DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACION DE PRODUCTO DESDE FINCAS PROVEEDORAS DE FLOR A LA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL SUNSHINE BOUQUET LTDA.

VIVIAN PAOLA HERNÁNDEZ GONZÁLEZ

PROYECTO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE INGENIERO DE PRODUCCIÓN AGROINDUSTRIAL

Director JAIME ROLDAN PARRA Especialista en Aseguramiento de calidad

UNIVERSIDAD DE LA SABANA FACULTAD DE INGENIERÍA PROGRAMA DE PRODUCCIÓN AGROINDUSTRIAL BOGOTÁ D.C. 2006

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NOTA DE APROBACIÓN Bogotá, 11 de Agosto de 2006

Señores UNIVERSIDAD DE LA SABANA Ciudad

Respetados señores: La presente es para aprobar la información de 64 páginas más anexos aquí presentada por Vivian Paola Hernández, estudiante que se encuentra realizando su proyecto de tesis “DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACION DE PRODUCTO DESDE FINCAS PROVEEDORAS DE FLOR A LA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL SUNSHINE BOUQUET LTDA.” para optar al título de Ingeniera de Producción Agroindustrial de la Universidad de La Sabana. Atentamente,

____________________ V.B. Asesor Carlos López

_______________________ V.B. Director Jaime Roldán

___________________________________ Vivian Paola Hernández González Código: 9910699

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CARTA DE CONFIDENCIALIDAD Bogotá, 11 de Agosto de 2006

Señores UNIVERSIDAD DE LA SABANA Ciudad

Respetados señores: La presente es para pedir la confidencialidad de la información presentada en el presente proyecto de tesis titulado “DISEÑO E IMPLEMENTACION DE UN PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACION DE PRODUCTO DESDE FINCAS PROVEEDORAS DE FLOR A LA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL SUNSHINE BOUQUET LTDA.” Presentado por Vivian Paola Hernández González Código 9910699 para optar al título de Ingeniera de Producción Agroindustrial de la Universidad de La Sabana. Atentamente,

_________________________________________________ V.B. Asesor Carlos López

______________________________________________ Vivian Paola Hernández González Código: 9910699

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CONTENIDO AGRADECIMIENTOS INTRODUCCIÓN GLOSARIO LISTADO DE ANEXOS, TABLAS Y GRÀFICOS 1. JUSTIFICACIÓN Y ANTECEDENTES 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA 3.1. PRODUCCIÓN DE FLORES EN COLOMBIA 3.1.1. UBICACIÓN GENERAL DE LA FLORICULTURA COLOMBIANA 3.1.2. LA FLORICULTURA COLOMBIANA EN CIFRAS 3.1.3. IMPACTOS SOCIOLABORALES DE LA FLORICULTURA 3.1.4. IMPACTOS EN LA VIDA DE LAS TRABAJADORAS Y TRABAJADORES 3.1.5. EFECTOS AMBIENTALES DE LA FLORICULTURA EN COLOMBIA 3.1.5.1. EFECTOS SOBRE EL AGUA (SUPERFICIAL Y SUBTERRÁNEA) 3.1.5.2. EFECTOS SOBRE LA CALIDAD DEL AGUA 3.2. GENERALIDADES DE SISTEMAS DE CALIDAD 3.2.1. ¿POR QUÉ TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD? 3.2.2. ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS 3.3. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 3.3.1. MAPA DE PROCESOS 3.3.2. ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGC 3.3.2.1. ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE CADA PROCEDIMIENTO

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INSTRUCTIVO DE TRABAJO DESCRIPCIÓN DE LA ESTRUCTURA PARA EL LEVANTAMIENTO DE PROCESOS 3.4. SOBRE EL PROCESO PRODUCTIVO DE C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA 3.5. SOBRE LA CALIDAD 3.5.1. ÁREA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN FINCAS: 3.5.2. ÁREA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD 3.6. ACERCA DEL PROCESO DE CERTIFICACION 3.6.1. CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO

3.3.2.2.

• 4. DIAGNÓSTICO INICIAL 4.1. DEFINICIÓN DE INDICADORES 4.1.1. INDICADOR 1. PORCENTAJE DE DEVOLUCIÓN HISTÓRICO: • 4.1.2. INDICADOR 2. PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN DEL CULTIVO

EN EL INGRESO

DEL TOTAL DEL PRODUCTO

• 4.1.3. INDICADOR 3. PERIODICIDAD EN LA ENTREGA DE FLOR A LA COMPAÑÍA

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•

4.1.4. INDICADOR 4. FACA 027. LISTAS DE CHEQUEO DE CALIDAD EVALUADAS POR LOS JEFES DE CALIDAD 4.1.4.1. MANIPULACIÓN CORRECTA DE LA FLOR 4.1.4.2. CORRECTA HIDRATACIÓN 4.1.4.3. BUEN MANEJO DE LA CADENA DE FRÍO 4.1.4.4. PARÁMETROS DE CALIDAD ACORDES CON LAS EXIGENCIAS DE LA COMPAÑÍA 4.2. ESTRATIFICACIÓN DE CULTIVOS 4.2.1. ALTO 4.2.2. MEDIO 4.2.3. BAJO 4.2.4. LOTES CERTIFICADOS 4.3. AUXILIARES DE CALIDAD DE FINCAS CERTIFICADAS 5. PLAN DE CAPACITACIÓN 5.1. EN LA FINCA PROVEEDORA 5.1.1. PARÁMETROS DE CALIDAD POR PRODUCTO 5.1.2. MANIPULACIÓN E HIDRATACIÓN 5.1.3. CREACIÓN DE REGISTROS DE CAPACITACIÓN 5.2. EN C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA 5.2.1. PACA 004. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO 5.2.2. LISTADO DE PROVEEDORES CERTIFICADOS 5.2.3. REGISTROS DE CAPACITACIÓN 6. CREACIÓN DE INDICADORES DE SEGUIMIENTO A PRODUCTO CERTIFICADO 6.1. INDICADOR 1. FACA025. FORMATO DE SEGUIMIENTO DE UTILIZACIÓN DE PRODUCTO CERTIFICADO 6.2. INDICADOR 2. INFORME DE VISITA A FINCA 6.2.1. PUNTO DE CORTE 6.2.2. TAMAÑO DE CABEZA 6.2.3. FOLLAJE Y TALLO 6.2.4. SANIDAD 6.2.5. HIDRATACIÓN 6.2.6. EMPAQUE 6.2.7. TRANSPORTE 6.2.8. MALTRATO 6.3. INDICADOR 3. CUADRO DE SEGUIMIENTO A CULTIVOS CERTIFICADOS CON PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN 6.4. INDICADOR 4. FACA 063. REGISTRO DE DEVOLUCIONES DE PRODUCTO CERTIFICADO EN PRODUCCIÓN EVALUACIÓN DE MALTRATOS DIARIOS 6.5. INDICADOR 5. 6.6. INDICADOR 6. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTO CERTIFICADO REPORTE DE CALIDAD DE ESTADOS UNIDOS 6.7. INDICADOR 7.

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6.8. INDICADOR 8. LISTADO DE CULTIVOS Y TIPO DE CERTIFICACIÓN 7. SELLO DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA 7.1. CREACIÓN DE SELLO DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE FLOR 7.2. PÉRDIDA Y NUEVA ADQUISICIÓN DE LA CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO 7.2.1. PREINSPECCIÓN 7.2.1.1. NO CONFORMIDAD DELIMITADA 7.2.2. PRODUCCIÓN 8. DOCUMENTACIÓN 8.1. DOCUMENTACIÓN PARA LA FINCA CERTIFICADA 8.1.1. PARÁMETROS DE CALIDAD POR PRODUCTO 8.1.2. PARÁMETROS ADICIONALES DEL PRODUCTO 8.1.3. DIAGRAMAS DE EMPAQUE 8.1.4. REGISTROS DE VISITA 8.1.4.1. INFORME DE VISITA 8.1.4.2. FACA026. FORMATO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DE HIDRATACIÓN

9.

EN FINCAS CERTIFICADAS 8.1.4.3. DOCUMENTOS DE DEVOLUCIONES Y CAUSAS 8.1.4.4. REGISTROS DE CAPACITACIÓN 8.2. DOCUMENTACIÓN PARA C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA 8.2.1. PACA004. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO DESDE FINCAS PROVEEDORAS 8.2.2. ARCHIVO POR CULTIVO 8.2.2.1. REGISTRO DE HIDRATACIÓN 8.2.2.2. REGISTRO DIARIO DE PRODUCTOS CERTIFICADOS 8.2.2.3. INFORME DE VISITA Y LISTAS DE CHEQUEO DE CALIDAD ANÁLISIS DE COSTOS 9.1. COSTOS DE PÉRDIDA DE FLOR POR EXCESOS EN LA MANIPULACIÓN 9.2. COSTOS DE MANO DE OBRA 9.2.1. ALSTROEMERIA 9.2.2. FILLERS 9.2.3. FOCALES 9.2.3.1. FOCALES EN HIDRATACIÓN 9.2.3.2. FOCALES EN SECO 9.2.4. POMPÓN 9.2.5. ROSA 9.2.6. SPRAY ROSES 9.2.7. VERDES 9.2.7.1. FOCALES EN HIDRATACIÓN 9.2.7.2. FOCALES EN SECO 9.3. JUSTO A TIEMPO 9.4. COSTOS DE HIDRATACIÓN DE PRODUCTO

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9.5. COSTOS DE NO CALIDAD POR REPROCESOS EN SUNSHINE BOUQUET COMPANY CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ANEXOS BIBLIOGRAFÍA

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AGRADECIMIENTOS A mis padres por darme la posibilidad de estudiar, a C.I. Sunshine Bouquet Ltda., Aldemar calzada y Carlos López por permitirme aprender y aportarle a esta Compañía, a Jaime Roldán por el apoyo para terminar el proyecto con éxito y a ti, por estar siempre ahí…

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GLOSARIO •

AUXILIAR: Ayudante de supervisión que refuerza la labor de revisión y verificación de las labores de su respectiva área.

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BOUQUET: Arreglo de dos o más tipos de flores en un mismo ramo, elaborado de forma especial en cuanto a organización de los tallos en el arreglo, adornado con envoltorio o capuchón decorado en muchos casos para obsequios o decoración.

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BOTRITYS (Botritys Cinerea): Hongo que se manifiesta en flores en forma de puntos de diferentes tonalidades en las flores, en estado avanzado se presenta como una pudrición acuosa y/o micelio de textura algodonosa de color gris.

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CERTIFICACIÓN DE LOTE: Lote de producto de cualquier especie que ingresa a la Compañía y luego de ser inspeccionado, el producto del lote cumple con los parámetros establecidos para ser certificado y no pasar por el proceso de Clasificación de la empresa.

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CERTIFICACIÓN DE FINCA: Finca cuyo producto históricamente ha cumplido con los parámetros exigidos por la compañía y según los indicadores establecidos para determinar Fincas certificadas, su producto puede no ser clasificado en el área establecida y pasar directamente a Producción, previa Inspección en el área de Recepción de flor por parte del personal de Calidad encargado.

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ETILENO: Etileno es una hormona natural de las plantas. Afecta el crecimiento, desarrollo, maduración y envejecimiento de todas las plantas. Normalmente es producido en cantidades pequeñas por la mayoría de las frutas y vegetales. Muchas frutas producen grandes cantidades de etileno y resulta en una maduración uniforme cuando es expuesta a una fuente externa de etileno. Este puede ser muy dañino para muchas frutas, vegetales, flores y plantas ya que acelera el proceso de envejecimiento, disminuyendo así la calidad del producto y duración. El grado de daño depende de la concentración de etileno, tiempo que ha sido expuesto y temperatura del producto.

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FLOR NACIONAL: Término utilizado en el sector exportado de flores para definir el producto que no cumple con los estándares para exportación y es vendida a mercados nacionales o picada para compostaje.

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FOCAL: Esta flor es generalmente, la de mayor costo del Bouquet y es llamada focal porque llama la atención principal en el ramo armado, se ubica un poco más arriba de las demás flores.

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FILLERS: Esta flor le da volumen al ramo, es un tallo con bastantes flores pequeñas que llenan el Bouquet.

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STS: Tiosulfato de Plata logrado a partir de la reacción de Nitrato de Plata y Tiosulfato de Sodio utilizado en solución para permitir a las flores cortadas que son sensibles al gas etileno interno o externo, absorber el ión Plata que inhibe el efecto del gas e influye directamente en la rápida madurez o senescencia de la flor. Este tratamiento aumenta la vida útil del producto en algunas ocasiones hasta el doble de lo registrado sin tratar

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PORCENTAJE DIARIO DE MALTRATO: indicador con el cual se mide, por área de trabajo, la cantidad de flor que por manejo o mala clasificación, no puede ser exportada y es considerada como flor nacional.

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PROBLEMAS FITOSANITARIOS: Problemas de calidad que involucran la presencia de Plagas y/o enfermedades características de cada especie.

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PRODUCTOS DE DIVERSIFICACIÓN: Productos innovadores diferentes a los comunes como lo son pompones, alstroemerias, claveles, rosas y follajes de alto costo por tallo por su escasa disponibilidad y diferenciación en el mercado.

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PRODUCTO CERTIFICADO: Producto de una Finca o un lote certificado que cumple con los parámetros de calidad establecidos por la compañía para cada especie.

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INTRODUCCIÓN Con el paso del tiempo, se ha incrementado la demanda Estadounidense por los productos florícolas terminados, lo que ha despertado el interés de muchas empresas del sector por estos productos, ofreciendo altos niveles de calidad y compromiso. De esta forma, COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL SUNSHINE BOUQUET LTDA., se ha esforzado por la satisfacción de dicha demanda. Esta empresa ha tenido un crecimiento acelerado en todos los aspectos como son: instalaciones, personal administrativo y operativo, aumento de la capacidad de producción. Es por esto que se pretende mejorar los procesos para así asegurar a los clientes la plena satisfacción con los productos elaborados y de esta forma mantenerse en este mercado que cada vez es más competitivo en Calidad, oportunidad y Precio. Por esto, una de las razones principales para iniciar la implementación de un procedimiento para la Certificación de producto desde las fincas proveedoras de flor a la Comercializadora Internacional Sunshine Bouquet Ltda. es encontrar directamente desde el proveedor la satisfacción de los requerimientos de calidad del producto que se compra a terceros, evitando así los costos en los que se incurre en la clasificación de la flor, siendo esta innecesaria pues la flor cumple con los parámetros desde la fuente. La reducción de costos especialmente de mano de obra, de flor desechada por maltratos y bajas de flor a Mercado Nacional por manipulación excesiva del producto dentro del proceso productivo son los objetivos fundamentales de la implementación del proceso de Certificación de producto, asegurando la calidad del producto que ingresa a la compañía desde la fuente.

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LISTADO ANEXOS, TABLAS Y GRÁFICOS ANEXOS ANEXO 1. PACA002. Procedimiento de Inspección. ANEXO 2. Formato estándar de Fichas técnicas por producto. ANEXO 3. FACA027. Listas de chequeo de calidad en fincas proveedoras. ANEXO 4. PACA004. Procedimiento de Certificación de cultivos. ANEXO 5. FACA055. Registro de proveedores certificados. ANEXO 6. FACA025. Formato de seguimiento de utilización de producto certificado. ANEXO 7. Registro de visita a finca. ANEXO 8. Etiqueta de identificación de cajas de flor certificada en Inspección. ANEXO 9. Formato de Certificado de calidad de producto para fincas proveedoras. ANEXO 10. PCLS001. Procedimiento de clasificación de productos. ANEXO 11. PCLS001. Procedimiento de clasificación de productos. ANEXO 12. Diagrama de empaque flor para arreglos. ANEXO 13. FACA 026. Formato de registro de procedimientos de hidratación en fincas certificadas. ANEXO 14. Ejemplo de documento soporte de devolución de flor no conforme a cultivo. ANEXO 15. Formato de registro de capacitación. ANEXO 16. Capacitación personal de finca certificada en Claveles. ANEXO 17. Recomendaciones generales para el empaque de flor. ANEXO 18. FACA063. Registro de devoluciones de producto certificado en producción. TABLAS TABLA 1. Valor de exportaciones de flores colombianas cortadas (en Millones Dólares).

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TABLA 2. Porcentajes de devolución por proveedor inferiores al 10% del 1 de enero al 31 de julio de 2005. TABLA 3. Porcentajes de participación por proveedor y por producto superiores al 20% del 1 de enero al 31 de julio de 2005. TABLA 4. Proveedores con frecuencia alta en entrega de devoluciones del 1 de enero al 31 de julio de 2005. TABLA 5. Porcentaje de evaluación de listas de chequeo de calidad por jefes de calidad de fincas julio de 2005. TABLA 6. Tabla de proveedores para certificación con estratificación. TABLA 7. Listado de Fincas Certificadas actualizado a Abril de 2006. TABLA 8. Listado de Fincas de Certificación por lotes de producto actualizado a Abril de 2006. TABLA 9. Cuadro resumen de producto certificado y % participación semana 12 de 2005. TABLA 10. Resumen de devolución de producto certificado en el área de preparación de bouquet semana 12 de 2006. TABLA 11. Reporte diario de calidad de producto recibido en USA. TABLA 12. Datos de porcentajes de pérdidas de flor en el área de Clasificación y total de la compañía en volumen y precio año 2005 y Enero a Marzo de 2006. TABLA 13. Rendimientos en Tallos por hora según grupo de flor. TABLA 14. Registro ejemplo de información de producto certificado en Semana 30 de 2005 a C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. TABLA 15. Consolidado por grupo de producto en Número de operarios de clasificación ahorrados y costos de ahorro de Mano de obra TABLA 16. Volumen y costos de preparación de STS en C.I. Sunshine Bouquet Ltda a Julio de 2005 TABLA 17. Volumen y costos de preparación de STS en C.I. Sunshine Bouquet Ltda a Enero de 2006 GRÁFICOS GRAFICO 1. GRAFICO 2. GRAFICO 3. GRAFICO 4.

Pirámide de documentación del SGC. Encabezado de plantilla para registro de flor certificada. Consolidado de reportes de calidad por parámetro evaluado Tendencia de porcentaje de pérdidas de flor en el área de Clasificación Enero a Marzo año 2005 y 2006. GRAFICO 5. Tendencia de reprocesos por No calidad en producto despachado desde Colombia a Sunshine Bouquet Company Estados Unidos.

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CAPÍTULO 1

JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO Es evidente la actual preocupación de las empresas exportadoras en Colombia por la calidad de sus productos. La situación actual a nivel económico en términos de tratados económicos, el precio del petróleo que influye directamente en los fletes de los despachos, además de la situación cambiaria del peso respecto al Dólar, exigen de las empresas un nivel cada vez más alto de competitividad, optimizando los procesos y evaluando cada costo en el que se incurre, para reducirlo a su mínima expresión. Un factor decisivo para la Industria Nacional, específicamente en el sector floricultor, es la disminución de los costos de producción para llevar a cabo el propósito final de exportación de productos de calidad a un precio justo. Es por esto que es importante para la compañía realizar la implementación de un procedimiento para la Certificación de producto desde las fincas proveedoras de flor a C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA para generar mecanismos que permitan involucrar a los proveedores en la obtención de una mejor calidad del producto que se despacha hacia la empresa, cumpliendo con los parámetros establecidos para cada uno de ellos y a los trabajadores de la empresa para dar seguimiento al proceso de certificación ya que ellos son los primeros que ven la flor y ayudan a la retroalimentación de posibles situaciones de mejoramiento, lo que directamente ayuda a reducir los costos de clasificación de productos y otros costos directos e indirectos analizados en el presente documento y redunda en beneficios porque C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. se podrá mantener en el mercado como la empresa líder en elaboración de Bouquets que cumplen con las expectativas de los clientes con excelente calidad. En este momento, con el proyecto se busca certificar producto de fincas proveedoras desde la fuente para evitar reprocesos innecesarios a la flor y por consiguiente, manipulaciones y maltratos. El procedimiento inició con tres productos de la finca propia, que marcaron la pauta para el inicio de la certificación para las demás fincas. Al momento, se ha implementado el presente proyecto piloto con el que se han logrado excelentes resultados tanto en mano de obra, manipulación y maltratos de flor, costos de hidratación, entre otros ítems evaluados en el presente documento.

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CAPÍTULO 2

OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL ESTABLECER, DOCUMENTAR E IMPLEMENTAR UN PROCEDIMIENTO PARA LA CERTIFICACION DE PRODUCTO DESDE LA FINCA PROVEEDORA DE FLOR A LA COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL SUNSHINE BOUQUET LTDA.

2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS • •

• •

•

•

Realizar el diagnóstico inicial de los cultivos para determinar potenciales proveedores cuyo producto puede ser certificado. Analizar los costos en los que se incurre la Comercializadora Internacional Sunshine Bouquet Ltda. actualmente por la clasificación del producto que ingresa a la compañía y determinar el ahorro que se obtiene con el proceso de certificación de producto desde la finca proveedora. Diseñar un plan de capacitación para el personal tanto de las fincas proveedoras como de la Comercializadora Internacional Sunshine Bouquet Ltda. del manejo y demás parámetros de calidad del producto. Implementar indicadores de gestión con los cuales pueda medirse el cumplimiento de los procesos establecidos para la clasificación de los productos certificados desde la finca según las necesidades del cliente interno y externo. Diseñar un plan de acción para determinar acciones correctivas y preventivas y poder hacer un seguimiento de la efectividad y el cumplimiento de los procedimientos establecidos y parámetros que el producto debe traer desde la finca. Documentar todos los procedimientos establecidos tanto en la finca certificada como dentro de la empresa para continuar con la labor de certificación de calidad de producto directamente desde los cultivos proveedores.

