UNIVERSIDAD DE CARTAGENA DIVISIÓN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1827 ¡Siempre a la altura de los tiempos!

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO

CÓDIGO: MP-DO/AR-001

VERSIÓN: 02

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1. OBJETIVO Seleccionar a los aspirantes con mayores probabilidades de éxito académico y establecer procedimientos para una mayor eficacia y eficiencia en los procesos de inscripción, admisión, matricula, registro y control académico. 2.

ALCANCE

Aplica desde la inscripción del aspirante hasta el momento de la expedición de paz y salvo académico. 3. RESPONSABLE El Director Centro de Admisiones, Registro y Control Académico es el responsable de que este procedimiento se cumpla y de asegurar el entrenamiento del personal para el conocimiento y aplicabilidad del mismo. 4. DEFINICIONES  Notas. Cada una de las calificaciones que se conceden a un examen u otra actividad académica que lo requiera. .  Programa académico. Es el conjunto de cursos y otras actividades armónicamente integradas encaminadas a dar formación a nivel superior en un determinado campo del conocimiento, en una modalidad académica y bajo una metodología y una jornada específica.  Inscripción. Es el acto por el cual una persona se registra en la base de datos de la Universidad de Cartagena para optar a un cupo.  Admisión. Es el acto por el cual la Universidad de Cartagena selecciona a quienes, de acuerdo con los reglamentos establecidos por la Institución, adquieren el derecho de matricularse en cualquiera de sus programas.  Matrículas. Es el acto mediante el cual un aspirante adquiere la calidad de estudiante de la Universidad de Cartagena. Toda matrícula es válida hasta la finalización del correspondiente período académico.  Aplazamiento. Se considera que el estudiante aplaza el período académico cuando estando matriculado formalmente y antes de transcurrido más del 20% del mismo, tramita ante el Centro de Admisiones Registro y Control Académico su solicitud por escrito y le es aprobada.  Reingresos. Es el acto mediante el cual el estudiante solicita formalmente cursar el período académico aplazado.  Transferencias. Es el acto mediante el cual el estudiante solicita formalmente continuar sus estudios en una universidad distinta a la institución en la que venía cursando.

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 Carné. Documento que se expide a favor de una persona, provisto de su fotografía y que la faculta para ejercer ciertas actividades o la acredita como miembro de la Universidad de Cartagena 5. CONTENIDO

5.1 GENERALIDADES 5.1.1 El subproceso de Admisiones, Registro y Control Académico se encarga de la selección de los aspirantes con mayores probabilidades de éxito académico y establecer procedimientos para una mayor eficacia y eficiencia en los procesos de inscripción, admisión, matricula, registro y control académico. 5.1.2 De igual manera proveer información estadística para la planeación y desarrollo de la institución en aspectos tales como: evaluación del sistema de admisiones, determinación de la demanda de cupos, evaluación de pruebas y trabajos de investigación. 5.1.3 El Responsable del subproceso de Admisiones, Registro y Control Académico tiene el deber de hacer cumplir los objetivos establecidos por la Institución que son de competencia de este subproceso. 5.1.4 Para alcanzar los objetivos de este subproceso es necesario que se desarrollen los siguientes procedimientos: Inscripción de aspirantes, admisión de estudiantes, matrícula académica, aplazamiento de periodo académico, reserva de cupos, adición y retiro de asignaturas, elaboración del carné de identificación, actualización y custodia de hojas de vida de estudiantes, atención y solución de problemas académicos, inclusión y corrección de notas, expedición de certificados, solicitud de reingreso, traslado o transferencia. 5.1.4.1 Inscripción de aspirantes  Objetivo. Gestionar el proceso que les permite a los aspirantes registrar su inscripción en el período establecido en el calendario académico.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde la creación de la convocatoria de inscripción en la plataforma de la página web institucional hasta recibir la documentación (Modalidad especial), lo que permite el logro del objetivo propuesto. 5.1.4.2 Admisión de estudiantes  Objetivo. Gestionar el proceso que permite seleccionar o escoger a los aspirantes, de acuerdo a la aplicación de normas establecidas en acuerdos, resoluciones y el reglamento estudiantil vigente, con el fin de lograr transparencia y calidad.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades requeridas para alcanzar el objetivo propuesto, las cuales van desde entregar la

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información de los aspirantes inscritos a la entidad contratada para efectuar el examen de admisión hasta publicar los resultados de admitidos y generales. 5.1.4.3 Matrícula académica  Objetivo. Gestionar el proceso de contratación entre la Universidad de Cartagena y el estudiante admitido.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde crear el evento financiero hasta tomar foto para elaboración de carné estudiantil, lo que permite el logro del objetivo propuesto.

