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CAPÍTULO IV ELABORACIÓN DE UN MODELO DE EMPRESA FAMILIARMENTE RESPONSABLE, QUE PERMITA MEJORAR LA EFICIENCIA Y EFICACIA EN EL DESEMPEÑO DEL RECURSO HUMANO DE LAS EMPRESAS
DE
SEGUROS,
UBICADAS
EN
EL
ÁREA
METROPOLITANA DE SAN SALVADOR. A. GENERALIDADES En este capítulo se presenta la propuesta de un Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, que permita mejorar la Eficiencia y Eficacia en el Desempeño del Recurso Humano de las Empresas de Seguros, Ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador. La finalidad es proponer un modelo que
proporcione a las
empresas una herramienta que motive a los empleados a mejorar su rendimiento; ya que, éste trabajará de forma competitiva y brindará un servicio de calidad al cliente interno y externo; se ausentará menos de la oficina, y rendirá más porque sabrá manejar los problemas familiares que puedan entorpecer su accionar dentro de la empresa, a través de las políticas de flexibilidad de recursos humanos que la empresa implante. Para desarrollar este modelo, es imprescindible conocer los conceptos básicos de los que se hace mención, reconocer que la familia es la máxima institución dentro de la sociedad, y que debe volverse a fomentar la importancia que ésta merece. Asimismo, se debe comprender que el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable no es un tema nuevo ya que en España, y en otros países de Europa y por supuesto Estados Unidos, muchas empresas han adoptado este modelo.
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Estas empresas reconocen que el aplicar las políticas flexibles de recursos humanos, las ha convertido en empresas competitivas y exitosas, que les permite retener a sus talentos, y tener empleados contentos consigo mismo y orgullosos de la empresa donde trabajan.
El modelo consta de doce pasos, previo a los cuales se definen objetivos; la importancia de la implantación del modelo en sí, la importancia económica para el país, para el sub-sector Seguros, y para los empleados; la justificación y su alcance. Por otra parte, posterior al esquema se define de forma clara y precisa cómo se desarrollará cada uno de los pasos que lo conforman.
B. OBJETIVOS 1. General Elaborar un Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, que permita mejorar la Eficiencia y Eficacia en el Desempeño del Recurso Humano de las Empresas de Seguros, Ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador.
2. Específicos •
Proponer a las empresas de seguros un Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, que permita la elaboración e implantación de políticas, que favorezcan a los empleados para que puedan lograr el equilibrio entre la vida laboral y familiar.
•
Fomentar un cambio de cultura, a través del reconocimiento de la importancia de la familia, y que se le de a ésta el lugar que se merece dentro de la sociedad, y la prioridad que debe tener en la vida tanto del empleado, como de la alta gerencia de las empresas de seguros.
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•
Obtener eficiencia y eficacia en el desempeño del recurso humano, de las empresas de seguros, a través del establecimiento de políticas de recursos humanos flexibles, que conforman el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA En este apartado se determina la importancia de la propuesta por la implantación del modelo, importancia económica para el país, importancia para el Sub-sector Seguros y la importancia que la propuesta tendrá para el empleado.
1. Importancia del Modelo En la actualidad es muy importante que las empresas logren que los empleados sean personas con una vida plena; en el sentido que trabajen de forma eficiente y eficaz para la compañía, y a la vez gocen de una vida privada-familiar cumpliendo con las responsabilidades que esto representa.
Tal situación no puede ser posible si la empresa sólo exige que el empleado responda con innumerables requerimientos, los cuales cumple a través de la realización de las funciones que el cargo dentro de la empresa le representa, y no le apoya de igual manera a atender los compromisos familiares que son parte del diario vivir de cualquier individuo, sea éste hombre o mujer.
En relación al tema de
género, las mujeres son las que se ven enfrascadas de una forma mayor y más directa, en diferentes actividades familiares, que deben cumplir.
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La empresa de hoy, debe retribuir el esfuerzo laborar que a diario realiza el trabajador(a), a través de ofrecerle colaboración para resolver situaciones familiares que se le presenten.
Para ello, la empresa debe establecer una serie de políticas
que le permitan trabajar de la mano con el empleado, de tal forma que él resuelva problemas del área laboral, y por su parte la empresa esté atenta a brindar el apoyo cuando éste así lo requiera para realizar actividades en el campo familiar.
Esta nueva tendencia, es muy común en grandes empresas como Hewlett Packard, Vodafone, Caja Madrid, Airtel, Sanitas, Procter & Gamble1, entre otras.
Lo que les
permite retener a sus talentos, tener entre su staff personas satisfechas y agradecidas con su empresa, lo que conlleva a que los empleados realicen el trabajo de forma competitiva, que sean eficientes y eficaces en su desempeño y que las empresas obtengan mayores utilidades.
2. Importancia Económica para el País El Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, es muy importante para el país porque permitiría que las empresas fuesen más competitivas, ya que mejoraría el desempeño de su personal, mediante las políticas de flexibilidad de recursos humanos que implanta, lo que permitiría que el empleado tuviese un equilibrio en su vida laboral y familiar.
La importancia del modelo no sólo radica en los beneficios económicos que éste conlleva al mejorar la competitividad de las empresas; y éstas por la aportación mayor al Producto Interno Bruto (PIB), si no que además, el que los empleados no descuiden su familia, si no que más bien se preocupen por su vida familiar, permitirá al país tener familias fortalecidas, y con valores más fuertes.
1
Adroher Biosca, Salomé, Familia y Trabajo, 1ª edición, Pags. 159, 168, 184
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Las cuales brindarán a la sociedad ciudadanos ejemplares, de bien, y competitivos que venderán su fuerza laboral a empresas que lograrán competir a nivel internacional, como parte del mundo globalizado en el que se vive hoy en día.
3. Importancia para el Sub-sector Seguros Es importante para el Sub-sector Seguros la implantación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, porque permitirá que tenga un crecimiento económico mayor del que tiene en la actualidad, lo cual se deberá a que la fuerza laboral de las empresas de seguros, trabajarán de una forma más eficiente y eficaz, serán más competitivas, habrá menos absentismos no justificados, y los empleados serán personas satisfechas con su empresa, y con una vida familiar ejemplar.
4. Importancia para el empleado La implantación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, será de suma importancia para el empleado, por que será éste el receptor por excelencia de los beneficios que brindará la empresa.
Y porque el modelo permitirá que el empleado sea una persona con una vida familiar y laboral plena; en el sentido que tendrá una familia unificada, fortalecida, y que vive los valores familiares, en su gran mayoría perdidos en la sociedad. Será una persona que respetará jornadas normales de trabajo, sin excedencias de tiempo, sólo en casos de extrema urgencia, y que podrá llegar temprano a su hogar, para disfrutar de la vida de hogar, con sus hijos, esposa y parientes cercanos, sin descuidar en ningún momento las responsabilidades laborales.
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D. JUSTIFICACIÓN En este literal se justifica la razón del porque es factible y necesario la implantación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable para las empresas de seguros, ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador. El mundo globalizado actual, precisa que las empresas tengan un staff de personas con un desempeño eficiente y eficaz, que les permita competir a nivel internacional. Dicha situación, se vería favorecida con el establecimiento de un Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, que permita la creación de una serie de políticas de recursos humanos flexibles, para que el recurso humano que labora en las empresas de seguros, se sientan en un ambiente que les brinda facilidades para conciliar la relación trabajo-familia, que es muy difícil conciliarla porque este tipo de empresas, se conoce que concentran gran cúmulo de trabajo, el cual los empleados para solventarlo requieren de largas jornadas laborales, lo cual hace temblar los cimientos de cualquier vida familiar estable.