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CAPÍTULO 3

REVISIÓN BIBLIOGRÁFICA 3.1. PRODUCCION DE FLORES EN COLOMBIA 3.1.1. UBICACIÓN GENERAL DE LA FLORICULTURA COLOMBIANA “Promover en el exterior el consumo de flores frescas cortadas se ha convertido en una prioridad para Colombia. Aunque existe una fuerte competencia, las flores colombianas ocupan un lugar destacado dentro de las preferencias de los exigentes consumidores internacionales por su alta calidad, colorido, belleza, tamaño y variedad. Cualidades que le permiten ocupar el prestigioso lugar de segundo exportador mundial, después de Holanda” En Colombia se tienen indicios de producción de flores desde la década del setenta. Desde entonces, ha crecido año tras año hasta convertirse en uno de los renglones mas importantes de la economía colombiana y en una actividad que distingue al país en los mercados internacionales, dado que aproximadamente un 95 % de la producción nacional es vendida en el exterior. Colombia es el segundo país exportador de flores en el mundo. El cultivo de flores se localiza geográficamente en Colombia en dos zonas principales. De acuerdo con la información del Instituto Colombiano Agropecuario (ICA), un 88,5% del área total con flores se encuentra en la Sabana de Bogotá y un 6,7% en el oriente antioqueño. El restante 4,8% se ubica en otros departamentos del país. En lo que respecta al total de hectáreas sembradas con flores, se encuentran diversos registros. Según la misma fuente de ICA (1997) el numero de las hectáreas cultivadas en la sabana (770 empresas).Para la Asociación Colombiana de Exportadores de flores (ASOCOLFLORRES)}, en 1999 el numero de hectáreas cultivadas en el país oscila entre 4.200 y 4.500 hectáreas, en 1999 reporto 4.900 y en el 2000 la extensión registrada ascendió a 5.000 hectáreas. Estas diferencias pueden originarse en una sobreestimación debido a que no se han tenido en cuenta

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los cultivos de flores que por diferentes motivos se han desmontado en los últimos años. En ese sentido, Cactus asume que el área cultivada nacional es del orden de las 5.000 hectáreas, cifra compatible con los niveles de exportación anual de flores (productividad) y con el número de trabajadores empleados por hectárea. Los principales destinos de las exportaciones de flores del país son: un 78% hacia Estados unidos, 12% hacia la unión Europea, un 2% hacia Canadá y un 8% hacia otros lugares, según cifras registradas por el Banco Colombiano de comercio Exterior (Bancoldex). Las variedades de flores que más se exportan son clavel, rosa y crisantemos. Este sector genera, según la Asociación Colombiana de Exportadores de flores, ASOCOLFLORES, 75.000 empleos directos y 50.000 indirectos. 70% de los trabajadores directos son mujeres. Dado que esta cifra no ha variado en los últimos años, la corporación Cactus solicito a CONFECAMARAS el listado total de las empresas registradas como productores y/o comercializadoras de flores cortadas. Se contabilizan allí un total de 502 empresas y el número de trabajadores reportados para 1998 fue de 38.715. Como puede observarse, estos datos tienen una diferencia sustancial con la cifra de ASOCOLFLORES. Una explicación probable de la discrepancia en las fuentes, que aun no ha sido corroborada, seria que el personal no reportado por las empresas, que ascendería a 36.285, corresponde a vinculaciones mediante empresas de servicios temporales o en general, a través de la subcontratación 3.1.2. LA FLORICULTURA COLOMBIANA EN CIFRAS La floricultura se encuentra ubicada en el sector primario de la economía nacional como una actividad agrícola que ocupa el primer lugar en la generación de divisas dentro de las exportaciones y el 0.4% del PIB, en 1998 este producto represento el 10% del las exportaciones no tradicionales. El crecimiento del sector es relativamente estable con un promedio anual del 1.1%. Tabla 1. Valor de exportaciones de flores colombianas cortadas (en Millones Dólares) 1965

0,020

1970

0,992

1975

19,5

1980

101,4

1985

140,8

1990

211,9

1995

475,8

2000

580,0

2002

672,0

Fuente: PAGINA INTERNET ASOCOLFLORES

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Si analizamos la evolución de las exportaciones de flores colombianas en el periodo 1990-1998, se identifica en estos nueve años una tendencia claramente creciente, con la duplicación del monto de las exportaciones por los tres últimos gobiernos. Aunque desde 1990 hasta 1994 el aumento en las exportaciones de flores fue notable, en 1995 inicio un pequeño descenso, hasta recuperarse nuevamente en 1997. Las cifras encontradas evidencian que el mejor año para las exportaciones de flores en Colombia fue 1998. En 1998 se produce la llegada de la transnacional DOLE a la floricultura colombiana, con la compra de varias de las empresas productoras más importantes del país, entre ellas las empresas del grupo Floramerica. La entrada de este actor en el panorama nacional significa la reducción de la cadena de producción de la flor, desde el productor hasta el consumidor final, dado que esta multinacional integra el proceso de producción con el de comercialización y distribución de la flor. Se convierte además en uno de los productores más fuertes en Colombia, Controlando más del 40% de la producción total Colombiana. Para realizar una ubicación a profundidad de esta actividad en el país, y sus implicaciones, conviene hacer una mirada a los impactos que esta genera en cuento al medio ambiente y las condiciones sociolaborales, aspectos que serán presentados a continuación. 3.1.3. IMPACTOS SOCIOLABORALES DE LA FLORICULTURA El primer impacto que se puede plantear tiene que ver con el desplazamiento de la agricultura alimentaría. El impulso a las exportaciones en los países del “sur” se prioriza, debido a su mayor rentabilidad, sobre la producción de alimento para el consumo interno. En este sentido, las tierras que antes producían alimentos orientados al abastecimiento regional, hoy son utilizadas para el cultivo de flores para exportar, lo cual ha implicado la compra de alimentos más costosos, producidos en otras regiones. Por otra parte, la floricultura en general goza de un régimen tributario favorable, ya que las políticas económicas nacionales estimulan la actividad exportadora. Las empresas productoras no hacen aportes económicos a los municipios en los cuales tienen presencia, a pesar de que si demandan servicios públicos e infraestructura tanto para el proceso productivo como para el conjunto de trabajadores y trabajadoras que migran a los núcleos de producción. Con la exoneración del pago

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de impuestos en los lugares donde se desarrolla la floricultura, estos dejan de percibir que podrían ser utilizados para su propio desarrollo. Otro impacto importante que afecta a la población tiene que ver con el uso intensivo del agua. Este recurso natural se invierte en grandes cantidades para la producción de flores cortadas, implicando el agotamiento del agua para el consumo humano. Históricamente, esta situación ha generado conflictos sociales y protestas de las poblaciones afectadas. En todo este panorama cabe destacar el papel regulador que deben jugar las administraciones públicas. Tanto en el ámbito nacional como local. En este sentido es preciso profundizar en las regulaciones aplicables a la floricultura en temas tan importantes como la tributación, los lugares autorizados para su ubicación, los limites a su expansión, etc.

3.1.4. IMPACTOS EN LA VIDA DE LAS TRABAJADORAS Y TRABAJADORES La floricultura, por lo general, representa un ingreso para la subsistencia, puesto que se ubica en la escala salarial mas baja. En el caso colombiano, por ejemplo, es de un salario mínimo al mes, aproximadamente. En algunas empresas hay un ligero aumento según la antigüedad laboral. Estos ingresos bajos llevan a que, en algunos casos, las personas busquen estrategias de sobre-vivencia y generación de ingresos adicionales, especialmente mediante el trajo de horas extras o en días de descanso como los domingos. Incluso incentivan a sus hijos mayores que trabajen al interior de las empresas en algunas temporadas (vacaciones escolares), sin tener en cuenta las condiciones en que se desarrollan las diferentes laborales. La floricultura vincula mayoritariamente mano de obra femenina. Según el discurso empresarial, esta preferencia se debe a su mayor productividad, delicadeza y cuidado en las labores a desarrollar. Sin embargo, las razones de fondo para la vinculación de mujeres obedecen a una práctica discriminatoria en razón del género. La floricultura desarrolla las tendencias mundiales del mercado de trabajo, particularmente la flexibilización y la feminización del trabajo precario. El trabajo femenino se vincula preferencialmente a sectores donde no es preciso tener ningún tipo de calificación y por lo tanto, tampoco existen mayores posibilidades de ascenso o capacitación, como ocurre en la floricultura.

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3.1.5. EFECTOS AMBIENTALES DE LA FLORICULTURA EN COLOMBIA 3.1.5.1. Efectos sobre el agua (superficial y subterránea) El consumo del agua en la agroindustria de flores ha sido desde sus inicios supremamente intensivo. Su uso esta dirigido a las actividades de riego, fumigaciones, poscosecha y agua para su consumo humano. Dependiendo de la disponibilidad de agua en cada territorio, se han utilizado diferentes fuentes; agua subterránea en la sabana de Bogotá, aguas superficiales en la mayoría de los países, y también repertorios de aguas lluvias. En el Ecuador las empresas de flores se han ubicado estratégicamente en donde este recurso es seguro y abundante. La disponibilidad del recurso agua, barato y abundante ha sido uno de los principales acondicionamientos en la complementación de la actividad florícola. En al mayoría de piases latinoamericanos, no se cobra a los productos de flores por el uso de este bien, lo que ha llevada a su no controlado, provocando el agotamiento de fuentes, como es el caso de la sensible disminución del nivel freático del agua subterránea en la sabana de Bogotá. En un estudio realizado por CORPOICA, 1997, se afirma que el consumo total del agua subterránea por parte de la actividad florícola en la Sabana de Bogotá puede ser del orden de 52,4 millones de metros cúbicos al año. Así, presumiendo un consumo promedio de 250 litros/persona-día-de un habitante urbano, esta cantidad de agua alcanzaría para abastecer una población aproximadamente 600.000 habitantes.

3.1.5.2. Efectos sobre la calidad del agua Los cuerpos de agua superficiales y en algunos casos también de agua subterránea, han sido contaminados por esta actividad Agroindustrial. La causa ha sido inadecuada disposición y tratamiento de los vertimientos industriales, de las aguas residuales domesticas (provenientes de los baños y de los casinos) y de los residuos sólidos. Las aguas superficiales han resultado contaminadas y fertilizantes al recibir vertimientos no tratados de aguas de riego y de fumigación. Por otra parte, la disposición inadecuada de aguas residuales de origen domestico puede llegar a un aumento de la Demanda Biológica de Oxigeno. (DBO), como ha sido comprobado en varias cauces superficiales de municipios florícolas. Este efecto, causado por el alto contenido de materia orgánica, además de disminuir el oxigeno disuelto, el cual es fundamental para la vida aeróbica en los cuerpos de agua, puede provocar la generación de vectores de enfermedades, los cuales pueden llegar a los humanos expuestos a aguas no tratadas.

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3.2. GENERALIDADES DE SISTEMAS DE CALIDAD Los sistemas de gestión de la calidad son la forma como una organización realiza el servicio empresarial asociado con la calidad. En términos generales, consta de una estructura organizacional unida con la documentación, procesos y recursos que se emplean para alcanzar los objetivos de calidad y cumplir con los requisitos del cliente. Estos tienen que ver con la evaluación que se realiza a la forma como se realizan las cosas y de las razones por las cuales se efectúan; precisando por escrito, la manera cómo se ejecutan las actividades y los registros que se generan para demostrar que se hicieron dichas actividades. Las Normas ISO 9000 toma su nombre de la institución "International Organization for Standardization" organismo mundial líder de la Normalización, el cual hizo posible la aprobación de los textos de las normas que conforman dicha serie. La serie 9000 se centra en las normas sobre documentación, en particular, en el Manual de la Gestión de la Calidad, con la finalidad de garantizar que existan Sistemas de Gestión de la Calidad apropiados. La elaboración de estos manuales exigen una metodología, conocimientos y criterios organizacionales para recopilar las características del proceso de la empresa. La aplicación de las Normas de Calidad ISO 9000 constituyen para la industria, una vía de reducir costos y mejorar sus procesos de producción. Además, permite a la empresa tener altos niveles de calidad y estandarizarlos bajo sus requerimientos tomando en cuenta que la calidad es un factor clave para la competitiva en cualquier mercado. Esta norma guía a la empresa a obtener procedimientos preparados para generar resultados que satisfagan y superen las expectativas y necesidades de los clientes, mediante la interacción de métodos claramente delimitados y sometidos a todo tipo de pruebas efectivas y rentables. La norma demanda una continua mejora, haciendo que la empresa vaya en constante crecimiento hacia el alcance de los más altos estándares de calidad. Los Sistemas de Gestión de la Calidad normalizados bajo la NTC - ISO 9001:2000, son de gran reconocimiento, lo cual asegura que su implementación generará una evolución en la organización. Un sistema de gestión de la calidad “ISO 9000” es el que se implementa sobre la versión actual de la norma, a partir de la actualización del año 2000, la serie ISO 9000 consta de:

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• • •

1. La norma ISO 9000 que establece los conceptos, principios, fundamentos y vocabulario de sistema de gestión de la calidad. 2. La norma ISO 9001 que establece los requisitos por cumplir. 3. La norma ISO 9004 que proporciona una guía para mejorar el desempeño del sistema de gestión de la calidad.

• A pesar que las tres normas antes mencionadas se han actualizado substancialmente en comparación con la versión 94, y aunque existen nuevos requisitos en la versión 2000 de la norma ISO 9001 no imponen aún así, algo del todo nuevo. las empresas en pro del mejoramiento del desempeño de su organización deben dar comienzo a la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad fundamentándose en: El enfoque al cliente, el liderazgo, la participación del personal, el enfoque basado en los procesos, la gestión basada en sistemas, el mejoramiento continuo, la toma de decisiones basadas en hechos y la relación mutuamente beneficiosa con el proveedor. 3.2.1. ¿POR QUÉ TENER UN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD? Algunos clientes tanto en los sectores privados como públicos buscan la seguridad, que les puede proveer una empresa que cuente con un sistema de gestión de la calidad. Si bien la satisfacción de estas expectativas es una razón para tener un sistema de gestión de la calidad, puede haber otras, entre las cuales se incluirán: • • Mejora del desempeño, coordinación y productividad. • Mayor orientación hacia los objetivos empresariales y hacia las expectativas de sus clientes. • Logro y mantenimiento de la calidad del servicio, a fin de satisfacer las necesidades explícitas e implícitas del cliente. • Logro de satisfacción del cliente. • Confianza por parte de la dirección en el logro y mantenimiento de la calidad deseada. • Evidencia de las capacidades de su organización frente a clientes fijos y potenciales. • Apertura de nuevas oportunidades de mercado o mantenimiento de la participación del mismo. • Oportunidad de competir sobre la misma base de las organizaciones más grandes.

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Si todo sistema de gestión de la calidad puede contribuir a alcanzar estas expectativas, se debe recordar que es sólo un medio y no puede ocupar el lugar de las metas que usted establece para su empresa. Un sistema de gestión de la calidad, por derecho propio, no conducirá a la mejora inmediata de los procesos de trabajo o la calidad de su servicio. Es un medio para que usted asuma una orientación más sistemática frente a la empresa. Los sistemas de gestión de la calidad no son sólo para grandes empresas, éstos se pueden aplicar a empresas de todos los tamaños y a todos los aspectos de la dirección, tales como mercadeo, ventas y finanzas, lo mismo que a los negocios básicos. Puesto que los sistemas de gestión de la calidad tiene que ver con el modo como se dirige la empresa. 3.2.2. ENFOQUE BASADO EN LOS PROCESOS La norma internacional ISO 9001:2000 promueve la adopción de un enfoque basado en los procesos, cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de un sistema de gestión de la calidad, para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos. Para que una organización funcione de manera eficaz, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionados entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados; es lo que se puede considerar como proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente paso. La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones de estos procesos, así como su gestión, se denomina “enfoque basado en procesos”. La principal ventaja de este enfoque, es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procesos individuales del sistema; así como sobre su combinación e interacción. Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza dentro de un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de: • • • •

La compresión y el cumplimiento de los requisitos. La necesidad de considerar los procesos en términos que aporten valor. La obtención de resultados del desempeño y eficacia del proceso. La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.

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El seguimiento de la satisfacción del cliente requiere la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente acerca de si la organización ha cumplido sus requisitos. 3.3. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD 3.3.1. MAPA DE PROCESOS El Mapa de los Procesos de una organización permite considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la organización, pero sobre todo también con las partes interesadas fueras de la organización, formando así el proceso general de la empresa. Esta orientación hacia los procesos exige la subdivisión en procesos individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organización, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parámetros de control y datos de salida. Una vez definida la estructura de los procesos se procede a documentar el Sistema, elaborando o mejorando los Procedimientos e Instructivos; para ello se considera la Estructura de documentación del Sistema de Calidad. 3.3.2. ESTRUCTURA DE DOCUMENTACIÓN DEL SGC Como lo representa la Pirámide de Documentación a continuación, la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad se comienza por el 3er. Nivel, la recolección de los planes, instructivos y registros que proporcionan detalles técnicos sobre cómo hacer el trabajo y se registran los resultados, estos representan la base fundamental de la documentación.

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Gráfico 1. Pirámide de documentación del SGC

Fuente: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/sgcsin.htm Posteriormente, se determina la información especificada sobre los procedimientos de cada área de la Gerencia: ¿Quién?, ¿Qué?, ¿Cómo?, ¿Cuándo?, ¿Dónde? y ¿Por qué? efectuar las actividades (2do. Nivel), esto con el fin de generar los Manuales de Procedimientos de cada área. 3.3.2.1. Estructura para el Levantamiento de cada Procedimiento e Instructivo de Trabajo Los procedimientos documentados del sistema de Gestión de la calidad deben formar la documentación básica utilizada para la planificación general y la gestión de las actividades que tienen impacto sobre la calidad, también deben cubrir todos los elementos aplicables de la norma del sistema de gestión de la calidad. Dichos procedimientos deben describir las responsabilidades, autoridades e interrelaciones del personal que gerencia, efectúa y verifica el trabajo que afecta a la calidad, como se deben efectuar las diferentes actividades, la documentación que se debe utilizar y los controles que se deben aplicar. Algunos de los principales objetivos que se persigue con la elaboración de los manuales de procedimientos son:

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ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ ƒ

Comunicar la política de la calidad, los procedimientos y los requisitos de la organización. Entrenar y/o adiestrar a nuevos empleados. Definir responsabilidades y autoridades. Regular y estandarizar las actividades de la Empresa. Facilitar la introducción de un mejor método dando datos completos del método actual. Ayuda a establecer mejores programas de operaciones y de actividades. Suministrar las bases documentales para las auditorias.

3.3.2.2. Descripción de la estructura para el levantamiento de procesos El Título y Aprobación del Documento es la primera página del procedimiento o instructivo de trabajo, posee los siguientes campos: Logotipo y Nombre de la Empresa, Serial, Revisión, Páginas, Firma de la persona responsable de la revisión y de la aprobación, Nombre del Procedimiento o Instructivo de Trabajo. Por otra parte, el registro de revisiones efectuadas a este documento es la parte del Procedimiento o Instructivo de trabajo donde se señala el número de revisiones realizadas al Documento. 1. Objetivo. Debe describir de manera clara el "Por que" y el "Que" del procedimiento o la instrucción de trabajo, centrándose en aquellos aspectos que lo hace único. Debe ser entendido y entendible por todos los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el documento. 2. Alcance. Debe indicar tanto las áreas como las situaciones donde el procedimiento o la instrucción de trabajo debe ser usado, además de hacer sus excepciones (es decir lo que excluye). Debe ser entendido y entendible tanto por los involucrados en el mismo, como por todos los que manejan el procedimiento o la instrucción de trabajo. 3. Responsables. Debe indicarse la(s) posición(es), que tienen la responsabilidad de ejecutar las actividades descritas en el documento y los responsables por que se cumpla el

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mismo, se deberá mencionar solo cargos y nunca hacer referencia en forma personal. 4. Condiciones/Normativas. Normativas: Debe describir las condiciones especificas para el procedimiento o la instrucción de trabajo se pueda ejecutar. Aspectos de seguridad: Muestra los riesgos, las medidas y los implementos de seguridad que se deben considerar para la ejecución del documento. Materiales, Herramientas y equipos. 5. Descripción de las Actividades. Describe en forma detallada y en el orden cronológico las actividades que deben llevarse a cabo para el aseguramiento de la calidad de los productos y/o servicios que se esperan obtener. 6. Flujograma. Debe indicar de una manera lógica, la secuencia como deben ser ejecutados los pasos, la posición que debe ejecutarlos y los registros que deben elaborarse para el aseguramiento de la calidad, de los productos y/o servicios que se esperan obtener con el procedimiento. Aplica sólo para los procedimientos. Los iconos que se utilizan para la elaboración del flujograma se pueden apreciar a continuación:

Fuente: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/sgcsin.ht

7. Documentación de Referencia. Debe mencionar todos aquellos documentos, normas, libros, artículos, etc. que se usaron para elaborar el procedimiento o la instrucción de trabajo, y además los que deben usar durante la ejecución de los pasos. Esta referencia debe indicar tipo, serial, titulo, autor, edición y página sino que debe referirse a como y donde ubicarla. En los casos de difícil acceso a la misma, y que sea necesaria para la realización de

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algunos de los pasos descritos, debe proveerse una copia de la misma como un anexo del procedimiento. 8. Registros. Lista los números y nombres de los formularios, reportes y pantallas asociados al proceso que se utilizan para el monitoreo de las actividades y para la revisión y prueba necesarias para el asesoramiento de la calidad. 9. Glosario. Refiere los términos y/o abreviaturas empleadas en el texto del documento. 10. Anexos. Refiere el conjunto de documentos asociados al proceso.

3.4. SOBRE EL PROCESO PRODUCTIVO DE C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA La empresa se encuentra dividida en las siguientes áreas: ™ Recepción: Compuesta por tres puertas de descargue de flor. Aquí se recibe la flor, se estiba y se ingresa al cuarto frío de flor pendiente por clasificar. La información según remisiones alimenta el sistema que a su vez genera el Inventario de flor pendiente por clasificación. ™ Inspección: En el área de Recepción existen al momento dos Auxiliares de Calidad quienes se encargan de realizar la inspección de la flor según el PINS01 Procedimiento de inspección (ANEXO No1). Aquí se decide si la flor ingresa según los parámetros establecidos en el procedimiento o si se hace devolución de la flor directamente en la Recepción para evitarle manipulación a un producto que desde allí se estima una No conformidad mayor o crítica. ™ Clasificación: La flor de cada proveedor que ingresa a la Compañía pasa por un proceso de clasificación donde se revisa según los parámetros de calidad establecidos para cada producto. Aquí, el personal clasificador aparta la flor que cumple con los parámetros de la flor No conforme. Las no conformidades son contabilizadas y devueltas a los cultivos dentro de los plazos establecidos y el producto conforme es almacenado hasta su consumo en Producción. Esta es el área que más tiene que ver con el proyecto, ya que este es el paso que se le quiere evitar a la flor para disminución de maltrato por exceso de manipulación.

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™ Devoluciones: Es el área encargada de recolectar el producto no conforme por proveedor separado en el área de clasificación, contabilizarlo, empacarlo, identificarlo y entregarlo al cultivo en los plazos establecidos. ™ Planeación: es el área encargada de toda la logística de la producción, desde la recepción de órdenes de producto por parte de mercadeo y el diseño de productos, hasta la entrega de las órdenes que bajan a producción donde se elaboran los ramos según sus especificaciones. ™ Producción: Esta es la más grande de las áreas de la Compañía, donde se elaboran los bouquets o bunches de rosas para despachar a nuestros clientes. En ésta área existen diferentes pasos: o Preparación: Ésta área se encarga de suministrarle a las mesas bouqueteras la flor necesaria para los consumos de los diferentes programas que se estén elaborando, se saca flor del inventario generado por clasificación con la flor conforme y se surte a mesas con ayuda del personal surtidor. o Capuchones: Así como se surte flor, también se deben surtir los envoltorios del ramo o capuchones que protegen y adornan el Bouquet, esto se hace también según la receta elaborada. o Mesas de Bouquet y/o Boncheo de rosas: Cada Bonchadora o Bouquetera toma sus insumos y elabora el ramo con las especificaciones registradas en la receta del bouquet o bunch que esté procesando. o Empaque: Luego de recolectar los ramos, la flor entra a cuarto frío de empaque donde la flor toma hidratación y frío en tinas por un tiempo definido. Los ramos se empacan, se estiban, toman prefrío por medio de aire forzado y son despachados según loas fechas establecidas. 3.5. SOBRE LA CALIDAD Hasta el momento, la empresa se ha comprometido con la calidad, creando a partir del mes de Octubre del año 2004 el Departamento de Calidad conformado así: 3.5.1. AREA DE GESTIÓN DE CALIDAD EN FINCAS: Equipo conformado por Ingenieros Agrónomos y de Producción Agroindustrial encargados de visitar fincas de proveedores terceros, con el fin de evaluar la calidad del producto que va a llegar a la empresa y validar los procesos de clasificación según los requerimientos de calidad por producto que la empresa ya tiene documentados. Esta área existe en la empresa desde hace 3 años.

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3.5.2. AREA DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Conformada por Ingenieros encargados de asegurar los procesos en las diferentes áreas de producción: recepción, clasificación de rosas, clasificación de otros productos y devoluciones y área de Producción, empaque y despachos. Estas dos áreas, en cabeza del Director de calidad, quien lidera los proyectos con cada uno de los jefes de aseguramiento y gestión de calidad en el área correspondiente, conforman el equipo encargado del mejoramiento continuo de los procesos. En el momento, se está trabajando en la documentación total de la compañía para un proceso de certificación a cargo de un jefe de aseguramiento de documentación y manejo de la información, quién se encarga de llevar los indicadores que cada jefe en su área establezca y se consoliden los indicadores internos y externos del desempeño y la excelente calidad de nuestro producto. 3.6. ACERCA DEL PROCESO DE CERTIFICACION La certificación, según ICONTEC, es el procedimiento mediante el cual una tercera parte diferente al productor y al comprador asegura, por escrito, que un producto, un proceso o un servicio, cumple los requisitos especificados. Por esta razón, constituye una herramienta valiosa en las transacciones comerciales nacionales e internacionales. Es un elemento insustituible para generar confianza en las relaciones cliente – proveedor. La certificación asegura que los bienes o servicios cumplen requisitos obligatorios relacionados con la salud, la seguridad, el medio ambiente etc. Sirve como medio de control en importaciones y exportaciones; es una herramienta importante en la evaluación de proveedores en procesos contractuales y para verificar que el bien adjudicado en un proceso contractual cumple los requisitos establecidos en los pliegos de condiciones. Para la industria, le permite demostrar el cumplimiento de los requisitos establecidos en los acuerdos contractuales o que hacen parte de obligaciones legales. Para el consumidor, la certificación le permite identificar los productos que cumplen con los requisitos, o los proveedores confiables, cada vez más son las empresas que exigen la certificación como factor fundamental en sus relaciones de negocios.

