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I. INTRODUCCIÓN.
Hacer inventarios involucra ganar dinero a través de la satisfacción del cliente. La creciente competencia debido a la apertura comercial de los mercados internacionales han obligado a las empresas a enfocar sus objetivos hacia la calidad y el servicio, y cuyas expectativas de desarrollo se encaminan principalmente hacia la atención al cliente consumidor mediante la calidad, precio y servicio.
Las empresas productoras de bienes para consumo recurren a mantener un inventario como estrategia para dar un buen servicio, al satisfacer las demandas de los clientes, bajo condiciones de incertidumbre en la oferta y la demanda. Sin embargo, esta no es la única razón, existen circunstancias ventajosas en las cuales es conveniente para la empresa adquirir los productos en determinado periodo para almacenarlos, de modo que se reduzcan los costos.
Desde un punto de vista general, es necesario equilibrar la inversión en inventario con otras demandas de capital, considerando los beneficios y los costos asociados a estas actividades.
En una compañía bien administrada, las políticas administrativas concernientes a los inventarios y al servicio al cliente,
se desarrollan con base a la información
proporcionada por la planeación del almacén de los productos en venta y la función control.
Una de las decisiones básicas que deben tomarse en el control de los inventarios es la de equilibrar los costos de la inversión en inventario, con la de colocación de los pedidos de reposición de inventario.
En el presente trabajo, se describe la historia de organización Sahuayo desde 1940 hasta la fecha. Se muestra la estructura organizacional principalmente de la sucursal en Hermosillo, Sonora.
Se aborda en forma detallada el departamento de almacén de productos en venta en la sucursal de Hermosillo, Sonora empezando en la forma como inicia en la ciudad de México, así, como las funciones del personal que labora en ese departamento. Se analiza el funcionamiento del almacén de productos, haciendo una comparación entre la forma del funcionamiento del sistema real y como debería ser el sistema ideal. Se entra en detalle con el comportamiento del inventario, en donde se muestran dos tablas de los faltantes incurridos en el inventario semanal para alguno de los productos que se comercializaron en el año de 2003. Se aborda el planteamiento del problema en el cual se hace una síntesis desde el recibimiento de las mercancías de la planta matriz México, hasta la política que se ha establecido en la organización que es entregar los pedidos en un plazo no mayor de 2 a 4 días.
Como justificación del trabajo, es importante destacar la importancia que tiene el cliente para la organización, es por ello que se trate de llevar a cabo una revisión de la actual política de pedidos, establecer un punto de reorden y evaluar el nivel de servicio al cliente, con el propósito de elevar la calidad del servicio proporcionado, garantizando un nivel mínimo del 90%, el cual traerá un incremento en las demandas y así una satisfacción para la organización.
Por último se aborda el objetivo del trabajo el cual consiste en desarrollar un modelo básico de cantidad económica de pedido, para un mejor control de inventarios, que será propuesto como política
que debe seguir la organización para asegurar la entrega
oportuna de productos al cliente con un nivel de servicio apropiado.
1.1 Antecedentes de la Organización
GRUPO CORVI, es un Grupo Mexicano de Empresas Industriales y Comerciales, que tuvo su origen en el año de 1940 al asociarse los hermanos José Luis, Rodolfo, Benjamín y Pedro Villaseñor Zepeda, originarios de Sahuayo, Michoacán.
Los fundadores del grupo iniciaron sus operaciones con una tienda de semillas y abarrotes al mayoreo localizada en el centro de la ciudad de México, en la zona de la merced, que era el corazón comercial en aquellos tiempos.
Su espíritu empresarial los llevó a expandir su negocio de abarrotes y a diversificarse en empresas industriales incursionando en la fabricación de dulces y chocolates.
De aquella primera tienda, llamada inicialmente “La Guadalupana” y después “Abarrotes Sahuayo”, surgieron otras a partir de 1960, cuando se empezaron a abrir nuevos almacenes en la ciudad de México y en otras ciudades estratégicas de la república Mexicana, hasta conformar una importante red de distribución y venta de abarrotes al mayoreo a nivel nacional, caracterizada por la competitividad de sus precios, seriedad en sus tratos, respeto y servicio a sus clientes, estupendas relaciones con sus proveedores y una clara filosofía de trabajo establecida por sus fundadores.
