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OCTUBRE

2006

DIRECCION ASUNTOS JURIDICOS DIRECCION FORMACION DESARROLLO ASENTAMIENTOS

APROBACION DE MANUAL

29 02

OCTUBRE

033-06 2006

ARTÍCULO VEINTINUEVE Se somete a conocimiento de los señores Directores el oficio DAJ-834-06 suscrito por la Dirección de Asuntos Jurídicos de fecha 14 de setiembre de 2006, relacionado con las notas GG-1428-06, DFDA-181-06, referente al Manual General del Procedimiento para la Construcción de Obras de Infraestructura Básica en Asentamientos Campesinos. Analizado dicho caso: ACUERDO Nº 29 De conformidad con el oficio DAJ-834-06, relacionado con las notas GG-1428-06, DFDA-181-06, SE ACUERDA: Aprobar el Manual General del Procedimiento para la Construcción de Obras de Infraestructura Básica en Asentamientos Campesinos, el cual se detalla a continuación: INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO JUNTA DIRECTIVA 2006 PRESIDENCIA EJECUTIVA-GERENCIA GENERAL

MANUAL GENERAL DEL PROCEDIMIENTO PARA LA CONSTRUCCIÓN DE OBRAS DE INFRAESTRUCTURA BASICA EN ASENTAMIENTOS CAMPESINOS Contenido

Página

FUNDAMENTO JURÍDICO

3

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES

3

CAPÍTULO II DE LA SELECCIÓN Y PLANEAMIENTO DE LOS PROYECTOS

5

CAPÍTULO III DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

8

CAPÍTULO IV DEL ANÁLISIS DE OFERTAS Y ADJUDICACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

10

CAPÍTULO V DE LAS REVOCATORIAS Y/O APELACIONES

13

CAPÍTULO VI DE LA ELABORACIÓN Y LEGALIZACIÓN DE CONTRATO

14

CAPÍTULO VII DE LA EJECUCIÓN Y CONTROL DE LA OBRA

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CAPÍTULO VIII DE LOS DESEMBOLSOS

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CAPÍTULO IX RECEPCIÓN DE LA OBRA

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Fundamento La Administración Superior del IDA (Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General), como estrategia para la llevar a cabo la contratación de obras de infraestructura acuerda formalizar el presente procedimiento, donde se involucran las áreas sustantivas que intervienen en el proceso para la contratación de obras de infraestructura, normando así el proceder y la responsabilidad adquirida por las partes a fin de agilizar y garantizar la viabilidad de los procesos en mención. Como fundamento Jurídico se aplica lo establecido en el capítulo IV de la Ley de Contratación Administrativa, el artículo 7, inciso b. de la Ley N°6735 del 29 de marzo de 1982, el Reglamento

General de Contratación Administrativa y el Manual de Procedimientos para la formulación del Plan Anual Operativo Institucional, y la Ley de Control Interno N° 8292 del 4 de setiembre del 2002.

CAPÍTULO I Disposiciones Generales Artículo 1: Para todos efectos de este manual, se entenderá por: Área de Infraestructura y Planificación Física de Asentamientos o IPA: Área encargada de coordinar la gestión de los procesos de construcción de obras de infraestructura en los asentamientos, dando seguimiento y desarrollando las funciones específicas para la construcción de las obras programadas en el Plan Anual Operativo, desde su presupuesto técnico hasta la culminación y recepción de las mismas. ACS: Área de Contratación y Suministros. Área responsable del proceso administrativo para la contratación de las obras, desde llevar el registro de proveedores, difusión y promoción de los procesos de contratación, recepción y distribución de ofertas, control y verificación de documentos incluidos en los expedientes de la contratación, tramitar y someter los expedientes ante la Gerencia General y elaborar las órdenes de compra . Comisión Sobre Análisis de Licitaciones: En adelante denominada COSAL; comisión nombrada por la Gerencia General, donde están representadas las diferentes Áreas y Unidades que intervienen en el proceso de contratación de obras de infraestructura en asentamientos campesinos programadas en el Plan Anual Operativo (PAO). Funge como órgano de apoyo a la Administración en el estudio, análisis del procedimiento de contratación plasmado en el expediente, el conocimiento del mismo por las partes y la indicación sobre la oferta que ofrece mejores condiciones técnicas y legales para ser adjudicada. La COSAL esta conformada por: 

Un Representante de la Presidencia Ejecutiva. Velará por el ajuste de los proyectos a la programación del PAO y a los lineamientos de la Administración en materia de política institucional.

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Un Representante de la Gerencia General. Coordinará con las Direcciones Regionales y verificará el ajuste de los proyectos presentados a los lineamientos e intereses gerenciales y regionales. El Jefe o la Jefe del Departamento de Servicios para el Desarrollo. Tendrá a su cargo presidir la comisión, deberá convocar a los miembros cada vez que se requiera y llevar las actas respectivas, las cuales deben ser debidamente firmadas por los asistentes e incorporadas a los expedientes de contratación respectivos Un Representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos. Realizará y revisará los dictámenes y los estudios legales, las prevenciones legales, las subsanaciones y demás aspectos legales, verificando el apego del procedimiento a los lineamientos legales vigentes. El Coordinador o la Coordinadora del Área de Infraestructura y Planificación de Asentamientos. Presentará los expedientes ante la Comisión para su análisis, presentará el informe técnico, prevenciones y subsanaciones, así como el criterio sobre el cumplimiento técnico de las ofertas. Un Representante del Área de Contratación y Suministros. Revisará el expediente confirmará el contenido especialmente en lo referente a la incorporación de los oferentes en el registro de proveedores y el ajuste del procedimiento a la normativa aplicada por la Institución en materia de Contratación y Suministros. El Coordinador o la Coordinadora del Área de Tesorería. Examinará el expediente en términos de presupuesto, disponibilidad y ajuste a lo indicado en la programación presupuestaria. La Asesoría Externa adicional que la Gerencia considere necesaria.

