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CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA Nuestra Misión: “Ejercer el control gubernamental propiciando la mejora continua de las instituciones en beneficio de la ciudadanía”.
UNIVERSIDAD NACIONAL DE PILAR FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS Y DESARROLLO RURAL EXAMEN PRESUPUESTAL - EJERCICIO 2007 INFORME FINAL 1. ANTECEDENTES Por Resolución CGR Nº 1014 del 19 de setiembre de 2007, la Contraloría General de la República dispuso la realización de un Examen Presupuestal a la Universidad Nacional de Pilar, correspondiente al Ejercicio Fiscal 2007, de conformidad a los artículos 9º y 15º de la Ley Nº 276/94 y considerando las responsabilidades conferidas a la Contraloría General de la República por el Artículo 283º de la Constitución Nacional. Por Resolución CGR Nº 162 del 28 de febrero de 2008 se dispuso la incorporación de la C.P Verónica Raquel Gómez Silva a los trabajos dispuestos. Por Nota CGR Nº 2984 del 01 de julio de 2008, fue remitida a la Institución auditada la comunicación de observaciones elaboradas como resultado de la auditoria practicada, para que en un plazo perentorio e improrrogable de 10 (diez) días presente el descargo correspondiente. 2. ALCANCE DEL EXAMEN El Examen comprendió la verificación de los Estados de Ejecución Presupuestaria de Ingresos y Gastos con la comprobación de la documentación respaldatoria, así como su correcta registración de acuerdo a las Leyes y Disposiciones Legales vigentes para la Administración Pública correspondientes al Ejercicio Fiscal 2007. El Examen fue realizado de acuerdo a Normas de Auditoria emitidas por la INTOSAI y Normas de Auditoria aplicables al Sector Público; las que requieren que el mismo sea planificado y efectuado para obtener certeza razonable que la información y documentación auditada no contengan exposiciones erróneas. Igualmente, que las operaciones a las cuales ellas corresponden hayan sido ejecutadas de conformidad a las disposiciones legales vigentes y demás normas aplicables. El resultado del presente Informe surge del análisis de los documentos proveídos a los Auditores para su estudio y que son de exclusiva responsabilidad de los funcionarios del Rectorado de la Universidad Nacional de Pilar y de las distintas facultades que fueron objeto del análisis, intervinientes en la ejecución y formalización de las operaciones examinadas.
3. LIMITACIONES AL ALCANCE Las limitaciones al alcance del presente trabajo, son las que surgieron de los atrasos e imperfecciones, además de la entrega tardía de las documentaciones e informes requeridos, así como en la magnitud de las operaciones a ser verificadas teniendo en cuenta que la Universidad Nacional de Pilar esta compuesta por el Rectorado que a la vez tiene 4 (cuatro) Programas y cinco Facultades. Cabe destacar de que los trabajos fueron realizados en las Oficinas de la Contraloría General y la Entidad Auditada se encuentra en la Ciudad de Pilar, Capital del XII Departamento Ñeembucú, por lo que el tiempo y la distancia contribuyeron en gran medida en el entorpecimiento del desarrollo de los mismos, y con mayor razón se hace la salvedad de que el presente trabajo no incluye una revisión integral de todas las operaciones, por tanto, el presente informe no se puede considerar como una exposición de todas las eventuales deficiencias y enumeración de todas las medidas que podrían adoptarse para corregirlas, sino se circunscribe exclusivamente a las muestras seleccionadas en cada una de las Facultades y del Rectorado, las que se efectuaron en base a criterios bien determinados y fundamentados para cada una de ellas. Cabe destacar que los documentos proveídos por la Institución el 90% fueron fotocopias autenticadas y documentos originales en un 10%.
Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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4. OBJETIVO DEL EXAMEN El objetivo del examen fue el análisis de los Estados de Ejecución Presupuestaria cerrados al 31 de diciembre de 2007, correspondientes al Rectorado con sus componentes y las distintas Facultades, con el objeto de emitir una opinión sobre la razonabilidad de la ejecución, registración y utilización de los Recursos asignados a los mismos y principalmente que se hayan ejecutado conforme a las Leyes y Disposiciones vigentes. 5. DESARROLLO DEL INFORME A los efectos de una mejor ilustración, el Informe se halla dividido en los siguientes capítulos: CAPÍTULO
I
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
CAPITULO
II
CAPÍTULO
III
CONTROL INTERNO
CAPITULO
IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
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CAPITULO I ANÁLISIS ORGANIZACIONAL La Universidad Nacional de Pilar a través del Expediente Nº 152/2001 de fecha 19 de setiembre de 2001, solicita al Consejo de Universidades la habilitación de las Facultades que conforman la nueva estructura de la Universidad Nacional de Pilar y de las carreras que abarca cada una. El Consejo de Universidades en su Sesión de fecha 31 de octubre de 2001, Acta Nº 86, resuelve: “Aprobar la habilitación de las facultades que conforman la nueva estructura de la Universidad Nacional de Pilar y de las carreras que abarca cada una y son las siguientes: …, Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural, con Ingeniería Agropecuaria…” Por Resolución N° 80 de fecha 30 de junio de 1995 el Coordinador General de la Universidad Nacional de Pilar en uso de sus atribuciones resuelve crear las siguientes facultades con sus respectivos Institutos: -
FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS Y DESARROLLO RURAL Instituto de Ciencias Agropecuarias Instituto Forestal Instituto de Desarrollo Rural.
