CAPITULO IV DISEÑO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACION ACADEMICA PARA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA EN EL PROCESO DE SOLICITUDES DE EQUIVALENCIAS (SIE) DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

A. GENERALIDADES

En este capítulo se presenta la propuesta del Diseño de un Sistema automatizado de Administración Académica en el proceso de solicitudes de equivalencias de la Universidad Francisco Gavidia, el que contribuirá a eficientizar, agilizar y lograr que los tiempos de respuesta de las resoluciones o dictámenes de equivalencias sean oportunos para la satisfacción de todos los usuarios del proceso de equivalencias. Actualmente el proceso de equivalencia de asignaturas se desarrolla en forma manual, lo que muchas veces dificulta obtener la información en el tiempo oportuno y establecido por los estatutos legales de la Universidad Francisco Gavidia. Es por ello que el diseño del sistema representa una alternativa para que tanto la universidad, como el estudiante sean parte del acoplamiento tecnológico informático en un mundo competitivo y globalizado, que

necesitan para poder seguir desarrollándose y

evolucionando de acuerdo a los tiempos actuales.

B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

GENERAL

Desarrollar un Sistema Automatizado de Administración Académica para lograr mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de equivalencias de la Universidad Francisco Gavidia.

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ESPECIFICOS 1. Proveer a la Administración Académica una herramienta que le permita controlar el proceso de equivalencias de cada asignatura de las diferentes carreras de la Universidad Francisco Gavidia.

2. Dotar a las facultades de la Universidad Francisco Gavidia con una herramienta que les ayude a ejecutar el proceso de equivalencias más ágil y oportuno.

3. Proporcionar un servicio en una forma cómoda para los diferentes decanos de cada facultad, el controlar el desarrollo del proceso de equivalencias por medio del Internet.

4. Permitir al estudiante monitorear el estado de su proceso de equivalencias a través del Internet.

C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA Dentro de las Universidades Privadas de El Salvador se encuentran un número limitado de Universidades o Instituciones Educativas de orden Superior que se ven obligadas a transformar sus procesos, establecer reingenierías y ser cada día más competitivos en un mundo globalizado por las tecnologías de la información y las Comunicaciones.

En la Universidad Francisco Gavidia en particular se han venido dando grandes cambios importantes por ejemplo, la certificación ISO 9001 versión 2000 de normas de Calidad, además de la Acreditación otorgada por el Gobierno a través del Ministerio de Educación que también tiene relación con la calidad Académica.

Es por lo que se propone el Diseño de un Sistema Automatizado de Administración Académica para lograr mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de Equivalencia 96

de la Universidad Francisco Gavidia y a las Unidades involucradas en este servicio, las cuales son: Unidades de Nuevo Ingreso, Archivo y Decanatos de Ciencias Económicas, Ciencias Jurídicas, Ciencias Sociales e Ingeniería y Arquitectura.

En la Universidad Francisco Gavidia se necesita dentro de sus unidades de Ingreso, Archivo y Decanatos existentes un Sistema Automatizado de Proceso de Equivalencias, que por el momento no lo poseen para dar solución al usuario, lo que genera demora en los tiempos de respuesta y que toma en la actualidad alrededor de uno a más meses (en algunos casos), el realizarlo o llevarlo a cabo para llegar a una resolución definitiva. Por lo tanto se propone la creación de este sistema Automatizado para dar solución a dicho problema de proceso manual.

En síntesis al implementar un sistema Automatizado de Proceso de Equivalencias se garantizará el ahorro de costos por tiempo, proporcionarle al alumno una respuesta oportuna a su petición.

El Sistema Automatizado del Proceso de Ingreso por Equivalencias será una herramienta de gran valor y apoyo en la toma de decisiones, en las actividades de los Decanatos de las diferentes facultades y de Administración Académica de la Universidad.

D. IMPORTANCIA Y BENEFICIO DEL SISTEMA PROPUESTO

El Diseño de un Sistema Automatizado de Administración Académica para logar mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de equivalencias proveerá a la Universidad Francisco Gavidia de múltiples beneficios, como por ejemplo: •

Poseer una base de datos de cada alumno que se someta al proceso de equivalencia de asignaturas.

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•

El docente encargado del proceso de equivalencia podrá incorporar al sistema al alumno generando un reporte de inmediato en el cual será impreso.

•

Los respectivos decanos tendrán la oportunidad de poder verificar el proceso de equivalencia, avalarlo o modificarlo.

•

Para el alumno verificará la trayectoria del desarrollo de su petición.

