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1. SUBSISTEMA ESTRATEGICO 1.1 PROCESO 01. DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE POLITICAS CLASIFICACION DEL PROCESO RESPONSABLE AREA NORMA

DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CODIGO: PC 01 16/09/2013 Construir y coordinar lineamientos y estrategias con el propósito de dar cumplimiento a la misión y objetivos institucionales, así como las disposiciones legales y administrativas de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, en función de las políticas señaladas por la Ley, los estatutos internos y los ordenados por la Administración Municipal. Inicia con la formulación del direccionamiento estratégico, su seguimiento, evaluación y elaboración de planes de mejoramiento institucional, y la rendición de cuentas a las partes interesadas. Ver Políticas Institucionales de Operación Responsabilidad de la Dirección

Gerente Gerencia MECI 1000:2005 1.1.1 Acuerdos, compromisos y protocolos éticos 1.1.3 Estilo de Dirección 1.2 Componente Direccionamiento Estratégico 2.1.4 Indicadores 3.1 Componente autoevaluación PROCEDIMIENTOS PR 01 Planeación Estratégica PR 20 Rendición de cuentas INDICADORES Ver Matriz de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Requerimientos entes de control Humanos, Físicos, Plan Estratégico de la empresa Programa de Gobierno. Tecnológicos y Financieros Planes de acción/mejoramiento Políticas, directrices, lineamientos, Resultados de los indicadores normatividad vigente y estrategias. Alianzas Estratégicas. Portafolio de servicios. Ejecución de Metas. Mapa de Riegos. Informes Normograma. Acciones de Gestión. Informes de gestión y ejecución Acciones de Mejora (Correctivas y Indicadores Preventivas). Resultados Plan estratégico anterior Acta de Junta de gerencia Contratos vigentes REQUISITOS DE LEY Ver Normograma

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1.1.1 PROCEDIMIENTO 01. PLANEACION ESTRATEGICA PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

PLANEACION ESTRATEGICA CODIGO: PR 01 15/09/2013 Formular de manera concertada el plan estratégico de la organización, con el propósito de lograr el cumplimiento de la misión y de los objetivos institucionales, articulando las diferentes áreas de la Empresa de Renovación Urbana, en coherencia con el Plan de Desarrollo del Municipio de Manizales; Así como garantizar el seguimiento consolidando los resultados, mediciones y revisiones. Inicia con la socialización, elaboración y seguimiento del Plan y finaliza con los Planes de Mejoramiento, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Gerente Responsabilidad de la Dirección

ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO Revisa el plan estratégico anterior Revisar el que contiene las intenciones 1 plan globales y la orientación de la Gerente Acta anterior entidad en concordancia con el entorno. Solicita a los líderes realizar el diagnóstico de cada área, a través de la herramienta: Matriz DOFA. Para su elaboración se debe de tener en cuenta los siguientes lineamientos: • La Política Institucional • Los indicadores de gestión Realizar • La Misión, Visión y Valores 2 Gerente diagnóstico Institucionales • El marco normativo de la labor que ejecuta cada área.

3

Socializar y validar diagnóstico

Una vez construida la matriz DOFA por área, debe ser remitida a la Gerencia en medio magnético o impreso para su revisión y consolidación. Socializa la matriz DOFA consolidada con el comité de gerencia, analizando cada uno de Gerente los diagnósticos levantados por área.

Acta

REGISTRO Acta de Comité de Gerencia

Matriz DOFA

Acta de Comité de Gerencia

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ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO Teniendo en cuenta el diagnóstico consolidado Institucional y el Plan de Desarrollo del Municipio, el Diseñar el Gerente diseña el Plan Estratégico 4 plan Gerente de la ERUM, que define los estratégico Objetivos de la entidad para el cumplimiento de la Misión, Visión, las Estrategias y las actividades. La Gerente presenta el plan estratégico diseñado a la Junta Directiva para su validación y aprobación. Presentar ¿El plan presentado es aprobado 5 Plan por los integrantes de Junta Gerente Acta Junta Directiva Estratégico directiva? No: Continua con la actividad numero 6 SI: Continua con la actividad numero 7 6

Realizar los ajustes pertinentes

Realizar los ajustes pertinentes al plan estratégico presentado y Gerente vuelve a la actividad numero 5

7

Socializar el plan Estratégico

Socializar el Plan Estratégico con el 100% de los funcionarios de la Gerente empresa de Renovación Urbana de manera coordinada.

8

Ejecutar el plan estratégico aprobado

Determinar las acciones necesarias para poner en marcha el plan Gerente estratégico de la ERUM

9

Solicita informe de avance a los responsables de las actividades desarrolladas, las evalúa, toma las Realizar decisiones y acciones a las que dé seguimiento lugar. a la ¿El plan estratégico requiere Gerente ejecución ajustes? del plan SI: Continua con la actividad estratégico numero 10 NO: Continua con la actividad numero 11

REGISTRO Acta de Comité de Gerencia Plan Estratégico

Acta Junta Directiva Plan Estratégico

Acta Junta Directiva Acta Junta Directiva Plan Estratégico Formato de asistencia. Formato de asistencia Plan Estratégico. Plan Estratégico.

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ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Solicitar a la Junta Directiva la modificación al Plan Estratégico, Solicitar y sustentando los cambios y ajustes efectuar correspondientes y como 10 ajustes al resultado del seguimiento y Gerente plan evaluación de los planes y estratégico programas. Una vez aprobados los cambios se efectúan los ajustes al plan estratégico de la empresa. Verifica el cumplimiento de metas, Jefe de Realizar objetivos y actividades del Plan 11 Control control Estratégico, emite concepto y Interno asesora en el mejoramiento.

FORMATO

REGISTRO

Acta Junta Directiva ERUM.

Informe de auditoría.

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1.1.2 PROCEDIMIENTO 20. RENDICION DE CUENTAS PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

RENDICION DE CUENTAS CODIGO: PR 20 06/02/2014 Establecer una metodología, ordenada y permanente, para la presentación pública de los resultados de la gestión anual de la ERUM; a través de la habilitación de espacios de dialogo, control social, análisis y seguimiento dirigidos al equipo humano de la Entidad, los usuarios de los servicios, los grupos de interés, los vocales de control, entidades públicas y en general todos los ciudadanos Inicia con la elaboración del Plan de acción anual para la Rendición de Cuentas y termina con evaluación y divulgación de los resultados. Gerente Responsabilidad de la Dirección

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

1

Realizar alistamiento institucional

2

Buscar y organizar la información

3

Elaborar y poner en marcha el plan de acción anual de la rendición de cuentas

4

Sensibilizar el Plan de Rendición de Cuentas con los funcionarios

DESCRIPCIÓN Organiza internamente a la entidad, para ello conforma un grupo interno de apoyo que se encargue de definir y liderar el plan de acción anual para la rendición de cuentas. Busca y organiza la información sobre los contenidos mínimos de la rendición de cuentas a la ciudadanía y sobre las quejas y reclamos recibidos. Elabora y pone en marcha el Plan de acción anual de la Rendición de Cuentas de acuerdo a la disponibilidad de recursos, su ejecución, monitoreo, control e implementación, además de diseñar e implementar estrategias de comunicación para garantizar la interlocución doble vía, con el equipo humano de la ERUM, los usuarios de los servicios, los grupos de interés, las entidades públicas, los vocales de control y la ciudadanía en general. Prepara y realiza sensibilización del Plan de acción de Rendición de Cuentas con todos los funcionarios de la ERUM con el fin de profundizar en su compromiso y la responsabilidad que tienen de cara a la ciudadanía y a los grupos de interés que son afectados directa o indirectamente con su gestión. Además

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Gerente

Gerente Grupo apoyo

de

Gerente Grupo apoyo

de

Grupo apoyo

de

Informe de PQR´S

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATO

de promover la importancia de su labor diaria y el efecto que esta produce en los clientes.

5

Interactuar con la ciudadanía antes de la audiencia pública

6

Organizar la audiencia pública

7

Realizar la Audiencia Pública

8

Evalué el proceso de rendición de cuentas.

Organiza diversos momentos durante el año para suministrar información sobre la gestión de la Entidad y conversar con la ciudadanía a través de medios de comunicación y espacios de encuentro. Prepara la audiencia pública de rendición de cuentas con la debida anticipación considerando todos los suministros y condiciones logísticas necesarias para su adecuada realización: * Clarifica los resultados esperados * Prepara el Informe para la audiencia final * Determina la fecha para realizar la audiencia pública * Prepara la logística de la Audiencia Pública * Convoca a la audiencia pública * Difunde la Inscripción y radicación de propuestas Realiza la Audiencia Pública según lo planeado. Durante su desarrollo deben ser resueltas las dudas de los participantes y deben generarse compromisos y acciones de mejora. Esta actividad finaliza con la realización del Informe que consignará el análisis, evaluación del proceso y la información recaudada durante el proceso de Rendición de Cuentas. Verifica el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendición de cuentas y evalúa las acciones desarrolladas para lograr la transparencia institucional.

Gerente Grupo apoyo

Grupo apoyo

de

de

Presentación de propuestas

Gerente

Gerente

Evaluación Audiencia Publica

REGISTRO

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

9

Divulgar las conclusiones de la audiencia pública

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Divulga el acta y la evaluación de la rendición de cuentas, resaltando las Grupo preguntas ciudadanas y temas tratados, apoyo los resultados y conclusiones.

de

FORMATO

REGISTRO

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2. SUBSISTEMA MISIONAL 2.1 PROCESO 02. GESTION DE PROYECTOS PROCESO

GESTION DE PROYECTOS CODIGO: PC 02 16/09/2013 Gestionar, evaluar, viabilizar, ejecutar y hacer seguimiento a los proyectos de inversión que lleve a cabo la Empresa de Renovación Urbana de Manizales velando por su PROPOSITO adecuada implementación y cumplimiento de los objetivos y misión, en función de las políticas señaladas por la Ley, los estatutos internos y los ordenados por la Administración Municipal. Inicia desde la identificación de los proyectos de inversión, en cumplimiento de las ALCANCE políticas señaladas por la Ley, los estatutos internos y los ordenados por la Administración Municipal, hasta su ejecución, seguimiento y evaluación. POLITICAS Ver Políticas Institucionales de Operación CLASIFICACION Prestación del servicio RESPONSABLE Director Técnico AREA Técnica NORMA MECI 1000:2005 1.2.1 Planes y programas 1.3.2 Identificación de riesgos 2.1.1 Políticas de operación 2.1.2 Procedimientos 2.2.1 Información primaria 3.1.1 Autoevaluación de control 3.1.2 Autoevaluación de gestión PROCEDIMIENTOS PR 02 Gestión predial PR 03 Gestión Social PR 04 Gestión Técnica INDICADORES Ver Tabla de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Solicitudes, convenios o acuerdos. Humanos, Físicos, Proyectos formulados. Informes de Supervisión Tecnológicos y Diseños arquitectónicos. Informes de Interventoría. Financieros. Proyectos técnicos. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Licencias. Metodologías nacionales o internacionales Predios adquiridos y/o para la formulación de proyectos. acondicionados para las necesidades Necesidades técnicas de un proyecto. del proyecto. Necesidades de adquisición de predios Convenio de apoyo financiero y/o de Necesidad de recursos financieros. uso de recursos. Direccionamiento Nacional de Planeación. Informes de Supervisión. Informe de auditoría interna Acta de Liquidación Resultados percepción usuario Plan de Mejora REQUISITOS DE LEY Ver normograma

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2.1.1 PROCEDIMIENTO 02. GESTION PREDIAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION PREDIAL CODIGO: PR 02 14/10/2013 Establecer la metodología para planear, ejecutar y hacer seguimiento a todas las acciones requeridas para adquirir predios, a través de la enajenación voluntaria o expropiación. Inicia desde la identificación del predio, los estudios de títulos y avaluó comercial, teniendo en cuenta la etapa de negociación que desencadena en la venta en caso de llegar a un acuerdo, o en expropiación del predio en caso de no llegarse a él. Líder Gestión Predial Realización y prestación del servicio

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATOS

REGISTRO

Una vez aprobados los predios a comprar por la Junta Directiva, la líder de Recibir gestión predial recibe por Líder de aprobación para parte de la gerencia solicitud gestión compra de para realizar la gestión del predial predios suelo anexando la lista de los predios identificados para la compra.

Solicitud para realizar gestión del suelo

Solicitar avaluó de los predios identificados

Líder de Solicita avaluó de los gestión predios identificados a la predial entidad evaluadora.

