PROCEDIMIENTO

CODIGO: PRO-ARA-004 VERSIÓN 1

HISTORIA LABORAL DE LOS AFILIADOS

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PORTADA

A) HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN 1

FECHA JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN 19/10/2010 Lanzamiento del procedimiento

B) REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO

ELABORÓ Nombre: Mónica Ma. Garzón Cargo: Contratista Encargada de la Afiliación Fecha: 05/10/2010

REVISÓ Nombre: Mónica Ma. Garzón González Cargo: Coordinador de Grupo de Afiliación Aportes e Historia Laboral Fecha: 12/10/2010

APROBÓ Nombre: Armando Ricardo Delgado Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Fecha: 19/10/2010

C) LISTA DE DISTRIBUCIÓN

N° 1 2

NOMBRE Y CARGO Mónica Ma. Garzón González – Grupo de Afiliación Aportes e Historia Laboral Ingeniero Contratista Desarrollador- Planeación y Sistemas

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1.

OBJETIVO

Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades, condiciones, controles y decisiones necesarias, para la recuperación reconstrucción y cargue de la historia laboral de los afiliados correspondiente a los años 1994-2003, en el aplicativo de FONPRECON.

2.

ALCANCE

Inicia con la digitalización de la información que reposa en los boletines de caja y bancos de la Entidad y finaliza con el cargue de la historia laboral en el aplicativo de FONPRECON. 3.

RESPONSABLES

Los responsables de aplicar este procedimiento son: El Grupo de Afiliación Aportes e Historia Laboral de FONPRECON, dependencia a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

4.    5.

BASE LEGAL Ley 100 de 1993. Circular Básica jurídica (Externa 007 de 1996) Superintendencia Financiera de Colombia. Ley 797 de 2003 DEFINICIONES

HISTORIA LABORAL La historia laboral es definida como el detalle ordenado de todas las actividades comprendidas con el recaudo de aportes para cada uno de los afiliados al Fondo de Previsión Social del Congreso de la República , incluyendo entre otros datos sobre el Empleador, las remuneraciones imputables percibidas, y el detalle de los días laborados. REGLAS DE MIGRACIÓN Las reglas de migración son las decisiones tomadas aplicables a la información digitalizada sobre las cuales se definen procedimientos para lograr la consecución de datos de salarios, aportes, días cotizados, etc, estas son ejecutadas sobre un formato diferente al definitivo de cargue.

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6.

POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

6.1

Para desarrollar el procedimiento se debe definir reglas de migración aplicables a la información digitalizada, lo anterior teniendo en cuenta que las planillas remitidas por los empleadores, carecen de los datos necesarios para alimentar la historia laboral tales como Salario, IBC, días laborados, Aporte empleador y aporte total, solo detallan el valor asumido por el empleado es decir el 25% del aporte total.

6.2

Las reglas anteriormente mencionadas son las siguientes:  El aporte descrito en la planilla se asume como el valor descontado al empleado es decir el 25% del aporte total, a este valor se le aplica la siguiente formula: Descuento empleado = 25% El aporte total (X). = 100% 

El aporte total se establece con base en la tarifa aplicable para el año que se va a recuperar con base en lo establecido en el articulo 20 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 7 de la Ley 797 de 2003. Aplicando la siguiente formula: El aporte total = 11.5% (año 1994) IBC = 100%

6.3

Inicialmente en la columna de días laborados se coloca 30, pero luego puntualmente se revisa la homogeneidad en los aportes mensuales y si existen diferencias de menor valor en entre los mismos, los días se corrigen estableciendo el valor del aporte diario y luego se determina a cuantos días equivale el menor valor reportado.

6.4

Los registros duplicados y triplicados para un mismo periodo deben revisarse para descartar si se generaron por el doble cargue de la información o si obedecen a nominas adicionales de retroactivos horas, extras, primas etc, cuando se encuentra que corresponden al aporte del mismo mes se debe eliminar el duplicado.

6.5

A medida que se identifican las inconsistencias en la información se debe también crear reglas para solucionarlas. Esta labor debe ser realizada por un profesional con experiencia en el tema de historia laboral, normatividad de pagos a la seguridad social y manejo de PILA.