•

Un beneficio adicional que proporciona el sistema de Equivalencia es acoplarse a la tecnología informática, mediante el cual se hará uso de los recursos tecnológicos con los que cuenta la institución

orientándolos a la

satisfacer las necesidades de los usuarios.

E. ALCANCE DE LA PROPUESTA •

El Sistema Automatizado de proceso de Equivalencias SIE será diseñado y no implementado.

•

El servicio que prestará el sistema SIE será para el proceso de equivalencias internas y externas de la Universidad Francisco Gavidia.

•

Los usuarios autorizados de manipular el sistema podrán ingresar al mismo a través de una cuenta y su respectiva contraseña.

•

Los alumnos podrán consultar vía Internet el manejo del proceso de equivalencias de su(s) asignatura(s) por medio del sitio Web.

•

Los estudiantes podrán acceder al sitio Web utilizando un usuario y una contraseña establecidos por la Universidad.

•

El llenado de la base de datos, lo harán las personas involucradas a dichos procesos de equivalencias y no el grupo de trabajo que está desarrollando la propuesta de la investigación.

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F. CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DEL SISTEMA El desarrollo de un sistema automatizado va unido a un ciclo de vida compuesto por una serie de etapas que comprenden todas las actividades, desde el momento en que surge la idea de crear un sistema automatizado, hasta aquel en que el sistema automatizado deja definitivamente de ser utilizado por el último de sus usuarios.

ETAPAS EN EL CICLO Veamos, a grandes rasgos, una pequeña descripción de etapas con que podemos contar a lo largo del ciclo de vida del sistema automatizado; una vez delimitadas en cierta manera las etapas, habrá que ver la forma en que estas se afrontan (existen diversos modelos de ciclo de vida, y la elección de un cierto modelo para un determinado tipo de proyecto puede ser de vital importancia; el orden de las etapas es un factor importante, por ejemplo; tener una etapa de validación al final del proyecto, tal como sugiere el modelo en cascada o lineal, puede implicar serios problemas sobre la gestión de determinados proyectos; hay que tener en cuenta que retomar etapas previas es costoso, y cuanto más tarde se haga más costoso resultará, por tanto el hecho de contar con una etapa de validación tardía tiene su riesgo y, por su situación en el ciclo, un posible tiempo de reacción mínimo en caso de tener que retornar a fases previas)

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F.1 ESQUEMA DEL CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA

ETAPA 1: NECESIDADES

Esta etapa tiene como objetivo la consecución y recopilación de necesidades en que queden reflejados los requerimientos y funcionalidades que ofrecerá al usuario del sistema a desarrollar (qué, y no cómo, se va a desarrollar). Dado que normalmente se trata de necesidades de las personas para quienes se creará la aplicación, el documento resultante suele tener como origen una serie de entrevistas, investigados-investigadores situadas en el contexto de quienes ejecutan el proceso de Equivalencia de Asignaturas y quienes se someten a dicho proceso, siendo que debe ser comprendido por ambas partes.

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ETAPA 2: ESPECIFICACIONES Ahora se trata de formalizar y ordenar los requerimientos; la información obtenida en la etapa anterior se tomará como punto de partida para esta fase. Su contenido es aún insuficiente y lleno de imprecisiones que será necesario completar y depurar. Lo más normal será que no resulte posible obtener una buena especificación del sistema a la primera; serán necesarias sucesivas búsquedas en que irán quedando reflejada la evolución de las necesidades del cliente (por una parte no siempre sabe en los primeros contactos todo lo que quiere realmente, y por otra parte pueden surgir cambios externos que supongan requerimientos nuevos o modificaciones de los ya contemplados). ETAPA 3: ANALISIS

Es necesario determinar que elementos intervienen en el sistema a desarrollar, así como su estructura, relaciones, evolución en el tiempo, detalle de sus funcionalidades, que van a dar una descripción clara de qué sistema vamos a construir, qué funcionalidades va a aportar y qué comportamiento va a tener. ETAPA 4: DISEÑO

Tras la etapa anterior ya se tiene claro que debe hacer el sistema, ahora tenemos que determinar como va a hacerlo (¿cómo debe ser construido el sistema?; aquí se definirán en detalle entidades y relaciones de las bases de datos, se pasará de casos de uso esenciales a su definición como casos expandidos reales, se seleccionará el lenguaje más adecuado, el Sistema Gestor de Bases de Datos a utilizar.

