CAPITULO IV. “PROPUESTA

DE

UN

MODELO

DE

COMUNICACIÓN

DE

OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL QUE MEJORE LAS RELACIONES INTERPERSONALES DEL RECURSO HUMANO DE LAS EMPRESAS TEXTILES MAQUILERAS UBICADAS EN LA ZONA FRANCA

SAN

MARCOS DEL MUNICIPIO DE SAN MARCOS”.

A. GENERALIDADES

En el desarrollo del capitulo se muestra la propuesta de un modelo de comunicación de observancia

organizacional que mejore las relaciones

interpersonales del recurso humano de las empresas textiles maquileras ubicadas en la zona franca San Marcos del municipio de San Marcos. Con este se brinda una herramienta de consulta para los dirigentes de estas empresas, lo que permitirá mejorar las relaciones interpersonales para un mejor rendimiento laboral. El modelo pretende las mejoras de las relaciones interpersonales y la integración de la comunicación en sus diferentes niveles jerárquicos, de esta manera lograr un mejor ambiente laboral. Por lo que el modelo consistirá en entrelazar a los miembros de la empresa en sus diferentes niveles a través de la comunicación, de manera tal que los subordinados y superiores se integren y contribuyan al funcionamiento de estas.

B. OBJETIVOS

1. GENERAL

Fomentar la utilización del modelo de comunicación de observancia organizacional por parte de los dirigentes de las empresas textiles 120

maquileras ubicadas en la zona franca San Marcos del municipio de San Marcos

2. ESPECIFICOS

•

Facilitar a los dueños de las naves un medio de consulta eficiente a través de la comunicación de observancia para que incentiven al empleado.

•

Brindar a la empresa un modelo real que permita facilitar la comunicación

interna

con

el

propósito

de

crear

un

clima

organizacional favorable par los miembro de la maquila. •

Lograr que exista una mayor participación de todos los niveles jerárquicos en la comunicación grupal.

C. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA.

1. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA PARA LA EMPRESA La importancia de esta propuesta de modelo es que la maquila contara con una eficiente herramienta para la mejora de las relaciones interpersonales y crear un clima organizacional favorable, llevando consigo el desarrollo y crecimiento de la industria maquilera ya que la aplicación de este modelo servirá de guía a los jefes al momento de tratar a sus empleados. Todos los elementos que conforman la maquila deben estar pendientes de los acontecimientos que se dan dentro de la organización ya que de estos depende el buen funcionamiento y desarrollo de la maquila. Por lo que la propuesta y la creación del modelo de comunicación de observancia 121

organizacional, permitirá lograr la mejora de las relaciones interpersonales entre ambas partes y satisfacer las necesidades organizacionales, las metas de los empleados y sobre todo podrán gozar de un clima de pertenencia y así trabajar con mayor motivación. Como ya es conocido la comunicación es la encargada de difundir información proporcionando señales de alerta ante conflictos potenciales a fin de solucionarlos mas rápidamente. 2. IMPORTANCIA

PARA EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

HUMANOS. Es importante que el departamento de recursos humanos cuente con la aplicación de este modelo de comunicación de observancia organizacional al momento del reclutamiento de personal ya que durante el desarrollo de la investigación se detectó constantemente el ingreso de nuevos empleados a estas empresas. Además servirá para selección adecuada al momento de la entrevista. 3. IMPORTANCIA PARA EL EMPLEADO DE LA MAQUILA La aplicación del modelo de comunicación de observancia organizacional vendrá hacer un beneficio y apoyo para el empleado en el momento que se encuentra laborando dentro de una nave ya que

generará mejores

relaciones interpersonales con los niveles gerenciales y operarios. D. ALCANCE DE LA PROPUESTA Con

el

desarrollo

del

modelo

de

comunicación

de

observancia

organizacional se pretende cubrir las 13 naves que conforman la zona franca de San Marcos. Es un modelo aplicable a otras zonas francas que deseen mejorar y crecer las relaciones interpersonales que los encaminara a una estabilidad de producción.

122

E. ESQUEMA DEL MODELO DE COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL ETAPA I

DIAGNOSTICO

ETAPA II ELEMENTOS

-Análisis situacional de las empresas FODA.

-Técnicas de la comunicación de observancia.

-Desarrollo de la comunicación interna.

-Grafico de los elementos de la observancia.

-Flujo de la comunicación dentro de la estructura organizativa.

-Ventajas de la comunicación de observancia.

-Practica de la comunicación grupal. -Existencia de limitaciones en la comunicación.

-Tipos de comunicació

ETAPA III DISEÑO DEL MODELO DE COMUNICACIÓN DE OBSERVANACIA.

