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Procesador de textos (II) Vamos a conocer... 1. Inserción de imágenes y otros objetos 2. Formato y resolución de imágenes 3. Elaboración de comunicaciones escritas básicas. Utilización de plantillas 4. Combinar documentos 5. Copias de seguridad del trabajo realizado FICHA DE TRABAJO 1 Combinar correspondencia FICHA DE TRABAJO 2 Combinar etiquetas

Y al finalizar esta unidad… ■

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Conoceremos la forma de insertar imágenes y fotografías desde nuestros archivos. Sabremos insertar formas y gráficos SmartArt. Podremos insertar gráficos estadísticos con distintos formatos para comparar datos. Aprenderemos a capturar imágenes de las pantallas activas. Conoceremos los distintos formatos de las imágenes. Sabremos manipular las imágenes. Conoceremos los distintos documentos más usuales en el trabajo administrativo. Aprenderemos a crear plantillas de un documento. Realizaremos cartas de distribución masiva personalizadas.

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Procesador de textos (II)

1. Inserción de imágenes y otros objetos Como vimos en la Unidad 7, en un documento de Word podemos insertar tablas; en esta unidad aprenderemos que también pueden insertarse imágenes otros objetos, de los que veremos en detalle los más importantes.

1.1. Imágenes En Microsoft Word 2010 podemos insertar las imágenes prediseñadas que contiene el propio programa. También podemos insertar cualquier imagen, siempre que la tengamos guardada como archivo en algún soporte de memoria.

Saber más Microsoft Office on line En la web de Microsoft Office, podemos encontrar numerosas imágenes, imágenes con movimiento (gif) y plantillas de documentos. También puedes encontrar tutoriales de todos los programas que tengas de Microsoft.

1.1.1. Imágenes prediseñadas Este tipo de imágenes está contenido en el mismo paquete de Microsoft. La cantidad de imágenes disponibles dependerá de si estamos conectados a internet, pues entonces tenemos la opción de acceder a las imágenes prediseñadas contenidas en ; si no es así, solo tendremos acceso a las incluidas por defecto en el paquete. Así, por ejemplo, si queremos insertar la imagen de una tetera, procederemos de la siguiente manera: ■

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Pulsamos sobre la ficha Insertar, nos situamos en el grupo de botones Ilustraciones y dentro de este seleccionamos Imágenes prediseñadas.

A la derecha de la pantalla se abre el panel de tareas, en el que podemos optar por incluir contenido de Office.com o no. Escribimos la palabra de la imagen que buscamos, en nuestro caso «tetera», y pulsamos la opción Buscar. En el cuadro de resultados aparecerán numerosas imágenes de teteras. Basta con pulsar sobre una de las imágenes (en nuestro ejemplo pulsamos sobre la primera de la columna de la derecha) para que se inserte en el lugar donde esté el cursor.

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Unidad 8 ■

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Cuando la imagen está seleccionada aparece rodeada por una línea con puntos para poder modificar su tamaño, y para poder moverla dentro del documento. Una vez insertada y siempre que esté seleccionada, aparece una nueva ficha en la cinta de opciones: Herramientas de imagen – Formato; con ella podemos modificar la imagen inicial.

Lo primero que debemos hacer es ajustar la imagen respecto al texto, y para ello elegimos la opción Ajustar texto. Se desplegarán las diversas opciones, y seleccionamos la que nos interese.

Mientras esté seleccionada la imagen podemos moverla a lo largo del documento o cambiar su tamaño, estirando alguno de los puntos que se encuentran en el recuadro que la rodea.

1.1.2. Insertar imagen desde el ordenador Mediante esta herramienta podemos insertar cualquier imagen que tengamos guardada en nuestro ordenador o memoria externa. Pueden ser imágenes diversas descargadas de internet o fotografías descargadas previamente de nuestras cámaras fotográficas digitales, o escaneadas. Para insertar una imagen desde un archivo: ■

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Pulsamos sobre la ficha Insertar para acceder al grupo de herramientas de insertar y nos situamos en el grupo de botones Ilustraciones. Dentro de este seleccionamos la opción Imagen.

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Procesador de textos (II) ■

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Se abre la ventana de diálogo Insertar imagen. En ella buscamos la ubicación de nuestras imágenes, seleccionamos una imagen o fotografía y pulsamos sobre el botón Insertar.

La imagen o fotografía aparece en el documento en formato original.

Cuando la imagen está seleccionada aparece rodeada por una línea con puntos para poder modificar su tamaño, y para poder moverla dentro del documento. Una vez insertada y siempre que esté seleccionada, aparece una nueva ficha en la cinta de opciones: Herramientas de imagen – Formato; con ella podemos modificar la imagen inicial. Lo primero que debemos hacer es ajustar la imagen respecto al texto, y para ello elegimos la opción Ajustar texto. Se desplegarán las diversas opciones, y elegimos la que nos interese. Mientras esté seleccionada la imagen podemos moverla a lo largo del documento o cambiar su tamaño, estirando alguno de los puntos que se encuentran en el recuadro que la rodea. También podemos recortar la imagen. Para ello tenemos que pulsar sobre la opción Recortar del grupo Herramientas de imagen. Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - [email protected]

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Unidad 8

1.2. Formas Podemos insertar formas previamente diseñadas, como rectángulos, círculos, flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y llamadas. Para acceder a esta herramienta, debemos seleccionar la ficha Insertar y, dentro de ella, en el grupo de botones Ilustraciones, elegir la opción Formas. A continuación se despliega el cuadro en el que aparecen clasificadas las distintas formas por categorías: en primer lugar aparecen las formas usadas recientemente, a continuación líneas, rectángulos, formas básicas, flechas de bloque, etc. Al igual que sucede con las imágenes, podemos modificar las formas una vez creadas.

Ejemplos Vamos a insertar un bisel, y le aplicaremos diversas modificaciones. Para ello tenemos que seleccionar la forma. Una vez seleccionada aparece la ficha Herramientas de dibujo – Formato. Teniendo seleccionada esta ficha, se muestran numerosas herramientas para dar formato a nuestro dibujo, especialmente: ■

Estilos de forma

En Estilos de forma podemos aplicar relleno, contorno y efectos de la forma; en nuestro caso elegiremos el estilo de forma «efecto intenso púrpura énfasis 4», Efecto de forma, iluminado. ■

Organizar

Podemos elegir cómo ajustar la forma con respecto al texto. Si tuviera texto, lo podemos alinear de diversas formas, el lugar en que queremos que aparezca, etc.

1.3. Gráfico SmartArt Por medio de esta opción podemos insertar un elemento gráfico SmartArt para comunicar información visualmente. Los elementos gráficos SmartArt incluyen listas gráficas y diagramas de procesos, así como gráficos más complejos, como diagramas de Venn y organigramas. En la ficha de trabajo Insertar seleccionamos la opción SmartArt.

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Procesador de textos (II) Cuando pulsamos sobre SmartArt, aparece la pantalla para elegir el tipo de gráfico que queramos. Primero elegimos la categoría en la columna de la izquierda y en el cuadro central seleccionamos el tipo de gráfico que nos interese.