Departamento de Servicios para el Desarrollo o DSD: Departamento cuya función principal consiste en dirigir la planificación, organización, coordinación y control de la gestión del IDA relacionada con los procesos necesarios para proporcionar los servicios requeridos, para potenciar el desarrollo de asentamientos campesinos. IDA: Instituto de Desarrollo Agrario.

Ley de Contratación Administrativa o LCA: Esta Ley rige la actividad de contratación desplegada por lo órganos del Poder Ejecutivo, el Poder Judicial, el poder Legislativo, el Tribunal Supremo de Elecciones, la Contraloría General de la República, la Defensoría de los Habitantes, el sector descentralizado territorial e institucional, los entes públicos no estatales y las empresas públicas. Reglamento General de Contratación Administrativa: (RGCA)Son las disposiciones que regulan la actividad de contratación administrativa de los entes y órganos estatales. Plan Anual Operativo o PAO: Se define como el instrumento de planificación donde se concretan las políticas y estrategias institucionales a través del establecimiento de objetivos, acciones y metas a ejecutar durante el período de vigencia, identificando las unidades ejecutoras responsables, así como montos económicos. Proyecto: Representa Obras nuevas de infraestructura rural básica o al mejoramiento, adición, rehabilitación y reconstrucción de obras ya existentes.

CAPÍTULO II De la Selección y Planeamiento de los Proyectos Artículo 2: Basados en las necesidades detectadas mediante los planes de desarrollo en los asentamientos campesinos, con la participación activa de los beneficiarios, las Direcciones Regionales definen y justifican los proyectos de infraestructura a incluir en el Plan Anual Operativo (PAO).

La Dirección Regional debe entregar al Departamento de Servicios para el Desarrollo, un perfil de cada uno de los proyectos a ejecutar, donde contenga como mínimo: ubicación, características del asentamiento, características de la población a beneficiar, magnitud del proyecto, entes involucrados, etapas y necesidades complementarias identificadas en el Plan de Desarrollo del Asentamiento, así como la justificación de la necesidad de realizar el proyecto, y su relación con otros proyectos de desarrollo. Para ello toman en consideración el presupuesto de inversión asignado a la Dirección Regional correspondiente para el período, el presupuesto de la obra elaborado en coordinación con el IPA y las instancias externas involucradas (AyA, SENARA, ICE y otros) y la verificación de que se cuenta con los requisitos y estudios básicos complementarios que la Oficina Subregional y la Dirección Regional respectiva deben gestionar, a fin de complementar la información que respalde la viabilidad del proyecto; posteriormente corresponderá a la Gerencia General la aprobación de los proyectos definidos en el PAO, el sometimiento ante la Junta Directiva para su oficialización y trámites de aprobación respectivos. Artículo 3: Aprobados los proyectos por las instancias superiores, la oficina regional coordinará con los inspectores de obras del IPA a fin de proceder con la inspección de campo y verificación de la obra programada. El Inspector del IPA revisará el cumplimiento de los requisitos y estudios básicos complementarios que la Oficina Subregional y la Dirección Regional respectiva debe realizar, a fin de complementar la información que respalde el proyecto. Para las obras civiles como aulas escolares, comedores escolares, batería de servicios sanitarios para escuelas, centros de salud y otras construcciones, la oficina regional debe aportar al Área IPA la información básica sobre la ubicación de la construcción, llenando la boleta que para este fin elabora el IPA, (ANEXO N°1 ) y adjuntar el plano catastrado del lote. Artículo 4: Existe dos modalidades de procedimiento para realizar el diseño, planos y presupuesto de obras:

a) El diseño, los planos y el presupuesto son elaborados por los técnicos del IPA, en casos de obras de construcción de caminos en tierra, lastre y pasos de alcantarilla, acueductos rurales independientes, obras civiles como aulas escolares, baterías de servicios sanitarios, centro de acopio y comedores escolares entre otras. b) Para los casos en que el IDA aporta materiales o coordina la ejecución de una obra con otra institución, los técnicos del IPA y las oficinas regionales coordinan con las instituciones correspondientes para que el diseño, los planos y el presupuesto sean elaborados por los técnicos de otra institución pública (ICE, AyA, SENARA, COOPERATIVAS, y otras), preferiblemente en base a convenios de cooperación, previamente firmados, mediante los cuales las instituciones públicas especializadas suministran el respaldo técnico y el IDA realiza los trámites administrativos y de control para la ejecución de las obras. Los presupuestos técnicos de caminos deben realizarse de acuerdo con el formato (ANEXO N°2) donde se debe indicar la descripción de las actividades a realizar, la maquinaria a utilizar y materiales necesarios, cantidad, unidad, precio unitario, subtotales y totales. Debe indicar la fuente de material propuesta, además de un croquis con la ruta o trayecto de la obra que se va a realizar, ubicación y localización. Para las obras civiles, el IPA a nivel central (para proyectos prototipo, como aulas, comedores centros de salud) y la Oficina Regional o Dirección Regional, a nivel regional (para proyectos específicos, como acueductos, riego, electrificación), gestionará con la entidad gubernamental que le compete (MOPT, MEP, AYA, SENARA), los planos constructivos, especificaciones técnicas, presupuestos y hojas de cotización de los proyectos a construir.

