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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA MODALIDAD A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CONTADORA PÚBLICA TEMA: DISEÑO DE UN PROCESO CONTABLE PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR – SANTO DOMINGO”
Estudiante: YESICA KATIANA MONTENEGRO CARRILLO
DIRECTOR DE TESIS: ING. GUSTAVO BEJARANO SANTO DOMINGO - 2012
AUTORA: YÉSICA KATIANA MONTENEGRO CARRILLO.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo de los Tsáchilas
“DISEÑO DE UN PROCESO CONTABLE PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR-SANTO DOMINGO.”
Inicia: Marzo / 2012 Finaliza: Septiembre / 2012
Del contenido del presente documento Se responsabiliza la Autora.
-------------------------------------------------------Santo Domingo, septiembre del 2012 I
AGRADECIMIENTO
En primer lugar agradezco a mi Dios por todas las bendiciones recibidas, con esta tesis quiero dejar expresado mi profundo agradecimiento a la prestigiosa Universidad Tecnológica Equinoccial y de manera especial al Sistema de Educación a Distancia por los conocimientos adquiridos, a todos mis maestros y de sobremanera al Ing. Gustavo Bejarano, Director de esta Tesis, por su direccionamiento en la elaboración de este trabajo.
Mis sinceros agradecimientos.
Katiana
II
DEDICATORIA
Esta Tesis, se la dedico a mi familia, a quienes con sus ánimos y palabras de aliento supieron fortalecerme en este largo camino. A mi madre la primera entusiasta en que pueda culminar con este sueño, mis hermanos, fiel reflejo que con sacrificio en esta vida todo se puede lograr, y a mi compañero de vida e hijos a quienes les dedico todo este esfuerzo para ver realizado mi logro, y que se sientan orgullosos de la hija, hermana, madre y compañera.
Katiana
III
RESUMEN EJECUTIVO
La falta de un proceso que norme las diferentes actividades que realiza la empresa Electrocomercio Socio Hogar de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas ha permitido desarrollar el presente trabajo investigativo el mismo que tiene como propósito “DISEÑAR UN PROCESO CONTABLE PARA MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR-SANTO DOMINGO” la misma que realizo para cumplir con un requisito , previo a la obtención del Título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA, cumpliendo con las normas establecidas.
Para el diseño del proceso contable para mejorar la toma de decisiones en la empresa Electrocomercio Socio Hogar, se utilizó el método de observación directa, estudio de los registros internos de la empresa los mismos que facilitaron la información necesaria para la realización de esta propuesta.
Por medio del análisis y diagnóstico de la empresa se llegó a concluir que:
La empresa no cumple con todos los registros necesarios dentro del proceso contable el mismo que le brinde información eficaz, oportuna y verídica de la situación económica y financiera de la entidad.
Eldiseñar el Proceso Contable para mejorar la toma de decisiones en la Empresa Electrocomercio Socio Hogar, el mismo que se considera una herramienta útil para
el
correcto
desenvolvimiento
de
la
empresa.
IV
INDIDE GENERAL CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN ______________________________________________________ 1 1.
EL PROBLEMA ___________________________________________________________ 3 1.1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA _______________________________________ 3
1.2.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA _________________________________________ 5
1.3.
SUBPREGUNTAS _____________________________________________________ 5
1.4.
¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS QUE SE VAN A INCORPORAR EN EL SISTEMA
CONTABLE PARA ESTA EMPRESA?______________________________________________ 5 1.5.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN _______________________________________ 5
1.5.1. OBJETIVOS GENERALES _____________________________________________ 5 1.5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS_____________________________________________ 6 1.6.
JUSTIFICACIÓN ______________________________________________________ 6
1.7.
HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER _________________________________________ 7
1.8.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN _______________________________________ 7
1.8.1. VARIABLE INDEPENDIENTE __________________________________________ 7 1.8.2. VARIABLE DEPENDIENTE ____________________________________________ 7 1.9.
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES ____________________________________ 8
CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL TEÓRICO Y CONCEPTUAL ____________________________ 9 2.
ANTECEDENTES __________________________________________________________ 9 2.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ____________________________________________ 10 2.1.1
DEFINICIÓN DE EMPRESA___________________________________________ 11
2.1.1.1
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS _______________________________ 11
2.1.1.1.1 POR SU NATURALEZA _______________________________________ 11 2.1.1.1.2 POR EL SECTOR AL QUE PERTENECEN ___________________________ 12 2.1.1.1.3 POR LA INTEGRACIÓN DEL CAPITAL ____________________________ 12 2.1.1.2
ACTIVIDAD DE LA EMPRESA “ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR” ______ 12
2.1.1.3
LA CONTABILIDAD ____________________________________________ 13
2.1.1.3.1 ANTECEDENTES.____________________________________________ 13 2.1.1.3.2 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD ________________________________ 13
2.1.1.3.3 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD _______________________________ 14 2.1.1.3.4 CLASES DE CONTABILIDAD____________________________________ 14 2.1.1.4
SISTEMA CONTABLE __________________________________________ 15
2.1.1.5
LA CUENTA CONTABLE ________________________________________ 16
2.1.1.6
PLAN DE CUENTAS ____________________________________________ 18
2.1.1.6.1 DEFINICION _______________________________________________ 18 2.1.1.6.2 ESTRUCTURA ______________________________________________ 18 2.1.1.6.3 CODIFICACION DE LAS CUENTAS _______________________________ 18 2.1.1.7
EL CICLO CONTABLE___________________________________________ 20
2.1.1.7.1 DEFINICIÓN _______________________________________________ 20 2.1.1.8
LIBRO DIARIO ________________________________________________ 23
2.1.1.8.1 ASIENTO __________________________________________________ 24 2.1.1.9
LIBRO MAYOR _______________________________________________ 24
2.1.1.10
BALANCE DE COMPROBACIÓN __________________________________ 25
2.1.1.11
AJUSTES ____________________________________________________ 25
2.1.1.12
ESTADOS FINANCIEROS ________________________________________ 25
2.2 MARCO CONCEPTUAL __________________________________________________ 26 2.2.1
PLANEACIÓN ____________________________________________________ 26
2.2.2
SISTEMA CONTABLE _______________________________________________ 27
2.2.3
ENTIDAD ________________________________________________________ 27
2.2.4
CONFIABILIDAD __________________________________________________ 27
2.2.5
CICLO FINANCIERO ________________________________________________ 27
2.2.6
CICLO ECONÓMICO _______________________________________________ 27
2.2.7
CAPITAL ________________________________________________________ 27
2.2.8
CONTROL ADMINISTRATIVO ________________________________________ 28
2.2.9
RENTABILIDAD ___________________________________________________ 28
2.2.10
PATENTE______________________________________________________ 28
2.2.11
ECONOMÍA____________________________________________________ 28
2.2.12
MERCADO ____________________________________________________ 28
2.3 MARCO LEGAL________________________________________________________ 29 2.4 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA) ____________ 29 2.4.1
ENTIDAD ________________________________________________________ 29
2.4.2
REALIZACION ____________________________________________________ 30
2.4.3
PERIODO CONTABLE ______________________________________________ 30
2.4.4
VALOR HISTORICO ________________________________________________ 30
2.4.5
NEGOCIO EN MARCHA _____________________________________________ 30
2.4.6
REVELACION SUFICIENTE ___________________________________________ 30
2.4.7
IMPORTANCIA RELATIVA ___________________________________________ 31
CAPITULO III: DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA _______________________________________ 32 3.
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR _________________________________________ 32 3.1ANTECEDENTES. ________________________________________________________ 32 3.2 ESTRUCTURA INTERNA _________________________________________________ 33 3.3 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA. _____________________________________ 33 3.4 MISIÓN _____________________________________________________________ 34 3.5 VISIÓN ______________________________________________________________ 34 3.6 OBJETIVOS DE ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ___________________________ 34 3.7 MERCADERÍIA PARA LA VENTA ___________________________________________ 34 3.8 CLIENTES DE SOCIO HOGAR _____________________________________________ 36 3.9 ORGANIGRAMA ______________________________________________________ 37 3.10
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ____________ 39
3.10.1
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA _____________________________________ 39
3.10.2
ESTRUCTURA FINANCIERA ________________________________________ 39
CAPITULO IV: PROPUESTA ______________________________________________________ 41 4.
PROPUESTA DIRIGIDA A LA EMPRESA ______________________________________ 41 4.1 BASE LEGAL __________________________________________________________ 41 4.2 ESTRUCTURA INTERNA _________________________________________________ 41 4.3 FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ___ 42 4.3.1
FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL __________________________________ 42
4.3.2
FUNCIONES DEL ÁREA DE CONTABILIDAD. _____________________________ 43
4.3.3
FUNCIONES DE LA CAJERA. _________________________________________ 43
4.3.4
FUNCIONES DEL JEFE DE COMERCIALIZACIÓN___________________________ 44
4.3.5
FUNCIONES DEL VENDEDOR. ________________________________________ 44
4.3.6
FUNCIONES DEL ENCARGADO DE BODEGA. ____________________________ 44
4.4 PLAN GENERAL DE CUENTAS. ____________________________________________ 45 4.5 ANÁLISIS DE LAS CUENTAS DE LA EMPRESA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ___ 52 4.5.1
CAJA ___________________________________________________________ 52
4.5.2
CAJA CHICA ______________________________________________________ 57
4.5.3
BANCOS ________________________________________________________ 58
4.5.4
INVENTARIO _____________________________________________________ 63
4.5.5
CUENTAS POR COBRAR. ____________________________________________ 67
4.6 PROCESO CONTABLE___________________________________________________ 67 4.6.1
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL ______________________________________ 68
4.6.2
LIBRO DIARIO ____________________________________________________ 70
4.6.3
MAYORIZACIÓN __________________________________________________ 72
4.6.4
BALANCE DE COMPROBACIÓN ______________________________________ 74
4.6.5
AJUSTES ________________________________________________________ 76
4.6.5.1 4.6.6
CLASES DE AJUSTES ___________________________________________ 76
ESTADOS FINANCIEROS ____________________________________________ 78
4.6.6.1
ESTADO DE RESULTADOS ______________________________________ 78
4.6.6.2
ESTADO DE SITUACIÓN FINAL. __________________________________ 80
4.6.7
CIERRE DE LIBROS_________________________________________________ 82
4.7 ANÁLISIS FINANCIERO __________________________________________________ 84 4.7.1
METODOLOGÍA __________________________________________________ 84
4.7.2
RAZONES O INDICADORES FINANCIEROS ______________________________ 84
4.7.2.1
ÍNDICE DE SOLVENCIA. ________________________________________ 84
4.7.2.2
ÍNDICE DE LIQUIDEZ __________________________________________ 85
4.7.2.3
CAPITAL DE TRABAJO _________________________________________ 85
4.7.2.4
ÍNDICE DE SOLIDEZ ___________________________________________ 85
4.7.2.5
ÍNDICE DE RENTABILIDAD.______________________________________ 86
4.7.2.6
ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO ___________________________________ 86
4.8 PROCESOS ___________________________________________________________ 87 4.8.1
PROCESOS DE COMPRAS ___________________________________________ 87
4.8.2
POLÍTICAS DE COMPRAS. ___________________________________________ 89
4.8.3
PROCESO DE VENTAS ______________________________________________ 91
4.8.4
POLÍTICAS DE VENTA ______________________________________________ 93
CAPITULO V __________________________________________________________________ 95 5.1 CONCLUSIONES _______________________________________________________ 95 5.2 RECOMENDACIONES___________________________________________________ 96 5.3 BIBLIOGRAFIA ________________________________________________________ 98
INDICE DE CUADROS CUADRO NO 1: VARIABLE INDEPENDIENTE __________________________________________ 8 CUADRO NO 2: VARIABLE DEPENDIENTE ____________________________________________ 8 CUADRO NO 3: CLASIFICACION DE LAS CUENTAS_____________________________________ 17 CUADRO NO 4: PLAN DE CUENTAS ________________________________________________ 19 CUADRO NO 5: ESTRUCTURA DEL CICLO CONTABLE __________________________________ 21 CUADRO NO 6: ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL _______________________________ 37 CUADRO NO 7: ORGANIGRAMA FUNCIONAL ACTUAL _________________________________ 38 CUADRO NO 8: ORGANIGRAMA FUNCIONAL PARA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ______ 41 CUADRO NO 9: PLAN DE CUENTAS ________________________________________________ 47 CUADRO NO 11: MODELO – EJEMPLO COMPROBANTE DE INGRESO _____________________ 54 CUADRO NO 13: MODELO – EJEMPLO ACTA DE ARQUEO DE CAJA _______________________ 56 CUADRO NO 14: CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA _______________________________ 57 CUADRO NO 15: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA _____________________________ 58 CUADRO NO 16: FORMATO DE COMPROBANTE DE EGRESO ____________________________ 59 CUADRO NO 17: LIBRO BANCOS __________________________________________________ 61 CUADRO NO 18: CONCILIACIÓN BANCARIA _________________________________________ 62 CUADRO NO 19: FORMATO DE KÁRDEX DE MERCADERÍAS_____________________________ 64 CUADRO NO 20: LIBRO DIARIO GENERAL ___________________________________________ 65 CUADRO NO 21: KÁRDEX DE MERCADERÍAS ________________________________________ 66 CUADRO NO 22: BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL ____________________________________ 69 CUADRO NO 23: LIBRO DIARIO ___________________________________________________ 71 CUADRO NO 24: LIBRO MAYOR __________________________________________________ 73 CUADRO NO 25: BALANCE DE COMPROBACIÓN _____________________________________ 75
CUADRO NO 26: AJUSTES CONTABLES _____________________________________________ 77 CUADRO NO 27: ESTADO DE RESULTADOS __________________________________________ 79 CUADRO NO 28: BALANCE DE SITUACIÓN FINAL _____________________________________ 80 CUADRO NO 29: ASIENTOS DE CIERRE _____________________________________________ 82 CUADRO NO 30: PROCEDIMIENTO AL INGRESAR UNA COMPRA ________________________ 88 CUADRO NO 31: FORMATO DE REPORTE COMPRAS __________________________________ 90 CUADRO NO 32: FORMATO DE REPORTE DE VENTAS _________________________________ 94
INDICE DE GRAFICOS GRÁFICO NO 1: MERCADERÍA PARA LA VENTA ______________________________________ 35 GRÁFICO NO 2: MERCADERÍA PARA LA VENTA ______________________________________ 35 GRÁFICO NO 3: FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS ______________________ 87 GRÁFICO NO 4: FLUJOGRAMA DE VENTAS __________________________________________ 91
INDICE DE ANEXOS ANEXO NO 1: BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL _____________________________________ 100 ANEXO NO 2: LIBRO DIARIO ____________________________________________________ 101 ANEXO NO 3: LIBRO MAYOR ____________________________________________________ 102 ANEXO NO 4: BALANCE DE COMPROBACION _______________________________________ 103 ANEXO NO 5: ESTADO DE RESULTADOS ___________________________________________ 104 ANEXO NO 6: BALANCE FINAL ___________________________________________________ 105
CAPÍTULO I: INTRODUCCIÓN En la actualidad, las empresas están tomando un papel activo en cuanto al uso de sistemas y redes computacionales. La tecnología ha ido evolucionando constantemente en todo el mundo, lo cual ha traído como consecuencia que las empresas se preocupen por estar a la vanguardia y así mismo, día a día buscan ser competitivas. En esta época se está viviendo una etapa de constantes cambios tecnológicos, lo que ha llevado a las empresas a adaptarse a esta nueva tecnología para poder sobrevivir. Para poder formar parte de la nueva economía hay que pasar por varias etapas, desde la tecnología hasta la búsqueda de la confiabilidad. Uno de los grandes cambios que ha habido es que ahora el mundo está unido en un solo mercado electrónico que se mueve a una velocidad impresionante. Por todas las partes se escucha hablar acerca de Internet, las personas se están familiarizando tanto con esta herramienta, que sin internet ya es imposible llevar a cabo algunas actividades laborables. Las empresas utilizan este medio para poder estar en constante comunicación con proveedores, empleados, clientes e incluso empresas que forman parte de la competencia. En
la
ciudad
de
Santo
"ELECTROCOMERCIO
Domingo
SOCIO
la
HOGAR”,
Empresa se
de
dedica
electrodomésticos a
comercializar
electrodomésticos para la población en general, en el momento de observar el desempeño de la empresa nos damos cuenta que
no hay una debida
organización contable, el manejo de sus inventarios no es el adecuado por cuanto solo se maneja en un cuaderno simple llevado por la secretaria, además el dinero en efectivo proveniente de las cobranzas no es depositado inmediatamente a la cuenta establecida por el dueño de la empresa, existiendo ya varios asaltos a los responsables de estos dineros.