Contrato con entidad proveedora de avalúos. Decreto 1420 de 1998, Base IGAC Oficio o documento electrónico

3

Solicitar estudios de Títulos

Solicita realizar estudio de Líder de títulos de los predios gestión identificados a la firma predial proveedora del servicio

Contratos vigentes con Abogados Líderes Oficio o documento electrónico

4

Solicitar ficha social de los predios identificados

Solicita al área de gestión social realizar visita a las Líder de familias propietarios y/o gestión personas residentes de los predial predios identificados, para

1

2

Ficha social

Oficio o documento electrónico

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ACTIVIDADES No.

5

6

7

8

ACTIVIDAD

Solicitar aprobación a la Fiduprevisora

Verificar los documentos

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

levantar las fichas sociales. Recibe las fichas sociales solicitadas y la anexa al expediente de cada predio. Solicita a la fiduciaria competente de acuerdo al proyecto al cual pertenece (el) o (los) predios, la aprobación para la iniciación de la negociación de los Líder de mismos. gestión ¿Es aprobado por la predial fiduciaria? NO: Continua con la actividad numero 6 SI: Continua con la actividad numero 7 Realiza revisión de completitud en el lleno requisitos de documentos que encuentran en expediente.

la de Líder de los gestión se predial el

El abogado externo recibe los documentos del expediente y da inicio al proceso de oferta, una vez elaborado el documento lo Formalizar envía al abogado líder para oferta de su revisión y ajustes si lo compra y requiere. elaborar citación Remite documento para firma del representante Legal de la ERUM. Elabora citación para notificar la oferta Radica el documento y entrega el original y las Enviar citación copias al área de personal correspondencia para la entrega de la citación al (los)

Contratista 1 Gestión Predial

Contratista 1 Gestión Predial

FORMATOS

REGISTRO

Oficio o documento electrónico Relación de predios aprobados

Cuadro de seguimiento de proyecto Escrituras, Certificado de tradición, Sentencias, Avalúos, Estudios de títulos Documentos del expediente Registro de Abogado externo en cuadro de seguimiento. Escrituras, Certificado de tradición, Sentencias, Avalúos, Estudios de títulos Citación Citación radicada y con firma de recibido por el destinatario, o su representante.

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ACTIVIDADES No.

9

10

11

12

ACTIVIDAD

Entregar citación de oferta

Fijar citación de oferta

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

propietario(s) de el o los predios o encargado. ¿Se encontró a propietario (s) o encargado en el domicilio? NO: Continua con la actividad numero 9 SI: Continua con la actividad numero 10 Entrega la citación al (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s), registrando su recibido. ¿El (los) propietario(s) de (el) o los predios se presentan para comparecer Contratista dentro de los (5) cinco días Gestión hábiles estipulados para la Documental notificación? NO: Continua con la actividad numero 11 SI: Continua con la actividad numero 12

Si la citación no fue recibida por el (los) propietario(s) de Contratista 1 el o los predios o Gestión apoderado(s) debe fijarse Predial en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles.

FORMATOS

REGISTRO

Citación Código de Procedimiento de lo contencioso administrativo- Ley 1437 de 2012

Aviso fijado

Notificar oferta por aviso

Elabora aviso con la oferta de compra del predio y la Contratista 1 fija en la cartelera de la Gestión ERUM durante (5) cinco días Predial hábiles.

Citación

Notificar oferta personalmente

Notifica la oferta de compra y entrega copia del avalúo Contratista 1 que la soporta a el (los) Gestión propietario(s) del predio, Predial con el fin de que se revise

Oferta de compra Notificación Avalúo

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATOS

REGISTRO

dicho proceso. Diligencia el Formato Único de calificación y remite los documentos a la oficina de registros Públicos dentro de los cinco (5) días posteriores a la notificación de la oferta para que el bien sea retirado del comercio y se pueda proceder con la enajenación voluntaria o la expropiación, según el caso. ¿El (los) propietario(s) aceptan la oferta de Solicitar registro 13 compra? de oferta SI: Continua con la actividad numero 14: Enajenación voluntaria. NO: ¿El (los) propietario(s) solicita nuevo avaluó? SI: Continua con la actividad numero 19 NO: Si después de (30) días hábiles no se ha llegado a ningún acuerdo con el propietario se continua con la actividad numero 22: Expropiación Inicia el proceso de enajenación voluntaria con el (los) propietarios, solicitando el ENAJENACION diligenciamiento del VOLUNTARIA formulario de conocimiento Realizar 14 de cliente requerido por la formulario de Fiduciaria, en el cual conocimiento respaldarán sus del cliente declaraciones con los documentos que soportan el origen de sus ingresos y bienes.

Contratista 2 Gestión Predial

Contratista 1 Gestión Predial

Formato Único de calificación

Ofertas originales

Formulario de conocimiento de cliente registrado Certificados laborales, de ingresos, bancarios etc.

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

Elaborar 15 promesa y gestionar firma

DESCRIPCIÓN

El Abogado externo y el propietario definen las condiciones de entrega del bien inmueble, así como el anticipo y condiciones de escrituración. Proyecta la promesa de Contratista 1 compraventa y la envía al Gestión líder del proceso para su Predial revisión y firma del representante legal. Una vez firmada la promesa envía el documento a la Fiduciaria para el trámite del primer pago.

Se verifica el saneamiento de los predios previamente antes de enviar la minuta para la firma de la escritura pública. Una vez surtido este paso se envía a la notaria la Elaborar minuta para la firma de la 16 escritura pública escritura pública de y realizar pago compraventa, con el propietario o mejoratario del predio Una vez firmada la escritura se envía el documento a la Fiduciaria para el trámite del segundo pago. Recibe el predio en la fecha que se pactó en la promesa de compra. 17 Recibir predio Después de entregado, el área técnica cuenta con 10 días hábiles para demoler dicho predio. 18

RESPONSABLE

FORMATOS

REGISTRO

Promesa de compraventa firmada

Contratista 1 Gestión Predial

Promesa de compraventa

Contratista Gestión Técnica

Certificado de vinculado

Elabora las compensaciones Contratista 1 Elaborar según el Instructivo de Gestión compensaciones Compensaciones Predial

Instructivo Compensaciones compensaciones

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

El abogado externo proyecta, liquida y presenta las compensaciones al líder del proceso para su revisión. Gestionar pago Contratista 1 El área financiera elabora el 19 de Gestión acto administrativo por el compensaciones Predial cual se reconoce y realiza el pago de las compensaciones. El (los) propietario(s) deben entregar solicitud escrita de revisión de avaluó cuando Recibir solicitud están en desacuerdo con el de revisión de avaluó entregado de su 20 avalúo sobre la predio, manifestando sus oferta inconformidades y presentando los respectivos soportes para sustentar su comunicación Envía la solicitud para revisión de avaluó a la lonja, para definir el alcance de la oferta, la cual puede ser: ratificar la oferta o dar avaluó nuevo. Notifica al propietario la respuesta de la Lonja. ¿El (los) propietario(s) Elaborar alcance aceptan la oferta de de oferta y compra? 21 notificar al SI: Continua con la actividad propietario numero 14 NO: ¿El (los) propietario(s) solicita nuevo avaluó? SI: Continua con la actividad numero 19 NO: Si después de (30) días hábiles no se ha llegado a ningún acuerdo con el propietario se continua con la actividad numero 22

FORMATOS

REGISTRO

Acto administrativo

Contratista 1 Gestión Predial

Avaluó

Contratista 1 Gestión Predial

Alcance de la Oferta

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

EXPROPIACIÓN Elaborar la 22 resolución de expropiación

Enviar citación 23 personal de expropiación

24

Fijar citación de expropiación

Entregar 25 citación de expropiación

DESCRIPCIÓN Si pasados (30) días hábiles no se ha llegado a ningún acuerdo con el propietario se da inicio al proceso de expropiación, elaborando la resolución. El líder del proceso revisa, radica y envía la resolución al representante legal para la firma Radica el documento y entrega el original y las copias al área de correspondencia para la entrega de la citación al (los) propietario(s) de el o los predios o encargado. ¿Se encontró a propietario (s) o encargado en el domicilio? NO: Continua con la actividad numero 24 SI: Continua con la actividad numero 25 Si la citación no fue recibida por el (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s) debe fijarse en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles. Entrega la citación al (los) propietario(s) de el o los predios o apoderado(s), registrando su recibido. ¿El (los) propietario(s) de (el) o los predios se presentan para comparecer dentro de los (5) cinco días hábiles estipulados? NO: Continua con la actividad numero 26 SI: Continua con la actividad numero 27

RESPONSABLE

FORMATOS

REGISTRO

Contratista 1 Gestión Predial

Resolución

Contratista 1 Gestión Predial

Citación

Contratista 1 Gestión Predial

Citación

Contratista 1 Gestión Predial

Citación

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

Notificar 26 expropiación por aviso

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Elabora aviso con la resolución de expropiación del predio y lo fija en la cartelera de la ERUM durante (5) cinco días hábiles. ¿el propietario presenta Contratista 1 recurso de reposición sobre Gestión la resolución dentro de los Predial 10 hábiles establecidos? SI: Continuo con la actividad numero NO: Continuo con la actividad numero 28

Notificar 27 expropiación personalmente

Notifica la oferta de compra y entrega copia del avalúo que la soporta a el (los) propietario(s) del predio, con el fin de que se revise dicho proceso. Contratista 1 ¿el propietario presenta Gestión recurso de reposición sobre Predial la resolución dentro de los 10 hábiles establecidos? SI: Continuo con la actividad numero NO: Continuo con la actividad numero 28

Responder 28 recurso de reposición

Responde el recurso de Contratista 1 reposición dentro de los 15 Gestión días hábiles Predial

Tramitar 29 proceso de expropiación

Elaborar y 30 presentar demanda

Se toma copia del expediente y se envía al abogado de apoyo para tramitar la expropiación Elabora la demanda y la presenta en el Juzgado, el cual puede: admitir, inadmitir o rechazar la demanda. Solicita registro de la demanda

FORMATOS

REGISTRO

Aviso fijado

Recurso de reposición

Contratista 1 Gestión Predial

Expediente

Contratista 1 Gestión Predial

Demanda

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

31

Solicitar registro Solicita registro de la demanda demanda

32

Consignar el valor del predio

Expedir 33 sentencia del juzgado Solicitar fecha 34 entrega anticipada

RESPONSABLE de

la

Consigna el 100% del valor del predio El juzgado expide sentencia del caso

la

Solicita fecha de entrega anticipada del predio al propietario

35 Peritazgos

Peritazgos

36 Tasación

Tasación

37 Pago final

Pago final

Contratista 1 Gestión Predial Contratista 1 Gestión Predial Contratista 1 Gestión Predial Contratista 1 Gestión Predial Contratista 1 Gestión Predial Contratista 1 Gestión Predial Contratista 1 Gestión Predial

FORMATOS

REGISTRO Demanda

Sentencia

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2.1.2 PROCEDIMIENTO 03. GESTION SOCIAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION SOCIAL CODIGO: PR 03 02/10/2013 Identificar las necesidades de la comunidad y de los demás grupos de interés, mediante la socialización y el acompañamiento en el desarrollo de los proyectos. Inicia con la elaboración de los planes de gestión social hasta su seguimiento, evaluación y acciones de mejora. Líder Gestión Social Prestación del Servicio

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

1

Identificar necesidades

2

Definir las estrategias de fortalecimiento a la gestión social

3

Revisar y aprobar las estrategias de fortalecimiento a la gestión social

DESCRIPCIÓN Identifica las necesidades de la empresa, la comunidad y grupos de interés, relacionados con el Macroproyecto San José, a través de: - Censos de la población del área de influencia de los proyectos - Diagnósticos participativos Teniendo en cuenta las necesidades identificadas, define y presenta a la gerencia las estrategias de fortalecimiento a la gestión social para el Macroproyectos San José, integrando los siguiente componentes: 1. La Gestión social predial 2. La Comunicación 3. La articulación interinstitucional Revisa las estrategias de fortalecimiento presentadas. ¿Es aprobado por la gerencia? SI: Continua con la actividad numero 4 NO: el líder de gestión predial revisa las observaciones, realiza ajustes y presenta nuevamente las estrategias para aprobación.

RESPONSABLE FORMATO

DOCUMENTO

Líder Gestión Social

Censos de la población del área de influencia de los proyectos Diagnósticos participativos

Líder Gestión Social

Estrategias de fortalecimiento a la gestión social

Gerente

Estrategias de fortalecimiento a la gestión social

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

4

Apoyar el desarrollo de metodologías e instrumentos

5

Implementar las estrategias de fortalecimiento a la gestión social

6

7

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO Apoya el desarrollo de metodologías e instrumentos necesarios para la implementación de las estrategias Líder Gestión -Estrategias de comunicación Social -Estrategias de mitigación etc. -Estrategias de acercamiento a la comunidad Supervisa la implementación de las Líder Gestión estrategias de fortalecimiento a la Social gestión social.