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3.6.1. Certificación de producto Para el caso específico del presente proyecto, la certificación de producto corresponde al significado que el ICONTEC le da al término, donde define la certificación de producto como un sistema mediante el cual una tercera parte, independiente de una relación contractual cliente-proveedor, da constancia por escrito en un documento formal o por medio de un sello de que un producto cumple con los requisitos establecidos en un referencial. Este sello prueba que el producto ha sido ensayado y que cumple con los códigos, normas y/o directivas aplicables. Este sistema se fundamenta en la evaluación del producto de acuerdo con métodos de ensayo establecidos previamente. C.I. Sunshine Bouquet Ltda tiene como método de evaluación de los parámetros de calidad del producto recibido en sus instalaciones, la labor de Clasificación de producto, donde el personal capacitado en los parámetros por producto mencionados anteriormente, hace una inspección de la flor para separar producto No conforme del Conforme con las especificaciones requeridas al proveedor. La mayoría de los requisitos nacionales o internacionales tienen por objeto garantizar que los productos vendidos o exportados cumplen con las normas pertinentes de calidad, seguridad y salud laboral, o medio ambiente. Adicionalmente, los esquemas de certificación de producto que utilizan la evaluación del sistema de gestión de calidad de la organización proveedora del producto pueden ser benéficos tanto para el proveedor como para el organismo de certificación al reducir costos, tiempos de muestreo, ensayos, inspecciones.

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CAPÍTULO 4

DIAGNÓSTICO INICIAL La Comercializadora Internacional Sunshine Bouquet Ltda. adquiere flor de proveedores terceros para elaborar Bouquet según los requerimientos de sus clientes, es por esto que la flor que es comprada, debe pasar por un proceso de clasificación para separar el producto No Conforme en cuanto a los parámetros de calidad fitosanitarios, de longitud, apertura, tamaño de inflorescencia, entre otros. En el Anexo No 2 se puede ver un modelo de formato de ficha técnica por producto. Para hacer el diagnóstico inicial del comportamiento de un proveedor y, así mismo definir si este era o no un posible proveedor para certificar su producto, proceso mediante el cual se busca que la flor de este proveedor no pase por el área de clasificación, se definieron una serie de indicadores que mostrarían la Gestión de las fincas que podrían ser certificadas. La evaluación se hizo con la información desde el 1 de enero hasta el 31 de julio del año 2005. 4.1. DEFINICION DE INDICADORES 4.1.1. INDICADOR 1. PORCENTAJE DE DEVOLUCIÓN HISTÓRICO: La flor que los cultivos llevan a la compañía que no cumple con los parámetros de calidad establecidos por la compañía luego del proceso de clasificación del producto, es devuelta al cultivo correspondiente en los plazos establecidos con los mismos.

Porcentaje de devolución de flor = Cantidad de flor no conforme X100 Cantidad total despachada Este es el primer indicador que refleja el comportamiento de un proveedor según el cumplimiento de los parámetros de calidad establecidos por la empresa. Según este criterio y teniendo en cuenta la flor ingresada desde 1 de Enero de 2005 hasta el 31 de Julio de 2005, tiempo establecido para evaluar el comportamiento de una finca, se determinó el listado de las primeras fincas a evaluar en el diagnóstico, por reserva de la empresa no

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se muestran los nombres de las fincas, las llamaremos Finca 1, 2 consecutivamente. Las fincas con un porcentaje de devolución inferior al 10% de la flor ingresada, estipulado por la empresa para iniciar el proceso, se muestran en la Tabla No.2 a continuación: TABLA 2. PORCENTAJES DE DEVOLUCION POR PROVEEDOR INFERIORES AL 10% DEL 1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2005 NOMBRE FINCA FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 6 FINCA 7 FINCA 8 FINCA 9 FINCA 10 FINCA 11 FINCA 12 FINCA 13 FINCA 14 FINCA 15

FINCA 16

FINCA 17 FINCA 18 FINCA 19 FINCA 20 FINCA 21

PRODUCTO GERBERA ALSTROEMERIA LIMONIUM DELPHINIUM SPRAY ROSE SNAPDRAGON STATICE STATICE STATICE STATICE LIMONIUM GERBERA CREMON GERBERA LIMONIUM CLAVEL ALSTROEMERIA BUPLERUM MINICLAVEL LIRIO ORIENTAL LIRIO ASIATICO MOLUCELLA MATSUMOTO LIRIO ORIENTAL LEATHER LEAF POMPON EUCALIPTO KANGAROO PAW

% DEVOLUCION CONSOLIDADO 4,4% 7,3% 2,6% 4,5% 8,6% 5,9% 0,6% 0,3% 2,4% 3,5% 0,3% 8,0% 4,0% 9,8% 8,3% 8,0% 8,8% 7,2% 9,0% 5,7% 2,5% 1,1% 2,4% 1,3% 2,5% 2,4% 2,7% 0,0%

Fuente: Autor

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Estas fueron las fincas que, luego de filtrar la información de todos los proveedores de flor de la empresa, reportaron devoluciones inferiores a lo estipulado para iniciar el diagnóstico de certificación. 4.1.2. INDICADOR 2. PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN DEL CULTIVO EN EL INGRESO DEL TOTAL DEL PRODUCTO: Cada producto que ingresa a la compañía es abastecido por diferentes cultivos hasta recolectar la cantidad de flor requerida por el área de Planeación de Bouquet para cumplir sus obligaciones; según la disponibilidad que tenga cada cultivo para entregas a clientes locales, se define la cantidad con la que puede cumplir. En este proyecto, además de los porcentajes de devolución, se tuvieron en cuenta volúmenes importantes de entrega de flor, estos son los superiores al 20% ya que entre más producto se certifique en las fincas, menos mano de obra y costos de clasificación innecesaria de flor se está ahorrando la compañía. Porcentaje de Participación=Cantidad del tipo de flor despachada por el proveedor X100 Cantidad total del tipo de flor ingresada a la Compañía Este es el segundo indicador para determinar las fincas con las cuales se va a trabajar. Los resultados se muestran a continuación en la Tabla No3. TABLA 3. PORCENTAJES DE PARTICIPACION POR PROVEEDOR Y POR PRODUCTO SUPERIORES AL 20% DEL 1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2005

NOMBRE FINCA FINCA 1 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 7 FINCA 9 FINCA 10 FINCA 14 FINCA 16 FINCA 17

PRODUCTO GERBERA LIMONIUM DELPHINIUM SPRAY ROSE STATICE STATICE LIMONIUM CREMON BUPLERUM LIRIO ASIATICO MOLUCELLA MATSUMOTO LIRIO ORIENTAL

% PARTICIPACION DEL PROVEEDOR POR PRODUCTO 59% 55% 41% 64% 36% 22% 21% 58% 40% 67% 55% 59% 73%

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SPRAY ROSE KANGAROO PAW

FINCA 21

32% 100%

Fuente: Autor La participación en el porcentaje de flor ingresada influye en la cantidad de producto que, a futuro, puede ser certificado, entre mayor cantidad de flor por producto traiga el cultivo, menos mano de obra para esa línea de clasificación de producto. 4.1.3. INDICADOR 3. PERIODICIDAD EN LA ENTREGA DE FLOR A LA COMPAÑÍA: Hay cultivos que son constantes en sus entregas a la compañía y hay otros, que dependiendo de su disponibilidad para clientes locales, ofrecen flor esporádicamente, lo que hace que el trabajo sea menos constante, que se pierda la continuidad en la claridad de los conceptos y además que se manejen devoluciones variables dependiendo de factores en la finca como rotación de personal ya capacitado dentro de las fincas proveedoras, flor con diferentes parámetros de calidad a los exigidos por la Compañía, entre otros; por estas razones se decidió trabajar con cultivos de periodicidad mínimo un despacho semanal llamados en este documento como Tipo de proveedor frecuente, los cultivos que no cumplieron con el mínimo despacho semanal, fueron tomados como cultivos de entrega esporádica. Luego de filtrar la información, los resultados de los cultivos que correspondieron con la entrega semanal o Frecuente, se muestran a continuación en la Tabla No 4: TABLA 4. PROVEEDORES CON FRECUENCIA ALTA EN ENTREGA DE DEVOLUCIONES DEL 1 DE ENERO AL 31 DE JULIO DE 2005 NOMBRE FINCA FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 6 FINCA 7 FINCA 8 FINCA 9 FINCA 10

PRODUCTO GERBERA ALSTROEMERIA LIMONIUM DELPHINIUM SPRAY ROSE SNAPDRAGON STATICE STATICE STATICE STATICE LIMONIUM GERBERA CREMON

TIPO DE PROVEEDOR FRECUENTE ESPORADICO X X X X X X X X X X X X X

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FINCA 11 FINCA 13 FINCA 16

FINCA 17 FINCA 18 FINCA 20 FINCA 21

GERBERA LIMONIUM ALSTROEMERIA LIRIO ORIENTAL LIRIO ASIATICO MOLUCELLA MATSUMOTO LIRIO ORIENTAL SPRAY ROSE LEATHER LEAF EUCALIPTO KANGAROO PAW

X X X X X X X X X X X X

Fuente: Autor 4.1.4. INDICADOR 4. FACA 027. LISTAS DE CHEQUEO DE CALIDAD EVALUADAS POR LOS JEFES DE CALIDAD: Estas listas fueron diseñadas en conjunto con el equipo de calidad y el Director del área, para llevar a cabo en las fincas una evaluación y avalar todo el proceso de cosecha y postcosecha de la flor en términos de los factores más importantes que influyen en la calidad final del producto: 4.1.4.1. MANIPULACION CORRECTA DE LA FLOR Corresponde al correcto manejo de la flor desde el corte hasta el embalaje de la flor y correspondiente despacho a C.I. Sunshine Bouquet Ltda. Este punto es de importancia ya que al manipular el producto incorrectamente, se generan maltratos en la flor, causa que corresponde al 70% de las devoluciones a proveedores en la Compañía. 4.1.4.2. CORRECTA HIDRATACIÓN La hidratación de la flor, es un punto neurálgico en la posterior Vida de Florero de la flor cortada. Una flor sin la correcta hidratación, tiene una menor durabilidad en florero y luce deshidratada y de mala calidad. En este punto también influye la oportunidad en la hidratación, los productos utilizados, las horas a las cuales se cortan, especialmente Rosas, pues esto influye directamente en la susceptibilidad a la deshidratación prematura. Hay grupos de flores que requieren tratamientos adicionales de hidratación en Postcosecha por su sensibilidad al gas Etileno producido por ellas o al gas presente en el ambiente. Al no hacer el tratamiento apropiado con soluciones a base de plata (generalmente STS, Plata en forma de Tiosulfato de Plata), la flor dura en muchos casos la mitad del tiempo en florero, así que se

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debe garantizar un efectivo y completo tratamiento de la flor. Se debe revisar en las visitas de calidad el producto utilizado, los tiempos de hidratación y las dosis utilizadas. Esta información se complementa con los formatos de hidratación explicados posteriormente. 4.1.4.3. BUEN MANEJO DE LA CADENA DE FRÍO La cadena de frío prolonga la vida útil del producto de la finca a la empresa y así mismo se debe garantizar un buen procedimiento en la cadena de frío desde la Compañía al cliente final. El frío que la finca proporcione al producto, evita problemas de calidad por temperaturas apropiadas para el desarrollo de agentes que perjudiquen su calidad, condensación por choques térmicos que generen humedad o ambientes propicios para la aparición de enfermedades (Botritys Cinerea específicamente, hongo que afecta a la gran mayoría de ornamentales). 4.1.4.4. PARÁMETROS DE CALIDAD ACORDES CON LAS EXIGENCIAS DE LA COMPAÑÍA En las visitas a las fincas, se evalúan los parámetros de calidad exigidos por la empresa, establecidos para cada producto que ingresa a la compañía en las fichas técnicas por producto (Anexo No2). Se diseñaron dos listas de chequeo (FACA 027 Anexo No3) una para Rosas y otra aplicada a los demás productos, discriminándose así, ya que el proceso de cosecha y clasificación de las Rosas, se diferencia de los demás productos por su manejo, corte, embalaje y susceptibilidad al maltrato, principal causa de devolución de este producto. Según los parámetros establecidos por la empresa, para las listas de chequeo internas, se tiene establecido un 85% de cumplimiento como el mínimo porcentaje de cumplimiento aceptable, se tomó esta misma referencia para las listas de chequeo en fincas proveedoras de flor. Los proveedores con un porcentaje superior a un 85% fueron discriminados en la siguiente Tabla No 5:

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TABLA 5. PORCENTAJE DE EVALUACION DE LISTAS DE CHEQUEO DE CALIDAD POR JEFES DE CALIDAD DE FINCAS JULIO DE 2005 NO FINCA FINCA 1

PRODUCTO GERBERA

% LISTAS DE CHEQUEO 90,0%

FINCA 2

ALSTROEMERIA

85,0%

FINCA 3

LIMONIUM

85,0%

FINCA 5

SPRAY ROSE

85,0%

FINCA 6

STATICE

100,0%

FINCA 7

STATICE

100,0%

FINCA 8

STATICE

90,0%

FINCA 9

STATICE

100,0%

LIMONIUM

100,0%

FINCA 10

CREMON

90,0%

FINCA 11

GERBERA

85,0%

LIMONIUM

85,0%

CLAVEL

100,0%

MINICLAVEL

85,0%

LIRIO ASIATICO

100,0%

MOLUCELLA

100,0%

MATSUMOTO

100,0%

FINCA 17

LIRIO ORIENTAL

90,0%

FINCA 17

SPRAY ROSE

95,0%

FINCA 19

POMPON

90,0%

FINCA 20

EUCALIPTO

90,0%

FINCA 21

KANGAROO PAW

100,0%

FINCA 12 FINCA 15

Fuente: Autor 4.2. ESTRATIFICACIÓN DE CULTIVOS La estratificación de cultivos por concepto de cumplimiento de calidad, se originó por la necesidad de agrupar, según los indicadores anteriormente descritos, los proveedores a certificarse. A continuación se describen los niveles de estratificación definidos: Alto para los cultivos de alto cumplimiento en los indicadores establecidos y por ende, cultivos con los cuales se puede iniciar el proceso de certificación rápidamente, Medio para los cultivos de cumplimiento en algunos de los indicadores, con los cuales hay que trabajar y

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Bajo con los que hay un trabajo mayor para la certificación, según rangos establecidos en cada uno de los indicadores: 4.2.1. ALTO: ™ Finca de excelente manejo evaluado en las listas de chequeo: calificación superior al 85%. ™ Porcentajes de devolución por debajo del 10%: correspondiente al Indicador 1 teniendo en cuenta el dato histórico evaluado en el periodo comprendido desde el 1 de enero de 2005 al 31 de julio de 2005. ™ Porcentaje de participación superior al 20%: Dato histórico evaluado en el periodo comprendido desde el 1 de enero de 2005 al 31 de julio de 2005. ™ Entregas permanentes. 4.2.2. MEDIO: a. Finca de buen manejo evaluado en las listas de chequeo: calificación superior al 85%. ™ Porcentajes de devolución entre el 10 y 15%: correspondiente al Indicador 1 teniendo en cuenta el dato histórico evaluado en el periodo comprendido desde el 1 de enero de 2005 al 31 de julio de 2005. a. Porcentaje de participación entre el 10% y el 15%: Dato histórico evaluado en el periodo comprendido desde el 1 de enero de 2005 al 31 de julio de 2005. ™ Entregas permanentes o frecuentes. 4.2.3. BAJO: ™ Finca de manejo deficiente: a estas fincas los resultados de las listas de chequeo no les favorecen por malos manejos, si el Jefe de Aseguramiento de la finca ve que hay disposición de la finca por mejorar sus procesos y hay receptividad en los comentarios, teniendo en cuenta los demás indicadores evaluados para la estratificación, la finca puede entrar al proceso de certificación, con mayor esfuerzo. ™ Porcentajes de devolución del 15 %: correspondiente al Indicador 1 teniendo en cuenta el dato histórico evaluado en el periodo comprendido desde el 1 de enero de 2005 al 31 de julio de 2005. a. Porcentaje de participación superior al de menos del 10%: Dato histórico evaluado en el periodo comprendido desde el 1 de enero de 2005 al 31 de julio de 2005. ™ Entregas frecuentes o esporádicas.

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4.2.4. LOTES CERTIFICADOS: Estos son fincas que por el análisis histórico de los indicadores anteriores no cumplen con los requerimientos establecidos para el proceso de certificación de su producto, pero, al ingresar un lote de producto, y luego de pasar por el PINS01.Procedimiento de Inspección (Anexo No 1), cumple con los parámetros de calidad. Aquí el Jefe de Calidad del área junto con su personal Auxiliar del área, deciden la Certificación de un lote de producto, porque le hace falta algo en manejo u otro de los ítems anteriormente descritos para lograr la Certificación de todos los lotes que llegan a la Compañía, según el Jefe de calidad de Finca. Este procedimiento se encuentra en el Anexo No4 de Plan de acciones correctivas y preventivas del PACA 004 Procedimiento de certificación de productos. 1. Se pueden validar lotes de producto siempre y cuando la finca haya sido visitada y en cuanto a la hidratación, haya sido validada para evitar inconvenientes de calidad en el proceso posterior. 2. Después de evaluar por lo menos 5 lotes seguidos sin encontrar inconvenientes con la flor en procesos posteriores, se programan las visitas correspondientes del Jefe de aseguramiento de calidad de fincas para que este valide el proceso de cosecha y postcosecha de la flor según las listas de chequeo y los ítems evaluados en el informe de visita y así esta finca puede adquirir la certificación.

Al final, resultó la Tabla 6 donde se muestra el listado de proveedores de flor escogidos según estos indicadores, se muestra el indicador que cumple y a partir de allí comienza el trabajo de certificación, la idea es que según la estratificación, se trabaja en el ítem que baja su nivel de estratificación para llegar al nivel alto, que significa la certificación inmediata del cultivo con su seguimiento, explicado en los siguientes capítulos del presente documento:

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TABLA 6. TABLA ESTRATIFICACIÓN

DE

PROVEEDORES

TIPO DE PROVEEDOR NO FINCA

PRODUCTO FRECUENTE

FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 6 FINCA 7 FINCA 8 FINCA 9

FINCA 10 FINCA 11 FINCA 12 FINCA 13 FINCA 14 FINCA 15 FINCA 16

FINCA 17 FINCA 18 FINCA 19 FINCA 20 FINCA 21

GERBERA ALSTROEMERIA LIMONIUM DELPHINIUM SPRAY ROSE SNAPDRAGON STATICE STATICE STATICE STATICE LIMONIUM GERBERA CREMON GERBERA LIMONIUM CLAVEL ALSTROEMERIA BUPLERUM MINICLAVEL LIRIO ORIENTAL LIRIO ASIATICO MOLUCELLA MATSUMOTO LIRIO ORIENTAL SPRAY ROSE LEATHER LEAF POMPON EUCALIPTO KANGAROO PAW

ESPORADICO

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

PARA

CERTIFICACIÓN

% PARTICIPACION DEL PROVEEDOR POR PRODUCTO

% DEVOLUCION CONSOLIDADO

59% 17% 55% 41% 64% 18% 8% 36% 9% 22% 21% 3% 58% 12% 12% 5% 6% 40% 4% 6% 67% 55% 59% 73% 32% 6% 8% 6% 100%

4,4% 7,3% 2,6% 4,5% 8,6% 5,9% 0,6% 0,3% 2,4% 3,5% 0,3% 8,0% 4,0% 9,8% 8,3% 8,0% 8,8% 7,2% 9,0% 5,7% 2,5% 1,1% 2,4% 1,3% 18,3% 2,5% 2,4% 2,7% 0,0%

CON

% LISTAS ESTRATO DE FINAL CHEQUEO

90,0% 85,0% 85,0% 80,0% 85,0% 80,0% 100,0% 100,0% 90,0% 100,0% 100,0% 80,0% 90,0% 85,0% 85,0% 100,0% 80,0% 80,0% 85,0% 80,0% 100,0% 100,0% 100,0% 90,0% 95,0% 80,0% 90,0% 90,0% 100,0%

ALTO MEDIO ALTO ALTO ALTO MEDIO ALTO ALTO ALTO ALTO ALTO LOTES ALTO MEDIO MEDIO LOTES LOTES MEDIO LOTES LOTES ALTO ALTO ALTO ALTO ALTO ALTO LOTES ALTO ALTO

Fuente: Autor Las fincas a las que se les dio el título de Finca Certificada para iniciar con el seguimiento del proyecto piloto fueron las fincas cuyo resultado final arrojó Estratificación final nivel Alto, se comenzó el trabajo de mejoramiento en puntos débiles con las fincas de nivel Medio y lotes, para poder certificar más. Según esta información, las fincas se siguieron evaluando según estos indicadores más los indicadores de seguimiento que se evaluarán más adelante, con el fin de aumentar el número de certificados en la medida en que las condiciones establecidas para el proceso se dieran en las diferentes fincas proveedoras. Esto se ampliará más adelante.

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4.3. AUXILIARES DE CALIDAD DE FINCAS CERTIFICADAS: Teniendo en cuenta estos resultados y los resultados que veremos en el presente documento de la Certificación interna de estos cultivos; según el volumen de flor ingresada a la compañía por producto, como Rosas y claveles y condiciones adicionales de algunas especies como productos de diversificación entre los cuales se encuentran Stock, Bupléurum, Dianthus, Trachelium, entre otros, que son de difícil consecución y alto costo por tallo, se decidió implementar a partir de Septiembre de 2005 la figura de un Auxiliar asegurador de Calidad fijo en las fincas que cumplieran con alguna de estas condiciones, con el fin de guiar al personal de la finca en parámetros adicionales, en controlar puntos críticos como hidratación de productos, manipulación correcta entre otros que pueden influir en la no Calidad del producto despachado. La no clasificación de un producto disminuye costos que por sí, pagan una persona que esté en la finca asegurando sin tener que gastar mano de obra y manipulación innecesaria de la flor en la compañía, así que se comenzó con el proceso en una finca de claveles y en una finca de diversificación, las demás fincas certificadas y los lotes certificados, serían manejados por el Jefe de calidad de fincas directamente y los lotes, se certifican previa autorización del Jefe de calidad del área de Inspección como se describe en el ANEXO No 4 PACA004. Procedimiento de Certificación de cultivos. El Auxiliar asegurador de calidad depende directamente del Jefe de Calidad de Fincas encargado de la finca y tiene comunicación directa con él, con los primeros despachos se evalúa según el indicador 1 del presente capítulo referente a los porcentajes de devolución de flor y cuando estos sean inferiores al 5%, en el caso de claveles, donde se inició el proyecto de aseguradores, por un periodo de dos semanas consecutivas, el producto es certificado y por tanto, no es procesado en el área de Clasificación, evaluando y haciendo seguimiento con los indicadores del capítulo 6 del presente documento.

