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UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES
PROYECTO DE INVESTIGACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE: INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CPA
TEMA: “DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO Y FLUJOGRAMA DE PROCESOS APLICADO AL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE CAMARONERA LEBAMA S.A.”
AUTORA: JESSICA VIVIANA BAQUE FIGUEROA
TUTORA: MSC. ECON. ROSA ELENA ORDOÑEZ VIVERO, CPA GUAYAQUIL – ECUADOR DICIEMBRE DEL 2013 I
TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I.............................................................................................................. 1 EL PROBLEMA .................................................................................................................. 1 1.1 Tema.......................................................................................................................... 1 1.2. Planteamiento Del Problema ............................................................................... 2 1.2.1. Contextualización ........................................................................................... 2 1.2.2. Análisis Del Problema .................................................................................. 3 ARBOL DEL PROBLEMA ......................................................................................... 6 1.3. Formulación Del Problema .................................................................................. 7 1.4. Delimitación Del Problema................................................................................... 8 1.5. Justificación de la Investigación .......................................................................... 8 1.6. Objetivo General de la Investigación ............................................................... 12 1.7. Objetivos Específicos de la Investigación ....................................................... 12 ARBOL DE OBJETIVOS ......................................................................................... 14 1.8. Análisis FODA del Problema en Camaronera Lebama S.A. ....................... 15 1.8.1. Criterios de Evaluación ............................................................................... 16 1.9. Delimitación de la Investigación ........................................................................ 17 1.10. Identificación de las Variables......................................................................... 17 1.11. Hipótesis ............................................................................................................ 18 1.11.1. Hipótesis General ..................................................................................... 18 1.11.2. Hipótesis Particulares ............................................................................... 19 1.12. Operacionalización de las Variables ............................................................. 19 1.13. Antecedentes de la Organización................................................................... 21 1.13.1 Misión ............................................................................................................. 22 1.13.2. Visión ............................................................................................................ 22 1.13.3. Valores.......................................................................................................... 22 1.14.- Utilidad Práctica de la Investigación. ............................................................ 22 1.15.- Quienes serán los beneficiarios ..................................................................... 23 CAPITULO II........................................................................................................... 24 FUNDAMENTACION TEORICA .................................................................................... 24 II
2.1. Antecedentes Referenciales de la Investigación ......................................... 24 2.1.1. Historia y Evolución del Control Interno en el mundo ............................ 24 2.1.2 Historia del camarón en Ecuador. ............................................................... 27 2.2. Marco Legal ....................................................................................................... 28 2.2.1. Constitución Política de la República del Ecuador .................................. 30 2.2.2. El Código de Policía Marítima .................................................................... 33 2.2.3. Ley orgánica de la salud. Ley 67. .............................................................. 33 2.2.4. Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero. Codificación 2005-007.............. 34 2.2.5. Reglamento General a la Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero. ......... 37 2.2.6. Decreto Ejecutivo 1391. .............................................................................. 39 2.2.7. Procedimiento para el registro de generadores de desechos peligrosos. .................................................................................................................................... 40 2.2.8. El Reglamento para la cría y cultivo de especie bioacuáticas .............. 40 2.2.9. Acuerdos y Organizaciones Internacionales ............................................ 41 2.3. Marco Conceptual. .............................................................................................. 42 2.3.1. Contabilidad: Concepto.............................................................................. 42 2.3.2. Función principal de la contabilidad ........................................................... 43 2.3.3. La Contabilidad: Objetivos .......................................................................... 44 2.3.4. Contabilidad. Importancia ............................................................................ 44 2.3.5. Utilización de la Información Contable ...................................................... 45 2.3.6. La Auditoria ................................................................................................... 46 2.3.7. Enfoques de la Auditoria ............................................................................. 47 2.3.8 .Riesgo aceptable de auditoria..................................................................... 48 2.3.9. Normas de Auditoria Generalmente aceptadas (NAGAS) ..................... 48 2.3.10. Clasificación de las Normas de auditoría Generalmente aceptadas. . 48 2.3.11. El Control Interno ........................................................................................ 50 2.3.12. Principios de Control Interno ..................................................................... 52 2.3.13. Tipos de Control ................................................................................... 53 2.3.14. Áreas De Control ........................................................................................ 54 2.3.15. Control Interno: Importancia...................................................................... 55 2.3.16 Control Interno: Objetivos ........................................................................... 56 III
2.3.17. Riesgo de detección ................................................................................... 56 2.4. Control Interno Administrativo ............................................................................ 57 2.4.1. Definición ........................................................................................................ 57 2.4.2. Elementos del control interno Administrativo............................................ 59 2.5. Modelo del COSO ............................................................................................... 60 2.5.1. Origen y Definición. ..................................................................................... 60 2.5.2 Coso I (1992) (Internal Control-Integrated Framework). .......................... 61 2.5.2.1. Estructura del Coso I ................................................................ 61 2.5.3.CosoII (2006)(Enterprise Risk Management-Integrated Framework).- . 62 2.5.3.1. Estructura del Coso II ................................................................ 62 2.5.4. Cuadro comparativo entre el COSO I Y COSO II ................................. 64 2.5.5. Coso y Auditoría Interna ............................................................................. 65 2.6 Manuales de Control Interno .............................................................................. 65 2.6.1 Definición ......................................................................................................... 65 2.6.2. Manual de Control Interno: Misión ............................................................ 65 2.6.3. Manual de control interno: Visión ............................................................... 66 2.6.4. Manuales de Control Interno: Objetivos ................................................... 66 2.6.5. Manual de control interno: Importancia. .................................................... 67 2.6.6. Manual de Control Interno: Contenido...................................................... 67 2.6.7. Formas Básicas para la elaboración de los Flujogramas. ...................... 68 2.6.8. Concepto de Flujogramas............................................................................ 70 2.6.9. Ventajas del uso del Flujograma ................................................................ 70 CAPITULO III .......................................................................................................... 72 METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION .................................................................. 72 3.1. Métodos de Investigación .................................................................................. 73 3.1.1. Método Científico ......................................................................................... 73 3.1.2. Método Inductivo .......................................................................................... 73 3.1.3. Método Analítico .......................................................................................... 74 3.1.4. Método Sintético. ......................................................................................... 74 3.1.5. Método Experimental .................................................................................. 74 3.1.6. Método Deductivo ........................................................................................ 74 IV
3.1.7. Método de los residuos ............................................................................... 75 3.1.8. Método Lógico: La Analogía....................................................................... 75 3.1.9. El Método Histórico...................................................................................... 75 3.1.10. Método sistémico ....................................................................................... 75 3.1.11. Método Estadístico .................................................................................... 75 3.1.12. Método Descriptivo .................................................................................... 76 3.2. Métodos utilizados en esta investigación ........................................................ 76 3.2.1. Método Inductivo .......................................................................................... 76 3.2.2. Método Analítico ......................................................................................... 76 3.2.3. Método Estadístico ...................................................................................... 76 3.2.4. Método Descriptivo ...................................................................................... 77 3.3. Población y Muestra ........................................................................................... 77 3.3.1. Población ....................................................................................................... 77 3.3.2. Muestra .......................................................................................................... 78 3.3.2.1. Fórmula para el tamaño de la muestra .................................... 78 3.4. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos. ......................................... 79 3.4.1. Definición de Instrumentos de recolección de datos. .............................. 79 3.4.2. Métodos para la recolección de datos. ..................................................... 80 3.4.3. Observación ................................................................................................... 81 3.4.4. La encuesta.................................................................................................... 81 3.4.5. El cuestionario ............................................................................................... 82 3.4.6. Recolección de datos ................................................................................... 83 3.4.7. Diseño de la herramienta de investigación ............................................... 83 3.5. Recursos: fuentes, cronograma, presupuesto para recolección de datos .. 91 3.5.1. Fuentes. .......................................................................................................... 91 3.5.2 Cronograma .................................................................................................... 91 3.5.3. Presupuesto ................................................................................................... 93 3.6. Tratamiento a la información – procesamiento y análisis .............................. 93 3.7 Presentación de Resultados. ............................................................................. 113 CAPITULO IV ....................................................................................................... 115 LA PROPUESTA........................................................................................................... 115 V
4.1. Título de la Propuesta........................................................................................ 115 4.2. Justificación. ........................................................................................................ 115 4.3. Objetivo General................................................................................................. 118 4.4. Objetivos Específicos. ....................................................................................... 118 4.5. Hipótesis de la Propuesta ................................................................................. 118 4.6. Listado de contenidos de la Propuesta ........................................................... 118 4.7. Desarrollo de la Propuesta. .............................................................................. 119 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 169 GLOS ARIO DE TERMINOS ........................................................................... 171 FUENTES BIBLIOGRAFICAS .............................................................................. 181
VI
INDICE DE TABLAS Tabla No1
Análisis Foda del problema
15
Tabla No 2
Operacionalización de las variables
20
Tabla No 3
Métodos de Investigación
72
Tabla No 4
Población
77
Tabla No 5
Muestra
79
Tabla No 6
Cronograma
92
Tabla No7
Presupuesto
93
Tabla No 8
Ejecución de Procedimientos
95
Tabla No 9
Confirmación de cuentas
96
Tabal No 10
Mecanismos formales de revisión
97
Tabla No 11
Revisiones periódicas
98
Tabla No 12
Responsables del control interno
99
Tabla No 13
Manejo del riesgo
100
Tabla No 14
Existencia de controles independientes de revisión
101
Tabla No 15
Existencia de sistema de información integral
102
Tabla No 16
Mecanismos de revisión que mejoren las funciones 103
Tabla No 17
Aplicación de manuales
104
Tabla No 18
Procedimientos de Auditoría interna
105
Tabla No 19
Capacitaciones al personal
106
Tabla No 20
Líneas de autoridad y responsabilidad
107
Tabla No 21
Evaluaciones de desempeño al personal
108
Tabla No 22
Existencias de manuales
109
Tabla No 23
Revisiones efectivas y oportunas
110
Tabla No 24
Implementación de manuales de control
111
Tabla No 25
Flujograma de procesos ayuda a la revisión
112
VII
INDICE DE GRAFICOS Grafico No 1
Árbol del problema
6
Grafico No 2
Árbol de objetivos
14
Grafico No 3
Clasificación de la contabilidad
45
Grafico No 4
Enfoques de la auditoria
45
Grafico No 5
Clasificación de la NAGAS
49
Grafico No 6
Principios de Control interno
52
Grafico No 7
Tipos de Control
53
Grafico No 8
Áreas de Control
54
Grafico No 9
Elementos del control interno administrativo
59
Grafico No 10
Cuadro comparativo entre el COSO I Y EL COSO II
64
Grafico No 11
Contenido del Manual de Control Interno
67
Grafico N0 12
Ventajas del uso del Flujograma
71
Grafico No 13
Instrumentos de recolección de datos
80
Grafico No 14
Existencias de controles internos
95
Grafico No 15
Confirmación de cuentas
96
Grafico No 16
Mecanismos formales de revisión
97
Grafico No 17
Revisiones en tiempo real
98
Grafico No 18.
Responsables del control interno
99
Grafico No 19
Asesoría departamento auditoría interna
100
Grafico No 20
Existencia de controles independientes de revisión
101
Grafico No 21
Existencia de sistema de información integral
102
Grafico No 22
Mecanismos de revisión que mejoren las funciones
103
Grafico No 23
Aplicación de manuales
104
Grafico No 24
Procedimientos de Auditoría interna
105
Grafico No 25
Capacitaciones al personal
106
Grafico No 26
Líneas de autoridad y responsabilidad
107
VIII
Grafico No 27
Evaluaciones de desempeño al personal
108
Grafico No 28
Existencias de manuales
109
Grafico No 29
Revisiones efectivas y oportunas
110
Grafico No 30
Implementación de manuales de control
111
Grafico No 31
Flujograma de procesos ayuda a la revisión
112
IX
ÌNDICE DE IMÁGENES
Imagen No 1: Producción del camarón………………………………..………….7 Imagen No 2: Fotografía tomada en Google Earth ……………………..…….16 Imagen No 3. Constitución Política del Ecuador…………………….………....28 Imagen No 4 Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero…………………………....32
X
ÍNDICE DE CITAS
Rodrigo Estupiñan Gaitán (2006) http:// www.bce.fin.ec
1-56-70-71 2
Cooper y Lybrand (1997)
10
http://repositorio.utmachala.edu.ec http:// metodologia02.blogspot.com/p/operacionalización de variables
11
Balestrini (1998)
24
Mantilla, 2005
19
25-26-116
http://campusvirtualcsf.org/blogs
27
Elizabeth Bravo-Acción ecológica-http: // wwwmedualter.org
27
INEFAN
27
http://www.dirnea.org
29-41
Ley 99-13 registro oficial no 245
29
http://www.cib.espol.edu.ec.
41
Flores (2009)
42
Robert y Meigs (1992)
43
Catacora 1998
43
http:// www.promonegocios.net/contabilidad
44
http://micursodecontabilidad.com
45
Benjamin (2007)
48 XI
Alvin A. Arens, Randal J. Mark S. (2007) Acuerdo 039 2009 Normas de control interno para entidades, organismo del sector publico
48-57-68 50
Mantilla,S (2008)
51
HTTP:// fcca.unicauca.edu.com – clasificación del control interno
58
Guzmán, D.V. Pintado, M.A (2012)
59
ANGAMARCA ruc. Gordillo D.P. (2012)
60-67
XII
CARTA DE CERTIFICACIÓN DEL TUTOR En mi calidad de Tutora del Proyecto de Investigación, nombrada por el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Administrativas de la Universidad Laica Vicente Rocafuerte de Guayaquil, CERTIFICO: Haber dirigido, revisado y analizado el Proyecto de Investigación con el Tema “DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO Y FLUJOGRAMA DE PROCESOS APLICADO AL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE CAMARONERA LEBAMA S.A.” presentado previo a la obtención del título del INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA - CPA El mismo que considero debe ser aceptado por reunir
los requisitos
necesarios.
Presentado por la Egresada: Srta. Jessica Baque Figueroa
C.I.0924939945
_____________________________ Msc. Econ. Rosa Ordoñez Vivero, CPA Tutora del Proyecto de Investigación
XIII
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA Y CESIÓN DE DERECHOS DE AUTOR
Yo, Jessica Viviana Baque Figueroa declaro bajo juramento que la autoría del presente trabajo me corresponde totalmente y me responsabilizo con los criterios y opiniones que en el mismo se declaran, como producto de mi investigación. De la misma forma, cedo los derechos de autor a la UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL, según lo establecido por la Ley de la Propiedad Intelectual por su reglamento y normatividad institucional vigente.
_____________________ Jessica Baque Figueroa C.I. 0924939945
XIV
AGRADECEMIENTO Agradezco a Dios por haberme otorgado la vida, salud sabiduría
y
necesaria para poder desarrollar este proyecto,
logrando con esto culminar una de las tantas metas que gracias a él he podido cumplir.
A mis padres, Félix y Petita que gracias a su apoyo, económico y moral han logrado inculcar en mí el valor de la perseverancia y la responsabilidad, en especial a mi madre por haberme apoyado durante todas esas largas noches de estudio durante toda mi vida estudiantil.
A mi pequeño hijo, Sebastián que a tan corta edad tuvo que comprender y sacrificar valioso tiempo durante estos cinco años que estuve desarrollando esta carrera. Tiempo que no pude otorgarle a él, pero que en recompensa le enseñará el valor de una meta, de un objetivo, de poder algún día llegar más lejos que yo.
A
mí
amiga Marybell Galarza que
gracias a su apoyo y
experiencia, compartió conmigo conocimientos y enseñanzas aplicadas en el desarrollo de este proyecto.
XV
De manera especial a mi Tutora de Proyecto de Investigación, Msc. Econ. Rosa Ordoñez, por toda su ayuda y dedicación necesarias para el desarrollo de este proyecto.
A la Universidad Laica Vicente Rocafuerte, docentes, amigos que a lo largo de esta etapa estuvieron acompañándome, y brindándome la oportunidad de forma parte de tan prestigiosa institución, formándome con sus valores éticos y profesionales. Jessica Baque Figueroa
XVI
DEDICATORIA
En primer lugar a Dios por su bendición y su compañía a lo largo de mi vida, por darme esa fortaleza y no dejarme caer en los momentos difíciles que se presentan en la vida.
A
mis
padres
por
estar
a
mi
lado
apoyándome
y
acompañándome en cada meta, en cada objetivo que gracias a ellos he podido cumplir.
A mí amado hijo Sebastián, que al llegar a mi vida me dio la motivación para seguir luchando por ser una profesional, por darme
un motivo por el cual debería luchar de ahora en
adelante, por enseñarme que es hora de pensar que no estoy sola, por enseñarme que debo de luchar por los dos, ahora y siempre.
Jessica Baque Figueroa.
XVII
DISEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO Y FLUJOGRAMA DE PROCESOS APLICADO AL DEPARTAMENTO DE AUDITORÍA INTERNA DE CAMARONERA LEBAMA S.A.
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación fue desarrollada con el objetivo de diseñar un manual de control interno
para Camaronera Lebama S.A.
Es de suma
importancia tener un buen sistema de control interno en las organizaciones, actividad que se ha incrementado en los últimos años, debido a lo práctico que resulta medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos. Es bueno resaltar, que la empresa que aplique controles internos en sus operaciones, la conducirá a conocer la situación real de las mismas, es por eso, la importancia de tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre su gestión.
XVIII
INTRODUCCIÒN A finales de la década del 60 se dio inicio a la industria camaronera en el Ecuador, y
con ella nació una de las industrias de mayor crecimiento y
tecnificación en nuestro país. La misma ha evolucionado a través de más de tres décadas, enfrentando problemas tales como enfermedades, falta de financiamiento, sobre-oferta mundial del producto, así
como también,
produciendo grandes beneficios para los involucrados en esta rama productiva y para el país en general como fuente generadora de divisas y empleo, gracias a las bondades climáticas y la gestión de los empresarios camaroneros. No obstante, desde la aparición del virus de la mancha blanca (o WSSV por sus siglas en
inglés), el sector camaronero ha venido
perdiendo su dinamismo, debido también al incremento de la competencia mundial.
El mundo moderno en el cual se desarrollan los negocios ha obligado a que todas las empresas busquen ser productivas y competitivas, en tal virtud requieren contar con instrumentos y mecanismos
que brinden una base
firme para la toma de decisiones.
La constante evolución tecnológica obliga a los dueños de empresas, a estar día a día en constante evolución en la mejora de los procesos de producción para poder ser competitivo y lograr que sus empresas obtengan utilidad, aun más todas la empresas deben contar con un sistema contable que permita XIX
realizar sus operaciones de manera eficiente y eficaz, reduciendo el riesgo de presentar inconvenientes en los servicios que prestan.
La Empresa que aplique controles internos en sus operaciones, la conducirá a conocer la situación real de las mismas, por eso, es importante tener una planificación que sea capaz de verificar que los controles se cumplan para darle una mejor visión sobre sus operaciones
La presente investigación tiene como objetivo diseñar un manual de control interno y un flujograma de procesos en la CAMARONERA LEBAMA S.A, con el
fin de poder mejorar los procesos de revisión y control de las
operaciones contables - financieras y en un plazo determinado y prevenir a corto o largo plazo situaciones que pueda afectar a los intereses económicos, o el logro de los objetivos y metas de la empresa
Este trabajo comprende cuatro capítulos desarrollados de la siguiente manera:
El primer capítulo corresponde al planteamiento del problema, los objetivos generales y específicos y la justificación del porque se elabora el presente trabajo, considerando variables, hipótesis y límites. El segundo capítulo describe brevemente los antecedentes históricos del sector camaronero y el marco teórico referencial y legal de la investigación. XX
El tercer capítulo resume en forma general la creación de la empresa, su estructura orgánica y funcional y los métodos de investigación. El cuarto capítulo es la propuesta en sí, su justificación, objetivo hipótesis y el impacto del beneficio que se obtendrá al diseñar un manual de control interno que facilite los pasos a seguir para realizar una revisión de calidad.
XXI
CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1 Tema ANÁLISIS DE LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO CAMARONERA
LEBAMA
S.A.
SOBRE
LA
REVISION
EN LA DE
LA
INFORMACION CONTABLE – FINANCIERA. En la actualidad el mundo de los negocios se encuentra rodeado de riesgos, de oportunidades y amenazas, las cuales no se puede evitar pero podemos implementar sistemas de control interno que nos ayuden a prevenir esos riesgos, controles que ayuden a desarrollar los procesos contables y financieros de manera apropiada evitando fraudes causados en ocasiones por los mismos empleados, todo esto depende de un buen control interno. Las organizaciones medianas, grandes o pequeñas deben preocuparse en mantener un buen ambiente de control, todo esto es necesario para que los empleados se sientan seguros y comprometidos con la organización a la cual prestan sus servicios. El sistema de control interno de una compañía tiene un rol clave en la administración de los riesgos que son significantes para el cumplimiento de sus objetivos de negocio1
1
Rodrigo, Estupiñan Gaitán, (2006) “Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y COSO II” ECOE EDICIONES Bogotá – Colombia. Pág. 19
1
Un ambiente adecuado de control interno estimula las tareas del personal con respecto al control de sus actividades. El personal es la esencia de cualquier entidad, al igual que sus atributos individuales como la integridad, valores éticos y el ambiente donde operan. 1.2. Planteamiento Del Problema 1.2.1. Contextualización Debido a la alta rentabilidad del sector camaronero se debe tener en cuenta que un manejo adecuado de la información es indispensable, por lo que la gerencia necesita tener un mejor nivel de control interno para evitar fraudes o desfalcos dentro de la empresa. La crianza de camarón es uno de los sectores con mayor crecimiento en muchas partes del mundo y también uno de los más controversiales, la rápida expansión de este sector genera ingresos para muchos países pero viene acompañado por una creciente preocupación por los impactos ambientales y sociales. “Las exportaciones de camarón entre enero y julio del 2012
dejan a
Ecuador ingresos de 741,9 millones de dólares; un 9% más que en el período del 2011, cuando las ventas de este marisco cifraban 680,5 millones de dólares2 “ Para que una empresa pueda desarrollarse como tal debe estar basada en un sistema contable 2
que se rige por normas
y procedimientos que le
http://www.bce.fin.ec/documentos/PublicacionesNotas/Competitividad/Estudios/ae29.pdf
2
permiten a los altos mandos acceder a la información
financiera de la
empresa. Pero para saber si esta información refleja la situación real de la empresa es necesario que dichos procesos contables y financieros sean sometidos a revisión por parte de auditoría interna para posteriormente llegar a una auditoría externa.
