U.T.A. FACULTAD DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PRÁCTICAS DE CONTABILIDAD

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CPA Dr. José Villacís Yank

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CAJA ARQUEO DE CAJA Principales fuentes de ingreso y egreso del efectivo Los conceptos más comunes por los cuales se debita o ingresa la cuenta Caja, son:

• Venta de mercaderías y/o servicios al contado • Cobro o efectivización de cuentas pendientes • Ventas de activos al contado • Recepción de rentas (donaciones, arriendos, etc.) al contado • Otras que denoten ingreso de fondos

El concepto más común por el cual se acredita o egresa esta cuenta es el depósito bancario.

Control interno sobre el efectivo Los objetivos de un eficaz sistema de control interno sobre el efectivo se pueden resumir en dos:

1. Salvaguardar el efectivo 2. Lograr una contabilidad más precisa

Para alcanzar estos objetivos, se deben dictar políticas empresariales que determinen por escrito los procedimientos de recaudación, custodia y desembolsos del efectivo, así:

• Segregar las funciones financieras, especialmente las que se refieren a la recaudación del efectivo y al registro contable. • Conseguir que el efectivo recaudado durante el día sea depositado, a más tardar, el siguiente día, en forma intacta. • Exigir que todo desembolso se haga a través de cheque girado a nombre del beneficiario, y para el libramiento, consten por lo menos la firma de dos funcionarios autorizados.

Arqueo de Caja.- Es un examen especial que se hace con el fin de:

• Verificar la idoneidad de los registros contables. PRÁCTICAS DE CONTABILIDAD

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• Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.

Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja Chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro.

Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prácticas de auditoria y, por lo tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficientes conocimientos de la materia.

Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y/o civiles.

Las condiciones para que este examen sea idóneo son: • Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso • El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral • El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja 1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo. 2. Solicitar la presencia del custodio de la caja y del delegado contable y/o de auditoria. 3. Clasificar el dinero en monedas, billetes y cheques. 4. Desglosar los comprobantes de pago, si hubiesen, incluidos la fecha de pago, el concepto, la autorización y el valor correspondiente. 5. Realizar una suma total de estos valores (efectivos y comprobantes). 6. Efectuar una comparación entre el saldo verificado y el saldo registrado por contabilidad; establecer diferencias en más o en menos, si las hubiese. 7. Preparar el Acta de arqueo, en donde se dejará constancia de las novedades presentadas. Esta será de conocimiento de las autoridades de la empresa, quienes dispondrán las medidas correctivas del caso, en el supuesto de que no se hubiesen manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios.

El acta deberá contener al menos los siguientes datos: • Fecha y hora en que se inicia y termina el arqueo PRÁCTICAS DE CONTABILIDAD

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• Determinación del alcance del examen • Detalle de los documentos y valores encontrados o presentados • Establecimiento de cualquier diferencia, si la hubiese • Declaración de conformidad y firmas de legalización

Ejemplo:

1.- El 22 de mayo de 200X se decide realizar el arqueo de caja en la empresa Éxito Total. Los resultados y novedades son: • Dinero encontrado

MONEDA FRACCIONARIA

CHEQUES

80 de $0,25

$20,00

1 Bco. Pichincha

$148,00

53 de $0,50

$26,50

1 Bco. Pacífico

$250,00

BILLETES 4 de $100,00

$400,00

50 de $5,00

$250,00

Saldo contable y ventas del día, no contabilizadas aún:

Saldo, según certificación adjunta Ventas entre 8h00 y 12h00 del 22 mayo/0X Saldo contable actual

$610,00 490.00 1.100.00

Novedades comunicadas a la Gerencia, que afectarán los registros contables: 1 billete de $5.00 falsificado. 1 cheque de $250.00 del Banco del Pacífico posfechado para ser cobrado el 30 de junio/200X

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Faltante establecido, así: Valores encontrados

1.094,50

Saldo contable actual

1.100,00

Faltante

5.50

Elaborar el Acta de Arqueo de Caja:

Registrar en el Libro diario las novedades encontradas:

============================================================== Arqueo de Caja 2.- Los siguientes datos corresponden a los valores encontrados en la caja de la empresa XXX manejada por el cajero señor Patricio López. Rubro examinado: Custodio: Día y hora:

Caja Patricio López junio 8 del 200X a las 17h30 Cantidad

Valores encontrados

Denominación

Fraccionario

70 monedas 25 monedas

25 ctvs. 50 ctvs.