ETAPA 5: DESARROLLO

Llegado este punto se empieza a codificar algoritmos y estructuras de datos, definidos en las etapas anteriores, en el correspondiente lenguaje de programación y/o para un determinado sistema gestor de bases de datos. 101

ETAPA 6: PRUEBAS

El objetivo de estas pruebas es garantizar que el sistema ha sido desarrollado correctamente, sin errores de diseño y/o programación. Es conveniente que sean planteadas al menos tanto a nivel de cada módulo (aislado del resto), como de integración del sistema (según sea la naturaleza del proyecto en cuestión se podrán tener en cuenta pruebas adicionales, por ejemplo de rendimiento).

ETAPA 7: VALIDACIÓN

Esta etapa tiene como objetivo la verificación de que el sistema desarrollado cumple con los requisitos expresados inicialmente por el cliente y que han dado lugar al presente proyecto.

ETAPA 8: MANTENIMIENTO Y EVOLUCIÓN

Finalmente la aplicación resultante se encuentra ya en fase de producción (en funcionamiento para el usuario, cumpliendo ya los objetivos para los que ha sido creada). A partir de este momento se entra en la etapa de mantenimiento, que supondrá ya pequeñas operaciones tanto de corrección como de mejora de la aplicación (por ejemplo mejora del rendimiento), así como otras de mayor importancia, fruto de la propia evolución (por ejemplo. nuevas opciones para el usuario debidas a nuevas operaciones contempladas para el producto). La mayoría de las veces en que se desarrolla una nueva aplicación, se piensa solamente en un ciclo de vida para su creación, olvidando la posibilidad de que esta deba sufrir modificaciones futuras (que tendrán que producirse con casi completa seguridad para la mayor parte de los casos).

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F.2 INVESTIGACIÓN A medida que La Universidad Francisco Gavidia ha incrementado su población estudiantil, también ha aumentado la saturación de información así como de algunos procesos. Por ejemplo el proceso de Equivalencia de asignaturas, en la cual no existe por el momento un Sistemas Automatizado para agilizar dicho proceso. Por esta razón nació la inquietud de implementar un Sistema Automatizado que les permita obtener y manejar la información en una forma confiable y oportuna, ya que en este momento se encuentra en una forma manual lo que conlleva a ocasionar retrazo, y hasta repetir procesos en ocasiones. Por esta razón

se realizó una investigación en cada una de las unidades

involucradas en dicho proceso, con el objetivo de determinar la necesidad de diseñar un sistema Automatizado de Equivalencias de Asignaturas.

LA INVESTIGACIÓN FUE DESARROLLADA EN CUATRO FASES:

1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR 2. DETERMINACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS 3. DISEÑO DEL SISTEMA. 4. PRUEBAS Y PLAN DE IMPLEMENTACION

F.3 INVESTIGACION PRELIMINAR (Fase I)

Se determinó que el desarrollo manual de este proceso conlleva a la vulnerabilidad en cometer errores por parte de las personas que ejecutan dicho proceso así como se vuelve tardía la entrega de resoluciones.

Se determinó la cantidad de alumnos inscritos en el cual habían aplicado al proceso de Equivalencia de Asignaturas en los periodos siguientes, desde el ciclo 02-2002 103

hasta el ciclo 02-2005, de la misma forma se investigo en cada uno de los decanatos así como en las facultades de la Universidad Francisco Gavidia con el objetivo de poder determinar que tan necesario era automatizar dicho proceso.

F.3.1 METODOLOGIA

Para la obtención de los datos necesarios de la investigación se tomó como herramienta base, un cuestionario dirigido a los alumnos que habían solicitado el proceso de Equivalencia de Asignaturas. (Ver Anexo 1)

Se elaboró una guía de entrevista para todo el personal administrativo involucrado a dicho proceso, proporcionando éste un diagnostico de la situación actual de dicho proceso. (Ver Anexo 2).

Se solicitó por medio de reuniones, información clasificada (Formulario 2-1(Ciclo 2-1) de la Dirección nacional de Educación Superior) a la unidad de sistemas de Administración Académica. Todo esto se registró por el grupo de investigación. (Ver Anexo 3).

F.3.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En La Universidad

desde su fundación ha llevado sus procesos manuales y a

medida del tiempo se han venido superando ciertos procedimientos entre los cuales podemos mencionar el proceso de Inscripción en Línea donde cada estudiante tiene la opción de inscribirse en cualquier lugar que posea acceso a Internet, la consulta académica en línea en la cual el estudiante tiene la oportunidad de consultar su expediente académico, notas de ciclo en curso, además consultas de biblioteca en línea, información de las diferentes facultades para el docente, Ingreso al Registro de Notas en Línea , evaluación de docentes en línea, Web de catedráticos el cual proporciona información del docente entre otras. 104

Uno de los procesos que aún no se encuentra automatizado es el proceso de Equivalencias de Asignaturas a medida que aumenta la cantidad de alumnos se amplía el margen de los tiempos de respuesta o resoluciones de dicho proceso y a su vez aumenta la carga de trabajo de las diferentes personas involucradas en el proceso ya que este recurso humano tienen que realizar otras actividades afines a sus puestos de trabajo ocasionándoles ciertos problemas como retraso en sus actividades, además de incrementar la posibilidad de errores humanos ya que como se sabe, este proceso se mantiene manual, tomando en cuenta que los usuarios de el proceso son alumnos internos y externos.