1
También hemos notado que el monto designado para Caja Chica no es controlado por su propietario o por alguien de su confianza, no se realizan arqueos a esta cuenta. Este tipo de anomalías traen muchos inconvenientes y pérdidas al propietario, no conoce cuál es su situación económica y financiera y los resultados al término de un período económico; frente a esta realidad se elabora y se presenta la propuesta de un Diseño de un Proceso Contable para mejorar la toma de decisiones en la empresa, que le permitirá llevar y controlar de manera más organizada las operaciones que se realizan diariamente. El presente trabajo investigativo se inicia con una introducción, metodología utilizada, en la cual se señala los métodos y técnicas de investigación aplicadas, luego se incluye la exposición y discusión de resultados en la cual consta el sustento teórico relacionado con la empresa, contabilidad comercial, registros básicos, sistema para el control de mercaderías (Sistema de inventario permanente). A continuación hago constar la propuesta, la cual constituye una importante referencia para el propietario de la empresa comercial de electrodomésticos Socio Hogar, permitiéndole un mejor desarrollo de su actividad económica, porque cuenta con los pasos contables además se hace constar un plan de cuentas codificado. Al finalizar con los resultados obtenidos se podrá realizar las respectivas conclusiones y recomendaciones. Fue necesario revisar textos de consultas de varios autores dentro del ámbito contable con la finalidad de incorporar información al tema en estudio. Esta investigación es el resultado de mi esfuerzo y dedicación, constituye un aporte como consulta a quienes sigan con la rama de la contabilidad comercial, y que servirá como guía práctica para su dueño.
2
1. EL PROBLEMA
1.1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
El diseño de un proceso contable tiene gran importancia debido a que está enfocado en las operaciones comerciales realizadas por la empresa y que le permitirá tener información precisa y confiable. Un proceso contable bien estructurado requiere de un estudio a fondo de las necesidades y de la situación en que se encuentra la empresa, el mismo que le ofrecerá un control preciso que se apegue a sus necesidades y cumpla con los objetivos para los cuales están diseñados. Con el pasar del tiempo los métodos de contabilidad han ido evolucionando, comenzando por los más sencillos, en los cuales una persona podía hacer todos los registros de su negocio, hasta fechas más recientes en los que la contabilidad fue desarrollando distintas áreas, con esto se han desprendido varios métodos o sistemas de contabilidad A nivel general hoy en día la mayoría de empresas cuentan con sistemas contables, que les permiten en cualquier momento de su actividad, contar con estados financieros que les den una visión más amplia y acertada del desarrollo económico de la empresa. Los procesos de contabilidad varían mucho de una empresa a otra, dependiendo de la naturaleza del negocio, operaciones que realiza, tamaño de la compañía, volumen de datos que haya que manejar y las demandas de información que la administración y otros interesados imponen al sistema. La definición más general de un Proceso de contabilidad o del ciclo contable comprende todas las actividades necesarias para proporcionar a la administración la información cuantificada que requiere para planear, controlar y dar a conocer la situación financiera y las operaciones de la empresa. Si existe un sistema de contabilidad eficiente los administradores e inversionistas de la
empresa pueden obtener en cualquier momento información como: 3
estructura de capital, composición, ventas, inventarios, etc. para realizar los análisis financieros necesarios para tomar decisiones en pro de sus intereses. El ciclo contable, es el conjunto de pasos o fases de la contabilidad que se repiten en cada período contable, durante la vida de un negocio. Se inicia con el registro de las transacciones, continúa con la labor de pase de las cantidades registradas del diario al libro mayor, la elaboración del balance de comprobación, la hoja de trabajo, los estados financieros, la contabilización en el libro diario de los asientos de ajuste, su traspaso a las cuentas del libro mayor y, finalmente el balance de comprobación posterior al cierre. Es importante destacar que el ciclo contable se refiere al proceso de registros que va desde el registro inicial de las transacciones hasta los estados financieros finales. Además de registrar las transacciones explícitas conforme van ocurriendo, incluye los ajustes, para las diferentes transacciones. La Empresa Electrocomercio Socio Hogar, debe tener un Proceso Contable apegado a sus necesidades el mismo que debe reunir todas las características necesarias y adecuadas a sus transacciones comerciales y operacionales, que permita simplificar
el registro de sus transacciones y facilite el manejo
administrativo dentro de la empresa, orientando las funciones a seguir de cada uno de sus colaboradores. La desinformación se produce a consecuencia de la desorganización que existe dentro de la empresa de electrodomésticos en cuanto a la designación de funciones y la organización de las personas que prestan sus servicios, éstos inconvenientes causan la pérdida de la información y el retraso en su registro. Es por esto que se hace necesario diseñar e implementar un proceso contable apropiado, adaptado a las necesidades y que abarque todas las áreas funcionales que posee. Implementando un proceso contable eficiente que involucre a todas las personas que laboran dentro de la empresa de electrodomésticos se podrá controlar e iniciar un periodo contable que va desde los registros en el libro diario hasta la culminación con los estados financieros. 4
La empresa no cuenta con Misión, Visión y una Estructura Organizacional y Funcional de la misma, desde ahí podemos darnos cuenta que el manejo de esta empresa solo es a criterio empírico del dueño.
1.2.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo incidirá el diseño de un proceso contable para mejorar la toma de decisiones en la empresa de electrodomésticos “Electrocomercio Socio Hogar” en el año 2011?
1.3.
SUBPREGUNTAS
¿Qué es un sistema contable? ¿Cómo
contabiliza
actualmente
sus
transacciones
la
Empresa
Electrocomercio Socio Hogar? ¿Qué método utiliza para el control de inventarios la empresa Electrocomercio Socio Hogar? 1.4.
¿CUÁLES SON LOS ELEMENTOS QUE SE VAN A INCORPORAR EN EL SISTEMA CONTABLE PARA ESTA EMPRESA?
¿Qué tan eficiente es el control de la cuenta Caja – Bancos en Electrocomercio Socio Hogar?
1.5.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.5.1. OBJETIVOS GENERALES Diseñar un Proceso Contable para mejorar la toma de decisiones en la Empresa Electrocomercio Socio Hogar en Santo Domingo, mediante sistemas, normas y un control interno con el propósito de tomar decisiones acertadas dentro de la empresa.
5
1.5.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Conocer en qué consiste un sistema contable. Identificar como se está llevando actualmente la contabilidad en la empresa Electrocomercio Socio Hogar. Determinar que método se está utilizando actualmente en la empresa para el control de inventarios. Definir cuáles serán los elementos que van a incorporarse al sistema contable. Analizar qué tan eficiente es el control de la cuenta Caja - Bancos en la empresa Electrocomercio Socio Hogar.
1.6.
JUSTIFICACIÓN
Tomando en cuenta que existe en nuestros días un alto grado de competitividad en los diferentes sectores comerciales de nuestro país, se considera muy necesario la elaboración de un proceso contable para las operaciones comerciales de la Empresa Electrocomercio Socio Hogar, el mismo que servirá como base práctica para que la empresa pueda identificar sus alcances económicos, su capacidad para estar acorde con las necesidades que el comercio requiere y además de aprovechar las oportunidades que puedan presentarse en el mercado. Actualmente la empresa viene realizando sus operaciones contables de una manera muy simple y no existe una contabilidad que refleje resultados, la misma que solo se la utiliza para realizar las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y de Retenciones en la Fuente. Toda la información que ingresa a la Empresa Electrocomercio Socio Hogar es archivada y no es procesada debidamente, es aquí donde radica la verdadera importancia del Proceso Contable que se encargue de ordenar, clasificar y
6
registrar la información, esto proporcionará con amplitud una información clara sobre el manejo y la administración de las diferentes cuentas contables. Otra de las falencias que se pudo constatar durante nuestra investigación es que el personal contratado por la empresa, no está gozando de sus vacaciones sino que en su lugar se entrega al empleado en dinero por concepto de vacaciones lo que no está permitido por el Ministerio de Relaciones Laborales, lo que puede acarrear en un serio inconveniente para la empresa. El proceso contable que se diseñará en la Empresa Electrocomercio Socio Hogar está dirigido a cubrir las falencias y a facilitar le realización de los registros contables, además de que podrá contar con estados financieros en el momento que el gerente o cualquiera de los administradores lo requiera, facilitándose de esta manera la toma de decisiones dentro de la empresa. 1.7.
HIPÓTESIS O IDEA A DEFENDER
A través de la elaboración del Proceso Contable para la empresa Electrocomercio Socio Hogar se logrará tener un mejor control contable financiero. 1.8.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
1.8.1. VARIABLEINDEPENDIENTE Proceso Contable 1.8.2. VARIABLE DEPENDIENTE Mejorar la toma de decisiones de la empresa Electrocomercio Socio Hogar
7
1.9.
OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
CUADRO No 1: VARIABLE INDEPENDIENTE VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES
LIBRO DIARIO TRANSACCIONES PROCESO CONTABLE: ES
DE LA EMPRESA.
EL CICLO
MAYOR GENERAL
MEDIANTE EL CUAL LAS
BALANCE DE
TRANSACCIONES DE UNA
COMPRABACIÓN
EMPRESA SON
ASIENTO DE
REGISTRADAS Y
AJUSTES
RESUMIDAS PARA LA OBTENCIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS.
ESTADOS FINANCIEROS ESTADOS FINANCIEROS
Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
CUADRO No 2: VARIABLE DEPENDIENTE VARIABLES
DIMENSIONES
COMPRAS MEJORAR LA TOMA DE DECISIONES DE LA EMPRESA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR
VENTAS
Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
8
CAPÍTULO II: MARCOREFERENCIALTEÓRICO Y CONCEPTUAL 2. ANTECEDENTES
El hombre es quien crea las empresas para poder colectivamente satisfacer de mejor manera sus necesidades. Estas empresas coordinan esfuerzos y medios instrumentales para prestar un servicio y ofrecer una distribución a quienes han cooperado para alcanzar los servicios prestados. Estas empresas servidas por hombres y para los hombres han de estar correctamente administradas. Han de poder demostrar su utilidad y, al propio tiempo han de ser dirigidas de manera acertada. Una técnica especial que denominamos Contabilidad, con unos principios científicos básicos permite que los hombres que dirigen la empresa tengan suficiente información de los medios de que disponen, de los resultados que obtienen y de los objetivos que se proponen alcanzar. El conjunto de conocimientos comprenden que la Contabilidad es una parcela limitada de los que la humanidad ha ido atesorando a lo largo de su devenir histórico. Para la obtención de los bienes económicos hay que aplicar un trabajo (esfuerzo) y un capital (medios instrumentales), al unir el trabajo con el capital, organizando la producción de bienes y servicios surge la empresa, que es una unidad económica que genera o produce bienes y servicios. La empresa es el sujeto o ente que promueve y dirige la actividad económica mediante la coordinación de los factores productivos. El objetivo fundamental es el de obtener: utilidad, rentabilidad o ganancia minimizando sus costos y gastos, es decir aprovechando al máximo todos y cada uno de los recursos disponibles. La Contabilidad llevada como instrumento de control establece los métodos modernos, es la guía constante para la toma de decisiones que debe tomar un jefe de negocio y no solo eso sino que da mayor seguridad al éxito de la empresa, 9
ya que permite en cualquier momento revisar las ventas, los gastos, todos los beneficios que se va generando en la empresa corrigiendo errores del pasado. La Contabilidad tiene como misión en una empresa seguir cada día el proceso contable, cualquier detalle por más pequeño que sea debe ser corregido inmediatamente ya que con eso se evitaría el riesgo de pérdida en la empresa. 2.1. FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
Las empresas comerciales se dedican a la compra y venta de mercadería, se caracterizanporque no realizan ninguna transformación de los bienes, si no que se los comercializa a un precio mayor al que se compra, éste margen se constituye en una utilidad o ganancia. También son aquellas que se encargan del acercamiento de los bienes desde el productor hacia el intermediario minorista o al consumidor. Sobre administración de la empresa, Samuel Certo, en su obra Administración Moderna dice: “Se entiende por la Administración de la empresa la gestión de los recursos de la misma, la programación a corto plazo, la fijación de las tácticas empresariales
y
el
control
en
el
cumplimiento
de
los
presupuestos,
programaciones a corto plazo así como de la consecución de losobjetivos establecidos en los planes parciales componentes del plan general. 1 “La Contabilidad es la técnica que analiza, interpreta y registra cronológicamente los movimientos o transacciones comerciales de una empresa.” 2
1
CERTO, Samuel, Administración Moderna 2008, Pág. 40 SARMIENTO, R. Rubén, Décima Edición, Pág. 5
2
10
Según Guajardo Woltz y Arlen el propósito básico de la Contabilidad es proveer información financiera acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones a los diferentes usuarios: accionistas, acreedores, inversionistas, clientes, empleados y público en general.
3
2.1.1 DEFINICIÓN DE EMPRESA “Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad” “La empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o servicios que al ser vendidos producirán un valor marginal conocido como utilidad”4
2.1.1.1
CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
2.1.1.1.1 POR SU NATURALEZA EMPRESAS INDUSTRIALES.- Son entidades que se dedican a la transformación de materia prima en productos terminados. EMPRESAS COMERCIALES.- Son las entidades que se dedican a la compra-venta de productos terminados convirtiéndose en intermediarios entre productores y consumidores. EMPRESA DE SERVICIOS.- Son las entidades que se dedican a la venta de servicios a la comunidad.
3
WOLTZ, Guajardo Arlen, Pág. 9 ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General
4
11
2.1.1.1.2 POR EL SECTOR AL QUE PERTENECEN EMPRESAS PUBLICAS.- Son entidades cuyo capital pertenece al sector publico (al Estado). EMPRESAS PRIVADAS.-Son entidades cuyo capital pertenece a personas naturales o jurídicas. EMPRESAS MIXTAS.- Son las entidades cuyo capital pertenece tanto al sector público como al sector privado.
2.1.1.1.3 POR LA INTEGRACIÓN DEL CAPITAL EMPRESAS UNIPERSONALES.- Son las entidades cuyo capital pertenece a una sola persona natural. EMPRESAS PLURIPERSONALES.- Son las entidades cuyo capital se conforma mediante el aporte de varias personas naturales o jurídicas.”
2.1.1.2
ACTIVIDAD
DE
LA EMPRESA “ELECTROCOMERCIO
SOCIO
HOGAR” Con lo anteriormente expuesto “ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR” entra en la clasificación de Empresa Comercial Unipersonal debido a que está dedicada a la comercialización de productos terminados convirtiéndose en intermediaria entre el productor y el consumidor final y el capital pertenece a una sola persona. Las Empresas comerciales son muy comunes en nuestro medio debido a la gran oferta y demanda que existe de estos productos. El medio comercial en el que realiza su actividad económica es en todo lo que respecta a la línea de electrodomésticos, este sector es muy competitivo.
