TITULO DEL TRABAJO: Centro de Educación Médica e Investigaciones Clínicas “Norberto Quirno” (CEMIC): Su história a través de imágenes y documentos históricos. Digitalización en Acrobat PDF. AUTORES: Nombre: Lic. Myrthala Duguid de Grez Profesión: Bibliotecaria Entidad: CEMIC (Directora de la Biblioteca) Domicilio Institucional: Av. Las Heras 2900 (1425) Buenos Aires – Argentina Teléfono: 4808-8200 interno 8483 Nombre: Mariano Horacio Pérez Forte Profesión: Productor Independiente Empresa: Publicaciones Electrónicas Domicilio Institucional: Hipólito Yrigoyen 3978 (1208) Buenos Aires – Argentina Teléfono: 4958-6648 Contenido: Resumen. I.- Introducción II.- Proyecto de Digitalización. -Archivo Fotográfico. Objetivos -Archivo de Documentación Histórica. Objetivos. III.- Tecnología utilizada. Acrobat PDF (Portable Document Format) IV.- Algunos casos donde se utiliza la tecnología Acrobat. V.- Flujo de Trabajo. -Selección del material. -Escaneo. -Conversión. -Edición y Armado del Archivo. VI.- Búsquedas. VII.- Publicación en CD-Rom VIII.- Interactividad en el uso del archivo. IX.- Conclusiones. X.- Bibliografía y Referencias.

RESUMEN El presente trabajo describe el Proyecto de Digitalización que se está llevando a cabo en el Centro de Documentación Histórica del CEMIC; explicando paso a paso las diferentes etapas de su implementación, la tecnología utilizada, y algunos ejemplos de otros casos que han aplicado esta misma tecnología, tanto a nivel nacional como internacional. Finalmente se muestra la pantalla del menú principal, desde la cual se puede acceder al archivo fotográfico y documental para realizar las búsquedas.

I.- INTRODUCCION En 1998, el CEMIC (Centro de Educación Médica e Investigaciones Clínicas "Dr. Norberto Quirno") al cumplir 40 años de existencia, inicia una serie de actividades tendientes a rememorar su historia, y es así que entre otras, la Revista Prevención en Salud edita un número especial conmemorativo. El Dr. Osvaldo J. Brusco, responsable de dicha revista, al intentar recopilar información que hacían a la historia de la Institución, pudo constatar la existencia de material histórico (documentos, folletos, fotografías, diapositivas) disperso en distintos lugares y expuesto al deterioro por el paso del tiempo y las termitas. Esto dio pie para que desde la Dirección de la Biblioteca y con estos antecedentes, se elaborara un proyecto cuyo resultado final fue la creación y puesta en marcha del Centro de Documentación Histórica del CEMIC, el cual funciona como anexo de la Biblioteca y su objetivo principal es preservar y procesar todo este acervo cultural relacionado con la Institución -considerado importante por su valor histórico-, para ponerlo a disposición de futuras generaciones. Previa recolección del material, se diseñó una base de datos en MICRO-ISIS, donde se registran los archivos de carácter fotográfico y documental, siendo almacenados en carpetas por número correlativo. Considerando que la falta de espacio e infraestructura adecuada, hacen cada día más lento el proceso de almacenamiento, ingreso y recuperación de datos; la Digitalización se presenta como la solución ideal para que este Centro pueda cumplir con el objetivo por el cual fue creado, y brindar así un servicio rápido y eficiente. Esta solución fue comprendida y apoyada por las autoridades del CEMIC, dando el visto bueno para el inicio del Proceso de Digitalización del Centro de Documentación, el cual comienza en Noviembre de 1999. El objetivo de esta presentación, es compartir este Proyecto, mostrando como se llevó a cabo el proceso, y las diversas posibilidades de búsqueda y recuperación de la información mediante la visualización de ejemplos concretos. II.- PROYECTO DE DIGITALIZACION Archivo Fotográfico. Objetivos. La primera etapa fue la de seleccionar las fotografías más relevantes sin importar su estado de conservación bajo el criterio de que la toma fotográfica transmitiera en su contenido parte de la historia de la Institución. Entre este material nos encontramos con hechos y personas que pasaron por la Institución; la primera camada de médicos residentes, Inauguraciones de sedes, Actos de entrega de Diplomas, Actos relacionados con la comunidad, Actividades culturales y muchas otras imágenes. Ahora bien, los desafíos planteados para el proceso de digitalización fueron principalmente dos: a) Conservación del material en un medio electrónico b) Acercar las imágenes a los usuarios de una manera atractiva. El primero esta ligado a la preservación en el tiempo, las piezas más antiguas sufren con el paso del mismo un deterioro importante. La digitalización es realizada en un momento de la vida de ese material y toma una instantánea en el estado en que se encuentre, no obstante esto, el soporte digital nos brinda también la posibilidad de retocar y muchas veces reconstruir partes dañadas a través de técnicas digitales. En cuanto al segundo punto, la idea es lograr que este material se convierta en una experiencia interactiva para el usuario ya que como veremos más adelante el hecho de ver una fotografía en pantalla vendrá acompañado de su accionar a través del mouse para descubrir la información que está buscando.