Realizar encuentros Realizar encuentros de participativos con participación con la comunidad y la comunidad y grupos de interés grupos de interés Realizar seguimiento y retroalimentar a los procesos de Gestión social, para la determinación de acciones y Realizar soluciones de acuerdo con las seguimiento y líder Gestión necesidades de la comunidad y retroalimentación Social grupos de interés. de los procesos * revisión y seguimiento de los planes de gestión social Evaluación social (encuesta de satisfacción al cliente)

8

Evaluar las acciones desarrolladas en el proceso

Evalúa las acciones desarrolladas en el proceso de gestión social, Líder Gestión posterior al desarrollo de los Social procesos.

9

Implementar acciones de mejora

Implementa las acciones de mejora Líder Gestión al proceso Social

DOCUMENTO

Cronogramas de actividades

Encuesta de satisfacción al cliente

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2.1.3 PROCEDIMIENTO 04. GESTION TECNICA PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE

NOTAS

RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

No.

ACTIVIDAD

GESTION TECNICA CODIGO: PR 04 15/10/2013 Realizar la Gerencia de los estudios, diseños, obra e interventoría de los proyectos contratados por algunos de los patrimonios autónomos o proyectos delegados a la ERUM, para cumplir con los objetivos trazados por la Empresa Inicia con el recibo de la información resultado de la Planificación del proyecto y finaliza con la firma del acta de liquidación de los Contratos de obra e interventoría. INTERVENTORIA: Acción de fiscalizar las operaciones correspondientes para asegurar su corrección en la ejecución de un proyecto. PROYECTO: Es el conjunto de antecedentes que permiten definir en forma suficiente la obra por realizar, que incluye los pliegos de condiciones, planos generales, especificaciones técnicas, los estudios y diseños y otros. INTERVENTOR: Es el representante directo del Contratante para ejercer el control, la vigilancia y la Supervisión técnica, administrativa, financiera, contable y ambiental durante la ejecución del contrato. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Se refiere a todas las características técnicas que se deben cumplir para la ejecución de las obras hasta su debida terminación, incluyendo entre otros aspectos las normas sobre los procedimientos para su elaboración, las exigencias a las que quedan sometidos los diferentes materiales a utilizar y las pruebas de control que se deben cumplir en las diferentes etapas de la construcción. Este conjunto de requisitos y normas están incluidos en las especificaciones técnicas que hacen parte de los pliegos de condiciones. Director técnico Prestación del servicio

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

Dar Instrucción para iniciar proyecto

Indicación para iniciar proceso

2

Identificación de aspectos técnicos requeridos para iniciar el proyecto

Corresponde a los parámetros establecidos que deben ser Director cumplidos para el desarrollo del Técnico proyecto.

Gerente

FORMATOS

REGISTROS

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No.

ACTIVIDAD

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATOS Seguimiento al desarrollo del proceso licitatorio hasta la adjudicación y firma del contrato, atendiendo y Director resolviendo todas las consultas Técnico técnicas que surjan en el proceso y verificando el cumplimiento de las condiciones exigidas. Se da inicio a la ejecución del objeto contratado firmando el Director acta de inicio por: Acta de inicio Técnico Interventor, el contratista y el supervisor

3

Acompañar el proceso licitatorio hasta la adjudicación del contrato

4

Dar inicio a la ejecución del contrato

5

Revisar el programa de trabajo

6

Tramitar pago de anticipo

7

Realizar seguimiento

8

Elaborar informe de actividades

Elabora y presenta informe Interventor mensual y final de actividades.

Revisa actas de pago

El contratista elabora las actas de pago, el interventor revisa las actas y le da el visto bueno de Interventor acuerdo con el avance de obras, posteriormente la envía a la supervisión para su aprobación.

9

Revisa el programa de trabajo presentado por el contratista, el cual debe ser aprobado por la Interventoría Recibe cuenta de cobro del contratista con copia del acta de inicio y del contrato, pólizas aprobadas, copia del cronograma de obras avalado por la interventoría, apertura de cuenta bancaria con firma conjunta con el interventor, plan de inversión del anticipo Mediante comités técnicos, comunicaciones, anotaciones en bitácora se efectúan las observaciones y requerimientos en desarrollo de la ejecución de obra.

Director Técnico

REGISTROS

Pliego de condiciones

Pliego de condiciones

Programa de trabajo

Director administrativo y financiero

Director Técnico

Informe de actividades

Acta de pago

Acta de pago

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No.

ACTIVIDAD

10 Tramitar pagos

11

Revisa acta de recibo final

12 Liquidación

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Una vez aprobada el acta de pago por la Supervisión y que esté acompañada de la factura y documentos exigidos en la Director cláusula sexta-VALOR DEL administrativo CONTRATO Y FORMA DE PAGOy financiero se da traslado al Director Administrativo y Financiero para autorización y envío para pago en la Fiduciaria. . Se elabora el Acta de recibo a satisfacción de acuerdo con las obras realizadas. Aprobación de la última acta de pago último informe de interventoría, Interventor con copia del pago de parafiscales, seguridad social y paz y salvos de trabajadores y subcontratos aprobados por la entidad. El Interventor presenta el cierre financiero a la Gerencia o Dirección competente, quienes elaboran el proyecto de Acta de liquidación y da traslado a la Dirección Financiera para el visto bueno de presupuestos y del Contador de la entidad. La Dirección Financiera devuelve Interventor el proyecto de acta para que el Gerente o Director competente de traslado a la Gerencia de Contratación. La Gerencia de Contratación revisa el acta y pasa a firmas del contratista, supervisor y Gerente General y envía al Centro de Administración Documental.

FORMATOS

REGISTROS

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3. SUBSISTEMA DE APOYO 3.1 PROCESO 03. GESTION FINANCIERA PROCESO

GESTION FINANCERA CODIGO: PC 03 17/09/2013 Garantizar que los recursos financieros sean utilizados de manera óptima de acuerdo a las necesidades y obligaciones de la organización y a la normatividad legal vigente e PROPOSITO impulsar la viabilidad de los proyectos en los que participe la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, a través de la planeación, programación y gestión de los recursos financieros que sean requeridos para mantener la operatividad de la Empresa. Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de los procesos, hasta la toma de decisiones sobre la gestión financiera ALCANCE De la Empresa de Renovación Financiera; incluyendo las necesidades relacionadas con la ejecución y control de Presupuesto, contabilidad y tesorería. POLITICAS Ver Políticas Institucionales de Operación CLASIFICACION Apoyo administrativo RESPONSABLE Director Administrativo y Financiero AREA Financiera NORMA MECI 1000:2005 1.2.1 Planes y Programas 1.2.2 Modelo de operación pro procesos 1.3 Componente administración del riesgo 2.1 Componente actividades de control 2.2.2 Información secundaria 3.1 Componente autoevaluación 3.3.2 Planes de mejoramiento proceso PROCEDIMIENTOS PR 05. Gestión Presupuestal PR 06. Pagos ERUM PR 07. Manejo de recursos de terceros PR 08. Gestión Contable PR 09. Conciliaciones bancarias INDICADORES Ver Tabla de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Información contable, financiera y Humanos, Físicos, Anteproyecto de presupuesto presupuestal Tecnológicos y Presupuesto Requerimiento de pago Financieros. Actos administrativos de aprobación Actas de Junta del presupuesto CDP, Registro presupuestal Actos administrativos de movimientos Documentación soporte para el pago de en el presupuesto obligaciones Ejecuciones presupuestales Consignaciones. Pagos efectuados Soportes para pagos con dineros de Registros e informes contables terceros Registros bancarios Transacciones y pagos con recursos Análisis de costos, gastos, flujo de caja propios y presupuesto

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Transacciones y pagos con recursos de terceros Normas legales Consignaciones Transferencias Movimientos Libros auxiliares y soportes Solicitudes de información Informes de auditoría internas y externas

Estados financieros Informes emitidos a entes de control y partes interesadas Informe de indicadores Respuesta a peticiones y PQR Acciones correctivas, de corrección, preventivas o de mejora del proceso implementadas y seguimiento a las mismas REQUISITOS DE LEY

Ver Normograma

3.1.1 PROCEDIMIENTO 05. GESTION PRESUPUESTAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION PRESUPUESTAL CODIGO: PR 05 04/10/2013 Planear, registrar, controlar y distribuir eficiente y efectivamente los recursos financieros para cumplir con el objeto de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, de acuerdo con el presupuesto aprobado por Junta Directiva y COMFIS. El procedimiento aplica desde la expedición de la Resolución de aprobación del COMFIS hasta la formalización de la Resolución de adopción y expedición de la liquidación de presupuesto. Director administrativo y financiero Servicios de apoyo

3.1.2 PROCEDIMIENTO 06. PAGOS ERUM PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

PAGOS ERUM CODIGO: PR 06 07/10/2013 Realizar los pagos de los compromisos adquiridos por la empresa y causados con cargo al presupuesto de la ERUM Aplica desde la causación de las facturas y/o similares de los servicios o contratos, hasta el pago o giro presupuestal. Director administrativo y financiero Apoyo administrativo

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ACTIVIDADES No

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN Recepciona los documentos según el caso y pueden ser: Orden de compra, facturas, cuentas de cobro (debe incluir certificación bancaria y parafiscales), documento ingreso almacén, CDP´s, RP´s. Verifica y selecciona que obligaciones cuentan con el vencimiento más pronto; a fin de determinar cuales nos pueden generar descuentos y cuales pueden ocasionar intereses, sanciones y recargos. Corrobora, mediante una lista de chequeo, que los pagos que se van a realizar cuentan con los documentos soportes propios para cada pago. ¿Cumple con todos los requisitos: documentos soportes propios de cada pago? SI: Continua con la actividad numero 4 NO: Solicita los documentos que hacen falta y continua con la actividad numero 1

RESPONSABLE

1

Recepcionar documentos

2

Verificar los vencimientos

3

Verificar documentos

4

Generar O.P.

5

Generar Orden Registra en la base de datos de pagos Contratista de Pago ERUM la obligación contabilizada Financiero

6

7

Causa el gasto y genera la Orden de Pago

Aprueba la transacción electrónica o pago con cheque Si el pago es con cheque continua con Aprobar pagos la actividad numero 7 Si el pago en por transacción electrónica continua con la actividad numero 11 Verifica que la Orden de Pago esté Generar firmada por el Director Administrativo Cheque y financiero, con toda la documentación soporte.

FORMATO

REGISTRO

Contratista Financiero

Director administrativo y financiero

Lista de chequeo

Contratista Financiero

Lista de chequeo

Contador

Registro Contable y OP. Orden de pago

Director administrativo y financiero

Orden de Pago firmada

Contratista Financiero

Cheque

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ACTIVIDADES No

ACTIVIDAD

8

Imprimir de cheque

9

Gestionar firma de cheques

DESCRIPCIÓN Solicita al Director Administrativo y financiero los cheques autorizados para su impresión Traslada los cheques impresos al responsable según el manual de contratación, para las firmas correspondientes.

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Contratista Financiero Contratista Financiero

Cheque firmado

Entregar 10 cheques a los proveedores

Previa fotocopia del documento de identidad del proveedor o contratista se hace entrega del cheque respectivo

Contratista Financiero

Fotocopia firmada y con huella del cheque y documento de identidad del proveedor o contratista

Realizar 11 transferencia electrónica

Realiza los pagos por transferencia electrónica, según soportes y OP firmados

Director administrativo y financiero

Reporte transferencia electrónica

Registrar 12 pagos electrónicos

Entrega soporte de pagos realizados electrónicamente para su registro en Base de datos Entrega al Contador todos los documentos originales del pago, tanto por cheques como pagos electrónicos, para el registro contable y giro presupuestal, al igual que su archivo

Director administrativo y financiero

Reporte transferencia electrónica

Contador

Registro contable del Egreso y GP

13

Generar Giro Presupuestal

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3.1.3 PROCEDIMIENTO 07. MANEJO DE RECURSOS DE TERCEROS PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE

NOTAS

POLITICAS

RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

MANEJO DE RECURSOS DE TERCEROS CODIGO: PR 07 21/10/2013 Realizar trámites de certificación y autorización de pagos a contratistas y vendedores de predios Este procedimiento aplica para los pagos realizados con cargo a los convenios PAPAVIP, PA MATRIZ y CONVENIO con Obras Públicas; desde que se genera el compromiso o contrato hasta la ejecución de los pagos para su posterior legalización Este procedimiento hace referencia a los siguientes fondos de cada convenio: - Compensaciones - Tenencia - Demoliciones - Gastos asociados MANEJO DE CHEQUES:  En la Tarjeta de Firmas se debe registrar "Páguese al Primer Beneficiario"  Los cheques deben estar custodiados en caja fuerte por Director Administrativo y Financiero  Los chaqués deben llevar mínimo 2 firmas autorizadas  Solo debe haber una persona autorizada para realizar giros electrónicos. Director administrativo y financiero Servicios de apoyo

ACTIVIDADES No

1

ACTIVIDAD Recepcionar documentos

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Recepciona los documentos según el caso y pueden ser: actas Contratista de supervisión de contratos, financiero 1 facturas, cuentas de cobro.