Artículo 5: El IPA, en coordinación con las oficinas y direcciones regionales, procederá a realizar una clasificación de los procesos de contratación a ejecutar de acuerdo al objeto de contratación y el monto del proyecto, corresponderá a la Gerencia General convocar a cada una de las Direcciones Regionales con la COSAL y llegar a un consenso sobre los procesos definidos y las obras a ejecutar presentados por el IPA. Definidos los procesos de contratación, corresponderá al IPA elaborar la respectiva requisición de acuerdo al presupuesto asignado para las obras incluidas. El Departamento de Servicios para el Desarrollo aprobará la requisición y en coordinación con el Área de Presupuesto, llevará el registro, control de la distribución y gasto del presupuesto por partidas presupuestarias. Artículo 6: Corresponderá a cada Dirección Regional por medio de las Oficinas Subregionales, distribuir su personal y asignar un responsable por cada proyecto a ejecutar bajo su jurisdicción, esta disposición debe ser notificada al IPA a fin de ser incluida en el expediente del proceso de contratación, este será el enlace regional para todo el proceso de ejecución de la obra.(debe de llenar la boleta denominada “asignación del supervisor regional”)

CAPÍTULO III Del proceso de Contratación Administrativa Artículo 7: En esta etapa se confeccionan los carteles base que se aplicarán para elaborar los carteles específicos de cada proceso de contratación de acuerdo a las obras incluidas para cada caso, se definirán los tipos de cartel por tipo de proceso de contratación y objeto de contratación. Estos carteles se regirán por lo que en materia de contratación establece la LCA y el RGCA y las disposiciones de la Contraloría General de la República y están conformados por cuatro apartados: I. CONDICIONES GENERALES DEL CONCURSO, II. CONDICIONES GENERALES DE EJECUCION (requisitos legales-administrativas), III. CONDICIONES ESPECIALES DE EJECUCION, IV. ESPECIFICACIONES TECNICAS DE LA CONTRATACIÓN ( requisitos y especificaciones técnicas con sus anexos).

Artículo 8: Dentro de los requisitos legales- administrativas se plantea la primera parte del cartel del proceso de contratación donde se establecen los términos legales-administrativos bajo los cuales se regirá la contratación, corresponde al Área de Contratación y Suministros la elaboración de estas especificaciones, debiendo remitirlas al IPA para ser integradas al cartel. Los requisitos y especificaciones técnicas comprenden los términos técnicos que regirán la contratación y todos los documentos anexos como planos, croquis, diagramas y aclaraciones que sean necesarias para el conocimiento de los alcances de la obra a construir. Corresponde al IPA incluir en el cartel los mencionados términos ya sean elaborados por IPA o por las entidades especializadas. Artículo 9 : Será responsabilidad de la Dirección de Asuntos Jurídicos la revisión de los aspectos legales del cartel, y su ajuste a la normativa existente, lo cual debe ser notificado al IPA a fin de oficializar los carteles base a utilizar. El IPA, una vez elaborado el cartel base de contratación lo someterá a la COSAL para su revisión y aprobación final. Aprobado por la COSAL, se usará como base para elaborar todos los procesos de contratación.

Artículo 10: Definidos los procesos según lo establecido en el capítulo II de este manual, IPA procederá a elaborar el cartel específico de cada proceso de contratación basándose en los carteles base aprobados por la COSAL. Confeccionado el cartel para el proceso licitatorio específico se imprimirá y reproducirá. Artículo 11: Se puede identificar dos procedimientos diferentes, los cuales se describen a continuación: a)

Si corresponde a un proceso de contratación directa (CD), licitación restringida (LR), o de licitación por registro cuando proceda (LREG), el ACS suministrará la lista del registro de proveedores y los posibles oferentes al Área IPA donde se selecciona los posibles proveedores y confecciona las invitaciones, las cuales

deben de ser firmadas por la jefatura de ambas Áreas, y remitidas a los posibles proveedores; esta remisión puede realizarse vía fax, siempre y cuando conste la confirmación de recibido. En las invitaciones se establecerá entre otras cosas como mínimo el N° de Proveedor, N° de contratación, el objeto de contratación, la fecha, hora y lugar de recepción de ofertas, plazo que se regirá por lo que indica la Ley de Contratación Administrativa y el RGCA para cada uno de los procesos, además del lugar, fecha y hora de recepción de las ofertas y el costo de los carteles. b) Si las licitaciones son por registro (LREG), o Licitaciones Públicas (LP), tal y como lo establece la LCA, se procederá a publicar en el diario oficial La Gaceta, el N° de contratación, el objeto, y ubicación de la obra, la fecha, hora y lugar para recepción de las ofertas, costo de los carteles y lugar en que se pueden adquirir. El plazo para recepción de ofertas se regirá por lo que indica la Ley de Contratación Administrativa y el RGCA para cada uno de los procesos. Corresponderá al IPA confeccionar la nota a publicar, y al Área de Contratación y Suministros enviar y confirmar la publicación respectiva.