Archivo de Documentación Histórica. Objetivos. En este caso, al igual que las fotografías, encontramos una gran diversidad de material, tales como, Escrituras públicas, Cartas de pedidos de donación, Notas periodísticas de todos los tiempos, Avisos necrológicos y hasta piezas de gran contenido afectivo como por ejemplo, una carta de agradecimiento a la Institución realizada por J. L. Borges en su paso por la Institución a raíz de una internación. En ambos casos mencionamos que lo importante en la decisión de digitalizar las piezas fue la de, por un lado, conservar el material en un formato digital y por el otro facilitar las consultas y hacer de estas una experiencia atractiva para el usuario. Otro punto que desarrollaremos más adelante es el de que nuestro archivo, además de alojarse en la computadora que funciona en la biblioteca, es publicado en CD-ROM para transportarse y visualizarse en cualquier plataforma. A medida que se avance en el proyecto se irán incorporando nuevos CD conformando una Cedeteca. 1

En la publicación Adobe Magazine – Robert Shuster refleja cuales son los objetivos que se persiguen al encarar un proyecto de digitalización de documentos, de los cuales sólo nos queda su versión original en papel. “Los conocimientos del mundo están disminuyendo. Textos científicos de siglos atrás, primeras ediciones de grandes obras literarias, archivos gubernamentales, cartas personales, negativos en placa de vidrio de los primeros días de la fotografía, millones de documentos históricos están sucumbiendo presa de hongos, insectos, manejo del hombre, los elementos y el papel ácido. algunos libros están ya en un estado avanzado de descomposición, demasiado frágiles para manejarlos. Otros, en mejores condiciones, especialmente los volúmenes raros, se encuentran en las oscuras profundidades de sótanos de bibliotecas, vistos por estudiosos serios y olvidados por el resto del mundo. Aún cuando las bibliotecas presentan dichas obras al público, el libro está bajo vidrio, y sólo se muestran dos páginas. En ambos casos, deterioro o protección, los conocimientos están fuera de nuestro alcance. Pero un esfuerzo creciente de bibliotecas, instituciones y empresas comerciales de todo el mundo, procura resolver el problema mediante copias de documentos seleccionados al formato digital en archivos de imágenes TIFF y PDF (portable document format). El propósito no es lograr reemplazar los originales; las versiones digitales creadas con escáner o cámaras digitales cumplen con tres propósitos importantes: captan los documentos originales en un momento determinado, ayudan a conservar los originales brindando así a los estudiosos una versión alternativa (y a menudo perfectamente adecuada) para fines de estudio y brindan acceso global por la Web o en CD-ROM a obras que, de otra manera, permanecerían ocultas.” III.- TECNOLOGIA UTILIZADA. Acrobat PDF (Portable Document Format) Adobe Acrobat es la tecnología elegida para la realización de este proyecto; a continuación describiremos brevemente que es Acrobat y cuáles son los principales beneficios que brinda el uso de este software para la realización de un archivo digital. “La evolución de la Informática ha generado una extraordinaria cantidad de datos, diseñados en general, para tener un salida en papel impreso a través de una aplicación que funciona en un sistema de computación. Hoy se agregan nuevos soportes para publicar información además del papel, CD-ROMS, Internet y el Intercambio de documentos entre computadoras. Cotidianamente, también aparecen el uso del video, la televisión por cable y la nueva televisión satelital. En el futuro el ancho de banda que nos brinda la TV por cable acelerará las comunicaciones, teniendo a nuestro alcance en tiempo real cada vez más cantidad de información. Ahora bien, ¿como hacer que el público acceda a esta montaña de datos digitales en un sistema de computación? Desde hace unos años Adobe entendió que era necesaria la existencia de un formato de archivo común que soportara los medios conocidos hasta hoy y que al mismo tiempo 2 se proyectara hacia el futuro previendo la aparición de nuevas formas de comunicación.” Acrobat PDF es el formato de archivo estándar ya que tiene las siguientes características (ver figura 1): -Proviene de cualquier aplicación y puede visualizarse e imprimirse en cualquier otra computadora sin tener la aplicación de origen, conservando su aspecto original. -Visualizarse en pantalla como una presentación a pantalla completa.

