Planeamiento y Gerencia del Inventario Una visión de Clase mundial

Sesión Numero 3

08/05/2007

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Data para manejo de inventario Como analizar los datos relacionados con el inventario para reducir los costos de posesión e incrementar el servicio al cliente … Análisis

de valor del inventario

… Técnicas

para recolección de datos del

inventario

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Valoración de Inventarios „

Comprender

el

concepto,

características y los fundamentos de los sistemas de valoración

de

inventarios

pueden ser de gran utilidad para la empresa, ya que son éstos lo que realmente fijan el punto de producción que se pueda tener en un periodo.

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Sistema de Inventario Periódico „

„

„

Mediante este sistema, los comerciantes determinan el valor de las existencias de mercancías mediante la realización de un conteo físico en forma periódica, el cual se denomina inventario inicial o final según sea el caso. Inventario inicial: Es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.

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Sistema de Inventario Permanente „

Por medio de este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia en cualquier momento, sin necesidad de realizar un conteo físico, por que los movimientos de compra y venta de mercancías se registra directamente en el momento de realizar la transacción a su precio de costo.

„

Las empresas que adoptan este tipo de sistema deben llevar un auxiliar de mercancías denominado "Kárdex", en el cual se registra cada artículo que se compre o que se venda. La suma y la resta de todas las operaciones en un periodo da como resultado el saldo final de mercancías.

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5

Métodos para la Valoración de Inventarios „

Las empresas deben valorar sus mercancías, para así valorar sus inventarios, calcular el costo, determinar el nivel de utilidad y fijar la producción con su respectivo nivel de ventas. Actualmente se utilizan los siguientes métodos para valorar los inventarios:

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6

Valoración por Identificación Específica En las empresas cuyo inventario consta de mercancías iguales, pero cada una de ellos se distingue de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y un costo determinado, los automóviles son un claro ejemplo de este tipo de valoración, ya que estos aunque aparentemente idénticos, se diferencian por su color, número de motor, serie, modelo etc.

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7

Valoración a costo estándar „

Este método facilita el manejo del auxiliar de mercancías "Kárdex" por cuanto sólo requiere llevarse en cantidades por unidades homogéneas

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Valoración a precio de costo „

Valorar el inventario a precio de costo significa que la empresa relaciona las mercancías al precio de adquisición.

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Valoración a precio mercado „

Es un método factible de usar solo si el costo mercado es menor o igual al costo

„

La razón principal de esta restricción es que no seria aceptable sobrevalorar un activo de la compañía, hecho del cual se cuidan muchos los auditores externos

„

El valor de una empresa debe ser el justo no mas ni menos

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Métodos para la Fijación del Costo „

Los métodos más utilizados para fijar el costo de las mercancías de la empresa son el promedio ponderado, UEPS o FIFO y PEPS o LIFO,

a

continuación

se

presentan

sus

fundamentos y un ejemplo de su aplicación: …

En Venezuela no se permite el uso de Lifo luego de la actualización de los PCGA

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Costo del inventario Se tiene un inventario de A al 01 06 2006 de 500 unidades valoradas a 10 c/u „ Se efectúan compras „

… 15

06 2006 1500 Unid a 10 c/u … 20 06 2006 4000 Unid a 14 c/u … Si el dia 23 06 2006 se requieren en fabrica 3000 unidades „

A que precio deben valorarse?

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Métodos de Valoración Ma te ria l A

PEPS o FIFO

Fe cha Ca ntida d 01/06/2000 15/06/2000 20/06/2000 23/06/2000

1,500 4,000

Entra da s Cost Unit 10 14

Monto

Ca ntida d

Ca ntida d

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10 14

20,000 14,000

Ca ntida d 500 2,000 2,000 4,000 3,000

Sa ldos Cost Unit 10 10 10 14 14

Monto 5,000 20,000 20,000 56,000 42,000

UEPS o LIFO

Fe cha 01/06/2000 15/06/2000 20/06/2000 23/06/2000

Monto

15,000 56,000 2,000 1,000

Ma te ria l A

Sa lida s Cost Unit

1,500 4,000

Entra da s Cost Unit 10 14

Monto

Ca ntida d

Sa lida s Cost Unit

Monto

15,000 56,000 3,000

14

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42,000 -

Ca ntida d 500 2,000 2,000 4,000 2,000 1,000

Sa ldos Cost Unit 10 10 10 14 10 14

Monto 5,000 20,000 20,000 56,000 20,000 14,000

13

Métodos de Valoración Ma te rial A

Promedio Movil

Fecha

Entra da s Cost Unit

Cantida d 01/06/2000 15/06/2000 20/06/2000 23/06/2000

1,500 4,000

10 14

Monto

Cantidad

Salidas Cost Unit

Monto

15,000 56,000 3,000

12.667

38,000 Prom Movil

Ma te rial A

Cantida d

Totales

1,500 4,000

Entra da s Cost Unit 10 14

Monto

Cantidad

Salidas Cost Unit

3,000 5,500

Monto

15,000 56,000

71,000

3,000

II+compras-uso

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Monto 5,000 20,000 76,000 38,000