ORGANIZACIÓN SAHUAYO A partir de Abril de 1994 se cambió la razón social de la mayor parte de nuestras Empresas filiales para que todas tengan el mismo nombre comercial: ORGANIZACIÓN SAHUAYO.
Este cambio se debió principalmente a que la mayoría de nuestros clientes y proveedores siempre nos han identificado con el primer nombre que tiene nuestra Organización desde hace más de 57 años.
LA MISIÓN DE ORGANIZACIÓN SAHUAYO Con base a en los principios y valores, se define la misión de organización Sahuayo
“Ser una empresa líder a nivel nacional con creciente presencia internacional en la distribución y comercialización de abarrotes y productos de consumo generalizado por caja, paquete y unidad, percibido por nuestros clientes y proveedores como el más eficiente, profesional, innovador y confiable socio comercial”.
Organización Sahuayo para cubrir sus necesidades de distribución de sus productos y satisfacer al mercado, tiene bodegas en el interior de la república, situadas estratégicamente. Tiene como principal política comercial, lo que podríamos denominar campaña de clientes satisfechos, en la que nuestros medios publicitarios están constituidos por los mismos consumidores satisfechos, quienes al comentar con otros personas los resultados obtenidos al usar productos Sahuayo promueven su consumo general.
1.2 Situación actual y funciones del almacén de productos en venta.
1.2.1 Antecedentes del Departamento de producto en venta
El almacén de productos en ventas ubicado en Hermosillo, Sonora inicia sus actividades el 20 de septiembre de 1960, esto es a partir de que se empezaron a abrir nuevos almacenes en otras ciudades estratégicas de la república Mexicana, como fue el caso de Hermosillo, Sonora hasta conformar una importante red de distribución y venta de abarrotes al mayoreo a nivel nacional, caracterizada por la competitividad de sus precios.
En el apéndice A1 se pueden observar los productos que comercializa la organización Sahuayo los cuales se distribuyen a través de la sucursal de Hermosillo, en el Estado de Sonora.
La bodega de productos en ventas de Hermosillo, Sonora cubre a todo el Estado de Sonora y tiene un contacto permanente con los clientes localizados en las ciudades y comunidades de: Huatabampo, Etchojoa, Bacobampo, Navojoa, Álamos, Villa Juárez, Ciudad Obregón, Pueblo Yaqui, Colonia Militar, San José de Bácum,
Esperanza,
Cócorit, Vícam, Pótam, Empalme, Guaymas, Hermosillo, Costa de Hermosillo, Ures, Bavíacora, Moctezuma, Nacozari, Aconchi, Huepac, Arizpe, Cananea, Benjamín Hill, Santa Ana, Altar, Caborca, Magdalena, Imuris, Nogales, Naco y Agua Prieta. Este contacto con los clientes se realiza por medio de los agentes de ventas y/o comisionistas. Ellos poseen una determinada cantidad de clientes (cartera de clientes) a los cuales visitan, por lo general, cada quince días y levantan los pedidos en los establecimientos comerciales respectivos. Diariamente los agentes de ventas se comunican con el encargado del almacén en Hermosillo y trasmiten los pedidos, ya sea vía telefónica o fax. El encargado del almacén captura las demandas obteniéndose una cantidad global por producto, misma que es comparada con los productos existentes en inventario y de esta manera le permite conocer si se podrá cumplir con la demanda o se tendrá un faltante. El encargado del almacén en Hermosillo realiza la requisición de
producto a la bodega matriz México en base tanto en la demanda próxima a satisfacer como en el inventario en bodega. En este aspecto no se cuenta con una política que indique la cantidad de producto que debería existir en bodega para afrontar la demanda, ni tampoco cuanto pedir.