2

Realiza el cálculo de las retención Realizar cálculo a realizar según el pago y el Contador de retención beneficiario de la transacción

3

Registrar en la base de datos

Teniendo en cuenta el origen del pago se alimenta la base de datos en todos sus campos con cada uno de los pagos a realizar.

Contratista financiero 1

Registro de causación y generación del respectivo cuadro de descuentos Base de datos de pagos

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4

Generar Autorizaciones de Pago

5

Aprobar pagos

6

7

8

Genera autorización del pago con base información de la base de datos.

Revisa la información de la base de datos y aprueba con firma de autorización para el pago Verifica que la autorización de Generar Pago este firmada por el Director Cheque Administrativo y financiero, con toda la documentación soporte. Solicita al Director Administrativo Imprimir y financiero los cheques cheques autorizados para su impresión Traslada los cheques impresos al Gestionar firma responsable, según el manual de de cheques contratación para la firma. (debe llevar 2 firmas)

Contratista financiero 1 Director administrativo y financiero

Formato autorización de pagos

Formato autorización de pagos Autorización de pago firmada

Contratista financiero 1 Contratista financiero 1

Cheque

Contratista financiero 1

Cheque firmado

Entregar cheques a los proveedores

Previa fotocopia del documento de identidad del proveedor o contratista se hace entrega del cheque respectivo

Contratista financiero 1

Fotocopia firmada y con huella del cheque y documento de identidad del proveedor o contratista

Realizar 10 transferencia electrónica

Ejecuta los pagos por transferencia electrónica, según soportes y autorizaciones de Pago firmada.

Director administrativo y financiero

Reporte transferencia electrónica

Generar y entregar 11 soporte de pagos realizados

Genera y entrega soportes de pagos realizados electrónicamente para su registro en Base de datos

Director administrativo y financiero

Reporte transferencia electrónica

9

12

Duplicar documentos

Realizar 13 registro contable

Efectuado el pago, se duplican todos los documentos soportes del pago realizado Entrega al Contador todos los documentos originales del pago, tanto por cheques como pagos electrónicos, para el registro contable y giros

Contratista financiero 1

Contador

Registro contable del Egreso y GP

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Recolectar la información 14 para legalización de pagos

Generar relaciones de manera 15 discriminada de los pagos realizados Conciliar la legalización a 16 realizar con contabilidad

17

Enviar a la Fiduciaria

Recolecta la información de los pagos realizados durante el mes, para su legalización.

Realiza de manera discriminada relación de los pagos realizados durante el mes y objeto de ser legalizados ante la fiduciaria teniendo en cuenta el PA (PAVIP y MATRIZ) como también el Fondo a afectar (Compensaciones, demoliciones, Gastos asociados y Tenencia) Verifica que los pagos realizados por la ERUM con cargo al PA estén contabilizados en su totalidad

Contratista financiero 2

Fotocopia de cada uno de los pagos realizados con sus respectivos documentos soporte

Contratista financiero 2

Relación de pagos por PA y Fondo

Contratista financiero 2

Previa firma del oficio remisorio, radica ante la Fiduciaria todos los Contratista documentos soportes de los financiero 2 pagos realizados con sus respectivas relaciones.

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3.1.4 PROCEDIMIENTO PR 08. GESTION CONTABLE PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION CONTABLE CODIGO: PR 08 02/10/2013 Determinar el procedimiento para implantar el Plan General de la Contabilidad Publica en ERUM, a través de la implementación de adecuadas prácticas contables. Aplica para todos los movimientos financieros, e inicia con la recepción de los documentos a contabilizar tales como: Facturas, recibos de caja, ingresos, cuentas por pagar, entre otros y su respectiva contabilización, terminando con la elaboración y presentación de los estados financieros. Director administrativo y financiero Servicios de apoyo

ACTIVIDADES No.

1

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Recopila los soportes contables necesarios para la Recolección de causación de las cuentas, en Contador documentación los cuales se evidencian las transacciones realizadas en un periodo determinado.

FORMATO

DOCUMENTO

Instrucciones Módulo contable aplicativo Plan General de contabilidad pública

2

Codificar y contabilizar

Codifica y causa en las respectivas cuentas de acuerdo con el Plan General de Contaduría Pública

3

Verificar información

Verifica cifras teniendo en cuenta las conciliaciones, Contador depreciaciones acumuladas, y revisión de amortizaciones

Revisar movimientos

Imprime balance de prueba verificando que las transacciones se encuentren debidamente asentadas en Contador el sistema. Igualmente se imprimen los auxiliares de las cuentas mensuales

Libro mayor y balance Libro auxiliares

Generar libros contables

Genera libros contables (mayor y balance, Balance general, Estado de P y G, Inventarios).

Plan General de Contabilidad pública Libro mayor Y Balance general, caja diario, Estado de P y G, Inventarios

4

5

Contador

Contador

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6

Análisis de información contable

7

Elaboración de estados financieros

8

Rendición de cuentas

Una vez contabilizados los documentos realiza revisión y análisis para presentar los Contador estados financieros y los diferentes informes a los entes de control Con base en la información Contable y en su Análisis, elabora los estados Contador financieros para ser presentados Presenta periódicamente las rendiciones a: Entes de control: Contralorías General y Departamental, Contaduría General de la Contador Nación. Previa aprobación de la Dirección Administrativa y financiare y de la Gerencia

Libros contables Plan General de Contabilidad pública Estados financieros

Balance general Estado de P Y G

Información secundaria Formatos de los aplicativos de rendición de cuentas, CGR, CHIP, FUT, SIA. Soportes de envío

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3.1.5 PROCEDIMIENTO PR 09. CONCILIACIONES BANCARIAS PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO No

ACTIVIDAD

CONCILIACIONES BANCARIAS CODIGO: PR 09 21/10/2013 Establecer que los registros financieros de la ERUM que impliquen operaciones bancarias, correspondan a la realidad económica de la entidad. Aplica desde el recibo o pago de las obligaciones de la empresa o de los recibos por el servicio del cumplimiento de su objeto social. Director administrativo y financiero Servicios de apoyo

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

1

Realizar conciliaciones bancarias

Recibe extractos de entidades bancarias y confronta con los registros contables reflejados Profesional en los auxiliares del software universitario contable que contiene las Contador transacciones realizadas durante el mes a conciliar.

Aplicativo Libros auxiliares

2

Concilia partida por partida de cada uno de las cuentas bancarias. ¿Se detectan inconsistencias? Ejecutar SI: Se informa al Director Profesional conciliación con administrativo y Financiero para universitario bancos ejecutar la nota débito o crédito y Contador continua con la actividad numero 3 NO: continua con la actividad numero 4

Libro de bancos Extractos bancarios Registro de conciliaciones físico y a través de aplicativo

3

Elaborar nota debido o crédito según inconsistencia presentada

Con base en las conciliaciones realizadas analiza una a una las Profesional novedades, ingresa al sistema universitario información contable, elabora y Contador registra la corrección

4

Realizar Conciliación con bienes

Elabora relación de bienes propiedad de la ERUM. Profesional En el sistema de información universitario contable se hace la comparación y Contador ajustes.

Reporte ingreso bienes

de de

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5

Revisa los reembolsos de cajas Profesional Registrar de caja menores, verificando que las universitario menor facturas cumplan los requisitos y Contador otros aspectos contables

Acto administrativo de constitución de caja menor Arqueo de caja menor

6

Elabora un documento que contiene el nombre de la entidad que reporta información a la Contaduría General de la Nación, de quien se recibe o a quien se le presta el servicio, con el valor que figure en la contabilidad sea por gastos y costos o por ingresos, fecha de corte trimestralmente y Profesional se envía a la entidad universitario correspondiente para que valide Contador la información. En caso de existir inconsistencias se entraron a conciliar entre las partes, para establecer a que Obedecen las mismas. Se deja evidencia de la conciliación con firma entre las partes de lo ajustado.

Régimen de Contabilidad pública Comunicado externo

Elaborar Operaciones reciprocas

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3.2 PROCESO 04. GESTION ADMINISTRATIVA PROCESO

GESTION ADMINISTRATIVA CODIGO: PC 04 23/09/2013 Dirigir y controlar los procesos administrativos de la Empresa a través de una oportuna y adecuada planeación, programación y gestión de los recursos técnicos y humanos PROPOSITO tanto para la ejecución de programas de inversión, como para garantizar la operación y funcionamiento de la entidad. Comprende la gestión del talento humano y la administración de los recursos físicos y ALCANCE tecnológicos y documentos de la entidad. POLITICAS Ver Políticas Institucionales de Operación CLASIFICACION Apoyo logístico RESPONSABLE Profesional universitario AREA Administrativa NORMA MECI 1000:2005 1.3 Administración de riesgos de riesgos 2.1 Actividades de control 2.2 Información 3.1 Autoevaluación 3.3 Planes de mejoramiento 3.3.2 Plan de mejoramiento pro procesos PROCEDIMIENTOS PR 10. Gestión del talento humano PR 11. Gestión de recursos físicos y tecnológicos PR 12. Gestión documental INDICADORES Ver Tabla de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Información sobre necesidades y Humanos, Físicos, Plan de acción formulado competencias del personal Tecnológicos y Planes de Bienestar, salud Plan estratégico de recursos humanos Plan de Financieros. ocupacional y capacitación capacitación formulados. Plan de salud ocupacional Personal seleccionado y Plan de Bienestar vinculado Programación de inventarios Funcionario capacitado Solicitud de indemnización Actividades realizadas Solicitud de servicios generales Funcionario motivado en un Documentos, oficios internos y externos clima organizacional adecuado Solicitudes de archivo - archivos de gestión a Funcionario remunerado transferir Funcionario evaluado Material documental temática ambiental Fallos, Actos administrativos Solicitudes de documentación Acto administrativo Solicitud de informes y resultados de Inventarios actualizados indicadores Entradas y salidas de almacén Quejas, informes internos y/o externos, Siniestros indemnizados informes de la Oficina de Control interno, Servicios generales prestados, Informes de los Entes de Control Bienes y servicios en Evaluaciones de desempeño funcionamiento

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Informes de auditoria Bienes adquiridos Inventarios anteriores Solicitud de mantenimiento Cronograma de revisión de equipos e infraestructura Archivo de gestión del proceso TRD Cronograma de transferencias. Documentación transferida y archivada Archivos digitales de los procesos Informes de auditoría internas y externas Actas y plan de acción de la revisión por la dirección Planes de mejoramiento Seguimiento a programas, planes y proyectos Indicadores políticas y objetivos Documentos internos del sistema de gestión de la calidad No conformidades, observaciones y recomendaciones Reporte de acciones correctivas, de corrección, preventivas o de mejora del proceso implementadas y seguimiento a las mismas REQUISITOS DE LEY Ver Normograma

Comunicaciones internas y externas distribuidas, archivos de gestión organizados, respuestas a documentos radicados, TRD Aplicadas Expedientes organizados Informes de gestión y análisis de indicadores Planes de mejoramiento

3.2.1 PROCEDIMIENTO 10. GESTION DEL TALENTO HUMANO PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE

RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION DEL TALENTO HUMANO CODIGO: PR 10 02/10/2013 Garantizar el suministro del personal idóneo, gestionando la asignación de recursos pertinentes para el desarrollo del talento humano que permita la ejecución eficiente y eficaz de las actividades propias de cada cargo. Comprende las actividades de administración del personal desde su vinculación hasta su retiro, teniendo en cuenta las actividades de planeación y ejecución de los planes tendientes a fortalecer el desarrollo del talento humano de la entidad, que permitan contribuir al mejoramiento del perfil, desempeño y ambiente laboral para los servidores de la entidad Profesional universitario Servicios de apoyo

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ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Cada líder de área o la Gerencia, durante la planificación de su proceso, Identificar o cuando lo requiera, identifica el necesidad de recurso humano necesarios para el 1 recurso desarrollo eficaz de su proceso. Una humano vez identificado envía solicitud escrita, vía e-mail, al área de Gestión humana para su gestión. Si el recurso humano solicitado es aprobado por la Gerencia el Determinar funcionario del área de gestión 2 requisitos del humana determina los requisitos del cargo cargo de acuerdo al manual de funciones de la ERUM. Solicita hojas de vida de personal Solicitar hojas externo por diferentes medios: 3 de vida publicación en prensa, bolsa de empleo, recomendaciones etc. Preselecciona las hojas de vida recibidas, teniendo en cuenta la Recopilar y información contenida, sus anexos y los 4 preseleccionar requerimientos del cargo establecidos hoja de vida en el Manual de funciones, a fin de citar a las personas para la respectiva entrevista. Realiza entrevistas a los preseleccionados con el fin de obtener una apreciación más cercana, que permita determinar las competencias Entrevistar y de los aspirantes para desempeñar el 5 seleccionar cargo. aspirante Selecciona el aspirante más opcionado para el desempeño del cargo y notifica al área de gestión humana para su gestión.