(20000+56000)/(2000+4000)= 12,667

Costo prome dio al finalizar el me s ante rior

Fecha 01/06/2000 15/06/2000 20/06/2000 23/06/2000

Ca ntida d 500 2,000 6,000 3,000

Saldos Cost Unit 10.000 10.000 12.667 12.667

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10

30,000 30,000

Ca ntida d 500 2,000 6,000 3,000 3,000

Saldos Cost Unit 10

15.33

Monto 5,000 20,000 76,000 46,000 46,000

Cp= 46000/3000

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Resultados comparados de la valoración de inventarios Metodo PEPS UEPS PM CPFMA

Cargos a la Inventarios producción Finales 34.000 42.000 38.000 30.000

42.000 34.000 38.000 46.000

Cada uno de los métodos conduce a resultados diferentes, la pregunta es ¿Cual método es mejor?

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15

Efectos sobre impuestos sobre la renta „

Un negocio debe ser constante en el uso de un método una vez que se hace una opción. …

Puede cambiar …. si hay una buena razón.

„

Usar el FIFO y los métodos del costo promedio en períodos de inflación puede hacer a un negocio reportar más de su beneficio verdadero y pagar más impuestos sobre la renta.

„

Un negocio desea evitar pagar impuestos sobre la renta sobre beneficios del inventario.

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Efectos sobre impuestos sobre la renta „

Un negocio que utiliza LIFO durante inflación puede encontrar que para los propósitos del balance, su inventario está valorado en un costo muy por debajo de lo que se paga actualmente por los mismos items.

„

La gerencia debe vigilar esta situación cuidadosamente porque si cae la cantidad del inventario del final del año debajo del nivel del inicio, la compañía pagará impuestos sobre la renta más altos.

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Factores de costo en el control de inventarios „

La Gestión de Inventarios es una actividad en la que coexisten tres tipos de Costos … Costos

asociados a los flujos

… Costos

asociados a los stocks

… Costos

asociados a los procesos

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Costos asociados a los flujos „

Dentro del ámbito de los flujos habrá que tener en cuenta los Costos de los flujos de aprovisionamiento (transportes), aunque algunas veces serán por cuenta del proveedor (en el caso de contratos tipo CFR, CIF, CPT o CIP, entre otros) y en otros casos estarán incluidos en el propio precio de la mercancía adquirida.

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Costos asociados a los stocks „

Costos asociados a los stocks, en este ámbito deberán incluirse todos los relacionados con Inventarios. Estos serian entre otros los costos de almacenamiento, deterioros, perdidas y degradación de mercancías almacenadas, entre ellos también tenemos los de rupturas de Stock, en este caso cuentan con una componente fundamental los Costos financieros de las existencias.

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Costos asociados a los procesos „

„

Por último, dentro del ámbito de los procesos existen numerosos e importantes conceptos que deben imputarse a los Costos de las existencias ellos son: …

Costos de compras,

…

Lanzamiento de pedidos y

…

Gestión de la actividad.

Un caso paradigmatico es el siguiente. En general, los costos de transporte se incorporan al precio de compras (¿por qué no incorporar también los costos de almacenamiento, o de la gestión de los pedidos?)

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Costos de Almacenamiento „

Los costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión del Stock, incluyen todos los costos directamente relacionados con la titularidad de los inventarios tales como: … Costos

Financieros de las existencias

… Gastos

del Almacén

… Seguros … Deterioros,

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perdidas y degradación de mercancía.

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Costos de Almacenamiento COSTOS DIRECTOS DE ALMACENAJE „ Personal „ Vigilancia y Seguridad „ Cargas Fiscales „ Mantenimiento del Almacén „ Reparaciones del Almacén „ Alquileres „ Amortización del Almacén „ Amortización de estanterías y otros equipos de almacenaje „ Gastos financieros de inmovilización „ costos variables „ Energía „ Agua „ Mantenimiento de Estanterías „ Materiales de reposición „ Reparaciones ( relacionadas con almacenaje ) „ Deterioros, perdidas y degradación de mercancías. „ Gastos Financieros de Stock.

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COSTOS DIRECTOS DE MANUTENCION „ Personal „ Seguros „ Amortización de equipos de manutención „ Amortización de equipos informáticos „ Gastos financieros del inmovilizado „ costos variables „ Energía „ Mantenimiento de equipo de manutención „ Mantenimiento de equipo informático „ Reparaciones de equipos de manutención „ Comunicaciones.