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CAPÍTULO 5

PLAN DE CAPACITACIÓN Es indispensable, al iniciar el proceso de Certificación de producto desde el proveedor, la capacitación en la finca en los Parámetros de calidad de la compañía, además de un componente de sensibilización, haciéndoles ver a los trabajadores lo importante que es despachar un producto con los parámetros del cliente, ya que las devoluciones en la mayoría de los casos, se convierten en pérdidas de flor para la finca proveedora pues la flor, luego del exceso de manipulación, sufre maltrato, deshidratación y pérdida de calidad para exportación. Un ejemplo de capacitación montada para una finca de claveles está en el ANEXO No 16. Luego se planteó la capacitación interna al personal del proceso que se le va a dar a la flor certificada en la compañía. Todo cambio genera traumatismos y por desconocimiento de los procesos, se pueden cometer errores. Es indispensable que el personal involucrado en el proceso pueda comunicar situaciones de mejoramiento o vistos buenos del producto de la finca en proceso de Certificación que llega a la compañía; que tenga conocimiento del procedimiento, de los conductos regulares de comunicación que deben seguir en caso de anomalías, que conozcan los productos, nombres de los cultivos y especificaciones propias de cada uno de ellos, para así mismo poder generar las propuestas, evitar equivocaciones de producto y/o cultivos y evitar inconvenientes. La periodicidad de estas capacitaciones será una cada 6 meses o antes, según el comportamiento de la finca en cuanto a devoluciones además de cambios en los parámetros de calidad establecidos. Esto quiere decir que si la empresa cambia algún parámetro, se hacen las respectivas actualizaciones de los documentos y se programa con la finca la capacitación de actualización de parámetros y si la finca pierde su Certificación o se han encontrado No conformidades en despachos certificados según el Anexo No4 de Plan de acciones correctivas y preventivas del PACA 004 Procedimiento de certificación de productos, se programa nuevamente capacitación para retomar los puntos en los cuales la finca a desmejorado su calidad para volver a retomar el proceso. A continuación se describe el procedimiento de capacitación:

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5.1. EN LA FINCA PROVEEDORA 5.1.1. PARÁMETROS DE CALIDAD POR PRODUCTO: Establecidos en las fichas técnicas que contienen los Requerimientos de calidad por producto (ANEXO No 2). Según el producto que la finca provea, se muestran los parámetros explicados con detenimiento, para que el personal encargado del despacho tenga en cuenta esta información a la hora de preparar la flor para C.I. Sunshine Bouquet Ltda. 5.1.2. MANIPULACIÓN E HIDRATACIÓN: La manipulación de la flor es el factor decisivo en el despacho de un producto. Desde el corte hasta el empaque, la flor debe ser manipulada correctamente y sin excesos: no tocar la flor, evitar roces fuertes, evitar tratos bruscos, evitar montones o arrumes excesivos de flor que ocasionen maltrato, principal causa de devolución en C.I. Sunshine Bouquet LTDA. Con respecto al empaque de flor, se creó un documento con recomendaciones a tener en cuenta a la hora de empacar cualquier producto, ya que en el empaque se puede dañar todo el proceso anterior de la flor ANEXO No 17. La hidratación como se explicó en el punto 4.1.4.2. del presente documento es un punto muy importante en la calidad final de la flor, se ha encontrado en muchas fincas visitadas, que las personas encargadas de la hidratación, desconocen por completo el por qué de la hidratación, pues nunca se les ha explicado su importancia y trascendencia en la calidad final que la finca está despachando, sino que se dedican a hacer una labor mecánica de preparación e inmersión de tallos la cantidad de tiempo que les hayan estipulado, el completar despachos sin hidratación completa es una práctica muy frecuente en el sector, por lo cual se debe hacer énfasis en lo importante de la hidratación completa, en la calidad de la solución y del tiempo de hidratación especialmente, para garantizar esta hidratación en la finca. 5.1.3. CREACIÓN DE REGISTROS DE CAPACITACIÓN: Para llevar un control de las personas capacitadas en los parámetros de la empresa, se debe tener un Registro de capacitación ANEXO No 15 para corroborar que la gente que trabaja el producto está capacitada, en general, la rotación de personal que generalmente manejan las empresas del sector floricultor, hace que se pierda la continuidad en el trabajo con un grupo sólido de personas, así que los registros nos dejan

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ver si hay personas no capacitadas para repetir cuantas veces sea necesario las capacitaciones correspondientes. 5.2. EN C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA 5.2.1. PACA004. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO: Al documentar el procedimiento completo de la Certificación, se busca que todas las personas conozcan el proceso de Certificación y entiendan su importancia para la compañía, las medidas a tomar y demás recomendaciones para ellos con el fin de que todos estén en conocimiento y en caso de cualquier eventualidad, sepan cómo proceder (ANEXO No 4). 5.2.2. LISTADO DE PROVEEDORES CERTIFICADOS: El personal de las áreas de Inspección y Clasificación tiene contacto con el nombre y producto que despacha cada proveedor, por esta razón, ellos conocen si el producto devuelto es o no de cierta finca, si esta es certificada o no y otros factores para diferenciar la flor por cultivo. El personal en Producción, que como se explicará más adelante, tiene contacto con el producto certificado mas no con información de proveedores, debe ser capacitado en reconocimiento de las fincas, cuales son fincas o lotes certificados, que producto nos proveen, entre otros factores importantes para garantizar la veracidad de la información que se está entregando al hacerle seguimiento a la flor. Este es un listado alimentado constantemente con los registros que el área de inspección y calidad fincas llevan como se explicará más adelante, y cada actualización se renueva con el personal para que tengan presente el estado de la certificación con cada cultivo como se muestra en las Tablas 7 y 8 del siguiente capítulo de seguimiento a producto certificado. Estas tablas muestran que a Abril de 2006 se llevan 22 fincas certificadas y 56 fincas que no tienen certificación pero se ha certificado al menos un lote del producto despachado a la compañía, esto muestra el avance y alcance del proyecto, ya que con el diagnóstico inicial del Capítulo 4 se certificaron inmediatamente 18 productos que corresponden a 14 fincas y en proceso se tenían 7 productos más de 7 fincas.

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5.2.3. REGISTROS DE CAPACITACIÓN: Se debe tener un Registro de capacitación de auxiliares, supervisores y operarios que tengan contacto directo con el producto certificado ya que muchas veces por desinformación se cometen errores o es imposible dar trazabilidad al producto certificado, que es de los indicadores de gestión más importantes en el proceso, pues permite la evaluación continua del trabajo realizado con la finca (VER ANEXO No 15).

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CAPÍTULO 6

CREACIÓN DE INDICADORES DE SEGUIMIENTO A PRODUCTO CERTIFICADO Los siguientes indicadores establecidos para el Control y Seguimiento del proceso de Certificación de cultivos, describen la forma como se están evaluando los resultados, la manera como se le da una trazabilidad al producto certificado dentro del proceso productivo en la bodega en Colombia, hasta su llegada a Estados Unidos en Bouquets terminados, además de establecer las acciones a seguir en el proceso. La información diaria se archiva en una carpeta por cultivo que hace parte del Archivo general de Registro de Cultivos Certificados, en la cual se lleva consolidado el histórico de un cultivo, su comportamiento y los lotes certificados para, en caso de reclamo, se tenga establecido qué Finca proveedora del producto afectado en el reclamo fue certificada según los registros el día de uso y tomar las medidas correctivas además de generar las acciones preventivas para el mejoramiento continuo del proceso. A continuación se describen uno a uno los Indicadores establecidos: 6.1. INDICADOR 1. FACA025. FORMATO DE SEGUIMIENTO DE UTILIZACIÓN DE PRODUCTO CERTIFICADO: Cuando la flor se resta de Inventario de flor clasificada, se saca del cuarto frío y va a ser utilizada en Producción, en el área de Preparación de Bouquet, el Asegurador de calidad del área o en su defecto, la persona encargada por el Jefe del área, debe diligenciar en este formato (ANEXO No6) con la información de cliente, número de orden de producción, tipo de producto, nombre de la finca y fechas de recepción y utilización del producto para poder darle trazabilidad al producto hasta en el Bouquet elaborado y si se recibe algún reclamo de calidad de Estados Unidos, indicador del cuál se hablará más adelante, se pueda determinar si el producto con problemas corresponde a un Producto certificado y tomar las medidas consignadas en el Plan de acciones correctivas y preventivas del PACA004. Procedimiento de certificación de cultivo (ANEXO No4). Esta información se archiva diariamente y es rectificada por el Jefe de calidad del área de Bouquet.

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6.2. INDICADOR 2. INFORME DE VISITA A FINCA: Este informe se genera en cada visita a la finca evaluando el producto y el proceso que la finca le hace a la flor para C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA (ANEXO No7). El seguimiento en las fincas del proceso de certificación para mantener la calidad del producto despachado, es un factor fundamental en el proceso, pues la no hacer seguimiento, se pierde el control de los procesos y se comienzan a generar inconvenientes de flor No Conforme. El jefe de calidad en su visita a la finca evalúa los parámetros básicos que el producto debe llevar: 6.2.1. PUNTO DE CORTE: Referente a la apertura de la flor, para cada producto, la flor debe llevar la apertura adecuada establecida en los parámetros de calidad por producto. 6.2.2. TAMAÑO DE CABEZA: Aplica principalmente para la Rosa, ya que cada variedad tiene un parámetro establecido en los parámetros de calidad por variedad. 6.2.3. FOLLAJE Y TALLO: Se evalúa el estado de la flor en cuanto a torceduras en tallo, coloraciones y presencia o no de follaje en la flor y/o tallo que puedan ser causa de devolución por incumplimiento del parámetro. 6.2.4. SANIDAD: Estado fitosanitario de la flor que significa ausencia o presencia de plagas y/o enfermedades. 6.2.5. HIDRATACIÓN: Tiempos y soluciones de hidratación de la flor desde cultivo hasta la postcosecha, este factor influye directamente en la calidad del producto durante el almacenamiento y en la vida en florero del producto cuando este llega al cliente final, como se describió en el punto 4.1.4.2. del presente documento. 6.2.6. EMPAQUE: este punto es neurálgico en el proceso de producción de flores, ya que puede suceder que en todo el proceso, la flor este en buenas prácticas de manipulación, pero si al final el empacador hace de forma incorrecta la labor de empaque y maltrata, parte o manipula erróneamente la flor, el producto que llega a Sunshine no va a cumplir con las expectativas de la Compañía y por esta razón, va a ser devuelto a la finca, es por esto que la labor de empaque se califica con el fin de validar el método de empaque de la empresa y hacer las correcciones respectivas. 6.2.7. TRANSPORTE: La flor debe cumplir con la cadena de frío indispensable para el mantenimiento de la calidad del producto desde la fuente. Se debe revisar la forma como se está transportando la flor y paulatinamente ir exigiendo a los cultivos pequeños, el transporte refrigerado de la flor.

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6.2.8. MALTRATO: Observaciones de maltratos que se vean en la fuente, para disminuir en el proceso, maltratos que puedan generarse y llegar a Sunshine. Siempre la finca guarda una copia en la carpeta de información de la empresa y el Jefe de calidad de la finca lleva la copia que se anexa a la carpeta que por cultivo se llena para dar seguimiento a las visitas y el concepto que el jefe emite. 6.3. INDICADOR 3. CUADRO DE SEGUIMIENTO A CULTIVOS CERTIFICADOS CON PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN: Con este proyecto, se busca identificar buenos proveedores y aumentar el volumen de flor despachada por ellos, para asegurar la Calidad del producto con un proceso garantizado desde cultivo. Este cuadro resumen se consolida semanalmente para evaluar la cantidad de flor certificada y el porcentaje de participación del cultivo en el total del tipo de producto ingresado a la Compañía, en la primera figura esta la plantilla de hoja de cálculo que se alimenta con la información de los ingresos semanales de flor que arroja el Sistema de control de inventarios y la información consignada en el FACA055. Formato de registro de productos certificados, diligenciado por el área de Calidad en Inspección (ANEXO No5): GRÁFICO No 2. CERTIFICADA

ENCABEZADO DE PLANTILLA PARA REGISTRO DE FLOR C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

REGISTRO DE PROVEEDORES CERTIFICADOS

SEMANA

FECHA

NOMBRE DEL PROVEEDOR

PRODUCTO

TIPO DE PRODUCTO

FINCA

LOTE

TOTAL TALLOS INGRESADOS EN LA SEMANA

No. CAJAS

No. TALLOS CERTIFICADOS

CANTIDAD MUESTREO (CAJAS)

NO CONFORMIDAD (TALLOS)

Las auxiliares de calidad de recepción, como se ve en el formato, estiman una devolución del producto ingresado según el muestreo elaborado; según esto, se toma la decisión de certificar el producto o no según el PACA002.Procedimiento de Inspección (ANEXO No 1). Todas las semanas, el director de Calidad, el Jefe de calidad y sus auxiliares de inspección, revisan la devolución estimada versus la devolución real, si hubo, para corregir errores de muestreo y tomar medidas preventivas para cuando haya una devolución de producto desde preparación de bouquet, indicador que se analizará a continuación, que se encuentre fuera de los parámetros establecidos en el Plan de acciones correctivas y preventivas del PACA004. Procedimiento de certificación de cultivo (ANEXO No4).

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En la Tabla No 9 se muestra el consolidado de una semana ejemplo, la semana 12 de 2006, donde se muestra el porcentaje certificado por proveedor y por producto de cada uno de ellos, la casilla de proveedores no se muestra por reserva de la empresa, aquí se muestran dos porcentajes: Uno tiene en cuenta la flor ingresada por el cultivo propio, que tampoco es clasificado y el otro solo incluye la flor recibida de terceros. Estos porcentajes se revisan semanal y mensualmente en las reuniones de Calidad que se realiza una vez por semana para hacer seguimiento en crecimiento y sugerencias al proceso de certificación: TABLA 9. CUADRO RESUMEN DE PRODUCTO CERTIFICADO Y % PARTICIPACIÓN SEMANA 12 DE 2005 Suma de No. TALLOS CERTIFICADOS

SEMANA

PRODUCTO

SEMANA 12 EUCALIPTO RUSCUS GERBERA CREMON GYPSO SNAPDRAGON KANGAROO STATICE ALSTRO EUCALIPTO MOLUCELLA MOLUCELLA FUJI GYPSO LEATHER CAMPANULA SPRAY ROSE CAMPANULA EUCALIPTO LEATHER CLAVEL EUCALIPTO

FINCA

X X X X X X X X X X X X -

LOTE

X X X X X X X X X X

TOTAL TALLOS INGRESADOS EN LA SEMANA

42170 33200 25820 28600 50830 61950 3000 54210 159500 42170 18920 18920 38170 50830 101850 8830 21590 8830 42170 101850 351400 42170

TOTAL TALLOS TALLOS % INGRESADO CERTIFICAD CERTIFICAC S POR OS IÓN PROVEEDO R 6000 6000 14,2% 30000 30000 90,4% 2120 2640 8,2% 25600 28600 89,5% 40800 40800 80,3% 2120 3290 3,4% 3000 3000 100,0% 6000 6000 11,1% 68070 70580 42,7% 15000 15000 35,6% 5000 5000 26,4% 4000 5000 21,1% 8000 25400 21,0% 10000 10030 19,7% 15000 15000 14,7% 3000 3000 34,0% 10600 10600 49,1% 3800 3800 43,0% 2730 2730 6,5% 10150 10150 10,0% 4000 11500 1,1% 6300 6300 14,9%

RUSCUS

-

X

33200

3200

3200

9,6%

ALSTRO SNAPDRAGON GERBERA STATICE ALSTRO LIMONIUM SNAPDRAGON AGAPANTHUS SNAPDRAGON CLAVEL MINICLAVEL DELPHINIUM LIMONIUM ALSTRO SNAPDRAGON SPRAY ROSE

X X X X X X X X -

X X X X X X X X

159500 61950 25820 54210 159500 38850 61950 3760 61950 351400 114700 15440 38850 159500 61950 21590

8990 1450 5600 19000 6950 8300 2000 1760 2360 139800 19500 1000 26000 7760 3920 9160

11900 2270 5600 19000 9110 8300 2000 1760 2740 145800 19500 2450 26000 21260 5360 10990

5,6% 2,3% 21,7% 35,0% 4,4% 21,4% 3,2% 46,8% 3,8% 39,8% 17,0% 6,5% 66,9% 4,9% 6,3% 42,4%

STATICE

X

-

54210

10510

10510

19,4%

STATICE POMPON Total SEMANA 12 Total general

X -

X

54210 4263

2000 2800 563350 563350

3000 2800

3,7% 65,7%

2.413.744

23%

1.543.620

36%

50

6.4. INDICADOR 4. FACA063. REGISTRO DE DEVOLUCIONES DE PRODUCTO CERTIFICADO EN PRODUCCIÓN: El personal de Aseguramiento de calidad en el área de preparación de Bouquet, registra diariamente además de los programas en que fue utilizado producto certificado, las devoluciones de producto No conforme encontrado que se hacen desde ésta área (ANEXO No 18). Cualquier anomalía que se encuentre con producto certificado antes de pasar a mesas de Bouquet se debe hacer conocer al Jefe de calidad del área de clasificación para que éste informe al Jefe de calidad de la finca y programe una visita al cultivo, con el fin de definir si la finca sigue o no certificada según lo observado y la gravedad del problema. Todo esto sigue el Plan de acciones correctivas y preventivas del PACA004. Procedimiento de certificación de cultivo (ANEXO No4). El seguimiento de esta flor, ayuda a la retroalimentación constante al área de Preinspección y directamente al cultivo por parte de jefe de aseguramiento de calidad. Este dato se consolida en el mismo archivo donde se analizan los porcentajes de participación descritos anteriormente por proveedor, por grupo de productos y por causas de devolución, además se incluye un resumen de la cantidad certificada, la devolución y el porcentaje de devolución de flor desde preparación:

%Devolución de flor = Cantidad devuelta en Preparación de flor certificada X100 Cantidad total certificada por despacho

Este debe estar en un porcentaje menor al 1% como primera meta, en el cuadro siguiente, se verán las devoluciones por debajo del 1%, las dos devoluciones, por ejemplo de esta semana, que superan el 1%, se determinan las causas, el siguiente despacho es clasificado y se evalúa el porcentaje de devolución obtenido, además de la visita a finca como lo describe el Plan de acciones correctivas y preventivas del PACA004. Procedimiento de certificación de cultivo (ANEXO No4).

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TABLA 10. RESUMEN DE DEVOLUCION DE PRODUCTO CERTIFICADO EN EL ÁREA DE PREPARACIÓN DE BOUQUET SEMANA 12 DE 2006 C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD CONSOLIDADO SEMANAL POR PROVEEDOR Suma de No. TALLOS CERTIFICADOS

SEMANA

PRODUCTO

SEMANA 12 EUCALIPTO RUSCUS GERBERA CREMON GYPSO SNAPDRAGON KANGAROO STATICE ALSTRO EUCALIPTO MOLUCELLA MOLUCELLA FUJI GYPSO LEATHER CAMPANULA SPRAY ROSE CAMPANULA EUCALIPTO LEATHER CLAVEL EUCALIPTO

FINCA

LOTE

TALLOS CERTIFICAD OS

X X X X X X X X X X X X -

X X X X X X X X X X

6000 30000 2120 25600 40800 2120 3000 6000 68070 15000 5000 4000 8000 10000 15000 3000 10600 3800 2730 10150 4000 6300

RUSCUS

-

X

3200

ALSTRO SNAPDRAGON GERBERA STATICE ALSTRO LIMONIUM SNAPDRAGON AGAPANTHUS SNAPDRAGON CLAVEL MINICLAVEL DELPHINIUM LIMONIUM ALSTRO SNAPDRAGON SPRAY ROSE

X X X X X X X X -

X X X X X X X X

8990 1450 5600 19000 6950 8300 2000 1760 2360 139800 19500 1000 26000 7760 3920 9160

STATICE

X

-

10510

STATICE POMPON

X -

X

2000 2800

DEV.

% DEV. CERTIFICAD O

34 51 56 13

1,60% 0,20% 0,14% 0,61%

CAUSA

TEMPERATURA

16,4 º C Maltrato Maltrato Deshidratado Tallos partidos

60

0,09%

Abierto

38

0,76%

Deshidratado

16º C 15º C 8

0,08%

Tallos partidos

55

0,52%

Maltrato

59

0,58%

Despuntado

1777

1,27%

Botrytis,Araña,Trips

30

0,00% 0,39%

Abierto

34

0,32%

Botrytis

6.4.Autor INDI Fuente: CADOR 5. EVALUACION DE MALTRATOS DIARIOS: Diariamente, la compañía cuantifica y valoriza la flor dada de baja por no cumplir parámetros de calidad, sea por manipulación, problemas fitosanitarios o rotación. El hecho de no clasificar la flor en la Compañía, evita manipulación y por consiguiente maltratos, la idea de evaluar semanal y mensualmente el comportamiento de los maltratos de flor generados en el área de clasificación y dimensionar porcentualmente cómo se comportan las pérdidas de flor por manipulación y así mismo, cuando hay flor que sale en malas condiciones al área de producción y hay que desecharla. Luego se hizo una comparación contra los costos en los que se incurre cuando la flor es sometida a un proceso de clasificación, este punto se discutirá con detenimiento en el Capítulo 9 del presente documento donde se encuentra el análisis de costos del proyecto de certificación.

52

6.6. INDICADOR 6. IDENTIFICACIÓN DE PRODUCTO CERTIFICADO: Todo lote o producto de finca certificada, llega a la compañía, es inspeccionado por las auxiliares de calidad de recepción y es o no es certificado según los parámetros de calidad establecidos en el PACA004. Procedimiento de certificación de producto (ANEXO No4), esto ya que una finca puede ser certificada pero en un lote de producto se encuentra una no conformidad mayor que hace perder la certificación y Fuente: autor evaluar en la clasificación las causas y porcentajes para tomar medidas, como se describió en el Plan de acciones. Las cajas de flor certificada se identifican con una etiqueta para su seguimiento desde la Preinspección (ANEXO No8) hasta que es utilizado en el área de Producción y así mismo, darle seguimiento para posibles situaciones de mejoramiento que se presenten. 6.7. INDICADOR 7. REPORTE DE CALIDAD DE ESTADOS UNIDOS: La empresa cuenta con un indicador de gestión de calidad del producto despachado a Estados Unidos, donde las personas encargadas de la Calidad en este lugar, registran las No Conformidades encontradas en cada uno de los ítems establecidos, cada causa posee un código con el cual se generan los consolidados para evaluar la gestión de cada área y se generan situaciones de mejoramiento, discutidas en los comités de calidad, llevados a cabo una vez por semana, a los cuales asiste la Gerencia, Dirección de calidad y producción, Jefes de área y Jefes de calidad. Los formatos se muestran a continuación: Tabla No 11 . Reporte diario de calidad de producto recibido en USA SUNSHINE BOUQUET LTDA. ASEGURAMIENTO DE CALIDAD LLEGADA PRODUCTO USA TABLA 2 REPORTE DIARIO

FECHA DE RECLAMO

# ORDEN

CENTRO DE PRODUCCION

TIENDA

GUÍA AEREA

PRODUCTO

TOTAL DE CUBOS EN EL PROGRAMA

0

50

100

PLAGAS Y ENFERMEDADES

FLOR

ELABORACION

53

Fuente: autor Con este reporte se genera un consolidado por área expresado en cantidad de ramos reprocesados y costo en Dólares de la No Calidad que se muestra a continuación: Gráfico No 3 . Consolidado de reportes de calidad por parámetro evaluado

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA. REPORTE RECLAMOS DE CALIDAD USA ACUMULADO SEMANA 49 - 50 - 51 - 52 GRAFICA 1 1400

No. RAMOS PROCESADOS

1200

1000

800

600

400 U$

U$ 200 U$ U$

U$ U$0 0

U$0

U$0

U$3

U$

U$0

U$

U$0

U$0

U$0

PLAGAS Y ENFERMEDADES

FLOR

ELABORACION

EMPAQUE

PLANEACION

SEMANA 50

310

0

202

48

0

SEMANA 51

35

0

6

78

0

SEMANA 52

100

0

0

2

0

PARAMETROS

Fuente: Autor Este reporte es analizado semanalmente en las reuniones de calidad para determinar las causas de costos de No calidad en la operación en Estados Unidos para tomar medidas preventivas, el ítem que nos involucra es el primero de Plagas y/o enfermedades, que tiene que ver con la calidad de flor de las fincas y el seguimiento si fue o no de producto Certificado que no pasó por clasificación se hace según el indicador 1 de este capítulo donde se consigna la información de las órdenes de producción en las cuáles se utilizó producto certificado.