12
2.1.1.3
LA CONTABILIDAD
2.1.1.3.1 ANTECEDENTES.
La Contabilidad se remonta desde tiempos muy antiguos, cuando el hombre se ve obligado a llevar registros y controles de sus actividades porque su memoria no bastaba para guardar la información requerida. Se ha demostrado a través de diversos historiadores que en épocas como la egipcia o romana, se empleaban técnicas contables que derivaban del intercambio comercial. Con el paso del tiempo esta necesidad de registro ha aumentado debido al gran crecimiento de las actividades realizadas por los hombres el mismo que ha conllevado a grandes avances apoyados en la tecnología moderna. Actualmente dentro de lo que son los sistemas de información, la contabilidad se define como uno de los sistemas más notables y eficaces para dar a conocer los diversos ámbitos de la información acerca de la producción de las empresas. Este concepto ha evolucionado, de forma que, cada vez, que es mayor el grado de importancia, mayor es la necesidad de estar acorde con estas exigencias.
2.1.1.3.2 DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD “Contabilidad es la ciencia y la técnica
que permite el registro, clasificación,
análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período contable” “Se puede definir a la contabilidad como un campo de especialización de las ciencias administrativas que se sustentan en principios y procedimientos generalmente aceptados, destinados a cumplir con los objetivos de análisis registros y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución financiera, con la finalidad de informar e interpretar la situación económica
financiera y los resultados operacionales alcanzados en
cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.” 13
2.1.1.3.3 OBJETIVO DE LA CONTABILIDAD El principal objetivo es conocer la situación económica – financiera de una empresa en un periodo determinado, el que generalmente es de un año; así como también analizar e informar sobre los resultados obtenidos para poder tomar decisiones adecuadas a los intereses de la empresa. La contabilidad es única en sus principios y múltiple en sus acciones. En la actualidad se determina campos especializados en esta área, de acuerdo con el objetivo que cumple en cada caso, la misma que está destinada a proporcionar información tanto a terceras personas que tienen relación con la empresa como a la administración de la misma, para la toma de decisiones.
2.1.1.3.4 CLASES DE CONTABILIDAD Por cuanto la contabilidad permite obtener información útil sobre las operaciones de las empresas dedicadas a diferentes actividades, se puede determinar que la especialización se relaciona con el campo o la rama de cada una de ellas. 5
CONTABILIDAD GENERAL.- Es aquel que se utiliza en los negocios de Compra-Venta de mercaderías y servicios no financieros. CONTABILIDAD DE COSTOS.- Se aplica especialmente en las empresas manufactureras, mineras, agrícolas y pecuarias; controla las operaciones económicas y las etapas de producción que determinan el costo de los productos a manufacturarse. CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL.- Se aplica en las empresas y organismos del estado.
5
BRAVO VALDIVIESO, Mercedes, Contabilidad General
14
CONTABILIDAD FINANCIERA.- Es aquella utilizada en las entidades financieras para registrar depósitos en cuentas corrientes y de ahorros, liquidación de intereses, comisiones, cartas de crédito, remesas, giros y otros servicios bancarios.”
2.1.1.4
SISTEMA CONTABLE
En una empresa, de acuerdo con su tamaño, las transacciones se realizan en un número pequeño, mediano, grande o muy grande. Cuando las transacciones superan de cientos o miles, es necesario planificar el registro, de entrada original, con el propósito de facilitar el trabajo para obtener resultados adecuados y oportunos. “Se denomina sistema contable a la serie de procesos con que inicialmente se registra la información para luego ser convertida en estados financieros. La exactitud obtenida mediante el sistema contable puede ajustarse para atender las necesidades de sus usuarios” 6 Respecto a los sistemas contables: “Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones, las mismas que pueden ajustarse para atender las necesidades de sus usuarios”. 7 El papel del sistema contable es desarrollar y comunicar esta información, para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos. Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de información bien diseñado, ofreciendo así control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.
6
HORNGREEN, Charles T, Introducción a la Contabilidad Financiera, Pág. 8 HORNGREEN, Charles T, Introducción a la Contabilidad Financiera, Pág. 8
7
15
En el sistema contable de cualquier empresa se deben ejecutar tres pasos básicos relacionados con la actividades financieras, los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo el proceso contable involucra la comunicación a quienes estén interesados y la interpretación de la información contable para ayudar en la toma de decisiones comerciales. En un sistema contable se debe llevar un registro sistemático de la actividad comercial diaria en términos económicos. Contabilizar y controlar el Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos y los Resultados de las transacciones.
“Es la lista de cuentas ordenadas metódicamente ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines.” 8
2.1.1.5
LA CUENTA CONTABLE
Se denomina Cuenta al nombre común que se da al grupo de bienes, derechos y obligaciones de la misma especie, el nombre de la cuenta debe ser explícito y no presentar opción a confusiones, además deberá estar completo, es decir no puede dejarse el nombre a medias. Se presenta un cuadro de la clasificación de las cuentas, según su naturaleza, por el grupo al que pertenecen, por el estado financiero, por el saldo.
8
ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 28
16
CUADRO No 3: CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
CLASIFICACION DE LAS CUENTAS
POR SU NATURALEZA
POR EL GRUPO AL QUE PERTENECEN
PERSONALES (EJ.: CUENTAS POR COBRAR Y POR PAGAR
IMPERSONALES (EJ.: CAJA, MERCADERÍAS
DE ACTIVO (EJ.: BANCOS, DOCUMENTOS POR COBRAR
DE PASIVO (EJ.: DOCUMENTOS POR PAGAR, HIPOTECAS POR PAGAR)
POR EL ESTADO FINANCIERO
POR EL SALDO
DE BALANCE GENERAL (EJ.: TERRENOS, MAQUINARIAS)
DEUDORAS (EJ.: CAJA, SUELDOS)
DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS (EJ.: VENTAS, COMPRAS)
ACREEDORES (EJ.: CUENTAS POR PAGAR, CAPITAL)
DE CAPITAL (EJ.: CAPITAL EN ACCIONES, SUPERÁVIT DE CAPITAL)
DE RESERVA (EJ.: RESERVA LEGAL)
DE GASTOS (EJ.: SUELDOS, DEPRECIACIONES)
Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
DE UTILIDADES (EJ.: COMISIONES GANADAS, DONACIONES RECIBIDAS)
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2.1.1.6
PLAN DE CUENTAS
2.1.1.6.1 DEFINICION Es la lista de cuentas ordenadas metódicamente ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines. 9 2.1.1.6.2 ESTRUCTURA El plan de cuentas se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, políticas, particularidades, etc.
2.1.1.6.3 CODIFICACION DE LAS CUENTAS Es la utilización de números, letras y otros símbolos que representan o equivalen al grupo, subgrupo, cuentas y subcuentas. Numéricos: Se codifica utilizando exclusivamente números. Alfabéticos: Se codifica utilizando exclusivamente letras. Mixtos: Se codifica utilizando simultáneamente números y letras. Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o propiedades que justamente destruyen prácticamente la intuición y la improvisación, lo que hace más aceptable. 10 El plan o catálogo de cuentas debe contener:
9
ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 28 ALBUJA MONTALVO, Carlos, Introducción a la Codificación, Pág. 12
10
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CUADRO No 4: PLAN DE CUENTAS GRUPO
SUBGRUPO 1.1 ACTIVO CORRIENTE
1.- ACTIVO
1.2 ACTIVO NO CORRIENTE 1.3 OTROS ACTIVOS 2.1 PASIVO CORRIENTE ( Corto plazo)
2.- PASIVO
2.2 PASIVO NO CORRIENTE ( Largo plazo) 2.3 OTROS PASIVOS 3.1 CAPITAL 3.2 RESERVAS
3.- PATRIMONIO 3.3 SUPERÁVIT DE CAPITAL 3.4 SUPERÁVIT DE OPERACIÓN 4.1 INGRESOS OPERACIONALES 4.- INGRESOS 4.2 INGRESOS NO OPERACIONALES 5.1 COSTOS OPERACIONALES 5.- COSTOS 5.2 COSTOS NO OPERACIONALES 6.1 GASTOS OPERACIONALES 6.- GASTOS 6.2 GASTOS NO OPERACIONALES 7.1 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 7.- CUENTAS DE ORDEN 7.2 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
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2.1.1.7
EL CICLO CONTABLE
2.1.1.7.1 DEFINICIÓN La ciencia contable cuyos principios esenciales y complementarios son de gran utilidad a tal punto que se lo considera como una de las herramientas básicas de la gestión empresarial, se sigue un proceso secuencial desde que ocurre el hecho económico hasta que se integra razonablemente a la información resumida de carácter económico-financiero. 11 El ciclo contable es el período de tiempo en el que se registran todas las transacciones que ocurren en una empresa ya sea mensual, trimestral, semestral, o anualmente; el más usado es el anual.
El proceso contable se refiera a todas las operaciones que registra la Contabilidad en un periodo determinado, regularmente es de un año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de los estados financieros.12
11 12
ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 41 MALDONADO PALACIOS, Hernán, Manual de Contabilidad, Pág. 28
20
CUADRO No 5: ESTRUCTURA DEL CICLO CONTABLE (1) TRANSACCIÓN COMERCIAL COMPROBANTE
(2) JORNALIZACIÓN LIBRO DIARIO
(3) MAYORIZACIÓN LIBRO MAYOR
(4) BALANCE DE COMPROBACIÓN SUMAS Y SALDOS
(5) REGULACIÓN Y AJUSTES DE CUENTAS HOJA DE TRABAJO
(6) ESTADOS FINANCIEROS
(7) ESTADO DE RESULTADOS
(8) ESTADOS DE SITUACIÓN
(9) ESTADOS DE FLUJO DE CAJA
(10) ESTADO DE SUPERÁVIT
(11) ANÁLISIS FINANCIERO Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
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TRANSACCIÓN COMERCIAL (1) Intercambio de bienes y/o servicios, información que se obtiene del documento de origen o fuente, el mismo que sirve de soporte contable para su verificación en el momento requerido. JORNALIZACIÓN (2) Registro y control de la transacción comercial, en el libro diario. MAYORIZACIÓN (3) Agrupa los valores de cada una de las cuentas en el libro diario.´ BALANCE DE COMPROBACIÓN (4) Listado y verificación de todas las cuentas del libro mayor con sus respectivas sumas y saldos. REGULACIÓN Y AJUSTE DE CUENTA (5) Actualizar los valores de las cuentas de mercaderías y otras; generalmente se efectúan al finalizar un período contable. ESTADOS FINANCIEROS (6) Demuestran los cambios o variaciones de la situación financiera de una empresa, ocurridos en un ejercicio económico de conformidad con los principios de contabilidad vigentes en el país. ESTADO DE RESULTADOS (7) Establecer el resultado económico (Pérdidas y Ganancias o de Resultados) del ejercicio contable; con el propósito de demostrar si existe utilidad o pérdida.
22
ESTADO DE SITUACIÓN (8) Demuestra la situación económica de la empresa al cierre del ejercicio contable; o al inicio, según el caso. ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO (9) Demuestra el comportamiento del dinero efectivo (al inicio y al final de un ejercicio económico), con el objeto de no ocasionar desequilibrios económicos. ESTADO DE SUPERÁVIT (10) Demuestra las variaciones de las utilidades retenidas de años anteriores más o menos las utilidades o pérdidas del presente año, se elabora básicamente para conocimiento de los socios o accionistas de la empresa. ANÁLISIS FINANCIERO (11) Evaluación y diagnóstico económico-financiero de la empresa, mediante la relación
de
ciertos índices
que
permite
analizar con
objetividad
el
comportamiento de las cuentas que interesa conocer, para la toma oportuna de decisiones. 13 2.1.1.8
LIBRO DIARIO
El libro diario general; es un libro foliado o numerado, u hojas igualmente numeradas, esto es 1, 2, 3, 4,5 etc., que permite registrar o jornalizar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa.
13
SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General, Pág. 36
23
El libro diario es la base en cualquier sistema contable que utilice la empresa, es una historia o memoria de la vida de la empresa.
14
2.1.1.8.1 ASIENTO
Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de la Partida Doble. “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”
15
En Contabilidad, se distinguen tres clases de asientos contables: ASIENTO SIMPLE. Cuando una cuenta recibe y otra cuenta entrega, por un mismo valor. ASIENTO COMPUESTO. Cuando dos o más cuentas reciben y dos o más cuentas entregan, por un mismo valor. ASIENTO MIXTO Cuando una cuenta recibe y dos o más cuentas entregan o viceversa, por un mismo valor. 2.1.1.9
LIBRO MAYOR
Es un resumen de todas las transacciones comerciales que aparecen en el libro diario, el que generalmente se lleva en tarjetas individuales, es decir por separado todas y cada una de las cuentas, o en un archivo del computador cuando el sistema es computarizado.
16
14
SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General, Pág. 72 BRAVO VALDIVIEZO, Mercedes, Contabilidad General, Pág. 57 16 SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General, Pág. 72 15
24
Los valores registrados en el Debe del Diario, pasan al Debe de una Cuenta de Mayor y los valores registrados en el Haber del Diario pasan al Haber de una cuenta de Mayor, este paso se denomina Mayorización. El libro mayor tendrá tantas cuentas como número
de Cuentas utilice la
empresa de acuerdo a la codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”. 2.1.1.10 BALANCE DE COMPROBACIÓN Es un listado o resumen de todas las cuentas que han intervenido en un ejercicio económico, con la sumatoria
de sus respectivos movimientos
económicos. 17 2.1.1.11 AJUSTES Se elabora al término de un período contable o ejercicio económico. Los ajustes contables son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y faciliten la preparación de los Estados Financieros. 2.1.1.12 ESTADOS FINANCIEROS La Contabilidad tiene como uno de sus principales objetivos el conocer la situación económica y financiera de la empresa al término de un período contable o ejercicio económico, el mismo que se logra a través de la preparación de los siguientes estados financieros. Estado de Resultados Estado de Flujo del Efectivo Estado de Situación Financiera
17
SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General, Pág. 82
25
ESTADO DE RESULTADOS Es el que determina la utilidad o pérdida de un ejercicio económico, como resultado de los ingresos y gastos; en base a este estado, se puede medir el rendimiento económico que ha generado la actividad de la empresa.
18
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO Es el informe principal que presenta en forma significativa resumida y clasificada por actividades de operación, inversión y financiamiento, los diversos conceptos de entrada y salida de recursos monetarios efectuados durante un período, con el propósito de medir la habilidad gerencial en recaudar y usar el dinero, así como evaluar la capacidad financiera de la empresa, en función de su liquidez presente y futura.
19
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA Es el que demuestra la situacióneconómica-financiera de una empresa al inicio o al final de un ejercicio económico, según el caso. 20 2.2
MARCO CONCEPTUAL
2.2.1
PLANEACIÓN
Es el proceso de determinar como el sistema administrativo alcanza sus objetivos. En otras palabras como puede la organización llegar a donde quiere llegar.
18
SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General, Pág. 245 ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 295 20 SARMIENTO R. Rubén, Contabilidad General, Pág. 246 19
26
2.2.2
SISTEMA CONTABLE
Es el conjunto de registros, procedimientos y equipo que se ocupan sistemáticamente, de las cuentas que afectan al desempeño financiero y la situación económica de una entidad. 2.2.3
ENTIDAD
Es la organización o sección que se distingue de otras organizaciones e individuos como unidad económica independiente 2.2.4
CONFIABILIDAD
Es la cualidad del significado de la información, que asegura la representación fiel de la situación de la empresa. 2.2.5
CICLO FINANCIERO
Es el tiempo que transcurre entre la adquisición de materiales o servicios, su transformación, su venta y finalmente su recuperación en efectivo. 2.2.6
CICLO ECONÓMICO
Es el movimiento ascendente o descendente que ocurre con cierta regularidad en una economía capitalista durante un periodo de 1 año. 2.2.7
CAPITAL
Es el aporte en bienes o en dinero entregado por el propietario (s), socios o accionistas de la empresa, el que consta en la respectiva escritura de constitución de la empresa.
