DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 1 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
9.4
ADMINISTRACION SISBEN
OBJETIVO Registrar a los beneficiarios en la Base de Datos del SISBEN de la Alcaldía Municipal de San Pedro Valle.
ALCANCE Desde la verificación del Censo y de los documentos de identificación del usuario hasta la expedición de la ficha y la actualización de datos.
RESPONSABLE El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es
el
Auxiliar
Administrativo- Administrador del SISBEN quien depende de la Secretaria de Planeación Municipal.
TERMINOS Y DEFINICIONES
QUE ES EL SISBEN: El Sistema de Identificación y Clasificación de Potenciales Beneficiarios para Programas Sociales, Sisbén, es esencialmente un sistema técnico
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 2 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
de información que es diseñado por el Gobierno Nacional con el propósito de identificar y clasificar a los hogares, familias y personas, conforme a sus condiciones de vida.
QUE ES UNA ENCUESTA NUEVA: Es la recopilación de información que se aplica en una ficha técnica de acuerdo a sus condiciones de vida directamente en la unidad de vivienda
QUE ES UNA RE-ENCUESTA: Es aquella encuesta que se aplica por inconform idad al puntaje, o por cambio de domicilio cuando a si lo solicitan las personas directamente en la unidad de vivienda
POLITICAS DE OPERACIÓN
Para inscripción se solicita Certificación del presidente JAC donde conste que persona si vive en el barrio
Verificar el correcto diligenciamiento de la ficha técnica. Los resultados del censo se dan al mes de la encuesta
Los resultados de las re-encuestas se dan a los dos meses de la encuesta
Los resultados de las modificaciones se da al día siguiente.
Los resultados de una inclusión se da al día siguiente
DESCRIPCION
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 3 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Actividad
Descripción
Responsable
Registro
Verificar que las personas que solicitan el censo no se encuentren censadas en otro sitio.
Si las personas están censadas en otro sitio se les solicita que renuncien y que presenten la certificación de renuncia.
Las personas que no están censadas se les informa que deben presentar la carta de certificación del presidente JAC de su barrio y los documentos que deben presentar el día Solicitud Censo
de
Administrador
del censo como son cedulas, tarjetas de identidad, registros civiles y recibo de energía.
del SISBEN
El día del censo se verifica que las personas hayan traído la documentación requerida. Y se les hace la visita en la unidad de residencia.
Los resultado de la encuesta nueva se da al mes de la encuesta.
Los resultados de las re-encuestas se dan a los dos meses de la encuesta.
Procedemos Diligenciamiento de Ficha Técnica
a
realizar
el
censo
asignando el número de la ficha que es
el
consecutivo
de
las
fichas
Administrador Encuesta del SISBEN
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 4 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
existentes en el sistema. Luego vamos llenando cada una de las preguntas de la ficha Técnica de acuerdo a lo que nos responde la persona que estamos encuestando y que debe ser una persona mayor de edad, capacitada para dar la información y debe hacer parte del hogar a encuestar.
La ficha debe ir firmada por la persona que nos respondió las preguntas de la encuesta, si no sabe firmar debe ir la huella.Ingresamos la ficha al sistema tal como está en la ficha técnica,
Luego
la
pasamos
por
maya
de
validación y verificamos que no haya inconsistencias,
Pasamos la ficha a histórico y verificamos que no haya duplicidad eventual o real, si se presenta una de las dos hay que verificar los nombres y números de documentos.
T erminado este proceso procedemos a archivar la ficha en orden consecutivo. Los actualizaciones que podemos hacer Actualización
son nombres, apellidos, número de documentos documento, fecha de nacimiento.
de
Administrador del Sisben
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 5 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Verificamos en el sistema si la persona esta censada y para esto solicitamos el documento de identidad.
Si la persona esta censada procedemos a verificar los
datos
que estén en el
sistema como en el documento si no lo están solicitamos una copia de este para realizar la respectiva actualización.
Cuando vamos a hacer la actualización sea del número del documento o de fecha de nacimiento nos dirigimos a SISBEN III.
Creamos la solicitud y procedemos a realizar las actualizaciones requeridas de acuerdo al documento de identidad.
T erminada la actualización pasamos la ficha
por
malla
de
validación
y
verificamos que no hallan inconsistencias, luego
la
pasamos
verificamos que
a
no haya
histórico
y
duplicidades
eventuales ni reales.
