DISEÑO DEL SISTEMA.

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a) DIAGRAMAS DE CASO DE USO.

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b) DIAGRAMAS DE CLASE.

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c) DIAGRAMAS DE SECUENCIA. .

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d) DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES.

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4.2 BASE DE DATOS.

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4. 4 FORMULARIO DE MANTENIMIETO

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4. 5 MANTENIMIENTO DE USUARIOS .

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4. 6 PAGINA WEB .

4. 3 INTERFAZ DEL USUARIO.

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4. 7 BUZON DE SUGERENCIAS. .

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4. 8 PROPUESTA DEL SISTEMA. .

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CONCLUSIONES.

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BIBLIOGRAFIA.

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GLOSARIO. .

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ANEXOS.

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INTRODUCCION

La empresa “Salud Natural” es miembro de la red de ventas de las empresas Nature’s Sunshine y Mega Health; se encarga de comprar productos, que abarcan desde hierbas naturales a vitaminas a base de hierbas, a las empresas mencionadas, luego procede a la distribución de dicho producto con su red de clientes.

Para el desarrollo recomendable de la empresa, es de vital importancia el cambio de un sistema de información manual a uno informático, debido a que el proceso de búsqueda de información y el almacenamiento posee cierta ineficiencia que conlleva a la pérdida e inconsistencia de los datos y de tiempo.

Para tal cambio se recolectó información sobre los requerimientos que necesita la empresa, para su total operación desde los procedimientos que realiza hasta los controles que se efectúan. Puesto que para realizar un buen sistema se tienen que llevar a cabo varios pasos del ciclo de vida y suprimir todos los errores posibles, para que al final se obtengan buenas ganancias.

El sistema concretamente manejará los siguientes procesos: facturación de ventas, control de clientes generación de reportes e inventarios

Dicho sistema resulta factible para la empresa, ya que esta cuenta con la demanda necesaria para llevar a cabo el desarrollo del sistema computacional, y con esto se logrará una estabilidad en el manejo de la información almacenada.

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CAPITULO I MARCO REFERENCIAL 1.1-ANTECEDENTES: Para la empresa “Salud Natural” el manejo de la información es la herramienta vital para su funcionamiento, por tanto posee un sistema de manejo de datos, el cual provee de los datos necesarios para la realización de cada uno de los procesos.

Actualmente los datos que manejan los procesos son los siguientes: •

Facturación de ventas -Código de factura -Código de cliente -Código de producto -Cantidad producto -Precio unitario de producto -total

•

Inventario -Código producto -Cantidad en existencia -Proveedor -Breve descripción -Estante de Ubicación

•

Control de clientes -Código de cliente -Nombre de cliente -Apellido de cliente -Teléfono -Dirección

•

Generación de reportes

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-Intervalo de fechas -Clientes, Productos,

Si bien su funcionamiento es el requerido este tiene la desventaja de ser manual lo que representa mayor utilización de tiempo y papelería, el cual carece de la agilidad necesaria para una eficiente distribución, por lo que es precisa la implementación del sistema informático que cubra tanto los objetivos propuestos por el cliente con el funcionamiento del sistema anterior.

1.2 -IMPORTANCIA DE LA INVESTIGACIÓN La empresa Salud Natural es una de las principales distribuidoras de productos de empresas nacionales e internacionales como Nature’s Sunshine y Mega Health.

Dicha empresa presenta una serie de problemas: •

Control de Compras/Ventas Se necesita llevar en registro de los productos que se compran como de los que se venden; este proceso se realiza de manera manual.

•

Control de clientes Detalle de los diferentes clientes con los que la empresa Salud Natural se relaciona

•

Clasificación de Clientes Debido a las compras que realizan los clientes son clasificados atendiendo al que mas compras tuvo y tomando los primeros diez puestos.

•

Inventario de Productos Llevar un control detallado de las existencias de productos

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•

Generación de reportes y consultas Tener capacidad de realizar consultas sobre las diversas transacciones de los productos y generar el reporte correspondiente.

Frente a la problemática que presenta la empresa la propuesta de solución que presentamos consiste en implementar un sistema informático para agilizar los procesos de distribución de productos, disminuir costos tanto de tiempo como de reducir el volumen de transacciones hechas en papel, dicho sistema debe verse como una inversión a largo plazo para la empresa por ende obtendrá un grado mayor de competitividad en el mercado que le permitirá aumentar sus ganancias.

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1.3- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA En el sistema actual se presentan los siguientes problemas:

a) Manejo de la información ineficiente: esto se debe a la poca comunicación que existe entre los diferentes procesos de la empresa, ya que el control de la información se realiza manualmente al momento de efectuar una búsqueda el tiempo requerido para recolectar los datos aumenta, por llevarse los procesos de manera independiente uno del otro, los datos se encuentran aislados y no relacionados provocando inconsistencia de datos.

b) Carencia de reportes: Es uno de los procesos que se requieren dentro de la empresa ya que se debe llevar un control de gastos e ingresos mensual y anualmente que determinen el buen funcionamiento de la misma, además de servir como soporte para actividades externas como declaración de renta.

c) Acumulación de papelería: Este es uno de los problemas mas importantes ya que se ocupa mucho espacio físico en papelería, provocando que se haga tedioso el proceso de consultas de datos registrados en meses o años anteriores, además dado que la información se maneja en archivadores se corre el riesgo de generar inconsistencia en los datos.