Saber más Gráficos Podemos modificar los gráficos que hayamos insertado. Así, se puede variar su diseño, color de fondo, formato del título, etc.

1.4. Insertar gráfico Con esta opción se inserta un gráfico para ilustrar y comparar datos. Barras, anillos, líneas, áreas y superficies son algunos de los tipos disponibles. En la ficha de trabajo Insertar seleccionamos la opción Gráfico. Aparecerá la ficha Herramientas de gráfico, que tiene tres pestañas: ■

Diseño:

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Presentación:

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Formato:

Junto con el gráfico se abre una hoja de Excel, que nos servirá para introducir los datos que queramos que aparezcan en el gráfico. Una vez introducidos, el gráfico se conformará de acuerdo a los valores que hayamos incluido. Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - [email protected]

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Unidad 8

1.5. Captura Con esta opción se inserta una imagen de los programas que están minimizados en la Barra de tareas.

Saber más Captura La captura de la pantalla activa también la podemos realizar pulsando la tecla [Impr Pant] del teclado.

Haciendo clic en Recorte de pantalla se puede insertar una imagen que forme parte de la pantalla. Para insertar directamente la imagen de una pantalla que se encuentre en la barra de tareas, pulsamos en la ficha Insertar, seleccionamos Captura, pulsamos sobre la flecha desplegable y elegimos la pantalla que queramos insertar de las disponibles.

Actividades 1. Inserta una imagen prediseñada de Word: «Estudiante realizando un examen». Esta imagen aparece en octavo lugar si en Buscar escribimos la palabra «estudiante». 2. Inserta una fotografía desde tu ordenador o desde un pendrive. Si no tienes ninguna, busca una en internet y guárdala. ■

Una vez insertada, ajusta el texto en la opción de Formato y selecciona «cuadrado».

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En estilo de imagen, elige «mate biselado blanco».

■

En el grupo de botones «Ajustar», elige «Color» en el desplegable y selecciona «Aguamarina, color de énfasis 5 oscuro».

■

En el mismo grupo de botones, en «Efectos artísticos», elige la opción «Plastificado».

3. Inserta una forma: dentro de formas básicas elige «Cara sonriente». Quita la sonrisa a la cara y haz que esté seria, pulsando sobre el rombo amarillo y moviendo la sonrisa. 194

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Procesador de textos (II)

2. Formato y resolución de imágenes Tal como vimos en el epígrafe 1, podemos insertar diversos tipos de imágenes. Una vez insertada y cuando la imagen esté seleccionada, aparece la ficha Herramientas de imagen – Formato, y en ella cuatro grupos de botones (Ajustar, Estilos de imagen, Organizar y Tamaño), que permiten modificar la imagen.

Ejemplos

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Vamos a realizar varias modificaciones en la imagen de la barca: 1. Recortaremos una parte del paisaje con la herramienta Recortar. 2. Ahora, sobre la copia del original de la imagen, con la herramienta Correcciones del grupo Ajustar, podemos variar la nitidez, el brillo y el contraste; vamos a elegir nitidez 50 % y brillo y contraste -20 %.

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3. Con la herramienta de Color, del mismo grupo de botones, daremos un tono anaranjado, color de énfasis 6 claro. 4. Elegimos en la herramienta Efectos artísticos, del grupo Ajustar, la opción Escala de grises con lápiz. 5. En el grupo de botones Estilo de imagen, seleccionamos la opción de aplicar a la imagen un óvalo de bordes suaves.

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6. En el grupo de botones Ajustar, pulsamos sobre Restablecer imagen (para volver a la imagen original) y a continuación pulsamos sobre Quitar fondo, para que aparezca solo la barca. 1

2 6

Las imágenes se pueden guardar en distintos formatos; así, podemos guardar la foto de la barca en los formatos mapa de bits, GIF, JPEG, PNG o TIFF.

Según el formato que elijamos la resolución es mayor o menor, siendo el tamaño del archivo más o menos grande. Como podemos ver, el formato Imagen mapa de bits ocupa más de 20 Mb; sin embargo en formato JPEG ocupa menos espacio, solo 1,5 Mb.

Actividades 4. Para que aparezca la ficha Herramientas de imagen, ¿qué tenemos que hacer? 5. ¿En qué formato tenemos que guardar una imagen para que el archivo sea más pequeño? 6. Cuando hemos manipulado una imagen, ¿qué herramienta utilizaremos para que podamos volver a la imagen original?

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Unidad 8

3. Elaboración de comunicaciones escritas básicas. Utilización de plantillas 3.1. Documentación oficial Saber más La instancia Además de servir para realizar solicitudes a la Administración, la instancia se utiliza también para cursar reclamaciones y denuncias. Asimismo, se usa para solicitar ser admitido a un proceso selectivo de personal en la Administración.

La documentación oficial está formada por documentos que se originan como consecuencia de las relaciones entre los particulares (personas físicas o jurídicas) y la Administración (estatal, autonómica o local). Está sometida a una serie de normas tanto en la forma como en el contenido. Al contrario de la carta comercial, en estos documentos el estilo y tono de su redacción debe ser impersonal; asimismo, se utilizan determinados formulismos y tratamientos protocolarios.

3.1.1. La instancia Es el escrito que se emplea para solicitar algo de la Administración Pública.

Estructura de la instancia ■

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Encabezamiento: lugar donde deben aparecer los datos del solicitante. Cuerpo: en él se deben desarrollar los argumentos de la petición. Cierre: en él concretaremos la petición, pondremos la fecha y firmaremos. ROSA RIMO TARA, mayor de edad, funcionaria de la Comunidad de Madrid, con documento nacional de identidad número 859709-A, domiciliada en MADRID, calle Jaca, 23, 2.º izquierda, EXPONE: Que durante los dos últimos meses se vienen produciendo una serie de robos en viviendas de los vecinos de la localidad de El Espinillo (Madrid), actuando durante la madrugada. Estos robos, a veces con violencia, están perturbando la vida en la localidad y produciendo pánico entre los vecinos, por todo ello, SOLICITA: Más vigilancia policial en toda la localidad, especialmente de madrugada, que es cuando se producen generalmente la mayoría de los robos. En El Espinillo, 24 de febrero de 2014

Fdo.: ROSA RIMO TARA

ILUSTRÍSIMO AYUNTAMIENTO DE EL ESPINILLO MADRID PLAZLA NAVACERRADA, 3

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Procesador de textos (II) 3.1.2. El recurso Documento que se dirige a un órgano de la Administración Pública que ha dictado una resolución con la que el interesado, que es el firmante del documento (persona física o jurídica), no está de acuerdo. Por medio del recurso se pide a la autoridad correspondiente que modifique el acto o resolución inicial. Todos los actos de la Administración Pública y todas sus resoluciones deben ajustarse a un procedimiento que viene establecido en la propia Ley que regula el funcionamiento de las administraciones.