Artículo 12: En cuanto a la distribución y venta de carteles, los oferentes deben de cancelar el costo del cartel en el Área de Tesorería y con el recibo retirar los carteles en el IPA. IPA elaborara un registro de los participantes el cual debe constar en el expediente de cada proceso junto con el recibo de compra respectivo. Los oferentes pueden realizar todo tipo de consultas al cartel, apegadas a lo que en materia establece la LCA y el RGCA. Artículo 13: Las ofertas se recibirán en la fecha, lugar y hora que se indica en la invitación y en el cartel de contratación, será el ACS la encargada de realizar la apertura en los términos establecidos en el cartel, levantando el acta formal. El ACS dejará constancia en el acta de recepción y entregará: las ofertas originales al representante de la Dirección de Asuntos Jurídicos, él cual será el responsable de que se realice el estudio legal y una copia al representante del IPA, quien será el responsable del estudio técnico.

CAPÍTULO IV Del Análisis de Ofertas y Adjudicación de la Contratación Artículo 14: La Dirección de Asuntos Jurídicos o al Asesor Legal contratado en la COSAL, (puede ser contratado especialmente para asesorar la COSAL), realiza el estudio legal de las ofertas. El profesional responsable del estudio legal emitirá un informe debidamente rubricado donde se indique el resultado del estudio legal de cada una de las ofertas recibidas así como su recomendación, indicando qué aspectos son subsanables y qué aspectos descalifican a las ofertas. El IPA recibirá el informe legal y los aspectos subsanables serán prevenidos a los oferentes otorgándose el plazo de ley para recibir las correspondientes subsanaciones, las cuales serán revisadas y avaladas por el profesional que realizó el estudio legal correspondiente.

Artículo 15: Las ofertas deben llevar un análisis técnico para lo cual serán distribuidas internamente en IPA asignando un profesional responsable para el estudio técnico respectivo. Las ofertas que no cumplen legalmente no serán evaluadas técnicamente. Este estudio debe apegarse a los criterios de evaluación establecidos en el respectivo cartel, debe comprender como mínimo: un estudio preliminar por medio de un cuadro comparativo donde se indiquen los criterios de evaluación versus el puntaje obtenido por cada uno de los ofertas, realizando las observaciones sobre los aspectos subsanables técnicamente. Artículo 16: IPA realizará las prevenciones a los oferentes sobre los aspectos subsanables, indicando el plazo de ley para recibir las respectivas subsanaciones, las cuales una vez recibidas son evaluadas procediéndose a realizar el informe técnico final, donde se indica cada una de las ofertas recibidas, los aspectos evaluados, el cumplimiento de éstos y el orden ocupado de acuerdo al puntaje; así como la oferta que obtiene el mayor puntaje y el primer lugar técnicamente. Este informe irá acompañado por un cuadro comparativo donde se indica la subsanación o no de los aspectos técnicos prevenidos y el orden ocupado de conformidad con el puntaje obtenido.

Artículo 17: El IPA será el responsable de confeccionar el expediente de cada proceso de contratación y someter el mismo ante la COSAL. Este expediente debe contener como mínimo :i) Antecedentes: perfil del proyecto, permisos y requisitos previos, copia del PAO, presupuesto técnico, notas de justificación regional, publicación en la Gaceta (para LREG cuando proceda y LP de acuerdo a LCA y el RGCA), requisición con presupuesto, ii)Cartel de contratación, iii) Participantes: invitaciones (para LREG cuando proceda, LR y CD de acuerdo a LCA y al RGCA), control de compra de carteles, control de visitas al sitio (cuando lo solicite el cartel), ofertas originales con las garantías de participación (cuando lo solicite el cartel), iv) Revisión de ofertas: revisión técnica, revisión legal, prevenciones y subsanaciones técnicas y legales. El expediente se revisa en la COSAL, se analiza los informes técnico y legal, las prevenciones y subsanaciones y se hace el acta donde se indica la oferta que mejor calificada y que cumple con los requisitos técnicos y legales, además que más convenga a los intereses del IDA . Artículo 18: El acta de la COSAL, debe contener como mínimo: Tipo de sesión, fecha, lugar, hora, asistentes, ausentes, preside, secretaria de actas, artículos, acuerdos, asuntos varios, firmas. El Acta de COSAL debidamente rubricada, conjuntamente con el expediente será remitida por la jefatura del Departamento de Servicios para el Desarrollo al Área de Contratación y Suministros. Artículo 19: Para las Contrataciones Directas es el ACS la encargada de comunicar el acuerdo de la COSAL, indicando la adjudicación o bien la declaratoria de desierta, así mismo indicando el procedimiento a seguir, a saber firma del contrato, requisitos ; esta comunicación se enviará copia al IPA para que conste en el expediente de la contratación, así mismo para que se coordine con la empresa adjudicada para la firma del contrato y la respectiva tramitación ante el ACS de la confección de la orden de compra. Para las licitaciones restringidas, licitaciones por registro y licitaciones públicas será responsabilidad del ACS la revisión de requisitos del expediente, verificar el cumplimiento del proceso de contratación en materia de Contratación Administrativa y remitirlo a la Gerencia General para que sea analizado y se realice la recomendación de adjudicación ante