COSTOS INDIRECTOS DE ALMACENAJE „ De administración y estructura „ De formación y entrenamiento del personal

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Costos de Lanzamiento del Pedido „

„

„ „

Los Costos de lanzamiento de los pedidos incluyen todos los Costos en que se incurre cuando se lanza una orden de compra. Los Costos que se agrupan bajo esta rúbrica deben ser independientes de la cantidad que se compra y exclusivamente relacionados con el hecho de lanzar la orden. Sus componentes serían los siguientes: Costos implícitos del pedido: Costo de preparación de las máquinas cuando el pedido lo lanza producción, Costo de conseguir "LUGAR" en el almacén de recepción (movilización de mercancías o transporte a otras localizaciones, por ejemplo), costos de transporte exclusivamente vinculados al pedido (la factura de un "courier" en el caso de una reposición urgente, por ejemplo), costos de supervisión y seguimiento de la necesidad de lanzar un pedido, etc. Costos Administrativos vinculados al circuito del pedido. Costos de recepción e inspección.

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Costos de Adquisición „

Es la cantidad total Invertida en la compra de la mercancía, o el valor contable del producto cuando se trata de material en curso o productos terminados.

„

En el primer caso (materias primas o componentes), el costo de adquisición incorporará los conceptos no recuperables que el proveedor vaya a incluir en su factura (por ejemplo, el transporte, si es por cuenta del proveedor, pero no el IVA). Se debe tener en cuenta que muchos proveedores aplican descuentos por volumen, por lo que unas veces el costo de adquisición de un pedido tendrá una componente de costo evitable y otras veces será en su totalidad un costo no evitable.

„

En el segundo caso ( material en curso o productos terminados ), la determinación del costo de adquisición es más compleja, dependiendo de las practicas contables de la empresa. En principio debe incorporar los conceptos de valoración dados en laminas anteriores

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COSTOS DE RUPTURA DE STOCK „

Los Costos de escasez o de rotura de stocks incluyen el conjunto de Costos por la falta de existencias, estos costos no serán absorbidos por la producción en proceso, sino que irán a parar directamente al estado de resultados.

„

Los criterios para valorar estos costos de ruptura son:

„

Disminución del ingreso por Ventas: La no integridad contable por falta de referencias en un pedido realizado, supone una reducción de los ingresos por ventas, tanto por el desplazamiento en el tipo de la fecha de facturación, como por la perdida absoluta de la perdida.

„

Incremento de los gastos del Servicio: Aquí se incluyen las penalizaciones contractuales por retrasos de abastecimiento, paradas en el proceso de producción, los falsos fletes etc.

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EL Sistema de Gestión de Inventarios „

El módulo de Inventarios es el centro de atención de otros departamentos por ejemplo, Las relaciones del módulo de Inventarios con otros módulos es la siguiente:

„

Compras: Su principal relación con Inventarios reside en la generación automática de los movimientos respectivos por Orden de Compra recibida en almacén tras autorización previa del encargado del Almacén.

„

Producción: sus relaciones más importantes consisten en la generación automática de los movimientos al almacén de materia prima con base en las requisiciones generadas en el proceso de explosión de materiales y en la generación de los movimientos de afectación de entrada al inventario de producto terminado mediante la Orden de Producción.

„

Ventas: esta relación se realiza al momento de la captura del pedido y de la facturación, en la afectación de salida del almacén de producto terminado.

„

Es el “cerebro” para la obtención de datos

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Características Las principales características del módulo de Inventarios son: „ Manejo de los productos a nivel SKU (Stock Keeping Unit). „ Manejo de agrupaciones a "n" niveles de clasificación para el producto. „ Manejo de características particulares a nivel producto. „ Manejo de unidades y sus equivalencias. „ Manejo de Multi-Almacén. „ Manejo de Tipo de Movimientos. „ Movimientos a Inventario. „ Consulta del Kardex. „ Requisiciones de Inventarios. „ Inventario Físico. „ Periodos de Cierre. „ Cierres de Inventario

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Manejo de tipo de movimientos „ „

El sistema debe permitir al usuario definir sus propios tipos de movimientos (conceptos), Definición del tipo de movimiento. …

„

Dirigido a un almacén ó a varios. …

„

Si el Tipo de Movimiento es Dirigido, se permite especificar el Almacén a afectar.

Afecta existencia ó costo. …

„

Indica si se va a hacer el movimiento a un sólo almacén ó bien a varios.

Almacén a Afectar. …

„

Indica si va a ser un movimiento de Entrada ó de Salida.

Indica lo que se va a afectar al momento de hacer el movimiento.