Estructura del recurso Similar a la instancia, consta de encabezamiento, cuerpo y cierre. ■

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■

Encabezamiento: figuran los datos de la persona afectada por la resolución (interesado), que firma el recurso, y que se conoce como recurrente. Se siguen los mismos criterios que se indicaron para la instancia. Cuerpo: contiene las alegaciones, y también se pueden incluir fundamentos jurídicos. Formulación del recurso: se inicia con alguna de las expresiones «Formulo (o Formula) recurso contra...».

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Unidad 8 A continuación se indica la disposición por la que se recurre: orden, órgano que la dictó, fecha en que se dictó y fecha de notificación, además de cualquier otra información que se tenga sobre el asunto relacionado con el recurso. Como se puede comprobar, entre la solicitud y el recurso no existen grandes diferencias de formato; la diferencia está en el contenido.

3.2. Comunicaciones breves 3.2.1. Aviso Sirve para informar a los empleados sobre ciertos hechos que pueden interesarles, como por ejemplo comunicar la próxima campaña de vacunación contra la gripe, informar sobre los requisitos para solicitar becas de empresa, etc.

Se comunica a los trabajadores que a partir del 15 de septiembre se dará inicio a la campaña de vacunación contra la gripe. Los interesados en vacunarse pueden pasar por la enfermería los lunes y miércoles de 10:00 a 13:00 h. 3 de septiembre de 20XX Servicio de enfermería

3.2.2. Nota interior, comunicado de régimen interno o memorándum Es un mensaje escrito interdepartamental. Para las comunicaciones internas lo más habitual es el uso del teléfono o la comunicación verbal directa; no obstante, si es necesario dejar constancia escrita se recurre al memorándum.

3.2.3. Rótulos Son accesorios utilizados para dar a conocer y diferenciar un establecimiento de otro. También se usan como indicador o cartel anunciador. Las formas y técnicas empleadas para confeccionarlos son de lo más variado. 198

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Procesador de textos (II) Podemos distinguir: ■

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Rótulos exteriores: se utilizan para que se vea, a gran distancia, el logotipo de la empresa. Rótulos interiores: se emplean en: - Carteles de departamentos y despachos. - Nombres de responsables de los departamentos. - Normas generales de uso (no fumar, prohibido entrar…).

3.3. Comunicaciones básicas externas La comunicación escrita es tan importante para la empresa que el personal se dedica a su elaboración, registro y manejo en gran parte del tiempo empleado en tareas de administración. No existe un estilo de redacción fijo o estándar, pero sí ciertas condiciones que deben tenerse presentes al redactar los escritos comerciales.

3.3.1. La correspondencia comercial Es el conjunto de comunicaciones escritas relacionadas con la empresa tanto si son de ámbito externo como interno.

3.3.2. Estructura de la carta comercial Los apartados principales son tres: encabezamiento, cuerpo y pie, que estudiaremos en detalle.

El encabezamiento Es la parte más formal de todo el documento. Ocupa el espacio superior del papel, y está formado a su vez por los siguientes apartados: membrete, destinatario, fecha, referencias, asunto y saludo. ■

Membrete Identifica al remitente. Se sitúa en la parte superior de la hoja, ya sea centrado, alineado en el lado izquierdo, o bien ocupando toda la anchura del papel.

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Destinatario Persona a la que se dirige la carta. Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - [email protected]

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Unidad 8 ■

Datos del destinatario – Nombre y apellidos, o razón social en el caso de las personas jurídicas. – Dirección completa.

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Fecha Suele colocarse unas líneas por debajo del destinatario.

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Referencias – Se trata de abreviaturas compuestas de letras y números. – Se escriben, debajo de la dirección del destinatario, alineadas al margen izquierdo o al lado derecho.

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Asunto – En este apartado se anuncia el tema principal de la carta. – Se sitúa debajo de las referencias, manteniendo el criterio de distribuir con armonía el espacio en el papel. – Tanto en el caso de la referencias como en el asunto, en el papel impreso suele venir marcado el lugar para colocarlas.

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Saludo Es el último de los apartados del encabezamiento y se coloca en la parte izquierda del papel, seguido de dos puntos.

El cuerpo Se coloca a continuación del encabezamiento y ocupa la parte central del papel. Constituye el núcleo principal de la carta.

El pie o cierre Se compone de varios apartados: despedida, firma, anexos y posdata. ■

Despedida Se emplean frases breves y sencillas que sirven como conclusión y cierre de la carta.

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Firma Es un elemento esencial de la carta, que carecerá de validez si no está firmada.

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Anexos Si la carta va acompañada de algún otro documento, tal como factura, cheque, catálogo, tarifa, informe, etc., se reflejará al pie de la carta, para de esta manera evitar errores o extravíos.

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Posdata Se sitúa en la parte final de la hoja. Originalmente, este apartado se empleó para reflejar cualquier asunto que se había pasado por alto en el momento de elaborar el documento.

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INDUSTRIAS ELA, S. L.! !

C/ Andrés obispo 28043 - Madrid NIF: B4015689 TALLERES CIRCULAR C/ Silvano, 41 28043 - Madrid N/Ref.: AA/bb Asunto: Solicitud de información 29 de enero del 20XX Estimados señores, En primer lugar queremos agradecerles el interés mostrado en su escrito de fecha 20 del corriente, en el cual nos solicitan información sobre el artículo «Galaxy». A continuación les detallamos las características técnicas. Ruedas modelo «Galaxy»: – Elaboradas con una doble capa de caucho de gran adherencia al asfalto y gran capacidad de absorción de agua. – Dotadas de una red trenzada de hilo de bramante en toda su superficie lo que le confiere una gran durabilidad y estabilidad. – Es un producto a la medida de los vehículos que su empresa comercializa, no obstante debemos comentarles que dicho producto ha dejado de fabricarse, y por lo tanto solo podremos asegurarles el suministro de este pedido. Para próximos pedidos y en sustitución de las ruedas modelo «Galaxy», le recomendamos el nuevo modelo llamado «Valmar». El modelo «Valmar» cumple con las garantías de calidad del anterior modelo «Galaxy», pero con unas prestaciones mucho más avanzadas, así como un precio más competitivo. Adjunto les enviamos toda la información de dicho producto, no obstante, si estuviesen interesados, podemos concertar una cita con nuestro representante en su zona, el cual les aclarará cualquiera de las dudas que pudieran tener respecto al citado producto. Sin otro particular, y dándoles las gracias por su atención, atentamente,

Departamento Comercial Marcos Tarmiño

Normalmente las empresas tienen todos los tipos de documentos con sus correspondientes membretes y diseño personalizado, realizados por una imprenta. Pero hoy día, con los avances de las aplicaciones informáticas, no es necesaria la inversión en documentos de imprenta como cartas, sobres, etc. Actualmente se puede diseñar la imagen de la empresa con un procesador de textos y guardarla como un documento de plantilla, de forma que, cuando queramos imprimir por ejemplo una carta, con elegir la plantilla Carta de la empresa se imprimirá dicha carta con los datos de nuestra empresa, tanto el logo como el membrete. También ofrece la ventaja de que, ante cambios por ejemplo de domicilio, se puede modificar el membrete y no es necesario tirar todo el material impreso que se quedó anticuado.