54

6.8. LISTADO DE CULTIVOS Y TIPO DE CERTIFICACIÓN: a continuación se muestra el listado actualizado de las fincas proveedoras y el tipo de certificación en el cuál se encuentran a Abril de 2006, cuyos nombres no se muestran por reserva de la empresa. Este listado permite llevar una trazabilidad de las fincas cuyo producto es certificado ya sea por lotes de producto entregado a la empresa o por haber adquirido la certificación según los indicadores señalados en capítulos anteriores, esto permite también analizar el crecimiento en el número de fincas certificadas y cuáles por lo menos han recibido certificación en alguno de sus despachos para trabajar y ganar la certificación total. Este listado es indispensable para el personal de recepción e inspección de flor para que ellos tengan claro cuáles fincas están en el proceso y ayuden a incluir fincas nuevas, las cuáles al hacerles la inspección según el PACA002. Procedimiento de inspección (ANEXO No 1), cumplan con los parámetros establecidos para la certificación. Tabla No 7: Listado de Fincas Certificadas actualizado a Abril de 2006 C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA ASEGURAMIENTO DE CALIDAD LISTADOS FINCAS Y TIPO DE CERTIFICACION FINCAS FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 6 FINCA 7 FINCA 8 FINCA 9 FINCA 10 FINCA 11 FINCA 12 FINCA 13 FINCA 14

PRODUCTO VERDE GERBERA CREMON CLAVEL AGAPANTHUS STATICE FUJI MATSUMOTO, POMPON, LIRIO GYPSO LEATHER SPRAY ROSE , LIRIOS , CAMPANULAS CLAVEL ALSTRO,DELPHINIUM STATICE

TIPO DE CERTIIFICACION FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA

FINCA 15

POMPON, MINI. SNAP. MOLUCELLA

FINCA

FINCA 16

CLAVEL MATSUMOTO, BUPLERUM, STOCK,TRACHELIUM LIMONIUM ALSTRO STATICE STATICE GYPSO

FINCA

FINCA 17 FINCA 18 FINCA 19 FINCA 20 FINCA 21 FINCA 22

FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA FINCA

Fuente: autor Tabla No 8: Listado de Fincas de Certificación por lotes de producto actualizado a Abril de 2006

55

C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA ASEGURAMIENTO DE CALIDAD LISTADOS FINCAS Y TIPO DE CERTIFICACION FINCAS FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 6 FINCA 7 FINCA 8 FINCA 9 FINCA 10 FINCA 11 FINCA 12 FINCA 13 FINCA 14 FINCA 15 FINCA 16 FINCA 17 FINCA 18 FINCA 19 FINCA 20 FINCA 21 FINCA 22 FINCA 23 FINCA 24 FINCA 25 FINCA 26 FINCA 27 FINCA 28 FINCA 29 FINCA 30 FINCA 31 FINCA 32 FINCA 33 FINCA 34 FINCA 35 FINCA 36 FINCA 37 FINCA 38 FINCA 39 FINCA 40 FINCA 41 FINCA 42 FINCA 43 FINCA 44 FINCA 45 FINCA 46 FINCA 47 FINCA 48 FINCA 49 FINCA 50 FINCA 51 FINCA 52 FINCA 53 FINCA 54 FINCA 55 FINCA 56

PRODUCTO LIRIOS , HYPERICUM, CAMPANULAS DELPHINIUM ROSA BONCHADA HYDRANGEA GIRASOL, ALSTRO SNAP SNAP VERDE HYDRANGEA, SNAP CREMON, POMPON VERDE SNAP CREMON, POMPON TINTURADO ASTER, ALSTRO GYPSO MILLION STAR AGAPANTHUS EUCALIPTO BUPLERUM LIMONIUM FUJI ASTER GYPSO SNAP ERINGYUM ALSTRO GYPSO AGAPANTHUS ALSTRO ERYGIUM DELPHINIUM GERBERA EUCALIPTO POMPON CAMPANULA EUCALIPTO Y LILIGRAS EUCALIPTO DELPHINIUM EUCALIPTO, LILY GRASS ASTER LIRIOS ROSA BONCHADA EUCALIPTO DELPHINIUM DELPHINIUM, GIRASOL, LIATRIS LIMONIUM, SNAP AGAPANTHUS SNAPDRQAGON CALLA LIATRIS ALSTRO SNAP, SPRAY ROSE EUCALIPTO EUCALIPTO POMPON GERBERA

TIPO DE CERTIIFICACION LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE LOTE

Fuente: autor

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CAPÍTULO 7

SELLO DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE FLOR A C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA 7.1. CREACIÓN DE SELLO DE CALIDAD PARA PROVEEDORES DE FLOR Al hablar del término Certificación, en el caso del presente proyecto, se debe expedir un documento escrito que confirme que el producto de la finca proveedora de flor, cumple con los requerimientos del cliente, en este caso C.I. Sunshine Bouquet Ltda. La certificación de producto SUNSHINE supone la manifestación de que un producto debidamente identificado, dispone de la confianza adecuada conforme a las normas específicas expedidas por SUNSHINE en las fichas técnicas por producto. En la etapa que se encuentra el proceso, la certificación se constata con una etiqueta en la caja, el seguimiento de la información y el reconocimiento interno dentro del personal que la flor de ese cultivo es certificada por su calidad, acompañado de los registros anteriormente descritos. Fuente: autor Para la finca certificada, de ser aprobado el proyecto en su totalidad después de pasar la etapa de prueba en la que aún se encuentra, se expediría un certificado oficial que se entregaría en reunión formal con las personas de la finca y se expondrían los motivos por los cuales la finca obtuvo el Sello de Certificación de la Calidad Sunshine Bouquet Ltda. El formato del sello propuesto a la empresa se encuentra en el ANEXO No9. Para la finca, el beneficio está en cero registros de devoluciones de flor por no conformidades en los parámetros de calidad exigidos por la compañía, que incluye disminución de flor de baja a mercado nacional o de pérdidas por exceso de manipulación, daños fitosanitarios y deshidratación, pues en la mayoría de los casos, cuando la flor devuelta es reprocesada en las fincas, según proveedores consultados, mínimo un 30% de la flor es perdida por la finca por mala calidad. En casos donde sea posible, según acuerdos con el Departamento Comercial, encargado de las compras de flor para la compañía, se puede aumentar el volumen

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de pedidos de flor, lo que implica mejores ingresos por el buen mercadeo de la flor, además de esto, en el momento en que se pueda expedir el certificado de la empresa, la finca ganaría reconocimiento, ya que C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA es ampliamente reconocida en el sector por su exigencia en la calidad de producto. Así mismo, es indispensable exponerle a la finca las razones por las cuales podría perder el sello, teniendo en cuenta que la labor del jefe de calidad de fincas de Sunshine, es de evaluador externo del proceso, certificando en cada una de sus visitas que la finca cumple con lo establecido y que aún debe conservar su sello. 7.2. PÉRDIDA Y NUEVA ADQUISIÓN DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO Así como se hizo el proceso de certificación de producto para algunas fincas, dependiendo de la respuesta y comportamiento de los indicadores que se asignaron para el seguimiento de las mismas, las fincas pueden perder su certificación. En consenso, las medidas correctivas y preventivas, que incluyen las causas de pérdida de certificación, quedaron plasmadas en el PACA004. Procedimiento de certificación de cultivo (ANEXO No4). A continuación, se presentan algunos ítems críticos que se tienen en cuenta para la pérdida de la certificación. 7.2.1. PREINSPECCIÓN: Si al realizar la inspección de un lote de una finca certificada según el PACA002 Procedimiento de inspección (ANEXO No1) se encuentran problemas fitosanitarios u otro factor considerado mayor o crítico que al ser consultado con el Jefe de Calidad del área, deba pasar a clasificación, la finca entra en un periodo de observación para determinar, según el porcentaje de devolución, si pierde o no la certificación. 7.2.1.1. NO CONFORMIDAD DELIMITADA: Como se estableció en el PACA004. Procedimiento de certificación de producto (ANEXO No4), una no conformidad puede presentarse en algunas variedades o colores específicos del cultivo, por lo cual se estableció que de un lote, se pueden certificar las variedades o colores que no tengan problema y clasificar el producto no conforme, hasta que se certifique nuevamente desde el cultivo por el Jefe de calidad de la finca y no salga producto no conforme para devolución al clasificarlo por un lapso de una semana. 7.2.2. PRODUCCIÓN: Si al utilizar un producto certificado en Producción se encuentra un problema fitosanitario, maltratos severos o alguna no conformidad, la información debe ser registrada en el FACA025. Seguimiento de utilización de producto certificado (ANEXO No6) para llevar el control de flor no conforme que llega al área de Bouquet, con el fin de tomar las medidas

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en Preinspección y visita a cultivo según el Plan de acciones correctivas y preventivas nombrado anteriormente.

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CAPÍTULO 8

DOCUMENTACIÓN La información, a fin de ser difundida, debe ser estandarizada. Por este motivo, se levantaron los siguientes documentos, los cuales se encuentran referenciados en el PACA004. Procedimiento de Certificación de cultivos (ANEXO No4), documento que resume la información del presente trabajo de grado. 8.1. DOCUMENTACIÓN PARA LA FINCA CERTIFICADA La finca certificada debe organizar una carpeta de documentación para C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. Con los siguientes documentos, con el fin de hacer seguimiento a los indicadores y mantener información actualizada del procedimiento que la finca realiza con la flor de la compañía. Esto ya que si hay rotación de personal o se encuentra algún problema, se continúa con la evaluación y se lleva registro de todo el proceso de certificación de producto. 8.1.1. PARÁMETROS DE CALIDAD POR PRODUCTO: La empresa tiene documentados los parámetros de calidad que se les exige a los proveedores por producto. En el año 2006, se hizo una actualización de parámetros y se cambió el formato con el cuál se presentaban, incluyendo fotos del producto y grados de calidad que en algunos casos no se encontraban contemplados en la revisión 1 de los requerimientos. Se organizó la información como Formato estándar de Fichas técnicas por producto (ANEXO No2). 8.1.2. PARÁMETROS ADICIONALES DEL PRODUCTO: En el área de clasificación en los productos mencionados a continuación, se hacen clasificaciones por grados, ya sea por longitud, tamaños de cabeza, follaje entre otros parámetros establecidos en el PCLS001 Y PCLS 002 Instructivos de clasificación de productos (ANEXOS No 10 Y 11), con el fin de identificar el producto en inventario de forma exclusiva, pues su uso es limitado para ciertos clientes o tipos de Bouquets; si la finca tiene certificación y el producto no pasa por el área de clasificación, es indispensable que la finca realice la clasificación según estos grados desde allí, se identifique claramente para el ingreso de información a el inventario y se tengan claros los conceptos por grado para evitar inconvenientes a la hora de utilizar el producto en Producción.

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8.1.3. DIAGRAMAS DE EMPAQUE: Si la flor debe llegar empacada de forma especial o en ciertos casos, el empaque es diferente al utilizado frecuentemente por la finca para otros clientes, se debe llevar un diagrama de empaque, especificando número de ramos por caja y procedimiento detallado, entendible por cualquier persona que vaya a ser capacitada en el mismo. El modelo de diagrama para flor de arreglos, despachos especiales para estados Unidos, producto que requiere de empaque especial, se hizo según Diagrama de empaque del Manual de empaque de C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. (ANEXO No12) se adjunta diagrama de empaque de Alstroemeria para inventario. 8.1.4. REGISTROS DE VISITA: 8.1.4.1. INFORME DE VISITA: El Jefe de calidad de fincas en su visita al cultivo, deja copia del reporte que se genera en la visita (ANEXO No7) con las observaciones de la flor y/o el proceso del cultivo como se describió anteriormente. El informe generado en la visita anterior, es revisado para ver si las recomendaciones hechas han sido tomadas en cuenta, para el mejoramiento continuo de la calidad de la flor para la compañía, la descripción de este informe se desglosó en el punto 6.2 de presente documento. 8.1.4.2. FACA026. FORMATO DE REGISTRO DE PROCEDIMIENTOS DE HIDRATACIÓN EN FINCAS CERTIFICADAS: Se creó el Formato de registro de procedimientos de hidratación en fincas certificadas (ANEXO No 13) con el fin de tener un registro y seguimiento de procedimientos de hidratación de flor en cultivo, cuya importancia y descripción se analizó en el punto 4.1.4.2., certificados por el Jefe de calidad de la finca, un representante de la finca y el Jefe de Calidad del área de Clasificación, con revisiones periódicas mensuales. Si la finca ha cambiado algún procedimiento, se genera una nueva versión del documento o si al día de la visita la finca mantiene el procedimiento, se hace una revisión y firma correspondiente, que certifica la información allí consignada. De este documento, queda copia en el cultivo y en C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. 8.1.4.3. DOCUMENTOS DE DEVOLUCIONES Y CAUSAS: Al hacer una devolución de producto no conforme a la finca, el producto físico retorna a la finca proveedora con los respectivos documentos soporte de devolución por variedad, grado o color según ingrese al Sistema de control de flor

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ingresada a C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. (ANEXONo 14). Este documento, además utilizarse para los ajustes contables, es el indicador para evaluar por color o variedad los porcentajes de devolución y trabajar principalmente en las devoluciones que marcan por volumen. 8.1.4.4. REGISTROS DE CAPACITACIÓN: Al realizar la capacitación en la finca por parte del jefe de calidad encargado, se debe llevar un registro de capacitación con el fin de evaluar la efectividad y revisar si la rotación de personal al cabo de un mes de trabajo, amerita una nueva capacitación en los parámetros de calidad exigidos por C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA (ANEXO No 15). 8.2. DOCUMENTACIÓN PARA C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA: 8.2.1. PACA004. PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO DESDE FINCAS PROVEEDORAS: Este es el documento final elaborado con el procedimiento para certificar una finca y el seguimiento del procedimiento (ANEXO No4), El procedimiento de inspección y formatos de seguimiento del procedimiento, que también hacen parte de la documentación del Proceso de certificación son los mismos nombrados en cada parte del presente documento. 8.2.2. ARCHIVO POR CULTIVO: Cada cultivo lleva una carpeta de archivo de seguimiento al proceso de certificación con la siguiente información: 8.2.2.1. REGISTRO DE HIDRATACIÓN: Copia del mismo formato diligenciado y descrito en el punto 8.1.4.2. del presente documento. 8.2.2.2. REGISTRO DIARIO DE PRODUCTOS CERTIFICADOS: Como se describió en el capítulo 6 del presente documento, en el FACA055. Registro de proveedores certificados (ANEXO No5), se registran las entradas diarias de productos certificados, este formato alimenta una base de datos para consolidar diaria y semanalmente los totales de producto certificado. Diariamente el Jefe de calidad del área de inspección y clasificación envía un correo electrónico con copia a gerencia, dirección de producción y dirección de calidad con la información de la flor certificada registrada en este formato, además de generar el seguimiento mostrado anteriormente en la Tabla No 5. 8.2.2.3. INFORME DE VISITA Y LISTAS DE CHEQUEO DE CALIDAD: Copia de los mismos documentos descritos anteriormente ANEXOS No 3 y 7.

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CAPÍTULO 9

ANÁLISIS DE COSTOS 9.1. COSTOS DE PÉRDIDA DE FLOR POR EXCESOS EN LA MANIPULACIÓN El fin último de este proyecto es, fundamentalmente, disminuir la manipulación que la flor sufre en nuestros procesos internos, que generan maltratos en la flor y causan la pérdida de calidad de exportación, por consiguiente, su disposición final es el desecho o la venta a mercados Nacionales. La empresa por parte del Departamento de Auditoria, cuantifica tanto en volumen como en costos, según el precio promedio de compra de cada producto, la cantidad de flor que se pierde en el proceso, esto discriminado por área para determinar puntos neurálgicos a atacar para la disminución de los costos de desperdicios. Aquí se analizó la tendencia de los maltratos específicamente en el área de clasificación, área donde se está disminuyendo la manipulación de la flor. En la siguiente gráfica se muestran los datos obtenidos en volumen expresados en porcentaje: %pérdida de flor = Cantidad perdida en clasificación por grupo de producto X100 en Clasificación Cantidad de flor comprada por grupo de producto La empresa busca la disminución de las pérdidas de flor en un 50% al plantear la menor manipulación de la flor en clasificación y sus demás procesos productivos. En este análisis no se incluyeron las rosas, ya que para la disminución de maltratos en este producto, por tener un manejo diferente, es necesario que este en marcha un proyecto adicional de Flor Bonchada, el cual no es contemplado en este proyecto pues lo lidera otra persona de la Compañía. Lo que se observó, fue que gracias a la no clasificación de la flor, los porcentajes de maltrato en el área de clasificación, según la cantidad de flor comprada y su valor, disminuyeron de 0.51% en los meses de enero a marzo de 2005 al 0.17% registrado en los mismos meses del año, viendo la disminución drástica del 67%. Incluyendo, todas las áreas de la compañía, en los mismos meses del año, se ha disminuido el maltrato de flor del 2.9% al 1.55%, disminución del 46% en total de

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la compañía, donde el área de clasificación ha contribuido en gran parte a esta disminución. En las cifras y gráficos que se encuentran a continuación, se nota una tendencia clara de disminución de porcentajes de maltratos comparando año 2005 y 2006, viendo aumentos en los dos gráficos en los meses de Enero y Febrero, Abril y Mayo, Octubre y Noviembre y Diciembre, correspondientes a los picos de producción de las temporadas de Valentino, Madres, Acción de gracias o Thanksgiving y Navidad respectivamente. En estas fiestas se aumentan los índices de maltratos por los volúmenes de flor manejados y así mismo, el aumento de personal nuevo que ingresa a la compañía, que mientras es capacitado en manipulación, genera bajas por estas causas.

TABLA 12. Datos de porcentajes de pérdidas de flor en el área de Clasificación y total de la compañía en volumen y precio año 2005 y Enero a Marzo de 2006 INFORME COSTOS POR MES FLOR DE MALTRATO AÑO 2005

AREA

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

JULIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

TOTAL (US$)

% MALTRATO (US$)

2,47%

3,43%

2,91%

2,98%

3,65%

2,26%

2,62%

1,74%

1,80%

3,92%

3,87%

3,52%

2,93%

% MALTRATO (TALLOS)

2,97%

4,44%

2,78%

2,82%

3,53%

2,09%

2,81%

1,73%

1,88%

4,20%

3,95%

2,83%

2,98%

% MALTRATO AREA DE CLASIFICACION (US$)

0,48%

0,58%

0,47%

0,65%

0,66%

0,31%

0,24%

0,17%

0,12%

0,14%

0,21%

0,20%

0,40%

Fuente: Autor INFORME COSTOS POR MES FLOR DE MALTRATO AÑO 2006

AREA

ENERO

FEBRERO

MARZO

TOTAL (US$)

% MALTRATO (US$)

1,60%

1,75%

1,22%

1,55%

% MALTRATO (TALLOS)

1,95%

1,81%

1,21%

1,66%

% MALTRATO AREA DE CLASIFICACION (US$)

0,25%

0,16%

0,06%

0,17%

Fuente: Autor

64

GRÁFICO 4. Tendencia de porcentaje de pérdidas de flor en el área de Clasificación y total de la compañía Enero a Marzo 2005 y 2006 C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA % MALTRATO DE FLOR TOTAL EMPRESA 2005-2006 4, 50%

4, 00%

3, 50% 3, 00%

2, 50%

2, 00%

1, 50% 1, 00%

0, 50%

0, 00% ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

U J NIO

U J L IO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

%M ALTRATO (US$) 2005

M ES DEL AÑO

%M ALTRATO (US$) 2006

C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA DEPARTAMENTO DE AUDITORIA COMPARATIVO % MALTRATO AREA DE CLASIFICACION DE FLOR 2005-2006 1, 00% 0, 90% 0, 80% 0, 70% 0, 60% 0, 50% 0, 40% 0, 30% 0, 20% 0, 10% 0, 00% ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

UNIO J

U J L IO

M ES D EL A Ñ O

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

%M ALTRATO 2005 %M ALTRATO 2006

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9.2. COSTOS DE MANO DE OBRA: La compañía anualmente, realiza los presupuestos de mano de obra según el rendimiento promedio que cada Auxiliar de Producción, lleva del personal expresado en Tallos por hora. En la Tabla No13 se muestran los rendimientos que habían sido tenidos en cuenta hasta el año 2005 para la proyección de la Producción y los presupuestos de personal para cada temporada de alta Producción, donde la Mano de Obra contratada aumenta considerablemente como lo son : San Valentín, Easter, Día de las madres, Día de Acción de Gracias y Navidad, sin contar algunas temporadas pequeñas entre estas que son las más representativas. En la segunda columna se ven los rendimientos promedio de clasificación del año 2006 según la labor que clasificación tenga que hacerle al producto como lo son: 9.2.1. ALSTROEMERIA: Colocar etiquetas de Sunshine con el nombre del producto, color, grado de calidad, fecha y cantidad de ramos por caja para control de inventarios. 9.2.2. FILLERS: Para Gypsophilia, Solidago, Asteres entre otros fillers, se sigue el mismo procedimiento descrito en el punto anterior, para fillers como Statice que debe ser almacenado según el PCLS001 Procedimiento de clasificación de productos (ANEXO No 10 y 11) en tinas sin hidratación fuera del cuarto frío, deben ser sacados de las cajas de cartón como viene de cultivo y se deben colocar en las tinas en los estantes asignados para esto con la etiqueta que identifique la fecha de ingreso, el nombre del cultivo y el número de ramos en la tina para control de inventarios. 9.2.3. FOCALES 9.2.3.1. FOCALES EN HIDRATACIÓN Los focales que se almacenan en hidratación según PCLS001 Procedimiento de clasificación de productos (ANEXO No 10 y 11) se deben cortar a la longitud establecida para cada producto, se sumerge la base de los tallos en una solución ácida que ayuda a la hidratación que es utilizada en todos estos focales y se colocan en hidratación, ya sea de STS o en tinas con Hipoclorito de Calcio y ácido Cítrico segùn

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se necesita, también se hace la identificación para control de inventarios. 9.2.3.2. FOCALES EN SECO A los focales que son almacenados en seco se les debe colocar etiquetas a las cajas con el nombre del producto, color, grado de calidad, fecha y cantidad de ramos por caja para control de inventarios. 9.2.4. POMPON Al igual que el punto anterior, se les debe colocar etiquetas a las cajas con el nombre del producto, color, grado de calidad, fecha y cantidad de ramos por caja para control de inventarios. 9.2.5. ROSA A la rosa certificada no se le hace ningún procedimiento antes de consumo, este producto no hace parte de este trabajo pues corresponde, como ya se había mencionado al trabajo de otro colaborador de la organización. 9.2.6. SPRAY ROSES Al ser este catalogado como un focal y es almacenado en hidratación, corresponde al punto 9.2.3.1. del presente capítulo pero se toma aparte ya que según el procedimiento para el producto, a este se le debe adicionar hielo a las tinas para hacer más lenta la hidratación pues hay colores como amarillos y naranjas que son susceptibles a la apertura prematura. 9.2.7. VERDES 9.2.3.1. VERDES EN HIDRATACIÓN Los eucaliptos, Pittosporum entre otros productos contemplados en el anexo 10 y 11 deben ser almacenados en hidratación así que al llegar certificados, hay que cortarlos y colocarlos en tinas de hidratación. 9.2.3.2. VERDES EN SECO Los verdes que se almacenan en cajas, solo deben ser marcados con etiquetas con el nombre del producto, color, grado de calidad, fecha y cantidad de ramos por caja para control de inventarios. La evolución en el año 2006 respecto al 2005 ha sido de un 35.1% gracias a los procesos de certificación de producto, pues se evita la revisión del 100% del producto, tallo a tallo, que generaba los rendimientos anteriores.

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Tabla No 13. Rendimientos en Tallos por hora según grupo de flor

TIPO DE FLOR ALSTROEMERIA CLAVELES FILLERS FOCALES POMPON ROSA VERDES TOTALES

RENDIMIENTO MARZO 2005 TALLOS/H 900 600 480 350 550 600 600 4080

RENDIMIENTO MARZO 2006 TALLOS/H 1090 944 538 472 676 1100 693 5513

% AUMENTO 21.1% 57.3% 12.1% 34.8% 22.9% 83.3% 15.5% 35.1%

Fuente: Autor Con estos rendimientos, se comenzó a llevar en el mismo Registro de volúmenes de flor certificada código FACA 024, del cual se habló en el capítulo No 4, la cantidad de personal ahorrado en ocho horas de trabajo por no realizar el proceso de revisión tallo a tallo al 100% de la flor certificada y el costo de estas personas ahorradas. En la Tabla Número 14 se muestra un ejemplo de la semana 30 del año 2005, en la primera tabla en las últimas dos columnas, se encuentra el personal ahorrado y el costo hallado así: No personas ahorradas= No tallos certificados x100 en 8 horas de trabajo Rendimiento por grupo de producto (Tallos*persona/h)*8h

En la tabla número 15, se ve el consolidado de ahorro por Tipo de producto en Número de operarios en una jornada laboral normal de ocho horas y el costo de estas personas, tomando como referencia el costo de una persona un día de $19.254 en el año 2005, según el SMMV con prestaciones incluidas. El ahorro en personal en la semana ejemplo (Tabla 15) fue del trabajo de 12 personas en ocho horas de trabajo, cada día por el aumento en rendimientos y la disminución en labores de clasificación se ahorra por estas doce personas $231.509, lo que ayuda a los costos de producción que es el propósito del presente proyecto. Además, en este momento, el área de Clasificación cuenta con 79 personas a Agosto de 2006 y al mismo mes del 2005 había 109 personas laborando, lo que significa un ahorro del 27,5% en mano de obra.