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 6 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Las fichas se expiden a las personas que las solicitan siempre y cuando estén censados y tengan los datos actualizados, estas fichas se pueden expedir para los diferentes programas sociales del estado. Administrador
Generar fichas
del Sisben Para generar la ficha buscamos primero que todo esto lo hacemos por medio del número del documento de identidad por nombre
este
programa
no
arroja
resultados. Para ingresar
un
recién nacido
o
menor debemos verificar que alguno de los padres este censado.
Si es un menor que tiene esposo (a) este se puede ingresar en la ficha del conyugue
haciendo
la
respectiva
actualización de los datos del otro. Ingresos
de
recién nacidos
y
menores de edad
Administrador Se crea una solicitud de inclusión de
del SISBEN
personas se ingresa la persona, subimos la
ficha
pasándola
por
malla
de
validación si no hay inconsistencias la pasamos a histórico y verificamos que no hallan duplicidades reales o eventuales. En caso de que haya inconsistencias o duplicidades
debemos
verificar
la
información y el mismo sistema nos dirá que es lo que debemos verificar.
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
Ficha
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 7 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
La base de datos se transmite al DNP cada dos meses según decreto 1192 2012. En esta base va toda la información registrada en sisben de lo que se hace día a día en el aplicativo SISBENnet.
El remisorio de envió debe ir firmado por el alcalde municipal y el administrador del sisben. Reporte de base
Administrador Cada ocho días viernes se trasmite un
de datos
archivo
al
correo
del SISBEN
electrónico
[email protected] para las modificaciones que se hacen de RC A TI O TI A CC Y corrección de nombres, apellidos y fechas de nacimientos con el fin de brindar un mejor servicio.
El DNP manda el recordatorio de fechas en que se debe enviar la base de datos y las variables sintomáticas. Por fallecimiento, para retirarlos por este evento el familiar debe traer el acta de fallecimiento o defunción. traslado, a Retiros de d e datos.
base
RETIRO. Por
cuando la persona se traslada
otro sitio debe presentar la
carta
solicitando el retiro de la base de datos y argumentando el por qué el retiro esto con
Administrador del SISBEN
copia de los documentos.
Se debe dar una certificación de retiro, las personas retiradas no
podrán
solicitar
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 8 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
reingreso
al
mismo
sistema
pasados seis meses de la
hasta
solicitud de
retiro.
Recibir
los
documentos
para
atender
los requerim ientos y brindar la
respuesta oportuna.
Archivo
Administrador
y
Correspondencia
Archivar
en
archivo
de
gestión
los
del SISBEN
documentos respetando el principio de procedencia, clasificándolos, ordenándolos y organizándolos de manera eficiente
Utilizando
el
servicio
de
Internet
Brindar
buscamos en el DNP si se encuentra la
Información
persona censada y en FOSYGA si la
oportuna
a
persona tiene algún tipo de carné.
Administrador
los usuarios
del SISBEN
referente a la afiliación al
Orientar
al
SISBEN.
procedimiento
usuario a
seguir
acerca para
del
obtener
afiliación al SISBEN.
CONTROL DE REGISTROS
Nombre
Almacenamiento Lugar y Forma Responsable de Archivo
Protección Recuperación
Retención Archivo Gestion
Disposición
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356
DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL VALLE
Código: PE01-M01
MUNICIPIO DE SAN PEDRO
NIT. 800.100.526 - 3
Fecha: 10-022014
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MECI- NTCGP 1000:2009- SISTEDA
Versión: 1
PROCESO: DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACION ESTRATEGICA
Página: 9 DE 867
NOMBRE DEL DOCUMENTO: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Encuesta
Ficha
Administrador SISBEN
Of. Salud Archiv ador
Computador/A
Administrador SISBEN
Of. Salud Archiv ador
Computador/A
Indef inido
Archiv o Central
Indef inido
Archiv o Central
dministrador/ Reporte DNP
dministrador/ Reporte DNP
DOCUMENTOS EXTERNOS O BASE LEGAL
Nombre del
Fecha de
Entidad que
documento
Expedición
lo expide
externo Decreto 1192
Noviembre 2012
Descripción Por el cual se fijan fechas envío de
DNP
Base de Datos
Proyectado
NOMBRE:
CARGO: SECRETARIO DE
FIRMA
PLANEACION E Aprobado
INFRAESTRUCTURA
por
__________________________________________________ Centro Administrativo Municipal – CAM / Calle 5ª No. 3 – 85 Esquina
[email protected] / Tel: (2)2238336 / (2)2238356