-Publicarse en la Web. -Replicarse en CD Acrobat es una colección de aplicaciones que le permiten crear, ver, modificar y mejorar documentos PDF. El Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format), basado en el lenguaje de programación Postcript, es un formato de archivo flexible, independiente de la plataforma, que muestra y conserva exactamente las fuentes, el diseño de las páginas y otros elementos gráficos del documento. Publicar un documento PDF implica varios pasos. Primero, convertir en PDF los documentos originales; éstos pueden ser archivos electrónicos diseñados en una aplicación de gráficos o de diseño, o documentos de papel digitalizados en la computadora con un escáner. Una vez compiladas las páginas en PDF, se le pueden agregar funciones interactivas como vínculos, botones y contenidos multimedia. PDF es de hecho el formato estándar para la distribución electrónica de documentos. La manera de visualizar los documentos PDF es a través de Acrobat Reader que es el software de distribución gratuita que permite ver, navegar, realizar búsquedas e imprimir documentos PDF en diferentes plataformas, manteniendo la integridad del documento. La característica de portabilidad es una de sus principales ventajas ya que los PDF son creados en una computadora y plataforma determinada y pueden ser vistos en cualquier otro tipo de plataforma; lo que en el caso de nuestro archivo digital hace que el material pueda ser consultado no solamente en las computadoras de la biblioteca, sino que además transportarse en un CD-ROM a otras computadoras. IV.- ALGUNOS CASOS DONDE SE APLICA LA TECNOLOGIA ACROBAT Esta tecnología es utilizada en el mundo con mucho éxito. Es muy interesante el caso que podemos encontrar en la dirección de Internet www.octavo.com, compañía dedicada a la venta de CD con libros raros y de gran importancia histórica. Esta es la breve historia acerca de cómo tuvo su origen dicha empresa. “Hace doce años la preferencia individual de John Warnock (Director General de Adobe) lo llevó a realizar un trabajo pionero en digitalización de alta resolución. En 1987 estaba de vacaciones en Londres con su familia cuando encontró un antiguo volumen de los Elementos de Euclides en un anticuario. Después de unos momentos de admiración (Warnock estudió matemáticas) y con el aliento de su mujer, compró el libro. En realidad en ese momento no lo sabía, pero lo había atacado el mal del bibliófilo. Desde entonces, Warnock ha reunido una abundante biblioteca de libros raros e importantes, particularmente libros que han tenido un impacto significativo en la historia mundial. Mantuvo la colección privada para evitar la atención que viene generalmente con este tipo de adquisición. Y en 1996, fue invitado, como todos los años, a hablar en la Conferencia anual de Tecnología, Entretenimiento y Diseño (TED) en California, pero esta vez los organizadores querían algo diferente: ¿podría hablar de un pasatiempo? Se le ocurrió que podría presentar algunos de sus libros. Con los volúmenes en una simple caja de cartón a su lado en el escenario, Warncock levantó unos para mostrar al público: el tratado de Copérnico sobre la revolución de los cuerpos celestes, la Optica de Newton y el Euclídes, y habló brevemente sobre sus historias e importancia. Todo ese tiempo el público se mantuvo en un silencio inusual, pero cuando concluyó la presentación, la respuesta del público lo sorprendió aún más. No sólo recibió una verdadera ovación, sino que muchas personas se acercaron al escenario con lagrimas en los ojos. Había estudiado las versiones condensadas y modernizadas de esas obras en libros de texto pero nunca habían visto los originales de esas ideas tan novedosas, el verdadero progreso del pensamiento del hombre. Y fue en ese momento que Warncock concibió la idea de compartir su colección de un modo más público. Empezó a probar con opciones de escaneo y diferentes tamaños de imagen y descubrió que podría producir archivos pdf manejables que contenían imágenes de un libro. Unos años más 3 tarde nació Octavo, una compañía dedicada a la presentación digital de libros raros y hermosos.” 4

Un ejemplo nacional del uso de esta tecnología es el caso Clarín .