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1.4-JUSTIFICACION El sistema se implementará para:

a) Inconsistencia de datos: por medio de la base de datos que se implementará se podrán hacer actualizaciones de información contenidas en las tablas relacionadas y por medio de integridad entre tablas se puede restringir el ingreso de datos no validos. b) Búsquedas eficientes: al poseer los datos en formato digital se reducen en gran medida el tiempo necesario para realizar una búsqueda de información. Se estima que en la atención al cliente, se ahorrará hasta un 15%, del tiempo empleado actualmente. En relación a los tiempos requeridos, para hacer reporte de un articulo, cliente o formularios, se calcula que se ahorrará hasta un 65% del tiempo que actualmente se requiere, para cada operación.

1.5-OBJETIVOS Objetivo general: •

Diseñar y desarrollar un sistema informático para automatizar los diferentes procesos que realiza la empresa mejorando la funcionalidad y tiempo de ejecución para aumentar la productividad y mejorar el nivel de desarrollo de la empresa.

Objetivos Específicos: •

Permitir llevar el control de clientes catalogados por categorías según sus compras

•

Prevenir la inconsistencia de los datos.

•

Crear reportes que sirvan como respaldo de transacciones efectuadas.

•

Minimizar la redundancia de los datos.

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1.6-ALCANCES El sistema será capaz de almacenar los datos de productos los cuales quedaran registrados dentro del inventario para verificar las existencias y se actualizará con el ingreso de nuevos productos, además se llevará un control de clientes para determinar su categoría; también se podrán hacer consultas y búsquedas tanto de clientes como productos, conjuntamente el sistema manejará el proceso de facturación en la venta de productos.

Lo anterior se pretende lograr mediante la creación de una base de datos para llevar un control de los datos ingresados al sistema, mientras que las búsquedas y reportes así como los registros de nuevos productos se manejaran mediante una aplicación de interfaz gráfica a la que el usuario deberá acceder para poder manipular la información en la base de datos, se implementará también una sesión para usuarios autorizados al sistema para evitar que cualquier persona ajena a las actividades de la empresa tenga acceso a la información.

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1.7-LIMITACIONES Las principales limitaciones que se presentan con respecto al desarrollo del proyecto son: •

Tiempo: debido a la indisponibilidad de tiempo por parte del contacto para realizar la determinación de requerimientos y definición de problemas con más detalle.

•

Obtención de información: se debe a que nuestros contactos se mantiene en constante desplazamiento y el único medio se comunicación es electrónico.

A pesar de las limitaciones anteriormente mencionadas el desarrollo del proyecto continúa siendo viable ya que se ha constatado que existe factibilidad técnica y económica.

1.8-METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN •

Técnicas Científicas para encontrar hechos:

Las técnicas que se emplearon fueron entrevista y observación.

Para elaborar la entrevista se tomó como base el diagrama de pirámide se realizó una combinación de diversos tipos de preguntas como cerradas, de selección múltiple, bipolar y abierta.

La observación fue realizada para determinar con certeza las actividades que se realizan dentro de la empresa llegando a la conclusión que el sistema informático es la mejor solución, debido a la variedad de actividades a realizar y el tiempo que lleva concluirlas. •

Técnicas de Análisis y Diseños de Sistemas de Información: 8

Con el fin de desarrollar el sistema de información de la manera más óptima se basara en el Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas de Información como técnica base para dar respuesta al problema y aplicar la solución de tipo informática.

También se utilizara UML (Lenguaje Unificado de Modelado) como técnica para modelar los requerimientos del sistema y los procesos que necesitan realizarse en este ultimo para cumplir dichos requerimientos.

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1.9-CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

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1.10-MARCO TEÓRICO Desde hace mucho tiempo, las organizaciones han reconocido la importancia de administrar recursos clave como la mano de obra y las materias primas, en la actualidad la información se ha ganado el derecho de ser considerada como un recurso clave, los encargados de las tomas de decisión por fin han comprendido que la información no solo es un producto derivado y que puede constituir un factor crucial en el éxito o fracaso de una empresa.

Hoy en día son muchos las actividades que las empresas efectúan en su desempeño cotidiano, en su mayoría vinculados a una perspectiva tecnológico-empresarial.

Algunos realizan el análisis en función no tanto del rendimiento sino de la consecución de los objetivos previamente definidos. Dentro de esta clase, encontramos procedimientos que van desde el análisis de los procesos de la empresa y del modo en que fluye la información, hasta la valoración de cómo se estructura en función del mercado, el producto o el servicio, así como las entradas que se deben obtener, los recursos corporativos, el rendimiento de la empresa y los procesos corporativos; también se tienen los procedimientos transaccionales básicos de toda organización como inventario de productos, pago de planilla, generación de reportes, facturación de productos, registro de clientes, etc.

Los sistemas de información deben permitir un rápido y eficiente acceso a cualquier tipo de información bajo cualquier formato. Ello requiere sistemas de presentación y visualización, tratamiento, compresión, organización y acceso remoto de la información que permitan el manejo de enormes cantidades de datos de manera eficaz y sencilla para el usuario

El desafió de desarrollar nuevos sistemas de información para aplicaciones de comercio electrónico, inalámbricas y portátiles en entornos económicos, legales,

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sociales y físicos y dinámicos requiere de nuevas técnicas de análisis y diseño. El análisis y diseño orientado a objetos puede ofrecer un enfoque que habilite los métodos lógicos, rápidos, y minuciosos necesarios para crear nuevos sistemas en respuesta al cambiante entorno de los negocios.

La principal preocupación de los sistemas de información se centra en que tanto los mecanismos y procesos como los problemas que se plantean las empresas y las soluciones que se proponen sean objetivados alrededor del contenido y del usuario como pilares básicos sobre los que asienta el acceso efectivo a la información.

