UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
“PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO/CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA MUEBLES DJ”
TESIS PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA.
AUTORA: ANDREA NATALY CARRIÓN CARRIÓN
DIRECTOR DE TESIS: DR. WELLINGTON RIOS VILLAFUERTE
QUITO, DM. MAYO 2012
DEDICATORÍA:
A Dios por haberme bendecido en toda esta etapa importante de mi vida, ya que gracias a él he conseguido culminar mis estudios universitarios. A mis padres Ángel y Mariana que gracias a sus consejos, enseñanzas y apoyo absoluto me han ayudado para poder plasmar todos los objetivos que me he trazado. A mi hermano Diego porque el siempre ha sido mi apoyo moral e inspiración para alcanzar todo lo que me proponga en la vida. A todos los que me han apoyado para poder conseguir mi objetivo de ser una profesional.
Andrea Carrión
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AGRADECIMIENTO:
A Dios por iluminarme, para llevar a cabo esta presenta tesis; A mi tutor el Dr. Wellington Ríos; por haberme guiado con esmero en el desarrollo de este último peldaño de mi vida profesional.
Andrea Carrión
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AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, ANDREA NATALY CARRIÓN CARRIÓN, en calidad de autor del trabajo de investigación o tesis realizada sobre “PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA MUEBLES DJ”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación. Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, a 10 de mayo del 2012
__________________________ Srta. Andrea Carrión AUTORA C.I. 172145752-9
[email protected]
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RUC: 0100110535001 DIR: Av. De Los Shyris N39-27 y El Telégrafo TEL: 2469-399 / 2260-901
Quito, 8 de agosto del 2011
CARTA AUTORIZACIÓN DE GERENCIA Yo, QUEZADA ORDOÑÉZ GLADYS ITAMAR, portadora de la cédula de identidad No 0100110535; y en calidad de GERENTE PROPIETARIA DE “DISTRIBUIDORA JUVENIL(Muebles DJ)”; autorizó a CARRIÓN CARRIÓN ANDREA NATALY, portadora de la cédula de identidad No 172145752-9; se sirva emplear toda la información oportuna y necesaria de mi negocio, para que realice su tema de tesis “PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO/CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA MUEBLES DJ”; para la obtención de su título profesional como Ingeniera en Contabilidad y Auditoría.
Atentamente
QUEZADA ORDOÑÉZ GLADYS ITAMAR GERENTE PROPIETARIA C.I.0100110535
5
INDICE DE CONTENIDOS
CARÁTULA…………………………………………………………………i
DEDICATORIA…………………………………………………………….ii AGRADECIMIENTO………………………………………………………iii AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL………………..iv CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA……………………...v INDICE DE CONTENIDOS……………………………………………….vi INDICE DE ANEXOS……………………………………………………...xi INDICE DE GRAFICOS…………………………………………………..xii RESUMEN EJECUTIVO…………………………………………………xiii ABSTRAC………………………………………………………………….xiv INTRODUCCIÓN………………………………………………………….1
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INDICE DE CONTENIDOS
CAPITULO I 1. LA EMPRESA 1.1 1.1.1 1.1.2 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.3 1.3.1 1.3.2 1.3.3 1.3.3.1 1.3.3.2 1.3.4 1.3.5 1.3.6 1.3.7 1.4 1.4.1 1.4.2 1.5 1.5.1
ANTECEDENTES RESEÑA HISTORICA BASE LEGAL DE LA EMPRESA ASPECTO TRIBUTARIO TRIBUTARIO SEGURIDAD SOCIAL CODIGO DE TRABAJO CODIGO DE COMERCIO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO MISION VISION OBJETIVOS OBJETIVOS EMPRESARIALES COMPROMISOS POLITICAS ESTRATEGIAS PRINCIPIOS VALORES ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL ANALISIS FODA DIAGNOSTICO SITUACIONAL
4 4 5 6 6 7 7 8 8 8 9 9 9 10 10 10 11 12 13 13 14 17 19
CAPITULO II 2. MARCO TEORICO 2.1 SISTEMAS
21 7
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.3.1 2.1.3.2 2.1.3.3 2.1.3.4 2.1.4 2.1.4.1 2.1.4.2 2.1.5 2.1.5.1 2.1.5.2 2.1.5.3 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.1.10 2.1.11 2.1.12 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7 2.2.8
CONCEPTO IMPORTANCIA PROCESO ADMINISTRATIVO PLANIFICACIÓN ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL ESTRUCTURA ORGANICA ESTRUCTURA LINEAL ESTRUCTURA FUNCIONAL ORGANIGRAMAS ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA POSICIONAL VISIÓN MISIÓN OBJETIVOS POLÍTICAS VALORES INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTOS DIAGRAMA DE FLUJO SISTEMA CONTABLE CONCEPTO POLITICAS CONTABLES NORMATIVIDAD PLAN DE CUENTAS INSTRUCTIVO PLAN DE CUENTAS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO ESTADOS FINANCIEROS ASPECTOS TRIBUTARIOS
21 22 23 24 25 25 26 26 26 28 29 30 30 32 32 33 33 34 35 36 37 39 39 40 40 41 42 43 45 45
CAPITULO III 3. SISTEMA ADMINISTRATIVO PROPUESTO 3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 3.1.5 3.1.6
POLÍTICAS ADMINISTRATIVAS POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y SALUD POLÍTICAS DE SEGURIDAD SOCIAL POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS POLÍTICAS DE PERSONAL POLÍTICAS DE RRHH POLÍTICAS DE VENTAS 8
47 48 49 49 50 51 51
3.1.7 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.3 3.4 3.5 3.6 3.6.1 3.6.2 3.7 3.7.1 3.7.2 3.7.3 3.7.4
POLÍTICAS DE COMPRAS ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL ORGANIGRAMA FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PERFIL DE CARGOS VISIÓN MISIÓN OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS VALORES Y PRINCIPIOS VALORES PRINCIPIOS PROCEDIMIENTOS PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE VENTAS
52 53 53 54 65 74 74 75 76 76 77 78 78 81 84 88
CAPITULO IV 4. SISTEMA CONTABLE PROPUESTO 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.1.6 4.2 4.2.1 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.6 4.7 4.8 4.8.1 4.8.2
POLÍTICAS CONTABLES POLÍTICAS DE REMUNERACIÓN POLÍTICAS DE INVENTARIO POLÍTICAS DE PRESUPUESTO POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA POLÍTICAS DE PAGOS POLÍTICAS DE CONTABILIDAD NORMATIVA NIC NIIF LEYES CONEXAS LRTI CÓDIGO DE TRABAJO CÓDIGO DE COMERCIO LEY DE SEGURIDAD SOCIAL PLAN DE CUENTAS INSTRUCTIVO AL PLAN DE CUENTAS PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO PROCESO DE IMPUESTOS PROCESO DE CEUNTAS POR COBRAR 9
91 91 92 92 93 94 94 95 95 99 101 101 107 109 112 113 119 126 126 128
4.8.3 4.8.4 4.8.5 4.8.6 4.9 4.10 4.10.1 4.10.2 4.10.3 4.10.4 4.10.5 4.10.6 4.10.7 4.10.8 4.10.9
PROCESO DE INVENTARIOS PROCESO DE COMPRAS PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR PROCESO DE VENTAS DIRECTAS ESTADOS FINANCIEROS ESTRUCTURA DEL SISTEMA ANDY3000 MODULO DE CONTABILIDAD MODULO DE INVENTARIO MODULO DE VENTAS MODULO DE CUENTAS POR COBRAR MODULO DE COMPRAS MODULO DE CUENTAS POR PAGAR MODULO DE ACTIVOS FIJOS MODULO DE IMPUESTOS MODULO DE NOMINA
133 136 140 143 147 149 151 152 153 153 154 155 155 156 156
CAPITULO V 5. CASO PRÁCTICO 5.1 APLICACIÓN DEL SISTEMA CONTABLE PROPUESTO
157
CAPITULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 CONCLUSIONES 6.2 RECOMENDACIONES
189 190 191 192
BIBLIOGRAFÍA NETGRAFÍA
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INDICE DEANEXOS
ANEXOS CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MENSUALES SOLICITUD DE EMPLEO ORDEN DE COMPRA COMPROBANTE DE EGRESO MATRIZ DE EVALUACION DE VENDEDORES FACTURAS VENCIDAS COMPROBANTE DE INGRESO RECIBO DE CAJA ESTADO DE CUENTA / TARJETA DE PROVEEDORES COTIZACION SALIDA DE BODEGA FACTURA SISTEMA ANDYK3000
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80 84 87 88 90 130 131 132 142 145 146 147 151
INDICE DE GRAFICOS
GRAFICOS ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL GERENTE GENERAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL GERENTE COMERCIAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL GERENTE FINANCIERO ANALISIS FODA FORTALEZA/OPORTUNIDADES ANALISIS FODA DEBILIDADES /AMENAZAS DIAGANOSTICO SITUACIONAL SISTEMA ADMINISTRATIVO PROCESO ADMINISTRATIVO PROCESO ADMINISTRATIVO ESTRUCTURA LINEAL ESTRUCTURA FUNCIONAL ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA FUNCIONAL ORGANIGRAMA POSICIONAL DIAGRAMA DE FLUJO SIMBOLOGIA/SIGNIFICADO SISTEMA CONTABLE MODELO INSTRUCTIVO PLAN DE CUENTAS POLITICAS DE SEGURIDAD Y SALUD POLITICAS DE SEGURIDAD SOCIAL POLITICAS DE ACTIVOS FIJOS POLITICAS DE PERSONAL POLITICAS DE RRHH POLITICAS DE VENTAS POLITICAS DE COMPRAS ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ORGANIGRAMA DE POSICION DE PERSONAL VISION MISION OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS VALORES PRINCIPIOS 12
12 13 14 15 16 17 19 20 22 23 26 27 29 30 31 36 37 40 45 46 46 47 48 48 49 50 61 71 71 72 73 74
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA:
PROPUESTA DE UN SISTEMA ADMINISTRATIVO-CONTABLE APLICADO EN LA EMPRESA MUEBLES DJ.
TOPIC: PROPOSAL OF A BUSINESS, ACCOUNTING APPLIED IN THE FURNITURE COMPANY DJ. La presente investigación pretender establecer un enfoque actualizado y en tiempo real que permita desarrollar un análisis de la situación financiera y administrativa de una empresa con miras a la implementación de controles para salvaguardar la información generada en el ejercicio del negocio, ajustarse a las normas legales establecidas en el país y la prevención de posibles irregularidades en el curso propio del negocio, adicionalmente establecer herramientas que permitan a estas empresas enfrentar los frecuentes retos y cambios en base a la normativa vigente. El enfoque va desde estudiar su organización, funcionamiento dentro de su sector comercial, contexto económico donde se desenvuelve, sistemas de registro que posee y su proceso de fusionarlo en un sistema electrónico, etc. Las cuales son primordiales antes que el análisis de aspectos o movimientos financieros que estén fuera de los contextos normales. PALABRAS CLAVE: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
SISTEMAS PROCESOS CONTROLES POLÍTICAS NORMAS FLUJOGRAMAS
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ABSTRAC TOPIC: PROPOSAL OF A BUSINESS, ACCOUNTING APPLIED IN THE FURNITURE COMPANY DJ.
This research attempting to establish an updated approach in real time for use in developing an analysis of the financial and administrative situation of a company with a view to the implementation of controls to safeguard the information generated in the course of business, comply with the legal norms in the country and preventing irregularities in the course of the business itself, further establishing tools that enable these companies face the common challenges and changes based on current regulations. The focus ranges from studying its organization, functioning within their commercial, economic context in which it operates, registration systems you have and your merge process in an electronic system, etc. Which are essential before analyzing financial aspects or movements that are outside normal contexts.
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INTRODUCCIÓN La problemática planteada en la unidad de análisis, es determinar cuáles son las causas que hacen necesario que la Empresa “MUEBLES DJ”, comercializadora de Muebles para todo tipo de ambientes, ubicada en la ciudad de Quito, diseñe un Sistema Administrativo/Contable.
La importancia de tener un buen Sistema Administrativo/Contable en las organizaciones, se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos; en especial si se centra en las actividades básicas que ellas realizan, pues de ello dependen para mantenerse en el mercado.
Es bueno resaltar, que la empresa que aplique un adecuado Sistema Administrativo/Contable en sus operaciones, conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles administrativos y contables se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
Toda organización, necesita, para desarrollar sus actividades motivo por la cual fue creada, un Sistema Administrativo/Contable, con el propósito de asegurar que todas estas actividades se lleven a cabo de una forma eficiente y eficaz. Requiriendo para sí un control en cada departamento o área que provea de la verificación del cumplimiento de los objetivos de la empresa y así corregir cualquier error en el proceso establecido.
El Sistema Administrativo/Contable establece las diversas responsabilidades de cada miembro de la organización, para que las labores a desarrollar sean efectuadas de la mejor manera posible. Lo que llevará a la empresa a elevar su rendimiento y obtener mayores utilidades, esto radica en un control 15
más eficiente, detallando las partidas por concepto de gastos que se producen en las distintas áreas o departamentos, en forma acabada y prolija, previniendo excesivas perdidas por malos manejos en los procesos administrativos y la falta de competencia del personal; también permitirá desarrollar el organigrama empresarial con la finalidad de limitar responsabilidades y dando atribuciones a los miembros de la organización, la presente investigación, está orientada en las áreas Administrativa/Contable, ya que es aquí donde se focalizan los mayores problemas de control. Se espera entregar una propuesta de Sistema Administrativo/Contable, que toda empresa debe de tener para poder lograr los objetivos planteados y alcanzar así el éxito empresarial.
Un eficiente Sistema Administrativo/Contable, permite la detección de malversaciones, una mala intención del personal o cuando hay una falla sin intención en el proceso, resultando de éste su corrección, fortaleciendo la eficiencia en las operaciones, ya que se debe tomar en cuenta que cada Departamento o Área en una empresa es diferente, por lo que se debe desarrollar un control específico para cada proceso.
Para
desarrollar
el
tema
denominado
“PROPUESTA
DE
SISTEMA
DE
ADMINISTRATIVO/CONTABLE APLICADO A LA EMPRESA MUEBLES DJ”, se ha organizado en cinco capítulos adicional un capitulo de conclusiones y recomendaciones, siguiendo una secuencia lógica.
El capítulo uno enmarca las generalidades de las empresa en Quito, organización y específicamente las características de la empresa objeto de estudio. El segundo capítulo estudia todo el marco teórico de los Sistemas tanto Administrativo como Contables. El tercer capítulo analiza el diseño del Sistema Administrativo Propuesto, los instrumentos y medidas de control. El cuarto capítulo se 16
ocupa de describir el esquema del Sistema Contable propuesto como parte del diseño también se incluye la normatividad aplicable. El quinto capítulo se encarga de desarrollar de forma práctica el diseño Sistema Administrativo/Contable, normas y procedimientos, la aplicación contable de la Empresa “MUEBLES DJ”. Al final, se enumeran las diferentes conclusiones y recomendaciones establecidas en la investigación.
Presento el trabajo de investigación como un aporte a todas aquellas empresas que no cuentan con un adecuado Sistema Administrativo/Contable. El cual es importante, en virtud de que las empresas día a día presentan mayor desarrollo y sólo mediante la obtención de su máxima eficiencia operativa podrá mantenerse firmes y sólidas dentro de un mercado de competencia.
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CAPITULO I 1. LA EMPRESA
ANTECEDENTES
1.1.1
RESEÑA HISTÓRICA
Muebles DJ., es una empresa de comercialización de muebles para todo tipo de ambientes radicada en Ecuador y orientada a proporcionar a sus Clientes una atención especializada en el área de Asesoramiento, diseño y venta de muebles para todo tipo de ambientes.
La experiencia en el mercado de muebles de esta empresa, se extiende desde 1985, año en que comienza a operar bajo la razón social de Gladys Itamar Quezada Ordoñez, y el nombre de comercial de “Distribuidora Juvenil”, para iniciar formalmente sus actividades con la presente razón social “Muebles DJ.”, en el año 1995. En ese lapso se ha contribuido con proyectos de variadas magnitudes a través de una gama de comercialización de muebles para el hogar.
En la actualidad nos encontramos como una de las empresas locales que entregan sus bienes muebles que el usuario tradicionalmente sólo esperaba de organizaciones mayores tales como COLINEAL, ADRIANA HOYOS, VITEFAMA entre las mejores; y hemos concentrado nuestras actividades en el rango de mayor especialización en el rubro, como se detalla en nuestro Show Room.
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“Muebles DJ.”, enfoca sus esfuerzos en comercializar sus muebles libres de errores, que satisfaga las necesidades del cliente y represente la mejor práctica profesional disponible, a través de un comportamiento corporativo profesional y comercial de ética estricta, manteniendo un esfuerzo de mejoramiento continuo. Además realiza capacitaciones permanentes al personal para desarrollar competencias en un ambiente de respeto, compañerismo y seguridad laboral.
1.1.2
BASE LEGAL DE LA EMPRESA
Los “MUEBLES DJ.”, inicia sus actividades en 1985, a cargo de la Sra. Gladys Itamar Quezada Ordoñez, registrada en el SRI como persona natural obligada a llevar contabilidad. La base legal bajo la cual se regula en este caso a “MUEBLES DJ.”,
se encuentra
comprendido por normas, reglamentos y leyes que se detallan a continuación:
Constitución de la Republica del Ecuador Ley de Régimen Tributario Interno Código de Trabajo Código Civil Ley de Seguridad Social Ordenanzas Municipales
Los organismos de control y regulación que rigen a la Mueblería, vigilando el cabal cumplimiento de las leyes son los siguientes: Ministerio de Relaciones Laborales del Ecuador Servicio de Rentas Internas 19
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social Cámara de la Pequeña Industria de Pichincha Ilustre Municipio de Quito y Santo Domingo de los Tshacilas. Cuerpo de bomberos
1.2. ASPECTO LEGAL 1.2.1. TRIBUTARIOS “MUEBLES DJ.”, para operar como persona natural obligada a llevar contabilidad, ha debido obtener el número de Registro Único de Contribuyentes (RUC) cuya función es registrar e identificar a los contribuyentes con fines impositivos (arancelarios) y proporcionar información a la Administración Tributaria.
El Servicio de Rentas Internas (SRI) es una entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos establecidos por Ley
Las obligaciones tributarias que debe cumplir como persona natural obligada a llevar contabilidad son las siguientes:
1. Llevar un registro permanente de sus ingresos y gastos. 2. Declarar el impuesto al valor agregado (IVA), impuesto a la renta siempre que supere la base anual, impuesto a los consumos especiales (ICE) si es que produce o comercializa bienes o servicios gravados con este impuesto y el impuesto a los
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vehículos, en los casos que corresponda; así como otros impuestos propios de la actividad del contribuyente. 3. Pagar los impuestos resultantes de tales declaraciones. 4. Pagar oportunamente el impuesto a los vehículos, cuando corresponda. 5. Actualizar oportunamente su RUC.
1.2.2. SEGURIDAD SOCIAL El Empleador tiene la obligación de registrar al trabajador, desde el primer día de trabajo, remitiendo al IESS el aviso de entrada, a través de la página web de la Institución de tal forma que el trabajador se beneficie de este servicio, donde el IESS está obligado a conceder las prestaciones por enfermedad, maternidad y auxilio de funerales a todos sus asegurados que cumplen las condiciones establecidas en la Ley y Reglamentos del Seguro Social.
1.2.3. CÓDIGO DE TRABAJO En el Código de Trabajo se encuentra todo lo referente a contratos, obligaciones del trabajador y empleador, jornada de trabajo, vacaciones, remuneraciones adicionales como es el décimo tercero y décimo cuarto, fondos de reserva, utilidades, riesgos de trabajo, y otros preceptos que regulan las relaciones entre los trabajadores y empleadores. “MUEBLES DJ.”, cuenta con Reglamentos Internos de Trabajo cuenta con Reglamentos Internos de Trabajo y Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo; oportunamente legalizados por las autoridades competentes.
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1.2.4. CÓDIGO DE COMERCIO El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles, actos y contratos de comercio. La compra de cosas muebles hechas con ánimo de revenderlas constituye actos de comercio y por lo tanto deben afiliarse a la Cámara de Comercio probando su condición de comerciantes con la presentación de la matrícula de comercio y la cédula de afiliación a la Cámara y si no se cumpliera con estos requisitos no podrán ejercer el comercio y se considera como ilícita cualquier actividad mercantil.
1.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.3.1
MISIÓN
Nuestra Misión.- “Satisfacer a las familias ecuatorianas en nuestros productos de excelente calidad como lo es la decoración completa del hogar en un marco de elegancia entregando a cada uno de nuestros distinguidos clientes calidad, detalle y confort”.
1.3.2
VISIÓN
Nuestra Visión.- “Llegar a ser en los próximos 2 años una de las mueblerías de mayor reconocimiento en el país, destacándonos por la calidad y los productos innovadores, en el desarrollo de un verdadero marco de integridad en el servicio al cliente y poseer una gran participación en el mercado con estabilidad financiera”.
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1.3.3 OBJETIVOS “MUEBLES DJ.”,
es una empresa creada con la finalidad de proporcionar productos
especializados en realce de la belleza ya acabados del hogar, es decir un complemento tal es el caso de muebles para todo tipo de ambientes y la decoración, acorde al gusto de los clientes de la capital del país, aportando la calidad y elegancia que tradicionalmente se ha obtenido sólo de las mayores empresas del área radicadas en el Ecuador.
1.3.3.1 OBJETIVOS DE LA EMPRESA Crecer como empresa a nivel nacional. Brindar confianza y calidad a nuestros clientes. Liderar el mercado de la venta de muebles para todo tipo de ambientes. Desarrollar procesos de innovación en el campo de la compra, distribución y venta. Alcanzar certificaciones nacionales e internacionales. Ampliar nuestra empresa en todo el país.
1.3.3.2 COMPROMISOS Asegurar el mínimo riesgo en beneficio de sus clientes. Prestar mayor cuidado y atención a sus clientes. Constituirnos en una empresa grande y solvente. Llegar a aquellos lugares donde necesiten nuestra presencia como MUEBLERIA DE PRESTIGUIO.
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1.3.4 POLÍTICAS GENERALES Satisface las necesidades de nuestros clientes. Ofrece mejores condiciones al cliente en atención y producto. Promueve el mejoramiento continuo y permanente de sus recursos.
1.3.5 ESTRATEGIAS. Consolidarnos como una empresa solvente y responsable para atraer clientes. Servir y tratar al cliente con calidad en la atención y producto recibido. Crecer como empresa para dar a la sociedad fuentes de trabajo. Asegurar a la empresa con reservas en cada período contable.
1.3.6
PRINCIPIOS Y VALORES
Los Principios de “MUEBLES DJ”. Se basan en los siguientes parámetros:
MUEBLERÍA DE SOLUCIONES Todos los servicios y productos de MUEBLES DJ, están orientados a satisfacer las necesidades del cliente, y por ello éste se erige en el eje principal de la actividad de la empresa. Este principio, antes que un reto, constituye una prioridad estratégica de primer orden. MUEBLES DJ, opera como una “Mueblería de soluciones” ágil y eficiente.
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EXIGENCIA DE CALIDAD Debe prevalecer como principio de obligado cumplimiento en todas las áreas de negocio de la empresa, desde la labor comercial hasta la atención al cliente. Este principio se traduce en una filosofía de trabajo de mejora continua.
BÚSQUEDA DE LA CREATIVIDAD MUEBLES DJ., busca de manera constante un incremento de sus niveles de competitividad y dinamismo a través de un ejercicio permanente de creatividad, que le lleva al desarrollo de nuevas líneas de muebles y servicio al cliente, gracias a una firme política de fomento de la Investigación y el Desarrollo.
COHESIÓN INTERNA El principal activo con que cuenta MUEBLES DJ., para alcanzar sus objetivos es su equipo humano. Atendiendo a su condición de empresa familiar y cercana, reconoce el valor y el potencial de desarrollo y liderazgo de cada una de las personas que constituyen su plantilla y busca, constantemente, generar un clima de satisfacción, de cohesión, de integración y compromiso de todo su personal.
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CONTRIBUIR AL PROGRESO ECONÓMICO Y SOCIAL En última instancia, a través de su actividad empresarial y la gestión de su negocio, MUEBLES DJ., pretende contribuir al desarrollo económico y social del territorio donde actúa, generando empleo y riqueza.
1.3.7 LOS VALORES Los valores internos que rigen el desempeño profesional de los empleados de MUEBLES DJ., son: Honestidad Compromiso Esfuerzo Creatividad Responsabilidad
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1.4
ESTRUCTURA ORGANICA Y FUNCIONAL
1.4.1 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
GRAFICO No 1 FUENTE: ARCHIVOS MUEBLES DJ
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1.4. 2 ORGANIGRAMA FUNCIONAL
Designar todas las posiciones gerenciales.
Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.
GERENTE GENERAL
Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.