A pesar de ello, para la mayor parte de los productos es posible responder a la demanda satisfaciendo al cliente, sin embargo, esto no sucede en todos los casos, ya que se ha detectado, por ejemplo, que en los detergentes, leches y papel higiénico que son algunas de las líneas de productos de mayor demanda, se tienen faltantes en el almacén motivo por el cual no se surten los establecimientos comerciales, perdiéndose la oportunidad de efectuar la venta. Además, como se sigue la política de entregar los pedidos completos, al no tener en existencia uno o más productos, el pedido completo se retrasa en espera de recibir de la bodega matriz México las cantidades adecuadas para cumplir con la demanda, originando la situación mencionada anteriormente. Los agentes de ventas adscritos a la empresa, entrevistados en forma directa afirman que cerca del 15% de los pedidos, registran un retraso con respecto a la fecha señalada para su entrega.
1.2.2 Asignación de puestos y responsabilidades. El almacén de producto en Hermosillo cuenta con el siguiente personal: un jefe de almacén del cual dependen un auxiliar, un almacenista y tres choferes, los cuales cada uno a su vez tienen asignados a dos “macheteros”. Su organigrama se muestra en la Figura 1. Jefe del Almacén de productos en venta
Auxiliar contable
Almacenista
Chofer
“Machetero”
Figura 1. Organigrama del Almacén de productos en venta
Las actividades que cada uno de ellos realiza son las siguientes:
Jefe de almacén de productos en venta:
Funciones: • Administración general del almacén de producto en venta. • Recibir las órdenes de pedido de los clientes, vía agentes de ventas. • Procesar las órdenes de pedido, determinando los volúmenes globales de demanda. • Calcular los pedidos que serán enviados en función de los recursos disponibles para su distribución. • Contabilizar la demanda global y en función de ésta se realiza el pedido al almacén central. Observaciones: Su desempeño es eficiente dada su amplia experiencia. La mayor parte de sus conocimientos y técnicas empleadas son empíricas. El control que realiza es complicado y difícilmente otra persona tendría el mismo desempeño en el puesto. Tiene a su cargo el resto del personal del departamento, dependiendo sólo del gerente general de la sucursal Hermosillo.
Auxiliar Contable.
Funciones: • Llevar control de inventario diario. • Llevar control de devoluciones. • Llevar control de cancelaciones. • Realizar los ajustes de inventario diario • Manejo de papelería.
Observaciones: Su desempeño es eficiente, maneja en su mayor parte la papelería y llenado de formatos. No tiene personal bajo su cargo.
Almacenista:
Funciones: • Llevar control de entradas y salidas. • Supervisar los envíos de producto, al momento del llenado de camiones. • Realizar inventario diario de producto. Observaciones: Es la persona que se encuentra en el almacén, da las entradas, salidas, llenado de camiones, efectúa inventario diario, etc.,
no cuenta con
equipo
computarizado que facilite el control. Este puesto es polifuncional y no cuenta con personal bajo sus órdenes.
Choferes.
Funciones:
• Llevar el producto al destino final. • Mantenimiento de las unidades. Observaciones: Las cualidades que los caracterizan es la responsabilidad, tanto al cumplir con los horarios, personal a su cargo y mantenimiento de las unidades. Cuentan con amplia experiencia. Tienen bajo sus órdenes a dos macheteros que realizarán las labores de carga y descarga de las unidades.
Macheteros:
Funciones: • Carga y descarga del producto al momento de recibirlo de la bodega central y su distribución tanto local como foránea. • Limpieza y mantenimiento del departamento. Observaciones: Utilizan las medidas de seguridad adecuadas dado que su actividad requiere de esfuerzo físico. A juicio del jefe cumplen con su trabajo con eficiencia si consideramos que el número de unidades que entran y salen son cargadas y descargadas en tiempo y número establecido. Se encuentran en el nivel más bajo de autoridad en el esquema organizacional del almacén de productos en venta.
1.2.3 Control de inventarios.
Un sistema de control de inventarios que permita establecer una adecuada política de pedidos y el tamaño adecuado del lote, que ofrezca la posibilidad al almacén de productos en venta de ser capaz de responder a la demanda de manera eficiente, cumplir con los tiempo de entrega y satisfacer al cliente.
