Últimos cambios normativos DIC-15

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Cambios normativos • • • •

Resolución 483 de 2016 - Madres sustitutas Resolución 5304 de 2015 – Ajustes estructura Planilla Integrada de Liquidación de Aportes Acuerdo 1035 de 2015 – Aclaraciones UGPP Resolución 1715 de 2014 - Aportes FOSYGA

Resolución 483 de 2016 – Madres Sustitutas DIC-15

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Resolución 483 de 2016 – Madres Sustitutas La Resolución 483 de 2016, expedida el 19 de febrero de 2016 habilita la cotización de las madres sustitutas al Sistema de Seguridad Social Integral. Las Madres Sustitutas son aquellas que se encargan del cuidado de hasta 3 niños entre 0 y 17 años, que por una medida de protección son asignados a un hogar sustituto mientras se hace el restablecimiento de la custodia del menor. En esta figura, los niños viven con la madre sustituta en la casa de ésta y el ICBF les reconoce una bonificación mensual llamada Beca de hasta un salario mínimo, entre otros beneficios. A nivel de Seguridad Social las madres sustitutas tendrán las siguientes características:

Resolución 483 de 2016 – Madres Sustitutas Tipo documento aportante

Clase de aportante

Naturaleza jurídica

CC Cédula de Ciudadanía

I - Independiente

Privada

Tipo de persona

Tipo de planilla

Tipo de cotizante

Natural

H – Madres Sustitutas

4 – Madre Sustituta

Ingreso Base de Cotización a reportar

Valor de la beca

Resolución 483 de 2016 – Madres Sustitutas Sistemas a los que realizan aportes: Salud: 4%

Pensión: 3.2% correspondientes al Fondo de Solidaridad Pensional

Aporte voluntario a Caja de Compensación: 0.6% o 2%

Este aporte es opcional

Resolución 483 de 2016 – Madres Sustitutas Se debe tener en cuenta que: •

• • •

Las madres sustitutas tienen derecho a la afiliación del Sistema General de Seguridad Social en Salud y las prestaciones económicas derivadas del sistema de salud. El ICBF será quien remita la base con las madres sustitutas, el valor de la beca y los periodos que podrán liquidar. El tipo de cotizante 4 – “Madres Sustitutas” será permitido para periodo salud marzo de 2016 en adelante. Podrán reportar cotizantes tipo 40 – “Beneficiario de UPC Adicional”.

Resolución 483 de 2016 – Madres Sustitutas Se debe tener en cuenta que: •

Los subtipos de cotizantes que podrán reportar son:   

• • •

2 - Independiente pensionado por vejez activo 3 - Cotizante no obligado a cotizar a pensión por edad 4 - Cotizante con requisitos cumplidos para pensión

Las madres sustitutas solo podrán liquidarse en planilla tipo H. Las madres sustitutas no pueden tener la marca de Colombiano Residente en el Exterior. El valor de la beca no debe redondearse. Las cotizaciones se redondearán como el salario mínimo.

Resolución 5304 de 2015 - Ajustes estructura Planilla Integrada de Liquidación de Aportes DIC-15

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Resolución 5304 de 2015

La Resolución 5304 de 2015, expedida el 10 de diciembre de 2015, modifica los artículos 3, 8, 10, 12, 13 y 18 de la Resolución 1747 de 2008; realizando ajustes en los siguientes temas: • • • •

•

Validación a los números de identificación. Ajustes en Planilla tipo T. Adición del campo Indicador Tarifa Especial Pensiones. Validación a los aportes Fondo Solidaridad Pensional – Subcuenta Solidaridad y Subsistencia. Validación a la exoneración de aportes.

Los operadores de información ya estamos implementando estos ajustes, y se espera que entren en funcionamiento hacía marzo de 2016.

Resolución 5304 de 2015

1. 2. 3. 4.

Validación a los números de identificación. Ajustes en Planilla tipo T. Adición del campo Indicador Tarifa Especial Pensiones. Validación a los aportes Fondo Solidaridad Pensional – Subcuenta Solidaridad y Subsistencia. 5. Validación a la exoneración de aportes.