Crear y mantener buenas relaciones con los clientes, gerentes corporativos y proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
GRAFICO No 2 FUENTE: ARCHIVOS MUEBLES DJ
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GRAFICO No 3 FUENTE: ARCHIVOS MUEBLES DJ
- PLANIFICA: la planificación es la base de la buena y correcta administración del tiempo. Sirve para organizar las acciones y tareas del equipo comercial. - SUPERVISA: conoce a la perfección las tareas que realizan día a día sus vendedores y supervisa el trabajo del equipo. Organiza reuniones quincenales de ventas y corrige desvíos. -ESCUCHA: saber escuchar es parte de las claves de toda gestión comercial. - LIDERA: representa a sus vendedores, frente al directorio y los
GERENTE
clientes. Respalda y defiende las gestiones realizadas y acompaña al equipo en la ardua tarea de vender y captar nuevos clientes. Es justo y
COMERCIAL
busca ser imparcial. También castiga y sabe sancionar al que se desvía del camino. - CLASIFICA: para hacer eficiente el uso del tiempo y optimizar los resultados, el gerente comercial debe clasificar en categorías a los clientes de la empresa. - FIJA PRECIOS: el gerente comercial, es el responsable de la fijación de precios y de definir la política de descuentos y bonificaciones. Autoriza a los vendedores, a hacer acuerdos puntuales. - GESTIONA LA COBRANZA: en el afán de vender, los ejecutivos de cuenta, no miden y no tienen en cuenta, la problemática financiera.
29
GRAFICO No 4 FUENTE: ARCHIVOS MUEBLES DJ
La asignación eficiente de fondos dentro de la organización.
La obtención de fondos en términos más favorables posibles.
Estas funciones ejercen con el objetivo de maximizar el capital de los accionistas.
GERENTE FINANCIERO
Forma parte de la primera función, la determinación del monto total de fondos que emplee la organización. El gerente financiero usa en la asignación y obtención de fondos herramientas de análisis, planeación y control. Debe planear con el fin de obtener y asignar los fondos de manera eficiente, proyectar fondos de flujo de caja y determinar el efecto más probable de esos flujos sobre la situación financiera de la firma.
Deben establecer ciertas normas con el fin de controlar el desempeño de sus funciones, se usan para comparar el desempeño real con el desempeño planeado.
30
1.5
ANÁLISIS FODA
GRAFICO No 5 FUENTE: ARCHIVOS MUEBLES DJ Y TESIS PROPIA
F.O.D.A. FORTALEZAS
Contamos
OPORTUNIDADES con
personal
Estamos ubicados en un
capacitado.
sector comercial de la ciudad.
Tenemos proveedores serios
y cumplidos.
Manejamos
Contamos
con
un
local
propio y amplio. productos
de
Tenemos seguridad de los
calidad.
vecinos del sector.
Desarrollamos procesos de
Gran
concurrencia
innovación administrativa.
personas por las calles aledañas.
Atendemos al cliente con
calidad y responsabilidad.
Experiencia
en
la
muebles. Trabajadores calificados.
Flexibilidad
comercialización
en de
la
cualquier
producto en madera sobre medidas o en serie.
Mercado
nacional
mercado
Internacional.
comercialización de todo tipo de
Explorar
de
e 31
Alianza con otras empresas.
internacional.
Productos de alta calidad.
DEBILIDADES
Somos
AMENAZAS
nuevos
en
esta
La situación económica del
actividad económica.
país.
Pocos trabajadores.
No
rentabilidad de la población.
tenemos
asegurados
clientes fijos.
Productos
de
Larga
Actualmente bajo índice de
La inseguridad social.
La continuidad de la crisis
duración.
económica provoca una baja en la
demanda de los productos.
Bajo poder negociador con
proveedores y clientes.
tome la autoridad.
Al ser productos suntuarios
Medidas
impositivas
son más vulnerables a las crisis
económicas.
financiamiento más caras.
32
Alternativas
que
de
1.5.1 DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
Luego de obtenida la información respecto de la situación actual de la empresa, en sus diferentes áreas funcionales, se ha llegado a determinar que los problemas que podrían avocar a pérdidas considerables para “MUEBLES DJ.”, son los siguientes:
La motivación e integración del personal no se está desarrollando actualmente en la empresa; y, su importancia radica en que, esto los mantiene comprometidos con su trabajo y ayudan a que los trabajadores conserven una buena relación de grupo. La faltan de controles en bodega expone a robos y consecuentemente pérdidas; además que no le permite saber del inventario disponible. El retraso de los proveedores en los envíos, imposibilita el cumplimiento de pedidos que hacen los clientes de “MUEBLES DJ.”, y por demoras se pierde competitividad. Los costos para obtener un sistema contable son elevados, por lo tanto se requiere de una buena planificación que permita optar por un sistema que tenga relación en su costo y beneficio. No se invierte en motivación e incremento de sueldos.
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Generar lealtad con el trabajador es importante para crear ese compromiso aún ante circunstancias cambiantes, un valor sin el cual queda desprotegida la empresa pues el trabajo que realizan no se asegura que sea honesto. Los ingresos de la empresa pueden verse afectados si los robos se incrementan por la falta de control disminuyendo la rentabilidad del negocio. Si no se aumenta el espacio físico de las bodegas, no se puede controlar las mercaderías adquiridas y salientes de bodega. Compras innecesarias por el desorden o incluso falta de productos por no poder constatar existencias. La empresa necesita mayor asesoramiento para la inversión y así hacer mejor uso de las utilidades que esta genera. La competencia tiene mejores sistemas contables lo que produce un desbalance a comparación del método en que se llevan los registros de compras y ventas.
GRAFICO No 5.1 FUENTE: TESIS PROPIA
34
CAPITULO II
2. MARCO TEORICO 2.1
SISTEMAS ADMINISTRATIVO
GRAFICO No 6 FUENTE: www.google.com
2.1.1 CONCEPTO Sistema. “Conjunto de reglas o principios sobre una materia relacionados entre sí. Conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a un fin determinado”1.
Sistemas Administrativos, “…serían fundamentalmente los insumos o entradas lo que permite que funcione el sistema […]. Por tanto, los recursos humanos o personal, 1
Océano Uno Color, Diccionario Enciclopédico, Edición del Milenio, España, 2001, p. 1502
35
financieros, materiales, organizacionales y de procedimientos y métodos, se consideran en forma conjunta en el sistema que permite planificar los insumos, entendiendo por planeación la racionalización de las decisiones con miras al eficiente uso de los recursos disponibles. Esto conduce, a su vez, a la planeación administrativa en un sentido estricto, que junto con la planeación de los sistemas auxiliares y operativos da como resultado una planeación integral.”2
Un Sistema Administrativo, es un conjunto de subsistemas y dentro de estos procesos y actividades, que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a lograr que los recursos de la empresa, siendo estos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, físicos y otros, sean productivos y así alcanzar los progresos económicos deseados.
2.1.2 IMPORTANCIA Es necesario para el adecuando funcionamiento de cualquier organismo social. La productividad está relacionada directa con la aplicación de una buena administración. Proporciona
lineamientos
métodos
y
procedimientos
para
optimizar
aprovechamiento de los recursos. Mejora las relaciones humanas e imparte efectividad a los esfuerzos humanos. Permite afrontar apropiadamente las amenazas y aprovechar las oportunidades.
2
Guillermo Gómez Ceja, Sistemas Administrativos, Análisis y Diseño, México, Editorial Mexicana, 1998, p. 36
36
el
2.1.3. PROCESO ADMINISTRATIVO El proceso administrativo está integrado por cuatro funciones fundamentales que son: planeación, organización, ejecución y control que viene a ser los medios por los cuales administra el gerente.
GRAFICO No 7 FUENTE: www.google.com
“Sin embargo, estas cuatro funciones básicas y las propuestas que con diversas variaciones se difunden, no son de aplicación exclusiva de la gerencia; por el contario, corresponden al ejercicio en todos los puestos, niveles y áreas funcionales variando en cada caso y situación, el énfasis y necesidades de aplicación de cada una de ellas”.3
3
Toledo Rodríguez Guido, Gerencia sistémica, estratégica y virtual, Quito, Editorial Gempres, 2009, P. p. 97
37
GRAFICO No 8 FUENTE: www.google.com
2.1.3.1 PLANIFICACIÓN Es el proceso de definir metas y objetivos con sus respectivas estrategias de acción para desarrollar las actividades que permitan alcanzarlos. Si no se planea no hay rumbo fijo de la organización. Actividades de planeación: El análisis de las situaciones actuales. La anticipación al futuro. La determinación de objetivos. La decisión del tipo de actividades. La elección de estrategias corporativas y de negocio. La determinación de los recursos necesarios para lograr las metas de la organización.
38
2.1.3.2 ORGANIZACIÓN Implica el diseño de la estructura más adecuada para llevar a cabo los planes. Una empresa no logrará sus objetivos si sus recursos no se manejan con base en una organización eficiente. Actividades de organización: Atraer gente a la organización. Especificar las responsabilidades del puesto. Agrupar tareas en unidades de trabajo. Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.
2.1.3.3 DIRECCIÓN Los administradores tienen que dirigir y coordinar eficazmente a los colaboradores de la empresa, para lograr el éxito de la organización.
Actividades de dirección: Motivación Liderazgo Selección de los canales de comunicación más efectivos. Negociación y manejo de conflictos.
2.1.3.4 CONTROL El control es el seguimiento de las actividades para asegurarse de que se están realizando de acuerdo con lo planeado y en su caso, corregir las desviaciones encontradas. Supervisa el progreso y ejecuta los cambios necesarios. 39
Actividades de control: Supervisar el desarrollo de las personas y las áreas recopilando datos de su desempeño. Proporcionar retroalimentación. Identificar problemas de desempeño y corregirlos.
2.1.4.
ESTRUCTURA ORGÁNICA
“Las empresas se forman por la agrupación de personas y recursos en órganos. La composición de los diversos órganos se denomina estructura organizacional…”4 Son las distintas maneras como puede ser dividido el trabajo que realizan las personas, procurando siempre la búsqueda de la mejor coordinación orientada al logro de los objetivos; es así que se tiene algunos tipos de estructuras organizacionales:
2.1.4.1 ESTRUCTURA LINEAL Es la más simple de todas, se basa exclusivamente en el principio de unidad de mando, establece que cada superior tiene la autoridad única sobre sus subordinados, de esta manera existe una línea única y directa de autoridad y responsabilidad; es decir, constantemente hay un supervisor que con autoridad manda a un subordinado y prolonga el mando por escalas ininterrumpidas.
4
Adalberto Chiavenato, Iniciación a la Organización y el Control, México, Makron Book do Brasil Editorial Ltda., 1993, P. p. 18
40
Director
Jefe de Compras
Jefe de Producción
Jefe de Ventas
Jefe de Personal
Jefe de Mantenimiento
GRAFICO No 9 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
Ventajas: Clara definición de la autoridad y responsabilidad. Estructura de fácil comprensión. No hay conflicto de autoridad ni evasión de responsabilidad. Desventajas: Inflexible para futuras ampliaciones. Dificultad en especializar a un jefe en todos los aspectos que debe coordinar. Jefes saturados de trabajo. Por la cadena de niveles jerárquicos, las comunicaciones se vuelven lentas.
41
2.1.4.2 ESTRUCTURA FUNCIONAL Se basa en una autoridad especializada, es decir que dispone del conocimiento técnico. En este tipo de estructura cada trabajador pasa a responder ante varios supervisores o jefes, que son los que supervisan a los subordinados en los asuntos de su competencia.
Director
Jefe de Compras
Jefe de Producción
Jefe de Ventas
Jefe de Personal
Jefe de Mantenimiento
GRAFICO No 10 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
Ventajas: Especialización de los diferentes órganos. Mejor supervisión técnica. Comunicación directa. Descentralización de decisiones que son resueltas en el momento sin demoras.
42
Desventajas: Los subordinados reciben órdenes de varios jefes, y muchas veces pueden ser contradictorias. Los jefes son especialistas en determinadas actividades, por lo que tienden a imponer su punto de vista a la organización en los problemas que surgen y esto conduce a conflictos. Pérdida de la visión de conjunto de la organización.
2.1.5.
ORGANIGRAMAS
Son representaciones gráficas que reflejan la estructura de una empresa, donde se puede definir claramente las líneas de autoridad y responsabilidad. Entre los organigramas de uso más frecuente, tenemos:
43
2.1.5.1. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Representación gráfica de todas las unidades de la organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Junta de Accionistas
Gerencia General
Gerencia Producción
Gerencia Administrativa
Gerencia Financiera
Gerencia Comercial
GRAFICO No 11 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
2.1.5.2. ORGANIGRAMA FUNCIONAL Contiene las principales funciones asignadas a las diferentes unidades de la organización y sus interrelaciones. Este organigrama es de utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
44
ORGANIGRAMA FUNCIONAL Gerencia General
Gerencia Producción
Determinar lo relacionado a estilos nuevos y Proceso de: a) Maquinaria y equipo b) plantilla c) aditamentos d) flujo de trabajo e) estándares temporales y permanentes. f) métodos de trabajo g) balanceo de líneas y áreas de producción. Desarrollar e implementar el mejor método de trabajo. Informar a los supervisores los cambios en métodos. Dirigir las actividades de los supervisores.
Designar todas las posiciones gerenciales. Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los diferentes departamentos. Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales. Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se están ejecutando correctamente.
Gerencia Administrativa
Participar en el proceso de planificación estratégica. Planificar, reclutar, desarrollar y administrar el capital humano. Remitir la información sobre desarrollo institucional, recursos humanos y remuneraciones. Controlar el cumplimiento de las normas y procedimientos establecidos para la administración. Proponer a la Gerencia General reformas a la estructura organizacional vigente.
Gerencia Financiera
GRAFICO No 12 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
45
Administrar los recursos financieros. Recomendar políticas, estrategias, normas y procedimientos para manejar recursos financieros. Asignar recursos financieros para las diferentes líneas. Consolidar y presentar los Estados Financieros. Apoyar a la Gerencia General en la toma de decisiones.
Gerencia Comercial
Elaboración del presupuesto de ventas anual. Elaboración y valoración de los objetivos comerciales. Elaboración de los presupuestos de gastos del departamento comercial. Despacho, asesoramiento y dirección de los vendedores. Supervisión de los gastos comerciales, en especial, los de ventas. Devoluciones de mercancía.
2.1.5.3. ORGANIGRAMA POSICIONAL O DE PERSONAL. Revela las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
GRAFICO No 13 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
2.1.6.
VISIÓN
“…la visión es la enunciación de la situación institucional deseada para el mediano y largo plazo…”, es decir hace un enfoque a futuro, indicando el escenario que se conseguir.
46
espera
2.1.7.
MISIÓN
“…la declaración del por qué y para qué de la institución en el orden más amplio; tanto de especificidad como de tiempo, se denomina misión…”5; es decir, que es la razón de ser de la empresa, es el por qué de su existencia.
2.1.8.
OBJETIVOS
Según José Antonio Fernández Arena los objetivos institucionales con un balance apropiado, atienden los siguientes aspectos:
1. Objetivos de servicio. Satisfacción de las necesidades de los consumidores o usuarios, ofreciendo buenos productos o servicios en condiciones apropiadas. 2. Objetivo social. Protección de los intereses económicos personales y sociales de los colaboradores de la institución, del gobierno y de la comunidad, logrando la satisfacción de estos grupos por medio de buenas relaciones humanas, asì como de adecuadas relaciones públicas. 3. Objetivo económico. Protección de los intereses económicos de la institución, de sus acreedores y sus inversionistas, logrando la satisfacción de estos grupos por medio de una generalización de riqueza.6
5
Toledo Rodríguez Guido, Gerencia sistémica, estratégica y virtual, Quito, Editorial Gempres, 2009, p.103
6
José Antonio Fernández Arena, 99 Principios Administrativo, México, Editorial Diana, 1983, p. 37
47
2.1.9.
POLÍTICAS
“Son las reglas que regirán la actuación de la dirección para conseguir los objetivos concretos perseguidos. Son pues, las líneas maestras establecidas por esa dirección y que obligan tanto a ésta como al resto del personal de la empresa”.7
En consecuencia, la política es una actividad que se debe desarrollar para alcanzar ciertos objetivos. Según Julián Carrasco
Belinchon, la elaboración de políticas puede guiarse en las
siguientes: 1.
Políticas generales
2.
Política exterior
3.
Política interior
a.
Políticas de personal
b.
Políticas de organización
c.
Política de compras
d.
Política financiera
4.
Política de Departamentos y de Divisiones
1.
Políticas generales.- contienen a toda la organización: ideales de la empresa, fines
generales del personal, clientes, capital, comerciales, legales y otros. 2.
Política exterior.- son políticas para la colocación del producto o servicio en el
mercado.
7
Julián Carrasco Belinchon, Organización de empresas y administración de personal, España, Editorial Index, 1984, p. 26
48
3.
Política interior.- referentes a las funciones de la empresa; por ejemplo:
a.
Políticas de personal.- son políticas para conseguir y conservar un equipo humano
satisfactorio. b.
Políticas de organización.- se enfocan en el empleo adecuado de los recursos que
dispone la empresa. c.
Política de producción.- son políticas de cantidad, calidad y precio de los productos
para lanzarlos al mercado. d.
Política de compras.- se enfocan en las adquisiciones de materias primas y demás
materiales en cantidad, calidad, precios y oportunidad. e.
Política financiera.- son políticas para obtener, administrar e invertir los recursos
económicos precisos para el funcionamiento de la empresa. 4.
Política de Departamentos y de Divisiones.- Son políticas para establecer los
principios conforme los cuales, han de colaborar unos con otros, en la realización de los fines propuestos en la política interior y exterior.
2.1.10.
VALORES INSTITUCIONALES
El comportamiento humano, de modo general, y específicamente el desempeño profesional, deben observar normas de conducta que la sociedad demanda para preservar el orden, su bienestar y progreso […] bien vale señalar algunas de las pautas de conducta que se demanda de quienes están inmersos en la investigación y el conocimiento científico de los asuntos referidos a las ciencias administrativas y gerenciales, de modo tal de asegurar su autenticidad y contribución eficaz.
49
2.1.11.
1.
El culto a la búsqueda de la verdad.
2.
Preocupación por la comprobación.
3.
Independencia de juicio.
4.
Disposición a aceptar correcciones e incluso buscarlas.
5.
Honestidad.8
PROCEDIMIENTOS
El término procedimiento es usado para hacer referencia a todo aquel sistema de operaciones que implique contar con un número más o menos ordenado y clarificado de pasos cuyo resultado sea el mismo una y otra vez. El procedimiento se vuelve entonces en algo posible de ser conocido y repetido de modo que al buscar un determinado tipo de resultado para X situación, se sepa de qué manera proceder o actuar.9
2.1.12 DIAGRAMA DE FLUJO Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un algoritmo o proceso. Se utiliza en disciplinas como la programación, la economía, los procesos industriales y la psicología cognitiva. Estos diagramas utilizan símbolos con significados bien definidos que representan los pasos del algoritmo, y representan el flujo de ejecución mediante flechas que conectan los puntos de inicio y de término.
8 9
Toledo Rodríguez Guido, Gerencia sistémica, estratégica y virtual, Quito, Editorial Gempres, 2009, p.45 http://www.definicionabc.com/general/procedimiento.php
50
SIMBOLOGÍA Y SIGNIFICADO
SIMBOLO
DENOMINACION SIGNIFICADO Inicio y término (Abre y/o cierra el diagrama).
Óvalo
Actividad (Representa la ejecución de una o más
Rectángulo
actividades o procedimientos). Rombo
Decisión (Formula una pregunta o cuestión).
Círculo
Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento).
Triangulo boca
Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente).
abajo Triangulo boca
Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento). 10
arriba
Representa un documento en general que entre, se
Documento
utilice se genere o salga del procedimiento. Representa una conexión o enlace con otra hoja
Conector
diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Indica un proceso de espera.
Demora
Multidocumento
Indica un documento con el número de copias que contiene.
GRAFICO No 14 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
10
http://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_flujo
51
2.2. SISTEMA CONTABLE
GRAFICO No 15 FUENTE: www.google.com, www.winkkipedia.com
2.2.1.
CONCEPTO
Sistema. “Conjunto de reglas o principios sobre una materia relacionados entre sí. Conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a un fin determinado”11.
Contabilidad. “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro, clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto
11
Océano Uno Color, Diccionario Enciclopédico, Edición del Milenio, España, 2001, p. 1502
52
de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio o período contable”.12 Entonces, un sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recoge información de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros, etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.
2.2.2.
POLÍTICAS CONTABLES
“Las políticas o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la empresa en la preparación y presentación de sus estados financieros”.13 Las políticas contables comprenden los principios, bases, convenciones, reglas y prácticas específicas adoptados por una empresa para la preparación y presentación de sus estados financieros.
2.2.3.
NORMATIVIDAD
Conjunto de normas, lineamientos, metodologías, y procedimientos técnico-contables, a fin de dotar de las herramientas necesarias para registrar correctamente las operaciones que afecten la contabilidad, con el propósito de generar información veraz y oportuna para la toma de decisiones y la formulación de estados financieros.
12 13
Mercedes Bravo Valdivieso, Contabilidad General, Séptima edición, Ecuador, Editorial Nuevodía, 2007, p. 1 www.bligoo.com/media/users/1/83106/files/glosario%20IFRS.doc
53
Es fundamental para el desarrollo empresarial armonizar con normas, procedimientos y principios contables universales el correcto registro de operaciones, preparación y presentación de estados financieros de las compañías sujetas a control y vigilancia.
La normatividad contable es una aplicación universal, es un conjunto de juicios, son las bases, fundamentos, supuestos, reglas que orientan el desarrollo de la actividad contable a fin de proporcionar información económica y financiera razonable, oportuna, veraz y confiable.
2.2.4.
PLAN DE CUENTAS
“Es una lista de cuentas, acompañada de una descripción del uso y operación general de cada cuenta en los libros de contabilidad, da lugar a una clasificación o manual de cuentas. El Plan de Cuentas facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicios, industrial, etc.”14
El plan de cuentas, en definitiva es un listado de cuentas necesarias para registrar los hechos contables, y permite obtener información de manera sencilla. Este proceso implica la asignación de un símbolo que puede ser numérico, alfabético o una combinación de ambos.
14
Mercedes Bravo Valdivieso, Contabilidad General, Séptima edición, Ecuador, Editorial Nuevodía, 2007, p. 13
54
Características del Plan de Cuentas Este procedimiento debe reunir ciertas condiciones15, a saber: Sencillez, que permita memorizar y recordar fácilmente los símbolos. Precisión, cada símbolo debe representar un único significado, evitando ambigüedades por semejanza con otros símbolos. Flexibilidad, de manera que posibilite la inserción de nuevas cuentas a medida que las circunstancias lo exijan. Racionalidad, que posibilite el agrupamiento de cuentas relacionadas, facilitando la integración de los rubros.
2.2.5.
INSTRUCTIVO PLAN DE CUENTAS
Al plan de cuentas se lo complementa con un manual, en donde se indican las instrucciones para la utilización de las cuentas que forman parte del sistema contable. El objetivo del instructivo es normar y hacer conocer la manera en que la organización debe presentar su contabilidad.
“Es un instrumento que explica detalladamente el concepto y significado de cada cuenta, los motivos de sus débitos y de sus créditos, qué representa su saldo, y otros datos que sirvan para enriquecer el funcionamiento del sistema de información contable del ente.”
15
www.taringa.net/posts/.../Plan-de-cuentas---Contabilidad.html -
55
El esquema a aplicar para este propósito es:
Cuenta: CAJA Código: 1.1.1 Naturaleza: Patrimonial del Activo, representa el dinero en efectivo y cheques recibidos de terceros en condiciones de ser depositados. Se debita por: La existencia de dinero al comienzo del ejercicio, que proviene del ejercicio anterior; los ingresos de dinero durante el ejercicio provenientes de venta de bienes o servicios, cobros de créditos a deudores, cobros de documentos, aportes de los propietarios, préstamos obtenidos de terceros, ajustes, etc. Se acredita por: Los egresos de dinero durante el ejercicio destinados a pagos a terceros por cualquier naturaleza, pagos de documentos, devoluciones de préstamos obtenidos, préstamos otorgados a terceros, ajustes, la cancelación de la cuenta al cierre del ejercicio. Saldo: Deudor, su existencia indica a una fecha dada, lo disponible. No admite excepciones a la regla general, por cuanto nunca puede salir más de lo que ha entrado. GRAFICO No 16 FUENTE: www.google.com, www.asesorcontable.com
2.2.6.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO
“El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos, verificar la adecuación y fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficacia operacional y fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección.”16 El control contable consiste en el plan de organización, procedimientos y registros referentes a la salvaguarda de los activos y, en consecuencia, está diseñado para proporcionar una razonable seguridad, por ejemplo de que:
16
Normas Profesionales del American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), p. 243
56
1.
Las transacciones se efectúan de acuerdo con la autorización general o específica de
la dirección. 2.
Las transacciones se registran, según sea necesario:
a.
Para permitir la preparación de estados financieros de acuerdo con los principios
de contabilidad generalmente aceptados u otros criterios aplicables de tales estados, y b.
Para mantener el control sobre los activos.
3.
El acceso a los activos está permitido únicamente con la autorización de la dirección.
4.
El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo razonables
y se adoptan las medidas correspondientes en el caso de que existan diferencias.
Las Normas de Control Interno permiten una adecuada administración de los recursos institucionales. Se involucra en las NCI la máxima autoridad y los subordinados.
2.2.7.
ESTADOS FINANCIEROS Y OTROS INFORMES
Según las NIC, los estados financieros son una representación […] estructurada de la posición financiera y las transacciones realizadas por una empresa. El objetivo de los estados financieros […] es proveer información sobre la posición financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo de una empresa que será de utilidad para un amplio rango de usuarios en la toma de sus decisiones económicas”.17
Los estados financieros son: 1. Estado de Situación Financiera 17
Normas Ecuatorianas de Contabilidad, Tomo I, Edimpres S. A., 2004, p. 54
57
2. Estado de Situación Económica 3. Estado de Evolución del Patrimonio 4. Estado de Flujo de Efectivo
2.2.8.