El almacén de producto en venta para su funcionamiento ha establecido una serie de controles los cuales le permiten llevar un inventario de sus existencias, entre ellos:
a) Medidas de control de inventario físico. • Se llevan a cabo inventarios físicos diarios de las existencias en almacén realizándose un reporte. • Se realizan ajustes en el inventario los cuales denominan ajustes positivos y negativos. Esto significa que, cuando en el inventario físico por producto se tiene una diferencia negativa (un faltante) con el control de inventario llevado por la administración, se realiza una revisión para detectar el producto que reportará una diferencia positiva (un exceso) y se registra el cambio. Este hecho se da cuando hay intercambio de un producto por otro. • Cada semana se realiza un inventario de las existencias físicas disponibles cotejándolas con el volumen total de las órdenes de pedido que se tienen pendientes, de esa manera se obtienen las existencias remanentes o el faltante del producto.
b) Medidas de control de entradas. • El producto en venta recibido del almacén central México es dado de alta y se actualiza el inventario agregando el producto ya existente. c) Medidas de control de salidas.
• El producto facturado, en base a las órdenes surtidas, se da de baja del inventario, actualizándose nuevamente. • Se lleva un control denominado “cancelación fuera de viaje”. Este control registra la cancelación total del pedido, sea porque el cliente ya no lo desea o bien, por ser un error por parte del almacén. Esta cancelación ocurre dentro de las 48 a 72 horas después de salir el pedido, es decir, en entregas foráneas.
• Se tiene la “cancelación dentro de viaje”, es similar a la anterior, sólo que ocurre dentro de las 24 horas después de salir el pedido. Este se presenta en la distribución local. • Se lleva el control denominado “devolución fuera de viaje”. En este control se lleva el registro de la mercancía que el cliente devuelve, no en su totalidad, sino sólo parte de ella, debido principalmente a daño en el producto o reducción del pedido. Éste es también para viajes foráneos y ocurre dentro de la próximas 48 a 72 horas. • El control “devolución dentro de viaje” tiene el mismo propósito que el anterior, sólo que se produce dentro de las siguientes 24 horas, en la distribución local. • Se lleva un control de las devoluciones de producto dañado. Se contabiliza el producto devuelto sea en peso, unidades o litros y se regresa al almacén central en México. Como política se considera una merma del 10%, fuera de esta cantidad el departamento de cobranza se encarga de realizar el cobro correspondiente al faltante.
1.3 Análisis de la situación actual. 1.3.1 Planteamiento de la situación actual del almacén de productos en venta. Los almacenes de productos en venta localizadas a lo largo de la república mexicana reciben las mercancías de la planta matriz de México. Esta misma situación se repite en el almacén de la sucursal en Hermosillo .
El almacén de productos en venta ha establecido la política de entregar los pedidos completos en un plazo no mayor de 2 a 4 días a partir del momento en que se recibe la orden, de no hacerlo así, se produce un costo adicional de transporte el tener que regresar al mismo sitio dos veces, ya que las rutas establecidas no siempre coinciden con ese punto. Se ha observado que ésta política no siempre se cumple afectando la calidad en el servicio prestado al cliente. Como estrategia de mercadotecnia, la Organización Sahuayo utiliza como medios publicitarios los mismos consumidores satisfechos, quienes al comentar con otros personas los resultados obtenidos al usar productos de “Sahuayo” promueven su consumo general. Tal aceptación ha provocado que la demanda de los productos que comercializa “Sahuayo”, esta por arriba de la oferta, ya que en ocasiones no se cubren algunos pedidos por faltantes en el almacén de productos en venta. Esto redunda en todo lo que se ha comentado anteriormente sobre las fallas en el servicio al cliente.
Respecto al inventario la información con la que se cuenta es: 9 Recepción:
Productos que envía el almacén matriz México.
9 Existencias al día anterior:
Datos obtenidos del inventario diario.
9 Número total de llegadas al
Se incluyen las entradas del almacén de productos
almacén:
y
los
controles
establecidos
como
cancelaciones y devoluciones. 9 Ventas del día:
Las salidas de los productos de almacén.
9 Existencias actuales:
Información del inventario diario actualizado.
las
Hay que destacar que, aún y cuando se llevan diversos controles de inventario, no se cuenta con un formato que integre la información de interés para la realización de un estudio.