Por lo anterior, las empresas deben pensar en la vida familiar de los empleados y fomentar políticas de recursos humanos flexibles, que le permitan al empleado tener una vida laboral plena, sin descuidar sus responsabilidades familiares (matrimonio, relación con los hijos, relación parientes cercanos, cuidado familiares mayores, entre otras).
La inserción de la mujer al ámbito laboral es un factor muy preponderante que debe tomarse en cuenta, para el establecimiento de un modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
Debido
a
que
son
las
mujeres
las
responsabilidades familiares por cumplir dentro de la familia.
que
tienen
mayores
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E. ALCANCE En este literal se define lo que se obtendrá con el establecimiento del modelo, así como los responsables de utilizarlo y darlo a conocer a los empleados.
La Propuesta permitirá a las empresas de seguros, disponer de un Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, con la cual brinden políticas al personal para que desempeñen sus funciones de forma eficiente y eficaz, equilibrando tanto la vida laboral como la familiar.
El modelo está elaborado para poder ser utilizado por los Gerentes de Recursos Humanos o Gerentes Administrativos, quienes tienen la responsabilidad de dictar las diferentes políticas de la empresa; así como darlas a conocer a los empleados.
El Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, ha sido concebido para implantarlo en toda la empresa; aunque puede existir la excepción que alguna empresa pueda aplicarlo a alguna área en particular, para probar su funcionalidad, e identificar los cambios que el modelo conllevaría en el desempeño del personal.
El modelo ha sido diseñado de tal forma que los empleados, independientemente del área funcional a la que pertenezcan puedan alcanzar un nivel de desarrollo en el que sus intereses personales sean satisfechos, generando así mayor compromiso de éste hacia la empresa, y mejorando su desempeño funcional, siendo entonces una empresa exitosa y competitiva.
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F. ESQUEMA DE LA PROPUESTA 1. ESQUEMA Nº4 Representación Gráfica del Modelo2
M O D E L O D E E M P R E S A F A M IL IA R M E N T E R E S P O N S A B L E PA SO I
C O M P R O M IS O D E LA A LT A D IR E C C IÓ N
P A S O II
C R E A C IÓ N C O M IT É C O O R D IN A D O R F A M IL IA -T R A B A J O
P A S O iII
C A P A C IT A C IÓ N S O BR E M O D E LO EFR
PA SO IV
E V A L U A C IÓ N D E L A A D A P T A C IÓ N D E LAS P O L ÍT IC A S
E L A B O R A C IÓ N D IA G N Ó S T IC O A C T U AL D E LA S IT U A C IÓ N D E L A E M P R E S A -F O D A -
PA SO X II
PA SO V
R E C O L E C C IÓ N D E IN F O R M A C IÓ N S O B R E LA S N E C E S ID A D E S F A M IL IA R E S D E LO S EM P LE AD O S
M E D IC IÓ N E F IC IE N C IA Y E F IC A C IA
PA SO VI
PA SO XI
D E S P L IE G U E D E P O L ÍT IC A S /A C C IO NES ADAPTADAS A D IF E R E N T E S T IP O S D E E M P LE A D O S
E L A B O R A C IÓ N D E U N P LA N D E A C C IÓ N
PA SO V II
PA SO X
V ALO R E S F A M IL IA R E S IN T E G R A D O S E N L A M IS IÓ N C O R P O R A T IV A
R e a lim e n ta c ió n
2
Aportación del Equipo de Trabajo
PASO IX
L ID E R A Z G O Y E JE M P LO D E LA A L T A D IR E C C IÓ N
PASO V III
E L A B O R A C IÓ N MANUAL DE P O L ÍT IC A S
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Objetivos del Modelo 2.1. General Incentivar a la alta gerencia y al personal de las empresas de seguros, para que se implante el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, lo cual redundará en beneficio de la empresa como en la vida del empleado, teniendo un equilibrio trabajofamilia.
2.2. Específicos •
Detallar los doce pasos a seguir para lograr el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
•
Formular estrategias que permitan hacer más viable el modelo.
•
Diseñar las políticas necesarias para implementar el modelo de una forma conjunta alta gerencia-empleados.
•
Definir instrumentos y metodologías que se deben utilizar para administrar y medir la eficiencia y eficacia para que el personal y la empresa sean competitivos.
3. Características •
El Modelo es aplicable para todo el recurso humano, pero ciertas políticas, son aplicables a puestos específicos, no a todos los empleados.
•
Está enfocado a mejorar la eficiencia y eficacia en el desempeño del recurso humano.
•
Este Modelo pretende también mejorar la competitividad de la empresa.
•
Contiene elementos teóricos y prácticos, encaminados a lograr la mejora constante del accionar del recurso humano.
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G. DESARROLLO DEL MODELO En el desarrollo del modelo, se describe cada uno de los pasos que se deben seguir para implantar el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
Siendo doce
pasos.
1. Descripción de los pasos del Modelo El modelo consta de doce pasos encaminados a lograr la eficiencia y eficacia en el desempeño del recurso humano, mediante el establecimiento de mecanismos que permitan la realización de una serie de acciones que contribuirán a obtener el objetivo planteado.
PASO I: Compromiso de la Alta Dirección (Presupuesto) La alta dirección debe estar comprometida a llevar a cabo el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, ya que, sin el apoyo de ésta no podría implementarse.
1. Objetivo •
Determinar el compromiso de la alta dirección y un presupuesto que permita identificar el dinero a utilizar en las políticas.
2. Presupuesto Para la implantación del modelo debe elaborarse un presupuesto que permita precisar el costo de las políticas flexibles de recursos humanos, a continuación se detalla un presupuesto para una mediana empresa.
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CUADRO Nº 2. Presupuesto para una Mediana Empresa (50 empleados) (US$) 3 A continuación se detallan políticas presupuestables, para una mediana empresa de seguros.
Política
Costo unitario/diario
Formación y desarrollo Teledespacho en casa Videoconferencia Ticket Restaurante Centro de diversión Transporte Servicio de Guardería Subvencionado Total
100.00 25.00*
5.00**
Costo mensual 60,00 200.00 650.00 100.00 100.00 130.00
Costo anual o total 6,000.00 720.00 2,400.00 7,800.00 1,200.00 1,200.00 1,560.00 20.880.00
* US$ 0.50 por empleado ** US$ 0.50 por 10 hijos de empleadas
PASO II. Creación Comité Coordinador Familia - Trabajo
1. Objetivo Conformar un Comité/Coordinador Familia-Trabajo, que establezca y de el seguimiento a las Políticas Flexibles de Recursos Humanos.
2. Establecimiento Comité – Coordinador Familia-Trabajo La empresa debe de conformar un comité coordinador familia-trabajo; el cual estaría conformado por el gerente de recursos humanos, un supervisor y cuatro empleados de la compañía, de la siguiente manera:
3
Presupuesto de las Políticas que requieren presupuestación
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Presidente:
Gerente de Recursos Humanos
Vicepresidente:
Supervisor
Secretario:
Empleado 1
Tesorero:
Empleado 2
1er. Vocal:
Empleado 3
2do. Vocal:
Empleado 4
Este comité será el que coordinará, elaborará y dará seguimiento a las políticas de flexibilidad de recursos humanos que se implementen.
PASO III: Capacitación sobre Modelo de Empresa Familiarmente Responsable Para el establecimiento del Modelo, en primer lugar se realizará una capacitación para formar capacitadores (Gerente de Recursos Humanos, Gerente AdministrativoFinanciero, Supervisores), quienes serán las personas que conformarán el Comité Coordinador Familia-Trabajo, y serán los que darán posteriormente capacitación a la alta dirección, mandos medios y empleados.