ASPECTOS TRIBUTARIOS
Tributo: los tributos, además de ser medios para recaudar ingresos públicos, sirve como instrumento de política económica general, estimulando la inversión, la reinversión, el ahorro y su destino hacia los fines productivos y de desarrollo nacional; atienden a las exigencias de estabilidad y progreso social y procuran una mejor distribución de la renta nacional.
Clasificación de los Tributos “Académicamente el tributo tiene su clasificación, puesto que para la mayoría de los estudios del Derecho Tributario, se clasifica en impuestos, tasas y contribuciones especiales. Impuestos.- Es aquella prestación en dinero realizada por los contribuyentes que por ley están obligados al pago, cuya prestación es exigida por un ente recaudador, que casi siempre es el Estado. Además, al realizar el pago del impuesto, el contribuyente lo hace por imperio de la ley, sin que ello proporcione una contraprestación directa por el Estado y exigible por parte del contribuyente. Se contempla como el ingreso público creado por Ley y de cumplimiento obligatorio por parte de los sujetos pasivos contemplados por la misma, siempre que surja una obligación tributaria originada por un determinado hecho imponible.
58
Tasas.- Las tasas son contribuciones económicas que hacen los usuarios de un servicio prestado por el estado. La tasa no es un impuesto, sino el pago que una persona realiza por la utilización de un servicio, por tanto, si el servicio no es utilizado, no existe la obligación de pagar. Las Contribuciones Especiales son tributos cuya obligación tiene como fin imponible el beneficio que los particulares obtienen como consecuencia de la realización de una obra pública.
59
CAPITULO III
3. SISTEMA ADMINISTRATIVO PROPUESTO
El sistema administrativo dentro de una organización es fundamental ya que de esta manera se podrá aplicar el sistema administrativo, segregar y delimitar las funciones para cada una de las áreas mejorando así el desarrollo de las actividades dentro de la empresa. Además dentro de este capítulo se expone una propuesta de Direccionamiento Estratégico, es decir, el aspecto común de la empresa, que le permita unificar criterios para un mejor desarrollo en el mercado.
3.1. POLITICAS ADMINISTRATIVAS Establecer políticas es esencial para todo tipo de organización, para realizar una gestión más efectiva, en el cual se establecen normas y procedimientos a seguir.
60
3.1.1 POLÍTICAS DE SEGURIDAD, SALUD Y MEDIO AMBIENTE 1.
Establecer la prioridad de la vida y la salud de los integrantes de la Empresa, sobre cualquier otra actividad empresarial.
2.
Prevenir, identificar y controlar los riesgos ambientales, de salud y de seguridad, a través de la implementación de sistemas.
3.
Cumplir con el Reglamento de seguridad, salud de los trabajadores y mejoramiento del medio ambiente de trabajo, vigente en el país.
4.
Revisar periódicamente las leyes y normas ambientales y de seguridad, previniendo la aplicación de los cambios en las mismas.
5.
Capacitar en forma constante a los trabajadores de la Empresa.
6.
Dicha capacitación está dirigida a evitar daños ambientales y riesgo en la seguridad.
7.
Superar el cumplimiento de las normas de seguridad, salud y medio ambiente para iniciar el mejoramiento continuo de sus actividades y procesos.
GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 1 AUTORA: ANDREA CARRION
61
3.1.2 POLÍTICAS DE SEGURIDAD SOCIAL 1.
Crear programas de capacitación, correspondiente a mejorar el ambiente de trabajo, y al aspecto económico del personal.
2.
Fomentar prácticas ambientales del mejor nivel respetando y cuidando el medio ambiente.
3.
Efectuar planes de educación, salud y del medio ambiente, para el cuidado de todo el entorno en forma general.
GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 2 AUTORA: ANDREA CARRION
3.1.3 POLÍTICAS DE ACTIVOS FIJOS 1.
La empresa y los equipos de la Empresa, deben recibir el mantenimiento
adecuado
para
mantener
su
conservación
y
presentación. 2.
Los bienes muebles que generen gastos excesivos se los dará de baja, para luego rematarlos.
3.
Mantener en la Empresa un automóvil, para la utilización en las actividades externas. Se lo deberá utilizar, únicamente en el horario de trabajo.
4.
Los servicios de limpieza, se realizarán a cabo por personas que brinden este servicio, verificando la procedencia de la empresa.
5.
La mercadería y los demás bienes de la Empresa, deberán ser asegurados, con base a los avalúos reales.
GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 3 AUTORA: ANDREA CARRION
62
3.1.4 POLÍTICAS DE PERSONAL 1.
Revisar la estructura organizacional, en relación a procesos organizacionales.
2.
Todo el personal de la Empresa, realizará sus actividades dentro del horario de trabajo, establecido de la siguiente manera:
3.
Personal Administrativo 09H00 a 17H30
4.
Personal de ventas 08H30 a 19H00 Todo el personal deberá contar con un uniforme que permita la
5.
identificación de la empresa y tener una buena imagen de la misma ante los clientes.
6.
Establecer mecanismos de una comunicación constante y óptima, entre todas las áreas de la Empresa.
7.
Focalizar el trabajo de todo el personal de la Empresa, hacia la satisfacción de los clientes, y a mantener la competitividad de sus productos en el mercado.
GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 4 AUTORA: ANDREA CARRION
63
3.1.5 POLÍTICAS DE RECURSOS HUMANOS 1. Elaborar el requerimiento de personal, que debe contener la firma del Gerente General, tanto remplazos como vacantes. En el caso de creación de un nuevo puesto de trabajo, debe autorizarlo La Propietaria. 2. Para ocupar cualquier vacante, en primer lugar tendrá preferencia el personal de la Empresa, a través de un concurso interno, según el perfil del puesto de trabajo. En caso, de no cumplir con el perfil requerido, se buscará personal externo a la Empresa. 3. Para la contratación del personal, debe cumplir en su totalidad, con el perfil de la vacante del puesto de trabajo. 4. La contratación del personal deberá ser por contrato a prueba, para determinar su habilidad y adaptación al trabajo, para luego, la contratación definitiva. 5.
Fomentar el desarrollo profesional, a través de programas de Administración y Control, para disminuir la competencia del personal.
GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 5 AUTORA: ANDREA CARRION
3.1.6 POLÍTICAS DE VENTAS 1. Presentar a los consumidores los precios de los muebles para todo tipo de ambientes, expresados éstos en dólares, incluyendo IVA. Los precios están establecidos con base a precios del mercado. 2. Para realizar ventas en “MUEBLES D.J”, deberá estar registrado y aprobado, la documentación de crédito. 64
3. Las ventas de “MUEBLES D.J”, se realizarán a crédito, y las ventas al detalle son efectuadas por los vendedores. 4. Las entregas de muebles para todo tipo de ambientes serán efectuadas en forma inmediata, una vez confirmado el pedido de compra. 5. Confirmado el pedido de compra, no se podrá realizar la cancelación del mismo. 6. En caso de oferta de productos, una vez cumplido el plazo, los precios pueden variar. GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 6 AUTORA: ANDREA CARRION
3.1.7 POLÍTICAS DE COMPRAS 1. El Gerente General, es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias para las operaciones, servicios y diferentes necesidades de la Empresa. 2. El Gerente General es el único encargado de emitir y aprobar órdenes de compra. 3. Los términos a tomar en cuenta en las compras a realizarse son precio, crédito, plazo de entrega, estándar de calidad, marca, garantía, procedencia y confiabilidad. 4.
Las compras para las áreas administrativas se las realizará en forma trimestral, salvo el caso, en los requerimientos de las demás áreas, previo la autorización del Gerente General.
GRAFICO DE POLITICAS ADMINISTRATIVAS No 7 AUTORA: ANDREA CARRION
65
3.2 ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL La estructura orgánica que se propone para “MUEBLES D.J”, es la siguiente:
3.2.1 ORGANIGRAMAS
MUEBLES DJ ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
PROPIETARIA
GERENCIA GENERAL
ASIST. GRN DEP. ADMINISTRATIVO
RR.HH
CONTABILIDAD
BODEGAS
DEP. COMERCIAL
MARKETING SERVICIO AL CLIENTE VENTAS
FACTURACIÓN Y COBRANZAS MELITEX CÍA. LTDA.
GRAFICO No 17 FUENTE: TESIS PROPIA
66
SUCURSALES
QUITO
STO DGO
3.2.2 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 3.2.2.1
DE LA PROPIETARIA
La Sra. GLADYS ITMAR QUEZADA ORDOÑEZ, quien constituye la autoridad primordial de la empresa, es la encargada de hacer cumplir sus decisiones:
1.
Orientar y fiscalizar el desarrollo de las actividades y operaciones de la empresa.
2. Aprobar la estructura organizativa de “MUEBLES D.J”, y cualquier tipo de modificación de la misma. 3. Aprobar y/o modificar el presupuesto anual elaborado por cada una de las áreas de la empresa. 4. Designar y remover a los Ejecutivos de la Empresa. 5. Fiscalizar la gestión de las Ejecutivos, y controlar la ejecución del presupuesto anual.
6. Velar por el cumplimiento de las políticas de la Empresa, en conformidad con los planes y programas establecidos. 7. Custodiar que las actividades de la Empresa se cumplan a cabalidad con responsabilidad y honestidad, en cada una de sus áreas.
67
3.2.2.2 DE LA GERENCIA GENERAL 1. Cumplir con las disposiciones, acuerdos, resoluciones, normas decisiones de la Propietaria. 2. Dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades operacionales de “MUEBLES D.J”., a través de la optimización de los recursos humanos, financieros y materiales, en cada una de las áreas de la Empresa. 3. Informar a la Propietaria, el desarrollo de las operaciones de la Empresa, ingresos, egresos, inversiones y la existencia de fondos. 4. Presentar en forma mensual a la Propietaria los estados financieros de la Empresa, y toda la información financiera necesaria. 5. Representar a “MUEBLES D.J”, ante las instituciones y autoridades del país.
6. Autorizar el contrato de personal especializado para la Empresa. 7. Desempeñar otras funciones establecidas por la Propietaria.
3.2.2.3 DE LA ASISTENCIA DE GERENCIA 1.
Asistir y brindar apoyo administrativo, para canalizar la información de la Empresa a la Gerencia General
2. Asistir a la Gerencia General, en el control y gestión de las actividades administrativas y la toma de decisiones. 3. Atender y efectuar llamadas telefónicas y fax solicitadas por la Gerencia General. 4. Elaborar los informes y demás documentación que le designe la Gerencia General.
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5. Recibir, registrar, y sistematizar la documentación que ingresa y egresa de la Gerencia General. 6. Preparar la documentación para la revisión y firma del Gerente General. 7. Colaborar en la organización de los eventos que realice la Gerencia General. 8.
Las demás que se le designen y que sean inherentes a su cargo.
3.2.2.4 DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO/FINANCIERO 3.2.2.4.1 DE RECURSOS HUMANOS
1. Interpretar y poner en práctica la política de personal de la empresa, y para cumplir con esto, tiene la responsabilidad de administrar su unidad administrativa, bien sea está, un área, departamento, oficina o gerencia de recursos humanos. 2. Conducir el proceso de selección de personal, inducirlo, capacitarlo y velar por su bienestar económico o social, sea este funcionario, ejecutivo, empleado u obrero. 3. Planificar o programar con su equipo, la capacitación del personal a través de cursos, seminarios u otros eventos, que lleven a cabo empresas o instituciones profesionales, dedicadas a estas acciones. 4. Custodiar los registros y control de personal, incluyendo su documentación e historial laboral, destacándose entre algunos las de promoción, méritos, deméritos y felicitaciones. 5. Asesorar a los que determinan y aprueban las políticas de personal, sea está la gerencia o directorio 6. Asesorar y participar en la formulación de la política de personal.
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7. Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por completo. 8. Establecer el perfil y diseño de puestos. 9. Determinar los términos y condiciones de empleo. 10. Controlar se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la ley y la empresa en materia de contratación de personal. 11. Realizar y Controlar el cumplimiento del rol vacacional 12. Investigar los antecedentes de los candidatos a empleados con ocasión de la Evaluación y Selección de personal. 13. Ofrecer facilidades adecuadas para la capacitación del personal, tanto de empleados y funcionarios, dentro del rango superior de la política de personal de la empresa. 14. Entrevistar, aconsejar y ayudar a los empleados en relación con sus problemas personales y dificultades. 15. Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal. 16. Recibir quejas, sugerencias y resuelve los problemas de los colaboradores. 17. Hacer la evaluación del desempeño de los colaboradores 18. Realizar programas de recreación laboral con la finalidad de integrar a los colaboradores y a sus familiares.
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3.2.2.4.2 DE CONTABILIDAD 1.
Supervisar la contabilidad general, proveedores de la empresa.
2. Rendir a la Propietaria las cuentas trimestrales de gastos e ingresos. 3. Elaborar las conciliaciones bancarias, con el uso de las partidas en tránsito y los estados de cuenta bancarios. 4. Realizar y Supervisar la correcta confección de las planillas de remuneraciones del personal
5. Controlar que se realice el cálculo de la provisión para beneficios sociales de los colaboradores. 6. Controlar, supervisar y realizar los inventarios físicos y contables de la Empresa.
7. Llevar los registros, el control y las actualizaciones de la Contabilidad, en conformidad con las NIIF, NIC, PCGA y la normativa tributaria. 8. Actualizar y completar los registros de las cuentas y disposiciones financieras de “MUEBLES D.J”., registrando y verificando la información en los libros y los estados financieros.
9. Reconciliar y balancear las cuentas de “MUEBLES D.J”. 10. Clasificar, almacenar y resumir información, tanto numérica y financiera, para recopilar y llevar los registros financieros. 11. Revisar las cifras, anotaciones y documentos para un correcto asiento contable en los libros, verificando los números y la codificación. 12. Recopilar informes estadísticos, financieros y contables, tales como ingresos, gastos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, ganancias y pérdidas. 13. Llenar y enviar los formularios de impuestos de IVA, RENTA Y RETENCIÓN EN LA FUENTE.
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3.2.2.4.3 DE BODEGAS 1. Administrar, custodiar y depositar los productos en las bodegas asignadas. 2. Custodiar los productos, accesorios y repuestos a cargo. 3. Mantener limpio el área de bodega de productos, accesorios y repuestos. 4. Señalizar y distribuir los productos, accesorios y repuestos de manera que se localice con facilidad el producto cuando se requiera. 5. Realizar mensualmente un inventario físico de toda la bodega
3.2.2.5 DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL 1.
Identificar las necesidades comerciales, técnicas y funcionales de clientes potenciales y la atención a los clientes actuales, para lograr la venta de los productos de “MUEBLES D.J”., manteniendo la relación de negocios, en forma permanente, es decir, manteniendo un control del área de Ventas y Marketing.
2. Promover y comercializar los muebles para todo tipo de ambientes en diferentes sectores del país, en especial en la ciudad de Quito. 3. Efectuar investigaciones y estudios de mercado, orientados a mejorar la participación en el mismo. 4. Planear y supervisar la venta de productos. 5. Planear, coordinar y controlar el área de facturación. 6. Vigilar que los cobros y pagos sean realizados en forma correcta. 7. Proporcionar a la Gerencia General información constante, acerca de la evolución de las compras y ventas de la Empresa. 8. Colaborar con Contabilidad en el presupuesto anual de ingresos y egresos.
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9. Vigilar que las cobranzas estén realizadas en forma normal, y la relación con los clientes y proveedores sea siempre la mejor.
3.2.2.6 DE MARKETING 1. Organizar, dirigir y manejar las herramientas de publicidad e investigación, en función de las estrategias comerciales y la imagen corporativa de la empresa. 2. Determinar los objetivos publicitarios. 3. Preparar y controlar el manejo del presupuesto publicitario. 4. Definir la política a seguir, en cuanto a la elección y contratación de las agencias de publicidad. 5. Mantener una relación positiva con la agencia de publicidad elegida, proporcionando toda la información necesaria y evaluando sus objetivos. 6. Coordinar con los representantes de los medios de comunicación, radio, televisión y prensa, eventos de promoción. 7.
Promocionar los productos, mediante el Internet y la participación de la Empresa en ferias publicitarias.
8. Estar informado acerca del desarrollo publicitario de la competencia. 9. Desarrollar la investigación de mercado de la comercialización de Muebles para todo tipo de ambientes. 10. Presentar periódicamente a la Gerencia General, las investigaciones de mercado realizadas. 11. Verificar los resultados de la publicidad realizada, y de la aceptación de los productos de la Empresa en el mercado.
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12. Promocionar las ventas, mediante el diseño de materiales tales como: folletos, catálogos y otros materiales promocionales fundamentales para la venta. 13. Investigar las ferias que se realizan en los distintos lugares del país durante el año, y así ver la posibilidad de participar en aquellas que tengan mayor apertura.
3.2.2.7 DE VENTAS 1. Administrar las ventas a nivel Nacional. 2. Supervisar y recibir informes de las agencias del país a su cargo y solucionar problemas de rango mayor. 3. Cumplir con el mínimo de volumen de ventas establecido por año y para ello debe además diseñar mecanismos que impulsen la actividad de los vendedores y su consecuente alcance de la cuota. 4. Preparar planes y presupuestos de ventas, de modo que debe planificar sus acciones y las del departamento, tomando en cuenta los recursos necesarios y disponibles para llevar a cabo dichos planes. 5. Calcular la demanda del mercado accesible y pronosticar las ventas que sean realizables y/o alcanzables. 6. Determinar el tamaño y la estructura de la fuerza de ventas. 7. Reclutamiento, selección y capacitación de los vendedores. 8. Delimitar el territorio, establecer las cuotas de ventas y definir los estándares d e desempeño. 9. Compensar, motivar y guiar a la fuerza de venta.
10. Evaluar diariamente el desempeño de la fuerza de ventas.
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11. Formular el Programa Anual de Ventas, de acuerdo a las políticas establecidas y cumplir con tal Programa. 12. Proponer al área de ventas estrategias de comercialización que permitan incrementar las ventas y ponerlas en práctica.
3.2.2.8 DE FACTURACIÓN Y COBRANZA 1.
Efectuar la facturación bajo los parámetros establecidos por el SRI, cumpliendo con los pedidos de los clientes.
2. Emitir un informe mensual a la Gerencia General de las facturas realizadas en el mes. 3. Enviar un informe a Contabilidad, de las facturas realizadas. 4. Mantener registros actualizados de las facturas emitidas. 5. Mantener un archivo secuencial de las facturas emitidas. 6. Administrar y coordinar las ventas directas, ofreciendo respuesta personalizada a los clientes e incrementando la cartera de clientes. 7. Atender y procurar el incremento de la cartera de clientes a fin de establecer relaciones comerciales que permitan incrementar las ventas. 8. Custodiar bajo su responsabilidad los fondos de la empresa y hacer los pagos ordenados por la Gerencia General e intervenidos por Contabilidad. 9. Autorizar los recibos de cuotas e ingresos y la correspondencia relacionada con su cargo y conservar los documentos y libros de tesorería. 10. Custodiar del cobro de los recibos a cargo de los asociados y todos los valores pertenecientes a la entidad y colaborar con el Contador en la rendición de cuentas a la Propietaria.
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3.2.2.9 DE LAS SUCURSALES 1.
Difundir y comercializar de los productos de la Empresa por todo el territorio nacional.
2. Comercializar exclusivamente los diversos muebles, suministrados por “MUEBLES D.J”. 3. Ofrecer información y asesoramiento técnico a los clientes. 4. Obtener información para el desarrollo de las investigaciones de mercado. 5. Realizar operaciones de caja para ofrecer liquidez y en general soluciones de recursos tanto a compradores como vendedores. 6. Mantener una correcta administración de inventarios para su posterior venta uso 7. Dividir los muebles según los diferentes perfiles de usuarios que existan. (Factores: capacidad de compra, edad, sexo, entre otros). 8. Cumplir con la meta de ventas de su agencia.
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MUEBLES DJ ORGANIGRAMA DE POSICIÓN DE PERSONAL
PROPIETARIA 1 DUEÑA
GERENTE GENERAL 1 Gerente 1 Asistente
DEP. ADMINISTRATIVO
DEP. COMERCIAL
1 Jefe Administrativo
1 Jefe de Ventas
SUCURSALES
RECURSOS HUMANOS 1 Jefe RR. HH.
CONTABILIDAD 1 Contadora General
BODEGA 1 Bodeguero
MARKETING SERVICIO CLIENTE
AL QUITO 3 Encargado
3 PERSONAS
VENTAS 4 Vendedores
FACTURACIÓN Y COBRANZAS 2 Cajeras 1 Cobrador
GRAFICO No 18 FUENTE: TESIS PROPIA
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STO DGO 3 Encargado
3.2.3 PERFIL DE CARGOS 3.2.3.1 GERENTE GENERAL CARGO: GERENTE GENERAL TÍTULO: Ingeniería Comercial, CPA, Ingeniería en Gerencia y Liderazgo, y otras a fines FORMACIÓN ACADÉMICA: Universitaria FORMACIÓN ADICIONAL: Postgrado en Administración de Empresas y/o Gerencia Contable y Finanzas, y otras a fines. HABILIDADES: trabajo a presión, conducción de grupos de trabajo, liderazgo, comunicación eficaz, gestión del cambio y desarrollo de la organización, y otras. EXPERIENCIA: 5 años
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: Cumplir con las disposiciones, acuerdos, resoluciones, normas y decisiones de la Propietaria; Dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las actividades operacionales de “MUEBLES D.J”. a través de la optimización de los recursos humanos, financieros y materiales, en cada una de las áreas de la Empresa. Ejercer la representación legal de MUEBLES DJ. Aprobar las políticas generales de la empresa. Toda modificación en la estructura organizacional deberá ser aprobada por el Gerente, en base a estudios y análisis de procesos organizacionales. Aprobar el Plan Estratégico y Plan Operativo Anual de MUEBLES DJ. Administrar correctamente MUEBLES DJ, por medio de la optimización de su organización y operaciones, la observancia de la ley, reglamentos, las resoluciones de la Propietaria y las demás normas que rigen el sistema financiero. Dar a conocer anualmente, a la Propietaria el informe de su gestión, en el cual refleje el estado de MUEBLES DJ en todas las áreas, y tomar resoluciones al respecto. Conocer y autorizar las operaciones crediticias, financieras, cartera e inversiones y las condiciones financieras de sus operaciones activas y pasivas. Aprobar y expedir los proyectos de Reglamentos internos de MUEBLES DJ, así como sus reformas, que sean presentados a la consideración de la Propietaria. Crear una cultura organizacional con principios y valores de comportamiento ético. 78
Aprobar las políticas, procesos y procedimientos para la administración integral de recursos humanos. Disponer a las unidades competentes de MUEBLES DJ, investiguen actos de conductas sospechosas e irregulares. Las demás que le concedan las leyes y reglamentos.
REPORTA A: Propietaria SUPERVISA A: Asistente de Gerencia. Todo el personal
3.2.3.2 ASISTENTE DE GERENCIA CARGO: ASISTENTE DE GERENCIA TÍTULO: Egresada en Ing. Comercial, Ing. Marketing, Ing. Finanzas y Auditoría. Administración de Empresas. FORMACIÓN ACADÉMICA: Universitaria FORMACIÓN ADICIONAL: Secretario Bilingüe, Idiomas, Office, Internet, Administración de empresas, Finanzas. HABILIDADES: Trabajo en equipo, Trabajo bajo presión, Dinámico, Proactivo EXPERIENCIA: 3 años de experiencia en el cargo.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES: Cumplir con las disposiciones encomendadas por el Gerente General. Llevar al día la agenda de la Gerencia general, Organización de eventos, Recepción.
REPORTA A: Gerencia General
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3.2.3.3 GERENTE COMERCIAL CARGO: GERENTE COMERCIAL TÍTULO: Ing. Comercial, Ing. Marketing, Ing. Finanzas y Auditoría. Administración de Empresas. FORMACIÓN ACADÉMICA: Universitaria FORMACIÓN ADICIONAL: Ventas, Mercado, Marketing, Administración de empresas, Finanzas. HABILIDADES: trabajo a presión, conducción de grupos de trabajo, liderazgo, comunicación eficaz, atención al cliente y otras. EXPERIENCIA: 5 años
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: Tener un control de las necesidades del consumidor. Establecer contacto con los distribuidores para satisfacer la demanda del mercado. Distribuir el producto en el momento necesario. Proporcionar la atención adecuada a los clientes con un servicio amable, oportuno y honesto. Llevar un perfecto control de los pedidos, preparación y entrega de los mismos. Supervisar la atención a los clientes para que estos queden satisfechos con el servicio entregado. Supervisar las rutas de ventas en toda la región. Informar semanalmente a la Gerencia General los resultados de las operaciones realizadas.
REPORTA A: Gerencia General SUPERVISA A: Grupo de ventas
80
3.2.3.4 GERENTE ADMINISTRATIVO/FINANCIERO CARGO: GERENTE ADMINISTRATIVO/FINANCIERO TÍTULO Ing. Finanzas y Auditoría, C.P.A. Administración de Empresas. FORMACIÓN ACADÉMICA: Universitaria FORMACIÓN ADICIONAL: Finanzas, Contabilidad, Leyes contables y jurídicas, Sistemas contables, Dominio de Office. HABILIDADES: Liderazgo, Trabajo en equipo, Responsabilidad, Honradez, comunicación, Proactivo. EXPERIENCIA: 5 años
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: El análisis de datos financieros La determinación de la estructura de activos de la empresa. La fijación de la estructura de capital. Encaminar al personal administrativo y financiero al logro de los objetivos empresariales. REPORTA A: Gerencia general SUPERVISA A: Contador, Jefe de importaciones, Jefe de Recursos Humanos.