Referente a la información sobre las ventas y pedidos de los productos se presenta en forma diaria y mensual, a partir del 2002, 2003 y 2004. En cuanto a los registros y controles, estos son irregulares ya que hasta los inicios del presente estudio (2003) se formalizó y archivó la información relevante para la toma de decisiones. Es así, que de los productos comercializados por Organización “Sahuayo” se escogieron al azar dos productos para su análisis, cuyas tablas 1 y 2 muestran los faltantes en el inventario semanal durante el año de 2003. Estos valores fueron obtenidos de los inventarios semanales que se registran, así como de los pedidos que diariamente envían los agentes de ventas y que el encargado del almacén condensa en cantidades globales por producto.
La diferencia entre las existencias y los pedidos pendientes arroja un valor que proporciona una idea acerca de la capacidad de respuesta del almacén de productos en venta en el cumplimiento e incumplimiento de la demanda. Las cantidades negativas son los faltantes de productos y que por consecuencia los pedidos permanecerán en espera de ser surtidos, hasta que la nueva remesa de productos sea recibido del almacén matriz México, Así mismo, se muestra la gráfica del producto salsa casera herdez presentación 048/210 Mls. y la leche clavel con presentación 048/410 Mls., mostrado en la tabla de demanda semanal. En las figuras 2 y 3 se observa la diferencia entre las existencias de productos en inventario para el período correspondiente y los pedidos pendientes por surtir para el mismo período. Como se puede observar se producen faltantes por varias semanas, esto significa que, el producto existente en el almacén de productos en venta es insuficiente para cubrir la demanda
teniéndose que dejar a los clientes en lista de espera,
satisfaciendo gradualmente los pedidos. Ello conlleva a incumplir las políticas de entrega y por ende la estrategia de mercado de clientes satisfechos. Si se graficaran el resto de los productos que comercializa la organización Sahuayo, se observaría una tendencia similar a la mostrada en las figuras 2 y 3, ya que en ocasiones ocurre que la demanda es mayor a la oferta y es cuando se producen faltantes en el almacén de productos en venta, originando los valores negativos que se muestran en las tablas 1 y 2 bajo el título de diferencias. El muestreo fue realizado al azar, y a los productos seleccionados se les hizo un muestreo a 52 semanas de las cuales en 18 hubo faltantes en salsa casera Herdez presentación 048/210Mls.
y la leche Clavel con
presentación 048/410 Mls. con 15 faltantes. Por lo tanto los porcentajes de servicio para estos productos son:
Salsa casera Herdez = 1 - 18/52 = 65.38% Leche clavel
=1 - 15/52 = 71.15%
PEDIDOS
Tabla 1. Salsa casera (clave 1601)
Pedidos Pedidos Semana Existencia pendientes Diferencia Semana Existencia pendientes Diferencia 1 2 3 4 5 6 7 8
135 130 90 123 77 114 116 90
83 65 116 102 60 150 133 70
52 65 -26 21 17 -36 -17 20
27 28 29 30 31 32 33 34
144 273 195 113 98 102 85 89
55 58 66 70 75 69 71 105
89 215 129 43 23 33 14 -16
9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
130 85 83 128 148 139 137 131 101 104 158 150 90 108 132 111 30 80
155 116 120 85 60 45 65 50 39 55 70 80 55 68 124 155 63 127
-25 -31 -37 43 88 94 72 81 62 49 88 70 35 40 8 -44 93 -47
35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
117 97 71 83 102 90 115 120 105 140 120 70 170 220 175 230 210 230
72 66 57 95 76 120 110 82 81 75 190 156 72 275 232 290 275 310
45 31 14 -12 26 -30 5 38 24 65 -70 -86 98 -55 -57 -60 -65 -80
Tabla 2. Leche Clavel (clave 0306)
Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Existencia Pedidos Diferencia Semana Existencia Pedidos Diferencia pendientes pendientes 210 178 140 190 23 253 40 260 234 248 83
71 60 112 181 214 156 191 143 106 137 223
139 118 28 9 -191 97 -151 117 128 111 -140
27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37
324 371 255 295 214 183 213 140 176 137 225
259 82 152 157 133 253 157 191 53 109 124
65 289 103 138 81 -70 56 -51 123 28 101
175 315 274 298 309 270 445 460 261 274 470 303 330 248 367
118 281 288 202 267 195 334 343 337 234 366 308 296 256 257
57 34 -14 96 42 75 111 117 -76 40 104 -5 34 -8 110
38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
227 189 140 333 242 270 277 265 243 164 213 298 337 345 312
159 145 137 172 89 76 115 129 186 173 294 354 385 420 422
68 44 3 161 153 194 162 136 57 -9 -81 -56 -48 -75 -110
ESTADO DEL INVENTARIO 2003 Herdez Salsa Casera 048/210 Mls. 250 200 150 EXISTENCIAS
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
100 50 0 -50 -100 -150 1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
23
25
27
29
31
33
35
37
39
41
43
45
47
49
51
SEMANAS
Figura 2. Diferencias entre las existencias en almacén y los pedidos pendientes por surtir, para salsa casera hérdez .
