MICROSOFT ACCESS DEFINICIÓN MS Access es un programa para manejar bases de datos. Una base de datos es un conjunto de datos de un determinado tema o contexto, almacenados de forma sistemática, para obtener información ordenada y clasificada del tema.

OBJETOS QUE FORMAN PARTE DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos de Access puede estar conformada por varios objetos, los más comunes son los siguientes:



Tablas: conjunto de registros (cada fila de la tabla) donde los datos se organizan por campos (cada una de las columnas). CAMPO

REGISTRO



Formularios: Son objetos de las base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta.



Informes: Los informes son reportes obtenidos con información extraída de las tablas o consultas.



Consultas: Son solicitudes para obtener información de las tablas. Con una consulta se puede responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla.

EMPEZAR A TRABAJAR CON ACCESS La pantalla inicial tiene estas partes, un panel a la izquierda que te permite ver las plantillas locales o en línea; un panel central con una sección superior “Nueva base de dato en blanco” para empezar una nueva desde cero, y una sección inferior “Plantillas destacadas en línea” para utilizar algún modelo prediseñado que se encuentra en la web de Microsoft; y un tercer panel a la derecha, para abrir alguna base de dato trabajada recientemente.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN BLANCO Hacer clic en el botón Base de datos en blanco, a continuación observarás que el panel de la derecha ha cambiado:

Escribe el nombre del archivo (cómo se llamará tu base de datos), haz clic en el botón con la carpeta para seleccionar en que carpeta de tu disco grabarás la base de datos, y finalmente haces clic en Crear.

Existen varias formas de empezar a crear una tabla de datos en Access:

UNA TABLA RÁPIDA Ingresando los datos directamente en la tabla en blanco que se abre al crear una base de datos en blanco.

Al momento de ingresar los datos, verás que Access desplazará el cursor a la celda de la derecha cada vez que presiones Enter. Cuando tengas que llenar el segundo registro, deberás bajar con las flechas del cursor a la segunda fila. Para las siguientes filas esto ya será automático porque la tabla ya habrá quedado definida. También se puede ir a la ficha Crear y hacer clic en el botón Tabla en el grupo Tablas.

UNA TABLA A PARTIR DE LA ESTRUCTURA O DISEÑO Cuando uno trabaja mejor con Access, previamente sabe como desea su tabla: que campos tendrá, como se llamarán, que tamaño tendrá cada campo, etc. En este caso se va a la ficha Crear, y en el grupo Tabla se hace clic en el botón Diseño de tabla. Si tenías previamente una tabla en blanco que Access creo por ti, ciérrala sin grabarla.

Access te mostrará la siguiente pantalla para empezar a crear tu tabla:

Ahora deberás ingresar el nombre del campo y el tipo de dato que es, si deseas puedes añadir una descripción (es un texto para que recuerdes de que se trata ese campo), y en la parte de abajo, donde dice Propiedades del campo, en la mayoría de campos podrás definir su tamaño.

EJEMPLO: DESEAS TENER UNA TABLA DE AMIGOS, POR LO QUE TENDRÁS UN CAMPO NOMBRE, QUE SERÁ UN TEXTO DE 20 CARACTERES DE LARGO, UN CAMPO APELLIDO QUE SERÁ UN TEXTO DE 30 CARACTERES DE LARGO, UN CAMPO EDAD CUYO TAMAÑO SERÁ BYTE, LOS NÚMEROS DE TAMAÑO BYTE SON NÚMERO ENTEROS DE 0 A 255, COMO NO TENDRÁS AMIGOS MAYORES DE 255 AÑOS, ESTE ES EL ADECUADO. MÁS ADELANTE ESTÁ UNA TABLA QUE MUESTRA LOS TIPOS DE DATOS Y SUS TAMAÑOS. TAMBIÉN QUERRÁS GUARDAR LA FECHA DE NACIMIENTO PARA TENER LOS CUMPLEAÑOS, SERÁ UN DATO TIPO FECHA (LAS FECHAS TIENEN UN TAMAÑO ÚNICO), QUIZÁS UNA FOTO DE CADA UNO DE ELLOS, ESTE SERÁ UN OBJETO OLE (O SEA UN ARCHIVO EXTERNO QUE SE VA A AÑADIR DENTRO DE LA BASE DE DATOS) Y TAL VEZ QUE SOBRENOMBRE TIENE, SERÁ OTRO TEXTO Y CON UN TAMAÑO DE 20 ES SUFICIENTE.

