UNA

Manual usuarios(as) Nombramiento de estudiantes asistentes Sistema de Becas Estudiantiles

Versión 1.1

2014

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PRESENTACIÓN El proceso de nombramiento de estudiantes asistentes, involucra a las instancias que tienen como función la aprobación y distribución de las horas de estudiantes asistentes para el periodo:  Consejo Académico (CONSACA): distribución horas asistente académico.  Vicerrectoría de Vida Estudiantil: distribución horas asistente paracadémico.  Vicerrectoría Académica: asignación horas estudiante asistente graduado. A las unidades y dependencias con asignación de horas para el periodo, responsables de: o La selección de estudiantes. o La aprobación y remisión de la propuesta de nombramiento de estudiantes asistentes, según ciclo. o La inclusión de solicitudes de nombramiento en el sistema de información automatizado (SIBEUNA). o La remisión de solicitudes de nombramientos de estudiantes asistentes garduados. o El seguimiento y evaluación de estudiantes nombrados como asistentes. Corresponde al Departamento de Bienestar Estudiantil y a las Unidades de Vida Estudiantil en el caso de las sedes regionales, la validación de cada uno de los nombramientos de estudiantes asistentes propuesto por las unidades o dependencias, determinar si procede la aprobación o anulación del mismo y en caso de aprobación, realizar la aplicación de los beneficios establecidos para este tipo de beca en la normativa institucional. Este manual, pretende ser una guía para las personas usuarias que participan en el proceso de nombramiento de estudiantes asistentes, incluye en su primera parte las condiciones generales que deben cumplirse para realizar el nombramiento de estudiantes asistentes. En la segunda, detalla los pasos para realizar la inclusión de solicitudes de nombramientos en el Sistema de Información de Becas y Beneficios Estudiantiles de la Universidad Nacional (SIBEUNA).

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1. CONDICIONES DEL PROCESO DE NOMBRAMIENTO DE ESTUDIANTES ASISTENTES. 1.1 Aprobación y distribución de horas. La Universidad Nacional, define anualmente un presupuesto, el cual determinará el número de horas por distribuir entre Facultades, Centros y Sedes Regionales. En el caso de las horas asistente académicas, esta distribución se realiza de acuerdo con el algoritmo aprobado por CONSACA. Luego, al interior de Facultades, Centros y Sedes, los Consejos Académicos harán lo propio entre las unidades académicas que las conforman. La distribución de las horas, debe quedar definida para el mes de noviembre de cada año.

Definición de la cantidad de horas estudiantes asistentes disponibles para el periodo.

Acuerdo de distribución del Consejo Académico (CONSACA).

Acuerdos de distribución al interior de facultades, centros y sedes.

Acuerdos de distribución al interior de las unidades.

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La distribución de las horas de estudiante asistente en el área paracadémica, es realizada por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil e informada a cada instancia. 1.2 Comunicación de Acuerdos de distribución de horas al Departamento de Bienestar Estudiantil. El Departamento de Bienestar Estudiantil, recibirá, antes de finalizar el año, copia del acuerdo tomado en CONSACA, los acuerdos de los Consejos de Facultad, el acuerdo de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil y las resoluciones de la Vicerrectoría Académica, con el detalle de la distribución de horas. 1.3 Selección de las y los estudiantes asistentes. Cada unidad y dependencia, atenderá y seleccionará, entre las y los estudiantes aspirantes de realizar horas, aquellos(as) que cumplan con los requisitos definidos en el Manual de Organización de Funciones de la VVE y según la cantidad de horas que le fueron asignadas. Es potestad de cada unidad definir los criterios y procedimientos para esta selección. La y el estudiante, debe ser informado que al igual que en otros tipos de beca, la postulación como estudiante asistente, no implica que la Universidad Nacional otorgará de forma automática el beneficio solicitado y que la resolución final es hasta que el Departamento de Bienestar Estudiantil o las Unidades de Vida Estudiantil en Sedes regionales validen y resuelvan la solicitud del nombramiento como estudiante asistente. 1.4 Periodos para la inclusión de solicitud de nombramientos. El Departamento de Bienestar Estudiantil, define y comunica a la comunidad universitaria, los periodos para la inclusión de solicitudes de nombramientos en el SIBEUNA y la recepción de solicitudes de nombramientos en el caso de estudiantes asistentes graduados, así como de los acuerdos realizados por la unidad con la aprobación de la propuesta de nombramientos de estudiantes asistentes. El SIBEUNA, permitirá únicamente procesar las solicitudes de los nombramientos en el periodo establecido.

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La solicitud de interrupción de nombramiento (finalización/exclusión) o solicitud de anulación del nombramiento por error en la inclusión de datos u otras razones, debe ser reportada de forma inmediata al Departamento de Bienestar Estudiantil o a las Unidades de Vida Estudiantil en sedes regionales. 1.5 La propuesta de nombramientos. La unidad, refiere en el periodo establecido al Departamento de Bienestar Estudiantil y Unidades de Vida Estudiantil en el caso de las Sedes Regionales, mediante oficio el número de acuerdo y de sesión en la cual se propone1 el nombramiento para cada estudiante seleccionado(a), el número2 asignado a la solicitud de nombramiento generado por el SIBEUNA, el detalle de los datos de identificación de estudiantes propuestos, la cantidad de horas, la vigencia del nombramiento, el proyecto al que estará asignado, las funciones3 y los datos de identificación (nombre, apellidos y número de identificación) del funcionario(a) responsable de su supervisión. Para efectos de guía se incluye la siguiente tabla:

ID Estudi ante

Nombre Apellidos

Fuente Financia miento

Cantidad de horas

Contacto Correo teléfono

Horario

Vigencia

Proyecto

Responsable supervisión y número de identificación

Funciones y tareas

Los y las estudiantes asistentes que van a ser nombrados (as) con recursos específicos depositados en la FUNDAUNA, o en el Programa de Gestión Financiera, deben indicar donde están depositados los recursos que financiarán el nombramiento, el nombre y número de proyecto si se encuentran en FUNDAUNA y los códigos presupuestarios (Fondo, Organización, Programa y Cuenta) si están en la Unidad Especializada del Programa de Gestión Financiera. Indicar el monto mensual que se pagará por hora y el total por el nombramiento. El nombramiento de estudiante asistente es un proceso administrativo complejo, en primera instancia las unidades mediante acuerdo realizan la propuesta del nombramiento y en una segunda instancia el Departamento de Bienestar Estudiantil y las Unidades de Vida Estudiantil realizan la validación de requisitos establecidos en la normativa institucional y resuelve si se aprueba o no. 2 Al incluir los datos de la solicitud de nombramiento estudiante asistente en el SIBEUNA, se genera un número correspondiente a la identificación de la solicitud. 3 Las funciones serán incluidas en el SIBEUNA a efectos de extender la certificación de estudiante asistente. 1

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Número consecutivo SIBEUNA

Para estudiantes que están realizando el Trabajo Final de Graduación, deberá adjuntarse la carta comprobatoria que indique el periodo de inicio y de finalización. Los nombramientos de estudiantes asistentes graduados, no se procesan en el SIBEUNA, por lo que las unidades deben remitir la fórmula de nombramiento, en los periodos establecidos y cumplir con lo estipulado en relación con la cantidad de meses, vigencia y realizar el nombramiento para cada ciclo lectivo. 1.6 Sobre el plazo de los nombramientos. De marzo a noviembre es la cantidad de meses autorizada y que cuenta con contenido presupuestario para los nombramientos de estudiantes asistentes académicos con recursos de aplicación general. Únicamente los nombramientos financiados con recursos específicos en FUNDAUNA o en la Unidad Especializada del Programa Gestión Financiera, pueden sobrepasar esa cantidad de meses, dependiendo de la disponibilidad de recursos del proyecto en el actual ejercicio presupuestario. Para cumplir con lo estipulado en la normativa institucional en relación con la validación del cumplimiento de requisitos académicos y otros, el periodo del nombramiento no sobrepasará el ciclo lectivo, por lo que la consignación de este dato para cualquier tipo de nombramiento como periodo máximo, deberá observar la siguiente forma: I Ciclo 30 de julio y II Ciclo 30 de noviembre. La aplicación de periodos de nombramientos, para todos los casos iniciará el 1º de cada mes y finalizará el 30.

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2 INCLUSIÓN DE UN NOMBRAMIENTO EN EL SIBEUNA Paso 1 Ubicación del SIBEUNA El SIBEUNA, se ubica en el sitio web de la Universidad Nacional y para acceder digitamos la dirección electrónica: http://www.una.ac.cr

Ubicar y dar clic en el ícono SIBEUNA

Paso 2 Identificación de persona usuaria Para identificarse en el sistema se utiliza el número de identificación personal y la clave LDAP (utilizada en el sistema de citas médicas). Identificarse y digitar clave LDAP

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Paso 3 Iniciar digitación del nombramiento: Identificación del estudiante y validación de requisitos. En datos personales, digitar el número de identificación del alumno (cédula con nueve dígitos para nacionales y A00… para extranjeros) y dar clic en la cejilla desplegar datos. Se desplegará la búsqueda de datos de persona y requisitos académicos que deben cumplirse.

Digitar ID alumno y desplegar datos

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Paso 4 Incluir detalle de datos de la solicitud de nombramiento. En la cejilla datos del nombramiento dar clic, se desplegará los campos a llenar. Dar clic en datos de nombramiento

Proceder con selección y registro de:  La instancia universitaria en un nivel de Facultad, Unidad y Proyecto.  Área de nombramiento: Académica (unidades académicas/distribución aprobada por CONSACA), Paraacadémica (asignación de horas de la Vicerrectoría de Vida Estudiantil).

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 Digitar el número de acuerdo.  Identificar (Nombre y apellidos) la persona responsable de la supervisión del estudiante asistente.  Vigencia del nombramiento: la designación del estudiante asistente

tiene como mínimo un mes y como tiempo máximo un ciclo, debe iniciar el 1º día del mes y finalizar el 30.  Identificación de la Fuente de financiamiento: Recursos ordinarios (de aplicación general) FUNDAUNA y Unidad Especializada.  Identificación del área de nombramiento: utiliza clasificación institucional (Docencia, investigación, extensión e integrados)  Incluye aporte económico: únicamente las y los estudiantes nombrados bajo la modalidad “Sin aporte económico”, NO lo incluyen.  Cantidad de horas del nombramiento: el máximo de horas es 20 y el mínimo para un nombramiento es de 4. Las y los estudiantes con Beca Luis Felipe y Omar Dengo, no pueden ser designados por una cantidad mayor a las 12 horas. Estudiantes asistentes nombrados en la categoría “Sin aporte económico” deberán cumplir sin excepción 10 horas semanales.  Declaración de horario: proceder a seleccionar el día, la hora de

inicio y final, aplicar la sumatoria en cada fila.  Tareas a realizar por la o el estudiante: seleccionar al menos las tres funciones principales que deberá asumir. Las opciones se basan en la propuesta que se remitió a las unidades.  Validar Datos: dar clic, se activará la verificación del cumplimiento de requisitos y la disponibilidad de horas.  Enviar la solicitud: dar clic y el sistema asignará un número al nombramiento aceptado. Anotar la numeración. Elaboró Programa Adjudicación de Becas

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