68

TABLA 14. Registro ejemplo de información de producto certificado en Semana 30 de 2005 a C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

REGISTRO DE PROVEEDORES CERTIFICADOS

SEMANA

SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 31 SEMANA 32 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30 SEMANA 30

FECHA

NOMBRE DEL PROVEEDOR

PRODUCTO

TIPO DE PRODUCTO

FINCA

LOTE

AHORRO EN No PERSONAL EN UN DIA DE 8H LABORALES

AHORRO EN DINERO EN 8H LABORALES

25-jul 25-jul 25-jul 25-jul 25-jul 26-jul 26-jul 26-jul 26-jul 26-jul 26-jul 27-jul 27-jul 27-jul 28-jul 28-jul 28-jul 28-jul 28-jul 28-jul 29-jul 29-jul 29-jul 30-jul 30-jul 30-jul 30-jul 30-jul

FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 5 FINCA 1 FINCA 2 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 6 FINCA 7 FINCA 1 FINCA 7 FINCA 5 FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 4 FINCA 7 FINCA 6 FINCA 1 FINCA 2 FINCA 4 FINCA 1 FINCA 2 FINCA 3 FINCA 7 FINCA 6

ALSTRO CREMON GERBERA LIMONIUM STATICE ALSTRO CREMON CREMON GERBERA STATICE STATICE ALSTRO STATICE STATICE ALSTRO CREMON GERBERA LIMONIUM STATICE STATICE ALSTRO CREMON LIMONIUM ALSTRO CREMON GERBERA STATICE STATICE

ALSTRO FOCALES FOCALES FILLERS FILLERS ALSTRO FOCALES FOCALES FOCALES FILLERS FILLERS ALSTRO FILLERS FILLERS ALSTRO FOCALES FOCALES FILLERS FILLERS FILLERS ALSTRO FOCALES FILLERS ALSTRO FOCALES FOCALES FILLERS FILLERS

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X -

0,26 0,52 0,31 0,66 0,44 0,25 1,46 1,04 0,21 0,62 0,40 0,23 0,40 0,40 0,29 0,83 0,13 0,15 0,64 0,04 0,33 0,21 1,10 0,22 0,83 0,17 0,48 0,15

$ 5.060 $ 9.976 $ 5.986 $ 12.675 $ 8.450 $ 4.852 $ 27.933 $ 19.952 $ 3.974 $ 11.830 $ 7.605 $ 4.437 $ 7.605 $ 7.605 $ 5.587 $ 15.962 $ 2.554 $ 2.817 $ 12.168 $ 845 $ 6.321 $ 3.990 $ 21.126 $ 4.262 $ 15.962 $ 3.192 $ 9.267 $ 2.817

Fuente: Autor TABLA 15 . Consolidado por grupo de producto en Número de operarios de clasificación ahorrados y costos de ahorro de Mano de obra SEMANA TIPO DE PRODUCTDatos SEMANA 30 ALSTRO Suma de AHORRO EN No PERSONAL EN UN DIA DE 8H LABORALES Suma de AHORRO EN DINERO EN 8H LABORALES FILLERS Suma de AHORRO EN No PERSONAL EN UN DIA DE 8H LABORALES Suma de AHORRO EN DINERO EN 8H LABORALES FOCALES Suma de AHORRO EN No PERSONAL EN UN DIA DE 8H LABORALES Suma de AHORRO EN DINERO EN 8H LABORALES Suma de AHORRO EN No PERSONAL EN UN DIA DE 8H LABORALES SEMANA 30 Suma de AHORRO EN DINERO EN 8H LABORALES SEMANA 30

TOTALES 1,34 $ 25.666 5,03 $ 96.362 5,72 $ 109.481 12,09 $ 231.509

Fuente: Autor

69

9.3. JUSTO A TIEMPO: Este es un costo intangible que implica la disponibilidad del producto para utilización al tiempo que llega. El procedimiento desde la recepción de la flor en la compañía, su clasificación y posterior devolución de producto no conforme y de ingreso de producto conforme al inventario de flor clasificada para consumo, toma alrededor de de 1 a 2 días dependiendo de la hora de ingreso del producto. Si el producto entra luego de las dos de la tarde y la clasificación tiene horario donde no alcanza a clasificar el producto, se tiene plazo hasta el día siguiente para hacer devolución de producto no conforme al proveedor según acuerdos comerciales con las fincas; esto implica que el día siguiente a primera hora, la empresa aún no sabe con qué volumen de flor dispone del inventario de flor pendiente por clasificar y la finca proveedora no sabe cuanto le devolverán de esa flor para disponer de ella para otros despachos. Además, generalmente, las fincas cuando llega la devolución luego de 2 días, deben reclasificar y normalmente, esta flor presenta pérdidas por deshidratación y maltratos por manipulación. Si la flor no es clasificada, entra directamente a inventario de flor clasificada, la empresa puede disponer del producto en el momento en que ingresa a la compañía y así mismo, la finca no debe hacer reprocesos porque todo su producto cumplió con los parámetros del cliente y no recibirá reclamaciones ni perderá flor por los factores antes mencionados. 9.4. COSTOS DE HIDRATACIÓN DE PRODUCTO: El tratamiento de hidratación para productos sensibles al efecto del gas Etileno y por consiguiente senescencia prematura como se habló en capítulos anteriores, es un costo que el proveedor debe asumir, ya que es un tratamiento indispensable para ciertos productos y que dentro de las exigencias de la empresa en cuanto a Calidad, se pide al iniciar relaciones comerciales con los proveedores. La solución de STS se puede adquirir ya mezclada con diferentes casas comerciales o se puede obtener a partir de la mezcla de Tiosulfato de Sodio y Nitrato de Plata, los costos presentados en las tablas 16 y 17 tiene en cuenta el costo de estos productos más el ácido cítrico para disminución de pH para control de bacterias y el Hipoclorito de Calcio que es el tratamiento posterior para decantar los iones plata, ya que por legislación ambiental, no se pueden verter

70

estos residuos al alcantarillado hasta que alcancen una concentración menor a 0.05 ppm de Plata. Históricamente, C.I. Sunshine Bouquet Ltda, para garantizar la calidad y vida en florero de sus productos, ha establecido para los siguientes productos, la hidratación con solución de STS (Tiosulfato de Plata) como tratamiento preventivo, ya que muchos cultivos no garantizaban el correcto tratamiento de la flor. Los costos de hidratación en los que incurría la Compañía antes de certificar la hidratación en las fincas proveedoras eran los presentados en la Tabla 16 para los siguientes productos: Tabla No 16. Volumen y costos de preparación de STS en C.I. Sunshine Bouquet Ltda a Julio de 2005 ALSTROEMERIA-LIRIOS PRODUCTO NITRATO DE PLATA TIOSULFATO DE SODIO ACIDO CITRICO PROGGIB HIPOCLORITO DE CALCIO COSTO POR PREPARACION COSTO DE DECANTACION COSTO SEMANAL COSTO MENSUAL CLAVEL-MINI-DELPHINIUM PRODUCTO NITRATO DE PLATA TIOSULFATO DE SODIO ACIDO CITRICO HIPOCLORITO DE CALCIO COSTO POR PREPARACION COSTO DE DECANTACION COSTO SEMANAL COSTO MENSUAL

500

LITROS

PRECIO/GRAMO CONCENTRACION PRECIO POR PREPARACION $ 550,00 0,09 $ 24.750 $ 1,30 0,41 $ 267 $ 3,25 0,2 $ 325 $ 3.431,39 0,04 $ 68.628 $ 7,45 3 $ 11.175 $ 93.969 $ 11.175 $ 315.433 $ 1.261.732 896

LITROS

PRECIO/GRAMO CONCENTRACION PRECIO POR PREPARACION $ 550,00 0,125 $ 61.600 $ 1,30 0,5 $ 582 $ 2,25 0,125 $ 252 $ 7,45 3 $ 20.026 $ 62.434 $ 20.026 $ 247.380 $ 989.520

Fuente: Autor SNAPDRAGON PRODUCTO NITRATO DE PLATA TIOSULFATO DE SODIO ACIDO CITRICO

220

LITROS

PRECIO/GRAMO CONCENTRACION PRECIO POR PREPARACION $ 550,00 0,09 $ 10.890 $ 1,30 0,41 $ 117 $ 3,25 0,2 $ 143

71

HIPOCLORITO DE CALCIO COSTO POR PREPARACION COSTO DE DECANTACION COSTO SEMANAL COSTO MENSUAL

$ 7,45

3

$ 4.917 $ 11.150 $ 4.917 $ 48.202 $ 192.807

Fuente: Autor Tabla No 17. Volumen y costos de preparación de STS en C.I. Sunshine Bouquet Ltda a Enero de 2006 ALSTROEMERIA-LIRIOS-SNAP PRODUCTO NITRATO DE PLATA TIOSULFATO DE SODIO ACIDO CITRICO PROGGIB HIPOCLORITO DE CALCIO COSTO POR PREPARACION COSTO DE DECANTACION COSTO SEMANAL COSTO MENSUAL CLAVEL-MINI-DELPHINIUM PRODUCTO NITRATO DE PLATA TIOSULFATO DE SODIO ACIDO CITRICO HIPOCLORITO DE CALCIO COSTO POR PREPARACION COSTO DE DECANTACION COSTO SEMANAL COSTO MENSUAL

448

LITROS

PRECIO/GRAMO CONCENTRACION PRECIO POR PREPARACION $ 550,00 0,09 $ 22.176 $ 1,30 0,41 $ 239 $ 3,25 0,2 $ 291 $ 3.431,39 0,04 $ 61.491 $ 7,45 3 $ 10.013 $ 84.196 $ 10.013 $ 282.628 $ 1.130.512 496

LITROS

PRECIO/GRAMO CONCENTRACION PRECIO POR PREPARACION $ 550,00 0,125 $ 34.100 $ 1,30 0,5 $ 322 $ 2,25 0,125 $ 140 $ 7,45 3 $ 11.086 $ 34.562 $ 11.086 $ 136.943 $ 547.770

Fuente: Autor Con la certificación de cultivos en cuanto a hidratación, avaladas por el Jefe de calidad del cultivo, la disminución ha llegado a los número presentados en la siguiente tabla, donde se ve un ahorro total del 63.1% para una temporada normal de trabajo,. La labor vino acompañada de evaluaciones de Vida en Florero de la calidad de la flor de los cultivos y generando visitas sorpresa a los cultivos para evaluar el contenido de Plata en las soluciones, esto con ayuda el Kit de Plata que determina por medio de reacción química la presencia o ausenta del metal.

72

Además se creó el FACA046. Registro de hidratación de fincas certificadas en el ANEXO No 13 con el cual se certificaba la hidratación por despacho realizado, con el visto bueno tanto del Auxiliar de calidad asignado en la finca para el seguimiento de la flor y de la hidratación correspondiente como de la persona encargada de la Postcosecha. 9.5. COSTOS DE NO CALIDAD POR REPROCESOS EN SUNSHINE BOUQUET COMPANY: Cuando algún despacho presenta problemas de calidad y en Sunshine Miami se detecta el producto no conforme, es indispensable reprocesar la flor, reemplazar la flor afectada y estos costos de No Calidad son reportados a Sunshine Colombia que incluyen gastos de mano de obra, de compra de flor para reemplazar a precio de Estados Unidos y de gastos administrativos e indirectos en los que se incurre por el reproceso. A continuación se presenta la tendencia desde acumulada pro mes del año 2005 y 2006 Gráfico No 5, viendo una disminución en la cantidad de reclamos correspondientes a los ítems de Plagas y enfermedades y flor que tienen que ver con el presente proyecto a partir de los meses de Julio y agosto de 2006 correspondientes al inicio del proyecto, los demás ítems evaluados corresponden a diferentes centros de costos que no involucran el presente proyecto. Las tendencias que suben corresponden, al igual que los gráficos de análisis de maltratos, a los meses de alta temporada donde el manejo de flor aumenta y por ende tienden a aumentar reprocesos, que de igual forma, son menores del 2006 al 2005 en cantidad de ramos reprocesados:

73

GRAFICO No 5. Tendencia de reprocesos por No calidad en producto despachado desde Colombia a Sunshine Bouquet Company Estados Unidos. C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA ASEGURAM IENTO DE CALIDAD RAM OS REPORCESADOS POR NO CALIDAD EN M IAM I

TOTAL RAMOS REPROCESADOS

3000 2500 2000 1500 1000 500 0 ene05

f eb05

mar05

abr05

may05

jun05

jul05

ago05

sep05

oct 05

nov05

dic05

ene06

f eb06

mar06

abr06

may06

jun06

jul06

ago06

sep06

oct 06

nov06

dic06

MES DEL AÑO

74

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES •

Gracias al Proceso de Certificación de Producto desde las fincas proveedoras, se confirmó que evitando los excesos de manipulación dentro de la compañía, se evitan maltratos y flor partida en el área de Clasificación de un producto que cumple con los parámetros establecidos por producto para la compañía.

•

Con los Indicadores del diagnóstico inicial de ingreso de fincas al proceso de certificación y sus límites máximos y mínimos como lo fueron el porcentaje de devolución de producto no conforme histórico, el porcentaje de participación del cultivo en el ingreso del total del producto, la periodicidad en la entrega de flor a la compañía y el porcentaje de cumplimiento de las listas de chequeo de calidad evaluadas por los jefes de calidad; se pudo dar inicio al proyecto con 18 fincas proveedoras en Agosto de 2005 que a Abril de 2006, se convirtieron en 22 fincas.

•

Con el Plan de Capacitación dentro de la empresa y en las fincas proveedoras se sigue trabajando en poner en conocimiento del personal de la finca y de la empresa los parámetros de calidad establecidos, las fincas certificadas y los procedimientos a seguir con la Certificación, en un ciclo constructivo y mutuamente retroalimentado en pro del fortalecimiento del Proceso de Certificación y la relación Cliente-proveedor.

•

Los indicadores de gestión para el Control y Seguimiento del proceso de Certificación de cultivos han permitido garantizar la trazabilidad del producto certificado dentro del proceso productivo en la empresa con el Formato de seguimiento de utilización de producto certificado, el Informe de visita a finca del jefe de Calidad, el cuadro de seguimiento a cultivos certificados con porcentaje de participación, el Registro de devoluciones de producto certificado en producción, el listado de cultivos certificados y tipo de certificación y la evaluación de maltratos diarios, hasta su llegada al cliente en producto terminado con el Reporte de calidad de Estados Unidos.

•

La implementación dentro del Procedimiento de Certificación de producto del Plan de Acciones Correctivas y Preventivas del proyecto de productos certificados, correspondiente al Anexo No 4 del documento, se ha hecho un estricto seguimiento del producto y se tienen establecidas las acciones a seguir en el momento de encontrar cualquier No Conformidad desde que la flor ingresa a la compañía hasta que el producto terminado llega a Estados Unidos.

75

•

Se realizó la respectiva documentación de los procesos llevados a cabo para conseguir la certificación de producto dentro de la compañía y fuera en las fincas certificadas, según la guía maestra de formatos y procedimientos que está llevando la compañía para su documentación, lo que ha ayudado a mantener los procesos y darles continuidad y seguimiento.

•

Respecto a los costos, el valor agregado más importante del proyecto, se analizaron los costos en los que incurría la empresa y los ahorros respectivos en cada ítem evaluado, obteniéndose reducciones muy significativas del 67% en los porcentajes de maltrato en el área de clasificación y del 46% en maltrato total de la compañía, comparando los meses de enero a abril de 2005 y 2006.

•

Además, se analizaron los aumentos en rendimientos, encontrándose un aumento general del 35.1% por la mejora en la calidad del producto recibido en la empresa por el interés de los proveedores en certificarse y en cuanto a hidratación, se ve un ahorro total del 63.1%, específicamente en los costos de productos para hidratación de especies sensibles a Etileno, trayendo producto hidratado desde el proveedor con un seguimiento permanente.

•

Se recomienda el seguimiento a las fincas proveedoras que aún no han sido certificadas para continuar con la certificación de más cultivos que cumplan con nuestras expectativas.

•

Se recomienda implementar la fase de expedición del Certificado de producto para las fincas proveedoras que desde el inicio del proyecto han mantenido su Calidad y así, incentivar a continuar con el buen trabajo que se ha logrado.

•

Se recomienda fortalecer en las fincas el tema de la Certificación pues hay fincas que pueden llegar a tenerla, pero dentro de sus procesos internos, hay manejos que no corresponden con los parámetros establecidos y por tanto, no logran la Certificación, sobretodo en el tema de inversión en cuartos fríos y transporte adecuado para la flor, ya que las fincas no lo ven como un valor agregado a la flor para una mejor duración en florero para el cliente final sino como un gasto en el que muchos no están dispuestos a incurrir.

•

Se recomienda seguir con la capacitación en el correcto muestreo al inicio del proceso par determinar la certificación o no del producto al ingresar a la compañía, para garantizar que la muestra es significativa y corresponde con lo establecido, para evitar problemas por mal muestreo como Certificación de un lote de producto con porcentajes de no conformidad superiores a lo establecido.

76

BIBLIOGRAFÍA •

LARSON ROY A., Introduction to floriculture, Second edition, USA, 1992.

•

KAREN D`HONT, Floricultura y medio ambiente, la experiencia colombiana, Martha Pizano de Márquez editora, Bogotá, 1997.

•

NTC ISO 9000 versión 2000.

•

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/sgcsin.htm

• • •

http://www.icontec.org.co/MuestraContenido.asp?ChannelId=89 http://www.dnv.es/certificacion/certificaciondelproducto/index.asp http://72.14.207.104/search?q=cache:1bboMvRrNTQJ:www.iso.org/iso/en/comm centre/presentations/wkshpsseminars/casco/casdev2004/casdev2004Germ%25E1n%2520Lombanaes.ppt+CERTIFICACION+DE+PRODUCTO&hl=es&gl=co&ct=clnk&cd=6 http://www.centro-zaragoza.com/informacion/certificacionPiezas/

•

77

ANEXOS

78

ANEXO 1

79

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

PROCEDIMIENTO DE PREINSPECCION FECHA DE ELABORACIÓN

CODIGO

REVISIÓN No

15 ABRIL 2006

PACA002

01

No PAGINAS

80 DE 136

1. PROPÓSITO El objetivo del siguiente procedimiento es estandarizar las actividades para realizar la preinspección de los productos provenientes de los diferentes cultivos. Esta actividad es responsabilidad de Aseguramiento de calidad quien tiene la responsabilidad de certificar, pasar a clasificar ó devolver el producto dependiendo de las condiciones en que se encuentre.

2. Diagrama de flujo

INICIO

VERIFICAR CULTIVO Y No. DE CAJAS

PESAR EL PRODUCTO (POMPON) (VER REGISTRO)

INSPECCIONAR EL 10% DEL PRODUCTO (DE ACUERDO A TABLA)

REVISAR No. RAMOS POR CAJA

NO EL 10% DEL PRODUCTO CUMPLE CON LOS PARAMETROS DE CALIDAD?

SACUDIR E INSPECCIONAR PRESENCIA DE PLAGAS

NO EL PRODUCTO PROCEDE DE UNA FINCA CERTIFICADA?

3

SI SI

1

2

80

1

2

3

DUPLICAR TAMAÑO DE MUESTRA

NO CERTIFICAR LOTE DE PRODUCTO

EL PRODUCTO PROCEDE DE UNA FINCA CERTIFICADA?

NO CERTIFICAR EL PRODUCTO NO

SI

INFORMAR AL JEFE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

SE ENCONTRO PRODUCTO NO CONFORME

CERTIFICAR EL PRODUCTO

IDENTIFICAR CADA CAJA

SI

SI EL PRODUCTO SE AUTORIZA DEROGAR

REGISTRAR INFORMACION COMPLETA DEL PRODUCTO INGRESADO

NO SEPARAR Y ENTREGAR DEVOLUCIONES

AUTORIZAR INGRESO AL CUARTO FRIO DE ALMACENAMIENTO

FIN

REALIZAR INFORME Y ESTIMAR DEVOLUCION

FIN

3. Contenido •

Los equipos y materiales necesarios para la realización de labores, se enumeran a continuación: 1. Flexometro 2. Calibrador 3. Lupa 4. Balanza Estos deben estar en buen estado.

•

El Auxiliar de calidad tiene una tabla en la que establece la cantidad de cajas y ramos a muestrear de acuerdo con la cantidad ingresada.

81

PRODUCTO

TODOS

•

•

•

•

• •

CANTIDAD DE CAJAS RECIBIDA 1 14 15 24 25 34 35 44 45 54 55 64 65 74 75 84

CANTIDAD DE CAJAS A REVISAR

RAMOS A REVISAR POR CAJA

RAMOS TOTALES A REVISAR

2

20

4

40

6

60

8

80 10

10

100

12

120

14

140

16

160

El procedimiento para la certificación de los productos desde cultivo se puede observar en el procedimiento PACA004 Procedimiento de certificación de productos desde cultivo, este proceso es responsabilidad de los Jefes de Aseguramiento de Calidad en Fincas. El Auxiliar de calidad cuenta con una tabla actualizada de los proveedores que tienen certificación y los que se pueden certificar por lote los cuales se encuentran especificados en el formato FACA062. En de que el producto cumpla con los requerimientos y se encuentre especificado la certificación por lote, esta debe ser autorizada por el jefe de aseguramiento de calidad y registrada en el formato FACA055 Registro de preinspección. A todos los productos que ingresan se les realiza tres clases de inspección peso (pompon), inspección de plagas y revisión en general del 10 % del producto observando los parámetros de calidad establecidos en las ficha técnicas por producto. La identificación de los productos certificados se realiza colocando una etiqueta de “CERTIFICADO” y las iniciales del Auxiliar de calidad que revisó el producto. La información de los productos certificados es tabulada y se generan informes semanales del total de tallos certificados por producto, proveedor y tipo de producto. La información de los productos certificados es almacenada por cada uno de los proveedores con el fin de recopilar y analizar la información histórica. En la preinspección del Pompon se tiene en cuenta como variable de calidad, el peso por ramo, para ello el personal de calidad debe pesar 10 ramos por

82

variedad de cada despacho. Como evidencia de esta actividad se diligencia el formato FACA056 Control de peso por ramo de Pompon. El rango de peso aceptable por variedad se puede observar a continuación. Cuando los valores se encuentran fuera de los límites aceptados se debe reportar al Jefe de Aseguramiento de Calidad, quien autoriza la recepción del producto e informa al área Comercial. TIPO Daisy Cushion Novedad Button Micropompon

PESO MINIMO (gr) 240 260 240 220 220

PESO MAXIMO (gr) 260 300 260 250 260

San Luis se tiene un control por grados de número de tallos y color del caucho:

• • • • •

•

GRADO

CANTIDAD DE TALLOS

COLOR CAUCHO

A B C

7A8 9 A 10 11 A 12

Azul Rojo Crema

Para los cultivos cuyo volumen diario sea superior a los 5000 tallos en temporada normal, se debe hacer preinspección detallada para las variedades críticas informadas por el Jefe de Aseguramiento de calidad. Si el 10% del producto inspeccionado no cumple con los parámetros de calidad establecidos, se duplica el muestreo. Si el producto no cumple, el producto no se debe ingresar a la empresa. En caso de que el parámetro de calidad se pueda derogar, este debe ser autorizado única y exclusivamente por el Jefe de aseguramiento de calidad con su firma en el formato FACA055 Registro de preinspección. El producto que no cumple con los parámetros de calidad y es detectado desde la preinspección puede ser devuelto al proveedor. El Auditor tiene la responsabilidad de tomar la temperatura del producto e informar al personal de Aseguramiento de calidad en caso de registrar temperaturas superiores a 17ºC. La información del proveedor, el producto y la acción correctiva es registrada en el formato FACA057 Registro de temperatura de recepción de productos. Este registro es diligenciado por el personal de calidad con el fin de evaluar las temperaturas de recepción, retroalimentar al proveedor y realizar y seguimiento a los productos que se recibieron bajo estas condiciones. El personal de calidad de preinspección es responsable de realizar un seguimiento al personal que descarga el producto, de la manipulación y forma

83

•

•

•

•

de estibar el mismo de forma tal que el producto sea manejado en buenas condiciones desde el ingreso a la empresa. El personal de calidad que realiza la preinspección debe reportar al Jefe de aseguramiento de calidad todas las fallas que observe en cuanto a tipo de transporte, embalaje, tipo de empaque, número de ramos por caja e identificación del producto, así como el porcentaje estimado de devolución y el porcentaje de devolución especificando la causa. Este reporte se debe realizar en el formato FACA058 Informe de Preinspección, debe ser revisado y aprobado por el Jefe de aseguramiento de calidad del área y aprobado por el área Comercial. Es muy importante resaltar la importancia de la comunicación entre el personal de Preinspección y los Jefes de Aseguramiento de calidad, ya que de la retroalimentación de estos procesos depende el mejoramiento y la pérdida de flor por manipulación. El personal de preinspección tiene la responsabilidad de revisar el registro correcto de las planillas de monitoreo de Thrips Palmi y Roya Blanca de acuerdo la los certificados fitosanitarios entregados por el proveedor. Formatos FACA042 y FACA043 Respectivamente. El producto de C.I Cultivos San Luis Ltda. Se inspecciona en un 10%, si se encuentra producto no conforme el personal de calidad debe informar al Jefe de Aseguramiento de Calidad para que este retroalimente directamente al cultivo; este producto pasa directamente al proceso de Preparación de donde se realiza directamente las devoluciones aprobadas por el Jefe de aseguramiento de calidad. En caso que se detecte algún tipo de problema fitosanitario o relacionado a plagas y enfermedades el producto pasará por el área de clasificación hasta que el problema sea superado. Esta autorización es generada por el Director de Producción y el Director de Aseguramiento de Calidad.