ESTADO DEL INVENTARIO 2003 Leche Clavel 048/410 Mls. 400
EXISTENCIAS
300 200 100 0 -100 -200 -300 1
3
5
7
9
11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 33 35 37 39 41 43 45 47 49 51
SEMANAS
Figura 3. Diferencias entre las existencias en almacén y los pedidos pendientes por surtir, para leche clavel
1.3.2 El concepto de servicio. Servicio al cliente es el porcentaje de tiempo que el sistema tiene productos disponibles para su venta (Plossl, 1987).
Como se observa en las gráficas anteriores, el nivel de servicio que la Organización Sahuayo ofrece actualmente tanto del salsa casera Herdez presentación 048/210Mls. y leche Clavel con presentación 048/410 Mls., son aproximadamente 65% y 71% respectivamente, los cuales son porcentajes bajos dado que el lema de la organización es, clientes satisfechos.
Es así, que la organización deberá tomar alguna clase de medidas en el control de los inventarios, para proporcionar un nivel de servicio adecuado.
Cancelaciones y devoluciones. La Figura 4 muestra en el año 2003 los porcentajes de cancelación y devolución de los pedidos y el motivo más frecuente, el total de pedidos cancelados, en facturas, amparan un monto de $435,500.00 pesos, de los cuales el 53.9% son atribuibles a faltantes en almacén (pedidos muy atrasados y pedidos incompletos), el 39% a errores administrativos (errores de captura de pedidos, mercancías cambiadas y errores de envío de productos no pedidos) y el 7.1% a problemas de calidad
(condiciones de
almacenamiento, manejo y transporte). Así pues, los costos asociados que se podrían mencionar son generados por transporte, papelería, carga, descarga y dado que para algunos productos las existencias en ocasiones son escasas se incurre en el costo que representa el no surtir oportunamente el producto y que se genera cuando no se coloca un producto a tiempo.
Hablar de la pérdida de la venta por el costo de no vender es factible, sin embargo, hablar de la pérdida de la venta por el monto que ampara la factura cancelada es muy relativo, es preferible para su evaluación, hacer mención del costo de almacenamiento que representa, es decir, la inversión permanecerá en inventario por uno o varios días ocasionando costos de almacenamiento y ocupando un espacio en el almacén. Este monto no vendido generaría un interés de encontrarse invertido en una institución bancaria al interés otorgado por los CETES.
CANCELACIONES DISTRIBUCIÓN EN EL ESTADO DE SONORA MERCANCÍA DAÑADA MERCANCÍA 7% CAMBIADA 21%
FALTANTES EN ALMACÉN 54%
ERROR DE CAPTURA 18%
Figura 4. Devoluciones y cancelaciones ocurridas durante 2003.
Al observar el desempeño del almacén de producto en venta, puede decirse que existen deficiencias que pueden corregirse, es así que para garantizar en parte su buen funcionamiento se tiene que empezar a modelar un sistema de programación y control de inventarios.
1.3.3 Planteamiento de problemas. Para abordar esta sección se utilizó la metodología para el análisis y estructuración de situaciones problemáticas en organizaciones, aplicada al manejo de materiales y sistema de inventarios.
La cual consiste en enlistar una serie de errores y localizar el posible problema que los origina. Y en una segunda etapa, se compara un modelo conceptual del sistema a analizar contra el sistema real y en base a ello se desarrollan propuestas de mejora.
En este caso específico se analiza el sistema de manejo de productos e inventarios de la Organización “Sahuayo” contra un modelo conceptual ideal de manejo de inventarios.