Por otra parte el software evoluciona a través de muchas versiones, a medida que se corrigen errores, se mejora el funcionamiento y se responde a las modificaciones que surgen en los requisitos, el software no siempre se ha desarrollado de forma controlada, y en la actualidad hay algunos sistemas que presentan grandes dificultades para su mantenimiento es por eso que los ingenieros informáticos están implicados en un gran número de áreas de aplicación, que cada vez son más. En todos los casos, el uso de técnicas de diseño de sistemas ayudan a garantizar que los sistemas resultantes son fiables y funcionan del modo requerido además garantizan que la fase de mantenimiento y actualizaciones será mínima.

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CAPITULO II ANÁLISIS DE RESULTADOS Y DIAGNÓSTICO

2.1-TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación que mejor se adecua a nuestro proyecto es la investigación de campo ya que se necesita interactuar con los usuarios finales para poder tener claras las ideas de las necesidades de estos, los requerimientos que el sistema debe satisfacer y de esta manera formular el plan de solución que mejor se ajuste en la empresa; se harán uso de encuestas, entrevistas y de la observación por parte de los analistas de los procesos involucrados en la empresa.

2.2-POBLACIÓN Y MUESTRA El número de personas con que cuenta la empresa es reducido debido a la metodología de la misma, básicamente el sistema final será utilizado por una persona por lo que no será necesario calcular una muestra para aplicar encuestas, sino que directamente se entrevistará a la persona en cuestión para determinar cuales son los problemas que tiene con el sistema actual.

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2.3 INSTRUMENTOS Y/O GUIONES APLICADOS

Entrevista dirigida a obtener Requerimientos de la empresa Salud Natural

Objetivo: Poner en evidencia las necesidades y posibles oportunidades que se tengan en los procesos de la empresa Salud Natural

1. ¿Cuál es el propósito de la empresa? ________________________________________________________ ________________________________________________________ 2. ¿Existe algún tipo de sistema informático implementado para automatizar algún proceso? Si
No
3. En caso de contestar si ¿Cuáles procesos? ________________________________________________________ ________________________________________________________ 4. ¿A continuación se le presentan una serie de procesos, marque con una X aquellos que considera son los mas importantes para su empresa?
Inventario de Productos
Proceso de Facturación
Pago de Planilla
Control de Compras/Ventas
Generación de Reportes
Control de Clientes

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5. ¿Qué procesos son esenciales para su empresa? ________________________________________________________ ________________________________________________________ ________________________________________________________ 6. ¿Según su criterio cuales son las necesidades más importantes que presenta su empresa? _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________ 7. ¿Cuáles cree usted que son los beneficios con la implementación de un sistema informático? ________________________________________________________ ________________________________________________________

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2.4-INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE RESULTADOS

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Interpretación de entrevista:

En primer lugar es importante señalar que se lograron los objetivos de la entrevista ya que se cuenta con una idea precisa de que es lo que se busca solventar; según el entrevistado el mayor problema es que todo los procesos se realizan de forma manual por lo que le interesa es automatizarlos, dando prioridad a aquellos que el considera indispensables para el funcionamiento de la empresa: control de compras/ventas, control de los clientes y generación de reportes, a su vez se percibió en el entrevistado un interés real de implementar el nuevo sistema.

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CAPITULO III SITUACIÓN ACTUAL.

3.1 Funcionamiento del Sistema Actual. La empresa Salud Natural se encarga de comprar a nivel local productos naturales a los proveedores Mega Health y Sunshine, dichos proveedores tienen sus respectivas sucursales, en la capital de nuestro país; y posteriormente se encarga de distribuirlos en su red de clientes.

La empresa Nature`s Sushine es líder en el negocio de la salud natural de persona a persona por medios naturales, ofrece una variedad de productos que abarcan desde hierbas naturales hasta vitaminas a base de hierbas en capsulas. Nature`s Sunshine Products empezó en 1972 en Provo, EE:UU, hoy es una corporación de gran prestigio con ventas en Inglaterra, Japón, Australia, México, Argentina, El Salvador y otros países. La empresa Mega Health elabora productos 100% naturales con substancias estandarizadas, respaldados con laboratorios con más de 37 años de experiencia, posee un control de calidad de grado farmacéutico con la más moderna biotecnología, es originaria de México DF.

Los procesos en este momento son de manera manual, por tanto es una forma tediosa y poco eficiente, estos procesos se llevan a cabo a través de reportes organizados por medio de fechas, divididos en dos. Estos reportes se clasifican en los siguientes datos: control de productos y control de clientes; que son plasmados en libretas para una mayor organización. En el primer reporte de control de productos contiene la siguiente información; nombre de producto, precio de compra y venta, su respectivo código, fecha de expiración, fecha de compra y venta del producto.

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En el segundo reporte de control de clientes contiene la siguiente información; nombre del cliente, dirección, teléfono, producto y fecha en que lo adquiere, tipo de cliente (cada tipo de cliente especifica su frecuencia de compra).

