UNIVERSITEIT STELLENBOSCH FINANSIËLE BELEID. Inleiding. 1. Begroting 1.1 Begroting vir Kapitaalitems en kapitaalwerke

UNIVERSITEIT STELLENBOSCH FINANSIËLE BELEID

Inleiding

1.

Begroting 1.1

2.

Begroting vir Kapitaalitems en kapitaalwerke

Finansiële strukture en boekhouding 2.1

Skep van nuwe kostepunte

2.2

Sluit van kostepunte

2.3

Boekhouding van entiteite wat buite die US val

2.4

Interdepartementele transaksies

2.5

Grootboekjoernale

2.6

Inventarisse

2.7

Uitreik van amptelike fakture

2.8

Krediet op ŉ debiteurerekening

2.9

Bankrekeninge

2.10 Kredietkaarte 2.11 Kleinkasfondse 2.12 Verkryging van goedere en dienste 2.13 Versoeke vir tjek- of elektroniese betaling 2.14 Vereistes waaraan krediteure fakture moet voldoen vir betaling 2.15 Heruitreiking van tjeks wat gestop is 2.16 Kredietkaartfasiliteit vir betalings aan US 2.17 Kassiere en inbetaling van fondse 2.18 Kontantontvangste 2.19 Tjekontvangste en regstreekse inbetalings op die US-bankrekening 2.20 Skenkings en skenkingskwitansies 2.21 Beleggings en rente op fondse 2.22 Hantering van na-aftrede mediese voordele en studiegeld vrystellings binne kostepunte 2.23 Toeslag op bruto derdegeldstroominkomste 2.24 Instel en bedryf van interne finansiële heffings 2.25 Hantering van uitgediende of oortollige bates 2.26 Ouditfooie 2.27 Versekeringseise 2.28 Voorskotte

3.

Statutêre vereiste 3.1

BTW

3.2

Beleid vir buitelandse betalings volgens die regulasies van die Suid-Afrikaanse Reserwebank en die US

3.3

4.

Wysigingswet op wissels rakende die kruising van tjeks

Interne reëls en regulasies 4.1

Internet dienste

4.2

Geskenke

4.3

Interne lenings

4.4

Nota- en lidmaatskapgelde

4.5

Onthale

4.6

Telefoonlyne

4.7

Privaat telefoonoproepe en internet gebruik

4.8

Beleid en prosedure met betrekking tot selfone en datakaarte

4.9

Reis en verblyf

4.10 Persoonlike uitgawes 4.11 Aankoop van akademiese/posverwante handboeke 4.12 Aanbieding van konferensies en kongresse uitgesluit kort kursusse 4.13 Drukkerskasette 5.

Vergoedingsake 5.1

6.

7.

Onafhanklike kontrakteurs en werkloosheidsversekeringswetgewing

Navorsing 6.1

Navorsingskostepunte

6.2

Rektorstoekenning vir voortreflike navorsing

6.3

SOS Publikasiefondse

6.4

Navorsingsfinansies – Indien van eise en finansiële state

6.5

Volkoste vir navorsing en navorsingsverwante kontrakte

Finansiële Verslagdoening 7.1 Finansiële verslagdoening

8.

Beleide vir Afdeling Finansies 8.1

Finansiële riglyne ten opsigte van aankope en verkope van drank in koshuisklubs

8.2

Finansiële Bestuur van e-Kampusprojekte

8.3

Lidmaatskap van professionele verenigings vir lede van die Rektor se Bestuurspan

8.4

Skakeling met bankinstellings

8.5

Die verhuring van sportfasiliteite aan buitegroepe



9.

Aankoop en Tender beleid en prosedure

10.

Organisatoriese Eenhede Beleid insake sentrums, buro’s en institute (SBI’s) & Administratiewe prosedures ten opsigte van die Organisatoriese Eenheid (OE) struktuur

11.

Beleid vir die naamgewing en vernoeming van geboue, lokale en ander fasiliteite/persele

12.

Regsentiteite

INLEIDING Die reëls en regulasies soos vervat in die Finansiële Beleid van die Universiteit is van toepassing op alle finansiële aktiwiteite en transaksies binne die Universiteitsomgewing, ongeag die bron van befondsing. Dit is elke persoon se plig om toe te sien dat hy/sy binne hierdie reëls en regulasies handel. Enige persoon wat nie binne die reëls en regulasies handel nie, stel hom/haar bloot aan dissiplinêre optrede. Die primêre doel van die finansiële beleid is om te verseker dat alle finansiële transaksies voldoen aan die Universiteit se vereistes rakende interne beheer, finansiële aanspreeklikheid en die bestuur van finansiële risiko’s, asook die nakoming van alle wetlike en finansiële vereistes soos bepaal deur die Wette van SuidAfrika, die Ontvanger van Inkomste en enige ander instansies wat fondse aan die Universiteit betaal. Vervolgens word elke beleidsdokument aangebied teen die raamwerk van ŉ beleidnommer, die beleid en ander moontlike reëls van toepassing op die beleid self en ook melding van ŉ primêre kontakafdeling aan die einde van elke beleid. Vir die doeleindes van die skrywe is ŉ afdeling waar nodig, verdeel met die oog op verfyning van kernverantwoordelikhede. ŉ Afdeling soos Studentegelde en Debiteure sal daarom bloot gelys wees as Studentegelde indien die beleid handel oor studentegeldaangeleenthede en nie as Studentegelde en Debiteure nie.

1.1 BEGROTING VIR KAPITAALITEMS EN KAPITAALWERKE Bestek: Die beleid verskaf die riglyne rakende die begroting van kapitaalitems en kapitaalwerke op die finansiële stelsel van die US. Beleid: Kapitaalitems word gedefinieer as items wat weens hulle waarde toegevoeg word op die bateregister van die universiteit en sodoende deel vorm van versekeringsdekking in geval van skade. Daar word met behulp van program FBG100P (Begroting vir Meubels, Toerusting en Rekenaars) vir kapitaalitems begroot. Die begrotingsnommer wat deur die stelsel toegeken word nadat die program uitgevoer is, moet gebruik word met die voltooiing van rekwisisies wanneer die begrote items bestel/aangekoop word. Sodra die items deur die Dekaan of departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof bewillig is, word die begrotingsbedrag, in die geval van departementele fondse, d.m.v. program FBG100P rekenaarmatig na die betrokke kostepunt oorgedra. Fondse word na rekeningnommer 6975 van die betrokke kostepunte oorgedra. LW: Program FBG100P koppel outomaties die begrote items met die betrokke rekeningnommer 6975. Alle bate-items, ook bate-items wat aangekoop word uit navorsingsfondse en alle ander fondse wat deur die US geadministreer word moet vir inventaris doeleindes met behulp van program FBG100P ingevoer word. Kapitaalwerke kan kortliks omskryf word as enige wysiging wat aan vaste strukture van die US aangebring word byvoorbeeld die toevoeg van lugreëlaars; die aanbring van boekrakke ens. Die invoer vir die Begroting van kapitaalwerke vind plaas met behulp van program FBG115P. Nadat dit deur die dekaan bewillig is, hanteer die afdeling Fisiese infrastruktuur die versoek outomaties. Dit sal nie nodig wees om ‘n rekwisisie in die verband te voltooi nie. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.1 SKEP VAN NUWE KOSTEPUNTE Beleidnommer: 032B/13/09/06 Bestek: Die beleid verskaf die riglyne ten opsigte van die skep van ŉ nuwe kostepunt. Beleid: 

Wanneer ’n departement aansoek doen vir ’n kostepunt moet ’n kostepunt aansoekvorm deur die departement ingevul word, soos gevind op afdeling Finansies se webblad.



Wanneer die aansoek terugontvang word moet die normale kostepunt aansoekvorm ingevul word deur die betrokke Rekenmeester by Afdeling Finansiële Dienste en deurgegee word aan die verantwoordelike persoon vir goedkeuring van kostepunte by Finansiële Dienste waarna Afdeling Finansiële- en Bestuurstelsels dit skep.



’n Outomatiese epos word aan die volgende persone gestuur sodra die kostepunt geskep word: Verantwoordelike Persoon en Rekenkundige Beampte Navraag programme: Gebruikers: FFB244P Gebruikers: FFB166P Beamptes: FFB224P

Kostepunte per USnr Kostepunt toegang per gebruiker Om kostepunte per USnr na te slaan



Nuwe kostepunte word gekoppel aan die persoon wat verantwoordelik is vir die kostepunt en nie aan die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof nie tensy dit ŉ departementele kostepunt is. Indien die persoon nie oor ’n US nommer beskik nie word dit aan die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende gekoppel.



Geen Alfa/Numeriese kostepunte word meer geskep nie.



Kostepunte ouer as 5 jaar mag hergebruik word. ŉ Kostepunt aansoekvorm moet weer voltooi word ten opsigte van die naamsverandering en verantwoordelike persoon wysiging.



Studentevereniging kostepunte: Die opening en sluit van alle SV-kostepunte sal slegs plaasvind met die goedkeuring van die SR-lid vir Verenigings.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste Finansiële en Bestuurstelsels

2.2 SLUIT VAN KOSTEPUNTE Bestek: Die beleid bevat die US se werkswyse tydens die sluit van kostepunte. Beleidnommer: 048A/13/09/06 Beleid: Aangesien die sluit van kostepunte binne verskeie omgewings probleme veroorsaak word die volgende werkswyse voorgestel: 

Versoeke vir die sluit van kostepunte moet gerig word aan Finansiële- en Bestuurstelsels. Finansiëleen Bestuurstelsels kontroleer die volgende: 

dat die saldo van die kostepunt nul is. Indien enige surplusse/tekorte binne die kostepunt bestaan, moet die departement ŉ kostepunt aandui waaruit die surplus/tekort oorgedra kan word. ’n Versoek tot oordrag van fondse word aan die Rekenmeester by Finansies wat verantwoordelik is vir oordragte gestuur;



dat daar geen verpligtings op die kostepunt is nie, indien wel, moet die Departement die verpligtings hanteer en afdeling Finansiële- en Bestuurstelsels in kennis stel sodra die verpligtings afgewerk is;



dat daar geen bates op die kostepunt is nie, indien wel, word Finansiële Beplanning en Batebestuur versoek om die aktiewe bates te skuif na die aangeduide kostepunt;



dat indien die kostepunt rente verdien, Finansiële Beplanning en Batebestuur die rente-indikator verander na die aangeduide kostepunt en



dat geen salarisse uit die kostepunte betaal word nie. Indien wel word Menslike Hulpbronne in kennis gestel.



Sodra terugvoer van bogenoemde omgewings ontvang word, sal Finansiële- en Bestuurstelsels voortgaan om die kostepunt te sluit.

Dit bly egter die departement se verantwoordelikheid om: 

kostepunte te identifiseer wat gesluit moet word en Finansiële Dienste of Finansiële- en Bestuurstelsels in kennis te stel daarvan;



alle verpligtings af te handel en



aan te dui waarheen die surplus/tekort, rente en bates geskuif moet word.



Studentevereniging kostepunte: Die opening en sluit van alle SV-kostepunte sal slegs plaasvind met die goedkeuring van die SR-lid vir Verenigings.

PERSONEELLEDE WAT DIE US SE DIENS VERLAAT Kostepunte van persone wat die Universiteit se diens verlaat moet: 

deur Afdeling Finansiële- en Bestuurstelsels en/of die betrokke departement/afdeling identifiseer word sodra die persoon die universiteit se diens verlaat en die kostepunte deurgee aan die betrokke Rekenmeester by Finansiële Dienste om:

 

skoongemaak en gesluit te word of die Dekaan en/of Viserektor (Navorsing) moet aanbeveel wat met die personeellid se navorsingsfondse moet gebeur. Riglyne: K-kostepunte: Navorsingsfondse: Rektorstoekenning Statutêre Rade: Vestigingsfondse:

Terug na Subkomitee A, B of C (B268A, B268B of B268C) Reageer op Aanbeveling van Dekaan en/of Viserektor (Navorsing) Terug na B064 Terugbetaalbaar aan Statutêre Raad Terug na Dekaan

SLUIT EN OOPMAAK VAN KOSTEPUNT REKENING KOMBINASIES: 0999 Geen salaris kostepunt rekening kombinasie mag gesluit word tydens die laaste week van die maand wanneer afdeling Vergoeding salarisse posteer nie. Die korrekte kostepunt moet deur die betrokke departement aan Menslike Hulpbronne gegee word ten opsigte van die postering vir die volgende maand. Kontak afdeling: Finansiële- en Bestuurstelsels

2.3 BOEKHOUDING VAN ENTITEITE WAT BUITE DIE US VAL Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne wat geld indien die US ŉ entiteit se boekhouding doen wat buite die US val. Beleid: Enige entiteit waarvan die Universiteit die boekhouding gaan behartig moet 'n lasgewingsooreenkoms in hierdie verband onderteken. Die lasgewingsooreenkoms sal die regsverhouding tussen die partye reël. Kontak afdeling: Finansies

2.4 INTERDEPARTEMENTELE TRANSAKSIES Bestek: Die beleid bevat reëls en regulasies van die US ten opsigte van die betaling vir dienste of produkte gelewer tussen interne departemente via ŉ interdepartementele rekwisisie. Beleid: DOEL VAN ‘N INTERDEPARTEMENTELE REKWISISIE   

Die funksie van ŉ interdepartementele rekwisisie as sodanig is om fondsverskuiwing tussen twee verskillende OE’s daar te stel. Hierdie fondsverskuiwing is ook slegs geregverdig wanneer vir goedere of dienste gelewer deur ŉ interne departement/afdeling, betaal word deur ŉ ander departement/afdeling wat die rekwisisie aanvra. Basies Dept. X lewer ŉ diens aan Dept. Y waarvoor dmv ŉ interdepartementele rekwisisie betaal word.

DIE PRAKTYK Dit het egter aan die lig gekom dat hierdie funksie binne sekere omgewings wanbestuur word, deurdat dit aangewend word om fondsverskuiwings tussen verskillende kostepunte binne dieselfde OE te bewerkstellig, wat tot gevolg het:   

belastingontduiking, regstellings tussen rekeninge wat slegs dmv joernale aangebring moet word en/of oordragte tussen kostepunte wat slegs dmv oordragsjoernale mag geskied.

VOORKOMING     

Die interdepartementele rekwisisieprogram (EAS505P) is sodanig aangepas dat slegs die OE’s wat werklik dienslewerings- funksies verrig, gelys is vir seleksie. (F1 op die Gerig aan veld) byvoorbeeld, US drukkery, Studentegelde, IT ens.) Ook ander OE’s wat nie tradisioneel as diens OE’s geklassifiseer word nie, maar wat wel interne funksies verrig, is gelys, byvoorbeeld Innovasie om die projektus kursusse te akkommodeer. Slegs hierdie OE’s word ook toegelaat om die herkanalisering van fondse uit te voer (EAS125P). Alle ander transaksies moet dmv ŉ joernaaltransaksie deur die Fakulteitsrekenmeester by Finansiële Dienste afgehandel word. Indien u OE wel as dienslewerings-OE geïdentifiseer moet word en nie tans op die lys voorkom nie, kan u met ŉ skriftelike motivering by u fakulteitsrekenmeester aansoek doen vir oorweging.

NUWE DIENSLEWERENDE OE’s Indien u wil aansoek doen om die huidige OE om te skakel na ŉ dienslewerende OE, moet u beampte by Finansiële Dienste kontak. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.5 GROOTBOEKJOERNALE Bestek: Die beleid bepaal wanneer ŉ joernaaltransaksie toelatend is en die vereistes waaraan voldoen moet word wanneer ŉ joernaalrekwisisie voltooi word. Beleid: Die doel van grootboekjoernale is uiteenlopend van aard. Die joernale word onder andere gedoen om die volgende redes: 

Oorplasing van fondse tussen kostepunte



Jaareindprosedures, byvoorbeeld Voorsiening van waardevermindering



Herallokering van uitgawes



Regstelling van foutiewe te boekstellings



Verdeling van uitgawes (waar meer as een kostepunt deel in 'n betrokke uitgawe)

Geen joernaaltransaksie sal uitgevoer word alvorens die versoek vir sodanige transaksie nie behoorlik gemagtig is deur die betrokke verantwoordelike persoon nie. Versoeke vir joernaaltransaksies moet in alle gevalle duidelik gemotiveer word. In alle gevalle waar versoek word dat uitgawes geherallokeer moet word, hetsy tussen verskillende kostepunte, projekte en/of rekeninge, moet die detail van die oorsprong van die aanvanklike transaksies by die joernaalversoek aangeheg word. Sorg moet gedra word tydens die voltooiing van uitgawe rekwisisies dat die korrekte rekeninge aangedui word om onnodige regstellings later te vermy. In gevalle waar meer as een kostepunt deel in 'n bepaalde uitgawe moet daar gepoog word om reeds met die te boekstelling van die oorspronklike uitgawe, die korrekte kostepunte en rekeninge aan te dui. Versoek vir fondsoordragte sal nadat die betrokke Finansiële Dienste beampte dit nagegaan het vir korrektheid, na die Afdeling: Rekenmeesters verwys word vir afhandeling. Oordrag van fondse van en na navorsingsfondse is onderhewig aan die voorwaardes soos deur die betrokke navorsingsborg uiteengesit. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.6 INVENTARISSE Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op die byhou van die inventarisregister van die US. Beleid: Jaarliks gedurende Mei word die verantwoordelike amptenare van alle lokale aan die Universiteit per omsendbrief waarin volledige instruksies vervat is, versoek om die inhoud van die lokale te kontroleer en die inventarisse rekenaarmatig te sertifiseer met behulp van program EBR001P. Hierdie handeling is noodsaaklik ten einde verantwoording te doen van alle bate-items en om te verseker dat alle bates teen ŉ realistiese waarde verseker is. Alle bates wat ook tuis gebruik word of om een of ander rede in transito is, is dit noodsaaklik om dmv program EBR050P die bate in Transito te plaas. Indien ŉ goedgekeurde Transito versoek ontbreek sal hierdie items ten tye van diefstal nie verseker wees nie. Wanneer ŉ personeellid die Universiteit se diens verlaat of na ŉ ander departement/afdeling oorgeplaas word, moet die hoof van die departement/afdeling seker maak dat die inventarisrekord met die bates in die lokaal(e) ooreenstem. Die Universiteit se interne sowel as eksterne ouditeure sal gedurende die jaar steekproewe by departemente/afdelings doen ten einde vas te stel of die Universiteitsvoorskrifte korrek nagekom word. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.7 UITREIK VAN AMPTELIKE FAKTURE Beleidnommer: 040A/25/03/09 Bestek: Die beleid verskaf die reëls en regulasies van die US ten opsigte van die uitreik van debiteursfakture en die inkomsterekeninge wat gebruik moet word wanneer ’n faktuur uitgereik word. Beleid: ALGEMEEN 

Alle buitewerk wat deur departemente gelewer word, moet via die debiteurestelsel gefaktureer word.



Departemente skep hul eie fakture met behulp van program FDB030P. ’n Faktuur wat geskep word vir ’n debiteur wat meer as 90 dae uitstaande is met ’n betaling, sal deur die stelsel geweier word. Kontak die Debiteure afdeling vir die nodige aanpassing en/ of regstelling.



Die betrokke departement wie se debiteur(e) uitstaande skuld van meer as 90 dae het, is verantwoordelik vir die opvolg van die betrokke debiteur(e), aangesien ander departemente hierdeur beïnvloed word.



Alle betalings ontvang, moet of na die Debiteure afdeling verwys word, of direk inbetaal word by die kassiere op die betrokke debiteurskode. Betalings ten opsigte van fakture mag nooit op ŉ departementele kostepuntrekening (begrotingskostepunt) inbetaal word nie.



Versoeke vir kredietnotas moet aan die Debiteure afdeling gestuur word. Hierdie versoeke met volledige motivering en bewyse moet deur die afdelings- of departementshoof goedgekeur word.



’n Projekopdrag wat oor ’n termyn in fases afgehandel word, mag nie vooruit gefaktureer word nie. Fakture moet geskep word na gelang ’n fase afgehandel is.



Enige skenking aan die Universiteit Stellenbosch wat kwalifiseer vir ŉ Artikel 18(A) skenkingskwitansie, mag nie per faktuur aangevra word nie. Die prosedure onder punt 10, Skenkings en Skenkingskwitansies moet gevolg word. Die volgende debiteure programme is beskikbaar: FDB030P FDB050P FDB060P FDB070P FDB120P FDB095P FDB125P

-

Skep van fakture Faktuur navrae Debietnota navrae Kredietnota navrae Staatnavrae Navraag - Debiteur status Globale navraag

SKEP VAN FAKTURE Alle buitewerk, navorsing, konsultasie en goedere wat deur departemente gelewer word, moet gefaktureer word via die debiteurestelsel. Alle fakture wat uitgereik word, moet goedgekeur word deur die persoon teen wie se kostepunt die faktuur uitgereik word of die departementshoof/dissipline hoof/uitvoerende hoof. Die persoon wat die faktuur uitreik moet die korrekte inkomsterekening gebruik. Indien daar enige twyfel is moet Finansiële Dienste gekontak word. Geen fakture mag op Universiteit Stellenbosch briefhoofde of met rekenaarprogramme geskep word nie. Die debiteurestelsel moet ten alle tye gebruik word om fakture te skep. Die volgende inkomsterekening word gebruik tydens die laai van binnelandse fakture:



5388 -

Inkomste borgskappe: Borgskappe word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.



5413 -

Opdragnavorsing: Fondse verkry vir kontraknavorsing word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.



5415 -

Verkope nulkoers: Fondse verkry uit die verkoop van vrygestelde produkte (meestal landbouprodukte) word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie.



5597 -

Diverse inkomste (Belasbaar): Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer, navorsing en enige ander belasbare lewerings gedoen, word teen die inkomsterekening inbetaal, uitgesonder betalings vanaf die NNS, WNK, ander statutêre rade en inkomste wat spesifiek tuishoort onder een van die genoemde inkomsterekeninge. BTW word gehef.



5267 -

Departement Waterwese en Bosbou: Fondse ontvang vanaf die Departement Waterwese en Bosbou word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.



5270 -

DST inkomste: Fondse ontvang vanaf DST word teen die inkomsterekening inbetaal



5307 -

Waternavorsingskommissie: Fondse ontvang vanaf die Waternavorsingskomissie word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef.



5387 -

Inkomste Beurse: Fondse ontvang vir die uitbetaling van beurse. Geen BTW word gehef nie.



5777 -

Inkomste ontvang vir die bywoning van opvoedkundige kursusse, seminare of Geen BTW word gehef nie.

kongresse.

 Die volgende inkomsterekening word gebruik tydens die laai van buitelandse fakture:       

5777 -

Inkomste ontvang vir die bywoning van opvoedkundige kursusse, seminare of kongresse.

5387 -

Inkomste Beurse: Fondse ontvang vir die uitbetaling van beurse.

5598 -

Inkomste Buitelands Nulkoers: Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer en enige ander belasbare lewerings gedoen word teen die inkomsterekening inbetaal.

5592 -

Inkomste Buitelands Vrygestel: Inkomste ontvang van die buiteland vir die maak van niebelasbare lewerings, uitgesluit inkomste wat tuishoort onder 5777,5387 of 5373 (skenkings).

Let wel geen BTW word gehef op enige inkomste vanaf die buiteland nie. Geen fakture mag teen die inkomsterekening 5596 gelaai word, sonder vooraf toestemming deur Finansiële Dienste nie. Kontak afdeling: Debiteure

2.8 KREDIET OP ‘N DEBITEURSREKENING Bestek: Die beleid bevat die US se reëls ten opsigte van die uitbetaling van ŉ krediet op ŉ debiteursrekening. Beleid: Geen krediet op ŉ debiteur se rekening sal uitbetaal word tensy ŉ versoek van die maatskappy vir die uitbetaling daarvan ontvang word nie. Die uitbetalings moet goedgekeur word deur die Adjunk direkteur: Studentegelde en Debiteure. Kontak afdeling: Debiteure

2.9 BANKREKENINGE Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op bankrekeninge buite die US. Beleid: Die Universiteit Stellenbosch volg 'n beleid van gedeeltelike gedesentraliseerde finansiële bestuur. Met die implementering van die VSB model sal dit in 'n toenemende mate gedesentraliseer word. Die afwenteling van gesag rakende die uitvoering van beleid en prosedures, soos deur die Raad goedgekeur, gaan egter gepaard met bepaalde verantwoordelikhede. Die finansiële beleid van die Universiteit word saamgevat in die Finansiële Beleid, wat op die Universiteit se webwerf onder aanlyndienste vir personeel beskikbaar is. Volgens die goedgekeurde beleid moet alle finansiële bedrywighede van departemente, afdelings, institute, buro's, sentra en ander universiteitsverwante aktiwiteite slegs via die Universiteit se finansiële stelsel hanteer word. Aparte bankrekeninge mag dus nie deur bogenoemde entiteite geskep word vir hulle aktiwiteite nie, aangesien sodanige transaksies dan nie onderworpe sal wees aan die Universiteit se beleid en prosedures asook die interne en eksterne oudit van die Universiteit nie. Indien sulke gevalle wel voorkom, sal dit deur die Universiteit se forensiese ouditeure ondersoek word en sal die werknemers onderhewig wees aan moontlike dissiplinêre optrede deur die Universiteit. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.10 KREDIETKAARTE Bestek: Die beleid bevat die US se reëls ten opsigte van die bestaan van kredietkaarte binne die US omgewing. Beleid: Geen korporatiewe kredietkaarte mag in enige US omgewing bestaan nie. Indien aankope wel met ŉ persoonlike kredietkaart aangegaan is mag geen tjek aangevra word teen kostepunte deur slegs die kredietkaartstaat as bewys in te dien nie, die nodige fakture moet aangeheg wees. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.11 KLEINKASFONDSE Bestek: Die beleid bevat die algemene, rekonsiliasie en oorhandigingsprosedures soos van toepassing op alle kleinkasfondse. Beleid: ALGEMENE PROSEDURES 

Aansoeke vir kleinkasfondse moet skriftelik gerig word aan die Adjunk direkteur: Finansiële Dienste. Die maksimum kleinkasaanvraag word beperk tot R1000. 'n Formele kleinkasaansoekvorm moet voltooi word waarin die betrokke departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof/ afdelingshoof onderneem dat fondse in ooreenstemming met die beleid en prosedure aangewend sal word.



Oorhoofse kontrole en tekenmagtiging berus by die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof/afdelingshoof. Hy en die verantwoordelike persoon moet albei teken op die kleinkasaanvullingsvorm.



Weens belastingimplikasies mag geen uitbetalings ten opsigte van vergoeding aan 'n persoon gemaak word nie. In so geval moet Menslike Hulpbronne gekontak word.

REKONSILIASIE PROSEDURES Kontant op hande moet periodiek deur die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof/ afdelingshoof bevestig word om te verseker dat kleinkasfondse op hande wel korrek is (Voorskot aankoopbewyse = kontant op hande). Die kleinkasaanvullingsvorm moet deur die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof/afdelingshoof onderteken word as bewys dat die fisiese kontant op hande nagegaan is en dat dit ooreenstem met die bedrag volgens die rekonsiliasie. Dit is belangrik dat die rekonsiliasie blokkie op die kleinkasaanvullingsvorm voltooi moet word vir kontrole doeleindes. 

Die kleinkasaanvullingsvorm is beskikbaar by Afdeling Finansiële Dienste, waarop die uitgawes gelys word en die oorspronklike bewyse word hierby aangeheg.



’n Tjekrekwisisievorm moet saam met die kleinkasaanvullingsvorm en die oorspronklike bewyse aan die betrokke Fakulteitsbeampte gestuur word Indien die kleinkasaanvullingsvorm nie behoorlik voltooi en voldoende gemagtig is nie, sal die kleinkasaanvulling nie verwerk word nie en aan die betrokke departement / afdeling teruggestuur word.



Oorspronklike, amptelike fakture of kwitansies wat aan beleidsvoorskrifte voldoen, moet as bewyse by kleinkasuitbetalings dien.



Die kleinkas moet gereeld bygehou en gebalanseer word aangesien dit te eniger tyd deur die interne/eksterne ouditeure en/of Afdeling Finansies geoudit mag word.



Die maksimum uitbetaling per transaksie uit die kleinkas is R250.



Kleinkasfondse moet apart van enige persoonlike rekeninge geadministreer word. Die doel van die kleinkas is juis om kontant geredelik beskikbaar te hê vir die aangaan van kleiner diverse transaksies.



Geen persoonlike voorskotte word uit die kleinkas toegestaan nie.



Persoonlike fondse mag onder geen omstandighede vir kleinkasaankope gebruik word nie. Indien die waarde van transaksies nie toelaat dat aankope uit die kleinkas gedoen kan word nie behoort 'n aankoop rekwisisie vir die betrokke beplande uitgawe ingesleutel te word.



Geen inkomste, van watter aard ook al, mag as aanvulling tot die kleinkas dien nie.



Die verantwoordelike persoon mag nie uit sy eie sak die kleinkas aanvul nie. Die bedrag gevra mag nooit meer wees as die bedrag van die oorspronklike kleinkasvoorskot nie.



Geen persoonlike uitgawes mag uit die kleinkasfondse betaal word nie.

OORHANDIGINGSPROSEDURES 

’n Onderneming word eenmalig deur die kleinkashouer onderteken waarin verklaar word dat die kleinkasvoorskrifte bestudeer en aanvaar is.



Die kleinkasaanvulling sal geskied per ongekruisde tjek.



Die betrokke kleinkastjek sal slegs aan die begunstigde, soos aanvanklik op die tjekrekwisisie aangedui, na behoorlike identifikasie, by afdeling Finansiële Dienste , oorhandig word.



Kontant moet in 'n geldtrommel gebêre word wat in 'n brandkas of versterkte liasseerkabinet toegesluit moet wees. Aangesien die Universiteit nie verseker is teen geld wat wegraak nie, moet die kontant tot 'n minimum beperk word.



Slegs die verantwoordelike persoon in beheer van die kleinkasuitbetalings mag die sleutel van die geldtrommel hou. ’n Duplikaatsleutel moet in ’n verseëlde koevert by Me HM Pieterse, Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur bewaar word. Op Tygerberg kampus is die verantwoordelike persoon Me S Schoeman en op Bellvillepark is dit mnr P Gerber.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.12 VERKRYGING VAN GOEDERE EN DIENSTE Bestek: Die beleid bevat algemene inligting rakende die verkryging van goedere en dienste, die funksies van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste en die insleutel van rekwisisies op die US se finansiële stelsel. Beleid: DIREK VAN VERSKAFFERS 

Kontrole oor die beskikbaarheid van fondse is die verantwoordelikheid van elke navorser, voorsitter of afdelingshoof en word ook tydens die invoer van 'n bestelling rekenaarmatig getoets.



Slegs voorafgemagtigde persone by departemente/afdelings kan rekwisisies goedkeur.



Enige aankope by 'n krediteur (maatskappy) van die Universiteit moet rekenaarmatig met 'n amptelike Universiteitsbestelling gedoen word. Maak ook vooraf seker of die items nie in voorraad gehou word nie.



Géén betaling kan sonder 'n amptelike bestelnommer geskied nie. Fakture ontvang sonder ŉ amptelike bestelnommer sal nie betaal word nie.



BTW kan slegs op oorspronklike fakture teruggeëis word.



Alle Aankooprekwisisies ingevoer met program EAS500P, word deur Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste verwerk en die bestelvorm word aan die betrokke maatskappy gepos, gefaks of per e-pos versend.



Alle diens-, huur-, instandhoudings- en ander kontrakte word deur die Uitvoerende Direkteur Finansies of sy gemagtigde onderteken.



Vir meer besonderhede oor die benutting van kontrakte byvoorbeeld chemikalieë, skryfbehoeftes, ens. kontak: Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, telefoonnommer 808-4500.



Aankope van mikrorekenaars, -programmatuur en verwante toerusting geskied in oorleg met die Direkteur: Informasietegnologie.



Aankope van oudiovisuele apparaat moet in oorleg met Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geskied.



Aankope van bate-items kan slegs geskied indien daar 'n begrotingsnommer vir die spesifieke item bestaan.

ONTTREKKING VAN VOORRAAD 

Aanvra van voorraad uit die betrokke stoor geskied rekenaarmatig per voorraadrekwisisie met program EAS501P. (Verwerking van Voorraad-rekwisisies.)

BUITELANDSE BESTELLINGS 

Vir die aankoop van duurder toerusting vanaf die buiteland of SA-agente, moet kwotasies en tenderpryse via Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ingewin word.



Vir bate/kapitaalitems moet prosedures gevolg word soos genoem onder punt 1.



Alle buitelandse aankope word toegevoer met behulp van program EAS199P – Buitelandse rekwisisies.

FUNKSIES VAN DIE AFDELING AANKOPE EN VOORSIENINGSDIENSTE 

Onderhandelinge en skakeling met maatskappye ten opsigte van aankope, tenders en kontrakte vir bogenoemde.



Alle buitelandse aankope - kwotasies, kontrakte en bestellings.



Behartig doeane- en aksynsbelastings, invoerpermitte, termyndekking ten opsigte van verandering in wisselkoerse, ens. vir buitelandse aankope.



Verskaf advies aan personeel ten opsigte van US-aankope en langdienstoekenningsgeskenke.



Koördineer buitedrukwerk volgens voorgeskrewe riglyne.



Koördineer die sluiting en ondertekening van alle aankoop-, instandhouding- en dienskontrakte.



Kontroleer dat die algemene begrotingsriglyne soos onder punt 1 uiteengesit, toegepas word.



Druk en uitstuur van amptelike bestelvorms aan maatskappye.



Volg uitstaande bestellings op en skakel met die Krediteure-afdeling om te verseker dat korrekte pryse betaal word.



Onderhandel met maatskappye indien daar verskille in pryse en produkspesifikasies voorkom.



Lewer magasyndienste ten opsigte van items in voorraad.

HULP MET DIE INVOER VAN REKWISISIES 

Departemente/Afdelings moet vir elke bestelling/aankoop die betrokke rekwisisie rekenaarmatig aanvra.



Vir die spoedige verwerking en plasing van die bestelling is dit belangrik om die rekwisisie volledig en korrek te voltooi. Een van die volgende rekwisisies moet gebruik word: Onderhoud - Aankooprekwisisie (program EAS500P) Eksterne bestellings: Indien bestellings afgelewer/ontvang is, moet ontvangs-erkenning rekenaarmatig met program EAS900P (Goedere ontvangs) gedoen word. Onderhoud - Voorraadrekwisisie (program EAS501P) Voorraad bestelling (byvoorbeeld skryfbehoeftes) uit die betrokke stoor. Onderhoud - Interdepartementele rekwisisie (program EAS505P) Departementele rekwisisie vir lewering van dienste deur interne afdelings, byvoorbeeld Instandhouding, US-Drukkery, ens. Onderhoud Voertuigbesprekings (program EVP213P) Om voertuie by die Voertuigpoel te bespreek

Kontak afdeling: Aankope

IT,

2.13 VERSOEKE VIR TJEK- OF ELEKTRONIESE BETALING Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies ten opsigte van versoeke vir tjek- of elektroniese betalings, ingesluit die aansoek vir voorskottjeks. Beleid: AANSOEKVORM Die vorm waarvolgens die versoek om betaling gerig word, is aangepas om groter duidelikheid te weerspieël oor die verantwoordelikhede van die rolspelers en om dit meer gebruikersvriendelik te maak. Die nuwe vorm wat gebruik moet word vanaf 1 Junie 2004 is op die US se webbladsy beskikbaar onder aflaaibare dokumente. AARD VAN VERANTWOORDELIKHEDE Daar is vier (groepe) rolspelers betrokke by die indien van ŉ betalingsversoek. Begunstigde Die begunstigde is die persoon wat die uitgawe aangegaan het (in die geval van US personeel of studente) en nou ŉ terugbetaling eis, of die persoon of instelling wat ŉ diens en/of produk aan die US gelewer het (ŉ USpersoneellid, US-student of kontrakteur) en nou die US daarvoor faktureer. Besonderhede oor die persoon word in Afdeling A van die aansoekvorm ingevul. Die begunstigde (of US gemagtigde in geval van ŉ eksterne verskaffer) teken op die toepaslike plek. Deur te teken, verklaar die begunstigde (of gemagtigde in geval van ŉ eksterne verskaffer) dat die uitgawes in diens van die US aangegaan is en dat die stawende bewysstukke aangeheg is. Aanvraer Die aanvraer is die persoon wat die vorm invul. Besonderhede oor die persoon word in Afdeling B van die aansoekvorm ingevul. Deur op die toepaslike lyn te teken, verklaar hy/sy dat die korrekte inligting verstrek is en dat die stawende bewysstukke aangeheg is. In die geval van US personeel of studente, is die aanvraer iemand anders as die begunstigde. In die geval van ŉ buitepersoon of -instelling, is die aanvraer ŉ permanente personeellid of student van die US. Die aansoeker is ook daarvoor verantwoordelik om Afdeling D te voltooi, met die uitsondering van die ingekleurde kolom. Persoon wat gemagtig is om die versoek goed te keur Besonderhede oor die persoon wat gemagtig is om die versoek goedkeur, word in Afdeling C van die aansoekvorm ingevul. Die persoon in die fakulteit, departement of afdeling wat die betalingsversoek goedkeur, keur goed dat die betrokke uitgawe aangegaan is in die uitvoering van die funksies van die universiteit. In die geval van die akademiese sektor is dit navorsing, onderrig of gemeenskapsinteraksie. In die geval van steundienste het dit op die betrokke afdeling se funksies betrekking. Die persoon wat teken, verklaar dat die uitgawe universiteitsbesigheid verteenwoordig, soos uiteengesit in die finansiële voorskrifte en beleid, en dat die versoek dus goedgekeur word. In die geval van US personeel of studente, is die persoon wat hier goedkeur iemand anders as die begunstigde. Persoon wat die uitbetaling magtig Die persoon wat die uitbetaling magtig, is die betrokke fakulteitsrekenmeester in die Afdeling: Finansies. Dié persoon vul Afdeling E (en een kolom in Afdeling D) in. Deur te teken, verklaar hy/sy dat al die finansieeladministratiewe beheermaatreëls en beleid nagekom is en word die uitbetaling gemagtig.

GOEDKEURINGSPROSES Volledigheidshalwe word die US se sleutelvoorskrifte ten opsigte van die goedkeuring van betalingsversoeke (soos in die Finansiële Beleid) hieronder weergegee: 

Alle versoeke vir uitbetaling deur middel van tjeks of elektroniese fondsoordragte moet deur die opdraggewer (aanvraer) onderteken en daarna deur die Dekaan / Departementshoof/dissipline hoof/uitvoerende hoof/afdelingshoof en/of ŉ gemagtigde persoon goedgekeur en onderteken word.



Wat die delegering van goedkeuringsmagte betref, die volgende: o o

Besonderhede van die aangewese bestuurs-/ beheerpersoneel en van die persone aan wie tekenmagte gedelegeer is, word jaarliks deur Afdeling Finansiële Dienste ingewin. Die onderstaande vorm word voltooi en aan die Adjunk direkteur: Finansiële Dienste teruggestuur. DEPARTEMENT/AFDELING Voorletters, Van en US Proefhandtekening Personeelnommer DEPARTEMENTSHOOF/ DISSIPLINE HOOF/ UITVOERENDE HOOF GEDELEGEERDE : 1 GEDELEGEERDE : 2 GOEDKEURING: DEKAAN / DEPARTEMENTSHOOF / DIREKTEUR/DISSIPLINE HOOF/ UITVOERENDE HOOF NAAM HANDTEKENING DATUM

o



Gesien dat daar veral in akademiese geledere verwarring blyk te wees, behels die goedkeuring van ŉ versoek volgens die Kitsgis die volgende: o o o o



Die Afdeling Finansies: Finansiële Dienste moet so gou moontlik skriftelik in kennis gestel word van die delegering van tekenmagte tydens afwesigheid (byvoorbeeld vanweë bedankings, tydens verlof, kongresbywoning, ens.).

dat die uitgawes vir die doel van onderrig, navorsing en/of gemeenskapdsinteraksie aangegaan word; dat alle uitgawes deur volledige en oorspronklike bewysstukke gestaaf word; 'n volledige uiteensetting van reis- en verblyfuitgawes verstrek word en deur oorspronklike bewysstukke soos vliegtuigkaartjies, hotelrekeninge of ander dokumente ondersteun word; en dat die begunstigde ŉ werknemer en/of student van die US is en, indien nie, dat die begunstigde voldoen aan die definisie van ŉ onafhanklike kontrakteur volgens die Suid-Afrikaanse Inkomstediens (soos uiteengesit in die Finansiële Beleid).

Ooreenkomstig die bewoording op die amptelike aansoekvorm (soos uitgeklaar met Regsdienste), kan die persoon wat ŉ betalingsversoek goedkeur, persoonlik aanspreeklik gehou word in gevalle waar nie aan voorskrifte en beleid voldoen word nie en dit kan selfs dissiplinêre optrede tot gevolg hê.

UITBETALINGSPROSES Die uitbetalingsproses behels die volgende sleutelstappe:     

Alle tjekversoeke word na voltooiing en goedkeuring deur die aangewese persoon, tesame met al die ondersteunende bewysstukke, aan die betrokke fakulteitsrekenmeester by Finansies se Afdeling: Finansiële Dienste gestuur, wat dit nagaan en die uitbetaling magtig. Versoeke wat nie volledig voltooi is nie, word aan die aanvraer teruggestuur. Versoeke waarvan die uitbetaling gemagtig is, word elektronies op die finansiële stelsel verwerk, waarna betaling deur middel van ŉ tjek of elektroniese oordrag plaasvind. In die geval van elektroniese oordragte word die begunstigde per e-pos of skriftelik in kennis gestel dat die transaksie verwerk is en op watter datum die fondse in sy/haar genomineerde bankrekening inbetaal sal word. Alle tjeks en elektroniese oordragte word deur twee tjektekengemagtigdes onderteken.

ALGEMEEN Departemente/afdelings moet nie 'n bestelling skep én 'n tjek aanvra nie - dit lei tot dubbele betalings. 

As gevolg van belastingimplikasies moet 'n tjekaanvraag ten opsigte van vergoeding aan Menslike Hulpbronne gestuur word.



Alle tjeks, word as “nie-verhandelbaar” asook “nie-oordraagbaar” gekruis ten einde die US maksimum beskerming te verleen in gevalle waar tjeks verlore raak, of selfs gesteel word. In gevolge die nuwe bankwet mag geen kruising onder enige omstandighede van 'n tjek verwyder word nie.



Krediteure van die US word tans elektronies betaal en tjeks vir krediteure sal slegs in uitsonderlike gevalle voorberei word. Tjeks word ook direk versend aan die betrokke krediteur en sal daarom nie aan departemente/afdelings gestuur word vir oorhandiging deur hulle aan die betrokke krediteur nie. Verlore tjeks word slegs gekanselleer nadat 'n maand verstryk het.



VOORSKOTTJEKS Voorskottjeks word net in hoogs uitsonderlike gevalle uitgereik, aangesien dit ’n ernstige probleem is om die bewysstukke na die tyd in te win. Wanneer daar egter vir 'n voorskottjek aansoek gedoen word, geld die volgende voorwaardes: 

'n Tjekrekwisisievorm, waarop die US-nommer aangebring is, moet volledig ingevul word en aan die betrokke Fakulteitsbeampte (Sien Bylae A) by Afdeling Finansiële Dienste gestuur word.



Die voorskotafhandelingsvorm wat saam met die voorskottjek uitgereik word, moet binne 30 dae saam met die nodige bewysstukke aan Finansiële Dienste terugbesorg word.



Indien daar 'n ongespandeerde bedrag oorbly, moet dit by kostepuntrekeningnommer waarteen die tjek aangevra is, inbetaal word.



Indien die kostes aangegaan hoër is as die voorskot, moet 'n addisionele tjek aangevra word.



Voorskottjeks word slegs in hoogs uitsonderlike gevalle aan 'n krediteur van die Universiteit uitgereik, aangesien 'n bestelnommer aangevra moet word.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

Kassiere

op

dieselfde

2.14 VEREISTES WAARAAN KREDITEURE FAKTURE MOET VOLDOEN VIR BETALING Bestek: Die beleid verskaf die vereistes waaraan ŉ faktuur aan die US moet voldoen, alvorens betaling kan geskied. Beleid: FAKTURE VANAF ‘N INSTANSIE AAN DIE US Die volgende informasie moet op die faktuur wees:       

dat dit ŉ faktuur of belastingfaktuur is. die verskaffer se naam, adres en BTW registrasienommer in geval van ŉ belastingfaktuur. gerig aan die Universiteit Stellenbosch adres en BTW registrasienommer van die Universiteit Stellenbosch die faktuurnommer en datum. ŉ beskrywing van die goedere en die hoeveelheid. die waarde van die goedere en die belasting gevra.