81
3.2.3.5 CONTADOR CARGO: Contador TÍTULO: Ingeniería en Contabilidad y Auditoría FORMACIÓN ACADÉMICA: Universitaria FORMACIÓN ADICIONAL: Cursos de Tributación, sistemas contables y manejo de Microsoft Office. HABILIDADES: trabajo a presión, comunicación eficaz, toma de decisiones y otras. EXPERIENCIA: 3 años
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: Realizar la compra-venta de activos financieros de la empresa, como títulos de valores, bonos, acciones. Pagar los préstamos otorgados por instituciones financieras. Realizar las transacciones entre la empresa y sus prestamistas. Pagar los impuestos, cuotas, todo gasto que tenga hacer la empresa. Mantener el correcto funcionamiento de los sistemas y procedimientos contables de la empresa. Formular estados financieros. Investigar y dar solución a los problemas referentes a la falta de información para el registro contable. Preparar y ordenar la información financiera y estadística para la toma de decisiones de las autoridades superiores. Identificar y analizar los ingresos, egresos y gastos de operación de la empresa e informar periódicamente al Gerente General.
REPORTA A: Gerente General SUPERVISA A: Empleados
82
3.2.3.6 EJECUTIVOS COMERCIALES/VENDEDORES CARGO: EJECUTIVO COMERCIAL TÍTULO: Estudiantes universitarios en Ing. Comercial, Marketing y Publicidad, Bachilleres técnicos. FORMACIÓN ACADÉMICA: Bachiller o Universitarios CONOCIMIENTOS ADICIONALES: Ventas, Marketing, mercadeo, técnicas de ventas, ventas, directas EXPERIENCIA: 2 años
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: Atender oportunamente las necesidades de los clientes. Ingresar las facturas al sistema por concepto de ventas directas de muebles. Llevar control adecuado de los clientes que tienen crédito. Entregar la mercadería a los clientes verificando que todo salga adecuadamente. Retener a los clientes actuales, captar nuevos clientes. Lograr determinados volúmenes de venta. Mantener o mejorar la participación en el mercado. Generar una determinada utilidad o beneficio, entre otros. Informar los resultados al Gerente comercial, cumplir las metas establecidas por la empresa.
REPORTA A: Gerente Comercial SUPERVISA A: Ninguno
83
3.2.3.7 COBRADOR TESORERO CARGO: Cobrador TÍTULO: Estudiante universitario FORMACIÓN ACADÉMICA: Carreras Administrativas y/o Financieras. FORMACIÓN ADICIONAL: cursos de Microsoft Office HABILIDADES: atención al cliente, resolución de conflictos. EXPERIENCIA: 1 año
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: Recuperación, negociación de deudas vencidas. Reportar mensualmente a Contabilidad sobre saldos de Cuentas por Cobrar. Reportar cada mes a Administración de los gastos de Transporte. Mantener actualizadas las carpetas de los clientes. Revisar las cuentas por cobrar. Revisar y enviar un reporte diario de los depósitos de clientes al departamento de contabilidad para que efectúen el registro del cobro en el sistema. Revisar y enviar un reporte diario de las transferencias de clientes al departamento de contabilidad para que efectúen el registro del cobro en el sistema. Recibir cheques de pagos de los clientes y negociar con los mismos, para luego enviar al departamento de caja para que efectúen el registro del cobro en el sistema.
REPORTA A: Jefe de Ventas SUPERVISA A: Ninguno
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3.2.3.8 JEFE DE RECURSOS HUMANOS CARGO: Jefe de Recursos Humanos TÍTULO: Ingeniería en Psicología Industrial FORMACIÓN ACADÉMICA: Universitaria FORMACIÓN ADICIONAL: Maestría en Gestión de Talento Humano, y otras. HABILIDADES: trabajo a presión, conducción de grupos de trabajo, liderazgo, comunicación eficaz, manejo de personal y otras. EXPERIENCIA: 3 años
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES:
Fomentar una relación de cooperación entre directivos y trabajadores para evitar
enfrentamientos derivados por una relación jerárquica tradicional.
Fomentar la participación activa entre todos los trabajadores, para que se
comprometan con los objetivos a largo plazo de la empresa.
Establecer el monto del salario mediante el proceso de negociación entre la empresa y
los trabajadores.
Analizar las listas de asistencias para llevar el control de los empleados.
Verificar las faltas, si están justificadas, investigar si estas cumplen de acuerdo con
las políticas de la empresa.
Elaborar nómina.
Pagar salarios, comisiones, gratificaciones, reparto de utilidades.
Proporcionar formación profesional a los trabajadores
Impartir seminarios de actualización para que los trabajadores estén al día en cuanto
al manejo de los recursos de la empresa.
REPORTA A: Gerente General SUPERVISA A: Empleados
85
3.2.3.9 BODEGUERO CARGO: Bodeguero y Almacenista TÍTULO: Polivalente FORMACIÓN ACADÉMICA: Bachiller EXPERIENCIA: 1 año
FUNCIONES Y REPONSABILIDADES: Mantener un buen nivel de inventarios y una adecuada rotación del mismo. Informar de las necesidades de mercadería al departamento comercial. Solicitar al proveedor las mercaderías. Controlar que las mercaderías lleguen en la calidad y cantidad indicada en la orden de compra. Entregar al Jefe Comercial la factura del proveedor cuando la negociación haya concluido, indicando procesos de devolución si lo hubiere. Reportar al Jefe Comercial la mercadería que salga de bodega hacia el almacén.
REPORTA A: Jefe Comercial. SUPERVISA A: Ninguno
86
3.3 VISION
VISIÓN 2015 “Ser la mejor Empresa en la comercialización de muebles para todo tipo de ambientes en el entorno nacional, ofertando productos innovadores con finos acabados y de un alto estándar de calidad, a través del mejoramiento continuo, la responsabilidad, lealtad y honestidad de forma constante”.
GRAFICO No 19 FUENTE: TESIS PROPIA
3.4 MISION
MISIÓN “Somos una Empresa comercializadora de los mejores muebles para todo tipo de ambientes con un excelente estándar de calidad, encaminados a mejorar la calidad de vida en cada uno de los hogares del mercado nacional, mediante un trabajo continuo, eficaz; prestando servicios con lealtad, responsabilidad y honestidad”
GRAFICO No 20 FUENTE: TESIS PROPIA
87
3.5 OBJETIVOS Y ESTRATEGIAS
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN
PROCESO DE COMERCIALIZACIÓN
Comercializar los mejores muebles para todo tipo
Capacitar constantemente al personal de ventas para
de ambientes, para satisfacer mejorar la calidad de
fortalecer y actualizar los conocimientos del grupo
vida de los consumidores del mercado ecuatoriano
de ventas, garantizando la eficiencia ante el cliente
GESTION FINANCIERA
GESTION FINANCIERA
Mantener en forma continua la optimización de los
Implantar un sistema automatizado que permita
costos de importación y operativos, así como
obtener datos claros y exactos
mejorar la liquidez de la Empresa, de tal manera que permita incrementar la utilidad anual, a través de la apertura de nuevas sucursales dentro del país y de la recuperación de la cartera vencida y en mora.
MARKETING / COMPETENCIA
MARKETING / COMPETENCIA
Elaborar un buen plan de marketing que permita a
Identificar al cliente para establecer y definir
“MUEBLES D.J”, posicionarse en el mercado,
funcionalidades a través de un plan de colaboración
aprovechando de la fidelidad de los clientes para
ejecutando la gestión del Modelo
minimizar a la competencia y aumentar las ventas en un 35% anual.
GRAFICO No 21 FUENTE: TESIS PROPIA
88
3.6 VALORES Y PRINCIPIOS Los valores son las características morales que muestran, la responsabilidad ética y social de los integrantes de una empresa, mientras que los principios constituyen elementos éticos que guían las decisiones empresariales, es decir, son normas de conducta que orientan la acción.
3.6.1 VALORES Los valores propuestos para “MUEBLES D.J”, constituyen los siguientes:
Honestidad: en el desempeño de las labores diarias de cada uno de los niveles que conforman “MUEBLES D.J”. Procurando salvaguardar los intereses de la propietaria y clientes. Responsabilidad: de cada miembro de la Empresa, al instante de realzar las actividades encomendadas. Confianza: en las capacidades que posee el personal “MUEBLES D.J.”, en el desempeño de sus funciones. Lealtad: contar con la fidelidad de todo del personal de la Empresa, en el cumplimiento de sus tareas, con el compromiso de cumplir con la propietaria, clientes, proveedores y todos los demás integrantes de la Empresa.
GRAFICO No 22 FUENTE: TESIS PROPIA
89
3.6.2 PRINCIPIOS En cuanto a los principios se propone los siguientes para ser aplicados en “MUEBLES D.J”:
1. Preocupación permanente por conocer y satisfacer las necesidades de sus clientes y propietaria, a través del trabajo eficiente y eficaz en todas las áreas de la Empresa. 2. Responsabilidad en la calidad de sus muebles, cumpliendo a cabalidad, con las actividades de “MUEBLES D.J”. 3. Mantener transparencia en la integración de todos los niveles de la organización, mediante el respeto honesto a los empleados, propietaria, clientes y proveedores.
4. Innovación, creatividad y mejoramiento continúo para sobresalir de la competencia y tener constancia en los nuevos retos, ofreciendo los mejores muebles para todo tipo de ambientes con tecnología de punta, siempre a tiempo y a precio justo.
GRAFICO No 23 FUENTE: TESIS PROPIA
90
3.7 PROCEDIMIENTOS 3.7.1 PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES PROCEDIMIENTO: PLANIFICACION DE ACTIVIDADES NARRATIVA: ACTIVIDAD
RESPONSABLE GERENCIA GENERAL
Define el cronograma de actividades seguimientos mensuales. ANEXO
ASISTENTE DE GERENCIA
Comunica el personal acerca de su reunión
GERENCIA GENERAL
Con información depurada , evalúa el desempeño de actividades , realiza ajustes con el personal
DPTO. ADMINISTRATIVO/ FINANCIERO
Realiza los ajustes pertinentes referentes a su área.
ASISTENTE DE GERENCIA
Elabora el actividades.
ASISITENTE DE GERENCIA
Entrega el documento de la planificación de actividades y su seguimiento y lo difunde a todo el personal.
GRAFICO No 24 FUENTE: TESIS PROPIA
91
acta
de
planificación
y
de
FLUJOGRAMA DE PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES: RESPONSABLES: GERENCIAS GRAFICO No 25 FUENTE: TESIS PROPIA
92
ANEXO A: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MENSUALES GRAFICO No 25.A FUENTE: TESIS PROPIA
GERENCIA GENERAL CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MENSUALES DEPARTAMENTOS GERECIA GENERAL
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA COMERCIAL
MESES
ACTIVIDADES ENERO FEBREO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE
93
CONTABILIDAD
SUCURSALES
3.7.2 CONTRATACION DE PERSONAL PROCEDIMIENTO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL NARRATIVA: ACTIVIDAD
RESPONSABLE RECURSOS HUMANOS
Conoce que existe una vacante en la empresa.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Publica el anuncio en la prensa de la vacante existente
RECURSOS HUMANOS
Entrega el formulario de solicitud de empleo al candidato que se presenta. ANEXO
RECURSOS HUMANOS
Entrevista, aplica y califica las pruebas al candidato.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
Entrevista por segunda vez al candidato.
GERENCIA GENERAL
Entrevista por última vez al candidato, si está de acuerdo lo selecciona, caso contrario solicita a recursos humanos siga con el reclutamiento.
ASISTENTE DE GERENCIA
Comunica al candidato seleccionado que se presente a trabajar.
GRAFICO No 26 FUENTE: TESIS PROPIA
94
FLUJOGRAMA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL: RESPONSABLE: Jefe de Recursos Humano GRAFICO No 27 FUENTE: TESIS PROPIA
95
ANEXO A: SOLICITUD DE EMPLEO GRAFICO No 26.27.A FUENTE: TESIS PROPIA
96
3.7.3 ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O SERVICIOS PROCEDIMIENTO: ADQUISICIÓN DE BIENES O SERIVICIOS NARRATIVA: ACTIVIDAD
RESPONSABLE DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO/ FINANCIERO
Conoce de la necesidad de las áreas, que soliciten un bien o servicio.
CONTABILIDAD
Elabora la orden de requisición. ANEXO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO/ FINANCIERO
Aprueba la Orden de compra del bien o servicio-
GERENCIA GENERAL
Una vez que aprueban la Orden de compra el autoriza se efectué la compra.
CONTABILIDAD
Recibe el bien verifica las características del bien o servicio, contabiliza y efectúa el comprobante de egreso de dinero. ANEXO
GRAFICO No 28 FUENTE: TESIS PROPIA
97
FLUJOGRAMA DE ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS: RESPONSABLE: Departamento Administrativo Financiero GRAFICO No 29 FUENTE: TESIS PROPIA
98
ANEXO A: ORDEN DE COMPRA GRAFICO No 28.29.A FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ ORDEN DE COMPRA Núm:
RUC TELEFONO
Ciudad Proveedor Dirección Teléfono
Referenc ia
Fecha Razón Social
Vence:
Ciudad Fax
F.Ped::
Produc to
Cant.:
Observaciones:
Aceptado:
Vendedor:
Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256
99
V. Unit
Total
ANEXO B: COMPROBANTE DE EGRESO GRAFICO No 28.29.B FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ RUC
Comp. Egreso
TELEFONO
Núm: 0 Fecha: Base: Relativo: Plazo:
Concepto: Forma de pago:
Cta. Banco:
Cuenta
Cheque:
Créditos
Débitos
Sumas:
-
-
Observaciones: Elaboró:
Contabilizó:
Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256
100
Aceptado:
3.7.4 CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE VENTAS PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE VENTAS. NARRATIVA: ACTIVIDAD
RESPONSABLE GERENTE COMERCIAL
Prepara el plan de capacitación para vendedores.
GERENTE COMERCIAL
Comunica a los vendedores la reunión.
EJECUTIVOS DE VENTAS
Informa del resultado de ventas.
GERENTE COMERCIAL
Realiza un informe de la eficiencia y efectividad de los vendedores. ANEXO
GERENTE COMERCIAL
Entrega el informe o matriz de eficiencia de los vendedores.
GERENTE GENERAL
Revisa e indica pautas para el continuo mejoramiento del nivel de ventas. Continua con capacitaciones a los vendedores para posterior evaluación de su desempeño
GERENTE COMERCIAL
GRAFICO No 30 FUENTE: TESIS PROPIA
101
FLUJOGRAMA DE CAPACITACIÓN AL PERSONAL DE VENTAS: RESPONSABLE: Departamento RR.HH GRAFICO No 31 FUENTE: TESIS PROPIA
102
ANEXO A: MATRIZ DE EVALUACION DE VENDEDORES GRAFICO No 30.31.A FUENTE: TESIS PROPIA
DEPARTAMENO COMERCIAL MATRIZ DE EVALUACION DE VENDEDORES
103
CAPITULO IV 4. SISTEMA CONTABLE PROPUESTO “MUEBLES DJ”, no tiene establecido un proceso contable que le permita una coordinación adecuada de todos sus recursos, sean estos económicos, financieros y humanos, para satisfacer y superar, las expectativas de los clientes y de los dueños de la empresa.
4.1POLITICAS CONTABLES 4.1.1 POLÍTICAS DE REMUNERACIÓN 1.
El sistema de remuneración de la empresa estará de acuerdo con el mercado laboral e instrucción y formación académica.
2.
Se realizará el sistema de remuneración en el personal, según cumplan los objetivos y metas empresariales.
3.
Cualquier tipo de aumento de la remuneración, será analizada por la Propietaria, con base al desempeño y a la situación financiera de la empresa.
4.
Las beneficios de ley y horas extras serán canceladas, con base al Código de Trabajo vigente.
GRAFICO DE POLITICAS CONTABLES No1 AUTOR: ANDEA CARRION
104
4.1.2 POLÍTICAS DE INVENTARIO 1. Mantener una adecuada clasificación de productos, repuestos y decoración en la bodega, minimizando cualquier tipo de error al momento de cuadrar inventarios. 2. Establecer cuándo y cuánto renovar los inventarios, para reducir los costos.
3. La salida y entrada de los inventarios de muebles, deben ser autorizadas por el Gerente General. El encargado de bodega debe registrar dichos movimientos. 4. El Bodeguero es el encargado de determinar, si el inventario que ingresa se encuentra en óptimas condiciones; además el bodeguero no tendrá conocimiento de los costos de los productos. 5. El Bodeguero deberá estar oportunamente caucionado.
GRAFICO DE POLITICAS CONTABLES No2 AUTOR: ANDEA CARRION
4.1.3 POLÍTICAS DE PRESUPUESTO 1. La información financiera que forma parte del presupuesto de la empresa, lo conformarán los estados financieros proyectados, flujos de caja y punto de equilibrio. 2. Elaborar presupuestos trimestrales y anuales, el presupuesto anual será elaborado a partir del mes de septiembre. 3. Cada área de la empresa, debe elaborar su presupuesto individual, para luego consolidarlos en un presupuesto global, el cual será aprobado por La Propietaria, hasta el mes de noviembre. 4. Los ingresos y gastos presupuestados de cada una de las áreas de la empresa, deberán tener todos los soportes necesarios para que cumplan con sus objetivos.
105
5.
Cada dos meses la Propietaria será informada, sobre el cumplimiento de la información presupuestada, conteniendo los respectivos análisis, comparaciones, Observaciones y recomendaciones La empresa deberá aplicar una estrategia de reducción de costos y gastos, en el
6.
corto y mediano plazo. 7.
Las inversiones presupuestadas a realizarse, deben ser necesarias para la empresa, para incrementar su eficiencia, reducir sus gastos e incrementar sus ingresos. GRAFICO DE POLITICAS CONTABLES No3 AUTOR: ANDEA CARRION
4.1.4 POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA 1. Clasificar y calificar a los diferentes clientes de “MUEBLES DJ”, para determinar el tipo de crédito a otorgarse; tal selección será en función de la liquidez, solvencia, antigüedad y seriedad y compromiso en el cumplimento de los pagos en caso de clientes potenciales. 2. Implementar mecanismos internos y externos de recuperación de cartera. 3. Cada cliente tendrá un cupo máximo de crédito. Las ventas no podrán exceder del monto asignado según la clasificación y calificación de los clientes. 4. En el caso de demora en el pago de una factura, el cliente tendrá un recargo calculado, sobre el saldo impago a la máxima tasa de interés vigente por mora. 5.
El Departamento Comercial tendrá informados a sus clientes, sobre los saldos pendientes de pago, mediante vía telefónica. GRAFICO DE POLITICAS CONTABLES No4 AUTOR: ANDEA CARRION
106
4.1.5 POLÍTICAS DE PAGOS 1. Realizar los pagos correspondientes de manera oportuna, a los proveedores siendo estas personas naturales o jurídicas. Dichos pagos pueden ser al contado o a crédito. Para la cancelación se deberá reunir toda la documentación correspondiente: orden de compra, factura, retención e ingreso a bodega. 2. La empresa a través de la Departamento Comercial, debe establecer los mecanismos de pago, tomando en cuenta fundamentalmente la totalidad del pago y el tiempo de crédito otorgado, dichos pagos se efectuaran a través de cheques de la empresa. 3. El Departamento Comercial, cumplirá con los pagos a la fecha de su vencimiento, con base a un cronograma de obligaciones establecido. GRAFICO DE POLITICAS CONTABLES No5 AUTOR: ANDEA CARRION
4.1.6 POLÍTICAS DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD 1. El Departamento de Contabilidad, es el área responsable de
la preparación,
análisis y presentación de los Estados Financieros. 2. El Departamento de Contabilidad, también está obligado a presentar la declaración de impuestos, a los que “MUEBLES DJ”, está legalmente obligado por la Ley de Régimen Tributario Interno. 3. Las existencias en la empresa, sean suministros, materiales, artículos de venta, serán registradas mediante el método de costo promedio. 4. La Empresa debe realizar toma de inventarios generales de sus existencias al menos dos veces al año. Los resultados de estos inventarios, deben ser conciliados con los saldos en los registros contables.
107
5. La depreciación que utiliza la empresa, constituye el de línea recta. Para efectos tributarios la depreciación se calculará de acuerdo a las tasas normadas por la legislación tributaria ecuatoriana. 6. Las estimaciones, aproximaciones y provisiones contables, son necesarias para determinar los pasivos contingentes en la preparación de los estados financieros. GRAFICO DE POLITICAS CONTABLES No 6 AUTOR: ANDEA CARRION
108
4.2 NORMATIVA 4.2.1 NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD 1. NIC 1: Presentación de estados financieros La Norma establece los requisitos generales para la presentación de los estados financieros y las directrices para determinar su estructura, de igual forma fija los requisitos mínimos sobre su contenido. Para ello fija las bases para la presentación de los estados financieros con el objeto de asegurar que los mismos sean comparables, ya sea con los estados financieros de la misma empresa de ejercicios anteriores, como con los de otras empresas diferentes, con domicilio social en cualquier país de la UE. 18
7. NIC 7: Estado de flujos de efectivo El estado de flujos de efectivo permite evaluar la capacidad que tiene la empresa para generar efectivo y determinar necesidades de liquidez. El objetivo de esta NIC es exigir a las empresas la información acerca de los movimientos históricos de efectivo a través de la presentación de un estado de flujos de efectivo.19 8. NIC 8: Ganancia o pérdida neta del ejercicio, errores fundamentales y cambios en las políticas contables El objetivo de esta Norma es prescribir los criterios de clasificación, información a revelar y tratamiento contable de ciertas partidas de la cuenta de resultados, con lo cual se mejora la comparabilidad de los estados financieros de la empresa, tanto con los emitidos por ella en ejercicios anteriores como con los confeccionados por otras empresas. Para cumplir lo anterior, la NIC 8 exige la adecuada clasificación y revelación de información de partidas extraordinarias y la revelación de ciertas partidas dentro de las 18 19
18 NIIF NIC, RESUMEN NIIF NIC, 2011 _ Quito; Auditores asociados; pag. 306_359 NIIF NIC, RESUMEN NIIF NIC, 2011 _ Quito 19
109
ganancias o pérdidas procedentes de las actividades ordinarias. También especifica el tratamiento contable que se debe dar a los cambios en las estimaciones contables, en las políticas contables y en la corrección de los errores fundamentales. 10. NIC 10: Hechos posteriores a la fecha del balance El objetivo de la NIC es prescribir: Cuándo debe una empresa proceder a ajustar sus estados financieros por hechos posteriores a la fecha del balance Las revelaciones que la empresa debe efectuar respecto a la fecha en que los estados financieros han sido formulados, así como respecto a los hechos posteriores a la fecha del balance La NIC le exige a la empresa no preparar estados financieros cuando los hechos posteriores a la fecha del balance indiquen que no se cumplirá la premisa de empresa en funcionamiento.20
36. NIC 36: Deterioro del valor de los activos. La entidad evaluará, en cada fecha de cierre del balance, si existe algún indicio de deterioro del valor de algún activo. Si existiera tal indicio, la entidad estimará el importe recuperable del activo. Fuentes externas de información •
Durante el ejercicio, el valor de mercado del activo ha disminuido significativamente
más que lo que cabría esperar como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal. •
Durante el ejercicio han tenido lugar, o van a tener lugar en un futuro inmediato,
cambios significativos con una incidencia adversa sobre la entidad, referentes al entorno
20
NIC NIIF, RESUMEN NIIF, 2011 _ Quito pag. 456 20
110
legal, económico, tecnológico o de mercado en los que ésta opera, o bien en el mercado al que está destinado el activo. •
Durante el ejercicio, los tipos de interés de mercado, u otros tipos de mercado de
rendimiento de inversiones, han sufrido incrementos que probablemente afecten al tipo de descuento utilizado para calcular el valor de uso del activo, de forma que disminuyan su importe recuperable de forma significativa. •
El importe en libros de los activos netos de la entidad, es mayor que su capitalización
bursátil.
39. NIC 39. Instrumentos financieros reconocimiento y valoración: Un instrumento financiero es el contrato que da lugar a un activo financiero en una empresa y, simultáneamente, a un pasivo financiero o a un instrumento de patrimonio en otra empresa. Instrumentos financieros: a) Activos financieros: •
Efectivo y otros activos líquidos equivalentes.
•
Créditos por operaciones comerciales: clientes y deudores varios.
•
Créditos a terceros.
•
Instrumentos de patrimonio de otras empresas adquiridos: acciones, participaciones
en instituciones de inversión colectiva y otros instrumentos de patrimonio. •
Derivados con valoración favorable para la empresa: entre ellos, futuros, opciones,
permutas financieras y compraventa de moneda extranjera a plazo, y
111
•
Otros activos financieros: tales como depósitos en entidades de crédito, anticipos y
créditos al personal, fianzas y depósitos constituidos, dividendos a cobrar y desembolsos exigidos sobre instrumentos de patrimonio propio. b) Pasivos financieros: •
Débitos por operaciones comerciales: proveedores y acreedores varios.
•
Deudas con entidades de crédito.
•
Derivados con valoración desfavorable para la empresa: entre ellos, futuros,
opciones, permutas financieras y compraventa de moneda extranjera a plazo; •
Deudas con características especiales, y
•
Otros pasivos financieros: deudas con terceros, tales como los préstamos y créditos
financieros recibidos de personas o empresas que no sean entidades de crédito incluidos los surgidos en la compra de activos no corrientes, fianzas y depósitos recibidos y desembolsos exigidos por terceros sobre participaciones.