Por ello es la importancia de los controles internos ya que es necesario que todos los pasos del sistema contable se encuentren ligados y se los realice secuencialmente, de tal manera que se logre cumplir con sus objetivos: esto es que funcione eficiente y eficazmente. Además de contribuir a la seguridad del sistema contable que se utiliza en la empresa evaluando los procesos no solo administrativos sino también operativos, detectando irregularidades y contribuye además a la solución factible evaluando los niveles de autoridad.
Basada en lo expuesto anteriormente se considera un análisis procesos de auditoría interna
de los
que se realizaron en el año 2012 en
Camaronera Lebama S.A. y posteriormente realizar el diseño de un manual de control de interno que sirva de base para mejorar los procesos contables disminuyendo los riesgos de fraude en la empresa 1.2.2. Análisis Del Problema Problema:
3
Deficientes procesos para realizar la auditoría interna de las operaciones contables – financieras en Camaronera Lebama S.A. A.- CAUSAS Causas a primer nivel: Falta de capacitación constante en materia de auditoría al personal involucrado en esta área. No existe un manual de control interno ni un flujograma con procesos específicos, para el control interno de las operaciones administrativas y financieras Desactualización de las normas internas con las que
cuenta la
empresa en la gestión administrativa. Causas a segundo nivel: Desconocimiento de los nuevos procedimientos y leyes efectivas para auditoría interna. Desorden e ineficacia en los procesos de revisión e interpretación errónea de los resultados de auditoría. Obsoleta guía de planificación y control con resultados ineficientes y poco confiables B.- EFECTOS Efectos de primer nivel Falla en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control interno de la organización.
4
Falta de coordinación en la entrega de información de los departamentos de compras, inventarios y Recursos Humanos. Complejidad a la hora de establecer responsabilidades en procesos erróneos. Efectos de segundo nivel Deficiente revisión de transacciones, procedimientos contables o reportes emitidos. Presentación inoportuna de los Estados Financieros a los altos mandos. Incumplimiento de las normativas externas, y generador de multas en obligaciones tributarias. Efectos de tercer nivel Violación involuntaria de controles establecidos, controles que son desconocidos por los empleados Retraso en la toma de decisiones gerenciales
5
ARBOL DEL PROBLEMA Dificultad en la toma de medidas correctivas.
Violación involuntaria de controles establecidos, pero desconocidos por los empleados
Retraso en la toma de decisiones gerenciales
Deficiente revisión de transacciones, procedimientos contables o reportes emitidos
Presentación inoportuna de los Estados Financieros a los Altos Mandos
Incumplimiento de las normativas externas y generador de multas en obligaciones tributarias
Falla de ejecución de funciones que son parte de la estructura del control interno de la organización
Falta de coordinación en la entrega de la información de los departamentos relacionados
Complejidad a la hora de establecer responsabilidades en procesos erróneos.
DEFICIENTE PROCESO DE CONTROL INTERNO EN LAS OPERACIONES CONTABLE – FINANCIERA EN CAMARONERA LEBAMA S.A.
Falta de capacitación constante en el área de auditoría interna.
No existe manual ni flujograma de procedimientos administrativos para el control de las operaciones de diario.
Desactualización de las normas interna en la gestión administrativa.
Desconocimiento de nuevos procedimientos y leyes efectivas de auditoría interna
Desorden e ineficacia en los procesos de revisión, interpretación errónea de resultados de auditoria
Obsoleta guía de planificación y control con resultados ineficientes y poco confiables
Elaborado por: Fuente:
Jessica Baque Camaronera Lebama
6
1.3. Formulación Del Problema El sector camaronero es hasta cierto punto un negocio a largo plazo por lo que se debe planificar con anterioridad su producción y prever situaciones que puedan poner en riesgo la estabilidad de la empresa, estos riesgos no se pueden
eliminar pero
si pueden minimizar estableciendo procesos
determinados para cada área contable – financiera.
Imagen 1. Producción de Camarón
Uno de los grandes problemas que tienen las personas naturales y empresas, dedicadas al cultivo y comercialización de especies bioacuáticas, es la de no haberse preocupado en programar sus actividades basadas en planes, programas, políticas administrativas y contables, de costos, y financieras, entre otros.
Así como también no han desarrollado procedimientos en las diferentes áreas que faciliten a sus colaboradores un adecuado manejo y desarrollo de cada una de sus actividades
7
¿Cuáles serán las principales dificultades
para el desarrollo del
control
interno en Camaronera Lebama S.A durante el año 2012?
1.4. Delimitación Del Problema Campo:
Contable – Financiero
Área:
Auditoria
Aspecto:
Análisis y diseño
Tiempo:
2012
Marco espacial:
Robles y Chambers Guayaquil – Ecuador
1.5. Justificación de la Investigación En un mercado competitivo como tradicionalmente lo hemos tenido en la Provincia del Guayas, se hace énfasis en la necesidad que surge en las empresas de organizarse y optar por los beneficios que da
el
control
interno; dando como resultado una estructura sólida y eficiente para el desarrollo de todas las empresas en el aspecto socio – económico. En torno a esto, los resultados que se obtienen son más exactos ya que la información será reflejada de manera clara y exacta y toda la información de los Estados Financieros, nos ayudará a visualizar con transparencia el costo real del camarón y generando así la competencia en los mercados mundiales, para potencializar y mejorar el desarrollo de las mismas.
8
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones gerenciales y por tanto, las decisiones financieras. No existe actividad económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable. Ésta aporta un gran cúmulo de conocimientos, los cuales requieren ser aplicados por profesionales de la contabilidad altamente capacitados para realizar desde la más simple hasta la más compleja transacción económica.
La recolección y el procesamiento de los datos contables, comprenden la mayor parte de la función contable. Sin embargo se debe necesariamente complementar en otros aspectos tales como: la presentación de la información que se deriva de dichos datos, en forma apropiada y comprensible y la difusión de la misma entre los socios o individuos a quienes les interese.
Es de vital importancia dejar en claro que no todas las empresas cuentan con un Sistema Contable de Control interno adecuado, un manual que detalle los pasos a seguir para realizar un revisión con resultados que ayuden a mejorar, personas y equipos altamente capacitados y tecnificados; sin embargo todavía se observa cierto descuido al momento de registrar los asientos contables reflejándose así en un mayor porcentaje en las microempresas o empresas pequeñas.
9
El deficiente control de los procesos en las empresas se atribuye
a la
inexistencia de manuales que normalicen las funciones, ya que dentro de las organizaciones los funcionarios responsables no se han preocupado por la elaboración e implementación de un manual de control interno que sirva como guía de procedimientos de revisión
Coopers y Lybrand (1997) afirma lo siguiente: Los consejos y comités de auditoría eficaces deben examinar la integridad y valores éticos de los altos cargos para determinar si el sistema de control interno dispone de los necesarios apoyos críticos. En general, los directivos asignan la responsabilidad de establecer procedimientos de control interno más específicos al personal responsable de las funciones de
cada
unidad,
que
normalmente
tendrá
una
participación directa en la determinación de los procedimientos de control interno específicos para su unidad.
En la actualidad los procesos contables y financieros han mejorado notablemente, se han implementado organismos de control, procesos y departamentos específicos para el control interno de la información contable, sistemas de inventarios y en general controles para todos los procesos realizados en las empresas. Los resultados de estos procesos de auditoría 10
interna serán tan buenos, regulares o malos como lo sean los factores que lo determinan.
La gran parte de las camaroneras en todo el mundo, nacen inicialmente como informales, carecen de proyección, las actividades administrativas y financieras eran adjudicadas y elaboradas por el dueño; En pocas palabras no se conocía con precisión si la camaronera provocaba pérdida o ganancia durante su ejercicio económico3 “La producción de camarón en cautiverio nace aproximadamente por el año de 1962 y la historia destaca que solamente la curiosidad ese instinto maravilloso que caracteriza a la especie humana llego a impulsar un desafío en la intensión de producir camarón en cautiverio4”
Debido a que normalmente el mundo de negocios se encuentra en constante evolución, los resultados de muchas transacciones solo se conocerán en el futuro. No obstante, muchas decisiones sobre los negocios deben tomarse inmediatamente. Es por ello que los gerentes requieren frecuentemente alguna clase de evaluación mediante el cual están en capacidad para conocer el progreso de la organización así como su situación financiera en
3
http://repositorio.utmachala.edu.ec
4
http://repositorio.utmachala.edu.ec
11
un momento determinado todo ello gracias a los procedimientos de control interno en las organizaciones.
Por lo antes mencionado se propone el tema DISEÑO DE MANUAL DE CONTROL INTERNO Y FLUJOGRAMA DE PROCESOS APLICADO AL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA EN LA CAMARONERA LEBAMA S.A., el cual constituye una solución al problema descrito con anterioridad,
por cual se estima que el tema seleccionado reúne todos los aspectos necesarios que exige un estudio de las características y amplitud de este proyecto de investigación. Este proyecto es orientado a un análisis de procesos y la elaboración de un manual de control interno y flujograma de procesos que se adapte a las necesidades de la Camaronera Lebama S.A. 1.6. Objetivo General de la Investigación Analizar los sistemas de control interno que se aplican actualmente en la Camaronera Lebama, y determinar los procesos adecuados, para fortalecer el sistema de control en el área contable – financiera. 1.7. Objetivos Específicos de la Investigación Determinar si los procedimientos de control interno actuales afectan de manera significativa a la organización y al cumplimiento de los objetivos de la Gerencia. Proporcionar una adecuada conexión modular de todos los procesos financieros,
productivos,
y
administrativos
a
través
de
procesos 12
sistematizados para que auditoría interna pueda realizar una revisión de manera adecuada y oportuna.
13
ARBOL DE OBJETIVOS
Analizar los sistemas de control interno que se aplican actualmente en la Camaronera Lebama, y determinar los procesos adecuados de auditoría interna, para fortalecer el sistema de control en el área contable – financiera y administrativa.
General
EFICIENTE PROCESO DE CONTROL EN LAS OPERACIONES DE CAMARONERA LEBAMA S.A.
Específicos
Determinar si existen falencias en los procedimientos de control interno.
Proporcionar una adecuada conexión modular de todos los procesos financieros, productivos, y administrativos
Optimizar recursos en el desarrollo de las actividades para mejorar los procesos de contabilización y entrega de información.
ELABORADO POR: FUENTE:
Procesos sistematizados para que auditoría interna pueda realizar una revisión de manera adecuada y oportuna.
Actualización del plan de cuentas, de acuerdo a un análisis de los costos y gastos
Direccionar de manera adecuada la contabilización de los gastos incurridos.
Jessica Baque Camaronera Lebama
14
1.8. Análisis FODA del Problema en Camaronera Lebama S.A.
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
Falta de capacitación constante en materia de auditoría al personal involucrado en esta área.
Cambios en el hábitat de los camarones –mancha blanca y otras enfermedades.
Posicionamiento No existe un en el mercado manual de control exportador. interno ni un flujograma con procesos específicos, para el control interno de las operaciones administrativas y financieras
No se permite de antemano saber que agua es o no adecuada para cultivo de camarón.
Bajos costos de Insumos
No se pude saber de antemano la calidad de la tierra y su reacción a los fertilizantes.
Amplia Nuevas tecnologías infraestructura langostera para el cultivo de camarón.
Al ser un grupo familiar de camaroneras, se tiene un conocimiento de los procesos de producción de principio a fin, garantizando la calidad del producto Biólogos y Mano de obra indirecta capacitada.
Experiencia e infraestructura de comercialización a exportadores, permite un buen acceso al mercado.
Desactualización de las normas internas con las que cuenta la empresa en la gestión administrativa Menor impacto Alta inversión y sobre manglares y capital de trabajos zonas costeras. necesarios, para operar y obtener ganancias a largo plazo.
Tabla No. 1 Análisis FODA
Elaborado por:
Jessica Baque
Fuente:
Camaronera Lebama
15
1.8.1. Criterios de Evaluación Delimitado.- El análisis de los procesos de control interno se realizara en Camaronera Lebama S.A. ubicado en Ecuador,
sur de la ciudad de
Guayaquil, dirección Robles 109 y Chambers, periodo fiscal 2012.
Imagen No 2.
Fuente: Fotografía tomada con Google earth
Factible.-La empresa proporcionará la información necesaria para ejecutar la investigación de los procesos internos. Concreto.- El análisis se realizará exclusivamente a los procesos de control interno aplicados por el departamento de auditoría a los procesos contables – financieros de la empresa.
16
Original.- Esta clase de proyecto no se ha realizado en esta Camaronera en años anteriores, por lo que los directivos están satisfechos con la idea de esta propuesta. Relevante.- Este proyecto proporcionará a la empresa la capacidad de mejorar
los
económicos
procesos
aplicados
actualmente
obteniendo
resultados
extraordinarios con procesos realizados con pulcritud y
confiabilidad. 1.9. Delimitación de la Investigación Las instalaciones de las camaroneras se encuentra en las Islas del Golfo de Guayaquil, por lo que difícil el acceso al proceso de control en las piscinas La información que es requerida a la Gerencia administrativa tiene retrasos en la entrega. No existen registros de los procesos de control interno realizados con anterioridad 1.10. Identificación de las Variables Para identificar las variables es importante conocer el significado de esta palabra por lo que: CAMPO (2008) propuso: Es todo aquello que puede asumir diferentes valores ya sean cuantitativos o cualitativos susceptibles de medir, controlar y estudiar en una investigación siendo posibles de modificar, 17
cambiar en cantidad o calidad cada variable que estudia un solo aspecto de los contemplados en las hipótesis. (p.19) Dependiente.- Análisis de los procesos de control interno en la Camaronera Lebama S.A. sobre la revisión de la información contable – financiera. Independiente.- Diseño de manual de control interno y flujograma de procesos aplicado al departamento de auditoría interna en la Camaronera Lebama S.A. 1.11. Hipótesis Las hipótesis representan posibles alternativas para plantear un problema. Manhein, H. (1992) manifiesta: “Una hipótesis es una proposición que afirma una supuesta relación entre dos o más cosas. Expresa pues, una relación provisional, conjetural, supuesta o posible. Es posible que se crea o no que es verdadera, pero esto es ajeno a la definición. Tampoco es necesario que existan pruebas que apoyen la hipótesis. (p.69) 1.11.1. Hipótesis General El análisis de los procesos de control interno en Camaronera Lebama S.A. mejoraría los procesos de revisión de la información contable - financiera
18
1.11.2. Hipótesis Particulares ¿Un manual de control interno en Camaronera Lebama ayudará a definir los pasos a seguir para la revisión de los procesos contables financieros? 1.12. Operacionalización de las Variables Las variables son características o atributos que definen diferentes valores, existen muchas formas para clasificar las variables pero en este caso se clasificaran de acuerdo al objeto de este estudio. “Variable: Cualquier característica de la realidad que pueda ser determinada por observación y que pueda mostrar diferentes valores de una unidad de observación a otra”5.
5
http://metodologia02.blogspot.com/p/operacionalizacion-de-variable_03.html
19
Tabla No 2. Operacionalización de las variables
Elaborador por: Fuente:
Variables Dependiente
Jessica Baque Camaronera Lebama
Objetivos Analizar:
Procesos de control interno sobre la revisión de la información contable – financiera.
Dimensiones Analizar : La forma en que se registran las transacciones, contabilizan los costos y gastos.
Indicadores
Supervisión Evaluación
Realización Contabilización de la nómina. Registro de Liquidación de Haberes forma mensualizada.
Diseñar: Independiente Un manual de control interno y flujograma de procesos.
Identificar: Los puestos claves en el registro de información. Las funciones y cada puesto.
Observación Implementación
Elaborar: Listado de procesos a seguir por cada puesto. Flujograma explicativo de los pasos a seguir.
20
1.13. Antecedentes de la Organización Uno de los sectores productivos del Ecuador es el sector camaronero el cual no solo se dedica a la producción interna, también forma parte del sector exportador, tal es el caso de Camaronera Lebama S.A cuya producción es destinada a la venta directa a exportadores SONGA.
Camaronera Lebama S.A. inició sus actividades de explotación de criaderos de camarones el 26 de septiembre de 1980. El domicilio tributario de la compañía se encuentra en Guayaquil, provincia del Guayas, físicamente sus hectáreas de cultivo están ubicadas en el golfo de Guayaquil.
La administración de la compañía
está a cargo del Gerente General y
Gerente Administrativo Sres. Rodrigo Laniado Romero y Alfredo Gagliardo Heinert respectivamente.
Actualmente la empresa continúa sus actividades de crianza y venta de camarones cumpliendo 33 años sirviendo a todos sus clientes.
La empresa considera que ha dado un valioso aporte al sector camaronero del País al ser parte del aparato productivo del mismo. La directiva se encuentra orgullosa porque en el transcurso de este tiempo ha brindado a sus clientes internos y externos la mejor calidad de camarones reconocido a
21
nivel internacional a través de la empresa exportadora SOCIEDAD NACIONAL DE GALAPAGOS SONGA. 1.13.1 Misión Cultivar y comercializar camarón y larvas de camarón aplicando buenas prácticas
de
producción
acuícola
respetando
el
medio
ambiente,
satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, ayudando el desarrollo social de la comunidad y logrando una rentabilidad razonable para los accionistas. 1.13.2. Visión Ser una empresa líder dentro del sector camaronero, con excelente imagen en el mercado, basados en altos índices de calidad, inocuidad, productividad y excelente servicio. 1.13.3. Valores Fe
Humildad
Respeto
Responsabilidad
Honestidad
Lealtad
Solidaridad
1.14.- Utilidad Práctica de la Investigación. Mediante el diseño de un manual de control interno y flujograma de procesos se provee a la organización de un plan de acción mediante el cual se llevara
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a cabo una revisión sólida y completa a los procesos que se desarrollan de manera mensual consolidando la veracidad de la información que se entregara en balances y reportes a gerencia. 1.15.- Quienes serán los beneficiarios Los principales beneficiados con el desarrollo del manual de control interno, a manera general indudablemente es la organización y sus colaboradores ya que gracias a este proyecto se obtendrán indicadores que solucionarán las deficiencias de control interno e implementará nuevos procesos que ayudaran a esclarecer las responsabilidades de cada departamento. De manera específica se beneficiará al departamento de auditoría proporcionándole una herramienta básica para desarrollar con eficacia los controles de todo el proceso administrativo de la empresa.
23
CAPITULO II FUNDAMENTACION TEORICA
2.1. Antecedentes Referenciales de la Investigación En este capítulo se tratará
los aspectos relacionados al control interno,
desde sus inicios hasta su evolución en los años actuales, lo cual aportará en el desarrollo de este proyecto. Balestrini, M. (1998) define el Marco Teórico como: “El resultado de la selección de aquellos aspectos más relacionados con el cuerpo teórico-epistemológico que se asume, referidos al tema específico elegido para su estudio. De allí, que su racionalidad, estructura lógica y consistencia interna, va a permitir al análisis de los hechos conocidos, así como, orientar la búsqueda de otros datos relevantes”. (p.32) 2.1.1. Historia y Evolución del Control Interno en el mundo En la antigüedad las personas sentían la necesidad de controlar sus pertenecías, razón por la cual nacen los números, empezando desde simple cuentas con los dedos de las manos, avanzando con conteos de piedras o palos hasta llegar al desarrollo de verdaderos sistemas numéricos.
24
(Mantilla, 2005) afirma: Primera Generación.- En esta etapa el control interno se basó en acciones empíricas, a partir de los ensayos de error. Esta generación si bien es obsoleta aún tiene una fuerte aplicación generalizada. La principal causa de su insistente aplicación se debe en buena parte a la carencia de profesionalización de quienes tienen a su cargo el sistema de control interno. (p. 25)
En 1807 Napoleón Bonaparte, a través de la corte de cuentas vigilaba los asuntos contables del estado
y le otorgaba atribuciones para investigar,
juzgar y dictar sentencias. Esto sirvió para muchos países de América y Europa. En la segunda generación ya se implentan controles para definir el alcance de las pruebas de auditoría, y esto trae consigo precisar la responsabilidad de la administración, las jefaturas medias, y los comitès de control interno.