-Alcance y limitaciones del modelo.

-Alcance -Limitaciones -Normas del modelo.

ETAPA IV.

ETAPA V.

OPERATIVIDAD DEL

PLAN DE

MODELO

IMPLEMENTACION

-Estrategias del modelo. -A nivel de mandos medios.

-Generalidades

-Estadísticas

-Objetivos de la –

del rendimiento laboral

implementación -Justificación de la implementación -Políticas

-A nivel de operarios.

-Recursos a utilizar

-Administración de las funciones del modelo

junta directiva

n de

-Presentación a

-Presupuesto para la implementación

observancia.

ETAPA VI EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

-Auditoria de imagen -Retroalimentación de personal -Entrevistas -Reuniones -Informes

-Cronograma de implementación

RETROALIMENTACION

123

F.

DESARROLLO

DEL

MODELO

DE

COMUNICACIÓN

DE

OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL 1. ETAPA I DIAGNÒSTICO DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 Análisis situacional del FODA de las empresas maquileras De acuerdo a los resultados de la investigación de campo, podrá analizarse la empresa tomando en cuenta su interior como su exterior para determinar sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas.

F

O

D

A

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS

1. Gozar de beneficios

1.. Aplicación del modelo de

1. Escaso flujo de

1. Formación de

comunicación entre los

sindicatos

niveles gerenciales y

organizados por los

operarios.

empleados.

2. Carencia del trabajo

2. Cambio de

en equipo.

gobierno político.

3. No-aplicación de

3. Crisis sociales.

seminarios que motiven

4. Modificaciones a la

a los empleados.

ley de zonas francas

4. Falta de aplicación del

encaminadas al cobro

máximo provecho y uso de

modelo de

de impuestos.

los mismos.

comunicación de

4. Contar con maquinaria

observancia

y equipo adecuado y

organizacional.

fiscales señalados en la

comunicación de observancia

ley de zonas francas 2. Contar con instalaciones e infraestructura adecuada

organizacional. 2.Apertura a mercados activos. 3.Están exentos de impuestos

propicia al desarrollo. 3. Suficiente recurso financiero y materia prima que proporciona un

municipales y legales 4.Reducción de costos debido a la mano de obra barata.

tecnología de punta.

Fuente: Grupo de tesis

1.2 Desarrollo de la Comunicación Interna.

124

La comunicación interna es la que se desarrolla dentro de una organización que esta constituida por personal en sus diferentes departamentos o unidades. Esta se realiza a través de diferentes medios de comunicación de acuerdo al tipo de empresa en donde se necesiten. Hablando de las empresas maquileras este tipo de comunicación se desarrolla de manera sencilla, en ocasiones el supervisor es el encargado de informar a un grupo de personas de alguna novedad, de lo contrario si alguna vez se cambia de horario no se les informa con anticipación si no hasta el momento de la salida que los regresan a su puesto de trabajo. Por los datos obtenidos en la investigación se mencionan algunos medios de comunicación utilizados en la maquila,

obteniendo un 90% de

puntuación el aviso pegado en las paredes de los baños, el 5% el megáfono y el otro 5% la opción personalmente a través del supervisor. 1.3 Flujo de la comunicación en la estructura organizativa. Según los datos obtenidos por la encuesta realizada en las empresas textiles maquileras ubicadas en la zona franca San Marcos del municipio de San Marcos, se observó que utilizan una estructura comunicacional de tipo descendente, es decir

de arriba hacia abajo. De acuerdo a los datos

obtenidos en la encuesta el 85% de encuestados dijeron

que la

comunicación es descendente y únicamente es para recibir órdenes. Ejemplo:

Cuando la comunicación debería de realizarse de forma recíproca de tal manera que tanto los empleados en general tengan la oportunidad de ser tomados en cuenta y de expresar sus ideas y opiniones en cualquier situación. 125

Ejemplo:

En las empresas textiles algunos empleados se encuentran disgustados por algo mientras la gerencia no tiene la menor idea de lo que esta sucediendo abajo en los niveles medios o inferiores. Esto es frecuente en este tipo de empresas cuando un empleado desea quejarse, lo hace con su jefe inmediato que es el supervisor y este mal geniado, terco que teme a la oficina principal del gerente no le presta atención a la inquietud que lleva el empleado hacia él mostrándole poco interés al problema que el obrero tiene.