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2.2.8
CONTROL ADMINISTRATIVO
Es el sistema de comprobaciones y balances que garantizan que todas las actividades que se llevan a cabo dentro de la compañía son compatibles con los objetivos organizacionales. 2.2.9
RENTABILIDAD
Podemos definir rentabilidad como la efectividad de una empresa que será demostrada por las utilidades que obtiene de las ventas que realiza y la utilización de sus inversiones. 2.2.10
PATENTE
Una patente es el derecho exclusivo garantizado por la normativa vigente a un inventor para utilizar su invento durante un periodo especifico de tiempo (este derecho puede ser cedido o vendido por su dueño. 2.2.11
ECONOMÍA
La economía es el estudio de la asignación de recursos escasos para satisfacer las necesidades humanas. La ciencia que estudia la asignación eficaz de los recursos escasos de una sociedad para la obtención de un conjunto ordenado de objetivos.
2.2.12
MERCADO
Organización en que se realizan compras y ventas de mercaderías o servicios y en donde se ponen en contacto los demandantes y los oferentes.
28
2.3
MARCO LEGAL
Cualquier empresa independiente que inicie sus operaciones comerciales, deberá cumplir con las leyes, normas y procedimientos que permitan
un
funcionamiento adecuado de su situación legal, siempre y cuando cumpla con las leyes establecidas dentro del país. Electrocomercio Socio Hogar cumple con los requisitos básicos establecidos por la ley como son: Patente Registro Único de Contribuyentes
2.4
PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS (PCGA)
Los principios de contabilidad son conceptos y normas básicas que establecen la delimitación e identificación del ente económico, forma de cuantificación y técnicas de presentación de informes financieros. Analizaremos algunos de los principios básicos que rigen la contabilidad. 2.4.1
ENTIDAD
La actividad económica es realizada por entidades identificables, las que constituyen combinaciones de recursos humanos, naturales y capital, coordinados por una autoridad que toma decisiones encaminadas a la consecución de los objetivos de la entidad. 21
21
ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General. Pág. 16
29
2.4.2
REALIZACIÓN
La Contabilidad cuantifica en términos monetarios las operaciones que realiza una entidad con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. 22 2.4.3
PERÍODO CONTABLE
La necesidad de conocer los resultados de operación y la situación financiera de la entidad que tiene una existencia continua, obliga a dividir su vida en períodos convencionales. 2.4.4
VALOR HISTÓRICO
Las transacciones y eventos económicos que la Contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de activos que se afecten o su equivalente a la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se considere realizados contablemente. 2.4.5
23
NEGOCIO EN MARCHA
La entidad se presume en existencia permanente, salvo especificación en contrario; por lo que las cifras de sus estados financieros representan valores históricos, o modificaciones de ellos, sistemáticamente obtenidos. 2.4.6
REVELACIÓN SUFICIENTE
La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad.
24
22
ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 16 ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 17 24 ZAPATA SANCHEZ, Pedro, Contabilidad General, Pág. 18 23
30
2.4.7
IMPORTANCIA RELATIVA
La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Tanto para efectos de los datos que entran al sistema de información resultante de su operación, se debe equilibrar
el detalle y
multiplicidad de los datos con los requisitos de utilidad y finalidad de la información.
31
CAPITULO III: DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA 3. ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR
3.1ANTECEDENTES. Electrocomercio Socio Hogar, inicio su vida comercial a inicios del año 1990, bajo la actividad económica de venta de toda clase de artículos para el hogar con Registro Único de Contribuyentes Nº 170960756600-1, es una empresa Unipersonal debido a que su capital
pertenece a una sola persona, su
propietario es el Sr. Nelson Guillermo Romero Ante, esta empresa funciona bajo la figura de persona natural está ubicada en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en la vía Quevedo Km 3 ½ , Cooperativa Villa Florida, calle principal, frente al Hotel El Marques. El capital inicial de la empresa fue de $ 1.200,00 (hubo la conversión en dólares, poseía un capital de 25.000.000 sucres)valores que han ido variando por las aportaciones de capital que se ha hecho al negocio, llegando en la actualidad a tener un capital de $ 50.000,00 Electrocomercio Socio Hogar, en sus inicios comenzó con la comercialización de toda clase de artículos para el hogar pero debido a la gran acogida que tiene en el mercado local y a la gran demanda que este medio tiene se vio la necesidad de ampliar e innovar sus ofertas en toda clase de electrodomésticos. Todo esto ha llevado a la empresa a necesitar controles exactos y precisos los mismos que permitan a su propietario estar al tanto de su actividad comercial. A pesar de no tener mucho tiempo en el mercado ha logrado posicionarse como una empresa sólida marcando ya su puesto en el mercado local, debido a su ubicación estratégica, la calidad de los productos que ofrece, esto sumado a la excelente y personalizada atención al cliente han logrado que la empresa sea reconocida y aceptada por el público consumidor.
32
3.2 ESTRUCTURA INTERNA La estructura interna de Electrocomercio Socio Hogar, obedece al esquema básico de la administración en donde el Propietario como ejecutivo mayor es quien decide y delega las funciones a sus colaboradores en las diferentes áreas de trabajo dentro de la empresa, solo con el fin de cumplir y hacer cumplir los objetivos y metas planteadas. La organización interna de la Empresa se basa en la designación de funciones que realiza su propietario, no tiene un esquema organizacional definido que permite designar tareas específicas a sus colaboradores en donde por lo general todas las personas que laboran en la empresa, a excepción del contador realizan la misma actividad llegando en ocasiones a un caos administrativo al no saber a quién asignar una actividad específica que requiera de responsabilidad directa, es decir la cajera hace las funciones de vendedor o bodeguero así como el vendedor realiza las funciones del bodeguero y a su vez recauda dineros de los clientes. 3.3 SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA. Mediante el trabajo de Investigación realizado en Electrocomercio Socio Hogar se puede concluir que la empresa no posee control general sobre su actividad económica. Los altos niveles administrativos están a cargo de su propietario y los procedimientos utilizados en las diferentes áreas de trabajo son simples, no cuenta con un sistema contable acorde a sus necesidades, el mismo que le pueda entregar informes completos en el momento que el dueño de la empresa lo requiera. En la parte administrativa y contable de la empresa es manejada directamente por el Contador
que es la persona encargada de realizar el único
procedimiento de contabilidad que actualmente viene desarrollando la empresa, en la declaración de Impuestos de IVA como de Retenciones en la Fuente, este procedimiento se lo realiza mensualmente bajo métodos y 33
técnicas muy básicas y sencillas, no tiene un plan de cuentas acorde con sus necesidades, no cuenta con un control de cartera. Este tipo de procesos no garantizan la claridad de la información y no refleja su situación actual, dificultando además el manejo de la información existente y la correspondiente secuencia que ésta debería tener. 3.4 MISIÓN Electrocomercio Socio Hogar tiene como misión servir a sus clientes con calidad, eficiencia y prontitud con las más variadas líneas de electrodomésticos de la línea blanca para sus hogares, teniendo como prioridad un servicio de primera a fin de satisfacer las necesidades exigentes de los clientes. 3.5 VISIÓN La visión de Electrocomercio Socio Hogar es ser una Empresa líder en el mercado Local y Regional en la distribución de la más amplia gama de artículos para el hogar y toda clase de electrodomésticos con un servicio de calidad y el compromiso con sus clientes. 3.6 OBJETIVOS DE ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR Servir a la comunidad con productos de alta calidad, en forma oportuna y ágil con la finalidad de contar con clientes satisfechos Ser la mejor empresa de la localidad. Atender al cliente con cordialidad y diligencia. Lograr una rentabilidad acorde con la inversión.
3.7 MERCADERÍIA PARA LA VENTA Refrigeradoras Cocinas Lavadoras Minicomponentes 34
Hornos Microondas Colchones Muebles de sala y comedor Planchas Sanducheras
GRÁFICO No 1: MERCADERÍA PARA LA VENTA
Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
GRÁFICO No 2: MERCADERÍA PARA LA VENTA
Fuente: Investigación Directa Elaborado: Katiana Montenegro
35
Electrocomercio Socio Hogar cuenta con las mejores marcas dentro del mercado: DUREX INDURAMA LG OSTER GLOBAL
3.8 CLIENTES DE SOCIO HOGAR Electrocomercio Socio hogar es una empresa que ha ido creciendo con el paso de los años, cuenta con una clientela seleccionada a lo largo del país. Cuenta con clientes de Santo Domingo, La Concordia, Quininde, Esmeraldas, San Lorenzo, Muisne, Borbón. Los clientes de Electrocomercio Soco Hogar son de toda condición social ya que cuenta con precios accesibles a todo bolsillo, además que la forma de cobranzas que se realiza por cada electrodoméstico es según la comodidad del cliente (semanal, quincenal o mensual), y dependiendo cada época del año se realizan diferentes promociones por la compra de sus productos, entregando combos de los artefactos.
36
3.9 ORGANIGRAMA
CUADRO No 6:ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL ACTUAL
GERENTE PROPIETARIO
SUPERVISORA SECRETARIA ADMINISTRADORA
VENTAS
Fuente: Elaborado:
COBRANZAS
Electrocomercio Socio Hogar Katiana Montenegro
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CUADRO No 7: ORGANIGRAMA FUNCIONAL ACTUAL
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
GERENTE – PROPIETARIO ( 1 ) ORGANIZA LAS ACTIVIDADES QUE TIENEN QUE LLEVAR A CABO CADA UNA DE LAS PERSONAS DEPENDIENDO AL ÁREA EN LA QUE SE DESEMPEÑA. PLANIFICA ESTRATEGIAS DE VENTAS PARA EL PERSONAL, DE LA MISMA MANERA ES EL ENCARGADO DE CONTROLAR LAS COBRANZAS. PLANIFICA LAS METAS Y OBJETIVOS QUE LA EMPRESA DESEA ALCANZAR, ADEMÁS DE QUE CONTROLA EL DESEMPEÑO INDIVIDUAL Y ORGANIZACIONAL PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO DE OBJETIVOS Y METAS TRAZADAS.
SUPERVISORA -SECRETARIA - ADMINISTRADORA ( 1 ) TIENE LAS TRES FUNCIONES A SU CARGO; CONTROLA EL REGISTRO DE CADA UNA DE LAS VENTAS REALIZADAS, DE IGUAL MANERA RECIBE LOS DINEROS QUE INGRESAN POR CUOTAS. SE ENCARGA DE REALIZAR LOS PAGOS A PROVEEDORES.
VENTAS ( 6 ) REALIZAN LAS VENTAS VISITANDO A LOS CLIENTES PUERTA A PUERTA ATENDIÉNDOLOS EN FORMA ÁGIL Y EFICIENTE.
COBRANZAS ( 2 ) RECOLECTAR LOS VALORES PROVENIENTES DE LAS CUOTAS DE LOS CLIENTES. PASAN UN REPORTE AL FINALIZAR EL DÍA
Fuente: Electrocomercio Socio Hogar Elaborado: Katiana Montenegro
38
3.10 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN DE ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR Para conocer cuál es la estructura interna de la empresa, es necesario realizar las transacciones propias de la venta de los electrodomésticos, para tener la certeza que la información se la ha obtenido con la mayor eficiencia y responsabilidad en todo el proceso de datos generados y obtenidos para el sistema contable. En las entrevistas realizadas con los señores: Guillermo Romero Ante y Eva Rengifo Mera propietarios del Almacén Electrocomercio Socio Hogar, se determino que el negocio tiene ingresos considerables por las ventas de electrodomésticos que realiza diariamente, no cuentan con un control estricto de cartera y no pueden determinar con exactitud las utilidades, el control de inventarios se lo hace en un simple cuaderno en donde se detalla la fecha en la que compra, cuantas unidades ingresan y no se pueden tener control de existencia de la mercadería, además de que no cuenta con un sistema contable acorde a las necesidades de la empresa, él mismo que le brinde información sobre las ganancias, razón que motivó la presente investigación. 3.10.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Electrocomercio Socio Hogar cuenta con un organigrama funcional el mismo que sirve como base para el propietario, de esta manera se encuentran definidas las funciones de cada uno en la empresa. 3.10.2 ESTRUCTURA FINANCIERA
El almacén Electrocomercio Socio Hogar
no cuenta con
criterios y
procedimientos definidos para la elaboración de sus Estados Financieros; ocasionando que las transacciones generadas reflejen una información financiera-contable no adecuada.
39
El trabajo contable lo hace directamente el contador que es la persona encargada de realizar el único procedimiento de contabilidad que actualmente viene desarrollando en el negocio que es la declaración del Impuesto del IVA como el de Retenciones en la Fuente, esto lo realiza mensualmente con información sencilla y básica como son las facturas de compra y de venta. Además de que tampoco se realizan los Estados Financieros Básicos como son: Balance General Estado de Resultados Electrocomercio Socio Hogar no cuenta con un Plan de Cuentas Contables definido y apropiado de acuerdo al tipo de transacciones que aquí se realizan.
40
CAPITULO IV: PROPUESTA 4. PROPUESTA DIRIGIDA A LA EMPRESA
4.1 BASE LEGAL El almacén de electrodomésticos Electrocomercio Socio Hogar representado legalmente por su propietario el Sr. Guillermo Romero Ante, se encuentra funcionando en la ciudad de Santo Domingo, provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, registrado en el Servicio de Rentas Internas con el Registro Único de Contribuyentes Nº 1709607566001, y con permiso municipal Nº 503985, además de otras disposiciones legales para el funcionamiento de este tipo de negocios. 4.2 ESTRUCTURA INTERNA Electrocomercio Socio Hogar de acuerdo a sus necesidades adapta el siguiente organigrama, en donde se designa las funciones específicas a cada uno de sus colaboradores: CUADRO No 8: ORGANIGRAMA FUNCIONAL PARA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR GERENTE GENERAL PROPIETARIO
JEFE DE COMERCIALIZA CIÓN
CONTADOR
ASISTENTE DE CONTABILIDAD
CAJERA
VENDEDORES (4)
BODEGUERO
Elaborado: Katiana Montenegro
41
4.3 FUNCIONES DEL PERSONAL QUE LABORA EN ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR Con la designación de funciones realizada en el organigrama anterior, y con el fin de organizar todas las actividades y responsabilidades de cada una de las personas que prestan sus servicios para la empresa Electrocomercio Socio hogar se establece el siguiente manual de funciones especificas para cada una de las áreas tanto administrativa, de comercialización y el área contable de la empresa. 4.3.1 FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL Las funciones del Gerente General constituyen una estructura muy importante para el correcto desempeño de la empresa: Planificar los objetivos y estrategias que la empresa desea alcanzar, estableciendo la forma más objetiva para poder llegar al cumplimiento de cada uno, asumiendo el rol de un verdadero líder coordinando con prudencia todos los recursos económicos, técnicos y humanos que la empresa posee. Organizar las actividades que tiene que empleados enmarcadas
de la empresa,
realizar cada uno de los
las mismas que tienen que estar
dentro de su nivel ocupacional sin afectar el normal
desarrollo del resto de actividades que existen en la empresa.
Dirigir el desarrollo de las actividades debidamente designadas a cada uno de sus empleados
en las diferentes áreas de la empresa,
seleccionando los canales de comunicación adecuados para poder resolver cualquier tipo de inconveniente que pudiera suscitarse dentro del área de trabajo.
42
Controlar y corregir el desempeño individual y organizacional para garantizar el buen cumplimiento de los objetivos y las metas planteadas.
4.3.2 FUNCIONES DEL ÁREA DE CONTABILIDAD. El área de contabilidad es el eje central de la empresa debido a que es allí donde se implementará el proceso de contabilidad, aplicando correctamente todos los métodos, técnicas y normas establecidas para el tratamiento de la información contable y asegurar el buen desempeño de la empresa. Las funciones a cumplir son: Realizar los Comprobantes de Ingreso y de Egreso que respalden las transacciones comerciales. Analizar toda la documentación que ingresa a la empresa. Realizar
informes semanales para poder realizar los pagos a los
proveedores. Realizar los comprobantes de retención correspondientes de las facturas de compras. Realizar las Conciliaciones Bancarias mensuales. Elaborar los arqueos de caja diarios en diferentes horarios. Elaboración de los roles de pago y las planillas del IESS mensualmente. Declaración, liquidación y pago del Impuesto a la Renta y del Impuesto al Valor Agregado IVA ante el Servicio de Rentas Internas. Clasificar y depurar el saldo de todas las cuentas. Presentar informes a la administración, cuando ésta los requiera con información clara y precisa.