PASO IV. Elaboración Diagnóstico actual de la Situación de la Empresa Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA).
1. Objetivo Llevar a cabo un diagnóstico (FODA), para conocer la situación actual de la empresa.
2. Análisis Situacional Para establecer el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, como tercer punto se determinan las fortalezas y oportunidades, así como también, las debilidades y amenazas que se identifican dentro de la empresa y en el entorno, que actúan para condicionar el funcionamiento y desarrollo de la organización.
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Elementos del FODA4 Parte Interna: Fortalezas- Debilidades. Fortalezas: Son los elementos positivos que los integrantes de la organización perciben (sienten) que poseen y que constituyen recursos necesarios y poderosos para alcanzar los objetivos (el fin de la organización, empresa). Debilidades: Son los elementos, recursos, habilidades, actitudes técnicas que los miembros de la organización sienten que la empresa no tiene y que constituyen barreras para lograr la buena marcha de la organización. Parte Externa: oportunidades-amenazas Oportunidades: Son aquellos factores, recursos que los integrantes de la empresa sienten (perciben) que pueden aprovechar o utilizar para hacer posible el logro de los objetivos. Amenazas: Se refiere a los factores ambientales externos que los miembros de la empresa sienten que les puede afectar negativamente, los cuales pueden ser de tipo político, económico, tecnológico. Son normalmente todos aquellos factores externos a la organización que se encuentran en el medio ambiente mediato y, en algunas ocasiones inmediato.
4
http://www.profesiones.cl/papers/lee.php?id=6, 9 de junio de 2006
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El FODA: Consiste en un proceso participativo de búsqueda de problemas. Los pasos para su elaboración son: •
Seleccionar a los participantes de cada una de las áreas de la empresa.
•
Cada grupo de participantes elabora una lista de lo que considera que son las fortalezas y debilidades, oportunidades y amenazas de la organización.
•
Exposición de los resultados.
•
Unificación de los resultados e identificación de aspectos que intervienen en el análisis situacional (percepción, emociones, sentimientos y sensaciones de los miembros del grupo).
•
Clasificar los problemas de acuerdo a prioridad
•
Buscarle solución al problema
Una vez que se tiene claro los mecanismos para la elaboración de un FODA se procede a la realización de un análisis situacional. Los pasos a seguir son: •
Seleccionar a la persona responsable de realizar el análisis situacional de la empresa
•
Dar a conocer los lineamientos a seguir para la realización de un FODA.
•
Obtener la información necesaria para la realización de un análisis.
•
Elaboración de un análisis situacional (FODA).
A continuación se presenta el análisis de la situación actual de las empresas de Seguros en la cual se incluyen elementos que fueron identificados con la investigación de campo:
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a) Fortalezas: •
Empresas líderes en el mercado.
•
Capacidad competitiva.
•
Capacidad económico – financiera.
•
Eficiente desempeño.
•
Incremento de utilidades anualmente.
b) Oportunidades: •
Aplicación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
•
Inversión a nivel internacional.
•
Aprovechamiento del Tratado de Libre Comercio Centroamérica – Estados Unidos y República Dominicana DR-CAFTA.
•
Acceso a nuevas tecnologías.
c) Debilidades: •
Resistencia al cambio.
•
Menores oportunidades en el mercado.
•
Necesidad de fusión.
•
Disminución de utilidades.
d) Amenazas: •
Mayor competencia.
•
Fenómenos naturales que afecten las actividades de la empresa (terremoto, inundaciones, huracanes).
•
Cambios de Gobierno.
•
Cambios en el mercado.
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3. Reconocimiento del Recurso Humano de la Empresa Se debe realizar un reconocimiento del personal de la empresa para facilitar la aplicación e incorporación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable. La realización de un análisis o diagnóstico del Recurso Humano de la empresa (a través de un FODA) ayudará a obtener un panorama de los elementos que operan en cada área de trabajo; y poder así detectar las necesidades y ventajas de cada uno de ellos para lograr el aprovechamiento máximo del recurso humano.
A continuación se presenta el diagnóstico de la situación actual del recurso humano que labora en las empresas de seguros, en el cual se incluyen elementos que se identificaron en la investigación de campo:
a) Fortalezas •
La mayor parte de los empleados tienen edades que oscilan entre 18-45 años.
•
Capacidad de adaptarse a las exigencias de la empresa.
•
Disponibilidad de tiempo para realizar sus funciones.
•
Disposición para desarrollarse laboralmente.
b) Oportunidades •
Capacitación y desarrollo.
•
Prestaciones de Ley y adicionales a ésta.
•
Mejoras en las condiciones de trabajo.
•
Implementación de programas de incentivos.
•
Promoción del empleado.
c) Debilidades •
Pocos conocimientos especializados.
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•
Resistencia al cambio.
•
Trabajo bajo presión.
d) Amenazas •
Despidos de personal.
•
Cambios en políticas salariales.
•
Contratación personal más capacitado.
El FODA al recurso humano, se aprecia a través de una serie de factores analizados que determinan los pro y contras que el personal tiene a diario en las empresas de seguros.
PASO V. Recolección de información sobre las Necesidades Familiares de los Empleados. 1. Objetivo Identificar información de los empleados para conocer las necesidades familiares de cada uno.
2. Obtención de información sobre las Necesidades Familiares de los Empleados. Será el Comité Coordinador familia-trabajo quien se encargará de obtener la información, ésta se obtendrá de tres formas:
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-Estudio de Indicadores. -Cuestionarios. -Entrevistas ya sea individuales o grupales. 2.1 Estudio de Indicadores Este estudio se hace con base a lo que indiquen los permisos solicitados por los empleados, así como el número de mujeres que trabajen para la empresa; ya que en mayor medida son éstas las que se responsabilizan por las necesidades familiares, el número de hijos que tenga un empleado, entre otros.
2.2 Cuestionarios Los cuestionarios serán recabados por el Comité-Coordinador Familia-Trabajo, a continuación un modelo de cuestionario a pasar a los empleados.
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2.2.1. CUESTIONARIO I. SOLICITUD DE COLABORACIÓN Atentamente se le solicita llenar este cuestionario, el cual ayudará a recabar información necesaria para implantar el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
II. DATOS DE CLASIFICACIÒN A. Género:
Femenino Masculino
B. Tiempo de trabajar para la empresa
a) 0-5 años b) 6-10 años c) más de 10 años
III. INDICACIONES Marque con una X la opción que usted elija, y responda donde se le solicite.
IV. CUERPO DEL CUESTIONARIO
1. ¿Cuántos hijos y de qué edades tiene usted? R/________________________ ________________________________________________________________ 2. ¿Es usted padre o madre soltera? R/ a) Si b) No
3. ¿Tiene personas de la tercera edad bajo su responsabilidad? R/ a) Si b) No
4. ¿Le gustaría que la empresa brindara el servicio de subvención del pago de guardería? R/ a) Si b) No 5. ¿Le interesa que la empresa le proporcionara un teledespacho en su casa, para utilizarlo en situaciones que deba quedarse a trabajar en casa? R/ a) Si b) No
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¿Por qué?___________________________________________________________ ____________________________________________________________________
6. ¿Le parecería que la empresa hiciese convivios familiares para usted y familia? R/. a) Si b) No
7. ¿Le gustaría que la empresa se interesara por su vida familiar? R/ a) Si b) No
8. ¿Le gustaría que existiera flexibilidad respecto a la entrada y salida del trabajo? R/ a) Si b) No c) A veces
9. ¿Toma sus vacaciones en las fechas previamente fijadas? R/ a) Si b) No
10. ¿Considera que la estabilidad en su vida personal contribuye a mejorar la productividad en su empresa? R/ a) Si b) No
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2.3 Entrevistas (Individuales/grupales) Las entrevistas las hará el Comité / Coordinador Familia-Trabajo, y las llevará a cabo de forma estructurada, haciendo uso del cuestionario o de forma no estructurada (es decir, sin una guía de preguntas).