Método de Caja Negra

Una prueba de la caja negra examina algunos aspectos del modelo fundamental del sistema sin tener mucho en cuenta la estructura lógica interna del software. Los métodos de prueba de la caja negra se centran en los requisitos funcionales del software, o sea la prueba de la caja negra permite al ingeniero del software obtener conjuntos de condiciones de entrada que ejerciten completamente todos los requisitos funcionales de un programa. Para demostrar el planteamiento del problema se utilizará el método de la Caja Negra demostrando las desventajas del Sistema actual (Comportamiento A) versus las ventajas del Sistema propuesto (Comportamiento B).

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Método de la Caja Negra

Comportamiento B

Comportamiento A PROCESO

1. Las Facultades de la Universidad 1. Con el diseño del sistema de se les dificultan establecer con Equivalencias de Asignaturas será rapidez el proceso de rápido y mantendrá un control más Equivalencia de Asignaturas. fiable. 2. Se desconocen los estatutos 2. Se podrá conocer dentro del legales que rigen el Proceso de Sistema de Equivalencias de Equivalencia. Asignatura los estatutos legales que rigen dicho procedimiento en forma de consulta. 3. En vista que la información se 3. Se podrá acceder a la información almacena en forma física, su de forma ágil y oportuna en el búsqueda y obtención se vuelve momento en que se requiera. tediosa. 4. Debido a la dificultad con que se 4. Los reportes se generaran con obtiene la información, la rapidez, ya que la información se generación de reportes no es encuentra accesible. eficiente. 5. Debido que las facultades ejercen 5. Con el nuevo sistema se hará más otros servicios así como también eficiente la conclusión del proceso Administración Académica, la en el tiempo oportuno. finalización del proceso se hace tardada. 6. No se tiene información 6. El sistema automatizado se podrá actualizada de programas de elaborar una Base de Datos de las asignaturas de las demás asignaturas ofertadas de las universidades. demás Universidades, alimentando el usuario mismo dicha base de datos con las asignaturas que el aspirante posea. 7. No se lleva un control 7. El Proceso de Equivalencia de estandarizado del proceso de Asignaturas se llevará para las Equivalencia de Asignaturas diferentes unidades involucradas una estandarización de ejecución. 106

F.3.3 ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Año con año, desde su creación, el número de estudiantes inscritos en la Universidad Francisco Gavidia aumenta, prueba de ello es la construcción de modernos edificios para cubrir la demanda, esto ha venido a

incrementar las

actividades académicas en las distintas facultades que la componen y volviendo compleja su operación, la cual se convierte en una situación critica principalmente durante los periodos de inscripción y durante las operaciones normales de los ciclos de estudios, por la demanda de tramites académicos que son solicitados por la población estudiantil.

Por otro lado, existen requerimientos administrativos de información de los estudiantes como lo es el proceso de equivalencia el cual ha estado generando hasta el momento escasez de tiempo y procedimiento manuales inadecuados a la hora de ejecutarlo.

Considerando que en las Facultades como en Administración Académica se cuenta con equipos informáticos apropiados como lo es computadora e impresores y que a su vez estos equipos están interconectados por medio de una área de red local (LAN) o intranet en todo el campus, en la cual también se cuenta con servidores potentes a los cuales puede accederse con fines académicos, el Diseño de un Sistema Automatizado de Proceso de Equivalencia de Asignaturas se vuelve técnica y económicamente factible de realizar.

Este trabajo de investigación presenta una solución tecnológica, que está orientada a satisfacer dicha necesidad del Diseño del Proceso de Equivalencia, dentro de las distintas Facultades de la Universidad Francisco Gavidia, de una forma automatizada mediante el uso de un sistema desarrollado por computadora.

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a. Requerimientos de Hardware A continuación se detallan los requerimientos de hardware que debe poseer el servidor y las estaciones de trabajo (usuarios), para que la aplicación pueda ser ejecutada de manera ágil y confiable.