Validación Números de Identificación

Aplica para   

CE: Cédula Extranjería PA: Pasaporte CD: Carné Diplomático

Puede ser Alfanumérico: Letras de la A – Z Números del 0 a 9

Número de Identificación de Aportante Número de Identificación Representante Legal Número de identificación del cotizante

TI: Tarjeta de Identidad CC: Cédula de Ciudadanía

Debe ser Numérico: Números del 0 a 9

Ajustes Planilla Tipo T

De acuerdo con lo definido en el Artículo 3 de la Resolución 5304 de 2015, las entidades beneficiarias del Sistema General de Participación (SGP) deben reportar en la planilla tipo T la información de Riesgos Laborales de los cotizantes dependientes beneficiarios del Sistema General de Participación Cotizantes 47 sin reportar el valor de la cotización, es decir, dejándolo en 0. Dependiendo de la forma en que se genere la liquidación, los datos que se deben incluir para cada cotizante 47 son: • Datos a incluir al generar la liquidación a través de Archivo Plano • Datos a incluir al generar la liquidación a través del Autoliquidador

Ajustes Planilla Tipo T Ajustes en el Validador Al generar la liquidación a través de archivo plano por favor actualice su software, paquete de nómina o generador de archivo plano para que incluya: • IBC Riesgos Laborales: Debe ser el mismo reportado para salud o pensión. Si existen novedades debe ser el correspondiente a los días cotizados. • Clase de Riesgo del afiliado. • Tarifa de Riesgo: Tarifa correspondiente a la clase de riesgo de cada cotizante. • Días cotizados a Riesgos Laborales. • Centro de trabajo en el que está registrado el cotizante

Ajustes Planilla Tipo T Ajustes en el Autoliquidador Al generar la liquidación por autoliquidador: 1. Ingresar a nuestro portal con el usuario de nómina. 2. Ir a la pestaña Empleador: Sucursales – Opciones – Centros de Trabajo y verificar los centros de trabajo que existen y las tarifas de riesgo que tienen asignadas.

En caso de que la información del centro de trabajo no sea correcta, puede modificarla ingresando a Opciones - Modificar

Ajustes Planilla Tipo T Ajustes en el Autoliquidador 3. Ir a la pestaña Empleados - Consultar: identificar los cotizantes 47 y en Opciones – Modificar validar que se encuentre en el centro de trabajo correcto:

4. Si no es el centro de trabajo correcto, modificarlo y guardar los cambios. Recuerde que es muy importante reportar la información de forma correcta y tener en cuenta que el valor de la cotización siempre debe ser 0.

Nuevo Campo: Indicador Tarifa Especial Pensiones Se adicionará el campo 77, para relacionar a nivel de cotizante el indicador de tarifa especial de pensiones, los valores posibles a reportar en dicho campo y su significado son:

• • • •

1: 2: 3: 4:

Actividades de Alto Riesgo Senadores CTI Aviadores

Validación a los Aportes Fondo de Solidaridad Pensional – Subcuenta Solidaridad y Subsistencia Siempre que un cotizante tenga IBC de pensión igual o superior a 4 SMMLV debe obligatoriamente realizar aporte al Fondo de Solidaridad Pensional (FSP) y al Fondo de Subsistencia (FS). De acuerdo con lo definido en el Artículo 5 de la Resolución 5304 de 2015, ahora también un cotizante puede realizar aportes al FSP o al FS aunque su IBC de pensión sea inferior a 4 SMMLV. Esto se puede presentar cuando el cotizante reciba ingresos adicionales y por la suma de estos ingresos requiera realizar dicho aporte.