Movimiento contra. …

Indica si el tipo de movimiento va a llevar un movimiento contra, es decir, si en una movimiento de salida de un almacén se va a ejecutar inmediatamente después el movimiento contra definido en el tipo de movimiento utilizado, es útil para realizar traspasos de un almacén a otro automáticamente.

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Movimientos a Inventario „

Esta es la característica principal del sistema, las entradas y salidas se manejan por tipos de documentos. Los tipos de documentos indican de donde se va a obtener la información para realizar las afectaciones, también indican si se tratan de una entrada, una salida ó un traspaso de productos entre almacenes

„

Los tipos de documentos principales son los siguientes: …

Entradas al Almacén.

…

Salidas de Almacén.

…

Ordenes de Compra.

…

Ordenes de Producción (Producto Terminado).

…

Facturas de Ventas.

…

Requisiciones de Inventario.

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Profiling Se refiere al tipo de datos a recolectar y sumarizar „

Segmentación por Sku y Clientes

„

Análisis de Lead Time & Variabilidad de la demanda

„

Archivos y clasificación de inventarios en mano

„

Análisis de días en la mano del inventario

„

Clasificación por localización

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Análisis ABC „

Divide inventario a la mano en 3 clases … Clase

„

A, Clase B, Clase C

La base es generalmente volumen anual en Bs. … Bs.Volumen

„

= costo unitario x demanda anual

Políticas basadas en análisis del ABC … Desarrollar

mejor a suplidores de la clase A … Control mas estricto ¨ de los items A … Pronosticar items de A más cuidadosamente 08/05/2007

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Clasificar items como ABC Class A B C

% Annual $ Usage 100 80 60

% $ Vol 80 15 5

% Items 15 30 55

A

40

B

20

C

0 0

50

100

% of Inventory Items Ing. Victor León 08/05/2007

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Cycle Counting Contar físicamente una muestra del inventario total sobre una base regular „ Usado a menudo con la clasificación del ABC „

… Items

A contar lo más a menudo posible (e.g., diario) … Items B Por ej. 2 veces en el mes … Items C al menos cada dos meses 08/05/2007

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Exactitud de Inventario y Cycle Counting • Exactitud de Inventario –

– – –

Haga que su inventario esté de acuerdo con el inventario físico? Recomendaciones APICS de exactitud A (top 20% in volume) items + .2% B (middle 60% in volume) items + 1.0% C (bottom 20% in volume) items + 5.0%

• Cycle Counting –

Conteos Frecuentes • • •

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Que Items? Cuando? Por Quien?

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Análisis de performance de demanda e inventario Analisis de Cobertura Inventario y Variabilidad de demanda Material Importado Codigo

Nombre

1 asddd 4 ffggg 5 fgrsdcc 7 ggggg 9 dertftrd

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Tipo

A A A A A

Cantidad en Demanda Cobertura mano promedio (meses)

1,000 200 40,000 35,000 25,000 101,200

1,075 203 43,167 35,333 24,583 104,361

m1

0.930 800 0.988 50 0.927 42,000 0.991 32,000 1.017 22,000 96,850

m2

m2

m4

m5

m6

Total

900 45 40,000 35,000 26,000 101,945

700 80 45,000 36,000 26,000 107,780

1,500 300 47,000 34,000 27,000 109,800

1,250 350 42,000 38,000 24,500 106,100

1,300 390 43,000 37,000 22,000 103,690

6,450 1,215 259,000 212,000 147,500 626,165

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Desviacion estándar Variabilidad

291 147 2,267 1,972 1,967 4,223

27.09% 72.55% 5.25% 5.58% 8.00% 4.05%

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Análisis de Performance Analisis de Disponibilidad y Ubicación de inventarios vs Presupuesto y Ventas

Codigo

Nombre 1

2

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dffgg

gtrdds

Cantidad en mano

Almacen

Ventas previstas

Ventas Reales a la fecha

% de Cumplimient o

Inv on hand vs cuota

1

80000

120000

35000

29.2%

5000.00

2

25000

40000

12000

30.0%

3000.00

3

28000

40000

14000

35.0%

(2000.00)

4

15000

25000

9000

36.0%

1000.00

5

10000

15000

3000

20.0%

2000.00

1

8000

12000

3000

25.0%

(1000.00)

2

2900

6000

1500

25.0%

(1600.00)

3

2700

6000

3500

58.3%

200.00

4

1500

4000

4000

100.0%

1500.00

5

1000

2500

2000

80.0%

500.00

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¿Para que? „

Luego de recolectada la data esta es almacenada en bases de datos las cuales permiten luego de adaptarlas a los requerimientos de los usuarios constituirse

en

un

fundamental

para

la

elemento toma

de

decisiones „

Un buen sistema de información es una de las armas mas efectivas para el éxito en la gestión de stocks

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