FAKTURE VANAF ‘N PERSOON AAN DIE US Die volgende informasie moet op die faktuur wees:        

dat dit ŉ faktuur of belastingfaktuur is. die persoon se naam, adres en BTW registrasienommer in geval van ŉ belastingfaktuur. gerig aan die Universiteit Stellenbosch adres en BTW registrasienommer van die Universiteit Stellenbosch die faktuurnommer en datum. ŉ beskrywing van die goedere en die hoeveelheid die waarde van die goedere en die belasting gevra die persoon moet die faktuur onderteken

Let Wel: Geen betalings word gedoen op kwotasies, pro forma fakture of state nie. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.15 HERUITREIKING VAN TJEKS WAT GESTOP IS Bestek: Die beleid bevat die US se reëls ten opsigte van die heruitreiking van tjeks wat gestop is. Beleid: ŉ Tjek mag nie binne 7 dae, nadat dit by die bank gestop is, heruitgereik word nie. Voordat ŉ tjek na die verloop van die 7 dae heruitgereik mag word, moet gekontroleer word dat die tjek nie intussen reeds gewissel is nie. ŉ Vorm vir die stop van ŉ tjek is by die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur beskikbaar en moet deur die betrokke beampte by Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur geteken word. Voordat die tjek heruitgereik word moet beamptes weer met die betrokke beampte by Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur kontroleer dat die tjek nie intussen gewissel is nie en moet sy ter bevestiging teken. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.16 KREDIETKAARTFASILITEIT VIR BETALINGS AAN US Bestek: Die beleid bevat die inligting wat benodig word om kredietkaarttransaksies te verwerk. Beleid: Die US beskik oor ŉ kredietkaartfasiliteit vir die ontvangs van betalings aan die US. Hierdie fasiliteit is hoofsaaklik om die ontvangs van kongresgelde te vergemaklik. Die kommissie verbonde aan kredietkaartinbetalings aan Standard Bank (tans 2,5%), sal vir die rekening van die betrokke departement/ instituut/ afdeling wees. Die besonderhede wat benodig word vir so ŉ transaksie is: 

Kredietkaartrekeningnommer



Kaarttipe



Vervaldatum



Die drie laaste syfers agterop die kredietkaart (langs handtekening)

Indien daar van die fasiliteit gebruik gemaak wil word of enige navrae het, kan Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur vir verdere besonderhede gekontak word. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.17 KASSIERE EN INBETALING VAN FONDSE Bestek: Die beleid bepaal die hantering van deposito’s by die kassiere en stipuleer die funksies van die kassiere. Beleid: KONTROLERING EN HANTERING VAN DAAGLIKSE KASSIERDEPOSITO’S VP1 = Die Verantwoordelike Persoon wie die geld tel en die kassierstotale kontroleer VP2 = Die Verantwoordelike Persoon (Studentegelde) wie die tweede sleutel van die kluis in besit het VP1 kontroleer die korrektheid van kontant, tjeks en bankinbetalingsbewyse, met ander woorde FKT-kontrole moet ooreenstem met fisiese kontant, tjeks, kredietkaart totaal soos gedruk (“banking” bewys) en bankinbetalingsbewyse. Kassiertotaalopsommings word geteken deur kassier en VP1(Alle afskrifte in depositoboek). Die betrokke persoon neem dan verantwoordelikheid vir die deposito’s. VP1 kontroleer daagliks die korrektheid van kassiere se voorskot en teken daarvoor op voorgestelde vorm vir voorskot, surplusse en tekorte. Surplusse en Tekorte: Word aangeteken op voorgestelde vorm vir voorskot, surplusse en tekorte. Hierdie vorm moet daagliks voltooi en geteken word deur die kassiere en VP1. Hierdie voltooide vorm sal gereeld deur die Adjunk direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur gekontroleer word. Op maandeinde word die vorm na Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur gestuur vir liassering. Surplusse – Maak kwitansie uit op B001 8608 met nodige verwysings. Kontant, tjeks en posorders word op dieselfde dag van ontvangs in die teenwoordigheid van die kassier, saam met die bankdepositostrokie en gedrukte tjeklys, verseël in sakke wat deur die bank voorsien word en in US kluis (sleutels in besit van VP1 en VP2) geplaas. Bankinbetalingsbewyse, kredietkaartbewyse en voorskot (kontant) word afsonderlik in US kluis geplaas. VP1 en VP2 sluit dan die volgende dag die kluis oop en oorhandig die verseëlde depositosakke aan ŉ amptenaar van Standard Bank. FUNKSIES VAN DIE KASSIERE Korrektheid van tjeks  Kontroleer korrektheid van datum op tjek  Kontroleer dat tjek geteken is  Kontroleer dat begunstigde korrek is – let op na kruising op tjeks  Kontroleer dat woorde en syfers ooreenstem Kredietkaartbetalings  Doen daagliks ŉ “banking”  Afskrifte van kredietkaartstrokies aan Finansiële Beplanning en Batebestuur en oorspronklike vir liassering by kassier  Bring kwitansienommer aan op bewysstrokie as verwysing Kontak afdeling: Studentegelde

2.18 KONTANTONTVANGSTES Bestek: Die beleid bevat die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op alle kontantontvangstes. Beleid: Die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof/afdelingshoof is verantwoordelik vir die hantering van kontant. Die kontant en kwitansieboek moet in 'n brandkluis/brandkas toegesluit word en die sleutel moet deur die verantwoordelike beampte op sy persoon gedra word. 'n Amptelike kwitansie, altyd in nommervolgorde, moet vir alle kontantontvangstes uitgereik word. Kwitansieboeke is by Afdeling Studentegelde beskikbaar. Alle kontant en tjeks moet weekliks of daagliks, indien dit groot bedrae is, by die kassiere inbetaal word, vergesel met ’n voltooide inbetalingsstrokie (beskikbaar by die kassiere) en kwitansieboek. 'n Amptelike Universiteitskwitansie word dan uitgereik. "Gekanselleer" moet oor die oorspronklike kwitansie geskryf word indien dit gekanselleer word en moet soos alle afskrifte, in die kwitansieboek gehou word. Slegs een persoon het toegang tot die geld, brandkluis-/brandkassleutel en kwitansieboek. Indien die brandkluis-/brandkassleutel aan 'n ander persoon oorhandig word, moet dit in 'n register aangeteken word. 'n Duplikaat sleutel moet by Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur in ŉ verseëlde koevert bewaar word. Vol kwitansieboeke moet na Afdeling Studentegelde teruggestuur word vir veilige bewaring, voordat 'n nuwe kwitansieboek uitgereik mag word. Kontanttellings kan te eniger tyd deur die eksterne ouditeure en/of Afdeling Finansies gedoen word. Geen duplikate mag van brandkassleutels gemaak word nie en mag nie vir ongemagtigde persone toeganklik wees nie. Kontant mag nie rond lê of in laaie gebêre word nie, aangesien die Universiteit nie verseker is teen geld wat wegraak nie. Geen uitbetalings mag direk uit die kontantontvangstes gemaak word nie. Kontak afdeling: Studentegelde

2.19 TJEKONTVANGSTE EN REGSTREEKSE INBETALINGS OP DIE US-BANKREKENING Bestek: Die beleid bevat die US en die Wet op wissels en verhandelbare dokumente se reëls en regulasies ten opsigte van tjekontvangstes en regstreekse inbetalings op die US-bankrekening. Beleid: Tjeks wat aan die universiteit uitgemaak word is as gevolg van die wysigings in die Wet op wissels en verhandelbare dokumente, slegs aanvaarbaar indien dit uitgemaak word aan die UNIVERSITEIT STELLENBOSCH. Geen tjek indien dit ten gunste uitgemaak is aan ’n Instituut, koshuis, gimnasium, buro ens. sal aanvaar word nie. Enige wysigings op die tjek, al is dit deur die rekeninghouer volledig onderteken, sal die tjek ongeldig maak. Hierdie reëling is geldig vanaf 1 Augustus 2001. Wanneer deposito's in ’n bankrekening van die US gemaak word, is dit die betrokke departement/afdeling se verantwoordelikheid om die nodige bewyse te verkry. Kontak daarna afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur vir bevestiging van die inbetaling. Voorsien ook die volledige besonderhede vir allokasie nl. Datum van deposito, bedrag, deponeerder en kostepunt-rekeningnommer. Al is daar nie 'n fisiese bewys nie, moet die departement/afdeling nog steeds bg. besonderhede verskaf aan afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur voor allokasie na die betrokke kostepunt gedoen kan word. Dit is ook van toepassing op ontvangstes vanuit die buiteland. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.20 SKENKINGS EN SKENKINGSKWITANSIES Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en prosedures ten opsigte van skenkings en skenkingskwitansies. Beleid: ŉ Skenking is geld/goedere/dienste, ens. wat aan die Universiteit geskenk word sonder dat die skenker ’n teenprestasie verwag. Ten einde te kwalifiseer vir ’n belastingvrystellingsertifikaat, moet ’n skenking voldoen aan bogenoemde beskrywing in terme van die bepalings van Artikel 18A van die Inkomstebelastingwet (Wet 58 van 1962). ’n Borgskap, daarenteen, kan beskryf word as geld/goedere/dienste wat deur ’n borg verskaf word en waarvoor ’n teenprestasie vereis word. Die teenprestasie neem gewoonlik die vorm van blootstelling (advertensie) aan en word dikwels in ’n kontrak vervat. ’n Borgskap kwalifiseer dus nie vir ’n skenkingskwitansie nie. Skenkings bestaan uit twee hoofkategorieë naamlik:  

Gebonde (Geoormerkte): Word vir ’n spesifieke doel gegee Ongebonde: ’n Donasie word sonder enige voorskrifte aan die ontvanger gegee.

Gebonde skenkings kan verskeie vorme aanneem, byvoorbeeld:     

Skenkings vir navorsing (kontraknavorsing uitgesluit) Beurse (waar bevoordeelde studente nie deur donateur genomineer word nie). Salarisaanvullings Skenkings in natura Skenkings vir gemeenskapsdiensprojekte en -programme

Let wel: Alle gebonde skenkings (byvoorbeeld vir ’n spesifieke departement of navorsingsprojek) sal via die Stellenbosch Trust onmiddellik in die aangewese departementele kostepunt inbetaal word en sal dus onmiddellik tot die beskikking van die betrokke departement wees. NB: Alle skenkings moet inbetaal word by die Afdeling Stellenbosch Stigting, Murraystraat 12 en die volgende word benodig:  Die skenkingstjek;  ’n Afskrif van die betrokke korrespondensie van die donateur;  Die Kostepunt en rekeningnommer waarop die tjek inbetaal moet word;  Die kontakpersoon (ontvanger) se naam, telefoonnommer en kantooradres;  Bedankingsbrief vir versending van kwitansie na skenker (tensy anders aangedui, sal ’n bedankingsbrief en die kwitansie outomaties deur die Afd. Stellenbosch Stigting versend word). Waarom word inbetalings deur die Afd. Stellenbosch Stigting hanteer?  ’n Skenkingsrekord word van elke donateur gehou sodat die Universiteit ongeveer elke 5 jaar erkenning aan sy groot donateurs kan gee by wyse van die Visekanselierstoekennings. Hierdie toekennings word in kategorieë gedoen wat bepaal word deur die totale skenkings wat ’n donateur aan die Universiteit gegee het. Dit sluit dus skenkings aan enige departement of onderafdeling van die Universiteit in.





Om ouditering te vergemaklik en goeie beheer te verseker, kan slegs dié afdeling Artikel 18A-kwitansies uitreik. Ongelukkig gebeur dit soms dat akademiese departemente ’n skenking direk by die kassiere inbetaal en dat ’n gewone kwitansie, in plaas van ’n skenkingskwitansie uitgereik word. Na ’n aantal maande kontak die donateur se ouditeur die Universiteit om ’n Artikel 18A-kwitansie aan te vra. Dit veroorsaak dubbele administratiewe werk en skep ’n swak beeld van die Universiteit by die donateur. Die Afd. Stellenbosch Stigting is verantwoordelik vir die koördinering van alle fondswerwing wat deur die Universiteit of enige US-verteenwoordiger gedoen word. Sonder volledige skenkingsgeskiedenis van donateurs kan sinvolle en weldeurdagte fondswerwingsbeplanning nie gedoen word nie. Aspekte soos verslaglewering aan donateurs oor die aanwending van skenkings, tydsberekening vir die voorlegging van projekvoorstelle, voorkom dat ’n donateur nie onredelik baie skenkingsversoeke ontvang nie, ens., word deur die afdeling bestuur.

Kontak afdeling: Stellenbosch Stigting

2.21 BELEGGINGS EN RENTE OP FONDSE Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne ten opsigte van beleggings en rente betaal en ontvang op kostepunte. Beleid: BELEGGINGS Fondse kan op ’n lang- of korttermynbasis belê word: Korttermynfondse Korttermynfondse verdien rente teen die wisselende koers wat maandeliks gerealiseer word by verskeie depositonemende instansies. Langtermynfondse Langtermynfondse word bestuur deur die Universiteit se eksterne portefeuljebestuurder. Dit word belê in aandele, staatseffekte en ander beleggingsinstrumente. Die inkomste op langtermynbeleggings, wat jaarliks in Desember toegedeel word, is uiteraard laer as korttermynrente, aangesien ’n deel van die opbrengs kapitaalgroei is. Die kapitaalwins óf -verlies word gerealiseer en toegedeel wanneer fondse uit die langtermynbeleggingspoel onttrek word. RENTE OP FONDSE Die nie-begrotings kostepunte (gewoonlik navorsingskostepunte) ontvang rente op batige saldo’s en op oortrokke saldo's word weer rente gehef. Die rekeningnommers van toepassing is soos volg: 5705 - Diverse rente ontvangste 2146 - Diverse rente betalings Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.22 HANTERING VAN NA-AFTREDE MEDIESE VOORDELE EN STUDIEGELDVRYSTELLINGS BINNE KOSTEPUNTE Bestek: Die beleid bevat die hantering van Na-aftrede mediese voordele en studiegeldvrystellings binne ŉ kostepunt indien die kostepunt sou skuif. Beleid: Indien ŉ Fakulteit sou besluit om ŉ kostepunt te inkorporeer by die Fakulteit, word die koste van na-aftrede voordele en studiegeldvrystellings van die betrokke kostepunt nie op die res van die begroting afgelaai nie, maar deur die betrokke Fakulteit self gedra. Nie-begrotingskostepunte dra self die koste van na-aftrede voordele en studiegeldvrystellings, behalwe waar daar institusioneel besluit word om bepaalde entiteit/aktiwiteit te staak. Enige ad-hoc gevalle wat op ŉ onbillike verdeling van befondsing dui, kan in oorleg tussen die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies en Viserektor (Bedryf) as lynfunksies bestuur word.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.23 TOESLAG OP BRUTO DERDEGELDSTROOM-INKOMSTE Bestek: Die beleid bevat die prosedure derdegeldstroominkomste.

en agtergrond rondom

die toeslag op

bruto

Beleid:

BESTUURSOPSOMMING Na afloop van vertoë en verskeie oorlegplegings is wysigings in die toeslag van 12 persent op navorsingsfondse, wat vanaf 19 Januarie in werking gestel is, op 13 April 2004 deur die UK(S) aanvaar. Daar word na die inwerkingstelling van die toeslag op navorsingsfondse verwys as stap 1. Die verloop van die proses word volledigheidshalwe later in hierdie dokument uiteengesit. Van meet af was dit duidelik gestel dat die toeslag op alle derdegeldstroominkomste van toepassing sou wees. Die aanvanklike aandag was op navorsingsfondse. Dit is nou tyd om die toeslag ten volle te implementeer, inaggenome dat daar in sekere omgewings onduidelikhede mag bestaan oor die omvang daarvan. Hierna word verwys as stap 2. Die doelwit van hierdie memorandum is dus : 1.

om seker te maak dat alle omgewings (akademies en nie-akademies en nie navorsingsomgewings nie) volledig ingelig is oor die toeslag op bruto derdegeldstroominkomste

2.

om sekerheid te gee oor watter inkomste onderhewig is aan die toeslag en watter nie en

3.

om duidelikheid te verskaf oor die implementering van die toeslag

slegs

STAP 1: NAVORSINGSINKOMSTE - HISTORIESE VERLOOP VAN SAKE SEDERT DIE BEGIN VAN 2004 Op 14 Januarie 2004 is die dokument “Implementering van die stelsel van die bestuur van navorsingsfondse” deur die Viserektor (Navorsing) aan al die Dekane en op 15 Januarie aan al die nie-akademiese Verantwoordelikheidsentrum-hoofde gestuur. Die memorandum wat die dokument toegelig het, het onder andere versoek dat die dokumentasie onder die aandag van die persone in die betrokke omgewings gebring moet word wat geraak kan word deur die implementering van die stelsel op 19 Januarie 2004. Paragraaf 6 van die memorandum het egter ook aangedui “ In hierdie dokument gaan dit net oor die toeslag op fondse vir navorsing en hoëvlakkundigheid wat daarmee verband hou.” Bylae C van die dokument “Implementering van die stelsel van die bestuur van navorsingsfondse” hanteer onder andere die rasionaal vir die toeslag op buitefondse en dui in paragraaf 3 aan dat die volgende faktore finansieel verreken moet word, naamlik die Universiteit se naam, die ekstra koste wat buitefondse meebring, soos regsdienste, finansiële dienste, menslike hulpbrondienste, aankope, ens. en die kundigheid van die betrokke persoon, groep of omgewing. Paragraaf 5 van Bylae C dui ook aan dat die toeslag 12% “op nuwe bruto derdegeldstroominkomste ....vanaf 19 Januarie 2004” sal wees, dit wil sê op nuwe inkomste wat op of na 19 Januarie ontvang word. ŉ Aantal dekane het ŉ gewysigde voorstel vanuit die navorsingsomgewing aan die Rektor op 1 Maart 2004 voorgelê en dit is opgevolg met ŉ vergadering onder voorsitterskap van die Rektor op 31 Maart 2004. ŉ Aangepaste voorstel het op 13 April 2004 by die UK(S) gedien en is aanvaar. Die voorstel is gebaseer op die volgende uitgangspunte: 1. daar moet ŉ toeslag wees 2. die omvang, verdeling en aanwending moet ŉ aansporing vir die omgewings daarstel om sodanige fondse te genereer en aan te wend ter bevordering van die US se strategiese doelwitte, soos saamgevat in Visie 2012 en verpraktiseer in die US Sakeplan 2004 – 2006

3. die grondslae waarop die verdeling van fondse na verantwoordelikheidsentra berus, geld rekursief vir die padomgewings binne die sentra en 4. die fondse sou die volgende aanwendingsmoontlikhede kon hê:   

strategiese projekte bedryfsuitgawes afdekking van risiko’s verbonde aan projekte

Die goedgekeurde reëling behels nou die volgende: 1.

Die toeslag word op 12% gehou. Dié syfer is reeds as deel van die 2004 Begroting aan die US Raad voorgelê en goedgekeur.

2.

Die helfte van die toeslag word direk – as vaste en voorkeur aanspraak – tot die beskikking van die betrokke sektor (akademies of nie-akademies) gestel. Die ander helfte word saam met alle ander begrotingsinkomste as deel van die normale begrotingsproses tussen alle aansprake toegedeel, ooreenkomstig die toedelingsgrondslag wat van toepassing is.

3.

Die gedeelte wat direk tot die beskikking van die betrokke omgewings is, word in drie komponente onderverdeel: 3.1.

4. 5.

6.

Verantwoordelikheidsentrum waarbinne die derdegeldstroominkomste gegenereer word:

3/12 (3 persentasiepunte, of 25% van die toeslag) word direk toegedeel na die omgewing (akademies en nie-akademies) waar die derdegeldstroominkomste verdien word. Hierdie gedeelte word direk toegedeel na die fonds-genererende omgewings voordat die res van die toeslag verdeel word. 3.2. Sentrale navorsingsfonds : 2/12 (2 persentasiepunte, of nagenoeg 16% van die toeslag) word direk toegedeel aan ŉ sentrale navorsingsfonds, wat vir een of meer van die volgende aangewend kan word: finansiering van fokusarea-navorsing en finansiering van sentra van voortreflikheid. 3.3. Innovasiefonds : 1/12 (1 persentasiepunt, of nagenoeg 8% van die toeslag) word direk toegedeel aan ŉ innovasiefonds ter ondersteuning van die ontwikkeling van intellektuele kapitaal op ŉ kommersiële grondslag. Die ander helfte van die toeslag – 6/12 (6 persentasiepunte, of 50% van die toeslag) – word sonder enige etiket soos alle ander hoofbegrotingsinkomste toegedeel. Die bostaande aanwending van die toeslag word eers vanaf 2005 ingefaseer, aangesien vanjaar se toeslag inkomste reeds volledig in die hoofbegroting toegedeel is. Daar is egter ook voorgestel en dit is so aanvaar, dat indien en in soverre die begrote bedrag van R 9,0 miljoen vir 2004 oorskry word en/of indien die totale begrotingsprentjie later in die jaar daarvoor gunstig blyk te wees, daar reeds vanjaar ŉ begin gemaak word met die infasering van die voorstelle onder punt 3 hierbo. Laastens is besluit dat die implementering van hierdie voorstel gesinchroniseer sal word met die voorstelle wat ten opsigte van projek 6 – Verhoogde aandeel van fakulteite in die hoofbegroting teen 2012 – ontwikkel word onder leiding van prof. A Schoonwinkel. Enkele implikasies van die bogenoemde voorstelle is :  Die geteikende toedeling versterk die navorsingspoging van die US  Die insentief is redelik sterk vir alle omgewings om derdegeldstroominkomste te verdien.  Die toedelingsgrondslag wat vanaf 2005 ingefaseer sal word, beteken dat die helfte van die toeslag-inkomste voortaan op ŉ ander manier verdeel sal word as wat in die 2004-Begroting die geval is.

Inwerkingstelling Die toeslag op navorsingsinkomste word reeds vanaf 19 Januarie 2004 gehef en sal teen einde Mei 2004 in die betrokke kostepunte rekeningkundig te boek gestel word en daarna sal teboekstelling telkens plaasvind wanneer die inkomste inbetaal word. Indien dit blyk dat die inkomste egter eerder onder die kategorie van nie-navorsingsinkomste moet ressorteer en dus vanaf die datums gehef moet word wat hieronder uitgespel word, moet dit onder die aandag van die Afdeling Finansies gebring word, wat die nodige regstelling sal doen. STAP 2:

TOEPASSING VAN TOESLAG OP ALLE DERDEGELDSTROOM-INKOMSTE

Paragraaf 5 van Bylae C van die reeds genoemde dokument Implementering van die stelsel van die bestuur van navorsingsfondse dui aan dat bruto derdegeldstroominkomste die volgende insluit, naamlik :    

navorsingskontrakte diverse navorsing konsultasiedienste en alle ander verkope van produkte en dienste (kort kursusse uitgesluit wat in ŉ afsonderlike proses hanteer word)

Die toeslag is dus van toepassing op alle omgewings binne die Universiteit, beide akademies en nieakademies. Soos in die geval van navorsingsfondse, word die volgende spesifiek uitgesluit van die toeslag:  

beurs geoormerkte fondse (d.w.s waar die fondse wat die US binnekom alreeds geoormerk is vir beursdoeleiendes) en skenkingsfondse

Stap 2 behels dat die toeslag nou ook op die derdegeldstroominkomste van ŉ nie-navorsingsaard van toepassing gemaak word. Voorstelle: 1. 2. 3. 4. 5.

Dat die toeslag van 12% nou ook op derdegeldstroominkomste van ŉ nie-navorsingsaard ingestel word. Dat die aanwending van die opbrengs op dieselfde manier hanteer word as wat deur die UK(S) vir navorsingsfondse goedgekeur is, soos vroeër uiteengesit. Dat waar die Unistel groep van maatskappye tans nog uitgesluit is van die toeslag, òf die 12% toeslag òf ŉ doelgemaakte ooreenkoms met spesifieke reëlings vir kosteverhaling geïmplementeer word. Dat die proses vir die hantering van kortkursusse so spoedig moontlik deur die Bestuurder: Innovasie afgehandel word. Dat die heffing en teboekstelling van die toeslag op alle ander inkomste van buitefondse (uitgesluit navorsingsinkomste) vanaf 1 Augustus 2004 sal geskied, om ABV-lede die geleentheid te bied om dit volledig binne hul omgewings te kommunikeer.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.24 DIE INSTEL EN BEDRYF VAN INTERNE FINANSIËLE HEFFINGS Bestek: Die goedgekeurde prosedure wat gevolg moet word vir die instel en bedryf van enige interne finansiële heffing vir dienste en/of produkte wat enige omgewing binne die Universiteit aan ŉ ander omgewing binne die Universiteit lewer. Beleid: Indien enige interne omgewing van die Universiteit ŉ finansiële heffing wil instel en bedryf moet die volgende prosedure gevolg word en die volgende goedkeurings verkry word: 

ŉ Volledige uiteensetting van die rasionaal en berekeningsbasis vir die voorgestelde interne heffing moet aan die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof voorgelê en skriftelik deur die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof aanbeveel word.



Die volledige voorstel en aanbeveling in 1 moet aan die Hoofdirekteur: Finansies voorgelê word vir skriftelike aanbeveling aan die Finansies Komitee (FK).



Die FK vergader ingevolge die goedgekeurde Reglement minstens tweemaandeliks. Datums vir die sluiting van die agenda kan by die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur (Sekretaris van die FK) verkry word.



Die interne heffing tree in werking op ŉ datum soos goedgekeur deur die FK.



Enige wysiginge in interne heffings, wat ook aanpassings in tariewe insluit, moet ook volgens hierdie beleid goedgekeur word.



Jaarlikse aanpassings in bestaande interne heffings moet in oorlegpleging met die betrokke kliënteomgewings plaasvind en moet in diensleweringsooreenkomste opgeneem word.

Kontak afdeling: Finansies

2.25 HANTERING VAN UITGEDIENDE OF OORTOLLIGE BATES Beleidnommer: 033A Ouditkomitee 30/03/09 Bestek: Die beleid bevat die reëls en regulasies van die US wat geld met die afskryf óf verkoop van bate-items, ingesluit items onder R2000 wat nie as bates geklassifiseer word nie, en die hantering van onverkoopbare items vanuit die Tweedehandse stoor. Beleid: Alle afskrywings óf verkope van gebruikte bate-items moet in oorleg met die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur hanteer word, ongeag uit watter fondse dit oorspronklik aangeskaf is en ongeag of dit vir ŉ spesifieke projek geskenk was. Bateregister-items sal slegs van die bateregister verwyder word nadat die volledige proses met betrekking tot die afskryf óf verkoop van bates, soos hieronder uiteengesit, gevolg is. 1. VERKOOP VAN BATE-ITEMS Die volgende riglyne sal geld: • REKENAARS Die volgende bepalings geld by die verkoop of skrapping van rekenaars: • Items minder as 4 jaar oud Indien die item minder as 4-jaar oud is, mag slegs Interne Afdelings/Departemente die opsie kry vir die oorkoop van toerusting. ŉ Advertensie moet deur die betrokke departement/afdeling (die verkoper) in die Kampusnuus/Daaglikse Bulletin geplaas word. Minimum verkooppryse word op aanvraag verskaf deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur. Items wat nie verkoop kan word, word as onverkoopbare items hanteer. • Items ouer as 4 jaar, maar jonger as 6 jaar Indien die item ouer as 4 jaar, maar jonger as 6 jaar is, mag die betrokke departement of afdeling die item nog intern gebruik. Andersins mag ŉ interne departement of afdeling die item oorkoop, maar slegs vir gebruik in instrumentasie- of beheertoepassings. ŉ Advertensies moet deur die betrokke departement/afdeling (die verkoper) in die Kampusnuus/Daaglikse Bulletin geplaas word. Minimum verkooppryse word op aanvraag verskaf deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur. Indien die item egter afgeskryf word, moet dit aan ŉ buite-instansie of privaat persoon sonder enige waarborge verkoop word. Hierdie toerusting moet minstens verkoop word teen die minimum voorgestelde verkoopprys, soos verskaf deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur. • Items ouer as 6 jaar Indien die items ouer as 6 jaar is, moet dit afgeskryf word en aan die Afdeling Informasietegnologie terugbesorg word, maar sonder enige oordrag van fondse. • Onverkoopbare items Onverkoopbare items moet afgeskryf word en aan die Afdeling Informasietegnologie terugbesorg word, maar sonder enige oordrag van fondse.

• DRUKKERS Item moet in Kampusnuus/Bulletin geadverteer word teen ŉ verkoopprys soos vasgestel deur die betrokke Departementele Voorsitter/Afdelingshoof en goedgekeur deur die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur. Indien daar geen interne belangstelling vir die betrokke bate-item is nie, mag die item ekstern geadverteer en verkoop word, met die voorwaarde dat die advertensie in die Kampusnuus/Bulletin verskyn het. Onverkoopbare of uitgediende items moet afgeskryf word en aan die Afdeling Informasietegnologie terugbesorg word, maar sonder enige oordrag van fondse. • REKENAARTOERUSTING AANGEKOOP UIT NAVORSINGSFONDSE Indien ŉ navorser die diens van die US sou verlaat, sou hy/sy die eerste opsie hê om enige rekenaartoerusting, wat uit navorsingsfondse deur hom/haar gegenereer aangekoop is, terug te koop met die voorwaarde dat beide die Departementshoof en die Dekaan dit moet aanbeveel. Die minimum kosprys, soos verskaf deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur is hiervoor betaalbaar, en die verkoopbedrag moet ook deur die Departementshoof en Dekaan goedgekeur word. • GESPESIALISEERDE TOERUSTING Item moet in Kampusnuus/Bulletin geadverteer word teen ŉ verkoopprys soos vasgestel deur die betrokke Departementele Voorsitter/Afdelingshoof en goedgekeur deur die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur. Indien daar geen interne belangstelling vir die betrokke bate-item is nie, mag die item ekstern geadverteer en verkoop word, met die voorwaarde dat die advertensie minstens 3 keer in die Kampusnuus/Bulletin verskyn het. In die geval waar toerusting deur ŉ Statutêre Raad aan ŉ spesifieke personeellid toegeken is en die betrokke personeellid ŉ pos by ŉ ander hoër onderwysinstelling aanvaar, kan daar gereël word dat die betrokke toerusting na die betrokke inrigting sonder vergoeding oorgeplaas word. • MEUBELS EN KANTOORTOERUSTING Ander departemente/afdelings het altyd die eerste opsie voordat privaat verkope oorweeg mag word. Items moet in Kampusnuus/Bulletin geadverteer word indien die betrokke Departementele Voorsitter/Afdelingshoof nie reeds bewus is van ŉ potensiële interne koper (dit wil sê departement/afdeling binne die US) nie. Geen meubels en toerusting (anders as rekenaars) mag aan buite-instansies verkoop word sonder geskrewe goedkeuring van die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur nie. Alle onverkoopbare items sal op versoek aan die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur, deur die Afdeling Aankope verwyder laat word, maar sonder enige oordrag van fondse. Afdeling Aankope sal hierdie items op tenderbasis verkoop vanuit die Tweedehandse stoor. PROSEDURE VAN VERKOOP o o o o

ŉ Versoek om interdepartementele verkoop met ŉ volledige lys van items moet deur die verkoper (Departementele voorsitter/afdelingshoof) aan die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur gerig word. Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur verskaf voorgestelde verkooppryse en verleen die nodige goedkeuring vir interdepartementele verkope. Oortollige bate-items moet deur die verkoper geadverteer word, onderworpe aan die voorwaardes soos hierbo uiteengesit. Die voorgestelde verkoopprys, soos verkry van die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur moet deur die Dekaan/Omgewingshoof goedgekeur word.

o

o

o

o o

o o o

o

Voordat ŉ verkooptransaksie ten opsigte van goedere plaasvind waarby nabye familie of huishoudingslede betrokke is, moet die tersaaklike persoonlike verbintenis deur die verkoper, of besluitnemer oor die transaksie, aan sy/haar Dekaan/Omgewingshoof verklaar word. Die verkooptransaksie moet dan deur ŉ onverbonde personeellid hanteer word, tensy die betrokke Dekaan/Omgewingshoof toestemming verleen dat die betrokke verkoper/besluitnemer die transaksie verder mag hanteer. Bates (ongeag die aard daarvan) wat oorspronklik uit instituutfondse, departementele navorsingsfondse of ander eie fondse aangekoop is, se opbrengs met interne verkope word stelselmatig oorgeplaas tussen die betrokke kostepunte en rekening 5228. In die geval van interne verkope van nie-bateregister-items moet die fondse per interdepartementele rekwisisie op rekening 5227 hanteer word. Indien items minstens 3 keer in die Kampusnuus/Bulletin verskyn het en geen interne belangstelling is verkry nie en die items voldoen aan bostaande vereistes, moet die verkoper skriftelik aansoek doen by die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur om die onverkoopte items privaat te verkoop. Alle US-gelisensieerde sagteware moet van rekenaars wat privaat verkoop word verwyder word en sodanig skriftelik deur IT aan Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur bevestig word alvorens ŉ privaat verkoop proses afgehandel kan word. Bates (ongeag die aard daarvan) wat oorspronklik uit instituutfondse, departementele navorsingsfondse of ander eie fondse aangekoop is, se opbrengs met verkoop aan buite instansies / privaatpersone, word op die betrokke kostepunt plus rekening 7070 (Verkoop Bateregister-items) of 7075 (Verkoop Nie-Bateregister-items) inbetaal. die instituut/departement kan met die fondse in ooreenstemming met die voorwaardes van die betrokke fonds, handel. Onverkoopte items (na advertering) se verkoopprys mag verlaag word met die goedkeuring van die betrokke Dekaan/Omgewingshoof. Die opbrengs van verouderde laboratoriumtoerusting aan buite instansies / privaatpersone, wat oorspronklik uit die Universiteit se begrotingsfondse aangekoop is, moet op die departement se xxxB-kostepunt plus rekening 7070 (bateregister-items) of 7075 (nie bateregister-items) inbetaal word. In die geval van interne verkope van bateregister-items word fondse stelselmatig oorgeplaas tussen die betrokke kostepunte en rekening 5228 en ingeval van nie-bateregister-items per interdepartementele rekwisisie op rekening 5227. Die opbrengs mag na goeddunke aangewend word, onderhewig aan die dekaan se skriftelike toestemming. Alle bate-items wat uit die opbrengs van die Stellenbosch Trust aangekoop is en in onbruik verval het, moet by die Senior Direkteur : Navorsing aangemeld word (vir verkoop of vir hertoewysing). Indien die huidige gebruiker van voorneme is om die items te verkoop ten einde ander navorsingstoerusting aan te koop, moet ŉ skriftelike motivering ten opsigte van die vervanging van die items by die Senior Direkteur : Navorsing ingedien word. Indien geen nuwe navorsingstoerusting aangekoop word nie, sal die opbrengs, in oorleg met die Senior Direkteur : Navorsing, teruggestort word in die opbrengs van die Stellenbosch Trust.

Na verkope van bateregister-items moet die program EBR001P voltooi word ten einde die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur in staat te stel om die bate van die bateregister te skrap / oor te plaas na die nuwe OE. Na verkope van nie-bateregister-items moet alle inligting met betrekking tot die koper en finale verkoopbedrag aan Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur gestuur word vir oudit doeleindes.

2. ONVERKOOPBARE BATE-ITEMS • Inname en Stoor van voorraad

Indien daar geen departementele belangstelling vir geadverteerde bate-item is nie en die Beginsels bepaal dat die bate-item nie aan ŉ buite-instansie of personeellid verkoop mag word nie, óf indien die departement/afdeling ŉ tweedehandse bate-item wil laat verwyder uit die betrokke omgewing, kan departemente/afdelings die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur kontak vir die verwydering van oortollige/uitgediende bate-items. Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur sal die versoek vir verwydering aan Afdeling Informasietegnologie, in die geval van rekenaar verwante toerusting, of Afdeling Aankope, in die geval van meubels en kantoortoerusting rig, maar sonder die oordrag van enige fondse. Afdeling Aankope ontvang geen items wat slegs gestoor word nie of wat onbruikbaar is nie. Alle meubels en kantoortoerusting wat in die tweedehandse stoor ingeneem word is beskikbaar vir departemente om te onttrek, tenderverkope en verkope as skrootmateriaal. Enige opbrengs met die verkoop van items vanuit die stoor val die sentrale begroting en rekening 7075 toe. Indien die verwyderde meubels en kantoortoerusting weer aan ŉ ander departement/afdeling heruitgereik kan word, moet die Afdeling Aankope in die geval van bateregister-items die versoek rig aan Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur vir die oordrag van die bate-item na die Tweedehandsestoor lokaal. Wanneer die bate-item dan aan ŉ ander departement/afdeling heruitgereik word, moet Afdeling Aankope weer vir Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur die versoek rig vir die oorplaas van die bate-item na die nuwe departement/omgewing. Indien die verwyderde bate-item nie weer aan ŉ departement/afdeling heruitgereik kan/mag word nie, moet die Afdeling Aankope in die geval van bateregister-items ŉ versoek vir die afskryf van die bate-items aan Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur stuur. Met ontvangs van die versoek sal die bate-item van die Bateregister geskrap word. • Verkope van voorraad Voorraad in die tweedehandse stoor sal op ŉ gereelde grondslag op tender verkoop word. Die voorraad wat nie verkoop word tydens die tenderverkope nie, sal as skroot verkoop word. ŉ Minimum van drie kwotasies vir die skrootverkope word vereis. • Bestuur van prosesse Afdeling Aankope sal verantwoordelik wees vir die inname van die voorraad, die uitreiking van voorraad en die verkope van voorraad.. 3. “E-WASTE” Uitgediende rekenaars, drukkers, batterye en ander elektroniese toerusting wat aan die Afdeling Informasietegnologie oorgehandig word vir verantwoordelike verwydering, sal tydelik in die sentrale “e-waste” depot geberg word totdat dit deur “e-waste”-kontrakteurs verwyder is. Informasietegnologie sal die nodige maatreëls in plek stel om te sorg dat alle items wat oorhandig is, in die depot opgeneem en verwyder word. Informasietegnologie sal die starskywe van sulke rekenaars wis voor plasing in die “e-waste” depot.

Kontakafdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

2.26 OUDITFOOIE Bestek: Die beleid reël die bekostiging van ouditfooie binne die US. Beleid: INTERNE OUDITFOOIE 

Interne ouditfooie word, in ooreenstemming met die interne ouditplan soos goedgekeur deur die Ouditkomitee van die Raad, sentraal bekostig as deel van die institusionele oorhoofse uitgawes.

EKSTERNE OUDITFOOIE 

Algemene oudit van die US Eksterne ouditfooie word, in ooreenstemming met die interne ouditplan soos goedgekeur deur die Ouditkomitee van die Raad, sentraal bekostig as deel van die institusionele oorhoofse uitgawes.



Buitefondse: Statutêre Toekennings (Byvoorbeeld NRF, Thrip en WNK) Eksterne ouditfooie word, in ooreenstemming met die interne ouditplan soos goedgekeur deur die Ouditkomitee van die Raad, sentraal bekostig as deel van die institusionele oorhoofse uitgawes.



Buitefondse: Nie – Statutêre Toekennings Eksterne ouditfooie word deur die betrokke buitefonds self bekostig.

LW! Geen ouditeur word toegelaat om ŉ oudit by die Universiteit Stellenbosch te doen sonder dat vooraf toestemming by die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur verkry is nie. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

2.27 US RIGLYNE EN PROSEDURES VIR VERSEKERINGSEISE Bestek: Die beleid vervat alle inligting met betrekking tot die US se versekeringsdekking. Beleidnommer: 035A/06/04 Beleid: 1. INLEIDING Die Universiteit Stellenbosch beskik oor ŉ omvattende versekeringsportefeulje. Die doel hiermee is om, sover redelik moontlik, toe te sien dat alle versekerbare risiko’s binne die US voldoende dekking geniet. ŉ Volledige opsomming van die US se versekeringspolisse en die voorwaardes daaraan gekoppel, is beskikbaar op aanvraag by die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur. Die portefeulje word bestuur binne Finansies, deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur, in samewerking met die US se versekeringsmakelaars, wat elke 5-jaar deur middel van ŉ formele tenderprosedure aangestel word. . Ten einde effektiewe dekking van alle versekerbare risiko’s te verseker, moet alle versekering gereël en gekoördineer word deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur, en mag geen afdeling/departement enige versekeringsdekking reël sonder dat dit goedgekeur is deur die verantwoordelike persoon by die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur nie. Die US se Versekeringsmakelaars is tans Alexander Forbes Risikodienste, soos aangestel vir ŉ 5-jaar periode met ingang 2006, met inagneming van die voorwaardes soos gestel deur die RBS tydens die goedkeuringsbesluit met betrekking tot die aanstelling van die makelaars. 2. BATE VERSEKERING 2.1 VERSEKERDE BATES 2.1.1 US BATES Alle US bates word gedek teen brand- en verwante gevare deur die US se Bate Alle Risikoversekeringspolis. Bates word slegs gedek indien dit aangedui word op die amptelike bateregister van die US, soos bestuur op die Sentrale Rekenaarstelsel deur middel van program EBR001P. Ten einde die US se versekerde waardes jaarliks korrek aan die Versekeraars te verklaar, is dit noodsaaklik dat elke Departement en Afdeling se bateregister jaarliks gesertifiseer word. Slegs items wat op die bateregister verskyn, word verseker, enige niebate items wat verseker moet word (byvoorbeeld navorsingsmateriaal en boeke), kan op die bateregister geplaas word onder die afdeling: Versekerbare nie-bate items (globale beraming). Die bedrag waarteen bates verseker word, is die vervangingswaarde soos aangedui op die bateregister. Indien enige addisionele versekering verlang word, moet dit deur die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur gereël word. Enige premies betaalbaar vir hierdie addisionele versekering, is die verantwoordelikheid van die Departement of Afdeling wat die addisionele dekking versoek het. 2.1.2 GELEENDE BATES Die US verseker ook van tyd tot tyd toerusting of ander bates wat van ŉ derdeparty geleen word vir amptelike doeleindes. Die toerusting sal slegs verseker word indien daar ŉ formele, skriftelike ooreenkoms tussen die US en die derdeparty bestaan. ŉ Afskrif van die ooreenkoms moet aan die verantwoordelike persoon by die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur gestuur word, en die volgende inligting moet in die dokument verskyn:  Volledige beskrywing van die bates wat geleen word 

Vervangingswaarde (d.w.s. die waarde waarteen die bates verseker moet word) van die bates.



Tydperk van versekering – LET WEL: Geleende bates word slegs verseker in soverre dit binne die sorg van die US en dus ŉ amptelike werknemer van die US is.

2.1.3 BATES IN TRANSITO Alle US bates in transito sal gedek wees onder dieselfde voorwaardes as wanneer dit op kampus gebruik word, mits dit op die Bateregister as in transito aangedui is. Die bate word as sodanig aangedui deur gebruik te maak van program EBR050P - die prosedure hiervoor volg hieronder:  

 

Die aanvraer voltooi program EBR050P waarin aansoek gedoen word om ŉ bate vir ŉ bepaalde periode op ŉ ander plek te gebruik as die lokaal/gebou waar die bate op die bateregister aangedui is. Die versoek word goedgekeur of afgekeur deur die betrokke omgewingshoof of die persoon behoorlik daartoe gemagtig deur die omgewingshoof, deur EBR051P uit te voer. Let asseblief daarop dat, indien die goedkeuringsfunksie gedelegeer is, die gedelegeerde se US nommer as “goedkeur” US nommer voltooi moet word. Die program stuur outomaties ŉ e-pos aan die persoon wat die transaksie moet goedkeur. Indien die transaksie se einddatum vervroeg word, word program EBR053P voltooi. Navraag ten opsigte van bates in transito word gedoen deur program EBR055P uit te voer.

2.2 VERSEKERING TEEN DIEFSTAL Met ingang van 1 Januarie 2003 is omgewings self verantwoordelik vir die vervanging van gesteelde items, waar geforseerde toegang nie ter sprake is nie aangesien hierdie tipe dekking duurder is as om dit op ’n selfversekerings-basis te hanteer. Vir rekorddoeleindes, bly dit egter noodsaaklik dat sodanige verliese steeds by die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur aangemeld word. Hierdie beleid is van toepassing op kantoor- en/of laboratoriumtoerusting, asook alle toerusting in transito, en dit is dus belangrik dat gebruikers sal toesien dat bates binne die spesifieke omgewing behoorlik beveilig word. Geforseerde toegang word as volg gedefinieer: "Verlies van of skade aan inhoud (die eiendom van die versekerde, of waarvoor hy/sy verantwoordelik is) van enige versekerde gebou op die versekerde perseel weens diefstal (of enige poging daartoe) wat gepaard gaan met kragdadige en gewelddadige betreding of verlating van sodanige gebou weens diefstal (of enige poging daartoe) wat volg op geweld of dreigement van geweld." Die US se versekering bied dekking ten opsigte van diefstal met geforseerde toegang, selfs al is die toerusting nie op die US se versekerde persele nie, maar dan word daar van die gebruiker verwag om die nodige sorg aan die dag te lê om toe te sien dat toerusting beveilig is en op die stelsel as bates in transito aangeteken is (verwys 2.1.3). Indien ŉ diefstal-eis nie aan die voorwaardes vir geforseerde toegang voldoen nie, maar dit wil voorkom asof dit nie aan nalatigheid toegeskryf kan word nie, of dat daar spesiale omstandighede is wat in ag geneem moet word, sal die eis na die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur verwys word vir oorweging vir uitbetaling. Vir die volledige prosedure ten opsigte van die aanmelding van diefstal-eise, sien aflaaibare dokument op die webtuiste van die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur.

2.3 BEVEILIGING VAN SKOOTREKENAARS Skootrekenaars is ŉ maklike diefstal teiken en die risiko word groter wanneer die toerusting vervoer en buite die kampus gebruik word. Let asseblief op die volgende riglyne wat in samewerking met die US se Informasietegnologie Afdeling opgestel is: 

Die tuisgebruikprogram (EBR050P) moet voltooi word, en deur die aangewese persoon goedgekeur (EBR051P) word voor u die notaboek huistoe neem of buite die kampus gebruik.



Sorg dat die skootrekenaar-inligting, naamlik die batenommer, beskrywing en vervangingswaarde korrek aangedui word op die bateregister.



Sorg dat die skootrekenaar met ŉ eenvoudige kabelslot beveilig is wanneer u dit in u kantoor los (die slot pas op ŉ spesiale kabelslot gleuf wat op alle nuwer notaboek rekenaars aanwesig is).



Sorg dat die skootrekenaar in ŉ goeie dra tas vervoer word wat dit teen die ergste stampe en skokke beskerm.



Op ’n vliegtuig, hou die skootrekenaar altyd in u handbagasie onder u eie toesig.



Moet nooit die skootrekenaar onbewaak in ŉ motor los nie, en sluit dit verkieslik in die bagasiebak toe.

3. MOTORVLOOT- EN HUURMOTORVERSEKERING 3.1 VERSEKERDE VOERTUIE 

Departementele- / Afdelingsvoertuie wat bestuur word deur die US se Voertuigvloot.



Leen-/Borgvoertuie waarvoor spesiale reëlings getref is met die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur.



Alle voertuie wat deur die US Voertuigvloot bespreek word.



Alle huurmotors vanaf die US se amptelike diensverskaffers wat deur die US se aankopestelsel bespreek is.

3.2 ALGEMENE VOORWAARDES VAN VERSEKERING  

Die bestuurder van die voertuig moet oor ŉ geldige rybewys, wat minstens een jaar oud is, beskik en dit op aanvraag kan toon. Voertuie is slegs verseker in soverre dit vir amptelike doeleindes gebruik word. Geen voertuig word deur die US verseker indien dit vir privaatdoeleindes aangewend word nie.

3.3 OMVANG VAN DEKKING Voertuie word gedek teen skade aan die voertuig as gevolg van botsings, skade aan windskerms, diefstal van die voertuig, inbraak by die voertuig, asook enige aanspreeklikheid wat spesifiek betrekking het. Dit sluit ook in enige eise wat ontstaan wanneer motors wat deur die US verseker word, skade veroorsaak aan enige eiendom wat aan ŉ ander party behoort.

3.4 BESTUURDERS- EN PASSASIERSAANSPREEKLIKHEID Die US se motorversekering is slegs van toepassing wanneer daar van die Universiteit se versekerde voertuie gebruik gemaak word soos in punt 3.1 gelys. 3.4.1 BESTUURDERSAANSPREEKLIKHEID Uitbetaling deur die versekering kan geweier word indien daar bevind word dat een of meer van die volgende omstandighede (wat nie allesomvattend is nie) aanleiding tot die aanspreeklikheid gegee het: Die bestuurder: (i)

het nie ’n geldige lisensie het nie

(ii)

het die voertuig op ’n roekelose of nalatige wyse bestuur

(iii)

het van die landswette oortree

(iv)

was onder die invloed van alkohol of ’n ander bedwelmingsmiddel

(v)

het die voertuig nie in die uitvoering van sy/haar werkgewer se opdragte en in die werkgewer se diens bestuur nie.

Bestuurders wat landswette oortree, is self verantwoordelik vir die boetes wat hulle opgelê mag word. 3.4.2 PASSASIERSAANSPREEKLIKHEID Indien die bestuurder ŉ ongeluk maak en van die medepassasiers en ander derde partye is beseer, en daar kan nie nalatigheid aan die kant van die bestuurder bewys word nie, kan daar nie ŉ eis teen hom/haar ingestel word nie. Indien daar wel nalatigheid bewys kan word aan die kant van die bestuurder, kan daar wel ’n eis by die Padongeluksfonds (POF) ingestel word: PADONGELUKFONDS (POF) Die volgende beduidende wysigings is op 1 Augustus 2008 aan die POF aangebring:         

Die foutgebaseerde stelsel is behou – die beseerde party moet die fout aan die kant van ’n ander party bewys. POF-vergoedingsvlakke is aansienlik verlaag. Mediese uitgawes word teen openbare gesondheidsinstansies betaal (behalwe in die geval van nood-mediese uitgawes wat hoër kan wees). Verlies aan inkomste-eise word beperk tot R160 000 per jaar. Verlies aan ondersteuningseise deur afhanklikes, is ook beperk tot R160 000 per jaar ten opsigte van elke verlore broodwinner. Die limiete sal kwartaallikse vir inflasie verhoog word en in die Staatskoerant aangekondig word. Algemene skade (soos pyn en lyding) word beperk tot dit wat ontstaan uit “ernstige beserings” wat geassesseer sal word deur ’n benoemde mediese praktisyn wat relevant is wat betref die omstandighede van die beseerde persoon. Beseerde lede van dieselfde huishouding as die bestuurder, sal kragtens hierdie wet nie meer uitgesluit word van vergoeding nie. Vergoeding vir sekondêre emosionele skok soos ervaar deur ooggetuies of naasbestaandes, sal nie langer deur die fonds voorsien word nie, maar kan deur die gemene reg nagestreef word. Die statutêre beperkings op gemene reg-verhaalregte teen bestuurders, hulle werkgewers of voertuigeienaars word behou (tensy die fonds nie in staat is om enigsins enige vergoedingsbedrag te betaal nie). Die vergoedingslimiet van R25 000 vir sekere kategorieë passasiers bestaan nie meer nie. In vergoedingskikkings wat met die fonds ooreengekom word, is party en partyregskostes nie meer bedingbaar nie en moet apart deur ’n hof beslis word.



Die POF kan in sekere omstandighede van die bestuurder of eienaar van die voertuig sy kostes verhaal byvoorbeeld in geval van: a. ŉ Ongelisensieerde bestuurder. b. Dronkbestuur of bestuur onder die invloed van dwelmmiddels. c.

Valse verklaring ten opsigte van ongeluk aan die RAF.

d. Versuim om die RAF nie binne 14 dae na die ongeluk, waar beserings betrokke is, daarvan te verwittig. Vir die volledige prosedure ten opsigte van die aanmelding van motorvloot en huurmotor-eise, sien aflaaibare dokument op die webtuiste van die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur.

4. STUDENTE- EN DERDEPARTY EISE Enige insident of voorval waarin ŉ derdeparty of student en/of sy/haar eiendom skade gely het, wat mag lei tot ŉ moontlike versekeringseis, moet onmiddellik by die Afdeling Risiko- en Beskermingsdienste aangemeld word. Daarna moet die verantwoordelike persoon by die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur in kennis gestel word van die insident. Alle korrespondensie ten opsigte van die insident moet ook na die verantwoordelike persoon verwys word. Die verantwoordelike persoon by die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur, sal alle eise verwys na die US se versekeraars. Slegs wanneer die eis deur die Versekeraars afgekeur word of binne die bybetaling val, kan die eis deur die US oorweeg word vir uitbetaling, volgens die oordeel van die gemagtigde persone/liggame soos hieronder uiteengesit. Alle eise tot R100 000 mag goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur of deur die Hoofdirekteur: Finansies. Eise van R100 001 tot R500 000 mag goedgekeur word deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies. Eise groter as R500 000 moet aan die Rektor se Bestuurskomitee voorgelê word. Vir die volledige prosedure ten opsigte van die aanmelding van studente- en derdeparty-eise, sien aflaaibare dokument op die webtuiste van die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur.

Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur Tel: 021 808 4543 E-pos: [email protected]

2.28 VOORSKOTTE Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op voorskotte. Voorskotte, hetsy in die vorm van ŉ tjek, elektroniese betaling, buitelandse valuta of enige ander vorm, word net in hoogs uitsonderlike gevalle uitgereik, aangesien voorskotbetalings bewese risiko’s inhou. Ten einde hierdie risiko’s te bestuur, geld die volgende voorwaardes wanneer daar vir ŉ voorskot aansoek gedoen word: 

ŉ Tjekrekwisisievorm op finansiële stelsel (program FBT199P), waarop die US-nommer aangebring is, moet volledig ingevul word en aan die betrokke Fakulteitsbeampte (Sien Bylae A) by Afdeling Finansiële Dienste gestuur word.



Die voorskotafhandelingsvorm wat saam met die voorskot uitgereik word, moet binne 30 dae saam met die nodige bewysstukke aan Finansiële Dienste terugbesorg word. Die US behou hom die reg voor om die voorskot van die ontvanger se salaris te verhaal indien die voorskotafhandelingsvorm nie binne 30 dae ontvang word nie, tensy daar ŉ geldige rede is waarom die nodige bewysstukke nie binne 30 dae beskikbaar gestel kan word nie.



Indien daar ŉ ongespandeerde bedrag oorbly, moet dit by Kassiere op dieselfde kostepuntrekeningnommer waarteen die voorskot aangevra is, teen rekening 8636, inbetaal word. Indien die voorskot in die vorm van buitelandse valuta was, moet die ongespandeerde bedrag oorbetaal word in die rekening en geldeenheid soos ooreengekom met die Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur wat dié voorskot gereël het.



Indien die kostes aangegaan hoër is as die voorskot, moet ŉ addisionele betaling aangevra word, met die voorlegging van die nodige bewysstukke.



Slegs kostes wat voldoen aan die vereistes van die finansiële beleid mag uit die voorskot aangegaan word, enige uitgawes aangegaan wat strydig is met die US beleid, moet deur die persoon aan wie die voorskot uitgereik is betaal word.



Voorskotbetalings sal slegs in hoogs uitsonderlike gevalle aan ŉ krediteur van die Universiteit gemaak word, en sal slegs oorweeg word vir goedkeuring met die voorlegging van ŉ volledige motivering hiervoor aan die Direkteur: Finansiële Dienste.



Geen persoonlike uitgawes of vergoeding mag uit ŉ voorskot betaal word nie.



Voorskotte vir vergoeding moet aangevra word by die Afdeling: Menslike Hulpbronne.



Alle bewysstukke moet gelewer word, indien nie, moet die koste deur die ontvanger van die voorskot gedra word.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste in die geval van standaard voorskotte

3.1 BTW Beleidnommer: 005A/25/03/09 Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne soos bepaal deur die Wet wat geld indien die US BTW wil terugeis, die metode waarvolgens ŉ kostepunt se BTW-terugeis persentasie bepaal word en die skep van fakture. Beleid: Die basiese begrippe rondom BTW soos uitsetbelasting, insetbelasting, belasbare lewerings en vrygestelde lewerings word algemeen deur personeel van die Universiteit in die daaglikse uitvoering van hulle take gebruik. Volledigheidshalwe word hierdie begrippe hieronder kortliks verduidelik: Uitsetbelasting Uitsetbelasting is die belasting wat gehef word wanneer ŉ onderneming belasbare lewerings maak (BTW op Verkope). Insetbelasting Insetbelasting is die belasting wat gehef word ten opsigte van goedere en dienste wat aangekoop word om belasbare lewerings te maak (BTW op Aankope). Vrygestelde lewerings Sommige lewerings van goedere en dienste is vrygestel van BTW. Insetbelasting ten opsigte van sodanige aankope is nie terugeisbaar nie. Opvoedkundige dienste en skenkings is byvoorbeeld vrygestel van BTW. Belasbare lewerings teen standaardkoers Lewerings van goedere en dienste is belasbaar teen die standaard BTW-koers en insetbelasting kan teen uitsetbelasting verreken word. In die praktyk sal lewering van goedere en dienste in die algemeen belasbaar wees. TERUGEIS PERSENTASIE VAN ‘N KOSTEPUNT Alle kostepunte het ŉ BTW-terugeis persentasie wat wissel tussen 0% en 100%. Hierdie persentasie word bereken as ŉ persentasie van belasbare lewerings oor totale lewerings (belasbare plus nie-belasbare verkope). Hierdie persentasie het niks te doen met die uitset BTW wat aan die Ontvanger van Inkomste oorbetaal moet word nie. Alle oorbetalings aan die Ontvanger is normaalweg die volle 14% BTW op ŉ spesifieke belasbare inkomste. Die BTW-terugeis persentasie kan vasgestel word op programme FFB007P en FFB184P.

Voorbeeld: Veronderstel kostepunt X kry jaarlikse belasbare inkomste van R250 en ŉ nie-belasbare inkomste van R250.00. Gevolglik is kostepunt X se totale inkomste R500 vir die jaar. Die BTW-terugeis persentasie kan gevolglik soos volg voorgestel word: Belasbare Inkomste Totale Inkomste

x

100 1

=

250 500

x

100 1

=

50%

Veronderstel kostepunt X sou nou gedurende die jaar ŉ uitgawe van R228 aangaan: Hierdie R228 bestaan dus uit ŉ tarief + 14% BTW waar die BTW soos volg bereken word: 14 x 114

228 1

=

R28

Omdat die kostepunt ŉ 50% BTW terugeis persentasie het, kan daar dus 50 x 28 100 1 d.w.s. R14 van die inset BTW teruggeëis word. Op die R250 belasbare inkomste moet daar egter 250 x 14 1

=

R30.70 aan die 114

Ontvanger oorbetaal word, dit wil sê die volle 14% BTW. TERUGEIS VAN BTW Vir die terugeis van BTW is daar drie tipes belastingfakture van toepassing. Elke tipe het sy eie vereistes waaraan ŉ belastingfaktuur moet voldoen voordat BTW teruggeëis kan word. Fakture groter as R3000 (Ingesluit BTW) Die volgende informasie moet op die faktuur wees:      

dat dit ŉ belastingfaktuur is. die verskaffer se naam, adres en BTW registrasienommer. die naam, adres en BTW registrasienommer van die aankoper. die faktuurnommer en datum. ŉ beskrywing van die goedere en die hoeveelheid. die waarde van die goedere en die belasting gevra.

Fakture kleiner as R3000 (Ingesluit BTW) Wanneer die totale bedrag van die faktuur ingesluit BTW nie R3000 oorskry nie, is bogenoemde nog steeds van toepassing. Dit is egter nie nodig dat die verskaffer se adres, die ontvanger se naam, adres en BTW registrasienommer of die hoeveelheid goedere aangetoon word nie. Situasies waar die totale bedrag ingesluit BTW kleiner as R50 is en dit nie nodig is om ŉ faktuur te genereer nie Wanneer die totale bedrag ingesluit BTW nie R50 nie is dit nie nodig om ŉ faktuur te genereer nie. Enige aankoper wat BTW wil terugeis moet kan bewys lewer van die aankope en die feit dat BTW gehef is. Dit is belangrik om die naam van die verskaffer en die feit dat BTW gehef is aan te dui op die strokie. BTW-HEFFING MET DIE UITREIK VAN FAKTURE Alle buitewerk, navorsing, konsultasie en goedere wat deur departemente gelewer word, moet gefaktureer word via die debiteurestelsel. Alle fakture wat uitgereik word, moet goedgekeur word deur die persoon teen wie se kostepunt die faktuur uitgereik word of die departementshoof/dissipline hoof/uitvoerende hoof. Die persoon wat die faktuur uitreik moet die korrekte inkomsterekening gebruik. Indien daar enige twyfel is moet Finansiële Dienste gekontak word.

Geen fakture mag op Universiteit Stellenbosch briefhoofde of met rekenaarprogramme geskep word nie. Die debiteurestelsel moet ten alle tye gebruik word om fakture te skep. Die volgende inkomsterekening word gebruik tydens die uitreik van binnelandse(plaaslike) fakture:    

    

5388 - Inkomste borgskappe: Borgskappe word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef. 5413 - Opdragnavorsing: Fondse verkry vir kontraknavorsing word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef. 5415 - Verkope nulkoers: Fondse verkry uit die verkoop van vrygestelde produkte (meestal landbouprodukte) word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. Geen BTW word gehef nie. 5597 - Diverse inkomste (Belasbaar): Fondse wat ontvang word vir dienste gelewer, goedere gelewer, navorsing en enige ander belasbare lewerings moet teen hierdie inkomsterekening inbetaal word, uitgesonder betalings vanaf die NNS, WNK, ander statutêre rade en inkomste wat spesifiek tuishoort onder een van die genoemde inkomsterekeninge. BTW word gehef. 5267 - Departement Waterwese en Bosbou: Fondse ontvang vanaf die Departement Waterwese en Bosbou word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef. 5270 - DST inkomste: Fondse ontvang vanaf DST word teen die inkomsterekening inbetaal. 5307 - Waternavorsingskommissie: Fondse ontvang vanaf die Waternavorsingskommissie word teen die inkomsterekening inbetaal. BTW word gehef. 5387 - Inkomste Beurse: Fondse ontvang vir die uitbetaling van beurse. Geen BTW word gehef nie. 5777 - Inkomste ontvang vir die bywoning van opvoedkundige kursusse, seminare of kongresse. Geen BTW word gehef nie.

Die volgende inkomsterekening word gebruik tydens die uitreik van buitelandse fakture:    

5777 - Inkomste ontvang vir die bywoning van opvoedkundige kursusse, seminare of kongresse. 5387 - Inkomste Beurse: Fondse ontvang vir die uitbetaling van beurse. 5598 - Inkomste Buitelands Nulkoers: Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer en enige ander belasbare lewerings gedoen word teen die inkomsterekening inbetaal. 5592 – Inkomste Buitelands Vrygestel: Inkomste ontvang van die buiteland vir die maak van niebelasbare lewerings, uitgesluit inkomste wat tuishoort onder 5777,5387 of 5373 (skenkings).

Let wel geen BTW word gehef op enige inkomste vanaf die buiteland nie. Skenkings, hetsy binnelands of buitelands, word inbetaal via die afdeling Bemarking en Kommunikasie op inkomsterekening 5373. Geen faktuur mag uitgereik word vir die inbetaling van ŉ skenking nie. Geen fakture mag teen die inkomsterekening 5596 uitgereik word sonder vooraf goedkeuring deur Finansiële Dienste nie. Wanneer pryse vir goedere en dienste gekwoteer word moet die kwotasie in die geval van belasbare lewerings vir BTW voorsiening maak. Geen inkomste mag teen ŉ uitgawerekening te boek gestel word nie Kontak afdeling: Finansiële Dienste

3.2

BELEID VIR BUITELANDSE BETALINGS VOLGENS DIE REGULASIES VAN DIE SUIDAFRIKAANSE RESERWEBANK EN DIE UNIVERSITEIT STELLENBOSCH

Beleidnommer:

006A RBS 07/06/2011

Bestek:

Die beleid verskaf die finansiële riglyne soos bepaal deur die Reserwebank van Suid-Afrika wat geld indien die US buitelandse betalings wil maak, hetsy aan buitelandse ondernemings of buitelandse persone. Die beleid bepaal die dokumentasie wat benodig word vir ŉ buitelandse betaling.

Beleid Daar is twee tipe betalings waarvoor aansoek gedoen kan word:  

ŉ buitelandse wissel/tjek (“draft”) of ŉ bankoordrag/telegrafiese oordrag (“Swift transfer”)



ŉ Wissel is geldig vir ses maande.



Die US besit nié ŉ kredietkaart vir buitelandse betalings nie.

KOSTES Die koste verbonde aan ŉ wissel is tans: minimum R100 (BTW ingesluit) en ad valorem 0,35% + BTW, met ŉ maksimum koste van R400 (BTW ingesluit). Die koste vir ŉ bankoordrag is tans: minimum R100 (BTW ingesluit) en ad valorem 0.35% + BTW, met ŉ maksimum koste van R400 (BTW ingesluit). ŉ Addisionele bedrag van R100 (“Swift” fooi) word ook gehef. Die US verkies om indien moontlik, ŉ bankoordrag aan te vra, aangesien die transaksie vinniger en veiliger is. Die geld wat oorgedra word, is binne twee werksdae nadat die transaksie by ons bank afgehandel is, in die oorsese rekening beskikbaar. (Dit neem slegs langer wanneer ons bankiers die geld nie direk na die betrokke oorsese bank kan oorplaas nie en van ŉ intermediêre oorsese bank gebruik moet maak om die geld namens hulle oor te plaas.) Wanneer ŉ wissel gepos word, neem dit soms baie lank om sy bestemming te bereik (die wissel word met gewone lugpos gepos, tensy die Departement dit self op ŉ ander manier wil pos/koerier) en daar is altyd ŉ moontlikheid dat die wissel verlore kan raak. Slegs wanneer die bedrag baie klein is (kleiner as USD/EUR/GBP 100) en die begunstigde nie ŉ bankoordrag verkies nie, reik ons bankiers eerder ŉ wissel uit, aangesien sommige oorsese banke ekstra bankkoste vra vir bankoordragte met ŉ klein waarde. Sommige oorsese banke vra ekstra bankkoste vir bankoordragte. Die maatskappy moet dit so aandui op sy faktuur, anders word die bedrag afgetrek van die totaal van die faktuur. Indien die maatskappy weet wat die koste is, kan hulle dit aandui op hul faktuur, andersins moet hulle net noem dat die betrokke departement vir die oorsese bankkoste ook verantwoordelik is. In so ŉ geval vra ons net vir ons bankiers om die ekstra bankkoste van ons rekening te verhaal wanneer die oorsese bank die kostes aan hulle deurgee (soms eers ŉ paar weke na voltooiing van transaksie). “Details of charges” op Vorm A van die bank word dan “our” gemerk – anders is dit outomaties “share”, wat beteken dat ons die plaaslike bankkoste betaal en die begunstigde die oorsese bankkoste. Soms is daar meer as een oorsese bank betrokke wanneer ŉ bankoordrag na ŉ spesifieke oorsese bank gedoen word. Ons bankiers het net sekere banke met wie hulle transaksies kan doen en indien ons van so ŉ intermediêre bank gebruik moet maak, kan hierdie bank ook kostes vra. Daar kan dus gevalle wees waar meer as een oorsese bank kostes vra – die Departement is verantwoordelik vir die oorsese bankkostes van albei banke. Die Suid-Afrikaanse Reserwebank is verantwoordelik om beheer uit te oefen oor alle buitelandse transaksies en die banke (en dus ook die US) is daarom onderworpe aan sekere reëls en regulasies in terme waarvan

alle buitelandse transaksies moet plaasvind. Indien enige transaksie buite hierdie reëls of regulasies val, moet daar skriftelik by die Suid-Afrikaanse Reserwebank (SARB) aansoek gedoen word voordat so ŉ transaksie betaal mag word. Die koste verbonde aan so ŉ aansoek is tans R750 en ons bankiers hanteer sulke aansoeke namens die US. Die wagtydperk vir ŉ antwoord van die SARB is gewoonlik tot ses weke. DOKUMENTASIE INGEDIEN MOET ALTYD AAN DIE VOLGENDE VEREISTES VOLDOEN: 

Fakture moet in Engels wees – die bank aanvaar geen fakture in vreemde tale nie.



Indien die Departement nie ŉ Engelse faktuur kan bekom nie, moet ŉ volledige vertaling van die faktuur saam met die oorspronklike ingedien word as bewys.



Alle fakture moet altyd aan die Universiteit Stellenbosch uitgemaak wees en ŉ faktuurnommer en datum moet voorsien word, anders sal die betrokke faktuur nie betaal kan word nie. Die US se adres moet ook getoon word.



Indien ŉ jaar verstryk het vandat ŉ faktuur uitgereik is, moet Reserwebankgoedkeuring verkry word om die faktuur te betaal. Die aansoekfooi van R750 is betaalbaar deur die betrokke departement. Fakture ouer as ŉ jaar vir die fisiese invoer van items, word ontmoedig, maar wel toegelaat.



Geen betaling kan op ŉ kwotasie of ŉ staat gedoen word nie.



Die volgende inligting moet op die dokumentasie voorkom: 

Naam van begunstigde (voorletters en van indien persoon).



Oorsese adres van begunstigde (fisiese woonadres indien persoon).



Bedrag betaalbaar en valuta/geldeenheid. Daar moet altyd ŉ bewys wees van waar die fooie verkry is – fooie moet nie net ingevul word op bestelvorms of registrasievorms sonder om ŉ bewys aan te heg waar die fooie aangedui word nie.



Rede vir betaling/waarvoor betaling aangevra word.



Indien ŉ besoeker betaal word (hetsy vergoeding of terugbetaling van uitgawes): o o

rede vir besoek (navorsing; gasspreker; dosent) tydperk van besoek (datums)



In geval van registrasie vir ŉ konferensie moet die naam van die konferensie en wanneer dit plaasvind (datums) voorsien word.



In geval van ŉ bankoordrag moet volledige bankbesonderhede voorsien word: o o o o

volledige naam van Bank en “Swift” kode; adres; IBAN (“International Bank Account Number) / rekeningnommer; bankkode: Verenigde Koninkryk VSA en Kanada Europa

o 

“Sort code” “Routing/ABA/Fedwire number” “BLZ number / BIC number”

ses syfers nege syfers ag syfers

Die IBAN bestaan uit die rekeningnommer en die bankkode en moet ook aangedui word wanneer dit op die faktuur/bewysstuk voorkom.

Die Suid-Afrikaanse Reserwebank vereis altyd oorspronklike bewysstukke, maar die U.S. het tans toestemming om fakse te gebruik. Slegs duidelik leesbare fakse is aanvaarbaar.



Fakture wat as ŉ aanhangsel per e-pos gestuur word en deur die Departement uitgedruk word, kan ook as bewys gebruik word.



Indien registrasie vir konferensies oor die internet gedoen word, moet elke persoon wat die konferensie bywoon ŉ ingevulde registrasievorm uitdruk en ook seker maak dat al die nodige inligting oor die konferensie (naam van konferensie / wanneer (datums) dit plaasvind / oorsese adres / fooie betaalbaar) daarop voorkom of ekstra uitdruk en saam met die registrasievorm indien.



Waar ŉ vooruitbetaling vir invoere op ŉ pro-forma Faktuur gedoen word, moet die oorspronklike kommersiële faktuur wat saam met die goedere ontvang word altyd na Finansiële Dienste gestuur word vir ouditdoeleindes van beide ons eksterne ouditeure sowel as die SARB. Die Reserwebank doen gereeld inspeksies by die banke waartydens die US enige vereiste dokumentasie moet kan toon.

BETALINGS IN RAND Indien ŉ oorsese maatskappy ons in Rand faktureer, betaal ons die ekwivalent van die Rand in die betrokke valuta, omgeskakel teen die koers van die dag van die transaksie. Suid-Afrikaanse maatskappye wat in buitelandse valuta faktureer, word in Rand betaal – die R-ekwivalent van die valuta op die dag van die transaksie. Die buitelandse betalingstelsel word dus nie gebruik nie. Indien ŉ oorsese maatskappy ons in Rand faktureer en bankbesonderhede van ŉ Suid-Afrikaanse rekening verskaf, moet hulle aandui of dit ŉ ZAR-rekening of ŉ buitelandse valuta-rekening is. Dit sal bepaal watter betaalstelsel gebruik moet word vir die spesifieke transaksie. BETALINGS AAN STUDENTE OF WERKNEMERS VAN DIE US Wanneer ŉ Suid-Afrikaanse Burger (“Resident of South Africa”) oorsee woon en werk, mag ons die persoon nié in valuta betaal nie. ŉ Betaling in Rand na ŉ Suid-Afrikaanse bankrekening mag gedoen word. Indien die universiteit/instansie waar die persoon werksaam is die US faktureer, kan ons hulle in valuta betaal. Slegs wanneer ŉ persoon na die betrokke land emigreer het en bewys vir ons bankiers kan lewer dat die emigrasie by die Finansiële Waarnemingsafdeling (voorheen Valuta Beheer) aangemeld is, mag hy in buitelandse valuta betaal word. Indien ŉ Suid-Afrikaanse inwoner tydelik in die buiteland is (bv. vir akademiese of navorsings-doeleindes), mag daar nie betalings aan daardie persoon na die buiteland gemaak word, sonder toestemming van die SARB nie. In die motivering aan die SARB moet daar spesifiek melding gemaak word van die rede van die verblyf en hoe die US deur die besoek baat. Die aansoekfooi van R750 is betaalbaar deur die betrokke departement.

ALGEMENE BETALINGS WAT NIE RESERWEBANKGOEDKEURING VEREIS NIE EN TIPE DOKUMENTASIE VEREIS Betaling

Rekening nommer

Abstrak/manuskrip voorleggingsfooi vir publikasie/ voorlegging by konferensie

3144

Advertensies

2403

Akkommodasie tydens konferensie

1155

Tipe dokumentasie vereis Faktuur Amptelike dokumentasie van konferensie waar volledige besonderhede vir voorlegging van abstrak voorkom. Faktuur  Dikwels word akkommodasie deur die organiseerders van die konferensie gereël en vorm dit deel van die registrasievorm of daar is ŉ aparte vorm vir akkommodasie. Voorsien dan ŉ vorm met volledige besonderhede van elke persoon wie se akkommodasie betaal moet word, asook besonderhede van die konferensie ten opsigte waarvan die akkommodasie betaal word (naam en datum van konferensie moet aangedui word). 

As persoon self sy akkommodasie tydens die konferensie moet reël: faktuur van hotel/gastehuis/instansie waar persoon tuisgaan.



Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persoon wie se akkommodasie betaal word.



Dit is belangrik om te verseker dat die verblyftariewe binne die toegelate ECA-tariewe is (verwys na beleid 4.3, reis en verblyf, van die finansiële beleid). Faktuur van hotel/gastehuis/instansie waar persoon tuisgaan.



Akkommodasie tydens oorsese besoek

Bladkoste Herdrukke Publikasiekoste Boeke Publikasies Tydskrifte Eksamengelde



Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persoon wie se akkommodasie betaal word.



Dit is belangrik om te verseker dat die verblyftariewe binne die toegelate ECA-tariewe is (verwys na beleid 4.3, reis en verblyf, van die finansiële beleid).

1155

3144

Faktuur

1445 1435

Faktuur Bestelvorm

1093

Faktuur

Betaling

Eksterne eksaminator/ promotor/ mede promotor/studieleier/ mede-studieleier (deur Afdeling Kursusse aangevra)

Herstel van apparaat, toerusting

Klasgelde Kursusgelde

Rekening nommer

1455

2063

2085

Ledegeld en Subskripsies

2075 1443

Registrasie vir konferensie



Aanstellingsbrief van afdeling Kursusse en ‘vergoeding van eksterne eksaminator’ vorm volledig ingevul met die bedrag in USD aangedui (daar moet duidelik genoem word ten opsigte van watter kandidaat die eksaminator vergoed word).



Eksterne Eksaminators word vergoed op ŉ basis van R2.00 = USD1.00. Alle fooie in Rand word omgeskakel na USD. Indien die persoon verkies om in ŉ ander valuta vergoed te word, word dit so aangedui vir die bank en hulle doen die omskakeling van USD na die betrokke valuta.



Aangesien die werk in die buiteland verrig word, word daar nie belasting gehef op die vergoeding wat Eksterne Eksaminators ontvang nie.

2197

Kopiereg SARB aansoek moet gedoen word (R750 fooi)

Nota’s Onderhoud van apparaat Ontledingsdienste Posgeld, verskepingskoste wat gehef word indien instansie goedere kosteloos aan US verskaf

Tipe dokumentasie vereis

Faktuur 

Faktuur van universiteit/instansie waar persoon die kursus gaan bywoon.



Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van persoon wat oorsee gaan.



Betaling vir voltydse studie in die buiteland benodig SARB goedkeuring (R750 aansoekfooi)

Faktuur

1043 1455 1771

Subskripsievorm Hernuwing van lidmaatskap Subskripsie kennisgewing Faktuur Faktuur Faktuur

1125

Volledige faktuur aan US.

2063



Registrasievorm vir elke persoon wat konferensie gaan bywoon, volledig ingevul.



Volledige besonderhede van konferensie.



Afskrif van IDENTITEITSDOKUMENT van elke persoon wat die konferensie gaan bywoon. Faktuur en afskrif van kontrak tussen US en instansie waarop volledige besonderhede voorkom.

 Sagteware lisensie

Sagteware onderhoud (“maintenance fees”)

1895

1895



Lisensies vir sagteware wat afgelaai word vanaf die rekenaar moet aangedui word en word toegelaat. Fisiese invoer van sagteware benodig SARB goedkeuring (R750 fooi). Faktuur en afskrif van kontrak tussen US en instansie waarop volledige besonderhede voorkom.

Betaling

Sagteware wat afgelaai word vanaf rekenaar

Rekening nommer 1895

Tipe dokumentasie vereis 

Faktuur



Aanduiding dat sagteware afgelaai word vanaf die rekenaar Faktuur van persoon/instansie aan US met afskrif van vliegtuigkaartjie wat bedrag bevestig. (Indien die kaartjie nie meer beskikbaar is nie, moet ŉ faktuur van die reisagent wat aandui dat die kaartjie reeds betaal is, ingedien word as bewys. Wanneer kaartjie elektronies bespreek word, moet ŉ uitdruk wat die bespreking bevestig en ŉ bewys van betaling verskaf word.)



Terugbetaling van uitgawes aan oorsese besoeker: vliegtuigkaartjie



Terugbetaling van enige ander diverse uitgawes soos akkommodasie, etes, telefoon, motorhuur, ens. moet in Rand aan die besoeker terugbetaal word voordat hy die land verlaat, of die US moet die uitgawe namens die besoeker aan die betrokke plaaslike krediteur/instansie betaal. Indien dit as ŉ buitelandse betaling aangevra word, moet Reserwebank goedkeuring eers verkry word. Die aansoek neem tot ses weke om goedgekeur te word en ŉ R750 fooi word gehef.)



Indien die besoeker betaal word vir dienste gelewer gedurende sy/haar verblyf in Suid-Afrika, kan hierdie koste by die koste vir professionele dienste gevoeg word, maar sal die persoon belas word op die volle faktuurbedrag. Amptelike brief van Departement (op US/Departementele briefhoof) waarop rede vir terugbetaling en ook alle nodige inligting verskaf word. Indien registrasiefooie terugbetaal word, moet kopie van registrasievorm waarop volle naam en oorsese adres van die betrokke persoon aangedui word, aangeheg word.

1155



Terugbetaling: Enige terugbetaling van gelde van oorsese persoon/instansie ontvang (bv. registrasie vir konferensie in Suid-Afrika)

1667 

 Terugbetaling: Internasionale Kantoor Stellenbosch en Tygerberg (terugbetaling van akkommodasie deposito, klasgelde, elektiewe fooie aan internasionale studente)

2845 

Bankbewys van US se bank wat toon dat geld op US rekening inbetaal is. (Slegs kwitansie of bewys van oorsese bank wat inbetaling toon is nie voldoende bewys nie.) Amptelike brief van Departement (op US/Departementele briefhoof) waarop rede vir terugbetaling, bedrag, voorletters en van begunstigde, oorsese adres en volledige bankbesonderhede verskaf word. Bankbewys van US se bank wat toon dat geld op US rekening inbetaal is. (Slegs kwitansie of bewys van oorsese bank wat inbetaling toon is nie voldoende bewys nie.)

Betaling

Rekening nommer

Tipe dokumentasie vereis 

Indien die betrokke persoon ŉ buitelander is, moet Finansiële Dienste Reserwebank goedkeuring verkry voordat betaling finaliseer kan word. ŉ Motiveringsbrief (op ŉ US briefhoof), asook ŉ duidelik leesbare kopie van die betrokke persoon se paspoort word benodig. Die aansoekfooi is R750 en neem gewoonlik ŉ paar weke om goedgekeur te word. (Die US se bank doen die aansoek namens die US.)





Vergoeding van buitelandse besoeker (navorser / gasspreker / dosent)

Indien betaling van vliegtuigkaartjies gedoen word vir persone wat nie na SuidAfrika kom nie (dus buitelandse vlugte), moet SARB aansoek ook eers gedoen word. Volledige faktuur van persoon aan US. 

ŉ Afskrif van die uitnodigingsbrief soos opgestel deur die Internasionale Kantoor moet aangeheg word.



ŉ Afskrif van die persoon se paspoort moet aangeheg word. Die paspoort moet deur die Internasionale Kantoor gestempel en onderteken word voordat die versoek vir betaling na afdeling Finansiële Dienste gestuur word.



ŉ Afskrif van die visum moet aangeheg word en moet geëndosseer wees vir onderrig of navorsing aan die US (of met die aanbeveling van die Internasionale Kantoor op ŉ afskrif van die besoekersvisum). Die visum moet deur die Internasionale Kantoor gestempel en onderteken word voordat die versoek vir betaling na afdeling Finansiële Dienste gestuur word.



25% Belasting is betaalbaar deur alle buitelanders wat enige vorm van vergoeding van die US ontvang.

Persoon 2197 Instansie 2195



Volledige faktuur van instansie waar persoon werksaam is uitgemaak aan US. 

Afskrif van uitnodigingsbrief/ paspoort/visum word nie benodig nie.



Geen belasting word afgetrek nie.

Betaling

Rekening nommer

Tipe dokumentasie vereis 

Vergoeding vir diens gelewer in buiteland deur persoon/instansie

Vliegtuigkaartjie: Betaling van vliegtuigkaartjie vir oorsese besoeker direk aan reisagent

Persoon 2197 Instansie 2195

1155

Volledig faktuur van persoon / instansie aan US wat duidelik aantoon dat die werk in die buiteland verrig is. 

Geen belasting word afgetrek nie.



Vooruitbetalings vir dienste gelewer word slegs toegelaat indien die verskaffer motiveer dat dit vereis word en dat sulke vooruitbetalings die norm is in die dienste sektor waarin die verskaffer aktief is. Bevestiging dat die diens gelewer was moet so spoedig moontlik na die Finansiële Dienste afdeling gestuur word as bewys dat die transaksie afgehandel kan word. Die Finansiële Dienste afdeling moet op sy beurt die afhandeling aan die bankiers bevestig.

Faktuur van reisagent aan US.

60

INVOERE 



Vooruitbetaling •

Betaling vir invoere behoort eers te geskied nadat die goedere in ŉ goeie toestand ontvang is en die kommersiële faktuur en inklaringsdokumente verskaf word.

•

Dit gebeur egter dat die buitelandse firma soms goedere eers lewer nadat betaling geskied. Indien so, moet dit duidelik so aangedui word op die faktuur van die buitelandse firma.

•

Geen betaling mag op ŉ kwotasie gedoen word nie.

•

Tydens vooruitbetaling kan betaling op ŉ proforma (voorlopige) faktuur gedoen word.

•

Bestellings vir kapitaalgoedere duurder as R150 000 mag slegs een derde vooruitbetaal word. Wanneer die goedere in ŉ goeie toestand ontvang is en die kommersiële faktuur en inklaringsdokumente verskaf word, mag die balans van die faktuur betaal word. Kredietbriewe vir sulke bestellings kan met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gereël word.

•

Wanneer die goedere ontvang word, moet alle oorspronklike inklaringsdokumente saam met die oorspronklike faktuur van die inklaringsagent (bv. Dock’s Shipping, DHL, FEDEX) na die Beampte vir Buitelandse Betalings by Finansiële Dienste gestuur word. Dit sluit in die “Bill of Entry”, “Air Waybill” (lugvrag) of “Bill of Lading” (seevrag), “Customs Release Notification (SARS)” en die “Commercial Invoice”. Al vier hierdie dokumente moet ingedien word as bewys dat die goedere ontvang is. Indien dit slegs ŉ pakkie is wat by die Poskantoor afgehaal word, moet die uitdruk van die Poskantoor wat die BTW en klaringskoste aandui (“manifest print”) saam met die kwitansie as bewys van ontvangs van goedere ingedien word. Al hierdie bewysstukke moet behou word vir ouditdoeleindes deur beide die eksterne ouditeure en die SARB as bewys dat die goedere waarvoor betaal is, wel die land ingekom het.

•

Indien die bedrag groter as R250 000 is en die verskaffer die volle betaling van die faktuur vereis voordat die goedere vervaardig / gelewer word, moet ŉ aansoek by die Reserwebank ingedien word. So ŉ aansoek kos tans R750 en die betrokke Departement is vir hierdie koste verantwoordelik. Ons bankiers doen namens die US aansoek by die SARB en slegs wanneer goedkeuring van die aansoek ontvang is, kan die bank voortgegaan met die betaling van die betrokke faktuur.

Goedere reeds ontvang Betaling geskied wanneer die goedere in ŉ goeie toestand ontvang is. Die kommersiële faktuur en bewys van ontvangs van goedere word benodig voordat betaling kan geskied. •

Indien goedere per pos ontvang is, moet die poskantoorbewys (“manifest print”) en kwitansie wat toon dat BTW en klaringskoste betaal is, ingedien word of die faktuur moet ŉ oorspronklike Doeane stempel bevat.

•

Indien daar van ŉ inklaringsagent soos Dock’s Shipping gebruik gemaak is, moet alle inklaringsdokumente ingedien word as bewys dat die goedere ontvang is. Die faktuur van die inklaringsagent moet saam met die “Bill of Entry”, “Airwaysbill” (lugvrag) of “Bill of Lading” (seevrag), “Customs Release Notification (SARS)” en die “Commercial Invoice” na die Beampte vir Buitelandse Betalings by Finansiële Dienste gestuur word.

•

ŉ “Packing slip” is nie voldoende bewys nie. Voorbeelde van invoere: sagteware / rekenaarmateriaal navorsingsmateriaal verbruikbare materiaal chemikalieë

Rekeningnommer: 1895/1885 3107 1405 1323 61

toerusting boeke nota’s bladmusiek video

6975 1445 1043 1434 1693

BUITELANDSE BESOEKENDE AKADEMICI AAN DIE US: REëLINGS IN VERBAND MET VISUMS EN VERGOEDING Hierdie stel riglyne en reëlings het betrekking op nie-Suid-Afrikaanse buitelandse akademici wat Stellenbosch vir ŉ beperkte tyd besoek en met wie daar geen permanente werksverhouding bestaan nie. Alle besoekende akademici wat aan die akademiese program van Stellenbosch Universiteit deelneem, moet oor ŉ geldige tydelike verblyfpermit beskik: 

Alle besoekende akademici vir ŉ tydperk van drie maande en langer, moet hul naaste Suid-Afrikaanse missie kontak en betyds aansoek doen vir ŉ tydelike verblyfpermit.



Alle besoekende akademici vir ŉ tydperk korter as drie maande met ŉ paspoort van ŉ land met visumvrystelling (EU; VSA; VK) kan by aankoms in Suid-Afrika aanmeld by die immigrasiebeampte met die versoek vir ŉ besoekersvisum met ŉ endossement vir navorsing of onderrig aan Stellenbosch Universiteit. Die volgende dokumentasie word vereis: • • • •

Briewe van die tuisuniversiteit en Stellenbosch wat die termyn en rede van verblyf verstrek. ŉ Paspoort wat nog vir 30 dae na die verstryking van verblyf geldig is met minstens 2 volle skoon bladsye. Bewys van finansiële middele om lewenskoste hier te dek. Retoervliegkaartjie of bewys van voldoende fondse of kontantdeposito (waarde van terugvlug).



Alle besoekende akademici vir ŉ tydperk korter as drie maande met ŉ paspoort van ŉ land wat ŉ besoekersvisum vereis, moet hul naaste Suid-Afrikaanse missie kontak en betyds aansoek doen vir ŉ tydelike verblyfpermit.



Inligting insake SA missies: www.dfa.gov.za/foreign/sa_abroad/index.htm

Uitnodigings aan besoekende akademici/konsultante moet die volgende insluit:     

ŉ Standaard uitnodigingsbrief met die nodige biografiese inligting en ondernemings insake die aard van die besoek en dat daar geen permanente werksverhouding met die besoeker bestaan nie. Inligting oor die visum-vereistes. Baie duidelike inligting oor die finansiële reëlings rondom die besoek en dat honoraria slegs uitbetaal kan word met die toepaslike besoekersvisum met endossement. Verdere inligting, elektroniese vormbrief: Lidia du Plessis, Internasionale Kantoor, [email protected], tel. 021-808 2607 Bevestigingsbrief aan die bank ten opsigte van inwoner status van die persoon.

Betalings aan buitelandse besoekende akademici:  

Buitelandse besoekende akademici mag slegs vergoeding of ŉ honorarium ontvang indien die persoon se besoekersvisum geëndosseer word vir onderrig of navorsing aan Stellenbosch of met die aanbeveling van die Internasionale Kantoor op ŉ afskrif van die besoekersvisum. Enige vorm van vergoeding is onderhewig aan 25% belasting. • Op versoek van die Internasionale Kantoor kan die Afdeling Vergoeding ŉ belastingsertifikaat uitreik. • Die besoeker kan self direk by die SAID in Bellville aansoek doen vir ŉ onmiddellike aanslag. • Besvestigingsbrief aan die bank ten opsigte van inwoner status van die persoon. • Verdere inligting: Lidia du Plessis, Internasionale Kantoor, [email protected] , tel. 021-808 2607. • Werklike uitgawes verbonde aan die besoek mag belastingvry aan die besoeker uitbetaal word of direk aan die diensverskaffer (verkieslik). 62

Versoeke vir uitbetalings: 

Uitbetaling van honoraria in Rand: Mnr Faizel Rhode, Afdeling Menslike Hulpbronne, tel. 021-808 2968. • Tjekrekwisisie PLUS afskrif van die uitnodiging PLUS afskrifte uit die persoon se paspoort (biografiese inligting en die betrokke visum)



Uitbetaling van direkte uitgawes: Afdeling Finansiële Dienste (soos van toepassing by enige uitbetalingsversoek) • Tjekrekwisisies met die nodige brondokumente



Uitbetaling in ŉ buitelandse geldeenheid (vergoeding/vliegtuigkaartjie): Beampte vir Buitelandse Betalings, Finansiële Dienste, tel. 021-808 2967. • Sleutel Rekwisisie in (EAS199P en EAS204P) PLUS faktuur gerig aan die US onderteken deur die besoeker met afskrif van uitnodigingsbrief, paspoort en visum, asook bewys van vliegtuigkaartjie.

Hou asseblief die Internasionale Kantoor op hoogte van besoeke deur afskrifte van uitnodigings te stuur aan Lidia du Plessis, Internasionale Kantoor, [email protected], tel 021-808 2607. PROSEDURE WAT DEUR DEPARTEMENT GEVOLG MOET WORD VIR AANSOEK VAN BUITELANDSE BETALING 

Betaling vir invoere (“trade payments”) •

Die volgende programme word gebruik vir die insleutel en goedkeuring van ŉ buitelandse rekwisisie: EAS199P en EAS204P. Die rekwisisievorm en faktuur word na Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur.

•

Goedere ontvangs word op EAS213P gedoen wanneer die goedere uit die buiteland ontvang word.

•

ŉ Navraagprogram, EAS215P, kan gebruik word om te kyk op watter status die rekwisisie is en inligting aangaande die afgehandelde rekwisisies kan ook hier gesien word.

Indien duur toerusting ingevoer word, kan daar vir ŉ Kredietbrief, Valuta-termynkontrak of ŉ vooruitbetaling aansoek gedoen word. Hierdie aansoeke word deur Finansiële Dienste of Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste hanteer - Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vul die nodige vorms in wanneer invoere betrokke is.



•

Die oorsese maatskappy kan ŉ kredietbrief (“letter of credit”) van die US vereis. ŉ Kredietbrief is ŉ waarborg wat deur die bank uitgereik word aan die begunstigde (of hul bankiers) dat betaling sal geskied indien die transaksie afgehandel word in terme van die voorwaardes soos uiteengesit in die kredietbrief. Daar is verskillende tipe kredietbriewe – die Bank sal besluit watter tipe die beste is vir die spesifieke transaksie.

•

ŉ Valuta Termyn Kontrak (VTK) (Forward Exchange Contract / FEC – “forward cover”) kan opgestel word. Dit is ŉ kontrak tussen twee partye (die US en die Bank) om ŉ spesifieke geldeenheid vir ŉ ander te ruil op ŉ spesifieke datum in die toekoms teen ŉ koers soos ooreengekom by die opstelling van die kontrak.

Enige ander betaling waar geen invoere betrokke is nie (“non-trade payments”) •

Die volgende programme word gebruik vir die insleutel en goedkeuring van ŉ buitelandse rekwisisie: EAS199P en EAS204P. Die rekwisisievorm en faktuur/bewysstuk word na Finansiële Dienste gestuur.

•

ŉ Navraagprogram, EAS215P, kan gebruik word om te kyk op watter status die rekwisisie is en inligting aangaande die afgehandelde rekwisisies kan ook hier gesien word. 63



Die US het ŉ ooreenkoms met ons bankiers om transaksies binne ŉ tydperk van een week te voltooi. Indien daar dus ŉ sluitings/afsnydatum vir bv. registrasie is, moet rekwisisies ten minste een week voor daardie datum reeds by Finansiële Dienste wees.



Wissels wat deur die Bank uitgereik is, word teruggestuur aan Finansiële Dienste en per geregistreerde lugpos aangestuur vir die begunstigde. Indien die Departement dit per koerier/geregistreerde lugpos wil stuur, moet hulle aandui dat die wissel aan hulle gestuur moet word vir versending. Indien die betaling ten opsigte van invoere is, word die wissel na Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur vir versending.



Wanneer ŉ bankoordrag gedoen word, wys die geld twee werksdae na die transaksiedatum in die oorsese rekening. (Dit neem slegs langer indien daar meer as een oorsese bank betrokke is by die transaksie.) Indien die oorsese maatskappy/instansie ŉ bewys van die bankoordrag versoek, is die Departement verantwoordelik daarvoor om die bewys oorsee te faks. Die bewys van die oordrag word dus per binnepos na die Departement gestuur en hulle kan dit oorsee faks of pos. Indien die betaling ten opsigte van invoere is, word die bewys na Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur en die bewys, bestelvorm en faktuur word deur Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste na die oorsese Maatskappy gefaks.

TERUGKOOP (KANSELLEER) EN STOP VAN WISSELS Indien ŉ wissel teruggekoop (gekanselleer) moet word, moet die oorspronklike wissel saam met ŉ brief van die Departement wat die rede vir die kansellasie aandui, aan Finansiële Dienste stuur. Die wissel moet agterop gestempel word met Finansiële Dienste se datumstempel en ook agterop deur ŉ A- en Bhandtekening geteken word. Finansiële Dienste stuur dan die wissel saam met ŉ brief waarin ons vra dat die wissel teruggekoop word na die bank. Die bedrag word teruggekoop teen die koers van die dag waarop die transaksie gedoen word (nié die koers waarteen dit uitgereik is nie). ŉ Bewys van die transaksie word aan Finansiële Dienste gestuur en nadat die bedrag op die state gekontroleer is, word ŉ joernaal gedoen waar die KP-Rek waaruit die wissel aangevra is, gekrediteer word. Indien ŉ wissel wegraak in die pos of om een of ander rede gestop moet word, word die volgende prosedure gevolg: •

Die betrokke Departement is verantwoordelik vir enige koste verbonde aan die stop van ŉ wissel. Die koste word bepaal deur die oorsese bank deur wie ons die wissel aangevra het. Die koste word verhaal van die KP-Rek. waaruit die transaksie oorspronklik aangevra is.

•

Ons bankiers se beleid is om nie ŉ wissel te stop voordat ŉ maand verstryk het vanaf die datum van uitreiking nie. Aanvraers van wissels moet hierdie aspek in ag neem alvorens ŉ versoek vir die stop en heruitreiking van ŉ wissel summier aan Finansiële Dienste gerig word.

•

Die Departement moet skriftelik (memo, brief) aan Finansiële Dienste kennis gee dat die wissel gestop moet word en ŉ rede verskaf. Finansiële Dienste vul dan ŉ “vrywaring vir die uitreiking van ŉ duplikaat” vorm vir die bank in waarop besonderhede van die wissel en rede vir stop aangedui word. Hierdie vorm word deur ŉ A en B handtekening en twee getuies onderteken en na die bank gestuur.

Eers wanneer bevestiging van die bank ontvang is dat die wissel gestop is, kan ŉ nuwe transaksie, hetsy ŉ nuwe wissel of ŉ bankoordrag, aangevra word. Dit neem soms lank, aangesien ons bankiers moet wag vir bevestiging van die oorsese Bank (deur wie ons die wissel aangevra het) dat die tjek nie reeds gewissel is nie. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

64

3.3 WYSIGINGSWET OP WISSELS RAKENDE DIE KRUISING VAN TJEKS Bestek: Die beleid bevat inligting soos verkry uit die Wysigingswet op Wissels, wat op 1 Maart 2001 inwerking getree het, en die gevolge van die wysigings op die Universiteit. Beleid: Die parlement het wetgewing oor die hantering van tjeks verander. Die nuwe wet, Die Wysigingswet op Wissels, het op 1 Maart 2001 in werking getree. Finansiële instellings, soos banke, wat moet voldoen aan die vereistes van hierdie Wysigingswet, het egter ŉ grasietydperk vir implementering gekry. Die Universiteit se tjeks word as "nie oordraagbaar / nie verhandelbaar nie" gekruis om maksimum beskerming te verleen in die geval van diefstal asook indien tjeks verlore raak. Ingevolge die nuwe wysigingswet is dit nou onwettig om die "nie-oordraagbaar " kruising op ŉ tjek te skrap of te kanselleer. ŉ "Nie-oordraagbare" tjek mag slegs inbetaal word in ŉ bankrekening in die naam van die persoon aan wie die tjek uitgemaak is. ŉ "Nie-oordraagbare" tjek kan nie meer, soos tans die gebruik is, aangewend word om iemand te betaal wat nie ŉ bankrekening het nie. Die Universiteit se voorafgedrukte tjeks kan dus nooit gebruik word vir ŉ kontanttjek of om iemand te betaal wat nie ŉ tjekrekening het nie. Met inagneming van die grasietydperk vir banke, mag die Universiteit vanaf 1 Mei 2001 nie meer die kruising op tjeks kanselleer nie. Uitbetalings aan studente ten opsigte van byvoorbeeld beurse asook krediete op studentelenings sal dus in die betrokke begunstigde se bankrekening inbetaal moet word. Studente sal moet verseker dat hul wel oor ŉ geldige bankrekening beskik. In die geval van tjek-, spaar- en transmissierekenings kan die betalings, indien Afdeling Finansiële Dienste van die betrokke bankbesonderhede voorsien is, direk in die betrokke bankrekening oorbetaal word. Die nuwe wetgewing het egter die Universiteit genoodsaak om ook die hantering van kleinkasaanvullings en die uitbetaling van lone te wysig. Die huidige tjekrekwisisievorm is gewysig om voorsiening te maak vir die uitbetaling van kontant. Magtiging vir kontantopvraging sal na goedkeuring by die kantoor van die Adjunk direkteur: Finansiële Dienste beskikbaar gestel word aan die begunstigde soos aangedui op die tjekrekwisisie. Hierdie kontantopvragingsdokument kan dan soos aangedui by een van die volgende kassiere aangebied word vir die uitbetaling van die goedgekeurde kontantbedrag.: 

Die US Kassiere by die Hoofkampus



Die US Kassiere by die Tygerbergkampus



Die US Kassiere by die Belvilleparkkampus



Die Standardbankkassier op die Hoofkampus



Standardbank (Tygermanor Tak)



Standardbank (Stellenbosch tak)

Die betrokke US kassier of Standard Bankkassier sal slegs die betrokke kontantbedrag aan die begunstigde, soos aanvanklik op die tjekrekwisisie aangedui, na behoorlike identifikasie, uitbetaal. Identifikasie sal slegs per geldige RSA Identiteitsdokument of Paspoort kan geskied. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

65

4.1 INTERNET DIENSTE Bestek: Die beleid verskaf die riglyne vir toegang tot die internet. Beleid: ŉ Amptelike en volledige dokument en beleidstuk ten opsigte van die riglyne vir toegang tot die Internet is beskikbaar by Informasietegnologie of op die www-tuisblad onder IT DIENSTE EN FASILITEITE.

