Unidad 6: Compartir y proteger 6.0 Introducción Esta unidad cubre dos temas relacionados aunque opuestos: compartir y proteger. A veces es beneficioso para un equipo trabajar colaborando en el mismo archivo y al mismo tiempo pero con ordenadores diferentes. Excel le permite hacer esto. También hay veces en las que usted quiere proteger su trabajo de otros, evitar que editen ciertas áreas de un archivo o incluso que puedan abrirlo. Excel también tiene esto en cuenta. Comenzaremos con la característica más positiva, compartir.

6.1 Compartir Compartir un archivo de Excel significa abrir la posibilidad de que otros lo editen mientras usted lo tiene todavía abierto. Por ejemplo, digamos que Amy y Pedro están llevando a cabo ambos una investigación sobre la facturación de universidades de Europa y se encarga a Amy encontrar todas las universidades De hecho, recomendariamos relevantes y a Pedro que averigüe la facturación de esas que para una tarea de entrada universidades. En lugar de trabajar sobre archivos diferentes y de datos como esta, utilice una que Amy comunique por separado y repetidamente una lista hoja de cálculo de Google creciente de universidades, los dos podrían trabajar en un Docs: docs.google.com archivo compartido y actualizar las columnas correspondientes “en directo”.

Cómo hacerlo Utilizamos la Cinta de opciones: Revisar > Compartir libro > Permitir la modificación (marcar)

© 2010 Excel with Business

1

Unidad 6: Compartir y proteger

Luego se le pedirá que guarde el archivo antes de que sea compartido. Una vez que haya hecho esto, su cuadro de control indicará el nuevo estado del archivo con “[Compartido]” en la parte superior de su pantalla, tras el nombre del archivo:

Una vez que el archivo se haya compartido, cualquier número de usuarios podrá acceder simultáneamente a él.

Conflicto y resolución Por supuesto, que dos o más usuarios accedan simultáneamente a un solo archivo de Excel puede traer problemas. Suponga que Amy pone un número en la celda A1 y que unos pocos © 2010 Excel with Business

2

Unidad 6: Compartir y proteger

segundos más tarde, Pedro escribe una palabra en esa misma celda. ¿Qué pasa entonces? Bien, si Amy guarda su archivo, su versión tendrá preferencia. Sin embargo, si Pedro guarda el archivo después de Amy, sus cambios en la celda A1 sobrescribirán los de Amy. Excel es capaz de notificar a todos los usuarios los cambios realizados por otros usuarios, pero no puede evitar ni notificar el trabajo contradictorio hasta que no se haya hecho (y guardado). Cada usuario entonces tendrá la opción de aceptar su propio cambio o el de su compañero. Si un conflicto permanece tras esto, el primer usuario “ganará”.

Evitar las contradicciones en primer lugar Como en la vida, el sentido común y la comunicación ayudarán a evitar la mayoría de los conflictos. Por ejemplo, suponga que dos personas añaden líneas en la misma base de datos compartida. Sin comunicarse entre ellas, estarían teniendo problemas en casi cada línea. Pero al hablar, podrían acordar que uno comience en la línea 1 y el otro comience en, digamos, la línea 1.000. O, si cada usuario conoce con certeza que está trabajando en una hoja de cálculo diferente (posiblemente etiquetada con su nombre), el equipo estará pisando suelo firme. Así que, si el “área” del archivo se puede dividir fácilmente y los compañeros desean comunicarse, un archivo compartido puede ser la solución. Si los papeles de los usuarios son más complejos, es mucho más complicado que funcione este enfoque.

Precaución Hay más problemas con los archivos compartidos además de los conflictos. Debido a que los archivos compartidos, por definición, reciben entradas de fuentes diferentes, la carga en Excel es mucho mayor. Esto puede llevar a corrupción y pérdida de datos. Y cuanto mayor sea el archivo y mayor el número de usuarios, más probabilidades hay de que ocurra una pérdida/corrupción. Debido a esto, muchos usuarios rechazan de plano utilizar esta función. Nosotros recomendamos, como se discutió arriba, utilizar los archivos compartidos solamente cuando los archivos sean pequeños, haya pocos usuarios y el papel de cada uno esté claramente delimitado.

6.2 Protección Suponga que quiere que un miembro nuevo de la plantilla con una experiencia limitada en Excel utilice una base de datos importante. Suponga además que hay fórmulas / datos en algunas de las celdas de esa base de datos que son de suma importancia para su negocio o que no quiere que se altere la estructura del archivo. Quizá desee proteger esas celdas o esa estructura con (o sin) una contraseña y Excel lo permite. Tenga en cuenta que puede

© 2010 Excel with Business

3

Unidad 6: Compartir y proteger

proteger una selección de celdas, una hoja de cálculo completa y un libro entero. Debajo tratamos todas estas opciones.

Proteger elementos de un libro Cada celda de una hoja de cálculo se puede bloquear y esconder. Para proteger una celda debe estar bloqueada y no escondida (escondida solo significa que cuando la hoja de cálculo está protegida, la fórmula no se mostrará, lo cual puede ser deseable por ejemplo, al enviar algún trabajo a un cliente, pero hay mejores opciones para hacer esto, como podría ser imprimirla como un PDF). Afortunadamente, por defecto las celdas están bloqueadas pero no escondidas, por lo que para abreviar, para proteger una hoja de cálculo completa solamente tiene que seleccionar: Revisar > Cambios > Proteger hoja Para permitir que una celda o rango de celdas en concreto puedan ser cambiadas cuando la hoja de cálculo se encuentra protegida, debe desbloquear esa/s celda/s: 1. Inicio > Celdas > Formato > Formato de celdas > pestaña Proteger > desmarcar la casilla Bloqueada 2. Revisar > Cambios > Proteger hoja 3. Elija una contraseña (opcional) 4. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, elija lo que quiere permitir que los usuarios puedan cambiar. Puede especificar usuarios para los que las celdas estarán desbloqueadas o desbloquearlas para todos ellos. Si decide añadir una contraseña: 

¡No olvide la contraseña! Si eso sucede, NO podrá desproteger la hoja de calculo y se verá obligado a pegar sus datos en un nuevo archivo, guardar de nuevo, etc.



Tenga en cuenta que la protección por contraseña no garantiza de forma absoluta la seguridad de datos importantes. Si esto es de gran importancia, guarde el archivo en un lugar privado o proteja mediante contraseña el libro entero (ver debajo).

© 2010 Excel with Business

4

Unidad 6: Compartir y proteger

Proteger con contraseña un libro entero Al proteger elementos de un libro, usted desea que algunas personas accedan al menos a partes del archivo. ¿Qué sucede cuando quiere evitar que ciertas personas accedan a un archivo por completo? Información salarial, ideas de negocios y listas de regalos de Navidad se pueden proteger de ojos indiscretos protegiendo con contraseña el archivo completo: Botón Office > Guardar como > Herramientas > Opciones generales

Y elija (¡y recuerde!) una contraseña.

© 2010 Excel with Business

5

Unidad 6: Compartir y proteger