1.4 Práctica de la comunicación grupal. Conforme se interacciona con otras personas, cada uno de nosotros usamos diversos roles, es decir normas de comportamiento que dependen del medio ambiente y de las personas con las que se interactúa. Dentro de las empresas maquileras y de cuerdo a lo que se observó durante la investigación no se desarrolla la comunicación grupal

que se da cuando

un grupo determinado de personas se reúnen comparten ideas, opiniones, consultas y se observa la actuación que ellos tienen con los diferentes roles que desempeñan, el único rol que se observó es el de personas productoras (robots).

126

En el caso de los empleados de zonas francas existe escasamente

la

comunicación grupal debido al corto tiempo que tienen para desarrollarla, por temor a recibir alguna represalia o perder la concentración en el momento de efectuar su trabajo ya que podría ocasionar un accidente, externamente por el corto tiempo que tienen de salida al medio día que solamente les alcanza para ingerir sus alimentos. Los papeles o roles son patrones de comportamiento que se asumen basándose en el medio y en las personas con las que se interactúa. 1.5 Existencia de limitantes en la comunicación En todo proceso de comunicación es inevitable que existan limitantes que interfieran al desarrollo

de la misma, las que se identifican como

interferencia, perturbación entre otros. Algunas de estas limitantes pueden ser: 9

Falta de revisión periódica del buzón de sugerencias

9

Temor a expresar ideas

9

Falta de tiempo para comunicarse adecuadamente

9

La marginación a los obreros

9

La falta de eventos sociales y culturales.

9

No aplicación de técnicas de comunicación.

127

2. ETAPA II. ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL.

ATENCION

POSTURA

GESTOS

RESULTADO MEJORA DE

PERCEPCION

PROCESAMIENTO

RELACIONES

DE INFORMACIÓN.

INTERPERSON ALES

CONDUCTA

LENGUAJE

ENCARGADO DE APLICAR EL MODELO DE OBSERVANCIA.

128

2.2 DESARROLLO DE LOS ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL.

A. ATENCIÓN: Es la señal de aviso verbal efectuada por los jefes y supervisores a todos los obreros de la maquila para indicarles que se concentren en la actividad que están realizando. Normalmente este tipo de señales verbales son utilizados frecuentemente dentro de las naves maquileras, donde el supervisor se dirige hacia los obreros en forma no verbal a través de un emblema llevándose el dedo índice hacia la boca, indicando que los trabajadores deben guardar silencio en el área de producción. Además de los emblemas existen factores del entorno que influyen en la atención que pueden tener los obreros dentro de la maquilas como son: Las maquinarias,

el

estilo

arquitectónico,

decorados

de

interiores,

las

condiciones de luz, olores, colores, temperatura, ruidos adicionales o música y otro elementos.

B. GESTO: Son los movimientos que efectúan los operarios con el rostro o las manos con los que expresan sus diversos estados del ánimo. Con los gestos que realizan los operarios dentro de su labor cotidiana demuestran el momento por el cual están pasando ya sea este de aburrimiento, angustia, presión, nerviosismo entre otros; es aquí donde el jefe o supervisor debe estar atento para colaborar con el empleado en el sentido de aclararle dudas, demostrarle preocupación por saber como se encuentra y que se puede hacer para mejorar su situación.

129

Los gestos son de gran importancia para demostrar nuestro estado de animo, el investigador Albert Mehrabian demostró que un mensaje verbal tiene un 55% señales y gestos, lo que significa que un gesto dice mas que mil palabras.

Aunque no sabemos cual exactamente es el ánimo de los obreros, lo llegamos a conocer a través de estado de sus gestos o lo que quiere decir con su fisonomía al momento de observarlo.

C. PERCEPCIÓN: Aquí los supervisores observan el rendimiento laboral en el entorno real donde los trabajadores ejercen la actividad de maquilar. Identificando sus facciones, ademanes, guiños, muecas, por medio de esto le permitirá al supervisor o jefe crearse un hipótesis del problema que podrían

estar

pasando algunos de sus empleados. Además conociendo este

problema brindar solución

para que los

empleados estén motivados y que sigan desenvolviéndose en las diferentes áreas de la maquila con un mayor rendimiento y con esto cumplir con el deber de la empresa de velar por el bienestar de los empleados.

D. POSTURA: Son las posiciones que adoptan los obreros en sus puestos de trabajo con su cuerpo y que comunican algo por ejemplo: brazos cruzados demuestran aburrimiento, manos unidas en el regazo o en la nuca demuestran cansancio o malestar. Es por ello que tanto los supervisores o encargados de un grupo de personas en la maquila debe estar capacitados para interpretar los movimientos

que el sujeto esta realizando como índice de tensión o

130

relajación que experimenta, movimiento de pies y pierna en un

ritmo

acelerado, ademanes con brazo y mano como el estarse rascando, la postura general del sujeto, la altura, tristeza, aburrimiento.