TOEGANG TOT DIE INTERNET VIR PERSONEELLEDE Die Universiteit maak tans gebruik van UUNet Internet Africa (byvoorbeeld Web- en FTP-dienste) as diensverskaffer vir Internet gebruik en dit is slegs toeganklik vir gebruikers wat vir hierdie Internetdiens registreer. Sien die webbladsy van IT vir volledige besonderhede.

TOEGANG TOT DIE INTERNET VIR STUDENTE 

Studente kan met hul studentekaart by die RGA’s vir Internettoegang registreer. Die registrasiekoste van R100 per jaar word dan outomaties teen die student se rekening gedebiteer.



Die Internetgebruiksheffing word outomaties aan die einde van elke maand teen die student se rekening gedebiteer.



Toegang tot die Internet kan verkry word vanaf rekenaars uit koshuiskamers wat gekoppel is aan die Universiteitsnetwerk, aangewysde rekenaars in die RGA's en die aantal rekenaars wat in die JS Gericke-biblioteek gekoppel is.

Kontak afdeling: Informasietegnologie

66

4.2 GESKENKE Beleidnommer: Finansieskomitee 22/04/09 Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing met die gee en ontvang van geskenke. Beleid: DIE AANKOOP VAN GESKENKE Geskenke aan personeel is beperk tot ŉ waarde van R500 per geleentheid en is belasbaar in die hande van die ontvanger. Hierdie geskenke moet goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur. Enige oorskryding van die limiet van R500 moet voor die aankoop van die geskenk goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur. Geen geskenke of blomme mag aangekoop word vir persoonsverwante herdenkings, byvoorbeeld verjaarsdae, huwelike of huweliksherdenkings nie. Blomme vir persoonverwante gebeure (slegs geboortes, dood en siekte in die direkte familie van ŉ personeellid ) mag aangekoop word, maar is beperk tot ŉ waarde van R500 per geleentheid. Hierdie aankope moet goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur. Enige oorskryding van die limiet van R500 moet voor die aankoop van die blomme goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur. Geskenke aan buitepartye is beperk tot ŉ waarde van R1 000 per geleentheid. Hierdie geskenke moet goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur en die aansoek om uitbetaling moet ŉ motivering vir die aankoop insluit. Enige oorskryding van die limiet van R1 000 moet voor die aankoop van die geskenk goedgekeur word deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur. Let wel: Onder geen omstandighede mag hierdie geskenke dien as ŉ plaasvervanger vir vergoeding nie. REGLEMENT INSAKE PERSOONLIKE BEVOORDELING EN DIE AANVAARDING VAN GESKENKE Die waardes soos verwoord in die Strategiese Raamwerk van die Universiteit, noodsaak die Universiteit om te verseker dat die integriteit van die Universiteit Stellenbosch en van die personeel wat hom verteenwoordig, tydens enige transaksie te alle tye bo verdenking of beskuldiging is. Personeellede van die Universiteit skakel ook oor ŉ breë spektrum met verskaffers, verteenwoordigers van maatskappye en kontrakteurs, wat in terme van aanvaarde gebruike geskenke as blyke van waardering vir dienste gelewer beskikbaar wil stel. Hierdie reglement orden sodanige gebeure ter beskerming van beide partye. 

Geen personeellid van die Universiteit of lid van ŉ personeellid se gesin of ŉ raadslid met betrekking tot sy besigheid met die Universiteit, mag enige kommissie/geld of ander monetêre voordeel van enige persoon, maatskappy of ander organisasie ontvang nie, behalwe in die geval van vergoeding vir dienste gelewer, in kontant of in natura, en waarvoor die betrokke personeellid in terme van die Reglement vir buitewerk goedkeuring het.



Enige geskenke of voordele, in welke vorm ook al, insluitend pryse ontvang tydens trekkings, bo die bedrag van R500, moet verklaar word in ŉ register wat vir die doel by die kantoor van die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur beskikbaar is en vir die personeel van die Universiteit ter insae beskikbaar is. Die onus om dit te verklaar, berus by die betrokke personeellid.



Deel van die taakopdrag van personeel van die Universiteit is om ŉ netwerk met sakevriende op te bou maar as dit gaan oor onthale vir meer as R500 of voordele soos byvoorbeeld reis- en verblyfvoordele of losie-besoeke, moet dit in die register aangeteken word.



Daar word vertrou op die oordeel van die personeellede om nie uitnodigings te aanvaar wat hulle gesonde oordeel beïnvloed nie.

67



ŉ Personeellid mag onder geen omstandighede die status van die Universiteit gebruik om verskaffers, verteenwoordigers van maatskappye, kontrakteurs of wie ook al, tot sy/haar persoonlike voordeel aan te wend nie.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

68

4.3 INTERNE LENINGS Beleidnommer:

22/05/07

Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op aansoek en goedkeuring van interne lenings. Beleid: 

Interne lenings aan omgewings vir die tydelike finansiering van bedryfs- en kapitaaluitgawes word op meriete oorweeg waar die betrokke omgewing nie oor voldoende fondse beskik om dit self binne die betrokke finansiële jaar te bekostig nie. Vir oorweging moet die betrokke omgewing aandui hoe die leningsverpligting uit toekomstige inkomste befonds gaan word.



ŉ Interne lening sal slegs beskikbaar gestel word nadat ŉ volledige skuldooreenkoms opgestel en onderteken is deur die betrokke Verantwoordelikheid Sentrumhoof. ŉ Konsepooreenkoms is beskikbaar by die Adjunk direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur. Die ooreenkoms sal die detail bevat van o.a. die delgingstermyn en bron van finansiering (kostepunt).



Alle interne lenings tot R500 000 mag goedgekeur word deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies, of as hy nie beskikbaar is nie, die Hoofdirekteur: Finansies. Die Rektor se Bestuursvergadering (Finansies) of Finansieskomitee se goedkeuring moet verkry word vir interne lenings van R501 000 tot R5 000 000. Lenings groter as R5 000 000 moet aan die Uitvoerende Komitee(Raad) voorgelê word.



Totale interne lenings toegestaan mag op geen stadium 10% van die totale beleggingspoel van die Universiteit (uitgesluit Stellenbosch Trust) oorskry nie.



Rente op ŉ interne lening sal altyd gehef word teen die primakoers – 2%.

Die finansiële administrasie en kontrole van interne lenings word hanteer deur die afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur wat rente- en delgingsinskrywings bereken en maandeliks joernaliseer. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

69

4.4 NOTA- EN LIDMAATSKAPGELDE Bestek: Die beleid reël die heffing van nota- en lidmaatskapsgelde op studente se rekenings. Beleid: Departemente moet jaarliks vir Notagelde begroot op die voorgeskrewe lyste soos voorsien deur Afd. Studentegelde. Hierdie begrotings moet voor 30 November van die voorafgaande jaar na die Afd. Studentegelde deurgestuur word. Hierdie fondse word via die Afd. Studentegelde (nadat dit teen die studenterekeninge gehef is) oorgeplaas na die Departemente se onderskeie N-kostepunte (byvoorbeeld kostepunt xxxN) vir gebruik. Hierdie joernaal vind gewoonlik plaas teen die einde van Maart na afloop van die studente registrasie. LW: Dit is uiters belangrik om nie te oor- of onderbegroot wat hierdie N-kostepunte betref nie, aangesien hierdie kostepunte nie veronderstel is om op jaareinde ŉ krediet- of debietsaldo te toon nie. Gevolglik moet die tarief per kopie deeglik in ag geneem word by die opstel van so ŉ notagelde-begroting. Aangesien dit ŉ intydse heffing is, is dit belangrik om daarop te let dat geen laat begrotingsaansoeke aanvaar sal word nie. Ander gelde, direk gehef op die studenterekening soos byvoorbeeld lidmaatskapgelde, laboratoriumkostes, en reisgelde, word een maal per maand gejoernaliseer na die betrokke kostepunte (KP + REK 5599) toe. Hierdie joernaal geskied slegs op die eerste werksdag van die nuwe maand. Dit impliseer dat hoewel heffings reeds teen byvoorbeeld die 5de van ŉ maand op ŉ studenterekening toon, die oorbetalings slegs op die eerste werksdag van die volgende maand na die onderskeie kostepunte toe plaasvind. Kontak afdeling: Studentegelde

70

4.5 ONTHALE Beleidnommer: Finansieskomitee 19/11/08 Bestek: Die beleid reël die bekostiging van onthale, die bewyslewering en goedkeuringsvereistes vir die terugeis van onthaalkostes. Beleid: Enige uitbetalings van onthaalkoste is onderhewig aan ondergenoemde voorwaardes en indien die onthaal bekostig word uit geoormerkte derdegeldstroom befondsing, moet die betaling toelaatbaar wees in terme van die voorwaardes van die befondsers. 

Onthaal van personeel deur Bestuurslui Daar word jaarliks ŉ bedrag aan die lede van die Rektor se Bestuur, Senior Direkteure en Dekane beskikbaar gestel om hulle departementshoofde/dissipline hoofde/uitvoerende hoofde en hulle gades te onthaal. ŉ Maksimum perk (R350 per persoon vanaf 1 November 2012) sal aan die tipe onthaal gekoppel word en die bedrag sal jaarliks deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies aangepas word. Die onthaal of funksie kan na eie goeddunke binne of buite die Universiteit of tuis plaasvind. Die koste van die onthale en funksies sal aan die betrokke personeellid terugbetaal word by voorlegging van die nodige stawende bewyse van die koste. Die koste word uit elke personeellid se eie begroting bekostig. Die uitgawes aangegaan moet deur die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof goedgekeur word vir uitbetaling. Dié van die Verantwoordelikheidsentrum-hoofde moet deur die Rektor goedgekeur word. Hy kan hierdie funksie aan die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur delegeer. Die Rektor se uitgawes word deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies goedgekeur. (Dit is die verantwoordelikheid van elkeen van bogenoemde persone om seker te maak dat die uitgawes wat geëis word in belang van die Universiteit is en dus eisbaar en realisties is.)



Amptelike besoekers Amptelike besoekers aan die US mag onthaal word. Die werk van die besoeker moet verbandhoudend tot die US wees. Amptelike besoekers sluit eksterne eksaminatore in.



Persoonsverwante Herdenkingsdae Geen onthale vir herdenkings vir personeel of verwante partye, byvoorbeeld verjaarsdae, sterftes, geboortes en huwelike word toegelaat nie.



Jaareindfunksie Onthaalkostes aangegaan vir jaareindfunksies is toelaatbaar, maar is beperk tot R350 per persoon en sluit gades uit.



Prysuitdeling Onthaalkoste aangegaan tydens ŉ prysuitdeling vir studente is toelaatbaar, maar is beperk tot R350 per persoon en sluit gades uit.

71



Aftrede van personeel Onthaalkoste aangegaan vir die aftrede van ŉ personeellid is toelaatbaar, maar is beperk tot R350 per persoon en sluit gades uit, behalwe die gade van die afgetrede personeellid.



Onthaal van personeel Onthaal van personeel, gedurende besigheidsure of verlengde werksure of by ŉ spesiale geleentheid is toelaatbaar, maar is beperk tot R350 per persoon en sluit gades uit.

PERK OP ONTHALE ŉ Maksimum perk van R350 per persoon (vanaf 1 November 2012) sal aan onthale gekoppel word en die bedrag sal jaarliks deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies aangepas word. Hierdie perk sluit etes en alle verwante koste byvoorbeeld drank, saalhuur, dekor en fooitjies in. Fooitjies word beperk tot 15% van die rekening.

Bogenoemde maksimum perk is nie van toepassing op die onthaal van amptelike besoekers nie, maar daar word verwag dat die koste van onthaal van amptelike besoekers steeds binne ŉ redelike perk sal wees.

BEWYSLEWERING Ten opsigte van onthaalkoste moet alle eise vergesel wees van: 

ŉ Faktuur van die restaurant of ŉ rekening (en betaalstrokies) van kostes indien die onthaal by die huis was. Die aanheg van bloot ŉ kredietkaartstrokie is nie voldoende bewyslewering nie.



Die rede vir die onthaal.



Wie die onthaal bygewoon het.



Afskrif van die voorwaardes van die spesifieke fonds (byvoorbeeld NRF of kontrak) in die geval van bekostiging uit geoormerkte derdegeldstroombefondsing.

GOEDKEURING Alle eise ten opsigte van onthaalkoste moet soos volg goedgekeur word: 

Alle eise moet deur die betrokke Departementele Voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof of afdelingshoof (nie-akademies) goedgekeur word.



Eise van voorsitters self, moet deur die betrokke dekaan goedgekeur word en die afdelingshoofde (nieakademies), moet deur die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof goedgekeur word. Eise van dekane en Verantwoordelikheidsentrum-hoofde moet deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies goedgekeur word.

Kontak afdeling Finansiële Dienste

72

4.6 TELEFOONLYNE Bestek: Die beleid bevat die US se reëls ten opsigte van installering en verskuiwing van telefoonlyne. Beleid: Aansoeke om die installering van bykomende telefone of die verskuiwing van bestaande telefone moet ŉ maand vooraf by Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur ingedien word. Hierdie aansoeke moet die bylynnommer (indien toepaslik), gebruiker, gebou(e), lokaalnommer(s), departement, kostepunt en datum waarop installering/verskuiwing gedoen moet word, insluit. Telefoonnommers word aan ŉ lokaal gekoppel en nie aan ŉ personeellid nie. Telefoonnommers sal slegs in uitsonderlike gevalle verskuif word, en slegs met vooraf goedkeuring deur die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur. Die verskuiwingskoste moet deur die betrokke departement/afdeling gedra word. Installeringskoste van ŉ nuwe bykomende telefoonlyne moet deur die betrokke departement/afdeling gedra word. Installerings- en verskuiwingskoste as gevolg van die oprigting van ŉ nuwe gebou, aanbouing aan bestaande gebou, of herinrigting van bestaande gebou sal teen die betrokke projek gedra word. Kontak afdeling: Batebestuur

73

4.7 PRIVAAT TELEFOONOPROEPE EN INTERNETGEBRUIK Bestek: Die beleid reël die bekostiging van privaat telefoonoproepe en internet gebruik. ALGEMEEN Die Universiteit aanvaar die realiteit dat dit soms noodsaaklik is om in gewone loop van ŉ besigheids/werksdag enkele privaat oproepe te maak en om selfs die internet vir privaat doeleindes te gebruik. Die US misken nie hierdie realiteit en praktyk nie maar kan ongelukkig nie die kostes hiervan subsidieer nie en moet die kostes verhaal van die personeellid. Die volgende prosedures geld vir die verhaling van hierdie kostes. PRIVAAT TELEFOONOPROEPE Begrotingsfondse Die departement se kostepunt (rekeningnommer 1135) word maandeliks deur die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur met die amptelike en privaat oproepkoste gedebiteer. Privaatoproepe moet deur die Skakelbord op uitbreiding 9 aangevra word. Privaatoproepkostes moet deur die Departementshoof/dissipline hoof/uitvoerende hoof/afdelingshoof vanaf die betrokke personeellede verhaal en inbetaal word op die Balanskostepunt by die Kassiere (byvoorbeeld Kostepunt xxxB Rekeningnommer 5597) Nie-Begrotingsfondse Die navorser se kostepunt (rekeningnommer 1135) word maandeliks deur die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur met die amptelike en privaat oproepkoste gedebiteer. Privaatoproepe moet deur die Skakelbord op uitbreiding 9 aangevra word. Privaatoproepkostes moet deur die navorser verhaal en inbetaal word op die betrokke kostepunt by die Kassiere (byvoorbeeld Kostepunt xxxx Rekeningnommer 5597) PRIVAAT INTERNETGEBRUIK Begrotingsfondse Die departement se kostepunt (rekeningnommer 2076) word maandeliks deur die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur met die amptelike en privaat internetgebruik gedebiteer. Privaat internetgebruik moet deur die Departementshoof/dissipline hoof/uitvoerende hoof/Afdelingshoof vanaf die betrokke personeellede verhaal en inbetaal word op die Balanskostepunt by die Kassiere (byvoorbeeld Kostepunt xxxB Rekeningnommer 5597) Nie-begrotingsfondse Die navorser se kostepunt (rekeningnommer 2076) word maandeliks deur die Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur met die amptelike en privaat internetgebruik gedebiteer. Privaat internetgebruik moet deur die navorser verhaal en inbetaal word op die betrokke kostepunt by die Kassiere (byvoorbeeld Kostepunt xxxx Rekeningnommer 5597) Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

74

4.8 BELEID EN PROSEDURE MET BETREKKING TOT SELFONE EN DATAKAARTE Beleidnommer:

07/07/2009

Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en prosedures ten opsigte van selfone/datakaarte. Beleid: ALGEMEEN Die behoefte om sellulêre fone/datakaarte beskikbaar te hê vir amptelike gebruik deur personeel van die Universiteit neem steeds toe. Die Universiteit wil op ’n verantwoordelik wyse in dié behoefte voorsien. Die bedryfskoste van sellulêre fone/datakaarte is aansienlik hoër as dié van gewone telefone en dit bring mee dat daar met groot omsigtigheid aan hierdie behoefte voldoen moet word. Die huidige beleid is dat ŉ maandelikse toelaag aan ŉ personeellid betaal word. Die betaling van ’n toelaag sal net oorweeg word in gevalle waar dié tipe instrument absoluut noodsaaklik is vir die behoorlike uitvoering van die personeel se amptelike take (sien kriteria aan die hand waarvan aansoeke oorweeg sal word onder). PROSEDURE OM AANSOEK TE DOEN 

Aansoeke moet voltooi word op die voorgeskrewe aansoekvorm.



Alle aansoeke moet via die departementshoof/dissipline hoof/uitvoerende hoof/afdelingshoof aan die Dekaan/Omgewingshoof voorgelê word vir goedkeuring.



Die Dekaan/Omgewingshoof oorweeg die aansoek teen die beleid, kriteria en die beskikbaarheid van fondse.



Die goedgekeurde aansoek, tesame met ’n bewys dat die personeellid oor ’n lynhuurkontrak beskik, (Companion-lynkontrak vir bystandsdiens en besigheids-lynkontrak vir ander amptelike diens) word aan u Menslike Hulpbronne Praktisyn gestuur wat die verdere reëlings sal tref vir die betaling van die toelae.

KRITERIA AAN DIE HAND WAARVAN AANSOEKE OORWEEG SAL WORD Die volgende kriteria sal geld by die oorweging vir die toekenning van ŉ selfoon/datakaart toelaag: 

Onmiddellike bereikbaarheid vir die neem van deurslaggewende besluite op ŉ 24-uur-per-dag grondslag.



Noodsaaklike skakeling/kommunikasie deur personeel wat amptelik aan diens is vanaf afgeleë plekke waar gewone telefone nie beskikbaar is nie.



Amptelike bystand- en sekuriteitsdiens deur personeel wat baie rondbeweeg en wat onmiddellik in noodgevalle geskakel moet word.



Die beskikbaarheid van fondse.

FINANSIëLE REëLINGS 

’n Personeellid aan wie ’n selfoon-datakaart toegeken is, is self verantwoordelik vir die verkryging van ’n instrument, die sluiting van ’n lynhuurkontrak in eie naam en die maandelikse betaling van die rekening.



Omdat die gebruiker die eienaar van die instrument is, is hy/sy vir die versekering van die instrument en vir die vervanging daarvan in geval van verlies, verantwoordelik.

75



Op alle goedgekeurde aansoeke wat aan Menslike Hulpbronne gestuur word, moet die bron (kostepunt) waaruit die toelaag finansier moet word, aangedui word. (Daar word nie addisionele fondse hiervoor toegeken nie en dit moet uit die normale bedryfsbegroting of eie fondse gefinansier word.)



Die Universiteit betaal maandeliks ’n toelaag aan die personeellid. Die toelae word jaarliks hersien. Hierdie maandelikse toelaag is belasbaar. Die toelae vanaf 1 Julie 2009 sien as volg daaruit. Selfone: Bystands- en sekuriteitsdienste Ander amptelike diens Datakaarte: 500 3G one 3G two 3G

R335 pm R520 pm

R595 pm R1 020 pm R1 870 pm



Indien die maandelikse lynhuur, versekering en amptelike oproepe meer as die heersende toelae beloop, is die personeellid geregtig om die bedrag meer as die toelae, met die voorlegging van bewyse, op die normale wyse terug te eis by Finansiële Dienste. Persone wat addisionele selfooneise indien uit nie-begrotingskostepunte is steeds geregtig daarop, ongeag of die personeellid ŉ selfoontoelaag ontvang al dan nie.



Alle addisionele selfooneise moet aan Finansiële Dienste gestuur word. Finansiële Dienste sal die volgende nagaan: o o

of daar oorspronklike gedetailleerde staat aangeheg is en of daar aangedui is watter oproepe is vir besigheidsdoeleindes. of rekwisisie wel geteken is deur hoof van persoon wat die addisionele selfooneis aanvra.

ŉ Addisionele eis uit ŉ begrotingskostepunt sal slegs goedgekeur word mits die eiser reeds ŉ selfoontoelaag ontvang. Eise uit nie-begrotingskostepunte sal wel uitbetaal word indien daar fondse op die kostepunt beskikbaar is. Alle betalings sal deur Menslike Hulpbronne gedoen word. Eise wat voor Menslike Hulpbronne se afsnydatum ingehandig word, sal belastingvry uitbetaal word saam met die maandelikse salaris aan die einde van die betrokke maand. Hierdie bedrag sal verskyn op die personeellid se IRP5 onder niebelasbare ontvangstes. POELTELEFONE EN -DATAKAARTE 

Enkele amptelike selfone/datakaarte word op ’n poelbasis geadministreer. Die Universiteit finansier die instrument en die lynhuur. Indien die behoefte volgens 4 hierbo van ’n eenmalige en/of korttermynaard is, word ’n sellulêre foon tydelik aan die gebruiker beskikbaar gestel.



’n Gemotiveerde aansoek vir die gebruik van poeltelefone moet met die normale goedkeurings wat geld vir uitgawes, minstens twee dae voor die sellulêre foon benodig word, by mev L Engelbrecht, Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur ingedien word. Die poeltelefoon moet onmiddellik nadat dit nie meer benodig word nie aan mev Engelbrecht terugbesorg word.



’n Nominale huur en oproepkoste sal verhaal word.

Kontak afdeling: Menslike Hulpbronne Finansiële Beplanning en Batebestuur (ten opsigte van Poeltelefone en datakaarte)

76

4.9 REIS EN VERBLYF Beleidnr: Finansieskomitee/SARS 1 Maart 2012 Bestek: Die beleid bevat die US en Ontvanger van Inkomste se reëls en regulasies ten opsigte van reis en verblyf en word soos volg verdeel:      

Binnelandse en buitelandse lugreise Motorhuur Verblyftoelae en daggeld Bywoning van SAUVCA vergaderings of werkswinkels Reiskoste ten opsigte van familielede Goedkeuring van reise onderneem deur omgewingshoofde

Beleid: BINNELANDSE EN BUITELANDSE LUGREISE 'n Amptelike beleidstuk ten opsigte van lugreisbesprekingsprosedures is deur die Dagbestuur van die Rektor bekragtig en is beskikbaar by Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste. Lugreisbesprekings moet rekenaarmatig met program EAS500P aangevra word. 

Alle amptelike goedgekeurde lugreisbesprekings moet teen rekeningnommer 1145/1153/1155 gedoen word.



Ongeag watter kostepunt gebruik word (universiteitsfondse, navorsingsfondse of enige ander fondse wat deur die US geadministreer word) moet die besprekingsprosedures soos vervat in die beleidstuk te alle tye toegepas word.



Lugreisbesprekings moet volgens beleid by een van die volgende lugreisagentskappe gemaak word: Indo Jet, Amex/Maties Reisburo en Neelsie Reisagentskap.



Lugreise word normaalweg slegs in die Ekonomiese Kortingsvlugklasse onderneem. Waar daar van hierdie prosedure afgewyk word en lugreise in besigheidsklas (J), Eerste Klas, vol ekonomiese klas ensovoorts onderneem word, word van die betrokke Dekaan/Departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof verwag om vooraf die nodige magtiging by die Senior: Direkteur Finansies en Batebestuur te verkry. Lugreisagentskappe is kontraktueel daartoe verbind om reisigers in die mees ekonomiese kortingsvlugklas binne ekonomiese klas te bespreek.



Volle kredietkaartversekering is vir amptelike reise van toepassing, indien van bogenoemde reisagentskappe gebruik gemaak word. Vra die lugreisagentskap vir meer besonderhede ten opsigte van dekking.



Die ooreenkoms met bovermelde lugreisagentskappe is van so ŉ aard dat Voyager punte (SAA) en BA Executive punte deur geregistreerde gereelde reisigers verdien kan word, indien daar deur die amptelike bestelproses besprekings gemaak word.



Voornemende reisigers is self verantwoordelik, en moet hulle vergewis dat hul Voyager of Frequent Flyer nommer op die aankooprekwisisie verskyn, anders sal punte verbeur word.



Vir buitelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ŉ amptelike lugreisagent (tans Amex/Maties Reisburo, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Vir binnelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ŉ amptelike lugreisagent (tans Amex/Maties Reisburo, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Sien ook onder die bepalings indien van ŉ alternatiewe reisagentskap gebruik gemaak word.

77



Indien reisigers van alternatiewe reisagentskappe gebruik wil maak, sal die reisigers self moet betaal indien die reisagentskap nie op die US se stelsel gelaai is nie. Reisigers word nie toegelaat om by Indo Jet, Amex/Maties Reisburo en Neelsie Reisagentskap self te betaal nie, ŉ amptelike US bestelling moet gelaai word. Alle aansoeke om terugbetaling van die kostes aangegaan of laai van ŉ bestelling by ŉ alternatiewe reisagentskap moet die volgende dokumentasie insluit:  Drie kwotasies, waarvan twee kwotasies van een van die volgende reisagentskappe verkry is: Indo Jet, Amex/Maties Reisburo of Neelsie Reisagentskap verkry is. Indien u ŉ kaartjie op die internet koop moet u kwotasies ook wees vir ŉ internet bespreking via die bogenoemde reisagente.  Die kwotasies moet op dieselde dag verkry wees en die versekering moet gelykstaande wees aan die Dinersfase II reisdekking vir buitelandse vlugte en Dinersfase I reisdekking vir binnelandse vlugte.  Die terugbetaling van die kostes sal slegs geskied indien bogenoemde bepalings nagekom is en die alternatiewe reisagent goedkoper is. Alle aansoeke vir terugbetaling moet na die Adjunk Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word vir goedkeuring.



Die lugreisagentskappe mag geen vliegtuigkaartjie sonder 'n amptelike bestelnommer uitreik nie.



Kaartjies gekoop oor die internet kan nie gewysig word nie en indien die kaartjie gekanselleer word verloor u die volle bedrag van die kaartjie.



Geen persoonlike uitgawes byvoorbeeld paspoorte word deur die Universiteit betaal nie - dit is vir die personeellid se eie rekening.



Enige lugreisversekeringseis gaan gepaard met ŉ R500 transaksiefooi. Die transaksiefooi sal slegs betaal word uit US-fondse indien die oorsaak van die eis plaasgevind het tydens die amptelike gedeelte van die reis. Indien addisionele lugreisversekering uitgeneem word, is dit vir die personeellid se eie rekening.



"Discovery Health" lede kan nie toegelaat word om amptelike lugreise te onderneem om persoonlike "Vitality club" punte te verdien nie. Besprekings mag nie direk deur die US of deur die reisagentskap by Discovery Health gemaak word nie, dit moet direk deur die lid self bespreek word en met sy haar persoonlike kredietkaart betaal word.



Indien voornemende reisigers nie vertroud is met lugreis reëlings nie en onnodige tyd verspeel met die inwin van kwotasies, skakel eers Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste by tel 021808 4839.

MOTORHUUR US-Voertuigpoel  US-Voertuigpoel is geleë in Banghoekweg. 

Alvorens 'n personeellid sy eie voertuig gebruik, moet hy eers seker maak of die US-Voertuigpoel nie 'n motor beskikbaar het nie. Indien daar geen voertuie beskikbaar is nie, en die personeellid maak van sy eie voertuig gebruik, moet 'n ingevulde eisvorm (beskikbaar op aanvraag by USVoertuigpoel en Afdeling Finansiële Dienste) aan die betrokke Fakulteitsbeampte gestuur word. Die volgende vasgestelde afstande geld: Stellenbosch na Tygerberg 75km; Stellenbosch na Bellvilleparkkampus 75km en Stellenbosch na Kaapstad Internasionale Lughawe 70km.



'n Telefoniese bespreking moet gedoen word en daarna moet 'n Interdepartementele Rekwisisie (program EAS505P), gerig aan Voertuigpoel, geskep word. 'n Rekwisisie nl. program EVP213P Onderhoud Voertuigbesprekings - word vervolgens gebruik om alle besprekings te doen. Geen telefoniese besprekings sal meer nodig wees nie synde die program onmiddellik vertoon hoeveel motors beskikbaar is vir bespreking en dit programmaties reserveer. 78



Die voertuigsleutels moet tydens kantoorure, 08:00 - 12:45 en 13:45 - 16:30, afgehaal word.



Die bestuurder moet sy geldige rybewys saamneem wanneer die sleutel afgehaal word.



Die personeel- of studentekaart moet saam met die Petrolkaart (word saam met voertuigsleutel gegee) gebruik word om die hek by die Voertuigpark oop te maak.



Indien vooraf goedkeuring nie ontvang is om van eie vervoer gebruik te maak nie, kan die Universiteit terugbetaling van 'n eis weerhou.



Boetes is betaalbaar indien US-Voertuigpoel se reëls (soos uiteengesit op die ritkaart) nie nagekom word nie.



Indien die voertuig deur 'n personeellid gebruik word om lughawe toe te ry, moet die motor dadelik terugbesorg word, aangesien dit nie op die lughawe parkeer mag word nie.

Reëls vir die gebruik van voertuigpoelvoertuie  Voertuie van die US Voertuigpoel mag net gebruik word vir goedgekeurde ritte deur personeel en studente van die Universiteit Stellenbosch, asook gemagtigde, amptelike besoekers aan die Universiteit. Geen persoon mag hierdie voertuie in sy/haar privaathoedanigheid gebruik nie.  Voertuie moet op 'n versigtige en verantwoordelike wyse, binne die reëls en voorskrifte wat deur wetgewing neergelê word, bestuur en andersins gebruik word. Bestuurders wat landswette oortree is persoonlik aanspreeklik vir boetes wat hulle opgelê word.  Bestuurders van voertuie moet toesien dat die voertuie na gebruik in die voertuigpark geparkeer word. Wanneer ’n voertuig na-ure terugbesorg word, moet die voertuig steeds in die voertuigpark geparkeer word. Slegs in uitsonderlike gevalle mag ’n voertuig buite die Universiteit se voertuigpark oornag, met dien verstande dat die afdeling Risiko- en Beskermingsdienste toestemming moet verleen indien die Voertuigpoel se amptenare nie meer beskikbaar is nie. Waar sodanige toestemming wel verleen word, word dit verleen op die uitdruklike voorwaarde dat die voertuig in ’n toesluitmotorhuis, of ander beveiligde struktuur toegesluit word.  Die toesluit van voertuie en die sluit van die veiligheidslot op die rathefboom is verpligtend wanneer die voertuig verlaat word. In sekere omstandighede is die gebruik van 'n stuurwielslot ook verpligtend.  Rook in Voertuigpoelvoertuie en die Voertuigpark is verbode en geen troeteldiere mag in Voertuigpoelvoertuie vervoer word nie.  Die bestuurder van die voertuig moet oor 'n geldige rybewys, wat minstens een jaar oud is, beskik en dit op aanvraag kan toon.  Die bestuurder van 'n voertuig moet die ritkaartjie van die voertuig volledig voltooi.  Die bestuurder moet seker maak dat die voertuig oor 'n domkrag, moersleutel, noodwiel, petrolkaart (in die sleutelhouer) en instruksies vir Optrede by 'n Ongeluk (in die paneelkissie) beskik, voordat die voertuig gebruik word.  Die Bestuurder moet seker maak dat die voertuig genoeg brandstof het vir die reis. Wanneer brandstof aangevul word moet die brandstoftenk gevul word en met die voertuig se eie petrolkaart betaal word. Betalingsbewys moet saam met ritkaartjie en sleutel terugbesorg word.  Die brandstoftenk van 'n voertuig moet minstens halfvol wees wanneer die voertuig by die Voertuigpoel terug besorg word.  'n Voertuig se eie petrolkaart mag nie by 'n tolhek of parkeerpark vir betaling aangebied word nie.

79

 Die voertuie moet sover moontlik skoon en netjies gehou en terugbesorg word.  Besprekingstye moet streng nagekom word en enige kansellasies moet 24 uur voor aanvang gedoen word.  Alle skade wat aan 'n voertuig tydens verhuring plaasvind, moet binne 12 (twaalf) uur nadat dit gebeur het aan die Voertuigpoel gerapporteer word.  Die gebruiker (Afdeling/Departement/Vereniging/Huiskomitee) is aanspreeklik vir die skade aan voertuie opgedoen tydens verhuring tot ’n maksimum van R2500 synde die versekeringsbybetaling en die toepaslike kostepunt van die gebruiker sal met sodanige bedrag gedebiteer word.  By versuim om gehoor te gee aan die bovermelde reëls kan die onderstaande addisionele heffing(-s) van die gebruiker (Afdeling/Departement/Vereniging/ Huiskomitee) verhaal word: Deur die sleutel van die voertuig te aanvaar, gee die gebruiker ook hiermee uitdruklik toestemming dat die toepaslike heffing van sy of haar salaris, studentegelde rekening of kostepunt, na gelang van die geval, op aanvraag verhaal kan word. o

Die volle herstelkoste ten opsigte van skade wat voortspruit uit die ongemagtigde, kwaadwillige, of opsetlike optrede van die bestuurder.

o

Die volle herstelkoste in die geval waar skade aan 'n voertuig nie binne 12 uur aan die Voertuigpoel gerapporteer word nie asook in die geval waar ’n voertuig gesteel word en sodanige voertuig nie toegesluit is nie soos voorgeskryf in paragraaf 3 hierbo.

o

Wanneer 'n voertuig, sonder toestemming, meer as 30 minute laat terug besorg word R80 (tagtig rand)

o

Wanneer 'n voertuig met minder as 'n halwe tenk brandstof terug besorg word R50 (vyftig rand)

o

Wanneer 'n bespreekte voertuig, wat nie gebruik gaan word nie, nie binne 24 uur voor aanvang gekanselleer word nie R40 (veertig rand)

o

Wanneer die binnekant van 'n voertuig vuil en/of onnet gelaat word R40 (veertig rand)

o

Wanneer die voertuig se deure en / of rathefboomslot ongesluit gelaat is R100 (honderd rand).

Motorverhuringsmaatskappy Huur van voertuie vir amptelike gebruik 

Rekeningnommer 1153: Reis- en Verblyfkoste moet in alle gevalle gebruik word by die bespreking van gehuurde voertuie vir amptelike gebruik.



Die volgende reëls geld in alle gevalle waar voertuie gehuur word vir amptelike gebruik, ongeag die kostepunt (universiteitsfondse, navorsingsfondse of fondse wat self gegenereer is – sg. “eie fondse”) waarteen die uitgawe aangegaan word: o Die Universiteit is kontraktueel verbind om voertuie slegs by die volgende diensverskaffers te huur: Budget Rent a Car Europcar Hertz o Tariewe vir die huur van voertuie vir amptelike gebruik is op aanvraag by die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar.

80

o Slegs voertuie in die Ekonomiese Klas mag huur word, by Budget klasse P, M, B, I,C en N, by Hertz klasse A, T, B, U, N en C en by Europcar klasse A, T, B, V, I, C en E. o Gemotiveerde versoeke vir die huur van voertuie in ander (duurder) klasse sal slegs oorweeg word indien dit deur die betrokke Verantwoordelikheid Sentrum-hoof aanbeveel en vroegtydig op skrif by die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ingedien word. o Geen bespreking vir die huur van ’n voertuig vir amptelike gebruik sal aanvaar word sonder dat ’n amptelike rekwisisie daarvoor geskep is nie. Die doel van die reis en die name van die reisigers moet te alle tye vermeld word. Die Universiteit behou hom die reg voor om, indien ’n voertuig gehuur word sonder dat ’n amptelike bestelling daarvoor uitgereik is, te weier om die gebruiker te vergoed vir die koste wat aangegaan is. o Gehuurde voertuie vir amptelike gebruik binne landsgrense is onder die Universiteit se omvattende polis verseker teen skade as gevolg van ongelukke en diefstal. Geen addisionele versekering is nodig nie, maar die departement bly egter verantwoordelik vir die bybetaling. o Die betrokke diensverskaffer moet skriftelike goedkeuring verleen vir die gebruik van die gehuurde voertuig buite die landsgrense, in welke geval die diensverskaffer se verpligte ongeluk- en diefstalversekeringsdekking uitgeneem moet word. o By die aanvaarding van die bespreking hierbo genoem, reik die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die bevestigende bewys (“voucher”) van die betrokke diensverskaffer uit wat by lg. afdeling afgehaal en aangebied moet word wanneer die gehuurde voertuig by/deur die diensverskaffer afgehaal/afgelewer word. Geen “vouchers” word gefaks na Departemente nie. Die betrokke diensverskaffer sal slegs die gehuurde voertuig oorhandig indien bogenoemde bevestigende bewys (“voucher”) in ruil daarvoor aangebied word. o Die persoon wat die gehuurde voertuig gaan bestuur moet die voertuig persoonlik in ontvangs neem en ’n geldige rybewys toon. Die betrokke diensverskaffer is verplig om ’n afskrif van die rybewys op rekord te hou en hom te vergewis dat die bestuurder aan die vereiste voorwaardes voldoen en vir verhuring kwalifiseer. Alle ander persone wat moontlik ook die voertuig gaan bestuur, moet op dieselfde wyse registreer om te verseker dat die versekeringsdekking geldig bly. o Kansellasie van ’n bestelling vir ’n gehuurde voertuig moet so spoedig moontlik via die afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die betrokke diensverskaffer deurgestuur word. Indien ’n kansellasie nie betyds bevestig word nie, sal die huurder vir een dag se huur aanspreeklik wees. o Wanneer voertuie in die buiteland gehuur word, sal die Universiteit normaalweg, by die voorlegging van die nodige bewyse, slegs die koste vergoed ten opsigte van voertuie in die “Economy” en “Compact” klasse. Eise vir vergoeding ten opsigte van voertuie in ander klasse sal slegs oorweeg word by ontvangs van die nodige skriftelike motivering en die aanbeveling van die betrokke dekaan/ hoofdirekteur.

81

VERBLYFTOELAE 'n Opname van hotelkostes binnelands en buitelands is gedoen en die Suid-Afrikaanse Inkomstediens het die belastingreëls ten opsigte van daggeld gewysig. In die lig hiervan, word die huidige beleid soos volg gewysig vanaf 1 Maart 2012. Daggeld vir ŉ buitelandse besoek mag nie meer as 20 werksdae voor die vertrekdatum aangevra word nie en paggelde vir ŉ binnelandse besoek mag nie meer as 10 werksdae voor die vertrekdatum aangevra word nie. Binnelandse verblyftoelae en daggelde Die toegelate verblyftoelae en daggelde word in skedule A uiteengesit. •

Die US het wesenlike laer korporatiewe verblyftariewe beding met verskeie hotelgroepe wat binne die voorgeskrewe tariewe akkommodeer kan word. Die voordeel van hierdie tariewe kan verkry word deur direk met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste te skakel wat die bespreking self of in samewerking met die US se geakkrediteerde lugreisagentskappe sal hanteer.

Buitelandse verblyftoelae en daggeld •

'n Leefkostetoelaag (verwys na Skedule A) per dag word betaal sonder die voorlegging van enige bewysstukke en - strokies.

•

Die leefkostetoelaag (sien tabel onder) per dag kan voor die reis betaal word en bykomend met die voorlegging van die nodige bewysstukke van die werklike verblyfkoste , kan tot 'n maksimum van die berekende verblyftoelaag dienooreenkomstig die ECA – verblyf – en leefkoste* opnames vir die betrokke land, uitbetaal word.

•

Indien die personeellid verplig is om in 'n spesifieke hotel tuis te gaan waar die koste meer as die maksimum van die ECA – verblyftoelaag per dag gaan wees, kan hy/sy voor die reis 'n skriftelike motivering aan die betrokke Verantwoordelikheidsentrum hoof rig en versoek dat die werklike koste in so 'n geval aan hom/haar uitbetaal word. In gevalle waar die periode buite Suid-Afrikaanse grense ses weke (42 dae) oorskry sal die totale toelaag in hierdie verband as belasbaar op die werknemer se IRP5 aangetoon word. Geen belasting sal deur die US afgetrek word nie maar werknemers moet egter alle relevante bewyse vir uitgawes ten opsigte van persoonlike verblyf en toevallige uitgawes (bv. huisvesting en etes) bewaar vir hulle persoonlike belastingopgawe.

•

Geen onderskeid word gemaak ten opsigte van die bron van die fondse waaruit die reis- en verblyfkoste en daggeld betaal word nie. Dit beteken dat wetenskaplike reise en toekennings in hierdie verband, ongeag uit watter bron/kostepunt(e) die betrokke uitgawes befonds word, in terme van die amptelike US beleid goedgekeur word. Hierdie beleid geld eweneens vir reise onderneem ingevolge die riglyne vir aanwending van toegekende publikasie-subsidiegeld (SOS-fondse).

•

Geen addisionele begrotingsfondse word beskikbaar gestel as gevolg van die verhoging in die tariewe nie.

*ECA – Employment Conditions Abroad - Daily Expense Rates for Business Travellers (Vir navrae en tariewe skakel direk met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, tel.021-808 4839.)

REISKOSE TEN OPSIGTE VAN FAMILIELEDE Familielede wat US personeel wat 'n amptelike reis onderneem, vergesel, se reis- en verblyfkoste mag nie deur die US bekostig word nie. Die kostes moet self deur die deur die betrokke personeellid betaal word. Dit kan ook nie eers deur die US betaal word nadat die betrokke personeellid die nodige fondse by die US inbetaal het nie. Geen uitgawe ten opsigte van familielede wat personeel vergesel, wat ’n amptelike reis onderneem, mag in die boeke van die US reflekteer nie.

82

BELEID TEN OPSIGTE VAN SAUVCA VERGADERINGS OF WERKSWINKELS Lede van die Rektor se Bestuurspan moet in hulle eie begrotings voorsiening maak vir die koste van die bywoning van SAUVCA-vergaderings, subkomitee vergaderings of werkswinkels. In gevalle waar ŉ personeellid wat nie lid van die Bestuur is nie maar op grond van sy/haar kennis en vaardigheid deur die Rektor nomineer is om die werkswinkel of vergadering by te woon sal die US se sentrale begroting (B064) die reiskostes betaal. In gevalle waar ŉ personeellid direk uitgenooi is om een van bogenoemde by te woon is die eie omgewing verantwoordelik vir die kostes. GOEDKEURING VAN REISE ONDERNEEM DEUR OMGEWINGSHOOFDE Hieronder volg die bepalings wat die goedkeuring van reise deur omgewingshoofde uitspel: 

Die omgewingshoof moet formeel toestemming versoek teen die agtergrond van ŉ gepaste motivering.



ŉ Volledige begroting moet aan die VS-hoof voorgelê word met ŉ aanduiding van die befondsingsbron(ne).



Origens moet die goedkeuringsprosesse hanteer word volgens die bepalings vervat in hierdie beleid.



Die reisplan en goedkeuring moet enige versoek om die uitbetaling van reiskostes vergesel.



ŉ Waarnemer moet aangewys word tydens die hoof se afwesigheid.



ŉ Kort verslag oor die waarde van die besoek moet by die terugkeer aan die VS-hoof voorsien word.

Kontak afdeling: Aankope en Voorsieningsdienste & Finansiële Dienste

83

SKEDULE A Binnelandse verblyftoelae en daggelde 

'n Bedrag van R303 -per dag (indien daar oorgeslaap word) word betaal sonder die voorlegging van enige bewysstukke en –strokies; indien geen akkommodasie deur die US bekostig word nie. óf



R93 - per dag (indien daar oorgeslaap word) kan voor die reis betaal word en met die voorlegging van die nodige bewysstukke vir die werklike hotelkoste en etes, kan tot 'n maksimum van R1 400 uitbetaal word.



Indien die personeellid verplig is om in 'n spesifieke hotel tuis te gaan waar die koste meer as die maksimum van R1 400 per dag gaan wees, kan hy/sy voor die reis 'n skriftelike motivering aan die betrokke Verantwoordelikheidsentrum hoof rig en versoek dat die werklike koste in so 'n geval aan hom/haar uitbetaal word. óf



R150 per dag kan na die reis uitbetaal word met die voorlegging van die nodige bewysstukke vir die werklike koste van etes, indien daar nie oorgeslaap word nie.