Junta Directiva. Esta revisión debe contener como mínimo: i) Finalidad de la Contratación, ii) Nombre del adjudicatario, iii) Monto adjudicado, iii) Monto y N° de requisición, fondos y contenido presupuestario, |iv) Acta de COSAL, v) El monto adjudicado se encuentra dentro de los límites de la contratación correspondiente, vi) Ofertas, xii) Inscripción de oferentes en el registro de proveedores, xiii) Comunicación del proceso. Artículo 20: La Comisión de Contratación Administrativa tendrá como función revisar el cumplimiento legal y administrativo del contenido de los expedientes de las contrataciones y emitir la recomendación de adjudicación ante la Junta Directiva. Esta Comisión emitirá un acta por cada sesión, la cual debe de constar en el expediente administrativo de la contratación. Esta Comisión está formada por el Gerente General, el Director de Asuntos Jurídicos, el Director Administrativo Financiero, el Director de Formación y Desarrollo de Asentamientos y la Asesoría Legal de la Gerencia, quien fungirá como secretaría. Artículo 21: Los expedientes de cada proceso de contratación remitidos por la Comisión de Contrataciones y las actas respectivas, son analizados por la Junta Directiva, formalizando el acto mediante un acuerdo de adjudicación del proceso a la oferta recomendada y/o que más convenga a los intereses de la institución. Estos acuerdos son tomados en firme y entregados al IPA para su divulgación. Artículo 22: Corresponderá al IPA la comunicación de la Adjudicación a los oferentes participantes. Existen dos modalidades para hacer del conocimiento de las oferentes la adjudicación, de acuerdo a la LCA y al RGCA se comunicará por el mismo medio que se invitó, a saber, por comunicación escrita a las oferentes participantes en caso de LR y CD, por publicación en la Gaceta en caso de LREG cuando corresponda y LP, el trámite de la publicación corresponde a ACS. Una Vez comunicada la adjudicación esta quedará en firme transcurridos los plazos establecidos por ley, lo cual IPA notificará a la oferta adjudicada estableciéndose el plazo para la firma del contrato, presentación de timbres, depósito de garantía de cumplimiento, y demás requisitos establecidos en el cartel de la contratación.

CAPÍTULO V De las Revocatorias y/o Apelaciones Artículo 23: Tal y como lo indica la LCA y el RGCA, capítulo viii, dependerá del monto del proceso si se procede con recursos de apelación o de revocatoria. Artículo 24: Los actos de adjudicación de las licitaciones públicas y las licitaciones por registro que tramita el Instituto de Desarrollo Agrario, podrán apelarse de acuerdo con los parámetros indicados por el artículo 84 de la Ley de Contratación Administrativa. Cuando el procedimiento estuviere conformado por líneas independientes, la Administración continuará con la tramitación de las líneas no apeladas. Artículo 25: En cuanto al plazo y legitimación se debe tomar en cuenta: El recurso de apelación del acto de adjudicación que se interpondrá, dentro de los diez días hábiles siguientes a su comunicación, ante la Contraloría General. Cuando la adjudicación se comunica por notificación, el plazo empezará a correr al día siguiente de notificada la última de las partes. Las apelaciones las presenta la oferta apelante ante la Contraloría General de la República, corresponde al ACS recibir las notificaciones de este ente contralor y remitirlas a las áreas técnicas y legales que integran la COSAL, a fin de que respectivamente se realicen los descargos en tiempo y plazo según lo indique la Contraloría, así mismo la resolución final debe ser acatada y comunicada por los mismos medios que se publicó el proceso. Artículo 26: En los procedimientos de contratación por registro en que no proceda el recurso de apelación y en la contratación restringida, el sujeto legitimado, disconforme con el acto de adjudicación, podrá presentar recurso de revocatoria. El recurso será presentado y tramitado ante la Junta Directiva del Instituto de Desarrollo Agrario. El recurso de revocatoria deberá plantearse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación de la adjudicación y se regirá en cuanto a legitimación, fundamentación y procedencia, por las reglas del recurso de apelación.

Si el recurso es manifiestamente improcedente, se ordenará y notificará su archivo en el término de dos días hábiles. Si el recurso resultara admisible, la Junta Directiva comunicará al Área Técnica para que proceda y ésta notificará a la parte adjudicada, dentro de los dos días hábiles siguientes, para que exprese su posición sobre los alegatos del disconforme, dentro del plazo de tres días hábiles. Las respuestas de los descargos deben ser entregadas al Departamento de Servicios para el Desarrollo, el cual notificará a la Gerencia para que se someta ante la Junta Directiva, la cual estudiará los descargos y tomará el acuerdo de resolución definitivo. La Administración deberá resolver el recurso dentro de los quince días hábiles siguientes a su contestación.

CAPÍTULO VI De la Elaboración y Legalización de Contrato Artículo 27: Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la comunicación de que el acto de adjudicación ha quedado en firme, el adjudicatario deberá comparecer ante el IDA a firmar el contrato respectivo, en el cual quedarán establecidas las condiciones fundamentales de las obligaciones que las partes asumieron a través del Cartel, la oferta y el acto de adjudicación. En lo que corresponde al IDA, el contrato está exento de especies fiscales conforme lo establece el Artículo 7, inciso b. de la Ley N° 6735 del 29 de marzo de 1982. Tanto el Cartel de este Concurso, sus modificaciones, planos, anexos y cartas aclaratorias, la oferta del adjudicatario y sus complementos, el acto de adjudicación, la orden de compra, la orden de inicio y cualquier otro documento emitido por el Contratista y aceptado por el IDA, así como las disposiciones legales y reglamentarias que lo afecten, conformarán la Contratación entre el IDA y el adjudicatario. Artículo 28: Corresponde al Departamento de Servicios para el Desarrollo por medio de sus áreas técnicas elaborar el borrador del contrato en los aspectos técnicos de