3.4. Uso de plantillas Las plantillas son documentos previamente diseñados para que tengan siempre las mismas características y puedan ser usados como base para la creación de otros documentos; por ejemplo, en una empresa se puede tener una plantilla de carta, de forma que, cuando se quiera escribir una carta comercial, todos los datos de la empresa estén diseñados y la estructura de la carta siempre sea semejante. Licenciado a Juan Carlos Santos Martin - [email protected]

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Unidad 8 Para crear una plantilla podemos partir de un documento en blanco o basarnos en otra plantilla. Supongamos que queremos crear una plantilla para escribir todas las cartas con la misma estructura: ■

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En primer lugar abrimos un documento en blanco, sobre el que trabajaremos. Creamos y modificamos todas las características del documento en blanco: - En el encabezado ponemos el nombre de la empresa con el diseño deseado. En nuestro caso elegimos un modelo prediseñado de Word denominado Rayas, y escribimos en el encabezado el nombre de la empresa, «INDUSTRIAS ELA, S. L.».

INDUSTRIAS ELA, S. L.! C/ Andrés obispo 28043 - Madrid NIF: B4015689

- Salimos del encabezado y en la parte superior izquierda insertamos una imagen prediseñada de Word. Para ello seguimos los siguientes pasos:

En la ficha Insertar, elegimos Imágenes prediseñadas. TALLERES CIRCULAR ◆ Se abre a la derecha de la pantalla la barra de Imágenes prediC/ Silvano, 41 señadas y en ella escribimos, en Buscar, «profesiones», de forma 28043 - Madrid que aparecerá una serie de imágenes relativas a diversas profesiones. Elegimos la imagen «gentes, mujeres, planos…», que está N/Ref.: AA/bb situada en el cuarto lugar de las imágenes que aparecen. Asunto: Solicitud de información ◆

Pulsamos sobre la imagen y se pegará en el documento; a con29 de enero del 20XX tinuación, estando seleccionada la imagen (aparece con un recuadro con puntos), la podremos mover a cualquier lugar del Estimados señores, documento, pulsando con el botón izquierdo del ratón y arrasEn primer lugar queremos agradecerles el interés mostrado en sullegar escritoal delugar fechaadecuado; 20 del trando sin soltarlo hasta en nuestro caso corriente, en el cual nos solicitan información sobre el artículo «Galaxy». en la parte superior izquierda, debajo del encabezado. ◆

A continuación les detallamos las ◆características técnicas.

Una vez colocada la imagen en su lugar, pondremos el membrete, con la dirección y el NIF.

Ruedas modelo «Galaxy»: – Elaboradas con una doble capa de caucho de gran adherencia al asfalto y gran capacidad de absorción de agua. – Dotadas de una red trenzada de hilo de bramante en toda su superficie lo que le confiere una gran durabilidad y estabilidad. – Es un producto a la medida de los vehículos que ! su empresa comercializa, no obstante debemos comentarles que dicho producto ha dejado de fabricarse, y por lo tanto solo podremos asegurarles el suministro de este pedido.

INDUSTRIAS ELA, S. L.

C/ Andrés obispo Para próximos pedidos y en sustitución de las ruedas modelo «Galaxy», le recomendamos el nuevo modelo llamado «Valmar». 28043 - Madrid NIF: B4015689

El modelo «Valmar» cumple con las garantías de calidad del anterior modelo «Galaxy», pero con unas prestaciones mucho más avanzadas, así como un precio más competitivo. ◆

TALLERES CIRCULAR

Adjunto les enviamos toda la información de dicho producto, no obstante, si estuviesen C/ Silvano, 41 ◆ Podemos prediseñarla para que aparezcan interesados, podemos concertar una cita con nuestro representante en su zona, el cual les«N/Ref.: y Asunto:», 28043 - Madrid aclarará cualquiera de las dudas que tenerde respecto y pudieran el formato fecha.al citado producto. 202

N/Ref.: AA/bb y dándoles las gracias por su atención, atentamente, Sin otro particular, Licenciado Juan Carlos Santos Martin - [email protected] Asunto: Solicitud deainformación

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También podemos prediseñar el tipo y el tamaño de fuente; en nuestro caso pondremos «Arial», «12». Nos quedaría el siguiente formato:

INDUSTRIAS ELA, S. L.! C/ Andrés obispo 28043 - Madrid NIF: B4015689 TALLERES CIRCULAR C/ Silvano, 41 28043 - Madrid N/Ref.: AA/bb Asunto: Solicitud de información 29 de enero del 20XX

◆ ◆

Estimados señores,

Para guardar la plantilla, procedemos igual que para guardar un En primer lugar queremos agradecerles el interés mostrado en su escrito de fecha 20 del corriente, en el cual nos solicitan información el artículo «Galaxy». en la ventana de diádocumento: pulsamos en lasobre ficha Archivo, A continuación les detallamos las características técnicas. logo que aparece le daremos el nombre a la plantilla y en el desRuedas modelo «Galaxy»: plegable Tipo debemos elegir que se guarde como plantilla; esta – Elaboradas con una doble capa de caucho de gran adherencia al asfalto y gran capacidad de absorción de agua. se guardará con el resto de plantillas de Word, o en lugar donde – Dotadas de una red trenzada de hilo de bramante en toda su superficie lo que le confiere una gran durabilidad y estabilidad. le indiquemos. Las plantillas se guardan con la extensión .dotx. – Es un producto a la medida de los vehículos que su empresa comercializa, no obstante debemos comentarles que dicho producto ha dejado de fabricarse, y por lo tanto solo podremos asegurarles el suministro de este pedido.

Para próximos pedidos y en sustitución de las ruedas modelo «Galaxy», le recomendamos el nuevo modelo llamado «Valmar». El modelo «Valmar» cumple con las garantías de calidad del anterior modelo «Galaxy», pero con unas prestaciones mucho más avanzadas, así como un precio más competitivo. Adjunto les enviamos toda la información de dicho producto, no obstante, si estuviesen interesados, podemos concertar una cita con nuestro representante en su zona, el cual les aclarará cualquiera de las dudas que pudieran tener respecto al citado producto. Sin otro particular, y dándoles las gracias por su atención, atentamente,

Departamento Comercial Marcos Tarmiño

Todos los documentos anteriores se pueden personalizar, para que no parezcan cartas circulares.

Actividades 7. ¿Cuál es el fin de una instancia? 8. ¿Para qué sirve una plantilla de Word? 9. ¿Cómo podemos insertar imágenes prediseñadas? ¿Y una imagen de un archivo? 10. ¿Se pueden insertar fotografías, tomadas por el móvil o con una cámara, en un documento de Word? ■

¿Cómo tendríamos que realizar dicha inserción?

■

¿Se puede realizar directamente o se tiene que descargar previamente?