E. LENGUAJE: Conjunto de sonidos articulados con que el hombre manifiesta lo que piensa , lo que siente. A través del lenguaje corporal el observador puede interpretar los movimientos que efectúan los empleados de la maquila, sus sentimientos, necesidades, sus inquietudes, gestos para posteriormente analizarlos y tomar

medidas necesarias a manera de encontrar una salida viable al

problema. El lenguaje que se utiliza dentro de la maquila es diferente en cuanto operario con operario, supervisor con operario, gerente con supervisor de acuerdo en la jerarquía que estos se desenvuelvan.

F. CONDUCTA: La conducta que se observa dentro de los empleados de las maquilas es cambiante ya que en algún momento del desarrollo de su labor puede presentar una actitud positiva, entusiasta, colaboradora, sin embargo esto puede cambiar de un momento a otro

debido al ambiente en el ellos

trabajan puede transformarse en una actitud negativa, desmotivada, de rechazo, debido a la presión que reciben por la naturaleza de su trabajo.

131

2.3

VENTAJAS

Y

LIMITACIONES

DE

LA

COMUNICACIÓN

DE

OBSERVANCIA VENTAJAS: 1. Permite obtener información de los hechos tal y como ocurren en la realidad. 2. Permite percibir formas de conducta que en ocasiones no son demasiado relevantes para los sujetos observados. 3. Existen situaciones en las que la evaluación solo puede realizarse mediante la observación. 4. No se necesita la colaboración activa del sujeto implicado. LIMITACIONES: 1. En ocasiones es difícil que una conducta se presente en el momento que decidimos observar. 2. La observación es difícil por la presencia de factores que no se han podido controlar. 3. Las conductas a observar

algunas veces están condicionadas a la

duración de las mismas o por que existen acontecimientos que dificultan la observación. 4. Existe la creencia de lo que se observa no se puede cuantificar a pesar de que ya existen técnicas para que se puedan observar correctamente y aplicarlas.

2.4 TIPOS DE COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA Podemos clasificar a la observación de acuerdo al grado de participación del observador, y según el grado de sistematización de lo observado. 132

2.4.1 Según el grado del observador a) Observación externa o no participante: Este tipo de observación se caracteriza porque el observador no pertenece al grupo objeto de estudio. Puede ser directa, cuando el observador emplea cuestionarios o entrevistas e interactúa en plano distante; o indirecta cuando el observador no interactúa con el sujeto, recoge notas, archivos, otros. b) Observación interna o participante: Es cuando el observador pertenece al grupo objeto de estudio. Puede ser pasiva, cuando el observador interactúa lo menos posible, solo observa y asta ahí presente. O activa, cuando el observador forma parte del grupo e interactúa como si fuese uno más. c) Auto- Observación: Es cuando el observador es a su vez el sujeto observado. Tiene el mayor grado de participación. Para

auto-observarse

correctamente

una

persona

necesita

de

la

introspección (a ser objetivo lo sujetivo). Se critica su fiabilidad ya que existen personas que pueden auto-observarse y otras que no, en este caso han de recibir un entrenamiento. 2.4.2 Según el grado de sistematización de lo observado. a) No sistematizada, ocasional o no controlada: Es cuando se realiza un escrutinio muy cuidadoso de situaciones de la vida real, previamente establecidas pero en las que no se intentan utilizar instrumentos de precisión, ni tampoco se quiere comprobar la exactitud de los fenómenos observados.

133

Se presta gran atención a lo que se observa y hay que estar muy preparado para captar lo que ocurre. b) Sistematizada o controlada: Su propósito es descubrir y precisar con exactitud determinados elementos de conducta que poseen un valor predictivo ( frecuencia).

c) Muy sistematizada: Se producen las investigaciones experimentales, consiste en registrar con instrumentos de precisión, conductas establecidas previamente bajo condiciones

artificiales.

Se

caracteriza

por

cumplir

las

siguientes

condiciones: 1. Las variable que van a ser observadas están aisladas y basadas en una teoría explícita. 2. No se va a registrar nada que no caiga dentro de una categoría preestablecida. 3.Las situaciones de partida están sometidas a riguroso control, para que se puedan comparar con situaciones similares o se puedan replicar. 2.4.3 Manejo de los resultados de la observación. La observación como método no es infalible y por consiguiente, la toma de decisiones a partir de los resultados debe ser cuidadosamente revisada. Los resultados de la observación, usualmente sirven para acompañar los resultados obtenidos con otros métodos, este acompañamiento responde a la necesidad de contrastar diferentes puntos de vista sobre un mismo caso, lo cual da validez por consenso. En psicología organizacional, la observación servirá de referencia para la entrevista cuando se trabaje individualmente; mientras que servirá como indicador cuando se trabaje grupalmente. Por ejemplo: En la selección de personal se buscará apreciar cualidades del postulante mediante la observación y la entrevista en conjunto, es decir que será una 134