la contratación, estos borradores de contratos son remitidos a la Dirección de Asuntos Jurídicos para su revisión, firmas y refrendo institucional respectivo. Una vez transcurrido el plazo de ley y la adjudicación quede en firme, el IPA notificará la oferta adjudicada del hecho, indicándose el plazo en que debe comparecer a firmar y la presentación de la garantía de cumplimiento, la certificación de ésta al día con la CCSS y cualquier otro documento que sea solicitado en el cartel de contratación. Artículo 29: La Dirección de Asuntos Jurídicos es la responsable de registrar las firmas correspondientes, verificar la presentación de la garantía y demás documentos solicitados y realizar el refrendo institucional de los contratos. Una vez legalizados los contratos la Dirección de Asuntos Jurídicos procederá a remitirlos al área de IPA, para que se proceda con el trámite siguiente.

Artículo 30: La garantía de cumplimiento debe ser rendida por la oferta adjudicada, por el monto porcentual de la oferta que indique el cartel y en la forma que lo indica la LCA. Esta garantía debe ser presentada en el Área de Tesorería con dos copias, una de las cuales entrega el adjudicatario a la Dirección de Asuntos Jurídicos en el momento de la firma del contrato respectivo. Artículo 31: La Contraloría publicará en el diario oficial La Gaceta los topes reglamentarios para la presentación de contratos a refrendo ante este ente contralor, de acuerdo al monto del presupuesto de inversión anual de la institución, topes a los cuales el IDA se ajustará. Los contratos que estén en este rango serán remitidos por IPA junto con el expediente respectivo al ACS a fin de que esa área, quien, de conformidad a lo establece el RGCA y al Reglamento sobre El Refrendo de Las Contrataciones de La Administración Pública emitido por la Contraloría General de la República remitirá los documentos a la Contraloría General de la República.

Efectuado el refrendo del contrato (IDA o Contraloría General de la República), IPA procederá a coordinar el procedimiento a seguir para iniciar las obras.

CAPÍTULO VII De la Ejecución y Control de la Obra

Artículo 32: Una vez recibido el contrato refrendado, Infraestructura y Planificación de Asentamientos procede a realizar el trámite de solicitud de orden de compra ante el Área de Contratación y Suministro para lo cual remite: a) La nota de solicitud de emisión de orden de compra, firmada por la jefatura del Área, b) la requisición con presupuesto, c) Copia del acuerdo de Junta Directiva, c) Copia del acta de COSAL donde se revisó el proceso y d) Copia del contrato refrendado.

El Área de Contratación y Suministro elabora y tramita las órdenes de compra y remite copia a IPA. Artículo 33: El IPA asigna un inspector de obras, responsable de darle el seguimiento al proceso constructivo de la obra. El inspector de IPA, coordina con el representante de la empresa adjudicada, verifica la disponibilidad de maquinaria, revisa el cronograma de obra y define la fecha de inicio de las obras. El inspector de IPA coordina con el responsable regional y le entrega copia de la oferta realizada por el adjudicatario, le explica los alcances del proyecto, a la vez se coordina una gira previa al proyecto donde se asignan las funciones al representante del asentamiento para que lleve algunos controles complementarios a la obra, que tanto el inspector del IPA y el encargado regional consideren necesarios. La nota de orden de inicio debe ser remitida por IPA al adjudicatario y debe indicar como mínimo: a) Claramente el Título ORDEN DE INICIO, b) Fecha, N° del proceso de contratación, N° de oficio, c) Nombre, calidades y teléfono del adjudicatario, d) Fecha a partir de la cual se inicia la obra, e) Términos y condiciones que rigen la contratación, plazo de ejecución y f) Vigencia de la garantía de cumplimiento e indicación de si es necesario su ampliación. Artículo 34: El inspector IPA asignado para cada proceso será el responsable de darle el seguimiento técnico adecuado a la obra, para ello coordinará con le representante de la empresa constructora, con el responsable regional y con el encargado del asentamiento, a fin de realizar las giras necesarias para darle seguimiento a la construcción de la obra. Artículo 35: La inspección técnica se regirá por las indicaciones, especificaciones, planos y demás documentos establecidos en el cartel de contratación, contrato y demás documentos parte de la contratación. De acuerdo a lo establecido en el cartel de contratación y a la tabla de pagos presentada en la oferta y aprobada, el inspector IPA realizará con el contratista una estimación del avance de la obra y del pago procedente; el contratista somete a aprobación del inspector IPA la estimación de pago y una vez aprobada entrega al Área IPA la nota de solicitud de pago, la factura original y la tabla de pagos correspondiente.