4. Documentos Relacionados PACA004 Procedimiento de certificación de productos. PREC001 Procedimiento de recepción. FACA042 Planilla monitoreo Thips palmi. FACA043 Planilla monitoreo Roya Blanca (Puccinia horiana). FACA055 Registro de preinspección. FACA056 Control de peso por ramo de Pompon FACA057 Registro de temperatura de recepción de productos FACA058 Informe de Preinspección. FACA062 Listado de tipo de certificado por proveedor.

84

ANEXO 2

85

SUNSHINE BOUQUET LTDA.

FICHA TECNICA REQUERIMIENTOS DE CALIDAD SNAPDRAGON FECHA DE ELABORACIÓN

CODIGO

REVISIÓN No

No PAGINAS

11 Abril 2006

TACA001

04

1 DE 1

SUPERIOR

LATERAL

PARAMETRO Apertura (punto de corte)

REQUERIMIENTO 3 pisos de flores, equivalente a 5 ó 6 flores abiertas

Número de botones florales por tallo Longitud de Inflorescencia mínimo (cm) Presencia de puntas quemadas en follaje Deshoje Longitud mínima de tallo (cms) (desde la punta) Grosor de tallo (cms) Presencia de torceduras Consistencia de tallo (grado máximo de flexibilización) Grado máximo de curvatura con respecto al eje central. Presencia de daño en la base el tallo por sobrehidratación Tratamiento STS Tiempo de Hidratación en agua con hipoclorito y a. cítrico (horas) Tallos por Ramo Pisos por ramo Ramos por Caja VERTICAL Tipo de protección al Ramo

EMPAQUE

N/A 12 cm No Tercio inferior únicamente 65 0.5-1.2 cm Una de máximo 2 cms con respecto al eje central en el tercio medio o inferior 10º 10º NO SI 2-4 10 1 15 - 20 Tira de papel periódico sin impresión de 20 cms, Asegurado con caucho. Cajas en posición vertical 8 - 12

Disposición de Ramos en Caja Distancia del caucho desde la base de los tallos (cm) OBSERVACIONES Uniformidad en el punto de apertura y grosor de los tallos en el ramo. Bases de los tallos en el ramo a un mismo nivel. Empaque vertical: ramos a un mismo nivel en la parte superior de la caja y esta hacia arriba. Almacenamiento: Hidratación 20 ramos por tina. Rotación: 4 Días No se acepta presencia de plagas o enfermedades, maltrato, suciedad, deshidratación, deformaciones o cambios de coloración en la flor, follaje y/o tallo. Transporte en furgón cerrado, temperatura máxima en recepción 10º C.

Sistema de Calidad SUNSHINE BOUQUET LTDA. Prohibida su reproducción parcial o total

86

ANEXO 3

87

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

LISTA DE CHEQUEO MANEJO DE FLOR PARA C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. FINCA:

PRODUCTO:

MANIPULACION (CALIFICAR SEGÚN EL PROCESO DEL CULTIVO)

FECHA:

PUNTAJE POR PREGUNTA

1. EL CORTADOR TOMA LA FLOR CORRECTAMENTE SIN MALTRATAR FLOR NI FOLLAJE 2. EL TRANSPORTE A LA POSTCOSECHA ES ADECUADO Y NO GENERA MALTRATO. 3. EL CLASIFICADOR DE POSTCOSECHA MANIPULA CORRECTAMENTE LA FLOR. 4. LA CLASIFICACION CUMPLE CON LOS PARAMETROS DE CALIDAD ESTABLECIDOS 6. EL EMBALAJE SE HACE ADECUADAMENTE SEGÚN PRODUCTO. 7. CARGUE Y DESCARGUE DE TABACOS SIN MOVIMIENTOS BRUSCOS QUE GENEREN MALTRATO.

PUNTAJE OBTENIDO

10 5 10 10 8 8 51

% CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE POR PREGUNTA

HIDRATACION 1. LA FLOR ES HIDRATADA DESDE CULTIVO O LOS TIEMPOS DE TRANSPORTE A POSTCOSECHA NO PERMITEN LA DESHIDRATACION. 2. LA FLOR ES HIDRATADA MINIMO DE 2 A 3 HORAS. 3. LA SOLUCION DE HIDRATACION ACORDE CON LOS REQUERIMIENTOS DEL PRODUCTO.

PUNTAJE OBTENIDO

1. TEMPERATURA DE CUARTO FRIO DE 2ºC A 6ºC 2. LA FLOR PERMANECE EN EL CUARTO FRIO TOMANDO FRIO ANTES DE SER DESPACHADA. 3. LA FLOR ES TRANSPORTADA EN CAMION REFRIGERADO Y ESTE TRAE EL THERMOKING PRENDIDO 4. LA TEMPERATURA A LA CUAL LA FLOR LLEGA A LA EMPRESA ES MENOR DE 17ºC

8 10 % CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE POR PREGUNTA 10

PUNTAJE OBTENIDO

8 8 % CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE POR PREGUNTA

1. LA APERTURA DE LA FLOR CORRESPONDE AL PARAMETRO ESTABLECIDO PARA EL PRODUCTO. 2. CUMPLE CON TODOS LOS DEMAS PARAMTEROS DE CLASIFICACION ESTABLECIDOS PARA EL PRODUCTO. 3. SIN MALTRATO NI PROBLEMAS FITOSANITARIOS.

PORCENTAJE TOTAL DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES

8

34

CALIDAD DE PRODUCTO

OBSERVACIONES

10

28

CADENA DE FRÍO

OBSERVACIONES

PUNTAJE MAXIMO

PUNTAJE OBTENIDO

OBSERVACIONES

10 10 10 30

% CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE OBTENIDO

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

143

SI EL PARAMETRO CUMPLE TOTALMENTE, EL PUNTAJE OBTENIDO SERA EL TOTAL DEL PUNTAJE POR PREGUNTA DE LO CONTRARIO, SI NO LO CUMPLE EN SU TOTALIDAD, LA PUNTUACION CORRESPONDE A LA MITAD DEL PUNTAJE Y SI NO CUMPLE, NO OBTIENE PUNTOS DE ESA PREGUNTA

AL FINAL, EN LOS TOTALES SE SUMA EL TOTAL POR ITEM Y EL TOTAL GENERAL PARA VER EL PORCENTAJE TOTAL OBTENIDO POR ITEM Y EL GENERAL.

88

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

LISTA DE CHEQUEO MANEJO DE FLOR PARA C.I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. FINCA:

ROSAS

FECHA:

MANIPULACION (CALIFICAR SEGÚN EL PROCESO DEL CULTIVO) PUNTAJE POR PREGUNTA

MANIPULACION (TODO EL PROCESO EN CULTIVO) 1. EL CORTADOR TOMA LA FLOR CORRECTAMENTE SIN MALTRATAR FLOR NI FOLLAJE 2. EL CORTADOR LLEVA ENTRE 20 Y 30 TALLOS POR BRAZADA. 3. EL CORTADOR ALINEA LAS CABEZAS DE LAS FLORES DE LA BRAZADA PARA EVITAR MALTRATO. 4. EL CORTADOR VA CLASIFICANDO Y EMBALANDO A MEDIDA QUE CORTA Y NO ACUMULA FLOR EN MESA. 5. EL CORTADOR EMBALA CORRECTAMENTE LA FLOR EN EL TABACO ALINEANDO CABEZAS SIN GENERAR MALTRATO. 6. EL EMBALAJE SE HACE ADECUADAMENTE (UBICACIÓN DE ZUNCHO, PAPEL PERIODICO, FLOR ALINEADA SIN ROZAR LAS PESTAÑAS DEL TABACO) 7. CARGUE Y DESCARGUE DE TABACOS SIN MOVIMIENTOS BRUSCOS QUE GENEREN MALTRATO. MANIPULACION (PROCESO EN CULTIVO + POSTCOSECHA) 1. EL CORTADOR TOMA LA FLOR CORRECTAMENTE SIN MALTRATAR FLOR NI FOLLAJE 2. EL CORTADOR LLEVA ENTRE 20 Y 30 TALLOS POR BRAZADA. 3. EL CORTADOR ALINEA LAS CABEZAS DE LAS FLORES DE LA BRAZADA PARA EVITAR MALTRATO. 4. EL CLASIFICADOR DE POSTCOSECHA MANIPULA CORRECTAMENTE LA FLOR. 5. EL CLASIFICADOR EMBALA CORRECTAMENTE LA FLOR EN EL TABACO ALINEANDO CABEZAS SIN GENERAR MALTRATO. 6. EL EMBALAJE SE HACE ADECUADAMENTE (UBICACIÓN DE ZUNCHO, PAPEL PERIODICO, FLOR ALINEADA SIN ROZAR LAS PESTAÑAS DEL TABACO) 7. CARGUE Y DESCARGUE DE TABACOS SIN MOVIMIENTOS BRUSCOS QUE GENEREN MALTRATO.

PUNTAJE OBTENIDO

10 5 8 8 10 10 8

10 5 8 8 8 8 8

59

% CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE POR PREGUNTA

HIDRATACION 1. LA FLOR ES HIDRATADA DESDE CULTIVO O LOS TIEMPOS DE TRANSPORTE A POSTCOSECHA NO PERMITEN LA DESHIDRATACION. 2. LA ROSA ES HIDRATADA DE 2 A 3 HORAS. 3. SOLUCION DE HIDRATACION (pH 4.5 - 5.5, CLORO MINIMO 30 PPM)

PUNTAJE OBTENIDO

10 8

% CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE POR PREGUNTA

CALIDAD DE PRODUCTO

PUNTAJE OBTENIDO

CADENA DE FRÍO

10 10

% CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE POR PREGUNTA 10

PUNTAJE OBTENIDO

PUNTAJE MAXIMO

OBSERVACIONES

8 8 8

34

PORCENTAJE TOTAL DE CUMPLIMIENTO

OBSERVACIONES

10

30

1. TEMPERATURA DE CUARTO FRIO DE 2ºC A 6ºC 2. LA FLOR PERMANECE EN EL CUARTO FRIO TOMANDO FRIO ANTES DE SER DESPACHADA. 3. LA FLOR ES TRANSPORTADA EN CAMION REFRIGERADO Y ESTE TRAE EL THERMOKING PRENDIDO. 4. LA TEMPERATURA A LA CUAL LA FLOR LLEGA A LA EMPRESA ES MENOR DE 17ºC

OBSERVACIONES

10

28

1. LA APERTURA DE LA FLOR CORRESPONDE AL PARAMETRO ESTABLECIDO PARA LA VARIEDAD. 2. EL TAMANO DE CABEZA DE LAS FLORES CORREPONDE AL PARAMETRO ESTABLECIDO PARA LA VARIEDAD 3. SIN MALTRATO NI PROBLEMAS FITOSANITARIOS.

OBSERVACIONES

% CUMPLIMIENTO:

PUNTAJE OBTENIDO

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO

151

SI EL PARAMETRO CUMPLE TOTALMENTE, EL PUNTAJE OBTENIDO SERA EL TOTAL DEL PUNTAJE POR PREGUNTA DE LO CONTRARIO, SI NO LO CUMPLE EN SU TOTALIDAD, LA PUNTUACION CORRESPONDE A LA MITAD DEL PUNTAJE Y SI NO CUMPLE, NO OBTIENE PUNTOS DE ESA PREGUNTA AL FINAL, EN LOS TOTALES SE SUMA EL TOTAL POR ITEM Y EL TOTAL GENERAL PARA VER EL PORCENTAJE TOTAL OBTENIDO POR ITEM Y EL GENERAL.

89

ANEXO 4

90

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACION DE CULTIVOS FECHA DE ELABORACIÓN

CODIGO

REVISIÓN No

No PAGINAS

18 ABRIL 2006

PACA004

01

91 DE 136

1. PROPOSITO Estandarizar el procedimiento para certificar los productos que cumplen estrictamente con los parámetros de calidad, evitando el proceso de clasificación y la manipulación del mismo. Dicho proceso es responsabilidad de los Jefes de Aseguramiento de Calidad en fincas. 2. DIAGRAMA DE FLUJO INICIO

SEGUIMIENTO VISITAS DE CALIDAD

% PARTICIPACION DEL CULTIVO

% DEVOLUCION HISTORICO

PERIODICIDAD DE ENTREGA

AUDITORIA EN CULTIVO

NO EL PRODUCTO CUMPLE CON PARAMETROS PARA SER CERTIFICADO

SI CERTIFICAR EL CULTIVO O LOTE

ACTUALIZAR LISTADO DE PROVEEDORES CERTIFICADOS PROPONER ACCIONES CORRECTIVAS EN CULTIVO SEGUIMIENTO AL PRODUCTO CERTIFICADO EN PREINSPECCION (10%).

SEGUIMIENTO AL PRODUCTO CERTIFICADO EN PREPARACION.

INFORMACION PRODUCTO CERTIFICADO

SI EL PRODUCTO CERTIFICADO TUVO DEVOLUCION

NO

SI INFORMAR JEFE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

LA DEVOLUCION ES INFERIOR AL 1% EN PREPARACION

NO

LA DEVOLUCION SE ENCUENTRA ENTRE 1% Y 5% EN PREPARACION Y SUPERIOR AL 10% EN PREINSPECCION

SI

PASAR PRODUCTO A CLASIFICACION

INFORMAR JEFE DE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

ACTUALIZAR LISTADO FINCAS CERTIFICADAS

NO

SI LA DEVOLUCION ES SUPERIOR AL 5% EN PREPARACION

DECERTIFICACION DEL CULTIVO

91

3. NORMAS COMPLEMENTARIAS Bajo los conceptos del Jefe de Aseguramiento de calidad del área y los Jefes de Aseguramiento de calidad de las fincas y de acuerdo a las observaciones y a los indicadores evaluados, se decide que proveedores se encuentran listos para ser certificados o para certificar sus lotes. Los productos son certificados de acuerdo al seguimiento de los indicadores de porcentaje de devolución, de porcentaje de participación, resultados de las listas de chequeo, porcentaje de devolución estimada y de la periodicidad de entrega por proveedor. El Jefe de Aseguramiento de calidad programa la visita para realizar la capacitación y realiza una lista de chequeo de calidad en la que evalúa parámetros requeridos, manipulación del producto y en general el proceso de la cosecha y poscosecha. Las recomendaciones de cada visita se registran en el Formato FACA064 Acta de Visita. El Jefe de Aseguramiento de calidad tiene la responsabilidad de actualizar el listado de proveedores y lotes certificados FACA062, para que sean consultados por el personal de preinspección. El FACA026 Formato de seguimiento de hidratación en fincas certificadas debe ser diligenciado por el Jefe de aseguramiento de Calidad de fincas, haciendo revisiones mensuales del procedimiento. Este documento es actualizado cuando se realiza algún cambio en el proceso de hidratación en la Postcosecha. Los productos certificados son inspeccionados bajo los parámetros especificados en el procedimiento PACA002 Procedimiento de Preinspección. El porcentaje de devolución y de participación se pueden consultar diariamente y se consolidan semanalmente por el área de Aseguramiento de Calidad, la información es la base para las visitas y el trabajo de cada uno de los Jefes de Aseguramiento de calidad de fincas. Al certificar un cultivo se entrega un certificado, el cual se pierde si el producto no cumple con los parámetros establecidos. El seguimiento a las devoluciones de producto certificado en registrado en el formato FACA063. Dicha información es consolidada semanalmente por el área de Aseguramiento de Calidad.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS FACA026 Formato de seguimiento de hidratación en fincas certificadas. FACA027 Lista de chequeo. Manejo de flor para C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA. FACA062 Listado Productos y lotes certificados. FACA063 Registro de devolución de productos certificados. FACA064 Acta de visita FACA065 Certificado de productos

92

Fecha Descripción de la NO CONFORMIDAD

AREA

ACCION

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA • Avisar al JQPPXN

MAYOR: X

MENOR:

PREINSPECCIÓN

CRITICO:

Al muestreo se encuentra una No conformidad estimada mayor al 10%.

• Aumentar muestreo al 30%, si se encuentra No conformidad, pasar a clasificación o devolver de Preinspección con autorización de JQPPXN. • Avisar al JQF

AUXQPPXN SUPQPPXN

ACCION PREVENTIVA PROPUESTA • Programar visita a finca.

AUXQPPXN JQPPXN

• Aplicar Lista de chequeo y registrar en el informe de visita Plan de acción.

JQPPXN

• Revisar siguiente despacho para decidir si pierde o no certificación.

RESPONSABLE

RESPONSABLE JQF

JQF

JQF JQPPXN AUXQPPXN

SEGUIMIENTO 1

SEGUIMIENTO 2

DQ: Director de calidad DCCIAL: Director Comercial JQPPXN: Jefe de calidad de Preinspección JQCLASIF: Jefe de calidad de Clasificación JQF : Jefe de calidad de Fincas SUPQPPXN Supervisor de calidad de Preinspección SUPPCLASIF: Supervisor de Clasificación SUPQCLASIF: Supervisor de calidad de Clasificación AUXQPPXN: Auxiliar de Calidad de Preinspección AUXPCLASIF: Auxiliar de Clasificación

93

Fecha Descripción de la NO CONFORMIDAD

AREA

ACCION

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA • Avisar al JQPPXN

MAYOR:

X

MENOR:

PREINSPECCIÓN

CRITICO: Al hacer la inspección se encuentra una No conformidad específicamente en un color o variedad del lote.

• Aumentar muestreo al 30% en la variedad problema, si se encuentra No conformidad pasar a clasificación o devolver del área de Preinspección la variedad de producto que se encuentra afectada, certificar lo restante del lote.

RESPONSABLE • AUXQPPXN SUPQPPXN

AUXQPPXN JQPPXN • •

•

JQPPXN • Avisar al JQF

•

ACCION PREVENTIVA PROPUESTA Programar visita a finca. Poner en aviso a la finca y revisar el plan de acciones de la finca al problema, si no existe, establecerlo y registrarlo en el Informe de fincas Aplicar Lista de chequeo. Revisar siguiente despacho para decidir si pierde o no certificación. Revisar inventario, muestrear variedad no conforme y si se encuentra no conformidad, pasar producto a clasificación.

RESPONSABLE

JQF

JQF

JQF

JQPPXN AUXQPPXN

JQPPXN JQPDXN SUPQPPXN AUCQCLASIF

SEGUIMIENTO 1

94

Fecha

CRITICO: X

MAYOR:

MENOR:

AREA

PREINSPECCIÓN

Descripción de la NO CONFORMIDAD

ACCION

Finca certificada es muestreada y se encuentra una no conformidad fitosanitaria.

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA • Pérdida de certificación. • Aumentar muestreo al 30% y calcular la No conformidad estimada o identificar variedades específicas con problema. • Pasar a clasificación todo el lote. • Avisar al JQF.

RESPONSABLE DQ JQPPXN JQF

AUXQPPXN SUPQPPXN

JQPPXN

JQPPXN

ACCION PREVENTIVA PROPUESTA • Programar visita a finca para ver Plan de fumigaciones de plagas, registrarlo y muestrear producto en la finca. • Revisar inventarios y muestrear 10% de flor aún no consumida. Si se encuentra no conformidad, pasar a Clasificación. • Aumentar muestreo de control de plagas en producto terminado que lleve la flor no conforme.

RESPONSABLE

JQF

JQPPXN JQPDXN SUPQPPXN AUXQCLASIF

JQPDXN AUXQPDXN

SEGUIMIENTO 1

SEGUIMIENTO 2

95

Fecha Descripción de la NO CONFORMIDAD

AREA

CRITICO: X

MENOR:

CRITICO: X

MAYOR:

MENOR:

CLASIFICACIÓN

MAYOR:

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA • Hacer la devolución de flor Lote de una correspondiente a la Finca certificada finca. que pasó a clasificación por No Conformidad • Pérdida de la en Inspección, certificación. reportó un porcentaje de • Avisar a Inspección devolución superior al 5%. • Avisar a JQF. ACCION

• Hacer la devolución de flor A un lote de una correspondiente a la finca certificada finca. antes de pasar a Producción se le detecta una No • Pérdida de la conformidad que certificación. al clasificar registra % • Avisar a Inspección devolución superior al 5%. • Avisar a JQF.

RESPONSABLE AUXPCLASIF SUPPCLASIF

• •

DQ JQPPXN • SUPQPPXN JQPPXN AUXPCLASIF SUPPCLASIF

• •

DQ JQPPXN • SUPQPPXN JQPPXN

ACCION PREVENTIVA PROPUESTA Programar visita a finca Definir plan de acción con la finca, registrarlo en el informe de visita. Evaluar los siguientes despachos en Inspección para determinar si pasa o no por clasificación. Programar visita a finca Definir plan de acción con la finca, registrarlo en el informe de visita. Evaluar los siguientes despachos en Inspección para determinar si pasa o no por clasificación.

RESPONSABLE JQF

JQF

JQF JQPPXN AUXQPPXN SUPQPPXN JQF

JQF

JQF JQPPXN AUXQPPXN SUPQPPXN

SEGUIMIENTO 1

96

Fecha Descripción de la NO CONFORMIDAD

AREA

MENOR: MAYOR: X CRITICO:

MENOR: MAYOR: CRITICO: X

PRODUCCIÓN

MENOR: X MAYOR: CRITICO:

ACCION

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA

De un lote certificado utilizado en Producción, se encuentra una No Conformidad:

• Pasar a clasificación para reclasificar y encontrar la no conformidad real • Llenar registro.

1. NC < 1%

1. Pasar a Maltratos. 2. Avisar a clasificación, inspección JQF y encargado de inspección de producto terminado si la NC es fitosanitaria.

2. 1% 5%

3. NC > 10%

1. Pasar a Maltratos o devolver al cultivo según acuerdo del Dpto. Comercial con el cultivo. 2. Avisar a clasificación, inspección JQF y encargado de inspección de producto terminado si la NC es fitosanitaria. 3. Devolver al cultivo según acuerdo del Dpto. Comercial con el cultivo. 2. Avisar a clasificación, inspección JQF y encargado de inspección de producto terminado si la NC es fitosanitaria.

RESPONSABLE

ACCION PREVENTIVA PROPUESTA

RESPONSABLE

JQCLASIF JPCLASIF

SUPQCLASIF SUPPCLASIF

SUPQCLASIF SUPPCLASIF JQCLASIF

JQCLASIF DCCIAL DQ

JQF DCCIAL Retroalimentación al cultivo como alerta para evitar el aumento en incidencia de la no Conformidad en los siguientes despachos.