Asimismo, la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural considera la necesidad de habilitar filiales en particular en el departamento de Misiones teniendo en cuenta que es una zona con alto potencial agropecuario y al desarrollar esta facultad la carrera de Ingeniería Agropecuaria está sumado a la inexistencia en esa región de una carrera en esta área, la facultad vio viable la apertura de una sede en San Juan Bautista Misiones; también se le agrega la visita a la Universidad Nacional de Pilar de autoridades de ésta ciudad y de este departamento solicitando ésta y otras carrera. Así en el mes de febrero de 2006 se inicia las actividades con más de 120 alumnos y con funcionarios Ad Honoren. A dicha sede asisten alumnos de todo el departamento e incluso de los departamentos vecinos. La Facultad de Ciencias Agropecuaria y Desarrollo Rural cuenta con la Sección “B”, de la carrera Ingeniería Agropecuaria, en San Juan Bautista – Misiones, desempeñándose como Coordinador de Sede el Sr. Walter Lezcano, además de contar con funcionarios administrativos con cargo de secretaria académica y auxiliares administrativos. La Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural cuenta con un total de 243 alumnos matriculados de los cuales 133 alumnos se hallan inscriptos en la ciudad de Pilar y 110 alumnos en San Juan Bautista de las Misiones
Autoridades NOMBRES CARGOS Ing. Agr. Gustavo Retamozo Jiménez Decano Ing. Agrop. Víctor Armin Riveros Insaurralde Vice Decano CONSEJO DIRECTIVO - MIEMBROS TITULARES Ing. Agr. Gustavo Retamozo Jiménez Decano Ing. Agrop. Víctor Armin Riveros Insaurralde Vice Decano Ing. Agr. Pablo Alberto Núñez Flecha Docente Dr. Ramón Remigio Frutos Gálvez Docente Dr. Ricardo Ramoa Ocampos Docente Ing. Miguel Ángel Santander Portillo Docente Dr. Porfirio Domingo Arévalo Vera Docente Ing. Agrop. César Rafael Pérez Aranda Egresado no docente Sr. Rolando Riveros Pino Estudiante Sra. Josefina Estela Torres Britez Estudiante Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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FUENTE DE INGRESOS Los recursos financieros de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural provienen de los Aranceles educativos, Ventas de libros, formularios y documentos, Multas y del aporte del gobierno central. Cabe señalar que las recaudaciones provenientes de las Ventas de libros, formularios, y documentos, y Multas se realizan a través de la Perceptoria de Rectorado de la Universidad Nacional de Pilar, y sus representantes de turno realizan con posterioridad las transferencias generadas por estos conceptos. Por Resolución N° 84 de fecha 7 de junio de 2006, el Consejo Directivo de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural de la Universidad de Pilar resuelve aprobar los siguientes aranceles para el Ejercicio 2007: ARANCELES PARA EL EJERCICIO FISCAL 2007 CONCEPTO
IMPORTE G.
Matrícula 1er. curso
300.000
Matrícula 2do. al 5to.
275.000
Cuota mensual
50.000
Derecho de Examen
15.000
Concurso de docente (Asistente) Concurso de docente (Encargado de Cátedra)
150.000 120.00
Mantenimiento de Cátedra (Asistentes)
100.000
Títulos Terminales
300.000
Títulos intermedios
110.000
Examen de Tesis
55.000
Certificado de estudio (completo)
80.000
Certificado de estudio (parcial)
55.000
Constancia
15.000
Boletín de calificaciones
35.000
Reglamento interno
25.000
Multas pago tardío Derecho de Examen por día
2.000
Convalidación por materias en la misma Facultad
35.00
Convalidación por materias de otras Facultades Carnet para biblioteca Mesa Especiales
60.000 5.500 200.000
Multas por atraso en cuotas por día
220
Multa devolución tardía de libros
500
Programas de Estudios
25.00
Traslado de carrera dentro de la UNP
110.000
Traslado de carrera de otras Universidades a la UNP
550.000
Pliego de Bases y Condiciones
250.000
Libreta de Trabajo Práctico
35.000
Reglamento de Trabajo de Grado
15.000
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Por los motivos expuestos precedentemente la Facultad de Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural, no cuenta con un Presupuesto de Ingresos durante el Ejercicio Fiscal 2007
SELECCIÓN DE LA MUESTRA SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE GASTOS Para la realización del trabajo se han seleccionado como muestra el 75% de los Rubros a nivel de Objeto del Gasto que generaron mayor grado de obligación y ejecución para analizarlas en un porcentaje representativo a efectos de emitir una opinión sobre la consistencia, razonabilidad y legalidad de la Ejecución Presupuestaria de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural. Para la muestra se han seleccionado los siguientes rubros: Rubro - 100 Servicios Personales, Rubro 200 Servicios No Personales, Rubro 500 Inversión Física, Rubro 800 Transferencias obligados y pagados correspondientes a los meses de abril, junio, setiembre, octubre noviembre y diciembre del Ejercicio fiscal 2007.
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CAPITULO II ESTADO DE EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA DE GASTOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007 El Presupuesto de Gastos vigente aprobado, para el ejercicio fiscal 2007, asciende a G. 1.787.193.207 (Guaraníes un mil setecientos ochenta y siete millones ciento noventa y tres mil doscientos siete), de los cuales, la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural ha obligado G. 1.409.927.810 (Guaraníes un mil cuatrocientos nueve millones novecientos veintisiete mil ochocientos diez), que representa el 78.89% del total presupuestado y pagado efectivamente G. 1.407.895.799 (Guaraníes un mil cuatrocientos siete millones ochocientos noventa y cinco mil setecientos noventa y nueve). Se expone la Ejecución Presupuestaria de Gastos de la unidad académica aprobada por Ley Nº 3.148 para el Ejercicio Fiscal 2007, a continuación: RUBRO
DESCRIPCIÓN
VIGENTE
OBLIGADO
100
Servicios Personales
200
115.006.869
78.774.409
300
Servicios No Personales Bienes de Consumo e Insumo
21.242.226
500
Inversiones Físicas
280.336.154
800
Trasferencias
51.300.961
Totales
SALDO PRESUPUESTARIO
1.319.306.997 1.269.256.840
OBLIGACIONES
PAGADO
PENDIENTES
50.050.157 1.267.243.840
2.013.000
36.232.460
78.755.398
19.011
10.595.600
10.646.626
10.595.600
0
0
280.336.154
0
0
51.300.961
0
51.300.961
0
377.265.397 1.407.895.799
2.032.011
1.787.193.207 1.409.927.810
Para el desarrollo del trabajo se aplicaron pruebas selectivas consistente en el análisis de documentos correspondiente a los meses de abril, junio, setiembre, octubre, noviembre y diciembre, que respaldan la Ejecución Presupuestaria de Gastos de la Facultad de Ciencias Agropecuaria y Desarrollo Rural correspondiente al Ejercicio 2007,
OBJETO DE GASTO 111 – SUELDOS El Presupuesto vigente de Gastos aprobado para el ejercicio fiscal 2007, en el rubro 111 - Sueldos asciende a G. 894.366.720 (Guaraníes ochocientos noventa y cuatro millones trescientos sesenta y seis mil setecientos veinte), de los cuales, la Facultad de Ciencias Agropecuaria y Desarrollo Rural ha ejecutado G. 894.366.720 (Guaraníes ochocientos noventa y cuatro millones trescientos sesenta y seis mil setecientos veinte), que representa el 100% del total presupuestado para rubro de Sueldos. Para la verificación del rubro Sueldos esta auditoria ha solicitado los documentos que respaldan las erogaciones, así como los legajos personales, que permitieron determinar las siguientes situaciones: II.1-
FALTA DE PRESENTACIÓN DE DECLARACIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
JURADA
DE
BIENES
EN
LA
Hemos verificado los legajos de algunos funcionarios tomados como muestra de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural, observándose que en los mismos no obra documento alguno que indique el cumplimiento de la presentación de Declaración Jurada de Bienes en la Contraloría General de la República. Por nota de fecha 21 de julio el Dr. Víctor Ojeda Rector de la Universidad Nacional de Pilar, remite el descargo correspondiente a las observaciones remitidas por nota CGR Nº 2984 de fecha 01 de julio de 2008. La Institución informa lo siguiente: “En la Institución se desconoce el nombre del funcionario al que hace alusión el informe ya que no se solicitó a esta facultad”. Del análisis a la contestación formulada por la institución esta auditoria informa que: Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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La institución no ha respondido a la observación expuesta por esta auditoria, con relación a la falta de presentación de Declaración Jurada de Bienes en la Contraloría General de la República. Es mas, la respuesta de la institución expresa la falta de seriedad, responsabilidad para evaluar y responder a las observaciones de este Organismo Superior de Control. CONCLUSIÓN La constancia de la presentación de la Declaración Jurada de Bienes de los funcionarios de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural no se halla archivada en los legajos del personal de la institución, pues en el momento de la verificación sobre muestra hemos constatado que las mismas no formaban parte del legajo. Al respecto, el Art. 104º de la Constitución Nacional que dice: “De la Declaración Obligatoria de Bienes y Rentas – Los funcionarios y los empleados públicos, incluyendo a los de elección popular, a los de entidades estatales, bi nacionales, autárquicas, descentralizadas y en general, quienes perciban remuneraciones permanentes del Estado, estarán obligados a prestar Declaración Jurada de Bienes y Rentas dentro de los quince días de haber tomado posesión de su cargo, y en igual término al cesar el mismo” RECOMENDACIÓN La Institución deberá arbitrar las medidas administrativas, a efectos de mantener actualizado el legajo del personal de manera a evitar que se repitan situaciones como las descriptas en este punto y deberá dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias en cada uno de sus actos administrativos.
OBJETO DE GASTO 841 – BECAS El Presupuesto vigente de Gastos aprobado para el ejercicio fiscal 2007, en el rubro de Becas asciende a G. 51.300.961 (Guaraníes cincuenta y un millones trescientos mil novecientos sesenta y uno), de los cuales la Facultad de Ciencias Agropecuaria y Desarrollo Rural ha ejecutado G. 51.300.961 (Guaraníes cincuenta y un millones trescientos mil novecientos sesenta y uno), que representa el 100% del total presupuestado para rubro de Becas. De las verificaciones efectuadas a los documentos de respaldo de las becas otorgadas por la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural, se pudo obtener las siguientes observaciones: II.2- CONCESIÓN DE BECAS A ALUMNOS SIN TENER EN CUENTA LAS REGLAMENTACIONES. De la revisión realizada a los legajos de becados, esta auditoria ha observado que no se anexan a los mismos algunas documentaciones consideradas como requisitos para la concesión de becas según el Reglamento Interno de la facultad, para la concesión de becas. Los documentos no visualizados se detallan a continuación: -
Certificados de Estudios Certificado de Antecedente Policial De estar inscripto o cursando alguna materia No adjunta fotocopia de Cedula de Identidad
Al respecto, el Reglamento Interno de la facultad, en su Art. 154, menciona cuanto sigue: “Las Becas otorgadas a estudiantes serán concedidas si el mismo cumple con los siguientes requisitos” a- Ser alumno regular en cada periodo lectivo b- Presentar constancia o certificado expedida por la Secretaria General de que el solicitante es alumno de esta Facultad. c- Presentar libreta de calificaciones con promedio general mínimo 4(cuatro) en la escala del 1 al 5 o su equivalente. Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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d- Demostrar una conducta coherente con lo fines y objetivos de la Facultad de Ciencias Contables, Administrativas y Económicas. e- Presentar una Fotocopia de Cedula de Identidad. f- Demostrar carencia de recursos económicos para solventar los gastos de la carrera. g- El estudiante beneficiado con una BECA para eventos que se realicen fuera de la Facultad, se ajustara al articulo9 6º “De la Rendición de Cuentas”. h- El estudiante capacitado en jornadas nacionales o internacionales deberá brindar un informe completo al Estamento Directivo de la Facultad y se constituirá en una agente multiplicador para con los estudiantes de la carrera a la cual pertenezca. Así también la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, Título IX - De Las Responsabilidades, Capítulo Único, en su Artículo 82, Responsabilidad de las autoridades y funcionarios, textualmente señala: “Las autoridades, funcionarios y, en general, el personal al servicio de los organismos y entidades del Estado a que se refiere el Artículo 3º de esta ley que ocasionen menoscabo a los fondos públicos a consecuencia de acciones u omisiones contrarias a sus obligaciones legales, responderán con su patrimonio por la indemnización de daños y perjuicios causados, con independencia de la responsabilidad disciplinaria o penal que les pueda corresponder por las leyes que rigen dicha materia”. Igualmente, la citada Ley en su Título VI del Sistema de Control y Evaluación, Capítulo II, del Control Interno establece: Artículo 60 – “Control interno”: “El control interno está conformado por los instrumentos, mecanismos y técnicas de control, que serán establecidos en la reglamentación pertinente. El control interno comprende el control previo a cargo de los responsables de la Administración…” Artículo 61 - “Auditorias Internas Institucionales”: La Auditoria Interna Institucional constituye el órgano especializado de control que se establece en cada organismo y entidad del Estado para ejercer un control deliberado de los actos administrativos del organismo respectivo, de conformidad con las normas de auditoria generalmente aceptadas. Dependerá de la autoridad principal del organismo o entidad. Su tarea principal consistirá en ejercer el control sobre las operaciones en ejecución; verificando las obligaciones y el pago de las mismas con el correspondiente cumplimiento de la entrega a satisfacción de bienes, obras, trabajos y servicios, en las condiciones, tiempo y calidad contratados”. Por nota de fecha 21 de julio el Dr. Víctor Ojeda Rector de la Universidad Nacional de Pilar, remite el descargo correspondiente a las observaciones remitidas por nota CGR Nº 2984 de fecha 01 de julio de 2008. La Institución informa lo siguiente: “El Reglamento de Becas a que hace alusión el documento de comunicación de observación – examen presupuestal se refiere a la Facultad de Ciencias Contables, Administrativas y Económicas como puede verse más arriba y no corresponde al reglamento interno de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural”. Analizado el descargo remitido por la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural, esta auditoria opina lo siguiente: La institución no ha respondido a la observación expuesta por esta auditoria, con relación a Concesión de Becas a alumnos sin tener en cuenta las reglamentaciones. CONCLUSIÓN Las autoridades de la Facultad de Ciencias Agropecuarias han otorgado y pagado becas a funcionarios administrativos y docentes con fuente de financiamiento 10 “Recursos del tesoro” por G. 39.423.578 (Guaraníes treinta y nueve millones cuatrocientos veintitrés mil quinientos setenta y ocho) sin considerar los requisitos previstos en el Reglamento interno Art. 203. Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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El ordenamiento administrativo se basa en normas de cumplimiento obligatorio, no optativo y esto tiene su razón de ser en el hecho que el funcionario maneja fondos y bienes públicos, por consiguiente debe ceñirse estrictamente a las leyes, normas y reglamentos. En este sentido la disciplina administrativa debe asimilarse casi totalmente. Esta auditoria señala lo dispuesto en el artículo 82 de las Responsabilidad de las autoridades y funcionarios, de la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado” que textualmente señala: “Las autoridades, funcionarios y, en general el personal al servicio de los organismos y entidades del Estado a que se refiere el artículo 3° de esta ley que ocasionen menoscabo a los fondos públicos a consecuencia de acciones u omisiones contrarias a sus obligaciones legales, responderán con su patrimonio con la indemnización de daños y perjuicios causados, con independencia de la responsabilidad disciplinaria o penal que les pueda corresponder por las leyes que rigen dichas materias” . Asimismo el artículo expresa:
83 de la Ley Nº 1535/99 De Administración Financiera del Estado”
“Constituyen infracciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior: inciso c) comprometer gastos y ordenar pagos sin créditos suficientes para realizarlo o con infracción de lo dispuesto en la Ley de Presupuesto vigente”. Por su parte el artículo 106 establece:
del Decreto Reglamentario Nº 8127/00 de la Ley Nº 1535/99
Responsabilidades: “Los ordenadores de gastos o los funcionarios que por delegación cumplen tales funciones y el habilitado pagador serán responsables personal y solidariamente con sus bienes por los compromisos, obligaciones y pagos realizados fuera de presupuesto o el cumplimiento de las especificaciones técnicas determinadas para cada programa, sin perjuicio de las sanciones establecidas en la Ley del Funcionario de las sanciones establecidas en la Ley del Funcionario Público y la acción penal que correspondiere”. RECOMENDACIÓN Las autoridades de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural deberán aplicar urgentes medidas administrativas y/o legales que correspondan a fin que las rendiciones presentadas sean fidedignas, transparentes, y confiables y evitar que se repitan situaciones como la descripta en este punto. Además deberá establecer mecanismos de control estricto y adecuado de los documentos que respalden las erogaciones, de tal forma a transparentar la gestión del ente. II.3- FALTA DE RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE AUTORIZA EL PAGO EN CONCEPTO DE GASTOS DE BECAS Verificados los legajos que contienen los Comprobantes de Pagos correspondientes a los meses tomados como muestra del Ejercicio 2007, se observa que algunas de ellas no cuentan con Resolución de autorización de pago por un total de G. 12.000.000 (Guaraníes doce millones) tal como lo establece la Resolución CGR Nº 129/2001 “Por la cual se aprueba el Manual de Rendición y Examen de Cuentas de los Organismos y Entidades del Estado”. Seguidamente se detallan los casos mencionados precedentemente: Nombres y Apellidos Vicente Penayo Silvio J. Rodríguez Marylen F. Acosta
Resolución de Concesión de Becas 216/07 14/12/2007 216/07 14/12/2007 216/07 14/12/2007
Cheque Nº
Cargo
Importe del Pago
5059548 Docente
2.000.000
5059549 Docente
2.000.000
5059550 Docente
2.000.000
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Nombres y Apellidos Vector A. Riveros Nelson C. Mellone Víctor Lezcano Josefa Penayo Nancy Colman
Resolución de Concesión de Becas 216/07 14/12/2007 216/07 14/12/2007 37/07 16/03/2007 37/07 16/03/2007 37/07 16/03/2007
Cheque Nº
Cargo
Importe del Pago
5059551 Docente
1.000.000
5059552 Docente
3.000.000
2230300 Coordinador
750.000
2230301 Aux. Administrativo
750.000
2230302 Aux. Administrativo
500.000
TOTAL
12.000.000