Buitelandse leeftoelaag Die toegelate daaglikse buitelandse leeftoelaag is soos volg: Land Geldeenheid Albania

Euro

97

Algeria

Euro

103

Angola

US $

340

Antigua en Barbuda

US $

220

Argentina

US $

91

Armenia

US $

220

Austria

Euro

108

Australia

Australian $

188

Azerbaijani

US $

145

Bahamas

US $

191

Bahrain

B Dinars

36

Bangladesh

US $

79

Barbados

US $

202

Belarus

Euro

76

Belgium

Euro

140

Belize

US $

152

Benin

Euro

89

Bolivia

US $

64

Bosnia-Herzegovina

Euro

78

Botswana

Pula

518

Brazil

US $

146

Brunei Darussalam

US $

88

Bulgaria

Euro

92

Bedrag

84

Burkina Faso

Euro

92

Burundi

US $

138

Cambodia

US $

79

Cameroon

Euro

206

Canada

Canadian $

157

Cape Verde Islands

Euro

65

Central African Republic

Euro

94

Chad

Euro

121

Chile

US $

103

China

US $

129

Colombia

US $

94

Comoros

Euro

128

Cook Islands

New Zealand $

201

Cote D'Ivoire

Euro

97

Costa Rica

US $

74

Croatia

Euro

116

Cuba

US $

133

Cyprus

Euro

114

Czech Republic

Euro

90

Democratic Republic of Congo Denmark

US $

288

Danish Kroner

1 469

Djibouti

US $

99

Dominican Republic

US $

99

Ecuador

US $

110

Egypt

US $

118

El Salvador

US $

193

Equatorial Guinea

Euro

130

Eritrea

US $

92

Estonia

Euro

91

Ethiopia

US $

65

Fiji

US $

78

Finland

Euro

154

France

Euro

141

Gabon

Euro

144

Gambia

Euro

105

Georgia

US $

95

Germany

Euro

107

Ghana

US $

132

Greece

Euro

120

Grenada

US $

151

Guatemala

US $

83

85

Guinea

Euro

78

Guinea Bissau

Euro

59

Guyana

US $

118

Haiti

US $

109

Honduras

US $

186

Hong Kong

Hong Kong $

1 000

Hungary

Euro

85

Iceland

ISK

23 786

India

Indian Rupee

4 791

Indonesia

US $

86

Iran

US $

92

Iraq

US $

125

Ireland

Euro

240

Israel

US $

162

Italy

Euro

127

Jamaica

US $

151

Japan

Yen

17 466

Jordan

US $

172

Kazakhstan

US $

130

Kenya

US $

116

Kiribati

Australian $

233

Korea

US $

154

Kuwait

US $

166

Kyrgyzstan

US $

172

Laos

US $

79

Latvia

US $

147

Lebanon

US $

139

Lesotho

Rand

750

Liberia

US $

97

Libya

US $

112

Lithuania

Euro

154

Macau

Hong Kong $

1 196

Macedonia

Euro

100

Madagascar

Euro

107

Madeira

Euro

290

Malawi

Malawi Kwacha

21 699

Malaysia

Ringgit

338

Maldives

US $

202

Mali

Euro

182

Malta

Euro

132

Marshall Islands

US $

255

Mauritania

Euro

178

86

Mauritius

US $

106

Mexico

US $

86

Moldova

US $

117

Mongolia

US $

69

Montenegro

Euro

119

Morocco

Dirhams

1 034

Mozambique

US $

69

Myanmar (Burma)

US $

140

Namibia

Rand

779

Nauru

Australian $

278

Nepal

US $

64

Netherlands

Euro

112

New Zealand

New Zealand $

174

Nicaragua

US $

288

Niger

Euro

99

Nigeria

US $

121

Niue

New Zealand $

252

Norway

NOK

1 685

Oman

Rials Omani

69

Pakistan

Pakistani Rupees

5 775

Palau

US $

252

Palestine

US $

147

Panama

US $

98

Papa New Guinea

Kina

285

Paraguay

US $

70

Peru

US $

124

Philippines

US $

119

Poland

Euro

95

Portugal

Euro

107

Qatar

Qatar Riyals

600

Republic of Congo

Euro

149

Reunion

Euro

164

Romania

Euro

76

Russia

Euro

167

Rwanda

US $

83

Samoa

Tala

325

Sao Tome

Euro

86

Saudi Arabia

Saudi Riyal

453

Senegal

Euro

95

Serbia

Euro

81

Seychelles

Euro

275

Sierra Leone

US $

90

87

Singapore

Singapore $

201

Slovakia

Euro

101

Slovenia

Euro

85

Solomon Islands

Sol Islands $

912

Spain

Euro

111

Sri Lanka

US $

86

St. Kitts & Nevis

US $

227

St. Lucia

US $

215

St. Vincent & The Grenadines Sudan

US $

187

US $

121

Suriname

US $

107

Swaziland

Rand

818

Sweden

Swedish Krona

1 285

Switzerland

S Franc

201

Syria

US $

95

Taiwan

New Taiwan $

3 279

Tajikistan

US $

108

Tanzania

US $

96

Thailand

Thai Baht

4 179

Togo

Euro

78

Tonga

Pa'anga

216

Trinidad & Tobago

US $

213

Tunisia

Tunisian Dinar

121

Turkey

-Euro

111

Turkmenistan

US $

125

Tuvalu

Australian $

339

Uganda

US $

90

Ukraine

Euro

103

United Arab Emirates

Dirhams

653

United Kingdom

B Pounds

124

Uruguay

US $

109

USA

US $

142

Uzbekistan

Euro

117

Vanuatu

US $

161

Venezuela

US $

338

Vietnam

US $

94

Yemen

US $

94

Zambia

US $

119

Zimbabwe

US $

120

Lande nie op die tabel

US$

215

88

4.10 PERSOONLIKE UITGAWES Bestek: Die beleid verskaf die reëls wat geld ten opsigte van die aangaan van persoonlike uitgawes uit US kostepunte. Beleid: Geen persoonlike uitgawes mag aangegaan word uit US kostepunte, hetsy die uitgawe terugbetaal word of nie. Die aangaan van persoonlike uitgawes teen US kostepunte is teen die reëls van die Ontvanger van Inkomste en kom neer op belastingontduiking. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

89

4.11 DIE AANKOPE VAN AKADEMIESE/POSVERWANTE HANDBOEKE Beleidnommer:

Finansieskomitee 19/11/2008

Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies ten opsigte van die aankope van akademiese/posverwante handboeke. Beleid: DIE AANKOPE VAN AKADEMIESE/POSVERWANTE HANDBOEKE Die aankope van akademiese/posverwante handboeke vir eie gebruik is wel toelaatbaar uit US-fondse, mits dit aangewend word deur die betrokke personeellid in die uitvoering van sy/haar pligte as US personeellid. Die aankope van akademiese/posverwante handboeke vir eie gebruik is net soos enige ander aankope onderhewig aan die US se Aankope- en Tenderbeleid. Indien die personeellid die US se diens sou verlaat, bly die akademiese/posverwante handboeke die eiendom van die US. Die betrokke departementele voorsitter/dissipline hoof/Verantwoordelikheidsentrum-hoof sal besluit hoe die akademiese/posverwante handboeke binne die bepaalde omgewing aangewend sal word. Enige vervreemding, skunking of vernietiging van akademiese/posverwante handboeke aangekoop uit USfondse moet deur die betrokke departementele voorsitter/dissipline hoof/Verantwoordelikheidsentrum-hoof goedgekeur word. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

90

4.12 DIE AANBIEDING VAN KONFERENSIES EN KONGRESSE UITGESLUIT KORTKURSUSSE Beleidnommer:

Finansieskomitee 19/11/08

Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies ten opsigte van die aanbieding van konferensies en kongresse uitgesluit kortkursusse. Beleid: 1. ALGEMEEN ŉ R-kostepunt moet ten alle tye vir konferensies en kongresse geopen word. Kostepunte mag slegs geopen word vir US konferensies en kongresse. Indien ŉ konferensie of kongres aangebied word, maar dit is nie onder die vaandel van die US nie, moet ŉ motivering met die omgewingshoof se goedkeuring, die kostepuntaansoek vergesel. Hierdie aansoeke sal aan die Adjunk direkteur: Finansiële Dienste voorgelê word vir oorweging. 2. FINANSIES 2.1. INKOMSTE 2.1.1. ALGEMEEN Inskrywingsgelde (binnelands of buitelands) moet ten alle tye teen rekeningnommer 5777 (KONFERENSIES/KONGRES) inbetaal word. Fakturering is nie verpligtend vir die ontvangste van inskrywingsgelde nie, tensy die bywonende persoon dit versoek of die departement besluit om op ŉ faktuurbasis te werk. Registrasievorms sal in die meeste gevalle deur applikante gebruik kan word as dokument vir betalingsversoek aan sy/haar kant. Let wel: Departemente mag nie fakture uitreik behalwe op die US se sentrale rekenaarstelsel nie. Indien ŉ kliënt ŉ faktuur versoek, word die normale roete vir amptelike fakture gevolg en die faktuur word uitgereik teen die R-kostepunt en rekeningnommer 5777. Betaling van so ŉ faktuur geskied dan teen die betrokke faktuurnommer en nie direk teen die kostepunt nie. Slegs afgevaardigdes wat reeds betaal het en/of ŉ amptelike bewys van betaling kan toon, mag tot die konferensie/kongres toegelaat word. Voor die aanvang van die betrokke konferensie/kongres is dit die departement se verantwoordelikheid om te kontroleer dat alle registrasiefooie ten volle betaal is en wel op die kostepunt reflekteer. 2.1.2. METODES VIR INBETALING Die volgende metodes vir betaling moet op die registrasievorm aangebring word ten einde betalings te vergemaklik en te administreer. Die betrokke departement besluit self watter van die opsies hulle op die registrasievorm wil plaas. Inbetalingsopsies: A. B. C. D.

Tjek ingesluit Direkte inbetaling in US bankrekening / Elektroniese oorplasing na US bankrekening met R-kostepunt en naam van afgevaardigde as verwysing. Kredietkaartbetaling Benodig ŉ amptelike faktuur – dui aan in wie se naam die faktuur moet wees en voltooi aansoek vir debiteurskode

91



Indien opsie B Rekeningbesonderhede (vir binnelandse registrasiegelde waar ŉ faktuur nie uitgereik was nie) Universiteit van Stellenbosch Standard Bank Stellenbosch Rek: 07 300 6955 Takkode: 050610 Verw. R999 R van der Merwe Rekeningbesonderhede (vir buitelandse registrasiegelde waar ŉ faktuur nie uitgereik was nie) University of Stellenbosch First National Bank Cape Town Rek: 62107177083 Swift Code: FIRNZAJJ796 Verw.: R999 R van der Merwe Faks of epos dan die besonderhede van die inbetaling aan (departement se faks en epos)



Indien opsie C Verskaf die volgende inligting op die Kredietkaartbetalingsvorm asb: Kredietkaartnommer Vervaldatum van kredietkaart CVC nommer (laaste drie syfers op agterkant van kredietkaart) Bedrag wat verhaal moet word Handtekening ter bevestiging Bevestiging van kursusnaam



Indien opsie D: Wanneer ŉ amptelike faktuur uitgereik word (binnelands en buitelands) verskyn die korrekte bankbesonderhede op die faktuur.

2.2. UITGAWES 2.2.1. ALGEMEEN Die vollekostebenadering word toegepas ten opsigte van alle kongres- en konferensieaktiwiteite van die Universiteit. Dit beteken dat die totale inkomste moet die totale direkte en indirekte uitgawes, ingesluit die 12% toeslag, delg. Alle direkte uitgawes ten opsigte van die kongres/konferensie moet teen die betrokke Rkostepunt teboekgestel word en geen uitgawes wat nie verband hou met die konferensie/kongres mag teen die betrokke R-kostepunt teboekgestel word nie. 2.2.2. BUITELANDSE INKOMSTE Neem asb. in ag dat daar kostes verbonde is aan buitelandse inbetalings. Kostes wat kan voorkom is: 

“Brokers Commission” (in die valuta wat vir die transaksie gebruik is) in die gevalle waar die buitelandse bank ŉ “corresponding bank” gebruik en dan ook addisionele bankkoste vir die buitelandse transaksie – bedrag word bepaal na gelang van die opdrag deur die kliënt.



Wisselkoerswins of –verlies kan ook voorkom en sal so teboekgestel word.

Hierdie kostes en/of wins of verlies is vir die rekening van die betrokke departement, maw dit word posteer teen die betrokke R-kostepunt. 92

2.3. BEGROTING ŉ Begroting moet deur die konferensie- of kongresleier opgestel word en aan die omgewingshoof voorgelê word vir goedkeuring voor die aanvang van die konferensie of kongres. Enige afwyking van die begroting moet aan die omgewingshoof verklaar word. Die begroting moet die 12% toeslag in berekening bring. 2.4. WINSDELING/VERLIESDELING Personeel en/of afdelings mag deel in die wins na afhandeling van die kongres/konferensie, maar sal ook volgens die winsdelingsformule verantwoordelik wees vir enige verliese gely. Die wins-/verliesdelingsformule moet voor die aanvang van die konferensie/kongres bepaal word en deur die betrokke omgewingshoof afgeteken word. Enige winsdeling na afhandeling van die konferensie/kongres is onderhewig aan die US se Finansiële Beleid en Belastingwetgewing. Na die wins-/verliesdeling moet die kostepunt se saldo R0 wees en die kostepunt gesluit word. 3. BTW Die Universiteit Stellenbosch is ŉ amptelike opvoedkundige instansie en alle lewerings van opvoedkundige dienste is vrygestel van BTW. In die lig hiervan is alle registrasiegelde ontvang vir konferensies en kongresse vrygestel van BTW.

4. TOESLAG OP BRUTO DERDEGELDSTROOM-INKOMSTE Die US beleid bepaal reeds ŉ geruime tyd dat alle derdegeldstroominkomste onderhewig is aan ŉ 12% toeslag. Aangesien die aanbieding van kongresse en konferensies as derdegeldstroom aktiwiteit beskou word, is die 12% toeslag ook op die inkomstes van toepassing. 5. BANKREKENINGE Geen buitebankrekeninge mag oopgemaak word vir konferensies of kongresse wat onder die vaandel van die US aangebied word nie. Let Wel: Dit is baie belangrik dat alle personeel betrokke by die reëling van ŉ kort kursusse hulle vergewis van die kortkursusbeleid en die inligting soos vervat op die webbladsy van die Afdeling Kortkursusse (http://www0.sun.ac.za/kortkursusse/).

93

4.13

DRUKKERKASETTE

Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing met die herwinning van drukkerkasette. Beleid: As deel van die US se verbintenis tot die bewaring van die omgewing moet alle drukkerkasette herwin word en mag geen drukkerkasette verkoop word nie. Die US neem reeds sedert 2006 deel aan Hewlett-Packard (HP) se herwinningsprogram. Die volgende afhaalpunte bestaan reeds binne die US:     

FHARGA GERGA HUMARGA NARGA Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste

Departemente word versoek om sover moontlik van hierdie afhaalpunte gebruik te maak. Departemente kan egter ook self op Hewlett-Packard (HP) se webblad registreer en hulle herwinning bestuur. Meer inligting oor die herwinningsprogram is beskikbaar op http://www.hp.com/hpinfo/globalcitizenship/environment/recycling/product-recycling.html

94

5.1 ONAFHANKLIKE KONTRAKTEURS en WERKLOOSHEIDSVERSEKERINGWETGEWING Beleidnommer: 013A Finansieskomitee 19/11/08 Bestek: Die beleid bevat die reëls en regulasies van die Ontvanger van Inkomste ten opsigte van onafhanklike kontrakteurs en die wetgewing ten opsigte van werkloosheidsversekering. Beleid: ONAFHANKLIKE KONTRAKTEURS Ten einde die status te bepaal van ŉ persoon of entiteit wat gekontrakteer is om werk te verrig as onafhanklike kontrakteur al dan nie is dit belangrik om te onderskei tussen korporatiewe entiteite, arbeidsmakelaars en individue. Die status van die kontrakteur sal bepaal of werknemersbelasting verhaal moet word. Hierdie bepaal dus ook of die betaling deur die Afdeling: Finansiële Dienste of Menslike Hulpbronne gemaak sal word. Korporatiewe entiteite Die Ontvanger is besig om die gebruik van korporatiewe entiteite (soos byvoorbeeld Beslote Korporasies en Maatskappye) vir die verlaging of selfs vermyding van werknemersbelasting sterk te ontmoedig. Die neiging onder werknemers van instansies het ontstaan om ŉ korporatiewe entiteit te skep en hulself as onafhanklike kontrakteurs te beskou. Die korporatiewe entiteite faktureer die werkgewer en daar word dan geen werknemersbelasting verhaal nie. Die Ontvanger verplig die werkgewer nou om normale werknemersbelasting te verhaal van hierdie korporatiewe entiteite vanaf 1 Augustus 2000 teen ŉ koers van 33% en 40% in die geval van trusts, of volgens ŉ aanwysings van die Suid-Afrikaanse Inkomste Diens indien van toepassing. So ŉ entiteit sal in die toekoms as ŉ persoonlike diensmaatskappy/-trust bekend staan. Die omskrywing vir ŉ persoonlike diensmaatskappy/-trust sluit in:    

enige korporatiewe entiteit waar ŉ verbonde persoon met betrekking tot daardie entiteit ŉ diens namens die korporatiewe entiteit aan ŉ kliënt lewer; en daardie persoon as ŉ werknemer van die kliënt geag sou wees as die diens direk deur die persoon aan die kliënt gelewer was; of die dienste hoofsaaklik op die perseel van die kliënt verrig word en die persoon wie die diens namens die entiteit lewer, onderhewig is aan die beheer of toesig van die kliënt met betrekking tot die wyse waarop die pligte verrig moet word en die werksure wat gewerk moet word; of waar meer as 80% van die entiteit se inkomste wat in die jaar van aanslag vir dienste gelewer, vanaf enige een kliënt verdien is of verdien gaan word.

Dit is belangrik om daarop te let dat indien ŉ diens deur ŉ verbonde persoon met betrekking tot ŉ entiteit aan die Universiteit gelewer word en die entiteit meer as 80% vanaf ŉ kliënt anders as die Universiteit ontvang, die entiteit ook as ŉ nie-onafhanklike kontrakteur hanteer sal word. In die bepaling of ŉ entiteit onafhanklik is of nie, moet ŉ eedsverklaring verkry word waarin die entiteit bevestig dat dit nie meer as 80% vanaf ŉ enkele kliënt ontvang nie. Die omskrywing sluit egter entiteite uit wat drie of meer voltydse werknemers vir die jaar van aanslag in diens gehad het. Hierdie werknemers moet nie-verbonde persone wees tot die entiteit. Die toelaatbare aftrekkings van ŉ persoonlike diensentiteit word vir belasting doeleindes beperk tot sekere uitgawes. Die entiteit word dus nie net teen ŉ hoër koers aangeslaan nie, maar die belasbare inkomste verhoog ook aangesien sekere uitgawes nie aftrekbaar is vir belastingdoeleindes nie. Ten einde die Universiteit se risiko te beperk, moet kontrakte met alle onafhanklike kontrakteurs gesluit word, waar daar beoog word om op ŉ gereelde basis, d.w.s. daagliks, weekliks, maandeliks of met ander gereelde tussenposes, van die kontrakteur se dienste gebruik te maak.

95

Die Universiteit van Stellenbosch se normale tjekrekwisisie is aangepas sodat die departementshoof/dissiplinehoof/uitvoerende hoof (of persoon wat die tjek aanvra) moet verseker dat die begunstigde party wel ŉ onafhanklike kontrakteur is. Indien so ŉ indiensnemingsmaatskappy betaal moet word sal dit via die Menslike Hulpbronne stelsel betaal moet word. Waar een of meer lede/aandeelhouers/begunstigdes van die entiteit in diens van die Universiteit Stellenbosch is, word daardie entiteit outomaties geag nie onafhanklike te wees nie. So ŉ indiensnemingsmaatskappy sal aan die einde van die maand sy vergoeding direk in die bank ontvang. Daar moet gelet word daarop dat die persoonlike diensentiteite se betalingsversoeke vroegtydig ingedien moet word by Menslike Hulpbronne vir prosessering aan die einde van die maand. Dit sal onderhewig wees aan dieselfde afsnydatums as die res van die vergoedingsrekwisisies. Verwys na [AANHANGSEL PART II] vir besluitnemingsriglyne, die vraelys wat voltooi moet word ten einde te bepaal of die kontrakteur onafhanklik is en die formaat van die eedsverklaring wat die kontrakteur moet verskaf ten opsigte van die 80% inkomste reël. Hierdie dokumente en vraelyste is beskikbaar by die Afdeling: Finansiële Dienste. Arbeidsmakelaars Indien ŉ individu of korporatiewe entiteit die Universiteit van persone voorsien om sekere dienste te verrig, teen vergoeding en die persone word deur daardie individu of korporatiewe entiteit vergoed, word daardie individu of korporatiewe entiteit as ŉ arbeidsmakelaar geklassifiseer. Indien die arbeidsmakelaar oor ŉ IRP30 beskik, is betalings aan die arbeidsmakelaar nie onderhewig aan werknemersbelasting nie. Indien die arbeidsmakelaar nie oor ŉ IRP30 beskik nie, sal werknemersbelasting teen die voorgeskrewe koerse van die SAID wat 33% vir maatskappy en beslote korporasies, 40% vir trusts en volgens die normale statutêre tabelle vir individue gehef word. Arbeidsmakelaars wat oor ŉ IRP30 beskik word verplig om dit jaarliks te hernu en die Universiteit van ŉ gesertifiseerde afskrif van hul nuutste sertifikaat te voorsien. Hierdie IRP30 sertifikaat moet by die Afdeling: Finansiële Dienste geliasseer word. Belasting sal teen die voorgeskrewe koerse gehef word tot tyd en wyl die nuutste IRP30 nie aan die Afdeling: Finansiële Dienste voorsien is nie. Dit is dus belangrik dat die Afdeling: Finansiële Dienste betyds van die nuutste IRP30 voorsien word om te verhoed dat werknemersbelasting onnodig gehef word. Verwys na [AANHANGSEL PART III] vir besluitnemingsriglyne, die vraelys wat voltooi moet word ten einde te bepaal of die kontrakteur onafhanklik is en die formaat van die eedsverklaring wat die kontrakteur moet verskaf ten opsigte van die 80% inkomste reël. Hierdie dokumente en vraelyste is beskikbaar by die Afdeling: Finansiële Dienste. Individue Betalings aan die volgende individue vir dienste gelewer, mag as besoldiging kwalifiseer, met die gevolg dat werknemersbelasting verhaal moet word: 

enige individu waar ŉ persoon wat ŉ diens aan ŉ kliënt lewer:



onderhewig is aan die beheer of toesig van die kliënt met betrekking tot die wyse waarop die pligte verrig moet word en die werksure wat gewerk moet word; en



waar die individu gebruik maak van die kliënt se perseel, soos byvoorbeeld die kliënt se rekenaar, kantoor en toerusting om die diens te lewer;



enige individu wat nie ŉ SA- inwoner is nie.

Ten einde die Universiteit se risiko te beperk, moet kontrakte met alle onafhanklike kontrakteurs gesluit word, waar daar beoog word om op ŉ gereelde basis, d.w.s. daagliks, weekliks, maandeliks of met ander gereelde tussenposes, van die kontrakteur se dienste gebruik te maak. Die omskrywing sluit egter die eenmansaak uit wat drie of meer voltydse werknemers vir die jaar van aanslag in diens gehad het en waar nie een van hulle ŉ verbonde persoon is nie. 96

Indien daar onduidelikheid bestaan moet die dominante indruktoets uitgevoer word. Hierdie dokument is beskikbaar by die Afdeling: Finansiële Dienste. Indien die individu nie onafhanklik is nie is hy/sy onderhewig aan die volgende belasting: 

indien die individu standaarddiens verrig word die individu belas volgens die statutêre tabelle; of



indien die individu nie standaarddiens verrig nie (minder as 22 uur per week werk) word die individu belas teen 25%; of



indien die individu ŉ aanwysing van SARS het word die individu belas volgens die aanwysing. Die aanwysing is slegs geldig vir die belastingjaar. Die individu moet betyds die kliënt van ŉ nuwe aanwyser voorsien anders word die persoon belas volgens statutêre tabelle.

Indien so ŉ individu betaal moet word sal dit via die Menslike Hulpbronne stelsel betaal moet word. So ŉ individu sal aan die einde van die maand sy vergoeding direk in die bank ontvang. Daar moet gelet word daarop dat die individu se betalingsversoeke vroegtydig ingedien moet word by Menslike Hulpbronne vir prosessering aan die einde van die maand. Dit sal onderhewig wees aan dieselfde afsnydatums as die res van die vergoedingsrekwisisies. Vir individue wat reeds maandeliks ŉ salaris van die Universiteit van Stellenbosch ontvang en vir addisionele werk fakture indien, sal dié inkomste voortaan by hul maandelikse salaris bygetel word. Dit sal egter op ŉ aparte byvoordeelkode gelaai word en belas word asof dit ŉ jaarlikse betaling is.

97

WERKLOOSHEIDSVERSEKERINGWETGEWING 

Vanaf 1 April 2002 geld die volgende wetgewing aangaande werkloosheidsversekering (Hierna WVF)

Wie betaal WVF? 

Alle persone (studente en pensioenarisse ingesluit) wat meer as 24 uur per maand werk.

Wie is uitgesluit vir die betaling van WVF? 

Werknemers wat minder as 24 uur per maand vir ŉ spesifieke werkgewer werk.



Persone van buite die Republiek wat kontrakte kom doen in Suid-Afrika byvoorbeeld buitelanders.



Alle persone wat volgens die LBS-wetgewing ŉ Onafhanklike kontrakteur is, dws die persoon of firma word deur Finansiële Dienste betaal.

Waarop word WVF bereken? Alle vergoeding, ingesluit die volgende: 

Salarisse sluit in alle Diverse Betalings waar mense meer as 24 uur per maand werk



Vervoertoelaag is slegs 50% WVF-draend



Verlofuitbetalings



Oortyd.



Alle toelaes byvoorbeeld onthaal, ongerief, voorsitter, mede-dekaan, nie-pensioendraend, selfoon, dws alle ekstra toelaes wat mense ontvang



Lone, afhangende hoe gereeld lone aan spesifieke persone uitbetaal word, byvoorbeeld Weekliks, dws hoe herhalend van aard die lone is.



Bonusse.

Watter vergoeding word uitgesluit? 

Kommissie ontvang.



50% van ŉ Vervoertoelaag.

Hoe word WVF bereken? 

1% van die totale vergoeding, soos in punt 3 (uitgesluit punt 4) uiteengesit.



WVF word bereken tot ŉ maksimum vergoeding van R106 032 per jaar, dws R88.36 per maand.



ŉ Verdere 1% word deur die werkgewer bygedra.

Watter inligting is nodig by die vaslegging van data vir WVF doeleindes?  

Korrekte IDENTITEITSNOMMERS , anders kan die persoon nie eis van die WVF nie, indien sy ID-nommer nie ooreenstem met die maandelikse inligting wat elektronies aan WVF gestuur word nie. Die aantal uur wat die persoon in die betrokke maand gewerk het, is van kardinale belang of die persoon WVF moet betaal.

Kontakafdeling: Vergoeding

98

6.1 NAVORSINGSKOSTEPUNTE (TIPES EN BEFONDSING) Bestek: Die beleid verskaf inligting rakende die verskillende tipes navorsingskostepunte en die befondsing van die navorsingskostepunte, asook die inkomsterekeninge van toepassing op die navorsingskostepunte. Beleid: ALGEMEEN Daar kan onderskei word tussen navorsingskostepunte op grond van befondsing. Indien so ŉ onderskeid toegepas word binne die Universiteitsomgewing kan die volgende kategorieë geïdentifiseer word, elkeen met sy inkomsterekeninge. KONTRAKNAVORSING/OPDRAGNAVORSING Volgens algemeen aanvaarde korporatiewe bestuurs- en ouditbeginsels, word vanaf 1 Februarie 2007 vereis dat ŉ unieke kostepunt vir elke navorsingskontrak met finansiële implikasies geskep word. Die reëling is deur die Universiteit se Finansieskomitee goedgekeur. In so ŉ kostepunt kan die projekte verbandhoudend tot die spesifieke navorsingskontrak hanteer word. Na afloop van ŉ navorsingskontrak word die kostepunt gesluit. Inkomsterekeninge van toepassing op die kostepunte: Reknr 5267

Beskrywing Departement van Waterwese en Bosbou

Identifikasie DWAF

DWAF inkomste.

5270

Departement van Wetenskap en Tegnologie

DST

DST inkomste.

5287

Suid Afrikaanse Mediese Navorsingsraad

MNR

MNR inkomste

5307

Waternavorsingskommissie

WNK

WNK inkomste.

5373

Harry en Doris Crossley Stigting

HCF DCF

5413

Opdragnavorsing Binnelands

Skenkings van HCF & DCF ontvang. Fondse ontvang vir kontraknavorsing

5413

Proteïen navorsingstigting

PNT

5540 5590

Wellcome Trust Europese Befondsing

EU

5592

Buitelandse inkomste

5598

Buitelandse inkomste

5606

South Africa-Netherlands Research Programme on Alternatives in Development

SANPA D

PNT inkomste Wellcome Trust inkomste Europese Unie finansiering Fondse ontvang van die buiteland vir die maak van niebelasbare lewerings. Uitgesluit inkomste wat tuishoort onder 5777 (konferensies), 5387 (beurse) en 5373 (skenkings). Fondse ontvang vanaf die buiteland. Fondse ontvang van SANPAD. Die navorsingsprogram word deur die Nederlandse Ministry of Foreign Affairs befonds.

BTW BTW word gehef BTW % word bepaal nav kontrak BTW word gehef BTW word gehef Vrygestel BTW word gehef BTW word gehef Vrygestel Vrygestel

Vrygestel

Vrygestel

Vrygestel

ALGEMENE NAVORSINGSKOSTEPUNTE

99

Die tipe navorsingskostepunte is baie algemeen binne die Universiteitsomgewing en word befonds deur verskeie instansies (alle instansies uitgesluit die ander kategorieë onder genoem). Inkomsterekeninge van toepassing op die kostepunte: Reknr

Beskrywing

5373

Skenkings

5387

Beurs inkomste

5388

Borgskap inkomste

5415

Verkope nulkoers

5592

Buitelandse inkomste

5597

Diverse inkomste (Belasbaar)

5598

Buitelandse inkomste

Identifikasie Skenkings ontvang vanaf buite instansies of persone. Fondse ontvang vir die uitbetaling van beurse. Borgskappe word teen hierdie inkomsterekening inbetaal. Fondse verkry uit die verkoop van vrygestelde produkte (meestal landbouprodukte). Fondse ontvang van die buiteland vir die maak van nie-belasbare lewerings. Uitgesluit inkomste wat tuishoort onder 5777 (konferensies), 5387 (beurse) of 5373 (skenkings). Fondse verkry vir dienste gelewer, goedere gelewer en enige ander navorsing gedoen word teen die inkomsterekening inbetaal. Fondse ontvang vanaf die buiteland.

BTW Vrygestel Vrygestel BTW word gehef Vrygestel

Vrygestel

BTW word gehef Vrygestel

KONGRESSE, SEMINARE en WERKSWINKELS ŉ R-kostepunt word geskep vir wanneer ŉ departement ’n werkswinkel, seminaar of kongres aanbied. Inkomsterekeninge van toepassing op die kostepunte: Reknr

Beskrywing

5388

Borgskap inkomste

5777

Opknappingskursusse

Identifikasie Inbetaling van borgskappe byvoorbeeld ŉ instansie borg die kongres. Alle registrasiegelde betaal deur buite partye word teen die inkomsterekening inbetaal.

BTW BTW word gehef Vrygestel

100

NRF Slegs inkomste van die NRF mag op die kostepunte inbetaal word. kostepunte word deur Mnr JM Mostert by Finansiële Dienste gedoen.

Die allokasie van fondse na die

Inkomsterekeninge van toepassing op die kostepunte: Reknr

Beskrywing

5284

NRF inkomste Beurse

5285

NRF inkomste:

Identifikasie Inkomste ontvang vanaf die NRF ten opsigte van beurse.

BTW

Inkomste ontvang vanaf die NRF.

Vrygestel

Vrygestel

NRF THRIP Slegs inkomste van die NRF mag op die kostepunte inbetaal word. Die allokasie van fondse na die kostepunte word deur Mnr JM Mostert by Finansiële Dienste gedoen. Inkomsterekening van toepassing op die kostepunte: Reknr

Beskrywing

Identifikasie

BTW

5286

NRF THRIP inkomste

Inkomste ontvang vanaf die NRF.

Vrygestel

C - FONDSE (REKTORSTOEKENNING VIR VOORTREFLIKE NAVORSING) Elke persoon wat ŉ toekenning ontvang vanaf die Rektor vir voortreflike navorsing, word ŉ C-kostepunt voor geskep. Die toekenning word deur Finansiële Dienste oorgedra na die persoon se C-kostepunt. Geen inkomste mag teen C-kostepunte inbetaal word nie.

K - FONDSE Elke persoon wat ŉ toekenning ontvang vanaf die Subkomitees A, B of C, word ŉ K-kostepunt voor geskep. Die toekenning word deur Finansiële Dienste oorgedra na die persoon se K-kostepunt. Geen inkomste mag teen K-kostepunte inbetaal word nie. S - FONDSE (SOS PUBLIKASIEFONDSE) Elke omgewing wat ŉ toekenning ontvang vanaf die Subkomitees A, B of C, word ŉ S-kostepunt voor geskep. Die toekenning word deur Finansiële Dienste oorgedra na die omgewing se S-kostepunt. Geen inkomste mag teen S-kostepunte inbetaal word nie. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

101

6.2 REKTORSTOEKENNING VIR VOORTREFLIKE NAVORSING Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies ten opsigte van die aanwending van die Rektor se toekenning vir voortreflike navorsing. Beleid: Die ontvanger van die toekenning moet die kontantbedrag benut vir akademiese doeleindes wat met navorsing verband hou byvoorbeeld Die aankoop van toerusting, die opbou van infrastruktuur of die bywoning/aflê van akademiese byeenkomste/besoeke, binne- of buitelands. In die reël kan die toekenning benut word soos bepaal deur die riglyne vir die Spesiale Ondersteuningskema vir Navorsing (SOS Fondse). Indien die ontvanger die toekenning wil aanwend vir ander akademiese doeleindes as die wat geld vir SOSfondse, moet dit geskied met die goedkeuring van die betrokke departementele voorsitter met kennisgewing aan die dekaan. In die geval van die voorsitters self moet die dekaan goedkeuring verleen. Die volgende verdere toeligting word verskaf: Die bedrag word in ŉ afsonderlike kostepunt onder die beheer van die toekenninghouer geplaas. Die toekenninghouer kan die bedrag na eie oordeel aanwend, net soos in die geval van die toekenning vir voortreflike onderrig, met dien verstande dat dit ooreenkomstig die aanwendingsmoontlikhede van die SOSfondse geskied (sien onder). Die toekenninghouer hoef nie toestemming van die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof of die dekaan in die geval van die voorsitter te verkry, vir die aanwending van die toekenning nie, met die uitsondering van die aanwending van reise (reiskoste en die daarmee gepaardgaande verblyf- en ander kostes). Die enigste kontrole oor die aanwending van die fondse is dus by die Afdeling Finansies, wat moet kontroleer dat dit wel vir die doel soos hierbo aangewend word. Indien die bedrag buite die aanwendingskategorieë van die SOS-fondse aangewend wil word byvoorbeeld Vir ŉ reis wat nie spesifiek met navorsing te make het nie, of vir onderrigontwikkeling, moet die versoek via die kantoor van die Senior Direkteur: Navorsing gaan, wat moet besluit of die aanwending in lyn is met die bedoeling van die toekenning. Indien nodig moet die saak verder opgeneem word met die Viserektor Navorsing. Soos ook in die gevalle van reise, moet aansoek om aanwending van die fondse vir reise wel die goedkeuring van die dekaan hê. Die toekenning mag nie aan die individu uitbetaal word as ŉ soort ekstra vergoeding of beloning vir navorsing nie (selfs al is dit die bedoeling dat ŉ deel as belasting afgetrek word). Die betrokke bedrag word normaalweg binne twee jaar na die toekenning benut. Die toegekende fondse mag aangewend word vir die volgende doeleindes: 

Tydelike navorsingsassistensie.



Bykomende publikasiekoste (bladsygeld en herdrukke)



Lopende uitgawes vir navorsing (ook vir projekte van nagraadse studente)



Aankoop van spesiale boeke of geskrewe elektroniese bronne vir die sentrale biblioteek of tak(fakulteits-, departementele) biblioteke



Aankoop van rekenaars en materiaal benodig vir navorsing.



Aankoop van navorsingsapparaat.

102



Reis- en verblyfkoste (of aanvulling daarvan), onderhewig aan die Universiteit se heersende ondersteuningsnorme, vir goedgekeurde binnelandse en buitelandse reise in verband met navorsing, vir die bywoning van binnelandse en buitelandse vakkongresse, simposia, werkswinkels, besoeke aan ander laboratoria, navorsingsbesoek aan vakgenote, veldwerk, ensovoorts.



Lidmaatskapsgelde van verenigings vir wetenskaplike vakspesialiste wat navorsing bevorder of stimuleer, deur byvoorbeeld gereeld wetenskaplike kongresse aan te bied.



Navorsingsgenote



Navorsingsaktiwiteite van afgetrede personeel (in alle gevalle in oorleg met die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof en die dekaan van die betrokke fakulteit).



Beurse vir nagraadse studie en na-doktorale genootskappe (in ooreenstemming met die reëls en prosedures wat geld vir beurse uit instituutfondse of departementele buitefondse).

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

103

6.3 SOS PUBLIKASIEFONDSE Bestek: Die beleid bevat die US se reëls en regulasies ten opsigte van die aanwending en toekenning van die SOS Pubkikasiefondse. Beleid: 1.

2.

Bedrae 1.1

Daar word jaarliks ŉ globale bedrag, bereken teen ŉ eenheidsbedrag (wat ook jaarliks vasgestel sal word) vir elke publikasie-eenheid wat by die Departement van Onderwys kwalifiseer vir staatsubsidie, uit die fondse van die Navorsingskomitee beskikbaar gestel vir kreditering op die navorsingsrekeninge van departemente / institute /buro's / sentra / eenhede / identifiseerbare groepe. Die navorsers wat tot hierdie uitsette bygedra het, moet toegang tot hierdie fondse hê. Afsonderlike reëlings geld vir persone wat uitsette lewer wat nie voltyds of deeltyds in diens van die US is nie.

1.2

ŉ Bedrag, soos bepaal deur elke subkomitee, sal toegeken word vir elke kredieteenheid wat verdien word deur sowel vaktydskrifartikels en boeke wat by die Departement van Onderwys kwalifiseer vir staatsubsidie.

Plaaslike keuring 2.1

3.

ŉ Ad hoc-komitee bestaande uit die Voorsitter van die Navorsingskomitee, die Senior Direkteur: Navorsing, die Direkteur: Navorsing (Geestes- en Sosiale Wetenskappe) en die voorsitters van Subkomitees A, B en C van die Navorsingskomitee, of hulle sekundi, met reg tot koöptering van persone met die toepaslike kundigheid, sal jaarliks as ŉ keurkomitee funksioneer ten einde boeke vir die vakspesialis te keur vir: -

insluiting, waar toepaslik, by die Universiteit se publikasiegegewens wat aan die Departement van Onderwys gestuur moet word, en

-

die doeleindes van 1.2. hierbo.

Aanwending en kontrole Die aangehegte riglyne sal as basis dien vir die aanwending van die gekanaliseerde fondse sowel as kontrole oor die aanwending daarvan.

104

RIGLYNE VIR DIE AANWENDING VAN TOEGEKENDE PUBLIKASIESUBSIDIEGELD EN DIE KONTROLE DAAROOR 1.

Die toegekende fondse moet deur die betrokke departement, sentrum, buro of instituut, eenheid, identifiseerbare groep aangewend word ter bevordering van NAVORSING, maar slegs met skriftelike GOEDKEURING van die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof of direkteur. (In die geval van aansoeke van voorsitters en direkteure self, moet goedkeuring SLEGS ten opsigte van aansoeke vir (i) buitelandse reiskoste en/of (ii) die gepaardgaande verblyf- en ander koste deur die betrokke dekaan of beheerkomitee-voorsitter verleen word. Vir navorsers op dekaansvlak moet goedkeuring ten opsigte van (i) en (ii) deur die Viserektor (Navorsing) gegee word. Alle ander aansoeke van voorsitters en direkteure word direk na die Afdeling Finansiële Dienste gestuur vir afhandeling.)

2.

Die toegekende fondse, waartoe die betrokke navorser toegang moet hê (sien ook punt 1.1 van die SOS-Reglement), mag aangewend word vir die volgende doeleindes: 2.1

Tydelike navorsingsassistensie.

2.2

Bykomende publikasiekoste (bladsygeld en herdrukke)

2.3

Lopende uitgawes vir navorsing (ook vir projekte van nagraadse studente).

2.4

Aankoop van spesiale boeke of geskrewe of elektroniese bronne vir die sentrale biblioteek of tak(fakulteits-, departementele) biblioteke.

2.5

Aankoop van rekenaars en materiaal benodig vir navorsing.

2.6

Aankoop van navorsingsapparaat.

2.7

Reis- en verblyfkoste (of aanvulling daarvan), onderhewig aan die Universiteit se heersende ondersteuningsnorme, vir goedgekeurde binnelandse en buitelandse reise in verband met navorsing, vir die bywoning van binnelandse en buitelandse vakkongresse, simposia, werkwinkels, besoeke aan ander laboratoria, navorsingsbesoeke aan vakgenote, veldwerk, ensovoorts.

2.8

Lidmaatskapgelde van verenigings vir wetenskaplike vakspesialiste wat navorsing bevorder of stimuleer, deur byvoorbeeld gereeld wetenskaplike kongresse aan te bied.

2.9

Navorsingsgenote

2.10 Navorsingsaktiwiteite van afgetrede personeel (in alle gevalle in oorleg met die departementele voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof en die dekaan van die betrokke fakulteit). 2.11 Beurse vir nagraadse studie en ná-doktorale genootskappe (in ooreenstemming met die reëls en prosedures wat geld vir beurse uit instituutfondse of departementele buitefondse). 3.

Fondse wat in ŉ bepaalde jaar toegeken is, is oordraagbaar.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

105

6.4 NAVORSINGSFINANSIES – INDIEN VAN EISE EN FINANSIëLE STATE Bestek: Die beleid bevat die datums vir die indiening van eise en finansiële state ten opsigte van sekere navorsings instansies, asook wie verantwoordelik is vir die indiening van die dokumentasie. Beleid: Verskeie instansies ondersteun navorsing aan die Universiteit Stellenbosch. Voorbeelde hiervan is onder andere: 

National Research Foundation (NRF)



Waternavorsingskommissie (WNK)



Mediese Navorsingsraad (MNR)



Proteïennavorsingstrust (PNT)



Unifruco



Outspan



Technology and Human Resources for Industry Programme (NRF-THRIP) o

Die navorser is verantwoordelik vir die kontrole oor sy/haar toegekende fondse. Waar nodig, word ŉ kontrak tussen die Universiteit en die betrokke instansie opgestel waar die finansiële beleid / eisprosedures neergelê word.

o

Die finansiële beleid, soos uiteengesit in hierdie dokument, is ook van toepassing op navorsingsfondse. Noodsaaklike eisdatums en/of sperdatums vir finansiële state is soos volg:

INSTANSIE

EISE

FINANSIËLE STATE

DATUM

NRF

Deurlopend deur jaar

Word deur navorser voorgelê

31/12

WNK

Voorskotte word deur die jaar aangevra

Word deur Finansiële Dienste opgestel en deur Price Waterhouse Coopers geoudit

28/02

PNT

Voorskotte word deur die jaar aangevra

Word deur opgestel

Voor of op 16/01

NRF-THRIP

Deurlopend deur jaar

Word deur navorser voorgelê

31/12

NRF RGN)

Eenmalig vrygestel

Op versoek

-

UNIFRUCO

Elke kwartaal

Op versoek

30/09

OUTSPAN

Elke kwartaal

Op versoek

-

MNR

Elke kwartaal

Op versoek

30/06

(voorheen

Finansiële

Dienste

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

106

6.5

BELEID VIR BEPALING VAN VOLKOSTE VIR NAVORSING EN NAVORSINGSVERWANTE KONTRAKTE Goedgekeur deur die US Senaat: Goedgekeur deur die US Raad:

1.

27 November 2009 19 April 2010

DOEL VAN DIE BELEID

Die doel van die beleid is om ŉ standaard volkosteberekeningsbasis daar te stel vir die berekening van die kostes verbonde aan navorsing- en navorsingsverwante kontrakte aan die US. 2.

AGTERGROND

Ingevolge die nuwe Wet insake Intellektuele Eiendomsreg voortspruitend uit Navorsing met Openbare Befondsing, Wet 51 van 2008, sal enige navorsing wat deur private befondsing op ŉ volkoste basis onderneem word, normaalweg nie onderworpe wees aan die betrokke wetgewing nie (Verwys klousule 15.4 van die betrokke Wetgewing). Dit is dus in die belang van die US en sy navorsingsvennote om waar van toepassing toe te sien dat die kostering van alle navorsing- en navorsingsverwante kontrakte op ŉ volkoste basis geskied. 3.

BELEID 3.1

Toepassing Die beleid is van toepassing op alle projekte waar US personeel kontraktueel onderneem om navorsing- en navorsingsverwante dienste en -konsultasie aan buitepartye te verskaf. Die koste van die kontrak moet bepaal word volgens die riglyne daargestel in die beleid. Indien die kontrakprys teen minder as die volkoste vasgestel word, moet ŉ versoek om sodanige afwyking van die voorgeskrewe beleid aan die Bestuurder: Navorsingskontrakte gerig word, wat dit in konsultasie met die Senior Direkteure Navorsing & Innovasie en/of Finansies (soos van toepassing) sal oorweeg vir aanbeveling aan die Dekaan, waar die Dekaan finale goedkeuring moet gee vir afwykings van hierdie beleid. Enige kontrak waarin daar met die kliënt ooreengekom word dat die kliënt intellektuele eindomsreg sal verkry, sal egter nie teen minder as volkoste geprys kan word nie.

3.2

Prysvasstelling van kontrakte Volgens die vereistes vir prysvasstelling volgens die volkoste benadering, moet alle kontrakpryse sodanig bereken word dat alle koste wat verband hou met die projek in ag geneem word by die kontrakprys. Die finale prys of prysvasstelling van ŉ kontrak, onderhewig aan die toepaslike minimum vereistes ten opsigte van die volkoste berekening, word oorgelaat aan die diskresie van die betrokke omgewing, deurdat die kosteringsmodel voorsiening maak vir ŉ kontrakmarge wat die betrokke omgewing self kan bepaal.

3.3

Volkoste berekening Ten einde die volle koste van ŉ aktiwiteit/projek te bereken, moet die direkte koste tot die projek geïdentifiseer en bepaal word, die indirekte koste tot die projek moet ook bereken word en die volkoste van die projek beloop dan die som van die twee kategorieë. 3.3.1 Direkte koste Direkte koste is al daardie kostes wat direk aan die projek toegeskryf kan word en kan die volgende insluit: -

-

Salaris- en salarisverwante uitgawes van alle personeel wat betrokke is by die projek. Die minimum koste van salarisse word spesifiek voorgeskryf om ooreen te stem met die US se aanvaarde basisvergoedingsvlakke en enige afwyking hiervan moet deur die 1 Dekaan/Omgewingshoof aanbeveel word . Salarisse / beurse vir studente wat as navorsingsassistente deelneem Verbruikbare materiaal / voorraad

107

-

Aankoop van toerusting & komponente spesifiek vir die projek Onderhoud van toerusting Rekenaartoerusting, &/-sagteware Administratiewe koste en professionele bestuurskostes wat direk verband hou met die projek Laboratoriumkoste Koste vir gebruik van gespesialiseerde toerusting (byvoorbeeld Die Sentrale Analitiese Fasiliteite) Konsultasiedienste wat ingekoop word Ouditfooie (byvoorbeeld waar die kliënt spesifiek aandring op o.a. jaarlikse geouditeerde finansiële verslae) Reis- & Verblyfkoste, sowel as daggelde Addisionele versekering wat nie ingesluit is by die US se oorhoofse versekeringsportefeulje nie Enige ander uitgawes wat direk aan die projek toegeskryf kan word wat nie hierbo gelys is nie

3.3.2 Indirekte koste Indirekte of oorhoofse koste is daardie uitgawes wat deur die US aangegaan word en wat noodsaaklik is om die nodige ondersteuning te bied ten einde die spesifieke navorsingsprojek suksesvol te kan bestuur en aflewer. Indirekte koste verteenwoordig nie ŉ winsmarge vir die US nie, maar word bepaal deur ŉ persentasieheffing van die totale projekkoste vir i) institusionele en fakultêre administratiewe en steundienste en ii) koste van fisiese ruimtes en fasiliteite. Die indirekte koste wat verhaal word van navorsingskontrakte, deur die heffings soos hierbo na verwys sluit die volgende in: Vir die inkomste toeslagheffing: -

Oorhoofse administratiewe- en ander kostes binne die Fakulteit/Omgewing Informasie en kommunikasie dienste & ondersteuning Oorhoofse Finansiële dienste Regsdienste Menslike Hulpbrondienste Kommunikasie en Skakelingsdienste Biblioteekdienste Internasionale Kantoor Oorhoofse Navorsingsondersteuningsdienste Studente administratiewe dienste Bankkoste Ouditfooie (anders as deur die kliënt voorgeskryf) Aanspreeklikheidsversekering

Vir die ruimte- en fasiliteiteheffing: -

Fasiliteitsbestuurs- en beplanningsdienste Instandhouding van geboue Sekuriteitsdienste Geboue en inhoudversekering Koste van munisipale dienste Gebruik van toerusting (sluit nie gebruik van o.a. Sentrale Analitiese Fasiliteite in nie) Die ruimte en fasiliteiteheffing word bepaal op dieselfde toedelingsbasis as die ruimteheffing volgens die US se aanvaarde begrotingsmetodiek, met inagneming van die waardevermindering van toerusting. ŉ Vasgestelde templaat sal deur die Afdelings Navorsingsontwikkeling en Finansies as hulpmiddel aan US navorsers beskikbaar gemaak word vir die berekening van ŉ

108

volkoste begroting (soos voorgeskryf deur die betrokke Afdelings) met ŉ volledige uiteensetting van kostes wat in ag geneem moet word vir die kostering van ŉ navorsingskontrak op die volkoste basis, sowel as die berekening van ŉ finale kontrakbedrag met inagneming van BTW en enige addisionele koste soos deur die navorser bepaal. In die gevalle waar buitepartye ingevolge hul eie protokolle nie toelaat dat US ŉ toeslag mag hef nie, of waar ŉ ander persentasie deur die buiteparty voorgeskryf word, moet ŉ versoek om vrystelling aan die Bestuurder Navorsingskontrakte gerig word, wat dit sal oorweeg vir aanbeveling aan die Senior Direkteure Navorsing & Innovasie en/of Finansies, soos van toepassing. In gevalle waar ŉ buiteparty of die Nasionale Intellektuele Eiendomsbestuur Kantoor 1 (NIPMO ) ŉ sertifikaat vereis dat ŉ spesifieke projek op ŉ volkoste basis beprys en/of voltooi is, sal die US ŉ eksterne ouditverslag aanvra. Die betrokke omgewing sal vir die koste van so ŉ ouditverslag verantwoordelik wees. Dit staan die betrokke omgewing vry om die ouditkoste van die buiteparty te verhaal as deel van die volkoste berekening. 4.

DEFINISIES 4.1

VOLKOSTE Die totale koste van alle hulpbronne gebruik om die projek te voltooi, soos bepaal in ooreenstemming met internasionale finansiële verslagdoeningstandaarde (IFRS), en dit sluit dus in alle toepaslike direkte en indirekte koste soos voorgeskryf.

4.2

DIREKTE KOSTE Direkte koste is al daardie kostes wat direk aan die projek toegeskryf kan word.

4.3

INDIREKTE KOSTE Indirekte of oorhoofse koste is daardie uitgawes wat deur die US aangegaan word en wat noodsaaklik is om die nodige ondersteuning te bied ten einde die projek suksesvol te kan bestuur en aflewer.

4.4

KOSTERING Kostering behels die berekening van die Volkoste van ’n projek.

4.5

PRYSBEPALING Prysbepaling behels die diskresionêre in- of uitsluiting van winsmarges, addisioneel tot die Volkoste van ŉ projek.

Kontak afdeling: Projek Rekenmeester Afdeling Navorsingsontwikkeling

1

“National Intellectual Property Management Office”, ingevolge die Wet insake Intellektuele Eiendomsreg voortspruitend uit Navorsing

met Openbare Befondsing, Wet 51 van 2008.