PASO VI. Elaboración de un Plan de Acción
1. Objetivo Diseñar un plan de acción definiendo los objetivos, las acciones, las políticas, los recursos y los facilitadores que las llevarán a cabo.
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CUADRO Nº 3. Plan de Acción Nº
Objetivo
01 Gozar de horario flexible por algún problema familiar del empleado
Acción
Política Flexibilidad a corto plazo Identificar la factibilidad Horario flexible de que el empleado llegue o salga de la empresa a horas diferentes a las ya fijadas por la empresa
02 Reducir el horario de trabajo regular si el empleado lo amerita
Determinar el empleado que podrá hacer uso de la política de jornada reducida
Jornada reducida
03 Trabajar la mitad de la jornada laboral
Determinar si es factible el uso de la media jornada por parte del empleado
Media jornada
04 Atender emergencias familiares cuando el empleado lo requiera
Flexibilidad a largo plazo Identificar si existe Ausencia por disponibilidad de emergencia familiar personal para cubrir el
Recursos
Facilitador
computadora a través de la cual se llevará el registro de entradas y salidas flexibles por empleado y 1 persona que llevará el registro computadora a través de la cual se llevará el registro de jornada reducida por empleado y 1 persona que llevará el registro computadora a través de la cual se llevará el registro de media jornada por empleado y 1 persona que llevará el registro
Empleado 1 del Comité
Empleado 1 del Comité
Empleado 1 del Comité
computadora a través de Gerente la cual se llevará el Recursos registro de permisos por Humanos
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Nº
Objetivo
Acción puesto del empleado que se ausentará
Política
Recursos empleado y 1 persona que llevará el registro
Facilitador
05 Conceder al empleado los permisos que requiera cuando lo necesite
Determinar la factibilidad Flexibilidad de permiso al empleado permiso
06 Dar permisos para estudios
Determinar la factibilidad Tiempo libre de permiso para el formación empleado
Gerente Recursos Humanos
07 Conceder a la empleada sus vacaciones después de terminado su periodo de maternidad
Registro de permiso por maternidad más vacaciones anuales
Gerente Recursos Humanos
08 Dar permiso hasta por dos meses al empleado sin perder su puesto y sin goce de sueldo.
Identificar la persona que sustituirá al empleado, o la contratación eventual que se haría
días
de computadora a través de Gerente la cual se llevará el Recursos registro de permisos por Humanos empleado y 1 persona que llevará el registro
para computadora a través de la cual se llevará el registro de permisos por empleado y 1 persona que llevará el registro Maternidad más computadora a través de vacaciones anuales la cual se llevará el registro de permisos por maternidad y 1 persona que llevará el registro
Sustitución con permiso
personal computadora a través de Gerente la cual se llevará el Recursos registro de permisos Humanos y 1 persona que llevará el registro
178
Nº
Objetivo
09 Permitir al empleado de la alta dirección que pueda participar en reuniones de trabajo regionales
10 Proveer herramientas necesarias para poder trabajar en casa.
Acción
Política
Flexibilidad en el espacio Identificar el lugar desde La videoconferencia donde se hará uso de la videoconferencia (lugares que tienen equipo para este fin, ej. Infocentros)
Determinar los teledespachos a equipar para el trabajo desde la casa
Teledespacho en casa
11 Permitir al empleado Identificar los empleados Trabajo a distancia trabajar desde cualquier que harán uso de esta lugar. política, que podrán trabajar fuera de la oficina
12 Brindar capacitación de acuerdo a nivel académico del empleado
Servicios de asesoramiento Determinar el tipo Asesoramiento capacitación y los trayectoria profesional empleados que la recibirán
Recursos
--
-Apoyo pago factura telefónica por casa
Facilitador
Gerente General Financiero
o
Gerente General Financiero
o
computadora a través de Gerente la cual se llevará el General registro de empleados Financiero que trabajarán a distancia y 1 persona que llevará el registro -Capacitador -Laptop -Proyector de cañón (alquilado)
Gerente de Recursos Humanos
o
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Nº
Objetivo
Acción
Política
Recursos -Fotocopiadora -Papelería -Refrigerio -Asesor Legal
Facilitador
13 Brindar asesoramiento Identificación de trámites legales al necesidades empleado
Asesoramiento legal
14 Brindar asesoramiento psicológico y sobre problemas familiares al empleado
Identificar necesidades psicológicas o conflictos familiares por parte de los empleados
Asesoramiento psicológico-familiar
-Psicólogo
Gerente de Recursos Humanos
15 Brindar asesoramiento sobre trámites financieros y fiscales al empleado
Identificación de los problemas financierosfiscales por parte de los empleados
Asesoramiento financiero-fiscal
-Asesor financiero-fiscal
Gerente de Recursos Humanos
Formación y desarrollo 16 Dar capacitación al Identificar a los Curso sobre manejo -Capacitador empleado sobre manejo empleados a capacitar eficiente del tiempo -Laptop eficiente del tiempo en este tema -Proyector de cañón (alquilado) -Fotocopiadora -Papelería -Refrigerio 17 Dar capacitación al Identificar a los Curso sobre manejo -Capacitador empleado sobre manejo empleados a capacitar del estrés -Laptop
Gerente de Recursos Humanos
Empleado 2 del Comité
Empleado 2 del Comité
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Nº
Objetivo del estrés
Acción en este tema
Recursos -Proyector de cañón (alquilado) -Fotocopiadora -Papelería -Refrigerio 18 Dar capacitación al Identificar a los Curso sobre manejo -Capacitador conflicto trabajo-familia -Laptop empleado sobre manejo empleados a capacitar en este tema conflicto trabajo-familia -Proyector de cañón (alquilado) -Fotocopiadora -Papelería -Refrigerio Servicios cuidado de familiares 19 Pagar cierto porcentaje Identificar los empleados Serviciode Guardería Económico para el pago de guardería que requieren hacer uso Sub-vencionado Persona que lleve el al empleado de guardería registro de los pagos subvencionados
20 Brindar al empleado información de guarderías y colegios
Determinar las necesidades de los empleados que requieran esta información
21 Brindar al Empleado Información sobre Centros de Ancianos y Discapacitados
Determinar las necesidades de los empleados que requieran esta
Política
Información de Persona que recabará la guarderías y colegios información y la distribuirá a los empleados Página conteniendo información Información sobre Persona que recabará la Centros de Ancianos y información y la Discapacitados distribuirá a los empleados
Facilitador
Empleado 2 del Comité
Empleado 3 del Comité
Empleado 3 del Comité
Empleado 3 del Comité
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Nº
Objetivo
Acción información
22 Dar cobertura de seguro de vida a los empleados
Política
Beneficios extrasalariales Llenado de formulario Seguro de vida que recaba los datos necesarios del asegurado Control entrega de ticket Ticket restaurante restaurante por empleado
23 Dar un porcentaje de dinero a través de un ticket para compra de almuerzo 24 Brindar cobertura de Determinar el número de Seguro médico servicios médicos a la familiares cercanos por familiares familia del empleado empleado
25 Brindar información Determinar los necesaria al empleado empleados que para su jubilación requieran esta información
Plan de jubilación
26 Dar cobertura al empleado sobre accidentes fuera del trabajo
Seguro accidentes fuera trabajo
27 Brindar servicio estacionamiento a
Determinar un fondo específico para cubrir imprevistos
Otros servicios de Llevar un control de los Estacionamiento los empleados con vehículo
Recursos Página conteniendo información
Facilitador
Formulario Persona responsable control seguro de vida
Gerente de Recursos Humanos
Ticketes Persona responsable control ticket
Gerente de Recursos Humanos
Clínica privada con quien la empresa trabajará Recurso económico para el pago por consulta y medicinas Capacitador brochures
Empleado 4 del Comité
Recursos económicos
Empleado 4 del Comité
Persona responsable de llevar el control
Gerente Administrativo o
Gerente de Recursos Humanos
182
Nº
Objetivo empleados en la empresa
Acción
Política
Recursos
Facilitador Financiero
28 Dar el servicio de agencia Informar al personal la de viajes dentro de la agencia de viajes con la empresa o fuera de ésta que trabaja la empresa
Agencia de viajes
--
Gerente de Recursos Humanos
29 Brindar servicio transporte a empleados
Transporte
Microbús Coaster Motorista Combustible
Gerente Administrativo o Financiero
Centro de deportes
Recursos económicos para el mantenimiento del centro
Gerente Administrativo o Financiero
de Determinar los los empleados que necesitan hacer uso del transporte colectivo, así como sus direcciones 30 Brindar a los empleados Llevar un control de los un centro de deportes, empleados que harán para su esparcimiento uso del centro
Fuente: Aportación equipo de trabajo
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PASO VII. Elaboración Manual de Políticas
1. Objetivo Preparar un manual para la aplicación de las políticas, que indique el facilitador que las pondrá en práctica.