4.3.3 FUNCIONES DE LA CAJERA. Recolectar los valores provenientes de las ventas diarias y custodiarlos hasta que se realice el depósito.
43
Realizar los cuadres de caja al finalizar el día. Es la persona encargada del manejo y control de cartera. Cumplir con las normas de control establecidas por la administración.
4.3.4 FUNCIONES DEL JEFE DE COMERCIALIZACIÓN El Jefe de Comercialización es el responsable de las adquisiciones que realice la empresa. Dentro de las funciones principales tendrá a su cargo lo siguiente: Tener
un
registro
de
los
proveedores
de
los
diferentes
electrodomésticos. Realizar cotizaciones de precios para poder realizar comparaciones y poder elegir la mejor opción. Realizar los pedidos de electrodomésticos para el almacén
en la
cantidad precisa. Controlar la organización interna en la distribución de la mercadería de la empresa. 4.3.5 FUNCIONES DEL VENDEDOR. Es la persona encargada de la atención al público: Atender al cliente de forma eficiente y ágil. Emitir el correspondiente documento de venta. Despacho de los electrodomésticos en forma oportuna garantizando la satisfacción del cliente. Tiene a su cargo una zona de ventas, además que tendrá que cumplir con un determinado volumen de ventas.
4.3.6 FUNCIONES DEL ENCARGADO DE BODEGA. Es el encargado de la organización y el despacho de electrodomésticos. 44
Mantener un registro de inventarios para poder controlar las existencias. Informar al Jefe de Comercialización cuales son los productos a adquirir. Controlar y registrar las órdenes de compras que ingresan a la empresa. Realizar los correspondientes ingresos y egresos de bodega. Realizar kardex de los productos que ingresan y salen de la empresa. Colaborar en las ventas de los productos del almacén.
La Empresa de Electrocomercio Socio Hogar, debe tener un Proceso Contable apegado a sus necesidades el mismo que debe reunir todas las características necesarias y adecuadas a sus transacciones comerciales y operacionales, que permita simplificar
el registro de sus transacciones y facilite el manejo
administrativo dentro de la empresa, orientando las funciones a seguir cada uno de sus colaboradores. 4.4 PLAN GENERAL DE CUENTAS. Es uno de los aspectos más importantes para contar con información contable de calidad y llevar un mejor control de la empresa El Plan de Cuentas consiste en un documento que se elabora al momento de iniciar las actividades en que se establecen las cuentas que regirán la contabilidad. Este plan es único para cada empresa y se elabora de acuerdo a las necesidades de información y control que requieran las personas que utilizarán los informes contables, es decir, es la ordenación sistemática de la totalidad de las cuentas que integran el sistema contable. Como elemento de trabajo esencial, debe ser confeccionado inmediatamente después de haber determinado la estructura del sistema contable y el medio de procesamiento de la información. El plan de cuentas sirve: Como estructura básica en la organización y diseño del sistema contable. Como medio para obtener información.
45
Para utilizar la misma cuenta frente a hechos similares Facilita la confección de los estados contables.
Los requisitos que debe reunir todo plan de cuentas son: Integro: debe ser completo (contener todas las cuentas necesarias de acuerdo a las necesidades de información de la empresa). Flexible: debe permitir introducir nuevas cuentas Asistemático: las cuentas deben ordenarse de acuerdo a un criterio que le dé una estructura organizada. Homogéneo: las cuentas que incorpore deben tener uniformidad Debe partir de lo general a lo particular, es decir comenzar por las cuentas colectivas Utilizar una terminología clara para nombrar a las cuentas. No generalizar demasiado las cuentas.
A continuación se sugiere el Plan de Cuentas para Electrocomercio Socio Hogar, utilizando el método numérico decimal
46
CUADRO No 9: PLAN DE CUENTAS
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR PLAN DE CUENTAS 1.
ACTIVO
1.1
CORRIENTE
1.1.01
CAJA
1.1.02
CAJA CHICA
1.1.03
BANCOS
1.1.03.01
BANCO PICHINCHA ( Si existen otras se ampliará el código )
1.1.04
CLIENTES
1.1.04.01
CLIENTES LOCALES
1.1.04.01.01 CONSUMIDOR FINAL 1.1.05
CUENTAS POR COBRAR
1.1.05.01
SR- CARLOS CUESTA ( Si existen otros se ampliará el código )
1.1.06
PRÉSTAMOS A EMPLEADOS
1.1.06.01
SRA. MARCIA PALACIOS ( Si existen otros se ampliará el código )
1.1.07
DOCUMENTOS POR COBRAR
1.1.07.01
SR ANÍBAL VACA
1.1.08
IVA EN COMPRAS
1.1.09
ANTICIPO DE RETENCIONES EN LA FUENTE DEL IMPUESTO RENTA
1.1.10
RETENCIÓN IVA ANTICIPADO
1.1.11
PROVISIÓN DE CUENTAS INCOBRABLES
1.1.12
PROVISIÓN DE INVENTARIO OBSOLETO O DAÑADO
1.1.13
INVENTARIOS
1.1.13.01
MERCADERÍAS
1.1.13.02
SUMINISTROS DE OFICINA
1.2
FIJO TANGIBLE: PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
1.2.01
EDIFICIOS
1.2.01.01
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA EDIFICIOS
1.2.02
VEHÍCULOS
1.2.02.01
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA VEHÌCULO
1.2.03
EQUIPO DE OFICINA
1.2.03.01
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE OFICINA
1.2.04
EQUIPO DE CÓMPUTO
( Si existen otros se ampliará el código )
47
1.2.04.01
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE CÓMPUTO
1.2.05
MUEBLES Y ENSERES
1.2.05.01
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA MUEBLES Y ENSERES
1.2.06
TERRENO
1.3
DIFERIDO
1.3.01
GASTOS DE CONSTITUCIÓN
1.3.02
GASTOS DE INSTALACIÓN
2.
PASIVO
2.1
PASIVO CORRIENTE
2.1.01
PROVEEDORES
2.1.01.01
PROVEEDORES LOCALES
2.1.02
CUENTAS POR PAGAR
2.1.03
IVA EN VENTAS
2.1.04
RETENCIONES IVA POR PAGAR
2.1.05
RETENCIONES IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
2.1.06
PRÉSTAMO DE EMPLEADOS AL IESS POR PAGAR
2.1.07
IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR 1%
2.1.08
IMPUESTO DE RODAJE
2.1.11
DOCUMENTOS POR PAGAR
2.1.11.01
IMPORTADORA MAYORGA
2.1.12
HIPOTECAS POR PAGAR
2.1.12.02
Al momento de la investigación no tenía pero se hace constar
2.1.13
BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
2.1.13.01
SUELDO POR PAGAR
2.1.13.02
HORAS EXTRAS
2.1.13.03
DÉCIMO TERCER SUELDO POR PAGAR
2.1.13.04
DÉCIMO CUARTO SUELDO POR PAGAR
2.1.13.05
15% PARTICIPACIONES A EMPLEADOS
2.1.14.06
FONDOS DE RESERVA POR PAGAR
( Si existen otras se ampliará el código )
48
2.2
PASIVO NO CORRIENTE
2.2.01
DOCUMENTOS POR PAGAR L-P
3.
PATRIMNIO
3.1
CAPITAL SOCIAL
3.1.01
CAPITAL
3.2
RESERVAS
3.2.01
LEGAL
3.2.02
FACULTATIVA
3.2.03
ESTATUTARIA
3.2.04
OTRAS RESERVAS
3.3
RESULTADOS
3.3.01
UTILIDADES DE EJERCICIOS ANTERIORES
3.3.02
PÈRDIDAS DE EJERCICIOS ANTERIORES
3.3.03
UTILIDAD DEL PRESENTE EJERCICIO
3.3.04
PÈRDIDAS DEL PRESENTE EJERCICIO
4.
INGRESOS
4.1
INGRESOS OPERACIONALES
4.1.01
VENTAS
4.1.02
SERVICIOS PRESTADOS
4.1.03
DEVOLUCIÓN Y DESCUENTOS EN VENTAS
4.1.03.01
(-) DEVOLUCIÓN EN VENTAS
4.1.03.02
(-) DESCUENTOS EN VENTAS
4.1.04
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
4.2
INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.01
COMISIONES GANADAS
4.2.02
INTERESES GANADOS
49
4.3
OTROS INGRESOS
4.3.01
SOBRANTE DE CAJA
5.
GASTOS
5.1
GASTOS OPERACIONALES
5.1.01
COSTO DE VENTAS
5.1.02
COMPRAS
5.1.03
DEVOLUCIONES Y DESCUENTOS
5.1.03.01
(-) DEVOLUCION EN COMPRAS
5.1.03.02
(-) DESCUENTOS EN COMPRAS
5.1.04
TRANSPORTE EN COMPRAS
5.2
GASTOS ADMINISTRATIVOS
5.2.01
REMUNERACION MENSUAL UNIFICADA
5.2.02
HORAS EXTRAS
5.2.03
DÉCIMO TERCER SUELDO
5.2.04
DÉCIMO CUARTO SUELDO
5.2.05
APORTE AL IESS PATRONAL
5.2.06
FONDOS DE RESERVA
5.2.07
IMPUESTO A LA RENTA PATRONAL
5.2.08
VACACIONES
5.2.09
DESAHUCIO
5.2.10
SERVICIOS BÁSICOS
5.2.10.01
AGUA POTABLE
5.2.10.02
LUZ ELÉCTRICA
5.2.10.03
TELÉFONO
5.2.12
COPIAS
5.2.13
CORRESPONDENCIA
5.2.14
CONTRIBUCIONES Y DONACIONES
5.2.15
AGASAJO AL PERSONAL
5.2.16
INDUMENTARIA DEL PERSONAL
5.2.17
HONORARIOS PROFESIONALES
5.2.18
GASTOS JUDICIALES
5.2.19
CAPACITACIÓN / ENTRENAMIENTO
5.2.20
SERVICIOS OCASIONALES
5.2.21
SUMINISTROS DE OFICINA
50
5.2.22
COMBUSTIBLE
5.2.23
LUBRICANTE
5.2.24
REPUESTOS
5.2.25
GASTO DE SEGUROS
5.2.26
VIÁTICOS
5.2.27
TRANSPORTE DE ADMINISTRACIÓN
5.2.28
FALTANTE DE CAJA
5.2.29
JUBILACIÓN PATRONAL
5.2.30
CUENTAS INCOBRABLES Se estipula el 1%
5.2.31
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EDIFICIOS E INSTALACIONES
5.2.32
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE VEHÍCULO
5.2.33
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN EQUIPO DE OFICINA Y CÓMPUTO
5.2.34
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE MUEBLES Y ENSERES
5.2.35
MANTENIMIENTO Y REPARACIÓN DE EQUIPO Y MAQUINARIA
5.2.36
DEPRECIACIÓN EDIFICIOS
5.2.37
DEPRECIACIÓN VEHÍCULOS
5.2.38
DEPRECIACIÓN EQUIPO DE OFICINA
5.2.39
DEPRECIACIÓN EQUIPO DE CÓMPUTO
5.2.40
DEPRECIACIÓN MUEBLES Y ENSERES
5.2.41
AMORTIZACIÓN GASTOS DE CONSTITUCIÓN
5.2.42
AMORTIZACIÓN GASTOS DE INSTALACIÓN
5.3.
GASTO DE VENTAS
5.3.01
REMUNERACIÓN MENSUAL UNIFICADA
5.3.02
HORAS EXTRAS
5.3.03
DÉCIMO TERCER SUELDO
5.3.04
DÉCIMO CUARTO SUELDO
5.3.05
APORTE AL IESS PATRONAL
5.3.06
FONDOS DE RESERVA
5.3.07
IMPUESTO A LA RENTA PATRONAL
5.3.08
DESAHUCIO
5.3.09
GASTOS DE VIAJE Y MOVILIZACIÓN
5.3.10
COMISIONES
5.3.11
PUBLICIDAD
5.3.12
EMPAQUE Y EMBALAJE
51
5.3.13
TRANSPORTE Y FLETES
5.3.14
JUBILACIÓN PATRONAL
5.4
GASTOS BANCARIOS Y FINANCIEROS
5.4.01
INTERESES PAGADOS
5.4.02
COMISIONES BANCARIAS
5.4.03
SOBREGIROS OCACIONALES
5.4.04
SERVICIOS BANCARIOS
5.5
GASTOS NO OPERACIONALES
5.5.01
OTROS GASTOS
5.6
CUENTAS TRANSITORIAS
5.6.01
PÉRDIDAS Y GANANCIAS
6.
CUENTAS DE ORDEN
6.1
DEUDORAS
6.2
ACREEDORAS
Elaborado: Katiana Montenegro
4.5 ANÁLISIS DE LAS CUENTAS DE LA EMPRESA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR 4.5.1 CAJA Considerada una de las principales cuentas dentro de la empresa, ya que representa el efectivo disponible que ésta posee, debido a la rotación diaria que tiene, se recomienda tener un medio de control adecuado que permita el manejo estricto del efectivo.
52
Para lograr este control se manejarán los comprobantes de Ingreso en donde se realizará uno por uno,
los mismos que deben seguir una secuencia
numérica para registrar las ventas
CUADRO No 10: FORMATO DEL COMPROBANTE DE INGRESO ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR RUC: 1709607566001 COMPROBANTE DE INGRESO Nº VALOR $ CIUDAD Y FECHA: RECIBIDO DE: POR CONCEPTO DE :
LA SUMA DE
CHEQUE Nº
BANCO
CTA CTE Nº
E F E C T I V O
CONTABILIZACIÓN RECIBÍ
CUENTAS
DÉBITOS
CRÉDITOS
FIRMA Y SELLO BENEFICIARIO
ELABORADO
APROBADO CONTABILIZADO
Elaborado: Katiana Montenegro
Se hace constar un ejemplo del Comprobante de Ingreso que se deberá utilizar en la empresa.
53
CUADRO No 11: MODELO – EJEMPLO COMPROBANTE DE INGRESO ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR RUC: 1709607566001 COMPROBANTE DE INGRESO Nº 0001 VALOR $ CIUDAD Y FECHA:
Santo Domingo,15 de marzo de 2012
RECIBIDO DE:
Sr. Juan Paredes
POR CONCEPTO DE :
150,00
Cuota de entrada en la compra de Cocina Indurama RI-375
LA SUMA DE
Ciento cincuenta 00/100 dólares americanos
CHEQUE Nº
BANCO
CTA CTE Nº
E F E C T I V O
CONTABILIZACIÓN RECIBÍ
CUENTAS
DÉBITOS
CRÉDITOS
FIRMA Y SELLO BENEFICIARIO
ELABORADO
APROBADO
CONTABILIZADO
Elaborado: Katiana Montenegro
Todos los valores que resulten de la venta y cobranza de los créditos de los clientes, se depositarán al siguiente día, sean en cheque o en efectivo. El Arqueo de Caja es el recuento físico del dinero, cheques y otros documentos disponibles en el momento de dicho arqueo, es decir que respalden el saldo de la cuenta Caja a determinada fecha, para determinar si existen faltantes o sobrantes, el Arqueo lo realizará el o la Asistente de Contabilidad, previa autorización del Gerente, De existir un faltante en Caja, se procederá a hacer el descuento del sueldo de la persona encargada, mismo que debe constar dentro de las Normas de la empresa, y que existe un documento firmado por la persona encargada de Caja en donde acepta tal descuento.El arqueo se lo presentará en el siguiente esquema: 54
CUADRO No 12:FORMATO DEL ACTA DE ARQUEO DE CAJA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ACTA DE ARQUEO DE CAJA Fecha:
Hora
Cajero:
Delegado:
Cantidad
Detalle
Valor
Monedas Total Billetes
Cheques Total Comprobantes Fecha
Concepto
Autorizado
Valor
Total Total Presentado Saldo Contable Diferencia El efectivo y comprobantes cuyos valores ascienden a $........ , fueron contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfacción
CONTADOR
DELEGADO
Elaborado: Katiana Montenegro
Se hace constar un ejemplo del acta de arqueo de Caja que se deberá utilizar en la empresa.