5.1.4.4 Aplazamiento de período académico 

Objetivo. Realizar el trámite académico administrativo de retiro temporal de un estudiante en un periodo académico el cual no debe exceder dos años, a partir de la fecha de aprobación.

 Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde recibir las solicitudes hasta entregar respuesta de solicitud, lo que permite el logro del objetivo propuesto. 5.1.4.5 Reserva de cupos  Objetivo. Guardar el cupo aquellos estudiantes admitidos, que no puedan cursar el primer semestre académico correspondiente por motivos de fuerza mayor o caso fortuito, debidamente comprobados por el Comité Central de Admisiones con plazo de máximo de un periodo académico.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde recibir las solicitudes hasta cambiar código estudiantil, lo que permite el logro del objetivo propuesto.

5.1.4.6 Adición y retiro de asignaturas  Objetivo. Facilitar al estudiante la adición o retiro de créditos a su matrícula de acuerdo con la reglamentación vigente con el fin de que este organice a su criterio su programa académico.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde recibir las solicitudes del estudiante hasta enviar las matrículas, lo que permite el logro del objetivo propuesto.

5.1.4.7 Elaboración del carné de identificación

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 Objetivo. Hacer el carnet de identificación institucional de los estudiantes de la Universidad con el fin que cada uno de ellos se identifiquen como parte de la comunidad udeceísta y recibir los beneficios de los servicios internos y controlar la prestación de los mismos.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde tomar foto hasta entregar el carné y archivar listado de registro de entrega de carné, lo que permite el logro del objetivo propuesto. 5.1.4.8 Actualización y custodia de hojas de vida de estudiantes  Objetivo. Actualizar documentación del estudiante desde su admisión hasta el momento de su graduación para registrar oportunamente sus novedades.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades requeridas para alcanzar el objetivo propuesto, las cuales van desde recibir la matrícula académica firmada por el estudiante admitido y todos los documentos exigidos en la orden de matrícula hasta actualizar hoja de vida estudiantil. 5.1.4.9 Atención y solución de problemas académicos  Objetivo. Solucionar inconsistencias académicas soportadas por las respectivas autoridades competentes.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde recibir las solicitudes hasta ejecutar la promoción de acuerdo a la planeación realizada previamente, lo que permite el logro del objetivo propuesto. 5.1.4.10 Inclusión y corrección de notas  Objetivo. Incluir y/o corregir las calificaciones de un estudiante, previa revisión y autorización de la Dirección, para actualizar su registro, promedio y estado académico, respectivamente.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde recibir y revisar la solicitud de corrección e inclusión de notas hasta recibir y revisar formato firmado, lo que permite el logro del objetivo propuesto. 5.1.4.11 Expedición de certificados  Objetivo. Expedir con oportunidad documentos oficiales que registren la información académica solicitada por el usuario  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las diferentes actividades que van desde la recepción de la solicitud elaboración de certificado hasta la entrega del mismo al usuario, lo cual permite el logro del objetivo propuesto.

5.1.4.12 Solicitud de reingreso, traslado o transferencia

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 Objetivo. Estudiar la solicitud de reingreso, traslado o transferencia del estudiante en un período académico especificado por éste, de acuerdo con los requisitos establecidos en el reglamento estudiantil.  Los responsables de este procedimiento se encargan de realizar las siguientes actividades solicitud de reingreso, traslados internos, traslados entre sedes, solicitud de transferencia lo que permite el logro del objetivo propuesto. 6. PROCEDIMIENTO Inscripción de aspirantes Admisión de estudiantes Matrícula académica Aplazamiento de periodo académico Reserva de cupos Adición y retiro de asignaturas Elaboración del carné de identificación Actualización y custodia de hojas de vida de estudiantes Atención y solución de problemas académicos Inclusión y corrección de notas Expedición de certificados Solicitud de reingreso, traslado o transferencia