Al reconocer inicialmente un activo financiero o un pasivo financiero, la entidad los valorará por su valor razonable ajustado, en el caso de un activo financiero o un pasivo financiero que no se contabilicen al valor razonable con cambios en resultados, por los costes de transacción que sean directamente atribuibles a la compra o emisión del mismo.
112
4.2.2 NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACION FINANCIERA NIIF
1.
ADOPCIÓN
POR
PRIMERA
VEZ
DE
LAS
NORMAS
INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA. El objetivo de esta NIIF es asegurar que los primeros estados financieros con arreglo a las NIIF de una entidad, así como su información financiera intermedia, relativos a una parte del período cubierto por tales estados financieros, contengan información de alta calidad que: a)
sea transparente para los usuarios y
b)
comparable para todos los períodos que se presenten;
c)
suministre un punto de partida adecuado para la contabilización según las Normas
Internacionales de Información Financiera (NIIF); y d)
pueda ser obtenida a un costo que no exceda a los beneficios proporcionados a los
usuarios. 21
NIIF 4. CONTRATOS DE SEGURO. El objetivo de esta NIIF consiste en especificar la información que debe dar una empresa a cerca de los contratos de seguro. Esta norma va destinada a la empresas que tengan un contrato de seguro, es decir todas prácticamente. Esta dicha NIIF establece ciertas normas: Las empresas tienen que publicar en sus informes anuales mucha información adicional relativa a sus contratos de seguro, como por ejemplo el contrato.
21
NIIF NIC, RESUMEN NIIF NIC, 2011 _ Quito 21
113
NIIF 7. INSTRUMENTOS FINANCIEROS: INFORMACIÓN A REVELAR. El objetivo de esta NIIF es requerir a las entidades que, en sus estados financieros, revelen información que permita a los usuarios evaluar: a)
la relevancia de los instrumentos financieros en la situación financiera y en el
rendimiento de la entidad; y b)
la naturaleza y alcance de los riesgos procedentes de los instrumentos financieros a
los que la entidad se haya expuesto durante el período y en la fecha de presentación, así como la forma de gestionar dichos riesgos. La información a revelar cualitativa describe los objetivos, las políticas y los procesos de la gerencia para la gestión de dichos riesgos. Las informaciones a revelar cuantitativas dan información sobre la medida en que la entidad está expuesta al riesgo, basándose en información provista internamente al personal clave de la dirección de la entidad. Juntas, estas informaciones a revelar dan una visión de conjunto del uso de instrumentos financieros por parte de la entidad y de la exposición a riesgos que éstos crean.22
4.3.LEYES CONEXAS 4.3.1 LEY DE REGIMEN TRIBUTARIO INTERNO 4.3.1 .1 IMPUESTO A LA RENTA Objeto del impuesto.- Establecese el impuesto a la renta global que obtengan las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con las disposiciones de la presente Ley. Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta:
22
NIIF NIC, RESUMEN NIIF NIC, 2011 _ Quito www.portalcontable.com 22
114
1.- Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a titulo oneroso provenientes del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios; y Sujeto activo.- El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrara a través del Servicio de Rentas Internas.23 Sujetos pasivos.- Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de esta Ley. Los sujetos pasivos obligados a llevar contabilidad, pagaran el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la misma. Ejercicio impositivo.- El ejercicio impositivo es anual y comprende el lapso que va del 1o. de enero al 31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicie en fecha posterior al 1o. de enero, el ejercicio impositivo se cerrara obligatoriamente el 31 de diciembre de cada ano.
4.3.1. 2 BASE IMPONIBLE Base imponible.- En general, la base imponible está constituida por la totalidad de los ingresos ordinarios y extraordinarios gravados con el impuesto, menos las devoluciones, descuentos, costos, gastos y deducciones, imputables a tales ingresos. Base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia.- La base imponible de los ingresos del trabajo en relación de dependencia está constituida por el ingreso ordinario o extraordinario que se encuentre sometido al impuesto, menos el valor de los aportes
LRTI codificacion SRI CAPITULO 1 al 5 2011 _ Quito 23
115
personales al IESS, excepto cuando estos sean pagados por el empleador, sin que pueda disminuirse con rebaja o deducción alguna; 24
4.3.1.3 CONTABILIDAD Y ESTADOS FINANCIEROS Obligación de llevar contabilidad.- Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital u obtengan ingresos inferiores a los previstos en el inciso anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible. Estados financieros.- Los estados financieros servirán de base para la presentación de las declaraciones de impuestos, así como también para su presentación a la Superintendencia de Empresas y a la Superintendencia de Bancos y Seguros, según el caso. Las entidades financieras así como las entidades y organismos del sector público que, para cualquier trámite, requieran conocer sobre la situación financiera de las empresas, exigirán la presentación de los mismos estados financieros que sirvieron para fines tributarios.
4.3.1.4 NORMAS SOBRE DECLARACION Y PAGO Plazos para la declaración.- Las declaraciones del impuesto a la renta serán presentadas anualmente, por los sujetos pasivos en los lugares y fechas determinados por el reglamento. Pago del impuesto.- Los sujetos pasivos deberán efectuar el pago del impuesto a la renta de acuerdo con las siguientes normas:
LRTI codificacion SRI CAPITULO 1 al 5 2011 _ Quito 24
116
1. El saldo adeudado por impuesto a la renta que resulte de la declaración correspondiente al ejercicio económico anterior. 25 2. Las personas naturales, las sucesiones indivisas, las sociedades, las empresas que tengan suscritos o suscriban contratos de exploración y explotación de hidrocarburos en cualquier modalidad contractual y las empresas publicas sujetas al pago del impuesto a la renta, deberán determinar en su declaración correspondiente al ejercicio económico anterior, el anticipo a pagarse con cargo al ejercicio fiscal corriente.
4.3.1.5 RETENCIONES EN LA FUENTE Retenciones en la fuente de ingresos del trabajo con relación de dependencia.- Los pagos que hagan los empleadores, personas naturales o sociedades, a los contribuyentes que trabajan con relación de dependencia, originados en dicha relación, se sujetan a retención en la fuente con base en las tarifas establecidas en el artículo 36 de esta Ley de conformidad con el procedimiento que se indique en el reglamento. Otras retenciones en la fuente.- Toda persona jurídica, pública o privada, las sociedades y las empresas o personas naturales obligadas a llevar contabilidad que paguen o acrediten en cuenta cualquier otro tipo de ingresos que constituyan rentas gravadas para quien los reciba, actuara como agente de retención del impuesto a la renta. Crédito tributario.- Los valores retenidos de acuerdo con los artículos anteriores constituirán crédito tributario para la determinación del impuesto a la renta del contribuyente cuyo ingreso hubiere sido objeto de retención, quien podrá disminuirlo del total del impuesto causado en su declaración anual. 26
LRTI codificacion SRI CAPITULO 1 al 5 2011 _ Quito 25 LRTI codificacion SRI CAPITULO 1 al 5 2011 _ Quito 26
117
Obligaciones de los agentes de retención.- La retención en la fuente deberá realizarse al momento del pago o crédito en cuenta, lo que suceda primero. Los agentes de retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las personas a quienes deben efectuar la retención. En el caso de las retenciones por ingresos del trabajo en relación de dependencia, el comprobante de retención será entregado dentro del mes de enero de cada ano en relación con las rentas del año precedente. Así mismo, están obligados a declarar y depositar mensualmente los valores retenidos en las entidades legalmente autorizadas para recaudar tributos, en las fechas y en la forma que determine el reglamento.
4.3.1.6 IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Objeto del impuesto.- Establecerse el impuesto al valor agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas de comercialización, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prevé esta Ley. Base imponible general.- La base imponible del IVA es el valor total de los bienes muebles de naturaleza corporal que se transfieren o de los servicios que se presten, calculado a base de sus precios de venta o de prestación del servicio, que incluyen impuestos, tasas por servicios y demás gastos legalmente imputables al precio. 27
4.3.1.7 TARIFA DEL IMPUESTO Y CREDITO TRIBUTARIO Tarifa.- La tarifa del impuesto al valor agregado es del 12%. Crédito tributario.- El uso del crédito tributario se sujetara a las siguientes normas: LRTI codificacion SRI CAPITULO 1 al 5 2011 _ Quito 27
118
Los sujetos pasivos del impuesto al valor agregado IVA, que se dediquen a: la producción o comercialización de bienes para el mercado interno gravados con tarifa doce por ciento (12%), a la prestación de servicios gravados con tarifa doce por ciento (12%), a la transferencia de bienes y prestación de servicios a las instituciones del Estado y empresas publicas que perciben ingresos exentos del impuesto a la renta.
4.3.1.8 DECLARACIÓN Y PAGO DEL IVA Declaración del impuesto.- Los sujetos pasivos del IVA declararan el impuesto de las operaciones que realicen mensualmente dentro del mes siguiente de realizadas, salvo de aquellas por las que hayan concedido plazo de un mes o más para el pago en cuyo caso podrán presentar la declaración en el mes subsiguiente de realizadas, en la forma y plazos que se establezcan en el reglamento. Pago del impuesto.- La diferencia resultante, luego de la deducción indicada en el artículo anterior, constituye el valor que debe ser pagado en los mismos plazos previstos para la presentación de la declaración. 28
4.3.2 CÓDIGO DE TRABAJO Contrato individual.- Contrato individual de trabajo es el convenio en virtud del cual una persona se compromete para con otra u otras a prestar sus servicios lícitos y personales, bajo su dependencia, por una remuneración fijada por el convenio, la ley, el contrato colectivo o la costumbre. Concepto de trabajador.- La persona que se obliga a la prestación del servicio o a la ejecución de la obra se denomina trabajador y puede ser empleado u obrero.
LRTI codificacion SRI CAPITULO 1 al 5 2011 _ Quito 28
119
Concepto de empleador.- La persona o entidad, de cualquier clase que fuere, por cuenta u orden de la cual se ejecuta la obra o a quien se presta el servicio, se denomina empresario o empleador. Formas de remuneración.- En los contratos a sueldo y a jornal la remuneración se pacta tomando como base, cierta unidad de tiempo. Contrato en participación es aquel en el que el trabajador tiene parte en las utilidades de los negocios del empleador, como remuneración de su trabajo. Estabilidad mínima y excepciones.- Establéese un año como tiempo mínimo de duración, de todo contrato por tiempo fijo o por tiempo indefinido, que celebren los trabajadores con empresas o empleadores en general, cuando la actividad o labor sea de naturaleza estable o permanente. Obligaciones y Prohibiciones del empleador.- Son obligaciones del empleador: TODAS LAS EXPUESTAS EN EL ARTICULO 42 y 44 DEL CODIGO DE TRABAJO, Y DEMAS EXPUESTOS EN EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA EMPRESA. Obligaciones del trabajador.- Son obligaciones del trabajador: TODAS LAS EXPUESTAS EN EL ARTICULO 45 y 46 DEL CODIGO DE TRABAJO, Y DEMAS EXPUESTOS EN EL REGLAMENTO INTERNO DE TRABAJO DE LA EMPRESA De la jornada máxima.- La jornada máxima de trabajo será de ocho horas
diarias, de
manera que no exceda de cuarenta horas semanales, salvo disposición de la ley en contrario. Jornada nocturna.- La jornada nocturna, entendiéndose por tal la que se realiza entre las 19H00 y las 06H00 del día siguiente, podrá tener la misma duración y dará derecho a igual remuneración que la diurna, aumentada en un veinticinco por ciento. Vacaciones anuales.- Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un periodo ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos los días no laborables. Los trabajadores 120
que hubieren prestado servicios por más de cinco anos en la misma empresa o al mismo empleador, tendrán derecho a gozar adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los anos excedentes o recibirán en dinero la remuneración correspondiente a los días excedentes. Participación de trabajadores en utilidades de la empresa.- El empleador o empresa reconocerá en beneficio de sus trabajadores el quince por ciento (15%) de las utilidades liquidas. Este porcentaje se distribuirá así: El diez por ciento (10%) se dividirá para los trabajadores de la empresa, sin consideración a las remuneraciones recibidas por cada uno de ellos durante el ano correspondiente al reparto y será entregado directamente al trabajador. El cinco por ciento (5%) restante será entregado directamente a los trabajadores de la empresa, en proporción a sus cargas familiares, entendiéndose por estas al cónyuge o conviviente en unión de hecho, los hijos menores de dieciocho años y los hijos minusválidos de cualquier edad. Derecho a la decimotercera remuneración o bono navideño.- Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen, hasta el veinticuatro de diciembre de cada ano, una remuneración equivalente a la doceava parte de las remuneraciones que hubieren percibido durante el año calendario. La remuneración a que se refiere el inciso anterior se calculara de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 95 de este Código. Derecho al fondo de reserva.- Todo trabajador que preste servicios por más de un ano tiene derecho a que el empleador le abone una suma equivalente a un mes de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero de sus servicios. Estas sumas constituirán su fondo de reserva o trabajo capitalizado. 121
4.3.3 CODIGO DE COMERCIO El Código de Comercio rige las obligaciones de los comerciantes en sus operaciones mercantiles, y los actos y contratos de comercio, aunque sean ejecutados por no comerciantes. Son comerciantes los que, teniendo capacidad para contratar, hacen del comercio su profesión habitual. Son actos de comercio, ya de parte de todos los contratantes, ya de parte de alguno de ellos solamente: 1o.- La compra o permuta de cosas muebles, hecha con ánimo de revenderlas o permutarlas en la misma forma o en otra distinta; y la reventa o permuta de estas mismas cosas. Pertenecen también a la jurisdicción mercantil las acciones contra los agricultores y criadores por la venta de los frutos de sus cosechas y ganados, más no las intentadas contra los comerciantes para el pago de lo que hubieran comprado para su uso y consumo particular, o para el de sus familias; 2o.- La compra y la venta de un establecimiento de comercio, y de las acciones de una sociedad mercantil; 3o.- La comisión o mandato comercial; 4o.- Las empresas de almacenes, tiendas, bazares, fondas, cafés y otros establecimientos semejantes; 5o.- El transporte por tierra, ríos o canales navegables, de mercaderías o de personas que ejerzan el comercio o viajen por alguna operación de tráfico; 6o.- El depósito de mercaderías, las agencias de negocios mercantiles y las empresas de martillo; 7o.- El seguro; 122
4.3.3.1 DEL REGISTRO MERCANTIL El Registro Mercantil se llevará en la Oficina de Inscripciones del cantón. El Registro se llevará en un solo libro foliado, en el que se inscribirán: 1o.- Las matrículas de los comerciantes y de las empresas anónimas, comerciales, industriales y agrícolas; 2o.- La autorización del curador que habilite a los menores para comerciar; 3o.- La autorización para comerciar, dada a la mujer casada por el marido, o por el Juez según el caso, y la escritura en que el marido limite la responsabilidad de los bienes que la mujer pueda afectar con su comercio; 4o.- La de revocación de la autorización para comerciar dada a la mujer casada o al menor; 5o.- Las capitulaciones matrimoniales, inventarios solemnes, testamentos, particiones, sentencias ejecutoriadas, o actos de adjudicación; y las escrituras públicas que impongan al cónyuge comerciante responsabilidad en favor del otro cónyuge;
4.3.3.2 DE LA CONTABILIDAD MERCANTIL Todo comerciante está obligado a llevar contabilidad en los términos que establece la Ley de Régimen Tributario Interno. Se entenderá que las casas comerciales o industriales extranjeras, o sus sucursales, cuya contabilidad se lleve en el exterior de acuerdo con sus estatutos, han cumplido la obligación que establece el Art. 37, si los cuadros o estados de contabilidad básicos son autorizados por contador público inscrito en el Registro de Contadores del Ecuador y la contabilidad básica se lleva en castellano.
123
La contabilidad del comerciante por mayor debe llevarse en no menos de cuatro libros encuadernados, forrados y foliados, que son: Diario, Mayor, de Inventarios y de Caja. Estos libros se llevarán en idioma castellano. En el Diario se asentarán día por día y por el orden en que vayan ocurriendo, todas las operaciones que haga el comerciante, designando el carácter y las circunstancias de cada operación y el resultado que produce a su cargo o descargo, de modo que cada partida manifieste quién es el acreedor y quién el deudor en la negociación a que se refiere. Los gastos generales del establecimiento y los domésticos del comerciante, bastará que se expresen en resumen al fin de cada mes, pero en cuentas distintas. Se llevarán también libros especiales de facturas, que podrán ser copiadores de prensa. En el Libro Mayor se abrirán las cuentas por cada persona u objeto, por debe y Haber, trasladándose las partidas que le correspondan con referencia al Diario, y por el mismo orden de fechas que tengan en éste. Todo comerciante, al empezar su giro, y al fin de cada año, hará en el Libro de Inventarios una descripción estimativa de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles, y de todos sus créditos activos y pasivos.
4.3.4 LEY DE SEGURIDAD SOCIAL Principios rectores.- El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de seguridad social y, como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia.
124
Sujetos de protección.- Son sujetos obligados a solicitar la protección del Seguro General Obligatorio, en calidad de afiliados, todas las personas que perciben ingresos por la ejecución de una obra o la prestación de un servicio físico o intelectual, con relación laboral o sin ella. Riesgos cubiertos.- El Seguro General Obligatorio proteger· a sus afiliados obligados contra las contingencias que afecten su capacidad de trabajo y la obtención de un ingreso acorde con su actividad habitual, en casos de: a) Enfermedad; b) Maternidad; c) Riesgos del trabajo; d) Vejez, muerte, e invalidez, que incluye discapacidad; y, e) cesantía.
4.6 PLAN DE CUENTAS El método de codificación del plan de cuentas se establece el siguiente para “MUEBLES DJ”, numérico estratificado: 1.
Grupo
1.1.
Subgrupo
1.1.03.
Cuenta de mayor general
1.1.03.01. Cuenta de mayor auxiliar
Ejemplo: 1.
Activo
1.1.
Activo Corriente
1.1.03.
Bancos
1.1.03.01. Banco Bolivariano
125
“MUEBLES DJ” MODELO DE PLAN DE CUENTAS
1. 1.1. 1.1.01 1.1.02 1.1.03. 1.1.03.01 1.1.03.02 1.1.04. 1.1.04.01 1.1.04.02 1.1.04.03 1.1.05 1.1.05.01 1.1.04.02 1.1.04.03 1.1.04.11 1.1.06 1.1.07 1.1.08 1.1.09 1.1.09.01 1.1.09.02 1.1.09.03 1.1.10 1.1.12 1.1.12.01 1.1.12.02 1.1.12.03 1.1.12.04 1.1.12.05 1.1.12.06 1.1.13 1.1.13.01 1.1.13.02 1.1.13.03 1.1.13.04 1.1.13.05 1.1.13.06 1.1.13.07 1.1.13.08 1.1.13.09
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE CAJA GENERAL CAJA CHICA BANCOS Banco Bolivariano Banco Pichincha CUENTAS POR COBRAR Cliente 1 Cliente 2 Cliente 3 CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3 Empleado 11 PROVISION CUENTAS INCOBRABLES DOCUMENTOS POR COBRAR OTRAS CUENTAS POR COBRAR INVENTARIO MERCADERÍA Mueble 1 Mueble 2 Mueble 3 INVENTARIO DE REPUESTOS Y DECORACION INVENTARIO SUMINISTROS Y MATERIALES Suministro y Material 1 Suministro y Material 2 Suministro y Material 3 Suministro y Material 4 Suministro y Material 5 Suministro y Material 6 PAGOS ANTICIPADOS Impuesto Retenido IVA 30% Impuesto Retenido IVA 70% Impuesto Retenido IVA 100% Impuesto Retenido Renta 1% Impuesto Retenido Renta 2% Impuesto Retenido Renta 8% Crédito Tributario IVA en compras Anticipo Impuesto a la Renta 126
1.1.13.10. 1.1.13.10.01 1.1.13.10.02 1.1.13.11 1.1.13.12 1.1.13.13 1.2. 1.2.01. 1.2.01.01 1.2.01.02 1.2.01.03. 1.2.01.04 1.2.01.05. 1.2.01.06 1.2.01.07. 1.2.01.08 1.2.01.09 1.2.01.10 1.2.02. 1.2.02.01 1.2.03. 1.2.03.01 1.3 1.3.01 1.3.02 1.3.03 1.3.04 1.3.05 1.3.06 2. 2.1. 2.1.01. 2.1.01.01 2.1.01.02 2.1.01.03 2.1.01.04 2.1.01.05 2.1.02 2.1.03 2.1.03.01 2.1.03.02 2.1.03.03 2.1.03.11 2.1.04 2.1.05 2.1.06 2.1.06.01
Anticipo Proveedores Proveedor 1 Proveedor 2 Arriendo Propagado Seguro Propagado Publicidad Propagada ACTIVO FIJO DEPRECIABLES EDIFICIOS Depreciación Acumulada Edificio 1 VEHICULOS Depreciación Acumulada Vehículo 1 EQUIPOS DE CÓMPUTO Depreciación Acumulada Equipo de Cómputo 1 EQUIPO DE OFICINA Depreciación Acumulada Equipo de Oficina 1 MUEBLES DE OFICINA Depreciación Acumulada Mueble de Oficina NO DEPRECIABLE Terreno 1 INTANGIBLE Marcas y Patentes OTROS ACTIVOS Gastos de Constitución Amortización Acumulada Gastos de Constitución Gastos de Instalación Amortización Acumulada Gastos de Instalación Gastos de Investigación y Desarrollo Amor. Acum. Gastos de Investigación y Desarrollo PASIVOS PASIVOS CORRIENTES CUENTAS POR PAGAR PROVEEDORES Proveedor 1 Proveedor 2 Proveedor 3 Proveedor 4 Proveedor 5 DOCUMENTOS POR PAGAR SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR Empleado 1 Empleado 2 Empleado 3 Empleado 11 IESS POR PAGAR IVA EN VENTAS RETENCIÓN EN LA FUENTE Retención en la Fuente 1% 127
2.1.06.02 2.1.06.03 2.1.07 2.1.08 2.1.08.01 2.1.08.02 2.1.09 2.1.10 2.1.10.01 2.1.10.02 2.2. 2.2.01 2.2.02 2.2.03. 2.2.03.01 2.2.03.02 3. 3.1. 3.1.02 3.2. 3.2.01 3.2.02 3.2.03 3.3. 3.3.01 3.3.02 3.3.03 3.3.04 4. 4.1. 4.1.01. 4.1.01.01 4.1.01.02 4.1.02. 4.1.02.01 4.1.02.02 4.1.03. 4.1.03.01 4.1.03.02 4.1.04 4.2.02. 4.2.02.01 4.2.02.02 4.2.03 4.2.04 5. 5.1.
Retención en la Fuente 2% Retención en la Fuente 8% ARRIENDO POR PAGAR ANTICIPO CLIENTES Cliente 1 Cliente 2 INTERESES POR PAGAR SEGUROS POR PAGAR VENDEDORES Vendedor 1 Vendedor 2 PASIVOS LARGO PLAZO DOCUMENTOS POR PAGAR HIPOTECAS POR PAGAR PRÉSTAMO BANCARIO Banco 1 Banco 2 PATRIMONIO CAPITAL Aporte Propietaria RESERVAS Reserva Legal Reserva Facultativa Reserva Estatutaria RESULTADOS Utilidad del Ejercicio Utilidades Retenidas Ejercicios anteriores Pérdida del Ejercicio Pérdidas Acumuladas Ejercicios anteriores INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS Ventas Directas Ventas Distribuidores DEVOLUCIONES EN VENTAS Ventas Directas Ventas Distribuidores DESCUENTOS EN VENTAS Ventas Directas Ventas Distribuidores SERVICIOS PRESTADOS GANACIA EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS Activo Fijo 1 Activo Fijo 2 COMISIONES GANADAS INTERESES GANADOS COSTOS COSTO DE VENTAS 128
5.2 5.3 6. 6.1. 6.1.01 6.2.02 6.2.03 6.2.04 6.2.05 6.2.06 6.2.07 6.1.08 6.1.09 6.1.10 6.1.11. 6.1.11.01 6.1.11.02 6.1.11.03 6.1.12 6.1.13 6.1.14 6.1.15 6.1.16 6.1.17 6.1.18 6.1.19 6.1.20 6.1.21 6.1.22 6.1.23 6.2. 6.2.01 6.2.02 6.2.03 6.2.04 6.2.05 6.2.06 6.2.07 6.2.08 6.2.09 6.2.10 6.2.11 6.2.12. 6.2.12.01 6.2.12.02 6.2.12.03 6.2.13
COMPRAS DEVOLUCION EN COMPRAS GASTOS GASTOS DE VENTAS SUELDOS Y SALARIOS DÉCIMO TERCER SUELDO DÉCIMO CUARTO SUELDO FONDOS DE RESERVA APORTE PATRONAL VACACIONES HORAS EXTRAS COMISIONES PUBLICIDAD TRANSPORTE SERVICIOS BÁSICOS Luz Eléctrica Agua Potable Teléfono COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES MOVILIZACIÓN LIMPIEZA Y ASEO UNIFORMES REFRIGERIO VIÁTICOS AGAZAJO DESCUENTO POR PRONTO PAGO PREMIOS Y BONIFICACIONES ARRIENDO SEGURO CUENTAS INCOBRABLES GASTOS ADMINISTRATIVOS GASTOS GENERALES SUELDOS Y SALARIOS DÉCIMO TERCER SUELDO DÉCIMO CUARTO SUELDO FONDOS DE RESERVA APORTE PATRONAL VACACIONES HORAS EXTRAS DEPRECIACIONES AMORTIZACIONES TRANSPORTE SERVICIOS BÁSICOS Luz Eléctrica Agua Potable Teléfono COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 129
6.2.14 6.2.15 6.2.16 6.2.17 6.2.18 6.2.19 6.2.20 6.2.21 6.2.22 6.2.23 6.2.24 6.2.25 6.2.26 6.3. 6.3.01 6.3.02 6.3.03 6.3.04
MOVILIZACIÓN LIMPIEZA Y ASEO UNIFORMES REFRIGERIO VIÁTICOS AGAZAJO PREMIOS Y BONIFICACIONES ARRIENDO SEGURO ÚTILES DE OFICINA SUMINISTROS Y MATERIALES PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS FIJOS FALTANTE DE CAJA CHICA GASTOS FINANCIEROS INTERESIQZFES BANCARIOS COMISIONES BANCARIAS IMPUESTO SOLCA OTROS FINANCIEROS
GRAFIO No 32 FUENTE: TESIS PROPIA
130
4.7 INSTRUCTIVO AL PLAN DE CUENTAS
131
132
133
134
135
136
GRAFIO No 32 FUENTE: TESIS PROPIA
137
4.8 PROCESOS DE CONTROL INTERNO 4.8.1. PROCESO: DE IMPUESTOS NARRATIVA ACTIVIDAD
RESPONSABLE CONTABILIDAD
Reúne toda la información mensual tanto de ingresos como gastos de la empresa
CONTABILIDAD
Realiza las declaraciones físicas y a través de archivo magnético.