11. En un recurso administrativo, ¿dónde se concreta la petición? 12. ¿Qué es la posdata? 13. Si aportamos documentos complementarios en una carta, ¿dónde debemos indicarlo? 14. Enumera al menos dos documentos de comunicaciones breves.

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Unidad 8

4. Combinar documentos En este apartado estudiaremos la herramienta Correspondencia, que sirve para enviar a un gran número de personas una carta circular personalizada. Igualmente, esta herramienta permite imprimir numerosos sobres para destinatarios distintos sin necesidad de escribir uno a uno (utilizando cualquier base de datos con nombres y direcciones).

4.1. Correspondencia combinada con el asistente Veremos paso a paso cómo combinar correspondencia con el asistente de Word. En la ficha de Correspondencia pinchamos en la flecha del desplegable de Iniciar combinación de correspondencia, y dentro del desplegable que se abre elegimos la última opción, Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá una ventana vertical a la derecha de la pantalla. En la opción Seleccionar tipo de documento, hacemos clic en Cartas o cualquier otro documento que queramos crear. A continuación, hacemos clic en la parte inferior, en Siguiente: Inicie el documento. En la ventana vertical de la derecha anterior que aparece con el asistente para combinar correspondencia. 204

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Procesador de textos (II) Hacemos clic en Utilizar documento actual.

Y pulsamos sobre la opción Siguiente: Seleccione los destinatarios. En la pantalla siguiente seleccionamos Escribir una lista nueva, y hacemos clic sobre Crear…

Aparecerá la siguiente ventana de diálogo, en la que introduciremos los datos que se van a combinar, pero antes haremos clic sobre el botón Personalizar columnas:

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Unidad 8 A continuación se abre otra ventana de diálogo, en la que podremos agregar nuevos campos, cambiarlos o eliminarlos:

Pulsamos Aceptar y volvemos a la ventana anterior (nueva lista de direcciones), en la que introduciremos los datos necesarios y aceptamos. Se abrirá la ventana de guardar lista de direcciones (en formato Access), le damos nombre de archivo y guardamos. En la siguiente ventana que aparece aceptamos también.

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Procesador de textos (II) Pulsamos en la parte de abajo en Siguiente: Escriba la carta.

Saber más Cuando introducimos un campo combinado y queremos introducir otro a continuación en la misma línea, debemos pulsar un espacio, para evitar que al editar la carta ya combinada salgan juntos, por ejemplo nombre y apellido.

A continuación crearemos la carta. Los campos se insertarán utilizando el desplegable de la barra de la ficha Correspondencia Insertar campo combinado. Empezamos por el nombre, después apellidos, etc.

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Unidad 8 Cuando en la línea de saludo queremos poner «estimado» o «estimada», para distinguir entre femenino y masculino utilizaremos la herramienta Reglas, concretamente la opción Si...Entonces…Si no... Cuando pulsamos sobre esta opción aparece el cuadro de diálogo Insertar campo de Word. Seguimos las siguientes instrucciones:

– En nombre del campo elegimos: «Género». – En comparación elegimos: «Igual a». – En Comparado con ponemos: «M» de masculino o «F» de femenino. – En el apartado «Insertar este texto» ponemos: «o» si en el apartado anterior hemos elegido «M», o ponemos «a» si hemos elegido «F».

– Esto dará como resultado que en la carta aparecerá Estimada cuando sea mujer y Estimado cuando sea hombre. Una vez escrita la carta e insertados tanto los campos de combinación como los campos de Word, pulsamos sobre Siguiente: Vista previa de las cartas.

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Procesador de textos (II) En esta pantalla aparece en la barra de opciones la opción Vista previa de resultados. Si la pulsamos podremos ver, mediante las flechas de avance y retroceso, cada carta personalizada.

Pulsamos a continuación sobre Siguiente: Complete la combinación, para pasar a la pantalla siguiente, en la que aparecen los campos ya combinados y que con la herramienta se pueden ir viendo de uno en uno; también aparecen las opciones Imprimir o Editar. Si elegimos editar aparece el cuadro de diálogo Combinar en un documento nuevo o el cuadro de diálogo Combinar al imprimir. En ambos casos podemos elegir qué registros usamos: todos, el que está en pantalla, o una selección.

Si elegimos Imprimir, una vez seleccionados los registros que queremos imprimir aparecerá la ventana de diálogo de la impresora predeterminada.

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Unidad 8 Si elegimos Combinar en un documento nuevo, una vez elegidos los registros aparecen todas las cartas personalizadas, cada una de ellas con los datos de un destinatario.

Podemos guardar estas cartas combinadas como un documento único. Vanesa Ruíz Montes

Raquel González Garrido

C/ Bondad, 2,2º A

C/ Amistad, 5,2º B

MADRID

MURCIA

Madrid, a 17 de enero de 2.014

Madrid, a 17 de enero de 2.014

Estimada Doña Vanesa

Estimada Doña Raquel

Hemos recibido su solicitud de trabajo correspondiente a la oferta publicada en El Periódico, el domingo 16 de mayo.

Hemos recibido su solicitud de trabajo correspondiente a la oferta publicada en El Periódico, el domingo 16 de mayo.

Según la información proporcionada en su curriculum, consideramos que su perfil profesional se adapta al puesto que necesitamos cubrir.

Según la información proporcionada en su curriculum, consideramos que su perfil profesional se adapta al puesto que necesitamos cubrir.

En breve iniciaremos la realización de las entrevistas para cubrir el puesto vacante por lo que, si sigue interesado, le rogamos que se ponga en contacto con nosotros antes del día 30 de mayo.

En breve iniciaremos la realización de las entrevistas para cubrir el puesto vacante por lo que, si sigue interesado, le rogamos que se ponga en contacto con nosotros antes del día 30 de mayo.

Cordialmente,

Cordialmente,

Fdo.: María Chillida Calvo Directora de Recursos Humanos

Fdo.: María Chillida Calvo Directora de Recursos Humanos

4.2. Combinar correspondencia sin asistente También podemos combinar correspondencia sin usar el asistente de correspondencia, para lo cual seguiremos los siguientes pasos: 1. Pulsamos sobre la ficha Correspondencia, y hacemos clic sobre la flecha desplegable del icono Iniciar combinación de correspondencia. Se despliegan las opciones que se ven en la figura, y en nuestro caso elegimos la primera opción, Cartas. Se escribe la carta.

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Procesador de textos (II) 2. Ahora procedemos a seleccionar destinatarios; aquí podemos elegir entre:

■

■

■

Escribir una nueva lista…: el procedimiento es igual al visto en el asistente. Usar lista existente…: si elegimos esta opción, se abre la ventana Seleccionar archivos de origen de datos. Aquí elegimos la carpeta en donde están nuestros datos y, una vez abierta, elegimos la base de datos que queremos utilizar. Pulsamos Abrir.

También podríamos seleccionar los contactos de Outlook…: en este caso tendríamos que tener configurado Outlook.