109

7.1 FINANSIëLE VERSLAGDOENING Bestek: Die beleid bevat riglyne aangaande die opstel van finansiële state. Beleid: Die finansiële state van die Institute en Buro’s binne die Universiteitsomgewing word aan die begin van elke jaar, na die finansiële afsluiting van die Universiteit, opgestel deur die betrokke beamptes by Finansiële Dienste. Vir die opstel van enige ander finansiële state gedurende die jaar, kan u die betrokke beampte by Finansiële Dienste kontak. Die beampte sal die nodige reëlings tref met die Universiteit se ouditeure indien geouditeerde state vereis word. Sien die beleidnommer 022A/06/04 rakende ouditfooie vir bekostiging van die oudit. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

110

8.1 FINANSIëLE RIGLYNE TEN OPSIGTE VAN AANKOPE EN VERKOPE VAN DRANK IN KOSHUISKLUBS Bestek: Die beleid verskaf die finansiële riglyne ten opsigte van aankope en verkope van drank in koshuisklubs. Beleid: AANKOPE 

Alle aankope van drank moet by die Afdeling Aankope gedoen word deur middel van ŉ voorraadrekwisisie.



Die tesourier van die koshuis is verantwoordelik vir die insleutel van die voorraadrekwisisie.



Voorraadrekwisisies word ingesleutel teen rekeningnommer 2383 (Verversings – nie akademies) en stoorkode 7313 (Drankstoor – Aankope).



Voorraad mag slegs deur middel van voorraadrekwisisies aangekoop word en mag onder geen omstandighede deur kontantaankope aangevul word nie.



Die voorraadrekwisisie moet deur die inwonende hoof goedgekeur word (na status 2 verander word). Finansiële Dienste is nie gemagtig om sodanige goedkeuring vir die aankope te gee nie.

VERKOPE 

Alle kontant moet in ŉ geldtrommel gebêre word wat in ŉ brandkas toegesluit moet wees.



ŉ Voorskot van R250 mag in die geldtrommel gehou word, hierdie voorskot mag slegs gebruik word vir kleingeld-doeleindes en mag dus nooit minder as die aanvanklike voorskot wees nie.



Slegs die verantwoordelike persoon in beheer van die klub mag die sleutel van die geldtrommel hou. ŉ Duplikaatsleutel moet in ŉ verseëlde koevert by Afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur bewaar word.



Geen persoonlike voorskotte mag uit die geldtrommel toegestaan word nie.



Die verantwoordelike persoon mag nie die kontantvoorskot in die geldtrommel uit sy eie sak aanvul nie.



Die kontant en kwitansieboek moet in die brandkluis toegesluit word en die sleutel moet deur die koshuis se tesourier op sy persoon gedra word.



Die tesourier en verantwoordelike persoon moet die geld tel, waarna die tesourier ŉ amptelike kwitansie, altyd in nommervolgorde, vir die kontant ontvangstes van die dag uitreik aan die verantwoordelike persoon. Hierdie geld moet dan onmiddellik deur die tesourier inbetaal word by die koshuis se kostepunt en die US-kwitansie wat hy van die kassiere verkry, moet ook aan die verantwoordelike persoon oorhandig word vir bewaring.



Kwitansieboeke is by die Afdeling Finansiële Dienste beskikbaar. ŉ Aparte amptelike US kwitansieboek moet vir drankverkope gehou word.



Alle kontant moet daagliks by die kassiere inbetaal word, vergesel met ŉ voltooide inbetalingstrokie (beskikbaar by die kassiere). ŉ Amptelike Universiteitskwitansie word dan uitgereik. Daar moet duidelik op die kwitansie aangetoon word dat die kontantontvangste vir drankverkope was. Geen kontant mag rondlê nie, aangesien die Universiteit nie verseker is teen geld wat wegraak nie.

111



Alle inbetalings moet teen rekeningnommer 5597, diverse inkomste belasbaar, gedoen word. Die verkope van drank is onderhewig aan die betaling van 14% BTW. By die bepaling van die verkoopprys van die drank moet 14% BTW in ag geneem word.



Indien ŉ kwitansie gekanselleer word, moet “Gekanselleer” oor die oorspronklike kwitansie geskryf word en dit moet soos alle afskrifte, in die kwitansieboek gehou word.



Vol kwitansieboeke moet na die Afdeling Finansiële Dienste geneem word.



Geen duplikate mag van brandkluissleutels gemaak word nie.

VOORRAADBEHEER 

Elke koshuis moet ŉ verkope-kontrolevorm byhou vir elke geleentheid. Sodra alle verkope vir die geleentheid afgehandel is, moet die verkope-kontrolevorm gerekonsilieer word met die kontant ontvangstes vir die geleentheid. Hierdie rekonsiliasie moet gedoen word deur die tesourier en die verantwoordelike persoon. Enige surplusse of tekorte moet verklaar word op die verkope-kontrolevorm.



Voorbeeld van ŉ verkope-kontrolevorm:

Item Bier Koeldrank

Hoeveelheid aangekoop 10 20

Rekonsiliasie: Totale Verkope Kontantontvangste

R180.00 R180.00

Surplus/(Tekort)

R 0.00

Aankoopprys

Verkoopprys

R5.00 R3.00

R8.00 R5.00

Totale Verkoopprys R80.00 R100.00



Die tesourier en die primarius of onder-primarius moet aan die einde van elke kalendermaand ŉ volledige voorraadtelling doen. Die voorraadlys moet onderteken word deur die tesourier en die primarius of onder-primarius. Die voorraad voorhande moet gerekonsilieer word met die verkopekontrolevorms, voorraadrekwisisies, kwitansieboek en die inbetalings gedoen. Enige surplusse of tekorte moet verklaar word.



Die verkope-kontrolevorms, US kwitansies deur kassiere uitgereik, kwitansieboek en die voorraadtellingvorm moet op die laaste Donderdag van elke maand by Finansiële Dienste ingedien word.



Kontant- en voorraadtellings kan ter enige tyd deur die eksterne ouditeure en/of Afdeling Finansies gedoen word.

Kontak afdeling: Finansiële Dienste

112

8.2 FINANSIëLE BESTUUR VAN e-KAMPUSPROJEKTE Bestek: Die beleid verskaf die finansiële reëls en regulasies soos van toepassing op eKampuskostepunte. Beleid: REëLS VIR ALLE e-KAMPUSKOSTEPUNTE 

Finansiële reëls, soos uiteengesit in die dokumente “Beginsels van Finansiële Bestuur” en die “Finansiële Beleid”, is van toepassing op alle e-Kampuskostepunte. GEEN oorspandering word toegelaat nie. GEEN oorplasings tussen kostepunte word toegelaat nie. GEEN poste mag geskep word wat nie na afloop van die projek uit bedryfsfondse bekostig kan word nie. Geen kontrakte mag aangegaan word voordat die projekbegroting finaal deur die Projekraad goedgekeur is nie, en dan ook nie vir langer as wat die projekbegroting toegeken is nie.

   

REëLS SPESIFIEK TOT FAKULTEITSKOSTEPUNTE   

Fakulteitskostepunte is ook aan die algemene reëls vir e-Kampuskostepunte onderhewig. Onthaalkoste mag nie uit fakulteitskostepunte verhaal word nie. Alle uitbetalings moet deur Dekaan of sy gemagtigde goedgekeur word.

ALLE ANDER e-KAMPUSKOSTEPUNTE  

Onthaalkoste mag nie 5% van die projek se begroting oorskry nie. Spandering moet ooreenstem met die items wat in die begroting aangedui is. Die projekbestuurder is verantwoordelik daarvoor om te verseker dat dit ooreenkom.

PROSEDURE INDIEN UITSONDERING VERSOEK WORD      

LW! Geen uitsondering op Reël 1 (onder Reëls vir alle e-Kampuskostepunte) word toegelaat nie. Die projekbestuurder rig die versoek, met motivering, aan die betrokke Stuurkomitee (Verkry vorm by Projektuskantoor) Indien die Stuurkomitee dit goedkeur, stuur die projekbestuurder die versoek, motivering en aanbeveling van die Stuurkomitee deur aan die Projektuskantoor ([email protected]). Die Projektuskantoor lê die versoek voor aan die eienaar van die e-Kampusinisiatief (Professor Liesbeth Botha). Die Projektuskantoor stuur die uitslag van die versoek deur aan die projekbestuurder. Indien die versoek goedgekeur is, stuur die Projektuskantoor die versoek per e-pos deur aan Finansiële Dienste. Besonderhede van die bedrag en kostepunte ter sprake sal in die e-pos aangedui word.

LW: Projekbestuurders of - eienaars mag nie direk met Finansiële Dienste skakel nie. Kontak afdeling: Projektuskantoor

113

8.3 LIDMAATSKAP VAN BESTUURSPAN

PROFESSIONELE

VERENIGINGS

VIR

LEDE

VAN

DIE

REKTOR

SE

Bestek: Die beleid bevat reëls en regulasies van die US ten opsigte van die betaling van lidmaatskapsfooie van professionele verenigings vir lede van die Rektor se Bestuurspan. Beleid: Lidmaatskap van professionele verenigings vir lede van die Rektor se Bestuurspan (RBS) is betaalbaar uit die betrokke Verantwoordelikheidsentrum-hoof se begroting, mits dit in die belang van die betrokke portefeulje is en dit as sodanig deur die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies goedgekeur is. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

114

8.4 SKAKELING MET BANKINSTELLINGS Bestek: Die beleid bevat die US se reëls ten opsigte van die skakeling met bankinstellings. Beleid: Die afdeling Finansiële Beplanning en Batebestuur moet kennis dra van alle aangeleenthede aangaande kontrakte, ooreenkomste, besprekings, klagtes, ens. met die onderskeie bankinstellings. Finansiële Beplanning en Batebestuur sal dienooreenkomstig besluit of die aangeleentheid voorhande, deur Finansiële Beplanning en Batebestuur self of deur die betrokke afdeling hanteer kan word. Kontak afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur

115

8.5 DIE VERHURING VAN SPORTFASILITEITE AAN BUITEGROEPE Bestek: Die beleid bevat prosedure rondom die verhuring van sportfasiliteite aan buitegroepe. Beleid: Huidige prosedure: Die inkomste uit verhuring van fasiliteite aan buitegroepe, word tans as volg verdeel: a) Die hokkie-, netbal-, en atletiekklubs kry die volle bedrag, aangesien hulle self betaal het vir die opgradering van hulle onderskeie fasiliteite. b) Die Klubhuise (uitgesluit die Stal en PSO klubhuise), rugby-, krieket-, en sokkerklubs se geld word sodanig verdeel dat 50% daarvan na die betrokke klub gaan en die ander 50% gaan na ŉ sentrale fonds wat Maties Sport dan kan gebruik vir die instandhouding van fasiliteite, wat die aankoop van toerusting wat gebruik word by die Maties Sport mag insluit. Die huurtarief vir die gebruik van vloedligte is as volg: Atletiek en rugby: a) Vir kategorie a- en b-ligte is dit R500.00 per aand. b) Vir kategorie c-ligte is dit R750.00 per aand. c) Vir die sogenaamde TV-ligte, waar alle ligte aangeskakel word, is dit R1 000.00 per aand. d) Hokkie: Oefeninge R125,00 per uur en wedstryde R200,00 per uur e) Netbal: Oefeninge en/of wedstryde R100,00 per baan per uur f) Tennis:R3,00, R5,00 en R10,00 per baan per uur in die onderskeie kategorieë (a,b,c) Bogenoemde inkomste word as volg verdeel: 50% gaan na kostepunt SBDR5, Maties Sport verhuringsgelde - ander. Die ander 50% gaan na die betrokke klub op wie se velde die sportbyeenkoms plaasvind. Voorgestelde prosedure: 1. 2.

Dat die heffing en verdeling van huurinkomste deur die Maties Sport hanteer word. In die geval waar sportfasiliteite aan buitegroepe verhuur word, en waar die gebruik van spreiligte/(saalligte vir binneshuis) ter sprake is, ŉ uurtarief vir die gebruik van die spreiligte/saalligte gehef word. Die uurtarief (vir die gebruik van spreiligte/saalligte) soos hierbo bepaal, sal aangewend word vir die elektrisiteitskoste en die daarstel van ŉ vervangingsreserwefonds vir die vervanging / onderhoud / herstel van vloedliginstallasies. Die uurtarief soos in 2 hierbo bedoel sal ten opsigte van elke fasiliteit, of gedeelte daarvan afsonderlik bereken word en sal, soos dit nodig is, deur die Afdeling Instandhouding en Bedryf hersien word.

3.

4.

5.

Die voorgestelde prosedure vir die heffing van genoemde tarief is as volg: i.

ii.

Die verantwoordelikheid lê by die Maties Sport om maandeliks ŉ verslag aan die Persoon verantwoordelik vir Nutsdienste (voortaan die Verantwoordelike Persoon) by Afdeling: Finansiële Beplanning en Batebestuur, te stuur waarin die verhurings aan buitegroepe vir die maand uiteengesit word. Hierdie verslag moet die volgende inligting bevat: Die datum en tyd per fasiliteit; die tipe beligting gebruik; en die kostepunt waaruit die heffing verhaal kan word. Bv: Fasiliteit Coetzenburg Atletiekstadion

iii.

Datum 24/02/03

Tyd 19:00 tot 21:00

Beligting Fase 1, 2 en 3

Kostepunt SSAK0

Die Verantwoordelike Persoon sal maandeliks die heffing te boekstel.

Kontak afdeling: Maties Sport

116

117

9.

AANKOOP- EN TENDERBELEID EN -PROSEDURE

Beleidnommer:

Bestek:

Finansieskomitee Rektor se Bestuurspan

24/04/2009 07/06/2011

Die beleid verskaf die finansiële riglyne en prosedures rakende die aankope van goedere en dienste en die verkryging van tenders.

INHOUDSOPGAWE

A.

GESENTRALISEERDE AANKOOPBELEID

B.

OPSOMMING VAN AANKOOPBELEID

1.

BBBEE

2.

Aankope snypunte vir kwotasies en tenders

3.

Kwotasies

4.

Tenderprosedures en -beleid 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 4.18 4.19 4.20 4.21 4.22 4.23 4.24 4.25 4.26 4.27

5.

Beleid (Vasstelling van verantwoordelikheid) Prosedure by die aanvang van ŉ tender Reglement van die tenderkomitee Prosedure ten opsigte van die ontvangs van ŉ tender Prosedure by die oopmaak van die tenderbus en tenders Evaluasie van tenders wat nie aan die tenderkomitee voorgelê hoef te word nie Evaluasie van tenders wat aan die tenderkomitee voorgelê moet word Tydsberekening en keerdatums ten opsigte van tenders – kortste moontlike opsies Aanbevelings, beslissings, bekragtigings en kennisname Monsters Onderhandelinge met die tenderaar Alleen tenderaars Kommunikasie met tenderaars Prosedure na goedkeuring van tenders Dringende take Wysiging of uitbreiding van aanvaarde tenders na goedkeuring Goedgekeurde verskafferslys Minimum inligting in tenderregister Enkel tenderdokumente Herhaalde aankope Beskikbaarheid van dokumente Rekenkundige verantwoordelikheid van projekte Verandering aan tenderdokumente, verkorte tenderdokumente en aansoeke Verantwoordelikhede in die tenderproses Tender prosedure en toekenning van tenders ten opsigte van Kapitale- en Instandhoudingsprojekte (Fasiliteitsbestuur) Aanstellingsprosedures met betrekking tot konsultante op projekte deur Fasiliteitsbestuur: Beplanning en Ontwikkeling en Eiendomsdienste Samestelling van kontrakteurs tenderlyste vir individuele projekte

Algemene Aankope

118

5.1 5.2 6.

Items met ŉ aankoopprys van minder as R1 000 Kapitaalgoedere (Bate-items)

Dienste en produkte waarvoor spesiale beleidsbepalings geld 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6

Lugreisbesprekings Motorhuurbesprekings Drukwerk Fotokopieermasjiene Rekenaars en Drukkers Meubels en Kantoortoerusting

7.

Aflewering en Betaling van Goedere en Dienste

8.

Algemeen 8.1 8.2 8.3 8.4

Personeel Voorraadtelling Aankope van voorraad US verskafferslys

119

A.

GESENTRALISEERDE AANKOOPBELEID

Die bestuurstrategie van die Universiteit Stellenbosch is om, binne die raamwerk van 'n sentrale beheer- en koördineringstruktuur, besluitneming en bevoegdhede sover doenlik te desentraliseer. Die aankoopfunksie van die Universiteit Stellenbosch word egter deur 'n gesentraliseerde aankoopafdeling bestuur en rekenaarmatig beheer. Hierdie beleid en aankopestelsel vereis dat alle aankope na die sentrale aankoopkantoor gekanaliseer, gekoördineer en geadministreer word. 'n Amptelike universiteitsbestelling, soos uitgereik of rekenaarmatig bevestig deur 'n gemagtigde aankoper namens die Uitvoerende Direkteur Bedryf en Finansies, is dus die enigste manier waarop die universiteit tot 'n aankoop, diens of huurtransaksie verbind kan word. Die Universiteit Stellenbosch is 'n regspersoon en kan dus deur kontraktuele regte en verpligtings gebind word. Die Universiteitsraad het besluit dat die volgende amptenare ingevolge gedelegeerde bevoegdhede en verantwoordelikhede kontrakte namens hom mag onderteken: Die Rektor Prof HR Botman Die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies Prof L van Huyssteen Die Hoofdirekteur: Finansies Mnr HAJ Lombard Geen ander personeellid, departement, afdeling, sentrum, buro of instituut kan dus namens die US 'n kontrak sluit nie behalwe in die geval van navorsingskontrakte. Die volgende tekenmagte geld tydens die ondertekening van navorsingskontrakte: Kontrakwaarde ≤ R150 000 Voorsitter/hoof van departement of direkteur indien ’n sentrum, buro of instituut. Die tekenmagte en bevoeghede geld slegs met die delegasie van die Dekaan. Kontrakwaarde ≤R500 000 Dekaan Kontrakwaarde >R500 000 Viserektor (Navorsing) Die volledige beleid rakende die ondertekening van navorsingskontrakte is beskikbaar by die Afdeling Navorsingsontwikkeling. Kontak die afdeling voor die ondertekening van enige navorsingskontrakte. Alle voornemende kontrakte moet ook eers na die Afdeling Regsdienste en die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste verwys word vir goedkeuring voor ondertekening. 'n Gesentraliseerde Aankoopafdeling verseker dat aankopers in samewerking met kliënte nommerpas goedere en dienste teen die voordeligste pryse en voorwaardes vir alle departemente en afdelings van die US beding. Dit stel personeel in departemente en afdelings in staat om op hulle eie hooftake te konsentreer. B.

OPSOMMING VAN AANKOOPBELEID

Die amptelike Aankoopbeleid van die Universiteit Stellenbosch geld vir alle aankope van goedere en dienste uit fondse wat deur die US bestuur of in trust gehou word vanaf alle leweransiers op die US se voorkeurdiensverskaffers basis.  Alle versoeke vir goedere en dienste aan die US moet aangevra word deur ŉ amptelike US bestelling.  Geen goedere en dienste mag deur voorkeurdiensverskaffers gelewer word indien hulle nie in besit is van ŉ amptelike US bestelling nie.  Geen goedere of dienste mag aangekoop en betaal word met ŉ persoonlike kredietkaart, kontant of tjek om later van die US terug geëis te word nie. (Sien 5.1 vir betalings van minder as R1000)  Die US behou die reg voor om enige uitgawe wat vir goedere en dienste persoonlik aangegaan is vir amptelike US doeleindes vir terugbetaling te weier.  Die Aankoop- en Tenderbeleid en –Prosedures leun swaar op die Reglement aangaande Delegasie van Bevoegdhede en Verantwoordelikhede.

120

1.

BBBEE Die Aankoop- en Tenderbeleid sal ontwikkel en implementeer word om te voldoen aan die vereistes soos bepaal deur Wetgewing. 1.1

Beleid  Daar sal ŉ regverdige, billike, onpartydige, deursigtige en mededingende koste- effektiewe proses wees wat alle diensverskaffers verteenwoordigend van alle gemeenskappe, sonder diskriminasie op grond van ras, geslag of liggaamlike gebrek op ŉ etiese wyse die geleentheid bied om met die US besigheid te doen.  Geen kompromisse vir kwaliteit, standaarde, diens en prys nie.

2.

AANKOPE SNYPUNTE VIR KWOTASIES EN TENDERS Verbruikbare goedere en dienste gelewer:  R 0 - R 999 Minstens een mondeling kwotasie  R 1 000 - R 5 000 Minstens een skriftelike kwotasie  R 5 001 - R 50 000 Minstens twee skriftelike kwotasies  R 50 001 - R 75 000 Minstens drie skriftelike kwotasies  R 75 001 - R150 000 Minstens drie verseëlde kwotasies  R 150 001 - en meer Tenders LET WEL: Druk- en Grafiese werk Dit word van departemente/afdelings verwag om minstens een kwotasie volgens aankoopsnypunte in te win vanaf SUN MeDIA (sien onder vir volledige beleid). LET WEL: Aankope van akademiese handboeke ten bedrae van meer as R150 000 hoef nie op tender uit te gaan nie, maar drie verseëlde kwotasies moet ingewin word en aan die betrokke aankoper by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word. Eenmalige spesialis konsultasiedienste:  R 0 - R 999 Minstens een mondeling kwotasie  R 1 000 - R 50 000 Minstens een skriftelike kwotasie  R 50 001 - R150 000 Minstens twee skriftelike kwotasies  R150 001 - en meer Tenders Kapitaalgoedere (Meubels, Toerusting en Laboratoriumtoerusting):  R 2 000 - R 25 000 Minstens twee skriftelike kwotasies  R 25 001 - R 75 000 Minstens drie skriftelike kwotasies  R 75 001 - R 150 000 Minstens drie verseëlde kwotasies  R 150 001 - R 500 000 Minstens drie selektiewe tenders vanaf die goedgekeurde verskafferslys  R 500 001 - R2 000 000 Minstens vier selektiewe tenders vanaf  die goedgekeurde verskafferslys  R2 000 001 en meer Oop tenders Bou-en Konstruksiewerke, Landskapering, KKW en Onroerende Toerusting:  R 0 - R 2 000 Minstens een mondelinge kwotasie  R 2001 - R 10 000 Minstens een skriftelike kwotasies  R 10 001 - R 50 000 Minstens twee skriftelike kwotasies  R 50 001 - R 150 000 Minstens drie skriftelike kwotasies  R 150 001 - R 500 000 Minstens drie selektiewe tenders/drie verseëlde kwotasies vanaf die goedgekeurde verskafferslys.  R500 001 - R2 000 000 Minstens vier selektiewe tenders vanaf die goedgekeurde verskafferslys.  R2 000 001 en meer Minstens vyf selektiewe tenders vanaf die goedgekeurde verskafferslys. (Werk deur konsultante.) 121

Bostaande snypunte is van toepassing op die totale bestellingswaarde en nie die lynitem detail en -waarde nie. Bostaande snypunte is van toepassing op alle eksterne aankope, in terme van interne aankope geld die snypunte slegs vir aankope bo R500 000. Sien onder ŉ volledige uiteensetting van kwotasie- en tenderprosedures. US Voertuie Kwotasies word ingewin by alle plaaslike-/voorkeuragente, asook vanaf minstens twee ander agente. Die bestelling sal geplaas word by die plaaslike-/voorkeuragent, mits die prys nie meer as 2% verskil van die goedkoopste kwotasie ontvang nie, indien die afwyking meer as 2% is, word die goedkoopste kwotasie aanvaar. ’n Minimum van drie kwotasies word ten alle tye ingewin deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, in samewerking met die Afdeling Voertuigvloot. Voorkeuragente sal deur ŉ komitee bestaande uit die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur, die Direkteur: Kommersiële Dienste, die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste en die Bestuurder: Voertuigvloot, bepaal word volgens vasgestelde evalueringskriteria. Hierdie evaluering sal aan die einde van elke jaar plaasvind. Privaat aankope hetsy op US motorskema of in eie naam Personeel kan die Afdeling Voertuigvloot kontak om hulle behulpsaam te wees met die inwinning van kwotasies. Die inwinning van kwotasies is nie verpligtend nie. 3.

KWOTASIES 3.1

Verseëlde kwotasies en tenders word deur middel van 'n standaard-kwotasie-/ tenderdokument wat by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar is, ingewin. Hierdie dokument maak voorsiening vir spesifieke voorwaardes met betrekking tot onderhoud, installering, waarborge, instandhouding, ensovoorts wat onder andere op versoek van die ouditeure verskaf moet word en wat vir kontroledoeleindes beskikbaar moet wees. Alle verseëlde kwotasie/tenderdokumente word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste teruggestuur, waar dit geliasseer en in 'n bewegingsregister aangeteken word.

3.2

Kwotasies moet soos nodig volgens die aankope snypunte ingewin word.

3.3

ŉ Verseëlde kwotasie, is ŉ skriftelike kwotasie ontvang in ŉ geseëlde koevert vanaf ŉ verskaffer. Die verseëlde kwotasie moet aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word en mag nie deur die betrokke Departement/Afdeling oopgemaak word nie. Verseëlde kwotasies word ingewin hetsy deur die departement self of deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste op versoek van die departement. Die verseëlde kwotasies word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste oopgemaak, gekontroleer en voorgelê aan die betrokke departement. Die departement, in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste besluit op die geskikte kwotasie. Dan eers word ŉ rekwisisie ingesleutel op die US stelsel. Alle kwotasies moet op die rekwisisie ingesleutel word.

3.4

Verseëlde kwotasies vir goedere en dienste moet sover moontlik verkry word vanaf verskaffers op die goedgekeurde voorkeurdiensverskafferslys.

3.5

Dit staan die persoon wat die goedere of dienste benodig vry om kwotasies in te win, die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste is egter nie daaraan gebind nie en dit staan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vry om verdere kwotasies in te win soos nodig.

3.6

Skriftelike kwotasies word ingewin hetsy deur die departement self of deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste op versoek van die departement, voordat ŉ rekwisisie ingesleutel word op die US stelsel. Die rekwisisie moet die gepaste detail bevat oor die goedere en dienste wat benodig word, byvoorbeeld hoeveelhede, spesifikasies ensovoorts Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste kontroleer en keur die rekwisisie goed indien die rekwisisie voldoen aan die vereistes van die Aankopebeleid en die produk voldoen aan prys- en gehaltestandaarde.

122

3.7

Kwotasies moet 'n gedetailleerde uiteensetting gee van die spesifieke werk, goedere of diens wat gedoen of gelewer gaan word. Die tipe materiaal, oppervlaktes en handelsname van goedere wat gebruik of gelewer gaan word.

3.8

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal in oorleg met die departement/afdeling, projekleier of persoon wat die goedere of dienste verlang besluit oor 'n suksesvolle verskaffer. Indien daar 'n dispuut ontstaan, sal die kwotasie in oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur toegeken word. Departemente/afdelings verskaf vroegtydig besonderhede en spesifikasies van goedere/dienste vir begrotings-/besteldoeleindes aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, sodat genoegsame tyd beskikbaar is om die nodige produk-en marknavorsing plaaslik en/of in die buiteland te doen. Minimum tydperk vir hierdie proses is die volgende: Plaaslike kwotasies Buitelandse kwotasies Plaaslike/Buitelandse tenders Plaaslike Kapitale Projekte Tender (Fasiliteitsbestuur)

Minstens twee weke Minstens vier weke Minstens ses weke Minstens 10 werksdae (Fisiese nooddienste uitgesluit)

3.9

Departemente/afdelings behoort nie sondermeer regstreeks met plaaslike/buitelandse agente te skakel indien 'n duur aankoop- of huurtransaksie beplan word nie, en mag beslis geen aankoop finaliseer voordat 'n amptelike bestelnommer uitgereik word nie. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste het toegang tot vervaardigers (plaaslik en in die buiteland) wat direk aan die US lewer waarvan departemente/afdelings nie altyd bewus is nie. Indien agente/verteenwoordigers betrokke raak voordat die vervaardigers direk genader is, is dit moontlik dat onderhandelings, tot nadeel van die US, vertroebel en belemmer kan word.

3.10 Kwotasies moet deur verskaffers onderteken word. Stempel handtekeninge op kwotasies en tenders is onaanvaarbaar. 3.11 Ten opsigte van transaksies tussen R75 001 en R150 000 moet die oorspronklike kwotasies aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word vir evaluasie voordat betaling kan geskied. 3.12 Alle kwotasies verkry, hetsy skriftelike of mondelingse kwotasies, moet op die aankopestelsel geplaas word. 3.13 Gevalle mag voorkom waar dit nie moontlik of nodig is om die vereiste aantal kwotasies in te win nie, byvoorbeeld reklame-items deur alleen- en beperkte diensverskaffers en derde partye of gestandaardiseerde items, wat waarborge moontlik op die spel kan plaas. In bogenoemde gevalle en met die vooraf goedkeuring van die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur mag die aantal kwotasies ingewin beperk word. Departemente sal volledig moet motiveer hoekom daar in die geval van die beleid afgewyk word. Die departement moet die motivering en goedkeuring liasseer en berg. 3.14 Alle betrokke dokumente ontvang deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, insluitende fakture, waarborge en bykomende kwotasies, sal na voltooiing van die bestelling na die betrokke departement gestuur word vir liassering en bewaring. Die dokumentasie moet op versoek aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar gestel word. 3.15 Alle kwotasies moet in dieselfde tydperk verkry word. Alle kwotasies ouer as een maand is nie meer geldig nie en moet vervang word met nuwe kwotasies. Die datums waarop kwotasies verkry word moet op die Aankopestelsel ingesleutel word en die Aankopers sal kontroleer of die datums korrek is. Alle kwotasies ingewin deur ’n departement, moet op die US se rekenaarstelsel ingesleutel word. Indien die kwotasies of tenders ontvang se kostes ooreenstem, moet daar gepoog word om die aankope by die betrokke verskaffers, eweredig te versprei binne die US.

123

Waar daar meer as een kwotasie ingewin is, maar verval het as gevolg van die geldigheidstydperk wat oorskry is, sal die laagste kwoteerder genader word om te bevestig of die prys vir ŉ verdere tydperk geldig sou wees. Indien die prys se geldigheid bevestig is, kan daar voortgegaan word met die plasing van ’n amptelike bestelling, indien nie, sal die proses egter herhaal moet word, dit wil sê nuwe pryse sal van alle kwoteerders verkry moet word. 4.

TENDERPROSEDURES EN –BELEID 4.1

4.2

Vasstelling van verantwoordelikheid 4.1.1

Alle tenders en verseëlde kwotasies word sentraal deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geadministreer en ingewin op die standaard US-Tenderdokument wat spesifieke terme en voorwaardes van US Tenderaankope omskryf;

4.1.2

Tenders sal ingewin word van voorkeurdiensverskaffers volgens aankoopsnypunte en minimum lei periode vir tenders soos omskryf in die Aankoop- en Tenderbeleid en – Prosedure;

4.1.3

Alle tenderdokumente word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste teruggestuur waar dit geliasseer en in ŉ bewegingsregister aangeteken sal word;

4.1.4

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste is verantwoordelik vir die aankoop van alle goedere en dienste, plaaslik sowel as internasionaal; en

4.1.5

Die aankope funksie is spesifikasiegedrewe.

Prosedure by die aanvang van ŉ tender 4.2.1

Departemente en Afdelings, professionele spanne, projekleiers en ander persone moet die beplanning van hulle aktiwiteite so organiseer dat daar ingevolge hierdie dokument genoeg tyd beskikbaar is sodat die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die beste moontlike voordeel vir die US kan beding. Voordat enige tenderproses begin word, moet daar skriftelike goedkeuring gegee word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste dat die uitgawes wat moontlik aangegaan mag word in beginsel goedgekeur is.

4.2.2

'n Detail skriftelike dokument moet te alle tye opgestel word wat die hoeveelhede, spesifikasies en ander inligting soos tekeninge, afmetings ensovoorts van goedere en dienste waarvoor getender moet word, beskryf. Detail oor enige monsters of prototipes wat deur die tenderaar ingehandig moet word, moet ook hierin uiteengesit word. Hierdie dokument sal verder die spesifikasiedokument genoem word. Die woorde " Bylaag A " moet aan die bokant van die eerste bladsy van die spesifikasiedokument verskyn. Die projekleier of persoon wat gemagtig is om te vra vir die goedere of dienste wat aangekoop moet word, is hiervoor verantwoordelik. Die spesifikasiedokument moet onderteken word ter goedkeuring daarvan deur die persoon wat die bevoegdheid het om die uitgawe te magtig. Die spesifikasiedokument mag slegs in uitsonderlike gevalle met die toestemming van die tenderkomitee deur 'n tenderaar of voornemende tenderaar opgestel word. Indien nodig kan 'n konsultant of sy geassosieerde die spesifikasie dokument opstel, maar hierdie persoon mag slegs in uitsonderlike gevalle met die goedkeuring van die tenderkomitee tender of by die tender betrokke wees. Die spesifikasiedokument moet voldoende besonderhede bevat van die spesifieke goedere of diens wat verlang word, veral in die geval van herstelwerk, instandhouding, rekenaartoerusting en navorsingstoerusting. Spesifikasie-dokumente mag nie sekere handelsmerke of verskaffers bevoordeel nie. Die tenderproses kan nie geïnisieer word indien daar nie volledige skriftelike spesifikasies ingedien, word nie.

124

Die spesifikasiedokument moet ingehandig word om die personeel van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die geleentheid te gee om die regte tender prosedures te inisieer. 'n Beoogde datum waarop die goedere gelewer moet word, moet ook so ver moontlik aangedui word. Die spesifikasiedokument moet by die kantoor van die betrokke aankoper ingehandig word. 4.2.3

Die datum waarop die spesifikasiedokument deur die kantoor van die betrokke aankoper ontvang word, moet in die tenderregister aangeteken word. Die aard wat van die uiteindelike kontrak gaan wees moet bepaal word, byvoorbeeld jaarkontrak, dienskontrak, herstelwerk, instandhouding ensovoorts en dit moet sodanig in die tenderregister aangeteken word.

4.2.4

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ken 'n tendernommer en beskrywing aan die tender toe en teken hierdie besonderhede in die tenderregister aan Tendernommers moet elke jaar by die nommer een (1) begin. Elke daaropvolgende tendernommer begin met een syfer meer as die vorige tender. Daarna volg 'n vorentoe skuinsstreep (/) met die jaartal wat volg (byvoorbeeld 13/2000).

4.2.5

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die aanvangsdatum vir die tender en teken hierdie datum in die tenderregister aan. Die vroegste aanvangsdatum is die begin van die derde dag nadat die spesifikasiedokument ontvang is, terwyl naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae buite rekening gelaat word. In die geval waar tenders openbaar oopgemaak moet word en algemene of openbare advertering moet plaasvind, is die vroegste aanvangsdatum die begin van die sesde dag nadat die spesifikasiedokument ontvang is. Indien dit nie moontlik is om in hierdie tyd genoegsaam te adverteer nie, kan hierdie tyd langer wees na ontvangs van die spesifikasiedokument, en sal die bepaling van die aanvangsdatum berus by die betrokke aankoper.

4.2.6

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die sluitingstyd en sluitingsdatum vir die tender in samewerking met die projekleier en teken dit in die tenderregister aan. Die vroegste sluitingsdatum is die einde van die vierde dag na die tender aanvangsdatum, terwyl naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae buite rekening gelaat word. In die geval van drukwerk is die sluitingsdatum die einde van die tweede dag na die tender aanvangsdatum, uitgesluit naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae.

4.2.7

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die datum waartoe tenders bindend moet wees vir aanvaarding en teken die datum aan in die tenderregister. Die tender moet minstens bindend wees vir aanvaarding vir twee kalenderweke na die tenderaanvaardingsdatum. (Rede: Indien die suksesvolle tenderaar om enige rede nie kan presteer of lewer nie, skep dit die moontlikheid om die tweede beste kandidaat daarna as suksesvolle tenderaar aan te wys, sonder dat die tenderproses noodwendig weer begin moet word, of indien daar om enige rede 'n vertraging in die proses is.)

4.2.8

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bepaal die tenderaanvaar-dingsdatum en teken dit aan in die tenderregister. Die vroegste datum wat as die tenderaanvaardingsdatum aangewys kan word, is die begin van die vierde dag na die tender sluitingsdatum, terwyl naweke, universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae buite rekening gelaat word.

4.2.9

Die volgende inligting moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste in die tenderdokument wat aan tenderaars versprei word, ingevoeg word:

125

        4.2.10

Tendernommer; Beskrywing van die goedere / dienste waarop die tender van toepassing is; Tender aanvangsdatum; Sluitingsdatum en sluitingstyd van tender; Datum waarop tender steeds bindend moet wees vir aanvaarding; Tenderaanvaardingsdatum; Beoogde leweringsdatum; en Spesifikasiedokument.

Die goedgekeurde verskafferslys moet deur die betrokke aankopers geraadpleeg word ten einde 'n gepaste aantal potensiële verskaffers te identifiseer wat genooi kan word om te tender. Vir elke tender bo R500 000 moet daar minstens vier tenders bekom word, tensy daar minder as vier potensiële verskaffers in die mark geïdentifiseer is. Indien daar nie genoeg of enige verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys is wat die betrokke goedere en/of dienste kan lewer nie, moet die betrokke aankoper in samewerking met die projekleier of afdelingshoof besluit op 'n wyse van advertering ten einde die tenderproses oop te maak indien daar wel meer as een potensiële verskaffer is. Stel 'n lys op skrif saam van die potensiële verskaffers met die tendernommer boaan en lê die lys voor aan die tenderkomitee vir goedkeuring.

4.2.11

Die betrokke aankoper nader die potensiële verskaffers wat geïdentifiseer is telefonies of per e-pos ten einde te bepaal of hulle tender en tenderdokumente wil afhaal. Teken die naam van die persoon met wie daar gepraat is aan op die lys soos in 4.2.10 geopen. Teken die faksnommer van die potensiële verskaffer op die lys aan indien hulle sou belangstel om te tender (verkry vanaf die aansoekvorms in die geval van verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys). Bevestig die uitnodiging om te tender per faks of per e-pos en liasseer die kopieë saam met die lys soos in 4.2.10 opgestel.

4.2.12

Ten opsigte van elke tender moet daar rekord gehou word in die tenderregister van: Die naam van die potensiële verskaffers wat tenderdokumente of verkorte tenderdokumente afgehaal het en die naam en handtekening van die persoon wat die tenderdokument of verkorte tenderdokument afgehaal het.

4.2.13

In die geval van verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys wat die uitnodiging om te tender aanvaar het, moet die verkorte tenderdokumente uitgereik word. In die geval van verskaffers wat nie op die goedgekeurde verskafferslys verskyn nie wat die uitnodiging om te tender aanvaar het, moet die volledige tenderdokument uitgereik word. In beide gevalle moet 'n kopie van die spesifikasiedokument soos genoem in 4.2.2 by die tenderdokumente aangeheg word as Bylaag A.

126

4.3

Reglement van die Tenderkomitee Naam en doelstelling Die komitee staan bekend as die Tenderkomitee van die Universiteit Stellenbosch. Die Tenderkomitee moet toesien dat die beste moontlike voorwaardes beding word vir die Universiteit Stellenbosch in die toekenning van alle tenders wat voor die Tenderkomitee dien. Samestelling Ten opsigte van tenders vir die aankoop van goedere en dienste met ŉ waarde vanaf R150 001, tenders vir die verkoop, verhuring of aanwending van bates, en tenders vir versoeke vir inligting en versoeke vir voorstelle, bestaan die Tenderkomitee uit: Tenderkomitees word deur die VS-hoof in oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur saamgestel, met dien verstande dat die samestelling volgens die diskresie van die VS-hoof aan die Rektor se Bestuurspan (RBS) vir goedgekeur voorgelê kan word. Die VS-hoof, in oorleg met die Studentedekaan, bepaal of die betrokke tender van sodanige belang vir studente is dat ŉ verteenwoordiger van die Studenteraad in die Tenderkomitee behoort te dien; alternatiewelik word die gepaste wyse van oorlegpleging met die studentegemeenskap vasgestel voordat die Tenderkomitee se werksaamhede ŉ aanvang neem. Die VS-hoof, in oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur identifiseer die voorsitter van ŉ tenderkomitee. Dit kan die VS-hoof wees (in geval van groot tenders of tenders wat van buitengewone institusionele belang is) of ŉ personeellid wat geen belang by die uitkoms het nie en wat nie in die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste werksaam is nie. Tenderkomitees word op verskillende vlakke van bestuursenioriteit saamgestel, afhangende van die omvang van die transaksie en die reputasie-risiko wat vir die US ter sprake is. Die Finansieskomitee stel van tyd tot tyd die bedrae wat die senioriteit bepaal. Die RBS-lid of Dekaan, in oorleg met die RBS-lid wat verantwoordelik is vir die koördinering van risikobestuur, is daarvoor verantwoordelik om ŉ meer senior Tenderkomitee te versoek indien reputasie-risiko dit genoodsaak. Indien dit ŉ tender is met geen reputasie-risiko vir die US nie byvoorbeeld die aankoop van ŉ apparaat, word die tenderkomitee bepaal deur die departement/afdeling wat die aankope wil doen. Die tenderkomitee moet goedgekeur word deur die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vervul ŉ tegniese adviesfunksie en ŉ nakomingsfunksie ten opsigte van elke Tenderkomitee, maar geen personeellid van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste is ŉ lid van enige Tenderkomitee nie. ŉ Tenderproses van goeie gehalte vereis behoorlike opleiding van Tenderkomiteelede en die ander rolspelers in die tenderproses. Oortreding van die beleid, prosedures en bestuurspraktyke word in ŉ baie ernstige lig gesien, wat onmiddellike ontslag in terme van die US se personeelbeleid kan insluit. Die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur wys ŉ persoon aan wat tender-spesifikasies skrutineer en die Tenderkomitee adviseer oor die tenderproses en risiko’s met betrekking tot tenders. Die Tenderkomitee stel ŉ persoon aan as sekretaris van die Tenderkomitee.

127

Pligte en verantwoordelikhede Die pligte en verantwoordelikhede van die Tenderkomitee behels die volgende:      

Die werksaamhede van die Tenderkomitee geskied ingevolge die prosedures uiteengesit in beleidsdokumente getiteld “Aankopebeleid, tenderprosedures en verwante sake”. Die werksaamhede en aanbevelings van die Tenderkomitee is vertroulik en mag nie deur die lede van die tenderkomitee openbaar gemaak word nie, behalwe waar die inligting amptelik deur die Tenderkomitee openbaar gemaak word. Die Tenderkomitee kan na goeddunke, afhangende van die aard van ŉ tender , ander kundige personeel van die Universiteit Stellenbosch of konsultante nooi om die Tenderkomitee te adviseur. Die Tenderkomitee is nie verplig om die toekenning van die laagste of enige tender aan te beveel nie. Die Tenderkomitee wyk net af van die goedgekeurde tenderprosedures en beleid van die Universiteit wanneer grondige redes daarvoor bestaan en die Voorsitter rapporteer sodanige afwyking aan die RBS vir bekragtiging vir implementering van die besluit. Die Tenderkomitee sien toe dat ŉ regverdige en deursigtige tenderproses gevolg word.

Beoordelingskriteria Die volgende is van toepassing by die vasstelling van beoordelingskriteria deur die Tenderkomitee:      4.4

Voor die tenderproses begin, word ooreengekom op ŉ telkaart wat sowel die faktore wat gemeet word as die gewigte van die faktore uiteensit. Beoordelingskriteria moet duidelik en sistematies wees. By die vasstelling van die beoordelingsfaktore bepaal die VS-hoof of en in welke mate die tenderproses en die uiteindelike transaksie ander omgewings raak en sien dan toe dat die beoordelingsfaktore dit in ag neem. Die telkaart word gebruik by die beoordeling van die skriftelike tender en die tenderaar se mondelinge voorlegging (indien van toepassing). Die beoordelingskriteria word saam met die tenderuitnodiging bekend gemaak.

Prosedure ten opsigte van die ontvangs van ŉ tender 4.4.1

Tenders kan per pos ontvang word, of afgelewer word by die kantoor van die betrokke aankoper. Tenders moet in die tenderbus geplaas word, met inagneming van die onderstaande prosedures:

4.4.2

Die tenderbus moet daagliks tussen 08:00 en 16:00 oop wees gedurende weeksdae, behalwe op universiteitsvakansiedae en openbare vakansiedae.

4.4.3

Die tenderbus moet in die onmiddellike omgewing van die kantoor van die betrokke aankoper geplaas word of op 'n ander gepaste plek, op so 'n wyse dat daar genoegsame, deurlopende sekuriteit oor die tenderbus bewerkstellig kan word.

4.4.4

Die tenderbus moet van gepaste materiaal gemaak word wat die sekuriteit van die tenders sal bewerkstellig. Die tenderbus moet met slotte of ander sekuriteitstoerusting toegerus wees en gesluit wees behalwe tydens die oopmaak van die tenderbus en tenders.

4.4.5

Indien die tenderbus fisies na 'n ander plek weggeneem word sodat tenders uit die tenderbus gehaal word, moet 'n kennisgewing van redelike grootte en prominensie in die plek van die tenderbus geplaas word wat voornemende tenderaars duidelike instruksies gee oor alternatiewe metode van inhandiging. Behoorlike rekord moet

128

gehou word ten opsigte van tenders wat in hierdie tyd ingehandig word en afleweraars moet 'n dokument onderteken as bewys dat hulle die tenders ingedien het.

4.5

4.4.6

Gedurende tye wanneer die tenderbus oopgemaak word, moet nuwe tenders oor die toonbank aanvaar word deur 'n persoon wat deur die betrokke aankoper aangewys word.

4.4.7

Die verantwoordelike persoon wat in 4.4.6 aangewys is, moet direk nadat die tenderbus weer beskikbaar is vir die inhandiging van tenders, mondelings verslag lewer aan die betrokke aankoper oor enige tenders wat tydens tender opening ingehandig is. Sulke tenders moet onverwyld in die tenderbus geplaas word

4.4.8

Indien die tenderbus by die gewone staanplek oopgemaak word en die tenders in 'n gepaste sluitbare houer geplaas word, moet die betrokke aankoper hierdie taak verrig.

4.4.9

Geen tender wat laat ingehandig word mag in aggeneem word in die tenderproses nie. (Slegs in uitsonderlike gevalle en met goedkeuring deur die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur mag dit moontlik oorweeg word.)

4.4.10

Wanneer tenders per pos ontvang word, moet die datum waarop die tender die kantoor van die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste bereik, in die tenderregister ingeskryf word en die tender moet onverwyld in die tenderbus geplaas word.

4.4.11

Wanneer tenders afgelewer word, moet die datum van aflewering en die naam van die afleweraar in die tenderregister aangeteken word en die afleweraar moet die tenderregister teken. Die ontvanger moet dan die tender in die teenwoordigheid van die afleweraar in die tenderbus plaas.

Prosedure by die oopmaak van die tenderbus en tenders 4.5.1

Die oopmaak van die tenderbus, oopmaak van verseëlde koeverte en aantekening van tenders waar die tenderkomitee betrokke is, sal in die teenwoordigheid van die tenderkomitee geskied. Enige tenderaar of sy gevolmagtigde verteenwoordiger mag die oopmaakproses bywoon. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal tenderaars vroegtydig van die nodige detail in hierdie verband verwittig. Enige lid van die tenderkomitee mag ook tydens hierdie proses teenwoordig wees. By die oopmaak van die tenders, moet 'n datum op die voorste bladsy van die tenderdokumente of die verkorte tenderdokumente aangebring word wat die datum waarop die tender uit die tenderbus gehaal word, verteenwoordig.

4.6

4.5.2

Tenders wat uit die tenderbus gehaal word moet in 'n tenderregister aangeteken word en daar moet voorsiening gemaak word vir die handtekening van al die persone wat die opening moet bywoon ten einde te dien as bewys van die volledigheid van die oopmaak proses en die korrektheid van die prosedure wat gevolg is.

4.5.3

Tenders moet, sover moontlik, geskeduleer word vanaf die goedkoopste tot die duurste.

4.5.4

Die oorspronklike tenders, tesame met die tenderpryse moet op lêer geplaas word en toegesluit word in die kluis by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, behalwe tydens die evaluasie van die tenders.