El inspector IPA una vez revisado y aprobado el pago realizará un informe técnico de acuerdo al formato (ANEXO N°3), el cual debe ser entregado a la jefatura del Área IPA adjuntando la tabla de pagos correspondiente. Artículo 36: Las modificaciones técnicas o financieras que sea necesario realizar durante la ejecución, deben ser debidamente justificadas y tramitadas de acuerdo a lo que en materia indique la LCA, el RGCA y el cartel de contratación. Artículo 37: El IPA, tramitará la solicitud de emisión de pago ante el ACS, con copia a La Dirección administrativa Financiera, la cual debe contener: a) Nota de solicitud firmada por la Jefatura del IPA, la jefatura del Departamento de Servicios para el Desarrollo y la jefatura de DFDA, con el cuadro de seguimiento pagos del Área, b) Factura original y copias, solicitud de pago por parte de la contratista y tabla de pagos y c) Copia del informe técnico del inspector IPA y la tabla de avance físico y financiero del proyecto. CAPÍTULO VIII De los Desembolsos Artículo 38: El Departamento de Servicios para el Desarrollo a través IPA, y con la firma del Director de Formación y Desarrollo de Asentamientos, envía solicitud formal de tramitación de pago al ACS. Artículo 39: El ACS una vez analizada la solicitud de pago, en cuanto a contenido presupuestario y demás requisitos, elabora la emisión de cheque con la respectiva codificación contable y en un plazo máximo de tres días hábiles, la envía a la Unidad de Revisión y Control del Área de Tesorería. Artículo 40: La Unidad de Revisión y Control recibe la solicitud de emisión cheque y procede a efectuar la revisión correspondiente, de lo cual emite constancia en una forma previamente diseñada para tal efecto.

Artículo 41: Concluida la etapa de revisión, la emisión de cheque es entregada a la jefatura del Departamento Financiero o a quién éste designe, con el propósito de autorizar la confección de cheque. Autorizada la emisión de pago, se procede a la confección del cheque por parte de la Tesorería, el cual es sometido a la revisión y firmas de rigor, para luego ser enviado a la Caja General para su custodia y entrega. En el proceso de firmas de los cheques, participan en forma mancomunada dos funcionarios conformados así: un funcionario de la Dirección Administrativa Financiera y otro de la Dirección Formación y Desarrollo de Asentamientos.

CAPÍTULO IX Recepción de la obra Artículo 42: Concluida la obra y de previo a tramitar la emisión de cheque por el pago final de la misma, debe haberse recibido la obra en las condiciones que se especificaron en el contrato; se procede a levantar una acta con la firma del inspector designado por el Área IPA y del representante de la empresa a cargo del proyecto como mínimo, con lo cual se procederá a tramitar el último cheque. El Acta de recepción técnica final deberá como mínimo ajustarse a lo establecido en el anexo N° 4. Artículo 43: Para los casos en que el objeto de contratación es suministro de materiales o aportes parciales a una obra construida con la participación de otras instituciones públicas, el profesional responsable debe elaborar un acta de recepción de materiales, en la cual debe dejar constancia de éstos, cantidad y estado de los mismos, la constancia debe contener las firmas de: el representante de la o las instituciones involucradas en el proyecto, y el profesional responsable del IPA. El Director Regional tendrá la responsabilidad de velar por la conclusión de la obra en su totalidad y de elaborar un informe final donde se indique lo actuado; además le corresponde elaborar y enviar el informe a la Gerencia General, con copia al IPA, para que sea incluido en el expediente de la contratación. Artículo 44: El Área de Contratación y Suministros coordinará con la Dirección de Asuntos Jurídicos, la elaboración del “Finiquito legal”, debidamente refrendado, y se dan por concluidas las obligaciones y deberes de las partes contratantes de conformidad con LCA y RGCA.

Cualquier otro aspecto de procedimiento técnico o administrativo, no contemplado en el presente manual será resuelto con apego a lo establecido por la normativa general vigente, aplicable a las distintas materias que intervienen durante el desarrollo de un proyecto de obra pública, tales como la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, la Ley Orgánica del Colegio Federado de Ingenieros y de Arquitectos y sus Reglamentos, la Ley de Administración Pública y la Ley de Planificación Urbana, entre otros. ANEXO N° 1 BOLETA PARA INFORMACIÓN DE LOTES PARA CONSTRUIR OBRAS CIVILES

DECRIPCIÓN PRELIMINAR DE LOTE PARA OBRAS CIVILES DIRECCIÓN REGIONAL: OFICINA SUBREGIONAL: ASENTAMIENTO: OBRA A CONSTRUIR: PLANO CATASTRADO N° : AREA :

Varianble

Marcar con X

AGUA POTABLE ELECTRICIDAD CAMINO DE ACCESO DRENAJE RIESGO DE INUNDACION RIESGO DE DESLIZAMIENTO PENDIENTE DEL TERRENO

Ubicar prevista o la tubería en el plano catastrado Ubicar prevista en el plano catastrado descripción del estado Describir si es suelo es arcilloso, pedregoso, orgánico, etc. Si hay quebradas, rios, drenajes, canales o escorrentías Si existen cortes, mov. de tierras, fallas locales, etc. Si es plano, ondulado o quebrado. Marcar con x

EL AULA O COMEDOR A CONSTRUIR ES ESCUELA NUEVA AMPLIACION DE ESCUELA EXISTENTE LA CONSTRUCCIÓN SERA INDEPENDIENTE LA CONSTRUCCIÓN SERA ADOSADA SE REQUIERE INCLUIR BATERIA SANITARIA

ELABORADO POR:

Observaciones

ANEXO N° 2 FORMATO PARA PRESUPUESTO TÉCNICO DE CAMINOS INSTITUTO DE DESARROLLO AGRARIO AREA DE INFRAESTRUCTURA Y PLANIFICACION DE ASENTAMIENTOS

ESTIMACION COSTOS PARA CONSTRUCCION DE CAMINOS

ASENTAMIENTO xxxxxxxxxx DESCRIPCION

CANTIDAD

UNIDAD PRECIO/UNI

SUBTOTALES

Mejoramiento de xxx km De camino en Tierra. Tramo: camino xxx en xxx de lotes x, parcelas xxx a lotes xxx y camino a parcelas de lote xxx a parcela xxx Alquiler de tractor D6

xx

Horas

xxx

xxxx

xx

Horas

xxx

xxx

CONSTRUCCION Y LIMPIEZA DE DRENAJES LATERALES Alquiler de excavadora (pot. mín 120hp)