RESPONSABLE FORMATOS

REGISTRO

Diagnostico Individual Líder de cada de Área/Gerencia necesidades de capacitación

Solicitud escrita: requerimiento de personal

Profesional Universitario de Gestión humana

Manual de funciones

Profesional Universitario de Gestión humana Profesional Universitario de Gestión humana

Manual de funciones Hojas de vida recibidas

Gerencia

6

Elaborar resolución y acta de posesión

Profesional Elabora resolución de nombramiento y Universitario acta de posesión donde se le entrega al de Gestión nuevo funcionario sus funciones. humana

7

Realizar inducción

Según los requerimientos gestiona la Profesional inducción teniendo en cuenta el plan Universitario de inducción y reinducción de la ERUM. de Gestión

Resolución de nombramiento Acta de posesión Formato de inducción y reinducción

Plan de inducción y reinducción

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No.

8

9

ACTIVIDAD

Gestionar afiliaciones

Identificar las necesidades y ejecutar Programa

Gestionar Evaluaciones 10 de desempeño

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATOS humana

Se solicita a los entes externos competentes la afiliación del funcionario nuevo a seguridad social (Salud, pensión, ARR) y caja de compensación. Familiar. Identifica las necesidades de formación y capacitación, a través de la elaboración del diagnóstico por área. Con esta información se elabora el programa de formación y capacitación de la ERUM. Durante la vigencia del programa se debe registrar su ejecución en las listas de formación, diplomas o certificados según el caso y evaluación de las capacitaciones. Gestiona la realización de las evaluaciones de desempeño de los funcionarios de la ERUM. Si el resultado de esta evaluación está por debajo de 3 puntos se deberá desarrollar plan de mejoramiento.

REGISTRO

Profesional Universitario de Gestión humana

Profesional Universitario de Gestión humana

Formato de asistencia Evaluación de desempaño

Programa de Formación y capacitación Listas de asistencia Certificados Evaluaciones realizadas

Profesional Universitario de Gestión humana

Evaluación de desempeño

* Evaluaciones de desempeño

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3.2.2 PROCEDIMIENTO 11. GESTION DE RECURSOS FISICOS Y TECNOLOGICOS PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION DE RECURSOS FISICOS Y CODIGO: PR 11 03/10/2013 TECNOLOGICOS Administrar eficaz y eficientemente los recursos tanto físicos como tecnológicos (hardware y software) que permitan el funcionamiento logístico y operativo de los procesos de la Empresa de Renovación Urbana Inicia con la identificación de necesidades de recursos físicos y tecnológicos y termina con las acciones de mejoramiento Profesional Universitario Apoyo logístico

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

1

Identificar las necesidades de Identifica las necesidades de Contratista recursos físicos y recursos físicos y tecnológicos administrativo tecnológicos de la por área empresa

2

Diseñar planes y programas

Diseña los planes y programas para la administración y mantenimiento de la Contratista infraestructura física y administrativo tecnológica, teniendo en cuenta las necesidades identificadas por área.

Revisa los planes y programas

Revisa los planes y programas de infraestructura física y tecnológica. Verifica que se encuentren alineados con las directrices de Director la empresa. administrativo ¿Son aprobados? financiero SI: Continua con la actividad numero 4 NO: Realizan ajustes a los planes y continua con la actividad numero 2

3

FORMATO

REGISTRO Necesidades de recursos físicos identificados Programa de Mantenimiento preventivo Plan de compras Programa de aseguramiento hardware (equipos de cómputo)

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ACTIVIDADES No.

4

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

Elabora el cronograma de actividades anual de acuerdo a los planes y programas aprobados. Si se requiere contratar se Contratista planifica la adquisición, administrativo verificando que los procesos de contratación de recursos físicos y tecnológicos se ciñan a la normatividad vigente

Elaborar cronograma y planifica adquisición

Ejecutar los planes y programas

Ejecuta los programa y planes aprobados por la dirección Contratista administrativa, cumpliendo con administrativo el cronograma establecido

6

Recibir requerimiento

Recibe y analiza requerimiento, el cual es solicitado vía e-mail. ¿El requerimiento se encuentra dentro de lo planeado? SI: Continua con la actividad Contratista numero 8 administrativo NO: Envía la solicitud de servicio al Director administrativo para su aprobación

7

Planifica y ejecuta las acciones Planificar y Contratista para dar cumplimiento a la ejecutar acciones administrativo solicitud

8

Actualizar inventario

9

Realizar seguimiento

5

FORMATO

el

Recibe los bienes y servicios Contratista prestados y si lo requiere pasa administrativo al inventario de la empresa Realiza seguimiento de las Contratista acciones ejecutadas hasta la administrativo finalización del servicio

Programa de Mantenimiento preventivo del área de informática Plan de compras Programa de aseguramiento hardware (equipos de cómputo), el plan de compras

Inventario físico

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

prestado. Evaluar y tomar Evalúa el cumplimiento de los Director 10 acciones de planes y programas y elabora administrativo mejora acciones de mejora. financiero

FORMATO

REGISTRO

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3.2.3 PROCEDIMIENTO 12. GESTION DOCUMENTAL PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTAL CODIGO: PR 12 08/10/2013 Administrar el Sistema de Gestión Documental de la Empresa de Renovación Urbana, con el fin de garantizar de manera eficaz el manejo, custodia y preservación de la documentación interna y externa de la Empresa, permitiendo su disposición oportuna, segura y veraz. Aplica para todos los documentos que hacen parte del programa de Gestión Documental, iniciando desde la recepción documental hasta la disposición final de la documentación. Contratista - Gestión documental Apoyo administrativo

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

1

Recepcionar documentos

2

Radicar y registrar documentos recibidos

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Recepciona todas las comunicaciones internas y externas que lleguen o salgan de la ERUM. Revisa el contenido del documento ¿Es un documento producido? Secretaria NO: Continua con la actividad numero 2 SI: Continua con la actividad numero 5 Radica el documento y registra la información en la matriz de seguimiento donde se hace la normalización de la recepción documental, verificando a su vez: firmas, folios, copias, anexos y demás información que se requiera Coloca fecha y hora de recibido del Secretaria documento. Entrega del recibido a la persona que realizo el trámite para su disposición y conservación final. Digitaliza la correspondencia antes de su trámite y la archiva en las carpetas digitales de correspondencia

FORMATO

REGISTRO

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3

Distribuir documentos recibidos

Una vez registradas los documentos recibidos, se imprimen las planillas de control de distribución por dependencia. La secretaria distribuirá los documentos en las dependencias en los siguientes horarios: 10:00 a. Contratista m. y 4:00 p. m. (documento físico) Secretaria Otros documentos se envía de forma digital Outlook y se entrega al funcionario de gestión físico terminando semana

-

El funcionario designado para dar respuesta al documento recolecta la información necesaria, proyecta la respuesta y lo envía firma de los autorizados según el PGD, haciendo referencia al número de radicado. Una vez firmado el documento se continua con la actividad numero 1

4

5

Tramitar documentos

Radicar y registrar documentos producidos

Notas: *De acuerdo con la normatividad existente en el PGD se establecen Gerencia 10 días hábiles para la contestación de las comunicaciones oficiales recibidas * Los documentos recibidos que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Radica el documento y registra la información en la matriz de seguimiento verificando si es una respuesta para el control y Contratista seguimiento documental. Secretaria Digitaliza la correspondencia antes de su trámite y la archiva en las carpetas digitales de

-

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correspondencia Entrega el recibido a la persona que realizo el trámite para su disposición y conservación final. Una vez registradas las comunicaciones se clasificarán de acuerdo con el tipo de servicio de correo contratado para su distribución; con destino nacional: (correo certificado).

6

Distribuir documentos producidos

7

Organizar documentos

Los documentos para su distribución, de acuerdo con el tipo de servicio que se requiera, deberán controlarse a través de planillas de control de entrega, a la empresa prestadora del servicio y deberán archivarse con los correspondientes comprobantes de entrega. Nota: Las respuestas a derechos de petición e informes a organismos de control, tiene un manejo prioritario en el área de correspondencia. Clasifica los documentos de acuerdo a la estructura orgánico funcional de le Erum archivándolos de los siguiente manera: * Identifica las áreas * Aplica la tabla de retención * Conforma las series y subseries documentales Identifica los tipos documentales de la tabla de retención Ordena los documentos ubicándolo físicamente dentro de sus respectivas series en el orden previamente acordado Dirigir los documentos al archivo de gestión o archivo central.

Contratista Secretaria

-

Contratista Gestión documental

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Atiéndelos requerimientos y solicitudes de los funcionarios ´para acceder a la información de la ERUM. Dichas solicitudes se pueden presentar de manera personal, telefónica, escrita o por correo electrónico. Para entregar y recibir documentación se debe diligenciar el formato de control de préstamo, teniendo en cuenta las normas establecidas en el PGD. Se seleccionan los documentos del archivo de gestión que deben ser enviados al archivo central para su almacenamiento, según lo tiempos señalados en las tablas de retención.

Contratista Gestión documental

8

Consultar documentos

9

Transferir documentos

10

Conservar documentos

La conservación de los documento Contratista se establece en el PGD según las Gestión tablas de retención documental documental

Disposición 11 final de documentos

Se seleccionan los documentos en cualquier etapa del ciclo vital con miras a su conservación temporal, permanente o su eliminación conforme a lo dispuesto en las tablas de retención documental. Eliminación: Se seleccionan los documentos que han perdido su valor primario y secundario según las tablas de retención documental Contratista establecidas para su eliminación Gestión total. documental Conservación total: Solo se conservan los documentos que tiene un valor permanente, los que se tienen por disposición legal o los que por su contenido informan del origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

Contratista Gestión documental

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12

Plan de mejoramiento

Elaborar plan de mejoramiento

Contratista Gestión documental

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3.3 PROCESO. GESTION JURIDICA Y CONTRATACION PROCESO

GESTION JURIDICA Y CONTRATACIÓN CODIGO: PC 05 07/10/2013 Realizar bajo los parámetros legales los procesos de selección y contratación, gestionar los actos administrativos que le brinden legalidad a las actuaciones de la PROPOSITO ERUM, apoyar jurídicamente a sus diferentes áreas y representar jurídicamente a la ERUM en los procesos que así lo requieran. Cubre el cumplimiento a las etapas establecidas para el proceso de contratación y de ALCANCE representación judicial de la ERUM, así como las necesidades de asesoría en todas las áreas. POLITICAS Ver Políticas Institucionales de Operación CLASIFICACION Proveedor RESPONSABLE Secretario General AREA Jurídica NORMA MECI 1000:2005 1.1 Componente Ambiente de control 2.2 Componente información 2.1.4 Indicadores 2.2.2 Información secundaria 2.3.3 Medios de comunicación 3.3 Componente planes de mejoramiento 3.3.2 Planes de mejoramiento pro procesos PROCEDIMIENTOS PR 13. Gestión de Contratación PR 14. Gestión de PQRS y ventanilla PR 15. Conciliaciones INDICADORES Ver Tabla de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Requerimientos de todas las áreas de Tecnológicos, Conceptos Jurídicos la ERUM humanos y de Actividades de publicidad a la contratación Normatividad vigente información Proyección de actos administrativos Estudios de oportunidad y Plan de acción conveniencia Resoluciones Plan estratégico de la ERUM Actas Contratos Proyección de Acuerdos Derechos de petición y PQR´s Convenios Demandas y acciones Avisos Manual de contratación Estudios de Mercado Archivo Seguimiento a la contratación Pliego de condiciones y todo lo demás relacionado con las modalidades de contratación Conceptos REQUISITOS DE LEY Ver Normograma