Con el pasar del tiempo se fueron creando negocios y la productividad fue en aumento, por lo que se crearon las llamadas agencias sucursales, en donde un mismo dueño poseía varios negocios en diferentes sectores de la ciudad o del país, viéndose forzados a delegar sus funciones en administradores que controlen el giro del negocio. 25
(Mantilla, 2005) afirma: Segunda Generacion.- Se logra imponer extructuras y pràcticas de control interno, especialmente en el sector pùblico, pero desafortunadamente diò una conciencia distorcionada de este, al hacerlo operar muy cerca de la lìnea de cumplimiento (formal) y lejos de lo niveles de calidad (tècnicos) (p. 28).
Con la delegación de funciones nacen los fraudes, auto robos y estafas, surgiendo la necesidad de crear un sistema de control interno que pueda evidenciar los procesos y los resultados de las operaciones diarias de las organizaciones.
Si algo resulta indispensable en nuestras vidas es conocernos a nosotros mismos, de igual manera pasa con las organizaciones, necesitan conocer las fortalezas y debilidades de cada organización, con el ánimo de superar o reforzar esas debilidades, para disminuir los riegos de fraudes.
Podemos entender entonces que la tercera generación del control interno se enfoca en los niveles más altos, directivos y estratégicos y logra garantizar la eficiencia del control interno.
26
“La Auditoria como profesión fue reconocida por primera vez bajo la ley británica de Sociedades Anónimas de 1862. En 1905, la profesión de auditor creció en Inglaterra y su principal objetivo entonces era la detección del fraude.” 6
Es común en todas las empresas la tendencia humana de apartarse de las de reglas establecidas, generalmente, en aquellas donde se siguen procedimientos monótonos y de rutina, de ahí que resulte práctico y conveniente supervisarlo, vigilarlo y revisarlo de manera periódica, trabajo realizado por los auditores internos en las organizaciones. 2.1.2 Historia del camarón en Ecuador. Ecuador apareció como un líder en la acuacultura del camarón en 1969, que fue construida la primera piscina comercial, para 1982 Ecuador ya tenía la mayor área del mundo en producción. En 1987 el Ecuador fue el primer exportador de camarón del mundo, pero en los noventa comienza una baja constante7. Pese a que la producción de camarón es rentable desde el punto económico de sus Gerentes y dueños, afecta nuestras fuentes naturales, ya que los suelos que son usados para las piscinas por más de diez años, no podrán ser utilizados para la agricultura o reforestación del manglar.
6 7
http://campusvirtualcsf.org/blogcsf/Ejercito/Lecturas/CI-Historia.pdf Elizabeth Bravo – Acción Ecológica- http://www.edualter.org/material/sobirania/enlace7.pdf
27
Hace más de 30 años se inició la destrucción de los manglares para construir piscinas en playas y bahías. Según datos del ex INEFAN8 en enero del 2000 había 207.000 hectáreas de camaroneras, aunque la Cámara Nacional de Acuacultura sostiene que eran apenas 170.000 hectáreas. En todo caso, sólo 50.454 hectáreas operan lícitamente. El resto son ilegales. 2.2. Marco Legal El cultivo del camarón está regido por el "Reglamento para Cría y Cultivo de Especies Bioacuáticas", promulgado mediante Decreto Ejecutivo Nº 1062 (Registro Oficial 262, de 2 de septiembre de 1985). Además, se han emitido varios acuerdos ministeriales que se refieren al comercio, importación de postlarvas, control de calidad de los productos de exportación, a la implantación de vedas (diciembre-febrero de cada año), las mismas que incluyen
la
prohibición
de
pescar
postlarvas
y
reproductores.
Ecuador mantiene un sistema de control de calidad altamente reconocido. Ha cubierto las exigencias de la FDA, del Departamento de Veterinaria de la Unión Europea, de organizaciones de protección al consumidor de Japón y de organizaciones de inspección de Canadá. El 100% de las plantas procesadoras de camarón cumplen con todas las normas nacionales e internacionales de calidad, con el sistema HAACP (Análisis de Riesgos y
8
INEFAN: Instituto Ecuatoriano Forestal y de Áreas Naturales, reemplazado más tarde por la Dirección Forestal del Ministerio del Ambiente
28
Puntos Críticos de Control) y con los requerimientos de los compradores. 9 Todas las actividades que se realizan tanto en el Ecuador como en los demás países del mundo están reguladas por leyes aplicables en ciertos casos de manera mundial, regional o a nivel de países. Entre las instituciones relacionadas con el sector camaronero y el progreso de la actividad acuícola están
la CNA (Cámara Nacional de Acuacultura),
Instituto Nacional de Pesca (INP) y la corporación de promoción de exportaciones e inversiones (CORPEI), las cuales brindan asistencia técnica y estadística al este sector. Las instituciones mencionadas regulan y controlan la actividad pesquera y actividades conexas que se realizan con el fin de aprovechar los recursos bioacuáticas existentes en el mar territorial, en las aguas marítimas interiores, ríos, lagos o canales naturales y artificiales.10 El artículo 20 de la Ley de Gestión Ambiental11 determina que para el inicio de toda actividad que suponga riesgo ambiental se deberá contar con la licencia respectiva, otorgada por el ministerio del ramo. Hoy más que nunca la Cámara Nacional de Acuacultura se ha preocupado por el Ecosistema de tierras altas debido a la nueva modalidad de cultivo de camarón con agua de pozo salobre y ha elaborado un proyecto de ley para
9
www.fao.org - Organización de las Naciones Unidas para la Agricultura y la Alimentación
10 11
http://www.dirnea.org Ley 99-13, publicada en el registro oficial No. 245 del 30 de julio de 1999. Codificación 2004-019.
29
regular y normar todos los avances de los inversionistas que quieran incurrir en esta ocupación. Los involucrados en este mercado desde sus inicios se han preocupado en difundir la necesidad de proteger el medio ambiente y el ecosistema por lo que
además las CNA están sujetas a otras normas que se menciona a
continuación: 2.2.1. Constitución Política de la República del Ecuador
Imagen No 3. Constitución Política del Ecuador Fuente: Google
Esta constitución fue aprobada mediante consulta pública el 28 de septiembre del 2008 y publicada en el Registro Oficial 449 del 20 de octubre del 2008. En varios títulos y capítulos de esta constitución se hace referencia a la necesidad de conservar el ambiente y ser responsable con el ambiente y las personas de las actividades productivas que manejamos. Es una constitución que incluye derechos para la naturaleza, lo cual la constituye en una
30
constitución pionera en el tema ambiental. A continuación los principales artículos:
Título II, Capítulo segundo, sección segunda (ambiente sano). Artículo 14: Se reconoce el derecho de la población a vivir en un ambiente sano y ecológicamente equilibrado, que garantice la sostenibilidad y el buen vivir. Artículo 15: Se declara de interés público la preservación del ambiente, la conservación de los ecosistemas, la biodiversidad y la integridad del patrimonio genético del país, la prevención del daño ambiental y la recuperación de los espacios naturales degradados. El Estado promoverá, en el sector público y privado, el uso de tecnologías ambientalmente limpias y de energías alternativas no contaminantes y de bajo impacto. La soberanía energética no se alcanzará en detrimento de la soberanía alimentaria, ni afectará el derecho al agua. Se prohíbe el desarrollo, producción, tenencia, comercialización, importación, transporte, almacenamiento y uso de armas químicas, biológicas y nucleares, de contaminantes orgánicos persistentes altamente tóxicos, agroquímicos internacionalmente prohibidos, y las tecnologías y agentes biológicos experimentales nocivos y organismos genéticamente modificados perjudiciales para la salud humana o que atenten contra la soberanía
31
alimentaria o los ecosistemas, así como la introducción de residuos nucleares y desechos tóxicos al territorio nacional.12 Capítulo Séptimo (derechos de la naturaleza) Artículo 71.- La naturaleza o Pacha Mama, donde se reproduce y realiza la vida, tiene derecho a que se respete integralmente su existencia y el mantenimiento y regeneración de sus ciclos vitales, estructura, funciones y procesos evolutivos. Toda persona, comunidad, pueblo o nacionalidad podrá exigir a la autoridad pública el cumplimiento de los derechos de la naturaleza. Para aplicar e interpretar estos derechos se observaran los principios establecidos en la Constitución, en lo que proceda. El Estado incentivará a las personas naturales y jurídicas, y a los colectivos, para que protejan la naturaleza, y promoverá el respeto a todos los elementos que forman un ecosistema. Sección séptima: Biósfera, ecología urbana y energías alternativas Art. 414.- El Estado adoptará medidas adecuadas y transversales para la mitigación del cambio climático, mediante la limitación de las emisiones de gases de efecto invernadero, de la deforestación y de la contaminación atmosférica; tomará medidas para la conservación de los bosques y la vegetación, y protegerá a la población en riesgo.
12
Constitución política del Ecuador
32
2.2.2. El Código de Policía Marítima Sanciona con multa y pena de privación de libertad de hasta noventa días a quienes ocupan temporalmente o permanentemente zonas de playa y bahía sin la correspondiente autorización del Ministerio de Defensa, autorización que jamás puede darse si en el área concesionada se atenta contra el manglar. 2.2.3. Ley orgánica de la salud. Ley 67. Registro Oficial Suplemento 423 del 22 de diciembre del 2006. En varias partes esta Ley determina la obligación de industrias y personas naturales de tratar los desechos y no contaminar. Así tenemos los artículos más importantes: Art. 103.- Se prohíbe a toda persona, natural o jurídica, descargar o depositar aguas servidas y residuales, sin el tratamiento apropiado, conforme lo disponga en el reglamento correspondiente, en ríos, mares, canales, quebradas, lagunas, lagos y otros sitios similares. Se prohíbe también su uso en la cría de animales o actividades agropecuarias. Los desechos infecciosos, especiales, tóxicos y peligrosos para la salud, deben ser tratados técnicamente previo a su eliminación y el depósito final se realizará en los sitios especiales establecidos para el efecto por los municipios del país.
33
Para la eliminación de desechos domésticos se cumplirán las disposiciones establecidas para el efecto. 13 Las autoridades de salud, en coordinación con los municipios, serán responsables de hacer cumplir estas disposiciones. Art. 104.- Todo establecimiento industrial, comercial o de servicios, tiene la obligación de instalar sistemas de tratamiento de aguas contaminadas y de residuos tóxicos que se produzcan por efecto de sus actividades. Las autoridades de salud, en coordinación con los municipios, serán responsables de hacer cumplir esta disposición. 2.2.4. Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero. Codificación 2005-007
Imagen No.4 Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero
Esta Ley determina que los recursos bioacuáticos existentes en el mar territorial, en las aguas marítimas interiores, en los ríos, en los lagos o canales naturales y artificiales, son bienes nacionales cuyo racional
13
. Ley orgánica de la salud. Ley 67, Registro Oficial Suplemento 423 del 22 de diciembre del 2006.
34
aprovechamiento será regulado y controlado por el Estado de acuerdo con sus intereses. Se entenderá por actividad pesquera la realizada para el aprovechamiento de los recursos bioacuáticas en cualquiera de sus fases: extracción, cultivo, procesamiento y comercialización, así como las demás actividades conexas contempladas en esta Ley. Esta Ley clasifica las actividades pesqueras desde la extracción hasta la comercialización. En el artículo 20, en el segundo inciso determina que la fase de cultivo de las especies bioacuáticas comprende el desove, cría y producción de las mismas, los que se realizarán cuidando de no interrumpir el proceso biológico en su estado natural y de no atentar contra el equilibrio ecológico con el objeto de obtener una producción racionalizada. El artículo 43 determina que son obligaciones de las personas naturales o jurídicas que ejerzan cualquiera de las actividades determinadas en este Título: a) Capturar sólo las especies bioacuáticas cuya pesca esté permitida; b) Sujetarse a la reglamentación sobre tamaño, períodos de veda y otras disposiciones relacionadas con la protección de los recursos, manejo de los mismos y la técnica, higiene y calidad de la producción; c) Facilitar, a los funcionarios que controlan la actividad pesquera, el libre acceso a sus instalaciones, naves, muelles y cualquier otra dependencia,
35
proporcionándoles la información que requieran para el cumplimiento de sus obligaciones; d) Utilizar los equipos o sistemas aconsejados por la técnica para evitar la contaminación ambiental; e) Llevar la contabilidad general y la de costos industriales en los casos pertinentes y permitir que sean examinadas por las correspondientes autoridades del Estado; y, f) Los demás que determinan la ley, los reglamentos y regulaciones sobre la materia. Art. 44.- Prohíbase: a) La pesca con métodos ilícitos tales como el empleo de materiales tóxicos, explosivos y otros cuya naturaleza entrañe peligro para la vida humana o los recursos bioacuáticas, así como llevar a bordo tales materiales; b) Destruir o alterar manglares; c) Instalar viveros o piscinas en zonas declaradas de reserva natural; d) Conducir aguas servidas, sin el debido tratamiento, a las playas y riberas del mar, ríos, lagos, cauces naturales y artificiales u ocasionar cualquier otra forma de contaminación; e) Abandonar en las playas y riberas o arrojar al agua desperdicios u otros objetos que constituyen peligro para la navegación, la circulación o la vida14
14
Ley de Pesca y desarrollo pesquero. Codificación 2005-007
36
f) Llevar a bordo o emplear sistemas de pesca diferentes a los permitidos; g) Utilizar las embarcaciones de pesca para fines no autorizados, excepto en circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito; y, h) Vender o transbordar a barcos no autorizados, parte o la totalidad de la pesca.
2.2.5. Reglamento General a la Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero. Título II De la cría y cultivo de especies bioacuáticas Disposiciones generales Art. 68.- El cultivo y cría de especies bioacuáticas comprende las fases de desove, cría y reproducción de las mismas, las que se realizarán cuidando de no interrumpir el proceso biológico en su estado natural con el objeto de obtener una producción racionalizada. Art. 69.- El cultivo y cría de especies bioacuáticas en aguas de mar, fondos marinos, zonas intermareales, tierras altas sin vocación agrícola, cuerpos de aguas interiores y continentales, técnicamente permisibles, utilizando todos los sistemas artificiales y naturales que aseguren la explotación racional del ciclo vital de las especies, estará identificado bajo la denominación de Piscicultura o Acuacultura y a las personas dedicadas a esta actividad como piscicultores o acuacultores15
15
Reglamento General a la Ley de Pesca y Desarrollo pesquero.
37
Art. 70.- Áreas técnicamente permisibles son aquellas que sin afectar el sistema ecológico ni transformar la estructura orgánica del terreno, reúnen las condiciones químicas, físicas y biológicas para la explotación controlada de especies bioacuáticas. La actividad acuícola no debe afectar áreas declaradas como parques nacionales, de reserva de cualquier índole, zonas influenciadas por programas de riego para agricultura o de desarrollo habitacional. Art. 71. - Zona de playa y bahía, es la zona intermareal que está alternativamente cubierta y descubierta por el flujo y reflujo (pleamar y bajamar), de las aguas del mar, desde el nivel medio de los bajamares de sicigia, hasta el nivel medio de las pleamares de sicigia, computados en un ciclo nodal de 18.61 años. Art. 72.- De conformidad con lo dispuesto en la Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero, para dedicarse a la cría y cultivo de especies bioacuáticas se requiere la correspondiente autorización otorgada por el Subsecretario de Recursos Pesqueros. Cuando se trate de ejercer dicha actividad ocupando zonas intermareales consideradas como bienes nacionales de uso público (zonas de playa y bahía), la concesión de ocupación es obligatoria con sujeción a lo dispuesto en este título, Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero, Código de Policía Marítima y Ley de Aguas. En este caso, el acuerdo que otorgue la concesión incluirá la autorización para dedicarse a la actividad acuícola.
38
Art. 73.- En las construcciones de piscinas y viveros se dejarán franjas o zonas de retiro no menores de 500 metros medidos desde el límite de aquéllas hasta el borde de las áreas agropecuarias, con el fin de proteger los cultivos agrícolas de las influencias salinas del agua y a la acuacultura del peligro que representa la utilización de insumos químicos en la agricultura. En igual forma se dejarán zonas de separación transitables entre las piscinas y viveros de por lo menos 4 metros.
2.2.6. Decreto Ejecutivo 1391. Reformas al reglamento General de Aplicación de la Ley de Pesca y Desarrollo Pesquero y Texto Unificado de Legislación Pesquera. A través de este decreto se permite que los concesionarios de zonas de playa y bahía que hubieren ocupado un área mayor a la concedida, las personas naturales y jurídicas que ocuparen zona de playa y bahía sin el correspondiente Acuerdo Interministerial de Concesión ; y los adjudicatarios de zonas de playa y bahía otorgados por el Instituto de Reforma Agraria y Colonización o el Instituto Nacional de Desarrollo Agrario, deberán regular tales ocupaciones, de conformidad con los requisitos establecidos.
Este reglamento no permite regularizar en Áreas Protegidas, y plantea condicionamientos para la regularización.
39
En la sexta disposición se reforma el artículo 60 del Reglamento de Derechos por Servicios Prestados por la autoridad Marítima nacional o por las Capitanías de Puerto de la república, estableciéndose que para la ocupación de zona de playa y bahía para la cría y cultivo de especies bioacuáticas se deberá pagar anualmente, por las primeras 10 ha USD 00; y sobre el excedente USD 25,00 por hectárea. En la Séptima disposición este decreto determina que en el plazo de un año las personas naturales y jurídicas deben obtener el respectivo permiso ambiental para continuar operando. 2.2.7. Procedimiento para el registro de generadores de desechos peligrosos. Gestión de desechos peligrosos previo al licenciamiento ambiental, y para el transporte de materiales peligrosos. Acuerdo Ministerial 026, publicado en el Registro Oficial 334 del 12 de mayo del 2008. Toda persona natural o jurídica que maneje desechos peligrosos deberá registrarse en el Ministerio del Ambiente.
Este reglamento determina el
procedimiento, los códigos y matrices para el registro y seguimiento. 2.2.8. El Reglamento para la cría y cultivo de especie bioacuáticas Orientado hacia la formalización de la actividad acuícola prohíbe a quienes a ella se dedican destruir o afectar manglares sancionando a los infractores 16
16
Reglamento para la cría y cultivo de especies bioacuáticas
40
con multas indexadas, prisión
de hasta noventa días y la consecuente
revocatoria de la concesión. 17 La DIRNEA (Dirección Nacional de los espacios Acuáticos) El antecedente de la Autoridad Marítima Nacional lo constituye la inspección de la Marina Mercante, creada mediante Decreto No. 116 del 25 de Enero de 1951, publicado en el Registro Oficial No. 735 del 9 de Febrero de 1951. Ejecutar las actividades relacionadas con la seguridad de los espacios acuáticos, mediante la gestión de la seguridad en la navegación, la salvaguarda de la vida humana en el mar y el ordenamiento del borde marino costero y fluvial a fin de contribuir a la defensa de la soberanía y la integridad territorial y, con su contingente apoyar al desarrollo nacional y la seguridad pública y del estado. 2.2.9. Acuerdos y Organizaciones Internacionales Ecuador es miembro de la Organización Mundial del Comercio (OMC) y del Área de Libre Comercio de las Américas (ALCA). Además, es uno de los miembros
de
la Comunidad
Andina
de
Naciones
(CAN).
Ecuador también es parte de la Convención sobre el Comercio Internacional de Especies en Peligro de Fauna y Flora Silvestre (CITES) y de la Convención sobre Diversidad Biológica
(CBD) y del Protocolo de
Bioseguridad.
17
http://www.cib.espol.edu.ec/Digipath/D_Tesis_PDF/D-31070.pdf
41
Por último, Ecuador firmó en 2001 un Convenio marco de cooperación pesquera y acuícola con Perú, en el cual ambos países acuerdan promover la ayuda mutua en materias científicas, tecnológicas, administrativas y fiscales, para asegurar el uso sostenible de los recursos hidrobiológicos.18 2.3. Marco Conceptual. 2.3.1. Contabilidad: Concepto La contabilidad es una ciencia que proporciona información acerca de las transacciones que se realizan diariamente en las todas las empresas grandes o pequeñas, y de todos los sectores productivos del país.Tiene varias conceptos y ramas de aplicación, entre ellas las siguientes: FLORES, L (2009) manifiesta que: Contabilidad Financiera.-
Es la técnica mediante la
cual se recolectan, se clasifican, se registran y se informa de las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad económica. La función principal de la contabilidad financiera es la elaboración de informes de uso externo basado en los aspectos
históricos. Generalmente estos informes
son preparados para uso de los bancos, instituciones financieras y proveedores (p.17)
18
www.fao.org. // Departamento de pesca y Acuicultura.
42
(Robert y Meigs, 1992) nos dice que “La contabilidad es el lenguaje que utilizan los empresarios para poder medir y presentar los resultados obtenidos en el ejercicio económico, la situación financiera de las empresas, los cambios en la posición financiera y/o en el flujo de efectivo” (Catacora,1998) “La contabilidad tiene diversas funciones, pero su principal objetivo es suministrar, cuando sea requerida o en fechas determinadas, información razonada, en base a registros técnicos, de las operaciones realizadas por un ente público o privado” 2.3.2. Función principal de la contabilidad
1. Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero del negocio. 2. Establecer en términos monetarios, la información histórica o predictiva, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa. 3. Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos. 4. Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio. 5. Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico.