PP-DO/AR-001 PP-DO/AR-002 PP-DO/AR-003 PP-DO/AR-004 PP-DO/AR-005 PP-DO/AR-006 PP-DO/AR-007 PP-DO/AR-008 PP-DO/AR-009 PP-DO/AR-010 PP-DO/AR-011 PP-DO/AR-012

7. CONTROL DE REGISTROS Identificación

Clasificación

Registro de entregas de certificados sin soporte FO-DO-AR-001

Por orden Cronológico

Registro de atención a Estudiantes de municípios FO-DO-AR-002

Por orden Cronológico

Almacenamiento

Tiempo de Acceso Retención

Responsable: Auxiliar de Oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: Archivador de 6 meses Recepción-CarpetaRegistro de entregas de certificados sin soporte Medio: Físico Responsable: Ingeniera de Sistemas del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 6 meses Lugar: archivador de Posgrado-CarpetaRegistro de atención a Estudiantes Medio: Físico

Disposición

Toda la Eliminar organización

Toda la Eliminar organización

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Formato corrección de notas FO-DO-AR-003

Por orden Cronológico y por programa

Control corrección de notas FO-DO-AR-004

Por orden Cronológico

Formato solicitud corrección de notas FO-DO-AR-005

Por orden Cronológico y por programa

Formato asistencia a Por orden capacitaciones y Cronológico socializaciones FO-DO-AR-006

Registro de entrega y devoluciones de carnet FO-DOAR-007

Solicitudes de certificados FODO-AR-008

Por orden cronológico

Por orden cronológico

Responsable: Auxiliar Administrativo del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador de Pregrado-CarpetaAuditorias Medio: Físico Responsable: Ingeniera de Sistemas del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador de Posgrado-CarpetaControl corrección de notas Medio: Físico Responsable: Auxiliar Administrativo del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador de Pregrado-CarpetaAuditorias Medio: Físico Responsable: Ingeniera de Sistemas del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador de Posgrado-CarpetaFormato asistencia a capacitaciones Medio: Físico: Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico

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6

Permanente

Toda la Archivar organización

1 año

Toda la Eliminar organización

Permanente

Toda la Archivar organización

6 meses

Toda la Eliminar organización

3 años

Toda la Eliminar organización

Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 2 meses Lugar: Se acumula en cajas Medio: físico

Toda la Eliminar organización

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Devolución de documento-hoja de vida estudiantil FODO-AR-009

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Por orden cronológico

Formatos de estudios de Por orden casos cronológico académicos FODO-AR-010

Formato de solicitud de la historia No aplica académica del egresado FO-DO-AR-011

Estudiantes temporales FODO-AR-012

Por estudiante

Traslados de sedes y/o Programas FODO-AR-013

Por estudiante

Encuesta de satisfacción del usuario FO-DOAR-014

Por orden cronológico

Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador 3 años Carpeta por ceremonia de grado Medio: físico Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador. 3 años Carpeta actas de comité de admisiones Medio: físico Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de No se Admisiones, Registro y retiene Control Académico no se archiva Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico No se Lugar: Archivador. destruye Carpeta hoja de vida de estudiantes Medio:físico Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: Archivador. Hoja de vida de estudiantes Medio: físico Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: Archivador, carpeta encuesta satisfacción del usuario estudiante primiparo Medio:

Hasta la devolución de la hoja de vida del estudiante

1 año

VERSIÓN: 02

PÁGINA:

7

Toda la Eliminar organización

Toda la eliminar organización

Usuario

N/A

Toda la Archivar organización

Toda la Archivar organización

Toda la Eliminar organización

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Formato Solicitud inclusión y/o corrección de notas de programas a distancia FODO/AR-015

Recibo de caja

Libro de entrada

Carta de Inclusión o corrección de notas

Documentos de matrícula

Calendário acadêmico

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Por orden Cronológico y por programa

Responsable: Auxiliar Administrativo del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador de Pregrado-CarpetaAuditorias Medio: Físico

Por orden Cronológico

Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 3 meses Lugar: archivador, carpeta recibos de caja Medio: Físico.