GERENTE GENERAL
Recibe las declaraciones y verifica los impuestos efectuados por contabilidad.
GERENTE GENERAL
Autoriza la emisión del cheque para efectuar los pagos de tributos fiscales.
CONTABILIDAD
Entrega los formularios y cheque mensajero para que cancele en el banco.
MENSAJERO
Efectúa el pago en la entidad bancaria
CONTABILIDAD
Recibe el comprobante de pago del banco y contabiliza.
GRAFIO No 33 FUENTE: TESIS PROPIA
138
al
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE IMPUESTOS 4.8.1 PROCESO DE IMPUESTOS GRAFIO No 34 FUENTE: TESIS PROPIA
139
4.8.2. PROCESO: DE CUENTAS POR COBRAR NARRATIVA ACTIVIDAD
RESPONSABLE TESORERIA
Verifica diariamente la cartera de la empresa.
RECAUDADOR
Recibe el titulo de crédito para efectuar el cobro. ANEXO
CLIENTE
Entrega el dinero objeto de la deuda al recaudador/ mensajero.
RECAUDADOR
Entrega el dinero al Administrativo/ Financiero.
TESORERIA
Recibe el dinero Y efectúa la papeleta de deposito
MENSAJERO
Efectúa el depósito en la entidad bancaria
CONTABILIDAD
Recibe el comprobante de depósito del banco y contabiliza el respectivo comprobante de ingreso. ANEXO
GRAFIO No 35 FUENTE: TESIS PROPIA
140
Departamento
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR 4.8.2 PROCESO DE CUENTAS POR COBRAR GRAFIO No 36 FUENTE: TESIS PROPIA
141
ANEXO A: FACTURAS VENCIDAS GRAFIO No 35.36.A FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ Factura de Venta Núm:0
RUC TELEFONO
Autoriza: 320000010050(01/12/01) Vence:
Inicial 1
Final: 5000
Actividad Económica 8 Somos agentes retenedores de IVA F.Ped::
Régimen Común de impuestos Moneda: Pesos Col.
Referenc ia
Desc ripc ión
Cant.
Prec io
Dc to
IVA
Parc ial SumaIVA
Observaciones:
Vr ICA Total
La presente fac tura c ambiaria de venta, se asimila en todos sus efec tos a una letra de c ambio (art.774 C.C.) Causará intereses de mora a la tasa máxima permitida por la ley a partir de su fec ha de venc imiento
Aceptado:
Vendedor:
142
Total
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
ANEXO B: COMPROBANTE DE INGRESO GRAFIO No 35.36.B FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ RUC
COMP. INGR. Comp. Egreso
TELEFONO
Núm: 0 Fecha: Base: Relativo: Plazo:
Concepto: Forma de pago:
Cta. Banco:
Cuenta
Cheque:
Créditos
Débitos
Sumas:
-
-
Observaciones: Elaboró:
Contabilizó:
Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256
143
Aceptado:
ANEXO C: RECIBO DE CAJA GRAFIO No 35.36.C FUENTE: TESIS PROPIA
RECIBO DE CAJA
N° 0008400
Recibo de: JUAN LOMA
Fecha: 2011-02-22
N° DOCUM
Banco
Factura N°
TIPO DOCUM.
Fecha a Consignar
Valor Neto
Valor Recibido
505
Pichincha
5001
CHEQUE
2011-02-22
336.00
168.00
RECUERDE: NO NOS HACEMOS RESPONSABLES POR DINEROS EN EFECTIVO ENTREGADOS FUERA DE NUESTRAS OFICINAS. OBSERVACIONES: JUAN LOMA (1719848756) – FACTURA: 5001 ABONA – CHEQUE 505
____________________ Recibí Conforme
______________________ Firma Cliente
144
4.8.3 PROCESO DE INVENTARIOS NARRATIVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE CONTABILIDAD
Recibe la factura del proveedor
BODEGA
Verifica la mercadería este en perfecto estado.
BODEGA
Registra en los Kardex la mercadería recibida.
BODEGA
Entrega la guía de despacho por guía de remisión.
BODEGA
Realiza el cuadre físico de la mercadería recibida.
CONTABILIDAD
Efectúa el cuadre físico contable.
CONTABILIDAD
Registra y contabiliza el comprobante de ingreso. ANEXO
GRAFIO No 37 FUENTE: TESIS PROPIA
145
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE INVENTARIOS 4.8.3 PROCESO DE INVENTARIOS GRAFIO No 38 FUENTE: TESIS PROPIA
146
ANEXO A: COMPROBANTE DE INGRESO GRAFIO No 37.38.A FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ RUC
COMP. INGR. Comp. Egreso
TELEFONO
Núm: 0 Fecha: Base: Relativo: Plazo:
Concepto: Forma de pago:
Cta. Banco:
Cuenta
Cheque:
Créditos
Débitos
Sumas:
-
-
Observaciones: Elaboró:
Contabilizó:
Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256
147
Aceptado:
4.8.4 PROCESO DE COMPRAS NARRATIVA ACTIVIDAD
RESPONSABLE GERENTE GENERAL
Realiza el pedido al proveedor vía email
PROVEEDOR
Envía una proforma o cotización al para poder analizarla.
GERENETE GENERAL
Si no autoriza, solicita otra cotización, caso contrario autoriza se coordine con contabilidad la compra de mercadería.
CONTABILIDAD
Coordina con el proveedor y envía la respuesta.
PROVEEDOR
Despacha la mercadería especificaciones.
CONTABILIDAD
Recibe la documentación efectúa el y pago
CONTABILIDAD
Registra y contabiliza el comprobante de ingreso. ANEXO
GRAFIO No 39 FUENTE: TESIS PROPIA
148
según
las
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS 4.8.4 PROCESO DE COMPRAS GRAFIO No 40 FUENTE: TESIS PROPIA
CONTABILIDAD
COTEJA INFORMACION
149
ANEXO A: COMPROBANTE DE INGRESO GRAFIO No 39.40.A FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ RUC
COMP. INGR. Comp. Egreso
TELEFONO
Núm: 0 Fecha: Base: Relativo: Plazo:
Concepto: Forma de pago:
Cta. Banco:
Cuenta
Cheque:
Créditos
Débitos
Sumas:
-
-
Observaciones: Elaboró:
Contabilizó:
Carrera 18 78-74 Of. 308 Tel:5304526 Fax:6364256
150
Aceptado:
4.8.5 PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR NARRATIVA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE TESORERIA
Recibe la llamada del proveedor, acerca de las deudas que mantiene la empresa con tal proveedor.
CONTABILIDAD
Verifica el estado de cuenta del proveedor y confirma la veracidad de los montos adeudados. ANEXO
CONTABILIDAD
Solicita la autorización de la gerencia general para efectuar el pago al proveedor.
CONTABILIDAD
Coordina con el proveedor y efectúa el pago.
PROVEEDOR
Recibe la transferencia y confirman el pago.
Registra y contabiliza. CONTABILIDAD
GRAFIO No 41 FUENTE: TESIS PROPIA
151
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR 4.8.5 PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR GRAFIO No 42 FUENTE: TESIS PROPIA
TESORERIA
Realiza la transferencia
152
ANEXO A: ESTADO DE CUENTA / TARJETA DE PROVEEDORES GRAFIO No 41.42.A FUENTE: TESIS PROPIA
TARJETA DE PROVEEDORES No000000XXX PROVEEDOR: RUC: CONCEPTO DE LA DEUDA:
FECHA
MONTO DE DEUDA
INTERES
ABONO
SALDO
Elaborado por: ________________
Telf.: 2484 – 237 Telefax: 2808 – 117
Impreso por GRÁFICAS QUELAL G.Q.
153
ADEUDOS
4.8.6 PROCESO DE VENTAS DIRECTAS NARRATIVA ACTIVIDAD
RESPONSABLE MARKETING
EJECUTIVO DE VENTAS
CLIENTE
EJECUTIVO DE VENTAS
Obtiene la cita con el cliente, según la base de datos obtenida en la FERIA DE MUEBLES. Comunica al ejecutivo de ventas. Realiza una demostración de los muebles e interiorismo. Al cliente mientras este observa. Si le agrada el producto realiza el pedido; caso contrario no; y el ejecutivo de ventas regresa con los muebles o quipos de decoración a la empresa; para efectuar de nuevo el mismo proceso. Realiza el pedido o con la respectiva salida de bodega, y es firmado por el cliente. ANEXO
FACTURACIÓN
Recibe el pedido con la respectiva factura, e ingresa los documentos en contabilidad; y envía el original al cliente. 2 ANEXOS
CLIENTE
Recibe la documentación efectúa el y pago
Registra y contabiliza la documentación. CONTABILIDAD
GRAFIO No 43 FUENTE: TESIS PROPIA
154
FLUJOGRAMA DEL PROCESO VENTAS DIRECTAS 4.8.6 PROCESO DE VENTAS DIRECTAS GRAFIO No 44 FUENTE: TESIS PROPIA
MARKETIN G
155
ANEXO A: COTIZACION GRAFIO No 43.44.A FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ RUC
Cotización
TELELFONO
No.: Vence:
F.Ped::
Tenemos el agrado de cotizarles los siguientes productos y o servicios: Referencia
Descripción
Cant.
Precio
Total
Observaciones: Fecha entrega:
Válida hasta:
Via:
Forma de pago:
Empaque:
Vendedor:
156
ANEXO B: SALIDA DE BODEGA GRAFIO No 43.44.B FUENTE: TESIS PROPIA
SALIDA DE BODEGA No000000xxx FECHA SALIDA DE BODEGA
NOMBRE DEL VENDEDOR
FIRMA DEL VENDEDOR
CANTIDAD
UNIDAD DE MEDIDA
DETALLE
Elaborado por: ________________
Impreso por GRÁFICAS QUELAL G.Q.
Telf.: 2484 – 237 Telefax: 2808 – 117
157
FIRMA DEL BODEGUERO
ANEXO C: FACTURA GRAFIO No 43.44.C FUENTE: TESIS PROPIA
MUEBLES DJ Factura de Venta Núm:0
RUC TELEFONO
Autoriza: 320000010050(01/12/01) Vence:
Inicial 1
Final: 5000
Actividad Económica 8 Somos agentes retenedores de IVA F.Ped::
Régimen Común de impuestos Moneda: Pesos Col.
Referencia
Descripción
Cant.
Precio
Dcto
IVA
Parcial SumaIVA
Observaciones:
Vr ICA Total
La presente factura cambiaria de venta, se asimila en todos sus efectos a una letra de cambio (art.774 C.C.) Causará intereses de mora a la tasa máxima permitida por la ley a partir de su fecha de vencimiento
Aceptado:
Vendedor:
158
Total
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
4.9 ESTADOS FINANCIEROS MUEBLES DJ ESTADO DE SITUACION INICIAL AL 01 DE ENERO DE 2012 1 11 1103
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE
37.600,59
BANCOS 22,442.90
110301
Banco PACÍFICO cuenta 3929175 Operativo
110302
Banco PACÍFICO cuenta 395325 Sueldos
1105
MERCADERÍAS
1104
CUENTAS POR COBRAR
2,842.90 19,600.00 13.213,65 1,944.04
12
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
138.085,03
1201
MUEBLES Y ENSERES
15,254.29
1220
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
1202
EQUIPO DE OFICINA
1221
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINA
1203
EQUIPO DE COMPUTACION
1222
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO COMPUTACION
1207
MAQUINARIA Y HERRAMIENTAS
1226
DEPRECIACIÓN ACUMULADA SUMINISTROS Y MATERIALES
1208
VEHÍCULOS
1227
DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS
15,241.58 -
12.71 9,888.82 9,880.58
-
8.24 21,167.32 20,971.35
-
195.97 2,293.43 2,291.52
-
1.91 90,000.00 89,700.00
-
300.00
TOTAL ACTIVO 2 21
175,685.62
PASIVOS PASIVOS CORRIENTES
2101
OBLIGACIONES PATRONALES
2103
RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR
2104
IVA POR PAGAR
2106
IVA VENTAS
2107
CUENTAS POR PAGAR
168,594.42 8,289.72 79.90 70.13 984.57 159,170.10
TOTAL PASIVO 31
RESULTADOS ACUMULADOS
32
RESULTADOS DEL EJERCICIO
168,594.42 4,559.19 2532.01
TOTAL PATRIMONIO
7,091.20
TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO
175,685.62
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
159
MUEBLES DJ ESTADO DE RESULTADOS AL 01 DE ENERO DE 2012 4 4103
INGRESOS VENTAS
78900.90
440301
COSTO DE VENTAS
22110.0
440302
VENTAS NETAS
4104 42
56790,90
GASTOS GASTOS ADMISNITRATIVO
24000.00
4201
GASTO SUELDOS DE PERSONAL ADMNISTRATIVO
14000.00
4220
GASTO ARRIENDOS DE OFICINAS
10000.00
43
GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN
8060.79
4321
GASTOS SALARIOS DE VENDEDORES
2400.00
4303
GASTO ARRIENDO DE ALMACENES
5000.00
4322
GASTO SEGUROS DE VENDEDORES
1200.00
4307
GASTO DE VIATICOS
293.45
4326
GASTO DE TRANSPORTE
187.34
4308
GASTO DE COMISIONES Y BONIFICACIONES
980.00
4327
GASTOS FINANCIEROS
44
0.00
GASTOS DE INTERES
0.00
TOTAL GASTOS
32060.79
42101
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
24730.11
42103
15% PARTICIPACION TRABAJADORES
3709.52
42104
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
21020.59
42106
25% IMPUESTO A LA RENTA
5255.15
42107
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
15765.44
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
160
4.10. ESTRUCTURA DEL SISTEMA CONTABLE AUTOMATIZADO ANDY3000 La propuesta del Sistema Contable para “MUEBLES DJ”, está dirigido a la implementación en un sistema informático hecho a su medida, con base a las necesidades de la empresa, principalmente en la comercialización de muebles y la declaración de impuestos. Este sistema informático contable, dentro de la empresa, se manejara con base a conexiones internas o terminales en los diferentes departamentos optimizando la comunicación y el envío de la información interna.
Con la instalación de los terminales, la comunicación entre los diferentes departamentos, y el envío y recepción de la información contable entre estos, va a ser más exhaustiva, permitiendo una respuesta inmediata ante las diferentes necesidades y toma de decisiones inmediatas. El Sistema llevara el nombre de ANDY3000, el cual es un sistema contable, que mantendrá las siguientes características generales: A. Permite el manejo de Múltiples Empresas, principalmente del sector comercial B. .Interfaz grafica (Windows) amigable al usuario. C. Importación Selectiva de Cuentas. D. Exportación de los reportes en formatos varios. E. Introducción del plan de cuentas con posibilidad de modificación de saldos y cuentas. F. La información se presenta en los diferentes comprobantes. G. Los módulos del sistema ANDY3000 están conformados, con base a una empresa
161
comercial. H. Se pueden controlar las transacciones con documentos, evitando el error de introducir una transacción más de una vez. I.
Presenta indicadores financieros, informando sobre aspectos financieros y administrativos de la empresa en un momento determinado. En el modulo de índices financieros, se dispone de un editor de fórmulas que permitirá crear o modificar una formula.
J. Reporte de Activos Fijos. K. Detalle de Inventarios. L. Consultas de los saldos de cada una de las cuentas, detallando el movimiento en débitos y créditos de cada uno de los periodos. M. Al cerrar un ejercicio se genera un reporte de comprobante de cierre que puede ser visualizado o impreso. N. Gestión de de depreciación y amortización. O. Manejo de partidas presupuestarias. P. No hay límites para el número de comprobantes ni para el número de movimientos por comprobantes, pero se pueden establecer los límites necesarios. Q. Permite que las transacciones no sean manejadas por todos los usuarios protegiendo así, información confidencial, mediante claves de acceso R. Posibilidad de guardar y cargar operaciones, como facturas en espera, transacciones pendientes, cargar pedidos, etc.
162
GRAFICA DEL SISTEMA CONTABLE ADMINISTRATIVO
ANDYK3000
COMPRAS
INVENTARIOS
CONTABILIDAD
CUENTAS POR COBRAR
NOMINA
•CUENTAS POR PAGAR
•VENTAS
GRAFIO No 45 FUENTE: TESIS PROPIA
4.10.1 CONTABILIDAD El modulo de Contabilidad de ANDY3000, es el principal módulo del sistema, el cual recibirá toda la información de los distintos módulos, en el cual se procesa para presentar resultados. Una vez ingresado al modulo de Contabilidad, se podrá obtener y modificar información, tanto del Plan de Cuentas, Diario General, Asientos Contables, Presupuestos y los Estados Financieros.
163
El Responsable de este modulo será el Contador de la empresa.
4.10.2 INVENTARIO El módulo de Inventarios en ANDY3000, se enfoca en el manejo y control eficiente en las bodegas de la empresa, tanto de inventarios de mercaderías, de inventarios de decoración y accesorios. Las principales características de este modulo son: A. Permitirá conocer las cantidades y costos de los muebles y decoración en cada una de las bodegas como son: bodega central y bodega shyris; por el método del promedio ponderado. B. Permitirá saber el costo del inventario y mantenerlo sincronizado con la contabilidad. C. Permitirá conocer cada uno de los proveedores y los precios de compra últimos o históricos. D. Permitirá ejercer un control total de las existencias de mercadería. E. Permitirá el embodega miento de productos por línea de producto, realizando en forma automática los asientos correspondientes a inventarios y contabilidad. F. Permitirá el registro de las devoluciones en compras y en ventas. G. Los reportes que emitirá este modulo son los siguientes: Informe de movimientos y saldos en inventarios.
164
4.10.3 VENTAS El modulo de Ventas en ANDY3000, permitirá realizar todo el proceso de ventas, desde el registro de los clientes, cotizaciones y/o proformas de ventas, pedidos, facturas, notas de crédito (sea por devolución o por descuento), y contabilización. Dentro de este modulo permitirá realizar cualquier modificación en pedidos, cotizaciones, registro de clientes, con excepción de las facturas. Los reportes que este sistema arrojara son: A. Ventas de acuerdo a los rangos seleccionados B. Base de datos de clientes C. Detalle contable D. Lista de vendedores y de distribuidores E. Comisiones mensuales F. Ventas totales El responsable de este modulo es el encargado de Facturación y Contabilidad.
4.10.4 CUENTAS POR COBRAR El Módulo de Cuentas por Cobrar de ANDY3000, está dirigido a administrar la cartera de clientes, mediante el manejo de la información que permita optimizar la gestión de cobros de la compañía. Mediante el modulo de cuentas por cobrar, se podrá obtener en forma general e individual los saldos de los clientes que adeudan a la empresa para asegurar problemas del flujo de caja de la compañía.
165
Reportes que ofrecerá este modulo son los siguientes: A. Saldo de cuentas por cobrar por cada cliente B. Fechas de vencimiento de las cuentas por cobrar C. Estados de Cuenta de clientes D. Estados de Vencimiento general E. Informe de cobros efectuados en forma individual o general.
4.10.5 COMPRAS El modulo de Compras en ANDY3000, permitirá realizar todo el proceso de compras el cual incluye desde el registro de los proveedores, órdenes de compra, facturas de compras, notas de debito (sea por devolución o por descuento), y contabilización. Los reportes que este modulo presentara son: A. Lista de proveedores detallado B. Cantidad adquirida de acuerdo al rango requerido C. Detalle contable D. Detalle de adquisiciones realizadas E. Lista de mercaderías El responsable de este módulo es el encargado de Compras y Contabilidad.
166
4.10.6 CUENTAS POR PAGAR El Módulo de Cuentas por Pagar de ANDY3000, se enfoca en administrar las cuentas por pagar de la empresa, manejando la información de la gestión de pagos en forma optima. Mediante el módulo de cuentas por pagar, se puede obtener en forma general e individual los saldos de los proveedores que adeuda la empresa. Los reportes que generara este modulo son: A. Información por proveedor detallada B. Estados de Cuenta de obligaciones pendientes con el proveedor C. Estados de Vencimiento de las obligaciones D. Informe de pagos efectuados en forma individual o general. E. Detalle contable El responsable de este módulo es el encargado de Facturación y Contabilidad.
4.10.7 ACTIVOS FIJOS El módulo de Activos Fijos de ANDY3000, es otro módulo importante que complementa al módulo de Contabilidad, ya que describe y forma parte de la gestión administrativa de las inversiones en activos fijos. Este módulo principalmente cumplirá dos funciones: El Registro de Activos El cálculo mensual de las depreciaciones. El responsable de este modulo es Contabilidad.
167
4.10.8 IMPUESTOS Este módulo de impuestos de ANDY3000, permitirá calcular en forma automática el valor de los impuestos que la empresa debe presentar de acuerdo a las leyes vigentes, siendo estos Impuesto al Valor Agregado (IVA), Impuesto a la Renta e Retenciones en la Fuente, de la misma manera generara de manera automática y exacta la información correspondiente al Anexo Transaccional. El responsable de este modulo es el Asistente Contable. El Contador revisa este módulo en forma mensual antes de la declaración correspondiente.
4.10.9 NOMINA El módulo de nomina en el sistema nos permite identificar y administrar al personal de la empresa, estableciendo información general, liquidaciones, provisiones y el respectivo detalle contable. En lo concerniente en información general se podrá observar y modificar de cada uno de los empleados de la empresa. En las ventanas de ingresos y egresos, se podrá desplegar la información de liquidaciones anteriores o ingresar nuevas liquidaciones, tomando en cuenta los ingresos del empleado como (sueldo, horas, extras, comisiones, bonificaciones) y los egresos (Aportación al IESS, impuesto a la renta, descuentos, anticipos, préstamos y otros); permitiendo así tener el líquido a recibir para cada uno de los empleados mes a mes. El responsable de este modulo es Contabilidad.
168
CAPITULO V 5.1 APLICACION PRÁCTICA MUEBLES DJ., tiene las siguientes actividades en enero 2012 como Balance Inicial tenemos los datos de los Estados Financieros Diciembre 2011 ,por cuestiones de tiempo y por tener transacciones repetitivas todos los meses, se realizó el ejercicio tomado del mes de enero 2012 para el presente ejercicio. El inventario inicial de MUEBLES DJ, está estructurado así:
1.
SALAS STAR
17 Disponibles
COSTO: $200.00
$3400.00
DORMITORIOS
5 Disponibles
COSTO: $314,73
$1.573.65
COMEDORES
12 Disponibles
COSTO: $400.00
$4.800.00
APARADORES
8 Disponibles
COSTO: $430.00
$3.440.00
TOTALES
42 MUEBLES
$13.213,65
03 de enero 2012 MUEBLES DJ, se vende 7 telefonearas en 400.oo dólares cada una a la Sra.
Sandra Zambrano, según factura N° 2030 por un valor total que asciende a 2.800.00 dólares más IVA nos pagan 50% en efectivo y el resto a crédito por 15 días plazo. 2.
03 de enero 2012 Adquirimos mercadería diversa en muebles para la venta valorada en 16.800.00
dólares más IVA, a proveedores de Cuenca, pagamos a través de cheque del Banco Pichincha. VITRINAS
7
COSTO: $100.00
$700.00
COLCHONES
5
COSTO: $300.00
$1.500.00
TELEFONERAS
10
COSTO: $250.00
$2.500.00
CINE EN CASA
10
COSTO: $1210.00
$12.100.00
TOTALES
32 MUEBLES
3.
$16.800.00
03 de enero 2012 apertura de caja chica a nombre de Juan Carlos Loma asistente contable
del departamento Administrativo – Contable por un valor de 200.00 dólares según cheque N° 3456 del Bco. del Bolivariano. 4.
04 de enero 2012 se vende un juego de sala star (600.00) y comedor lineal (1.100.00) a la
Sra. Vanesa López según factura N° 2031 por un valor de 1.700.00 dólares más IVA, nos pagan en efectivo.
169
5.
04 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212, según
comprobante N 2352 correspondientes a la factura N° 2031 6.
05 de enero 2012 se paga agua, luz correspondiente al mes de diciembre 2011 del presente
año según comprobante 36485 el valor de 100.00 dólares. Según comprobante de egreso 45473 7.