3. El siguiente paso será insertar los campos de combinación en el lugar elegido para ello.

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Unidad 8 4. A continuación insertaremos los campos de Word, eligiendo en «Reglas» la que vamos a utilizar, y después creando la regla «Si…Entonces…Si no…», tal y como hicimos en el epígrafe 4.1.

5. Una vez escrita la carta y creados los campos de combinación o de Word convenientes, el siguiente paso será ver el resultado, pulsando sobre el icono Vista previa de resultado; podemos ver cada registro pulsando sobre las flechas de desplazamiento. 6. Por último pulsamos sobre Finalizar y combinar. Se despliega una lista de opciones, opciones que ya conocemos del asistente y son: ■

Editar documentos individuales…: esta opción crea un documento único con todos los destinatarios.

■ ■

Imprimir documentos…: en esta opción, cuando hemos seleccionado los destinatarios, aparece la ventana de diálogo de la impresora predeterminada.

4.3. Creación de sobres y etiquetas individuales 4.3.1. Creación de sobres Cuando escribimos a un número elevado de personas podemos imprimir todos los sobres a la vez, utilizando la opción de Correspondencia. El procedimiento es muy parecido al visto para las cartas; así, seguiremos los siguientes pasos: 212

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Procesador de textos (II) 1. En primer lugar debemos elegir el tipo de documento que queremos combinar en Iniciar combinación de correspondencia; en este caso elegimos Sobres…

2. A continuación aparece en pantalla un sobre, que si está predeterminado tendrá remite.

3. El siguiente paso es elegir el tipo de sobre y el tamaño en el desplegable, seleccionando uno predeterminado o creando un tamaño personalizado.

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Unidad 8 4. Una vez elegido, debemos insertar los campos correspondientes a través de Insertar campo combinado en la cinta de opciones: ■

Nombre, apellidos.

■

Dirección.

■

Código postal, ciudad.

■

Provincia.

5. Tras insertar los campos necesarios, podemos pulsar sobre Vista previa de resultados para ver el resultado.

6. A la derecha de la anterior herramienta tenemos las flechas de desplazamiento, que nos permite acceder a los sobres realizados.

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Procesador de textos (II) 7. Para finalizar, podemos bien imprimir todos los sobres combinados o bien editar todos ellos en un solo documento.

8. Si elegimos Editar documentos individuales, se mostrarán todos los sobres que hemos creado:

4.2.2. Creación de etiquetas Cuando escribimos a un número elevado de personas también podemos imprimir las direcciones en etiquetas para después pegarlas en los sobres en blanco. Para ello, elegimos la opción Correspondencia. El procedimiento es idéntico al visto para los sobres, y por lo tanto se deben seguir los mismos pasos: 1. En primer lugar debemos elegir el tipo de documento que queremos combinar en Iniciar combinación de correspondencia; en este caso elegimos Etiquetas…

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Unidad 8 2. Al elegir etiqueta, aparece el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, donde decidiremos el tipo de etiqueta que necesitamos. En nuestro caso, seleccionamos APLI 01214. Este tipo de etiqueta tiene un tamaño de alto de 3,7 cm y un ancho de 10,5 cm. En un DINA4 caben 2 horizontalmente y 8 verticalmente, sin márgenes.

3. Al pulsar sobre Aceptar, una vez elegida la etiqueta, aparece en la pantalla una hoja con las etiquetas divididas por líneas de puntos.

4. Ahora tenemos que elegir los destinatarios e insertar los campos correspondientes, que normalmente serán:

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■

Nombre, apellidos.

■

Dirección.

■

Código postal, ciudad.

■

Provincia.

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Procesador de textos (II) 5. Cuando insertamos los campos de combinación solo se insertan en la primera etiqueta. Si queremos que aparezcan los campos combinados en cada etiqueta, debemos pulsar sobre el icono Actualizar etiqueta. 6. Tras insertar los campos necesarios, podemos pulsar sobre Vista previa de resultados, para ver el resultado. Se mostrarán todos los destinatarios, cada uno en una etiqueta. 7. Una vez combinados podemos guardar los resultados o imprimir las etiquetas, para lo que debemos insertar en la impresora las hojas de etiquetas necesarias.

Actividades 14. Envía la siguiente carta realizando una combinación de correspondencia con los datos de la tabla siguiente:

Nombre

Apellido

Dirección

Ciudad

Provincia

CP

Género

Ernesto

Sáez

c/ Rosa, 25

Madrid

Madrid

28005

H

Ana

Hernández

c/ Surtidor, 25

Valdemoro

Madrid

28541

M

Pedro

Pérez

c/ Atocha, 5

Móstoles

Madrid

28153

H

Luisa

Muñoz

c/ Los Austrias

Aranjuez

Madrid

28653

M

Faustino

Escobar

Avda de los Águilas Imperiales, 56

Toledo

Toledo

45002

H

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Unidad 8

5. Copias de seguridad del trabajo realizado Saber más Copias de seguridad Es recomendable realizar las copias de seguridad en una ubicación externa al ordenador. Así, nos aseguramos de que estas se conservan en caso de robo, avería o virus en el ordenador.

La copia de seguridad es la creación de un duplicado de los archivos que queremos conservar, y es conveniente realizarla con cierta frecuencia, dado que existen personas que crean programas para destruir archivos ajenos a través de las conexiones a internet, (virus, troyanos...). La copia de seguridad se puede hacer de todo el disco duro o de las partes que indiquemos. En los ordenadores se puede limitar el acceso a otros usuarios, o bien limitarles el acceso a algunos archivos. Normalmente se establecen contraseñas de acceso a determinados archivos o programas. A veces solo se permite ver el contenido pero no se puede modificar, y por tanto solo se puede utilizar en modo lectura. Para poder disponer de los datos grabados se deben hacer copias de todo o de parte del contenido del ordenador (archivos, sistema, correos electrónicos, libreta de direcciones, programas, etc.). Es muy importante hacer copias de seguridad periódicamente para evitar pérdidas de datos (el equipo informático puede resultar dañado por cortes de corriente eléctrica, exceso de temperatura, apagados incorrectos, etc.).

Ubicaciones de la copias de seguridad CD o DVD

Mediante programas de grabación.

Almacenamiento externo

Discos duros externos o pendrives (lápices USB).

Discos secundarios

Mediante particiones del disco duro en las que no se encuentre instalado el sistema operativo.

Copias de seguridad remotas

Las copias se almacenan en un servidor remoto fuera de las instalaciones.

Copias de seguridad en sitios on line

En la actualidad están surgiendo muchas alternativas para poder guardar nuestros archivos en la denominada nube, como el iCloud, de Apple, el One Drive de Microsoft, Dropbox, etc.

Windows 7 ofrece una herramienta para hacer copias de seguridad del equipo que está situada en el Panel de control, dentro del apartado de Sistema de seguridad.