Clarín es el diario más importante de Argentina, incorporó la tecnología Acrobat para llevar a cabo dos proyectos claves: el Archivo Histórico del Diario y la impresión Remota de contenidos. Anteriormente, el archivo del diario se conformaba por hojas de papel, que con el tiempo sufrían serio deterioro. Hoy el archivo digital de Clarín se utiliza tanto en forma interna para la consulta propia de los periodistas como en forma externa, en CD-ROM, para el público en general. Desde que descrubrieron la tecnología del PDF reconocieron rápidamente que éste era el método por excelencia para transportar en un solo archivo todo el conjunto de información de una publicación, sin preocuparse de tipografías y demás detalles, de modo que una vez generado el documento, éste incluya toda la información y así quien lo recibe lo pueda apreciar tal como fue preparado. Desde 1996 comenzaron a paginar diariamente todas las publicaciones del diario, convirtiédolas en PDF. Luego indexaron los documentos para permitir hacer búsquedas por cualquier parte del texto narrado en las páginas. El otro desafío, la impresión remota, sería impensable sin Acrobat. Estos ejemplos nos reflejan que los archivos pdf otorgan una gran seguridad y solidez para la preservación de nuestro material y en el caso del Diario Clarín la posibilidad de contar con archivos que puedan imprimirse remotamente. V.- FLUJO DE TRABAJO Describiremos a continuación el proceso de digitalización de nuestro archivo que va desde la selección del material hasta su publicación en CD-ROM Selección del material En primera instancia se realiza una selección manual de las fotografías que provienen de los distintos integrantes de la Institución. De todo este material se hace una preselección de las tomas más representativas, se las codifica con un número correlativo luego se les agrega una breve descripción del acontecimiento o de acuerdo al caso los nombres de las personas que aparecen en la foto cuya información se vuelca a la base Micro-Isis. Finalmente, este material se va incorporando a una carpeta foliada. Escaneo En esta etapa el material seleccionado pasa a su primer formato digital. El software Photoshop nos permite escanear las imágenes y desde allí realizarle los retoques necesarios y posibles para que las piezas sean conservadas en el estado más próximo al original. En cuanto a los formatos de las fotografías estos son muy diversos lo que hace que en muchos casos se haya tenido que realizar retoques especiales para conservar el material en su aspecto original. Las medidas finales de las tomas fueron de 650 por 450 pixels teniendo en cuenta que el archivo generalmente será visto en una resolución de 800 por 600 quedando el resto del espacio disponible para información. Conversión Una vez realizado el escaneo del material se procedió a la conversión a formato pdf utilizando los parámetros más convenientes para conservar la máxima calidad de la imagen. La idea es generar un tipo de archivo que pueda visualizarse en pantalla e imprimirse en una impresora de mesa con la mayor calidad posible, esto dependerá finalmente del original. Edición y Armado del Archivo Los documentos que se van generando en la construcción del archivo son organizados a partir de un menú principal, siendo ésta una de las maneras posibles de acceder al material. En el caso de las fotografías los archivos PDF se van incorporando a un archivo que agrupan a las tomas fotográficas correspondientes a una misma temática (ej: fundadores, residentes, convenios, eventos, comunidad, etc.) Para el archivo de documentación histórica, cada pieza es un archivo individual lo que permite al momento de imprimir tener un orden más preciso de lo que se quiere bajar.

Uno de los modos de consultar este material es a través de un menú principal, que no es más que un archivo pdf, desde el cual por medio de vínculos nos permitirá encontrar el material buscado. En el menú encontramos una división temática que permite acceder al grupo de fotografías que se encuentran bajo cada tema. VI.- BUSQUEDAS El sistema nos brinda amplias posibilidades de búsquedas dejando en la decisión del usuario del archivo que vía le es más conveniente utilizar. Veamos cuales son estos caminos: a) Menú Principal: Nuestro archivo finalmente esta compuesto por dos archivos pdf denominados Archivo.pdf y fotos.pdf haciendo doble click en ellos se accede rápidamente al material. En el caso del archivo de documentación histórica se accede al menú principal donde se encuentran los números de documentos y una breve descripción. Haciendo click en el documento elegido se accede inmediatamente al mismo. b) Herramienta find: esta nos ofrece la búsqueda de una frase o palabra específica en un solo documento. La utilizaremos en el caso del archivo fotográfico ya que este es un documento único. c) Herramienta Search query: Nos permite localizar información en una colección de documentos, usando un índice creado especialmente para nuestro archivo. En este caso también podemos buscar los documentos por un título, tema, autor y palabras claves. Estas últimas son muy importantes porque permitirán al usuario del archivo realizar sus búsquedas a través de distintas palabras que le acercarán no sólo el material específico sino que además podrá consultar piezas relacionadas. Menú Principal del Archivo Fotográfico