SUBTOTAL

xxx

CONSTRUCCION DE 9 PASOS DE ALCANTARILLA Tubos de concreto de 60 cm. (ASTM-C14) xxx pasos

xxx

m.l

xxx

xxx

Tubos de concreto de 90 cm. (ASTM-C14) xx paso

xx

m.l

xxx

xx

Excavación para tubería

xxx

m3

xxx

xxx

Relleno para tubería

xxx

m3

xxx

xxx

El costo de la tubería incluye el transporte y colocación. SUBTOTAL

xxx

LASTRADO DE xxx Km. DE CAMINO Tramo: camino xxx de lotes xxx, parcelas xxx Fuente de material: Tajo xxxx Distancia de acarreo

xxx

Km.

Cantidad de material

xxx

m3

xxx

xxx

El material se debe colocar en un espesor de xxx m y en un ancho promedio de camino de xxx m SUBTOTAL

xxx

GRAN TOTAL

xxxx

Observaciones:

Elaborado por:

ANEXO N°3 FORMATO DE INFORME TÉCNICO PARA TRÁMITE DE PAGO

FECHA OFICIO Para:

XXXXXXXX

Coordinadora Área Infraestructura y

Planificación de Asentamientos De: Ing. XXXXX Asunto: Trámite de Pago de Factura Referencia: Contratación XXXXXXX ____________________________________________________________ Sírvase encontrar adjunto original y dos copias de la factura n° XXXX, presentada por la XXXXXXX. , por concepto de trabajos ejecutados en la XXXXX, denominada “xxxxxxx ”, de la Región xxxxxx. De acuerdo con lo establecido en el punto N° xxx del cartel de licitación “mediciones y pagos”, el trabajo facturado corresponde al avance de la obra efectuada previa inspección del INGENIERO INSPECTOR. El avance físico financiero del proyecto se muestra en el cuadro adjunto a la facturación y

su

resumen

es

el

siguiente:

DETALLE Monto Contrato Pagado Anteriormente Este Pago Pago Acumulado Monto Disponible

MONTO xxx xxx xxx xxx xxx

Le recuerdo además que los recursos para la cancelación de esta obra provienen de fondos xxx del presupuesto del año xxx. Informe Técnico En visita realizada durante el mes de XXX, para la inspección técnica y valoración del avance del proyecto de referencia, se determinó lo siguiente: Avance y Seguimiento: Como se estableció en …, se comprobó…, se le solicito que… Actividades Ejecutadas Se adjuntan imágenes donde se logra observar el avance descrito de la obra: Muy atentamente.

CC.

Expediente Archivo.

ANEXO N°4 FORMATO DE ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRAS INGENIERO INSPECTOR LICITACIÓN XXXXXXXX PROYECTO XXXXXXXXXXX EN EL ASENTAMIENTO CAMPESINO XXXXXX. ACTA DE RECEPCION FINAL XX/XX/XXX El suscrito, Ing. XXXXX representante del Instituto de Desarrollo Agrario, organismo supervisor y el Ing. XXX representante del (MOPT, SENARA, ICE, XXX), presentes en el sitio de las obras Asentamiento XXX, distrito XXX, cantón de XXX, provincia de XXX, a petición del Contratista XXXX, adjudicatario de las obras y la Unidad de Infraestructura y Planificación de Asentamientos, de acuerdo con lo establecido en el apartado XX “Aceptación y Finiquito” del cartel de licitación, se procede a levantar el acta de recepción final del contrato para la Construcción de XXXX en el Asentamiento XXXX. En esta recepción se incluyen todas las obras contempladas en el contrato, para las cuales se establece como fecha de Recepción Final el día XXXX. Las obras se ejecutaron dentro del plazo máximo de XXX días naturales, siendo el seguimiento del proyecto el siguiente: La orden de inicio de obras se gira para el día XXXX, el avance del proyecto se dio en los siguientes términos: (se indica si hubo suspensiones, días de reconocimiento, u otra interrupción de la obra). El proyecto se ejecutó en buenos términos técnicos, siguiendo las Especificaciones Generales para la Construcción de xxxxxx.

Se procede a efectuar un recorrido por el proyecto verificando características de la obra:

ITEM xxx

DESCRIPCION xxxxx

las siguientes

CANTIDAD

UNIDAD

xxx

xxxx

Los trabajos realizados corresponden a los especificados en los planos y especificaciones técnicas de la contratación.

Las obras se iniciaron el día xxxx, se realizó una suspensión xxxx se reiniciaron xxx y se finalizó el día xxx, por lo que se ejecutaron dentro del plazo máximo de xxx días naturales.

Aspectos técnicos:

El monto finalmente pagado al Contratista será de ¢xxx (xxx).

Dado en Barrio Los Colegios de San Vicente, Moravia, San José a las xxx horas del xxx

____________________________

________________________________

Ingeniero Inspector IDA.

Ingeniero del xxx

_________________________________ Ingeniero Empresa constructora

_________________________________________________________________________ ACUERDO FIRME Atentamente,

Lic. Walter Ulate Calderón SECRETARIO GENERAL DE LA JUNTA DIRECTIVA FRC CC

Gerencia, Area Infraestructura, Archivo.