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UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA ÁREA JURÍDICA, SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
“EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTE DE LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES”
TESIS PREVIO A OPTAR EL GRADO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CONTADOR PÚBLICOAUDITOR
AUTORA: Julia Aurora Chimbo Morocho
DIRECTORA: Lic. María Esperanza Gaona
LOJA - ECUADOR 2010
LIC. MARÍA ESPERANZA GAONA DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL
DE
LOJA
DEL
ÁREA
JURÍDICA,
SOCIAL
Y
ADMINISTRATIVA, CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Y DIRECTORA DE TESIS.
CERTIFICA:
Que la Tesis titulada “EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTE
DE
LA
LIBRERÍA
Y
PAPELERÍA
AGUILAR
DISTRIBUIDORES”, presentada por la aspirante Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho; previa a optar el Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, Contador Público - Auditor, ha sido dirigida y revisada minuciosamente, la misma cumple con los requisitos legales exigidos por el Reglamento de Régimen Académico vigente en la Universidad Nacional de Loja, por lo que autorizo su presentación ante el Tribunal de Grado respectivo.
Loja, Mayo del 2010
Lic. María Esperanza Gaona DIRECTORA
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AUTORÍA
Las ideas, criterios, análisis, conceptos, resultados, conclusiones y recomendaciones, expuestas en el presente trabajo investigativo, son de absoluta responsabilidad de la autora.
Julia Aurora Chimbo Morocho
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AGRADECIMIENTO
Dejo constancia de mi sincero agradecimiento a las Autoridades de la Universidad Nacional de Loja, especialmente a los señores Docentes de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, del Área Jurídica Social y Administrativa.
De manera especial a la Lic. Esperanza Gaona, quien en calidad de Directora de Tesis, supo guiarme con sus valiosos conocimientos hasta la conclusión del presente trabajo investigativo.
A sí mismo deseo expresar mi inmensa gratitud al Gerente propietario, y empleados de la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores” por el apoyo brindado con absoluto desinterés hasta la culminación de la presente investigación
La Autora
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DEDICATORIA
De todo corazón y con mucha gratitud dedico este trabajo: A Dios, que es el centro de mi vida, quién me ha guiado espiritualmente para llegar a mi meta. A la memoria de mi querido Padre, que se sentiría muy orgulloso por mi triunfo. A mi madre que siempre ha estado allí apoyándome y dando aliento para continuar. De igual manera a mi hermana y cuñado A mis dos hijas, que son la razón de mi existir, y en especial a mi querido esposo que
con
paciencia
supo
apoyarme,
guiándome con sus sabios consejos por el camino del éxito.
Julia Aurora
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1.
RESUMEN
El trabajo de investigación que se presenta tiene como tema EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTE DE LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES”, de la ciudad de Loja, el mismo se desarrolló en cumplimiento de un requisito previo a optar el grado de licenciada en Contabilidad y Auditoría Contador Público Auditor titulo que otorga la Carrera de Contabilidad y Auditoría de la Universidad Nacional de Loja, en su parte estructural presenta la Introducción que resalta la importancia del tema, el aporte a la empresa objeto de estudio y una síntesis de contenido, se explica la metodología utilizada a través de un capitulo denominado Materiales y Métodos que expone cómo y cuando se utilizaros los Métodos Científico, Deductivo, Inductivo, Analítico y Sintético, las Técnicas como la Observación y la entrevista y se explican los procedimientos que llevaron a la realización del proceso investigativo, luego
contiene los Resultados del Examen
especial a las cuentas que constituyen el Activo Corriente a saber Bancos, Inventarios y Cuentas por Cobrar, en donde se exponen los hallazgos encontrados y que se los describe en los correspondientes papeles de trabajo y que fundamentan el proceso del examen además sirvieron para la presentación del Informe final que contiene comentarios conclusiones y recomendaciones, La Discusión de la investigación constituye el Informe final, el mismo presenta algunas recomendaciones especialmente sobre el control interno implementado, con la finalidad de que el propietario de la
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Librería pueda adoptar las mejores decisiones en la conducción financiera de su negocio; se termina la investigación con la prestación de las conclusiones y recomendaciones de la investigación, la Bibliografía utilizada constituida por el listado de libros, manuales y publicaciones sobre el tema desarrollado y los anexos que sirvieron para el desarrollo del proceso de investigación.
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SUMMARY
The investigation work that is presented has relationship with a SPECIAL EXAM TO THE AVERAGE ACTIVE COMPONENT OF THE BOOKSTORE AND STATIONERY AGUILAR DISTRIBUTORS", of the city of Loja, the same one was developed in execution of a prerequisite to opt graduate's grade in Accounting and Audit Accountant Public Auditor I title that it grants the Career of Accounting and Audit of the National University of Loja, in its structural part it presents the Introduction that stands out the importance of the topic, the contribution to the company study object and a content synthesis, the methodology it is explained used through an I surrender denominated Materials and Methods that it exposes how and when you to use you the Methods Scientist, Deductive, Inductive, Analytic and Synthetic, the Techniques as the Observation and the interview and the procedures are explained that took to the realization dl investigative process, then it contains the Results from the special Exam to the bills that constitute the Average Asset that is Banks, Inventories and Bills to Get paid where the opposing discoveries are exposed and that it describes them to him in the corresponding work papers and that they base the process of the exam they were also good for the presentation of the final Report that contains comments conclusions and recommendations, The Discussion of the investigation it constitutes the final Report, the same one it presents some recommendations especially on the implemented internal control, with the purpose that the proprietor of the bookstore can adopt the best decisions in the financial conduction of its business; the investigation
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ends with the benefit of the conclusions and recommendations of the investigation, the used Bibliography constituted by the listing of books, manuals and publications on the developed topic and the annexes that were good for the development of the investigation process.
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2.
INTRODUCCIÓN
En el desarrollo socio económico del país, el sector comercial en los últimos años ha demostrado un acelerado crecimiento, son muchas las empresas comerciales que desempeñan esta actividad, especialmente en la ciudad de Loja, pero estas empresas para lograr sus metas y objetivos deben ser manejadas con eficiencia eficacia y economía, de tal forma que al termino de un ejercicio económico logren obtener resultados favorables, en este campo es importante el papel que juega el Control Interno y ligado a él las auditorias de tipo financiero que certifican la validez, veracidad e integridad de las cifras y valores que muestran los informes financieros, con lo cual sus directivos pueden corregir acciones que lo lleve al logro de metas y objetivos empresariales.
La investigación que se presenta en este estudio analítico y descriptivo se relaciona con un EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTE DE LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA “AGUILAR DISTRIBUIDORES”, en el período comprendido del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2005, con la finalidad de que su gerente tenga conocimiento exacto del manejo de estas cuentas y de sus falencias en el control interno implementado, esto con el propósito de que pueda tomar correctivos inmediatos en beneficio del buen control financiero de la empresa, ayudando así a alcanzar el éxito en el desarrollo de las actividades financieras y administrativas de la empresa investigada.
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El desarrollo de la investigación se ajusta a las normas establecidas en el Reglamento de Régimen Académico vigente en la Universidad Nacional de Loja, por lo tanto contiene El RESUMEN, que es una síntesis de contenido de la Tesis, LA INTRODUCCIÓN, en donde se destaca la importancia del tema, el aporte de la investigación a la empresa objeto de estudio y una síntesis breve de la investigación, se continua con la REVISIÓN DE LITERATURA, aquí se expone los elementos teóricos relacionados con la Auditoria en el sector privado, partiendo de la definición, objetivos, clases, el control interno y su evaluación y el desarrollo teórico de las fases destacando los contenidos de la Planificación del Trabajo de campo en donde se refieren las Técnicas de Auditoría, Papeles de trabajo y Evidencias, en la tercera fase la estructura del Informe final luego en MATERIALES Y METODOS, en cambio se expone los Materiales utilizados tanto bibliográficos como de oficina, pero también se explica cómo y cuando se utilizaron los Métodos Técnicas y Procedimientos, así se explica el uso del método científico, deductivo,
inductivo,
analítico
y
sintético,
se
continúa
con
los
RESULTADOS, en esta parte se desarrolla el examen especial teniendo en cuenta que la metodología aplicada se ajusta al método tradicional pero con orientación en el sector privado, es decir se siguió el siguiente Proceso, Carta de Compromiso, Orden de Trabajo, Primera Fase la Planificación, Segunda Fase la Evaluación del Riesgo, Tercera el Trabajo de Campo y la cuarta la Comunicación de Resultados con la presentación del Informe del examen Especial que contiene comentarios conclusiones y
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Recomendaciones, continuando se presenta la DISCUSION que es la presentación del informe del examen especial Finalmente se presentan las CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES de la investigación que fueron expuestas a la empresa y a los miembros de tribunal de grado, LA BIBLIOGRAFIA de la tesis que fue consultada y que sirvió en la orientación teórica para el desarrollo de la tesis.
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3.
REVISIÓN DE LITERATURA
AUDITORIA
Definición
La Auditoria Financiera se define como el examen a los saldos presentados en los Estados Financieros por parte de un auditor independiente, con la intención de establecer su razonabilidad; dando a conocer los resultados a fin de establecer mejores métodos para la mejor utilización de los recursos financieros que posee el ente auditado
“Es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones administrativas o financieras, efectuadas con posterioridad a su ejecución, con la finalidad de verificarlas, evaluarlas de acuerdo a las normas legales y elaborar el informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones, orientadas para una mejor toma de decisiones a gerencia”1
Por lo anotado se considera que la auditoría de los estados financieros consiste en un examen por parte de un profesional independiente con el propósito de emitir una opinión técnica sobre la razonabilidad de los saldos presentados en dichos estados financieros. 1
LINDEGAARD, Eugenia. GÁLVEZ, Gerardo. Enciclopedia de la Auditoria 2002. Pág. 54.
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Objetiva.- El auditor realiza y asiste físicamente evidenciando hechos reales sustentados los
ELEMENTOS
registros de la entidad.
Sistemático.- La auditoria es un proceso de ejecución dividido en fases.
Profesional- La auditoria es efectuada por auditores o contadores públicos manteniendo su ética profesional con experiencia, capacidad conocimientos actualizados del área financiera.
TIPOS DE AUDITORIA
Auditoría externa
“Es la realizada por contadores públicos titulados independientes. Aunque sea una empresa quien contrate al auditor independiente para realizar sus servicios, el auditor es el primer responsable ante un público que confía en su opinión acerca de los estados financieros. Pero en las revisiones sobre otras materias, el auditor independiente es responsable principalmente ante su cliente. Está responsabilidad básica del auditor independiente ante terceras personas, le obliga a ser, en apariencia y de hecho, independiente del cliente que ha contratado.” 2
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LINDEGAARD, Eugenia. GALVEZ, Gerardo. Enciclopedia de Auditoría. Pág.9.
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RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR EXTERNO
Opinión técnica.- La empresa, es responsable de la confección, preparación y emisión de los estados financieros; mientras que es responsabilidad del auditor, emitir su juicio técnico profesional sobre los estados emitidos por la empresa.
La empresa debe mantener un buen sistema de información, contabilidad y control. El auditor solamente cumple la función de dar fe pública a través de su opinión sobre los estados.
El auditor da su opinión con relación a las NAGA que ha aplicado para desarrollar y llegar a una conclusión sobre el examen realizado, y sobre la preparación de dichos estados financieros de acuerdo con los PCGA.
Con la profesión.- La profesión de auditoría se mantiene en la confianza que depositan los dueños de la información contable en el auditor encargado de realizar el examen la misma que debe descansar en las siguientes cualidades.
Integridad, que tiene que ver con la rectitud y justicia con la que actúa el auditor en actos públicos y manifestaciones personales en la conducta del profesional.
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Objetividad e independencia de criterio.- exige un desempeño imparcial, honesto y libre de conflictos de intereses, al no ser independiente no puede desempeñarse en forma objetiva.
Cuidado y calidad profesional, se relaciona con la competencia lograda con educación y experiencia.
Secreto profesional, con respecto a la información de su cliente.
Precisión del alcance del trabajo, al momento de aceptar la prestación de un servicio profesional con la finalidad de que su cliente no tenga expectativas diferentes.
Frente a irregularidades.- “El fraude se refiere a interpretaciones incorrectas e intencionales en la preparación de la información financiera, involucra la manipulación, falsificación o alteración de los documentos o registros; apropiación indebida de activos; supresión u omisión de transacciones; registros de transacciones incorrectas o inexistentes o inadecuada aplicación de políticas contables.
En cambio el error se refiere a aspectos no intencionales que terminan en una incorrecta presentación de la realidad.
La responsabilidad por la prevención y detección de fraudes o errores desde la gerencia a través de la implantación y seguimiento de adecuados sistemas de control.
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En caso de existencia y detección de fraudes o errores, el auditor es responsable de comunicar su ocurrencia a la gerencia en forma oportuna, aunque crea que su efecto no es significativo para los estados auditados, o si es posterior al periodo revisado, o fue solucionado- De detectarse algún tipo de procedimiento que indique fraude, malversación o manejos no correctos en las operaciones, o a su vez, procedimientos que lleven a manejos incorrectos o a problemas de salvaguarda de los activos, deben necesariamente ser incluidos en las recomendaciones sobre los sistemas de información, contabilidad y control.”3
Debe existir una actitud neutral; el auditor no debe suponer que la gerencia es deshonesta, ni debe asumir una honestidad no comprobada. Debe estar alerta a la posible presentación de este tipo de situaciones, en el curso norma de su examen.
Auditoría Interna
“La Auditoría Interna es la denominación de una serie de procesos y técnicas a través de las cuales se da una seguridad de primera mano a la observación respecto a los empleados de su propia organización, a partir de la observación en el trabajo respecto a: si los controles establecidos por la dirección son mantenidos adecuadamente y efectivamente; si los registros e informes (financieros, contables o de otra 3
ANDRADE PUGA Ramiro Auditoría Básica, Enfoque Moderno, Editorial de la Universidad Técnica Particular de Loja Loja 2000 Pag 85
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naturaleza) reflejan las operaciones actuales y los resultados adecuados y rápidamente en cada división, departamento u otra unidad y si estos se están llevando fuera de los planes, políticas o procedimientos de los cuales la auditoria es responsable.”4
El objetivo principal de la auditoría interna es verificar y evaluar el cumplimiento y aplicación de las normas y procedimientos de control interno establecido por la dirección y sugerir las medidas correctivas oportunas.
Por el campo de
Auditoria Gubernamental
aplicación
Auditoria Privada
Por el alcance
Examen especial
POR EL CAMPO DE APLICACIÓN
Auditoria Gubernamental
“Es el examen ejecutado por organismos del Sector Público amparados en las leyes que rigen nuestra nación, trabajo que es efectuado de manera general por la Contraloría General del Estado de acuerdo a un cronograma previamente elaborado atendiendo a denuncias debidamente sustentadas”5 4
LINDEGAARD, Eugenia. GALVEZ, Gerardo. Enciclopedia de Auditoría. Pág. 167. HERNÁNDEZ, Verónica. TORRES, Silvia. Tesis, Auditoría a los Estados Financieros del Instituto Especial Fiscal para Ciegos “Byron Eguiguren” Pág. 12. 5
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“Muchas agencias del gobierno tienen su propio departamento de auditoría interna, cuyas investigaciones se espera queden limitadas al departamento en cuestión. Otras unidades gubernamentales, tales como la Oficina General de Contabilidad, están formadas con el propósito expreso a efectuar auditorias de otras unidades de gobierno y también de empresas privadas que realizan negocios con el gobierno, donde el derecho a la unidad gubernamental para efectuar tales auditorias”
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La auditoria gubernamental es practicada a todas las entidades y organismos del Sector Público, efectuado por la Contraloría General del Estado o firmas privadas o auditores independientes.
Auditoria Privada
“Es el examen llevado a cabo a empresas particulares por empresas
especializadas,
internacionalmente
como
directamente también
reconocidas
firmas
privadas
nacional o
o
auditores
independientes.” 7
“Es Privada la Auditoria cuando es ejecutada en las empresas particulares que están fuera del alcance del sector público y es practicada por Auditores Independientes o Firmas Privadas de Auditores.”
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LINDEGAAR, Eugenia. GALVEZ, Gerardo. Enciclopedia de la Auditoría. Pág. 10. HERNÁNDEZ, Verónica. TORRES, Silvia. TesisAuditoría a los Estados Financieros, Instituto Especial para Ciegos “Byron Eguiguren”. Pág. 12 8 FONSECA, René. Auditoría Interna. Segunda Edición, Año 2004, Pág. 22. 7
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La Auditoria Privadas es aquella que se realiza en las empresas de derecho privado, siendo un examen de las operaciones y aspectos administrativos y financieros practicado por auditores independientes.
POR EL ALCANCE
Examen Especial
“Es la verificación, revisión o estudio de una parte de las operaciones financieras o administrativas efectuado con posterioridad a su ejecución aplicando técnicas y
procedimientos de auditoría con la finalidad de
verificarlas, evaluarlas y elaborar el correspondiente informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones”
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El examen especial es la evaluación que se realiza una parte de las operaciones financieras y administrativas con la finalidad de analizarlas y evaluarlas e informar sobre los hallazgos significativos; y dar su informe a los Estados Financieros o en su ausencia el Control Interno.
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA
“El objetivo Principal de la auditoría de los estados financieros de una sociedad, considerados en su conjunto, es la emisión de un informe 9
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FISCALIZADORAS. Latinoamericano Auditoría Profesional del Sector Público. Anexo B – 1 – 9.
Manual
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dirigido a poner de manifiesto una opinión técnica sobre si dichos estados financieros, expresan en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio y la situación financiera de la sociedad, así como del resultados de sus operaciones, en el período examinado, de conformidad con los principios y nomas de Contabilidad generalmente aceptados”10
El auditor cuando efectúa el análisis de estados financieros, tiene como principal objetivo emitir un dictamen sobre la razonabilidad de la información contenida en los mismos, su opinión se relaciona con dos aspectos: La aplicación de los PCGA en la preparación de los estados financieros; y La aplicación uniforme de los principios, procedimientos, normas y prácticas contables.
La evaluación a la aplicación de los PCGA se refiere a los asuntos que a continuación se indica:
VALUACIÓN
De inclusión, que se relaciona al hecho de reconocer o no contablemente un bien o una obligación, en donde el auditor debe determinar que los rubros expuestos existan y correspondan a la empresa, y que no se haya omitido partida alguna.
De valuación, que los activos, pasivos, ingresos, gastos, flujo de 10
AGUIRRE O. Juan M. Auditoría y Control Interno, Nueva Edición Revisada, Editorial Cultural S. A Madrid España, Año2005, Pág. 15
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fondos y sus aplicaciones, hayan sido cuantificadas de acuerdo a los PCGA.
Exposición
El auditor requiere satisfacerse que las partidas presentadas estén razonablemente expuestas, y que no se haya omitido información necesaria.
Estos objetivos deben considerarse para cada cuenta o grupo de cuentas de los estados financieros, con el propósito de llegar a formarse una opinión técnica y profesional de los mismos.
NORMAS
DE
AUDITORÍA
GENERALMENTE
ACEPTADAS
(NAGA)
Las normas de auditoría son los requisitos mínimos que debe cumplir el auditor en el desempeño de su actuación profesional para expresar una opinión técnica responsable.
Norma 1 Objetivos de la Auditoría.-La auditoría se efectúa con el propósito de establecer el grado en que las instituciones y organismos del sector público o privado y sus servidores han cumplido adecuadamente con los deberes y atribuciones.
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Norma 2 Alcance de la Auditoría.- La auditoría debe cubrir toda actividad, opinión o programa que ejecuta la entidad, sea de carácter financiero o de otra índole que se halle vinculado con cualquier tipo de examen Norma 3 Idoneidad del Personal.- El personal de auditoría, debe tener en su conjunto el entrenamiento técnico, capacidad y experiencia suficiente por obtener la evidencia necesaria, y por ende resultados satisfactorios. Norma 4 Independencia del auditor.-El auditor mantendrá una actitud objetiva y mental, de absoluta independencia con respecto a la entidad, las operaciones que esta realiza, así como de sus servidores, lo que garantiza una información veraz y confiable. Norma 5 Responsabilidad del Auditor.- El auditor será responsable de las opiniones que emita con relación a sus exámenes, por el cumplimiento de las normas éticas - morales y, por su propio desarrollo profesional. Norma 6 Planificación y supervisión.- Se deberá planificar el trabajo a realizar a través de un plan anual de auditoría y de los programas específicos a fin de cubrir todos los ámbitos de la auditoría.
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Norma 7 Evaluación del control interno.- Se tendrá que realizar un meticuloso estudio y una evaluación del control, a efecto de formular recomendaciones adecuadas a su fortalecimiento, con la finalidad de establecer áreas críticas que necesitan de un análisis más detallado. Norma 8 Evidencia suficiente y competente.-Se acumulará la evidencia que sea necesaria y adecuada, mediante la aplicación de técnicas de auditoría, la suficiente a la que se halle directamente vinculada con los aspectos examinados. Norma 9 Oportunidad en la comunicación de resultados.- Los resultados más significativos que se vayan obteniendo en el transcurso de la auditoría, serán puestos a consideraciones de la parte administrativa. Norma 10 Informe de auditoría.- Al finalizar el examen, el auditor debe presentar un informe por escrito en el que hará constar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones, su opinión personal o dictamen profesional.
Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado: La Autora
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EL PROCESO DE LA AUDITORIA EN EL SECTOR PRIVADO
Los procedimientos específicos varían según la auditoría, no obstante, los pasos fundamentales son esencialmente los mismos casi siempre:
1.
Conocer al cliente y su entorno
2.
Identificar y evaluar los riesgos inherentes a los errores materiales, entre ellos los riesgos de fraude.
3.
Conocer a fondo el control Interno para planear la auditoría.
4.
Determinar el nivel planeado del riesgo de control y diseñar mas pruebas de los controles y pruebas sustantivas.
5.
Realizar pruebas adicionales de los controles.
6.
Reevaluar el riesgo de control y
modificar pruebas sustantivas
planeadas. 7.
Efectuar pruebas sustantivas y terminar la auditoría.
8.
Hacerse una opinión y presentar el Informe de auditoria
Aceptación de un Cliente.
¿Después de aceptar a un cliente de auditoría cómo hacen los auditores para planificar el contrato y preparar el programa de auditoría inicial?
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El trabajo debe ser planificado adecuadamente y el personal asistente, de existir debe ser supervisado apropiadamente.
El concepto de planeación o planificación adecuada incluye la investigación de un probable cliente antes de decidir si se acepta el contrato, la obtención de conocimiento de la operación del negocio del cliente y el desarrollo de una estrategia global para organizar, coordinar y programar las actividades.
Aunque gran parte de la planificación se realiza antes de empezar el trabajo de campo, el proceso de planificación continúa en el transcurso del contrato. Siempre se encuentra un problema durante la auditoría, los auditores deben planificar su respuesta a la situación.
En la presente investigación se trata de describir un proceso dinámico de planificación de la auditoría empezando con la aceptación de un cliente y procediendo a lo largo del diseño del programa de auditoría. Esto también proporciona una visión general o global de la Auditoría.
“La contaduría pública es una profesión competitiva y la mayoría de las firmas de CPA están ansiosos de obtener clientes nuevos. Sin embargo, es esencial que una firma de CPA conserve su integridad, objetividad y reputación para proporcionar servicios de alta calidad. Ningún auditor puede asociarse con clientes que están comprometidos en fraude de gerencia u otras prácticas”11 11
O. RAY WHITTINGTON, Auditoría Integral, Editorial Mc Grw Hill Bogotá Colombia 2000 Pág. 127
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En el Sector Privado luego de conseguir un cliente, el proceso de planificación se intensifica, a medida que los auditores centran sus esfuerzos en la obtención de una comprensión detallada del negocio del cliente y en el desarrollo de una estrategia de auditoría global.
CARTA DE ENCARGO
El primer paso a dar ante la petición de un cliente para que firma de auditores particulares
una
preste sus servicios es tan elemental
como importante y debemos preguntarnos ¿Qué servicio espera el cliente de nosotros?. En el entorno económico actual hay cierto desconcierto a la hora de entender la finalidad que persigue la realización de una auditoría de los estados financieros de una empresa.
En el sector Privado este documento es fundamental
para las
partes es decir para el cliente como para el auditor, mediante este se exponen las condiciones en las que se realizará la auditoria, por lo tanto debe contener lo siguiente:
Objetivos y alcance del trabajo, honorarios y número de horas estimadas en la realización del trabajo
Periodo de contratación.
Indicación de limitaciones al alcance ya conocida y el previsible efecto de estas salvedades sobre el informe de auditoría.
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Petición de confirmación escrita del encargo.
Otros aspectos tales como,
Contactos con anteriores auditores.
Fechas de entrega de informes.
Grado de ayuda que se espera recibir de la entidad.
Condiciones de pago.
Es importante que antes de aceptar un encargo, el auditor considere si existe una razón ética o técnica que aconseje rechazar el trabajo.
ORDEN DE TRABAJO
Constituye un documento mediante el cual el Director de la Contraloría General del Estado, autoriza la realización de la auditoría ya sea administrativa o financiera, situación que la hace de acuerdo con las atribuciones que le concede la ley.
Este documento le faculta al auditor, supervisor, jefe de equipo y a los miembros para que inicien las labores pertinentes del trabajo, ya que la normatividad existente exige que sea cuidadosamente planeado y ejecutado.
Lo que debe contener la orden de trabajo es:
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Tipo de examen
Alcance del examen
Objetivos de la auditoría
Conformación del equipo de auditoría
Tiempo estimado
Instrucción Adicional El auditor debe lograr un conocimiento global
de la entidad a
examinarse, cual es el medio en que se desenvuelve sus actividades, para identificar las limitaciones deberán comprender y familiarizarse con las actividades, las operaciones y su situación financiera.
VISITA PREVIA Consisten en la asistencia del Auditor Jefe de Equipo con sus asistentes, ante las autoridades de la entidad sujeta a examen con la finalidad de presentar a los miembros del equipo de auditoría, explicar las labores a desarrollarse a fin de que el personal de la entidad brinde todas las facilidades, en la entrega total y oportuna de la información requerida, produciendo además se facilite un local independiente con un mínimo mobiliario y equipo de oficina, que cuente con las seguridades y que esté lo más cerca de los registros contables o el área que va a analizar.
Posteriormente y a criterio del Auditor Jefe de Equipo, podrá realizar un recorrido por las áreas físicas de la entidad, a fin de tomar ciertas anotaciones que le servirán a efecto de preparar preguntas claves e importantes en las circunstancias de control interno.
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FASE UNO: PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE AUDITORIA
Este papel de trabajo a más de documentar ciertas decisiones sobre aspectos generales de la auditoría va a servir para comunicar en forma ágil las decisiones de la auditoría.
El contenido será el siguiente:
Descripción del Cliente..
Una evaluación preliminar del entorno de control existente.
Identificación de los asuntos importantes de auditoría detectados.
Plan de trabajo a seguir.
Otros aspectos significativos aparecidos en la planificación.
Objetivos de Planificación
Permitir la realización de un examen adecuado y eficiente que facilite la consecución de los objetivos del auditor en un tiempo razonable;
Facilitar el control sobre el desarrollo del trabajo y el tiempo que se invierte en el mismo;
Fijar racionalmente el alcance con que se van aplicar los distintos procedimientos de auditoría
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En los casos en que el plan se presenta por escrito servir como constancia de los trabajos realizados como parte del proceso de auditoría.”12.
PLANIFICACIÓN
La planificación de cada auditoría se divide en dos momentos distintos, denominados planificación preliminar y planificación específica.
En la primera, se configura en forma preliminar la estrategia a seguir en el trabajo, a base del conocimiento acumulado de información obtenida del ente a auditar; mientras que en la segunda se define tal estrategia mediante la determinación de los procedimientos específicos a aplicarse por cada componente y la forma en que se desarrollará el trabajo en las siguientes fases.
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
La planificación Preliminar, es la primera parte de la planificación y tiene como propósito principal el conocimiento integral de la organización en que se trabajará, tanto de sus operaciones como de su sistema de control interno, para con esta base proyectar el personal, tiempo, recursos enfoque, que se consideren necesarios.
12
O. Ray WHITTINGTON, Kurt Pany Principios Auditoría, Decimo Cuarta Edición, Editorial Mc Grw Hill Bogotá Colombia 2000, Pág. 103
30
Los aspectos importantes que el auditor debe conocer de la empresa son:
Tipo de negocio, con los productos y servicios que ofrece, así como los métodos de producción, marketing.
La situación del sector al que organización a auditar pertenece, frente a los cambios macroeconómicos.
Las leyes, reglamentos, estatutos y toda la base legal que rige para la entidad, los informes que se deben presentar y a que órganos de control.
La estructura del Sistema de Control Interno
Habiendo conocido las principales características de la actividad, se está en condiciones de definir las unidades operativas en las cuales resultará útil dividir a una entidad, a efecto de la revisión de sus estados contables o de alguna actividad.
Componentes.- Los componentes están vinculados con los estados contables a examinar y con el ciclo de las transacciones.
Para simplificar la planificación de auditoría, cada ente se divide en partes manejables denominadas componentes.
El proceso de identificación de componentes debe reflejar una perspectiva de arriba hacia abajo y concentrarse en los asuntos significativos.
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Una vez obtenido el cliente, el proceso de planeación se intensifica a medida que los auditores se concentran en efectuar los procedimientos para conocer a fondo al cliente y su ambiente, para diseñar una estrategia global y evaluar los riesgos de errores materiales en los estados financieros, es decir diseñar procedimientos eficaces, tales como
La naturaleza del cliente, entre otras cosas la aplicación de las políticas contables.
La industria, la regulación y otros factores externos que lo afectan.
Los Objetivos y estrategias del cliente, así como los riesgos conexos del negocio.
Los métodos usados por él para medir el desempeño.
El control interno del cliente”13.
OBTENCIÓN DE UNA COMPRENSIÓN DEL NEGOCIO
Los
auditores
deben
poseer
un
buen
conocimiento
del
funcionamiento del negocio de un cliente de auditoría o de su industria, si desean diseñar una estrategia efectiva que les permita emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros del cliente.
También se tendrá en cuenta otras características del negocio del cliente, como las condiciones económicas, las tendencias financieras, las regulaciones gubernamentales, los cambios en tecnología, los tipos inherentes al riesgo y los métodos de contabilidad ampliamente utilizados. 13
O. Ray WHITTINGTON, Kurt Pany Principios Auditoría, Decimo Cuarta Edición, Editorial Mc Grw Hill Bogotá Colombia 2000, Pág. 167
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DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA GLOBAL
“Después de obtener un conocimiento de los negocios del cliente, los auditores deben formular una estrategia de auditoría global para el contrato siguiente. La mejor estrategia de auditoría es el enfoque que da como resultado la auditoría más eficiente, es decir una auditoría efectiva realizada a menor costo posible” la SAS 47 Establece que al planear una auditoría los auditores deben considerar cuidadosamente los niveles apropiados de Materialidad y Riesgo de auditoría
APRENDIZAJE
O
PARTICULARIDADES
ACTUALIZACIÓN DEL
CLIENTE
Y
DE SU
LAS
ENTORNO
ECONÓMICO
Es necesario
que el personal que interviene en una auditoria
conozca adecuadamente
el funcionamiento interno y entorno de la
empresa, este conocimiento permite: Determinar:
Las áreas de mayor riesgo.
Qué grado de subjetividad aplica el cliente en las distintas áreas de los estados financieros.
Si hay asuntos de contabilidad y auditoría especialmente significativos, así como si se dan transacciones importantes pero inusuales.
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Para entender el negocio del cliente tenemos que conocer cómo afectan sobre la empresa dos tipos de factores:
a)
Factores externos de la empresa.
Situaciones fuera de control de la empresa que afectan a las operaciones internas, destacamos las siguientes:
Factores externos económicos, situación económica en la que se desenvuelve el negocio del cliente.
Competencia: Grado de liderazgo o falta de él en el mercado.
Normativa Fiscal y Contable a la que se ve sometida la empresa
b)
Factores Internos de LA EMPRESA
Situación que cae dentro del área de control de la empresa y que afecta a sus operaciones.
REVISIÓN
ANALÍTICA
FINANCIEROS
GENERAL
DE
LOS
ESTADOS
Y OTRA INFORMACION FINANCIERA DE
INTERES
Con los estados financieros que estamos auditando conocemos la actividad y el entorno económico en el que se desenvuelve el cliente. El siguiente paso a dar es comentar con los responsables económicos
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financieros de la empresa sobre las principales magnitudes económicas que afectan a los estados financieros
Los procedimientos de revisión
analítica más comunes so los
siguientes:
Comparación de datos absolutos.
Revisión de ratios e índices.
Comparación con presupuestos y proyecciones.
Estudio del punto de equilibrio.
Aplicaciones de técnicas de regresión
DETERMINANCIÓN
DE
LA
CIFRA
DE
IMPORTANCIA
RELATIVA
En esta primera fase de la planificación vamos a estimar una cifra importante que llamamos (Importancia Relativa) IR que podemos definir como aquel importante error en los estados financieros que mientras ni sea superado estamos dispuestos a considerar que es necesario que sea comentado en nuestra opinión como
auditores por que desvirtúa la
imagen fiel en el conjunto de los estados financieros.
DETERMINACIÓN DE LA MATERIALIDAD
La materialidad, desde el punto de vista de la Planificación, es la
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estimación preliminar del auditor de la cantidad más pequeña de error que probablemente influirá sobre el juicio de una persona razonable que se basa en los estados financieros. Los auditores
deben modificar su
opinión siempre que haya deficiencias materiales en los estados financieros del cliente. Sin embargo, pueden emitir un informe no calificado si las deficiencias son inmateriales o no sustanciales.
“El propósito de los auditores al considerar la materialidad en la etapa de planificación de la auditoría es determinar el alcance apropiado de los procedimientos de la auditoría. Los procedimientos deben ser diseñados para detectar errores materiales pero no hasta el grado de perder tiempo buscando errores inmateriales que no afectan el informe de los auditores”14
PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA ESTRUCTURA
“Este
documento
es
elaborado
por
el
Jefe
de
Equipo
conjuntamente con el Supervisor, permite documentar las acciones para luego llevarlas a la práctica. Es de naturaleza reservada y es obligatorio que el personal vinculado a ella mantenga la confidencialidad y reserva necesaria”15
14
O. Ray WHITTINGTON, Kurt Pany Principios Auditoría, Decimo Cuarta Edición, Editorial Mc Grw Hill Bogotá Colombia 2000, Pág. 171 15 FONSECA, René. Auditoría Interna. Segunda Edición, Año 2004, Pág. 76-77
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El plan específico de auditoría reúne en forma clara y precisa la información sobre la entidad y el examen a efectuarse obtenida de la visita previa, la cual básicamente contiene lo siguiente:
Antecedentes.
Motivo de Auditoria.
Objetivos de la Auditoria.
Alcance de Auditoria.
Identificación de la entidad, base legal, conformación orgánica, objetivos de la entidad, financiamiento principales ejecutivos.
Distribución del trabajo.
Recursos necesarios.
Producto a obtenerse.
Instrucciones Generales.
El Plan Específico es el documento que reúne en forma clara y precisa la información sobre la entidad y el examen a realizarse, obtenida de la revisión del archivo permanente y corriente, de la visita previa y de la evaluación del control interno realizado en la entidad, el cual contiene lo siguiente:
Encabezado.
Antecedentes de la entidad.
Objetivos de la Auditoria.
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Actividades Generales.
Recursos necesarios: materiales, humanos y financiero
Tiempo estimado de realización del trabajo.
La Planificación Especifica tiene como propósito principal evaluar el control interno, evaluar y calificar los riesgos de la auditoria y seleccionar los procedimientos de auditoría a ser aplicados a cada componente de la fase de ejecución, mediante los programas específicos. En esta planificación se trabaja con cada componente en particular, uno de los factores claves, está en concretar los esfuerzos de auditoría en las áreas de mayor riesgo y en particular en las denominadas afirmaciones que es donde el auditor emplea la mayor parte de su trabajo para obtener y evaluar evidencia de su validez, sobre la cual fundamentará la opinión de los estados financieros.
Dentro de la primera fase de la auditoría financiera consta la planificación específica, también llamada programación, que es la preparación de los programas de trabajo que se aplicarán para cada componente de los estados financieros a estudiarse.
En los programas de auditoría, constan los objetivos específicos para cada componente materia de examen, los procedimientos, pruebas y prácticas de auditoría, con alcance distribución de tiempo, base de selección, auditores responsables, etc.; estos procedimientos aseguran el cumplimiento de los objetivos específicos mencionados para cada componente.
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CONTROL INTERNO
“El control interno comprende el Plan de Organización y
el
conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera, administrativa; promover
la eficiencia en las
operaciones, estimular la observancia de la política prescrita y lograr el cumplimiento de objetivos y metas programadas” 16
PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO
Responsabilidad Limitada
Este
principio
determina
que
los
deberes,
atribuciones
responsabilidades y relaciones de cada persona dentro de la estructura de la organización institucional, deben estar claras y estrictamente. El titular de cada entidad es el responsable de vigilar que la asignación de funciones y responsabilidades se cumpla.
Separación de Funciones de Carácter Incompatible
Según este principio, todas las operaciones financieras deben ser controladas a través de los registros contables y al mismo tiempo los 16
INSTITUTO LATINOAMERICANO DE CIENCIAS FIZCALIZADORAS, Manual Latinoamericano Profesional en el sector público, Quito Ecuador, 1998, Pág. x-10
39
asientos contables deben ser controlados adecuadamente. Por lo tanto las funciones de iniciación, autorización y contabilización de transacciones así como la custodia de recursos deben estar debidamente separadas dentro del plan de organización de la entidad y ninguna persona debe ser responsable por la realización de una transacción completa.
Selección de Servidores Hábiles y Capacitados
Para seleccionar al personal debe exigirse capacidad técnica y profesional, experiencia y honestidad y que no exista impedimento legal para desempeñar el puesto y de los requisitos que deben reunir las personas que ha de ocuparlo, para lo cual se realizará un concurso de merecimientos y oposición con absoluta seriedad.
Pruebas Continuas de Exactitud
Este principio consiste en verificar la corrección en la realización de las operaciones financiera, así como de su contabilización
Rotación de Deberes
El sistema de rotación de deberes y funciones debe ser establecido en forma sistemática entre el personal de la unidad con tareas y funciones afines. Los cambios periódicos de tareas o los servidores con funciones
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similares de administración y registro de recursos materiales y financieros permiten que ellos estén en capacidad de cumplir cualquier función en forma eficiente y oportuna descartando la posibilidad de que en la empresa exista personal considerado indispensable.
Finanzas
Este principio indica que todo servidor que este encargado de la recepción, control y custodia de los recursos institucionales sean materiales y financieros, previo al desempeño de sus funciones debe rendir ante la entidad una fianza o caución solvente y suficiente que garantice su honestidad.
Instrucciones por Escrito
En toda administración deben establecer por escrito y en forma clara los procedimientos de autorización, registro y custodia, que asegure el control previo y concurrente, así como el registro oportuno de las operaciones administrativas y financieras y de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias.
Control y Uso de Formulas Prenumeradas
Con la finalidad de mantener el control y ordenamiento eficiente de las transacciones financieras, se hace necesario que toda entidad utilice formularios pre numerados al momento de su impresión. Aquellos
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formularios que por cualquier razón sea anulado deben conservarse en legajos correspondientes conservando la secuencia numérica con aquellos que si han sido utilizados y se mantienen en archivo.
Evitar el Uso de Dinero en Efectivo
Exceptuando el caso del manejo de recursos financieros en efectivo por medio del fondo fijo de caja chica que sirve exclusivamente para sufragar aquellos gastos urgentes y de valor reducido y que además no correspondan al gasto comunes o normales pues no debe permitirse en ninguna entidad el uso de dinero en efectivo para garantizar el buen uso y control de los recursos financieros.
Contabilidad por Partida Doble
Técnicamente en el campo de la contabilidad la única forma de poder producir estados financieros que sirvan fundamentalmente para el control de los recursos y para la toma de decisiones solamente puede darse mediante la implementación de un sistema contable que necesariamente debe ser por partida doble. Este sistema de contabilidad permite registrar históricamente toda actividad de la entidad así como dejar pistas para labores de auditoría.
Depósitos Inmediatos e Intactos
Con la finalidad de evitar el mal uso, desvió de recursos monetarios
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recaudados deben establecerse en cada entidad mecanismo de control y disposiciones que obligue y garanticen el depósito inmediato a las cuentas bancarias respectivas de todos los recursos financieros encargados de su recaudación.
Se recomienda que dichos depósitos
sean efectuados al día siguiente de su recaudación y a su vez que dichas notas de depósito acompañen diariamente a los boletines diarios de recaudación a efecto de su contabilización.
Uso y Mantenimiento de Cuentas Bancarias
Es recomendable que para el manejo de recursos financieros se utilice las cuentas bancarias las mismas que deben estar creadas a nombre de la entidad previa autorización del máximo organismo institucional.
Uso de Cuentas de Control
Como parte fundamental en cualquier sistema contable es necesaria la incorporación de las cuentas de control o mayores auxiliares que son las únicas que permiten tener un conocimiento en detalles del movimiento de cada cuenta.
Uso de Equipo Mecánico con Dispositivo de Control y Prueba
Para observar la aplicación de este principio de control interno, se
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hace necesario mantener un buen criterio respecto a las reales necesidades de cada entidad; esto es que en forma general y con la finalidad de facilitar y garantizar la ejecución de cálculos matemáticos y tabulaciones se deben contar con equipos electrónicos necesarios de acuerdo a la naturaleza y necesidades de cada entidad
COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
El control interno tiene cinco componentes interrelacionados, que son:
El ambiente de control
La valoración del riesgo
Las actividades de control
La información y comunicación
La vigilancia o monitoreo
La división del control interno en cinco componentes, aporta un marco útil a los auditores para considerar los efectos del control interno de una entidad. Sin embargo, no necesariamente refleja como la entidad considera e implementa su control interno. Igualmente, la primera consideración del auditor, es en si un control específico que se relaciona a una o más afirmaciones de los estados financieros, más que el componente especifico al que pertenece.
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Los cinco componentes del control interno, son aplicables para la auditoria de cada entidad. Los componentes deberán ser considerados en el contexto de las siguientes aseveraciones.
Tamaño de la entidad
Organización de la entidad y sus características
Naturaleza de las operaciones de la entidad
Diversidad y complejidad de las operaciones de la entidad
Los métodos de la entidad para transmitir, procesar, mantener y acceder la información.
Requerimientos legales y reglamentarios aplicables
En todas las auditorias deberá obtenerse suficiente entendimiento de cada uno de los cinco componentes del control interno, para que el plan de auditoría a los estados financieros sea desarrollado con procedimientos para atender el diseño de los controles importantes, y determinar que ellos han sido implantados y están en operación. En la planificación de la auditoria, tal conocimiento deberá ser usado en:
Identificar tipos de errores potenciales
Considerar factores que afecten el riesgo de errores importantes
Diseñar pruebas sustantivas
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MÉTODOS PARA LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Para llevar a efecto la evaluación del control interno, el auditor debe realizar un cuidadoso estudio y evaluación del control interno de la entidad
que
va
a
examinarse,
con
la
finalidad
de
formular
recomendaciones encaminadas a su fortalecimiento y mejoramiento.
Para evaluar el control interno, existen tres métodos: Cuestionarios, Diagrama de flujogramas y Descripciones Narrativas.
Cuestionarios
Los Cuestionarios de Control
Interno tienen un conjunto de
preguntas orientadas a verificar el cumplimiento de los Principios básicos de control interno y otras Normativas emitidas para el efecto
Es un formulario que incluye preguntas directas y concretas que mediante técnicas de indagación y entrevista; las respuestas que
se
obtengan a través de las preguntas del cuestionario deben ser valoradas, para lo cual el auditor ponderará de acuerdo a la importancia del control con una equivalencia de 1-2-3 , luego procede la calificación según el grado de cumplimiento y a las pruebas de control aplicadas, se procede a sumar el total y se aplica la fórmula para establece el grado de confianza y el Nivel de Riesgo
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Diagramas de flujo
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de la secuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esa secuencia se grafica en el orden cronológico que se produce en cada operación.
En la elaboración de diagramas de flujo, es importante establecer los códigos de las distintas figuras que formarán parte de la narración gráfica de las operaciones. Existe abundante literatura sobre cómo prepararlos y qué simbología utilizar. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no es tan importante seguir una línea prefijada de simbología, siempre que, dentro de los papeles de trabajo, se determine claramente cuál es la simbología que se utilizó y de qué manera se encuentra encadenada en ese diagrama de flujo.
Esto equivale a decir que, antes de la lectura de cualquier diagrama de flujo es imprescindible contar con una hoja guía de simbología.
En este sentido, algunos profesionales realizan estos diagramas en forma global, identificando únicamente documentos fuente emisores, tareas especialmente realizadas y distribución entre las distintas secciones que interesan y que forman parte de la operación que se está narrando. Esto significa que no es tan importante identificar la secuencia o preparar el diagrama como si se estuviera diseñando el sistema, puesto que únicamente se hace diagrama global para tomar conocimiento en forma general de cómo se realiza ese proceso específico.
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Descripciones narrativas
Las descripciones narrativas consisten en presentar en forma de relato, las actividades del ente, indican la secuencia de cada operación, las personas que participan, los informes que resultan de cada procesamiento y volcado todo en forma de una descripción simple, sin utilización de gráficos.
Es importante el lenguaje a emplear y la forma de trasladar el conocimiento adquirido del sistema a los papeles de trabajo, de manera que no resulte engorroso el entendimiento de la descripción vertida.
Este
método
de
descripciones
narrativas
o
cuestionarios
descriptivos, se compone de una serie de preguntas; las respuestas describen aspectos significativos de los diferentes controles que funcionan en una entidad, incluyendo los límites de autoridad, de tal manera que evidencien los controles y los formularios utilizados, cantidad de ejemplares, dependencias, forma de archivo y la presencia de las operaciones que se realizan.
Las preguntas se formarán en los siguientes términos:
¿Qué informes se producen?
¿Quién los prepara?
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¿A base de qué registros se preparan los informes?
¿Con qué frecuencia se preparan estos informes?
¿Qué utilidad se da a los informes preparados?
¿Qué tipo de controles se han implantado?
¿Quién realiza funciones de control?
¿Con qué frecuencia se llevan a cabo los controles?
Las preguntas deben plantearse en una secuencia lógica, de manera que el auditor se documente de los controles de una manera organizada.
El cuestionario descriptivo permite realizar preguntas abiertas, a fin de producir una respuesta amplia de los procedimientos existentes mas que respuestas afirmativas o negativas, que no necesariamente describen procedimientos.
FASE UNO: ANÁLISIS DE RIESGO
RIESGO EN AUDITORÍA
El término riesgo de la auditoría se indica a la posibilidad de que los auditores inconscientemente no modifiquen su opinión sobre los estados financieros que contienen errores materiales. En un nivel global es la posibilidad de que haya errores materiales en ellos y que los auditores no los detecten con sus procedimientos
49
Los auditores deben planificar y realizar la auditoría para obtener una seguridad razonable de que los errores materiales, causados bien sean por errores o fraude, son detectados. Por tanto al desarrollar un plan de auditoría, los auditores deben valorar el riesgo de error material de los estados financieros
Se clasifica en:
Riesgo inherente.- Es el que intrínsecamente se encuentra en una transacción o saldo de cuenta, este es mayor en unas cuentas que en otras de acuerdo a sus características y a su vulnerabilidad en los riesgos o salvaguarda.
Riesgo de control.- Es la posibilidad de que un error importante no sea detectado por el sistema de control interno de la organización. En este componente, juegan un rol muy importante la eficiencia de los controles establecidos, ya que mientras más eficaces sean, menor es el riesgo de control. Este riesgo nunca se considerará nulo porque ningún sistema de control es infranqueable.
Riesgo de detección.- Es la posibilidad de que los procedimientos aplicados por el auditor no detecten un error importante existente en la organización, ya sea por equivocación en la aplicación de un procedimiento o por mala interpretación de la evidencia.
50
EVALUACIÓN DEL RIESGO
La evaluación del riesgo de Auditoría es el proceso por el cual, a partir del análisis de la existencia e intensidad de los factores de riesgo, mide el nivel presente en cada caso, se puede medir en cuatro grados posibles:
No significativo
Bajo
Medio (moderado)
Alto
En la planificación específica se evalúa el riesgo inherente y de control específico (veracidad – integridad – valuación y exposición) para cada afirmación en particular dentro de cada componente.
Para el efecto se evaluarán las desviaciones importantes relacionadas con las afirmaciones explícitas o implícitas de la Gerencia en los Estados Financieros, las mismas que se clasificarán en:
La veracidad.- Trata de determinar si el ente es propietario o posee derechos respecto de los activos registrados y ha contraído los pasivos contabilizados; si los activos, pasivos y transacciones son reales; si los activos existen; si las transacciones han ocurrido y si están debidamente autorizadas.
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La
integridad.-
Analiza
si
todas las transacciones
están
contabilizadas, incluidas en los Estados Financieros, registradas en las cuentas correctas, adecuadamente acumuladas y registradas en o atribuidas al período contable correspondiente.
La valuación y exposición.- Analiza si cada transacción está correctamente calculada y reflejada por un monto apropiado; si los activos y pasivos están correctamente valuados, cada uno de acuerdo con su naturaleza y normas contables aplicables y si reflejan los hechos y circunstancias que afectan su valuación. Además corresponderá analizar si está incluida toda la información necesaria para obtener una adecuada comprensión de los activos, pasivos y transacciones que están expuestos en los Estados Financieros.
En esta fase se identifica el riesgo de que produzcan errores en las distintas áreas de los Estados Financieros, de modo que se pueda concentrar el trabajo de auditoría.
EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL RIESGO
El siguiente paso consiste en tomar la decisión sobre si estudiar detalladamente los sistemas identificados o una parte de ellos o ninguno, de ello depende directamente el alcance y el momento de aplicación de pruebas entre otras las siguientes.
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Pruebas sobre sistemas de Control Interno.
Evaluación definitiva del Riesgo.
El proceso de planeación se
plasma
en planes de auditoría,
presupuestos de tiempo y programas de auditoría, los mismos incluyen una parte de sistemas que se centran en el control interno del cliente y una parte de pruebas sustantivas.
Los procedimientos contenidos en el programa giran en torno a las afirmaciones de los ejecutivos que están incluidas en los estados financieros y también en torno a la evaluación de los riesgos de los controles.
Los procedimientos deben ser sensibles a las evaluaciones referentes a los riesgos inherentes de los estados financieros.
Los riesgos inherentes especifican “lo que puede salir mal” y causar un error material en los estados financieros, los procedimientos deben diseñarse de manera que detecten si es que se incurrió en alguno
“Conocer al cliente y su entorno, permite a los auditores identificar los riesgos inherentes que puedan generar errores materiales en los estados financieros y evaluar la verosimilidad de la evidencia obtenida”17 17
O. RAY WHITTINGTON, Auditoría Integral, Editorial Mc Grw Hill Bogotá Colombia 2000 Pág. 189
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PRUEBAS DE AUDITORÍA
Una prueba es la razón con que se demuestra una cosa, o sea, es la justificación de la razonabilidad de cierta afirmación.
Para obtener evidencia suficiente y competente, el auditor gubernamental utiliza las pruebas de auditoría, las mismas que están orientadas al cumplimiento del objetivo del examen, que es emitir una opinión profesional, objetiva e imparcial sobre la razonabilidad de los estados financieros o sobre la corrección de las operaciones en ausencia de los mismos.
TIPOS DE PRUEBAS EN AUDITORÍA
a.
Pruebas globales de razonabilidad de saldos de los estados financieros.- El auditor jefe de equipo, como labor preliminar a la aplicación de procedimientos específicos, para llevar a cabo este tipo de pruebas efectúa:
Análisis
comparativos
de
estados
financieros
de
períodos
sucesivos en valores absolutos y en porcentajes. De encontrar el auditor variaciones significativas, o saldos estáticos, requerirá de la entidad la explicación pertinente.
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b.
Pruebas de cumplimiento.- Estas pruebas deben efectuarse mientras se aplica el cuestionario o se elabora el flujograma o inmediatamente después. Este tipo de prueba, normalmente implican:
Prueba de la formalización de los procedimientos de control que consiste en la inspección de registros, documentos, conciliaciones, informes y similares para obtener la confirmación de que se ha aplicado correctamente un control determinado.
Reconstrucción de los procesos mediante la repetición o ejecución, en todo o en parte, de los mismos procesos que haya realizado los empleados de la entidad auditada
Tienen el propósito de suministrar una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles contables están siendo aplicados, tal como fueron prescritos.
Las pruebas de cumplimiento proporcionan evidencia de que los controles claves existen y de que son aplicados efectiva y uniformemente. Aseguran o confirman la comprensión de los sistemas del ente, particularmente de los controles claves dentro de dichos sistemas, y corroboran su efectividad.
Estas pruebas pueden utilizar para obtener evidencia de control, entre otros, a los siguientes procedimientos:
55
Inspección de la documentación del sistema.
Pruebas de reconstrucción.
Observaciones de determinados controles.
Técnicas de datos de prueba.
c.
Pruebas sustantivas.- Tienen como objetivo comprobar la validez de los saldos de las cuentas que contienen los estados financieros y pueden referirse a un universo de transacciones o parte del mismo, de una misma característica o naturaleza que consolidadas constituyen el saldo de una cuenta determinada y sus correlativas, para lo cual se aplicaran procedimientos de validación que se ocupen de comprobar:
La existencia de los activos y pasivos
La propiedad de los activos y obligación de los pasivos
Tiene como propósito obtener evidencia acerca de la validez y tratamiento contable apropiado, de las transacciones o saldos; o de otra manera, de errores o irregularidades que puedan estar ahí reflejados.
Las pruebas sustantivas proporcionan evidencia directa sobre la validez de las transacciones saldos incluidos en los registros contables o estados financieros y, por consiguiente, sobre la validez de las afirmaciones.
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Para obtener evidencia sustantivas se pueden utilizar los siguientes procedimientos:
Indagaciones al personal de la empresa.
Procedimientos analíticos.
Inspección de los documentos de respaldo y otros registros contables.
Observación física.
Confirmaciones externas.
Pruebas de doble propósito.- “tienen la finalidad de suministrar una seguridad razonable de que los controles contables están funcionando tales como fueron prescritos; a la vez, también de obtener evidencia acerca de la validez y tratamiento contable adecuado de las transacciones y saldos”18
FASE DOS: EJECUCIÓN DEL TRABAJO Conocido el nivel de riesgo de errores que hay en cada área de los estados financieros, debemos definir las pruebas, el alcance y el momento de realización de las mismas, estas pruebas serán recogidas en el Programa especial para cada área.
18
ANDRADE PUGA Ramiro. Auditoría, Teoría Básica, Enfoque Moderno. Editorial UTPL. Pág. 46, 47
57
PROGRAMAS DE AUDITORÍA
“Los programas de auditoría, consiste en la presentación de todos los procedimientos, pruebas y otras prácticas de auditoría, el alcance de los mismos, la distribución adecuada en el tiempo disponible para la ejecución del trabajo y la asignación de tareas para cada miembro del equipo de auditores, en definitiva, este constituye la versión escrita del plan y enfoque de la auditoría.
Los programas de trabajo son elaborados en las oficinas del auditor, previo a la ejecución o trabajo de campo, pero es en las oficinas del cliente donde se realizan los ajustes respectivos. Estos documentos generalmente son preparados por el auditor señor o jefe de equipo y sujetos a la revisión del supervisor encargado.
Los programas de auditoría generalmente contienen lo siguiente:
a)
Objetivos específicos para la auditoría de cada cuenta o componente del los estados financieros.
b)
Procedimientos de auditoría específicos para cada componente determinado el alcance, la base de selección, el trabajo a realizarse y el momento de su aplicación.
En la práctica se conoce dos tipos de programas de auditorías:
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Programas estándares, que son pre-elaborados y que pueden ser utilizados en cualquier auditoría después de realizar determinados ajustes a los mismos, considerando las características de una determinada compañía, este tipo de programa contiene los objetivos de auditoría y los procedimientos más usuales.
Como ventaja en su utilización tenemos, la del ahorro de tiempo, y como desventaja, que si el auditor no es experimentado la puede aplicar con la rigidez y anulando en parte el criterio de auditor, que requiere se adapte a las circunstancias y necesidades.
Programas específicos, que son elaborados “a la medida” de la compañía, reconociendo las características de la empresa que lo hace única y la distingue de las demás, pese a que puede ser de la misma rama o actividad.
Este tipo de programas requiere de la utilización de un mayor tiempo, pero en cambio asegura la utilización de procedimientos específicos”19
FLEXIBILIDAD Y REVISIÓN DEL PROGRAMA
El Programa de Auditoría no debe ser considerado fijo, es flexible, puesto que ciertos procedimientos planificados al ser aplicados pueden
19
ANDRADE PUGA Ramiro. Auditoría, Teoría Básica, Enfoque Moderno. Editorial UTPL. Pág. 109, 110.
59
resultar ineficientes e innecesarios, debido a las circunstancias, por lo que el programa debe permitir modificaciones, mejoras y ajustes a juicio del auditor.
La modificación o eliminación de procedimientos puede ser justificada en el caso de:
Eliminación o disminución de algunas operaciones y actividades.
Mejoras en los sistemas financieros, administrativos o de control interno.
Pocos errores e irregularidades.
TÉCNICAS DE AUDITORÍA
Técnicas.- “Son métodos prácticos de observación y de prueba, que sirven para encontrar evidencias suficientes y competentes que fundamenten las opiniones y conclusiones. Las técnicas se clasifican en:
VERIFICACIÓN Ocular
Verbal Escrita
Documental Física 20
TÉCNICAS a) Comparación b) Observación c) Revisión Selectiva d) Rastreo a) Indagación a) Análisis b) Conciliación c) Confirmación a) Comprobación b) Cálculo a) Inspección”20
ANDRADE PUGA Ramiro. Auditoría, Teoría Básica, Enfoque Moderno. Editorial UTPL.
60
PAPELES DE TRABAJO
“Los papeles de trabajo son los registros que el auditor mantiene de los procedimientos seguidos, las pruebas efectuadas, la información obtenida y las conclusiones alcanzadas en la auditoria.”21
“Constituyen el conjunto de cédulas y documentos obtenidos y preparados por el auditor en los cuales registra los datos y la información recopilada, así como los resultados de las pruebas realizadas durante el examen.”22
Podemos definir a los papeles de trabajo como el conjunto de documentos, formularios, y escritos en que el auditor registra los datos e información obtenidos durante el examen; esto a su vez reflejan las evidencias obtenidas por el auditor para sustentar su trabajo, los métodos y procedimientos seguidos, las conclusiones y resultados de las pruebas realizadas. Toda información verbal que resulte de importancia para el auditor, será en lo posterior confirmada por escrito.
Los papeles de trabajo deben ser claros, concisos, con el objeto de proporcionar un registro ordenado del trabajo; es posible que los papeles de trabajo puedan estar respaldados por otros elementos como; cintas Pág.44 y 45 21 LINDEGAARD, Eugenia. GÁLVEZ, Gerardo. Enciclopedia de la Auditoria. Pág. 390 22 FOLLETO DE TERMINOLOGÍA DE AUDITORIA. Pág. 44.
61
sonoras, de video, discos de archivo de computación, etc. Se ordenarán y referenciarán de acuerdo con un índice que facilite su identificación y lectura durante el examen y posteriormente a éste, son confidenciales y deben guardarse con sumo cuidado en todo momento y bajo ciertas condiciones de seguridad.
La documentación de la auditoría se realiza mediante los papeles de trabajo utilizados en la ejecución de la misma, que son elaborados por el auditor de acuerdo a lo planeado en los programas específicos por componente.
Los papeles de trabajo, para cumplir los propósitos descritos anteriormente, deben reunir algunas características, como las siguientes:
Deben prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un minino de marcas.
Su contenido incluirá tan solo datos estimados por el auditor, es decir en ellos se debe recoger la información relevante para examen. No se deben elaborar papeles de trabajo innecesarios.
Deben ser elaborados sin enmendaduras, asegurando de esta manera la permanencia de la información.
Se adoptarán las medidas correctas y oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad.
Debe indicar claramente la fuente de donde se tomó la información como libros, registros documentos, etc.
62
Los índices, la referenciación y las marcas de auditoría se deben escribir con lápiz de color rojo.
Se deben anotar las conclusiones y recomendaciones derivadas de las pruebas efectuadas por el auditor, con la finalidad de facilitar la redacción y revisión del informe final.
CLASIFICACIÓN
Los papeles de trabajo se encuentran agrupados por:
Papeles de Trabajo Generales
Papeles de Trabajo Específico
PAPELES DE TRABAJO GENERALES
Son aquellos que no corresponden a una cuenta u operación específica y que por su naturaleza o significado tienen uso y aplicación general. Estos papeles se mantendrán archivados en un legajo separado, mientras dure el trabajo en el campo, con el propósito de facilitar su uso y revisión. Básicamente comprenden:
Borrador del informe
Programa de auditoria
Cuestionarios de control interno
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Hoja de trabajo
Hoja de ajustes y reclasificaciones
Hoja de pendientes
PAPELES DE TRABAJO ESPECÍFICO
Son aquellos que se relacionan directamente con una cuenta de mayor general específico, entre los cuales tenemos:
Cédulas sumarias
Cédulas analíticas
Cédulas Narrativas
Cédulas Mixtas
CARACTERISTICAS
ARCHIVO DE LOS PAPELES DE TRABAJO CORRIENTE Y PERMANENTE
Los archivos de los papeles de trabajo
para cada labor deben
dividirse en dos grupos básicos.
Archivo corriente.- El material que se coloque en el archivo corriente
debe
estar
constituido
por
la
información
relacionada
64
principalmente con las fases corrientes de la auditoría y
que no se
consideran de uso continuo en auditorías posteriores.
Archivo permanente.- Este archivo debe contener la información de interés, utilización continua necesaria en auditorías subsiguientes. Así como en el caso del archivo corriente, debe organizarse de tal manera que sirvan mejor a las necesidades de la auditoría.
MARCAS E ÍNDICES
Las marcas de auditoría son signos o símbolos convencionales que utiliza el auditor, para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas realizadas en la ejecución de un examen.
Las marcas de auditoría son de dos clases:
Con significado uniforme a través de todos los papeles de trabajo.
Con distinto significado a criterio del auditor
MARCAS CON SIGNIFICADO UNIFORME
Estos símbolos se incluyen en los papeles de trabajo; estas marcas con significado uniforme se registran en el lado derecho de la información verificada
y
se
utiliza
un
paréntesis
rectangular
concretamente la información sujeta a revisión.
que
identifica
65
MARCAS CON SIGNIFICADO A CRITERIO DEL AUDITOR
Se las utiliza para definir en forma resumida el procedimiento, tarea o prueba aplicada a la información, transacción, dato o actividad examinada.
REFERENCIA CRUZADA
La referencia cruzada es una práctica útil que tiene por objeto relacionar información importante contenida en un papel de trabajo con respecto a otro.
ÍNDICES DE LOS PAPELES DE TRABAJO
“En los papeles de trabajo, ya sea en el curso a al concluirse la auditoría deben anotarse los índices y referencia, incluso estas últimas deben ser cruzadas para interrelacionarlos entre sí, para lo cual se utiliza códigos alfabéticos, numéricos y alfanuméricos” 23
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES
Ajustes.-
Los ajustes de
auditoría
son
aquellos asientos
recomendados por el auditor, para perfeccionar la presentación de los estados financieros. 23
ANDRADE PUGA Ramiro. Auditoría, Teoría Básica, Enfoque Moderno. Editorial UTPL. Pág. 45
66
En la práctica el auditor durante el curso de su examen casi siempre encuentra algo que requiere un ajuste de los estados financieros elaborados por la entidad.
Reclasificaciones.- Estos asientos contables propuestos por auditoría proceden cuando a juicio del auditor se ha contabilizado mal una operación o transacción y aparece cargada o abonada a una cuenta impropia de esta forma no afectan a la posición financiera de la entidad y básicamente se los plantea con la finalidad de que con su incorporación a los registros contables se produzcan estados financieros con una adecuada presentación.
A)
Elaboración de los Programas de Trabajo
Dado que conocemos el nivel de riesgo de errores que hay en cada área de los estados financieros, debemos definir las pruebas, el alcance y el momento de realización de las mismas. Estas pruebas serán recogidas en un programa de trabajo independiente, para cada área de los estados financieros.
B)
Ejecución de los Programas de Trabajo. Esta fase
es la aplicación de los Programas de Auditoria, se
elaboran y obtienen los papeles de trabajo, que sustentarán el informe final por ejemplo: cédulas sumarias analíticas y narrativas. Y más
67
documentos que sean pertinentes según el caso, los mismos que deberán ser referenciados y señalados con las marcas de auditoría, que permitan identificarlos y encontrar los procedimientos que se han ejecutado.
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Un hallazgo de auditoría es un asunto que el auditor ha observado o encontrado durante su examen y que en su opinión debe comunicarse a la entidad. Es el resultado de la información detallada, una reunión lógica de datos y una presentación objetiva de los hechos. Un hallazgo es la base para una o más conclusiones y recomendaciones, pero éstas no constituyen partes del mismo.
Atributos del Hallazgo
CONDICIÓN:
La situación encontrada.
"Lo que es"
CRITERIO:
Las unidades de medida o "Lo que debe ser" normas aplicables.
EFECTO:
La importancia relativa del "La diferencia entre lo que es y lo que asunto. debe ser".
CAUSA
Las razones de desviación.
“Por qué sucedió"
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EVIDENCIAS
“Corresponde el material probatorio y suficiente, competente y adecuado, obtenido a través de las técnicas de auditoría, proporcionan una base razonable para dar una opinión sobre los estados financieros que se está examinando”24
Es el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del auditor.
Las evidencias se refieren a hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo examinado, en sí se refiere a la relación que hay entre la información y uso, dándose no solo por los resultados de una sola sino por la concurrencia de resultados de varias pruebas quedando comprobados todos en forma satisfactoria.
EVIDENCIA FÍSICA
Se la obtiene a través de las técnicas de la inspección o examen físico, como en los casos de conteo de inventarios, arqueos de caja, etc.
EVIDENCIA DOCUMENTAL
Es obtenida a través del examen de los documentos que justifican la validez de las transacciones, como en el caso de revisión de facturas 24
TAYLOR. Donad y GLEZEN William, Auditoria Conceptos y Procedimientos. Página # 482
69
de compras, cheques cancelados, devueltos por los Bancos etc., vales de caja chica, recibos, ordenes de salida de mercadería. etc.
EVIDENCIA TESTIMONIAL
Es obtenida a través de declaración de funcionarios de la empresa la misma que constituye fuente valiosa de información para proporcionar guías que es fácil de obtener a través de una prueba independiente de auditoría.
EVIDENCIA ANALÍTICA
Se refiere al detalle o descomposición de una cuenta, rubro u operación; fruto de análisis de revisiones muy detenidas.
FASE TRES: RESULTADO FINAL
En ésta Fase se
realiza la
preparación del Informe Final que
incluirá el dictamen del Auditor sobre los Estados Financieros en el caso de haber realizado una Auditoría Financiera, además de los comentarios, conclusiones y recomendaciones a las que haya dado lugar luego del análisis y la determinación de los Hallazgos respectivos caracterizados con sus respectivos atributos; Condición, Criterio Efecto y Causa.
70
EL INFORME
“El informe del auditor es el medio a través del cual el profesional Contador Público, emite en juicio técnico sobre los estados contables que ha examinado. Es la expresión escrita donde el auditor expone su conclusión sobre la tarea que realizó.”25
El informe de auditoría se caracteriza por la utilidad y oportunidad, calidad convincente, objetividad y perspectiva, claridad y simplicidad, concisión y precisión, suficiencia, exactitud y conveniencia de la información y tono constructivo.
ELABORACIÓN
DEL
MEMORANDO
RESUMEN
DE
LA
AUDITORÍA
Una vez finalizados los procedimientos de auditoría se realiza un papel de trabajo donde se resumen todos los aspectos mas significativos surgidos en la auditoría, el contenido básico será el siguiente:
Antecedentes con la descripción del trabajo realizado.
Comentarios sobre la evolución de la cuenta de pérdidas y ganancias.
25
SLOSSE, Carlos A. GORDIEZ Juan C. Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial. Página # 678.
71
Temas importantes de auditoría.
Resumen de los ajustes
detectados que no son
significativos
individualmente.
Conclusión.
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Al término del examen: Constituye el informe; para finalizar el examen
el
mismo
que
contiene
comentarios,
conclusiones
y
recomendaciones en el caso de una auditoría o examen especial, el informe incluye aspectos como:
Definición: “El informe de auditoría es el documento
final de
trabajo del auditor en el que se indica el alcance del trabajo Realizado y su opinión sobre los saldos de los estados financieros”26
A continuación se resume el proceso de auditoría en el siguiente cuadro:
26
AGUIRRE Ormachea Juan. “Auditoría y Control Interno” EDICION MMVI Editorial CULTURAL S.A. Madrid España 2005 Pag 175
72
FASE I-
Planificación
OBJETIVOS y -
programación
-
RESULTADOS
Determinar
-
Menorando
objetivos principal y
planificación,
específicos
programas
Elaborar programas
trabajo
de
cuestionarios
trabajo
cuestionarios
y de
de
de y de
controles internos
control interno -
Organizar el equipo de auditores
II Trabajo de campo
-
Evaluar el control -
Papeles de trabajo
interno -
Obtener evidencias suficientes
y
competentes -
Comunicación
de
resultados parciales III
Comunicación
de -
resultados
Emitir que
el
informe -
incluye
la
opinión -
Realizar conferencia final
la
Informe
de
auditoría, memorándum
de
antecedentes
y
síntesis
73
SUGERENCIAS PARA LA PREPARACIÓN
DEL INFORME
FINAL
Para esto se debe de tomar en cuenta los siguientes puntos:
1.
Concisión.- No extenderse más de lo necesario.
2.
Precisión y razonabilidad.- Contener suficiente información sobre conclusiones y recomendaciones
3.
Respaldo adecuado.- Todo informe deberá ser respaldado por suficiente evidencia objetiva.
4.
Objetividad.- Los comentarios, conclusiones y recomendaciones deberán ser representadas en forma verás e imparcial.
5.
Tono constructivo.- Los informes deberán provocar una reacción favorable a las conclusiones y recomendaciones.
6.
Claridad.- La información debe ser clara y simple con una redacción en estilo corriente y fácil de comprender. Tienen que ver con el examen.
CLASES DE INFORME
Existen distintos tipos de informe según el cual sea el servicio requerido por la persona o ente que contrata al Contador Público. Esos distintos tipos de informe se clasifican en tres grandes grupos, según se detalla a continuación.
74
Informe extenso o largo.- Es el documento que lo realiza al finalizar el examen para comunicar los resultados, haciendo constar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones, su opinión profesional o dictamen, los criterios de evaluación utilizados en concordancia con las NAGA.
Informe breve o corto.- Se lo utiliza para comunicar los resultados, cuando se practica una auditoría financiera de la cual los hallazgos no sean relevantes, ni se desprendan responsabilidades, contendrá
el
dictamen,
estados
financieros
auditados
y
las
correspondientes notas aclaratorias a los mismos.
Informe de examen especial.- Se formula como producto final de la ejecución de exámenes de alcance limitado y menos amplio que la auditoria, aplicando las normas técnicas y procedimientos, para revelar los resultados
obtenidos
a
través
de
comentarios,
conclusiones
y
recomendaciones.
ESTRUCTURA Y CONTENIDO DEL INFORME
El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesita describir el propósito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo efectuado.
75
El informe de resultados de hechos debería contener:
a)
un título;
b)
un destinatario (ordinariamente el cliente que contrató al auditor para realizar los procedimientos convenidos);
c)
identificación de información específica financiera o no financiera a la que se han aplicado los procedimientos convenidos;
d)
una declaración de que los procedimientos realizados fueron los convenidos con el beneficiario;
e)
una declaración de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con la Norma
Ecuatoriana
de Auditoría
aplicable a
trabajos con
procedimientos convenidos, o con normas o prácticas nacionales relevantes; f)
cuando sea relevante, una declaración de que el auditor no es independiente de la entidad;
g)
identificación del propósito para el que fueron realizados los procedimientos convenidos;
h)
una lista de los procedimientos específicos realizados;
i)
una descripción de los resultados de hechos del auditor incluyendo suficientes detalles de errores y excepciones encontrados;
j)
una declaración de que los procedimientos efectuados no constituyen ni una auditoría, ni una revisión y, como tal, no se expresa ninguna opinión;
76
k)
una declaración que si el auditor hubiera realizado procedimientos adicionales, una auditoría o una revisión, otros asuntos podrían haber salido a la luz que hubieran sido informados;
l)
una declaración de que el informe está restringido a aquellas partes que han convenido en que los procedimientos se realicen;
m)
una declaración (cuando sea aplicable) de que el informe se refiere sólo a los elementos, cuentas, partidas o información financiera y no financiera especificados y que no se extiende hasta los estados financieros de la entidad tomados en conjunto;
n)
la fecha del informe;
o)
la dirección del auditor; y
p)
la firma del auditor
CAPITULO I: INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Proporciona al sector, los datos importantes acerca de la naturaleza del examen efectuado y de la entidad, programa, proyecto, actividad, área, unidad, cuentas, rubros u operaciones, lo que servirá de base para una mejor comprensión. Contiene lo siguiente:
Motivo del Examen.
Objetivos.
Alcance.
77
Antecedentes de la Entidad:
Base legal.
Estructura orgánica.
Objetivos.
Financiamiento.
Principales funcionarios.
CAPÍTULO II: CONTROL INTERNO
Se iniciará con el comentario, a continuación se presentan los hallazgos relativos a las deficiencias o desviaciones del control interno.
CAPÍTULO III: RUBROS EXAMINADOS
Se detallarán los principales hallazgos relativos a cada una de las áreas, rubros, cuentas, obras o actividades examinadas y que sean susceptibles de cuantificación expresados en términos monetarios.
CAPÍTULO
IV:
INFORMACIÓN
FINANCIERA
COMPLEMENTARIA
Sirve para explicar o apoyar partes del informe, esta información es obtenida y resumida por el auditor y debe limitarse a circunstancias especiales y no ser muy extensa.
78
ANEXOS Contienen informaciones relacionadas con los asuntos tratados con el cuerpo del informe, se ubicarán a manera de apéndice al final del informe, se prepararán los que sean estrictamente necesarios para sustentar un hallazgo significativo.
80
4.
MATERIALES Y MÉTODOS
El presente trabajo de investigación fue elaborado mediante el empleo de los siguientes materiales y métodos, que a continuación se describen
4.1.
MATERIALES
Bibliográfico: Libros, revistas, y publicaciones De oficina: Papel, lápices, esferográficos, reglas, etc. De computación: Computadoras e impresoras
4.2
MÉTODOS
Analítico.- Utilizado especialmente en la planificación y el desarrollo del trabajo permitió conocer la realidad del problema y a su vez plantear alternativas de solución ante las falencias encontradas, con lo cual se pudo obtener resultados positivos en el proceso de la investigación
Deductivo.- Este método permitió ir de lo general a lo particular en el desarrollo y concomimiento de las diferentes categorías, conceptos y definiciones utilizadas en la elaboración del marco teórico, el mismo que sirvió de fundamento para la ejecución práctica, así como también sirvió para la planificación general del examen especial.
81
Inductivo.- Por medio de la utilización de este método fue posible realizar el conocimiento de aspectos específicos del movimiento contable de las cuentas que se analizaron especialmente para verificar las operaciones financieras y poder llegar a las conclusiones generales con respecto a su propiedad, veracidad, legalidad y conformidad con los objetivos de la Librería y Papelería.
Descriptivo.- El uso de este método permitió describir los hechos relacionados con el análisis de las cuentas con lo cual se pudo presentar la opinión a los hechos, las deficiencias encontradas y definitiva de las, actividades, procesos y sistemas de control implementadas para el control de las operaciones propias de la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores.
Matemático.- Se empleó en la ejecución del trabajo para realizar los diversos cálculos de las operaciones y comprobación de saldos, verificando de esta manera si han sido correctamente realizadas.
Sintético.- Este método se empleó especialmente al momento de preparar los papeles de trabajo que resumen el trabajo de campo, para la presentación del Informe del Examen Especial y de las Conclusiones y Recomendaciones de la investigación.
82
2.2.
TÉCNICAS:
La observación.- Permitió obtener conocimiento general de la entidad, así como también constatar las deficiencias encontradas, comprobar o realizar la constatación física de la documentación de respaldo, la mercadería, y los estados de cuenta; con el objeto de verificar su existencia, autenticidad y propiedad de los hechos contables del periodo examinado.
Revisión bibliográfica.- Permitió el acopio de documentos, folletos, tesis, libros que se revisaron para la elaboración el fundamento teórico, y en caso del examen para la verificación de la evidencia documentada que sustenta una transacción u operación para probar la legalidad, propiedad y conformidad con lo propuesto.
2.3.
PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos que se aplicaron para el desarrollo del examen especial al Componente Activo Corriente de la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores”, se iniciaron con la revisión de la documentación que sustenta tanto el marco teórico de la investigación como la practicas del examen especial.
83
La práctica del examen se desarrolló con la obtención de información necesaria para definir la estrategia a emplear y culminó con la definición detallada en las tareas a realizar. El equipo de auditoría aplicó los procedimientos establecidos en los programas de auditoría y el desarrollo de los hallazgos significativos relacionados con el rubro considerado como crítico, determinando los atributos de condición, criterio, causa y efecto que motivaron a identificar el problema.
Finalmente se concluye con la Comunicación de Resultados, a través del Informe de Examen Especial el mismo está dirigido a los propietarios de la empresa, con el propósito de que se tomen los correctivos necesarios y esto contribuya a mejorar la gestión administrativa y financiera de la empresa.
84
O/T 1-2
ORDEN DE TRABAJO
Oficio Nº 001
Loja 20 de Mayo del 2008
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho AUDITOR JEFE DE EQUIPO Ciudad
De conformidad a las disposiciones reglamentarias y por la autorización del Gerente – Propietario de la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores, me permito designar a usted
como jefe de equipo y
operativo, para que ejecute el Examen Especial al Componente Activo Corrientes, en el período comprendido 1 de enero al 31 de diciembre del 2005.
Para el efecto actuarán como integrantes del equipo de auditoría:
Dra. Esperanza Gahona Supervisora de Auditoria
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho Auditora Jefe de Equipo y Operativo a la vez
Los objetivos del Examen estarán orientados a:
O/T 2-2
Evaluar el Sistema de Control Interno, para establecer la solidez del sistema de control interno y el grado de confiabilidad de la información financiera generada.
Determinar la razonabilidad de los saldos presentados en las Cuentas Bancos, Inventarios y Cuentas por Cobrar.
Establecer la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones financieras efectuadas por los funcionarios de la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores.
Verificar si los recursos de la entidad han sido utilizados de manera eficiente.
Formular un Informe que contenga comentarios conclusiones y recomendaciones dirigidas a mejorar el Sistema de Control Interno.
El tiempo estimado para la ejecución es de 120 días laborables.
Al término del examen se presentará el correspondiente informe de auditoría y de existir novedades en el transcurso del mismo, se comunicará oportunamente a la máxima autoridad.
Lic. María Esperanza Gaona DIRECTORA DE TESIS
C/C 1-2
CARTA COMPROMISO PARA EL EXAMEN ESPECIAL
Loja, 24 de Mayo del 2008
Al Consejo de Directores u otros representantes apropiados del cliente que contrató al auditor.
Esta carta es para confirmar nuestro entendimiento de los términos y objetivos de nuestro trabajo y la naturaleza y limitación de los servicios que proporcionaremos. Nuestro trabajo será efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditoría (o normas prácticas
nacionales
relevantes)
aplicable
a
trabajos
con
procedimientos convenidos y así lo indicaremos en nuestro informe.
Hemos convenido en realizar los siguientes procedimientos e informarles los resultados de hechos, resultantes de nuestro trabajo:
(Describir
la
naturaleza,
procedimientos que
deben
oportunidad
y
alcance
realizarse, incluyendo
de
los
referencia
específica, donde sea aplicable, a la identidad de documentos y registros que deben ser leídos, individuos que deben ser contactados, y partes de quienes se obtendrán confirmaciones.)
Los procedimientos que realizaremos no constituirán una auditoría ni una revisión hecha de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría y, por consiguiente, no se expresará ninguna opinión.
C/C 2-2
Esperamos toda la cooperación de su personal y confiamos en que podrán a nuestra disposición cualesquier registro, documentación y otra información solicitada en conexión con nuestro trabajo.
Nuestros horarios, que serán facturados conforme el trabajo progrese, se basan en el tiempo requerido por los individuos asignados al trabajo más gastos directos.
Las tarifas por hora
individuales varían de acuerdo con el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas.
En caso de que “La Compañía” considere que ha existido incumplimiento parcial o total por parte de “La Auditora” de las obligaciones asumidas en el presente contrato, “La Auditora” responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relación al servicio.
Sírvase firmar y devolver la copia anexa a esta carta para indicar que concuerda con su entendimiento de los términos del trabajo, incluyendo los procedimientos específicos en los que hemos convenido sean realizados.
Acuse de Recibo a nombre Librería Aguilar Distribuidores
Auditor Contratado
V/P 1-5
GUIA DE VISITA PREVIA
DATOS DE LA EMPRESA:
Razón Social: Librería y Papelería Aguilar Distribuidores Dirección: Azuay 14 – 32 entre Bolívar y Sucre Teléfonos: 2561156 - 2562671 Horario de trabajo: 08H00 A 13H00 Y 14H30 A 19H00
BASE LEGAL
Su creación fue el 15 de Agosto del 1994 y se encuentra afiliado en la Cámara de Comercio, con carnet Nº 457, con RUC Nº 1103993109001
Principales disposiciones legales.
Constitución Política del Estado.
Código de Comercio.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Código del Trabajo.
Normas Ecuatorianas de Auditoría.
Principios de Control Interno.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
Reglamento Interno de funcionamiento
V/P 2-5
ORGANIGRAMAS MANUALES E INSTRUCTIVOS VIGENTES EN PERIODO A EXAMINAR.
Estructura Orgánica
NIVEL DIRECTIVO:
Gerencia
NIVEL ASESOR:
Asesoría Jurídica
NIVEL ADMINISTRATIVO:
Contabilidad, Facturación, Ventas
NIVEL OPERATIVO:
Cajera
GERENCIA
Asesoría Jurídica
Contabilidad
Facturación
Ventas
Cajera
FUNCIONARIOS PRINCIPALES Y DEL ÁREA FINANCIERA
Lic. Jhone Sánchez
Contador
Sra. Elvia Jaura
Facturadora
NÚMERO DE EMPLEADOS DE LA EMPRESA
Son 11 empleados.
V/P 3-5
Sra.Elvia Jaura, Lic. Jhone Sánchez, Sr. Jimmi San Martin, Lic. Mercedes Guerrero, Sra. María Ester Robles, Ing. Agr. Ximena Chicaisa, Srta. Verónica Machuca, Sr. Felipe Jaura, y tres empleados ocasionales.
OBJETIVOS DE LA LIBRERÍA Y PRINCIPALES ACTIVIDADES QUE REALIZA
El objetivo es la venta y distribución de enciclopedias, libros, textos, útiles escolares, suministros de oficina, figurines y una gran variedad de revistas; al por mayor y menor.
PERÍODO CUBIERTO POR EL ÚLTIMO EXAMEN
No se ha realizado ningún examen especial, ni auditorías
VOLUMEN DE TRANSACCIONES SUJETAS A EXAMEN
25 a 30 cada semana
1.2
ACTUALIZACIÓN DE LAS PARTICULARIDADES DEL CLIENTE Y SU ENTORNO ECONÓMICO.
Bancos Depositarios
Banco de Loja Cuenta Corriente Nº 1101212364.
V/P 4-5
Número y Localización de Fondos de Caja Chica y Fondos Rotativos
Bancos Inventario de Mercaderías Cuentas por Cobrar
CONDICIONES
DE
LA
ORGANIZACIÓN
DEL
ARCHIVO
CONTABLE
Existe un auxiliar de contabilidad que lleva las cuentas
cuyo
movimiento se encuentra archivado en orden de movimiento y fecha, los estados financieros se emiten en forma mensual.
APRECIACIÓN
DEL
DEPARTAMENTO
CONTABLE,
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO
No existe una organización debido a que se da duplicidad de funciones; y el personal no está debidamente distribuido.
CAUCIÓN DEL PERSONAL FINANCIERO
No se encuentran bajo ninguna caución.
V/P 5-5
RECAUDACIÓN Y REGISTRO
La
persona
encargada
de
la
recaudación
es
la
Cajera
Recaudadora. El registro de las ventas las realiza el Contador, el cual al final de cada mes lleva las facturas para su respectivo registro, para el control de los ingresos maneja la cuenta corriente en el Banco la misma que sirve para depósitos y retiros producto del movimiento financiero.
INGRESOS Y GASTOS
Los gastos se sustentan con documentación soporte
Los ingresos son debidamente facturados de acuerdo al pedido, caso contrario se descuenta al facturador.
1.3
DETERMINACIÓN DE LA CIFRA DE IMPORTANCIA RELATIVA.
Bancos Inventario de Mercaderías Cuentas por cobrar
P/P 1-5
LIBRERÍA Y PAPELERÍA “AGUILAR DISTRIBUIDORES” EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTES, PERÍODO COMPRENDIDO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005.
INFORME DE LA PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
1.
IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Razón Social: Librería y Papelería Aguilar Distribuidores Dirección: Azuay 14 – 32 entre Bolívar y Sucre Teléfonos: 2561156 - 2562671 Horario de trabajo: 08H00 A 13H00 Y 14H30 A 19H00
2.
ANTECEDENTES
En la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores” no se han practicado auditorias o exámenes especiales anteriormente.
3.
MOTIVO DEL EXAMEN
El examen especial al componente Activo Corriente se llevará a cabo de acuerdo las disposiciones legales y reglamentarias del Área Jurídica Social y Administrativa de la Universidad Nacional de Loja, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. Contador Público Auditor y en cumplimiento a la Orden de Trabajo Nro.
P/P 2-5
001 suscrito por la supervisora de Auditoría en calidad de Directora de Tesis.
4.
OBJETIVO DEL EXAMEN
Evaluar el Sistema de Control Interno, para establecer la solidez del sistema de control interno y el grado de confiabilidad de la información financiera generada.
Determinar la razonabilidad de los saldos presentados en las Cuentas Bancos, Inventarios y Cuentas por Cobrar.
Establecer la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones financieras efectuadas por los funcionarios de la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores.
Verificar si los recursos de la entidad han sido utilizados de manera eficiente.
Formular un Informe que contenga comentarios conclusiones y recomendaciones dirigidas a mejorar el Sistema de Control Interno.
5.
ALCANCE DEL EXAMEN
El Examen Especial las cuentas Bancos, Cuentas por Cobrar e Inventario de Mercadería a efectuarse en la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores” en el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2005.
6.
DISPOSICIONES LEGALES
Constitución Política del Estado.
P/P 3-5
Código de Comercio.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Código del Trabajo.
Normas Ecuatorianas de Auditoría.
Normas de Control Interno.
Estatutos de Constitución.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
7.
ORGANIZACIÓN
Estructura Orgánica.
8.
NIVEL DIRECTIVO:
Gerencia
NIVEL ASESOR:
Asesoría Jurídica
NIVEL ADMINISTRATIVO:
Contabilidad, Facturación, Ventas
NIVEL OPERATIVO:
Cajera
FINANCIAMIENTO
Ingresos propios de venta y distribución de toda clase de útiles escolares y suministros de oficina, libros revistas etc.
9.
FUNCIONARIOS PRINCIPALES
NOMBRE
CARGO
TIEMPO
Lic. Luís Aguilar
Gerente
15/08/1994 Continua
Lic. Jhoni Sánchez
Contadora
01/01/200 Continua
P/P 4-5
10.
DISTRIBUCIÓN DEL TRABAJO
Supervisor: Supervisión y revisión del trabajo del equipo de auditores de la UNL.
Jefe de Equipo: Preparación de Cuestionarios de Control Interno y Programas de Auditoria, Preparación del Informe de Examen Especial, Análisis del componente Activo Corriente.
Operativo: Análisis de
la Cuenta Bancos, Inventarios de
Mercadería y Cuentas por Cobrar
11.
TIEMPO A UTILIZARSE
El tiempo destinado para realizar el examen especial es de 90 días laborables.
12.
RECURSOS A UTILIZARSE
Recursos Humanos
Aspirante al título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Auditor.
Director de Tesis.
Personal de la Empresa.
P/P 5-5
Recursos Materiales
1 portaminas.
2 cajas de minas
1 bicolor
1 borrador
4 carpetas fólder
1 computadora e impresora.
4 diskettes o CD
1 calculadora
Hojas de papel bond tamaño INEN
RECURSOS FINANCIEROS.
De considerarlo necesario se incurrirá en gastos de movilización que será asumidos por la aspirante
Lic. María Esperanza Gaona SUPERVISOR
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO
P/E 1-5
LIBRERÍA Y PAPELERÍA “AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTES, EN EL PERÍODO COMPRENDIDO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005.
INFORME DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
1.
ANTECEDENTES
En la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores” no se han practicado auditorias o exámenes especiales anteriormente.
2.
MOTIVO DEL EXAMEN
El examen especial al componente Activo Corriente se llevará a cabo de acuerdo las disposiciones legales y reglamentarias del Área Jurídica Social y Administrativa de la Universidad Nacional de Loja, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. Contador Público Auditor y en cumplimiento a la Orden de Trabajo Nro. 001 suscrito por la supervisora de Auditoría en calidad de Directora de Tesis.
3.
OBJETIVO DEL EXAMEN
Evaluar el Sistema de Control Interno, para establecer la solidez del sistema de control interno y el grado de confiabilidad de la información financiera generada.
P/E 2-5
Determinar la razonabilidad de los saldos presentados en las Cuentas Bancos, Inventarios y Cuentas por Cobrar.
Establecer la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones financieras efectuadas por los funcionarios de la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores.
Verificar si los recursos de la entidad han sido utilizados de manera eficiente.
Formular un Informe que contenga comentarios conclusiones y recomendaciones dirigidas a mejorar el Sistema de Control Interno.
4.
ALCANCE DEL EXAMEN
Se practicará un Examen Especial a las del Activo Corrientes Caja – Bancos y Cuentas por Cobrar e Inventarios en el período comprendido entre el 01 de enero al 31 de diciembre del 2005.
5.
IDENTIFICACIÓN DE LA ENTIDAD
Razón Social: Librería y Papelería Aguilar Distribuidores Dirección: Azuay 14 – 32 entre Bolívar y Sucre Teléfonos: 2561156 - 2562671 Horario de trabajo: 08H00 A 13H00 Y 2H300 A 19H00
6.
ORGANIZACIÓN
Estructura Orgánica.
P/E 3-5
7.
NIVEL DIRECTIVO:
Gerencia
NIVEL ASESOR:
Asesoría Jurídica
NIVEL ADMINISTRATIVO:
Contabilidad, Facturación, Ventas
NIVEL OPERATIVO:
Cajera
FINANCIAMIENTO
Ingresos propios de venta y distribución de toda clase de útiles escolares y suministros de oficina, libros revistas etc.
8.
REFERENTE A LA PLANIFICACION PRELIMINAR
En la planificación preliminar se estableció el enfoque preliminar del examen especial, mediante la aplicación de pruebas de carácter sustantivo y de cumplimiento que se consideran al evaluar el sistema de Control Interno.
9.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS POR COMPONENTES
Los objetivos específicos de cada cuenta se encuentran detallados en cada programa de auditoría
10.
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Basado en la revisión de la estructura de los controles internos al componente
Activo
Corriente,
luego
de aplicar las pruebas de
P/E 4-5
cumplimiento que constan en el cuestionario de control interno, preparadas para estas cuentas, se concluye que dichos controles no son adecuados y están siendo aplicados impropiamente lo que se afirma por la presencia de los siguientes puntos débiles:
Activo Corriente
Las Cuentas Bancos, Cuentas por Cobrar e Inventarios presentan un Riesgo de Control por haberse detectado un desconocimiento de las disposiciones internas de control emanadas desde la gerencia de la empresa
11.
EVALUACIÓN Y CALIFICACION DEL RIESGO DE AUDITORIA
La evaluación y calificación de los factores de riesgo están expresadas en la Matriz de Evaluación y Calificación del Riesgo de Auditoría.
12.
PLAN DE MUESTREO
Para la verificación de los controles se validará su cumplimiento mediante
muestreo
no
estadístico
aplicado
al
componente
Disponibilidades (Bancos, Cuentas por Cobra e Inventarios), basado en el criterio de la auditora.
P/E 5-5
13.
PROGRAMAS DETALLADOS DE AUDITORÍA
Los procedimientos a aplicarse en el examen especial se detallan en los correspondientes programas de auditoría
14.
RECURSOS HUMANOS Y DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO
Para el desarrollo del examen especial se ha estimado un tiempo de 90 días y con la participación de una supervisora, jefe de equipo y auditor operativo a la vez.
15.
RECURSOS FINANCIEROS
El Examen Especial del componente Disponibilidades se financiará con recursos propios de la aspirante al grado de licenciada en contabilidad y auditoría.
16.
PRODUCTO A OBTENERSE
Como resultado del Examen Especial se emitirá un informe que contendrá comentarios conclusiones y recomendaciones.
Lic. María Esperanza Gaona SUPERVISOR
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO
MER 1-1
LIBRERÍA Y PAPELERÍA “AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL AL COMPONENTE ACTIVO CORRIENTES, EN EL PERÍODO COMPRENDIDO 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
MATRIZ DE EVALAUCION Y CALIFICACION DEL RIESGO
COMPONENTE
RIESGO INHERENTE
RIESGO DE CONTROL
ENFOQUE
ACTIVO CORRIENTE
ALTO
ALTO
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Significatividad del componente en cantidades y volumen de transacciones Existe un número
No se realizan conciliaciones bancarias. No hay depósitos oportunos del efectivo.
Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios
Realizar la bancarias de tres meses veracidad del
conciliaciones por lo menos establecer la movimiento de
considerable de empleados No existen registros las cuentas que atienden el movimiento auxiliares. PRUEBAS DE CONTROL de las cuentas. Deficiente control de El contador es cambiado entradas y cada vez mercaderías inventarios
salidas en
de los Aplicar cualquier métodos de evaluar el SCI
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL CUENTA: BANCOS, INVENTARIO Y CUENTAS POR COBRAR PERÍODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
HI 1-1
HOJA DE ÍNDICES VP
=
GUIA DE VISITA PREVIA
CC
=
CARTA COMPROMISO
PP
=
PLANIFICACION PRELIMINAR
PE
=
PLAN ESPECÍFICO
HI
=
HOJA DE ÍNDICES
HM
=
HOJA DE MARCAS
PA
=
PROGRAMA DE AUDITORÍA
CCI
=
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
=
EVALUACIÓN
RECI
DEL
SISTEMA
DE
CONTROL
INTERNO
B
=
CAJA BANCOS
C
=
CUENTAS POR COBRAR
D
=
INVENTARIO DE MERCADERÍA
ELABORADO POR: J.CH. REVISADO POR: M.E.G. FECHA: 16-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL CUENTA: BANCOS, INVENTARIO Y CUENTAS POR COBRAR PERÍODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
HM 1-1
HOJA DE MARCAS ∑
=
SUMADO
√
=
VERIFICACIÓN CON REGISTRO
A
=
SALDO AUDITADO
£
=
CHEQUEADO
CON
DOCUMENTACIÓN
SUSTENTATORIA C ٭ Δ כּ
=
COMPROBADO CON LOS REGISTROS CONTABLES
=
SALDO CERTIFICADO
=
COMPROBADO CON LIBRO BANCOS
=
SALDO SEGÚN ESTADO BANCARIO
=
SALDO SEGÚN LIBROS BANCOS
=
SALDO CONCILIADO
=
CONSTATADO
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G. FECHA: 16-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 BANCOS
PA/B 1-2
PROGRAMA DE AUDITORÍA Nro.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
REF.
HECHO POR
FECHA
J. CH
09-06-2008
J.CH
09-06-2008
J.CH
09-06-2008
OBJETIVOS Verificar que el saldo certificado de la cuenta, coincida con los saldos de la cuenta. Determinar el grado de solidez de los controles internos adoptados en ésta cuenta. Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones reglamentarias relacionadas con está cuenta. PROCEDIMIENTOS CCI/B
1
2
Aplique el cuestionario de Control Interno a la cuenta con el objeto de evaluar el grado de solidez. Prepare papeles de trabajo para dejar constancia de los resultados de la evaluación del control interno
2-2
CCI/B 2-2
B/3
3
Solicite la certificación de saldo al 31 de Diciembre del 2005.
ELABORADO POR: J.CH
2-2
REVISADO POR: M.E.G FECHA06-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 BANCOS
PA/B 2-2
PROGRAMA DE AUDITORÍA Nro. 4
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Efectúe el corte de cuenta dejando constancia el último cheque, el último comprobante de pago elaborado, el último deposito efectuado Realice la conciliación bancaria de por lo menos tres meses
7
B/4
J. CH
9
FECHA
11-06-2008
1-1
Verifique los gastos más significativos en el período examinado y deje constancia en un papel de trabajo. Mediante una muestra revise los ingresos recaudados y asegúrese que los mismos se hayan depositado en forma inmediata y oportuna. Establezca el movimiento de cuenta en el periodo examinado Prepare la cédula sumaria en la que demuestre los ajustes y reclasificaciones si lo tuviera.
ELABORADO POR: J.CH
J.CH
12-06-2008
J.CH
12-06-2008
J.CH
14-06-2008
J.CH
18-06-2008
J.CH
18-06-2008
18-18
B/6 18-18
B/7 18-18
B/8
8
HECHO POR
B/5
5
6
REF.
18-18
B/8 18-18
REVISADO POR: M.E.G. FECHA: 06-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
CCI/B
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
1-2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Nro. PREGUNTAS 1
Se encuentran caucionados el personal que tiene a su cargo los fondos disponibles de la empresa?
2
Los ingresos en efectivo son revisados, registrados y depositados intactos e inmediatamente dentro de las 24 horas siguientes de su recaudación?
3
Todos los desembolsos son aprobados por el propietario de la empresa?
4
Las recaudaciones efectuadas no se emplean para cambiar cheques personales?
5
Todos los fondos están sujetos a comprobaciones periódicas, mediante arqueos sorpresivos?
6
Todos los desembolsos son efectuados por medio de cheques a excepción de caja chica?
ELABORADO POR: J.CH
RESPUESTA VALORACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A POND CALIF X 3 0
X
3
0
3
3
3
2
3
2
3
3
X
X
X
X
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 09-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
CCI/B
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
2-2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RESPUESTA VALORACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A POND CALIF Se dispone de un X 3 0 reglamento de la empresa para regular las actividades?
Nro. PREGUNTAS 7
8
9
10
Los comprobantes de ingresos son prenumerados, se archivaran aquellos anulados? Control previo revisar la propiedad, legalidad, veracidad exactitud y conformidad con los documentos que justifiquen el egreso? Se mantiene un archivo de documentos actualizado, que facilite el control?
ELABORADO POR: J.CH
3
3
3
3
3
0
30
16
X
X
X
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 09-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES RECI/B
EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
1-4
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 1.
VALORACIÓN Ponderación Total: Calificación Total: Calificación Porcentual:
2.
(PT) (CT) (CP)
CP
=
CT X 100 PT
=
6 x 100 30
=
53.33%
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO RIESGO 3 ALTO
2 MODERADO
1 BAJO
53.33% BAJO 15 - 50%
MODERADO 51 - 75%
ALTO 76 - 95% CONFIANZA
3.
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Basado de la revisión y familiarización de la estructura de los controles internos de la cuenta Bancos y luego de aplicar las pruebas de cumplimiento que constan en el cuestionario de control interno, preparadas para esta cuenta, se concluye que dichos controles no son adecuados y están siendo aplicados impropiamente lo que se afirma por la presencia de los siguientes puntos débiles:
No se encuentra caucionado el personal del área financiera No existen arqueos sorpresivos No existe depósitos oportunos del efectivo Ausencia de Reglamentación Interno
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 09-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES PERÍODO: CUENTA:
EXAMEN ESPECIAL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
RECI/B
1-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO NO EXISTE CAUCIÓN DEL PERSONAL COMENTARIO Por la verificación realizada en el archivo de la empresa se constató que el personal que labora en la Librería Aguilar de la ciudad de Loja, especialmente aquellas encargadas del área financieras, esto es caja, contabilidad y vendedores no ha presentado ninguna garantía para el desempeño de sus funciones situación que se produce por la inobservancia del Principio de Control Interno FIANZAS Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero. Situación que ha provocado que se detecten diferencias que no han sido justificadas. CONCLUSIÓN No existe cauciones o garantías para el desempeño de la funciones del personal encargado de manejar los recursos financieros de la empresa. RECOMENDACIÓN Al Gerente Deberá exigir cauciones o fianzas para el desempeño de sus funciones al personal de contabilidad vendedores, para garantizar la seguridad en el manejo del efectivo. ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 09-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
RECI/B
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
3-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS COMENTARIO Como producto de la evaluación del Sistema de Control Interno aplicado a esta cuenta se pudo verificar que los ingresos generados por venta y libros, útiles escolares no se depositan en forma intacta y completa; los Ingresos no se sustentan en reporte de ventas que se detalle las ventas del día, la responsable de Caja no elabora parte de recaudaciones por lo tanto estos deposito no son en forma intacta, se depositan valores acumulados de varios días, cuando ya se han tomado dinero para gastos o pagos y compras de mercaderías esto se produce porque no se ha observado el Principio de Control Interno DEPÓSITOS OPORTUNOS, que dice “Deben establecerse mecanismos de control y disposiciones que obliguen y garanticen el depósito de todo el dinero recaudado, en idéntica forma, como aquellos que fueren receptados dentro de las 24 horas subsiguientes a su recepción en las cuentas corrientes respectivas, por parte de los encargados de las recaudaciones” CONCLUSIÓN La falta de depósitos totales en el cierre diario, no permite obtener saldos reales en la cuenta bancos y su conciliación el control de esta cuenta es poco confiable RECOMENDACIÓN Al Señor Gerente Dispondrán que la persona responsable de Caja conjuntamente con la contadora concilien el cierre diario y los deposito sean diarios e intactos. ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 09-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES PERÍODO: CUENTA:
EXAMEN ESPECIAL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
RECI/B
4-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUSENCIA DE UN REGLAMENTO INTERNO DE LA EMPRESA NO PERMITE REGULAS LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Y EMITIR INSTRUCCIONES POR ESCRITO COMENTARIO Luego de la aplicación del las pruebas de control en esta cuenta se pudo comprobar que en la Librería Aguilar de la ciudad de Loja, su propietario no dispone de un Reglamento interno que regule las actividades de su negocio, por lo tanto las disposiciones son verbales y no se cumplen, situación que impide dar instrucciones por escrito, esto se produce por la falta de observancia del Principio de Control Interno, INSTRUCCIONES por escrito que dice Las instrucciones deberán darse por escrito, en forma de manual de operaciones. Las órdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse, esto ha provocado que no se cumplan los controles internos de esta cuenta. CONCLUSIÓN En el periodo analizado se detecto que no existen instrucciones por escrito a los empleados de la librería de tal forma que se pueda exigir su cumplimiento RECOMENDACIONES Al GERENTE En la brevedad posible dispondrá la elaboración de un Reglamento interno que regule las actividades de la empresa con lo cual podrá dar instrucciones por escrito y se cumplan por parte de todos los empleados de la empresa. ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 09-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES PERÍODO: CUENTA:
EXAMEN ESPECIAL
B/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 BANCOS
1-1
CORTE DE CUENTA Para el control de la cuenta Bancos la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores mantiene en el Banco de Loja, la Cuenta Corriente Nro. 110121364 Y al 31 de diciembre del 2005 registra las siguientes transacciones:
El ultimo cheque girado Nº 5705, el 29 de Diciembre del 2005 al señor José Elizondo, por
la cantidad de USD 34.65 por concepto de pago por
mercadería.
El último depósito realizado a la cuenta corriente según nota de depósito Nº 4548117 por el señor José Guamán por el valor de USD 100.00
Estas son las últimas transacciones realizadas en la cuenta Bancos según Estado Bancario.
ELABORADO POR:J.CH
REVISADO POR:M.E.G
FECHA:11-06-2008
B/3
1-2
Loja, 02 de Junio de 2008
Lic.
Luis Aguilar GERENTE DE LA LIBRERÍA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES
Ciudad.-
De mi consideración
Con el objeto de continuar con el examen especial que nos encontramos desarrollando en la Librería y papelería “Aguilar Distribuciones”; me permito solicitar a su autoridad, se digne autorizar a quien corresponda se conceda la certificación de la cuenta Bancos, al 31 de diciembre del 2005.
Por la atención que se digne dar a la presente le anticipo mis sinceros agradecimientos
Atentamente,
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO
B/3
2-2
Oficio Nro 00008
Loja, 09 de Junio de 2008
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO Ciudad.
En calidad de Contadora General de la Librería Aguilar Distribuidores de la ciudad de Loja”. CERTIFICO:
Que el saldo de la Cuenta Bancos, que reposan en los estados financieros con corte al 31 de Diciembre del 2005, puedo indicar que existe un saldo de0. 21,548.17 (Veinte un mil quinientos cuarenta y ocho mil / 17).
Esto cuanto puedo certificar en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer uso del documento
Lic. Jhone Sánchez CONTADOR
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CAJA - BANCOS
B/5
1-18
CONCILIACIÓN BANCARIA Mes de Enero de 2005
Banco de Loja Cuenta Corriente Nº 1101212364 Saldo según Bancos 31 – 01 – 2005 Menos cheques girados y no cobrados
1,019.65
SALDO CONCILIADO EN BANCOS
1,019.65
Saldo según libros Más: Notas de Crédito Junta de Beneficencia Solicitud de Chequera Proceso estado de cuenta Liquidación int Liquidación com. Solca Int. Liquida Com Liquida Remesas interés Remesas comisión Indirecto interés Indirecto comisión Indirecto impuesto SALDO CONCILIADO EN LIBROS
ELABORADO POR: J.CH
956.60 63.05 12.00 45.00 1.20 1.40 0.93 0.12 0.08 0.05 0.45 0.30 0.92 0.52 0.08
REVISADO POR: M.E.G
1,019.65
FECHA: 12-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CAJA - BANCOS
B/5
7-18
CONCILIACIÓN BANCARIA Mes de Junio de 2005
Banco de Loja Cuenta Corriente Nº 1101212364 Saldo según Bancos 31 – 01 – 2005 Menos cheques girados y no cobrados
31,153.74
SALDO CONCILIADO EN BANCOS
31,153.74
Saldo según libros Más: Notas de Crédito Devolución cheque valor
30,951.96 201.78
Cheque local devuelto Devolución de cheque Proceso de batch SALDO CONCILIADO EN LIBROS
ELABORADO POR: J.CH
156.77 50.00 2.00 41.81 1.20
REVISADO POR: M.E.G
31,153.74
FECHA: 12-06.2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTA: CAJA - BANCOS
B/5
13-18
CONCILIACIÓN BANCARIA Mes de diciembre de 2005
Banco de Loja Cuenta Corriente Nº 1101212364
Saldo según Bancos 31 – 12 – 2005 Menos cheques girados y no cobrados
21,548.17
SALDO CONCILIADO EN BANCOS
21,548.17
Saldo según libros Más: Notas de Crédito Celular Mantenimiento de cuenta Devolución de cheque Varias comisiones Devolución de cheque Varias comisiones Celular Cheque rem. Nac. Dev. Comisión Mantenimiento de cuenta Liq. Lcr. Int. Local int liquida Liq. Lcr. Int. Local com liquida Liq. Lcr. Remesas interés Liq. Lcr. Remesas comisión SALDO CONCILIADO EN LIBROS
19,836.26 1,711.91
ELABORADO POR: J.CH
173.25 1.20 25.00 1.00 49.29 1.00 173.47 1,281.80 3.00 1.20 0.53 0.31 0.54 0.32
REVISADO POR: M.E.G
21,548.17 FECHA:12-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
B/6
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005 BANCOS
1-12
VERIFICACIÓN DE GASTOS REALIZADOS EN EL PERÍODO FECHA
DETALLE
04/01/2005 Pago por inscripción 10/01/2005 Suscripción a la crónica de la tarde 14/02/2005 Compra de suministros 26/02/2005 Planes Tarifarios 01/03/2005 Millar de fundas 16/03/2005 Repuestos para Vehículo 14/04/2005 Transporte del personal 20/04/2005 Mantenimiento de vehículo 10/05/2005 Servicios Profesional 17/05/2005 Gastos varios 10/06/2005 Pago por combustible 19/06/2005 Fundas 14x20 10x16 20/07/2005 Pago de arriendo 25/07/2005 Pago de servicios prestados 10/08/2005 Pago de Publicidad 19/08/2005 Servicios prestados ELABORADO POR: J.CH
Nro. FACTURA 04589 51861 02356 7086426 00357 04531 01245 02027 03697 00269 01357 06151 07890 03079 04101 06204
SUBTOTAL 69.54 15.00 283.93 73.39 121.20 183.04 10.71 35.71 81.25 10.50 118.75 5.08 402.68 13.39 10.71 21.00
REVISADO POR: M.E.G
IVA
TOTAL 8.34
77.88 15.00 34.07 318.00 73.39 3.10 29.00 21.96 205.00 1.29 12.00 4.29 40.00 9.75 91.00 10.50 14.25 133.00 0.61 5.70 48.32 451.00 1.61 15.00 1.29 12.00 21.00 FECHA: 12-06-2008
OBSERVACIÓN
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES B/6
EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005 BANCOS
2-12
VERIFICACIÓN DE LOS GASTOS REALIZADOS EN EL PERÍODO FECHA 13/09/2005 17/09/2005 12/10/2005 20/10/2005 02/11/2005 19/11/2005 07/12/2005 12/12/2005 19/12/2005
DETALLE Tarjeta porta Materiales de construcción Pago de flete Servicios generales Pago de seguros Cuadernos garatiando Pago de servicios básicos Mantenimiento de vehículo Gastos varios
ELABORADO POR: J.CH
Nro. FACTURA 01492 48954 04567 360552 00461 05046 04587 00158 23284
SUBTOTAL 16.00 14.70 315.29 9.44 38.56 771.07 41.21 31.50 5.00
REVISADO POR: M.E.G
IVA 1.76 37.84
58.93 4.95
TOTAL 16.00 16.46 353.13 9.44 38.56 830.00 46.16 31.50 5.00
FECHA: 12-06-2008
OBSERVACIÓN
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES PERÍODO: CUENTA: FECHA 02/01/2005 10/01/2005 19/01/2005 24/01/2005 02/02/2005 04/02/2005 13/02/2005 27/02/2005 03/03/2005 13/03/2005 15/03/2005 20/03/2005 10/04/2005 16/04/2005 21/04/2005 30/04/2005
EXAMEN ESPECIAL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005 BANCOS VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS RECAUDADOS FECHA DE VALOR DE DETALLE COMPROBANTE VALOR DEPÓSITO DEPÓSITO Sra. Sandra Agreda 5124 03/01/2005 146.00 146.00 Lic. José Guamán 5135 11/01/2005 170.00 170.00 Librería Aguilar matriz 5151 19/01/2005 300.00 300.00 Lic. Alicia Merino 5174 24/01/2005 30.00 30.00 Manuel Valdivieso 5183 02/02/2005 120.00 120.00 PROLIPA 5187 04/02/2005 1,000.00 1,000.00 Librería Zamora 5196 15/02/2005 130.00 130.00 Patricio Hurtado 5205 28/02/2005 468.00 468.00 Francisco Espinosa 5208 03/03/2005 310.02 310.02 Luis Hurtado 5215 13/03/2005 651.50 651.50 Verónica Lozado 5220 17/03/2005 829.00 829.00 CAMEL 5222 24/03/2005 644.85 644.85 Fabricio Cordero 5229 10/04/2005 662.50 662.50 Luis Toaquisa 5231 16/04/2005 102.36 102.36 Marco Padilla 5241 21/04/2005 583.41 583.41 Fernando Cruz 5259 30/04/2005 332.25 332.25
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:12-06-2008
B/7
1-11
OBSERVACIÓN
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
FECHA 02/05/2005 09/05/2005 17/05/2005 25/05/2005 07/06/2005 15/06/2005 21/06/2005 30/06/2005 08/07/2005 14/07/2005 21/07/2005 25/07/2005 10/08/2005 14/08/2005 16/08/2005 20/08/2005
B/7
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005 BANCOS
2-11
VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS RECAUDADOS FECHA DE VALOR DE DETALLE COMPROBANTE VALOR DEPÓSITO DEPÓSITO Diego Villamagua 5261 02/05/2005 202.56 202.56 Ernesto Sarpentegui 5272 10/05/2005 487.00 487.00 Luis Sotomayor 5279 17/05/2005 495.00 495.00 Juan calos Valdez 5285 26/05/2005 594.00 594.00 Miriam Sánchez 5291 07/06/2005 583.00 583.00 Martha Riofrío 5320 15/06/2005 251.00 251.00 José Luis Montesinos 5341 21/06/2005 678.00 678.00 Fabián Calvo 5368 30/06/2005 435.00 435.00 Eliecer Paredes 5369 08/07/2005 390.00 390.00 Augusto Pineda 5370 14/07/2005 193.00 193.00 Denis Castillo 5371 21/07/2005 585.00 585.00 Riky Cabrera 5372 25/07/2005 680.00 680.00 Alcivar Capa 5373 10/08/2005 171.71 171.71 Rosa Vivanco 5380 14/08/2005 288.00 288.00 EStalin Alvares 5385 16/08/2005 93.00 93.00 Cosme Remache 5387 20/08/2005 939.00 939.00
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:14-06-2008
OBSERVACIÓN
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES PERÍODO: CUENTA:
EXAMEN ESPECIAL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2005 BANCOS
B/7
3-11
VERIFICACIÓN DE LOS INGRESOS RECAUDADOS FECHA 02/09/2005 10/09/2005 14/09/2005 17/09/2005 14/10/2005 17/10/2005 20/10/2005 24/10/2005 04/11/2005 12/11/2005 16/11/2005 21/11/2005 13/12/2005 15/12/2005 20/12/2005 22/12/2005
DETALLE Paulo Jaramillo Miriam Villacis Marco Bustamante Nancy Novillo Gonzalo Eras Diego Sanmartín Rommel Alvares Florinda Hidalgo Mauro Pontón Hermel Burí Rodmán Salazar Rosa Vinces Oscar Guerrero Joaquín Rueda Escuela 10 de Agosto Alex Vizcaíno
ELABORADO POR: J.CH
COMPROBANTE 5377 5378 5380 5381 5482 5484 5485 5488 5501 5510 5515 5546 5555 5559 5603 5609
FECHA DE DEPÓSITO 03/09/2005 10/09/2005 15/09/2005 17/09/2005 14/10/2005 17/10/2005 20/10/2005 24/10/2005 04/11/2005 12/11/2005 16/11/2005 22/11/2005 15/12/2005 17/12/2005 20/12/2005 23/12/2005
REVISADO POR: M.E.G
VALOR 567.00 569.00 607.00 569.00 400.00 567.00 569.00 120.01 390.00 808.00 456.00 568.00 400.00 1000.00 400.00 684.00
VALOR DE DEPÓSITO 567.00 569.00 607.00 569.00 400.00 567.00 569.00 120.01 390.00 808.00 456.00 568.00 400.00 1000.00 400.00 684.00
FECHA:14-06-2008
OBSERVACIÓN
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
B/8
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CAJA - BANCOS
1-1
CÉDULA ANÁLITICA
BANCO DE LOJA CUENTA CORRIENTE
MESES Saldo 31/12/2005 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL
ELABORADO POR: J.CH
DEBE
HABER
al 10,427.46 19,573.89 25,686.41 27,091.01 25,217.62 24,711.96 25,238.60 20,863.00 20,596.43 20,990.21 25,995.70 26,668.93 273,061.22
SALDO 5,990.08
15,397.85 17,288.37 25,333.94 10,343.13 17,899.60 21,560.07 25,628.22 25,619.57 23,334.02 24,993.20 25,005.89 25,099.27 257,503.13
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 19-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
B/9
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CAJA - BANCOS
1-1
CÉDULA SUMARIA
BANCO DE LOJA CUENTA CORRIENTE
CUENTA Bancos
CUENTA
MOVIMIENTO DE LA CUENTA DEBE HABER 273,061.22*
257,503.13*
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES DEBE HABER
21,548.17*
SALDO FINAL 21,548.17*
SALDO FINAL 21,548.17*
A la cantidad de $ USD 21.548,17 ascienden los valores que fueron examina dos en la cuenta Bancos, luego de revisar los correspondientes documentos, los mismos no fueron objeto de ningún asiento de
ajuste o reclasificación, y se
encuentran razonablemente presentados en los estado financieros de la empresa y coinciden con la certificación por parte de contabilidad.
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M-E-G
FECHA: 18-06-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PA/C
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTAS POR COBRAR
1-2
PROGRAMA DE AUDITORÍA Nro.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
REF.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS Verificar que el saldo certificado de la cuenta, coincida con los saldos de la cuenta. Determinar el grado de solidez de los controles internos adoptados en ésta cuenta. Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones reglamentarias relacionadas con está cuenta. PROCEDIMIENTOS 1
2
3
4
CCI/C
Aplique el cuestionario de Control Interno a la cuenta con el objeto de evaluar el grado de solidez. Prepare papeles de trabajo para dejar constancia de los resultados de la evaluación del control interno Obtenga de la entidad una relación última de las Cuentas por Cobrar. Revise el movimiento de las cuentas, para un analizar las cuentas vencidas por más de tres mese, crédito vigente y Cheques protestados.
ELABORADO POR: J.CH
J.CH
25-07-2008
J.CH
25-07-2008
J.CH
04-08-2008
J.CH
06-08-2008
1-1
RECI/C
4-4
C/3 5-5
C/4 3-3
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:24-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTAS POR COBRAR
PA/C
2-2
PROGRAMA DE AUDITORÍA Nro. 5
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Solicite de la empresa un detalle de las cuentas morosas, asegúrese que estas sean reales, investigue las gestiones de cobro efectuadas y determine las razones de su falta de pago.
REF.
C/5
HECHO POR
J.CH
13-08-2008
J.CH
18-08-2008
J-CH
19-08-2008
1-1
C/6
6
7
8
Establezca el movimiento de la cuenta, prepare una cedula analítica Prepare una cédula sumaria en la que se incluya el movimiento, los ajustes y reclasificaciones y el saldo de Auditoría
FECHA
2-2
C/7 1-1
Aplique cualquier otro procedimiento que sea necesario.
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:24-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL CCI/C
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
1-1
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RESPUESTA VALORACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A POND CALIF ¿Se elaboran relaciones X 3 0 No hay mensuales de las cuentas auxiliares por Cobrar y de acuerdo con la antigüedad de los saldos?
Nro. PREGUNTAS 1
2
¿Se toman acciones sobre los saldos atrasados?
3
¿Se contabilizan oportunamente las cancelaciones efectuadas por las cuentas por cobrar?
4
¿Existe una adecuada segregación de funciones en el registro y autorización de las cuentas por cobrar?
5
¿Se mantienen bajo custodia adecuada el archivo de facturas y documentos pendientes de cobro?
6
¿Se examinan periódicamente las cuentas por cobrar por un empleado independiente del registro
7
¿Se han separado las cuentas por cobrar de los empleados?
X
3
2
3
0
X
3
3
X
3
3
X
X
X
TOTAL ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
3
0
3
3
21
11
No hay registro oportuno se hacen a los 8 días o al mes cuando llega el contador
No se aplican pruebas de exactitud
FECHA:25-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/C PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
1-4
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 4.
VALORACIÓN Ponderación Total: Calificación Total: Calificación Porcentual:
5.
(PT) (CT) (CP)
CP
=
CT X 100 PT
=
11 x 100 21
=
52.38%
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO RIESGO 3 ALTO
2 MODERADO
1 BAJO
52.38% BAJO 15 - 50%
MODERADO 51 - 75%
ALTO 76 - 95% CONFIANZA
6.
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Basado de la revisión y familiarización de la estructura de los controles internos de las cuentas por Cobrar y luego de aplicar las pruebas de cumplimiento que constan en el cuestionario de control interno, preparadas para estas cuentas, se concluye que dichos controles no son adecuados registrando un nivel de confianza Moderado y Nivel de Riesgo Moderado lo que se afirma por la presencia de los siguientes puntos débiles: No hay registros auxiliares NO se registran oportunamente las cuentas por cobrar ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 25-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/C PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
2-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO AUSENCIA DE REGISTROS AUXILIARES COMENTARIO Luego de aplicar las pruebas de control en esta cuenta se detectó que para el control de las cuentas por Cobrar no se llevan registros auxiliares, solamente se registran en cuadernos que no registran oportunamente dichas cuentas debido a que el contador no es permanente en la empresa y se ha entregado a un empleado el registro de estas cuentas, lo que contraviene el Principio de Control Interno UTILIZACIÓN DE CUENTAS DE CONTROL, que manifiesta que “El principio de la cuenta de Control deberá utilizarse en todos los casos aplicables, las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud entre los saldos” esto ha provocado que no se tengan saldos reales de las cuentas y que se mantengan cuentas sin cobrar por mucho tiempo. CONCLUSION La falta de registros auxiliares o de la utilización de cuentas de control ha ocasionado que se tenga una buena cantidad d cuentas por cobrar con saldos con morosidad de más de sesenta y noventa días. RECOMENDACIÓN Al Gerente Deberá exigir al contador de la empresa la apertura de registros auxiliares para las cuentas por cobrar, con la finalidad de conocer los saldos reales de estas cuentas. ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR:M.E.G
FECHA: 25-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/C PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
3-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO LA FALTA DE REGISTRO CONTABLE OPORTUNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR IMPIDE TENER SALDOS REALES COMENTARIO La falta de un contador permanente en la empresa ha provocado que el registro contable de las cuentas por Cobrar no se haga en forma oportuna esta situación se ocasiona por la falta de observancia del Principio de Contabilidad REGISTRO OPORTUNO DE LAS TRANSACCIONES, que dice que los hechos económicos se deberá registra inmediatamente luego de que ocurra la transacción en los libros de entrada original, Diario y Mayor, con la finalidad de obtener información confiable para la preparación de los Estados Financieros. CONCLUSION No existe un registro contable oportuno de los hechos relacionados con las cuentas por cobrar, tanto al momento de que se ocasiona o cuando existen la correspondientes cancelaciones, lo que ha determinado que la información financiera de los Estados Financieros no sea confiable. RECOMENDACIÓN Al Gerente de la empresa Deberá contratar un contador para permanente para que los hechos contables relacionados con la actividad comercial, especialmente las cuentas por cobrar sean registrados en forma oportuna ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR:M.E.G
FECHA: 25-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/C PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
4-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO PRUEBAS DE EXACTITUD EN LAS CUENTAS POR COBRAR ASEGUARAN LA CORRECCION DE LAS OPERACIONES COMENTARIO El manejo de las cuentas por cobrar se ha encargado a varios empleados por lo que aquellos no aplican pruebas de exactitud que permitan asegurar la correcta contabilización, esto se produce por el desconocimiento del Principio de Control Interno APLICACIÓN DE PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD, que dice Deberán utilizarse pruebas de exactitud con el objeto de asegurar la corrección de la operación, así como la contabilización subsiguiente; lo que ha provocado que los saldos de las cuentas por cobrar no sean confiables CONCLUSIÓN La falta de pruebas de exactitud en las cuentas por cobrar en la empresa ha determinado que los saldos de esta cuentas tengan problemas con algunos clientes que reclaman cancelaciones no registradas RECOMENDACIÓN Al Gerente Deberá exigir al contador un registro oportuno de las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar y la aplicación de pruebas de exactitud para no tener inconvenientes con los reclamos de los clientes.
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 25-07-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL C/3 PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
1-5
RELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTE (Nombre y Apellido) Wilson Iñiguez Alfonso Alvarado Crónica de la Tarde Dr. Jorge Aguilar Juan Francisco Ramírez Galo Arciniegas Aguilar Yolanda Abrigo Isabel Aguilar Chamba Bolívar Armijos Mendoza Wilman Arciniegas Aguilar Luz Aguilar Curipoma Herminio Armijos Quezada Serafín Alvarado Gabriel Alvares Santiago Ávila Julia Aguilar Calle Sandra Agreda Manuel Albito Puga Ángel Armijos Augusto Bravo Córdova Luis Bermeo Cuenca Fany Briceño Ruth Burneo Soraya Bustamante Gutiérrez Ramiro Burneo Terán Carmita Buri Caraguay María del Cisne Caja María Loayza María Cumbicus Tito Cobos Manuel Calle Idrovo Cecilia Celi Loayza Rosa Capa Sivisaca Karina Camacho Martha Cajas ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
CANTIDAD 40.00 172.11 12.10 29.65 16.50 16.00 15.50 13.80 53.33 45.12 355.00 11.59 123.00 13.81 11.50 10.50 24.69 18.00 52.76 28.50 13.50 19.20 69.99 37.00 25.00 45.76 10.34 10.56 45.45 337.50 10.59 10.10 183.46 91.95 1,236.41 FECHA: 04-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL C/3
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
2-5
RELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTE (Nombre y Apellido) Gloria Calle Carol Cárdenas Campoverde Katy Calderón Claudio Cabrera Hidalgo Mercy Cuenca Mónica Cuenca Gladys Cuenca Cuenca Mario Campos Elizabeth Cárdenas Wellington Cuenca Ojeda Roger Calva Ojeda Galo Camacho González María Luisa Calvache Alba Chicaiza Ing. Manuel Chamba Rodrigo Chamba Jorge Churro Eurice Flores Lic. Mauro Encarnación Ángela Estrada Torres Santiago Erazo Vega Juan Encalada Jaime Espinoza Emiliano Gahona Oscar Guerrero Alfonzo Guamán Cajas Jorge Guaicha Carmen Guamán Gerardo Guamán Siguifredo Gonzales Genoveva Guamán Castillo Ángel Huaca Buri Luis Guamán Rojas Franklin Guevara Martín Hidalgo Maldonado ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
CANTIDAD 28.11 116.47 78.10 13.95 11.45 10.20 10.52 10.50 30.54 30.00 94.63 15.00 895.32 118.00 13.25 16.39 213.61 17.40 76.30 79.14 20.00 12.35 36.78 38.40 11.50 629.24 29.60 62.29 10.00 10.58 10.00 287.80 18.03 27.40 58.84 FECHA: 04-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL C/3 PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 3-5 CUENTAS POR COBRAR RELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTE (Nombre y Apellido) CANTIDAD Felipe Parra 16.24 Martin Jara 12.15 Jorge Cobos 10.80 Wilfrido Jiménez 100.00 José Coronel 17.52 Carmen Toapante 61.89 Ing. Gorky Guerrero 70.88 Robert Luzuriaga 33.00 Sandro Luzuriaga Torres 24.00 Carmita Ludeña 31.66 Lic. Reinaldo Rojas 13.50 Mará Remache 10.10 Ramiro Remache 59.62 Carlos Rey 34.20 Luis Reascos 45.76 Jorge Silva Quezada 19.50 Lucio Sarango Gahona 23.53 Olga Santana 29.00 Víctor Hugo Sánchez C 14.04 Manuel Sánchez Segarra 3,007.38 Sixto Sarango 12.29 María Augusta Silva 25.65 Augusto Suing 19.91 Rosa Suquilanda 32.00 Ángel Serrano Cueva 10.20 Enith Salazar Díaz 30.00 Diego Tapia Loayza 18.00 Napoleón Tuza 409.79 Gerardo Sotomayor 11.70 Segundo Villamagua Caraguay 48.95 Rosa Vinces Rivera 182.600 Carlos Alejandro Vargas 71.51 Manuel Valladares Cuenca 16.20 Víctor Yanza 31.34 Holguer Yaguachi Granda 18.50 ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 04-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL C/3
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
4-5
RELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTE (Nombre y Apellido) Cecilia Zúñiga Carlos Minga Granda Enith Morocho Zapata Baryon Masache Lisbeth Molina Richard Maza Susana Merino Guarnizo Roció Melo Linda Morocho Tacurí Esther Machuca Nancy Novillo Jorge Ogoño Alex Ortiz Rubén Ortiz Cornelio Imelda Poma Gloria Pinzón Quezada Sandro Pacheco Hermel Piuri Ángel Padilla Jesús Parra Garzón José Paute Quinde Marco Orozco Carmen Quezada Rivera Alex Quishpe Luzuriaga Ángel Padilla Miguel Quizhpe Criollo Carlos Alvear Pesantes Sebastián Cuenca Cuenca María de Jesús Tuza Nelson Guarnizo Yeny del Carme Ortega Carmen Picocha Ochoa Arquímedes Coronel Matailo Hugo Celí Pompilio Torres ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
CANTIDAD 135.73 105.28 10.20 17.10 326.94 11.95 10.08 39.56 38.40 11.50 629.24 29.60 62.29 10.00 10.58 10.00 287.80 18.03 27.40 58.84 27.50 10.00 625.00 105.23 16.24 12.15 10.80 100.00 17.52 61.89 70.88 33.00 24.00 31.60 13.50 FECHA: 04-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL C/3
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
5-5
RELACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR CLIENTE (Nombre y Apellido) Kleber Ordoñes Ordoñez Wilson Quizhpe Darwin Masache Tandazo Dr. Darío Granda Elvia Vásquez TOTAL GENERAL
ELABORADO POR: J.CH
CANTIDAD 250.47 29.95 33.60 107.58 19.85 14,376.65
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 04-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL C/4
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
1-3
CUENTAS POR COBRAR CON PLAZO VENCIDO MÁS DE 90 DIAS NOMBRE Alberto Campos Roberto Ojeda Marco Sisalima René Pasaca Ramón Nelson Ramón Elizabeth Sarango Paulina Lozano Rafael Quintuña Efrén Hurtado Marco Alvarado Loor Quezada Verónica Pesantes Francis Coronel Luis Alberto Montalván Marisa Hurtado Jaime Picón Luis Suquilanda Diego Reyes Ramiro Castro Marlon Astudillo Luis Quizhpe Juan Sempertegui Samanta Abad Darwin Arteaga José Luis Carrión Diego Loayza Mayra Toro Luz María Toro Estuardo Cabezas TOTAL GENERAL ELABORADO POR: J.CH
FACTURAS 01547 06887 06543 01128 04567 05643 02894 04658 02164 06821 04654 02801 02052 05254 05345 02143 04654 05215 01247 04542 04024 06720 04720 03038 04532 01220 03243 01479 07141 REVISADO POR: M.E.G
TOTAL 131.26 126.20 125.63 151.64 116.82 303.70 220.71 115.16 16.82 170.10 151.64 101.48 22.90 226.29 12.05 85.78 205.69 88.50 11.02 312.47 12.02 111.88 176.76 90.75 22.97 192.49 170.39 29.21 167.90 3,670.23
FECHA 06/09/2005 05/15/2005 05/19/2005 02/13/2005 06/18/2005 07/30/2005 04/20/2005 07/26/2005 08/29/2005 06/05/2005 05/14/2005 10/02/2005 12/23/2005 06/30/2005 03/08/2005 12/15/2005 04/19/2005 08/24/2005 10/22/2005 04/24/2005 10/29/2005 10/20/2005 04/23/2005 05/24/2005 08/22/2005 05/21/2005 02/12/2005 01/21/2005 06/13/2005
FECHA:06-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
C/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
2-3
CUENTAS POR COBRAR CRÉDITO VIGENTE NOMBRE Wilson Iñiguez Alfonso Alvarado Crónica de la Tarde Yolanda Abrigo Isabel Aguilar Chamba Luz Aguilar Curipoma Gabriel Alvares Sandra Agreda Augusto Bravo Córdova Ruth Burneo Carmita Buri Caraguay Cecilia Celi Loayza Gloria Calle Carol Cárdenas Campoverde Katy Calderón Roger Calva Ojeda María Luisa Calvache Alba Chicaiza Rodrigo Chamba Jorge Churro Ángela Estrada Torres Alfonzo Guamán Cajas Carmen Guamán Ángel Huaca Buri Franklin Guevara Martín Hidalgo Maldonado Wilfrido Jiménez Carmen Toapante Ing. Gorky Guerrero Ramiro Remache Lucio Sarango Gahona ELABORADO POR: J.CH
PLAZO 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días
VIGENTE 40.00
REVISADO POR: M.E.G
VENCIDO 172.11
12.10 15.50 13.80 355.00 13.81 24.69 28.50 69.99 45.76 10.10 28.11 116.47 94.63 895.32 118.00 13.25 16.39 213.61 79.14 629.24 62.29 287.80 27.40 58.84 100.00 61.89 70.88 59.62 23.53 FECHA: 06-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
C/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
3-3
CUENTAS POR COBRAR CRÉDITO VIGENTE NOMBRE Manuel Sánchez Segarra Rosa Suquilanda Napoleón Tuza Rosa Vinces Rivera Víctor Yanza Cecilia Zúñiga Carlos Minga Granda Lisbeth Molina Nancy Novillo Sandro Pachecho Carmen Quezada Rivera Alex Quishpe Luzuriaga Sebastián Cuenca Cuenca Yeny del Carme Ortega Kleber Ordeñes Ordoñez Dr. Darío Granda
PLAZO 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días 15 días
VIGENTE 3.007.38 32.00
TOTAL GENERAL
ELABORADO POR: J.CH
409.79 182.60 31.34 135.73 105.28 326.94 629.24 287.80 625.00 105.23 100.00 70.88 250.47 107.58 5,975.77
REVISADO POR: M.E.G
VENCIDO 3,007.38
2,935.02
FECHA: 06-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
C/5 2-3
CUENTAS POR COBRAR MOROSAS
DETALLE Mercy Román Juan Carlos Agreda Lic. Naum Samaniego Marco Leiva Roberto Mijas
VALOR 450.00 94.54 231.05 102.02 45.20
Al 31 de diciembre de 2005 se pudo establecer cinco cuentas morosas las mismas que se detallaron, las cuales fueron sujetas de acción legal para su cobro y cancelación en el año de 2005 a excepción de dos cuentas pertenecientes a Juan Carlos Agreda y Roberto Mijas, por lo que a la fecha del informe, se propone el siguiente ajuste para dar de baja a dichos valores
------------1---------Provisiones de Cuentas por Cobrar 139.74 Cuentas por Cobrar 139.74 P/r Ajuste por cuenta dada de baja por considerara incobrable
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:13-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
C/6
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
1-2
ANÁLITICA CUENTAS POR COBRAR VIGENTES
MESES
DEBE
HABER
Saldo al 31/12/2005
SALDO 14,124.82
Enero
12,456.63
15,467.51
11,113.94
Febrero
15,169.87
12,294.77
13,989.04
Marzo
14,791.16
13,584.25
15,195.95
Abril
12,886.30
14,650.00
13,432.25
Mayo
14,112.17
13,584.02
13,960.40
Junio
13,171.22
14,400.50
12,731.12
Julio
12,372.85
12,259.30
12,844.67
Agosto
14,390.51
14,188.58
13,046.60
Septiembre
14,490.15
13,993.00
13,543.75
Octubre
12,668.07
13,019.23
13,192.59
Noviembre
14,598.61
14,256.30
13,534.90
Diciembre
15,673.31
14,831.56
14,376.65
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:18-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
C/6 2-2
ANÁLITICA CUENTAS MOROSAS
MESES
DEBE
HABER
SALDO
Enero Febrero Marzo
544.54
Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre
378.27
Noviembre Diciembre
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 18-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 CUENTAS POR COBRAR
C/7 1-1
CÉDULA SUMARIA
CUENTA
Crédito Vigente
SALDO 31-12-05
AJUSTES Y RECLASIF. DEBE
HABER
SALDO
14,376.65
26,100.31
Créditos Vencidos
2,935.02
9,561.68
Créditos Antiguos
922.81
139.74
1,023.12
18,234.48
139.74
18,094.74
TOTAL
A la cantidad de USD $18,094.74 asciende el valor, que fueron evaluados s, según la revisión y análisis de documentos, en las Cuentas Por Cobrar , la mis no coincide con el saldo certificado , ya que del estudio realizado se y que fue objeto sujeta al ajuste por el valor de USD 139.74, saldo que corresponde a cuentas incobrables, para lo cual se propone el siguiente asiento de ajuste.
------------1---------Provisiones de Cuentas por Cobrar 139.74 Cuentas por Cobrar 139.74 P/r Ajuste por cuenta dada de baja por considerara incobrable
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:19-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
PA/D PA/D 1-2
PROGRAMA DE AUDITORÍA Nro.
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS
REF.
HECHO POR
FECHA
OBJETIVOS Determinar el grado de solidez de los controles internos adoptados en ésta cuenta. Determinar el grado de cumplimiento de las disposiciones reglamentarias relacionadas con está cuenta. 1
PROCEDIMIENTOS
2
Aplique el cuestionario de Control Interno a la cuenta con el objeto de evaluar el grado de solidez.
3
Prepare papeles de trabajo para dejar constancia de los resultados de la evaluación del control interno
4
Verificar que el saldo certificado de la cuenta, a la fecha de corte del examen. Mediante un muestreo realice la constatación física de las existencias del inventario.
ELABORADO POR: J.CH
CCI/D
J.CH
25-08-2008
J.CH
25-08-2008
J.CH
27-08-2008
J.CH
28-08-2008
2-2
RECI/D
4-4
D/3 2-2
D/3 2-2
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 22-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
PA/D PA/D 2-2
INVENTARIO DE MERCADERÍAS
PROGRAMA DE AUDITORÍA Nro. 5
OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS Analice si los procedimientos para la adquisición de mercaderías son acordes con las políticas de la empresa y de acuerdo a las necesidades de la misma.
HECHO POR
REF
D/5
FECHA
J.CH
28-08-2008
J.CH
28-08-2008
J.CH
28-08-2008
1-1
D/6
6
7
8
Establezca el movimiento de la cuenta Prepare una cédula Sumaria y deje establecido el saldo de auditoría. Aplique cualquier procedimiento que conveniente.
ELABORADO POR: J.CH
1-1
D/7 1-1
otro crea
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 22-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL CCI/D
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
APA/ D 1-2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RESPUESTA VALORACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A POND CALIF ¿Contabilidad lleva Kárdex X 3 2 Algunos ítems con un código preestablecido no están para cada Ítem y registra codificados cantidades y valores?
Nro. PREGUNTAS 1
2
¿Bodega mantiene el registro al día y conciliado con los saldo de contabilidad?
X
3
0
3
¿Se realizan constataciones físicas de los inventarios y se dejan constancia respectiva?
X
3
0
4
¿Se han dado de baja los materiales inservibles u obsoletos?
X
3
0
5
¿Existe independencia en las funciones de control de bodega y las personas que realizan ventas diarias?
X
3
0
6
¿Los inventarios físicos son realizados por una persona independiente del registro y almacenaje?
X
3
0
ELABORADO POR: J.CH
No están al día
No hay constataciones
REVISADO POR: M.E.G
No hay segregación
FECHA: 25-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL CCI/D
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
APA/ D 2-2
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RESPUESTA VALORACIÓN OBSERVACIÓN SI NO N/A POND CALIF ¿La empresa cuenta con una X 3 0 Lo hace el unidad responsable de las gerente adquisiciones?
Nro. PREGUNTAS 7
8
¿Las adquisiciones se realizan en base a un cuadro anual de necesidades?
X
3
2
9
¿Se lleva un control adecuado de ingresos y egresos de materiales o insumos que maneja la bodega?
X
3
2
10
Existe una proveedores
de
X
3
3
¿Las órdenes de compra de insumos se archivan adecuadamente?
X
3
2
33
11
11
lista
TOTAL
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
De acuerdo a las necesidades de la empresa
FECHA: 25-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/D PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 I INVENTARIO DE MERCADERÍAS
1-4
RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO 7.
VALORACIÓN Ponderación Total: Calificación Total: Calificación Porcentual:
8.
(PT) (CT) (CP)
CP
=
CT X 100 PT
=
11 x 100 33
=
33.33%
DETERMINACIÓN DE LOS NIVELES DE RIESGO RIESGO 3 ALTO
2 MODERADO
1 BAJO
33.33%
15
BAJO - 50%
MODERADO 51 - 75%
76
ALTO - 95% CONFIANZA
9.
CONCLUSIÓN DE LA EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO
Basado de la revisión y familiarización de la estructura de los controles internos de la cuenta Inventarios y luego de aplicar las pruebas de cumplimiento que constan en el cuestionario de control interno, se concluye que dichos controles no son adecuados registrando un nivel de confianza BAJO y Nivel de Riesgo ALTO lo que se afirma por la presencia de los siguientes puntos débiles: No hay conciliación de saldos con contabilidad No existe segregación de funciones en el manejo de los inventarios No se realizan constataciones físicas de los inventarios ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 25-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/D PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
2-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO El RETRAZO DE REGISTRO DE INVENTARIOS IMPIDE LA CONCILIACION DE LA CUENTA COMENTARIO No se han conciliado los saldos que mantiene la bodega con los saldos que tiene contabilidad debido a que existe retraso en el registro de bodega, situación que se produce por la falta de observancia del Principio de Control Interno UTILIZACION DE CUENTAS DE CONTROL que dice textualmente, El principio de la cuenta de control deberá utilizarse en todos los casos aplicables, las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud provocando que los saldos que presenta contabilidad no sean veraces o no son confiables, esto se ha producido por descuido de la gerencia en exigir dichas conciliaciones para tener saldos reales. CONCLUSION En el periodo examinado los directivos de la librería Aguilar no dispones de saldos reales de los inventarios, debido a la falta de conciliaciones entre bodega y contabilidad. RECOMENDACIÓN Al Gerente Deberá exigir a la persona encargada de Bodega realizar los registros oportunos y la realización de conciliaciones con los saldos de Contabilidad para poder obtener información confiable para la toma de decisiones. Al Bodeguero Realizar el registro oportuno de las entradas y salidas de materias y que cada mes concilie los saldos con contabilidad. ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 25-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/D PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
3-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO LA FALTA DE SEGREGRACION E FUNCIONES EN LE MANEJO DE LOS INVENTARIOS HA PROVOCADO EL COMIETIIENTO DE ERRORES EN REGISTRO DEL MOVIMIENTO DE LA CUENTA COMENTARIO Como producto de la evaluación del Control interno en esta cuenta se pudo determinar que en el manejo de la cuenta Inventarios (Bodega) no exista una separación de funciones incompatibles, ya que en varias ocasiones el bodeguero también hace funciones e vendedor y los vendedores tomas los insumos de bodega sin dejar constancia de los retiros, esto se produce por la inobservancia de los Principios de Control Interno RESPONSABILIDAD DELIMITADA, SEGREGACION DE FNCIONES, que dice La responsabilidad por la realización de cada deber, tiene que ser delimitada a cada persona, la calidad de control será ineficiente, si no existe la debida responsabilidad. Mo se debe realizar transacción alguna, sin la aprobación de una persona específicamente autorizada para ello. CONCLUSION No existe una adecuada delimitación de funciones en el manejo de los inventarios de la empresa, esto ha provocado la existencia de diferencias entre los saldos de bodega y contabilidad, por la falta de registro de entradas y salidas de insumos RECOMENDACIÓN Al Gerente Deberá dar órdenes por escrito delimitando las funciones de cada empelado de tal forma que exista la separación de funciones incompatible que lo único que ha provocado es la existencia de errores en cantidades de las existencia del almacén y bodega. ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 25-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL RECI/D PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
4-4
NARRATIVAS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO LA AUSENCIA DE CONSTATCIONES FISICAS IMPIDE TENER SALDOS REALES EN LA CUENTA COMENTARIO Mediante la aplicación de pruebas de control al evaluar el control interno aplicado en esta cuenta se pudo determinar que en el periodo analizado no se han realizado constataciones físicas debido a la falta de aplicación del un principio de Control de Inventarios mediante constataciones Físicas, mediante el conteo, la medición y valoración de los mismos con la finalidad de tener saldos reales en la cuenta, estos ha provocado por una parte desabastecimientos o compra innecesarias que llenan los inventarios sin una salida inmediata. CONCLUSION La falta de inventarios físicos en la librería ha impedido tener saldos reales de la cuenta y la compra de materiales que todavía tienen existencias o desabastecimientos incómodos. RECOMENDACIÓN Al Gerente Designar a una persona independiente del control de bodega para realice por lo menos una vez cada tres meses el conteo de los insumos y materiales que se tienen en bodega
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 25-08-2008
D/3 1-2
Oficio Nro. 002 Loja, 10 de abril del 2008
Lic. Jhone Sánchez CONTADORA Ciudad
Con el objeto de continuar con el examen especial a la cuenta Inventarios de la Liberaría y Papelería Aguilar Distribuciones, de su acertada dirección, le solicito muy comedidamente, se digne autorizar sirva certificar el saldo de la cuenta mercaderías con corte al 31 de diciembre del 2005.
Por la atención que se digne dar a la presente me anticipo en expresarle mis agradecimientos.
Atentamente,
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO
Oficio Nro. 000048
D/3
Loja, 27 de Abril del 2008
2-2
Sra. Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO Ciudad. En calidad de Contadora General de la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores de la ciudad de Loja”. CERTIFICO: Que el saldo de la Cuenta Inventario de mercadería, reposan en los estados financieros con corte al 31 de Diciembre del 2005, puedo indicar que existe los siguientes saldos: Librería – Mesanine Libros Textos Suministros y materiales didácticos
18,297.933 5,205.390 26,035.389 54,726.203
Los cuales ascienden a un valor de USD 104,264.915 (Ciento cuatro mil doscientos sesenta y cuatro mil / 915). Esto cuanto puedo certificar en honor a la verdad, facultando a la interesada hacer uso del documento
Lic. Jhone Sánchez CONTADOR
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL
D/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005
1-58
CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍAS
CONSTATACION FISICA DE INVENTARIO DE MERCADERÍA CANT
DESCRIPCION
ESTADO
V/UNIT.
V/TOTAL
UBICACION
RESPONSABLE
Dicc. italiano-español básico Larousse Profesor en casa diccionario español inglés, el carp.32 Dicc. francés-español básico Larousse Dicc. conjugación lengua española Larousse ref. 1816 Dicc. mini sopena español Ecuador patria de todos carp.27 Relaciones humanas Martínez Estadística descriptiva II Bustamante solucionario algebra de mancil I y II carp.8 Física general schaum van der Patito explorador pc plus Nº 9 Música sinfonía 8 año editexpa
Bueno
3.990
15.960
Bodega
Verónica Machuca
Bueno
2.600
18.200
Bodega
Bueno
3.500
3.500
Bodega
Bueno
2.450
7.350
Bodega
Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno
1.050 5.520 5.565 4.000 4.500 5.000 8.100 4.420
12.600 93.840 5.565 72.000 22.500 660.000 372.600 44.200
Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega
Música sinfonía 9 año editexpa
Bueno
4.420
35.360
Bodega
Librería Mesanine 4 7 1 3 12 17 1 18 5 132 46 10 8
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA:28-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL
D/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍA
2-58
CONSTATACION FISICA DE INVENTARIO DE MERCADERÍA CANT 32 61 2 2 22 11 13 98 2 2 3 13
DESCRIPCION
ESTADO
Curso de anteproyectos y proyectos de investigación Gutiérrez Curso de filosofía contemporánea Gutiérrez Mira hacia atrás y ríete Vendedor más grande del mundo grande elaboración de cosméticos pequeña Industria y medicina natural Excelente letra 9 año editexpa Dibujo técnico 3ro cabezas Bach. Algebra baldor + cd original (a) Libros Amor sexo e intimidad carpa. 0 Rey que no rie, el carp.2 Entrevistas fáciles mr books Nutrición actualizada
ELABORADO POR: J.CH
VALOR
TOTAL
UBICACION
Bueno
7.500
240.000
Bodega
Bueno
7.500
457.500
Bodega
Bueno
1.140
2.280
Bodega
Bueno
1.000
2.000
Bodega
Bueno
2.000
44.000
Bodega
Bueno Bueno Bueno
4.760 4.500 13.965
52.360 58.500 1368.570
Bodega Bodega Bodega
Bueno Bueno Bueno Bueno
2.000 2.500 1.736 2.500
4.000 5.000 5.208 32.500
Bodega Bodega Bodega Bodega
REVISADO POR: M.E.G
RESPONSABLE
FECHA: 28-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL D/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍA
3-58
CONSTATACION FISICA DE INVENTARIO DE MERCADERÍA CANT
DESCRIPCION
ESTADO
2 para vencer el insomnio carp.2 1 Gullivers travels ed. usborne Procesos para la elaboración de 2 Productos cárnicos guía Procesos para la elaboración de 2 harinas, almidones, hojuelas desh Colección Leonardo nro. 40 motivos 10 decorativos 2 Libro de los dragones, el carp.32 Experimentos escolares, enc. col. 2 amiguitos 2 dibujar la figura humana carp.0 Textos 13 Odisea, la 18 clásicos de siempre boom cabaña del tío ton, la 20 clásicos de 4 siempre boom 52 Lazarillo de tornes colección ABC ELABORADO POR: J.CH
VALOR
TOTAL
UBICACION
Bueno Bueno
1.960 10.360
3.920 10.360
Bodega Bodega
Bueno
5.530
11.060
Bodega
Bueno
5.530
11.060
Bodega
Bueno
4.950
49.500
Bodega
Bueno
2.250
4.500
Bodega
Bueno
2.000
4.000
Bodega
Bueno
7.500
15.000
Bodega
Bueno
1.295
16.835
Bodega
Bueno
1.295
5.180
Bodega
Bueno
1.000
52.000
Bodega
REVISADO POR:M.E.G
FECHA:28-08-2008
RESPONSABLE
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL D/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍA
4-58
CONSTATACION FISICA DE INVENTARIO DE MERCADERÍA CANT 19 13 15 5 4 1908 1925 151 2
DESCRIPCION
ESTADO
Tragedia griega, la col. ABC Don quijote de la mancha 18 ant. boom Tres ratas, las 19 ant. boom Idilio bobo, un 134 ant. periódico Cuentos policiacos involuntarios 135 ant. periódico Patito mis deditos matemáticas 1 año Patito mis deditos pre escritura 1 año Álbum punto cruz acordeón aprende a tejer 2000 1vol. edidac (14)
Sumistros y materiales didácticos 50 Abaco 100 cuentas pequeño amb. 16 Abaco de madera con reloj pequeño Abaco 30 cuentas números + reloj madera 12 m. delfín Perú Borrador fig. helado-hamb-celul-galleta, 96 cubiertos ELABORADO POR: J.CH
VALOR
Bueno Bueno Bueno Bueno
TOTAL
1.000 2.800 3.150 2.100
19.000 36.400 47.250 10.500
Bueno Bueno Bueno Bueno
1.750 1.300 1.300 0.300 10.000
7.000 2480.400 2502.500 45.300 20.000
Bueno Bueno
2.200 0.750
110.000 12.000
2.679
32.148
0.158
15.168
Bueno
Bueno Bueno
REVISADO POR:M.E.G
UBICACION
RESPONSABLE
Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega
Bodega Bodega Bodega Bodega FECHA: 20-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL D/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍAS
5-58
CONSTATACION FISICA DE INVENTARIO DE MERCADERÍA CANT 345 18 10 69 140 8 43 3 20 3 48 236 34 450 20
DESCRIPCION
ESTADO
Borrador pelikanº br-40 bicolor Calculadora jeoly jl-169 negra Dispensador genmes mediano 3310 Esfero bic p. medio azul caja 24u Fomix café- pliego Grapadora genmes tipo tijera 5831 Hojas perforadas t/cuad. 1l x 50 índice esselte 100112 alfabético plástico Juego didáctico. village pasteure pi00109 madera Kola loka glue 2gr Lápiz artel grafito exagonal Marcador k858 x 12 col. fino Notas adhesivas heng-kin 3x3 amarilla Papel lustre en fundas Refuerzos de hojas en caja
ELABORADO POR: J.CH
VALOR
Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno Bueno
REVISADO POR:M.E.G
TOTAL
0.082 1.320 1.026 3.494 0.805 2.900 0.207
28.290 23.760 10.260 241.086 112.700 23.200 8.901
1.640
4.920
2.955 0.840 0.079 0.179 0.333 0.056 0.228
59.100 2.520 3.792 42.244 11.322 25.200 4.560
UBICACION Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega Bodega FECHA:28-08-2008
RESPONSABLE
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL D/4
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2005 CUENTA: INVENTARIO DE MERCADERÍAS
6-58
CONSTATACIÓN FISICA DE INVENTARIO DE MERCADERÍA CANT 12 12 12
DESCRIPCION
ESTADO
Tempera bester 500c frasco colores UHU por 50ml Vinchas alex metal 8cm. x 50 unid.
VALOR
Bueno Bueno Bueno
2.030 1.650 1.228
TOTAL 24.360 19.800 14.736
UBICACION
RESPONSABLE
Bodega Bodega Bodega
COMENTARIO Para cumplimiento de este procedimiento la empresa no pudo presentar el listado de mercaderías existente en el año que estamos analizando por lo que fue imposible realizar una contratación física de inventario sin embargo para constatar el manejo de los inventario se solicito el inventario del año 2009 en el mismo que mediante muestreo se estableció la existencia de algunos productos verificando el cód igo, el producto, la existencia y la valoración de acuerdo a algunas facturas de ingreso y egreso de bodega, en donde se registra el movimiento contable de esta cuenta. CONCLUSION Como resultado de la verificación se estableció los saldos reales de la cuenta comparando saldos de entrada y salida. RECOMENDACION Para mejor control de la cuenta es necesario que el bodeguero elabore tarjetas de inventario continúe permanente para cada producto o proveedor de tal manera que se pueda controlar entradas y salidas y establecer el stock, máximo, mínimo y crítico ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 28-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL D/5 PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
1-1
PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DE MERCADERÍA Como producto de la entrevista al gerente de la Librería y papelería Aguilar Distribuciones y mediante observación realizada al proceso de adquisición se pudo determinar lo siguiente:
La empresa posee diversas formas para la adquisición de la mercadería, no existen políticas definidas por lo tanto las compras se realizan a criterio de la gerencia.
Muchos libros y colecciones se compran cuando llegan
los
proveedores, la adquisición se la hace con la orden verbal
de
gerencia.
No existe planificación en compras, por la falta de registros no se establecen existencias máximas, criticas y mínimas que determinen la necesidad
de
adquisición
lo
que
provoca
algunas
veces
desabastecimiento de libros y en otras compras innecesarias que no favorecen la rotación de inventarios.
Una vez adquiridos los libros y colecciones unos ingresan a bodega otros directamente al almacén, no existen registros de entrada de dichos productos sino únicamente el archivo de las facturas
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M.E.G
FECHA: 28-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL D/6
PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
1-1
ANALÍTICA DE INVENTARIOS
MESES
DEBE
HABER
SALDO
SALDO 87,530.12
Enero
80,984.56
70,543.12
97,971.56
Febrero
71,145.80
70,984.25
98,133.11
Marzo
75,114.20
78,714.12
94,533.19
Abril
71,672.10
72,236.12
93,969.17
Mayo
71,820.23
70,097.45
95,691.95
Junio
76,259.00
75,097.45
96,853.50
Julio
80,222.12
78,167.89
98,907.73
Agosto
80,398.45
78,954.03
100,352.15
Septiembre
81,138.12
80,422.44
101,067.83
Octubre
81,438.10
80,580.56
101,925.37
Noviembre
81,870.01
80,428.12
103,367.26
Diciembre
82,834.92
81,937.27
104,264.91
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M. E.G
FECHA: 28-08-2008
LIBRERIA Y PAPELERÍA AGUILAR DISTRIBUIDORES EXAMEN ESPECIAL PERÍODO: CUENTA:
1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005 INVENTARIO DE MERCADERÍAS
D/7 1-1
CÉDULA SUMARIA
SALDO 31-12-05
CUENTA
Inventario Mercaderías TOTAL
de
AJUSTES Y RECLASIFICACIONES DEBE HABER
SALDO
104,264.91
104,264.91
104,264.91
104,264.91
A la cantidad de USD 104,264.91 asciende el valor, examinado, en la cuenta Inventario de Mercadería, según la revisión de documentos, los mismos se presentan razonablemente
ELABORADO POR: J.CH
REVISADO POR: M. E. G
FECHA: 29-08-2008
1
LIBRERÍA Y PAPELERÍA “AGUILAR DISTRIBUIDORES”
INFORME DEL EXAMEN ESPECIAL
COMPONENTE ACTIVO CORRIENTE
PERÍODO COMPRENDIDO 31 DE Enero al 31 de diciembre de 2005
Loja ECUADOR 2009
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SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS N.C.I.
Normas de Control Interno
P.C.G.A.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados
P.C.I.
Principios de Control Interno
Nro.
Número
Art.
Artículo
USD
Dólares
SAS
Normas Internacionales de Auditoria
3
INDICE
CARÁTULA DEL INFORME
1
SIGLAS Y ABREVIATURAS UTILIZADAS
2
ÍNDICE
3
CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME
4
CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
6
CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN
9
ANEXO I NÓMINA DE FUNCIONARIOS PRINCIPALES
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4
CARTA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME
Loja, Julio de 2007
Lic. Luis Aguilar GERENTE PROPIETARIO
De mis consideraciones
Hemos revisado el balance general adjunto de la Librería Aguilar DistribucionesCompañía ABC al 31 de diciembre de 20XX, y los correspondientes estados de resultados, de evolución de patrimonio y flujos de efectivo por el año terminado en esa fecha.
Estos estados
financieros son de responsabilidad de la administración de la compañía. Nuestra responsabilidad es emitir un informe sobre estos estados financieros basados en nuestra revisión.
Nuestra revisión fue efectuada de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditoría aplicable a trabajos de revisión. Esta norma requiere que una revisión sea diseñada y realizada para obtener certeza razonable de si los estados financieros no contienen exposiciones erróneas o inexactas de carácter significativo.
Una revisión se limita
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principalmente a investigaciones con personal de la compañía y a procedimientos analíticos aplicados a los datos financieros, así que provee menos certeza que una auditoría.
No hemos efectuado una
auditoría y, por consiguiente, no expresamos una opinión de auditoría.
Basados en nuestra revisión, nada ha llamado nuestra atención que nos hiciera creer que los estados financieros adjuntos no estén presentados razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Contabilidad.
Atentamente,
Sra. Julia Aurora Chimbo Aurora JEFE DE EQUIPO
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CAPITULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORÍA
1.
Motivo
El examen especial al componente Activo Corriente se llevará a cabo de acuerdo las disposiciones legales y reglamentarias del Área Jurídica Social y Administrativa de la Universidad Nacional de Loja, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. Contador Público Auditor y en cumplimiento a la Orden de Trabajo Nro 001 suscrito por la supervisora de Auditoría en calidad de Directora de Tesis.
2.
Objetivo
Determinar la razonabilidad de los saldos presentados en las Cuentas Bancos, Inventarios y Cuentas por Cobrar.
Establecer la propiedad, legalidad y veracidad de las operaciones financieras efectuadas por los funcionarios de la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores.
Verificar si los recursos de la entidad han sido utilizados de manera eficiente.
Formular un Informe que contenga comentarios conclusiones y recomendaciones dirigidas a mejorar el Sistema de Control Interno.
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3.
Alcance
El Examen Especial a efectuarse en la Librería y Papelería “Aguilar Distribuidores” comprenderá el periodo del 1 de Enero al 31 de Diciembre del 2005. 4.
Base Legal
Su creación fue el 15 de Agosto del 1994 y se encuentra afiliado en la Cámara de Comercio, con carnet Nº 457, con RUC Nº 1103993109001
Principales Disposiciones legales.
Constitución Política del Estado.
Código de Comercio.
Ley de Régimen Tributario Interno.
Código del Trabajo.
Normas Ecuatorianas de Auditoría.
Principios de Control Interno.
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
5.
Estructuras orgánicas
Estructura Orgánica
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NIVEL DIRECTIVO:
Gerente
NIVEL ASESOR:
Asesor Jurídico
NIVEL ADMINISTRATIVO:
Contabilidad, Facturación, Ventas
N IVEL OPERATIVO:
Cajera
GERENTE
Asesor Legal
Jefe de ventas y compras
Bodega
Contabilidad
Cajera
6.
FINANCIAMIENTO
Ingresos propios de venta y distribución de toda clase de útiles escolares y suministros de oficina, libros revistas etc.
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CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN
LA
CAUCIÓN
DEL
PERSONAL
ENCARGADO
DEL
MOVIMIENTO CONTABLE Y FINANCIERO ASEGURA UN BUEN MANEJO DE LOS RECURSOS DE LA EMPRESA
COMENTARIO:
Por la verificación realizada en el archivo de la empresa se constató que el personal que labora en la Librería Aguilar de la ciudad de Loja, especialmente aquellas encargadas del área financieras, esto es caja, contabilidad y vendedores no ha presentado ninguna garantía para el desempeño de sus funciones situación que se produce por la inobservancia del Principio de Control Interno FIANZAS Los empleados que manejan y contabilizan los recursos materiales y financieros deben estar afianzados. Por ejemplo: el contador, el cajero, los cobradores y el bodeguero. Situación que ha provocado que se detecten diferencias que no han sido justificadas.
CONCLUSIÓN:
No existe cauciones o garantías para el desempeño de la funciones del personal encargado de manejar los recursos financieros de la empresa.
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RECOMENDACIÓN 1:
Al Gerente
Deberá exigir cauciones o fianzas para el desempeño de sus funciones al personal de contabilidad vendedores, para garantizar la seguridad en el manejo del efectivo.
DEPÓSITOS INTACTOS E INMEDIATOS GARANTIZAN SALDOS CONFIABLES EN LA CUENTA CORRIENTE DE LA EMPRESA
COMENTARIO:
Como producto de la evaluación del Sistema de Control Interno aplicado a esta cuenta se pudo verificar que los ingresos generados por venta y libros,
útiles escolares se determinó que las recaudaciones
diarios no se depositan en forma intacta y completa; los Ingresos no se sustentan un Reporte de ventas que se detalle las ventas del día, la responsable de Caja no elabora parte de recaudaciones por lo tanto estos depósitos no son en forma intacta, se depositan valores acumulados de varios días, cuando ya se han tomado dinero para gastos o pagos e compras de mercaderías esto se produce porque no se ha observado el Principio de Control Interno DEPÓSITOS OPORTUNOS, que dice “Deben establecerse mecanismos de control y disposiciones que obliguen y garanticen el depósito de todo el dinero recaudado, en idéntica forma,
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como aquellos que fueren receptados dentro de las 24 horas subsiguientes a su recepción en las cuentas corrientes respectivas, por parte de los encargados de las recaudaciones”
CONCLUSIÓN:
La falta de depósitos totales en el cierre diario, no permite obtener saldos reales en la cuenta bancos y su conciliación el control de esta cuenta es poco confiable RECOMENDACIÓN: Al Señor Gerente Dispondrán que la persona responsable de Caja conjuntamente con la contadora concilien el cierre diario y los deposito sean diarios e intactos.
AUSENCIA DE UN REGLAMENTO INTERNO DE LA EMPRESA NO PERMITE REGULAR LAS ACTIVIDADES DE CONTROL Y EMITIR INSTRUCCIONES POR ESCRITO
COMENTARIO:
Luego de aplicación del las pruebas de control en esta cuenta se
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pudo comprobar que en la Librería Aguilar de la ciudad de Loja, su propietario no dispone de un Reglamento
interno que regule las
actividades de sus negocio, por lo tanto las disposiciones son verbales y no se cumplen, situación que impide dar instrucciones por escrito, esto se produce
por la falta de observancia del Principio de Control Interno,
INSTRUCCIONES por escrito que dice Las instrucciones deberán darse por escrito, en forma de manual de operaciones. Las órdenes verbales pueden olvidarse o mal interpretarse, esto ha provocado que no se cumplan los controles internos de esta cuenta.
CONCLUSIÓN:
En el periodo analizado se detecto que no existen instrucciones por escrito a los empleados de la librería de tal forma que se pueda exigir su cumplimiento
RECOMENDACIÓN 3:
Al Gerente
En la brevedad posible dispondrá la elaboración de un Reglamento interno
que regule las actividades de la empresa con lo cual podrá dar
instrucciones por escrito y se cumplan por parte de todos los empleados de la empresa.
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CONTROL POSTERIOR DE LAS ACTIVIADES RELACIONADAS CON LAS CUENTAS EN ESTUDIO
COMENTARIO:
Luego de aplicar las pruebas de control en esta cuenta se detectó que para el control de las cuentas por Cobrar no se llevan registros auxiliares, solamente se registran en cuadernos que no registran oportunamente dichas cuentas debido a que el contador no es permanente en la empresa y se ha entregado a un empleado el registro de estas cuentas, lo que contraviene el Principio de
Control Interno
UTILIZACIÓN DE CUENTAS DE CONTROL, que manifiesta que “El principio de la cuenta de Control deberá utilizarse en todos los casos aplicables, las cuentas de control sirven
para efectuar pruebas de
exactitud entre los saldos” esto ha provocado que no se tengan saldos reales de las cuentas y que se mantengan cuentas sin cobrar por mucho tiempo.
CONCLUSION:
La falta de registros auxiliares o de la utilización de cuentas de control ha ocasionado que se tengan una buena cantidad de cuentas por cobrar con saldos con morosidad de más de sesenta y noventa días.
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RECOMENDACIÓN:
Al Gerente
Deberá exigir al contador de la empresa la apertura de registros auxiliares para las cuentas por cobrar, con la finalidad de conocer los saldos reales de estas cuentas.
LA FALTA DE REGISTRO CONTABLE OPORTUNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR IMPIDE TENER SALDOS REALES
COMENTARIO: La falta de un contador permanente en la empresa ha provocado que el registro contable de las cuentas por Cobrar no se haga en forma oportuna esta situación se ocasiona por la falta de observancia del Principio
de
Contabilidad
TRANSACCIONES, que dice
REGISTRO
OPORTUNO
DE
LAS
que los hechos económicos se deberá
registra inmediatamente luego de que ocurra la transacción en los libros de entrada original, Diario y Mayor, con la finalidad de obtener información confiable para la preparación de los Estados Financieros.
CONCLUSION:
No existe un registro contable
oportuno de los hechos
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relacionados con las cuentas por cobrar, tanto al momento de que se ocasiona o cuando existen la correspondientes cancelaciones, lo que ha determinado que la información financiera de los Estados Financieros no sea confiable. RECOMENDACIÓN:
Al Gerente
Deberá contratar un contador permanente para que los hechos contables relacionados con la actividad comercial, especialmente las cuentas por cobrar sean registradas en forma oportuna
PRUEBAS DE EXACTITUD EN LAS CUENTAS POR COBRAR ASEGUARAN LA CORRECCION DE LAS OPERACIONES
COMENTARIO:
El manejo de las cuentas por cobrar se ha encargado a varios empleados por lo que aquellos no aplican pruebas de exactitud que permitan asegurar la correcta contabilización, esto se produce por el desconocimiento del Principio de Control Interno APLICACIÓN DE PRUEBAS CONTINUAS DE EXACTITUD, que dice Deberán utilizarse pruebas de exactitud con el objeto de asegurar la corrección de la
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operación, así como la contabilización subsiguiente; lo que ha provocado que los saldos de las cuentas por cobrar no sean confiables CONCLUSIÓN: La falta de pruebas de exactitud en las cuentas por cobrar en la empresa ha determinado que los saldos de estas cuentas tengan problemas con algunos clientes que reclaman cancelaciones no registradas
RECOMENDACIÓN 6:
Al Gerente
Deberá exigir al contador un registro oportuno de las operaciones relacionadas con las cuentas por cobrar y la aplicación de pruebas de exactitud para no tener inconvenientes con los reclamos de los clientes.
El RETRAZO DE REGISTRO DE INVENTARIOS IMPIDE LA CONCILIACION DE LA CUENTA
COMENTARIO:
No se han conciliado los saldos que mantiene la bodega con los saldos que tiene contabilidad debido a que existe retraso en el registro de bodega, situación que se produce por la falta de observancia del Principio de Control Interno UTILIZACION DE CUENTAS DE CONTROL que dice
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textualmente, El principio de la cuenta de control deberá utilizarse en todos los casos aplicables, las cuentas de control sirven para efectuar pruebas de exactitud provocando que los saldos que presenta contabilidad no sean veraces o no son confiables, esto se ha producido por descuido de la gerencia en exigir
dichas conciliaciones para tener
saldos reales.
CONCLUSION:
En el periodo examinado los directivos de la librería Aguilar no dispones de saldos reales de los inventarios, debido a la falta de conciliaciones entre bodega y contabilidad.
RECOMENDACIÓN 7:
Al Gerente
Deberá exigir a la persona encargada de Bodega realizar los registros oportunos y la realización de conciliaciones con los saldos de Contabilidad para poder obtener información confiable para la toma de decisiones.
Al Bodeguero
Realizar el registro oportuno de las entradas y salidas de materias y que cada mes concilie los saldos con contabilidad.
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LA FALTA DE SEGREGRACION DE FUNCIONES EN EL MANEJO
DE
LOS
COMETIMIENTO
DE
INVENTARIOS ERRORES
HA
PROVOCADO
EN
REGISTRO
EL DEL
MOVIMIENTO DE LA CUENTA
COMENTARIO:
Como producto de la evaluación del Control interno en esta cuenta se pudo determinar que en el manejo de la cuenta Inventarios (Bodega) no exista una separación de funciones incompatibles, ya que en varias ocasiones el bodeguero también hace funciones de vendedor y los vendedores toman insumos de bodega sin dejar constancia de los retiros, esto se produce por la inobservancia de los Principios de Control Interno RESPONSABILIDAD DELIMITADA, SEGREGACION DE FUNCIONES, que dice La responsabilidad por la realización de cada deber, tiene que ser delimitada a cada persona, la calidad de control será ineficiente, si no existe la debida responsabilidad. No se debe realizar transacción alguna, sin la aprobación de una persona específicamente autorizada para ello. CONCLUSION:
No existe una adecuada delimitación de funciones en el manejo de los inventarios de la empresa, esto ha provocado la existencia de diferencias entre los saldos de bodega y contabilidad, por la falta de registro de entradas y salidas de insumos.
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RECOMENDACIÓN:
Al Gerente
Deberá dar órdenes por escrito delimitando las funciones de cada empelado de tal forma que exista la separación de funciones incompatible que lo único que ha provocado es la existencia de errores en cantidades de las existencia del almacén y bodega.
LA AUSENCIA DE CONSTATACIONES FISICAS IMPIDE TENER SALDOS REALES EN LA CUENTA INVENTARIOS
COMENTARIO:
Mediante la aplicación de pruebas de control al evaluar el control interno aplicado en esta cuenta se pudo determinar que en el periodo analizado no se han realizado constataciones físicas debido a la falta de aplicación del
un principio de Control de Inventarios mediante
constataciones Físicas, mediante el conteo, la medición y valoración de los mismos con la finalidad de tener saldos reales en la cuenta, estos ha provocado por una parte desabastecimientos o compra innecesarias que llevan los inventarios sin una salida inmediata.
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CONCLUSION:
La falta de inventarios físicos en la librería ha impedido tener saldos reales de la cuenta y la compra de materiales que todavía tienen existencias o desabastecimientos incómodos. RECOMENDACIÓN:
Al Gerente
Designar a una persona independiente del control de bodega para realice por lo menos una vez cada tres meses el conteo de los insumos y materiales que se tienen en bodega.
INFORMACIÓN FINANCIERA ADICIONAL
A
la cantidad de USD 21.548,17 ascienden los valores que fueron
examinados en la cuenta Bancos, luego de revisar los correspondientes documentos, los mismos no fueron objeto de ningún asiento de ajuste o reclasificación, y se encuentran
razonablemente presentados en los
Estados Financieros de la empresa y coinciden con la certificación por parte de contabilidad
A la cantidad de USD 18,094.74 asciende el valor, que fueron evaluados s, según la revisión y análisis de documentos, en las Cuentas
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Por Cobrar, la misma no coincide con el saldo certificado, ya que del estudio realizado se y que fue objeto sujeta al ajuste por el valor de USD 139.74, saldo que corresponde a cuentas incobrables, para lo cual se propone el siguiente asiento de ajuste.
------------1---------Provisiones de Cuentas por Cobrar 139.74 Cuentas por Cobrar 139.74 P/r Ajuste por cuenta dada de baja por considerara incobrable
A la cantidad de USD 104,264.91 asciende el valor, examinado, en la cuenta Inventario de Mercadería, según la revisión de documentos, los mismos se presentan razonablemente
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ANEXOS 1 NÓMINA DE FUNCIONES PRINCIPALES
NOMBRE
CARGO
TIEMPO
Lic. Luís Aguilar
Gerente
15/08/1994 Continua
Lic. Jhoni Sánchez
Contadora
01/01/200 Continua
Julia Aurora Chimbo Morocho JEFE DE EQUIPO
Lic. María Esperanza Gahona SUPERVISORA
7.
CONCLUSIONES
1.
Producto de la Evaluación del Sistema de Control Internó aplicado en la Librería y Papelería Aguilar Distribuidores, de la ciudad de Loja se pudo determinar que este adolece de alguna falencias que se expresan en el informe del Examen Especial, lo que ha impedido que su propietario tenga un buen control de las Cuentas Bancos, Cuentas por Cobrar e Inventarios.
2.
La empresa no tiene un Control Contable la información generada en el periodo que se examinó no es confiable la falta de registros y documentación impidió realizar análisis más profundos que sirvan a su propietario para realizar los correctivos necesarios
3.
No se encontró en la empresa un Reglamento interno que regule las acciones en el campo administrativo, contable y financiero, las actividades de esta naturaleza se realizan como mucho empirismo basados en la experiencia de su propietario, pero esto no es suficiente para tener un control adecuado.
4.
Es deficiente el control de los inventarios, esta situación ha llevado a la empresa a tener diferencias notables entre los saldos de bodega y los saldos de contabilidad, la falta de planificación de compras provoca desabastecimientos que ha causado pérdidas en las ventas.
5.
Los objetivos de la investigación se llegaron a cumplir con la ejecución del Examen Especial, en donde se determinaron la razonabilidad de los saldos de las cuentas examinadas,
8.
RECOMENDACIONES
1.
El Gerente propietario de la Librería Aguilar Distribuidores, de la ciudad
de
Loja
deberá
implementar
medidas
de
control
especialmente en las cuentas Bancos y Cuentas Por Cobrar e inventarios de tal forma que permitan un eficiente control de estas cuentas que son la columna vertebral el movimiento financiero de la empresa.
2.
El Contador de la Librería deberá revisar el Sistema Contable con la finalidad de diseñar registros contables que contribuyan a mejorar el control contable y la generación de información confiable.
3.
El gerente debe preocuparse de elaborar un Reglamento interno, que regule las actividades del negocio de tal forma que
los
empleados sepan que hacer y que cumplir, deberá por lo menos dar instrucciones por escrito. 4.
La cuenta Inventarios es la base del movimiento comercial de la Librería, este deberá tener un control efectivo, para lo cual el Gerente debe designar a una persona responsable para que lleve un control, de tal forma compras innecesarias.
que no exista desabastecimiento o
5.
Se recomienda a los estudiantes continuar con las investigaciones en el campo de la auditoria y los exámenes con orientación financiera, esto permite consolidar los conocimientos en esta área de nuestra formación profesional
9.
BIBLIOGRAFÍA
AGUIRRE Ormachea Juan. “Auditoría y Control Interno” EDICION MMVI Editorial CULTURAL S.A. Madrid España 2005
ANDRADE PUGA Ramiro Auditoría Básica, Enfoque Moderno, Editorial de la Universidad Técnica Particular de Loja 2000
ANDRADE PUGA Ramiro. Auditoría, Teoría Básica, Enfoque Moderno. Editorial UTPL.
FONSECA René. Auditoría Interna, Segunda Edición, Año 2000,
HERNÁNDEZ, Verónica. TORRES, Silvia. Auditoría a los Estados Financieros del Instituto Especial Fiscal para Ciegos “Byron Eguiguren”
INSTITUTO
LATINOAMERICANO
FISCALIZADORAS.
Manual
DE
Latinoamericano
CIENCIAS de
Auditoría
Profesional del Sector Público. Anexo B – 1 – 9.
LIBRO AUTÉNTICO DE LEGISLACION ECUATORIANA. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, año 2001
LINDEGAAR, Eugenia.
GALVEZ, Gerardo. Enciclopedia de la
Auditoría.
LINDEGAARD, Eugenia. GÁLVEZ, Gerardo. Enciclopedia de la Auditoria.
O. RAY WHITTINGTON, Auditoría Integral, Editorial Mc Grw Hill Bogotá Colombia 2000.
SLOSSE, Carlos A. GORDIEZ Juan C. Auditoria un Nuevo Enfoque Empresarial.
TAYLOR. Donad y GLEZEN William, Auditoria Conceptos y Procedimientos.