Por orden Cronológico

Responsable: Secretaria del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador, libro empastado Medio: Físico

Por orden Cronológico

Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 2 años Lugar: archivador, libro empastado Medio: Físico.

Por orden Cronológico

Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico 4 años Lugar: archivador, carpeta documentos de matrícula Medio: Físico.

Por orden Cronológico

Responsable: Jefe Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador, libro empastado Medio: Físico

Permanente

1 año

5 años

VERSIÓN: 02

PÁGINA:

8

Toda la Archivar organización

Todos los funcionarios del subproceso Admisión, Registro y Control Académico Todos los funcionarios del subproceso Admisión, Registro y Control Académico Todos los funcionarios del subproceso Admisión, Registro y Control Académico Todos los funcionarios del subproceso Admisión, Registro y Control Académico Todos los funcionarios del subproceso Admisión, Registro y Control Académico

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Listado impreso de los resultados Por orden del examen de Cronológico admisión

Acta de Comité Central de Admisiones

Por orden Cronológico

Listado de Por orden registro de Cronológico entrega de carné

Documentos Inscripciones Especiales

Por orden Cronológico

Responsable: Jefe Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador, carpeta resultado de exámenes Medio: Físico Responsable: Asistente Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador, libro empastado Medio: Físico Responsable: Auxiliar de oficina del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador, carpeta entrega de carné Medio: Físico. Responsable: Asistente Admisiones, Registro y Control Académico Lugar: archivador, carpetas de hojas de vida de aspirantes especiales Medio: Físico

VERSIÓN: 02

PÁGINA:

9

10 años

Toda la Eliminar organización

10 años

Miembros de Comité de Admisiones

5 años

Toda la Eliminar organización

2 años

Todos los funcionarios del subproceso Eliminar Admisión, Registro y Control Académico

Eliminar

8. Formatos Registro de entregas de certificados sin Soporte Registro de atención a estudiantes de municipios Formato corrección de notas Control corrección de notas Formato solicitud corrección de notas Formato asistencia a capacitaciones y socializaciones Registro de entrega y devoluciones de carnet Solicitudes de certificados Devolución de documento-hoja de vida estudiantil Formatos de estudios de casos académicos Formato de solicitud de la historia académica del egresado Estudiantes temporales Traslados de sedes y/o Programas Encuesta de satisfacción del usuario Formato Solicitud inclusión y/o corrección de notas de programas a distancia

FO-DO/AR-001 FO-DO/AR-002 FO-DO/AR-003 FO-DO/AR-004 FO-DO/AR-005 FO-DO/AR-006 FO-DO/AR-007 FO-DO/AR-008 FO-DO/AR-009 FO-DO/AR-010 FO-DO/AR-011 FO-DO/AR-012 FO-DO/AR-013 FO-DO/AR-014 FO-DO/AR-015

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10

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA

CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

RESPONSABLE APROBACIÓN

00

17-07-2012 Se excluyeron del Manual Procedimientos los flujogramas y formatos.

de Jefe de la División los de Calidad y MI

01

05-02-2014 Se incluyeron en el manual de procedimientos Jefe de la División los formatos: Solicitudes de certificados FO- de Calidad y MI DO/AR-008, Devolución de documento-hoja de Jefe de Centro de vida estudiantil FO-DO/AR-009, Formatos de Admisiones, estudios de casos académicos FO-DO/AR-010, Registro y Control Formato de solicitud de la historia académica Académico del egresado FO-DO/AR-011, Estudiantes temporales FO-DO/AR-012, Traslados de sedes y/o Programas FO-DO/AR-013, Encuesta de satisfacción del usuario FO-DO-AR-014, Formato Solicitud inclusión y/o corrección de notas de programas a distancia FO-DO/AR-015

ELABORÓ: Nombre: Beatriz Vergara González Cargo: Jefe Centro de Admisiones, Registro y Control Académico Firma:

REVISÓ: Nombre: Ederlinda Sierra Puente Cargo: Jefe División de Calidad y Mejoramiento Institucional Firma:

APROBÓ: Nombre: Germán Sierra Anaya Cargo: Rector Firma: