“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all”
Peter Drucker (1909-2005)
La selección de proyectos dentro del PMP
Correspondería, fundamentalmente, a la primera etapa: 1. Identificar y poner en contexto del problema (u oportunidad)
Elaboración de un pliego de condiciones o documento de requerimientos (PPT) ¡Atención al solution-jumping!
Muchas veces corresponde también a esta fase la formación/selección del equipo de proyecto La definición de objetivos conduce, en el fondo, a la definición del propio proyecto.
Álvaro es un arquitecto que sueña con montar una pequeña ñ empresa promotora Hace tiempo que heredó de un tío suyo una vieja casa y desde entonces ha tenido en mente demolerla y construir una promoción nueva Nunca encuentra el momento de ponerse al tema pero le han tocado 300.000 € en la loto y ya no puede retrasarlo más, la burbuja inmobiliaria tocará techo pronto y es posible que los precios empiecen a caer. (¡¡Estamos en 2005!!). 157
Los cuatro pasos básicos para la correcta definición de un proyecto
Comprender completamente el problema (o la oportunidad) Identificar la solución óptima al problema (esto puede incluir todo lo que vimos en el Capítulo de selección de proyectos) Desarrollar completamente la implementación de la solución y elaborar un plan preliminar de trabajos Lanzar (formalmente) el proyecto (Kick-off meeting).
Preparando el pliego de condiciones de un proyecto
Algunos de los apartados que, sin duda, debería contener:
Descripción del problema y/o la oportunidad
Compatibilidad estratégica
Impacto o efectos esperados sobre el problema (y/o la oportunidad) Identificación de los stakeholders Consecuencias de ignorar el problema (y/o la oportunidad) Efectos (outcome) deseados Beneficio (en sentido general) esperado en el caso de alcanzar los resultados esperados Integración en la compañía Incertidumbres y factores desconocidos Hipótesis y asunciones clave Restricciones / limitaciones Consideraciones sobre el entorno Información de soporte y antecedentes. 161
Dotarlo de un nombre Determinar el/los objetivos
¿Qué es? Y ¿Qué no es?
Analizar los stakeholders presentes Definir el criterio de éxito Riesgos Seleccionar el núcleo duro del equipo de proyecto
Establecer los requerimientos i i ((por ejemplo j l de plazo) Identificar las restricciones en términos de recursos y costes Determinar las necesidades de seguimiento (control) e información Identificar las restricciones organizacionales y sus prioridades Elaborar (y aprobar) el pliego de condiciones (PPT). 162