55
CUADRO No13:MODELO – EJEMPLO ACTA DE ARQUEO DE CAJA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR ACTA DE ARQUEO DE CAJA Fecha:
15-Mar-12
Cajero:
Sra. Anita Guamán
CANTIDAD
Hora
9h25 Sr. Romero
Delegado:
DETALLE
Guillermo
VALOR
Monedas 100
Monedas de 1 dólar
100,00
45
Monedas de 0,50 centavos
22,50
50
monedas de 0,25
12,50
135,00
Total Billetes 5
Billetes de 50
250,00
15
Billetes de 20
300,00
55
Billetes de 10
550,00
22
Billetes de 5
110,00
45
Billetes de 1
45,00
Total
1.255,00
Cheques 2475221
Cheque Banco Pichincha
350,00
1257540
Cheque Banco Internacional
600,00
6512212
Cheque Banco del Pacífico
200,00
Total RESUMEN: DINERO EFECTIVO
1.150,00 EN
1.390,00 1.150,00 2.540,00
EN CHEQUES
TOTAL
Guillermo Romero
Anita Guamán
DELEGADO
CAJERA
Elaborado: Katiana Montenegro
56
4.5.2 CAJA CHICA Electrocomercio Socio Hogar cuenta con un fondo de Caja Chica para gastos menores tales como: fotocopias, ciertos útiles de oficina y de aseo, etc. esta cuenta merece especial atención. Para tener control sobre esta cuenta se deberá emitir un vale de caja para los egresos que se realicen y de igual manera respaldar todos los gastos con su respectiva nota de venta o factura. La persona encargada del manejo de Caja Chica será la Cajera, se destinará un valor de $ 200.00, mismo que se repondrá los días del 25 al 30 de cada mes, o cuando el monto del fondo esté en un 40%. A continuación presentamos los asientos modelos para la creación y reposición de la Caja Chica. CUADRO No 14: CREACIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA FECHA 01-feb
DETALLE CAJA CHICA BANCOS
PARCIAL
DEBE
HABER
200,00 200,00
PARA REGISTRAR EL VALOR AUTORIZADO POR EL GERENTE SEGÚN OFICIO Nº00011 Elaborado: Katiana Montenegro
57
CUADRO No 15: REPOSICIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA FECHA 28-feb
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
GASTOS DE ADMINISTRACIÓN
145,00
CAJA CHICA
145,00
PARA REGISTRAR EL GASTO EFECTUADO CON EL FONDO
28-feb
CAJA CHICA BANCOS
145,00 145,00
PARA REGISTRAR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA EFECTIVIZADO SEGÚN CHEQUE Nº Elaborado: Katiana Montenegro
4.5.3 BANCOS Controla el movimiento de los valores monetarios que se depositan y retiran de la Institución Bancaria, además de permitir el control interno y brinda la posibilidad de pedir préstamos Bancarios. Para facilitar el manejo de esta cuenta se adoptarán las siguientes políticas: Se emitirá un comprobante de egreso por cada cheque o dinero en efectivo que salga de la empresa.
58
CUADRO No 16: FORMATO DE COMPROBANTE DE EGRESO ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR RUC: 1709607566001 COMPROBANTE DE EGRESO Nº VALOR $ CIUDAD Y FECHA: PAGADO A: POR CONCEPTO DE :
LA SUMA DE
CHEQUE Nº
BANCO
CTA CTE Nº
E F E C T I V O
CONTABILIZACIÓN RECIBÍ
CUENTAS
DÉBITOS
CRÉDITOS
FIRMA Y SELLO BENEFICIARIO
ELABORADO
APROBADO CONTABILIZADO
Elaborado: Katiana Montenegro
Se hace constar un ejemplo del Comprobante de egreso que se deberá utilizar en la empresa.
59
CUADRO No MODELO – EJEMPLO DEL COMPROBANTE DE EGRESO
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR RUC: 1709607566001 COMPROBANTE DE EGRESO Nº 00235 VALOR $ 1.320,00 CIUDAD Y FECHA:
Santo Domingo, 16 de agosto de 2012
PAGADO A:
MARCIMEX S.A
CONCEPTO:
Se cancela la factura No 00435 con fecha 15/07/2012
LA SUMA DE:
Mil trescientos veinte 00/100
CHEQUE Nº 342
BANCO Pichincha
CTA CTE Nº 100106535
RECIBÍ
E F E C T I V O CONTABILIZACIÓN C U E N T A S DÉBITOS CRÉDITOS
FIRMA Y SELLO BENEFICIARIO
ELABORADO
APROBADO
CONTABILIZADO
Elaborado: Katiana Montenegro
Todo el efectivo que ingrese por concepto de ventas y por cobro de cuentas serán depositados en la Cuenta Corriente Nº 100106535 del Banco Pichincha a nombre de Romero Ante Nelson, propietario del negocio. Se trabajará con un formato del Libro Bancos que permita un control detallado de las transacciones realizados en el mes, y el formato para realizar la correspondiente Conciliación Bancaria.
60
CUADRO No 17: LIBRO BANCOS
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR LIBRO BANCOS BANCO PICHINCHA
FECHA
DETALLE
CUENTA CORRIENTE Nº
CHEQUE Nº DEPOSITOS
TOTAL
RETIROS
SALDO
0 0 0 0 0 0 0
0
Elaborado: Katiana Montenegro
Se realizará la Conciliación Bancaria mensual para poder establecer el saldo real que posea la cuenta.
61
CUADRO No 18: CONCILIACIÓN BANCARIA
CONCILIACIÓN BANCARIA ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR
0 SALDO SEGÚN LIBRO DE BANCOS : ( + ) NOTAS DE CREDITO : VALOR FECHA
0 0
( - ) NOTAS DE DEBITO : FECHA SALDO ACTUAL CONCILIADO EN LIBRO DE BANCOS AL 31 DE ENERO SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA CORRIENTE
0 0
( + ) DEPOSITOS NO REGISTRADOS ( EN TRÁNSITO ) VALOR FECHA
0
( - ) CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS ( EN TRÁNSITO ) CH
BENEFICIARIO
VALOR
FECHA 0
Elaborado: Katiana Montenegro
62
4.5.4 INVENTARIO Son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio, en Electrocomercio Socio Hogar existe una amplia gama de artículos disponibles para la venta Toda empresa comercial realiza lo que es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá
a la empresa mantener un control
oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable. Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser ésta su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitarán de una constante información resumida y analizada sobre sus inventarios. Las principales cuentas tenemos: Inventario (inicial) Compras Devoluciones en compra Ventas Devoluciones en ventas Mercancías en tránsito Mercancías en consignación La cuenta Inventario agrupa a toda la mercadería que Electrocomercio Socio Hogar tiene destinada para la venta, el control que se le dé es de vital importancia porque le permitirá conocer con exactitud las cantidades de materiales requeridas o a su vez las que están en exceso, manteniendo un equilibrio prudencial sobre las existencias. A continuación se detallan las políticas a utilizarse sobre el control de inventario.
63
Para Electrocomercio Socio Hogar
se trabajará con el método de
valoración Promedio Ponderado debido a que se ajusta a la tendencia alcista del mercado y permite mantener una valoración adecuada del inventario. Se considera como inventario toda la mercadería que está destinada para la venta del almacén.
Los saldos mensuales se obtendrán directamente de las tarjetas Kardex.
CUADRO No 19:FORMATO DE KÁRDEX DE MERCADERÍAS Artículo:
CANT. MÁXIMA:
Precio de Costo:
Código:
CANT. MÍNIMA:
Precio de Venta:
INGRESOS FECHA
DETALLE
CANT
V. UNIT
EGRESOS TOTAL
CANT
V. UNIT
SALDOS TOTAL
CANT
V. UNIT
TOTAL
Elaborado: Katiana Montenegro
A continuación se hace constar un ejemplo para el registro en las tarjetas Kardex.
64
CUADRO No 20: LIBRO DIARIO GENERAL
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR RUC: 1709607566001 LIBRO DIARIO GNERAL FOLIO Nº1
FECHA
CÓDIGO
D E T A
L L E
D E B E
H ABE R
2011 1 ENE-20
5.1.02
COMPRAS
1.1.08
IVA COMPRAS
2.1.08
RETENCIÓN EN LA FUENTE
1.1.03
BANCOS
4050,00 486,00 40,50 4495.50
V/COMPRAS SEGÚN FAC. Nº260 A IMPORTADORA MAYORGA S.A Elaborado: Katiana Montenegro
65
CUADRO No 21: MODELO - EJEMPLO KÁRDEX DE MERCADERÍAS
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR MÉTODO PROMEDIO
Precio de Costo: Precio de Venta:
Artículo : Refrigeradora Indurama RI-475 Código: RI-475 INGRESOS FECHA DETALLE 01Ene Saldo anterior 20- Compra Ene Mayorga
CANT V. UNIT
$ 675,00 $ 810,00
EGRESOS TOTAL
CANT
V. UNIT
SALDOS TOTAL
CANT
V. UNIT
TOTAL
2
750,00 1500,00
8
693,75 5550,00
7
693,75 4856,25
Importadora
25Ene Venta a Saltos Edwin
6
675,00 4050,00 1
693,75 693,75
Elaborado: Katiana Montenegro
66
4.5.5 CUENTAS POR COBRAR. En estas cuentas se anotarán los movimientos de los créditos y los abonos realizados por cada uno de los clientes. El control a ejecutarse es el siguiente: Se realizará un auxiliar para cada una de los clientes en donde conste la fecha de emisión de la factura, el tiempo máximo del crédito, el número de factura, y el valor con el fin de tener un
control sistemático y
ordenado de cada uno de los créditos emitidos. La persona responsable de caja será la encargada del manejo de este auxiliar el mismo que le facilitará el control del crédito y poder realizar su respectiva cobranza. El departamento de Contabilidad será el responsable de emitir el comprobante de ingreso y de liquidar la cuenta.
4.6 PROCESO CONTABLE El proceso contable tiene como misión el adecuado registro de las operaciones comerciales de Electrocomercio Socio Hogar, supervisando la elaboración y la correcta aplicación de cada uno de sus pasos existentes, para facilitar la identificación, medición y comunicación de la información Contable Financiera dirigida hacia la formación de juicios por parte de sus propietarios con el fin de obtener una máxima rentabilidad. El modelo Contable será una herramienta eficaz, ágil y oportuna en la entrega de la información real, facilitando el crecimiento de la rentabilidad de la empresa, mediante la toma de decisiones efectivas.
67
4.6.1 ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL Es el registro inicial de las operaciones de la empresa, en él se anotan todos los valores que conforman los Activos, Pasivos y el Patrimonio, además es la parte principal de la apertura de libros. Su presentación se la realizará en forma de reporte. Para mayor aclaración ver Anexo No 1.
68
CUADRO No 22: BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL AL 31 DE ENERO DEL 2011
ACTIVO
137.389,63
ACTIVO CORRIENTE
104.909,63 3.332,81 1.200,00 5.376,82 50.000,00 45.000,00
CAJA BANCOS IMPUESTOS ANTICIPADOS CREDITO TRIBUTARIO DE IVA INVENTARIOS CUENTAS POR COBRAR
32.480,00
NO CORRIENTE
880,00 1.600,00 30.000,00
MUEBLES Y ENSERES EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y SOFWARE VEHÍCULOS
TOTAL ACTIVO :
137.389,63
PASIVO PASIVO CORRIENTE
66.367,25 66.367,25 60.925,89
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR PROVEEDORES
57.675,89
3.250,00 OBLIGACIONES INSTITUCIONES FINANCIERAS CUENTAS POR PAGAR
BANCO DEL PICHINCHA
VISA BANCO INTERNACIONAL
5.441,36
4.962,97 478,39
TOTAL PASIVO :
66.367,25
PATRIMONIO DE APORTACION CAPITAL
71.022,38 71.022,38 71.022,38
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO :
................................................ GUILLERMO ROMERO PROPIETARIO
137.389,63
…………………………. KATIANA MONTENEGRO CONTADOR
Elaborado: Katiana Montenegro
69
4.6.2 LIBRO DIARIO El libro diario es el documento en el que se recogen las operaciones que va realizando la empresa de forma cronológica, es el registro contable principal dentro del sistema contable, en el cual se anotan todas las operaciones. Constituye la fuente de información para hacer los pases al mayor, proceso que consiste en anotar en cada cuenta del mayor los asientos de débitos y créditos las operaciones deben recogerse en el libro día a día, éstas pueden ser los
ingresos
y
egresos efectuados por el
Almacén, en el orden que se vaya realizando durante
el
período
(compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro está formado por de CINCO columnas indispensables que son: Fecha Detalle Parcial Debe Haber Todo registro se realiza mediante los asientos contables, los cuales se ordenan por fecha de creación. Los Asientos contables son el registro de cada transacción en cuentas deudoras y en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de la partida doble. A continuación se detallan asientos contables tipos para Electrocomercio Socio Hogar: Para mayor aclaración ver Anexo No 2
70
CUADRO No 23: LIBRO DIARIO
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" LIBRO DIARIO AL 1 DE ENERO DE 2011 FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
-101-ene-11 Compras
2.650,00
IVA Compras
318,00
Retención en la Fuente
26,50
Bancos
2.941,50
Ref. Registro de la compra realizada a Paraíso S.A 01-ene-11
-2Caja
1.702,40 Venta
1.520,00
IVA Ventas
182,40
Ref. Registro de la venta a consumidor Final 01-ene-11
-3Servicios Básicos
125,00
Caja
125,00
Ref. Pago de consumo mensual de Teléfono 01-ene-11
-4Sueldos y Salarios Aporte Patronal Bancos IESS por Pagar
1220,00 136,03 1.105,93 250,10
Ref. Pago de Sueldos
Elaborado: Katiana Montenegro
71
4.6.3 MAYORIZACIÓN Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la empresa, sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado. Es el registro o resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario, con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular. Los cargos y créditos a las distintas cuentas, según se muestra en los asientos de diario, se registran en las cuentas mediante el proceso llamado pasar al mayor. La Mayorización registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, así como el saldo de la misma, se lo puede representar en forma de una T para tener un rápido acceso a la información. Para mayor aclaración ver Anexo No 3.
72
CUADRO No 24: LIBRO MAYOR
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" LIBRO MAYOR
CAJA
BANCOS
150.00
120.00
350.00
280.00
Saldo
30.00
Saldo
70.00
CUENTAS POR COBRAR 12500.00
SUELDOS 1250.00
CLIENTES 35000.00
INVENTARIO 87.000
DOCUMENTOS POR COBRAR 45000.00
IVA EN VENTAS 218.00
HORTAS EXTRAS 458.00
Elaborado: Katiana Montenegro
73
4.6.4 BALANCE DE COMPROBACIÓN Es un documento contable elaborado para hacerse una idea sobre la situación de su empresa, y las operaciones realizadas en el periodo. Se les denomina también Balances de Sumas y Saldos. El objetivo final de este balance es comprobar que no existen asientos descuadrados en la contabilidad.
Por ejemplo: hemos podido pagar a un
proveedor y habérselo anotado a otro. En este caso el balance de Sumas y Saldos saldrá correcto y sin embargo la contabilidad estará mal realizada. La revisión de las fichas de Mayor, una a una, junto con el balance de Sumas y Saldos será lo que nos dé la garantía de que todo está en orden, a diferencia del Balance final, el balance de comprobación de sumas y saldos no requiere de periodo contable, del cálculo del resultado del periodo, ni del cierre de la contabilidad para su elaboración. En este sentido podemos entender el Balance de Comprobación como un documento obligatorio, pero al mismo tiempo, puede ser un documento voluntario,
pues
el
empresario,
puede
realizar
tantos
Balances
de
comprobación como estime necesarios. Para su elaboración se siguen los siguientes pasos: Se obtienen para cada cuenta las sumas de las anotaciones, tanto en el debe como en el Haber. Se obtiene para cada cuenta el saldo de la misma. El saldo se obtiene por diferencia entre el Debe y el Haber si se trata de cuentas de activo o de gastos. En caso de ser cuentas de ingresos o de pasivo (tanto el Neto Patrimonial como el Exigible), el saldo se obtiene por diferencia entre el Haber y el Debe. Las sumas y los saldos obtenidos se llevan al Balance. Para mayor aclaración ver Anexo No 4.