Tabla 3. Planteamiento de problemas
FALLAS PROBLEMAS • La información del inventario diario no • No se entrega a tiempo el reporte de fluye con la rapidez deseada. • Se
produce
desabasto
las existencias del inventario físico. de
ciertos • No hay políticas de pedido de
productos al no contar el almacén con
mercancías.
existencias suficientes para satisfacer la demanda. • Retrasos en la entrega de reportes de • Retraso inventarios (salidas).
en
la
actualización
del
inventario diario.
• Cancelación y devolución de pedidos por • Falta de productos en almacén. retraso de pedidos
En la Tabla 3. se plantean las fallas y problemas detectados en el almacén de productos en venta. La problemática gira en torno a la administración, programación y el control de los niveles de inventario, que garanticen una adecuada respuesta a la demanda requerida por los clientes. En la problemática detectada, el sistema relevante contenido en la almacén de productos en venta, puede ser identificado como el relacionado con el sistema de programación y control de inventarios.
Productos críticos. Son aquellos productos que presentan desabasto, al no contar el almacén con existencias suficientes para satisface la demanda. (Plossl, 1987)
Modelo conceptual ideal de sistema de inventario. 1. Solicitar el producto al almacén matriz México. 1.1 Solicitar la mercancía en base al reporte de productos críticos. 1.2 Elaborar la orden de pedido. 1.3 Enviar orden de pedido a la almacén matriz México.
2. Recibir el producto para su venta 2.1 Levantar un acta en donde se haga constar las condiciones de llegada del producto.
3. Realizar reporte de entrada del producto al almacén. 3.1 En el reporte de entrada se anotará la fecha, cantidad y condiciones del producto, así como las observaciones pertinentes. 3.2 Realizar reporte de existencias totales por producto, así como del material dañado o fuera de las especificaciones de calidad. 4 Recibir órdenes de pedidos de ventas. 4.1 Calcular la demanda total por producto. 4.2 Conocer las existencias en inventario.
5. Manejo de entradas y salidas. 5.1 Dar de alta el mercancía recibida (implementar el uso de un servidor para que la información sea manejada en red). 5.2 Dar de baja la mercancía que es surtida (alimentar el servidor con la nueva información, para tener de manera inmediata el estado del inventario actual). 5.3 Manejar la información de los productos por el código designado.
6. Surtir pedidos del departamento de ventas. 6.1 Solicitar información a la computadora para conocer las existencias diarias. 6.2 Estimar la demanda diaria.
6.3 Comparar la lista de demanda de mercancías con la de los mercancías existentes. 6.4 Enviar al almacén las guías de entrega que forman pedidos completos para su distribución.
7. Elaborar reporte del producto crítico. 7.1 Conocer las existencias diarias. 7.2 Elaborar una lista del producto crítico.
8. Establecer políticas para conocer el nivel de reorden y cantidad de pedido. 8.1 Estimar la demanda por producto a largo plazo. 8.2 Conocer el tiempo de entrega. 8.3 Establecer políticas de control de inventario.
9. Establecer un programa de solicitud de productos. 9.1 Implementar las políticas de reorden y cantidad de pedido. 9.2 Determinar las fechas de pedido durante el período. 9.3 Elaborar programa de solicitudes de productos. 9.4 Establecer estrecha comunicación con el almacén matriz México.
10. Elaborar reporte formal de los productos críticos. 10.1 Conocer las existencias de los productos. 10.2 Analizar cantidades de pedidos. 10.3 Definir los niveles críticos por producto. 10.4 Elaborar lista de producto crítico.
11. Informar al almacén matriz México. 11.1 Obtener copia de lista de producto crítico. 11.2 Obtener copia de orden de pedido.
11.3 Solicitar autorización para realizar el pedido.
En la tabla 4 se muestran las comparaciones entre las actividades de las funciones actuales y las actividades del modelo conceptual.
Tabla 4. Comparación entre las actividades de las funciones actuales y las actividades del modelo conceptual.