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3.3.1 PROCESO 13. GESTION DE CONTRATACION PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

GESTION DE CONTRATACION CODIGO: PR 13 10/10/2013 Contratar de manera oportuna, transparente y objetiva, la adquisición de bienes, servicios o ejecución de obras garantizando el normal funcionamiento de la Empresa de Renovación Urbana y actuando bajo los lineamientos de la ley. Inicia con la identificación de necesidades a contratar y finaliza liquidación de los contratos Secretario General Proveedor

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

1

Definir modalidad de contratación

2

Elaborar estudios de oportunidad y conveniencia

3

Expedir certificado de disponibilidad presupuestal

DESCRIPCIÓN Recibe solicitud para contratar. Define la modalidad para contratar según el manual de contratación de la ERUM, las cuales pueden ser: INVITACION PÚBLICA CONTRATACION DIRECTA MINIMA CUANTIA MENOR CUANTIA Elabora los estudios de oportunidad y conveniencia iniciales del objeto a contratar. Estos estudios deben contener: a) Modalidad de contratación. b) Soporte técnico y económico del valor estimado del contrato c) Requisitos técnico de la Empresa d) Criterios de selección. e) Análisis del riesgo de la contratación y riesgos que deben ser amparados por el contratista. Recibe solicitud y expide el Certificado de disponibilidad presupuestal solicitando previamente a la Gerencia autorización para su expedición. Si la modalidad a contratar es Invitación publica continúe con

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Secretario General

Manual de contratación

Secretario General

Estudios de oportunidad y conveniencia

Contratista Presupuesto

Certificado de disponibilidad presupuestal

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la actividad numero 4 Si la modalidad a contratar es Contratación directa continúe con la actividad numero 8

4

Ordenar publicación de invitación

5

Dar cumplimiento al cronograma de invitación

6

Recibir y evaluar de propuestas

Solita la publicación de los Secretario documentos en la plataforma General SECOP. Da cumplimiento al cronograma del proceso de selección que incluye: a) Publicación de términos de referencia b) Recibo de propuestas c) Calificación y notificación de la evaluación en SECOP d) Observaciones y respuestas e) Elaboración de contrato El Comité Evaluador recibe las propuestas según la modalidad de contratación aplicada y en los términos definidos en los pliegos de condiciones, realizando la audiencia en las modalidades que aplica. Realiza la respectiva evaluación, según los principios de Contratación estatal y los criterios establecidos en el pliego de condiciones, teniendo en cuenta el visto bueno del interesado en la contratación al interior de la entidad. Diligencia el acta respectiva del comité evaluador que incluya las recomendaciones establecidas en el mismo, registrando las firmas de los integrantes.

Invitación pública firmada por el Gerente

Cronograma invitación pública

Secretario General

Secretario General

Acta comité evaluador

Acta comité evaluador

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7

8

Por Invitación pública: El Gerente adjudica el contrato, teniendo en cuenta la calificación de los proponentes, proyectando el acto administrativo de adjudicación correspondiente y realizando la Adjudicar audiencia respectiva, según Gerente contrato aplique. Por contratación directa: Recibe las propuestas en los términos estipulados. Adjudica el contrato según los principios de Contratación estatal. Consolida los documentos soporte del contrato y demás documentos requeridos para la Anexar Contratista legalización del contrato documentación Jurídica Valida los documentos con el Secretario General.

9

Elaborar contrato

10

Radicar contrato

11

Legalizar el contrato

Elabora el contrato de acuerdo Secretario a la modalidad y las normas del General derecho público o privado. Radica el contrato y lo ingresa al sistema de información SECOP. Revisa que las pólizas y estampillas cumplan con los requisitos exigidos y elabora el acta de aprobación de la misma para que sea validada por la Secretaria General. Recolectar las firmas para la legalización del contrato.

Lista de chequeo Documentos soporte

Contrato

Contratista Jurídica

Contrato radicado

Contratista Jurídica

Contrato elaborado

Elaborar 12 registro presupuestal

Recibe el contrato y expide el Contratista registro presupuestal Presupuesto

Registro presupuestal

Designar y notificar 13 supervisor del contrato

Notificar mediante oficio la designación del supervisor del Gerente contrato junto con la copia del contrato.

Oficio remisorio

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14

Archivar contrato

Vigilar, controlar y 15 realizar seguimiento del contrato

Archiva el contrato y los Secretario soportes en el archivo de General gestión del área Jurídica

Vigilar, controlar y realizar Supervisor de seguimiento a los contratos. contrato

Contrato

Formato de supervision

Registro de seguimiento al contrato

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3.3.2 PROCESO 14. GESTION DE PQR´S PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

POLITICAS

GESTION DE PQR´S CODIGO: PR 14 04/10/2013 Establecer la metodología que se debe seguir para resolver las peticiones, quejas o recursos, interpuestos por los usuarios de la ERUM Este procedimiento aplica desde la recepción del PQR’s hasta la respuesta de fondo a todos y cada uno de los clientes donde ERUM presta el servicio Secretario General Proveedor •Para garantizar la resolución de las dudas que se generen sobre la atención, prestación del servicio , reclamos por facturación, peticiones de carácter general o particular y con el fin de resolver situaciones no detectadas en el desarrollo normal de la operación, los términos serán de quince días (15) hábiles. De acuerdo con el art, 58 del Código Contencioso Administrativo se ampliara el plazo a treinta días (30) máximo cuando se requiera prácticas de pruebas. La empresa contará con una oficina dotada de las herramientas y el personal (Jefe del servicio de incineración, recepcionista, auxiliar administrativa y gestora de facturación) requerida. De igual forma se dispondrá en la Oficina de Atención al Cliente de formatos para la presentación de reclamos y recursos cuando el usuario así lo requiera. • Todos los PQR’S recibidas se registraran en el PQR, diferenciando claramente la fecha de radicación, la fecha de vencimiento legal, consecutivo, datos del cliente, tipo de PQR, motivo de PQR, medio de recepción, pretensión del cliente, respuesta verbal si aplica, información de los recursos de ley que tiene el cliente, firma de quien radica el PQR en el formato de recepción de PQR. • Los registros de PQR’S reposaran en un archivo activo por un periodo de seis meses; periodo en el cual los clientes tendrán acceso para las consultas respectivas, culminado ese periodo estos registros pasaran a un archivo central.

ACTIVIDADES No. 1

2

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATO

Recepcionar PQR´S

Recibe los PQR´S dirigidos a la entidad a través de la Secretaria ventanilla única, sitio web o de manera verbal.

Formato recepción PQR'S

Radicar PQR´S

Radica los PQR´S registrando si requiere o no respuesta para Secretaria ser incluido adicionalmente en el control de correspondencia.

Formato recepción PQR'S

REGISTRO

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

3

Analizar los PQR´S

4

Direccionar PQR'S

5

Hacer seguimiento a los PQR´S

6

Proyectar respuesta

7

Entregar respuesta a ventanilla única

DESCRIPCIÓN Determina si los PQR´S están relacionados con la entidad, definiendo el área de competencia de acuerdo al análisis del PQR, las indicaciones de la Gerencia y a la tipificación definida en las condiciones generales. Escanea PQR´S y direcciona a través del correo electrónico para su gestión, enviando copia a la Gerencia, a la Secretaría general y a la Oficina de Control Interno, indicando adicionalmente que se tienen 10 días calendarios para su respuesta. Hace seguimiento a la gestión de respuesta de los PQR´S que lo requieren de acuerdo con los términos establecidos El funcionario designado por la Gerencia para dar respuesta a la solicitud o PQR, proyecta la respuesta definitiva realizando las correcciones a que haya lugar después de la revisión de la secretaría General. Definiendo en dicho oficio el número radicado de la comunicación a la cual corresponde en el asunto y las formalidades definidas en el instructivo de correspondencia El funcionario designado por la Gerencia para dar respuesta a la solicitud o PQR, imprime el documento y lo entrega en la ventanilla única para ser radicado y enviado al destinatario.

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Secretaria

Registro control de correspondencia

Secretaria

Registro control de correspondencia

Secretaria

Registro control de correspondencia

Gerente

Gerente

Respuesta revisada Instructivo de correspondencia

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Verifica el radicado al cual se da respuesta, anexos requeridos y registra su cumplimiento en el control de Formalizar las 8 correspondencia, preparando respuesta el documento para ser despachado a su destinatario, generando una copia de dicho documento. Asigna y registra en el documento el número de radicado consecutivo que le corresponde al documento y Radicar las registra su salida (fecha y hora) 9 solicitudes y en la planilla de correspondencia correspondencia y control de correspondencia, entregando al funcionario encargado de su despacho o entrega, registrando su recibo. Entrega el oficio de acuerdo con las indicaciones dadas en la ventanilla única, haciendo firmar el recibo del mismo en la copia. En el caso de notificación, se entrega y notifica la respuesta al cliente en los términos establecidos por la ley, si el cliente se Entregar presenta en las instalaciones respuestas a 10 de la entidad, brindando la PQR'S o explicación detallada de la correspondencia decisión tomada sobre su caso y entregar la copia donde se oficialice dicha respuesta. En el caso de usar medios electrónicos (correo) hace entrega la funcionario encargado del sitio web para que realice la entrega del documento.

RESPONSABLE

FORMATO

Secretaria

Oficio ERUM o notificación

Secretaria

Oficio ERUM, notificación y copia

Contratista Gestión Documental

Oficio final de respuesta y notificación al Cliente.

REGISTRO

Oficio final de respuesta

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Entrega de la evidencia de recibo de oficio, documentos y notificaciones de respuestas, a la ventanilla única para su archivo. La ventanilla única realiza el archivo de la respuesta con registro de recibo, con la Archivar 12 respectiva solicitud o comunicaciones documento que la motivó en la carpeta de comunicaciones oficiales de la entidad. Una vez finalizado el proceso y de manera mensual, se generan los informes de Generar gestión de PQR´S. informes y 13 Reportar los informes cálculo de obtenidos al Gerente y a la indicadores oficina de Control Interno para la elaboración de informe semestral Entregar 11 registros de recibo

RESPONSABLE Contratista Gestión Documental

FORMATO Oficio final de respuesta y notificación al Cliente.

REGISTRO Oficio final de respuesta y notificación al Cliente con firma de recibo.

Secretaria

Secretaria

Informe mensual Indicadores mensuales Informe semestral

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3.3.1 PROCESO 15. CONCILIACIONES PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE NOTAS RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

No.

ACTIVIDAD Elaborar cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación

CONCILIACIONES CODIGO: PR 15 14/10/2013 Establecer las actividades necesarias para realizar los procesos de conciliación total o parcial, además de determinar las causas generadoras de conflicto en los procesos que curse o haya cursado la Empresa de Renovación Urbana Inicia con la elaboración del cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación hasta el archivo Conciliación: Mecanismo de resolución de conflictos a través del cual, dos o más personas gestionan por sí mismo la solución de sus diferencias, con la ayuda de un tercero neutral y calificado, denominado conciliador. Secretario General Proveedor

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE FORMATO

REGISTRO

Elabora el cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación y lo sujeta a aprobación por parte de los integrantes del comité de conciliación.

Secretario Técnico del comité

Cronograma de sesiones ordinarias del comité de conciliación

2

Recibe los documentos a conciliación Recibir con fecha y hora de recepción. documento para Referencia el documento con la conciliación información más relevante respecto a las pretensiones.

Secretario Técnico del comité

Documento para conciliación

3

Analizar la documentación y pruebas

Secretario Técnico del comité

Documento para conciliación

4

Elabora preacta de las pretensiones y lo envía al secretario general para su revisión. Elaborar preacta ¿ El Secretario general aprueba la de pretensiones preacta? NO: Realiza los ajustes recomendados y continua con la actividad numero 4 SI: Continua con la actividad numero 5

Secretario Técnico del comité

Preacta

1

Analiza la solicitud Determina la información necesaria para hacer un pronunciamiento.

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No.

ACTIVIDAD

ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE FORMATO

5

Realizar ajustes a la preacta

Realiza ajustes a la precata con base en las observaciones dadas por el Secretario General. Archiva los casos para ser tratados en la reunión del comité de conciliación.

6

Citar a comité de conciliación

Cita al comité de conciliación según el cronograma establecido

Secretario Técnico del comité

7

Preside la reunión del Comité de Conciliación

Preside la reunión del Comité de Conciliación de acuerdo a la fecha convenida, donde se tratan los temas según la agenda del día.