Pero debido a estos métodos de llevar el control de los diversos reportes, surgen muchos inconvenientes, uno de los principales problemas es cuando se quiere obtener información sobre las compras totales de algún cliente especifico durante periodos de meses o un año hay que recurrir a los apuntes registrados en los respectivos libros usados para estas acciones, ya que hay que clasificarlos, en categorías A, B y C. Esto se debe que a final del año se necesita un historial de las compras que los clientes hacen para entregarles un pequeño detalle a los que tienen un porcentaje mayor de compra. Otro dificultad que se observa es que para dar información sobre el precio ó presentación de algún producto que no hay en existencia, también se tiene que recurrir a los datos almacenados en los libros de control de productos, ya que es la única forma de dar dicha información, y es poco eficiente buscar la información entre tantos productos registrados. En estos procesos se ven involucrados los dependientes de la empresa y a la vez el cliente; pero sin embargo puede haber consultas directamente desde el dependiente ya que para el control de vencimiento de productos, este tiene que estar consultando los libros por lo menos en periodos trimestrales para no tener perdida de producto. Otra forma que se puede iniciar una consulta es por medio de clientes, ya que muchos antes de comprar el producto, tienen que averiguar el precio del producto.

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Esquema de Procesos

LIBROS DE CONTROL DE REPORTES VARIOS

DEPENDIENTE

CONSULTA

CLIENTE

Gráfico 1. Control de productos y clientes

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3.2 Descripción del Entorno

El Proyecto reúne características, condiciones técnicas y operativas que aseguran el cumplimiento de sus metas y objetivos. Este trata de consolidar un proceso ya iniciado con pasos manuales, las aspiraciones que se pretenden alcanzar son la optimización de los procesos mencionados anteriormente. Esto traerá muchos beneficios, ya que se podrá obtener resultados sobre consultas o reportes de una forma mucho más práctica y eficiente, y esto a su vez logrará a que se de un mejor servicio. Las soluciones propuestas crean soluciones significativas a las necesidades presentadas por la empresa Vida Natural. Otros beneficiados son los empleados ya que estos tienen que acatar ciertas normas; por ejemplo es responsabilidad de ellos estar pendientes sobre el control de los vencimientos de los productos, ya que si llegase a sorprender productos en estado de vencimiento se les hará una nota por el incumplimiento de sus asignaciones y a la vez se verán afectados porque se les descontará el precio de costo de su pago mensual; y estos no podrán hacer uso de los productos vencidos fuera del establecimiento para evitar que ellos traten de rembolsarse su equivalente.

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3.3 Necesidades y Prioridades Las necesidades que presenta la empresa son la optimización de los procesos utilizados para el cumplimiento operaciones realizadas. Estas son tener mejores reportes acerca de los controles de los productos, clientes y proveedores. En control de producto se busca tener la información básica de cada producto; desde el nombre de producto, cantidad, precio e venta, precio de costo, código, fecha de vencimiento y su respectivo proveedor, por mencionar algunos. En control de Clientes se busca obtener información más precisa sobre la clasificación del cliente, ya que así se obtendrá un reporte sobre las compras del cliente donde se decidirá si el cliente esta en el rango clase A, B ó C. Respecto a los proveedores se busca tener el registro de las compras realizadas, tener si el tipo de compra ha sido al crédito o al contado, a la vez se busca tener un respaldo sobre la cantidad de mercadería ingresada y en algún momento sacar ciertos inventarios de compra-venta. Entre las prioridades como ya antes hemos mencionado es crecer a un corto plazo y a la vez reducir costos de papeleos y así tener mayor productividad y buscar mejores ganancias y debido a esto el nuevo procedimiento o sistema tendrá opciones de almacenamiento de datos, respuesta a

consultas y búsquedas sobre los datos

almacenados e impresión de reportes para alcanzar un buen nivel de productividad.

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3.4 Viabilidad o Factibilidad El Sistema es viable porque en la empresa se presentan las actividades necesarias para implementar el sistema, ya que se observa que hay muchas acciones que el sistema puede desempeñar con mayor facilidad y a la vez ayuda al crecimiento de la empresa tanto en lo económico como en lo técnico, se puede observar que los datos a operar que se manejan están al alcance para realizar un excelente sistema; ya que solamente se trabaja con lo que son reportes, consultas, búsqueda, productos, clientes y proveedores. Esto se debe a que hay la demanda necesaria para poder cubrir un sistema que lleve control de los datos mencionados primeramente, es decir que comparando los ingresos netos con las salidas, si da a lugar para la implementación de dicho sistema.

3.5 Recursos Técnicos La empresa “Vida Natural” posee un ordenador cuyas capacidades exceden los requisitos mínimos para soportara el sistema a implementarle,

las características de dicho

ordenador son: •

Sistema Operativo Windows XP Profesional

•

Procesador Pentium IV a 3.0 GHZ

•

256 MB de memoria Ram

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4. 1 Diseño del Sistema

a) Diagramas de Casos de Uso

Especificación de Componentes Los diagramas de casos de uso muestran la funcionalidad del sistema desde la perspectiva que tienen los usuarios y lo que el sistema debe de hacer para satisfacer los requisitos propuestos. Pueden mostrar el comportamiento de un sistema completo o de una parte. Los elementos básicos que se utilizan son: 1. Actores: Son los diferentes usuarios y el papel que representan dentro del sistema.

2. Caso de uso: Representan todo lo que el usuario puede realizar dentro del sistema

3. Relaciones: Para asociar los elementos anteriores.

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Especificaciones Nombre: Compra a Proveedores Actores: Proveedor, Administrador, Sistema de Inventarios Descripción: Permite llevar un control de los pedidos de los productos, proporcionando información como el proveedor al que se compra, la cantidad de producto y precio unitario Activar evento: Cuando el Administrador realiza un pedido Pasos desempeñados:
Realizar el Pedido
Validación de Usuario
Seleccionar el tipo de pago
Consultar el sistema de inventarios para conocer las existencias
Elige el proveedor Precondiciones: Que un producto del que se va ha realizar un pedido este en existencia mínima. Poscondiciones: El Administrador envía una orden de pedido a los proveedores.