referencia para contrastar lo que los documentos y el discurso del postulante planteen. En caso de desarrollo de habilidades se apreciarán los cambios de conducta luego de haberse ejecutado un programa de capacitación, estos datos serán indicadores del progreso de cada persona, no serán datos concluyentes sino criterios de decisión. 2.5 TIPOS DE COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA a) Indirecta: Es observar rasgos o característica de la persona o de su personalidad. b) Indirecta (no participativa u ordinaria) El observador se mantiene al margen del fenómeno observado y se concreta a examinar el comportamiento (actitud, ademanes, gestos, conducta, uso del lenguaje, otros.) c) Directa: Consiste en las interrelaciones directas con el medio y con la gente que lo conforma para realizar estudios.

2.6 HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA

2.6.1 Circuito cerrado de televisión : Medios de comunicación que tienen como fin lograr una buena influencia y ofrecer grandes posibilidades de retroalimentación; allí los directivos, administrativos y empleados pueden tener una visión más precisa sobre actitudes y sentimientos generados en la interacción y percibir con mayor facilidad cual va a ser el comportamiento del otro. 2.6.2 Test conductual actitudinal: Consiste en hacer una serie de preguntas a los empleados de la maquila con el objetivo de saber como se sienten trabajando dentro de la nave,

135

conocer cuál es su actitud hacia el trabajo que efectúa y determinar el punto de vista del operario en cuanto al entorno laboral. (Vea Anexo N. 4) 2.6.3 Entrevista personal: Consiste en obtener una respuesta inmediata por parte de los entrevistados ya que el mensaje se transmite en forma directa sin correr el riesgo que se distorsione la idea al transferir la información, también se puede utilizar un cuestionario para determinar como esta su estado de ánimo

y si es

necesario motivarlos para que cumplan con mayor eficacia sus actividades. (Ver Anexo 5).

3.ETAPA III. TÉCNICAS DEL

MODELO DE COMUNICACIÓN DE

OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL.

3.1 Desarrollo de las Técnicas de la comunicación de observancia Organizacional. Para la mayoría de los investigadores conductuales, la base de toda investigación científica se centra en la rigorosa observación de los hechos. Para ello, es necesario contar con una serie de técnicas que permitan explicar las diferentes facetas de la conducta. La observación por principio es susceptible de ser aplicada a cualquier conducta o situación y el observador debe ser capaz de ello. Dentro de la comunicación estas técnicas tienen gran importancia ya que permiten tener resultados verídicos del comportamiento o conducta de sus empleados. A

continuación se mencionan algunos conceptos de técnicas

de

comunicación de observancia:

136

3.1.1 Fiabilidad: Esta técnica nos permite conocer los hechos reales de los sujetos analizados bajo circunstancias de su entorno laboral por medio de un cuestionario o test, las respuestas que estos no brinden deben ser lo que sienten o piensan en realidad los sujetos analizados, pero estas pueden variar por las circunstancias que se den en el momento en que se les este preguntando algo.

3.1.2 Muestreo: En este proceso se extrae un grupo de empleados, los cuales se estudian o se analizan para ver las diferentes necesidades de los empleados en general. 3.1.3 Categorización: Aquí se organizan los datos observados o escuchados por categorías de acuerdo a las necesidades que estén presentando los obreros en la maquila. 3.1.4 Reactividad: Es la reacción que toma el observador ante una problemática presentada por los operarios para solventarla en el menos tiempo posible.

3.2 Alcance y limitaciones del modelo 3.2.1 Alcance: Se deberá establecer con claridad cual será el ámbito de aplicación del modelo, si se hará en forma integral o parcial, es decir que abarcará todos los niveles jerárquicos de la industria textil maquilera.

137

3.2.2 Limitaciones: Consiste en identificar algunos de los posibles factores que podrían afectar durante el desarrollo del Modelo de Comunicación de Observancia, en relación con los costos, tiempo requerido para la puesta en práctica por concepto de capacitación de personal.

3.3 Normas que contiene el Modelo: Normas: a)

Capacitar a los niveles jerárquicos durante un periodo de tiempo

prudencial para que las comunicaciones se realicen a través de un proceso previamente establecido y por la ruta especifica. b) El Modelo de Comunicación de Observancia se referirá a aspectos internos de la empresa y su funcionamiento se dará a conocer a todo el personal por medio del periódico mural, avisos y a través de los supervisores de la maquila. c) Instruir a los mandos medios para que desarrollen la aplicación del modelo de comunicación de observancia organizacional y de esta manera contribuir a la mejora de las relaciones interpersonales.