Secretario Técnico del comité

8

Tomar decisiones acerca de los asuntos tratados

Decide el Comité de Conciliación acerca de los asuntos tratados en el orden del día, enmarcado dentro de la normatividad vigente.

Secretario Técnico del comité

9

Elaborar acta de Elabora acta de comité de conciliación, Secretario comité de se envía original a Secretaría General Técnico del conciliación para su revisión. comité

Remitir acta al 10 Secretario General

11

Archivar el acta de comité

Secretario Técnico del comité

REGISTRO

Preacta

Acta de comité de conciliación

Remite el acta a la secretaria Jurídica, Gerente, líder gestión predial y contratista Jurídica 2

Secretario Técnico del comité

Acta de comité de conciliación

Archiva el acta de comité firmada por los asistentes y sus anexos en la carpeta actas de conciliaciones.

Secretario Técnico del comité

Acta de comité de conciliación

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3.4 PROCESO 06. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PROCESO PROPOSITO

COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL CODIGO: PC 06 14/10/2013 Gestionar de manera eficiente y eficaz las comunicaciones tanto internas como externas de la Empresa de Renovación Urbana, propendiendo por el buen nombre e imagen de la Empresa.

Inicia desde la definición de políticas de comunicación institucional hasta la implementación de acciones de mejoramiento del proceso. POLITICAS Ver Políticas Institucionales de Operación CLASIFICACION Proveedores RESPONSABLE Gerente AREA Gerencia NORMA MECI 1000:2005 2.3. Componente de comunicación publica 3.1.1 Autoevaluación de control 3.1.2 Autoevaluación de gestión 3.3.2. Planes de mejoramiento por procesos PROCEDIMIENTOS PR 16 Comunicación Institucional INDICADORES Ver Tabla de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Programa de Gobierno. Humanos, Políticas y estrategias de comunicación Plan de Desarrollo. Físicos, Plan de comunicaciones Políticas internas institucionales Tecnológicos y Agendas de medios. Normatividad aplicable Financieros Boletines de Prensa. Necesidades y expectativas de Comunicación. Boletines internos Información suministrada por los procesos Ruedas de Prensa. Temas internos de interés para servidores Actas y listas de asistencia públicos. Registro fotográfico y de audio de actos Solicitudes de Divulgación. o Informes de gestión. eventos. Monitoreo de medios externos. Información para el internet (Página Información que se produzca interna y Web). externamente respecto a la Empresa de Mensajes en Redes Sociales. Renovación Urbana de Manizales Material Audio Visual Resultados medición de indicadores del proceso Acciones correctivas, preventivas y de mejora cerrada y eficaz. REQUISITOS DE LEY Ver Normograma ALCANCE

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3.4.1 PROCEDIMIENTO 16. COMUNICACIONES INSTITUCIONALES PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO ALCANCE

NOTAS

RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

COMUNICACIONES INSTITUCIONALES CODIGO: PR 16 15/10/2013 Diseñar y ejecutar estrategias de comunicación interna y externa, que permitan promover y fortalecer la Imagen corporativa, la difusión de la gestión institucional y lograr un adecuado flujo de la comunicación como apoyo a todos los procesos institucionales. Inicia desde la definición de necesidades de comunicación, hasta el seguimiento del cumplimiento de las estrategias definidas en el plan de comunicaciones. DEFINICIONES Comunicación Externa: Es la transmisión de información desde o hacia las Partes Interesadas externas a la Empresa, ya sea con fines de percepción de imagen, de difusión o de respuesta a interrogantes concretas. Comunicación Interna: Es la transmisión de información dentro de la Empresa, ya sea para registro, toma de decisiones, sugerencias o para difusión del personal. Gerente Proveedores

ACTIVIDADES No.

1

ACTIVIDAD Identificar necesidades de comunicación

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Identifica las necesidades de comunicación interna y/o Contratista externa para cumplir con los comunicaciones objetivos de la Empresa de Renovación Urbana

FORMATO

REGISTRO Necesidades identificadas

2

Elabora el plan de comunicación teniendo en Elaborar el plan cuenta las necesidades Contratista de identificadas, los lineamientos comunicaciones comunicación normativos, políticas y directrices de la Gerencia

Plan de comunicación interno Plan de comunicación externo Políticas de comunicación institucional

3

Revisa el plan de comunicaciones presentado. ¿Es aprobado el plan de Revisar plan de comunicaciones? Gerente comunicaciones NO: Continua con la actividad número 4. SI: Continua con la actividad numero 5

Plan de comunicación interno Plan de comunicación externo

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ACTIVIDADES No.

4

5

6

7

8

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por Realizar ajustes la gerencia, realiza los al plan de respectivos ajustes al plan de comunicación comunicaciones. Continua con la actividad numero 3 Una vez aprobado el plan, se informarán las estrategias de Informar comunicación a todos los estrategias de funcionarios de la ERUM comunicación mediante boletines, correo electrónico, diseño de piezas y/o comunicados internos. Pone en marcha el plan de comunicaciones aprobado en comité de gerencia, a través de acciones definidas. La implementación estará Implementar el acompañada de un control plan de periódico y una comunicaciones retroalimentación constante con el propósito de identificar posibles desviaciones y poder introducir mecanismos de corrección si fuese necesario. Recibe y revisa las solicitudes de comunicación (divulgar información y/o diseñar piezas gráficas) que procedan de las áreas. Recibir ¿la solicitud se encuentra solicitudes de incluida dentro del plan de comunicación comunicaciones vigente? SI: Continua la actividad numero 8 NO: Se reenvía la solicitud a la gerencia para su revisión y aprobación Recibe solicitud y verifica su viabilidad. Recibir y revisar ¿Es aprobada la solicitud? solicitudes SI: envía correo de aprobación y continua con la

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Contratista comunicaciones

Plan de comunicación interno Plan de comunicación externo

Contratista comunicaciones

Boletines, correo electrónico, diseño de piezas y/o comunicados internos.

Contratista comunicaciones

Plan de comunicación

Solicitudes de Contratista Solicitudes de comunicaciones comunicaciones comunicaciones registradas

Gerente

Solicitudes de comunicaciones registradas

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

actividad número 9 NO: Envía correo notificando la no aprobación y finalización del proceso

9

Planificar y ejecutar acciones

Realizar seguimiento al 10 cumplimiento del plan

Planifica las acciones y ejecuta, teniendo en cuenta Contratista los recursos tecnológicos, comunicaciones logísticos y de tiempo

Plan de comunicación

Realiza seguimiento al cumplimiento del plan de comunicaciones. Gerente Elabora e implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora

Plan de comunicación Acciones preventivas, correctivas y de mejora

4. SUBSISTEMA DE CONTROL 4.1 PROCESO 07. CONTROL DE GESTION PROCESO

PROPOSITO

ALCANCE

POLITICAS CLASIFICACION RESPONSABLE AREA

CONTROL DE GESTION CODIGO: PC 07 20/10/2013 Asesorar y evaluar de forma objetiva, independiente y coordinada el Sistema de Control Interno de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales, con el propósito de lograr el mejoramiento continuo y el cumplimiento de la misión y objetivos institucionales, fomentando la cultura del autocontrol, la planeación y la autoevaluación de la gestión, ejerciendo un apropiado control, evaluación y seguimiento a la adecuada utilización de recursos y prácticas administrativas. Incluye todas las actividades de control, evaluación y seguimiento de la gestión de la Empresa de Renovación Urbana de Manizales y el uso de sus recursos en todas sus áreas y dependencias. Se inicia planeando las actividades y auditorías a realizar en la vigencia y culmina con informe ejecutivo de la evaluación del estado del Sistema de Control Interno de entidad. Ver Políticas Institucionales de Operación Clientes Jefe Oficina de control Interno Control interno

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NORMA

MECI 1000:2005 3.2.1 Evaluación del sistema de control interno 3.2.2 Auditoria interna 5.3 Comité de coordinación de control interno 5.5 Oficinas de control interno. PROCEDIMIENTOS PR 17 Auditorías internas PR 18 Planes de mejoramiento PR 19 Administración del riesgo INDICADORES Ver Tabla de Indicadores RIESGOS Ver Mapa de Riesgos ENTRADAS RECURSOS SALIDAS Requisitos e información Humanos, Físicos, Programa de auditorías. Insumos del elemento de Tecnológicos y Plan anual de auditoría. componente de evaluación Financieros Listas de verificación. Papeles de trabajo del auditor interno. independiente del MECI Auditorías efectuadas. Competencias Constitucionales y Informe de recomendaciones para el legales y normas vigentes. mejoramiento del Sistema de Control Interno. Procedimiento de Auditorías Informe de recomendaciones para el No conformidades, observaciones y mejoramiento de la Gestión. recomendaciones presentadas en Informe resumen de auditorías. los Informes de auditoría. Planes de mejoramiento. Informes para entes de control. Lineamientos de autoevaluación del Planes de mejoramiento institucionales y por control del MECI Mecanismos de procesos suscritos. verificación y evaluación. Informes de seguimiento a planes de Programas, planes y proyectos. mejoramiento elaborados y presentados. Indicadores, política y objetivos. Cierre de hallazgos. Informe de estado del Sistema de Control Indicadores de gestión. Interno y efectividad del mismo en la entidad Procesos y procedimientos. Mapa de riesgos de entidad definido o Planes y Programas. actualizado. Identificación de riesgos por Políticas de administración y control de riesgos proceso. definidas. Acta de revisión por la dirección Elaboración de informes internos. Elaboración de informes externos. Elaboración de informe de seguimiento a PQR’s Informe final de la gestión institucional. Acta de revisión por la dirección. Plan de mejoramiento institucional. Plan de mejoramiento por proceso. Planes de acción institucional y por procesos actualizados REQUISITOS DE LEY Ver Normograma

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4.1.1 PROCEDIMIENTO 17. AUDITORIAS INTERNAS PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE

NOTAS

AUDITORIAS INTERNAS CODIGO: PR 17 19/10/2013 Establecer la metodología para la realización de Auditorías Internas, con el fin de verificar que los procesos y procedimientos desarrollados estén de acuerdo con las disposiciones planificadas en el Sistema Integrado de Gestión de la empresa de renovación urbana de Manizales y que éstos se implementen y se mantengan, de conformidad con los requisitos establecidos en la normatividad vigente. Inicia desde la Planificación de las Auditorías Internas hasta el Informe de Auditoría. DEFINICIONES Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Auditor: Persona con la competencia para efectuar las Auditorías. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Alcance de Auditoría: Extensión y límites de una auditoría. Auditado: Responsable(s) del proceso u objeto de verificación. Ciclo de Auditoría: Comprende las etapas de planeación, ejecución, e informe de resultados de la Auditoría interna de calidad. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. * Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. * Evidencia de Auditoría: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. * Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específica al equipo auditor. Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u otra situación no deseable. Acción Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. Auditor: Persona con la competencia para efectuar las Auditorías. Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Alcance de Auditoría: Extensión y límites de una auditoría.

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RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

Auditado: Responsable(s) del proceso u objeto de verificación. Ciclo de Auditoría: Comprende las etapas de planeación, ejecución, e informe de resultados de la Auditoría interna de calidad. Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades. Conclusiones de Auditoría: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo auditor al considerar el desarrollo de los objetivos y los hallazgos de la auditoría. Conformidad: Cumplimiento de un requisito. Criterio de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. Evidencia de Auditoría: Registros o declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de Auditoría y que son verificables. Experto Técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específica al equipo auditor. Hallazgos de Auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia objetiva, recopilada frente a los criterios de la auditoría. No Conformidad: Incumplimiento de un requisito. Plan de Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Programa de Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. Reunión de Apertura: Reunión presidida por el líder del equipo auditor con el objeto de confirmar el plan de Auditoria, confirmar los canales de comunicación y permitir al auditado realizar preguntas previas al inicio de la auditoria. Reunión de Cierre: Reunión presidida por el líder del equipo auditor con el objeto de presentar los hallazgos y conclusiones de la Auditoría de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el líder del proceso auditado Jefe Oficina de Control Interno Clientes

ACTIVIDADES No. 1

ACTIVIDAD Evaluar los procesos y actualizar el equipo auditor

DESCRIPCIÓN Se establecen procesos a auditar y se realiza la actualización del equipo de auditoría.

RESPONSABLE Representante de la Dirección

FORMATO

REGISTRO Listado de Auditores Internos

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ACTIVIDADES No.