Billetes

35 billetes 16 billetes 20 billetes 6 billetes 5 billetes

100,00 50,00 10,00 5,00 1,00

Cta. 2032 Cta. 2045

215,00 435,00

Cheques: Banco del Pichincha Banco del Austro Comprobantes: Pago luz Pago IESS

Saldo contabilizado al terminar el 7-06-200X Recaudaciones del día no contabilizadas: Por ventas Por cobranzas a clientes Otras recaudaciones: servicios prestados

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Total

35,00 15,00 300,00 4.550,00 345,00 120,00

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Notas: •

Entre los billetes de 5,00 se encontró un billete falso. Puesto que éste fue recibido por probada negligencia del custodio se le cargará a su cuenta y será deducido de su próxima remuneración. Entre los billetes de 1,00 se encontró uno destruido, la empresa asume esta pérdida.

•

La política interna sobre faltantes establece una multa al custodio por un equivalente al 10% sobre el valor total del faltante, el cual será descontado en la quincena inmediata.

•

En caso de sobrantes, se registrará provisionalmente como ingresos por aclarar hasta detectar la razón del excedente.

•

El cheque del Banco del Austro por $435,00 está posfechado, por tanto será reclasificado.

Se requiere: •

Elaborar el acta de arqueo de caja.

•

Registrar los ingresos y pagos del día y las novedades según acta de arqueo hasta determinar el nuevo saldo contable de caja.

•

Determinar las diferencias existentes (si hubiera), y aplicar las políticas de la empresa.

============================================================== Arqueo de Caja 3.- Con los siguientes datos, elabore el Libro de Caja para el día 2 de septiembre del 200X y su respectivo Arqueo de Caja, para la Empresa “Precio Justo”. Saldo anterior

50

Sr. Juan Zambrano, abona a la factura # 715

300

Srta. Luisa Guerrero, abona a la factura # 697

200

Almacén El Regalón, cancela la factura # 648

450

Comercial Arenas S.A., abona a la factura # 48

700

Ventas del día, según facturas No. 821 a la 837

5.080

Distribuidora Granizo, se cancela la factura # 694

1.000

Banco Bolivariano, depósito # 172348 en nuestra Cta. Cte.

600

Banco Pichincha, depósito # 172348 en nuestra Cta. Cte.

500

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EEASA, pago consumo de luz por agosto/200X

40

Papelería Paco, compra de papel, marcadores, etc. Según F/17

60

Al cierre del día, se verifica el saldo de Caja, dando los siguientes valores: En dinero efectivo el 50%, compuesto de la siguiente manera: • • • •

en billetes de $100 el 60% en billetes de $50 el 20% en billetes de $5 el 15% en monedas de $0,50 el saldo

En cheques y documentos, el restante 50% compuesto de la siguiente manera: • • • •

en cheque local del Produbanco No. 27387 el 5%, del Sr. Pablo Pástor en cheque local del Produbanco No. 394718 el 15%, de la Srta. Ximena Moncayo el cheque local del Banco del Pacífico No. 937516 el 25%, del Sr. Cristian Rivadeneira el saldo un recibo entregado y autorizado por la gerencia

Además, contabilice con sobrante de caja de $2 y con faltante de caja de $1, respectivamente.

============================================================== Arqueo de Caja 4.- Los siguientes datos corresponden a los valores presentados en arqueo de caja de la empresa CASH manejada por el cajero señor Iván Donoso, el 31 de agosto del 200X siendo las 15h30, al señor Rodrigo Sunta delegado de la gerencia: Dinero: 55 monedas de $0,25, 25 monedas de $0,50, 43 billetes de $100, 16 billetes de $50, 20 billetes de $10, 16 billetes de $5, 25 billetes $1 Cheque # 45763 del Banco de Guayaquil por $852,00 para el 31 de agosto/200X; cheque del Banco MM Jaramillo # 004589 por $143,00 para el 31 de octubre/200X; cheque del Banco Sudamericano # 000012 por $323,00 para el 26 de agosto/2006 Recibo por pago de movilización del gerente por $25,00; factura # 455 por pago de combustible del camión de la empresa por $100,00; recibo de pago por donación a Casa de Oración por $50,00; vale de caja por anticipo a sueldo del bodeguero por $150,00. Todos los egresos han sido autorizados por el gerente, a excepción del anticipo a sueldo.

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Notas: •

Entre los billetes de 5,00 se encontraron un billete falso y uno deteriorado. La empresa asume el un billete.

•

La política interna sobre faltantes establece una multa al custodio por un equivalente al 10% sobre el valor total del faltante, el cual será descontado en la quincena inmediata.

•

En caso de sobrantes, se registrará provisionalmente como ingresos por aclarar hasta detectar la razón del excedente.

Se requiere: •

Elaborar el acta de arqueo de caja finalizado a las 16h15 y tomando en consideración que el saldo contable anterior fue de $3.421,45 y las ventas del día fueron de $5.425,80

•

Registrar contablemente los ingresos y pagos del día y las novedades según acta de arqueo hasta determinar el nuevo saldo contable de caja.

•

Determinar las diferencias existentes (si hubiera), y aplicar las políticas de la empresa.

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