4.ETAPA IV. OPERATIVIDAD DEL MODELO

4.1

Estrategias

del

modelo

de

comunicación

de

observancia

organizacional. Concepto de estrategia:

138

Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa, la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para el logro de los objetivos. Es

el

patrón

de

grandes

objetivos

propósitos,

metas,

políticas

fundamentales y planes para logra los objetivos estipulados. 4.1.1 Estrategias a utilizar a nivel de mandos medios: a) Capacitación: En la organización al momento de efectuar una capacitación es necesario contar con la presencia de las personas idóneas para darles a conocer la propuesta del modelo de comunicación de observancia y de esta forma los gerentes puedan mejorar las relaciones interpersonales con los subalternos y crear un ambiente de trabajo positivo. A continuación presentamos capacitaciones:

algunos temas de importancia para las

Las relaciones interpersonales, ¿Cómo mejorar la

comunicación? Entre otros. b) Reuniones: Las reuniones son de gran importancia para las empresas maquileras ya que ofrecen la posibilidad de hablar y escuchar a los demás. En las reuniones de la empresa se recomienda contar con la presencia de los jefes de la gerencia y también con un subalterno para que se informe de los cambios que se están efectuando y que traerá beneficio para todos. Estas reuniones se recomiendan que se efectúen cada dos semanas de tal forma que estén todos informados sobre las novedades de la organización. c) Informes: Se utilizan para dejar constancias escritas de las operaciones o actividades realizadas; es necesario que los informes se rindan periódicamente ( quincenal o semanal ) para proporcionar una visión general sobre como se están desarrollando las diversas actividades de las empresas. 139

d) Relaciones Humanas: Mantener la armonía con todos los empleados y jefes de las diferentes áreas de la empresa, a través de la aplicación de la comunicación impersonal; es decir, transmitir la información a los empleados con condiciones de apertura y confianza, logrando con ello, un clima organizacional de seguridad con los empleados trabajando sin desconfianza y temor. En un ambiente donde hay desconfianza amenaza el temor de que todo

mensaje

será

mal

interpretado,

originando

distorsión

en

la

comunicación. Se necesita un ambiente de confianza lo cual facilitará la comunicación abierta y honesta. 4.1.2 Estrategia a nivel Operativo a) Buzón de sugerencias Para algunos dirigentes de empresas consideran que los buzones de sugerencias no son efectivos, pues el personal no les da el uso adecuado y muchas veces dicha actitud es el producto de que las sugerencias depositadas por los empleados no sean tomadas en cuanta por los niveles gerenciales ( como es el caso de las empresas en estudio ); pero si el buzón de sugerencia es puesto en la empresa por los niveles gerenciales con el propósito de permitir la participación de todo el personal y de preocupase además por sus necesidades actitudes, los empleados se verán motivados a utilizar el buzón de sugerencias. b)Sondeos de Opinión: Se utilizaran para obtener conocimientos actualizados sobre la opinión de los operarios de manera que se pueda indagar en sus necesidades y deseos, los cuales una vez satisfechos contribuirán

a mejorar

las

funciones laborales.

140

C) Comité de Comunicaciones: Consistirá en crear una comisión de empleados de los diferentes sectores los cuales se encargaran

de brindar apoyo en materia de información

sociolaboral, aclarando dudad existente y maximizando los recursos de comunicación ya existentes. 4.2 FUNCIONES DEL MODELO Las funciones del modelo deben considerarse como parte importante debido a que ejercen un papel fundamental en la empresa: 1. Generar canales de comunicación hacia las jerarquías mas altas. 2. Establecer las mejoras continuas de las relaciones interpersonales de la empresa. 3. Crear un ambiente organizacional armonioso. 4. Fomentar la participación entre los operarios 5. Contribuir al desarrollo de la organización. 4.3

ADMINISTRACIÓN DE LAS FUNCIONES DEL MODELO

4.3.1 Mecánica Administrativa Aquí se buscan los canales idóneos para mejorar el entendimiento en los niveles jerárquicos reduciendo la resistencia al cambio por medio de la planificación y la organización antes su desarrollo. a) Planificación de la propuesta Una de las claves para el desarrollo del modelo de comunicación de observancia organizacional es la planificación de los pasos a seguir para los dirigentes puedan desenvolver un a eficiente comunicación y relaciones interpersonales, esta servirá de guía a quienes realizan los trabajos.

141

Para crear una mejora en las relaciones interpersonales es indispensable cambiar alguno de los métodos de comunicación e información

que

actualmente se aplican en la maquila, ya que para que la comunicación sea efectiva debe involucrase todos los miembros de la compañía tanto los operarios como los dirigentes. Hay que reconocer que los gerentes de la empresa desempeñan un papel muy importante para que esta marche bien, por lo tanto es necesario que estos instruyan la participación alas fuerzas dinámicas integrando a todos los administradores que conforman la organización para crear un mejor clima laboral. b) Organización de la propuesta Significa involucrar la integración de los recursos humanos y materiales de la organización necesarios para ejecutar el plan; lo que implica seleccionar el personal adecuado y proporcionar el material a necesitar; tales como: mobiliario y equipo, instalaciones adecuados y papelería en general. Será necesario determinar quién será la persona responsable de la ejecución del Modelo de Comunicación de Observancia Organizacional; si será el dueño o el gerente de administrativo, aunque se recomienda que sea el Gerente de Recursos Humanos. 4.3.2 Dinámica Administrativa del modelo En la administración el aspecto dinámico se refiere a considerar las cosas como son en realidad, por eso es necesario ejecutar y controlar el modelo de comunicación de Observancia, propuesto a las empresas

textiles

maquileras. a)Ejecución Como ya se sabe quien es el posible responsable de ejecutar el mismo, es necesario proporcionar los paso a seguir, para tal caso se propone lo siguiente: 142

Primero: Concienciar a los involucrados sobre la importancia de mejorar las relaciones interpersonales. Segundo: Se harán seminarios de capacitación, inicialmente a niveles de dirigentes para divulgar el modelo de comunicación de observancia organizacional y actualizarlos sobre las técnicas y términos que se utilizarán en el mismo. Tercero: Se realizarán una serie de charlas a los niveles operarios sobre las relaciones interpersonales y humanas combinándolas con folletos e instructivos al respecto. b) Control Se deberá darle seguimiento al Modelo de Comunicación de Observancia Organizacional con la finalidad de detectar su comportamiento y consistencia, lo que permitirá observar si el modelo se está adaptando a las necesidades de las empresas textiles maquileras.

5. ETAPA V. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

5.1 Estadísticas del rendimiento laboral. Reflejan el comportamiento de la situación de la empresa de un periodo determinado, tomando como base los resultados para analizar si se puede permanecer en una posición estática o bien si es necesario implementar cambios en la organización. 5.2 Auditoria de imagen 143

Se logra por medio de encuestas y sondeo de opinión del publico interno. Esta información da lugar a tomar acciones futuras. Si no se toman en cuenta esta información o, simplemente, no se averiguan será muy difícil mantener una estructura de comunicación institucional. 5.3 Retroalimentación del personal. Se menciona a continuación como puede llevarse a cabo una retroalimentación con el personal. Entrevistas: Deberá realizarse en forma directa para recopilar las inquietudes y opiniones del personal.

Reuniones: Para conocer los problemas existentes en los diferentes departamentos, intercambiar opiniones

de lo que se esta haciendo para solucionarlo y

conocer los resultados que se están obteniendo.

144

Informes: Los encargados de cada departamento de la maquila deberán presentar un informe a la persona o departamento que llevara a cabo el control del modelo, para dejar constancia escrita de los pasos y actividades que se están realizando para mejorar las funciones laborales dentro de estas.

G. PLAN DE IMPLEMENTACION 1. Generalidades Esta es la fase mas importante ya que aquí se consolidan todas las anteriores para dar solución a la problemática de las relaciones interpersonales existente en las empresas textiles maquileras. El constante desarrollo de las empresas textiles maquileras y las diferentes problemáticas que las caracteriza las obliga a adoptar cambios en los procedimientos empleados para lograr la supervivencia en el campo de las exportaciones, es por ello que las relaciones interpersonales deben aplicarse en su máxima expresión en sus diferentes direcciones: Ascendentes, descendentes, oblicuas, horizontales y de una manera recíproca.

145

De acuerdo a la necesidad existente

de las relaciones interpersonales

detectadas en el sector maquilero se consideró proponer una solución viable a la problemática, que permita que las empresas de la zona franca de San Marcos cambien el panorama interno en cuanto a

las relaciones

interpersonales.

2. OBJETIVOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO 2.1 Objetivo General Facilitar a las empresas textiles maquileras ubicadas en la Zona Franca San Marcos del municipio de San Marcos, el desarrollo del Modelo de Comunicación de Observancia Organizacional.