2

3

4

5

6

7

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Se definen fechas, tiempos, objetivos y procesos a auditar. El comité del sistema integrado de gestión aprueba la programación. De acuerdo con el inventario de procesos a auditar y el Seleccionar y asignar listado actualizado se los auditores escogen los auditores y los procesos a auditar. Programar y aprobar las auditorías internas

Elaborar plan auditoría.

de

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Comité SIG Representante de la Dirección

Programa auditoría interna calidad

de

Representante de la Dirección

Ayuda memoria

de

Elabora el plan de auditoria, estableciendo procesos a Equipo auditor auditar fechas y responsables

Se discute el contenido del plan de auditoría y posibles ajustes si es del caso. Validar y aprobar Se aprueba y se envía a los Equipo auditor plan de auditoría líderes de los procesos a auditar, mínimo 1 semana antes de iniciar las actividades de la Auditoría. Se revisará toda la documentación normativa, procedimental y de auditorías anteriores (informes, Recopilar y Revisar revisiones, normas, procesos, Equipo Auditor los Documentos caracterización procesos, procedimientos documentados, acciones preventivas, correctivas y de mejora) Con base en la anterior actividad los integrantes del Equipo Auditor deberán Preparar la revisar la información Equipo auditor auditoría pertinente a los procesos, tareas asignadas y preparar los documentos de trabajo.

de

Plan de trabajo de auditoria interna de calidad

Plan de trabajo de auditoria interna

Listas chequeo

de

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ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

Se efectúa la reunión de apertura. Asisten el equipo auditor y los responsables de Realizar reunión 8 los procesos a auditar, es de apertura presidida por el representante por la Dirección. Se recopila las evidencias y se Recolectar 9 califican de acuerdo a los evidencias criterios de la auditoría. Se elabora el reporte de auditoría interna y se remite Elaborar informe de vía correo electrónico al Auditoria y entregar 10 Representante de la Dirección. los documentos de Se entregan documentos de trabajo trabajo en medio físico al Representante de la Dirección.

RESPONSABLE

FORMATO

REGISTRO

Representante de la Dirección.

Listado Auditores Internos

de

Equipo auditor

Listas chequeo

de

Equipo auditor

Informes de Auditoria

Representante de la Dirección

Acta Reunión de Cierre de Auditoria Interna y el Informe Final Auditoria interna

El grupo de trabajo del Elaborar las Acciones proceso auditado diligencia el 12 correctivas formato de acciones correctivas.

Líderes de los procesos auditados.

Formato de Acciones Correctivas

Al finalizar cada ciclo de Realizar evaluación a auditorías los auditores 13 auditores internos internos serán evaluados por los auditados.

Líderes de los procesos auditados.

Formato evaluación de Auditores internos de calidad

Se efectúa seguimiento a las acciones correctivas Realizar seguimiento propuestas en el formato 14 a las acciones diligenciado por el por el correctivas. proceso hasta el cierre definitivo de la no conformidad.

Representante de la Dirección

Formato de Acciones Correctivas

11

Realizar reunión de cierre

Se realiza reunión de cierre, con participación de los auditados y los auditores presentando el informe final para dar a conocer los resultados de la auditoría.

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4.1.2 PROCEDIMIENTO. PLANES DE MEJORAMIENTO PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE

NOTAS

RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

PLANES DE MEJORAMIENTO CODIGO: PR 18 10/10/2013 Mejorar el desempeño de la entidad y garantizar el uso transparente y eficiente de los recursos. Generar conductas positivas y proactivas y de mejoramiento institucional por parte de los servidores públicos, que mejoren la efectividad de la gestión e incrementen la satisfacción de los grupos de interés. Inicia desde la identificación de los hallazgos hasta las acciones correctivas y subsanadas. La finalidad de los PLANES DE MEJORAMIENTO es Desarrollar una cultura organizacional orientada al mejoramiento permanente de su función, efectuando las acciones correctivas en las Políticas y en los distintos procesos y procedimientos propios de la Entidad, de manera oportuna, a fin de garantizar el buen uso de los recursos públicos de la Entidad y una eficiente prestación del servicio que le ha sido encomendado. Su seguimiento permite validar la orientación de la entidad hacia el cumplimiento de sus propósitos, mantener una actitud constructiva y proactiva hacia la evaluación, las circunstancias y nuevos escenarios que están ocurriendo y hacen de la AUTOEVALUACION, la EVALUACION INDEPENDIENTE y la AUDITORIA INTERNA un compromiso permanente en la entidad, manteniendo una actitud reflexiva y constructiva de las nuevas realidades del ambiente y la responsabilidad del Estado frente a sus grupos de interés. Jefe de control interno Cliente

ACTIVIDADES No.

ACTIVIDAD

1

Socializar y suministrar formato

2

Identificar las observaciones

DESCRIPCIÓN Socializa y suministra los formatos para el diligenciamiento de los planes de mejoramiento por procesos a los líderes de cada proceso. Identifica claramente las observaciones y/o las debilidades que se pretenden subsanar respecto del proceso específico, analizando las causas de su ocurrencia

RESPONSABLE

Jefe oficina de control interno

Líder del proceso

FORMATO

Formatos planes de acción

REGISTRO

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Define el objetivo general y los Líder del objetivos específicos del Plan proceso de Mejoramiento

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Definir objetivos

4

Asignar las acciones correctivas a cada hallazgo

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Establecer responsabilidades

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Establecer las medidas de cumplimiento

7

Definir los recursos necesarios a la ejecución del plan de mejoramiento

Define los recursos necesarios a la ejecución del plan de Líder del mejoramiento, el plazo para su proceso ejecución y el plazo para la realización del Seguimiento.

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Implementación del plan

Ejecuta el plan de acción Líder del según lo programado proceso

Realizar seguimiento al plan de mejoramiento

El seguimiento que se realizara depende directamente de las acciones correctivas que implemento cada líder de Jefe oficina de proceso. El objetivo principal control interno es corroborar si las acciones correctivas están siendo ejecutadas.

9

Determina las acciones correctivas para cada hallazgo, donde el objetivo principal es implementar mejoras a cada uno. Establece los responsables para la ejecución de las acciones programadas, quienes realizarán también, la medición de su cumplimiento y los recursos necesarios. Establece las medidas de cumplimiento y los períodos en las cuales se verificará el efecto a la implementación de las acciones propuestas.

Líder del proceso

Líder del proceso

Líder del proceso

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4.1.1 PROCEDIMIENTO. ADMINISTRACION DEL RIESGO PROCEDIMIENTO OBJETIVO DEL PROCESO

ALCANCE

RESPONSABLE CLASIFICACION DEL PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACION DEL RIEGOS CODIGO: PR 19 13/10/2013 Implementar el conjunto de elementos de control que permitan a la ERUM evaluar aquellos eventos negativos, tanto internos como externos, que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos institucionales o los eventos positivos, que permitan identificar oportunidades para un mejor cumplimiento de su función. Este procedimiento inicia desde la primera etapa de definición del contexto estratégico de los riesgos por cada proceso, el desarrollo de las etapas subsiguientes de análisis y valoración hasta la definición de las acciones de control establecidas por la Dirección y los dueños de los procesos, hasta su seguimiento su seguimiento. Jefe control interno Cliente

ACTIVIDADES No.

1

2

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

FORMATO

Define el proceso o procedimiento al cual se le va a construir el mapa de riesgos, como respuesta a evaluaciones internas a Definir el procesos Líder de Proceso procesos, cambios en la operación, identificación de necesidades internas o recomendaciones de entes de vigilancia y control. Teniendo en cuenta el proceso o procedimiento y su objetivo, se realiza la identificación y descripción (causas), y Definir de de los factores o Guía de contexto condiciones internas y Líder de Proceso administración de estratégico del externas del entorno, riesgos riesgo que pueden generar eventos que originan oportunidades o afectan negativamente el cumplimiento del objetivo del proceso,

REGISTRO

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procedimiento o misión de la entidad.

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4

5

A través de la definición de las causas y con base en los factores de riesgo internos y externos (contexto estratégico), Guía de Identificar los realice un inventario de Líder de Proceso administración de riesgos riesgos posibles riesgos presentando una descripción de cada uno de estos y finalmente definiendo los posibles efectos (consecuencias). Califica que el riesgo a través de las cifras 1 a 5, como resultado de determinar el grado de probabilidad de ocurrencia y las consecuencias (impacto) en caso de materializarse cada Guía de Analizar los riesgos riesgo identificado, Líder de Proceso administración de 1 utilizando las tablas riesgos estándar de la guía. Así mismo identifique y registre el tipo de impacto con el cual realizó dicha medición, a saber: Legal, operativo, de imagen o de confidencialidad de la información. Después de realizar la calificación efectuada en el inciso anterior, verifique en la Matriz de Calificación, Evaluación y Guía de Analizar los riesgos Respuesta a los Riesgos, Líder de Proceso administración de 2 la zona de riesgo riesgos resultante de cruzar la calificación de los diferentes cuadrantes de probabilidad e impacto, registra la zona

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de riesgo y las medidas de respuesta en su formato.

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Definir los riesgo inherentes

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Valorar los riesgos

Revise con el equipo de trabajo el análisis de sus riesgos y consolídelo, validando las zonas de riesgo resultantes, correspondientes a cada uno, a saber: Baja, moderada, alta, y extrema; estableciendo Líder de Proceso con este primer análisis el riesgo inherente, o aquel al cual se enfrenta la entidad, antes de las acciones por parte de la Dirección para modificar su probabilidad o impacto. Previo conocimiento y descripción de los puntos de control correctivos y preventivos con los que cuenta la entidad, en cuanto a su SGC, se realiza la revisión de estos para determinar si están documentados, si se están aplicando en la actualidad y si han sido Líder de Proceso efectivos para minimizar el riesgo; utilizando para ello el formato de valoración y las tablas de evaluación de controles de la guía; que le permitan efectuar un análisis de tipo cuantitativo, que permita saber con exactitud cuántas

Guía de administración de riesgos

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Determinar el riesgo residual

posiciones dentro de la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos es posible desplazarse, a fin de bajar el nivel de riesgo al que está expuesto cada proceso o procedimiento analizado. A través del resultado obtenido a través de la valoración del riesgo, y con el desplazamiento obtenido dentro de la Matriz de Evaluación y Calificación determine finalmente la selección de la opciones de tratamiento del riesgo, evitar, reducir, transferir o compartir. Evitar el riesgo, si se van a tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Guía de Reducir el riesgo, si se Líder de Proceso administración de van a tomar medidas riesgos encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). Compartir o Transferir el riesgo, encaminado a reducir su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones. Asumir un riesgo, en caso se ser u riesgo que no puede reducirse mas o transferirse como un riesgo residual.

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Identifique las acciones a desarrollar Identifique las contemplando el 9 acciones a Líder de Proceso tiempo, los recursos, los desarrollar responsables y el talento humano requerido. Elabore el mapeo de riesgos utilizando el formato de políticas de administración del riesgo de la guía metodológica, como una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más Elaborar Mapeo de riesgos frente a cada 10 Líder de Proceso riesgos proceso, procedimiento, proyecto o programa.; realizando el cuadro resumen que muestre cada uno de los pasos llevados a cabo para su levantamiento antes y dispuesta de evaluar los controles, riesgos inherentes y residuales. El Representante Legal de la entidad y el Comité de Coordinación de Control Interno revisarán el mapa de riesgos construido durante el proceso; y señalarán lo qué debe hacerse para efectuar el Diseñar políticas control y su 11 de administración seguimiento, basándose Gerente de riesgos en los planes estratégicos y los objetivos institucionales o por procesos, conteniendo criterios relacionados con: Los objetivos que se esperan lograr, las estrategias para establecer cómo se va a desarrollar las

Guía de administración de riesgos

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políticas, a largo, mediano y corto plazo, los riesgos que se van a controlar, las acciones a desarrollar contemplando el tiempo, los recursos, los responsables y el talento humano requerido, así como el seguimiento y evaluación a la implementación y efectividad de las políticas. Socializar con los líderes de proceso y el personal y realice seguimiento documentando los Socializar los 12 resultados obtenidos, riesgos generando los reportes para la toma de decisiones por parte de la Dirección. Realizar monitoreo al mapa de riesgos, teniendo en cuenta aun los que presentan baja valoración, nunca dejan de representar una amenaza para la organización. El monitoreo es esencial para asegurar que las Realizar monitoreo acciones se están 13 al mapa de riesgos llevando a cabo y evaluar la eficiencia en su implementación adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas situaciones o factores que pueden estar influyendo en la aplicación de las acciones preventivas.

Registros de socialización

Informes de seguimiento

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Actualizar Mapa de riesgos

Reinicie proceso de identificación de riesgos.

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