43
6. Servir como comprobante fidedigno, ante terceras personas de todos aquellos actos de carácter jurídico en que la contabilidad puede tener fuerza probatoria conforme a Ley. 7. Participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos en toda la organización.19
2.3.3. La Contabilidad: Objetivos Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y/o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objeto de llevar CUENTA Y RAZON del movimiento de las riquezas públicas y privadas con el fin de conocer sus resultados, para una acertada toma de decisiones.20 2.3.4. Contabilidad. Importancia En la práctica cotidiana de las empresas o negocios
es sumamente
importante tener un control eficiente, que permita, por una parte, analizar y revisar las operaciones contables y por otra dar la confianza necesaria a los dueños o socios de la empresa, a los clientes y a los acreedores. Es allí donde radica la importancia de la contabilidad 21
19
http://www.promonegocios.net/contabilidad/objetivos-contabilidad.html http://www.promonegocios.net/contabilidad/objetivos-contabilidad.html 21 http://micursodecontabilidad.com/blogs/la-importancia-de-la-contabilidad/ 20
44
2.4.5. Clasificación de la contabilidad
CONTABILIDAD PRIVADA.EMPRESAS PARTICULARES CONTABILIDAD COMERCIAL.REGISTRO DE COMPRA Y VENTA DE MERCADERIA
CONTABILIDAD OFICIAL.ENTIDADES DE DERECHO PUBLICO
CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD
CONTABILIDAD DE COSTOS.- SE APLICA EN EL SECTOR INDUSTRIAL
CONTABILIDA HOTELERA.CAMPO TURISTICO
CONTABILIDAD BANCARIA.BANCOS
Grafico No 3 Clasificación de Contabilidad Elaborado por: Jessica Baque
2.3.5. Utilización de la Información Contable La contabilidad va más allá del proceso de creación de registro e informes. El objetivo final de la contabilidad es la utilización de esta información, su análisis e interpretación. Los contadores se preocupan de comprender el significado de las cantidades que obtienen. Buscan la relación que existe entre alternativas, por ejemplo la compra o el arriendo de un edificio nuevo; y buscan la tendencia significativa que sugieren lo que puede ocurrir en el futuro.
Si
los
gerentes,
inversionistas,
acreedores
o
empleados 45
gubernamentales van a darle un uso eficaz a la información contable, también deben tener un conocimiento acerca de cómo obtuvieron esas cifras y lo que ellas significan. Una parte importante de esta comprensión es el reconocimiento claro de las limitaciones de los informes de contabilidad. Un gerente comercial u otra persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de conocimiento de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y exactas. 2.3.6. La Auditoria La auditoría es una herramienta que sirve para impulsar el crecimiento de las organizaciones, ya que su objetivo es detectar falencias y mejorar procesos administrativos, operativos etc. La auditoría al igual que la contabilidad tiene varias ramas de aplicación de las cuales se mencionaran las siguientes: Benjamín (2007) “Una auditoria administrativa es la revisión analítica total o parcial de una organización con el
propósito de precisar su nivel de
desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable”. (p.45) En base a lo antes mencionado podemos destacar que si la contabilidad de encarga de registrar procesos o hechos económicos siguiendo una serie de leyes, tales como los PCGA (Principios de contabilidad Generalmente aceptados), estos procesos deben tener una revisión por parte de otro 46
organismo dentro de la misma empresa, ahí en donde interviene la auditoría interna, la que se encarga de verificar que dichos registros se efectúen de manera correcta. Esta revisión debe estar basada en leyes y reglamentos tantos de manera interna como externa sea estos las NIIF (Normas internacionales de información Financiera) o manuales internos elaborados
por la misma
compañía. 2.3.7. Enfoques de la Auditoria Entre los principales enfoques de Auditoría tenemos los siguientes:
FINANCIERA
CALIDAD
OPERACIONAL
ENFOQUES DE LA AUDITORIA
FISCAL ADMINISTRATIVA
Gráfico No 4. Enfoques de la Auditoría Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Enciclopedia de Economía
47
2.3.8 .Riesgo aceptable de auditoria Un riesgo de auditoria es aquel que existe en todo momento por lo cual genera la posibilidad de que un auditor emita un informe errado por el hecho de no haber detectado errores o faltas significativas que podrán modificar por completo la opinión dada en un informe. Una medición sobre qué tan dispuesto está el auditor a aceptar que los estados financieros puedan tener errores significativos después de que la auditoria se ha completado y que se ha emitido una opinión incompetente. Alvin A. Arens, Randal J. Mark S. (2007) (p.217) 2.3.9. Normas de Auditoria Generalmente aceptadas (NAGAS) La auditoría al igual que la contabilidad se base en normas, las cuales aseguran de forma general que se desempeñe de manera adecuada el trabajo de la auditoría interna y externa .Ya que estas normas son los principios fundamentales
a los que se debe enmarcar todo trabajo de
auditoría. 2.3.10. Clasificación de las Normas de
auditoría Generalmente
aceptadas.
48
ENTRENAMIENTO Y CAPACIDAD PROFESIONAL NORMAS GENERALES O PERSONALES
INDEPENDENCIA
CUIDADO Y ESMERO PROFESIONAL
PLANEAMIENTO Y SUPERVISION
NAGAS
NORMAS DE EJECUCION DEL TRABAJO
ESTUDIO Y EVALUACION DEL CONTROL INTERNO EVIDENCIA SUFICIENTE Y COMPETENTE
APLICACION DE LOS PCGA
CONSISTENCIA NORMAS DE PREPARACION DEL INFORME
REVELACION SUFICIENTE
OPINION DEL AUDITOR
Gráfico No. 5 Clasificación de las Nagas Fuente: Enciclopedia de la economía Elaborado por: Jessica Baque
49
2.3.11. El Control Interno “El control interno es un proceso integral aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada entidad, que proporciona seguridad razonable para el logro de los objetivos institucionales y la protección de los recursos públicos.22”
En base a esta teoría se puede decir que el control interno es un proceso que si se emplea de manera adecuada, es de gran ayuda para los funcionarios de una entidad, y para la empresa lleve un adecuado control de sus operaciones proporcionando seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos y protección de recursos institucionales. Por lo mencionado precedentemente podemos entonces definir ciertos conceptos fundamentales del control interno El control interno es un proceso, es un medio para alcanzar un fin. Al control interno lo realizan las personas, no son sólo políticas y procedimientos. El control interno sólo brinda un grado de seguridad razonable, no es la seguridad total. El Control Interno se define entonces como un proceso integrado, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, 22
Acuerdo 039 2009,Normas de Control interno para las entidades, organismo del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, p.1
50
efectuado por el
consejo de la administración, la dirección y el resto
el personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. Mantilla, S (2008) nos dice: De un sistema de control interno se puede esperar que proporcione una seguridad razonable para la consecución de los objetivos relacionados con la confiabilidad de la información financiera y con el cumplimiento de las leyes y regulaciones. (p.17) Partiendo del concepto de Mantilla, concuerdo en que la seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes. El Control Interno pretende en la actualidad garantizar23: Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. Salvaguardia de los recursos.
23
http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/290-el-informe-coso-i-y-ii
51
2.3.12. Principios de Control Interno Los principios de control interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura
y procedimientos de control
interno en cada area de funcionamiento institucional los mismos que se pueden resumir de la siguiente manera: Una de las teorías más importantes es la de Fundamento de Control Interno Perdomo (2004)
Separación de funciones de operación, custodio y registro
Ninguna persona debe tener acceso a los registros contables que controlan su actividad
El trabajo de los empleados será de complemento y no de revisión
La función del registro de operaciones será exclusiva del departamento de contabilidad
Grafico No. 6 Principios de Control Interno Fuente: Perdomo Abraham, Fundamentos de Control interno, Cengage Learning Editores, 9na Edición, 2004, p.3
Elaborado por: Jessica Baque
52
2.3.13. Tipos de Control Existen algunos tipos de control que se emplean según la necesidad y circunstancias:
Grafico No 7. Tipos de Control Elaborado por: Jessica Baque
Control preliminar.- Este control tiene lugar antes de comenzar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
53
Control concurrente.- Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.
Control de retroalimentación.- Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable. 2.3.14. Áreas De Control El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de la organización. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.
Control Contable
Control de Inventario
Control de Compras
Control de Recursos Humanos
Grafico No 8. Áreas de Control Elaborado por: Jessica Baque
54
Control de Contabilidad.- La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, y la uniformidad y mejora de la información entregada a Gerencia. Control de inventarios.- Se encarga de regular en forma óptima las existencias en las bodegas tanto de balanceado, productos en proceso y terminados; protegiendo a la empresa de costos innecesarios por acumulamiento o falta de existencias en bodega. Control de compras.- Esta función verifica el cumplimiento de actividades como: a) Selección adecuada de los proveedores b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante. c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material. Control de recursos humanos.- Su función es la evaluación y
la
efectividad en la implantación de la evaluación al reclutamiento y selección, capacitación y desarrollo, motivación, sueldos y salarios, seguridad e higiene y prestaciones. 2.3.15. Control Interno: Importancia El control interno dentro de las organizaciones es importante ya que es una herramienta que permite a la administración controlar, dirigir y proteger de manera eficaz el desarrollo de los procesos realizado diariamente por los funcionarios, cumpliendo con objetivos y metas de la organización. 55
2.3.16 Control Interno: Objetivos Los objetivos los establece cada entidad, acorde a lo que desea alcanzar y establece las estrategias para conseguirlos. Entre otros se puede mencionar que el control interno debe: Garantizar la confiabilidad , integridad y oportunidad de la información Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad. Estupiñan, (2006) Los objetivos básicos del control interno son: Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.(p.19) 2.3.17. Riesgo de detección Si bien es cierto un buen control interno ayuda a reducir riesgo en las empresas, sean estos fraudes, desfalcos, errores de contabilización, etc. Más sin embargo existe un riesgo de detección, entendiéndose por eso un riesgo a que los procesos de control no detecten ciertos movimientos o errores importantes. 56
Según Alvin, Randal, Mark (2007) nos explica Una compañía debe desarrollar controles internos que proporcionen una seguridad razonable pero no absoluta de que los estados financieros se presentan de manera imparcial. La administración desarrolla los controles internos después de considerar los costos beneficios de los controles. (p.271) Con esto se puede notar que aunque los controles internos tengan un alto nivel de eficiencia no podemos tener una seguridad absoluta de la información, siempre existirá el riesgo de detección que solo dará un margen para una probabilidad remota de que los errores materiales o numéricos no se detectaran. 2.4. Control Interno Administrativo 2.4.1. Definición Esta clase de control interno se refiere al plan de organización de las actividades de la empresa tales como, organigramas, líneas de responsabilidad, sistemas de autorización, requisitos formales para aprobaciones de compras etc. El control administrativo se establece en la SAS-1 (Statements on Auditing Standards) que significa Declaraciones de normas de Auditoria.
57
El control interno incluye, pero no se limita al plan de organización, procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión que conducen a la autorización de las operaciones por la administración. Esta autorización es una función de la administración asociada directamente con la responsabilidad de lograr los objetivos de la organización y es el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.24 Tomando este concepto se puede decir que el control interno administrativo no debe limitarse únicamente a un plan de organización, sino que también se debe relacionar con la eficiencia de las operaciones establecidas por la organización, por ejemplo: Al cotizarlas compras se debe elegir el más económico que reúna los requisitos solicitados. En caso de los trabajadores nuevos, deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud del puesto que van a ejercer. La obligatoriedad de un examen médico anual asumido por la empresa en referente a costos. Todo los antes mencionado son procedimientos que se relacionan con las operaciones de una empresa,
con las directivas, políticas e
informes administrativos. Por lo tanto el control interno administrativo 24
Clasificación del Control Interno. http://fcca.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarf86.html
58
se relaciona con la eficiencia de las operaciones establecidas por la entidad, dicho control debe observarse y aplicarse en todas las etapas del proceso administrativo. 2.4.2. Elementos del control interno Administrativo
Clara definicion de funciones y responsabilidades Mantenimiento dentro de la organizacion de la actividad de evaluacion independiente, representada por auditoria interna
Mecanismo de comprobacion interna de la estructura de las operaciones y su correcto funcionamiento
ELEMENTOS DEL C.I. ADMINISTRATIVO
Grafico No 9 Elementos del Control interno Administrativo Fuente: Guzmán, D.V. Pintado M.A., (2012) “Propuesta de un manual de control interno administrativo y contable para el área de contabilidad de la universidad politécnica salesiana” Tesis de contabilidad y auditoría no publicada, UPSC, Cuenca Ecuador Elaborado por: Jessica Baque.
59
2.5. Modelo del COSO 2.5.1. Origen y Definición. El informe del COSO sobre el control interno, fue creado en Estados Unidos en el año 1985 y publicado en el año 1992 para ayudar a empresas y a otras entidades a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno.25 El Coso (Committee of Sponsoring Organizations de la Treadway Commission. (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de normas) Es una organización voluntaria del sector privado, establecida en los EEUU,
dedicada a proporcionar orientación a la gestión ejecutiva y las
entidades de gobierno sobre los aspectos fundamentales de organización de este, la ética empresarial, control interno, gestión del riesgo empresarial, el fraude, y la presentación de informes financieros. Su principal objetivo fue la de aportar una estructura de Control Interno que facilite la evaluación de cualquier sistema en cualquier organización. En este informe del COSO se logra definir un marco conceptual común y constituye una visión integradora del control interno:
25
Angamarca R.C., Gordillo D.P., (2012)”Propuesta de elaboración de un manual de control interno basado en el modelo COSO, para los procesos de controlde:inventarios,compras,ventas y talento humano aplicado al supermercado Megamarket del cantón Cañar” Tesis de contabilidad y auditoría no publicada, UPSC, Cuenca, Ecuador
60
2.5.2 Coso I (1992) (Internal Control-Integrated Framework). Establecer una definición común de control
interno que responda a las
necesidades de las distintas partes, facilitando un modelo base para que las empresas puedan evaluar el control interno detectando falencias y poderlas mejorar. 2.5.2.1. Estructura del Coso I Ambiente de control Marca el comportamiento en una organización. Tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal respecto al control. Evaluación de riesgos Mecanismos para identificar y evaluar riesgos para alcanzar los objetivos de trabajo, incluyendo los riesgos particulares asociados con el cambio. Actividades de control.- Acciones, Normas y Procedimientos que tiende a asegurar que se cumplan las directrices y políticas de la Dirección para afrontar los riesgos identificados. Información y comunicación Sistemas que permiten que el personal de la entidad capte e intercambie la información requerida para desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones. Supervisión Evalúa la calidad del control interno en el tiempo. Es importante para determinar si éste está operando en la forma esperada y si es necesario hacer modificaciones. Definición de Riesgo.- Es la probabilidad de que ocurra un determinado evento que puede tener efectos negativos para la institución, el riesgo no se 61
puede eliminar pero con un buen sistema de control interno de puede minimizar. El riesgo es uno de los cinco componentes del marco de control interno COSO. 2.5.3.CosoII
(2006)(Enterprise
Risk
Management-Integrated
Framework).A diferencia del COSO I, esta cuenta con 8 elementos relacionados entre sí, dichos procesos deben ser mencionados por el gerente
y los demás
miembros de la organización. 2.5.3.1. Estructura del Coso II Ambiente interno.- Dentro de la empresa sirve para que los empleados creen conciencia de los riesgos que se pueden presentar en la empresa. Establecimientos de objetivos.- La empresa debe tener una meta clara que se alineen y sustenten con su visión y misión, pero siempre teniendo en cuenta que cada decisión con lleva un riesgo que debe ser previsto por la empresa. Identificación de eventos.- La empresa debe identificar los eventos y debe diagnosticarlos como oportunidades o riesgos. Para que pueda hacer frente a los riesgos para aprovechar las oportunidades.
62
Evaluación de Riesgos.- Para evaluar los riesgos se debe considerar: Idoneidad de los mecanismos aplicados para la identificación de los riesgos externos e internos. Integridad y relevancia del proceso de análisis de los riesgos, estimación, probabilidad y plan de acción acorde. Identificación de los riesgos importantes que puedan afectar los objetivos establecidos. Respuesta a los riesgos.- Las respuesta al riesgo depende de una decisión de la alta gerencia, es decir, puede reducirlo, evitarlo, compartirlo o aceptarlo. Actividades de control.- Son las políticas y procedimientos para asegurar que las respuesta al riesgo se lleve de manera adecuada y oportuna, estas pueden ser preventiva, detectivas, manuales, computarizadas o controles gerenciales. Información y Comunicación.- La información es necesaria en todos los niveles de la organización para hacer frente a los riesgos identificando, evaluando y dando respuesta a los riesgos. La comunicación se debe realizar en sentido amplio y fluir por toda la organización en todos los sentidos.
63
Debe existir una buena comunicación con los clientes, proveedores, reguladores y accionistas. Monitoreo.- El monitoreo se puede medir a través de, actividades de monitoreo continuo, evaluaciones puntuales, o una combinación de ambas formas. Hay que considerar que el COSO II toma muchos componentes que el COSO I no considera, tal es el caso del establecimiento de los objetivos, identificación de los riesgos, y las respuestas a los riesgos. 2.5.4. Cuadro comparativo entre el COSO I Y COSO II
EL COSO
EL COSO I
ESTRUCTURA: Ambiente de control. Evaluación de riesgos. Actividades de control. Información y Comunicación Supervisión
EL COSO II
ESTRUCTURA: Ambiente interno Establecimiento de Objetivos Identificación de Eventos Evaluación de Riesgos Respuesta a los riesgos Actividades de control Respuesta al Riesgo Monitoreo
Grafico No. 10 Cuadro comparativo entre el COSO I Y EL COSO II Elaborado por: Jessica Baque
64
2.5.5. Coso y Auditoría Interna La auditoría interna se considera como parte de un sistema de control, pero el INFORME DEL COSO es utilizado como parte de la auditoría interna para realizar el control interno de la empresa. La responsabilidad de los auditores internos en las empresas radica en revisar el control implementado. 2.6 Manuales de Control Interno 2.6.1 Definición El manual de control interno de procedimientos, es un elemento del Sistema de Control Interno, que detalla en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, o departamentos. Identifica ¿Quién?, ¿Cuando?, ¿Cómo?, ¿Donde?, ¿Para qué? , Por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos. 2.6.2. Manual de Control Interno: Misión Una organización qué desconoce que es, hacia donde va, y que medios utilizará en el camino, marcha a la deriva y con pocas posibilidades de éxito. En esta condición el control interno carecería de sus más importantes fundamentos y tan sólo se limitaría a la verificación del cumplimiento de ciertos aspectos formales.
65
La Misión indica: ¿Qué somos? ¿Para qué estamos? ¿Qué necesidades servimos? Generalmente está fijada en las Leyes, Decretos, Cartas Orgánicas o Estatutos. La Misión tiene vocación de permanencia; los Objetivos se ajustan a la realidad cambiante; las políticas, en general, también tienen permanencia, aun cuando pueden modificarse o sustituirse al cambiar los objetivos. 26 2.6.3. Manual de control interno: Visión La visión se fundamenta en que el área de Control de Interno promoverá la aplicación
del ejercicio de la cultura del autocontrol en los productos y
servicios que presta la entidad, buscando el mejoramiento sostenible en la definición y ejecución de las políticas y estrategias corporativas27 2.6.4. Manuales de Control Interno: Objetivos Definir de forma clara
las funciones y las responsabilidades de cada
departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.
26 27
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml http://www.mincomercio.gov.ec
66
2.6.5. Manual de control interno: Importancia. Los manuales son de gran importancia ya que dan solución a la falta de seguimiento dentro de las operaciones internas de la empresa y ayudan a obtener mejores resultados durante el desarrollo de las actividades económicas, es por ello que es fundamental la existencia de los manuales en las entidades para minimizar los errores. 2.6.6. Manual de Control Interno: Contenido. Dentro del manual de control ya sea de procedimientos o de funciones, se distinguen tres secciones indiscutibles en todos ellos:
TEXTO
•Se describe el procedimiento •Orden cronologico •Quien, como, cuando, debe ejecutarlas
DIAGRAMAS
FORMAS
•Cuadros de procesos •Esquema de rutas •Diagrama de flujos
•Explicacion detallada de todas las formas usadas •Añadiendo la manera de llenarlas
Grafico No 11. Contenido del Manual de Control Interno Fuente: Angamarca, R.C. Gordillo D.P., (2012)”Propuesta de elaboración de un manual de control interno basado en el modelo COSO, para los procesos de control de: inventarios, compras, ventas y talento humano aplicado al supermercado Megamarket del cantón Cañar” Tesis de contabilidad y auditoría no publicada, UPSC, Cuenca, Ecuador
Elaborado por: Jessica Baque Figueroa
67
2.4.9. Diagrama de flujo de control interno.Es una representación simbólica y en diagrama de los procesos ejecutados para el control de las operaciones en una organización. Según nos dice Alvin A. Randal J. Mark S. (2007) Los diagramas de flujo representan una ventaja, principalmente
por
que
proporcionan
una
idea
concisa del sistema de la organización, lo cual es útil para
el
auditor como instrumento analítico de
evaluación. (p.64)
2.6.7. Formas Básicas para la elaboración de los Flujogramas.
Inicio o Termino
Actividad
Documento
Inicio o termino del procedimiento, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona la información
Describe funciones que desempeñan las personas involucradas
Representa cualquier documento que se utilice, se genere o salga del procedimiento. Ejemplo factura, requisición, etc.
68
Decisión
Indica el punto del flujo donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.
Archivo
Indica que se guarde un documento en forma temporal o permanente.
Conector
Conector de fin de Página.
Representa una conexión de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.
Indica que el procedimiento continúa en la siguiente página.