06 de enero 2012 se realiza el mantenimiento del VEHICULO de transporte por un valor de
100.00 dólares más IVA según comprobante de egreso 45474 8.
07 de enero 2012 nos paga en efectivo el Sr. Silvio Torres 1.000.00 dólares más IVA por la
venta de un juego de dormitorio lineal según factura N° 2032 9.
07 de enero 2012 nos pagan en efectivo el Sr. Silvio Torres 1.700.00 dólares por compra de
un juego de sala star (600.00) y comedor lineal (1100.00)según factura N° 2033 10.
07 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212 según
comprobante N 54875487 las facturas N° 2032-2033 11.
07 de enero 2012 se paga la factura N°788 al estudio jurídico Romero y Asociados por
honorarios profesionales de recuperación de IVA correspondiente a noviembre 2011 de la mueblería por un valor de 300.00 dólares más IVA 12.
10 de enero 2012 se realiza el aporte
del mes diciembre 2011 a la CAMARA DE
COMERCIO DE STO DGO, por un valor de 99,78 dólares según comprobante de egreso 45475 13.
10 de enero 2012 se paga las líneas telefónicas de MUEBLES DJ, correspondiente al mes de
diciembre 2011 un valor de 120.00 dólares según comprobante de egreso 45476. 14.
11 de enero 2012 se compra útiles de oficina para los departamentos administrativos por un
valor de 40.00 dólares. 15.
12 de enero 2012 se cancela la factura 2341 al Colegio de Contadores de Pichincha por un
valor de 300.00 dólares por concepto de capacitación al personal constituido por 3 personas del departamento administrativo contable 16.
12 de enero 2012 se paga por gasto de viaje al personal de administrativo- contable por
concepto de capacitación a la ciudad de Cuenca el valor de 30.00 dólares 17.
13 de enero 2012 se compra café, tés, azúcar variada por un valor de 10.00 dólares se paga
con cheque.
170
18.
14 de enero 2012 MUEBLES DJ., vende un equipamiento total de viviendas a la Familia
Rodríguez según factura 2034 por un valor de 5.800.00 dólares más IVA nos pagan al contado. El cual comprende 2 juegos de sala star en 1.200.00 ; 3 aparadores en 900.00 dólares cada uno y un cine en casa en 1.900.00 19.
14 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212 según
comprobante N 2345 la factura 2034 20.
14 de enero 2012 se paga Impuesto al Valor Agregado correspondiente al mes de diciembre
2011 21.
14 de enero 2012 se paga obligaciones patronales pendientes del mes de diciembre 2011
22.
17 de enero 2012 se compra un computador para el departamento administrativo contable
según factura N°34 a POINT TEGNOLOGY por un valor de 700.00 dólares se paga con cheque 3256 del banco Bolivariano cta. cte. 5005012212. 23.
17 de enero 2012 nos paga la Sra. Sandra Zambrano el restante de la factura N° 2030
24.
17 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212 según
comprobante N 2367 la factura 2030 25.
18 de enero 2012 la mueblería vende una sala star en 600.00 un cine en casa en 1.900.00 un
juego de dormitorio clásico en 1400.00 y comedor lineal en 1.100.00 a la Sra. Anita de Játiva según factura 2035 por un valor de total de 5.000.00 dólares más IVA. Nos pagan al contado 26.
18 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212
según
comprobante N 5454872 la factura 2035 27.
19 de enero 2012 se paga al Dr. Romero por asesoramiento legal según factura 10 por un
valor de 100.00 dólares 28.
20 de enero 2012 se paga a Radio Majestad publicidad según factura 345 por un valor de
90.00 dólares por concepto cuñas publicitarias. 29.
21 de enero 2012 se paga el seguro a Coloneal vehículo 66.00 dólares correspondiente al
mes de enero del presente año 30.
24 de enero 2012 por gasto de viaje por traslado a la ciudad de Quito al SRI se paga 10.00
dólares al asistente contable
171
31.
24 de enero 2012 nos pagan al contado el Sr. Andrés Illescas por una venta de muebles
varios según factura 203; los cuales se detallan en la factura así: sala star en 600.00 un cine en casa en 1.900.00 un juego de dormitorio clásico en 1400.00 y comedor lineal en 1.100.00 el valor total de la venta por 5000 dólares más IVA nos pagan al contado. 32.
24 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212
según
comprobante N° 5451 correspondiente a la factura 2036 33.
25 de enero 2012 según factura 2037 a Crédito por 15 días a la Sra. Sussy Albornoz
5.000.00 dólares más IVA por concepto de venta de sala star en 600.00 un cine en casa en 1.900.00 un juego de dormitorio clásico en 1400.00 y comedor lineal en 1.100.00. 34.
26 de enero 2012 se compra 1 escritorio para la tesorería por un valor de 50.00 dólares
según factura 25475 35.
27 de enero 2012 se factura 7.600 dólares s/f 2038 a crédito por 15 días a la Sra. Luisa
Garay por concepto de venta de 4 cines en casa. 36.
28 de enero 2012 s/factura 2039 al Sr. Luis Aguirre por concepto de venta de muebles de 6
comedores por un valor de 6.600.00 dólares y 4 colchones en 600.00 dólares con un total de 2.400.00 más IVA nos pagan en efectivo. La venta total asciende a 9.000.00 más IVA. 37.
28 de enero 2012 depositan en el banco Bolivariano cta. cte. 5005012212 según
comprobante N° 4545787 la venta anterior. 38.
28 de enero 2012 se paga arriendo a la Sra. Fanny López por un valor de 300 dólares más
IVA correspondiente al mes de enero 2011 39.
31 de enero 2012 Se paga sueldos correspondientes al mes de enero 2011 según cheque 2132
del banco de Bolivariano cta. cte. 5005012212 40.
31 de enero 2012 se paga el seguro privado del personal
41.
31 de enero 2012 Se realiza los ajustes.
172
MUEBLES DJ ESTADO DE SITUACION INICIAL AL 01 DE ENERO DE 2012 1 11 1103
ACTIVO ACTIVO CORRIENTE
37.600,59
BANCOS 22,442.90
110301
Banco PACÍFICO cuenta 3929175 Operativo
110302
Banco PACÍFICO cuenta 395325 Sueldos
1105
MERCADERÍAS
1104
CUENTAS POR COBRAR
2,842.90 19,600.00 13.213,65 1,944.04
12
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
138.085,03
1201
MUEBLES Y ENSERES
15,254.29
1220
DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
1202
EQUIPO DE OFICINA
1221
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINA
1203
EQUIPO DE COMPUTACION
1222
DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO COMPUTACION
1207
MAQUINARIA Y HERRAMIENTAS
1226
DEPRECIACIÓN ACUMULADA SUMINISTROS Y MATERIALES
1208
VEHÍCULOS
1227
DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS
15,241.58 -
12.71 9,888.82 9,880.58
-
8.24 21,167.32 20,971.35
-
195.97 2,293.43 2,291.52
-
1.91 90,000.00 89,700.00
-
300.00
TOTAL ACTIVO 2 21
175,685.62
PASIVOS PASIVOS CORRIENTES
2101
OBLIGACIONES PATRONALES
2103
RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR
2104
IVA POR PAGAR
2106
IVA VENTAS
2107
CUENTAS POR PAGAR
168,594.42 8,289.72 79.90 70.13 984.57 159,170.10
TOTAL PASIVO 31
RESULTADOS ACUMULADOS
32
RESULTADOS DEL EJERCICIO
168,594.42 4,559.19 2532.01
TOTAL PATRIMONIO
7,091.20
TOTAL PASIVO MAS PATRIMONIO
175,685.62
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
173
MUEBLES DJ LIBRO DIARIO PERIODO : DEL 01 AL 31 DE ENEO 2012 FECHA
CODIGO
01-Ene-12
1101 1104 4103 2106
03-Ene-12 51 1105
03-Ene-12 1105 110301 1101 2103 210302 2104 210402
03-Ene-12
PARCIAL
DEBE
HABER
1 1103 110301 110302 1105 1107 1201 1202 1203 1207 1208 1220 1221 1222 1223 1227 2101 2103 2104 2106 2107 31 32
03-Ene-12
DETALLE
1102 110201 1103 110301
BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo Banco BOLIVARIANO cta cte. 3009098005 Sueldos MERCADERÍA CUENTAS POR COBRAR MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTO SUMINISTROS Y MATERIALES VEHÍCULOS DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINA DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO COMPUTACION DEPRECIACION ACUMULDADA SUM. Y MAT DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÍCULOS OBLIGACIONES PATRONALES RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR IVA POR PAGAR IVA VENTAS CUENTAS POR PAGAR RESULTADOS ACUMULADOS RESULTADOS DEL EJERCICIO P/ R Balance Inicial 2 CAJA CUENTAS POR COBRAR VENTA IVA VENTAS P/R ingreso por venta de telefoneras s/f 2030 3 COSTO DE VENTAS INVETARIO DE MERCADERIA Telefoneras P/R por costo de venta de telefoneras s/f 2030 4 INVENTARIO DE MERCADERIA IVA COMPRAS BANCOS RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR Retención 2% IVA POR PAGAR Retención IVA 30% P/R Por compra de muebles para la venta A CUENCA 5 CAJA CHICA Caja chica dto. administración BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/R apertura caja chica a nombre de Juan Carlos Loma PASAN
174
22,442.90 6,442.90 16,000.00 13,213,65 1,944.04 15,254.29 9,888.82 21,167.32 2,293.43 90,000.00 (12.71) (8.24) (195.97) (1.91) (300.00) 8,289.72 79.90 70.13 984.57 159,170.10 4,559.19 2,532.01
1568.00 1568.00 2800.00 336.00
1750.00 1750.00 1750.00
16800.00 2016.80 17875.40 336.00 336.00 605.40 605.40
200.00 200.00 200.00 200.00
199,588.42
199,588.42
VIENEN 04-Ene-12
199,588.42
1101 CAJA 4103 2106 04-Ene-12 51 1105
04-Ene-12 1103 110301 1101 05-Ene-12 5103 510301 510302 1103 110301 06-Ene-12 5112 511201 1105 1103 110301 2103 210302 2104 210402 07-Ene-12
2106
07-Ene-12
1.904.00
VENTAS IVA VENTAS P/R según factura 2031 se vende sala y comedor lineal
1.700.00 204.00
7 COSTO DE VENTAS INVETARIO DE MERCADERIA Sala star Comedor lineal P/R por costo de venta de sala y comedor s/f 2031 8 BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo CAJA P/R fact 2031 7 SERVICIOS BASICOS agua Luz BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/R Pago de agua y luz del mes de diciembre 2011 8 MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN Mantenimiento y Reparación de vehículo IVA COMPRAS BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR Retención 2% IVA POR PAGAR Retención IVA 70% P/R reparación de motor de camioneta según c/e 45474 9
1101 CAJA 4103
07-Ene-12
199,588.42
6
600.00 600.00 200.00 400.00
1.904.00 1.904.00 1.904.00
100.00 20.00 80.00 100.00 100.00
100.00 100.00 12.00 101.60 101.60 2.00 2.00 8.40 8.40
1.120.00 VENTAS
1000.00
IVA VENTAS P/R fact 2032 venta al Sr. Silvio Torres en efectivo 10
120.00
1101 CAJA 4103 VENTAS 2106 IVA VENTAS P/R fact 2033 venta de sala star y comedor lineales 11 51 COSTO DE VENTAS 1105 INVETARIO DE MERCADERIA Sala star Comedor lineal y Dormitorio P/R por costo de venta de sala dormitorio y comedor s/f 32.33
1.904.00 1.700.00 204.00
914.73 914.73 200.00 714.73
PASAN
175
208,147.15
208,147.15
VIENEN 07-Ene-12
07-Ene-12
10-Ene-12
10-Ene-12
11-Ene-12
12-Ene-12
12-Ene-12
208,147.15
208,147.15
12 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 1101 CAJA P/ R deposito de las facturas 2032 -2033 13 5106 HONORARIOS PROFESIONALES 510601 Romero & Asociados 1105 IVA COMPRAS 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210302 Retención 2% P/R pago de factura 788 por recuperación de IVA nov. 2011 14 5105 CONTRIBUCIONES Y DONACIONES 510501 Cámara de Comercio Sto Dgo 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/ R Contribución de diciembre 2011 según c/e 454575 15 5103 SERVICIOS BASICOS 510303 Teléfono CNT 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/ R pago de líneas telefónicas del mes de Diciembre 2011 16 5110 SUMINISTROS DE OFICINA 1105 IVA COMPRAS 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2104 IVA POR PAGAR 210401 Retención IVA 30% 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210301 Retenciones 1% P/R Compra de suministros para la Administración 17 5102 CAPACITACION DE PERSONAL 1105 IVA COMPRAS 1101 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2104 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210401 Retención 2% P/R Capacitación del personal del área administrativo - contable en el Colegio de Contadores de Pichincha según fact 2341 18 5113 GASTOS DE VIAJE 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/R pago por movilización a Quito por la capacitación al personal Administrativo. PASAN
176
3.024.00 3.024.00 3.024.00
300.00 300.00 36.00 330.00 330.00 6.00 6.00
99.78 99.78 99.78 99.78
120.00 120.00 120.00 120.00
40.00 4.80 42.96 42.96 1.44 1.44 0.40 0.40
300.00 36.00 330.00 330.00 6.00 6.00
30.00 30.00 30.00
212,137.73
212,137.73
VIENEN 13-Ene-12
14-Ene-12
14-Ene-12
14-Ene-12
14-Ene-12
14-Ene-12
14-Ene-12
212,137.73
212,137.73
19 5109 CAFETERIA 1105 IVA COMPRAS 1102 BANCOS 110201 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2104 IVA POR PAGAR 210401 Retención IVA 30% 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210301 Retenciones 1% P/R compra de café , azúcar 20 1101 CAJA 4103 VENTAS 2106 IVA VENTAS P/ R Venta ala Flia Rodriguez según fact 2034 21 51 COSTO DE VENTAS 1105 INVETARIO DE MERCADERIA Sala star Aparador Cine en casa P/R por costo de venta de sala apardr. Y cine n casa s/f 2034 22 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 1101 CAJA P/R recibidos de la factura 2030 según c/i 2345 23 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210301 Retenciones 1% 210302 Retenciones 2% 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/ R pago de IVA y Retención en la fuente de diciembre 2011 24 2104 IVA POR PAGAR 210401 Retenciones IVA 30% 210402 Retenciones IVA 70% 210403 Retenciones IVA 100% 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/ R pago de IVA ventas del mes de diciembre 2011 25 2101 OBLIGACIONES PATRONALES 210104 IESS aporte patronal por pagar 210105 IESS fondo de reserva por pagar 1103 BANCOS 110302 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/R Pago de aportes patronales , individuales , fondo de reserva al IESS por el mes de diciembre 2011
PASAN
177
10.00 1.20 10.74 10.74 0.36 0.36 0.10 0.10
6.496.00 5.800.00 696.00
2.040.00 2.040.00 400.00 430.00 1.210.00
6.496.00 6.496.00 6.496.00
79.90 19.90 60.00 79.90 79.90
70.13 13.00 27.00 30.13 70.13 70.13
8,289.72 5,149.72 3,140.00 8,289.72 8,289.72
235,620.68
235,620.68
VIENEN 17-Ene-12
235,620.68
1203 EQUIPO DECOMPUTACION
17-Ene-12
17-Ene-12
18-Ene-12
18/01/2012
18/01/2012
19-Ene-12
235,620.68
26 700.00
1105 IVA COMPRAS 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210301 Retenciones 1% P/R compra de computador para el departamento adm.cont 27 1101 CAJA 1104 CUENTAS POR COBRAR 110402 cuentas por cobrar Sra. Sandra Zambrano P/R pago del restante de la factura 2030 28 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 1101 CAJA P/R recibidos de la factura 2030 según c/i 2345 29 1101 CAJA 4103 VENTAS 2102 IVA VENTAS P/ R sala moder Sra. Anita Jativa 2035 30 51 COSTO DE VENTAS 1105 INVETARIO DE MERCADERIA Sala star Dormitorio Cine en casa Comedor P/R por costo de venta de varios muebles. s/f 2035 31 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 1101 CAJA P/R recibidos de la factura 2030 según c/i 2035 29 5107 GASTOS JUDICIALES 510704 asesoría legal 1111 IVA COMPRAS 1101 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210302 Retención 2% 2104 IVA POR PAGAR 210402 Retención IVA 70% P/R Fact 10 del Dr. ROMERO
PASAN
178
84.00 777.00 777.00 7.00 7.00
1.568.00 1.568.00 1.568.00
1.568.00 1.568.00 1.568.00
5600.00 5000.00 600.00
2.124.73 2.124.73 200.00 314.73 1.210.00 400.00
5600.00 5600.00 5600.00
100.00 100.00 12.00 101.60 101.60 2.00 2.00 8.40 8.40
252,977.41
252,977.41
20-Ene-12 5114 1105 1101 110301 2103 210302 2104 210402 21-Ene-12 5111 511103 1101 110301 24-Ene-12 5113 1101 110301 24-Ene-12 1101 4103 2102 24-Ene-12 51 1105
24-Ene-12 1103 110301 1101 25-Ene-12 1104 4103 2102 26-Ene-12 51 1105
VIENEN 30 PUBLICIDAD Y PROPAGANDA IVA COMPRAS BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR Retención 2% IVA POR PAGAR Retención IVA 70% P/R Pago de publicidad por los días 1 y 2 de febrero de 2012 31 SEGURO DE ACTIVOS Seguro de vehículo BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/ R pago del seguro correspondiente al mes de enero 2011 32 GASTO DE VIAJE BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/R pago por movilización a Quito al SRI al asistente contable 33 CAJA VENTAS IVA VENTAS P/ R Venta de muebles al Sr. Andres illescas según fact 2036 34 COSTO DE VENTAS INVETARIO DE MERCADERIA Sala star Dormitorio Cine en casa Comedor 35 BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo CAJA P/R según factura 2036 nos paga el Sr. Illescas 36 CUENTAS POR COBRAR VENTAS IVA VENTAS P/R ingreso por venta Sra. Albornoz s/f 2037 A 15 DIAS PLAZO 37 COSTO DE VENTAS INVETARIO DE MERCADERIA Sala star Dormitorio Cine en casa Comedor P/R por costo de venta de varios muebles. s/f 2037 PASAN
179
252,977.41
252,977.41
90.00 10.80 91.44 91.44 1.80 1.80 7.56 7.56
66.00 66.00 66.00 66.00
10.00 10.00 10.00
5.600.00 5.000.00 600.00
2.124.73 2.124.73 200.00 314.73 1.210.00 400.00 5.600.00 5.600.00 5.600.00
5.600.00 5.000.00 600.00
2.124.73 2.124.73 200.00 314.73 1.210.00 400.00
261,334.30
261,334.30
VIENEN 26-Ene-12
27-Ene-12
28-Ene-12
28-Ene-12
28-Ene-12
28-Ene-12
28-Ene-12
261,334.30
261,334.30
38 1201 MUEBLES Y ENSERES 1105 IVA COMPRAS 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 53.70 2104 IVA POR PAGAR 210401 Retención IVA 30% 1.80 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210301 Retención 1% 0.50 P/R Compra de un escritorio para la tesorería 39 1104 CUENTAS POR COBRAR 4103 VENTAS 2102 IVA VENTAS P/R ingreso por venta a la Sra. Luisa Aray s/f 2038 A 15 DIAS PLAZO 40 51 COSTO DE VENTAS 1105 INVETARIO DE MERCADERIA Cine en casa 4.840.00 P/R por costo de venta de varios muebles. s/f 2038 41 1101 CAJA 4105 VENTAS 2102 IVA VENTAS P/ R Venta al contado al Sr. Aguirre de sala stra según fact 2039 42 51 COSTO DE VENTAS 1105 INVETARIO DE MERCADERIA Colchones 1.200.00 Comedor 2.400.00 P/R por costo de venta de varios muebles. s/f 2039 43 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 10.8.00.00 1101 CAJA P/R según factura 2039 44 5104 GASTO ARRIENDO 1105 IVA COMPRAS 1103 BANCOS 110301 Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo 2104 IVA POR PAGAR 210403 Retención IVA 100% 36.00 2103 RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR 210304 Retención 8% 24.00 Pago de arriendo correspondiente al mes de febrero 2012
PASAN
180
50.00 6.00 53.70 1.80 0.50
8.512.00 7.600.00 912.00
4.840.00 4.840.00
10.800.00 9.000.00 1080.00
3.600.00 3.600.00
10.8.00.00 10.8.00.00
300.00 36.00 276.00 36.00 24.00
300,278.30
300,278.30
VIENEN 28-Ene-12 5101 510101 510108 510107 1103
GASTOS DE PERSONAL Sueldos de personal Aporte patronal Fondos de reserva
110302 2101 210104 210105
Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo OBLIGACIONES PATRONALES IESS Aporte patronal por pagar IESS fondo de reserva por pagar P/R pago de sueldos de enero 2012 46 GASTO PERSONAL seguro privado del personal BANCOS Banco BOLIVARIANO cta cte. 5005012212 operativo P/R Pago del seguro de salud del personal por el mes de enero 2012 47 VENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS COSTO DE VENTAS P/R Cierre de vtas, costo de vtas y determinar utlidad en vtas.