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2. MANUAL DE POLÍTICAS FLEXIBLES DE RECURSOS HUMANOS PARA LA ALTA DIRECCIÓN Y EMPLEADOS
COMPAÑÍA DE SEGUROS “XYZ”
SAN SALVADOR
JUNIO 2006
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INTRODUCCIÓN El presente manual tiene como función principal dar a conocer a los empleados las Políticas Flexibles de Recursos Humanos, de las cuales los empleados pueden hacer uso. Asimismo, se describen las políticas y en algunas quienes pueden hacer uso de éstas.
Es oportuno hacer notar que estas políticas son flexibles para ambas partes, es decir, para la alta dirección y empleados. Sin embargo, la utilización de las políticas por parte de los empleados, se mide por el rendimiento de éste y no por su presencia física en la oficina.
Ésta será la garantía de que el uso de herramientas de
flexibilidad de la jornada/horario no afectará a la evaluación del desempeño del empleado.
La equidad y objetividad en su aplicación no garantizan las mismas
posibilidades de flexibilidad a todos los empleados: cada petición será estudiada y evaluada de forma diferente según las necesidades del negocio propias de ese puesto en particular.
OBJETIVOS GENERAL Dar a conocer las políticas flexibles de recursos humanos, para que los empleados puedan hacer uso de las mismas. ESPECÍFICOS •
Describir cada una de las políticas flexibles de recursos humanos, para una mejor comprensión de éstas.
•
Definir quienes pueden hacer uso de las políticas flexibles de recursos humanos, en el corto plazo.
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Descripción de las Políticas 1.
Flexibilidad a corto plazo
1.1.
Horario Flexible Esta política consiste en que el empleado ejemplar gozará de un horario flexible, de manera que podrá llegar y salir a una hora diferente del horario normal, cuando así lo requiera.
1.2.
Jornada Reducida Esta política consiste en que el empleado ejemplar gozará de una jornada reducida; es decir, de un horario menor al normal, cuando los compromisos familiares así lo requieran.
1.3.
Media Jornada Esta política consiste en que el empleado ejemplar trabajará la mitad del horario normal, debido a compromisos familiares que él tenga.
2.
Flexibilidad a largo plazo
2.1.
Ausencia por Emergencia Familiar Consiste en que un empleado puede ausentarse por emergencia familiar que se le presente.
2.2.
Flexibilidad Días de Permiso Conceder permiso al empleado cuando éste así lo requiera.
2.3.
Tiempo Libre para Formación Esta política consiste en que el empleado gozará de tiempo libre para recibir capacitaciones.
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2.4.
Maternidad más vacaciones anuales Brindar a las empleadas la opción que puedan gozar su licencia por maternidad junto a sus vacaciones anuales.
2.5.
Sustitución Personal con Permiso Consiste en que el personal puede ausentarse hasta por dos meses de la empresa con permiso, según su necesidad así lo requiera
3. Flexibilidad en el Espacio 3.1.
Videoconferencia En esta política la empresa le facilita al empleado el uso de la videoconferencia, a través del uso de centros que presten ese servicio, para mantenerse comunicado y en contacto, estando él fuera de la oficina.
3.2.
Teledespacho en Casa Ésta consiste en que la empresa proporciona Internet en la computadora del empleado, le ayuda a pagar parte del teléfono, cuando el empleado realiza actividades laborales desde su casa, por algún imprevisto que le suceda.
3.3.
Trabajo a Distancia Permitir al empleado trabajar desde cualquier lugar.
4.
Servicios de Asesoramiento
4.1.
Asesoramiento Trayectoria Profesional A través de esta política se brinda asesoramiento a los empleados, de acuerdo al título académico de cada uno.
4.2.
Asesoramiento Legal Apoyar al empleado a través de asesoramiento a situaciones legales, cuando el trabajador así lo requiera.
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4.3.
Asesoramiento Psicológico-Familiar Por medio de esta política se brinda al empleado asesoramiento psicológico respecto a las relaciones familiares.
4.4.
Asesoramiento Financiero-Fiscal Este consiste en capacitación sobre temas financieros y fiscales que la empresa brinda a sus empleados.
5.
Formación y Desarrollo
5.1.
Curso Como usar Eficientemente el Tiempo En esta política la empresa capacita a los empleados a través de cursos sobre como usar eficientemente el tiempo, para que se pueda hacer un mejor uso de éste.
5.2.
Curso sobre Manejo del Estrés Éste consiste en orientar al empleado para que él pueda manejar de forma inteligente el estrés, y pueda con ello evitar o minimizar las molestias que el estrés causa en el organismo.
5.3.
Curso Manejo Conflictos Trabajo-Familia Dentro de la política de formación y desarrollo, está también este curso que pretende orientar al empleado sobre el manejo de los diferentes problemas que se dan en la relación trabajo-familia, para que pueda sobrellevarlos y hacerlo de forma inteligente por parte del trabajador.
6.
Servicios Cuidado de Familiares
6.1.
Servicio de Guardería Subvencionado Este consiste en que la empresa paga un 50% del costo total mensual del pago de guardería, en apoyo al empleado, para que el hijo pueda hacer uso de ésta.
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6.2.
Información de Guarderías y Colegios Consiste en que la empresa brinda información sobre guarderías y colegios de prestigio de los cuales pueden hacer uso los hijos de los empleados.
6.3.
Información Centros Ancianos y Discapacitados En esta política la empresa brinda información sobre Centros de Ancianos y Discapacitados a los Empleados, para que los familiares de personas que están en esta condición, puedan hacer uso de estos centros.
7.
Beneficios Extrasalariales
7.1.
Seguro de Vida Consiste en que la empresa brinda un seguro de vida a los empleados que les permite llenar sus expectativas.
7.2.
Ticket Restaurante A través de esta política la empresa entrega al empleado un ticket que cubrirá la mitad del precio del plato de comida en el restaurante de la compañía.