La estructura de la tabla se vería como sigue:

Para empezar a agregar los datos, haces clic en el botón Ver, Access te pedirá ponerle un nombre a la tabla antes de empezar. Si estás realizando el ejemplo, podrías colocarle de nombre Amigos. Access te dará una advertencia de que no hay Clave Principal y si deseas que cree una por ti, en este caso, responde que sí. La Clave Principal es un campo que sirve para evitar tener dos datos iguales, como un código. De esta manera podrías tener dos amigos que se llaman igual, que cumplen años el mismo día, en foto son muy parecidos, así que Access para diferenciarlos le pone a cada uno un “código” distinto. La tabla que aparecerá será la siguiente:

El campo Id corresponde a la Clave Principal, Access la llenará con un número distinto para cada registro.

IMPORTAR UNA TABLA La tabla podría estar creada previamente en otro programa, como Excel, entonces Access puede traer los datos y crear una tabla con ellos.

Access mostrará un asistente para convertir la tabla de Excel a una tabla de Access. El asistente te irá guiando paso a paso, para lo cual deberá leer las instrucciones que te van saliendo.

CREAR UNA TABLA CON UNA PLANTILLA Access cuenta con algunos modelos prediseñados de Tablas, los cuales puedes modificarlos para que se adecuen a lo que necesitas.

Para modificar la tabla que se crea, solo debes hacer clic en el botón Ver en la ficha Inicio.

TIPOS DE DATOS

Tipo de dato

Contenido del tipo de datos

Tamaño

Texto

(Predeterminado) Texto o combinaciones de texto y números, así como números que no Hasta 255 caracteres. (1 byte) requieran cálculos, como los números de teléfono.

Memo

Texto extenso, o combinación extensa de texto y Hasta 63.999 caracteres. (2 bytes) números. 1, 2, 4 u 8 bytes (16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es Id. de réplica):

Número

Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Para obtener más información sobre la forma de establecer un tipo numérico específico, vea el tema de la propiedad Tamaño del campo.



Byte: para números enteros comprendidos entre 0 y 255. (1 byte)



Número entero: para números del -32 768 al +32 767. (2 bytes)



Entero largo: para números enteros del -2 147 483 648 al +2 147 483 647 (4 bytes)



Simple: para valores numéricos comprendidos entre -3,4 x 10 38 y +3,4 x 10 38 y hasta siete dígitos significativos. (4 bytes)



Doble: para valores numéricos comprendidos entre -1,797 x 10 308 y +1,797 x 10 308 y hasta 15 dígitos significativos. (8 bytes)



Id. de réplica: para almacenar un único número ID. (16 bytes)



Decimal: para valores numéricos comprendidos entre -9,999... x 10 27 y +9,999... x 10 27. (12 bytes)

enteros

Fecha/Hora

Fechas y horas para los años del 100 al 9999.

Moneda

Valores de moneda y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y (8 bytes) cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo.

Autonumérico

Número secuencial (incrementado de uno a (4 bytes, 16 bytes si el valor de la propiedad Tamaño del campo es uno) único, o número aleatorio que se asigna Id. la réplica) cada vez que se agrega un nuevo registro.

Sí/No

Valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o (1 bit) Activado/desactivado).

Objeto OLE

Objeto (como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Hasta 1 gigabyte (limitado por el espacio disponible en disco) Word, gráficos, sonidos, etc.)

Hipervínculo

Texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como Puede contener hasta 2048 caracteres. dirección de hipervínculo.

Datos adjuntos Cualquiera de los tipos de archivos admitidos.

(8 bytes)

Puede adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE.

Asistente para Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un (habitualmente 4 bytes) búsquedas cuadro de lista o un cuadro combinado.

EJEMPLO:

Tipo de dato

Texto

Nombre del campo

Dirección

Tamaño

80

Contenido del campo

Av. Principal 6789

El tamaño no es configurable

El alumno tiene una beca completa desde el año 2007 por fallecimiento de su padre. La integridad de la beca está sujeta a buen rendimiento académico.

Memo

Comentarios

Número

Edad

Fecha/Hora

Fecha de nacimiento

El tamaño no es configurable

1 de Diciembre de 1993

Moneda

Pensión

El tamaño no es configurable

S/. 0.00

Autonumérico

Id del alumno

Sí/No

Tiene seguro

El tamaño no es configurable

Objeto OLE

Fotografía

El tamaño no es configurable

Hipervínculo

Facebook

El tamaño no es configurable

Datos adjuntos

Documentos

El tamaño no es configurable

Byte

15

Entero largo

56458 Sí

(foto almacenada) http://www.facebook.com/jperez

Jperez_docs.zip