74
CUADRO No 25: BALANCE DE COMPROBACIÓN
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011
SUMAS Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 12 13 14
CIUENTAS CAJA BANCOS MUEBLES Y ENSERES ARTICULOS DE LIMPIEZA CUENTAS POR COBRAR SUMINISTROS DE OFICINA
DEBE 898,78 7.956,32
2.736,32
145,62
12.598,75
12.598,75
58,69
58,69 4.500,00
4.500,00
3.250,00
3.250,00
587,00
CUENTAS POR PAGAR CAPITAL
VENTAS
5.220,00
145,62
IVA EN VENTAS
GASTO DE SUELDOS
898,78
987,56
PRESTAMOS BANCARIOS
GASTOS GENERALES
DEUDOR ACREEDOR
987,56
DOCUMENTOS POR PAGAR
IVA EN COMPRAS
HABER
SALDOS
587,00 365,25
365,25
125,00
125,00
9.772,47
9.772,47
369,87
369,87
650,25
650,25 1.020,12
1.020,12
24.252,84 24.252,84 19.032,84
19.032,84
Elaborado: Katiana Montenegro
75
4.6.5 AJUSTES Se elaboran al término de un período contable, descubre errores importantes en los registros de contabilidad, son estrictamente necesarios para que las cuentas que han intervenido en la Contabilidad de la empresa demuestren su saldo real o verdadero y facilitan la preparación de los Estados Financieros. Sólo los asientos que afecten en forma relevante la presentación razonable de los estados financieros, deben ser hechos. La determinación de cuándo ajustar un error se basa en el impacto que tendrá dicho error en los estados financieros de la empresa. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste. Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. 4.6.5.1
CLASES DE AJUSTES
Los ajustes más frecuentes que se realizan después del período contable son: Acumulados Diferidos Depreciaciones Amortizaciones Consumos Provisiones Regulaciones Otros Ajustes
76
CUADRO No 26: AJUSTES CONTABLES
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" AJUSTES CONTABLES FECHA DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
2011 -131 Dic/ Comisiones Acumuladas por Cobrar
1000,00
Comisiones Ganadas
1000,00
Ref. Registro Comisión pendiente de Cobro -231 Dic/ Gasto de Publicidad Publicidad Pre pagada
120,00 120,00
Elaborado: Katiana Montenegro
77
4.6.6 ESTADOS FINANCIEROS Son informes que se elaboran al finalizar un período contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, permiten examinar los resultados obtenidos y evaluar el rendimiento económico de la empresa. Los
Estados
Financieros
más
relevantes
para
la
empresa
ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR son el Estado de Resultados, y El Estado de Situación Financiera o Final. 4.6.6.1
ESTADO DE RESULTADOS
Es un documento contable complementario donde se informa detallada y ordenadamente el resultado de las operaciones (utilidad, pérdida remanente y excedente) de una entidad durante un periodo determinado, se presenta la situación financiera de una empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa. Para mayor aclaración ver Anexo No 5.
78
CUADRO No 27: ESTADO DE RESULTADOS "ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 INGRESOS
146.640,27
OPERACIONALES VENTAS
146.640,27
( - ) COSTO DE VENTAS
86.860,50
INV.INICIAL DE MERCADERÍAS
5.600,00
COMPRAS
131.260,50
MERCADERÍA DISPONIBLE PARA VENTA.
136.860,50
INV.FINAL DE MERCADERIAS
50.000,00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS:
59.779,77
GASTOS OPERACIONALES :
11.053,00
GASTOS ADMINISTRATIVOS SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES
11.053,00 3200,00
HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSONAS NAT.
250,00
SUMINISTROS Y MATERIALES
120,00
COMBUSTIBLE
650,00
LUBRICANTES
250,00
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
175,00
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
6408,00 48.726,77
UTILIDAD ANTES DE 15% TRAB.E IMPUESTO RENTA:
7.309,02
( - ) 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES: UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO A LA RENTA
41.417,75
( - ) 24% IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR:
9.940,26
UTILIDAD DEL EJERCICIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 :
31.477,49
………………………….
............................
GUILLERMO ROMERO
KATIANA MONTENEGRO
PROPIETARIO
CONTADOR
Elaborado: Katiana Montenegro
79
4.6.6.2
ESTADO DE SITUACIÓN FINAL.
Es un documento contable que refleja la situación patrimonial de una empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel del estado patrimonial de la empresa. Producido con el propósito de medir el valor neto contable de una empresa en cierta fecha, y su riesgo ante acreedores potenciales. Es un documento financiero donde se reflejan los activos, pasivos y el patrimonio de los propietarios. Es un Informe conceptual contable que recoge, debidamente sistematizados,
coordinados
y
valorados,
el
conjunto
de
elementos
patrimoniales pertenecientes a una empresa o sociedad en un instante de tiempo determinado y el resultado obtenido hasta ese momento. Para mayor aclaración ver Anexo No 6. CUADRO No 28: BALANCE DE SITUACIÓN FINAL
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" BALANCE DE SITUACIÓN FINAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 ACTIVO
190.862,32
ACTIVO CORRIENTE
164.790,32
CAJA BANCOS
5.000,00
IMPUESTOS ANTICIPADOS
9.790,32
CRÉDITO TRIBUTARIO DE IVA IMPUESTO ANTICIPADO RENTA INVENTARIOS
9.376,82 413,50 150.000,00
NO CORRIENTE MUEBLES Y ENSERES ( - ) DEPRECIACIÓN ACUMULADA EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y SOFWARE ( - ) DEPRECIACIÓN ACUMULADA
26.072,00 880,00 88,00 1.600,00 -320,00
80
VEHÍCULOS
30.000,00
( - ) DEPRECIACIÓN ACUMULADA
-6.000,00
TOTAL ACTIVO :
190.862,32
PASIVO
115.337,86
PASIVO CORRIENTE
115.337,86 89.004,80
CTAS Y DOCTOS POR PAG. PROVEED. LOCALES PROVEEDORES
80.000,00
CUENTAS POR PAGAR
9.004,80 6.078,00
OBLIGACIONES CON INST.FINAC.LOCALES BANCO DEL PICHINCHA VISA BANCO INTERNACIONAL
5.500,00 578,00 61,60
OBLIGACIONES CON LA ADMINIST.TRIBUTARIA IMPUESTO RETENIDO RENTA
61,60 12.916,12
OBLIGACIONES IMP.RTA POR PAG.DEL EJERC. IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
12.916,12 7.277,34
OBLIGACIONES CON EMPLEADOS SUELDOS POR PAGAR 15% PARTICIPACIÓN EMPLEADOS POR PAGAR
150,00 7.127,34
TOTAL PASIVO :
115.337,86
PATRIMONIO
75.524,46 45.233,25
DE APORTACIÓN CAPITAL
45.233,25 30.291,21
DE RESULTADOS UTILIDAD DEL EJERCICIO 2010:
30.291,21
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO :
190.862,32
...................................................
………………………….
GUILLERMO ROMERO
KATIANA MONTENEGRO
PROPIETARIO
CONTADOR
Elaborado: Katiana Montenegro
81
4.6.7 CIERRE DE LIBROS Son asientos que se elaboran al finalizar el ejercicio económico de la empresa, en ellos se agrupan todas las cuentas que ocasionan gastos o egresos, las cuentas que generan renta o ingresos, y determinan el resultado final del ejercicio contable el mismo que se puede ver reflejado en pérdida o ganancia para la empresa. CUADRO No 29: ASIENTOS DE CIERRE
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" ASIENTOS DE CIERRE
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
-131 Dic
Ventas
5.000,00
Servicios Prestados
350.00
Pérdidas y Ganancias
5.350,00
Para cerrar cuentas de Ingreso -231 Dic
Pérdidas y Ganancias Publicidad y Propaganda Suministros de Oficina Fletes Mantenimiento y Rep. Vehículo
805,00 120,00 95,00 45,00 120,00
82
Servicios Básicos
85,00
Gastos Administrativos
55,00
Sueldos y Salarios
125,00
Gasto de Seguros
80,00
Depreciación Vehículos
105,00
Depreciación Muebles y Enseres
80,00
Depreciación Equipo de Cómputo
75,00
Amortización Gastos de Constitución
35,00
Para cerrar las Cuentas del Gasto -3Pérdidas y Ganancias
365,00
Utilidad Neta
365,00
Para cerrar la Cuenta Pérdidas y Ganancias -4Utilidad Neta
365,00
15% Utilidad para Empleados
54,75
24% Impuesto a la Renta
74.46
5% Reservas
11,79
Utilidad Socios
224,00
Para registrar las obligaciones de la empresa
Elaborado: Katiana Montenegro
83
4.7 ANÁLISIS FINANCIERO Comprende la recopilación, interpretación y estudio de los Estados Financieros y de los datos operacionales de la empresa, este proceso se lo realiza mediante el cálculo e interpretación de porcentajes e indicadores, que sirven para evaluar el desempeño financiero y operacional de la empresa el mismo que facilitará la toma de decisiones, tiene como objetivo informar sobre la situación financiera a una fecha determinada y sobre los resultados alcanzados dentro del ejercicio económico. Los principales usuarios de estos estados son; los Accionistas, las Instituciones Financieras, los Administradores, los Proveedores, las Entidades Públicas, la Empresa. 4.7.1 METODOLOGÍA No existe una metodología única, el método a utilizar varía de acuerdo al criterio y las necesidades de la empresa, para Electrocomercio Socio Hogar se utilizarán el método de Análisis Vertical. 4.7.2 RAZONES O INDICADORES FINANCIEROS Constituyen la forma más común del Análisis Financiero, establecen la relación numérica entre dos cantidades diferentes del Balance General y
miden la
capacidad que tiene la empresa para cancelar sus obligaciones. Tomando en cuenta las características de la Empresa Electrocomercio Socio Hogar se tendrán en cuenta los siguientes índices: 4.7.2.1
ÍNDICE DE SOLVENCIA.
Mide el porcentaje de la empresa que corresponde a los proveedores. Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺 = Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺 =
PASIVO TOTAL DE ACTIVO
115.337,86 190.862,32
Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺 = 0,60
84
Significa que el 60% de la empresa corresponde a los acreedores. 4.7.2.2
ÍNDICE DE LIQUIDEZ
Mide la disponibilidad de la empresa de los fondos más líquidos(Caja – Bancos) para cubrir sus deudas a corto plazo, es decir que, por cada dólar que la empresa adeuda, de cuantos dólares dispone para pagar, evaluando la capacidad de pago. Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳 = Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳 =
ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE 164.790,32 19115.337,86
Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳𝑳 = 1,43
Esto quiere decir que por cada dólar que la empresa adeuda, dispone de $1.43 para hacer frente a sus pagos, para llegar a una situación financiera buena, la empresa debería tener como base una cantidad mayor de $ 2.00 4.7.2.3
CAPITAL DE TRABAJO
Indica la cantidad de recurso o efectivo que la empresa posee para realizar sus operaciones,
después
de
satisfacer
sus
obligaciones
y
deudas.
𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻 = 𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴𝐴 𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶 − 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶𝐶
𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻 = 164.790,32 − 115.337,86 𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪𝑪 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻𝑻 = 𝟒𝟒𝟒𝟒. 𝟒𝟒𝟒𝟒𝟒𝟒, 𝟒𝟒𝟒𝟒
Significa que la liquidez de operación y la protección hacia los acreedores de corto plazo es de $ 49.452,46. 4.7.2.4
ÍNDICE DE SOLIDEZ
Evalúa la estructura de financiamiento del Activo Total, mientras menor sea la participación del Pasivo Total en el financiamiento del Activo Total, menor es el riesgo financiero para la empresa, mayor es el margen de garantía y seguridad para los acreedores y mayor es la capacidad de endeudamiento.
85
Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺 = Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺 =
PASIVO TOTAL ACTIVO TOTAL
115.337,86 190.862,32
Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺𝑺 = 0,60
Esto quiere decir que la empresa está en capacidad para endeudarse debido a que cuenta con una solidez del 60 % del activo con relación al pasivo. 4.7.2.5
ÍNDICE DE RENTABILIDAD.
Permite conocer la utilidad por cada dólar vendido, este índice cuando es más alto representa una mayor rentabilidad a la empresa. RENTABILIDAD = 𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹 =
UTILIDAD ANTES DE PARTICIPACION E IMPUESTOS x100 CAPITAL
47.515,62 x100 75.524,46
𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹𝑹 = 62,9
Significa el porcentaje de utilidad antes de participación e impuestos con relación al capital o patrimonio, 62,9%, es decir mide la rentabilidad de los fondos aportados por los socios o accionistas 4.7.2.6
ÍNDICE DE ENDEUDAMIENTO
Es el porcentaje de la empresa que le corresponde al propietario Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬 = Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬 =
PATRIMONIO ACTIVO TOAL
75.524,46 190.862,32
Í𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵𝑵 𝑫𝑫𝑫𝑫 𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬𝑬 = 0,40
Significa que el 40% de la empresa corresponde a los propietarios.
86
4.8 PROCESOS 4.8.1 PROCESOS DE COMPRAS GRÁFICO No 3:FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS CONTABILIDAD
COMERCIALIZACIÓN INICIA
REVISA EN EL
BODEGUERO
ENVÍA FACTURA A
KARDEX EL
CONTABILIDAD
Si
EXISTENCIA
FACTURA
No ORDEN DE
CONTABILIZA
COMPRA
REALIZA COMPROBANTES EFECTÚA EL PAGO
JEFE DE COMERCIALIZACIÓN
CHEQUE
AUTORZA
No
Si ENVÍA SOLICITUD AL
CANCELA AL
PROVEEDOR
PROVEEDOR
RECEPCIÓN DE MERCADERÍA
CANCELA AL PROVEEDOR
No APROBACION
Si
Elaborado: Katiana Montenegro
87
CUADRO No 30: PROCEDIMIENTO AL INGRESAR UNA COMPRA RESPONSABLE
PASO
BODEGA
1
ACTIVIDAD
Revisa Existencia y realiza la solicitud de la compra.
ÁREA DE COMERCIALIZACIÓN
2
Verificar la solicitud de la compra y la autorización.
COMPRAS
3
Se realiza la compra de los materiales y el ingreso a bodega.
CONTABILIDAD
4
Contabiliza la Compra. Emite el comprobante de Egreso. Realiza el pago. Emite el Cheque.
Elaborado: Katiana Montenegro
88
4.8.2 POLÍTICAS DE COMPRAS. El requerimiento de la mercadería se lo realizará mediante una orden de Pedido en donde se estipulará: el o los artículos a comprar, la cantidad de cada uno, la fecha en que se realiza
y por último la firma de
responsabilidad de la persona encargada en este caso el Jefe de Comercialización. Toda mercadería que ingresa a la bodega debe ser revisada y comparada con la nota de pedido emitida para constatar que la mercadería
que ingresa es el mismo solicitado, esta etapa estará a
cargo del jefe de bodega. Los pagos a los proveedores se los realizará todos los días Miércoles a partir de las 10:00 a.m. hasta las 4:00 p.m., mediante la emisión de cheques con el fin de mantener un control sobre la Cuenta Bancos, será responsabilidad del Gerente General de Electro comercio Socio Hogar supervisar la emisión de éstos cheques. La emisión de los cheques estará a cargo de la Asistente de Contabilidad. Se emitirán los Comprobantes de Retención en la Fuente antes del Plazo estipulado por la ley que es cinco días hábiles a partir de la fecha de emisión de la factura. Los pagos realizados en efectivo para montos pequeños deberán estar respaldados por un vale de caja o liquidación de compras. Se realizará un libro auxiliar para las compras que se realicen en donde se detallará toda la información necesaria para facilitar su contabilización y la declaración de los impuestos. Se realizará un libro auxiliar de reporte de compras, en donde conste el valor de la compra y los datos generales.