31-Ene-12 5101 510102 1103 110302 31-Ene-12 4103 51
31-Ene-12
31-Ene-12
31-Ene-12
300,278.30
300,278.30
45 7,444.86 5,522.72 1,143.30 783.84 BANCOS
5,522.72 11,045.43 1,927.14 1,143.30 784.39
210.00 210.00 210.00 210.00
36.500.00 16.381.08 20.118,92
AJUSTES 48 5101 GASTO DE PERSONAL 510105 Decimo tercer sueldo 510106 Decimo cuarto sueldo 2101 OBLIGACIONES PATRONALES 210101 decimo tercer sueldo por pagar 210102 decimo cuarto sueldo por pagar P/R provisión del mes de enero 2012 49 5140 DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES 5141 DEPRECIACIÓN EQUIPOS DE OFICINA 5142 DEPRECIACIÓN EQUIPOS COMPUTACION 5146 DEPRECIACIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES 5147 DEPRECIACIÓN VEHICULOS 1220 DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES 1221 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPOS DE OFICINA 1222 DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO COMPUTACION 1226 DEPRECIACIÓN ACUMULADA SUMINISTROS Y MATERIALES 1227 DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHICULOS P/R Depreciaciones de enero 2012 50 PERDIDAS Y GANANCIAS 5103 GASTO SERVICIOS BASICOS 5112 GASTO MATENIMIENTO VEHICULO 5106 GASTO HONORARIO PROFESIONALES 5105 GASTO CONTRIBUCIONES Y DONACIONES 5101 GASTO CAPACITACION PERSONAL 5113 GASTO VIAJES PASAN
181
1.633.63 784,16 844,97 1.633.63 784,16 844,97
12.71 8.24 195.97 1.91 300.00 12.71 8.24 195.97 1.91 300.00
11.433,90 220.00 100.00 300.00 99,78 300.00 40,00 358.019,52
358.019,52
VIENEN GASTO CAFETERIA GASTOS JUDICIALES GASTO PUBLICIDAD Y PROPAGANDA GASTO SEGURO ACTIVOS GASTO SUELDOS DE PERSONAL GASTO ARRIENDO DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES DEPRECIACIÓN EQUIPOS DE OFICINA DEPRECIACIÓN EQUIPO COMPUTACION DEPRECIACIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES DEPRECIACIÓN VEHICULOS P/R Cierre de los gastos 51 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS PERDIDAS Y GANACIAS P/R Cierre de la utilidad bruta en ventas 52 PERDIDAS Y GANANCIAS 32 RESULTADO DEL EJERCICIO P/R De las cuentas pérdidas y ganancias
358.019,52
5109 5107 5114 5111 5101 5104 5140 5141 5142 5146 5147 31-Ene-12
31-Ene-12
TOTALES
182
358.019,52 10.00 100.00 90,00 66,00 9.288.49 300.00 12.71 8.24 195.97 1.91 300.00
16.381.08 16.381.08
4.947,18 4947,18 367,913,88
367,913,88
MUEBLES DJ LIBRO MAYOR PERIODO : DEL 01 AL 31 DE ENERO 2012 CODIGO
CUENTAS BANCOS FECHA
DETALLE
01/01/2012 03/01/2012 03/01/2012 03/01/2012 04/01/2012 05/01/2012 06/01/2012 07/01/2012 10/01/2012 10/01/2012 11/01/2012 12/01/2012 12/01/2012 13/01/2012 14/01/2012 14/01/2012 14/01/2012 14/01/2012 17/01/2012 17/01/2012 18/01/2012 19/01/2012 20/01/2012 21/01/2012 24/01/2012 24/01/2012 26/01/2012 28/01/2012 31/01/2012 31/01/2012
balance inicial a caja Por mercadería por caja chica a caja por servicios básicos por varios por varios por contribuciones y donaciones por servicios básicos por varios por varios por bancos Por varios a caja por retenciones en la fuente por pagar por IVA por pagar por aportes iess por pagar por varios a caja a caja por varios por varios por seguros de activos por gasto de viaje a caja por varios por gasto arriendo por gasto personal por gasto personal
N° ASIENTO 1 3 4 5 6 7 8 12 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 26 27 29 30 31 32 34 36 40 41 42
SUMAN
DEBE
HABER
SALDO
22.442,90 1.904,00 17875,40 200,00 3024,00 100,00 101,60 330,00 99,78 120,00 42,96 330,00 30,00 10,74 6.496,00 79,90 70,13 8.289,72 777,00 5.600,00 5.600,00 101,60 91,44 66,00 10,00 10.800,00 53,70 276,00 5.522,72 210,00 55.866,90
22.442,90 24.346,90 6.471,50 6.271,50 9.295,50 9.195,50 9.093,90 8.763,90 8.664,12 8.544,12 8.501,16 8.171,16 8.141,16 8.130,42 14.626,42 14.546,52 14.476,39 6.186,67 5.409,67 11.009,67 16.609,67 16.508,07 16.416,63 16.350,63 16.340,63 27.140,63 27.086,93 26.810,93 21.288,21 21.078,21
34.788,69
CODIGO
CUENTAS CAJA CHICA FECHA
1103
DETALLE
N° ASIENTO
03/01/2012 a Bancos
4
SUMAN
DEBE
HABER
SALDO
200,00
200,00
183
1102
200,00
-
CODIGO
CUENTAS CAJA FECHA
DETALLE
03/01/2012 03/01/2012 04/01/2012 04/01/2012 07/01/2012 07/01/2012 07/01/2012 14/01/2012 14/01/2012 17/01/2012 17/01/2012 18/01/2012 18/01/2012 24/01/2012 28/01/2012 28/01/2012
a Ventas por Bancos a Ventas por Bancos a Ventas a Ventas por Bancos a Ventas por Bancos a cuentas por cobrar por Bancos a varios por Bancos a varios a varios por Bancos
N° ASIENTO 2 3 5 6 9 10 11 19 20 25 26 27 28 33 38 39
SUMAN
DEBE
HABER 1.568,00 1.904.00 1.904,00 1.120,00 1.904,00 3.024,00 6.496,00 6.496,00
1.568,00 1.568,00 5.600,00 5.600,00 5.600,00 5.600,00 10.800,00 10.800,00 36.560,00
DETALLE
01/01/2012 03/01/2012 17/01/2012 25/01/2012 27/01/2012
Balance inicial a Ventas por caja a Ventas a Ventas
N° ASIENTO 1 2 25 35 37
SUMAN
DEBE
1.568,00 3.472,00 1.568,00 2.688,00 4.592,00 1.568,00 8.064,00 1.568,00 3.136,00 1.568,00 7.168,00 1.568,00 7.168,00 1.568,00 12.368,00 1.568,00
33.424,00
HABER
1.944,04 1.568,00 1.568,00 5.600,00 8.512,00 17.624,04
FECHA DETALLE 01/01/2012 balance inicial
N° ASIENTO DEBE 1 13. 213,65
a varios
3
a varios a varios a varios a varios a varios a varios a varios a varios
2 8 11 15 18 25 35 37
SUMAN
184
HABER
16.800,00
SALDO 1.944,04 3.512,04 1.944,04 7.544,04 16.056,04
1105 SALDO 13. 213,65 30.013,65
1.750,00 600,00 914,73 2.040,00 2.124,73 2.124,73 2.124,73 4.840,00 3.600,00 30.013,65
1107
1.568,00
CODIGO
CUENTAS MERCADERIA
03/01/2012 07/01/2012 14/01/2012 17/01/2012 25/01/2012 26/01/2012 27/01/2012 27/01/2012
SALDO
CODIGO
CUENTAS CUENTAS POR COBRAR FECHA
1101
20.118,92
28.263,65 27.663,65 26.748,92 24.708,92 22.584,19 20.459,46 18.334,73 13.494,73 9.894,73
CUENTAS MUEBLES Y ENSERES
FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 balance inicial 28/01/2012 a varios
1 29
SUMAN
DEBE
SALDO 15.254,29 15.304,29
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO 1
SUMAN
DEBE
HABER
9.888,82
1202 SALDO 9.888,82
9.888,82
CODIGO
CUENTAS EQUIPO DE COMPUTO DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 balance inicial 170/0/2012 a varios
1 24
SUMAN
DEBE
HABER
21.167,32 700,00
1203 SALDO 21.167,32 21.867,32
21.867,32
CODIGO
CUENTAS SUMINISTROS Y MATERIALES FECHA
N° ASIENTO
01/01/2012 balance inicial 170/0/2012 a varios
1 26
SUMAN
DEBE
HABER
2.293,43 40,00
1207 SALDO 2.293,43 2.333,43
2.333,43
CODIGO
CUENTAS VEHÍCULOS FECHA
HABER
15.304,29
01/01/2012 balance inicial
FECHA
1201
15.254,29 50,00
CUENTAS EQUIPO DE OFICINA FECHA
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 balance inicial
1
SUMAN
DEBE 90.000,00
90.000,00
185
HABER
1208 SALDO 90.000,00
CODIGO
CUENTAS VENTAS FECHA
DETALLE
03/01/2012 04/01/2012 07/01/2012 07/01/2012 14/01/2012 18/01/2012 24/01/2012 25/01/2012 27/01/2012 28/01/2012
por varios por caja por caja por caja por caja por caja por caja por cuentas por cobrar por cuentas por cobrar por caja
N° ASIENTO
DEBE
HABER
2 5 9 10 19 27 33 35 37 38
2.800,00 1.700,00 1.000,00 1.700,00 5.800,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 7.600,00 900,00
SUMAN
CUENTAS
COSTO DE VENTAS
FECHA
DETALLE
03/01/2012 04/01/2012 07/01/2012 07/01/2012 14/01/2012 18/01/2012 24/01/2012 25/01/2012 27/01/2012
por varios por caja por caja por caja por caja por caja por caja por cuentas por cobrar por cuentas por cobrar
2.800,00 4.500,00 5.500,00 7.200,00 13.000,00 18.000,00 23.000,00 28.000,00 35.600,00 36.500,00
CODIGO N° ASIENTO
DEBE
HABER
2 5 9 10 19 27 33 35 37
1.750,00 600,00 914,73 2.040,00 2.124,73 2.124,73 2.124,73 4.840,00 3.600,00
51 SALDO 1.750,00 2.350,00 3.264,73 5.304,73 7.429,46 9.554,19 11.678,92 16.518,92 20.118,92
20.118,92
CODIGO
CUENTAS SERVICIOS BASICOS DETALLE
N° ASIENTO
05/01/2012 a Bancos 10/01/2012 a Bancos
DEBE
7 14
HABER 100,00 120,00
SUMAN
5103 SALDO 100,00 220,00
220,00 CODIGO
CUENTAS MANTENIMIENTO Y REPARACION FECHA
SALDO
36.500,00
SUMAN
FECHA
4103
DETALLE
N° ASIENTO
06/01/2012 a varios
8
SUMAN
DEBE
HABER 100,00
100,00
186
5112 SALDO 100,00
CODIGO
CUENTAS IVA COMPRAS FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
03/01/2012 06/01/2012 07/01/2012 11/01/2012 12/01/2012 13/01/2012 17/01/2012 19/01/2012 20/01/2012 26/01/2012 28/01/2012
COMPRAS a varios a varios a varios a varios a bancos a varios a varios a varios a varios a varios
3 8 12 15 16 18 24 29 30 36 40
SUMAN
DEBE
HABER
DETALLE
01/01/2012 05/01/2012 06/01/2012 07/01/2012 11/01/2012 12/01/2012 13/01/2012 14/01/2012 17/01/2012 19/01/2012 20/01/2012 26/01/2012 28/01/2012
balance inicial por varios por varios por varios por varios por varios por varios a bancos por varios por varios por varios por varios por varios
CODIGO N° ASIENTO
DEBE
1 4 8 12 15 16 18 21 24 29 30 36 40
DETALLE balance inicial por varios por varios por varios por varios a bancos por varios por varios por varios por varios
2103
HABER
SALDO
79,90 336,00 2,00 6,00 0,40 6,00 0,10 79,90 7,00 2,00 1,80 0,50 24,00 79,90
79,90 415,19 417,19 423,19 423,59 429,59 423,69 349.79 356,79 358,79 360,59 361,09 385.09
465,70
CODIGO
CUENTAS IVA POR PAGAR
01/01/2012 05/01/2012 06/01/2012 11/01/2012 13/01/2012 14/01/2012 19/01/2012 20/01/2012 26/01/2012 28/01/2012
2.016.00 2.028,00 2.064,00 2.068,80 2.104,80 2.106,00 2.190,00 2.202,00 2.212,80 2.218,80 2.254,80
2.254,80
SUMAN
FECHA
SALDO
2.016.00 12,00 36,00 4,80 36,00 1,20 84,00 12,00 10,80 6,00 36,00
CUENTAS RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR FECHA
1105
N° ASIENTO 1 4 8 15 18 22 29 30 36 40
SUMAN
DEBE
HABER
SALDO
70,13 605,40 8,40 1,44 0,36 70,13 8,40 7,56 1,80 36,00 70,13
187
2104
739,49
70,13 675,53 683,93 685,37 685,73 615,60 624,00 631,56 633,36 669,36
CODIGO
CUENTAS IVA VENTAS FECHA
DETALLE
03/01/2012 04/01/2012 07/01/2012 07/01/2012 14/01/2012 18/01/2012 24/01/2012 25/01/2012 27/01/2012 28/01/2012 29/01/2012
por varios por caja por caja por caja por caja por caja por caja por cuentas por cobrar por cuentas por cobrar por caja por caja
N° ASIENTO
DEBE
HABER
2 5 9 10 19 27 33 35 37 38 39
SUMAN
DETALLE
N° ASIENTO
07/01/2012 A Varios
DEBE
12
6.336,57
6.336,57
HABER
5106 SALDO 300,00
300,00
CODIGO
CUENTAS CONTRIBUCIONES Y DONACIONES DETALLE
N° ASIENTO
10/01/2012 a Bancos
DEBE
13
HABER
5105 SALDO
99,78
SUMAN
99,78
99,78
CODIGO
CUENTAS CAPACITACION DEL PERSONAL FECHA
984,57 1320,57 1.524,57 1.644,57 1.848,57 2.544,57 3.144,57 3.744,57 4.344,57 5.256,57 6.336,57
300,00
SUMAN
FECHA
SALDO
984,57 336,00 204,00 120,00 204,00 696,00 600,00 600,00 600,00 912,00 1.080,00
CODIGO
CUENTAS HONORARIOS PROFESIONALES FECHA
2102
DETALLE
N° ASIENTO
12/01/2012 A Varios
16
SUMAN
DEBE
HABER 300,00
300,00
188
5102 SALDO 300,00
CODIGO
CUENTAS GASTO DE VIAJE FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
12/01/2012 a Bancos 24/01/2012 a Bancos
DEBE
17 32
HABER 30,00 10,00
SUMAN
DETALLE
N° ASIENTO DEBE 18
HABER 10,00
SUMAN
DETALLE balance inicial a Bancos por gasto de personal por gasto de personal
N° ASIENTO 1 23 41 43
DEBE
10,00
HABER 8.289,72
8.289,72 1.927,14 1.633,63 8.289,72
2101 SALDO 8.289,72 1.927,14 3.560,77
11.850,49
CODIGO
CUENTAS GASTOS JUDICIALES DETALLE
N° ASIENTO
19/01/2012 a varios
DEBE
29
HABER 100,00
SUMAN
5107 SALDO 100,00
100,00
CODIGO
CUENTAS PUBLICIDAD Y PROPAGANDA FECHA
SALDO
CODIGO
SUMAN
FECHA
5109
10,00
CUENTAS OBLIGACIONES PATRONALES
01/01/2012 14/01/2012 31/01/2012 31/01/2012
30,00 40,00
CODIGO
13/01/2012 a Caja chica
FECHA
SALDO
40,00
CUENTAS CAFETERIA FECHA
5113
DETALLE
N° ASIENTO
20/01/2012 a Varios
30
SUMAN
DEBE
HABER 90,00
90,00
189
5114 SALDO 90,00
CODIGO
CUENTAS SEGURO DE ACTIVOS FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
21/01/2012 a Bancos
DEBE
31
HABER
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 a varios 31/01/2012 a bancos 31/01/2012 a cuentas por pagar
41 42 43
SUMAN
DEBE
HABER
SALDO 7.444,86 7.654,86 9.288,49
9.288,49
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 balance inicial
DEBE
2107
HABER
1
SALDO
159.170,10
SUMAN
159.170,10
159.170,10
CODIGO
CUENTAS DEPRECIACION MUEBLES Y ENSERES DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 a depreciación acumulada de muebles y enseres
DEBE
43
5140
HABER
SALDO
12,71
SUMAN
12,71
12,71
CODIGO
CUENTAS DEPREC ACUM MUEBLES Y ENSERES FECHA
5101
7.444,86 210,00 1.633,63
CUENTAS CUENTAS POR PAGAR
FECHA
66
66
CUENTAS GASTOS DE PERSONAL
FECHA
SALDO
66
SUMAN
FECHA
5111
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial 31/01/2012 por depre muebles y enseres
1 44
SUMAN
DEBE
1220
HABER
SALDO 12,71 12,71
25,42
190
12,71 25,42
CODIGO
CUENTAS DEPRECIACION EQUIPO DE OFICINA FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 a depreciación acum equipos de oficina
DEBE
44
HABER
8,24
8,24
CODIGO
CUENTAS DEPRECIACION ACUM EQUIPO DE OFICINA DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial 31/01/2012 por depreciación equipos de oficina
DEBE
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO
DEBE
44
5142
HABER
SALDO
195,97
SUMAN
195,97
195,97 CODIGO
CUENTAS DEPRE ACUM EQUIPO DE COMPUTACION DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial 31/01/2012 por depreciación equipo de computo
DEBE
1222
HABER
1 44
SALDO
195,97 195,97
SUMAN
195,97 391,94
391,94
CODIGO
CUENTAS DEPRECIACION SUMINISTROS Y MATERIALES DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 a depreciación acum de maquinaria y herramienta
DEBE
44
5146
HABER
SALDO
1,91
SUMAN
1,91
1,91 CODIGO
CUENTAS DEPREC ACUM SUMINISTROS Y MATERIALES FECHA
8,24 16,48
16,48
31/01/2012 a depreciación acum equipo de computación
FECHA
SALDO 8,24 8,24
CUENTAS DEPRECIACION EQUIPO DE COMPUTACION
FECHA
1221
HABER
1 44
SUMAN
FECHA
SALDO
8,24
SUMAN
FECHA
5141
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial 31/01/2012 por depreciación maquinaria y herramienta
DEBE
1226
HABER
1 44
SALDO 1,91 1,91
SUMAN
1,91 3,82
3,82
CODIGO
CUENTAS DEPRECIACION VEHICULO
191
5147
FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 a depreciación acum vehículo
DEBE
44
HABER 300,00
SUMAN
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial 31/01/2012 por depreciación vehículo
DEBE
300,00 600,00
600,00
CODIGO
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial
DEBE
31
HABER
1
SALDO
4.559,19
SUMAN
4.559,19
4.559,19
CODIGO
CUENTAS RESULTADO DEL EJERCICIO DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Balance inicial 31/01/2012 Cierre y ajustes para determinar utilidad
DEBE
32
HABER
1 49
SALDO
2.532,01 4.947.18
SUMAN
2.532,01 7.479.19
7.479.19
CODIGO
CUENTAS GASTO ARRIENDO FECHA
SALDO
300,00 300,00
CUENTAS RESULTADOS ACUMULADOS
FECHA
1227
HABER
1 43
SUMAN
FECHA
300,00
300,00
CUENTAS DEPRECIACION ACUM VEHICULO FECHA
SALDO
DETALLE
N° ASIENTO
01/01/2012 Por varios
40
SUMAN
DEBE
HABER
SALDO
300,00
300,00
192
5104
300,00
-
CODIGO
CUENTAS UTILIDAD BRUTA EN VENTAS FECHA
DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 Por Determinar utilidad 31/01/2012 Cierre en ajustes
47 49
SUMAN
DEBE
SALDO
16.381,01
16.381,01 16.381,01
16.381,01
‘
16.381,01
CODIGO
CUENTAS PERDIDAS Y GANANCIAS FECHA
HABER
6104
DETALLE
N° ASIENTO
31/01/2012 Cierre en ajustes 31/01/2012 Cierre en ajustes
48 49
DEBE
HABER
4.947,18 11.433,90 16.381,01
193
SALDO 4.947,18 16.381,01
16.381,01 SUMAN
6114
16.381,01
MUEBLES DJ BALANCE GENERAL AL 31 DE ENERO DEL 2012 ACTIVOS 1101
CAJA
1102
CAJA CHICA
1.568,00
1103
BANCOS
21.078,21
1104
CUENTAS POR COBRAR
16.056,04
1105
MERCADERIA
1105
IVA COMPRAS
1201
MUEBLES Y ENSERES
1220
DEPRECIACION ACUM MUEBLES Y ENSERES
1202
EQUIPOS DE OFICINA
1221
DEPRECIACION ACUM EQUIPOS DE OFICINA
1203
EQUIPOS DE COMPUTO
1222
DEPR ACUM EQUIPO DE COMPUTACION
1207
SUMINISTROS Y MATERIALES
1226
DEPR ACUM MAQUINARIAS Y HERRAMIENTAS
1208
VEHICULOS
1227
DEPR ACUM VEHICULOS
200,00
9.894,73 2.254,80 15.304,29 -
25,42
15.278,87
9.888,82 -
16,48
9.872,34
21.867,32 -
391,94
21.475,38
2.333,43 -
3,82
2.330,18
90.000,00 -
600,00
89.400,00
TOTAL ACTIVOS
157.952,82
PASIVOS 2101
OBLIGACIONES PATRONALES
2103
RETENCIONES EN LA FUENTE POR PAGAR
3.560,77 385,09
2104
IVA POR PAGAR
669,36
2106
IVA VENTAS
2107
CUENTAS POR PAGAR
159.170,10
TOTAL PASIVOS
167.758,37
6.336,57
PATRIMONIO 31
RESULTADOS ACUMULADOS
4.559,19
32
UTILIDAD DEL EJERCICIO
7.479,19
TOTAL PATRIMONIO
-
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
9.805,56
ANDREA CARRION CONTADORA
194
MUEBLES DJ ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE ENERO DE 2012 4 4103
INGRESOS VENTAS
36.500,00
440301
COSTO DE VENTAS
20.118,92
440302
VENTAS NETAS
51
GASTOS
52
GASTOS ADMISNITRATIVO
16.381,08
-10.013,10
5101
GASTO SUELDOS DE PERSONAL
5105
GASTO DONANCIONES
99.78
5111
GASTO SEGURO DE ACTIVOS
66.00
5113
GASTOS DE VIAJES
40.00
5140
DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES
12.71
5141
DEPRECIACIÓN EQUIPOS DE OFICINA
5142
DEPRECIACIÓN EQUIPOS COMPUTACION
5146
DEPRECIACIÓN SUMINISTROS Y MATERIALES
5147 53
DEPRECIACIÓN VEHICULOS GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN
300.00
5108
GASTOS CAPACITACION
300.00
5104
GASTO ARRIENDO DE ALMACENES
300.00
5103
GASTO DE SERVICIOS BASICOS
220.00
5106
GASTO DE HONORARIOS PROFESIONALES
300.00
5107
GASTO JUDICIALES
100.00
5109
GASTOS DE CAFETERIA
5112
GASTOS DE MATENIMIENTO Y REPARACION
5114
GASTOS PUBLICIDAD Y PROPAGANDA
9.288,49
8.24 195.97 1.91 - 1.420,00
10.00 100.00 90.00
TOTAL GASTOS
-11.433,10
42101
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
42103
15% PARTICIPACION TRABAJADORES
4.947,98
42104
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS
4.205,79
42106
25% IMPUESTO A LA RENTA
1.051,44
42107
UTILIDAD NETA DEL EJERCICIO
3.154,35
742,19
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
195
LOS ESTADOS DE FLUJO DEL EFECTIVO SE EFECTUARON EN FUNCION A OTRO EJERCICIO ILUSTRATIVO
MUEBLES DJ ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 AL 30 DE ENERO 2012
VENTAS NETAS
200000
(-)
Costo de Mercaderías
(+)
Inventario Inicial
50000
(+)
Compras
54000
(=)
Mercadería Disponible
104000
(-)
Inventario Final
-60000
(=)
-44000
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
156000
GASTOS DE OPERACIÓN (-)
Gastos de Ventas
-43500
Sueldos
26000
Dep. de Activo Fijo
14500
Ctas.Incobrables (-)
3000
Gastos de Administración
-14000
Sueldos
4000
Arriendos (=)
10000
UTILIDAD OPERACIONAL
98500
Otros Ingresos (+) (=)
Utilidad en Venta de Activo Fijo
5500
UTILIDAD NETA
104000
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
196
MUEBLES DJ ESTADO DE SITUACION FINANCIERA COMPARATIVO DEL 01 AL 30 DE ENERO 2012
01/01/2012
30/01/2012
Variación
ACTIVO Efectivo y Equivalentes
50000
43000
-7000
Clientes
130000
205000
75000
Prov. Ctas Incobrables
-10000
-13000
-3000
Inventarios Activo Fijo Muebles y Enseres Deprec.Acumulada
TOTAL ACTIVOS
50000
60000
10000
100000
115000
15000
-40
-40
0
319960
409960
90000
40000
34000
-6000
PASIVOS Y PATRIMONIO Proveedores Sueldos por pagar Capital Social Utilidad retenida
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
4000
6000
2000
200000
200000
0
36000
130000
94000
280000
370000
90000
ANDREA CARRION CONTADORA
197
MUEBLES DJ ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO DEL 01 AL 30 DE ENERO 2012 ACTIVIDADES DE OPERACIÓN Efectivo Recibido de Clientes
125000
Ventas
200000
Aumento Clientes
-75000
Efectivo pagado a proveedores
-60000
Costo de Ventas
-44000
Inventarios
-10000
Proveedores
-6000
Efectivo pagado a proveedores de otros bienes y Servicios
-38000
Gastos Sueldos Ventas
-26000
Gastos Sueldos Administración Aumento Sueldos por pagar
-4000 2000
Gastos Arriendos (+/-)
-10000
Otros Ingresos y Gastos
0
FLUJO NETO DE OPERACIÓN
27000
ACTIVIDADES DE INVERSIÓN
6000
ENTRADAS Venta de Activo Fijo Mueble
6000
SALIDAS
-30000
Compra de Activo Fijo Mueble
-30000
FLUJO NETO DE INVERSIÓN
-24000
ACTIVIDADES DE FINANCIAMIENTO
0
SALIDAS
-10000
Dividendos Pagados
-10000
FLUJO NETO DE FINANCIAMIENTO
-10000
FLUJO NETO TOTAL
-7000
(+)
Saldo Inicial efectivo y equivalentes
50000
(=)
SALDO FINAL DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE
43000
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
198
MUEBLES DJ CONCILIACION ENTRE LA UTILIDAD Y FLUJO NETO DE OPERACIÓN DEL 01 AL 30 DE ENERO 2012
CONCILIACION ENTRE LA UTILIDAD Y FLUJO NETO DE OPERACIÓN 104000
Utilidad del Ejercicio (+/-)
Ajustes por ingresos y otro que no utilizaron registro monetario
12000
Gasto depreciación
14500
Gasto provisión
3000
Utilidad en Venta de Activo Fijo (+/-)
-5500
Ajustes por Activos y Pasivos Corrientes
-89000
Clientes
-75000
Inventarios
-10000
Proveedores
-6000
Sueldos por pagar
2000
FLUJO NETO DE OPERACIÓN
27000
GLADYS QUEZADA GERENTE PROPIETARIA
ANDREA CARRION CONTADORA
199
CAPITULO VI 6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 CONCLUSIONES 1
No existe un sistema de información adecuado dentro de la empresa tanto en el área administrativa como contable, lo que da origen a una serie de procesos manuales.
2
Mientras no se automaticen los procesos de la empresa en el área administrativa y específicamente el área contable que exige mayor precisión en los datos, la gestión de la empresa se verá afectada por el factor tiempo y el factor económico.
3
“MUEBLES D.J”., actualmente no cuenta con políticas tanto contables como administrativas establecidas, lo que ocasiona una ineficiencia en el desarrollo de las actividades.
4
Otro de los problemas que tiene la empresa es la falta de segregación de funciones lo que hace que el personal no cumpla a cabalidad y con eficiencia las actividades que desempeñan.
5
El área contable de “MUEBLES D.J”. no cuenta con un sistema automatizado que se adapte a las necesidades del usuario, ocasionando cualquier tipo de error en los resultados contables, viéndose afectada la rentabilidad y la confiabilidad de los datos.
200
6.2 RECOMENDACIONES 1 Es de vital importancia implantar con un sistema automatizado que permita tener informes con datos, claros, precios y confiables, para facilitar la toma de decisiones. 2 Al contar con sistema sistematizado los procesos contables resultarán eficientes y efectivos; además que esta herramienta ayudará a optimizar el factor tiempo en la empresa. 3 Implementar políticas en el manejo del recurso humano, ayudan a mejorar la gestión laboral, cumpliendo las actividades con profesionalismo, responsabilidad y sobre todo acatando las reglas que “MUEBLES D.J.”, exige. 4 Dotar de una nueva La Estructura Orgánica de la empresa es esencial, para poder delegar las actividades de acuerdo al cargo, contando una buena segregación de funciones que permitan el buen desarrollo organizacional tanto interno como externo. 5 Establecer procedimientos por escrito que permita optimizar los recursos, tener en cuenta las actividades que se deben realizar en cada uno de los cargos, logrando un desempeño funcional exitoso, que contribuya al desarrollo organizacional. 6 Implantar una contabilidad de costos para mayor control e información gerencial.
201
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