PROCEDIMIENTO:
SALUD LABORAL: REINGRESO POR SITUACIÓN DE INCAPACIDAD DEL PAS LABORAL (ART. 34.1 DEL CONVENIO
DATOS GENERALES ÁREA: M ACROPROCESO: PR
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M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/09/2013 #
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA
1.1. Enviar comunicaciones (correos electronicos) a los jefes de dependencia informando sobre el estado de la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones de los objetos a su cargo
1.10 La Oficina de Planeación envia quincenalmente correo electrónico a los jefes de las dependencias y a los enlaces técnicos, adjuntando el detalle del estado del Plan Anual de Adquisiciones, haciendo referencia a los atrasos Comunicaciones de y saldos por liberar o reprogramar. Seguimiento (Correo electrónico)
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1.2. Presentar en reuniones semanales de la Subdirección de Operaciones el seguimiento de la ejecución al Plan Anual de Adquisiciones
1.20 La Oficina de Planeación consolida la información del estado del Plan Anual de Adquisiciones de acuerdo con la ejecución del SIIF y lo reportado por el Área de Contratos y Comites de lo presenta en las reuniones semanales de seguimiento Seguimiento (´Dependencias de la Subdirección, Programas y Altas (Actas) Consejerias y Proyecto Minas - UE) para la toma de decisiones en el caso que se requiera.
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1.3. Socializar el procedimiento para la elaboración, ejecución y seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones.
1.30 La Oficina de Planeación, actualiza el procedimiento incluyendo los lineamientos de la nueva legislación y las Eventos de orientaciones de Colombia Compra Eficiente y lo socializa socialización (Listas a las dependencias usuarias de Asistencia)
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1.4. Definir y comunicar 1.40 La Subdirección de Operaciones envia comunicación los lineamientos para la con lineamientos a los jefes de dependencia para la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2014. Elaboración del Plan Anual de Adquisiciones 2014.
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1.5. Diseñar y ejecutar un programa de capacitación dirigida a las dependencias usuarios en temas contractuales haciendo énfasis en el principio de Planeación.
Comunicación con lineamientos del Plan Anual de Adquisiciones.
1.50 El Área de Contratos elaborá un programa de socialicación y sencibilización en temas contractuales de acuerdo con la normatividad vigente y con enfasis en el principio de planeación (talleres, tips informativos, charlas, etc). Para el segundo semestre de 2013 se tiene previsto Eventos realizar dos talleres sobre la elaboración de documentos de estudios previos para las modalidades de contratación y realizar tisp informativos sobre liquidación de contratos, vigencia fiscal anual y resera presupuestal.
ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO
Responsable
En desarrollo 22
15/08/2013 31/07/2014
Oficina de Planeación
En desarrollo 9 de 132 15/08/2013 31/07/2014
Oficina de Planeación
Finalizada 2 23/09/2013 30/09/2013
Oficina de Planeación
Finalizada 1
15/10/2013 31/10/2013
Oficina de Planeación
En desarrollo 5
23/08/2013 31/07/2014
Oficina de Planeación
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/09/2013 #
ACCIÓN DE MEJORA 1.6. Elaborar el Plan Anual de Adquisiciones 2014
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ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA
1.60 La Oficina de Planeación en coordinación con el Area de Contratos y el Área Financiera elaboran el Plan Anual Plan Anual de de Adquisiciones 2014 de acuerdo con las necesidades planteadas por las dependencias y teniendo en cuenta el Adquisiciones Elaborado presupuesto asignado para presentar a aprobación del Subdirector de Operaciones.