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7.

N°

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5

5

DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

Recuperación de la información de los aportes realizados por los afiliados a DS sistemas, Jefe través de los empleadores Cámara de Oficina Asesora de Representantes, Senador de la Planeación y Sistemas República y FONPRECON, correspondiente a los años 1994-2003. La información digitalizada es entregada el Ingeniero de Sistemas quien la carga en una base de datos temporal para comenzar la depuración La información es remitida al Coordinador del Grupo de afiliación quien revisa la información y define la reglas de migración, para lo cual debe revisar los boletines físicos y las imágenes entregadas por DS Sistemas, asi como los archivos soportes entregados en las diferentes visitas de fiscalización y el aplicativo de Información del Senado de la República. Una vez definidas las reglas de migración se envía las directrices a seguir al ingeniero contratistas encargado de el cargue (ver numeral 6.1) El ingeniero desarrollador revisa las reglas y las aplica a la información que se encuentra en Base de datos y la reenvía para primera revisión En la primera revisión se depuran los errores tales como información duplicada, tarifas mal aplicadas (congresista Funcionario), días en Blanco o con vacíos, nombres sin cédula, cédulas sin nombres, etc. Se remite nuevamente al Ingeniero para que realice las correcciones solicitadas,

DOCUMENTO REGISTRO Y OBSERVACIONES

Información Digitalizada

Ingeniero de Sistemas Contratista desarrollador

Base de Datos

Coordinador del Grupo de Afiliación Aportes e Historia Laboral

Se presenta autocontrol individual por parte de los funcionarios de FONPRECON

Coordinador del Grupo de Afiliación Aportes e Historia Laboral

Reglas de Migración

Ingeniero de Sistemas Contratista desarrollador Coordinador del Grupo de Afiliación Aportes e Historia Laboral

Ingeniero

Se presenta autocontrol individual por parte de los funcionarios de FONPRECON Oficio al Empleador Archivo para segunda

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este debe dejar la trazabilidad de las reglas entregadas, una vez realice las correcciones debe enviar nuevamente el archivo para revisión al coordinador del Grupo.

Desarrollador

Se revisa nuevamente la información para confirmar que las inconsistencias referidas en el numeral 5 hayan sido Coordinador del Grupo corregidas, si la información está acorde de Afiliación Aportes e Historia Laboral se le da la instrucción de cargar en el módulo de historia Laboral.

revisión

Se presenta autocontrol individual por parte de los funcionarios de FONPRECON

Una vez cargada la información el Ingeniero de Sistemas debe entregar las Coordinador del Grupo estadísticas de la información cargada la de Afiliación Aportes e Estadísticas cual es necesaria para solicita a los 8 Historia Laboral empleadores los periodos faltante, para un cargue posterior. Una vez la información se encuentra cargada en el módulo de Historia Laboral se realiza depuraciones Certificaciones puntuales de acuerdo con los errores emitidas por el que se vayan encontrando, tales como empleador periodos repetidos por novedades, días en 30 con IBC inferiores a los periodos Coordinador del Grupo Se presenta 9 encontrados, novedades no informadas, de Afiliación Aportes e autocontrol individual etc. Esta actividad es constante de Historia Laboral por parte de los acuerdo con las solicitudes de funcionarios de certificaciones realizadas por los usuarios internos y externos, para lo cual FONPRECON es necesario solicitar al empleador constancia laborales de salario y descuentos.. Existe control externo del procedimiento por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia y La Contraloría General de la Republica. Se presenta Control Interno o autocontrol individual por parte de los funcionarios de FONPRECON. Control Externo se presenta este tipo de control por entidades externas a FONPRECON

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8.

PUNTOS CRITICOS DEL RIESGO     

9.

Información ilegible. Cargar información que no responde al afiliado. Perdida de información en el aplicativo. Generación de errores en el aplicativo al cargar la información. FORMATOS Y ANEXOS

  

Tabla histórica de tarifas de cotización aportes pensionales. Estadísticas del cargue. Archivos excel revisiones y depuraciones.

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