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Suposiciones: Que los proveedores cuentan con el producto deseado

Especificaciones Nombre: Facturación Actores: Cliente, Administrador Descripción: Permite registrar la compra efectuada por un cliente Activar evento: El cliente realiza una compra de algún producto, proporciona la lista de productos y la cantidad de producto Pasos desempeñados:
Solicitud del cliente de algún producto
Ingreso del registro
Validación de Usuario
Calcular el total de la compra
Cancelar el total de la compra
Imprimir Factura Precondiciones: Solo ventas al contado Poscondiciones: El cliente puede realizar otra compra Suposiciones: Que hay productos en existencias

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Inventario Consulta sobre un producto «uses»

«uses»

«extends» Verifica existencia del producto

Mostrar detalles del Producto

Verificacion del Usuario

Administrador «uses»

Actualizar Productos «extends» «extends»

Borrar Registro de Producto Agregar Registro de Producto

«extends»

Agregar Nuevo Producto

«extends»

Agregar Producto en existencia

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Especificaciones Nombre: Inventario Actores: Administrador Descripción: Permite organizar y llevar un registro de los productos que se tiene en existencia catalogándolos por proveedor, cantidad, precio, etc. Activar evento: El Administrador solicita una consulta sobre un producto Pasos desempeñados:
Realizar consulta sobre un producto
Validación de Usuario
Mostrar detalles del producto
Actualizar Inventario
Agregar Registro Producto
Borrar Registro de Producto Precondiciones: Que se halla realizado primero el proceso de facturación de ventas Poscondiciones: Se actualiza la tabla productos en la BD Suposiciones: Que exista al menos un producto registrado

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Creacion de Reportes

«uses»

Obtener Estadisticas

Validar Usuario «extends»

«extends» Administrador

«extends» Anual

Obtener Estadisticas de Ventas

Obtener Estadisticas de Clientes por Compra

«extends» «extends»

«uses»

«extends»

«extends» Dia Verificacion de la Compra total del Cliente

Mensual Imprimir «uses»

«uses»

«uses»

«uses» Presentacion de informacion

Especificaciones Nombre: Creación de Reportes Actores: Administrador Descripción: Permite realizar reportes con las estadísticas de Ventas anuales, mensuales y diarias, también permite establecer el total de compra de los clientes y luego ordenarlos en base a ello. Activar evento: El Administrador solicita obtener estadísticas de los clientes o de las ventas Pasos desempeñados:
Solicitar las estadísticas de los clientes o de las ventas
Validar Usuario
Presentar la información
Imprimir Precondiciones: Que se desee conocer las estadísticas actuales Poscondiciones: Se muestra un listado de los clientes con mayor cantidad de compra, y/o de las ventas totales por periodo especificado Suposiciones Que exista al menos un cliente que ha realizado una compra

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Venta a Clientes Corrientes

Consulta sobre la existencia de un producto

Administrador

«extends»

Verificar existencia del producto

Cliente

«uses» Seleccionar producto

Validacion del Usuario

Especificaciones Nombre: Venta a Cliente Corriente Actores: Cliente, Administrador Descripción: Proporciona el control de las ventas realizadas. Activar evento: El Cliente consulta sobre un producto Pasos desempeñados:
Cliente consulta sobre un producto
Administrador verifica la existencia del producto
Validar Usuario
Cliente Selecciona el producto Precondiciones: El cliente quiere comprar un producto Poscondiciones: Iniciar el proceso de facturación Suposiciones: Que el producto deseado por el cliente este en existencia

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b) Diagrama de Clase

Especificación de Componentes Los diagramas de clases son estáticos porque no describen un comportamiento en función del tiempo. Tienen que ver con la implementación de la aplicación. Una clase esta representada por un rectángulo que dispone de tres apartados, el primero para indicar el nombre, el segundo para los atributos y el tercero para los métodos. Un atributo representa alguna propiedad de la clase que se encuentra en todas las instancias de la clase. Los atributos pueden representarse solo mostrando su nombre, mostrando su nombre y su tipo, e incluso su valor por defecto. Un método o operación es la implementación de un servicio de la clase, que muestra un comportamiento común a todos los objetos. En resumen es una función que le indica a las instancias de la clase que hagan algo.

Los elementos son:

1. Clases: Se pueden definir como la descripción de un conjunto de objetos con las mismas propiedades. Puede ser un concepto del mundo real, se puede decir que es una plantilla para crear objetos. Class1

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2. Relaciones:

Las

relaciones

pueden

asociación,compocision,dependencia,

ser

de

herencia

distintos

tipos

(generalización,

especialización).

Asociacion

generalizacion Dependencia

Composicion

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Descripcion Ventas Categoria

-IdDescripcion -IdVenta -Cantidad_venta -IdProducto

-IdCategoria -Nombre_Categoria -Descripcion

Pertenecen Contiene Productos Cliente

- IProducto -Nombre_Producto -Cantidad -Presentacion -Descripcion -Categoria -Proveedor -Precio_costo -Precio_Publico

Tiene

-IdCliente -Nombre_Cliente -Apellidos_Cliente -Telefono -Direccion -NIT -Nacionalidad -Tipo +Comprar_Producto()

Ventas -IdVenta -IdCliente -FechaVenta Atiende

Proveedor -IdProveedor -Nombre_Proveedor -Telefono -Email +enviar pedido()

Compras -IdCompras -IdAdministrador -IdProducto -fecha_compra -monto_compra

Rango

Administrador

-Id_Rango -Id_Cliente -Id_Administrador -Nombre_Rango -Descripcion +Calcular_Rango()

-IdAdministrador -Password +Hacer_Pedido() +Actualizar_Inventario() +Crear_Reporte() +Vender_Producto()

Descripcion Compras Contiene

-IdDescripcion -IdCompras -Cantidad -IdProducto Realiza

En el diagrama de clases se pueden observar los procesos que se llevarían a cabo en la empresa Salud Natural con el sistema a implementar. El proceso se puede describir, como la compra-venta de productos naturales, donde el administrador posee un rango según las ventas que realice, y que también los clientes estarán clasificados; los proveedores estarán separados, dicho de otra forma los proveedores serán los abastecedores de productos, para que el administrador de el servicio de venta a los clientes.