Validación a los Aportes Fondo de Solidaridad Pensional – Subcuenta Solidaridad y Subsistencia Teniendo esto en cuenta, cuando usted cargue una liquidación a través de archivo plano en la que incluya cotizantes con IBC inferior a 4 SMMLV pero con aporte al FSP o al FS, nuestro sistema ya no le generará posibles correcciones indicando que los aportes deben ser 0 sino que generará alertas y le permitirá realizar los aportes con los valores reportados, es decir, tendrá el cuenta estos valores en el total de la liquidación. Los mensajes de alerta son: • •

Se está reportando cotización al F.S para un IBC de pensión inferior a 4 SMMLV. Verifique si este aporte se genera por ingresos adicionales del cotizante. Se está reportando cotización al F.S.P. para un IBC de pensión inferior a 4 SMMLV. Verifique si este aporte se genera por ingresos adicionales del cotizante.

Es importante que antes de realizar el pago, usted verifique muy bien el valor de los aportes que está liquidando, para que de esta forma garantice que su liquidación es correcta.

Validación Exoneración de Aportes

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 6 de la Resolución 5304 de 2015, cuando el Ingreso Base de Cotización (IBC) de salud de un cotizante es mayor a 10 SMMLV, este cotizante no puede ser beneficiario de la exoneración de aportes definida en la Ley 1607 de 2012; en la que se exonera el aporte al Sena, al ICBF y la tarifa de salud correspondiente al empleador.

Por tal motivo, Aportes en Línea valida para los cotizantes beneficiarios de la exoneración si el IBC de salud supera los 10 SMMLV. De ser así y al no cumplir con las condiciones definidas en la Resolución, nuestro sistema le asignará automáticamente la marca de No exonerado, lo que generará que sus aportes se calculen con la tarifa plena. Recuerde que usted como Aportante es responsable de determinar el total que devenga cada cotizante. Para el caso de aquellos cuyo IBC sea menor o igual a 10 SMMLV es necesario que indique si estos cotizantes son o no exonerados de aportes, teniendo en cuenta el valor que devenge cada uno.

Validación Exoneración de Aportes Ajustes en el Validador Al generar la liquidación a través del cargue de un archivo plano, y reportar cotizantes con IBC de Salud superior a 10 SMMLV y para quienes en el campo de Exoneración de Aportes se les ha asignado la marca S (Exonerado) nuestro sistema: 1. Validará el IBC de Salud. 2. Validará la marca en el campo de Exoneración de Aportes. 3. Al determinar que el IBC del cotizante es superior a 10 SMMLV y está marcado como exonerado, generará esta posible corrección:

4. Al aplicar la posible corrección el cotizante pasará a ser No exonerado (N) y sus aportes se calcularán con la tarifa plena.

Validación Exoneración de Aportes – Ajustes en el Autoliquidador Al generar la liquidación a través del autoliquidador usted encontrará los siguientes cambios en nuestro sistema:

1. En la ficha del empleado ahora encontrará un “check box” que indica si un empleado está o no exonerado de aportes, así: 1. Cuando el check box esté seleccionado indicará que ese empleado SI está exonerado de aportes y el sistema realizará la validación del IBC de Salud:

2. Cuando el check box esté sin seleccionar indicará que ese empleado NO está exonerado de aportes.

2. Ahora, todos los empleados que actualmente tenían seleccionada la opción SIN ESPECIFICAR, quedarán con el check box marcado, es decir, quedarán como exonerados; para que de esta manera el sistema realice las validaciones necesarias.

Validación Exoneración de Aportes Ajustes en el Autoliquidador 3. Al generar la liquidación el sistema verificará los cotizantes que tengan marcado el check box y para ellos validará el IBC de Salud. 4. Si se determina que el IBC del cotizante es superior a 10 SMMLV y que está marcado como exonerado, en la liquidación que se está generando, el sistema marcará al cotizante como no exonerado y permitirá que se genere la liquidación sin problema. Tenga en cuenta que a ese cotizante se le calculará la tarifa plena de aportes.

5. Si el sistema detecta que el check box está sin seleccionar, no se realizará la validación, y se generará la liquidación con la tarifa plena de aportes. Tenga en cuenta que al generar la liquidación no se modificará la marcación en el check box de la ficha del empleado, por lo tanto, si usted desea que nuestro sistema realice para todos los cotizantes la validación del IBC de salud es necesario que tengan seleccionado el check box como Exonerados.