2.2 Objetivos Específicos •

Establecer

normas

que

permitan

ejecutar

el

Modelo

de

Comunicación de Observancia Organizacional. •

Vigilar el desarrollo de la propuesta.

•

Apoyar con retroalimentación a los encargados del Modelo de Comunicación de Observancia.

3. JUSTIFICACIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN Según la investigación realizada en el sector de la zona franca de San Marcos se determino que los resultados obtenidos nos muestra la falta de la aplicación de las relaciones interpersonales, por lo que se considera conveniente implementar un modelo de comunicación de observancia 146

organizacional propuesto. La puesta en practica del modelo garantizara el logro de los objetivos de las empresas maquileras, su desarrollo, crecimiento y beneficio para las mismos. Es necesario que las empresas textiles maquileras y sus administradores comprendan la importancia de la problemática generada por la falta de atención hacia las relaciones interpersonales entre los mandos medios y los niveles más bajos de la maquila, por esta razón se propone la pronta aplicación del Modelo de Comunicación de Observancia Organizacional y de esta forma contribuir a mejorar las comunicaciones de los obreros, supervisores y los gerentes de las maquilas. Además de lo antes mencionado al mejorar las relaciones interpersonales el trabajador estará estimulado al saber que serán tomadas en cuenta sus propuestas, quejas o necesidades por los jefes, lo que conllevará a que el obrero tenga una mayor satisfacción al momento de elaborar su trabajo y por lo consiguiente la organización experimentará un clima laboral favorable .

4. POLÍTICAS EN LA IMPLEMENTACIÓN •

Facilitar la adopción de los cambios propuestos.

•

Se tendrán reuniones mensuales en un periodo de seis meses para discutir aspectos de planificación y coordinación del seguimiento del modelo.

•

Después de dos meses de la implementación del modelo deberá evaluarse a los empleados para medir a la aceptación o rechazo que tenga el modelo.

147

•

Cada responsable de línea deberá elaborar un reporte bimensual de las

evaluaciones adquiridas.

5. RECURSOS A UTILIZAR 5.1 Humanos Este conformado por todos los miembros de las empresas textiles maquileras bajo la supervisión del equipo de trabajo y del facilitador experto en relaciones humanas. 5.2 Materiales Los materiales necesarios para la implementación son: material didáctico, ayudas audiovisuales, local mobiliario para capacitación y papelería en general. 5.3 Financieros Es el elemento que permitirá adquirir los demás recursos indispensables para llevar a cabo la ejecución en las empresas.

6. PRESENTACIÓN A JUNTA DIRECTIVA Realizar los tramites necesarios para obtener la autorización respectiva de los propietarios o junta directiva de las maquilas, ya que son los indicados en retomar cualquier tipo de propuesta que se les presente.

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7.PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL.

Para la implementación del Modelo de Comunicación de Observancia Organizacional es necesario contar con la aprobación del presupuesto deseado por los directivos de la empresa, es difícil conocer con exactitud la cantidad que se invertirá en el Modelo pero para poder obtener la cantidad deseada el encargado deberá poseer la habilidad para solicitarlo. Desglose del Presupuesto para implementación. DESCRIPCIÓN

PARTIDA $

SUB-TOTAL $

Recurso Humano •

Pago de

servicios de los $ 600.00

$ 2400.00

publirelacionistas. (capacitadores) Recurso tecnológico Equipo audiovisual y material $ 1500.00

•

$ 1500.00

didáctico . •

Diseño,

suministro

instalación

del

e $3500.00*

$ 3500.00*

circuito

cerrado de TV. Recurso Material • Papelería y Útiles •

$900.00

$1800.00

$50.00

$50.00

Fotocopias

Gastos Varios •

$800.00

$800.00

Coffe Break

Imprevistos TOTAL $

$10.050.00

* Los precios presentados por la instalación del circuito cerrado son un aproximado debido a que para contar con un dato correcto se necesita mucha información de la maquila la cual no fue proporcionada.

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8. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION DEL MODELO DE COMUNICACIÓN DE OBSERVANCIA ORGANIZACIONAL Responsables de la Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 implementación Actividades a realizar N. 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Reunión para dar a conocer el contenido de modelo a nivel de 1 gerencias. Reunión para dar a conocer el modelo a nivel de mandos 2 medios. Reunión para dar a conocer el contenido del modelo para 3 operarios de producción. Capacitación a diferentes 4 niveles. 5

Implementación del modelo

Evaluación de la 6 implementación

Autoras de la propuesta

Gerentes de la empresa

Gerentes y supervisores

Autoras de la propuesta Autoras de la propuesta Autoras de la propuesta y gerentes.

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