Por nota de fecha 21 de julio el Dr. Víctor Ojeda Rector de la Universidad Nacional de Pilar, remite el descargo correspondiente a las observaciones remitidas por nota CGR Nº 2984 de fecha 01 de julio de 2008. La Institución informa lo siguiente: “Se desconoce los motivos por lo que no se encuentran esos documentos de autorización de Pagos. Ello es posible al confundirse la resolución de concesión con la resolución de autorización de Pago, por lo que esta lleva implícito el pago al que se le concediera la beca”. Analizado el descargo remitido por la Facultad de Ciencias Agropecuaria y Desarrollo Rural, esta auditoria opina lo siguiente: La institución no ha respondido a la observación expuesta por esta auditoria, con relación a falta de resolución por la cual se autoriza el pago en concepto de Gastos de Becas. CONCLUSIÓN Se han efectuado pagos en concepto de Becas de los meses tomados como muestra del año 2007, por un total de G. 12.000.000 (Guaraníes doce millones), observándose que no cuentan con Resolución de autorización de pago, tal y como lo establece la Resolución CGR Nº 129/2001 “Por la cual se aprueba el Manual de Rendición y Examen de Cuentas de los Organismos y Entidades del Estado”, concordante con lo establecido en la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, capítulo IV Del Examen de Cuentas, artículo 65 que dice: “La Contraloría General de la República tendrá a su cargo el estudio de la rendición y el examen de cuentas de los organismos y entidades del Estado sujetos a la presente ley, a los efectos del control de la ejecución del presupuesto, la administración de los fondos y el movimiento de los bienes y se basará, principalmente, en la verificación y evaluación de los documentos que respaldan las operaciones contables que dan como resultados los estados de situación financiera, presupuestaria y patrimonial, sin perjuicio de otras informaciones que se podrán solicitar para la comprobación de las operaciones realizadas”. Los organismos y entidades del Estado deben tener a disposición de los órganos del control interno y externo correspondientes, la contabilidad al día y la documentación sustentatoria de las cuentas correspondientes a las operaciones efectuadas y registradas…”. Cabe resaltar el estricto cumplimiento a lo establecido en la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera de Estado” el artículo 61 Auditorias Internas Institucionales que establece: “Su tarea principal consistirá en ejercer el control sobre las operaciones en ejecución; verificando las obligaciones y el pago de las mismas con el correspondiente cumplimiento de la entrega a satisfacción de bienes, obras, trabajos, y servicios en las condiciones tiempo y calidad contratados”. Asimismo, esta auditoria considera que en la Facultad de Ciencias Agropecuarias no existen controles previos que permitan comprobar la veracidad de la información antes de proceder a obligar y ejecutar los gastos, que responsabiliza a los ordenadores de gastos.
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RECOMENDACIÓN Los responsables de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y de Desarrollo Rural deberán aplicar urgentes medidas administrativas y/o legales que correspondan a fin que las rendiciones presentadas sean fidedignas, transparentes y confiables y si fuere necesario instruir sumario administrativo a fin de esclarecer y determinar responsables de los hechos.
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CAPITULO III EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FASE EJECUCIÓN Esta Auditoria ha efectuado la evaluación y comprobación del Sistema de Control Interno con el objeto de medir el grado de eficiencia, determinar el nivel de confianza y veracidad de la información financiera y administrativa del sistema y, consecuentemente, identificar eventuales deficiencias relevantes que requieran un mayor alcance de las pruebas a efectuar. Como procedimiento el Equipo Auditor efectúo la Evaluación del Sistema de Control Interno en dos fases (planificación y ejecución), el cual se define como: “Proceso continuo realizado por la dirección, gerencia y otros empleados de la entidad, para proporcionar seguridad razonable, respecto a sí están lográndose los objetivos siguientes: • Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios; Proteger y conservar los recursos públicos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal; Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales, Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad; y, Promoción de la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los servicios”. En este sentido, los funcionarios públicos tienen la responsabilidad de utilizar los recursos con efectividad, eficiencia y economía, a fin de lograr los objetivos para los cuales fueron autorizados. Por lo tanto, tales funcionarios son responsables de establecer, mantener y evaluar periódicamente un sistema de control interno sólido para:
Asegurar el cumplimiento de los objetivos y metas previstos, Proteger apropiadamente los recursos. Cumplir las leyes y reglamentos aplicables; y. Preparar, conservar y revelar información financiera confiable.