Actividades del modelo conceptual
Existe o No
1
NO
2
SI
3
SI
4
SI
5
NO
6
SI
Mecanismo actual
Problemática
Cambio propuesto
Se realiza el pedido de la No se pone énfasis en Realizar el pedido en demanda global, sin atender los los productos críticos función del productos críticos. comportamiento de los productos críticos. El almacenista recibe el No hay Ninguno producto levantando un acta de las condiciones de llegada. El almacenista llena formatos de No hay Ninguno entrada. El jefe de almacén recibe la No hay información del almacenista actualizando el inventario. El almacenista no posee sistema Hace el flujo de computo. Realiza la tarea información lento. manualmente. La captura se realiza posteriormente.
El jefe de almacén se encarga de No hay calcular los pedidos y surtirlos.
Ninguno
de Conectar en red la bodega y las oficinas administrativas para conocer de manera inmediata el estado del inventario. Ninguno
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NO
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NO
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NO
Se conocen los faltantes globales por producto, sin especificar si es crítico o no. El jefe de almacén se limita a realizar el pedido de productos en base a la demanda de ese período.
Se presentan faltantes Determinar el en el próximo período. comportamiento de la demanda por producto. Se desconoce si las Establecer políticas de existencias serán reorden y cantidad de suficientes para cubrir pedido. la demanda del siguiente período. Los productos son solicitados Se presentan faltantes Establecer un programa de conforme se presenta la en bodega solicitud de productos en demanda y cuando las base a la política de pedido. existencias resultarán insuficientes. No Hay No hay Realizar un listado del estado actual del inventario con énfasis en el producto crítico. No hay No hay Establecer una estrecha comunicación acerca de los programas implantados y darles seguimiento.
1.4 Planteamiento del problema El almacén del producto en venta localizado en la sucursal de Hermosillo recibe las mercancías del almacén matriz de México. El almacén central envía periódicamente el producto para su venta al almacén de Hermosillo para su distribución en el estado de Sonora. Se ha observado un incumplimiento en la principal política comercial que ha seguido por largo tiempo organización “Sahuayo” a la que ha denominado “campaña de clientes satisfechos”. Esta política caracterizada por la competitividad de sus precios, seriedad en sus tratos, respeto y servicio a sus clientes, estupendas relaciones con sus proveedores y una clara filosofía de trabajo establecida por sus fundadores. . Sin embargo, a pesar de la política se han presentado reclamaciones por parte de los comercios debido al retraso en las entregas, esto ha tenido como consecuencia que en ocasiones se produzca un desabasto de los productos, y es aquí en donde se produce una inconformidad en los clientes al no encontrar los productos de su preferencia. Esto se puede traducir como una falla en el servicio al interrumpirse la última etapa que involucra el paso del artículo del anaquel a las manos del consumidor.
El almacén de producto en venta ha establecido la política de entregar los pedidos completos en un plazo no mayor de 4 días a partir del momento en que se recibe la orden, de no hacerlo así, se produce un costo adicional de transporte por tener que regresar al mismo sitio dos veces, ya que las rutas establecidas no siempre coinciden con ese punto. Existen evidencias de que ésta política no siempre se cumple afectando la calidad en el servicio prestado al cliente.
Por lo tanto el problema a resolver es: ¿Cuál es la política de inventarios que la organización debe implantar para garantizar un nivel de servicio mínimo del 90%, en la entrega oportuna de productos al cliente?
1.5 Justificación El presente trabajo se justifica ya que organización Sahuayo, S.A. de C. V., utiliza inventarios con el fin de asegurar un trabajo uniforme y efectivo en sus operaciones de servicio al cliente. Sin embargo la política que se lleva no esta claramente definida.
El principal problema que se presenta es el desabasto de ciertos artículos, hecho que viola la principal política de “clientes satisfechos” establecida por la organización.
Así, al no contar con un nivel de servicio apropiado, se produce en la Organización Sahuayo una pérdida de varios miles de pesos y deterioro de la imagen ante el público consumidor.
Por lo anterior es preciso llevar a cabo una revisión de la actual política de pedido, establecer el punto de reorden y evaluar el nivel de servicio al cliente, todo esto con el propósito de elevar la calidad del servicio al cliente.
1.6 Objetivo Desarrollar un modelo de inventarios que aseguren la entrega oportuna de productos al cliente con un nivel de servicio mínimo del 90%.