Evaluasie van tenders wat nie aan die tenderkomitee voorgelê hoef te word nie 4.6.1

Al die tenders wat vir 'n projek ontvang is (behalwe soos hieronder uiteengesit) moet op die laaste die tweede oggend na die dag na die tender sluitingsdatum deur die

129

aankopers aan die projekleier of afdelingshoof oorhandig word tesame met 'n skriftelike aanduiding van die skedulering van tenders vanaf die goedkoopste tot die duurste. Die tenders, kopieë daarvan of die skeduleringsdokumente mag onder geen omstandighede aan persone of instansies beskikbaar gestel word wat huidiglik die diens verrig of 'n soortgelyke kontrak het nie. In die geval van kapitaal tenders, moet die tenders klaar geskeduleer aan die projekleier oorhandig word aan die begin van die elfde dag na die sluitingsdatum van die tender. In beide gevalle moet naweke, openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae buite rekening gelaat word. 4.6.2

Al die tenders wat vir 'n bepaalde projek ontvang is, moet dan verder geëvalueer word op grond van die evaluasie kriteria vir tenders. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste administreer die aankope proses, terwyl die aanbeveling gemaak word soos uiteengesit in afdeling 4.2. van hierdie dokument. 'n Skriftelike opsomming van die evaluasie van al die tenders moet voorberei word en op die laaste die oggend van die vierde dag na sluiting van die tender by die persoon ingehandig word wat verantwoordelik is vir die maak van die aanbeveling (uitgesluit naweke, openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae). Die projekleier of afdelingshoof moet 'n skriftelike voorgestelde aanbeveling maak wat saam met die skriftelike opsomming van die tenders ingehandig word. Die projekleier, afdelingshoof of komitee wat 'n finale aanbeveling maak ten opsigte van die aanvaarding van 'n spesifieke tender, moet die tenders evalueer op grond van die evaluasie kriteria vir tenders, die prys en skriftelike voorgestelde aanbeveling van die projekleier, afdelingshoof of komitee. Die finale aanbeveling vir die goedkeuring van 'n tender moet skriftelik geskied. En vir beslissing, bekragtiging en kennisname gestuur word ingevolge die regulasies van die US Raad en die aankope snypunte.

4.6.3

4.7

Tenders vir uitgawes binne begroting (name van tenderaars, bedrag van toegekende tender) met bedrae tussen R50 000 en R250 000 moet vir kennisname aan die tenderkomitee openbaar word op die eersvolgende vergadering van die tenderkomitee.

Evaluasie van tenders wat aan die tenderkomitee voorgelê moet word 4.7.1

4.7.2

4.7.3

Die betrokke aankoper moet in oorleg en onder die naam van die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur vroegtydig reël vir 'n vergadering van die tenderkomitee ten einde die tenderkomitee die geleentheid te gun om die tenders te evalueer en 'n aanbeveling te maak. Sien 4.3 vir die bepaling van die beoordelingskriteria. Al die tenders wat vir 'n projek ontvang is, moet op die laaste die oggend van die tweede dag na die tender sluitingsdatum deur die aankoper aan die tenderkomitee voorsitter voorgelê word saam met 'n skriftelike aanduiding van die skedulering vanaf die goedkoopste na die duurste. Al die tenders wat vir 'n bepaalde projek ontvang is, moet dan verder geëvalueer word op grond van die evaluasie kriteria vir tenders. Die tenderkomitee moet ingevolge die reglement van die tenderkomitee 'n aanbeveling maak. Die finale aanbeveling vir die goedkeuring van 'n tender moet skriftelik geskied en vir beslissing, bekragtiging en kennisname gestuur word ingevolge die regulasies van die US Raad en die aankope snypunte.

4.7.4

Die tenderkomitee moet in alle gevalle besluit of 'n spesifieke aparte kontrak, bo en behalwe die tenderdokument of verkorte tenderdokument, gesluit moet word.

130

4.8

4.7.5

Die tenderkomitee moet die tenderprosedures en beleid van die US te alle tye toepas. Die werksaamhede en besluite van die tenderkomitee moet as konfidensieel beskou word en mag nie deur lede van die tenderkomitee openbaar gemaak word nie, behalwe waar die inligting offisieel deur die tenderkomitee openbaar gemaak word.

4.7.6

Indien lede van die tenderkomitee enige verwantskap/belang, hetsy 'n familieverwantskap/belang of andersins het met 'n tenderaar, moet hierdie verwantskap/belang by die aanvang van die tenderkomitee vergadering bekend gemaak word en genotuleer word. Sulke tenderkomiteelede mag wel die vergadering bywoon waar daar oor die spesifieke tender besluit word, maar mag nie stem of in ag geneem word by die besluit ten opsigte van die toekenning van die tender nie, tensy die ander lede van die tenderkomitee anders besluit. Die nie-verklaring van verwantskappe/belange en van die ontvangs van geskenke word in ŉ baie ernstige lig gesien en kan tot dissiplinêre optrede teen personeel lei en/of ongeldigverklaring van ŉ tenderproses en/of opskorting van ŉ verskaffingskontrak lei. Elke tenderdokument bevat ŉ duidelike uiteensetting van die oorwegings wat tot ŉ opskorting van die tenderproses kan lei en die wyse waarop dit gedoen sal word. Skenkings aan die US of US-personeel speel geen rol in die beoordeling en toekenning van tenders nie.

Tydsberekening en keerdatums ten opsigte van tenders – kortste moontlike opsies 4.8.1

Indien dit moontlik is om die proses te versnel sal die betrokke aankopers die proses so vinnig moontlik laat verloop. In Alle gevalle sal die onderstaande tydsberekening en keerdatums eerstens as die kortste moontlike tyd vir die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste op tender geld.

4.8.2

In die geval van tenders op die verkorte tenderbasis, hetsy dit aan die tenderkomitee voorgelê word of nie, sal die volgende tydsberekening of keerdatums in werking wees as dag 1 die dag is waarop die spesifikasiedokument ontvang word:       

Dag 1 Begin van dag 4 Einde van dag 15 Begin van dag 20 Begin van dag 25 Einde van dag 27 Begin van dag 33

-

Ontvangs van spesifikasiedokument Skep van tender Sluitingsdatum van tender . Oorhandig aan evalueerder Aanvaardingsdatum Stel onsuksesvolle tenderaars in kennis Plaas bestelling

NB: Die bostaande datums sluit naweke, openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae uit. 4.8.3

In die geval van tenders wat openbaar (publiek) oopgemaak moet word, hetsy of dit aan die tenderkomitee voorgelê word of nie, sal die volgende tydsberekening of keerdatums in werking wees as dag 1 die dag is waarop die spesifikasiedokumente ontvang word:        

Dag 1 Begin van dag 7 Einde van dag 17 Begin van dag 22 Begin van dag 27 Einde van dag 29 Begin van dag 35

-

Ontvangs van spesifikasiedokument Skep van tenders Sluitingsdatum van tender Oorhandig aan evalueerder Aanvaardingsdatum Stel onsuksesvolle tenderaars in kennis Plaas bestelling

Die twee uitsonderings in terme van drukwerk en natuurwetenskappe geld ook hier. NB: Die bostaande datums universiteitsvakansiedae uit.

sluit

naweke,

openbare

vakansiedae

en

131

4.9

Aanbevelings, beslissings, bekragtigings en kennisname 4.9.1

Die aanbevelings, beslissings, bekragtiging en kennisname prosedures wat ten opsigte van tenders gevolg word, moet in ooreenstemming wees met die aankope snypunte dokument wat die prosedures wat deur die US Raad voorgeskryf is inkorporeer.

4.10 Monsters 4.10.1

Indien die spesifikasiedokument van tenderaars vereis om monsters in te dien, Moet die monsters by die kantoor van die betrokke aankoper afgelewer word tussen 08:00 en 16:00 op weeksdae, uitgesluit universiteits vakansiedae en openbare vakansiedae.

4.10.2

By die ontvangs van die monsters, moet daar 'n monster ontvangsvorm uitgereik word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die afleweraar. Die monster ontvangsvorm moet in duplikaat wees en die kopie moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste liasseer word. Die monster ontvangsvorm moet die volgende inligting bevat:     

Tendernommer; Beskrywing van die monster; Datum ingehandig; Handtekening van die afleweraar; en Laaste datum waarop die monster teruggehaal moet word in die geval van onsuksesvolle tenderaars.

Maak 'n inskrywing in die tenderregister om te bevestig dat die tenderaar die monsters soos verlang ingehandig het. 4.10.3

Monsters wat deur onsuksesvolle tenderaars ingehandig is, kan tussen 08:00 en 16:00 op weeksdae, uitgesluit openbare vakansiedae en universiteitsvakansiedae by die kantoor van die betrokke aankoper teruggehaal word na indiening van die monster ontvangsvorm wat dan teen die kopie geliasseer moet word. Die persoon wat die monster terugontvang moet die monster ontvangsvorm teken as bewys dat hulle die monster terug ontvang het.

4.10.4

Monsters moet vir veilige bewaring weggesluit word. Indien die monster aan 'n evalueerder of projekleier of instansie wat die monster moet toets oorhandig word, moet die monster ontvangsvorm geëndosseer word met die detail en die ontvanger moet die endossement onderteken.

4.10.5

Indien monsters vir toetsing weggestuur word, moet die tenderaar vooraf telefonies gekontak word om toestemming te verleen vir die toetsing, aangesien die tenderaar die koste van die toetsing dra.

4.10.6

Hierdie telefoniese versoek moet per faks, per e-pos of skriftelik deur die tenderaar bevestig word, voordat daar tot toetsing oorgegaan word en geliasseer word.

4.10.7

Die laaste datum waarop onsuksesvolle tenderaars die monsters moet terugneem voordat dit vir die rekening van die US opgeveil word, is 60 dae na die aanvaardingsdatum van die tender. Van tyd tot tyd moet die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste alle monsters wat nie binne die voorgeskrewe datum afgehaal is nie of nie op 'n ander wyse benut kan word deur die US nie, skriftelik uiteensit en oorhandig aan die betrokke afdeling of persoon wat verantwoordelik is vir veilings by die US.

132

4.11 Onderhandelings met die tenderaar 4.11.1

Die koördinering van skakeling tussen gebruikers en leweransier is 'n belangrike deel van aankopers se funksie. Pryse moet volgens aankopebeleid en -prosedure ingewin en vergelyk word, aanbevelings word in samewerking met gebruikers van Departemente en Afdelings gemaak ten opsigte van leweransiers.

4.11.2

Onderhandelinge met tenderaars behoort beperk te word tot versoeke vir addisionele inligting as dit tydens die evaluasieproses aan die lig kom dat waardevolle inligting nog benodig word om tenders met mekaar te vergelyk en ten opsigte van enige ander sake wat tot voordeel van die US mag strek. In die algemeen mag daar NIE onderhandel word oor die prys waarvoor getender is nie. Na aanleiding van onderhandelings mag daar byvoegings en wysigings aan die oorspronklike dokumente gemaak word. Die aard, rede en uitkoms van enige onderhandelinge met tenderaars moet skriftelik by die tenderdokumente gevoeg word wat aan die persone gegee is/word wat verantwoordelik is vir die maak van die aanbevelings. Wesentlike wysigings ten opsigte van tenders moet by tenderkomiteevergadering aan die tenderkomitee voorgelê word.

die

eersvolgende

Daar mag wel deurlopende onderhandelinge plaasvind tussen die US en verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys, aangesien tweerigting kommunikasie een van die eienskappe van die vennootskapsdenkrigting is. 4.12 Alleen tenderaars 4.12.1

Indien daar net een tenderaar is moet hierdie feit duidelik voorop die tenderdokument aangeteken word, wanneer die tender aan die persone oorhandig word wat die aanbeveling moet maak.

4.13 Kommunikasie met onsuksesvolle tenderaars 4.13.1

Onsuksesvolle tenderaars moet binne twee dae nadat die beslissing en bekragtiging (indien nodig) gegee is vir die tender, skriftelik deur die betrokke aankoper in kennis gestel word van die uitkoms van die tender. Dateer die tenderregister met die nodige inligting op sodra onsuksesvolle tenderaars skriftelik verwittig is dat hulle nie suksesvol was nie.

4.13.2

Alle kommunikasie met tenderaars, hetsy voor of na die tender, moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gedoen word.

4.14 Prosedure na goedkeuring van tenders 4.14.1

Ten opsigte van suksesvolle tenderaars moet 'n "aanvaarding van tender"-vorm uitgemaak word en aan die suksesvolle tenderaar afgestuur word,

4.14.2

Die betrokke aankoper moet die bestelling of dergelike dokumente indien.

4.14.3

Die kontrak tussen die twee partye moet gefinaliseer en geteken word indien nodig, soos deur die tenderkomitee bepaal. In sekere gevalle moet die kontrakte eers gesluit word voordat die bestellings geplaas word. Die tenderkomitee behoort 'n duidelike opdrag te gee in hierdie verband. Geen bestelling mag geplaas word voordat ŉ tender toegeken is nie.

133

4.15 Dringende take 4.15.1

Dringende take of dienste wat weens die dringendheid daarvan nie deur die normale prosedures kan plaasvind nie, moet sover moontlik vermy word. In die lig van die kort periode waarin tenders toegeken behoort te word behoort alle tenders in bostaande proses geakkommodeer te word Departementele voorsitters, afdelingshoofde, professionele spanne, projekleiers en andere moet die prosedures en tydsbeperkings in hierdie dokument in ag neem in hulle beplanning.

4.15.2

Versoeke vir dringende take wat nie in die tenderproses geakkommodeer kan word nie, moet vergesel word deur 'n motivering van die persoon wat die magtiging gee dat die uitgawes aangegaan kan word. Hierdie dokumentasie moet by die kantoor van die betrokke aankoper ingehandig word. Die versoek en meegaande motivering moet na die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur verwys word. Die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur moet 'n oordeel fel en beslissing maak of die taak werklik dringend van aard is en buite die tenderproses geakkommodeer behoort te word.

4.15.3

Alle dringende take wat nie deur die normale tenderprosedures gegaan het nie, moet aan die RBS voorgelê word vir hulle kennisname en verdere ondersoek indien nodig.

4.15.4

Verkorte tenderdokumente moet binne drie dae na goedkeuring van dringende werk, deur die verskaffer voltooi word.

4.15.5

Nood/na-uurse instandhoudingstake wat vanweë die dringendheid daarvan nie deur die normale aankoopprosedure kan plaasvind nie, moet as volg geskied:  ’n Skriftelike bestelling word aan die diensverskaffer uitgereik. Indien die totaal van hierdie bestelling ’n bedrag van R500 000 oorskry, moet dit vooraf (telefonies) goedgekeur word deur die betrokke afdelingshoof of indien hy nie beskikbaar is nie deur die Hoofdirekteur: Fasiliteitsbestuur.  Die skriftelike bestelling word binne twee werksdae met ’n elektroniese bestelling opgevolg.  Die afdelingshoof keur die plasing van die elektroniese bestelling goed ongeag die bedrag betrokke.

4.16 Wysiging of uitbreiding van aanvaarde tenders na goedkeuring 4.16.1

'n Skriftelike motivering moet deur die verantwoordelike projekleier, departement of afdelingshoof opgestel word en goedgekeur word deur die tenderkomitee voordat daar met die werk voortgegaan mag word. In die geval van kwotasies en ander aankope waar daar wysigings en uitbreidings is, wat die totale transaksie bo R100 000 sal neem, moet daar ook 'n skriftelike motivering opgestel word deur die verantwoordelike projekleier, departement of afdelingshoof en die proses hierbo sal dan verder geld.

4.17

Goedgekeurde verskafferslys 4.17.1

'n Goedgekeurde verskafferslys moet bygehou word.

4.17.2

Die dokument getiteld "Aansoek van voornemende verskaffer om op die goedgekeurde verskafferslys geplaas te word" moet aan geïdentifiseerde verskaffers gestuur word. Rekord moet gehou word van alle aansoeke wat uitgestuur word. Hierdie dokumente moet so spoedig moontlik terug ontvang word en volgens evaluasiekriteria oorweeg

134

word ten einde te bepaal of die aansoeker op die goedgekeurde verskafferslys geplaas kan word. 4.17.3

Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste moet voortdurend mark- en produknavorsing doen om ander geskikte verskaffers op te spoor. Uitnodigings moet telefonies aan hierdie voornemende aansoekers gerig word en opgevolg word met 'n faks of e-pos. Evalueer hierdie aansoekers ook volgens die evaluasie-kriteria.

4.17.4

Vir elke produkgroep of diens moet daar gepoog word om minstens vyf verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys te hê.

4.17.5

Rig een keer per jaar 'n brief aan al die verskaffers op die goedgekeurde verskafferslys ten einde te bepaal dat enige inligting wat in die aansoek verskyn en verander het, op te dateer. Indien die versoeke na die jaareinde van die verskaffers gestuur word, sou dit die proses vergemaklik om ook die nuutste finansiële state op die rekords van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste te plaas.

4.17.6

Indien aansoekers nie suksesvol is nie, hoef daar in die algemeen nie aan aansoekers redes verskaf te word vir hulle nie - insluiting op die lys nie.

4.18 Minimum inligting in tender register 4.18.1

Die tender-/tenderindienings- en tenderaanvangsregister behoort die volgende inligting te bevat:  Die aankoper verantwoordelik vir die verkryging van die tenders  Datum van ontvangs van spesifikasiedokument en die persoon verantwoordelik vir die dokument  Personeellede van die US en verskaffers wat by die aanvang van die tender teenwoordig is, moet in die tenderaanvangsregister aangeteken word.  Tipe kontrak byvoorbeeld Jaarkontrak, dienskontrak ensovoorts  Tendernommer  Tender beskrywing en gespesifiseerde evalueringskriteria  Skeppingsdatum  Sluitingsdatum en sluitingstyd  Datum waartoe tenders bindend moet wees  Tender aanvaardingsdatum  Tenderdokument afgehaal deur ………. ( persoon se naam )  Handtekening van persoon wat die tenderdokument afgehaal het  Datum van ontvangs van tender  Indien afgelewer, die naam en handtekening van die afleweraar  Die tenderaar moet hulle naam, datum en die tyd wat hulle die tender indien, in die tenderindieningsregister aanteken.  Datum van oopmaak van tender uit die tenderbus  Handtekeninge van persone wat betrokke was by die oopmaak van die tenderbus  Monsters ontvang Ja/Nee  Skriftelike kennis afgestuur dat tenderaar onsuksesvol was  Skriftelike kennis afgestuur dat tenderaar suksesvol was  Aanvraer  Beskrywing van die goedere of dienste  Rekord van uitgenooide tenders en invorderingskedule  Rekord van voorlegging deur tenderaars en skedule  Tenderopeningskomitee en bywoningskedule  Lede van die tenderevalueringskomitee  Magtiging van die tender  Rekwisisie en bestelnommer  Verklaringsertifikaat rakende botsing van belange vir alle betrokke partye  Notule van tendervergadering en besluite

135

 Alle tenderaansoeke moet ŉ geldige belastingklaringsertifikaat insluit.  In die geval van ŉ geslote tenderproses moet rekord gehou word van die voorkeurverskaffers genooi, asook die bewyse van wie genooi was byvoorbeeld eposse. As daar besluit word om ŉ spesifieke verskaffer nie te nooi nie , moet dit aangeteken word tesame met die rede hoekom die verskaffer nie genooi was nie. Die verskaffers wat die tender van die hand wys, moet ook aangeteken word en die bewys soos ŉ epos van die verskaffer ontvang, moet geliasseer word. 4.19 Enkel tenderdokumente 4.19.1

In die geval van dringende take of enkel tenderaars moet die verskaffers die dokument getiteld " verkorte tenderdokument " binne drie dae na goedkeuring vir die werk voltooi, ten einde die minimum hoeveelheid inligting oor verskaffers op rekord te plaas en om verskaffers aan die voorwaardes van die tender te bind.

4.20. Herhaalde aankope 4.20.1

In die geval van 'n herhaalde aankooptransaksie onder R250 000 hoef daar nie weer vir tenders gevra te word nie, indien daar aan die onderstaande vereistes voldoen word. 'n Herhaalde aankooptransaksie word gedefinieer as 'n transaksie waarvoor gekontrakteer word binne 6 maande vanaf die vorige aankope transaksie Die produkte en dienste waarvoor herhaalde aankope gemaak word moet van presies dieselfde soort en spesifikasie wees as die oorspronklike transaksie 'n Herhaalde aankope transaksie mag na oorleg met die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur aangegaan word indien die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ag dat dit tot voordeel van die US sal wees.

4.21 Beskikbaarheid van dokumente 4.21.1

Al die dokumente wat daarna in hierdie prosedures verwys word is beskikbaar by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste

4.22 Rekenkundige verantwoordelikheid van projekte 4.22.1

Uitgawes of kostes wat oploop teen een projek, kan nie teen 'n ander projek verantwoord word nie. Geen joernaal mag gepos word om uitgawes of kostes van 'n projek na 'n ander oor te plaas nie. Behalwe in die geval van oorspronklike posterings foute.

4.22.2

Bedrae wat in begrotings goedgekeur is vir spesifieke projekte kan nie na ander projekte oorgeplaas word sonder die vooraf goedkeuring van die RBS nie.

4.23 Verandering aan tenderdokumente, verkorte tenderdokumente en aansoeke 4.23.1 Enige persoon wat die tenderdokumente, verkorte tenderdokumente of aansoekvorm wysig, sonder vooraf goedkeuring van die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur, sal onderwerp word aan dissiplinêre aksie ingevolge die Dissiplinêre Kode van die US. 4.24 Verantwoordelikhede in die tenderproses In die tenderproses geld aanspreeklikhede ten opsigte van die volgende verantwoordelikhede: 

Die Rektor se Bestuurspan of die gedelegeerde bestuurslid of liggaam – verantwoordelik vir die goedkeuring van die Tenderkomitee en enige vereistes waaraan die tenderproses moet voldoen.

136







Die lede van die Tenderkomitee – verantwoordelik vir die belangevrye oorweging van tenderaansoeke, wat insluit die goedkeuring van die tenderspesifikasies, die vasstelling en toepassing van die beoordelingskriteria, die vasstelling van die aard en metode van kommunikasie met tenderaars, met inbegrip van die soort inligting wat verskaf moet word (voor en na afloop van die tenderproses) en die toekenning van die tenders. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste – verantwoordelik vir die nakoming van die tenderbeleid (wat insluit die ewehandige inwinning en hantering van tenders en kwotasies) en die openbaarmaking en bestuur van risiko’s betreffende produk aflewering, tydsmikpunte en prysvoorwaardes. Die gebruikersafdeling – verantwoordelik vir die tegniese spesifikasies en gehalteversekering en vir die openbaarmaking en bestuur van verbandhoudende risiko’s.

4.25 Tenderprosedure en toekenning van tenders Instandhoudingsprojekte (Fasiliteitsbestuur)

ten

opsigte

van

Kapitale-

en

Die tenderprosedure en toekenning van tenders ten opsigte van Kapitale Projekte word as volg hanteer: (Projek begrotings en Kontrakdokumentasie reeds goedgekeur deur beide die Afdelings Finansies en Regsdienste)       

Die Projekbestuuder of US agent versorg die tender / kontrakdokumentasie. Die Projekbestuurder bepaal die tenderperiode asook die tender sluitingsdatum en tyd en stel die betrokke aankoper van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste/US agent daarvan in kennis. 1) Die Aankoper of US Agent maak op die dag van tendersluiting die tenderbus oop en lees die pryse uit. Die Aankoper of US agent oorhandig die tenderdokumente aan die Projekbestuurder. Die Projekbestuurder ondersoek die dokumentasie en berei ŉ tenderverslag voor aan die Bestuurder: Eiendomsprojekte/Bestuurder Instandhoudingsprojekte met betrekking tot aanvaarbaarheid en geldigheid van tenders. Die Bestuurder: Eiendomsprojekte/Bestuurder: Instandhoudingsprojekte maak ŉ aanbeveling aan die Direkteur: Beplanning & Ontwikkeling/Hoof: Eiendomsdienste met betrekking tot die aanvaarding van ŉ tender. Finale goedkeuring van tender aanbevelings vind plaas ingevolge die goedgekeurde delegasie van verantwoordelikhede en besluitnemingsbevoegdhede met betrekking tot Fasiliteitsbestuur.

1)

NOTA US Agent verwys na professionele konsultante (argitekte, bourekenaars, ingenieurs, ensovoorts) spesifiek aangestel om projekte of dele daarvan namens Fasiliteitsbestuur te behartig. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal ten alle tye betrokke wees ten einde te verseker dat die prosesse voldoen aan die vereistes van die Aankopebeleid. 4.26

Aanstellingsprosedures met betrekking tot konsultante op Fasiliteitsbestuur: Beplanning en Ontwikkeling en Eiendomsdienste

projekte

deur

Konsultante word aangestel uit ŉ goedgekeurde konsultantelys op ’n rotasiebasis na oorweging en aanbeveling deur ŉ komitee waarvan die samestelling hieronder uiteengesit word. Die samestelling van die goedgekeurde konsultantelys vind jaarliks plaas in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste. Die komitees wat die konsultante aanstel, word as volg saamgestel vir die verskillende funksies: Beplanning & Ontwikkeling     

Direkteur: Beplanning & Ontwikkeling Bestuurder: Fasiliteitsbeplanning Bestuurder: Eiendomsprojekte Bestuurder: Boukundige Ontwerp Projekbeplanner

137

Eiendomsdienste     

Hoof: Eiendomsdienste Bestuurder: Instandhoudingsprojekte Instandhoudingsbestuurder Tegniese Bestuurder Projekbestuurder

Ten minste drie (3) van die bogenoemde komiteelede moet ten tye van die aanbeveling teenwoordig wees. Die volgende kriteria sal bo en behalwe die rotasiestelsel in ag geneem word met die aanbeveling en aanstelling van konsultante:       

Konsultant is op die goedgekeurde paneel. Konsultant se spesifieke kundigheid en ondervinding van verlangde diens. Konsultant het in die verlede werk van ’n bevredigende gehalte gelewer. Konsultant se spesifieke vorige kennis van die fasiliteit waar die diens gelewer moet word. Konsultante se opvolgdiens is goed. Die BBBEE status van die konsultant. Plaaslike entrepreneur.

Die finale goedkeuring van die aanstellings op ’n projekbasis vind plaas ingevolge die goedgekeurde delegasie van verantwoordelikhede en besluitnemingsbevoegdhede met betrekking tot Fasiliteitsbestuur. Beroepsgelde word bereken in ooreenstemming, tot ’n maksimum, met die jongste geldende regulasies soos gepubliseer in die Staatskoerant. Daar sal aan die einde van elke kalenderjaar volledig verslag gedoen word aan die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies in terme van die aanstelling van konsultante wat ondermeer insluit watter konsultante aangestel was en die verdeling van werk tussen die konsultante. 4.27 Samestelling van kontrakteurs tenderlyste vir individuele projekte Tenderlyste (kontrakteurs) vir individuele projekte word deur die projekspan saamgestel uit die goedgekeurde lys van diensverskaffers/kontrakteurs. Die samestelling van die goedgekeurde lys van diensverskaffers/kontrakteurs vind plaas in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste. Projekspan bestaan uit:    

Bestuurder: Eiendomsprojekte Projekbestuurder Fasiliteitsbeplanner Hoofagent/Konsultant (waar aangestel)

Kriteria vir die samestelling van tenderlyste:    

Kontrakteurs is op die goedgekeurde lys van diensverskaffers. Kontrakteurs se spesifieke kundigheid en ondervinding van verlangde diens. Kontrakteurs se geskiedenis met betrekking tot soortgelyke werk van bevredigende gehalte. Omvang en aard van die verlangde diens teenoor kontrakteurs se kapasiteit en beskikbare hulpbronne en werkslading.  Bepalings van die US Aankoopbeleid met betrekking tot verkryging van dienste.  Kontrakteurs se BBBEE status. Die finale goedkeuring van aanstellings op ’n projekbasis vind plaas ingevolge die goedgekeurde delegasie van verantwoordelikhede en besluitnemingsbevoegdhede met betrekking tot Fasiliteitsbestuur. 138

Daar sal aan die einde van elke kalenderjaar volledig verslag gedoen word aan die Uitvoerende Direkteur: Bedryf en Finansies in terme van die aanstelling van kontrakteurs wat ondermeer insluit watter kontrakteurs aangestel was en die verdeling van werk tussen die kontrakteurs. 5.

ALGEMENE AANKOPE 5.1

Items met ŉ aankoopprys van minder as R1 000 Ten einde die bestelkoste tot die minimum te beperk, kan aankope van verbruikbare items (behalwe kontrak items soos gasse, motorhuur, koerierdienste, chemikalieë, glasware en diesmeer) met ŉ bestelkoste van minder as R1 000 per bestelling, deur die departement/afdeling self gereël en uit die departement/afdeling se kleinkas (maksimum van R250 per item) of per tjekrekwisisie betaal word. Departemente/afdelings wat nie oor 'n kleinkasfasiliteit beskik nie, kan by die Afdeling Finansiële Dienste daarvoor aansoek doen.

5.2

Kapitaalgoedere (Bate-items) 5.2.1

Daar word begroot vir alle kapitaalitems (soos geïdentifiseer deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste in samewerking met die Afdeling Fondse en Batebestuur ), ongeag die kostepunt waaruit dit bekostig word. Hierdie reël geld vir die aankoop van alle kapitaalitems uit alle fondse wat administratief deur die US bestuur word. Geen kapitaalitem/bate-item kan dus aangekoop word sonder 'n begrotingsnommer nie.

5.2.2

Spesifieke standaarde word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, Fisiese Infrastruktuur, IT, ensovoorts opgestel en deurlopend ontwikkel in samewerking met die betrokke kliënte om te verseker dat die spesifikasies en die standaarde van produkte voortdurend verbeter.

5.2.3

Daar word gepoog om die volgende kapitaalgoedere te standaardiseer:     

4.3

Rekenaartoerusting Kantoormeubels en toerusting Oudiovisuele toerusting Fotokopieer-, faks- en telefoonantwoordmasjiene Ander gespesialiseerde en/of navorsingstoerusting

Verbruikbare Goedere en Dienste 4.3.1

Departemente/afdelings rig versoeke ten opsigte van die aankoop van goedere en dienste by eksterne leweransiers, rekenaarmatig per Aankooprekwisisie, aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste.

4.3.2

Departemente/afdelings rig versoeke ten opsigte van die aanskaffing van voorraaditems, rekenaarmatig per Voorraadrekwisisie, aan die betrokke voorraadstoor met verstrekking van die betrokke kommoditeitsnommer(s) van die item(s) wat verlang word.

4.3.3

Departemente/afdelings is verantwoordelik vir die behoorlike voltooiing van al die betrokke rekenaarvelde op 'n rekwisisie, asook ander besonderhede wat verlang word om te verseker dat die volledige en korrekte transaksierekord in die US se boekhoustelsel geneem word.

4.3.4

Veral die velde waar kwotasie besonderhede aangevra word, moet ten alle tye volledig voltooi word.

4.3.5

Elke aankooprekwisisie word na 'n spesifieke aankoper verwys wat onder andere die beskikbaarheid van die produk en die finale aankoopprys bepaal voordat die nodige bestelling geplaas word. 139

4.3.6

'n Amptelike US bestelvorm sal slegs op versoek van die departement/afdeling deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die betrokke leweransier gepos, gefaks of per e-pos versend word. Andersins word dit van departemente/afdelings verwag om hul eie bestelnommers telefonies deur te skakel aan leweransiers.

4.3.7

Departemente/afdelings wat bestelnommers rekenaarmatig verkry en dit daarna telefonies aan leweransiers deurskakel moet self reël dat goedere betyds en op die regte plek afgelewer word en ook self met leweransiers opvolg indien goedere nie gelewer word nie, of verkeerd gelewer word.

4.3.8

'n Poging word aangewend om verbruikbare goedere, dienste en voorrade wat op 'n gereelde grondslag deur departemente/afdelings benodig word, deur middel van termyn- of jaarkontrakte aan te koop. Hierdie kontrakte word op 'n tenderbasis deur die US se aankopers beding. Daar word ook informele Weskaap Streeksooreenkomste sowel as Nasionale ooreenkomste deur PURCO SA gesluit. (Die doel van hierdie ooreenkomste is om op 'n kollektiewe basis met volumes beter dienslewering, pryse en kwaliteit te beding. Dit geld veral ten opsigte van hoëfrekwensie-gebruiksartikels. Deelnemende instansies is daaraan gebonde om items wat vooraf deur die ooreenkomste beding is, by die gekontrakteerde leweransier aan te koop). Koördinering en kontrakbestuur van hierdie ooreenkomste word sentraal by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste gehanteer. Waar tenders aanvaar word, is die US kontraktueel verbind om die goedere en dienste, vir die kontrakperiode van die aangewese leweransier aan te koop. Indien daar van hierdie ooreenkomste afgewyk word, maak die US hom skuldig aan kontrakbreuk en die gepaardgaande gevolge. Nota: Departemente en afdelings word versoek om die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste eers te skakel vir die aankoop van gestandaardiseerde kapitaalgoedere en bovermelde goedere en dienste, voordat kwotasies en pryse ingewin word. Dit voorkom groot frustrasie, duplisering van werk en die mors van kosbare tyd.

Let wel: Geen bestelling mag sonder die medewete van die betrokke aankoper wat die bestelling geskep het, gekanselleer word nie.

140

6.

DIENSTE EN PRODUKTE WAARVOOR SPESIFIEKE BELEIDSBEPALINGS GELD Spesiale kontrakte of ooreenkomste is gesluit vir die dienste en produkte wat hieronder gelys word en dus geld daar spesifieke bepalings vir hierdie produkte en dienste. Hierdie spesifieke bepalings moet saamgelees word met die algemene Aankoop- en Tenderbeleid en -prosedures. Die kontrakte of ooreenkomste word gesluit ten einde kostebesparings en gehalteversekering te bewerkstellig. Gebruikers kan egter ŉ spesiale versoek aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste rig, sou hulle van ŉ alternatiewe verskaffer gebruik sou wou maak. So ŉ versoek sal slegs oorweeg word indien dit volledig gemotiveer word op grond van hetsy goedkoper pryse wat beding is, of spesiale behoeftes waaraan voldoen moet word, mits dit nie ŉ prysgawe van gehalte impliseer nie. 6.1

Lugreisbesprekings 6.1.1 Rekeningnommer 1145/1153/1155, Reis- en Verblyfkoste, moet in alle gevalle gebruik word vir amptelike lugreisbesprekings. 6.1.2 Die volgende reëls geld in alle gevalle waar lugreise vir amptelike doeleindes onderneem word, ongeag die kostepunt (universiteitsfondse, navorsingsfondse of uit fondse wat self gegenereer is - sogenaamde "eie fondse") waarteen die uitgawe aangegaan word: 6.1.2.1

ŉ Amptelike universiteitsbestelling moet uitgereik word vir alle goedgekeurde amptelike lugreise, by geakkrediteerde US reisagente.

6.1.2.2

Die US behou die reg voor om by enige amptelike lugreisbespreking wat sonder die uitreiking van ŉ amptelike US bestelling gemaak is, die uitgawe om terugbetaling te weier wat deur die gebruiker aangegaan is.

6.1.2.3. Indien reisigers van alternatiewe reisagentskappe gebruik wil maak, sal die reisigers self moet betaal indien die reisagentskap nie op die US se stelsel gelaai is nie. Reisigers word nie toegelaat om by Indo Jet, Maties Reisburo en Neelsie Reisagentskap self te betaal nie, ŉ amptelike US bestelling moet gelaai word. Alle aansoeke om terugbetaling van die kostes aangegaan by ŉ alternatiewe reisagentskap moet die volgende dokumentasie insluit:  Drie kwotasies, waarvan twee kwotasies van een van die volgende reisagentskappe verkry is: Indo Jet, Maties Reisburo of Neelsie Reisagentskap. Indien u ŉ kaartjie op die internet koop, moet u kwotasies ook wees vir ŉ internet bespreking via die bogenoemde reisagente.  Die kwotasies moet op dieselde dag verkry wees en die versekering moet gelykstaande wees aan die Diners Fase II-reisdekking vir buitelandse vlugte en Diners Fase I-reisdekking vir binnelandse vlugte.  Die terugbetaling van die kostes sal slegs geskied indien bogenoemde bepalings nagekom is en die alternatiewe reisagent goedkoper is. Alle aansoeke vir terugbetaling moet na die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste gestuur word vir goedkeuring. 6.1.2.4

Die lugreisagentskappe (Amex/Maties Reisburo, en Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) mag geen vliegtuigkaartjie sonder ŉ amptelike bestelnommer uitreik nie.

6.1.2.5

Enige lugreisversekeringseis gaan gepaard met ŉ transaksiefooi. Die transaksiefooi sal slegs uit US-fondse betaal word indien die oorsaak van die eis plaasgevind het tydens die amptelike gedeelte van die reis. Indien addisionele lugreisversekering uitgeneem word, is dit vir die personeellid se eie rekening.

141

6.1.2.6

Die universiteit is na 'n tenderproses kontraktueel verbind om lugreisbesprekings by die volgende geakkrediteerde lugreisagente te maak: Amex/Maties Reisburo Neelsie Reisagentskap Indo Jet

6.1.2.7

Die ooreenkoms met bovermelde lugreisagentskappe is van so 'n aard dat "Voyager" punte (SAA) en "Frequent Flyer" punte (BA) deur geregistreerde gereelde reisigers verdien kan word, indien daar deur die amptelike bestelproses besprekings gemaak word. Dit is egter die reisiger se verantwoordelikheid om hom/haar te vergewis dat die registrasienommer op die aankooprekwisisie vir bespreking aangebring word, anders gaan u hierdie voordeel verbeur.

6.1.2.8

Lugreise word normaalweg slegs in die Ekonomiese Kortingsklas onderneem. Waar van hierdie prosedure afgewyk word en lugreise in Besigheidsklas (J), Eerste Klas, ensovoorts onderneem word, word van die betrokke Dekaan/Departementele Voorsitter/dissipline hoof/uitvoerende hoof verwag om vooraf die nodige magtiging vanaf die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur verkry. Lugreisagentskappe is kontraktueel daartoe verbind om reisigers in die mees ekonomiese kortingsvlugklas binne ekonomiese klas te bespreek.

6.1.2.9

Vir buitelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ŉ amptelike lugreisagent (tans Amex/ Maties Reisburo, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Vir binnelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ŉ amptelike lugreisagent (tans Amex/ Maties Reisburo, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Sien ook die bepalings in 2.3 indien van ŉ alternatiewe lugreisagentskap gebruik gemaak word.

6.1.2.10 Alle betalings van amptelike lugreisbesprekings sal met die US se korporatiewe reiskredietkaart (Diners Club International) wat by die amptelike lugreisagentskappe geloods is, betaal word. Reisigers sal met betaling dadelik die verpligte lugreisdekking ontvang. -

Fase 1 vir Binnelandse vlugte Fase 2 vir Buitelandse vlugte

(Reisigers behoort te alle tye van 'n inligtingsbrosjure voorsien te word deur die amptelike lugreisagentskappe sodat hulle hulself kan vergewis wat die voorwaardes, uitsluitings en dekking van die Fase 1 en 2 versekeringsdekking behels.) 6.1.2.11 Die volgende inligting word op die aankooprekwisisie benodig:  Doel waarvoor die betrokke lugreis onderneem word.  Name en getal van reisiger(s).  Volledige beplande vlugprogram en lugredery(e) waarvan gebruik gemaak gaan word.  Fonds(e) en kostepunt(e) waaruit dit bekostig word. 6.1.2.12 Discovery Health lede kan nie toegelaat word om amptelike lugreise te onderneem om persoonlike Vitality Club punte te verdien nie. Besprekings mag nie direk deur die US of deur ŉ reisagent by Discovery Health gemaak word nie, dit moet direk deur die lid self bespreek word en met sy/haar persoonlike kredietkaart betaal word.

142

PERSOONLIKE UITGAWES SOOS PASPOORTE IS VIR DIE REKENING VAN DIE PERSONEELLID SELF. KAARTJIES WAT OOR DIE INTERNET GEKOOP IS, KAN NIE GEWYSIG WORD NIE EN INDIEN DIE KAARTJIE GEKANSELLEER WORD, VERLOOR U DIE VOLLE BEDRAG VAN DIE KAARTJIE. 6.1.2 Prosedure vir gebruikers ten opsigte van binnelandse vlugte Wanneer amptelike besprekings gedoen word, moet daar aangedring word op die beste kortingstariewe wat beskikbaar is binne die Ekonomiese Klas. Dit geld vir SAL sowel as vir BA. Indien daar nie hierop aangedring word nie, is die reisagente geneig om sondermeer in die vol Ekonomiese Klas te bespreek. Die vol Ekonomiese Klas tussen hoofsentra is tans beduidend duurder as kortingsvlugte. Daar is verskeie opsies van kortingsvlugte in die ekonomiese klas beskikbaar indien daar reg beplan en vroegtydig bespreek word. Indien daar van hierdie kortingsvlugte gebruik gemaak word, moet dit so vroeg moontlik bespreek word aangesien daar spesifieke betalingsvoorwaardes aan verbonde is, sowel as kostes indien veranderings en opgraderings sou plaasvind. Byvoorbeeld: S-klas moet vyf dae voor die vlug plaasvind, betaal word en die T-klas moet binne 24-uur na bespreking betaal word. Daar kan tot 25% van die kaartjiekoste verbeur word indien kansellasie of veranderings/opgraderings sou plaasvind. 6.1.3 Die volgende inligting word op die Aankooprekwisisie verlang alvorens die bestelling en 'n vlugbespreking bevestig kan word: In die kwoteerder kolom op skerm een van die Aankooprekwisisie: a. Lugreisagentskap en konsultant In die besonderhede kolom op skerm twee van die Aankooprekwisisie b. c. d. e. f. g. h.

Naam van reisiger(s) Datum en tyd van vertrek Lugredery, vlugnommer en klas van heenreis Roete (vertrekpunt en aankomspunt) van heenreis Datum en tyd van terugkoms Lugredery, vlugnommer en klas van terugreis Roete (vertrekpunt en aankomspunt) van terugreis

Byvoorbeeld:  Item 1:  Item 2:  Item 3:

Prof L Blom Vertrek 23/09/96 om 08:30 KPS/JHB op SA427 (Y) Terug 23/09/96 om 17:30 JHB/KPS MN327 (L) Transaksiefooie (Slegs buitelands) Diners Fase II versekering

Met hierdie inligting kan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste kontroleer of die korrekte tarief betaal word en/of daar in die mees voordeligste klas bespreek is. Sonder bovermelde inligting kan geen lugreisbespreking bevestig word nie en dit kan lei tot vertraging wat weer kan meebring dat die Universiteit kortings verbeur en dat vlugte moontlik verpas word. Indien daar enige veranderinge op 'n reeds bevestigde bestelling aangebring word, moet die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste daarvan in kennis gestel word sodat die nodige veranderings deur hulle gedoen kan word.

143

6.1.4 Prosedure vir gebruikers ten opsigte van buitelandse vlugte Al die tersaaklike inligting soos in punt 3 van Binnelandse vlugte geld. Vir buitelandse vlugte moet drie skriftelike kwotasies by ŉ amptelike lugreisagent (tans Amex/ Maties Reisburo, Neelsie Reisagentskap en Indo Jet) ingewin word. Sien ook die bepalings in 2.3 indien van ŉ alternatiewe lugreisagentskap gebruik gemaak word.. Belangrik Inligting moet asseblief vroegtydig aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste deurgestuur word sodat dit betyds gekontroleer en verwerk kan word. 6.1.5 Pligte van die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste  Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal dadelik die bevestigende aankoopbestelling vir die betrokke lugreis per e-pos aan die lugreisagentskap elektronies deurstuur, om enige vertraging te voorkom.  Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal toesien dat die unieke verwysingsnommers vir die verskillende lugrederye waarvolgens kredietrande verdien word, op die amptelike bestellings aangebring word.  Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal die nodige verwysingsnommers aanbring op die amptelike bestelling om die korporatiewe-kredietkaartbetaling te magtig. Die verwysingsregister moet noukeurig op datum gehou word.  Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste moet deurlopend kontroleer dat kortings en kredietrande aan die Universiteit beskikbaar gestel word en dat rekord gehou word vir die latere aanwending/toewysing daarvan deur die Rektoraat. 6.1.6 Pligte van Finansiële Dienste Finansiële Dienste verwys fakture, waar die faktuurbedrag met die bestellingsbedrag verskil, na die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vir kontrolering en verdere hantering. Indien voornemende reisigers nie vertroud is met lugreisreëlings nie, skakel eers die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste (tel: 021-808 4839). 6.2

Motorhuurbesprekings Huur van voertuie vir amptelike gebruik 6.2.1 Rekeningnommer 1153, Reis- en Verblyfkoste, moet in alle gevalle gebruik word by die bespreking van gehuurde voertuie vir amptelike gebruik. 6.2.2 Die volgende reëls geld in alle gevalle waar voertuie gehuur word vir amptelike gebruik, ongeag die kostepunt (universiteitsfondse, navorsingsfondse of fondse wat self gegenereer is – sogenaamde “eie fondse”) waarteen die uitgawe aangegaan word: 6.2.2.1

Die Universiteit is kontraktueel verbind om voertuie slegs by die volgende diensverskaffers te huur: Budget Rent a Car SA Europcar Hertz

6.2.2.2

Tariewe vir die huur van voertuie vir amptelike gebruik is op aanvraag by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste beskikbaar. Slegs voertuie in die Ekonomiese Klas mag huur word, by Budget klasse P, M, B, C, I en N, Hertz klasse A, T, B, U, N en C en by Europcar klasse A, T, B, C, I, V en E. Gemotiveerde versoeke vir die huur van voertuie in ander (duurder) klasse sal slegs oorweeg word indien dit deur die betrokke 144

dekaan/hoofdirekteur aanbeveel en vroegtydig op skrif by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste ingedien word. 6.2.2.3

Geen bespreking vir die huur van ’n voertuig vir amptelike gebruik sal aanvaar word sonder dat ’n amptelike rekwisisie daarvoor geskep is nie. Die doel van die reis en die name van die reisigers moet te alle tye vermeld word. Die Universiteit behou hom die reg voor om indien ’n voertuig gehuur word sonder dat ’n amptelike bestelling daarvoor uitgereik is, te weier om die gebruiker te vergoed vir die koste wat aangegaan is.

6.3

6.2.2.5

Gehuurde voertuie vir amptelike gebruik binne landsgrense is onder die Universiteit se omvattende polis verseker teen skade as gevolg van ongelukke en diefstal. Geen addisionele versekering is nodig nie.

6.2.2.6

Die betrokke diensverskaffer moet skriftelike goedkeuring verleen vir die gebruik van die gehuurde voertuig buite die landsgrense, in welke geval die diensverskaffer se verpligte ongeluks- en diefstalversekeringsdekking uitgeneem moet word.

6.2.2.7

By die aanvaarding van die bespreking in 2.4 hierbo, reik die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste die bevestigende bewys (“voucher”) van die betrokke diensverskaffer uit wat by laasgenoemde afdeling afgehaal en aangebied moet word wanneer die gehuurde voertuig by/deur die diensverskaffer afgehaal/afgelewer word. Die betrokke diensverskaffer sal slegs die gehuurde voertuig oorhandig indien bogenoemde bevestigende bewys (“voucher”) in ruil daarvoor aangebied word.

6.2.2.8

Die persoon wat die gehuurde voertuig gaan bestuur moet die voertuig persoonlik in ontvangs neem en ’n geldige rybewys toon. Die betrokke diensverskaffer is verplig om ’n afskrif van die rybewys op rekord te hou en hom te vergewis dat die bestuurder aan die vereiste voorwaardes voldoen en vir verhuring kwalifiseer. Alle ander persone wat moontlik ook die voertuig gaan bestuur, moet op dieselfde wyse registreer om te verseker dat die versekeringsdekking geldig bly.

6.2.2.9

Kansellasie van ’n bestelling vir ’n gehuurde voertuig moet so spoedig moontlik via die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aan die betrokke diensverskaffer deurgestuur word. Indien ’n kansellasie nie betyds bevestig word nie, sal die huurder vir een dag se huur aanspreeklik wees.

6.2.2.10

Wanneer voertuie in die buiteland gehuur word, sal die Universiteit normaalweg, by die voorlegging van die nodige bewyse, slegs die koste vergoed ten opsigte van voertuie in die “Economy” en “Compact” klasse. Eise vir vergoeding ten opsigte van voertuie in ander klasse sal slegs oorweeg word by ontvangs van die nodige skriftelike motivering en die aanbeveling van die betrokke dekaan aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste.

6.2.2.11

Navrae kan gerig word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste (tel 021-808 4500).

Drukwerk Die US beskik oor die dienste van ’n professionele in-huis drukkery wat die totale omvang en dissipline van algemene drukwerk (insluitend grafiese ontwerp, uitleg en bindwerk) kan hanteer en/of bestuur.