69
2.6.8. Concepto de Flujogramas. La manera más sencilla de definir un flujograma es diciendo que es una representación gráfica de un proceso, y en los últimos años se ha convertido en un instrumento
que se usa en el análisis de los sistemas de las
empresas. Tomando el concepto de Estupiñan, R (2006) Los flujogramas, facilitan una impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen, de manera clara, lógica y concisa, habitualmente utilizado por los analistas de sistemas como lenguaje universal y es cada vez más utilizado por los auditores, para la evaluación de los sistemas de control interno. 2.6.9. Ventajas del uso del Flujograma Las ventajas dependen del buen uso de esta herramienta, su uso apropiado permitirá:
70
1 2 3
• Mostrar de manera clara y objetiva cómo funcionan los procesos, facilitando el análisis de su eficiencia. • Simplifica la lectura de los procesos, desde su inicio hasta el fin. • Se visualiza de manera más clara las debilidades de cada proceso.
Grafico No. 12 Ventajas del uso del Flujograma Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Estupiñan, R. (2006)
71
CAPITULO III METODOLOGIA DE LA INVESTIGACION La investigación es una actividad cuyo objetivo es obtener conocimientos, en cualquier ámbito de estudio y para su desarrollo se necesita conocer los diversos métodos que existen dependiendo del tipo de investigación que se va a realizar. Se puede establecer dos métodos de investigación: método lógico y método empírico. El método
lógico está basado en el análisis, la deducción y
síntesis, pero el método empírico se basa en experiencias y observación del objeto de estudio.
Tabla No 3. Métodos de Investigación Fuente: Neil J autor Salkind – 1999 p. 6 Elaborado por: Jessica Baque
72
3.1. Métodos de Investigación Los métodos de investigación son una serie de procesos que se ejecutan para comprobar una hipótesis que nos ayudaran a
explicar procesos
conocidos o desconocidos antes del inicio de la investigación. Siguiendo el concepto de Cesar A. Bernal. (2010): En síntesis el proceso de investigación es un sistema constituido por varios componentes que a medida que va desarrollándose, cada componente recibe influencia del anterior, pero, a la vez es seguido e influido por otro. (p.78) 3.1.1. Método Científico El método científico se sustenta en dos pilares fundamentales que son la reproducibilidad que consiste en la capacidad de repetir determinado experimento y la refutabilidad que significa que toda propuesta debe ser susceptible de ser falsa o refutada. 3.1.2. Método Inductivo Es el razonamiento que parte de la observación de casos particulares y concretos para llegar a una ley regla o principio de manera generalizada. Es decir que este método conduce a la observación de hechos reales particulares y descubrir que hay de común con los demás.
73
3.1.3. Método Analítico Consiste en la extracción de las partes de un todo, con el objeto de estudiarlas y examinarlas por separado, para ver las relaciones existentes entre las mismas. 3.1.4. Método Sintético. Este método se caracteriza por la reunión, es decir es una operación mediante la cual se unen componentes y partes de un todo. Este método relaciona hechos aparentemente aislados y se formula una teoría que unifica los diversos elementos. Generalmente se presenta más en el planteamiento de la hipótesis. 3.1.5. Método Experimental Este método se caracteriza por la comprobación y exàmen de los resultados, es decir que brinda la oportunidad de comprender de manera adecuada los principios científicos en que se basan las técnicas de recopilación. 3.1.6. Método Deductivo Este método implica el estudio a partir de una ley general hasta llegar a un caso particular. Se puede decir que se contrapone al método inductivo ya que sigue un procedimiento de razonamiento inverso.
74
3.1.7. Método de los residuos Consiste en ir eliminando de un fenómeno las circunstancias cuyas causas son ya conocidas. La circunstancia que queda como residuo se considera la causa del fenómeno. 3.1.8. Método Lógico: La Analogía Este método es de manera comparativa es decir que va de lo particular a lo particular. El método científico necesita siempre de la analogía para razonar. Este método es bueno para las enseñanzas pero sus razonamientos no siempre son válidos. 3.1.9. El Método Histórico Mediante el método histórico se analiza la trayectoria concreta de la teoría, su condicionamiento a los diferentes períodos de la historia. Los métodos lógicos se basan en el estudio histórico poniendo de manifiesto la lógica interna de desarrollo y de su teoría. 3.1.10. Método sistémico Está dirigido a modelar el objeto mediante la determinación de sus componentes, así como las relaciones entre ellos. Esas relaciones determinan por un lado la estructura del objeto y por otro su dinámica. 3.1.11. Método Estadístico Este método señala los procedimientos lógicos, prácticos, y útiles a seguir para recolectar, elaborar, analizar
e interpretar
datos del fenómeno
75
estudiado y expresarlos a través de números, cuadros y gráficos con sus correspondientes notas explicativas. 3.1.12. Método Descriptivo Este método se ocupa de la descripción de los datos y características de una población, cuyo objetivo es adquirir datos precisos y sistemáticos que se puedan usar
en promedios, frecuencias, y datos estadísticos.
Generalmente este método no utiliza la experimentación. 3.2. Métodos utilizados en esta investigación El objetivo de esta investigación es el análisis de los procesos de control interno, para ello se utilizaran los siguientes métodos de investigación. 3.2.1. Método Inductivo Con la ayuda de este método se procederá a la observación de cada uno de los procesos de control interno aplicados actualmente para determinar los reglamentos o leyes que deben aplicarse para obtener los resultados esperados. 3.2.2. Método Analítico Este método ayudara a determinar el resultado de cada proceso aplicado para la revisión de la información contable financiera de Camaronera Lebama. 3.2.3. Método Estadístico Con la ayuda de este método se procederá a realizar un análisis de las encuestas realizadas a los individuos que fueron seleccionados en la muestra y se expresaran los resultados de manera gráfica y porcentual.
76
3.2.4. Método Descriptivo Este método ayudara a
describir
los datos
y características de la
población, y se podrá adquirir datos precisos y sistemáticos que se puedan usar en promedios, frecuencias, y datos estadísticos. 3.3. Población y Muestra 3.3.1. Población La población también conocida como universo se refiere al grupo de personas, individuos u objetos que reúnen características comunes sobre las cuales se va a realizar una observación para poder obtener conclusiones. La población para esta investigación consta de 150 personas, entre trabajadores y administradores de Camaronera Lebama S.A. de acuerdo al siguiente cuadro: DESCRIPCION
POBLACION
Gerente General
1
Personal Administrativo
15
Personal Contable Financiero
48
Personal de Campo
98
TOTAL
162 Tabla No 4. Población Fuente: Camaronera Lebama S.A. Elaborado por: Jessica Baque Figueroa
77
3.3.2. Muestra La muestra va a ser una parte representativa de la población, el tipo de muestra que se seleccione depende de la cantidad de población sobre la cual se va a realizar el estudio. (Lerma, 2004), manifiesta que: Para diseñar un buen muestreo se deben definir claramente los siguientes aspectos: tipos de muestreo, marco muestral, unidad de muestreo y unidad de observación, error de muestreo y nivel de confianza. (p.93) La selección de la muestra para el análisis de los procesos de control interno aplicados actualmente en Camaronera Lebama S.A, se hizo mediante la técnica de muestreo probabilística o aleatorio, se aplicara la siguiente fórmula: 3.3.2.1. Fórmula para el tamaño de la muestra
N n= ______________ (E) (N-1) + 1
n=
Tamaño de la muestra
N=
Población
E= Coeficiente de error (0.01)
162 n= ______________ (0.01) (162-1) + 1
n=
62
78
MUESTRA DESCRIPCION
POBLACION
MUESTRA
Gerente General
1
1
Personal Administrativo
15
8
Personal Contable Financiero
48
48
Personal de Campo
98
5
TOTAL
162
62
Tabla No. 5 Muestra Fuente: Camaronera Lebama S.A. Elaborado por: Jessica Baque Figueroa
3.4. Técnicas e Instrumentos de recolección de datos. 3.4.1. Definición de Instrumentos de recolección de datos. (Sabino C, 1992) manifiesta: Un instrumento de recolección de datos es en principio cualquier recurso de que pueda valerse el investigador para acercarse a los fenómenos y extraer de ellos información. (p.149). Este concepto nos aclara que se trata de mecanismos y sistemas para reelaborar y transmitir los datos de la información obtenida en la investigación.
79
Recurso que recopila informacion
Elementos basicos para extraer informacion
Instrumentos
Mecanismo recopilador de datos
Soportes que justifican y le dan validez a la investigacion
Grafico No 13 Instrumentos de recolección de datos Fuente: Sabino, C (1992) (p.150) Elaborado por: Jessica Baque Figueroa
3.4.2. Métodos para la recolección de datos. Los datos se pueden recolectar de varias maneras lo importante es saber escoger cual es la más adecuada que se acople al tipo de investigación que se quiere realizar. Una de las teorías más importantes es la propuesta por MIRTA (2002). La recolección de datos supone una previa distinción entre dato pertinente y no pertinente, para lo cual es indispensable saber por qué se dice que un dato es pertinente, es decir que constituye un dato útil para una determinada investigación.(P.26)
80
A continuación se considera los métodos más comunes: 3.4.3. Observación Para utilizar este método se requiere mayor habilidad ya que es necesario establecer condiciones de tal manera que los hechos observables se realicen de la manera más natural posible. CAMPO (2008) en su libro nos dice: El observar no es lo mismo que mirar. Mirar significa observar sin intención; sin objeto definido en razón de que es una facultad física que todos los humanos poseemos a través de la vista y que nos brinda información general de la realidad que nos rodea, mirar es el punto de partida para empezar la observación. (p.27) Al igual que los demás métodos se debe definir con anterioridad los objetivos que se persiguen para poder establecer un registro visual de la situación real acorde al esquema principal. 3.4.4. La encuesta Este método consiste en obtener información
de los sujetos de estudio,
proporcionada por ellos mismos, con opiniones, sugerencias, etc. Existen dos formas que se desglosan de este método de recolección de datos: La entrevista y el cuestionario.
81
CAMPO (2008) en su libro nos dice sobre la encuesta: Es una técnica destinada a tener datos de varias personas; a diferencia de la entrevista se utiliza un listado de preguntas escritas que se entregan a las personas con la finalidad de que igualmente las entreguen por escrito. (p.33) 3.4.5. El cuestionario Es el método que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener respuestas sobre el problema de estudio y que el investido o consultado llena por sí mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador o el responsable de recoger la información, o puede enviarse por correo a los destinatarios seleccionados en la muestra . CAMPO (2008) en su libro nos dice: Es el proceso en el cual se resumen los datos en tablas
estadísticas.
Según
sea
la
población
o
universo, la tabulación puede hacerse en forma manual o computarizada. Cada investigador puede diseñar matrices donde se van a tabular los datos de tal manera que estos sean útiles y manejables de conformidad con los requerimientos que el problema plantea. (p.36)
82
Ya que se va a utilizar el cuestionario como herramienta de recolección de información, se va considerar los siguientes objetivos según el libro Metodología de la investigación de Nel Quezada, L. (p.41) Uniformar la observación Fijar la atención en los aspectos esenciales del objeto de estudio. Aislar problemas y precisar los datos requeridos.
3.4.6. Recolección de datos Para el levantamiento de información de este trabajo se utilizará la encuesta a través del cuestionario. El cual está estructurado en 18 preguntas para los encuestados. 3.4.7. Diseño de la herramienta de investigación Para realizar esta investigación, será necesario crear una herramienta que ayude a la recolección de la información, lo cual justificará el diseño del manual de control interno y mejorará las revisiones que se han venido efectuando por parte de auditoría interna. A continuación se presenta el cuestionario que se aplicara en esta investigación.
83
UNIVERSIDAD LAICA VICENTE ROCAFUERTE DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES ENCUESTA DIRIGIDA AL PERSONAL CONTABLE – FINANCIERO DE CAMARONERA LEBAMA S.A.
Objetivo: Analizar los procesos aplicados en la revisión de la información, para conocer la situación real de Camaronera Lebama S.A estableciendo procedimientos eficientes que ayuden a fortalecer el control interno de la compañía. Su opinión es muy importante, favor responder de manera objetiva. Marque con una X la alternativa que corresponda 1.- ¿La ejecución de los procedimientos actuales de naturaleza contables financieros, genera evidencia de la existencia de controles internos? Alternativas Respuestas Si No
84
2.- ¿Se efectúa durante el año alguna confirmación de las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa? Alternativas
Respuestas
Siempre Casi siempre Nunca
3.- ¿Existen mecanismos formales para la revisión,
actualización y
perfeccionamiento de los procedimientos de acuerdo con las necesidades? Alternativas
Respuestas
Siempre Casi siempre Nunca
4.- ¿Se realizan revisiones periódicas que examinen y verifiquen en tiempo real los resultados del desarrollo de los procesos en Camaronera Lebama S.A? Alternativas Respuestas Si No
85
5.- ¿Existen responsables específicos para la revisión y seguimientos de los procesos de control interno? Alternativas Respuestas Si No
6.- ¿El departamento
de Auditoría Interna, como parte de su labor de
acompañamiento y asesoría contribuyen a la
implementación de las
acciones definidas para el manejo del riesgo especialmente contable? Alternativas Respuestas Si No
7.- ¿Existe controles independientes que aseguren que los pagos individuales y sus totales concuerdan con la planilla de aportes al IESS? Alternativas Respuestas Si No
8.- ¿Se cuenta con un sistema de información integral y automatizada que, de manera oportuna y confiable, resuelve las necesidades de control de los procesos contables y operativos?
86
Alternativas Respuestas Si No
9.- ¿Se emplean mecanismos para la revisión y actualización
de los
procesos contables que mejoren notablemente el desempeño de sus funciones? Alternativas
Respuestas
Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Indiferente
10.- ¿El desarrollo de las funciones de los empleados del área contablefinanciero está basado en la aplicación de manuales de procedimientos? Alternativas Respuestas Si No
87
11.- En términos generales puede calificar los procedimientos de auditoría interna: Alternativas
Respuestas
Nada Satisfactoria Poco Satisfactoria Satisfactoria Muy Satisfactoria
12.- ¿Existe un plan de capacitación que este orientado a fortalecer las capacidades personales y profesionales
en materia de control interno y
administración? Alternativas Respuestas Si No
13.- ¿Se encuentran claramente definidas las líneas de autoridad y responsabilidad? Alternativas
Respuestas
Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Indiferente
88
14.- ¿Cree usted necesario aplicar periódicamente evaluaciones de desempeño al personal en forma individual? Alternativas
Respuestas
Muy Necesario Necesario No indispensable Indiferente
15.- ¿Existe un manual de control interno de procedimientos en Camaronera Lebama S.A.? Alternativas
Respuestas
Si No Desconoce el tema
16.- ¿Cree Ud. que un manual de control interno de procesos ayudara a realizar una revisión efectiva y oportuna con resultados visibles y convenientes? Alternativas Respuestas Si No
89
17.- ¿Cree Ud. que es necesaria la implementación de manuales de control interno de procedimientos, para mejorar los procesos actuales? Alternativas Respuestas Si No
18.- ¿Considera Ud. que un flujograma de procesos permite aclarar los pasos a seguir para realizar una adecuada revisión
de procedimientos
contables-financieros? Alternativas Respuestas Si No
Gracias por colaborar.
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama S.A
90
3.5. Recursos: fuentes, cronograma, presupuesto para recolección de datos 3.5.1. Fuentes. La fuente de información de esta investigación es Camaronera Lebama, la misma que facilitó sus instalaciones y la colaboración del personal para realizar esta investigación, proporcionando la
ayuda
necesaria para el
desarrollo de encuestas y análisis de procesos e información 3.5.2 Cronograma
91
Tabla No. 6 Cronograma
Elaborado por: Jessica Baque
92
3.5.3. Presupuesto
Presupuesto para diseño del manual de control interno para Camaronera Lebama
Descripción
Precio Unitario
Cantidad
Valor Total
Recolección de Información Impresión de las encuestas
62
$
0,90
$
55,80
550,00
$
550,00
$
1500,00
Contratación de Personal Contratación de auxiliar de auditoria
1
$
Programa de capacitación al personal Charlas de capacitación en temas de auditoría y control interno
4
$ 375,00
Equipo de Oficina y Suministros Utilizado Escritorio Silla Archivador Laptop Imprenta Villegas Ejemplares
1 1 2 1
$ 350,00 $ 95,00 $ 270,00 $ 1.080,00
$
715,00
$
1080,00
3
$
$
135,00
$
4.035,80
45,00
Total del presupuesto Tabla No 7. Presupuesto Elaborado por : Jessica Baque
3.6. Tratamiento a la información – procesamiento y análisis A continuación se encuentra el análisis en forma gráfica y numérica de la información que se obtuvo mediante la encuesta y el cuestionario realizado en Camaronera Lebama S.A.
93
Representación de los datos: (Campos, A.) En su libro nos dice: La representación de los datos puede ser mediante gráficos de barra, que pueden ser simples o e partes componentes, histograma de frecuencias, polígono de frecuencias, diagrama de siluetas, grafico de espiral, pictogramas, circulares, etc. (p.37)
En esta investigación se presentara el gráfico de barras por ser el que expresa de manera clara los resultados porcentuales de los datos que se presentan
a
continuación:
94
1.- ¿La ejecución de los procedimientos actuales de naturaleza contables financieros, genera evidencia de la existencia de controles internos? Tabla No. 8 Ejecución de Procedimientos Alternativas Si No
Fr 17 45 62
% 27% 73% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 14 Existencia de Controles Internos Existencia de Controles Internos
45 NO 17 SI 0
20
40
60
Análisis: El 73% de los encuestados manifestaron que dichos procesos no generan evidencia de que exista controles internos, ya que muchos de los registros contables han tenido que ser reclasificados o ajustado hasta en 3 meses posteriores a la generación del evento, todo esto demuestra que no existen revisiones a tiempo.
95
2.- ¿Se efectúa durante el año alguna confirmación de las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa? Tabla No 9. Confirmación de cuentas Alternativas Siempre Casi siempre Nunca
Fr 22 38 2 62
% 35% 61% 3% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 15. Confirmación de cuentas
Confirmacion de Cuentas NUNCA
2 38
CASI SIEMPRE
CANTIDAD
22
SIEMPRE 0
10
20
30
40
Análisis: El 61% de los encuestados manifestaron que casi siempre realizan la confirmación de las cuentas, un nivel alto en comparación al 35%
que
manifestó que siempre lo hacía. Esta diferencia se produce por que dichas confirmaciones no lo realizan de manera mensualidad sino que es confirmada aproximadamente cada cuatro meses, lo que genera evidencia de que no se realizan los controles adecuados.
96
3.- ¿Existen mecanismos formales para la revisión,
actualización y
perfeccionamiento de los procedimientos de acuerdo con las necesidades? Tabla No 10. Mecanismos formales de revisión. Alternativas Siempre Casi siempre Nunca
Fr 13 43 6 62
% 21% 69% 10% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 16. Mecanismo y perfeccionamiento de procedimientos Mecanismo y perfeccionamiento de procedimientos 6
NUNCA
43
CASI SIEMPRE
CANTIDAD
13
SIEMPRE 0
10
20
30
40
50
Análisis: El 69% de los encuestados manifestaron que casi siempre existen mecanismos formales para los controles interno pero que existe mucha deficiencia en los resultados de estas revisiones, es decir no dan a conocer un resultado o recomendaciones para el mejoramiento de los procesos, lo cual da lugar a la duda de saber si se está o no realizando un buen trabajo en cada departamento.
97
4.- ¿Se realizan revisiones periódicas que examinen y verifiquen en tiempo real los resultados del desarrollo de los procesos en Camaronera Lebama S.A? Tabla No. 11 Revisiones periódicas. Alternativas Si No
Fr 9 53 62
% 15% 85%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 17. Revisiones en tiempo real.
53
NO
CANTIDAD 9
SI
0
20
40
60
Análisis: El 85% de los encuestados manifestaron que no realizan revisiones en tiempo real, las revisiones por parte de auditoría interna que se realizan son de meses anteriores al actual, muchos de ellos manifestaron que incluso hubo ocasiones en las cuales los errores no se pudieron corregir, lo cual denota claramente la falta de un manual de control interno en la compañía en donde estipule claramente los tiempos de revisión para cada departamento. 98
5.- ¿Existen responsables específicos para la revisión y seguimientos de los procesos de control interno? Tabla No.12 Responsables del control interno Alternativas Si No
Fr 28 34 62
% 45% 55% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 18. Responsables del control interno
Responsables del control interno
34
NO
CANTIDAD 28
SI 0
10
20
30
40
Análisis: En este caso tenemos como resultado un porcentaje bastante homogéneo en cuanto a los responsables del control interno y esto se dio debido a que los diferente departamentos están acostumbrados a tener un grado de revisión por parte del jefe de su área, mas no por un encargado especifico de auditoría interna, debido a que esa persona aún no ha sido delegada de manera oficial, por lo que debe realizar las revisiones de manera empírica y en forma parcializada a ciertos departamentos específicos 99
6.- ¿El departamento
de Auditoría Interna, como parte de su labor de
acompañamiento y asesoría contribuyen a la
implementación de las
acciones definidas para el manejo del riesgo especialmente contable? Tabla No 13. Manejo del riesgo contable Alternativas Si No
Fr 15 47 62
% 24% 76% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 19. Asesoría del departamento de auditoría interna Manejo del riesgo contable
47
NO
CANTIDAD 15
SI 0
20
40
60
Análisis: El grafico demuestra claramente que el 76% de los encuestados conoce que la auditoría interna es deficiente, no existen controles para el riesgo contable, los pocos controles que existen están relacionados con el trabajo operativo de otros departamentos que no ayudan a canalizar información correcta para reducir los riesgos de que la información no sea veraz y no demuestre la verdadera situación de la empresa.