JQF DCCIAL

Definir plan de acción con la finca, registrarlo en el informe de visita y evaluar los siguientes despachos en Inspección para determinar si pasa o no por clasificación.

JQF JQPPXN AUXQPPXN SUPQPPXN

Pérdida de certificación y evaluación en cultivo e inspección. Clasificación del producto no conforme hasta que la devolución sea inferior al 1%.

DQ JQF SUPQPPXN AUXQPPXN SUPQCLASIF AUXQCLASIF

97

Fecha Descripción de la NO CONFORMIDAD

AREA

ACCION

ACCION CORRECTIVA PROPUESTA

RESPONSABL E

Llega en el Formato de Reclamación de calidad, una observación respecto a plagas, enfermedade s o problemas de flor.

• Revisar registro de utilización de productos certificados en producción. • Realizar trazabilidad para detectar si es de finca certificada o no. • Tomar muestras para análisis de cámara húmeda y vida en florero. • Pérdida de la certificación • Avisar a Inspección para aumentar muestreos en los productos problema. • Avisar a Clasificación para poner especial atención en la plaga o enfermedad encontrada. • Avisar a Inspección de producto terminado para aumentar muestreos en los productos problema. • Avisar a JQF y JQPPXN

DQ JQPPXN JQF

MAYOR:

MENOR:

MANEJO DE INFORMACIÓN

CRITICO: X

ACCION PREVENTIVA PROPUESTA • Pérdida de certificación de cultivos certificados que traigan el producto problema y evaluación en cultivo e inspección. • Clasificación del producto certificado hasta que la devolución sea inferior al 1%. • Definir plan de acción con la finca, registrarlo en el informe de visita y evaluar los siguientes despachos en Inspección para determinar si pasa o no por clasificación.

RESPONSABLE

JQPPXN JQF

SEGUIMIENTO 1

98

ANEXO 5

99

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

REGISTRO DE PROVEEDORES CERTIFICADOS

FECHA

CERTIFICADO

PROVEEDOR D

M

A

PRODUCTO

No CAJAS FINCA

LOTE

No TALLOS

CANTIDAD MUESTREO (CAJAS)

NO CONFORMIDAD (TALLOS)

REVISADO POR

TIPO CERTIFICACION PARCIAL

TOTAL

CANTIDAD A CLASIFICACION (TALLOS)

CANTIDAD DEVOLUCION (TALLOS)

100

VoBo

ANEXO 6

101

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

REGISTRO DIARIO DE UTILIZACIÓN DE PRODUCTOS DE FINCAS CERTIFICADAS EN PRODUCCIÓN FECHA DE PRODUCCIÓN:

No ORDEN

CODIGO DEL CLIENTE

TIPO DE PRODUCTO

NOMBRE DE LA FINCA

FECHA DE CERTIFICACIÓN

AUXILIAR

DILIGENCIADO POR REVISADO POR

FACA025

REVISION 02

29 Agosto 2005

102

ANEXO 7

103

COMERCIALIZADORA INTERNACIONAL SUNSHINE BOUQUET LTDA. NIT. 830.010.738-0

INFORME DE VISITA EMPRESA: ______________________ FINCA: _________________________ RECIBIDO POR: _________________ _______________________________

No ________________________ FECHA: ____________________ CARGO: ____________________ ____________________________

OBSERVACIONES PUNTO DE CORTE TAMAÑO DE CABEZA FOLLAJE Y TALLO SANIDAD HIDRATACION EMPAQUE TRANSPORTE MALTRATO CONCLUSIONES Y SUGERENCIAS

________________ FIRMA 1

__________________ FIRMA 2

_______________________ FIRMA GESTION CALIDAD

104

ANEXO 8

105

106

ANEXO 9

107

108

ANEXO 10

109

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACION DE PRODUCTOS FECHA DE ELABORACIÓN

CODIGO

30 JULIO 2005

PCLS001

REVISIÓN No

No PAGINAS

110 DE 136

02

1. Propósito El siguiente procedimiento estandariza las actividades desarrolladas para la clasificación de todos los productos comercializados por C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA. Excepto la rosa y clavel. 2. Diagrama de flujo

INICIO

SOLICITAR FLOR A CLASIFICAR DE ACUERDO A PRIORIDADES

COLOCAR ESTIBAS EN LUGAR ESTABLECIDO

COLOCAR LA CAJA ACLASIFICAR EN EL COSTADO IZQUIERDO DE LAS MESAS

REGISTRAR PRODUCTO Y HORA DE INCIO (RENDIMIENTO)

ES UN PRODUCTO CERTIFICADO

SI

ADECUAR DE ACUERDO A PARAMETROS ESTABLECIDOS

SE ENCONTRO PRODUCTO NO CONFORME

NO

SI

INSPECCIONAR 10% INFORMAR JAC.

NO

3 1

2

110

1

3

SE REQUIERE EL PRODUCTO SOLO PARA CORTE

SE ENCONTRO PRODUCTO NO CONFORME

CORTAR BASE DE LOS TALLOS.

COLOCAR EN TINAS DUPLICAR EL MUESTREO CLASIFICAR 100% DEL PRODUCTO

IDENTIFICAR PRODUCTO

CLASIFICAR DE ACUERDO A INSTRUCTIVO POR TIPO DE PRODUCTO

ENTREGAR A PRODUCCION O ALMACENAMIENTO

SI

SE ENCONTRO PRODUCTO NO CONFORME

FIN

SE ENCONTRO PRODUCTO NO CONFORME

CLASIFICAR 100%

VER PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES

ACCION CORRECTIVA NO NO

EL PRODUCTO SE PUEDE DEROGAR CONFIRMAR NUMERO DE TALLOS POR RAMO

SI VER PROCEDIMIENTO DE DEROGACIONES

REVISION ALEATOREA DE CALIDAD

FIN

ARMAR RAMOS NO CONFORMES PARA DEVOLUCIONES

REGISTRO % DE DEVOLUCION DE CERTIFICADO

EMPACAR E IDENTIFICAR PRODUCTO DE DEVOLUCION

FIN

ALMACENAMIENTO EN CUARTO FRIO

VER PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES

4

FIN

NO

2

EL PRODUCTO REQUIERE STS

EL PRODUCTO SE ALMACENA EL CAJAS

EL PRODUCTO SE ALMACENA EN HIDRATACION

CORTAR TALLOS

EMPACAR DE ACUERDO A RAMOS POR CAJA

CORTAR TALLOS Y COLOCAR EN TINAS DE ACUERDO A PARÁMETROS

IDENTIFICAR HORA DE INICIO DE TRATAMIENTO IDENTIFICAR PRODUCTO

AL CUMPLIR TIEMPO RETIRAR EL PRODUCTO

4

ENTREGAR PRODUCTO CLASIFICADO AL PATINADOR

ENTREGA DE PRODUCTO CLASIFICADO A ALMACENAMIENTO

FIN

111

3. NORMAS COMPLEMENTARIAS • •

El operario surtidor debe entregar una caja a cada mesa, asegurando que siempre exista dicha cantidad sobre la mesa y que siempre se este clasificando producto. Los productos certificados se deben adecuar en el área de clasificación. La siguiente tabla resume los procesos que se deben realizar: PROCESO DE CLASIFICACION DE PRODUCTOS CERTIFICADOS PRODUCTO

Alstroemeria Pompon

Clavel

Miniclavel

PROCESO Tiquetear (1 etiqueta: grado, cantidad, color) Si están mezclados los grados y colores, estos se deben separar. Tiquetear (1 etiqueta: grado, cantidad, color) Cortar Cortar papel (cuando aplica) Cambiar por el capuchón Poner en apertura Selección de apertura Empacar Corte Poner en apertura Selección de apertura Empacar

FILLERS Statice Limonium Gypsophilia VERDES Leather, Ruscus Eucalipto

Cortar Colocar en tinas y colocar fechas Tiquetear (1 etiqueta: grado, cantidad, color) Tiquetear (1 etiqueta: grado, cantidad, color) Cambio de papel a capuchón Tiquetear (1 etiqueta: grado, cantidad, color) Cortar Colocar en tinas y colocar fechas

FOCAL DE AGUA (Almacenamiento en hidratación) FOCAL (Almacenamiento en seco) • •

Cortar Colocar en hidratación cambiar capuchón (si aplica) Tiquetear (1 etiqueta: grado, cantidad, color)

La clasificación se realiza de acuerdo a los parámetros establecidos en las fichas técnicas por producto TACA001 en adelante. Los productos que no cumplen con algún parámetro de clasificación, pero se pueden manejar bajo determinadas condiciones, se registran y manejan con el procedimiento de derogaciones PACA005.

112

•

• • •

Para los productos que requieren hidratación, el operario debe identificar un ramo de la tina que ha clasificado, con una etiqueta que especifique el tipo de flor, la fecha de clasificación y el código del operario clasificador (este código es de uso interno, para identificar los ramos que han sido clasificados por el operario). Para los productos que se almacenan en seco, se debe identificar las cajas con una etiqueta que especifica el tipo de flor, la variedad y el pack. Hora a hora el Auxiliar de producción debe informar al Jefe de Producción los rendimientos de cada operario, con el fin de tomar acciones correctivas. De acuerdo a los informes de la flor que ingreso y las prioridades en el área de producción, el Jefe de Producción planea diariamente la clasificación de productos.

4. DOCUMENTOS RELACIONADOS Fichas técnicas por producto

Sistema de Calidad C I. SUNSHINE BOUQUET LTDA. Prohibida su reproducción parcial o total

113

ANEXO 11

114

SUNSHINE BOUQUET LTDA.

PROCEDIMIENTO DE CLASIFICACION DE FOCALES FECHA DE ELABORACIÓN

CODIGO

REVISIÓN No

No PAGINAS

1 OCTUBRE 2005

PCLS005

01

115 DE 136

1. OBJETIVO Estandarizar el procedimiento para clasificar focales, dando cumplimiento a los parámetros de calidad establecidos por la empresa. 2. DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

ABRIR CAJA O PROCONA TOMAR UN RAMO BAJAR CAUCHO Y EL CAPUCHON Y ABRIR EN ABANICO CLASIFICAR TALLO A TALLO SEGÚN REQUERIMIENTOS

SE ENCONTRO ALGUNA PLAGA

SI

DEVOLVER EL RESTANTE DEL CONTENIDO DE LA CAJA O PROCONA

IDENTIFICAR Y ENVIAR A DEVOLUCIONES

FIN

NO REVISAR PARAMETROS DE CALIDAD DE ACUERDO A FICHAS TECNICAS

EN UN RAMO ENCONTRO 4 O MENOS TALLOS NO CONFORMES

NO DEVOLVER EL RAMO

SI CAMBIAR EL TALLO Y ARMAR EL RAMO (Según parámetros)

1

115

1

SUBIR CAPUCHON Y EL CAUCHO (Si aplica)

SI SI EL PRODUCTO SE CLASIFICA POR GRADOS NO

EL RAMO CUMPLE CON LA LONGITUD DEL GRADO ESPECIFICADO

NO

NO

CORTAR DE ACUERDO A PARAMETROS

DESPUNTAR

BAJAR DE GRADO

SEPARA RAMOS SEGÚN GRADO

DESPUNTA Y COLOCAR EN APERTURA HASTA QUE EL PRODUCTO CUMPLE CON LOS PARAMETROS

NO

EL PRODUCTO TIENE LA APERTURA REQUERIDA SI

EL PRODUCTO SE ALMACENA EN HIDRATACION

NO

EMPACAR EN CAJAS DE ACUERDO A PARAMETROS

SI

COLOCAR RAMOS EN TINAS DE ACUERDO A PARAMETROS

IDENTIFICAR LAS CAJAS Y ESTIBAR

IDENTIFICAR RAMOS

TRANSPORTAR EN CARRO PLATAFORMA HASTA EN CUARTO FRIO DE ALMACENAMIENTO

ENTREGAR A RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO

FIN

116

NORMAS COMPLEMENTARIAS •

La siguiente tabla de focales muestra el producto requiere almacenarse en seco o en tinas de hidratación y el número de tallos por ramo y el número de ramos en que se debe almacenar:

TIPO DE ALMACENAMIENTO

PRODUCTO

Gerbera Snapdragon * Girasoles Lirios Orientales Lirios Asiaticos Stock * Almacenamiento en Matsumoto Hidratación Kangaro Delphinium * Molucellas * Buplerum Hidrangeas Trachelium Campanulas Ornithogalum Cremones Agapanthus Almacenamiento en Liatris seco Calla FUDIS Eryngium

No. TALLOS POR RAMO 5 10 5 10 10 10 10 10 10 10 10 1 5 5 10 10 5 10 1 10 10

No. RAMOS POR CAJA O TINA 6-7 10 6-7 5 5 10 10 10 10 10 10 10 7-8 6-7 40 20-25 10 40 100 20-25 10

CLASIFICACION POR GRADOS SI NO SI SI SI NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO

* Productos que se deben envolver en papel periódico y almacenar en tinas de hidratación.

• • • •

• • • •

Para clasificar el personal debe tener claro las normas establecidas en ICLS018 Instructivo de manipulación y reempaque. La clasificación se realiza de acuerdo a los parámetros de calidad establecidos en las fichas técnicas por producto. La clasificación de los focales se debe realizar retirando la protección de la flor y colocando los tallos del ramo en forma de abanico. Realizar la inspección tallo a tallo según los parámetros establecidos en la ficha técnica de cada producto. Después de realizar el corte, se debe realizar tratamiento con Quip Dip para los siguientes productos: Snapdragon, molucellas, buplerum, Delphinium y girasoles, hay que tener en cuenta que después del Quick Dip se debe colocar de inmediato en solución de hidratación. La solución de Quick Dip se debe mantener en un envase plástico con contenido de mínimo 5 cm. de altura en el vaso y diariamente se debe retirar los residuos sólidos de la solución. Verificar que el caucho este a 8 a 10 cm de la base del tallo. La identificación de los productos especifica el tipo de flor, la variedad, el pack, la fecha de clasificación, el grado de clasificación (si aplica), el código del operario clasificador para identificar los ramos que han sido clasificados por el operario. El tiempo de hidratación debe ser de mínimo 4 horas.

117

•

•

•

A los siguientes productos se les debe agregar hielo en las tinas de hidratación y durante el periodo de almacenamiento: Lirios Gerberas Spray Rose Diariamente el hielo utilizado para la clasificación y el almacenamiento de lirios, gérberas y spray roses debe ser recolectado de la máquina en tinas plásticas en temporada baja y en bolsas plásticas en temporada alta, y debe ser almacenado en las neveras para suplir la necesidad del mismo. En temporada, se asigna una persona encargada por área para suministro y administración del mismo. Cualquier parámetro diferente al establecido en las fichas técnicas por producto debe ser derogado de acuerdo al procedimiento PACA005 Procedimiento de derogación de productos.

Los siguientes productos manejan parámetros especiales que deben ser tenidos en cuenta en clasificación: GERBERAS •

• • •

• •

Las Gérberas deben llegar en proconas para mantener la hidratación desde el cultivo, el volumen de agua dentro de ellas debe ser el equivalente a 5 cm de altura. Así mismo estas deben ser almacenadas en hidratación después de la clasificación. Se debe añadir hielo (3 paladas) a las tinas de hidratación antes de clasificarlas y antes de entrar al cuarto frío (2 paladas). El capuchón microperforado que protege las Gerberas debe quedar a una altura de una cuarta (aprox. 15 cm) de la flor. Este producto se clasifica por longitud de la siguiente forma: ™ 42 - 49 cm (42 cm el primer piso abajo y máximo 49 cm el segundo piso arriba. (Recibidas únicamente de San Luis) ™ 50 - 54 cm (50 cm primer piso abajo y segundo piso arriba hasta 54 cm). (Todos los proveedores). ™ 55 – 62 cm (55 cm primer piso abajo y segundo piso arriba hasta 62 cm). Cuando el producto es certificado, se organiza de acuerdo a longitudes se coloca en Quip Dip y se colocan en tinas de hidratación. Dependiendo de la época del año se debe almacenar este producto a temperatura ambiente en invierno y a temperatura de refrigeración en verano. Esta estrategia es autorizada únicamente por el Director de Calidad y Producción.

GIRASOLES • • •

Para clasificar este producto se debe bajar la malla, clasificar de acuerdo a parámetros establecidos en la ficha técnica, dejar la malla abajo y colocar en tinas de hidratación. Dependiendo de la época del año se debe almacenar este producto a temperatura ambiente en invierno y a temperatura de refrigeración en verano. Esta estrategia es autorizada únicamente por el Director de Calidad y Producción. El producto Superselec se debe almacenar con la malla arriba, para evitar el maltrato.

118

•

Armar ramos uniformes de apertura.

HYDRANGEAS 25 cm

•

•

Las Hydrangeas llegan en seco con patín en la base del tallo, se deben clasificar, hacer corte en la base de los tallos, retirando el patín y colocar un capuchón de las medidas especificadas. Los maltratos leves y que puedan ser maquillados en el área de preparación se dejan en la flor, siendo claro que el manejo del maquillaje solo lo hacen en el AREA DE PREPARACIÓN DE BOUQUET y una persona especializada en su manejo para evitar maltratos a la hora de manipular la flor.

25 cm

21 cm

SNAPDRAGON • • • •

El producto debe ser clasificado bajo las especificaciones de la ficha técnica. Se debe envolver en papel periódico, cortar, aplicar Quick Dip y colocar en tratamiento STS. El tratamiento de STS es de 2 Horas. La preparación de este producto se especifica en el procedimiento de Preparación de tratamiento STS. Todas las tinas de snapdragon deben ir con cuello para evitar maltrato. El snap de 70 y 65 cm de longitud debe ser identificado en la etiqueta para inventario de flor.

SPRAY ROSES •

•

Las variedades amarillas y naranjas, deben llevar hielo, teniendo en cuenta que este se debe colocar en la tina antes de la clasificación, de igual forma durante el almacenamiento se debe colocar hielo: • Galaxy • Golden Galaxy • Mambo • Marina • Marlene • Rumba • Starbust • Sun city • Tender Folies • Y demás variedades color amarillo y naranja. Este producto es clasificado en dos grados de la siguiente forma: 50 – 54 cm: Identificada como 50 cm. 55 - 57 cm: Identificada como 55 cm.

119

LIRIOS • • • •

Los Lirios deben ser sacados del cuarto frío y surtidos al área de clasificación por cajas según se vayan clasificando, no sacar estibas completas al área. Los lirios deben ser clasificados por grados según parámetros de clasificación, se debe colocar hielo (6 paladas) a las tinas antes de iniciar la clasificación para evitar su apertura anticipada. Las tinas de Lirios clasificados entran al cuarto frío inmediatamente son clasificadas en carros plataforma. En el cuarto frío se debe hacer tratamiento de STS en Sunshine Bouquet. Tratamiento por 2 horas en concentraciones descritas en ICLS001 Instructivo de preparación del tratamiento STS.

FUJIS - CREMONES •

Para la revisión detallada del producto y detectar si hay presencia o no de hongos en las brácteas del cáliz o daños por Ascoquita (color negro), estos productos se deben clasificar bajando malla de cada tallo y revisando la base del cáliz.

DELPHINIUM •

•

Si la flor presenta arqueo leve en las flores de ápice del tallo y viene en capuchón microperforado, envolver la flor en papel periódico, cortar el tallo para el tratamiento de STS para que los tallos recuperen hidratación y su posición original, de lo contrario, entra a almacenamiento en el capuchón que trae el proveedor. A este producto se le debe hacer tratamiento de STS en Sunshine Bouquet. Tratamiento por 1 hora en concentraciones descritas en el ICLS001 Instructivo de preparación de tratamiento STS.

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Fichas técnicas por producto. PCLS009 Instructivo de preparación del tratamiento STS. PACA005 Procedimiento de derogación de productos. IACA002 Instructivo de manipulación y reempaque de productos

120

ANEXO 12

121

EMPAQUE CRUZADO PARA ARREGLOS Diagrama 1. vista superior

PRIMER PISO

SEGUNDO PISO

El empaque se hacen tres pisos, los dos primeros de 14 ramos y el último por 12 ramos. Los ramos van opuestos, el primer ramo del primer piso se coloca con la base de los tallos tocando la pared de la caja, el ramo que le sigue se ubica en el centro en la misma dirección, el tercer ramo se ubica de igual forma que el primero pero en sentido contrario, el cuarto en el centro en el mismo sentido y asi sucesivamente cada dos ramos. El primer ramo del segundo piso se debe colocar en sentido opuesto al ramo del primer piso, y se sigue la misma secuencia. En el tercer piso, los ramos deben coincidir en ubicación con los del primer piso.

TERCER PISO

Diagrama 2. vista lateral Piso 3 Piso 2 Piso 1

122

ANEXO 13

123

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA.

FORMATO DE SEGUIMIENTO DE HIDRATACION EN FINCAS CERTIFICADAS

FECHA:

VERSION:

NOMBRE DEL CULTIVO:

INFORMACION REQUERIDA PRODUCTO(S)

TIEMPO DE HIDRATACION

PRODUCTO UTILIZADO

DOSIS

FRECUENCIA CAMBIO DE SOLUCION

REGISTRO DE REVISIONES FECHA FIRMA CERTIFICAN:

FIRMA FINCA

FIRMA JEFE DE CALIDAD FINCAS

FIRMA JEFE CALIDAD CLASIFICACION

124

ANEXO 14

125

Returns – Reception # 1, PO XXXXX

Página 1 de 1

C.I. Sunshine Bouquet Ltda.

DEVOLUCION DE FLOR NOMBRE DE LA FINCA : XXXXXX UBICACION : XXXXXXXXXXXXX NIT : XXXXXXXXXXXXXXXXXX TEL : XXXXXXXXXXXXXXXXXX

No Devolución : XXXX-X Fecha de llegada : XX/XX/XX No remisión: XXXXXXXXXX

FAX : XXXXXXXXXXXXXXXXXX PRODUCTO

Remisión Devolución Devolución Causas de Tallos Preinspecci Clasificación devolución

Notas

Total Devolución XX cajas Notas:

_____________________ SUNSHINE

____________________ PROVEEDOR

Impresa por rrestrepo

http://XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

XX/XX/XX 126

ANEXO 15

127

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA

LISTADO DE ASISTENCIA

Capacitación

FECHA

Divulgación

TEMA

Versión

Capacitador

Firma NOMBRE

CODIGO:FSGC004

Distribución

AREA

REVISION: 01

FIRMA

FECHA: 16-Enero-2006

128

ANEXO 16

129

130

131

132

ANEXO 17

133

Al empacar recuerde…! Revisar la posición del capuchón y del caucho antes de poner el ramo en la caja. Tomar el ramo clasificado a un puño de la base de los tallos, acomode el capuchón y no lo doble antes de colocarlo en la caja. Al colocar el ramo por NINGUN motivo toque, roce o genere presión a la flor…evite el maltrato Revise que las flores del ramo se encuentren a un PUÑO de la tapa lateral de la caja. La base de los tallos largos debe ir contra la pared lateral de la base de la caja. No corra los ramos empacados cuando vaya a empacar el siguiente, el ROCE constante con la caja genera maltrato. Para empacar los últimos dos ramos del piso, oprima levemente los ramos por el CENTRO del tallo hasta que el ramo entre a la caja, no presione más de lo suficiente y NO permita roces del ramo con el borde de la caja. No Si el producto empacado es de gran volumen, no APLASTE los ramos con el peso de su brazo o cuerpo, tape la caja y una vez puesta, genere la presión en el centro que permita el ajuste, en dado caso que la caja quede muy llena, pida otra caja y empaque aparte o consulte a su jefe. ANTES de colocar la tapa, revise que los ramos de los extremos tengan todas las flores dentro de la caja, el producto en las orillas se maltrata con el cerrado de las cajas. NO OLVIDE marcar el producto con el respectivo número de ramos, nombre y color. Ante cualquier duda… PREGUNTE!!!!

134

ANEXO 18

135

C.I SUNSHINE BOUQUET LTDA

REGISTRO DE DEVOLUCIONES DE PRODUCTOS CERTIFICADOS CERTIFICACION PROVEEDOR

PRODUCTO

FECHA

# TALLOS

DEVOLUCION FECHA

# TALLOS

% DEVOLUCION

CAUSA DEV.

QUIEN ENTREGA

RECIBE

136

Vo. Bo.