145

Dit word van departemente/afdelings verwag om een kwotasie volgens aankoop snypunte in te win vanaf SUN MeDIA Stellenbosch vir alle drukwerk, bind en grafiese ontwerp wat nie binne die produkte of items val waarvan SUN MeDIA as alleen verskaffer aangewys is nie. E-pos: [email protected] Tel: 021 808 2401 / 021 808 2762. SUN MeDIA Stellenbosch is aangewys as die alleenverskaffer van die volgende korporatiewe skryfbehoeftes en gedrukte items met die US se logo en/of skildwapen daarop:         

*

Briefhoofde* Besigheidskaartjies* Komplimentêre strokies* Vouers/Lêers Notaboekies Sertifikate vir geakkrediteerde kortkursusse; diens sertifikate of enige sertifikate met die US logo daarop. Veeldoelige korporatiewe kaartjies Uitnodigings Amptelike Korporatiewe Verslae en Publikasies soos vervat in die ooreenkoms tussen die US en SUN MeDIA Stellenbosch. Dit geld vir alle korporatiewe, fakulteit- en vlak 3-skryfbehoeftes, ook waar die US embleme die endosserende identiteit is.

Let wel:

SUN MeDIA sal in oorleg met die Afdeling Kommunikasie en Skakeling, ŉ onderafdeling van US Ontwikkeling, nuwe ontwerpe soos nodig, ontwikkel binne die riglyne van die goedgekeurde Korporatiewe Identiteitsgids, en die drukwerk vir bestaande en nuwe skryfbehoeftes hanteer.

SUN MeDIA Stellenbosch sal soos enige ander US verskaffer meeding ten opsigte van prys, kwaliteit en dienslewering in terme van enige ander produkte. 6.3.1 Suksesvolle kwotasies deur SUN MeDIA Stellenbosch sal met ŉ aankooprerekwisisie of interdepartementele rekwisisie afgehandel word. 6.3.2 Indien ŉ onderneming vir grafiese werk aangewys word, sal ŉ aankoopbestelling hiervoor uitgereik en afgehandel word (die grafiese werk, in alle formate, is dan die eiendom van die US) en die grafiese ontwerpwerk en bladuitleg moet voldoen aan die US se korporatiewe beeldvereistes en standaarde (KI-Gids). ŉ Afsonderlike versoek vir die ooreenstemmende drukwerk sal dan uitgestuur word waarby die grafiese werk per disket voorsien sal word vir ŉ drukkwotasie, waarvoor SUN MeDIA Stellenbosch ook oorweeg sal word indien dit buite die produkte of items val waarvan SUN Media as alleenverskaffer aangewys is. 6.3.3 Outeursregbeskerming van derdeparty-materiaal. Tydens reproduksie van studiemateriaal word die US blootgestel aan die risiko van kopieregskending indien daar nie met omsigtigheid gehandel word nie. Innovus Tegnologie Oordrag (Edms) Bpk is verantwoordelik vir alle outeursregaangeleenthede by die US (www.innovus.co.za). 6.3.4 Die US het ’n Allesomvattende Lisensie-ooreenkoms met DALRO en dit word van personeel verwag om die gebruik van derdeparty-inhoud in studiemateriaal te rapporteer by https://chrysalis.its.uct.ac.za/cgi/cgi_plo_user.exe Vir kopiereg gebruik buite die wetlik toegelate hoeveelhede moet aansoek gedoen word vir transaksionele kopieregtoestemming. 6.3.5

Navrae Navrae kan gerig word aan:  Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, tel: (021) 808 4506  me Carol Kat, Kopiereg beampte van die US, tel: (021) 808 2922

146

 me Janetta van der Merwe van CHEC, tel: (021) 659 7100/12

UNIVERSITEIT STELLENBOSCH Riglyne Navrae / Rapportering Carol Kat Kopiereg beampte Universiteit Stellenbosch Tel: (021) 808 2992 E-pos: [email protected]

CAPE HIGHER EDUCATION CONSORTIUM (CHEC)

Direkte rapportering Navrae Janetta van der Merwe Projekdirekteur: Kopiereg CHEC Tel: (021) 659 7100/12 Faks: (021) 659 7117 [email protected] https://chrysalis.its.uct.ac.za/cgi/cgi_plo_user.exe

6.4

SUN MeDIA STELLENBOSCH Reproduksie Natalie de Wet Kliëntediensverteenwoordiger: SUN MeDIA Stellenbosch

SUN MeDIA STELLENBOSCH Konsultasie Justa Niemand Hoofuitvoerende Beampte SUN MeDIA Stellenbosch

Tel: (021) 808 3917 Faks: (021) 808 2626 [email protected]

Tel: (021) 808 2610 Faks: 086 620 6780 [email protected]

Fotokopieermasjiene Beleid ten opsigte van verkryging van kopieermasjiene  Alle kopieermasjiene word verkry onderhewig aan ŉ huurkontrak.  Departementele kopieerders mag nie gebruik word vir meer as 20 kopieë per meester nie.  Bykomstighede soos dokumentvoerders en sorteerders moet apart gemotiveer word en sal slegs in uitsonderlike gevalle voorsien word.  Afwyking van die beleid moet deur beide die omgewing wat daarvoor aansoek doen se VSHoof asook die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur goedgekeur word. Prosedure ten opsigte van die huur van kopieermasjiene Aansoek van die Departement Die departement doen aansoek by/word deur Kommersiële Dienste (KD) versoek om hulle kopieerder te vervang en verskaf die volgende inligting;      

Departement se naam; Kontakpersoon; Telefoonnommer; Lokaal waar masjien sal staan; Reeksnommer van die huidige masjien wat vervang moet word, of; Die geskatte aantal maandelikse kopieë wat gemaak sal word, indien dit die eerste masjien gaan wees.  Phonetnommer indien die ou masjien aan ŉ kaartleser gekoppel is; en  Enige verdere vereistes van die nuwe kopieermasjien, byvoorbeeld dokumentvoerder, sorteerder, faks- en drukfasiliteite ensovoorts Verskaffer kortlys Die Afdeling Kommersiële Dienste stel op ŉ jaarlikse basis aan die einde van elke jaar, in samewerking met die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, ŉ kortlys saam van ten minste 3 voorkeur diensverskaffers vir die volgende jaar. Die kortlys sal gebaseer word op prys/produk en diensvlakke gedurende die vorige termyn. Sodanige verskaffers sal skriftelik in kennis gestel

147

word van die prosedure wat vir die daaropvolgende jaar sal geld Enige verskaffer wat tot die mark toetree gedurende ŉ bepaalde periode sal in daardie periode geëvalueer word deur onder andere die plasing van demonstrasiemodelle en sal in aanmerking kom vir toevoeging tot die verskafferslys in die volgende termyn. Indien die US voordeel kan put uit onmiddellike toevoeging, sal dit oorweeg word. Voorlegging van verwerkte kwotasies aan die Departement 



 

Die nuutste pryse (ten minste maandeliks opgedateer) van die voorkeur diensverskaffers word gebruik om die pryse te evalueer en vergelykings te tref. Elke nuwe prys per verskaffer sal genommer word en as sodanig in die prys vergelykings aangedui word. Daar sal egter elke maand ŉ standaard kennisgewing aan hulle gestuur word sodat hulle hul nuutste pryse kan bevestig. Stuur die prys vergelykings aan die departement vir voorlegging, bespreking en keuring deur die betrokkenes. Berekeninge word gedoen op die gemiddelde maandelikse volumes van die bestaande eenheid oor ŉ periode van minstens 12 agtereenvolgende maande. Die departement verkry die goedkeuring van die Dekaan/Departementshoof. Indien pryse egter sodanig verander voor sodanige goedkeuring dat die keuse van die verskaffer beïnvloed sal word, moet die koste herbereken word en weer aan die betrokke omgewing voorgelê word. Die departement bevestig die goedkeuring skriftelik aan KD. Indien hulle nie die goedkoopste opsie opneem nie, sal die VS hoof naas die Departementshoof goedkeuring moet verleen tesame met die nodige motivering.

Bestelling en aflewering van die kopieermasjien         

KD skep ŉ Memo vir Installasie van die nuwe kopieermasjien en rig dit aan die suksesvolle verskaffer. (Hierdie dokument word huidiglik gebruik as die amptelike US “Bestelling”). Die Direkteur: Kommersiële Dienste keur hierdie “bestelling” goed voor afsending daarvan. Die departement verwittig KD sodra die kopieermasjien afgelewer is. Die Departement voorsien die reeksnommer van die nuwe kopieermasjien aan KD. Die Departement verskaf die laaste meterlesing van die ou kopieermasjien (indien van toepassing). Die departement stel TAS in kennis indien ŉ bestaande kaartleser ontkoppel en aan die nuwe masjien gekoppel moet word. Die verskaffer voorsien die nuwe huurkontrak aan KD. ŉ Kopie van die getekende afleweringsnota moet die kontrak vergesel. KD kontroleer die kontrak, maak ŉ afskrif vir aanhegting aan volledige rekord van alle relevante korrespondensie ten opsigte van die aangeleentheid wat by KD geliasseer word en stuur die oorspronklike kontrak aan die Afdeling Regsdienste vir ondertekening en afhandeling.

Kontroles  

ŉ Kontroleblad (soos per aangehegte voorbeeld) wat alle prosesse chronologies lys en afgeteken word deur die Direkteur: Kommersiële Dienste, sal by elke bestelling geplaas word as deel van interne kontroles. Alle dokumentasie word gehou vir die langste periode van 5 jaar of solank die kopieerder op kampus is.

Kontroleblad Datum van versoek/aansoek Reeksnommers en datums van pryslyste Datum van berekeninge Datum van afstuur van berekeninge Datum van goedkeuring deur Aansoeker Goedkeuring: Datum Direkteur: Kommersiële Dienste Datum van Bestelling

_______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________

148

Datum van aflewering Datum van kontrak afsending 6.5

_______________________ _______________________

Rekenaars en Drukkers Daar word gepoog om op standaard rekenaars en drukkers aan die US te standaardiseer. Beleid  

        

Daar moet vir alle rekenaars en drukkers begroot word en per aankooprekwisisie aangevra word. IT doen deurlopende mark- en produknavorsing om tred te hou met tegnologiese ontwikkeling. IT sal dus die spesifikasies bepaal en voorlê aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vir die aankoop van gestandaardiseerde standaard rekenaars en drukkers wat aan die US se verwagtinge voldoen. IT sal die gestandaardiseerde rekenaars en drukkers tegnies ondersteun, onderhou, aflewer en in bedryf stel by gebruikers. Gestandaardiseerde rekenaars sal aangekoop word met ŉ drie jaar verskafferswaarborg op alle komponente sowel as ŉ drie jaar “on site” waarborg vir herstel van rekenaars “NBD – next buisiness day”. Enige opgradering van ŉ gestandaardiseerde rekenaar sal onderhewig wees aan die verkryging van die komponente vanaf die voorkeurdiensverskaffer wat die aanvanklik rekenaar gelewer het om te voldoen aan die 3 jaar ondersteunings-waarborg. Gestandaardiseerde rekenaars en drukkers sal op die US se intranet gepubliseer en bygehou word vir inligting en begrotingsdoeleindes. Pryse sal deurlopend deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste bygehou en aangepas word. ŉ Diensvlakooreenkoms sal ook ŉ vereiste wees vir alle voorkeurdiensverskaffers wat aangewys word vir die verskaffing van rekenaars en drukkers. Enige afwyking of versoek vir ŉ nie-standaard rekenaar sal onderhewig wees aan ŉ motivering deur die Dekaan/Departementshoof aan die Senior Direkteur: IT en sy goedkeuring daarvan. Die voorkeurdiensverskaffer vir die voorsiening van hierdie nie-standaard rekenaars sal deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste aangewys word. Uitgediende en verouderde rekenaars sal deur IT geïdentifiseer en afgeskryf word.

Prosedure     

 

Identifiseer en stel ŉ standaard rekenaar saam uit die komponente en konfigurasies op die IT webbladsy wat aan u spesifieke vereistes en behoeftes voldoen. Dui asseblief duidelik u keuse van diensverskaffer en handelsmerk. Skep ŉ begroting met die spesifieke konfigurasiekode van die rekenaar soos deur u geïdentifiseer. Skep ŉ aankooprekwisisie met die konfigurasiekode gerig aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste Die aankooprekwisisie word deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste verwys na IT vir interne goedkeuring en aanbring van die bestelling besonderhede op die “IT HEAT”stelsel, hierna word dit terugverwys na die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste vir afhandeling. Aflewering sal direk by IT plaasvind vir produkevaluasie. IT doen die opstelling, aanbring van die bateplakker en reël vir die aflewering en inbedryfstelling van die rekenaar direk by die aanvraer.

149

6.6

Kantoormeubels en Toerusting Daar word gepoog om op vir algemene kantoormeubels en toerusting te standaardiseer. Beleid        

7.

Daar moet begroot word vir alle kantoortoerusting en meubels en per aankooprekwisisie aangevra word. Die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal in samewerking met die US Eiendomsdienste afdeling spesifikasies bepaal vir standaard kantoormeubels en toerusting. Monsters van gestandaardiseerde kantoormeubels en stoele kan by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste besigtig word. Diensverskaffers sal vir elke kantoormeubelversoek die perseel besoek en ŉ voorlegging maak van die ameublement wat benodig word binne die US se gestandaardiseerde riglyne vir kantoormeubels. (Beskikbaar by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste). Kantoormeubels word in ŉ akkerhout afwerking voorsien en word doelgemaak per omgewing, dit is dus nie ŉ rak item nie en aanvraers moet minstens vier weke toelaat vir die vervaardiging en lewering. Kantoorstoele (lessenaar, besoeker-, operateur- en tiksterstoele) is doelgemaakte staalraam stoele wat gestoffeer is en vereis ŉ leweringstydperk van ongeveer drie weke. Enige afwyking van gestandaardiseerde kantoormeubels en toerusting moet vooraf met motivering deur die betrokke Dekaan/Hoof voor aansoek gedoen word by die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste. Navrae kan gerig word aan die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste, (tel 808 4506).

AFLEWERING EN BETALING VAN GOEDERE EN DIENSTE 7.1

Geen goedere (kapitaal of lopend) en dienste, met die uitsondering van verbruikbare items met 'n eenheidswaarde van minder as R1 000,00, mag sonder 'n amptelike US - bestelling aangeskaf en/of betaal word nie.

7.2

Met die uitsondering van enkele kapitaalgoedere word alle aangeskafde goedere en dienste direk aan die departement/afdeling en by die afleweringspunt/lokaal soos op die bestelvorm aangedui, afgelewer.

7.3

Die departement/afdeling kontroleer self dat die gelewerde goedere/dienste korrek en volgens bestellinghoeveelheid, prys en kwaliteit afgelewer word en dat die faktuur dienooreenkomstig vir betaling gesertifiseer word. Indien die afwyking nie aanvaarbaar is nie, reël die departement/afdeling self vir die nodige terugsending en krediet voordat die faktuur vir betaling gesertifiseer word.

7.4

Departemente/afdelings bevestig die ontvangs van goedere rekenaarmatig en stuur daarna die faktuur aan die Afdeling Finansiële Dienste se Krediteure Afdeling vir betaling. Hierdie prosedure moet stiptelik en sonder versuim deur departemente/afdelings afgehandel word om te verhoed dat vertraging van betalings voorkom, dat kortings verbeur word en dat verhoudinge tussen leweransies en die Universiteit daardeur vertroebel word.

7.5

Geen betaling geskied op 'n afleweringsnota of 'n maandstaat nie. Net 'n faktuur, gesertifiseer deur die betrokke verantwoordelike amptenaar, word as betalingsbewys aanvaar.

7.6

Geen prysverskil tussen 'n leweransiersfaktuur en 'n amptelike Universiteitsbestelling ten opsigte van kapitaalgoedere is aanvaarbaar nie. Hierdie bedrae is gewoonlik vaste, gekwoteerde/tenderpryse en daarop behoort geen afwykings/verskille voor te kom nie. Afwykings/verskille moet eers met die betrokke aankoper uitgeklaar en bevestig word voordat fakture deur die betrokke departement/afdeling vir betaling gesertifiseer word.

150

7.7

8.

Vervanging van kapitaalgoedere en/of herstelwerk aan 'n kapitaalitem moet nie onderneem word voordat die waarborg- en/of instandhoudingskontrak met die betrokke aankoper bespreek en uitgeklaar is nie.

ALGEMEEN 8.1 Personeel Alle personeellede in die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste sal aan die begin van elke jaar ŉ vertroulikheidsooreenkoms ten opsigte van inligting oor kliënte onderteken asook ŉ verklaring ten opsigte van die botsing van belange. Hierdie dokumente sal by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geliasseer word. 8.2

Voorraadopnames             

8.3

Voorraadtellings moet elke maand gedoen word. Voorraadtellingblaaie moet in pen ingevul word. Oop spasies op voorraadtellingblaaie moet gekanselleer word. Voorraadtellingblaaie moet deur die individu wat die voorraadtelling uitvoer, geparafeer of onderteken word. ŉ Onafhanklike hersiening van en ooreenstemming met die voorraadrekords op die stelsel moet aangedui word deur die handtekening van die persoon wat hierdie onafhanklike hersiening uitgevoer het. Die vergelyking van die fisiese voorraadtelling met die voorraad op die stelsel moet deur ŉ persoon gedoen word wat onafhanklik is van die persoon wat die fisiese voorraadtelling gedoen het. Die persoon wat die fisiese voorraadtelling vergelyk met die voorraad op die stelsel, moet ŉ formele rekonsiliasie en ŉ voorraadtelling-variansieverslag opstel en onderteken. Die formele rekonsiliasie en voorraadtelling-variansieverslag moet aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste voorsien word vir kontrolering en goedkeuring. Enige afwyking tussen die fisiese voorraadtelling en die voorraad op die stelsel moet verklaar word in die rekonsiliasie en voorraadtelling-variansieverslag. Indien die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste tevrede is met die redes vir enige surplusse of tekorte, sal die verslag aan die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur gestuur word vir goedkeuring. Indien die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur dit goedkeur sal enige surplusse of tekorte te boekgestel word. Die Afdeling Finansies voer ŉ onafhanklike kontrole uit op jaareinde om te bepaal of die voorraadtelling ooreenstem met die voorraad op die stelsel en om te verseker dat alle surplusse en tekorte verklaar word en teboekgestel word. Alle dokumentasie sal by die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste geliasseer word.

Aankope van voorraad   

Die persoon in beheer van die aankope van voorraad sleutel die bestelling in. Die persoon se lynbestuurder keur die bestelling goed. Die persoon in beheer van die aankope van voorraad, doen die goedere ontvangs op die stelsel tensy die voorraad ontvang afwyk van die voorraad bestel, dan moet die persoon se lynbestuurder die goedere ontvangs doen.

8.4 US verskafferslys Alle voornemende verskaffers moet die amptelike aansoekvorm voltooi en na die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste stuur tesame met alle dokumentasie soos versoek in die aansoekvorm. Die betrokke aankoper sal die inligting kontroleer en beoordeel aan die hand van die US se evalueringskriteria en aan die Direkteur: Aankope en Voorsieningsdienste voorlê vir goedkeuring indien die aankoper van mening is dat die verskaffer op die US se verskafferlys geplaas moet word. Die aansoekvorm (insluitende alle dokumentasie versoek in die vorm), KreditInform-verslag en die evalueringsverslag (goedgekeur deur die Direkteur: Aankope en

151

Voorsieningsdienste en die betrokke aankoper) word gestuur aan Afdeling Finansiële Dienste. Die US is onder geen verpligting om enige verskaffer op die US se lys te plaas nie. Alle buitelandse rekwisisies/verskaffers moet deur die Afdeling Aankope en Voorsieningsdienste goedgekeur word. Enige departement/afdeling of persoon in die diens van die US wat nie hou by hierdie prosedures en beleid nie, sal onderwerp word aan dissiplinêre aksie ingevolge die Dissiplinêre Kode van die US.

152

10.

Organisatoriese Eenhede Beleid insake sentrums, buro’s en institute (SBI’s) & Administratiewe prosedures ten opsigte van die Organisatoriese Eenheid (OE) struktuur

Goedgekeur deur die Senaat op 27 November 2009 Goedgekeur deur die Raad op 30 November 2009 1. DEFINISES 1.1. Die versamelnaam vir akademiese organisasie eenhede wat nie akademiese departemente is nie, is “SBI” (Sentrum/Buro/Instituut). 1.1.1.

Hierdie beleid is nie van toepassing op sentrums in die steundienste-omgewings wat op institusionele vlak gevestig is nie (byvoorbeeld die SSVO).

1.2. ’n SBI is gekoppel aan ’n departement, ’n fakulteit of institusioneel aan die Universiteit. 1.3. Terminologie 1.3.1.’n Bepaalde SBI staan gewoonlik bekend as ’n sentrum, buro of instituut. 1.3.2.

Dit staan ’n SBI vry om te kies watteer een van die drie terme gebruik word. Die terme dui nie op verskillende tipes SBI’s nie.

1.3.3.

’n Eenheid word nie beskou as ’n alleenstaande SBI nie. Dit kan informeel binne die departement gesetel wees, maar kan ook ’n onderdeel van ’n SBI wees. ’n Eenheid kan ’n eie kostepunt hê maar nie ’n eie OE-kode nie.

2. VEREISTES EN PROSEDURE VIR DIE SKEP VAN ’N SBI 2.1. Motivering Die motivering vir die vestiging van ’n SBI sluit gewoonlik die volgende in: 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4.

’n Uiteensetting van die wyse waarop die aktiwiteite van die SBI aansluit by ’n fokusarea of spesialisasie binne ’n departement en/of vakgebied. ’n Uiteensetting van die behoefte/noodsaak aan ’n eie identiteit. ’n Uiteensetting van die interdissiplinêre aard van die aktiwiteite in die geval van ’n SBI Tipe 2. ’n Aanduiding van die lewensvatbaarheid en volhoubaarheid van die beoogde SBI.

2.2. SBI-kategorieë en eienskappe: 2.2.1.

2.2.2

SBI (tipe 1) gekoppel aan ’n akademiese departement a. ’n SBI (tipe 1) bied nie onderrigprogramme onder eie vaandel aan nie. ’n SBI (tipe 1) kan betrokke wees by onderrigprogramme maar die toesig oor die programme berus by die departement waaraan die SBI gekoppel is. b. Personeel van ’n SBI (tipe 1) is personeel van die departement waaraan dit gekoppel is. c. Die aktiwiteite van ’n SBI (tipe 1) kan navorsing, konsultasie, gemeenskapsinteraksie en die aanbieding van kortkursusse insluit. d. ’n SBI (tipe 1) moet ’n eie OE kode hê met dien verstande dat die tyd van VE-personeel, publikasies en gemeenskapsinteraksie volgens die diskresie van die departementele voorsitter verdeel word tussen die departement en SBI. Die inligting word gedifferensieer bygehou en gerapporteer (in die US se Feiteboek) ten einde die SBI se prestasie te kan evalueer. Wanneer departementele evaluerings gedoen word, word die SBI ingereken by die departement in die berekening van die kernstatistiek en as deel van die departement geëvalueer. SBI (tipe 2) gekoppel aan ’n fakulteit a. ’n SBI (tipe 2) kan gevestig word indien die aktiwiteite van die SBI is interdissiplinêr/transdissplinêr van aard is. b. Die omvang van aktiwiteite van ’n SBI (tipe 2) kan navorsing, konsultasie, gemeenskapsinteraksie en die aanbieding van kortkursusse insluit.

153

’n SBI (tipe 2) kan onder eie vaandel programmme wat lei na amptelike US-kwalifikasies aanbied, met dien verstande dat i. daar bevredigende getuienis is van die lewensvatbaarheid en volhoubaarheid van die SBI oor die langer termyn voordat toestemming deur die Senaat (op aanbeveling van die PAK en ABK) verleen word dat die SBI programme kan aanbied wat lei tot amptelike US-kwalifikasies, ii. dat slegs nagraadse programme onder die vaandel van ’n SBI (tipe 2) aangebied kan word. d. ’n SBI (tipe 2) moet ’n eie OE-kode hê. e. ’n SBI (tipe 2) funksioneer in alle opsigte soos ’n akademiese departement, ingeslote personeel, finansies, rapportering binne ’n fakulteit, die wyse waarop inligting oor die SBI bygehou en gerapporteer word en eksterne evaluering. c.

2.3. SBI-reglemente 2.3.1.Alle SBI’s moet ’n eie reglement hê wat voorsiening maak vir: a. ’n uiteensetting van die bestaansrede en doelwitte van die SBI, b. ’n beheerkomitee (Governing body) en ’n uiteensetting van die samestelling, aanwysing en pligte van die beheerkomitee, c. ’n bestuurskomitee (Managing committee) en ’n uiteensetting van die samestelling, aanwysing en pligte van die bestuurskomitee, d. ’n direkteur en ’n uiteensetting van die aanstelling, bevoegdhede en pligte van die direkteur. 2.3.2.

Daar kan in ’n SBI se reglement voorsiening gemaak word vir ’n dagbestuur of uitvoerende komitee vir die betrokke SBI. Dit is ’n subkomitee van die bestuurskomitee.

2.3.3.

Die reglement van die SBI word voorgelê aan die ABK (nadat die fakulteitsraad dit aanvaar het) vir aanbeveling aan die Senaat.

2.3.4.

’n SBI kom tot stand wanneer die Raad die reglement van die SBI goedkeur op aanbeveling van die Senaat.

2.4. Handelsmerk 2.4.1. 2.4.2.

Die handelsmerk van die SBI moet voldoen aan vereistes van die Universiteit se korporatiewe beleid. Alle materiaal vir skakeling na buite en alle publisiteitsmateriaal moet voldoen aan die vereistes van die Universiteit se korporatiewe beleid (briefhoofde, visitekaartjies, advertensies, web bladsye, e.s.m.).

2.5. Finansies 2.5.1.Vir ’n SBI (tipe 1) geld die volgende bepalings: a. die SBI-begroting vorm deel van departement en/of fakulteit se begrotings- en rapporteringsprosesse, b. die beheerkomitee moet jaarliks ’n begroting/sakeplan met Departementele Voorsitter en/of die Dekaan ooreenkom, c. die beheerkomitee doen jaarliks verslag oor werklike inkomste en uitgawes teenoor die begroting. 2.5.2 Vir ’n SBI (tipe 2) geld die normale bepalings wat op akademiese departemente van toepassing is. 2.5.3 Alle finansiële transaksies van SBI’s (tipe 1 en tipe 2) is onderhewig aan die Universiteit se finansiële beleid (ongeag die bron van fondse). 2.6

Menslike hulpbronne 2.6.1

In die geval van SBI’s tipe 1, vgl. 2.2.1 (b).

2.6.2

Die universiteit se staande reëlings ten opsigte van menslike hulpbronbestuur is van toepassing op SBI’s tipe 2 (ingeslote werwing, aanstellings, prestasiebestuur, diensbillikheid, regstelling). 154

2.7

2.8

2.6.3

Die direkteur van ’n SBI moet op die Universiteit se diensstaat wees (voltyds of deeltyds).

2.6.4

Toestemming vir buitewerk is onderhewig aan die Universiteit se beleid ten opsigte van buitewerk.

Kontrakte 2.7.1

Enige kontrak wat gesluit word waar daar potensiële konflik van belange kan wees tussen die SBI en die party met wie die kontrak gesluit word, moet vooraf aan die beheerkomitee verklaar word.

2.7.2

Wanneer kontrakte deur SBI’s gesluit word, moet alle staande US-prosedures ten opsigte van kontrakte, spesifiek ook die bepalings van die US se finansiële beleid, nagekom word. a)

Ten opsigte van navorsing en navorsingsverwante kontrakte is die Beleid insake Kontraknavorsingsbestuur van toepassing.

b)

Alle ander kontrakte moet by die US se Afdeling Regsdienste uitgeklaar word voordat vir goedkeuring aan die bevoegde lynbestuurder of komitee voorgelê word.

SBI register 2.8.1 2.8.2 2.8.3

2.8.4 2.8.5

’n Register van SBI’s en hul reglemente word sentraal bygehou. Die register en reglemente word op die personeelportaal beskikbaar gestel. Die Universiteit se volledige en opgedateerde lys van SBI’s word jaarliks in die Feiteboek gepubliseer. Die inligting is ook beskikbaar op die Universiteit se OE-struktuur wat gereeld bygehou word. Departemente is verantwoordelik vir die opdatering van inligting oor die departement se SBI’s (tipe 1) in Deel I van die jaarboek. SBI’s (tipe 2) is verantwoordelik vir die opdatering van die inligting oor die SBI in Deel I van die Jaarboek.

155

Administratiewe prosedures ten opsigte van die ORGANISATORIESE EENHEID (OE) struktuur Definisie: Alle besigheidseenhede van die universiteit word hiërargies organiseer in Organisatoriese Eenhede. Aan elke Organiese Eenheid (OE) word ŉ 4-syfer kode toegeken, tesame met ŉ kort beskrywing van die OE. Die OE struktuur vorm ook die basis vir rapporteringskanale binne die universiteit. Bestek: Die beleid bevat riglyne met betrekking tot die instandhouding van die Organisatoriese Eenheid struktuur van die universiteit. Inhoud:

3. 4. 5..

Opneem van ’n omgewing binne die universiteit se struktuur Instandhouding van die struktuur 2.1 Samesmeltings 2.2 Samesmeltings: Oordrag van gepaardgaande transaksies 2.3 Verskuiwing van omgewings tussen fakulteite 2.4 Ontbinding: Akkommodering van vakke en modules wanneer ŉ omgewing ontbind 2.5 Dwarsleggende omgewings 2.6 Amptelike datums ten opsigte van ontbondeling, samesmeltings en verskuiwings Formaat van die struktuur Buite entiteite Onderhoud van die struktuur

1.

Opneem van ’n omgewing binne die universiteit se struktuur

1. 2.

Alle amptelik goedgekeurde omgewings moet opgeneem word binne die OE struktuur van die universiteit. Nuwe omgewings moet deur die Rektor se Bestuurspan of US Raad goedgekeur word voordat dit opgeneem kan word in die OE struktuur. Institute, sentrums, buro’s en eenhede moet oor ŉ geldige reglement beskik soos goedgekeur deur die US Raad. Die OE struktuur sal jaarliks gesirkuleer word aan dekane en hoofde wat moet verseker dat alle omgewings binne die struktuur opgeneem is. Indien ŉ omgewing dormant is moet dit so aandui word sodat die OE gesluit kan word. 2.

Instandhouding van die struktuur 2.1

Samesmeltings Wanneer amptelik goedgekeur word dat twee omgewings saamsmelt binne die struktuur van die universiteit word ŉ nuwe OE geskep vir die saamgesmelte omgewing vir gebruik vanaf 1 Januarie van die daaropvolgende jaar. Die bestaande OE’s word gesluit sodra alle gepaardgaande transaksies deur alle betrokke omgewings afgehandel is.

2.2

Samesmeltings: Oordrag van gepaardgaande transaksies ŉ Kontrolelys is saamgestel waarvolgens die omgewings gepaardgaande transaksies moet verwerk. (Verwys aangehegte kontrolelys). Die oordrag van verwante transaksies moet deur die betrokke omgewingshoofde, fakulteitsbestuurders en fakulteitsekretarisse gedoen word om die inligting vir die onderskeie omgewings wat saamsmelt binne 2 maande af te sluit.

2.3

Verskuiwing van omgewings tussen fakulteite Wanneer amptelik goedgekeur word dat ŉ akademiese omgewing verskuif vanaf een fakulteit na ŉ ander fakulteit moet die betrokke fakulteitsbestuurder / fakulteitsekretaris vir afdeling Studenterekords aandui watter voorgraadse modules en nagraadse hoofstudierigtings /submodules moet skuif en waarheen. Dit is baie belangrik dat voorgraadse modules en nagraadse hoofstudierigtings/submodules na die korrekte omgewing geskuif word sodat die gepaardgaande studentegelde transaksies en 156

inskrywings korrek posteer. ŉ Amptelike datum van verskuiwing moet deur die Senaat/US Raad bepaal en gekommunikeer word. 2.4

Ontbinding: Akkommodering van voorgraadse modules en nagraadse hoofstudierigtings /submodules ten opsigte van akademiese omgewings wat ontbind Indien ŉ akademiese omgewing amptelik ontbind en daar is voorgraadse modules en/of nagraadse hoofstudierigtings/submodules gekoppel aan die betrokke omgewing, kan ŉ nuwe Akademiese OE) geskep word, direk gekoppel aan die dekaansafdeling, om die betrokke voorgraadse modules en/of nagraadse hoofstudierigtings/submodules te akkommodeer. Voorgraadse modules en/of nagraadse hoofstudierigtings/submodules kan slegs aan ŉ akademiese departement gekoppel word. ŉ Amptelike datum van ontbinding moet deur die Senaat/US Raad bepaal en gekommunikeer word.

2.5

Dwarsleggende omgewings oor fakulteits- of Verantwoordelikheidsentrum-grense heen Geen struktuur kan dwarsleggende omgewings oor fakulteits- of VS-grense heen akkommodeer nie. Byvoorbeeld Geologie, Geografie en Omgewingstudie wat onderskeidelik aan Fakulteit Lettere en Sosiale Wetenskappe en Fakulteit Natuurwetenskappe rapporteer. Tans bestaan 2 OE kodes binne die struktuur, nl. Geologie (OE0704) wat aan Fakulteit Natuurwetenskappe rapporteer en Geografie en Omgewingstudie (OE0580) wat aan Fakulteit Lettere en Sosiale Wetenskappe rapporteer. Die status quo binne die OE struktuur word dus gehandhaaf.

2.6

Sluitingsdatum Wanneer omgewings saamsmelt, ontbind of verskuif, moet ŉ amptelike datum deur die Rektor se Bestuurspan of Fakulteitsraad/Senaat/US Raad bepaal en gekommunikeer word. Die betrokke omgewing word in stand gehou tot alle transaksies volgens die kontrolelys afgehandel is, waarna die omgewing volgens ŉ stelseldatum gesluit word. Die stelseldatum verteenwoordig dus die datum waarop die OE op die stelsel gesluit word nadat die kontrolelys afgehandel is. Dit mag dus verskil van die amptelike sluitingsdatum van die omgewing.

3.

Formaat van die struktuur Alle besigheidseenhede van die universiteit word hiërargies organiseer in Organisatoriese Eenhede. . Die aantal vlakke binne die struktuur is suiwer behoefte gedrewe. Byvoorbeeld Fakulteit Ingenieurswese het 3 vlakke nl. die Fakulteit waaraan departemente gehak is en daaraan weer sentrums/institute. Die Fakulteit Gesondheidswetenskappe het 4 vlakke nl. die Fakulteit waaraan ŉ departement met ŉ uitvoerende hoofde gekoppel is, daaraan ŉ dissiplines/afdelings met ŉ Dissipline hoof en daaraan Sentrums/Eenhede.

4.

Buite entiteite Buite entiteite (byvoorbeeld WAT, USD-ED, ASNAPP) rapporteer aan die betrokke bedryfshoof. Die status quo word dus gehandhaaf.

5.

Onderhoud van die struktuur Die Senior Direkteur: Finansies en Batebestuur hou die OE kode struktuur in stand en stel verandering voor na oorleg met geaffekteerde omgewings, byvoorbeeld Menslike Hulpbronne, Finansies, Fakulteite, ens. OE struktuur aanpassings word deur die Finansies komitee evalueer en dan aanbeveel aan die RBS. Alle wysigings moet ondersteun word met ŉ gedokumenteerde motivering.

Kontak afdeling: Finansiële- en Bestuurstelsels

157

OE KONTROLE LYS tydens samesmelting of ontbinding van ŉ Organisatoriese Eenheid Verantwoordelike Aspek Aksie afdeling Fakulteit Sentrale Rekenaarstelsel Alle gebruikers van die Sentrale Rekenaarstelsel moet onaktief gemaak word indien hul die US se diens verlaat of oorgedra word na die nuwe omgewing indien ŉ samesmelting plaasvind. Kontak afdeling: Finansiële en Bestuurstelsels Kostepunte: Alle aktiewe kostepunte van die omgewing moet sluit of FFB184P oorgedra word na die nuwe omgewing. Indien die (KP opsomming) kostepunte sluit moet die kostepunt se saldo nul wees. Die FFB280P balans van die kostepunt moet oorgedra word na ŉ ander (KP opsomming per OE) kostepunt. Verwys na die finansiële beleid insake die afsluit van kostepunte. Kontak afdeling: Finansiële en Bestuurstelsels Verpligtings: Alle uitstaande verpligtings moet opgevolg en afgehandel word. Kontak afdeling: Finansiële en Bestuurstelsels EAS656P (Verpligting opsomming) Uitstaande debiteure: Alle uitstaande debiteure moet afgehandel word. Kontak afdeling: Debiteure FDB610B (Uitstaande skuld per OE) Bateregister: Stel Fondsebestuur in kennis watter lokale nie meer die EBR001P verantwoordelikheid van die omgewing is nie sodat dit (Bates per lokaal) onaktief gemaak kan word. Laat skep nuwe lokale indien nodig. Kontak afdeling: Fondsebestuur Voorgraadse modules en Stel Studenterekords in kennis indien voorgraadse modules nagraadse hoofstudieen nagraadse hoofstudierigtings/submodules moet skuif. rigtings/ submodules Finansies Sentrale Rekenaarstelsel Maak aantekenkodes ten opsigte van Sentrale Rekenaarstelsel onaktief of skuif na nuwe omgewing. Kostepunte Sluit alle kostepunte af of skuif na nuwe omgewing.

Studenterekords Menslike Hulpbronne

Uitstaande debiteure

Kontroleer dat alle uitstaande debiteure afgehandel is.

Bateregister

Maak “OE-kode, gebou, lokaal, verantwoordelike persoon kombinasies” onaktief en skep nuwe kombinasies indien nodig. Skuif voorgraadse modules en nagraadse hoofstudierigtings/submodules indien nodig. Skuif aanstellings en sluit poste af indien nodig.

Verantwoordelike persoon Fakulteitsbestuurder/ Omgewingshoof

Afhandelingsdatum

Fakulteitsbestuurder/ Omgewingshoof

Fakulteitsbestuurder/ Omgewingshoof Fakulteitsbestuurder/ Omgewingshoof Fakulteitsbestuurder/ Omgewingshoof

Fakulteitsbestuurder/ Omgewingshoof Finansiële en Bestuurstelsels Finansiële en Bestuurstelsel Finansiële en Bestuurstelsel Fondsebestuur

158

11. BELEID VIR DIE NAAMGEWING EN VERNOEMING VAN GEBOUE, LOKALE EN ANDER FASILITEITE/PERSELE Beleidnommer: Soos goedgekeur op die Raadsvergadering van 13 September 2010 1.

INLEIDING Die vernoeming van universiteitseiendom is ŉ wêreldwye verskynsel, ter ere van persone, maatskappye, stigtings, ens. wat op een of ander manier ŉ besondere bydrae tot die universiteit, in monetêre terme en andersins, die land, die mensdom of ŉ vakgebied gemaak het. Sommige van die name word spontaan gegee, soos dikwels in die geval by studentehuisvesting. Die aard en omvang van fasiliteite wat vernoem kan word, is wyd uiteenlopend en van ŉ groot omvang, byvoorbeeld geboublokke, lesingsale, seminaarkamers, laboratoriums, raadsale, voorportale, sportvelde, strate, paviljoene, ingange, ens. Dit is onmoontlik om vir alle moontlike gevalle en kontekste – veral dié wat nog in die toekoms lê – voorsiening te maak. Geboue, lokale en ander fasiliteite/persele se name kan net verander of vernoem word indien die riglyne in hierdie beleid gevolg word.

2.

DOEL Hierdie beleid maak voorsiening vir:  ŉ stel algemene riglyne wat as ŉ breë raamwerk vir besluitneming vir die toekenning van naamregte kan dien;  gemeenskapsdeelname ten opsigte van die vernoeming van geboue, lokale en ander fasiliteite/persele (waar doenlik en gepas);  die erkenning dat name van geboue, lokale en ander fasiliteite/persele onder uitsonderlike omstandighede hersien sou kon word, soos byvoorbeeld op sterkte van beplande verskuiwings, herinrigtings en opgraderings van fasiliteite om ander departemente te vestig ingevolge die Basis Meesterplan;  die verkryging van kundige insette; en  die aanstelling van ŉ Komitee vir die Naamgewing en Vernoeming van Geboue, Lokale en Ander Fasiliteite/Persele om die Rektor se Bestuurspan (RBS) te adviseer.

3.

RIGLYNE 3.1

Die Universiteit Stellenbosch (US) is deel van ŉ groter gemeenskap. Vernoeming van veral geboue vind dus nie in isolasie van hierdie gemeenskap plaas nie.

3.2

Vernoeming van geboue, lokale en ander fasiliteite/persele moet altyd gedoen word met die veronderstelling dat dit, sover moontlik, tydloos sal wees. Dit impliseer dat alle name ná ’n redelike tydsverloop van sê tien jaar nog betekenis sal hê en dat die besluit dan nog steeds sinvol en verantwoordbaar sal wees.

3.3

Transformasie-inisiatiewe moet nie deur die beleid aan bande gelê word nie.

3.4

Geboue moet sover moontlik beskrywende of funksionele name hê om aanwysings te vergemaklik, byvoorbeeld Natuurwetenskappegebou.

3.5

Vernoeming na persone dra ŉ bepaalde risiko en moet met groot omsigtigheid hanteer word.

3.6

Vernoeming na maatskappye of kommersiële produkte moet ook met groot omsigtigheid hanteer word sodat die gebruik daarvan nie reputasie- of beeldrisiko’s vir US inhou nie.

3.7

Indien die gebou na ’n persoon, maatskappy of produk vernoem word, sal die gebou se naam tipies bestaan uit ’n primêre gedeelte (vernoemde naam) en ’n gepaardgaande sekondêre gedeelte (wat die aanwending daarvan aandui).

3.8

Indien ’n voorstel gemaak word om ’n gebou na ’n spesifieke persoon te vernoem, moet daardie persoon se lewe, werk en/of aktiwiteite van so aard gewees het dat dit die kernwaardes van die US beklemtoon.

3.9

Geboue, lokale en ander fasiliteite/persele kan na maatskappye, besighede of produkte vernoem word indien die betrokke besigheid se geskiedenis en aktiwiteite nie teenstrydig is met die kernwaardes en die visie van die US nie. Wanneer geboue en fasiliteite na besighede vernoem word, moet die konteks 159

waarin die betrokke besigheid se naam in die publiek gebruik word, in ag geneem word. Indien die naam van ŉ besigheid waarna ’n gebou of fasiliteit vernoem is, verander, sal die naam van die gebou of fasiliteit nie verander nie, tensy die RBS besluit dat die naam verander moet word. 3.10 Elke versoek of voorstel vir vernoeming moet op die meriete daarvan beoordeel word en nie slegs op grond daarvan dat die finansiële bydrae ŉ spesifieke voorafbepaalde behoefte bevredig nie. 3.11. Wanneer donasies/borgskappe aan die US gemaak word, sal vernoeming van ’n gebou of fasiliteit na die betrokke donateur slegs oorweeg word indien die donasie/borgskap: 3.11.1

in die geval van ’n nuwe gebou of fasiliteit tot minstens 50% van die kostes vir oprigting van die gebou of fasiliteit bydra. Die vernoeming na ŉ donateur/borg van ’n nuwe gebou of fasiliteit, waar ’n groot deel van die koste deur die staat gesubsidieer word, sal per spesifieke geval hanteer word, maar die grootte van die bydrae deur die donateur/borg sal steeds ’n bepalende rol speel; en

3.11.2

in die geval van ’n aanbouing of ’n groot herinrigting van ’n gebou of fasiliteit aan minstens 50% van die koste van die betrokke herinrigting/aanbouing gelykstaande is. By bepaling van die vlak van die bydrae om ’n vernoeming te regverdig, moet in gedagte gehou word dat ’n aanbouing en/of herinrigting gewoonlik goedkoper is as om ’n fasiliteit van nuuts af op te rig.

3.12 Geboue, lokale en ander fasiliteite/persele se name kan net verander word indien die bedryfsprosedure wat uit die beleid voortspruit, gevolg word. 3.13 Vernoemings moet ’n volledige konsultasieroete volg. 3.14 Indien daar ŉ behoefte is om die bewoording van ŉ bestaande plakket in die voorportaal van ŉ gebou te verander of ŉ nuwe plakket aan te bring, moet die betrokke bewoording sover moontlik beperk word tot die geskiedenis en/of gebruik van die gebou en nie bewoording bevat wat vir enige persoon/groep aanstootlik van aard kan wees nie. Die bewoording mag ook nie van so ’n aard wees dat dit op blatante bevordering of bemarking sal neerkom nie. 3.15 Die uitdruklike voorwaarde is dat die US die reg voorbehou om die name van enige US-geboue, lokale en ander fasiliteite/persele te eniger tyd te heroorweeg, en dat, ná verloop van tien jaar ná die naamgewing van ŉ spesifieke gebou, die naam van daardie gebou heroorweeg moet word. 3.16 Name word, sover prakties moontlik, in Afrikaans, Engels en isiXhosa vertoon. 3.17 ‘n Volledige bedryfsprosedure moet vir die uitvoering van die beleid opgestel en deur die RBS goedgekeur word. 3.18 Die RBS stel ŉ kundige komitee aan om hom oor naamgewing te adviseer. Die komitee het verder die reg tot koöptering van spesifieke kundigheid, na gelang van die betrokke geval, soos historici, regsgeleerdes en die breër gemeenskap. 3.19 Die afhandelingsbevoegdheid vir die vernoeming van lokale, voorportale, lesingsale, seminaarkamers, sportvelde, ens. word na die Rektor gedelegeer, maar vir die vernoeming van geboue word afhandelingsbevoegdheid na die Uitvoerende Komitee van die Raad gedelegeer.

160

12.

BELEID VIR DIE OPRIGTING VAN REGSENTITEITE EN/OF TRUSTS WAARIN DIE US ‘N BELANG HET OF WAARBY DIE US OP ENIGE WYSE BETROKKE IS

Bestek: Die beleid verskaf die proses wat gevolg moet word ten einde goedkeuring te verkry vir die oprigting van ŉ regsentiteit of ’n trust waarin die US ŉ belang het of waarby die US op enige wyse betrokke is, sowel as riglyne vir die inligting wat verskaf moet word, ten einde die versoek te kan oorweeg. Beleid: Proses: Alle versoeke vir die oprigting van ŉ regsentiteit of ’n trust waarin die US ŉ belang het of waarby die US op enige wyse betrokke is, moet aan die Direkteur: Finansiële Beplanning en Batebestuur gestuur word en wel in die formaat soos hieronder voorgeskryf. Die versoek word dan voorgelê aan die Finansieskomitee vir oorweging en aanbeveling aan die Rektor se Bestuurspan (RBS). Formaat en inligting: Alle aansoeke moet in formaat wees wat tipies die volgende elemente dek: 1.

Die naam van die bepaalde regsentiteit/trust en die rede vir die benaming.

2.

ŉ Kort bestuursopsomming wat die volgende uiteensit:  die motivering vir die oprigting van die regsentiteit/trust.  die wyse waarop hierdie regsentiteit/trust die vyf punt visiestelling en strategiese prioriteite en doelwitte van die universiteit sal bevorder.  wie is verantwoordelik vir die finansiële boekhouding van die regsentiteit/trust.  die redes waarom die bepaalde tipe entiteit verkies word.

3.

ŉ Deeglike lewensvatbaarheidstudie wat fokus op:  markrealiteite  tegnologie ter sprake (indien nodig)  die finansiële lewensvatbaarheid (wat by wyse van bylaes, ondersteun moet wees met geprojekteerde state van inkomstestrome en uitgawes)

4.

ŉ Sakeplan met meetbare doelwitte, en toegedeelde verantwoordelikhede/ aanspreeklikhede wat duidelik aantoon hoe die beplande regsentiteit/trust bestuur sal word.

5.

ŉ Aanduiding van die sleutelrisiko’s waaraan die betrokke regsentiteit/trust blootgestel is, met die gepaardgaande verantwoordelikheid vir beheer en bestuur waarvolgens die risiko’s aangespreek sal word.

6.

In terme van beleid:  Word daar voldoen word aan die Finansiële Beleid, die beleide van Afdeling Menslike Hulpbronne, die Navorsingsbeleid, die Intellektuele Eiendom Beleid en enige ander toepaslike beleide van die US.  Is die beleide van die US van toepassing op die regsentiteit/trust.

Die Finansieskomitee besluit of die versoek aanbeveel word na die RBS vir finale goedkeuring. Geen regsentiteit/trust waarin die US ŉ belang het of waarby die US betrokke is mag gestig word sonder die goedkeuring van die RBS nie. Kontak afdeling: Finansiële Dienste

Finansiële Beleid Goedgekeur deur US Raad: 04 Mei 2009

Opdateer: 2012/10/25

161

UNIVERSITEIT STELLENBOSCH FINANSIËLE BELEID. Inleiding. 1. Begroting 1.1 Begroting vir Kapitaalitems en kapitaalwerke

Recommend Stories

Story Transcript

Get in touch

Social