La evaluación de los componentes del Sistema de Control Interno, del Ejercicio Fiscal 2007, que afectaron a la ejecución de las gestiones que se desarrollaron en la presente etapa, ha evidenciado que la Institución presenta deficiencias en la estructura del Control Interno. El gráfico siguiente define los niveles de riesgo por cada calificación establecida en la fase de ejecución
0,0
0,4
RIESGO BAJO
0,5
0,9
RIESGO MODERADO
1,0
2,0
3,0
RIESGO ALTO
Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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TOTAL COMPONENTE 41
CALIFICACIÓN PRELIMINAR COMPONENTE 1,6400
CALIFICACIÓN PRELIMINAR DEL RIESGO ALTO
CALIFICACIÓN GLOBAL SISTEMA DE CONTROL PONDERACIÓN PUNTAJE INTERNO 0,1500 0,2460
1
FASE O PROCESO AMBIENTE DE CONTROL
# CRITERIOS EVALUADOS 25
2
VALORACION DEL RIESGO
0
0
0,0000
BAJO
0,1500
0,0000
3
ACTIVIDADES DE CONTROL
25
42
1,6800
ALTO
0,5000
0,8400
EVALUACION GENERAL
0
0
-
-
0,0500
-
PRESUPUESTO
0
0
-
-
0,0500
-
TESORERIA
17
18
1,0588
ALTO
0,0500
0,0529
CONTRATACION
0
0
-
-
0,1000
-
INVENTARIOS
0
0
-
-
0,0500
-
PROCESO CONTABLE
0
0
-
-
0,0500
-
8
24
3,0000
ALTO
0,1500
0,4500
4
MONITOREO
NEGOCIO MISIONAL 01
13
18
1,3846
ALTO
0,1000
0,1385
5
INFORMACION Y COMUNICACION
14
24
1,7143
ALTO
0,1000
0,1714
77
125
1,28378
ALTO
1,00000
1,39589
TOTALES
ALTO
ÍTEM
CALIFICACIÓN FASE DE EJECUCIÓN
1. Ambiente de Control La calificación obtenida en la “Fase de Ejecución”, para este componente es de 1,6400 equivalente a un Riesgo Alto, debido a los siguientes aspectos: •
•
• •
Los funcionarios afectados señalaron que no cuentan con un código de ética, razón por la cual éstos no participan en el desarrollo de los valores éticos a través de su desempeño con sentido de pertenencia y motivación. En cuanto al desarrollo de las funciones de control interno, no se cuenta con una dependencia encargada, solo con la Auditoria Interna del Rectorado. Asimismo, no se han aplicado mecanismos de sensibilización y práctica que faciliten el fortalecimiento del sistema. No existen herramientas que permitan el seguimiento y evaluación de los mecanismos de control implementados. En cuanto a lograr una comunicación fluida, ordenada y oportuna, no existen mecanismos que la desarrollen.
2. Evaluación o Valoración del Riesgo La unidad académica no cuenta con una oficina de Control Interno y/o Auditoria Interna, independiente solo con la Auditoria Interna del Rectorado, razón por el cual los criterios de evaluación del componente de valoración de riesgos ha tenido como respuesta de “No Aplicables” y por ende no se han diseñado ningún plan que involucre puntos de control de carácter preventivo, procedimientos y responsables del proceso.
3. Actividades de Control La calificación obtenida para las actividades de control (total) es de 1,6800 lo que significa riesgo Alto, por los siguientes aspectos: • La unidad académica no cuenta con una oficina de Control Interno y/o Auditoria Interna, independiente solo con la Auditoria Interna del Rectorado, razón por el cual los criterios de evaluación han tenido como respuesta de “No aplicables” y por ende no se han diseñado ningún plan que involucre puntos de control de carácter preventivo, procedimientos y responsables del proceso. • La institución no cuenta con un manual de procedimientos para ejecutar el proceso presupuestario. Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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• En lo que respecta a la registración oportuna de los ingresos y/o desembolsos, la puntuación ha sido de “No aplicable”, debido a que la institución no cuenta con u departamento de Contabilidad y la Universidad Nacional de Pilar adopta el sistema de centralización de la registración. • Asimismo, la institución no cuenta con un departamento de patrimonio debido a que la misma se halla centralizada en el Rectorado razón por el cual los criterios de evaluación han obtenido una calificación de “No aplicables”. Por lo tanto, de las actividades de control de inventario se encarga al Departamento de Patrimonio del Rectorado. • Si bien existen procedimientos establecidos por la Facultad para el desarrollo de las actividades misionales y de apoyo, éstos no son adoptados efectivamente.
4. Monitoreo La calificación obtenida en la fase de ejecución para este componente es de 1,3846 equivalentes a un Riesgo Alto, debido a los siguientes aspectos: • La entidad no cuenta con indicadores que permitan medir la eficacia y efectividad de los controles operados, ni con procedimientos administrativos específicos que permitan manejar los riesgos identificados, así como la necesidad de ajustes al sistema implementado que permitan medir el impacto del funcionamiento del sistema de control interno frente a los objetivos misionales, y ante la falta de estos mecanismos no se pueden implementar acciones correctivas. • La institución no cuenta con una unidad de Control Interno, por lo que no aplica ningún plan general de evaluación y verificación de las actividades de control implementadas, ya que este proceso de control es desarrollado por Auditoria Interna del Rectorado. • Asimismo, la institución no siente la asesoría y el acompañamiento de la Oficina de Control Interno y/o Auditoria Interna del Rectorado, sobre los procesos desarrollados en cada una de sus dependencias.
5. Información y Comunicación La calificación obtenida para el componente de información y comunicación es de 1,7143 equivale a un Riesgo Alto, por las siguientes razones:
que
• No ha habido un eficiente manejo en la información, como insumo básico, que le permita a la administración la optimización de los demás recursos y la toma de decisiones. • En este sentido, no se han desarrollado talleres de socialización relativos a los sistemas manejados por la Entidad. • Igualmente, no se han implementado mecanismos para que la información fluya en forma ordenada, clara, oportuna y con calidad. • Por lo expuesto, los medios o sistemas de comunicación utilizados por la entidad no son oportunos, ágiles y adecuados en cuanto al suministro de información, tanto interna como externa, para la toma de decisiones.