7.3.
Seguro Médico Familiares La empresa brinda seguro médico a los familiares del empleado, para que puedan hacer uso de él, cuando sea necesario.
7.4.
Plan de Jubilación Este plan de jubilación consiste en que la empresa posee un plan a través del cual, va capacitando a los empleados sobre lo que es la jubilación, y los pasos a seguir para hacer uso de ésta.
7.5.
Seguro Accidentes fuera del Trabajo A través de esta política la empresa se hace responsable de responder económicamente, si le sucediera algún accidente al empleado, fuera del trabajo.
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8.
Otros Servicios
8.1.
Estacionamiento Se refiere a que la empresa provee lugar para parqueo a sus empleados.
8.2.
Agencia de Viajes La empresa tiene dentro de sus instalaciones una agencia de viajes o tiene una con la cual trabaja, para que los empleados puedan gestionar los viajes de trabajo y de vacaciones de una forma directa y con descuentos.
8.3.
Transporte Esta política consiste en que la empresa brinda servicio de transporte de personal a sus empleados (a los que así lo requieran).
8.4.
Centro de Deportes A través de esta política, la empresa proporciona a los empleados de un Centro de Deportes, para que éstos practiquen su deporte favorito en este lugar.
Las políticas de flexibilidad de Recursos Humanos, no serán aplicables a todos los empleados y puestos, si no que se deben adaptar a las necesidades de éstos, y a las exigencias de la empresa. Así mismo, son los empleados los que deben reclamar la política flexible de recursos humanos, que quieran utilizar, la cual será evaluada por el comité para su aprobación, y posterior utilización por parte del empleado.
3. Acuerdo entre Jefe y Empleados Empresa de Seguros “XYZ” A través del siguiente acuerdo Jefe – Empleados, los jefes acuerdan brindar todo el apoyo necesario a través de las políticas anteriormente detalladas y hacer uso de las mismas cuando sea necesario.
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Asimismo, los empleados acuerdan hacer uso racional de las políticas flexibles de recursos humanos. En resumen, el presente acuerdo Jefe – Empleados tiene como objetivo dejar plasmado el uso racional que ambos harán de las políticas flexibles de recursos humanos.
PASO VIII. Liderazgo y Ejemplo de la Alta Dirección 1. Objetivo Determinar el liderazgo, y que la Alta Dirección de el ejemplo de la aplicabilidad de las políticas. En este punto se debe notar el liderazgo y ejemplo de la alta dirección en el uso de las políticas flexibles de recursos humanos, lo cual servirá para que los empleados puedan seguir ese ejemplo y hacer ellos también un uso racional de las políticas establecidas por la empresa.
2. Formación de Directivos y Mandos Medios Para que se de el liderazgo y ejemplo de la alta dirección, debe darse capacitación a directivos y mandos medios, capacitar sobre lo que es una Empresa Familiarmente Responsable, y en las diferentes políticas flexibles de recursos humanos que la compañía proporcionará a los empleados. Así mismo, es necesario que reciban capacitación psicológica sobre el equilibrio trabajo-familia, y la importancia que esta nueva filosofía trae a las empresas, haciéndolas más competitivas y estratégicas.
PASO IX. Valores Familiares Integrados en la Misión Corporativa Esta misión corporativa es para una empresa Familiarmente Responsable.
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1. Objetivo Elaborar la misión corporativa con valores familiares integrados, para identificarse como Empresa Familiarmente Responsable.
2. Misión Corporativa con Valores Familiares “La Venta de Seguros a través del esfuerzo humano de nuestro personal, quienes valoran en primer lugar su familia, y muestran su honestidad, responsabilidad y proactividad, para lograr que nuestros productos satisfagan los gustos más exigentes” Valores: •
Responsabilidad
•
Lealtad
•
Confianza
•
Respeto
•
Solidaridad
•
Cooperación
•
Honestidad
PASO X. Despliegue de Políticas/Acciones Adaptadas a Diferentes Tipos de Empleados
1. Objetivo Dar a conocer las políticas flexibles de recursos humanos, y realizar acciones adaptándolas a diferentes públicos Para el despliegue de políticas se dará una serie de acciones, para poder darlas a conocer a los empleados, las cuales se mencionan a continuación.
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2. Plan Anunciado por la Alta Dirección La Alta Dirección anunciará el Plan de Acción a los empleados, para que éstos conozcan las diferentes políticas y los facilitadores de cada una.
3. Comunicado a todos los Empleados Se elaborará un comunicado a todos los empleados, mediante el cual se dará a conocer las diferentes políticas flexibles de recursos humanos que la empresa brinda a sus trabajadores. 3.1. Comunicado A los empleados de la Empresa de Seguros “XYZ”, se les da a conocer las siguientes políticas flexibles de recursos humanos, que se les brinda. Para mayor información de las mismas consultar el Manual de Políticas Flexibles de Recursos Humanos. 1. Horario flexible. 2. Jornada Reducida. 3. Media Jornada. 4. Ausencia por emergencia familiar. 5. Flexibilidad días de Permiso. 6. Tiempo libre para Formación. 7. Maternidad más vacaciones Anuales. 8. Sustitución Personal con Permiso. 9. Videocoferencia. 10. Teledespacho en casa. 11. Trabajo a distancia. 12. Asesoramiento Trayectoria Profesional. 13. Asesoramiento Legal. 14. Asesoramiento Psicológico-Familiar.
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15. Asesoramiento Financiero-Fiscal. 16. Curso Cómo usar Eficientemente el Tiempo. 17. Curso sobre Manejo del Estrés. 18. Curso Manejo Conflictos Trabajo-Familia. 19. Servicio de Guardería Subvencionado. 20. Información de Guarderías y Colegios. 21. Información Centros Ancianos y Discapacitados. 22. Seguro de Vida. 23. Ticket Restaurante. 24. Seguro Médico Familiares. 25. Plan de Jubilación. 26. Seguro Accidentes fuera del Trabajo. 27. Estacionamiento. 28. Agencia de Viajes. 29. Transporte. 30. Centro de Deportes.
4. Comunicación continua interna: folletos, videos, intranet. El comité coordinador familia-trabajo será el responsable de la comunicación continua interna, a través de folletería, la presentación de videos sobre Empresa Familiarmente Responsable, y la comunicación a los empleados a través de la red institucional (intranet).
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5. Equipos de trabajo/círculos de calidad Se llevarán a cabo equipos de trabajo y círculos de calidad. Los círculos de calidad son una herramienta que le permite a la administración dar participación a los empleados, de todos
los niveles, y que le da la posibilidad de trabajar
ininterrumpidamente por la calidad cuando cree en el concepto de “calidad total”5.
Los cuales funcionarán conformando equipos de trabajo en el que participen empleados de todos los niveles, quienes se reunirán para discutir y analizar las diferentes políticas de flexibilidad que tiene la empresa, y propondrán mejoras y cambios a éstas, para su aplicabilidad.
Medición (indicadores):
A continuación se mencionan indicadores que permiten
medir que tanto los empleados captan el despliegue de políticas, a través de acciones adaptadas a diferentes tipos de empleados. •
Grado de utilización de las políticas
•
Número de consultas hechas por los empleados respecto a las políticas
•
Cantidad de equipos/círculos de calidad conformados
•
El conocimiento de las políticas por parte de los empleados
• Grado de utilización de la comunicación interna por parte de los empleados PASO XI. Medición eficiencia, eficacia y competitividad. En este paso se medirá el logro de eficiencia, eficacia y competitividad por parte de la empresa, a través del logro de los objetivos y el aumento de las ventas de seguros, lo cual se verificará a través de los estados financieros
5
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/no%203/qc.htm, 15 de marzo de 2006
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Criterios para evaluar eficiencia, eficacia y competitividad En este paso se determinará si se está logrando la eficiencia y eficacia, y por consiguiente la competitividad de la empresa.