Se recomienda realizar la copia de seguridad en una unidad externa. Esta copia se puede configurar para que se realice periódicamente. 218

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Unidad 8

EN RESUMEN Procesador de textos II Imágenes

Imágenes prediseñadas Insertar imagen desde el ordenador

Formas Inserción de imágenes y otros objetos

Gráfico SmartArt Insertar gráfico Captura

Formato y resolución de imágenes Documentación oficial Aviso Comunicaciones breves: Elaboración de comunicaciones escritas básicas. Utilización de plantillas

Nota interior Rótulos

Comunicaciones básicas externas Uso de plantillas Correspondencia combinada

Combinar y comparar documentos Creación de sobres y etiquetas individuales Copias de seguridad del trabajo realizado

Glosario ■

Campo: categoría particular de datos.

■

Plantilla: modelo de escrito que tiene unas características predefinidas.

■

Cierre: en los documentos, la parte final que concluye el escrito.

■

Memorándum: nota que se envía por mano a una persona de la misma oficina o institución.

■

Cuerpo: conjunto de las cosas que se dicen en la obra escrita o el libro, con excepción de los índices y preliminares.

■

Recurso: en un juicio o en otro procedimiento, acción que concede la ley al interesado para reclamar contra las resoluciones, ora ante la autoridad que las dictó, ora ante alguna otra.

■

Destinatario: persona a quien va dirigido o destinado algo.

■

Registro: conjunto de datos relacionados entre sí, que constituyen una unidad de información en una base de datos.

■

Encabezamiento: conjunto de las palabras con que, según fórmula, se empieza un documento.

■

Posdata: aquello que se añade a una carta ya concluida y firmada.

■

Firma autógrafa: rúbrica que está escrita de mano de su mismo autor.

■

Solicitud: diligencia o instancia cuidadosa a una administración pública.

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Unidad 8

ACTIVIDADES FINALES RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS

Repaso 1. ¿De qué partes está compuesta una instancia o solicitud? 2. ¿Cuál es la parte fundamental de una solicitud? 3. ¿En qué lugar se debe poner la fecha en la solicitud? 4. ¿A que otro documento se parece la solicitud? 5. ¿Qué tipo de lenguaje requieren los avisos? 6. ¿Para qué se utiliza la nota interior o memorándum? 7. ¿Qué es un rótulo? 8. ¿Para qué se utilizan los rótulos exteriores? 9. ¿Y los interiores? 10. En los documentos efectuados por las empresas, ¿qué es el membrete?

Ampliación 1. Realiza el membrete de una empresa con los siguientes datos: Servicomputador, S. L. Calle Programadores, 28 28001 MADRID NIF B99999999 2. Al membrete anterior insértale un logotipo que tenga relación con la actividad a la que se dedica; descárgalo de las imágenes prediseñadas. 3. Escribe una carta de Servicomputador, S. L. a la empresa de componentes electrónicos, mediante la cual pides información sobre los microprocesadores que fabrican. Los datos de la empresa de componentes electrónicos son: Electrocomputer, S. A. Calle del Cine, 1654 28024 MADRID NIF A11111111 4. Incluye en la carta anterior N.º/Ref.: y Asunto. 5. Escribe la carta de contestación, e incluye en ella: • N.º/Ref.: y Asunto:. • Anexo: consistente en un catálogo de microprocesadores. 6. Realiza un aviso mediante el cual comunicas a los trabajadores de la empresa que tienen que pasar por el departamento de personal para actualizar el número de cuenta bancaria, incluyendo el IBAN, indicando el horario de atención y el periodo durante el que se tiene que realizar. 7. ¿Qué herramienta se tiene que utilizar para insertar un campo de Word: «Si…Entonces…Sino…»? 8. Si queremos realizar una combinación de correspondencia con sobres, ¿tenemos que hacerlo obligatoriamente con el asistente para combinar correspondencia? 9. Cuando tenemos que seleccionar destinatarios, ¿de qué formas diferentes podemos seleccionar la lista? 10. Cuando tenemos editados los destinatarios, ¿a través de qué herramienta podemos insertar los campos combinados?

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11. Realiza una plantilla de una factura con la siguiente estructura. Tienes que realizarla con tablas (recuerda que la tienes que guardar en formato «.dotx»).      

FLNT,    S.  L.

FACTURA  

C/  Camino  Valpiedra,  22 26003  LOGROÑO Tlf.:  941333555   Fax:  941222666   NIF:  B-­‐26030405    

   

Lugar  y  fecha:  

N.º  pedido:    

N.º  Factura:   Código  

Código  de  cliente:   Cantidad  

Fecha  operación:  

   

N.º  albarán:  

Descripción  

Precio   unitario  

Descuento  

Precio  total  

           

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

   

SUBTOTAL     Base  imponible  

   

4%   Tipo  de  IVA  

10%   Cuota  de  IVA   21%  

Forma  de  pago  

0,5%   Recargo  de  equivalencia  

Cuenta  bancaria  

1,2%   Cuota  RE   5,2%  

Fecha  de  vencimiento  

Total  factura  

12. Realiza un cartel igual a la muestra (se realiza con formas de la ficha Insertar):

13. Realiza un recurso de alzada contra una multa que te han puesto por aparcar en prohibido en la plaza de San Francisco el Grande de Madrid, el día 23 de marzo de 20XX, a la 01:50 h. • Ese día no estabas en Madrid, sino en Sevilla, y casualmente te pusieron una multa (te sirve como prueba) en el barrio de Triana, en la calle de las Flores n.º 390, a las 23:30 horas del día 22 de marzo. • Elabora el recurso con tus datos. • Te han notificado la sanción el día 24 de abril de 20XX. • Realiza las alegaciones adecuadas, en función de las circunstancias. • Solicita que se deje sin efecto la sanción impuesta.

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Unidad 8

ACTIVIDADES FINALES RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS

14. Realiza un cartel de prohibido aparcar para el parking de la empresa:

15. Escribe una carta de reclamación a los grandes almacenes M&M. • La causa es que compraste un ordenador portátil cuya pantalla no funciona. • Inventa los datos de la tienda, dirección, NIF, etc. • Como remitente ponte tú. • Inventa los datos del ordenador. 16. Realiza una carta combinada para comunicar a los clientes una promoción comercial: • La carta debe ir personalizada de forma que en el saludo, cuando pongas «Estimad-»: - debe ir terminado en «o» si es un hombre. - y terminado en «a» si es una mujer. • Debes crear una base de al menos siete registros (clientes), con los siguientes campos: - Nombre. - Apellidos. - Dirección. - Código posta.l - Ciudad. - Provincia. - Género. 17. Enumera soportes para poder realizar copias de seguridad. 18. ¿Pueden abrirse en otro ordenador que no sea el tuyo los archivos guardados en la llamada «nube»? 19. ¿Cada cuánto tiempo guardan los cambios en la función autorrecuperación los programas de Microsoft? 20. ¿Se puede cambiar el tiempo en que se guardan los cambios en esa función?

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Unidad 8

EVALÚA TUS CONOCIMIENTOS RESUELVE EN TU CUADERNO O BLOC DE NOTAS

1. La instancia se compone de: a) Expongo y solicito.

8. Cuando adjuntamos algún documento con la carta, se hace constar:

b) Petición y argumentos.

a) Con la posdata.

c) Encabezamiento, cuerpo y cierre.

b) Con el asunto.

d) Emisor y destinatario.

c) Con la referencia.