Acuerdo 1035 de 2015 Aclaraciones UGPP DIC-15

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Acuerdo 1035 de 2015 – Pagos no constitutivos de salario Aunque el Acuerdo 1035 de 2015, expedido por la UGPP, se refiere a que las prestaciones sociales son pagos no constitutivos de salario; el Concepto 147921 del Ministerio de Trabajo enfatizó en que las prestaciones sociales no se deben tener en cuenta en el cálculo de los pagos no constitutivos de salario. Siendo así, los pagos no constitutivos de salario son: • • • • • • • •

Gastos de representación Medios de transporte Elementos de trabajo Auxilio para vestuario, comunicaciones o estudio Viáticos permanentes o accidentales Auxilio legal de transporte Primas, bonificaciones, gratificaciones ocasionales Aportes a Pensiones Voluntarias

Acuerdo 1035 de 2015– Concepto “Total de la remuneración”

Se da claridad a la expresión “Total de la remuneración" que corresponde al total de los ingresos percibidos por el trabajador por todo concepto. También se indica que las sumas por conceptos no salariales que sobrepasen el 40% del “Total de la remuneración” aplicarán en las bases de Salud, Pensión y Riesgos Laborales.

Acuerdo 1035 de 2015– Vigilancia y control a pagos ocasionales El acuerdo confirma que será la UGPP quien vigile que los pagos ocasionales y la afectación para cada uno de los sistemas de Seguridad Social correspondan a la calidad en la que se efectuó el pago, sea salarial o no salarial. La UGPP validará que estos pagos cumplan con las condiciones de mera liberalidad y que se realicen ocasionalmente dentro del año fiscal, sin limitar que solo se pueda realizar un aporte por cada ciclo fiscal.

Acuerdo 1035 de 2015– IBC para empleados con salario integral

La UGPP verificará que los aportes a Seguridad Social de trabajadores que devengan el Salario Integral, se liquiden sobre el 70% de dicho salario. Esta condición se aplicará para todo trabajador aún cuando la operación resultante genere un IBC que sea menos a la cuantía de 10 SMMLV, se entenderá que el Salario definido corresponde a la suma del Factor Salarial más el Factor Prestación definido para este tipo de contratación.

Resolución 1715 de 2014 Aportes FOSYGA DIC-15

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Resolución 1715 de 2014 Códigos FOSYGA

Recuerde que los códigos para el recaudo de cotizaciones a favor del Fondo de Solidaridad y Garantía FOSYGA son MIN001, MIN002 y MIN003. A continuación podrá visualizar con qué código debe efectuar los pagos dirigidos al FOSYGA:

Resolución 1715 de 2014 Código MIN001 Con este código podrá efectuar los siguientes recaudos:

Cotizaciones en salud que deben ser giradas directamente al FOSYGA

Cuando en el periodo pago, el cotizante no se encuentre afiliado a ninguna EPS-EOC del Régimen Contributivo, o las mismas se encuentren ya liquidadas.

Cotizaciones en salud efectuadas por los fondos de pensiones sobre las mesadas retroactivas

Correspondientes a prestaciones económicas reconocidas por primera vez y sobre la reliquidación reconocida retroactiva.

Resolución 1715 de 2014 Código MIN002 Con este código podrá efectuar: Pagos a salud de los cotizantes y/o beneficiarios a un régimen de excepción y/o especiales con ingresos adicionales

Según lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002, sobre los cuales están obligados a realizar aportes al sistema de salud.

Tenga en cuenta que este código reemplazará al MIN001, por medio del cual se efectuaban los pagos a salud por ingresos adicionales. El objetivo de este cambio es que al momento en que la entidad solicite el reconocimiento ante el Administrador Fiduciario de las prestaciones económicas, no se presente rechazo por no contar con la antigüedad requerida, o no se evidencien en el sistema cotizaciones realizadas al FOSYGA, requeridas para la emisión de certificados de pago de aportes.

Resolución 1715 de 2014 Código MIN003 Con este código podrá efectuar:

Cotizaciones en salud para los colombianos residentes temporalmente en el exterior

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 59 del Decreto 806 de 1998.