Lo anterior se definirá mediante los
siguientes criterios. Para medir la eficiencia y eficacia del recurso humano: -trabajo por objetivos -Aumento en las ventas -Menos absentismos Para medir la competitividad de la empresa -Mayor compromiso por parte del empleado hacia la empresa -Logro de los objetivos de la empresa -Liderazgo en el mercado -Capacidad de gestión a nivel internacional
Para la medición de la eficiencia y eficacia del recurso humano, a continuación se presenta formulario denominado Plan Anual Operativo, mediante el cual se determinará el grado de eficiencia y eficacia logrado por actividad y departamento o área de la empresa, que permitirá visualizar resultados por trimestre.
También se utilizarán dos cuestionarios uno dirigido a los jefes y otro a los cliente, los cuales permitirán medir la eficiencia y eficacia del recurso humano.
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COMPAÑÍA DE SEGUROS "XYZ" PLAN OPERATIVO ANUAL Area o departamento:_________________________________
Acción Estratégica o Proyecto
Indicador de Unidad de Resultado Medida
E
1er. Trimestre F M MONTO
F.____________________________________________ Responsable
A
PERÍODO DE EJECUCIÓN 2do. Trimestre 3er. Trimestre M J MONTO J A S MONTO
Año:________
O
RESPONSAMONTO BLE/OBSER4to. Trimestre N D MONTO TOTAL VACIONES
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CUESTIONARIO DIRIGIDO A LOS JEFES
Favor conteste las siguientes preguntas que se le presentan a continuación, de acuerdo a su criterio y experiencia.
1. ¿Considera que se están cumpliendo los objetivos organizacionales? R/ SI
NO
¿Por qué?___________________________________________________________ 2.¿Conocen los empleados los objetivos que persigue la empresa? R/ SI
NO
3.¿Cree que los empleados trabajan por resultados? R/ SI
NO
4.¿Conocen los empleados la misión y visión de la empresa? R/ SI
NO
5. ¿Considera que los empleados trabajan con eficiencia? R/ SI
NO
6. ¿Cree que los empleados hacen buen uso de los recursos asignados? R/ SI
NO
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CUESTIONARIO DIRIGIDO A LOS CLIENTES Favor conteste las siguientes preguntas que se le presentan a continuación, de acuerdo a su conocimiento y experiencia. 1. ¿Ha sido tratado con respeto y esmero al realizar algún trámite en la empresa? R/ SI
NO
2.¿Considera que los empleados trabajan de forma eficiente y eficaz? R/ SI
NO
3.¿Sus problemas son resueltos de forma efectiva y rápidamente? R/ SI
NO
4.¿Conoce la misión y visión de la empresa, y le parece acorde con el accionar de los empleados? R/ SI
NO
5.¿Le da gusto visitar esta empresa? R/ SI
NO
6. ¿Considera que los empleados trabajan con base a valores? R/ SI
NO
7.¿Ha tenido algún inconveniente al realizar algún trámite? R/ SI
NO
Si su respuesta es si, ¿mencione de qué tipo?_______________________________
8.¿Por qué ha preferido los servicios de esta empresa aseguradora?R/___________
9.¿Considera que en esta empresa valoran a los clientes? R/ SI
NO
10. ¿Se cambiaría usted a otra empresa aseguradora? R/ SI
NO
¿Por qué?___________________________________________________________
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PASO XII. Evaluación de la utilización/Adaptación políticas 1. Objetivo Evaluar el desarrollo del modelo, mediante verificar la utilización de las políticas flexibles de recursos humanos, así como su adaptación, de tal forma que se pueda detectar si se ha llevado a cabo de manera satisfactoria o si es necesario aplicar medidas correctivas por algunas deficiencias que se presenten en la implementación del modelo.
El Comité/Coordinador familia-trabajo evaluará a los seis meses de iniciado el proceso la aplicación/adaptación de las políticas, mediante el análisis de cada una de las políticas y de la consulta a los empleados.
2. Proceso de Evaluación y Control Todo proceso está sujeto a sufrir desviaciones a medida que se desarrolla, ya que existen fuerzas externas a él que producen cambios inesperados a los que debe adaptarse; por tal motivo, es necesario realizar una evaluación que permita detectar si han existido estas desviaciones y cuáles son sus causas. De esta forma se podrá determinar las medidas correctivas que pueden ser aplicadas para garantizar que este proceso cumpla su objetivo.
La evaluación puede hacerse efectiva a través de los pasos que muestra el siguiente esquema:
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3. Esquema Nº 5. Proceso de Evaluación del Modelo Proceso de Evaluación del Modelo
Revisión de las Políticas Flexibles de Recursos Humanos
REALIMENTACIÓN
Revisión de objetivos
Resultados Vrs. Objetivos
Resultado
Insatisfactorio
Elección de Medidas Correctivas
Aplicación de Medidas Correctivas
REALIMENTACIÓN Fuente: Equipo de Trabajo
Satisfactorio
Aplicación Políticas Flexibles de Recursos Humanos
202
3.1. Su desarrollo es el siguiente: 1. Revisar las Políticas Flexibles de Recursos Humanos aplicadas. 2. Revisar los objetivos planteados al inicio del modelo 3. Confrontar los resultados del desarrollo del modelo con los objetivos planteados. Con este paso se pretende determinar si se ha cumplido o no los objetivos propuestos. 4. Si el resultado es satisfactorio únicamente se aplican las políticas, y se dará la realimentación del proceso; si el resultado no es el esperado se continúa con el siguiente paso: 5. Elección de Medidas Correctivas 6. Aplicación de Medidas Correctivas. Después de este paso se reiniciará todo el proceso de evaluación hasta obtener los resultados deseados por la organización.
H. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Después de haber diseñado el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, es necesario crear acciones que conlleven a la implementación del modelo, esto con el fin de alcanzar el objetivo con que fue creado a través de la ejecución del mismo.
1. Objetivo •
Establecer la secuencia lógica de acciones que permitan la implementación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, para mejorar la eficiencia y eficacia en el desempeño del Recurso Humano de las Empresas de Seguros, ubicadas en el Área Metropolitana de San Salvador.
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2. Políticas de Implementación La implementación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable será efectivo a través de las siguientes políticas: •
Es responsabilidad del Gerente o Encargado del Departamento de Recursos Humanos, establecer y actualizar los objetivos que se persiguen con la implementación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
•
Será responsabilidad del Gerente o Encargado de Recursos Humanos, presentar a la Gerencia General los contenidos a desarrollar en cada etapa del modelo para su aprobación.
•
El responsable del desarrollo del modelo será el Gerente de Recursos Humanos, quien coordinará con el encargado de planificar los recursos necesarios para la implementación del mismo, con el objetivo de incorporarlo al presupuesto de la empresa.
•
La Gerencia General deberá estar en constante observación de la implementación del modelo, para verificar el cumplimiento de los objetivos e intervenir si fuere necesario en el desarrollo del mismo.
•
La Gerencia de Recursos Humanos deberá realizar evaluaciones después de la implementación del modelo, con el objeto de reforzar aquellas áreas que presenten deficiencias asegurando así la continuidad del modelo.
•
Al finalizar el ciclo de implementación del modelo, la Gerencia de Recursos Humanos presentará un informe a la Gerencia General, ésta a su vez lo presentará a la Alta Gerencia, sobre los resultados obtenidos con la puesta en marcha del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable.