2. La instancia es un documento que sirve para: a) Realizar un pedido de material. b) Mantener una comunicación con otra empresa. c) Ser resguardo de un pedido. d) Dirigirse a la Administración Pública para solicitar algo. 3. El aviso es un documento:

d) Con el anexo. 9. ¿Qué función tienen las plantillas en Word? a) Crear automáticamente una nueva plantilla cada vez que se utiliza un documento nuevo. b) Utilizarlas innumerables veces. Cuando guardamos el documento, la plantilla sigue inalterable.

a) Que se utiliza para poner en conocimiento general algún asunto.

c) Trabajar siempre con ellas sin poder utilizar otro tipo de documento.

b) Público.

d) En Word no existen plantillas.

c) Que sirve para anunciar la venta o alquiler de una vivienda. d) Que constituye una advertencia que se realiza a alguien que ha cometido una falta. 4. Cuando se pretende comunicar algo entre departamentos en una empresa y se quiere que quede constancia, se utiliza: a) Una nota interior o memorándum. b) Una carta certificada. c) Una llamada de teléfono. d) Un fax.

10. Cuando se guardan las direcciones creadas para una carta combinada, estas se guardan en un archivo de: a) Word. b) Excel. c) PowerPoint. d) Access. 11. La combinación de documentos puede ser: a) De cartas. b) De etiquetas. c) De sobres. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

5. El membrete es: a) Un miembro de la organización, pequeño. b) El bloque de datos de identificación de la empresa. c) La imagen gráfica de la empresa. d) Las respuestas a) y c) son correctas. 6. El logotipo es:

12. Cuando queremos que la combinación de correspondencia se personalice en función de si se trata de hombre o mujer, debemos utilizar: a) La herramienta Reglas con la opción «Si…Entonces… Sino...». b) La herramienta Insertar campo combinado.

a) Cualquier dibujo.

c) La herramienta Resaltar campos de combinación.

b) El bloque de datos de identificación de la empresa.

d) La herramienta Seleccionar destinatarios.

c) La imagen gráfica de la empresa. d) Las respuestas a) y c) son correctas. 7. Las referencias en las cartas se utilizan para: a) Identificar el asunto de nuestro escrito.

13. Cuando elegimos la opción Sobres en la combinación de correspondencia: a) Tenemos que elegir el modelo y tamaño de sobre.

b) Identificar el asunto de su escrito.

b) No es necesario elegir el modelo y tamaño, el programa lo identifica solo.

c) Identificar a quien escribe.

c) Tenemos que elegir el que esté predeterminado.

d) Las respuestas a) y b) son correctas.

d) El tamaño del sobre no se puede elegir.

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Unidad 8

FICHA DE TRABAJO 1 Combinar correspondencia Objetivos

Precauciones

■

Realizar una carta modelo.

■

Enviar la carta a varios destinatarios.

■

■

Editar a través de las herramientas de la ficha Correspondencia tantas cartas como destinatarios tengamos. Dejar al final del proceso todas las cartas personalizadas, como si se hubiesen escrito personalmente a cada destinatario.

■

■

■

Personalizar las palabras en función de que se escriban distinto en femenino que en masculino, evitando usar «do/da», o «@». Para personalizar estas palabras utilizar la herramienta «Reglas». Tener la precaución de separar con un espacio dos campos de combinación seguidos; de lo contrario aparecerán juntos.

Desarrollo Escribe la carta que figura en la imagen y a continuación realiza una combinación con los datos de la tabla. Pasos que deben seguirse: 1. Selecciona «Iniciar combinación de correspondencia». 2. Escribe la carta según la muestra:

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3. Guarda los documentos: como «Ficha 1» la carta y como «Datos de ficha 1» los datos. 4. Una vez escrita elige «seleccionar destinatarios», y después la opción «escribir nueva lista». 5. Escribe los destinatarios de la tabla: Nombre

Apellido

Cargo

Dirección

Ciudad

Provincia

CP

CCC

Género

Ernesto

Sáez

Director Financiero

c/ Rosa, 25

Madrid

Madrid

28005

0049 2569 21 2000012345

H

Ana

Hernández

Directora Comercial

c/ Surtidor, 25

Valdemoro

Madrid

28541

2238 2245 14 6001234567

M

Pedro

Pérez

Jefe de Personal

c/ Atocha, 5

Móstoles

Madrid

28153

0030 6565 89 6930125489

H

Luisa

Muñoz

Directora general

c/ Los Austrias

Aranjuez

Madrid

28653

0791 0012 36 9876543210

M

Faustino

Escobar

Responsable contable

Avda de los Águilas Imperiales, 56

Toledo

Toledo

45002

1192 1110 36 2583691471

H

Cristina

Santamaría

Directora de Producción

Avda. Los Poblados, s/n

Madrid

Madrid

28029

0049 6969 32 2000098765

M

6. Guarda los destinatarios como «Datos de ficha 1». 7. Inserta en la carta los campos combinados necesarios, como en la imagen de la carta que se muestra. 8. Inserta los campos de Word que creas convenientes. 9. Ejecuta «vista previa de resultados», para ver los datos combinados. 10. Comprueba que en cada carta aparecen los datos de cada destinatario (en turquesa) y que se distingue si se trata de mujer u hombre (en amarillo).

11. Imprime o edita las cartas una vez combinadas.

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Unidad 8

FICHA DE TRABAJO 2 Combinar etiquetas Objetivos ■

■

Precauciones

Crear una combinación de destinatarios con etiquetas partiendo de un documento en blanco, de forma que en cada etiqueta aparezca un destinatario.

■

Debemos pulsar sobre «Actualizar etiquetas» de la ficha Correspondencia para que en cada etiqueta aparezca un destinatario distinto.

Editar, a través de las herramientas de la ficha Correspondencia, tantas etiquetas como destinatarios.

Desarrollo Pasos que deben seguirse: 1. Selecciona en la ficha Correspondencia Iniciar combinación de correspondencia, y dentro del desplegable elige Etiquetas. 2. Pulsa a continuación sobre Seleccionar destinatarios y elige Usar lista existente. 3. Busca en el cuadro de diálogo los datos de los registros. 4. Utilizaremos «Datos de ficha 1» de la ficha anterior.

5. Pulsa sobre Insertar campo combinado. Una vez abierta la base de datos se despliega el listado de todos los campos, y si pulsas sobre él puedes insertarlos sucesivamente en la etiqueta.

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6. Pulsa Vista previa de resultados (solo aparece la primera etiqueta).

7. Pulsa Actualizar etiquetas, de forma que aparezcan todos los destinatarios, uno en cada etiqueta.

8. Pulsa de nuevo sobre Vista previa de resultados y obtendrás el resultado siguiente.

9. Pulsa sobre Finalizar y combinar. Podrás elegir en el desplegable entre: a) Editar documentos individuales. b) Imprimir documentos. c) Enviar mensajes de correo electrónico.

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