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c) Diagramas de Secuencia Especificación de Componentes

Un diagrama de secuencia muestra la interacción de un conjunto de objetos en una aplicación a través del tiempo. Estos diagramas representan la interacción entre clases, se leen de izquierda a derecha y de arriba abajo. Muestran el comportamiento del sistema de forma cronológica. Los elementos básicos son las clases que se representan con rectángulos, los actores, las barras de sincronización temporal que se representan con líneas discontinuas y los mensajes que se representan con flechas.

Clase 1

Clase 2 Mensaje 1 Mensaje 2

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Compra a Proveedores

El administrador realiza pedido al proveedor, esta consulta sus existencias y de esta forma le da respuesta al administrador sobre los datos de los productos, los cuales son listados y revisados, para posteriormente formalizar el pedido, para que el administrador elija su forma de pago, luego procede a cancelar y pide los productos solicitados. El proveedor entrega el pedido y compra al proveedor finaliza.

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Facturación

Cliente

Administrador

Ventas

Envia Solicitud Envia nuevo Registro Calcula total de compra Devuelve los datos Solicita Pago Realiza el pago

El cliente realiza una consulta, sobre un producto determinado, para que luego el administrador verifique los datos del producto, para confirmar existencia, para que posteriormente los productos en existencias se listen y se calcule el monto a pagar; el administrador solicita el pago e imprime factura, finalmente el cliente cancela la factura.

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Inventario Productos

Administrador

Validacion Usuario Consulta sobre un Producto

Verificacion de existencia Muestra detalles del producto Actualizar Productos

En esta fase el administrador es el único que tiene los privilegios para poder acceder a esta zona, validándose con su id. Ya en el área de reportes consulta los productos, los cuales se mostraran en la pantalla del ordenador, o si prefiere se pueden imprimir, para que finalmente se actualicen los datos del producto.

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Creación de Reportes

Administrador

Clientes

Ventas

Validacion del Usuario Obtener Estadisticas devuelde iinforamcion Obtener Estadisticas de clienets por compra calcular la compra total de un cliente Devuelve Resultado Presenta Informe

El administrador como primer paso, tiene que validar su id, para poder proseguir con la creación de reportes. Primero solicita estadísticas de las ventas, para luego ver el listado de clientes con mayor cantidad de compras, ordenados de mayor a menor; finalmente se presenta el informe solicitado.

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Venta a Clientes

En la venta a clientes los procesos son similares a los que se realizan en la compra a proveedores, la diferencia es que aquí el administrador es el que vende. Primero el cliente realiza una consulta sobre productos, ya hecha la consulta el administrador verifica las existencias para dar respuesta al cliente y este decide si se lleva a cabo o no el proceso de venta.

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d) Diagramas de Actividades

Describe un sistema desde el punto de vista de las actividades, dichas actividades son la representación de la ejecución de un conjunto de operaciones.

 Inicio: El inicio de un diagrama de actividad es representado por un círculo de color negro sólido.

 Actividad: Una actividad representa la acción que será realizada por el sistema la cual es representada dentro de un ovalo.  Transición: Una transición ocurre cuando se lleva acabo el cambio de una actividad a otra, la transición es representada simplemente por una línea con una flecha en su terminación para indicar dirección.

 Ramificación (Branch) : Una ramificación ocurre cuando existe la posibilidad que ocurra más de una transición (resultado) al terminar determinada actividad. Este elemento es representado a través de un rombo.  Unión (Merge) : Una unión ocurre al fusionar dos o más transiciones en una sola transición o actividad. Este elemento también es representado a través de un rombo

 Fork : Un fork representa una necesidad de ramificar una transición en más de una posibilidad. Aunque similar a una ramificación 40

(Branch) la diferencia radica en que un fork representa más de una ramificación obligada, esto es, la actividad debe proceder por ambos o más caminos, mientras que una ramificación (Branch) representa una transición u otra para la actividad (como una condicional). Un fork es representado por una línea negra sólida, perpendicular a las líneas de transición.

 Fin : El fin de un diagrama de actividad es representado por un círculo, con otro circulo concéntrico de color negro sólido.