204
3. Recursos para la Implementación del Modelo Para la implementación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, es necesario la utilización de algunos recursos que posibiliten la ejecución del mismo. Los recursos necesarios para la implementación son los siguientes:
• Recurso Humano Un elemento fundamental en la implementación del modelo es el recurso humano; ya que a través de éste la empresa logra sus objetivos que guían la operacionalización del modelo. Para la implementación del modelo es necesario contar con recurso humano calificado, para darlo a conocer y aplicarlo; así como también, recurso humano que sea receptor de la aplicación del mismo.
Los puestos de trabajo que participarán en la implementación del modelo serán: • Gerente de Recursos Humanos • Supervisores
La capacitación al personal en la empresa, tendrá una duración de dos semanas, tres días de la primera semana será para los encargados de aplicar el modelo, y será impartido por un consultor contratado por la empresa. Los tres días restantes de la primera semana y en la segunda, se procederá a capacitar a todo el personal, y se harán tres jornadas: una para la alta dirección, una para los mandos medios y otra para los empleados en general. Para los empleados en general se dividirán en grupos de 20 personas en jornada de 4 horas, de lunes a sábado, para la alta dirección y para los mandos medios se capacitarán en jornadas de 4 horas cada uno.
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Los temas a desarrollar son: -La importancia de la familia -¿Cómo lograr el equilibrio entre la vida laboral y familiar? -¿En qué consiste Empresa Familiarmente Responsable?
-Las ventajas de la implementación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable -Las políticas flexibles de recursos humanos -Importancia de las políticas flexibles de recursos humanos -Aplicación de las políticas flexibles de recursos humanos -El buen uso de las políticas -Normas a aplicar para el buen uso de las políticas Las capacitaciones se llevarán a cabo en el salón de usos múltiples o sala de reuniones de la empresa.
•
Recursos Materiales
Los recursos materiales ayudan a facilitar la implementación del modelo, por el apoyo que brindan para su desarrollo. Dentro de los recursos materiales podemos mencionar: •
Papelería y útiles
•
Mobiliario y equipo
•
Folletería
•
Videos
•
Revistas
Papelería y útiles 20 resmas papel bond tamaño carta base 20 6 cajas bolígrafos
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6 cajas lápices mina negra 50 folders tamaño carta 1 caja de fasteners 9 plumones (negro, azul, rojo) 100 páginas para rotafolio 2 tinta color negro impresora HP45A 2 tinta a color HP23D 2 thoner para fotocopiadora modelo 7313 Mobiliario y equipo6 1 computadora 1 impresor 1 Televisor 1 VHS 1 DVD 1 fotocopiadora 5 rotafolios 1 pizarra 5 mesas 50 sillas Folletería 50 folletos de 25 páginas c/u Videos 2 videos sobre Empresa Familiarmente Responsable. Revistas 1 revista de 11 páginas sobre Empresa Familiarmente Responsable.
6
Equipo adquirido previamente por la empresa, excepto el proyector de cañón
207
•
Recursos Tecnológicos
La tecnología juega un papel muy importante en el proceso de aprendizaje en las empresas, facilitando los procesos de capacitación a través de su uso. Para implementar el Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, se usarán los recursos tecnológicos adecuados para este fin. Entre los que se mencionan: •
Retroproyector de acetatos
•
Retroproyector de cañón
•
Internet
•
Red Institucional (intranet)
El retroproyector será adquirido por la empresa, así como el servicio de Internet y la red institucional, el retroproyector de cañón se alquilará cuando éste sea necesario. Las características del retroproyector serán, modelo 2000, con estuche incorporado. El retroproyector de cañón se alquilará uno marca Epson, modelo 5000, el Internet y la red institucional deberá ser de alta velocidad. La inversión será de US$990.00 dólares.
4. Responsables de la Implementación del Modelo El responsable directo de la implementación del Modelo de Empresa Familiarmente Responsable, será el Gerente de Recursos Humanos con la colaboración de un supervisor, y los demás empleados que conformarán el Comité/Coordinador FamiliaTrabajo. Presidente:
Gerente de Recursos Humanos
Vicepresidente:
Supervisor
Secretario:
Empleado 1
Tesorero:
Empleado 2
1er. Vocal:
Empleado 3
2do. Vocal:
Empleado 4
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El Gerente de Recursos Humanos será el encargado de llevar a cabo la ejecución, control y seguimiento del modelo, y se contratará un consultor externo por tres días que facilite el desarrollo del modelo a los capacitadores, por US$500.00 dólares diarios, ascendiendo a un total de US$ 1,500.00.
5. Divulgación del Modelo Después de la aprobación de la Gerencia General, y la obtención de los recursos necesarios para la implementación del modelo, es indispensable que se haga público la aplicación de éste a los participantes.
Utilizando cualquiera de los siguientes
medios: •
Reuniones informativas.
•
Comunicados.
•
Memorando
•
Red institucional (intranet).
Reuniones informativas: estas se realizarán una vez a la semana, 15 minutos antes de la hora de inicio de labores.
Comunicados: estos se darán a conocer por medio de intranet, en caso de las empresas que no tienen ese recurso tecnológico será por medio del periódico mural y se hará dos veces al mes.
Memorando: la
información a través de este medio se hará cada vez que sea
necesario para mantener al personal informado de cualquier cambio en el modelo.
Red institucional (intranet): a través de este recurso tecnológico se mantendrá informado al personal de los diferentes cambios que pueda tener el modelo.
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Queda a criterio de la empresa la elección del medio que se utilizará para dar a conocer el modelo; ya que éste debe considerar elementos como costos y oportunidades que ofrece cada uno de ellos.
I. CUADRO Nº5: PRESUPUESTO CAPACITACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE EMPRESA FAMILIARMENTE RESPONSABLE (US$) RECURSOS
SUB-TOTAL
Recursos humanos Honorarios capacitador*
1,500.00 1,500.00
Recursos materiales Papelería y útiles Mobiliario y equipo Folletería
TOTAL
500.00 250.00 0.00 50.00
Videos
100.00
Revistas
100.00
Recursos Tecnológicos
990.00
Retroproyector
200.00
Retroproyector de cañón**
540.00
Internet
250.00
Red Institucional (intranet)***
0.00
Computadora***
0.00
Impresor***
0.00
Fotocopiadora*** Otros Refrigerios
200.00 200.00
Sub-total Imprevistos ( 10% ) Total *Capacitador contratado por 3 días **Alquiler Retroproyector de cañón (15 presentaciones por US$36.00 diarios) ***Equipo ya adquirido por la empresa
3,190.00 319.00 3,509.00
210
J. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE EMPRESA FAMILIARMENTE RESPONSABLE Nº
PERIODO
1 2 3 4 5 6 7
8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
ACTIVIDAD Presentación del Modelo a la alta dirección Aprobación del Modelo Compromiso de la Alta Direc. Conformación Comité/ Coordinador trabajo-familia Capacitación Modelo EFR FODA de la empresa Recabar información sobre las necesidades familiares de los empleados Elaboración Plan de Acción Elaboración Manual para la Aplicación de las Políticas Formación de Directivos, Mandos Intermedios y empleados Elaboración misión con valores familiares Despliegue de Políticas Medición Eficiencia Eficacia y Competitividad Evaluación adaptación políticas Medidas Correctivas Realimentación Seguimiento
1º MES Semanas 1 2 3 4
2º MES Semanas 1 2 3 4
3º MES Semanas 1 2 3 4
4º MES Semanas 1 2 3 4
5º MES Semanas 1 2 3 4
6º MES Semanas 1 2 3 4