VII.- PUBLICACION EN CD-ROM Una vez realizada la última etapa del trabajo se indexan los documentos y se preparan los archivos para ser publicados en CD. En el transcurso del proyecto se irán incrementando la cantidad de CD´s conformado una Cedeteca, previendo que en el futuro y dependiendo del incremento en la capacidad de los CD, se le podrán incorporar otros tipos de soportes como video, audio y otros. VIII.- ACERCA DE LA INTERACTIVIDAD EN EL USO DEL ARCHIVO “Lo que la gente hace en los ordenadores siempre ha sido interactivo. Los ordenadores y el software son herramientas y su propósito es ayudar a las personas a interaccionar con palabras, números e imágenes. Hoy, la diferencia radica en el hecho de que los ordenadores se utilicen para actividades que nunca antes se consideraron interactivas, como la lectura, la observación o, sencillamente, la diversión. Esto significa que el público, no el diseñador, controla en este momento la secuencia, la velocidad y, lo más importante, lo que mirar y lo que ignorar. En el planteo del diseño este es un tema que presenta las más de las veces dificultades ya que no es lo mismo diseñar una pantalla para que sea visualizada en el monitor o diseñar con un 5 formato y manejo del texto para que pueda ser impreso.” En nuestro caso, la mayor interactividad por parte del usuario está localizada en la visualización de las fotografías. La idea era lograr mantener la imagen lo más despejada posible y libre de todo texto aclaratorio. En el caso concreto de las fotografías con personas, es muy importante para el usuario saber quienes participan de tal o cual foto. Y además que llegado el caso de imprimir la foto contenga la misma información escrita. Utilizando la técnica del roll-over se resolvió esta situación. La técnica del roll-over es básicamente la utilización del mouse para generar la aparición en pantalla de información oculta. En el caso de las fotografías con grupos de personas, el roll-over funciona cuando el mouse es pasado por arriba de la cara de las personas, aparece por encima de ella un cartel con el nombre. Como vemos el usuario interactúa con el material ya que le permite reconocer a algunas personas y a otras no y así descubrirlas a través de esta técnica.

IX.- CONCLUSIONES -Implementar tecnología avanzada para brindar mejores servicios, es otro de los objetivos que debe tener en cuenta toda Biblioteca moderna. -La Digitalización de los Documentos y Fotografías que forman parte del Centro de Documentación Histórica, nos permitió entre otros: solucionar el problema del espacio, ya que los mismos se encuentran almacenados en su formato original en un CD, mientras que los originales propiamente tal, están archivados en otro lugar, fuera de la Biblioteca; resguardar el material original, puesto que ya no es necesario acudir directamente a éste para su revisión; realizar copias de los CD, para su utilización en otras dependencias o actividades. -El factor económico siempre suele ser un impedimento a la hora de gestionar nuevos emprendimientos, sin embargo, en nuestro caso, la presentación de un Proyecto atractivo y bien fundamentado, tuvo éxito entre las autoridades. X.- BIBLIOGRAFIA Y REFERENCIAS 1

Avanzar hacia el pasado, Nota de Robert Shuster publicada en la revista Adobe Magazine Número 3, Año 1999. 2

Acrobat PDF Bible – Por Ted Padova – IDG Books (1999).

3

Dirección en Internet: www.octavo.com

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Las “acrobacias” de Clarín, Nota publicada en la revista Adobe Magazine - Volumen 2, Número 1, Año 1999. 5

Diseño Interactivo – Por Ray Kristoff y Amy Satran – Editorial Anaya (1995).

Delgado, Carlos. La conversión de Material Bibliográfico a Imágenes Electrónicas : Prácticas y Principios. Reunión Nacional de Bibliotecarios (33: ABGRA, 12-16 Abril 1999, Buenos Aires, Argentina). Duguid de Grez, Myrthala. Proyecto de creación del Centro de Documentación Histórica. Buenos Aires: CEMIC, Mayo 1998. Pérez Forte, Mariano. Propuesta de Digitalización del Centro de Documentación Histórica del CEMIC. Buenos Aires, Julio 1998.