100
7.- ¿Existe controles independientes que aseguren que los pagos individuales y sus totales concuerdan con la planilla de aportes al IESS? Tabla No 14. Existencia de controles independientes de revisión Alternativas Si No
Fr 18 44 62
% 29% 71% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 20. Existencia de controles independientes de revisión Existencia de controles independientes de revisión 44
NO
CANTIDAD
18
SI 0
20
40
60
Análisis: El 71% manifestó que no existe un control independiente al departamento de contabilidad verifique dichos valores antes de ser cancelados, el 29% de los encuestados que están de acuerdo con que si existen estos controles son el dpto. De recursos humanos quienes en forma periódica verifican dichos valores con los valores del rol general, pero lo realizan como parte de su proceso normal de trabajo, mas no como un proceso de control interno, ya que en ese caso debería ser revisado por una tercera persona, que al momento no tiene conocimiento si existe.
101
8.- ¿Se cuenta con un sistema de información integral y automatizada que, de manera oportuna, resuelve las necesidades de control de los procesos contables y operativos? Tabla 15. Existencia de sistema de información integral Alternativas Si No
Fr 11 51 62
% 18% 82% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 21. Existencia de sistema de información integral
Existencia de sistema de información integral
51
NO
CANTIDAD 11
SI 0
20
40
60
Análisis: El 82% de los encuestados manifestaron que no cuentan con un sistema que ayude de manera integral a los departamentos, es decir el sistema está de forma individual en cada departamento, pero para poder realizar revisiones efectivas este sistema debería ser integral y proporcionar la información a los departamentos involucrados.
102
9.- ¿Se emplean mecanismos para la revisión y actualización
de los
procesos contables que mejoren notablemente el desempeño de sus funciones? Tabla No 16 Mecanismo de revisión que mejoren las funciones Alternativas Totalmente de acuerdo De acuerdo En desacuerdo Indiferente
Fr 0 11 48 3 62
% 0% 18% 77% 5% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 22. Mecanismo de revisión que mejoren las funciones
Mecanismo de revisión que mejoren las funciones INDIFERENTE
3 48
EN DESACUERDO 11
DE ACUERDO
CANTIDAD
TOTALMENTE DE ACUERDO 0 0
10 20 30 40 50
Análisis: El 77% de la población manifiesta que los mecanismos de revisión actuales no mejoran los procesos, debido a que no son realizados en tiempo real, por el contrario se realizan revisiones de tres o cuatro meses atrás, lo cual impide que se pueda corregir o disminuir los errores en el mes subsiguiente.
103
10.- ¿El desarrollo de las funciones de los empleados del área contablefinanciero está basado en la aplicación de manuales de procedimientos? Tabla No 17. Aplicación de manuales Alternativas Si No
Fr 13 49 62
% 21% 79% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Gráfico No 23. Aplicación de manuales Aplicación de manuales
49
NO
CANTIDAD 13
SI 0
20
40
60
Análisis: El 79% de los encuestados manifestaron que sus operaciones no se basan en manuales de procedimientos, solo se basan en instrucciones de forma verbal o vía correo electrónico.
El 21 % manifiesta que existen ciertas
instrucciones por escrita las cuales son fijas para todas las operaciones, por lo cual ellas las consideran como si fueran un manual.
104
11.- En términos generales puede calificar los procedimientos de auditoría interna: Tabla No.18 Procedimientos de auditoría interna Alternativas Nada Satisfactoria Poco Satisfactoria Satisfactoria Muy Satisfactoria
Fr 5 51 6 0 62
% 8% 82% 10% 0% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Gráfico No 24 Procedimientos de auditoría interna
Procedimientos de auditoria interna MUY SATISFACTORIA 0 6
SATISFACTORIA
CANTIDAD
51
POCO SATISFACTORIA 5
NADA SATISFACTORIA 0
20
40
60
Análisis: Los 82% encuestados manifestaron que la auditoría interna es poco satisfactoria, y que es notorio que no refleja resultados óptimos que ayuden a la organización.
105
12.- ¿Existe un plan de capacitación que este orientado a fortalecer las capacidades personales y profesionales
en materia de control interno y
administración? Tabla No.19. Capacitaciones al personal Alternativas Si No
Fr 9 53 62
% 15% 85% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 25. Plan de capacitación al personal Plan de capacitación al personal
53
NO
CANTIDAD 9
SI 0
20
40
60
Análisis: La encuesta dio como resultado que el 85% de los empleados manifestaron que no tienen capacitación constante en relación al trabajo que realizan. Las capacitaciones son esporádicas cuando se requiere, es decir cuando se implementan nuevas normas y reglamentos.
106
13.- ¿Se encuentran claramente definidas las líneas de autoridad y responsabilidad? Tabla No.20. Líneas de autoridad y responsabilidad Alternativas Totalmente De Acuerdo De Acuerdo En Desacuerdo Indiferente
Fr 3 9 46 4 62
% 5% 15% 74% 6% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No.26. Líneas de autoridad y responsabilidad Líneas de autoridad y responsabilidad INDIFERENTE EN DESACUERDO
CANTIDAD
DE ACUERDO TOTALMENTE DE ACUERDO
0
10
20
30
40
50
Análisis: El 74% de los encuestados que las líneas de autoridad no se encuentran claramente definidas, el 15% que manifestó estar de acuerdo sostuvo que solo tenían un jefe directo, como es el caso específico del departamento de compras, el 5% que manifestó estar totalmente de acuerdo, se refiere a la parte operativa del dpto. Contable quienes tienen un solo jefe directo. 107
14.-
¿Cree
Ud.
necesario
aplicar
periódicamente
evaluaciones
de
desempeño al personal en forma individual? Tabla No 21. Evaluaciones de desempeño al personal Alternativas Muy Necesario Necesario No Es Indispensable Indiferente
Fr 49 3 7 3 62
% 5% 79% 11% 5% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 27. Evaluaciones de desempeño al personal Evaluaciones de desempeño al personal 3
INDIFERENTE
7
NO ES INDISPENSABLE
CANTIDAD
3
NECESARIO
49
MUY NECESARIO 0
10
20
30
40
50
Análisis: El 79% de los encuestados manifestó que son necesarias las evaluaciones de desempeño del personal, ya que proporcionan una idea clara del desempeño de las funciones que realiza cada personal dentro de la organización, el 11% manifestó que no es indispensable y la minoría le es indiferente.
108
15.- ¿Existe un manual de control interno de procedimientos Camaronera Lebama S.A.? Tabla No. 22. Existencia de manuales Alternativas Si No Desconoce El Tema
Fr 0 43 19 62
% 0% 69% 31% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 28. Existencia de manuales
Existencia de manuales 19
DESCONOCE EL TEMA
43
NO SI
CANTIDAD
0 0
10
20
30
40
50
Análisis: El 69% de los encuestados, es decir 43 personas manifestaron que no existen manuales de control interno de procedimientos, lo cual fundamenta el desarrollo de esta investigación
109
16.- ¿Cree Ud. que un manual de control interno de procesos ayudara a realizar una revisión efectiva y oportuna con resultados visibles y convenientes? Tabla No 23 Revisiones efectivas y oportunas Alternativas Si No
Fr 57 5 62
% 92% 8% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 29 Revisiones efectivas y oportunas
Revisiones efectivas y oportunas
5
NO
CANTIDAD 57
SI
0
20
40
60
Análisis El 92% de los encuestados es decir 57 personas manifestaron que un manual de control interno de procesos ayudará de manera efectiva las revisiones por parte de auditoría interna, lo cual reflejará resultados visibles y convenientes.
110
17.- ¿Cree Ud. que es necesaria la implementación de manuales de control interno de procedimientos, para mejorar los procesos actuales? Tabla No 24. Implementación de manuales de control Alternativas Si No
Fr 54 8 62
% 87% 13% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 30. Implementación de manuales de control
Implementación de manuales de control
8
NO
CANTIDAD 54
SI
0
20
40
60
Análisis: El 87% de los encuestados, es decir 54 personas manifestaron estar de acuerdo en la implementación de manuales de control interno para mejorar los procedimientos actuales.
111
18.- ¿Considera Ud. que un flujograma de procesos permite aclarar los pasos a seguir para realizar una adecuada revisión
de procedimientos
contables-financieros? Tabla No 25. Flujograma de procesos ayuda a la revisión de procedimientos Alternativas Si No
Fr 57 5 62
% 92% 8% 100%
Elaborado por: Jessica Baque Fuente: Camaronera Lebama
Grafico No 31 Flujograma de procesos ayuda a la revisión de procedimientos
Flujograma de procesos 5
No
Fr 57
Si 0
20
40
60
Análisis: El 92% de los encuestados, es decir 57 personas manifestaron que los flujograma de procesos ayudaran de manera efectiva en las revisiones de procesos, ya que permiten aclarar los pasos que se deben seguir para realizar una efectiva revisión de procedimientos 112
3.7 Presentación de Resultados. Una vez realizada las encuestas se puede observar la importancia de un buen control interno en la organización y concluido el proceso de recolección de información se presentan los siguientes resultados: Camaronera Lebama, no dispone de un manual de control interno que permita una revisión de procesos en forma adecuada y en tiempo real, entiéndase por esto que las revisiones se deben realizar en los últimos días del mes, antes del cierre de balance por parte de contabilidad, para poder realizar las correcciones debidas de ser necesarias. En esta organización existe carencia de normas y procedimientos claros y específicos para el desarrollo de los procesos relacionados entre departamento, es decir que las actividades contables, financieras y operativas se realizan de manera empírica. Situación que debe corregirse de manera urgente. Además no se cuenta con un sistema automatizado que contribuya al departamento de auditoría interna a llevar un registro histórico de las revisiones y correcciones realizadas a los procesos en épocas determinadas. Por lo antes mencionado la propuesta del presente trabajo es el Diseño de un manual de control interno y flujograma de procesos, el cual trabajara conjuntamente con el departamento de auditoría, ya que esta herramienta le permitirá conocer cuáles son los procesos correctos para el desarrollo de las
113
actividades de los departamentos de compras, inventarios, recursos humanos y contabilidad. Al tener claro cuales con estos procesos se puede establecer una planificación adecuada para la revisión y establecer controles internos que disminuyan los riesgos contables y proporcionen veracidad a la información entregada a gerencia y a los organismos de control.
114
CAPITULO IV LA PROPUESTA 4.1. Título de la Propuesta Formalización de los procesos contables - financieros mediante un manual de control interno y flujograma de procesos aplicado al departamento de auditoría interna de Camaronera Lebama S.A. 4.2. Justificación. Debido a la importancia del control en las instituciones tanto públicas como privadas la propuesta de diseñar un manual de control interno como ayuda y soporte para el departamento de auditoría pretendiendo que con este manual se obtenga resultados significativos en el desempeño de las operaciones, mediante indicadores para el análisis, toma de decisiones, y cumplimiento de metas.
Los principales beneficiados con el desarrollo del manual de control interno, indudablemente es la organización, ya que gracias a este proyecto se obtuvo indicadores que demostraron que existe un problema de control interno en la compañía y con el desarrollo del manual se propone la solución.
Los empleados manifestaron que la empresa si necesita de un manual de control interno y un flujograma de procesos que les ayude a esclarecer sus inquietudes y a la vez ofrezca soluciones a los conflictos que se presentan en la realización de sus operaciones diarias. 115
Mantilla, M. (2005), manifiesta: El sistema de control interno de una compañía tiene un rol clave en la administración de los riesgos que son significantes para el cumplimiento de sus objetivos de negocio. Un sistema sólido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía. (p.56) Como manifiesta Mantilla, el control interno es indispensable en las compañías para el logro adecuado de sus objetivos, ya que contribuye a la disminución del riesgo y ayuda a fortalecer los procesos y operaciones contables y financieras. Un manual de control interno y un flujograma de procesos favorecen el cumplimiento de las responsabilidades de cada puesto de trabajo y a definir de manera clara las soluciones a los problemas o inconvenientes que se puedan presentar. La importancia de diseñar un manual de control interno y un flujograma de procesos para Camaronera Lebama es que mediante estos se provee a la organización de un plan de acción mediante el cual se llevara a cabo una revisión sólida y completa a los procesos que se desarrollan de manera mensual consolidando la veracidad de la información que se entregara en balances y reportes a gerencia.
116
4.2.1.
Diagnóstico
de
los
procesos
actuales
aplicados
por
el
departamento de auditoría interna en la revisión de la información en Camaronera Lebama. De acuerdo a la encuesta realizada se pudo diagnosticar que Camaronera Lebama S.A. no posee ningún tipo proceso de revisión documentado, por el contrario se realiza el control interno de los procesos de manera empírica y por la experiencia que posee el Auditor Interno en el manejo del control de los procesos cotidianos. Además se pudo detectar: No existe un manual de control interno ni un flujograma con procesos específicos, para el control interno de las operaciones administrativas y financieras. Desactualización de las normas internas con las que
cuenta la
empresa en la gestión administrativa. Desconocimiento de los nuevos procedimientos y leyes efectivas para auditoría interna. Desorden e ineficacia en los procesos de revisión e interpretación errónea de los resultados de auditoría. Lo que produce como resultado: Falta de coordinación en la entrega de información de los departamentos de compras, inventarios y Recursos Humanos.
117
Complejidad a la hora de establecer responsabilidades en procesos erróneos. Deficiente revisión y aprobación adecuada de transacciones, procedimientos contables o reportes emitidos. Presentación inoportuna de los Estados Financieros a los altos mandos. 4.3. Objetivo General. Diseñar un manual de control interno y flujograma de procesos para ejecutar técnicas de revisión idóneas
que ayude al departamento de auditoría a
fortalecer la veracidad de la información, contribuyendo a obtener resultados óptimos en cumplimientos con los organismos de control. 4.4. Objetivos Específicos. Diseñar un manual de control interno y flujograma de procesos que logre establecer pasos idóneos
para la revisión oportuna de la información y
fortalezca la confiabilidad en la información entregada a la Gerencia General. 4.5. Hipótesis de la Propuesta ¿Con el diseño de un manual de control interno
mejorara el proceso de
revisión de la información en Camaronera Lebama S.A? 4.6. Listado de contenidos de la Propuesta El control interno en una organización
depende de la administración
principal, de la tecnología empleada en las revisiones internas, de la
118
capacitación del personal y de las políticas internas y externas aplicadas a la compañía. La propuesta de diseñar este manual de control interno contiene: 1) Título de la Propuesta 2) Justificación. 3) Objetivo General. 4) Objetivos Específicos. 5) Hipótesis de la Propuesta 6) Desarrollo de la propuesta 7) Validación de la propuesta. 4.7. Desarrollo de la Propuesta.
119
JESSICA
120
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
INDICE Capítulo I
124
Aspectos Generales Del Manual
124
1.1. Introducción
125
1.2. Objetivos
125
1.3. Alcance
126
1.4. Funciones Del Departamento De Auditoria Interna
126
1.5. Uso Del Manual
127
Capitulo II
128
Control Interno Para Departamento De Compras
128
2.1. Introducción:
129
2.2. Objetivos:
129
2.3. Alcance:
130
2.4. Políticas Del Proceso De Compras
130
2.5. Descripción Del Proceso:
131
2.5.1. Compra Por Orden De Gerencia Administrativa:
131
2.5.2 Compra Por Requisición De Camaronera:
132
2.6. Flujograma Para Procedimientos De Compras
134
2.7. Norma De Control Interno:
135
2.8. Flujograma para Control Interno del Procedimientos de compras
136
Capitulo II
137
Control Interno Para Departamento De Recursos Humanos
137
3.1. Introducción
138
3.2. Objetivos
138
3.3. Alcance
139 121
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CAMARONERA LEBAMA S.A. DICIEMBRE - 2013
MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
3.4. Políticas Del Departamento De Recursos Humanos
139
3.5. Descripción Del Proceso
140
3.5.1. Reclutamiento selección y contratación
140
3.5.2. Flujograma De Procesos Para Recursos Humanos
142
3.5.3. Seguridad Social
143
3.5.4. Planes y Beneficios Económicos:
143
3.5.5. Régimen Disciplinario
144
3.5.6. Nómina y Roles
145
3.6. Norma De Control Interno:
146
Capitulo IV
148
Control Interno del Departamento De Inventarios
148
4.1. Introducción
149
4.2. Objetivos
149
4.3. Alcance
150
4.4. Políticas para departamento de Inventario
150
4.5. Descripción del Proceso.
151
4.5.1. Recepción De La Mercadería.
151
4.5.2. Flujograma recepción de mercadería
152
4.5.3. Salida De Materiales De Bodega.
153
4.5.4. Flujograma Proceso Salida De Materiales
154
4.5.5. Conteo Físico
155
4.5.6. Flujograma Del Conteo Físico
156
4.6. Norma De Control Interno
157
Capítulo V
159
Control Interno para departamento de Contabilidad
159
122
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CAMARONERA LEBAMA S.A. DICIEMBRE - 2013
MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
5.1. Introducción
160
5.2. Objetivos
160
5.3. Alcance
160
5.4. Políticas para el Departamento Contable
161
5.5. Descripción del Proceso
161
5.5.1. Libro Bancos
162
5.5.2. Contabilización del Fondo Rotativo
164
Diagrama de flujo del Fondo Rotativo
165
5.5.3. Cuentas Por Pagar.
166
Diagrama de flujo de cuentas por pagar.
167
5.5.4. Pago A Proveedores
168
Diagrama de flujo de pago a Proveedores
169
5.5.5. Elaboración De Estados Financieros
170
123
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
CAPITULO
I
ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
124
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
1.1. INTRODUCCION El presente manual de control interno es una contribución académica, que pretende, implementar, organizar, mantener y evaluar el control interno de Camaronera Lebama S.A En términos conceptuales el control interno para el sector privado son guías y políticas generales, cuyo objeto es aplicar un conjunto de técnicas de control interno que logren reducir los riesgos inherentes a las operaciones realizadas, aportando una seguridad razonable en la información que es entregada a la Gerencia General. El presente manual define los conceptos
y procedimientos que serán
aplicados para lograr confianza en las autoridades de la organización y entes externos de revisión. 1.2. OBJETIVOS Objetivo General Proporcionar directrices a los directivos, ejecutivos, y personal operativo para que sean instituidas al momento de desarrollar
los procesos que les
corresponden a cada área de trabajo y de esta manera cumplir con las leyes y reglamentos internos o externos que rigen a la organización.
125
MANUAL DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Objetivo Específico. Establecer un mecanismo de control dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis de información efectiva y de máxima reducción posible contra errores, fraude y corrupción. 1.3. ALCANCE Las disposiciones dentro del presente manual son aplicables al área administrativa, entendiéndose como tal empleados de las áreas de contabilidad, recursos humanos, inventarios y compras cuyos procesos y decisiones tienen repercusión directa en los procesos de entrega de información financiera a la Gerencia General. 1.4. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE AUDITORIA INTERNA A partir del uso de este manual el departamento de auditoría interna tendrá las siguientes funciones: Sera el encargado de la administración del sistema de control interno de Camaronera Lebama. Desarrollará e implementara mejoras a este manual, con el apoyo del departamento de sistemas en la parametrizacion de los procesos informáticos, estableciendo los niveles de seguridad requeridos.
126
MANUAL DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Sera el encargado de analizar y custodiar la información obtenida en las revisiones realizadas a los diferentes departamentos. Elaborará informes y recomendaciones a partir del análisis de la información 1.5. USO DEL MANUAL Para la correcta utilización de esta herramienta de control interno se debe considerar lo siguiente: El manual se encuentra estructurado de tal manera que los usuarios podrán encontrar información concreta y precisa sobre las acciones que
deberán
desarrollar
para
el
cumplimiento
las
funciones
específicas de cada departamento. Este manual está dividido en capítulos con el fin de facilitar su actualización. Cualquier cambio en las políticas internas vigentes a esta fecha que afecte en el contenido de este manual será generador de actualización o cambio inmediato de dichos procesos establecidos en este manual, cuyo fin será adaptarlo a las nuevas políticas. Este manual debe encontrarse en un lugar visible al alcance del todo el personal involucrado y siempre se conservara una copia de cada modificación siendo su lugar de archivo histórico el departamento de auditoría interna. 127
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
CAPITULO II
CONTROL INTERNO PARA DEPARTAMENTO DE COMPRAS
128
MANUAL DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
2.1. INTRODUCCION Se presenta este manual de control interno como herramienta, que permitirá al área de compras
de Camaronera Lebama S.A
contar con un apoyo
actualizado que describe paso a paso los procesos que deben seguirse para el desempeño de sus labores, precisando responsabilidades, y contribuyendo de esta manera al departamento de auditoría a tener una idea clara de los procesos que deben ser revisados y controlados de manera interna que dé como resultado una información veraz y precisa. 2.2. OBJETIVOS Objetivo General Proporcionar al personal que forma parte del Área de compras una guía técnica
que les oriente en las adquisiciones necesarias en el momento
debido con la cantidad y calidad requerida a los precios adecuados. Objetivos Específico Describir los procedimientos correctos que se deben llevar a cabo en el proceso de compras. Presentar el flujograma de procesos que
describe los procedimientos
adecuados, desde su origen hasta su finalización.