CONCLUSIÓN Podemos concluir en este Capítulo que, se evidencia una debilidad extrema en los Controles Internos vigentes en la Institución, los que no son suficientes ni adecuados para proveer información confiable, integral y oportuna.
RECOMENDACIÓN La institución debe adoptar e implementar mecanismos que permitan identificar los riegos inherentes y de control sobre sus actividades, por lo que las deficiencias deben ser corregidas, de manera a fortalecer los controles internos de la Entidad.
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CAPITULO IV
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES II.1- FALTA DE PRESENTACIÓN DE DECLARACIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA.
JURADA
DE
BIENES
EN
LA
CONCLUSIÓN La constancia de la presentación de la Declaración Jurada de Bienes de los funcionarios de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y Desarrollo Rural no se halla archivada adecuadamente en los legajos del personal de la institución, pues en el momento de la verificación sobre muestra hemos constatado que las mismas no formaban parte del legajo. Al respecto, el Art. 104º de la Constitución Nacional que dice: “De la Declaración Obligatoria de Bienes y Rentas – Los funcionarios y los empleados públicos, incluyendo a los de elección popular, a los de entidades estatales, bi nacionales, autárquicas, descentralizadas y en general, quienes perciban remuneraciones permanentes del Estado, estarán obligados a prestar Declaración Jurada de Bienes y Rentas dentro de los quince días de haber tomado posesión de su cargo, y en igual término al cesar el mismo” RECOMENDACIÓN La Institución deberá arbitrar las medidas administrativas, a efectos de mantener actualizado el legajo del personal de manera a evitar que se repitan situaciones como las descriptas en este punto y deberá dar estricto cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias en cada uno de sus actos administrativos. II.2- CONCESIÓN DE BECAS A ALUMNOS SIN TENER EN CUENTA LAS REGLAMENTACIONES. CONCLUSIÓN Las Autoridades de la Facultad han otorgado y pagado becas a funcionarios administrativos y docentes con fuente de financiamiento 10 “Recursos del tesoro” por G. 39.423.578 (Guaraníes treinta y nueve millones cuatrocientos veintitrés mil quinientos setenta y ocho) sin considerar los requisitos previstos en el Reglamento interno Art. 203. El ordenamiento administrativo se basa en normas de cumplimiento obligatorio, no optativo y esto tiene su razón de ser en el hecho que el funcionario maneja fondos y bienes públicos. Por consiguiente debe ceñirse estrictamente a las leyes, normas y reglamentos. En este sentido la disciplina administrativa debe asimilarse casi totalmente. RECOMENDACIÓN La Universidad Nacional de Pilar deberá aplicar urgentes medidas administrativas y/o legales que correspondan a fin que las rendiciones presentadas sean fidedignas, transparentes, y confiables y evitar que se repitan situaciones como la descripta en este punto. Además deberá establecer mecanismos de control estricto y adecuado de los documentos que respalden las erogaciones, de tal forma a transparentar la gestión del ente. II.3- FALTA DE RESOLUCIÓN POR LA CUAL SE AUTORIZA EL PAGO EN CONCEPTO DE GASTOS DE BECAS CONCLUSIÓN Se han efectuado pagos en concepto de Becas de los meses tomados como muestra del año 2007, por un total de G. 12.000.000 (Guaraníes doce millones), observándose que no cuentan con Resolución de autorización de pago, tal y como lo establece la Resolución CGR Nº 129/2001 “Por la cual se aprueba el Manual de Rendición y Examen de Cuentas de los Organismos y Entidades del Estado”, concordante con lo establecido en la Ley Nº 1535/99 “De Administración Financiera del Estado”, capítulo IV Del Examen de Cuentas, artículo 65. Asimismo, esta auditoria considera que en la Facultad de Ciencias Agropecuarias no existen controles previos que permitan comprobar la veracidad de la información antes de proceder a obligar y ejecutar los gastos, que responsabiliza a los ordenadores de gastos. Nuestra Visión: “Institución de control que promueve el uso responsable del patrimonio publico, reconocida por la sociedad por la calidad de sus servicios y productos”.
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RECOMENDACIÓN Los responsables de la Facultad de Ciencias Agropecuarias y de Desarrollo Rural deberán aplicar urgentes medidas administrativas y/o legales que correspondan a fin que las rendiciones presentadas sean fidedignas, transparentes y confiables y si fuere necesario instruir sumario administrativo a fin de esclarecer y determinar responsables de los hechos. Es nuestro informe Asunción, de agosto de 2008
Lic. Ceferina Velazco de Delgado Auditor
Lic. María Teresa Fernández Auditor Lic. Milciades Aquino Auditor Lic. Ramona Cumbay M. Jefe de Equipo
Sr. Pedro Recalde Auditor
C.P. Verónica Gómez Auditor Lic. Alcira J. de Trinidad Supervisora
Lic. Isabel Emi Moriya de Amarilla Directora General Dirección Gral. de Control de la Administración Descentralizada
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