89
CUADRO No 31: FORMATO DE REPORTE COMPRAS ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR REPORTE DE COMPRAS
FECHA
Nº FACTURA
PROVEEDOR
VALOR
OBSERVACIONES
Elaborado: Katiana Montenegro
90
4.8.3 PROCESO DE VENTAS GRÁFICO No 4: FLUJOGRAMA DE VENTAS
VENTAS
CONTABILIDAD
INICIO EMITE LA FACTURA VENTAS RECIBE LA SOLICITUD DE CLIENTE
CLIENTE CANCELA LA FACTURA
EXISTENCIA REALIZA EL DEPÓSITO
SI
NO
COMPRAS
NEGOCIACIÓN DE PRECIOS ALMACÉN ENTREGA LA MERCADERÍA AL CLIENTE
ENVÍA A CONTABILIDAD
COMPROBANTE DE DEPÓSITO
EMITE EL DOCUMENTO
CONTABILIDAD REALIZA EL COMPROBANTE DE INGRESO
CLIENTE REVISA SU PEDIDO
CONTABILIZA ESTÁ
DE
ACUERDO
SI
CLIENTE
NO
RECIBE
FIN
LOS
ARTÍCULOS
Elaborado: Katiana Montenegro
91
CUADRO No 31: PROCEDIMIENTO DE VENTAS
RESPONSABLE
PASO
ACTIVIDAD
VENDEDOR
1
Recepta el pedido del cliente y verifica su existencia en Bodega
BODEGA
2
Entrega el artefacto solicitado por el cliente
ALMACEN
Verifica la calidad del mismo 3 Emite la Factura de Venta correspondiente Recibe el artefacto solicitado
CLIENTE
4
Recibe la factura Cancela su valor Recibe el valor de la venta y lo registra en el diario de ventas
CAJA
5 Realiza el depósito de las ventas diarias Recibe la documentación
CONTABILIDAD
6
Contabiliza Archiva la Documentación
Elaborado: Katiana Montenegro
92
4.8.4 POLÍTICAS DE VENTA La empresa realizará ventas de contado y a crédito. Las ventas a crédito, se las realizarán bajo autorización de su propietario El tiempo máximo de cada crédito dependerá del valor total de la venta, es decir ventas menores de $ 50.00 tendrán un máximo de 30 días para su cancelación, y ventas cuyos valores sean superiores a los $ 50.00 tendrán un tiempo prudencial según sea el caso y su valor total. Se realizarán cierres diarios de Caja para recaudar el dinero de la venta diaria, el mismo que será depositado al día siguiente, en la cuenta Nº 100106535 del Banco Pichincha a nombre de Romero Ante Nelson, propietario del negocio. Se realizarán auxiliares en donde se controle individualmente cada uno de los créditos otorgados para poder facilitar su cobranza. Se entregarán las Facturas correspondientes a la venta realizada. Las Retenciones que se le realicen a la Empresa se tendrá como tiempo máximo que estipula la ley 5 días de espera, pasado este tiempo no se recibirán. Se realizará un libro auxiliar de ventas por día en donde conste el valor de la venta y los datos generales.
93
CUADRO No 32: FORMATO DE REPORTE DE VENTAS ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR REPORTE DE VENTAS TIPO DE VENTA FECHA
NOMBRE CLIENTE
CONTADO
CREDITO
PLAZOS
OBSSERVACIONES
Elaborado: Katiana Montenegro
94
CAPÍTULO V 5.1 CONCLUSIONES Desde el inicio de las operaciones Electrocomercio Socio Hogar no cuenta con un proceso contable que le permita conocer la situación económica de la empresa. A pesar de que la empresa Electrocomercio Socio Hogar, está obligada a llevar contabilidad, no cuenta con este requerimiento, lo único que posee son simples registros de ingresos y egresos, lo que podría ocasionar ciertos inconvenientes con el SRI. Para realizar el control de inventarios la empresa no posee con un método adecuado que le brinde confianza en el manejo de su mercadería. Tomando en cuenta las ventas a crédito se establece el plazo máximo para el pago, tiempo que no se cumple, disminuyendo así las ganancias para la empresa. El dinero de las ventas generadas por mercaderías y cobros realizados a los clientes, no se depositan diariamente en la cuenta de la empresa, sino que permanecen en poder de la cajera o de los cobradores, lo que constituye un riesgo permanente. La empresa no cuenta con un control idóneo del dinero de Caja, no se hacen arqueos a esta cuenta No existe designación de funciones para cada una de las personas que trabajan en la empresa, lo que ocasiona desperdicio de tiempo y de personal al no tener fijadas cuáles son sus responsabilidades.
95
5.2 RECOMENDACIONES La presente investigación debe servir como herramienta útil para el propietario de la empresa por cuanto se ajusta a sus exigencias y necesidades. Poner en marcha el Proceso Contable, cumpliendo las disposiciones legales y normativas vigentes ayudará para que la información financiera y económica constituya un elemento de apoyo para la toma de decisiones por parte del propietario. Manejar cautelosamente el dinero en efectivo, él mismo debe ser depositado diariamente en la cuenta de la empresa. Prohibir la recepción de cheques posfechados, éstos deben ser girados a nombre del propietario y a la fecha. Elaborar la tarjeta KARDEX, correspondiente a cada artículo que posee la empresa disponible para la venta. Otorgar los créditos a los clientes, haciendo cumplir los plazos establecidos, tratando así que estas cuentas se reembolsen a su debido tiempo. Contratar los servicios de un Contador permanente el mismo que se encargará de manejar la información contable con en el fin de que el propietario pueda conocer la verdadera situación económica y financiera de la empresa.
Establecer un calendario mensual o trimestral de cierre de la información, en donde le serán entregados los informes acerca de su situación económica y financiera.
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El Plan de Cuentas que se ha dispuesto se deberá poner en funcionamiento ya que proporcionará ventajas dentro del Proceso. El proceso de compras de las mercaderías se lo debe realizar tomando en cuenta las existencias en bodega y de esta manera se evitará adquirir mercadería ya existente.
97
5.3 BIBLIOGRAFIA Auditoría de Gestión, Milton K. Maldonado E, primera edición, QuitoEcuador Contabilidad General, Mercedes Bravo Valdiviezo 5ta. Edición, editorial Nuevo Día Quito-Ecuador. Contabilidad General Décima Edición 2004, José Rey Pombo, editorial Thomson, editores 5pain Paraninfo, S.A 1 edición, 2da. Reimpresión 2004. Declaraciones sobre normas de Auditoria, tomo I-II-III Diccionario contable, CPA. Nelson Dávalos A., CPA Geovanny Córdova J. Consultoría Organizacional El Asesor Contable ,Expertos Tributación , Guía Práctica actualizada} Hnos. Naranjo Salguero , Contabilidad Comercial y de Servicios ,2006 Laboratorio de contabilidad General Rubén Sarmiento R., décima edición. Marzo 2004, editorial Voluntad Ley de Régimen Tributario Interno 2006 Normas Internacionales de Contabilidad Molina Calvache Antonio C. Análisis e interpretación de los Estados Financieros ,2003 Dra. Cristina Trujillo Ing. Nilo Narváez, Mst. Legislación Práctica y Tributaria, Quito Ecuador. HORNGREN Sundem Elliott, Introducción a la Contabilidad Financiera; Séptima Edición. 98
ECON. JOSÉ Vicente Vásconez Arroyo .- Contabilidad General para el siglo XXI Segunda edición 2002. OROZCO José, Contabilidad General –año 1989 Código de Comercio
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ANEXOS ANEXO No 1: BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL AL 31 DE ENERO DEL 2011 ACTIVO
133.300,00
ACTIVO CORRIENTE
100.500,00
CAJA
500,00
BANCOS
2.500,00
CREDITO TRIBUTARIO DE IVA
2.500,00
INVENTARIOS
50.000,00
CUENTAS POR COBRAR
45.000,00 32.800,00
NO CORRIENTE
800,00
MUEBLES Y ENSERES
2.000,00
EQUIPO DE COMPUTACION Y SOFWARE
30.000,00
VEHICULOS
TOTAL ACTIVO :
133.300,00
PASIVO PASIVO CORRIENTE
62.150,00 55.250,00
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR 52.000,00
PROVEEDORES
3.250,00
CUENTAS POR PAGAR
6.900,00
OBLIGACIONES INSTITUCIONES FINANCIERAS BANCO DEL PICHINCHA
6.900,00
TOTAL PASIVO :
62.150,00
PATRIMONIO
71.150,00
DE APORTACION
71.150,00
CAPITAL
71.150,00
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO :
................................................ GUILLERMO ROMERO PROPIETARIO
133.300,00
…………………………. KATIANA MONTENEGRO CONTADOR
100
ANEXO No 2: LIBRO DIARIO
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" LIBRO DIARIO AL 1 DE ENERO DE 2011
FECHA
DETALLE
PARCIAL
DEBE
HABER
-101-ene-11 Compras
1.200,00
IVA Compras
144,00
Retención en la Fuente
12,00
Bancos Ref. Registro de la compra realizada a Paraíso S.A 01-ene-11
1.332,00
-2Bancos
38.850,00
Impuesto Renta Anticipado
350,00
Venta
35.000,00
IVA Ventas
4.200,00
Ref. Registro de la venta 01-ene-11
-3Servicios Básicos
125,00
Caja Ref. Pago de consumo mensual de Teléfono 01-ene-11
125,00
-4Sueldos y Salarios
1.220,00
Aporte Patronal
136,03
Bancos
1.105,93
IESS por Pagar
250,10
Ref. Pago de Sueldos Suman:
42.025,03 42.025,03
101
ANEXO No 3: LIBRO MAYOR
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" LIBRO MAYOR CAJA
BANCOS
500,00
125,00
375,00 SALDO
CUENTAS POR COBRAR 45.000,00
2.500,00
1.332,00
38.850,00
1.105,93
41.350,00 SALDO
2.437,93 38.912,07
CREDITO TRIBUTARIO 2.500,00
EQUIPO DE CÓMPUTO 2.000,00
INVENTARIO 50.000,00
MUEBLES Y ENSERES 800,00
VEHÍCULOS
PROVEEDORES
30.000,00
CUENTAS POR PAGAR
BANCO PICHINCHA
3.250,00
COMPRAS 1.200,00
52.000,00
CAPITAL
6.900,00
IVA COMPRAS
71.150,00
RETENCIÓN EN LA FUENTE
144,00
VENTAS
IVA VENTAS
35.000,00
SUELDOS Y SALARIOS 1.220,00
12,00
4.200,00
APORTE PATRONAL 136,03
SERVICIOS BÁSICOS 125,00
IESS POR PAGAR 250,10
IMPUESTO RENTA ANT. 350,00
102
ANEXO No 4: BALANCE DE COMPROBACION "ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011
N º
SUMAS CIUENTAS
DEBE
1 CAJA 2 BANCOS 3 MUEBLES Y ENSERES
SALDOS HABER
DEUDOR
500,00
125,00
375,00
41.350,00
2.437,93
38.912,07
800,00
800,00
2.500,00
2.500,00
5 INVENTARIOS
50.000,00
50.000,00
6 CUENTAS POR COBRAR
45.000,00
45.000,00
7 EQUIPO DE CÓMPUTO
2.000,00
2.000,00
30.000,00
30.000,00
4 CRÉDITO TRIBUTARIO
8 VEHÍCULOS 9 PROVEEDORES
ACREEDOR
52.000,00
52.000,00
10 CUENTAS POR PAGAR
3.250,00
3.250,00
11 BANCO PICHINCHA
6.900,00
6.900,00
71.150,00
71.150,00
12 CAPITAL 13 COMPRAS 14 IVA EN COMPRAS
1.200,00
1.200,00
144,00
144,00
15 RETENCIÓN EN LA FUENTE 16 VENTAS 17 IVA EN VENTAS
12,00
12,00
35.000,00
35.000,00
4.200,00
4.200,00
18 IMPUESTO RENTA ANTICIPADO
350,00
350,00
19 SERVICIOS BÁSICOS
125,00
125,00
1220,00
1220,00
136,03
136,03
20 SUELDOS Y SALARIOS 21 APORTE PATRONAL 22 IESS POR PAGAR
250,10 Suman:
250,10
175.325,03 175.325,03 172.762,10 172.762,10
103
ANEXO No 5: ESTADO DE RESULTADOS "ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" ESTADO DE RESULTADOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 INGRESOS
35.000,00
OPERACIONALES VENTAS
35.000,00
( - ) COSTO DE VENTAS
26.200,00
INV.INICIAL DE MERCADERÍAS
50.000,00
COMPRAS
1.200,00
MERCADERÍA DISPONIBLE PARA VENTA.
51.200,00
INV.FINAL DE MERCADERIAS
25.000,00
UTILIDAD BRUTA EN VENTAS:
8.800,00
GASTOS OPERACIONALES :
1.481,03
GASTOS ADMINISTRATIVOS SERVICIOS BÁSICOS
1.481,03 125,00
SUELDOS Y SALARIOS
1.220,00 136,03
APORTE PATRONAL UTILIDAD ANTES DE 15% TRAB.E IMPUESTO RENTA:
7.318,97
( - ) 15% PARTICIPACIÓN TRABAJADORES:
1.097,85
UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO A LA RENTA
6.221,12
( - ) 24% IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR:
1.493,07
UTILIDAD DEL EJERCICIO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 :
4.728,05
………………………….
............................
GUILLERMO ROMERO
KATIANA MONTENEGRO
PROPIETARIO
CONTADOR
104
ANEXO No 6: BALANCE FINAL
"ELECTROCOMERCIO SOCIO HOGAR" BALANCE DE SITUACIÓN FINAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2011 163.601,07
ACTIVO
137.281,07
ACTIVO CORRIENTE CAJA
375,00
BANCOS
38.912,07
IMPUESTOS ANTICIPADOS
2.850,00
CRÉDITO TRIBUTARIO DE IVA IMPUESTO ANTICIPADO RENTA
2.500,00 350,00
CUENTAS POR COBRAR
45.000,00
IVA EN COMPRAS
144,00
INVENTARIOS
50.000,00
26.320,00
NO CORRIENTE MUEBLES Y ENSERES
800,00
( - ) DEPRECIACIÓN ACUMULADA
80,00
EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y SOFWARE
2.000,00
( - ) DEPRECIACIÓN ACUMULADA
400,00
VEHÍCULOS
30.000,00
( - ) DEPRECIACIÓN ACUMULADA
6.000,00
163.601,07
TOTAL ACTIVO :
69.203,02
PASIVO
69.203,02
PASIVO CORRIENTE IVA EN VENTAS
4.200,00
CTAS Y DCTOS POR PAG. PROVEED. LOCALES PROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR
55.250,00 52.000,00 3.250,00
OBLIGACIONES CON INST.FINAC.LOCALES BANCO DEL PICHINCHA
6.900,00 6.900,00
OBLIGACIONES CON LA ADMINIST.TRIBUTARIA IMPUESTO RETENIDO RENTA
12,00 12,00
OBLIGACIONES IMP.RTA POR PAG.DEL EJERC. IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR
1.493,07 1.493,07
OBLIGACIONES CON EMPLEADOS IESS POR PAGAR
1.347,95 250,10
105
15% PARTICIPACIÓN EMPLEADOS POR PAGAR
1.097,85
TOTAL PASIVO :
69.203,02
PATRIMONIO
94.398,05
DE APORTACIÓN
89.670,00
CAPITAL
89.670,00
DE RESULTADOS
4.728,05
UTILIDAD DEL EJERCICIO 2011:
4.728,05
163.601,07
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO :
................................................... GUILLERMO ROMERO
…………………………. KATIANA MONTENEGRO
PROPIETARIO
CONTADOR
106