129
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
2.3. ALCANCE
Aplicable a las compras de materiales o insumos sean estos, balanceados, fertilizantes, materiales de ferretería, compras administrativas 2.4. POLITICAS DEL PROCESO DE COMPRAS Buscar y conservar los mejores proveedores En caso de ser proveedores nuevos se solicitara tres cotizaciones como mínimo antes de realizar una compra. Toda compra de mercadería debe ser canalizada a través del departamento de compras. Las órdenes de compra deben dar trámite en máximo tres días. Se reciben facturas que estén acorde al pedido y precios de la orden de compra. En caso de existir diferencias en precio quien decide la recepción o no de la mercadería es Gerencia Administrativa. En caso de existir diferencias en características del producto quien decide la recepción o no de la mercadería es el jefe de compras. Los términos de pago a proveedores son de 30, 60, 90 días. En caso de proveedores nuevos se solicita 15 días como mínimo de crédito.
130
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2.5. DESCRIPCION DEL PROCESO El proceso de compras se puede iniciar de dos maneras, la primera por orden directa de la gerencia administrativa y por requisición de la camaronera. 2.5.1. Compra por Orden de Gerencia Administrativa Una vez recibido el pedido de la gerencia se identifica las características del producto solicitado. Se identifica al proveedor del producto y si este es recurrente se acepta la primera cotización, en caso de no serlo de debe realizar como mínimo tres cotizaciones. En cualquiera de los puntos anteriores, una vez que se obtenga la cotización se debe realizar la ORDEN DE COMPRA, la misma que deberá ser firmada por el jefe de compras y aprobada por el Gerente Administrativo, en su ausencia deberá ser firmada por el Subgerente Administrativo. Una vez aprobada la ORDEN DE COMPRA, deberá ser enviada al proveedor para que despache el producto y emita la factura. El jefe de compras designará al encargado de recibir la mercadería, revisar que esté acorde al pedido y recibir la factura Una vez recibida la factura y comprobado la conformidad con los productos solicitados, esta deberá ser entregada junto con la orden de 131
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
compra al contador a cargo, para que se proceda a ingresar la orden de compra en el sistema de pagos. 2.5.2 Compras por requisición de Camaronera El jefe de producción de Camaronera deberá enviar una requisición de materiales dirigida al jefe de compras o al asistente. Dicha requisición será procesada por la asistente de gerencia, para obtener su aprobación de Gerencia Administrativa. Una vez aprobada la requisición pasara nuevamente al departamento de compras. Con la requisición aprobada el jefe de compras realizara las cotizaciones respectivas y en caso de tratarse de proveedores recurrentes emitirá una ORDEN DE COMPRA. En caso de que se tratase de un proveedor no recurrente deberá realizarse como mínimo tres cotizaciones y solo en este caso se permitirá que la orden de compra no contenga como soporte la factura y se aceptará la cotización como respaldo de la futura compra. La ORDEN DE COMPRA deberá ser firmada por el jefe de compras y aprobada por el Gerente Administrativo, en su ausencia deberá ser firmada por el Subgerente Administrativo. Una vez aprobada la ORDEN DE COMPRA, deberá ser enviada al proveedor para que despache el producto y emita la factura. 132
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
El jefe de compras designara al encargado de recibir la mercadería, revisar que esté acorde al pedido y recibir la factura Una vez recibida la factura y comprobado la conformidad con los productos solicitados, esta deberá ser entregada junto con la orden de compra al contador a cargo, para que se proceda a ingresar la orden de compra en el sistema de pagos.
133
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
2.6. FLUJOGRAMA PARA PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
A INICIO
SOLICITADA DIRECTAMENTE POR GERENCIA
SE REALIZA COTIZACION Y LA ORDEN DE COMPRA
SOLICITUD DE MATERIALES DE CAMPAMENTO
SE ELABORA REQUISICION DE MATERIALES
SE ENVIA A GERENCIA PARA FIRMA DE APROBACION
FIRMADA LA O/C SE ENVIA AL PROVEEDOR
SE PIDE APROBACION DE GERENCIA
A
¿SATISFACE LAS NECESIDADES LA MERCANCIA?
NO
SI
SE CAMBIA DE PROVEEDOR
SE RECIBE LA MERCADERIA Y SE ENVIA LA FACTURA Y AL CONTADOOR
ARCHIVO DE O/C
FIN
134
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
2.7. NORMA DE CONTROL INTERNO El departamento de auditoría deberá conocer este procedimiento y verificar que cumpla a cabalidad, para lograrlo deberá proceder a: Verificar el origen de la compra, si es por Gerencia deberá contener una leyenda explicita que lo manifieste. Contener la firma de Gerencia Administrativa o en su ausencia Subgerente Administrativo. Firma del Jefe de compras o su asistente. En caso de tratarse compra por requisición de materiales deberá contener: Requisición de materiales Información sobre el uso del material, nombre de la maquinaria o instalación en la que se usará. Deberá tener como soporte la factura a nombre de Camaronera Lebama Contener la firma de Gerencia Administrativa o en su ausencia Subgerente Administrativo.
135
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
2.8. FLUJOGRAMA PARA CONTROL INTERNO DEL PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
INICIO ORDEN DIRECTA DE GERENCIA ¿IDENTIFICAR QUE CLASE DE COMPRA ES?
DEBERA CONTENER REQUISION DE CAMARONERA
REQUISICION DE MATERIALES APROBADA
ORDEN DE COMPRA
FIRMA DE APROBACIÓN DE GERENCIA, Y FIRMA DE ELABORACIÓN POR JEFE DE COMPRAS
DEBERA TENER COMO SOPORTE FACTURA
SI
NO
SE VERIFICA EL PRODUCTO EN BODEGA Y SE EMITE INFORME DE CUMPLIMIENTO
FIN
SE VERIFICA EL PRODUCTO EN BODEGA
SE EMITE INFORME POR INCUMPLIMIENTO DE NORMAS INTERNAS
136
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
CAPITULO III
CONTROL HUMANOS
INTERNO
PARA
DEPARTAMENTO
DE
RECURSOS
137
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
3.1. INTRODUCCION El presente manual de control interno es una contribución que permitirá al área de Recursos Humanos de Camaronera Lebama S.A contar con un apoyo actualizado seguirse
que describe paso a paso
los procesos que deben
para el reclutamiento, selección y contratación del personal.
Además de optimizar la realización de funciones
propias de este
departamento tales como, elaboración de roles, liquidación de haberes, tramites en general con el Ministerio de Relaciones Laborales. De esta manera se contribuye al departamento de auditoría con una idea clara de los procesos que deben ser revisados y controlados de manera interna que dé como resultado una información veraz y precisa. 3.2. OBJETIVOS Objetivo General: Escoger a personal plenamente calificado para el desempeño de las funciones a él encomendadas, disminuyendo así la rotación del personal. Objetivos Específico: Establecer mecanismos adecuados para selección de postulantes a cargos vacantes, sin restar importancia al mejoramiento y agilización de los
138
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
procesos claves que generan información para gerencia tales como, elaboración de roles y liquidación de haberes 3.3. ALCANCE La propuesta de este manual fue diseñado para el departamento de Recursos Humanos de Camaronera Lebama, para que los procesos de esta área sean ejecutados y observados por el departamento de auditoría conforme a lo establecido en este documento. Esta sección abarca todo lo relacionado al reclutamiento y selección de personal, elaboración de roles, liquidación de
haberes, y asuntos
relacionados con el Ministerio de Relaciones Laborales. 3.4. POLITICAS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS Los aspirantes a ocupar una vacante deben tener los conocimientos y la experiencia que el puesto amerite. Sera responsabilidad de los jefes del departamento
diseñar las
pruebas necesarias para el proceso de selección de acuerdo al puesto vacante, siempre y cuando sea administrativo. En caso de tratarse de una vacante de área de producción deberán realizarlo una agencia especializada en el
campo, externa a la
compañía.
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
La selección del personal se realiza mediante un análisis de la hoja de vida y entrevista. Se deberá realizar obligatoriamente la confirmación de los datos y referencias de los aspirantes. Los medios de reclutamiento autorizados son: Utilizar al personal interno como porta voz Hacer uso de los medios de comunicación escrita o de radiodifusión. Todos los trabajadores deberán tener contrato laboral legalmente inscrito 3.5. DESCRIPCION DEL PROCESO Descripción general del proceso que se maneja en el área de Recursos Humanos de la Camaronera Lebama, detallando las etapas necesarias para realizar una selección de personal, describiendo también los subprocesos en caso de ser necesarios . 3.5.1. RECLUTAMIENTO SELECCIÓN Y CONTRATACION El procedimiento de selección y reclutamiento se inicia con la vacante de un cargo, que en esta organización por lo general casi siempre se trata de personal para trabajos en campamento. Se deberá proceder de la siguiente manera:
140
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Identificar las necesidades del personal
y comunicar al Gerente
Administrativo. Analizar los puestos de trabajos que deberán ser cubiertos Enviar al Gerente administrativo
la solitud de requerimiento de
personal con el análisis respectivo de los puestos a cubrir, para su autorización. Acudir a los medios de reclutamiento. Se recepta a los postulantes con sus hojas de vida o entrevista según sea el caso. Si se trata de personal para que ocupe un puesto de obrero se realizara una entrevista, se omitirá el curriculum por tratarse en muchos casos de personal sin estudios académicos. Si se trata de personal que ocupe un puesto en áreas administrativas se receptara en primera instancia el curriculum y posterior a ello la entrevista. En ambos casos se realizara las pruebas psicológicas, exámenes de sangre, cocaína, marihuana y VHI, en el caso de las mujeres adicional se realizara la prueba de embarazo. Una vez cumplidos los requisitos anteriores se procederá a seleccionar al personal idóneo
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Se firmara un contrato de trabajo y ese mismo día deberá realizar el aviso de entrada al MRL. 3.5.2. FLUJOGRAMA DE PROCESOS PARA RECURSOS HUMANOS
INICIO
A
ANALIZAR LOS PUESTOS QUE DEBEN SER CUBIERTOS
SE ENVIA HACER EXAMENES MEDICOS
SE APLICAN PRUEBAS FINALES
SE ENVIA REQUERIMIENTO A GERENCIA ADMINISTRATIVA PARA SU APROBACION
SE REALIZA CONTRATO DE TRABAJO
SE DA AVISO DE ENTRADA AL MRL
SE ACUDE A LOS MEDIOS DE RECLUTAMIENTO
SE ENTREGA AL TRABAJOR MANUAL DE SEGURIDAD INDUSTRIAL
SE RECEPTA HOJAS DE VIDA CON DOCUMENTACION REQUERIDA
ARCHIVO DE CONTRATO DE TRABAJO
SE CLASIFICA CANDIDATOS QUE PASAN A LA FASE DE SELCCION
¿CUMPLE CON LOS REQUISITOS DEL PUESTO?
NO
FIN SI
A
142
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
3.5.3. SEGURIDAD SOCIAL Este departamento tendrá la obligación de cumplir con las disposiciones vigentes en lo relacionada a la seguridad social: Emitir las planillas de aporte al IESS sin caer en mora. Una vez emitidas deberán ser firmadas por Gerencia Administrativa. Inmediatamente después serán enviadas al departamento de contabilidad para que se gestione el pago. 3.5.4. PLANES Y BENEFICIOS ECONOMICOS: La camaronera otorga beneficios adicionales a los empleados que tengan más de tres meses laborando en la compañía, beneficios tales como crédito en farmacias y supermercados. Estos beneficios serán administrados por la
Asistente de servicio
Social, la cual deberá pactar con las compañías planes de crédito que beneficien a los empleados. Si algún empleado tuviese inconveniente con alguno de estos beneficios deberá dirigirse a la asistente de servicio social de la compañía. El consumo en supermercados deber ser el 10% del sueldo percibido por cada empleado. Y el consumo en farmacias alcanza el 5% del sueldo que perciba el empleado.
143
MANUAL DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Ambos beneficios serán descontados a través del rol en su anticipo a quincena. Estos valores y descuentos deberán ser explicados a los empleados y en caso de no estar de acuerdo el empleado deberá manifestarlo de manera expresa a la asistente social. 3.5.5. REGIMEN DISCIPLINARIO El jefe de recursos humanos deberá elaborar una cartilla informativa en el que se dé a conocer a los empleados el proceso para justificar faltas ya sea por enfermedad o por calamidad doméstica. Así mismo deberá llevar una estadística mensual del ausentismo del personal, justificado e injustificado. En caso de que el empleado justifique su falta como enfermedad, deberá presentar un certificado médico validado por el doctor de la empresa. En caso de ser calamidad domestica sin prueba alguna que amerite la falta del empleado, la decisión de descontar los días de ausentismo será del jefe de recursos humanos. Tales días podrán ser descontados de los días de vacaciones o en la remuneración mensual.
144
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
3.5.6. NOMINA Y ROLES La asistente de nómina deberá elaborar las liquidaciones de haberes en forma mensualizada durante los primeros cinco días de cada mes. Cumplido ese lapso de tiempo deberá entregar al jefe de recursos humanos para que las revise y apruebe. Con la firma de aprobación de recursos humanos deberá pasar a ser aprobado por gerencia administrativa. Finalmente ambas firmas deberá ser procesada con una orden de compra y entregada al departamento de contabilidad para que gestione el pago. El jefe de recursos humanos deberá elaborar los roles del personal durante los tres días posteriores a la recepción de las liquidaciones de haberes, considerando y detallando: Descuentos al personal Liquidaciones de haberes Nuevos ingresos de personal. Bonificaciones adicionales Horas extras.
145
MANUAL DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Inmediatamente finalizado ese tiempo deberá entregar los roles al auditor interno, para revisión, posterior a ello pasara al departamento de contabilidad. 3.6. NORMA DE CONTROL INTERNO El departamento de auditoría interna deberá conocer a cabalidad los procesos realizados en recursos humanos para poder realizar una revisión efectiva. Esta revisión deberá centrarse de manera primordial en la realización de roles, liquidación de haberes, descuentos y bonificaciones a empleados, en general con la información que afecte de manera significativa los informes que serán entregados a gerencia general, detallados a continuación: Se deberá revisar que existan expedientes del personal los cuales deben tener carácter de confidencial, debiendo contener datos personales, numero de afiliación, cargas familiares, etc. Verificar los roles en cuestiones de cálculos de horas extras, vacaciones, formas de pago, etc. Verificar la conciliación entre la cuenta bancaria y los pagos de nóminas. Deberá verificar las tarjetas de control tiempo con las horas pagadas en rol.
146
MANUAL DE CONTROL INTERNO
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
Verificar que los anticipos a roles sean debidamente descontados en el mes. Verificar los valores que aparecen en las liquidaciones de haberes, deben ser recalculados para verificar su validez.
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
CAPITULO IV
CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO DE INVENTARIOS
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MANUAL DE NORMAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS
4.1. INTRODUCCION El presente manual es una contribución académica que permitirá conocer de manera más clara los procesos que se desarrollan en el departamento de inventarios, para de esta manera proporcionar a la auditoría interna de la organización una herramienta que permita realizar una verificación de los procesos en forma idónea
con resultados relevantes en la entrega de
información. 4.2. OBJETIVOS Objetivo General Proporcionar al personal del departamento de inventarios una guía sólida y estructura para desarrollar los procesos de manera correcta y con énfasis en resultados. Objetivos específicos. Reducir el riesgo de saldo cero en el stock de bodega, evitando retraso en la producción por falta de materiales, logrando controlar la mercadería que ingresa y sale de manera oportuna. 4.3. ALCANCE El alcance de este manual abarca a toda el área de inventarios en sus procesos de recepción de materiales, egreso a bodega y conteo físico del inventario. 149
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Por lo que aquí se expone se debe cumplir de manera total garantizando el buen funcionamiento de este departamento. 4.4. POLITICAS PARA DEPARTAMENTO DE INVENTARIO Sera responsabilidad del jefe de bodega establecer los máximos y mínimos de inventarios en relación solo al balanceado y fertilizantes, los materiales se piden de acuerdo a requisición de campamento. La mercadería que se compra solo la podrá recibir el jefe de bodega en su ausencia delegara a la persona encargada. El jefe de bodega exigirá a los proveedores la emisión de nota de crédito en caso de faltantes de mercadería solo hasta en un 30%, caso contrario deberá exigir el cambio de la factura. Una vez conforme con la mercadería recibida se procede a recibir la factura, la cual deberá revisar que contenga los datos correctos de la compañía y demás requisitos tributarios. 4.5. DESCRICPICON DEL PROCESO El departamento de inventarios tiene tres responsabilidades, el ingreso a bodega, el egreso de materiales y la toma física de inventarios, descritos a continuación: 4.5.1. Recepción de la mercadería. Verificar la orden de compra lleve un secuencial
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Verificar que la mercadería recibida sea igual a lo que describe la factura Revisar la que mercadería cumpla con los requisitos solicitados Comparar la factura con la orden de compra. Realizar un ingreso a bodega el cual debe contener la fecha en que se recibió la mercadería. El ingreso a bodega alimenta el modulo contable de cuentas por pagar, por lo que se debe anotar el número de ingreso a bodega en la factura. Una vez realizado el ingreso de debe enviar la factura a contabilidad para que gestiones el pago.
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4.5.2. RECEPCION DE MERCADERIA
INICIO
NO SE ACEPTA LA MERCADERIA
VERIFICAR SECUENCIAL Y APROBACION DE ORDEN DE COMPRA
¿LA MERCADERIA CUMPLE CON LOS REQUISITOS SOLICITADOS?
SE DEVUELVE A COMPRAS LA ORDEN DE COMPRA
SE ESPERA LA NUEVA COMPRA NO
SI REALIZAR INGRESO A BODEGA
REGISTRAR EN LA FACTURA EL NUMERO DE INGRESO A BODEGA
ENTREGAR A CONTABILIDAD PARA QUE GESTIONE EL PAGO
FIN
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4.5.3. Salida de Materiales de Bodega. Se debe recibir las requisiciones de compras para determinar a qué área se deben enviar los materiales o balanceados. Se clasifica la mercadería y el balanceado que se va a enviar al campamento y se elabora una guía de remisión En la guía de remisión se debe detallar la persona que recibirá el material en campamento, el número de requisición y el número de ingreso a bodega, además de los materiales que se envían. La guía de remisión será el soporte del egreso de bodega, que da de baja a los materiales en el módulo de inventarios. En caso de trasladar los materiales a una compañía relacionada, se deberá enviar el egreso a bodega a contabilidad para que elabore la factura de cobro a la otra compañía.
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4.5.4. SALIDA DE MERCADERIA
INICIO
CLASIFICAR LA MERCADERIA ACORDE A LA REQUISION
ELABRACION DE GUIAS DE REMISION
DETALLAR NUMERO DE REQUISION, INGRESO A BODEGA, MATERIALES Y PERSONA QUE RECIBE
¿LA MERCADERIA ES PARA COMPAÑIA RELACIONADA?
NO
SI SE ENVIA A CONTABILIDAD EL EGRESO DE BODEGA PARA FACTURACION
FIN
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4.5.5. Conteo Físico El inventario físico se realizara tres veces al año y una cuarta vez en fin de año en presencia del auditor interno de la compañía y de los auditores externos. Se pondrá atención primordial al balanceado y fertilizantes. Se verifica los materiales obsoletos. Además se debe hacer un conteo físico de los semovientes para poder actualizar el kardex. Una vez realizado el conteo se procede a elaborar el informe el cual deberá ser entregado al contador general. En caso de haber ajuste se deberá presentar un anexo en el cual se detalle los motivos por el cual se realiza el ajuste, y solo con aprobación de gerencia general se podrá ingresar en modulo los ajustes de inventarios.
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4.5.6. FLUJOGRAMA DEL CONTEO FISICO INICIO
TOMA DE INVENTARIO FISICO
REGISTRO EN EL KARDEX
¿CRUZA LA INFORMACION KARDEX VRS SISTEMA?
SI SE ESTABLECEN LOS DATOS REALES
FIN
NO
SE PROPONEN AJUSTES
SE EMITEN INFORME AL CONTADOR GENERAL
CON LA APROBACION SE INGRESAN LOS AJUSTES
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4.6. NORMA DE CONTROL INTERNO La auditoría interna de la compañía deberá usar esta herramienta para verificar que se cumplan a cabalidad los procesos estipulados. A continuación se detalla los pasos a seguir para la verificación del cumplimiento de estos procesos: El auditor interno deberá realizar esta revisión a través de los módulos informáticos del sistema de la compañía y una vez al año deberá realizar el conteo físico junto al jefe de bodega. Deberá verificar los módulos de información de inventario con el kardex que se maneja en la bodega. Verificar el archivo permanente de las guías de remisión el cual debe llevar un secuencial. Los egresos a bodegas deben tener la leyenda escrita del número de guía remisión en el cual fueron emitidos. De forma aleatoria verificar los ingresos a bodega los cuales deben contener el número de factura del proveedor, número de ingreso a bodega y firma de recepción de entrega a contabilidad.
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De forma mensualizada deberá realizar el seguimiento a por lo menos el 15% de las facturas de balanceados, desde su recepción hasta su etapa final que es el consumo de los camarones.
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CAPITULO V
CONTROL INTERNO PARA DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
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5.1. INTRODUCCION El presente manual es una contribución académica que permitirá al departamento de contabilidad tener una guía sólida que permita reflejar la información adecuada en base a procesos claramente establecidos. 5.2. OBJETIVOS Objetivo General Permitir que la información financiera represente un instrumento útil para el análisis y la toma de decisiones por parte de la gerencia de Camaronera Lebama. Objetivo Especifico Obtener estados financieros que reflejen de manera transparente la situación económica real de la organización. 5.3. ALCANCE El manual de control interno para el departamento de contabilidad abarcara los procesos
operativos tales como
son los
pagos
a proveedores,
conciliaciones bancarias, registros contables en general.
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5.4. POLITICAS PARA EL DEPARTAMENTO CONTABLE El asistente de contabilidad
deberá mantener actualizados y con
información al día el saldo de libro bancos. El contador se encarga de hacer cumplir el procedimiento y garantizar que los saldos sean reales. La asistente contabilidad se encarga de mantener actualizado el cuadro de pago a proveedores de manera semanal. En caso de que el gerente administrativo vaya aprobar pagos antes de la fecha estimada (miércoles), se deberá ingresar solo las facturas de pago primordial estas son las de combustible, alimentación y balanceado además de las facturas de pago de contado. La contadora será la encargada de acompañar al gerente general a la hora de aprobación de pagos, en su ausencia lo hará la contadora general. La contadora elabora los estados financieros durante los primeros 12 días del mes subsiguiente, y la contadora general deberá revisar dichos estados financieros antes de que pasen a gerencia general. 5.5. DESCRIPCION DEL PROCESO Los proceso realizados en el departamento de contabilidad serán descritos a continuación: registro de libros bancos (conciliaciones),
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5.5.1. LIBRO BANCOS El asistente de contabilidad (AC)
deberá
manejar un orden
cronológico de los ingresos y egresos que existen en las diferentes cuentas bancarias que maneja la compañía. El asistente de contabilidad deberá recibir los movimientos bancarios los tres primeros días del mes, caso contrario deberá descargarlos de la página de internet del banco. Cuando los datos estén revisados deberá realizar la conciliación bancaria respectiva y deberá presentarlo al contador junto con el movimiento mensual del libro bancos para revisión del contador.
FLUJOGRAMA DE LA ELABORACION DEL LIBRO BANCOS
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FLUJOGRAMA DE LA ELABORACION DEL LIBRO BANCOS
A
B
INICIO REGISTRO EN LIBRO BANCOS
RECEPCION DE COMPROBANTES DE DEPOSITOS
ELABORACION EN ORDEN CRONOLOGICO DE LOS COMP. DE INGRESO Y EGRESO
RECEPCION DE COMPROBANTES DE DEPOSITOS
A
RECEPCION DE LOS ESTADOS DE CTAS BANCARIAS
REVISISION DE DATOS
IMPRIMIR MOVIMIENTOS BANCARIOS DEL MES
FIN
INCORRECTO
CORRECTO REALIZAR CONCILIACIONES BANCARIAS
B
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5.5.2. CONTABILIZACION DEL FONDO ROTATIVO El AC es el responsable de la contabilización del fondo rotativo o caja chica de la gerencia administrativa. El AC suma los soportes de los egresos (facturas) y realiza el detalle para la reposición de manera semanal. El fondo rotativo es de $3000.00. El contador General es el responsable de hacer cumplir este procedimiento y garantizar que los gastos presentados son los necesarios. Una vez revisados y aprobados los gastos de caja chica deberá proceder a la contabilización. Deberá verificar si las facturas son válidas
por el SRI antes de
contabilizar. Si las facturas son válidas deberá ingresarlas y registrar la retención contabilizando el gasto de manera adecuada. En caso de existir la compra de un activo fijo deberá comunicar a la contadora para que ella proceda con la activación del mismo. Una vez contabilizados todos los gastos deberá archivar los egresos en forma secuencial.
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DIAGRAMA DE FLUJO DE LA CONTABILIZACION FONDO ROTATIVO
INICIO
A
SUMA DE LOS SOPORTES DEL GASTO.
ARCHIVO DEL COMP EGRESO
ENVIAR AL CG PARA APROBACION DE DICHOS GASTOS
FIN
VERIFICAR VALIDEZ DE FACTURAS
CONTABILIZACION DE FACTURAS
¿ES COMPRA DE ACTIVO FIJO?
NO
SI ENVIAR A CONTADORA PARA ACTIVACION DEL MISMO
A
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5.5.3. CUENTAS POR PAGAR El AC deberá ingresarlas de manera inmediata a su recepción, en el módulo de cuentas por pagar. Estas facturas deben tener una orden de compra con el número de la requisición. Antes de su ingreso deberá verificar la validez de la emisión de las facturas en la página del SRI. Se ingresa las facturas el módulo de cuentas por pagar, se contabiliza el gasto y realizar las retenciones respectivas. Al final del día se elabora un listado de retenciones y se envía a recepción para que las entregue a los proveedores. Deberá sacar una copia a la factura y al final del mes se envía esas copias al dpto. de tributación para realizar el reclamo del IVA a SRI. Todas las facturas ingresadas deben tener la firma de revisado de la contadora. Una vez aprobadas se procede archivar las facturas en el acordeón por orden alfabético.
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DIAGRAMA DE FLUJO DE CUENTAS POR PAGAR
A
INICIO
ARCHIVO DE FACT
RECEPCION DE FACTURAS
VERIFICAR QUE TENGAN, ORDEN DE COMPRA, NUMERO REQUISICION Y VALIDEZ EN EL SRI
FIN
INGRESAR LAS FACTURAS AL MODULO DE CTAS POR PAGAR.
FOTOCOPIAR LAS FACTURAS PARA DPTO DE TRIBUTACION – RECLAMO DEL IVA AL SRI
¿APROBACION DEL CONTADOR?
NO
SI A
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5.5.4. PAGO A PROVEEDORES El AC es el responsable de elaborar los cheques para pagos a proveedores. El CG es el responsable de hacerlos firmar por el Gerente. El AC contable se encarga de mantener al día el cuadro de pago a proveedores. El Gerente aprueba los pagos todos los jueves. El Gerente aprueba los pagos que serán cancelados cada semana y emite la hoja de aprobación Con la hoja de aprobación la AC elabora los cheques Una vez elaborados los cheques, les adjunta los facturas que se cancelan en dichos cheques Se sella las facturas con la leyenda cancelada, y se escribe la fecha y numero de cheque con las que se cancela. Todos los cheques deberán estar sellados por la leyenda CHEQUE CRUZADO, o PAGO AL PRIMER BENEFICIARIO, según sea el caso. Una vez elaborados todos los cheques por sus respectivos soportes, se envían al contador para la revisión. Además deberán llevar una firma de revisado del contador general. Finalmente serán llevados a Gerencia para que sean firmados por el Gerente.
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DIAGRAMA DE FLUJO DE PAGO A PROVEEDORES
INICIO
A SI
APROBACIO N DE GERENCIA EMITE LISTADO DE CHEQUES A ELABORAR SE EMITE LOS CHEQUES
SE ADJUNTA FACTURAS QUE SON CANCELADAS
SE ENVIAN CHEQUES A LA CG PARA QUE LOS REVISE CG HACE FIRMAR LOS CHEQUES DE LA GERENCIA
FIN
SE SELLA LOS CHEQUES SEGÚN SEA EL CASO CRUZADO, O PRIMER
¿SON APROBADOS POR EL CONTADOR?
NO A
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5.5.5. ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS El contador General es el encargado
de revisar los estados
financieros que elabora el contador. El contador tendrá los 12 primeros días del mes para entregar los estados financieros al contador general. El contador ingresa al sistema la transferencia del costo o afectación al gasto en las cuentas que corresponda. Verifica los gastos que fueron ingresados por la AC, y reclasifica en caso de ser necesario. Valida la información ingresada por recursos humanos sobre, liquidaciones de haberes, sueldos, descuentos, etc. Comprueba el inventario del kardex con el inventario en módulos. Detalla las cuentas que quedan pendiente de liquidar en el próximo mes Elabora los anexos de las piscinas cosechadas y sembradas del mes Analiza los saldos de las cuentas bancos, las cuales deben cuadrar con las conciliaciones realizadas previamente. Entrega los estados financieros al contador general Realiza cuadro de cosechas y de producción, información directa para la Gerencia General. Realiza anexos de todas las cuentas contables del Balance.
170
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES La empresa Camaronera Lebama, de la ciudad de Guayaquil, no cuenta con un adecuado control interno que permita la identificación adecuada de los riesgos y prevención de los mismos dentro de la compañía.
No cuenta con una guía sólida que especifique los pasos a seguir para el desarrollo
de
los procesos de
los departamentos que
intervienen
directamente con la información que genera los estados financieros.
La falta de la revisión a tiempo por parte de la actual auditoría interna se debe a que no tienen un manual de control interno de procedimientos que le permita esclarecer cuales son los procesos que deben revisar en cada área, lo cual ocasiona que trabajen de manera empírica.
169
RECOMENDACIONES Educar a todo el personal de la empresa a utilizar el manual de control interno de procedimientos que fue elaborado para el mejoramiento de sus funciones como departamento y como equipo de trabajo.
Ayudar a implementar
en corto plazo este manual en cada uno de sus
departamentos o áreas de trabajo, con la finalidad de disminuir de forma parcializada los errores que se suscitan.
Con ayuda de la gerencia, elaborar un seguimiento de los beneficios de la aplicación del manual de control interno en la compañía.
Crear un programa de capacitación constante al personal, aplicando herramientas tecnológicas para mantener actualizados a todo el personal con información al día, lo cual generara un ambiente de confianza en el desarrollo de sus funciones
170
GLOS ARIO DE TERMI NOS
A Acuicultura.- La acuicultura abarca diversos sistemas de cultivo de plantas y cría de animales en zonas continentales, costeras y marítimas, que utilizan y producen una amplia variedad de especies de animales y plantas.28 Adjudicación.- Significa asignar, en el sentido de ley como forma de justicia que distribuye o retribuye. Auditoria.- Significa verificar la información financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable, veraz y oportuna. Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las políticas y lineamientos establecidos han sido observados y respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurídicas y reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y opera teniendo al máximo el aprovechamiento de los recursos. Auditoría Externa.- es una auditoría realizada por un profesional independiente y experto en contabilidad, de los libros y registros contables de
28
http://www.fao.org/fishery/topic/13530/es - Departamento de pesca y acuicultura
171
una entidad, para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables29. Auditoría
Interna.- es una auditoría realizada
por un profesional
dependiente de la entidad, experto en contabilidad, libros y registros contables, para opinar sobre la razonabilidad de la información contenida en ellos y sobre el cumplimiento de las normas contables30
B Bajamar.- Llamada marea baja o momento opuesto, en que el mar alcanza su menor altura. Biólogos.-Persona
profesional en la ciencia que estudia la estructura,
función y desarrollo de los seres vivos.
C Cautiverio.- Se habla de cautiverio cuando los animales son mantenidos dentro de espacios cerrados o limitados por barreras físicas, generalmente en densidades superiores a las de las poblaciones silvestres.
29 30
O. Greco (p.41) O. Greco (p.41)
172
Ciclo nodal.- Es el tiempo necesario para que el nodo recorra 360° de longitud, dura aproximadamente 18,6 años. Compra.- Adquisición de un bien o servicio contra el pago de un precio convenido31 Controversia.- Una controversia o disputa es una discrepancia de opinión existente entre las partes activas sobre un asunto, bien sea por desacuerdo, discusión de debate, etc. Las controversias pueden variar en tamaño, desde las suscitadas por el inconformismo particular, pasando por disputas privadas entre dos individuos hasta desacuerdos a gran escala entre sociedades enteras Conexión Modular.- Son aquellas conexiones que permiten que los módulos contables estén conectados en tiempo real con los demás módulos sistemáticos en una empresa que utiliza un mismo sistema de información. Contabilidad.- La contabilidad es la ciencia social que se encarga de estudiar, medir y analizar el patrimonio y la situación económica financiera de una empresa u organización, con el fin de facilitar la toma de decisiones en el seno de la misma y el control externo, presentando la información, previamente registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas. 31
O. Greco (p.78)
173
Contabilidad Financiera.- Sistema contable que se ocupa de los movimientos de ingresos y egresos de fondos, de las inversiones que se hagan con el excedente y, por añadidura, de todas las cuentas que se relacionen con el aspecto financiero de la organización 32. Cúmulo de conocimientos.- Es la cantidad de conocimientos que una persona posee sobre temas los cuales domina. Cuestionario de control interno.- Una serie de preguntas sobre los controles en cada área de la auditoría realizada como un medio para indicarle
al
auditor
aspectos
de
control
interno
que
pueden
ser
inadecuados33. Crianza de Camarón.- Se refiere a la alimentación y cuidado que recibe un animal en cautiverio hasta que se pueda vender o ingrese en proceso de producción.
D Desove de camarón.- Es el acto de verter los huevos y esperma por los peces y anfibios en su ambiente. Es también la nube de huevos que resulta de lo anterior. La mayoría de los animales acuáticos, que no son mamíferos acuáticos se reproducen mediante el proceso de freza. 32 33
Nel Quezada L. (p.173) Alvin. Randal, Mark (p.301)
174
Desfalcos.- El desfalco o malversación es el acto en el que uno o más individuos se apropian indebidamente de valores o fondos a los que éstos les han sido confiados en razón de un cargo. Es un tipo de fraude financiero. Puede ser de caudales privados, como entre un empleado y su patrón, o de caudales públicos.
Directrices.- Es aquello que marca las condiciones en que se genera algo
E Ecosistema.- Un ecosistema es un sistema natural que está formado por un conjunto de organismos vivos (biocenosis) y el medio físico donde se relacionan (biotopo). Un ecosistema es una unidad compuesta de organismos interdependientes que comparten el mismo hábitat. Especies Bioacuáticas.- Significa todos los estadíos de vida (incluyendo huevos y gametos) de peces, moluscos, crustáceos, u otros organismos que tienen parcial o totalmente su ciclo de vida en el medio acuático originados de establecimientos de acuacultura o removidos del medio salvaje, con fines de cultivo, para ser liberados en el ambiente acuático con fines de investigación, o para el consumo humano. Inclusive especies preservadas, o congeladas para ser utilizadas como alimento de especies en cultivo.
175
F Falencias.- Desviación de lo exacto o de lo correcto al afirmar algo. Firma Conjunta.- Cuando se exige que para la validez de un pago deban firmar como mínimo dos representantes del ente34.
Fraude.- El fraude consiste en que una persona obtenga de otra un beneficio, se haga de una cosa o un lucro tras aprovecharse de un error o mediante engaños.
Flujo.- el flujo es el proceso de ascenso lento y continuo de las aguas marinas, debido al incremento progresivo de la atracción lunar o solar o de ambas atracciones en el caso de luna nueva y de luna llena.
G Gametos.- Designa el semen o los huevos no fecundados de animales acuáticos que se conservan o transportan por separado antes de la fecundación.
I 34
O. GRECO (P.143)
176
Implementar.- es la realización de una aplicación, instalación o la ejecución de un plan, idea, modelo científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo o política.
M Método de investigación.- proviene de las raíces meth que significa meta y odos que significa vía. Por tanto es la vía para llegar a la meta35. Mercado Competitivo.- Un mercado competitivo es aquel en el que hay muchos compradores y muchos vendedores, por lo que cada uno ejerce una influencia insignificante en el precio de mercado. Mancha Blanca.- Esta es una enfermedad altamente infecciosa que produce de forma rápida una gran mortalidad. Los brotes matan en pocos días a la totalidad de las poblaciones de camarones en las granjas de todo el mundo. Los signos clínicos incluyen una súbita reducción del consumo de alimentos, letargo, pérdida de cutícula, decoloración y la presencia de manchas blancas
35
NEL.L (2010) METODOS DE INVESTIGACION
177
de 0,5 a 2,0 mm de diámetro en la superficie interior del caparazón, apéndices y sobre la cutícula de los segmentos abdominales.
Multas indexadas.- Se refiere a aspectos relacionados con sueldos y salarios, se da cuando diversos conceptos de pago a los trabajadores, se unen o se integran en un solo a fin de que la administración de sueldos (nóminas, se realice de una forma más práctica y controlada. "Indexar las compensaciones y bonos al salario base"
N Nodo.- Un nodo es un espacio real o abstracto en el que confluyen parte de las conexiones de otros espacios reales o abstractos que comparten sus mismas características
O Obsoleta.- Que ha dejado de estar en uso por ser reemplazado por otra cosa más moderna y ajustada al momento; Que se usa o se ha usado poco.
P Periodo de veda.- Espacio de tiempo en que está prohibido pescar ya que determinado animal se encuentra en etapa de reproducción. 178
Presupuestos.- Registros por escrito de las expectativas del cliente para el periodo; una comparación de presupuestos con los resultados reales puede indicar si son o no probables errores importantes.
Pleamar.- También llamado Marea alta o momento en que el agua del mar alcanza su máxima altura dentro del ciclo de las mareas.
Pleamares de Sicigia.- Son las mareas que se producen con la luna llena y la luna nueva, cuando el Sol, la Luna y la Tierra se encuentran alineados. La Marea Viva que se produce durante la fase de Luna Nueva se denomina "Marea Viva de Conjunción"; y la que se produce mientras tiene lugar la fase de luna llena se llama "Marea Viva de Oposición".
R Reflujo: Es el proceso de descenso de las aguas marinas, lento y progresivo, debido a la decadencia de la atracción lunar o solar.
S 179
Sistema Contable.-Es un conjunto de parámetros, elementos y partes que están integradas, entrelazas, que interactúan entre sí para obtener un resultado contable – financiero.
T Transbordar.- El Transbordo Marítimo por definición comprende la transferencia de cargas, especialmente contenedores, de un barco a otro. Procedimiento normal en el caso de importación / exportación y cargas marítimas de transbordo.
V Variable.- Cualquier característica de la realidad que pueda ser determinada por observación y que pueda mostrar diferentes valores de una unidad de observación a otra
Z Zonas intermareales.- La zona intermareal está cubierta, al menos en parte, durante las mareas altas y al descubierto durante las mareas bajas. Es la parte del litoral situada entre los niveles conocidos de las máximas y mínimas mareas.
180
FUENTES BIBLIOGRAFICAS
LIBROS Mantilla, S. A. (2008) Control Interno Informe COSO, 4ta edición: ECOE EDICIONES. Estupiñan R. (2006) Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y COSO II, Bogotá – Colombia: ECOE EDICIONES Robert F., Meigs,B., Haka & Willian (1992) Contabilidad: La Base para las decisiones Gerenciales 11ava Edición Catacora F., (1998) Contabilidad II. Benjamin E., Fincowsk, F.,. Auditoria Administrativa: Gestion estrategica del Cambio, (2007). Mexico: Pearson Educacion. Coopers & Lybrand, Los nuevos conceptos del control interno: Informe COSO.(1997) Naranjo A, M. Auditoria de Sistemas.(2010) Flores, L., Contabilidad de Costos. (2009) Guayaquil: Manglareditores. Perdomo A., (2004) Fundamentos de Control interno, Cengage Learning Editores, 9na Edición. Sabino, C., (1992) El proceso de Investigación, Buenos Aires: Editorial Panapo. Arias G. (2008) Administración de los recursos humanos, México MIRTA, J. (2002) Tesis, Tesinas, Monografías e informes 1era edición, editorial biblos MSC.CAMPO E, A. (2008). Guía práctica para la elaboración de tesis, 1era edición: graficas Ruiz.
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BERNAL, A. (2010) Metodología De La Investigación. 3ERA EDICION COLOMBIA: Pearson educación editorial Quezada L. (2010) Metodología De La Investigación. Primera Edición Editora Macro E.I.R.L. Lima Perú Orlando, G. (2004). Diccionario De Finanzas. Valleta Ediciones. Alvin A. Arens- Randal J. Elder – Mark S. Beasley-(2007) Auditoria Un Enfoque Integral. Decimoprimera Edición. 2007- Pearson Educación México Orlando Greco. (2007) Diccionario Contable. Cuarta Edición...Valleta Ediciones. Buenos Aires.
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182
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OTROS PROYECTOS DE INVESTIGACION Angamarca, R.C.
Gordillo D.P., (2012)”Propuesta de elaboración de un
manual de control interno basado en el modelo COSO, para los procesos de control de: inventarios, compras, ventas y talento humano aplicado al supermercado Megamarket del cantón Cañar” Tesis de contabilidad y auditoría no publicada, UPSC, Cuenca, Ecuador
Guzmán, D.V. Pintado, M.A., (2012) “Propuesta de un manual de control interno administrativo y
contable para el área de contabilidad de la
universidad politécnica salesiana” Tesis de contabilidad y auditoría no publicada, UPSC, Cuenca Ecuador
183
ANEXOS
184
ANEXO 1 VALIDACIÒN DE LA EMPRESA
185
186
187
ANEXO 2
VALIDACION DEL EXPERTO
188
189
ANEXO 3 FOTOS DEL PERSONAL DE CAMARONERA LEBAMA S.A.
190
CONTADORA DE COSTOS
CONTADOR TRIBUTARIO
191
CONTADORA DE COSTOS
ASISTENTE DE COSTOS
192
CONTADOR DE LABORATORIO
ASISTENTE DE COSTOS
193
ANEXO 4 ORGANIGRAMA DE CAMARONERA LEBAMA S.A.
194
ELABORADO POR
APROBADO POR
Jessica Baque Figueroa Ing. Silvia Santos
FECHA Junio 28; 2013
195