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Compra a Proveedores Formulario Grafico de Adminstrador

Aplicacion Basic

Base de Datos SQL

[Pedir ID y Contraseña de Administrador] Obtener Registro del Administrador [Pasa la ID y PASS]

[formulario transmitido] Recibir Formulario

Sistema de Inicio Sesión [Enviar msj error]

[Devuelve la informcion Solcitada]

[No encontrado]

Mensaje de error

[ingresar a]

Obtener Cantidad Productos

[pasar codigo] Opciones del Sistema [enviar cantidad]

[sistema de inventarios]

Formulario Inventarios

[Enviar Consulta]

[mostrar informacion]

Obtener los proveedores

[enviar cantidad]

Inventarios

[enviar operacion] Inversion a Proveedores

[Invertir]

[

Escoger Proveedor] [

[ [Cancelar]

[enviar codigo]

Nature's Sunshine]

Actulizar productos

[Invalido]

Otro Proveedor ] [enviar codigos]

Actualiza Pedidos

[Invalido]

Selecionar el tipo de pago [ Contado] [ Credito]

[

Enviar Pago] Actualiza pedido

[Enviar Error]

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Diagrama de Actividades Diagrama: Compra a Proveedores En el diagrama compra a proveedores se solicita que el administrador realice un inicio de sesión, para poder entrar a las opciones del sistema a implementar, donde se le pide un id y contraseña, y es aquí donde la base de datos obtiene la información del administrador, y es donde se le informa al usuario si sus datos son correctos o inválidos; luego si los datos son correctos el administrador accede a las opciones del sistema, en esta zona puede acceder tanto a la zona de inventarios, como a la de clientes o proveedores, en esta zona se requiere especificar a que tipo de proveedor necesitar acceder, luego se procede a actualizar productos; posteriormente se puede elegir el tipo de pago que se va a realizar, si de contado, o credito.

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Control de Ventas Formulario Grafico de Adminstrador

Aplicacion Basic

Base de Datos SQL

[Pedir ID y Contraseña de Administrador] Obtener Registro del Administrador [Pasa la ID y PASS]

[formulario transmitido]

Recibir Formulario

Sistema de Inicio Sesión

[Devuelve la informcion Solcitada]

[No encontrado]

[Enviar msj error] [ingresar a] Mensaje de error Obtener Compras Personal

[pasar codigo]

Opciones del Sistema [enviar cantidad] [opcion] Formulario de Ventas

[Enviar Consulta]

[mostrar informacion] Control de ventas

[enviar Informacion]

Obtener Informacion de los Productos

[opcion]

[Enviar]

Verifica Existencia del Producto Seleccionar Producto [hay en existencia] [Invalido] [Envia Codigo] [no hay en existencia]

[Cancelar] Notificar error

[Enviar Error]

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Diagrama de Actividades Diagrama: Control de Ventas En el diagrama de control de ventas se solicita que el administrador realice un inicio de sesión, para poder entrar a las opciones del sistema a implementar, donde se le pide un id y contraseña, y es aquí donde la base de datos obtiene la información del administrador, y es donde se le informa al usuario si sus datos son correctos o inválidos; luego si los datos son correctos el administrador accede a las opciones del sistema, para luego acceder al área de control de ventas, donde puede obtener información de productos y formularios de dichos productos, realizada alguna de estas acciones el sistema verifica la existencia del producto, y en caso de que no hayan productos mostrar un mensaje en pantalla.

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Facturación Formulario Grafico de Adminstrador

Aplicacion Basic

Base de Datos SQL

[Pedir ID y Contraseña de Administrador] Obtener Registro del Administrador [Pasa la ID y PASS]

[formulario transmitido]

Recibir Formulario

Sistema de Inicio Sesión

[Devuelve la informcion Solcitada]

[No encontrado]

[Enviar msj error] [ingresar a] Mensaje de error Obtener Compras Personal

[pasar codigo]

Opciones del Sistema [enviar cantidad] [opcion] Formulario para Facturar

[Enviar Consulta]

[mostrar informacion] Proceso de Facturacion

Obtener Informacion De reporte de Factura

[enviar cantidad] [Codigo] Producto

[enviar]

[solicitar]

[opcion]

[Enviar]

[Codigo] Cliente [Enviando] [Enviar] Facturacion

[enviar codigo]

Actulizar Clientes

[Invalido]

[Cancelar] [Datos a actulizar]

[enviar codigos]

Actualizar Productos

[Invalido]

[Total Vendido] Venta [Enviar Error]

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Diagrama de Actividades Diagrama: Facturación En el diagrama de control de ventas se solicita que el administrador realice un inicio de sesión, para poder entrar a las opciones del sistema a implementar, donde se le pide un id y contraseña, y es aquí donde la base de datos obtiene la información del administrador, y es donde se le informa al usuario si sus datos son correctos o inválidos; luego si los datos son correctos el administrador accede a las opciones del sistema, donde el administrador tiene que buscar la opción de facturación de productos, y es ahí donde puede obtener el formulario de facturas o la información de reporte de factura; luego el sistema de facturación le solicita un nombre de cliente y el detalle de los productos llevados por el cliente, para proceder a sacar el total de compra y mediante este proceso también se lleva acabo la actualización de productos y de los clientes en la base de datos .

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Inventario Formulario Grafico de Adminstrador

Aplicacion Basic

Base de Datos SQL

[Pedir ID y Contraseña de Administrador] Obtener Registro del Administrador [Pasa la ID y PASS]

[formulario transmitido]

Recibir Formulario

Sistema de Inicio Sesión

[Devuelve la informcion Solcitada]

[No encontrado]

[Enviar msj error] [ingresar a] Mensaje de error Obtener Compras Personal

[pasar codigo]

Opciones del Sistema [enviar cantidad] [opcion] Formulario de Inventario

[Enviar Consulta]

[mostrar informacion] Control de Inventario

Obtener Informacion de Inventario

[enviar Informacion]

[opcion]

[Enviar] Actualizar Productos

[Invalido] [enviar codigo]

Borrar Registro

[Datos a actulizar]

[enviar codigo]

[Cancelar]

[Invalido] Agregar Registro

[Enviar Error]

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Diagrama de Actividades Diagrama: Inventario En el diagrama de control de ventas se solicita que el administrador realice un inicio de sesión, para poder entrar a las opciones del sistema a implementar, donde se le pide un id y contraseña, y es aquí donde la base de datos obtiene la información del administrador, y es donde se le informa al usuario si sus datos son correctos o inválidos; luego si los datos son correctos el administrador accede a las opciones del sistema; para que así pueda tener acceso a la sección de control del inventario, donde puede obtener información de los formularios del inventario, y es cuando el sistema actualiza alguna modificación hecha por el administrador, además permite borrar los registros o agregar un nuevo registro.