2.1 Fortalecer el equipo 2.10 Determinar las actividades requeridas de apoyo técnico de apoyo a la técnico a la supervisión del convenio gestión y supervisión
ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA
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2.13 Verificar la documentación necesaria para la contratación y solicitar ajustes o documentos adicionales
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2.15 Adelantar el estudio de seguridad 12
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2.16 Adelantar la contratación de 2 los profesionales de apoyo a la supervisión técnica del convenio
Oficina de Planeación
01/03/2013 05/03/2013
AC Programas Especiales
Finalizada Estudios previos realizados
2
Profesionales seleccionados
2
Documentos completos
2
Memo de solicitud
2
Estudios de seguridad adelantados
2
Profesionales contratados
2
2.14 Solicitar la contratación de los 2 profesionales 11
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/09/2013 #
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ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN 2.17 Entregar la información necesaria para adelantar el apoyo a la supervisión del convenio
2.18 Atender las recomendaciones de los profesionales que apoyen la supervisión
ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA
Informes de apoyo a la supervisión revisados
100%
8
15
2.21 Hacer visitas de verificación técnica de las obras Número de visitas realizadas 2.22 Elaborar informes de verificación 18 2.23 Solicitar los ajustes necesarios a las obras 19
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Informes de verificación realizados
100%
Requerimientos de ajustes a las obras realizados
100%
Requerimientos cumplidos
100%
2.24 Seguimiento a los ajustes a las intervenciones 20
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2.26 Solicitar los informes necesarios para la supervisión del convenio
21/08/2013 31/12/2013 En desarrollo 16/09/2013 31/12/2013 En desarrollo 02/05/2013 31/12/2013 En desarrollo 13/05/2013 31/12/2013 En desarrollo 14/05/2013 31/12/2013 En desarrollo 14/05/2013 31/12/2013 En desarrollo 14/05/2013
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
31/12/2013 En desarrollo
2.25 Revisar los informes emitidos por FONADE 21
Responsable
En desarrollo Información remitida
2.2 Adelantar procesos 2.20 Verificar técnicamente los alcances de las obras para de seguimiento y control el recibo Alcances técnicos verificados
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ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO
Informes revisados
2
Informes solicitados
100%
25/09/2012 31/12/2013 En desarrollo 01/08/2012 31/12/2013
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES Fecha 01/09/2013 #
ACCIÓN DE MEJORA
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN 2.27 Celebrar 1 comité operativo mensual del convenio No.330-12/212011 al mes
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2.30 Adelantar proceso a FONADE por presunto incumplimiento de las obligaciones 26
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ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO
Responsable
En desarrollo Comités operativos celebrados
2.28 Celebrar una reunión de coordinación y seguimiento Reuniones de al interior de la Alta Consejería para Programas Especiales coordinación y para hacer seguimiento al plan de acción del convenio seguimiento realizadas 2.29 Adelantar una auditoría interna Auditoría interna realizada
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ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA
Proceso adelantado por presunto incumplimiento de las obligaciones
3.1. Enviar comunicaciones (correos electronicos) a los supervisores de contratos y ordenadores de gasto informando sobre los contratos que se encuentran atrasados en su ejecución.
3.10 La coordinación de presupuesto enviara semanalmente correo electrónico a los supervisores de los contratos (copia al ordenador del gasto, jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión y el Jefe del Área Financiera), para que tome las medidas necesarias para cumplir con los plazos establecidos y si hay saldos que no Correo electrónico se van a ejecutar informar oportunamente a los ordenadores del gasto para que estos soliciten su liberación.
3.2. Enviar circular estableciendo los plazos para el trámite y pago de obligaciones para el cierre de la vigencia fiscal
3.20 La Subdirección de Operaciones enviara circular a todos los supervisores y funcionarios de la entidad informando los plazos máximo para el tramite de la documentación exigible para el pago o constitución de cuentas por pagar de las obligaciones adquiridas por la Entidad.
3.3. Capacitar a los supervisores de los contratos
3.30 El Subdirector de Operaciones convocara a una sensibilización a los supervisores de contratos, con el fin de concientizarlos sobre los deberes y las obligaciones frente a la ejecución de los recursos del Presupuesto General de la Nación.
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5
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06/03/2013 20/12/2013 En desarrollo 28/08/2013 20/12/2013 En desarrollo 10/07/2013 20/12/2013
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
AC Programas Especiales
Finalizada 1
10/05/2013 10/05/2013
AC Programas Especiales
En desarrollo 16
01/09/2013 20/01/2014
Area Financiera
En desarrollo Circular
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01/11/2013 15/12/2013
Area Financiera
En desarrollo Capacitación
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01/11/2013 30/11/2013
Area Financiera
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ACCIÓN DE MEJORA 3.4. Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo de vigencias futuras
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN
ACTIVIDADES / UNIDAD DE MEDIDA
3.40 Solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público Dirección General del Presupuesto Público Nacional, autorización de cupo para vigencias futuras, de aquellos procesos de bienes o servicios cuya ejecucion supere la Solicitudes vigencia fiscal del 2013,
4.1 Dar cumplimiento a 4.10 Verificar foliación de las carpetas de los contratos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la los numerales 1,2 y 5 Foliación articulo 4 del Acuerdo N° Republica. 042 4.11 Rotular cada una de las carpetas de los procesos contractualies. Rotulos 4.12 Realizar el Indice de conformidad con la normatividad vigente de la información.
4.13 Establecer un procedimiento sobre la entrega de las carpetas para archivo que garantice la aplicación del Acuerdo 042
Indices
Procedimiento
ACTIVIDADES / CANTIDADES UNIDAD DE MEDIDA
ACTIVIDADES / FECHA DE INICIO
Responsable
En desarrollo 17
01/01/2013 13/12/2013
Area Financiera
En desarrollo 700
700
700
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01/09/2013 31/01/2014 En desarrollo 01/09/2013 31/01/2014 En desarrollo 01/09/2013 31/12/2013 Finalizada 01/09/2013
Area Contratos
Area Contratos
Area Contratos
Area Contratos
13/09/2013 23/09/2013
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4.20 Organizar y Transferir al Archivo Central del DAPRE, 4.2 Realizar transferencias primarias las carpetas de los contratos de conformidad con la tabla de retencion documental según el Plan de Transferencia Transferencias