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Reportes Formulario Grafico de Adminstrador

Aplicacion Basic

Base de Datos SQL

[Pedir ID y Contraseña de Administrador] Obtener Registro del Administrador [formulario transmitido]

Sistema de Inicio Sesión

[Pasa la ID y PASS] Recibir Formulario

[Devuelve la informcion Solcitada]

[No encontrado]

[Enviar msj error] [ingresar a] Mensaje de error Obtener Compras Clientes

[pasar codigo]

Opciones del Sistema [enviar cantidad] [opcion]

Formulario de Estadisticas

[mostrar informacion]

[Enviar Consulta] Estadisticas de Clientes

[ Enviar Consulta] Obtener Ventas por Periodo

[Salir] [ mostrar informacion] Estadisticas de Ventas

[

enviar inforamcion]

Obtener compra total de Clientes [Mostrar]

[enviar Informacion]

Mostrar primeros 20

[Salir]

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Diagrama de Actividades Diagrama: Reportes En el diagrama de control de ventas se solicita que el administrador realice un inicio de sesión, para poder entrar a las opciones del sistema a implementar, donde se le pide un id y contraseña, y es aquí donde la base de datos obtiene la información del administrador, y es donde se le informa al usuario si sus datos son correctos o inválidos; luego si los datos son correctos el administrador accede a las opciones del sistema, luego el administrador puede acceder al sección de reportes, donde puede solicitar estadísticas de clientes, que incluyen las compras realizadas por estos en un periodo determinado, y a además puede solicitar un listado de los primeros 20 clientes con mayor cantidad de compras, mediante los formularios de estadísticas.

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4.2 Base de Datos

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4.3 Interfaz del Usuario

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4.4 Formulario de Mantenimiento

4.5 Mantenimiento de Usuarios

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4.6 Pagina Web (Ver CD) También se puede visualizar en: http://saludnaturales.iespana.es/index.html

4.7 Buzón de Sugerencias (Ver CD) También se puede visualizar en: http://saludnaturales.iespana.es/index.html

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4.8 Propuesta del Sistema

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Conclusiones • UML es una herramienta orientada a objetos que permite modelar las actividades de una empresa, para facilitar el análisis de los procesos y la obtención de requerimientos. • UML

mejora en gran manera la comunicación en el equipo de

desarrollo de un sistema (programadores, analistas, etc.), ya que los mismos elementos gráficos (diagramas) pueden ser utilizados como documentación. • UML se puede usar para modelar distintos tipos de sistemas: sistemas de software, sistemas de hardware, y organizaciones del mundo real, por esta gran versatilidad es que en la actualidad se esta convirtiendo en el estándar de lenguaje para modelar desarrollar, documentar e intercambiar modelos de información significativa de sistemas

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BIBLIOGRAFÍA

•

Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Kenneth E. Kendall y Julie y Kendall, Tercera y Sexta Edición, Prentice Hall Inc.

•

Material de Apoyo por Ing. Ana Mercedes Cáceres, referente al Ciclo de Vida de los Sistemas Informáticos.

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GLOSARIO
Base de Datos: Almacén de datos electrónico formalmente definido y centralmente controlado cuyo propósito es ser usado en muchas aplicaciones diferentes.


Consultas: Preguntas que el usuario hace a una Base de datos en relación con los datos que esta contiene. Cada consulta implica una entidad, un atributo y un valor.


Datos Almacenados: Datos que se encuentran en reposo, sin utilizar, en el sistema.


Documentación: Material impreso, generado por el analista, mediante el cual describe como se ejecuta el software, da una visión general del sistema o detallada del código del programa que se utiliza


Interfaz grafica de Usuario: Interfaz de usuario basada en iconos con características tales como menús descendentes, listas desplegables y botones de opción.


Mantenimiento: En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas se reparan los problemas que se detectan: Esto continúa durante la vida del sistema.


Pregunta abierta: tipo de pregunta utilizada en entrevista o en encuesta que permite una amplia gama de respuestas.


Pregunta cerrada: tipo de pregunta utilizada en entrevistas o encuestas que limita el conjunto de repuestas posibles disponibles para responder.


Proceso: las actividades que transforman o cambian datos en un sistema de información. Pueden ser manuales o automatizados.

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Sistema: colección de subsistemas interrelacionados e interdependientes, que trabajan de manera conjunta para llevar a cabo metas y objetivos predeterminados. Todos los sistemas cuentan con estradas, procesos, salidas y retroalimentación.


Sistema de Administración de Base de Datos (DMS): software que organiza los datos de una base de datos proporcionado capacidades de almacenamiento, organización y recuperación de información.


Usuarios finales: individuos profesionales de una organización, ajenos a los departamentos de sistemas de información, quienes especifican los requerimientos de negocios para el uso de las aplicaciones de software. Con frecuencia, los usuarios finales solicitan aplicaciones nuevas o modificadas, prueban o dan su consentimiento para el uso de las aplicaciones, y podrían fungir como expertos de negocios en equipos de proyectos.

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ANEXOS

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FACTURA DE COMPRA A PROVEEDORES

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HOJA DE PEDIDOS

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HOJA DE PEDIDOS

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