REQUERIMIENTOS MINIMOS DESCRIPCION

Procesador Velocidad Memoria Principal Disco Duro Monitor Tarjeta de red

SERVIDOR 1 Intel Xeon FSB

ESTACION DE TRABAJO

Pentium III

UIT 1MB L2 Cache 3.2 GHz.

750 MHz.

2 GB. DDR333 Memory

256 MB. RAM

SCSI 146 GB

20 GB.

SVGA FLAT 17”

SVGA 15’’

1 Intel(R) PRO/100 VE Network Connection 10/100 Mbs.

Intel(R) PRO/100 VE Network Connection 10/100 Mbs.

Distribución de los Equipos Informáticos

DISTRIBUCION Facultad de Cc. Económicas Facultad de Cc. Sociales Escuela de Cc. Jurídicas Facultad de Ingeniería y Arquitectura Unidad de Archivo Unidad de Nuevo Ingreso Administración Académica

COMPUTADORA 2 2 2 2 1 1 1

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IMPRESOR 1 1 1 1 1 1 1

La Universidad Francisco Gavidia, para la implementación del aplicativo (SIE), ya cuenta con el equipo informático suficiente para la ejecución y funcionamiento del SIE; En cada una de las unidades involucradas en el proceso de Ingreso por Equivalencia, a su ves cuenta con los servidor ubicados en

de Administración

académica en donde será instalado el SIE.

b. Requerimientos de software

Las arquitecturas de información son particularmente útiles en el diseño de espacios de información compartidos. Cuando más de un usuario debe poder acceder a un objeto informático, las diferencias entre los modelos mentales y paradigmas de navegación hacen que la organización y presentación del mismo sea más difícil. Con la multiplicación de objetos informáticos y fuentes de información, los servicios de un arquitecto de información se hacen indispensables y pueden ayudar a hacer la diferencia entre un sistema de información completo pero inútil, y uno que sea completo y valioso debido a su fácil accesibilidad y utilización, es por ello que la selección de una base de datos es un elemento importante en la definición en el proceso automatizado de Equivalencias de Asignaturas, las herramientas que se utilizarán para el desarrollo del aplicativo es Visual Basic 6.0, SQLSERVER2000, ASP a continuación detallamos la base de dato.

Selección de Software de Desarrollo Base de Datos SQLSERVER

SQL Server es el servidor de bases de datos de Microsoft, seguro, robusto y con las más avanzadas prestaciones: transacciones, procedimientos almacenados, triggers, etc. 109

Mencionamos lo importante de contar con una base de datos robusta y eficaz, ahora bien para el desarrollo de nuestro proyecto informático la hemos seleccionado la base de datos SQLSERVER 2000, por las siguientes razones adicionales:

1. En nuestra investigación preguntamos a la unidad de Administración Académica que base de datos utilizan para el almacenamiento de la información, y ellos nos respondieron que era SQLSERVER 2000 (el cual fue confirmado por el grupo de trabajo) motivo por el trabajaremos con esta base de datos con el fin de lograr una integración con el sistema de Administración Académica y con el sistema que va a desarrollar nuestro grupo de y trabajo.

2. Al contar con un integridad entre las bases de datos será posible la replicación de datos de nuestro proyecto “Sistema de Equivalencias de Asignaturas” hacia el sistema de Registro Académico,

reduciendo tiempos y repuestas en

proceso de introducción de datos proveniente de este tipo de movimiento que se realiza dentro de la Universidad Francisco Gavidia.

Software de programación

El desarrollo del cliente y seguimiento se realizará con Visual Basic 6.0 y ASP, utilizando un modelo híbrido de programación a través de los programas antes mencionados. La parte de administración, operación y generación de información se desarrollará en Visual Basic 6.0; el módulo de seguimiento del proceso se ejecutará en línea consultándose por Internet, para lo cual hemos seleccionado ASP como herramienta para crear las distintas vistas en que presentaremos el seguimiento del proceso de equivalencias interna y externas.

VISUAL BASIC 6.0

Visual Basic 6.0 es uno de los lenguajes de programación que más entusiasmo despiertan entre los programadores de computadoras, tanto expertos como novatos. 110

En el caso de los programadores expertos por la facilidad con la que desarrollan aplicaciones complejas en poquísimo tiempo (comparado con lo que cuesta programar en Visual C++, por ejemplo). En el caso de los programadores novatos por el hecho de ver de lo que son capaces a los pocos minutos de empezar su aprendizaje. El precio que hay que pagar por utilizar Visual Basic 6.0 es una menor velocidad o eficiencia en las aplicaciones. Visual Basic 6.0 es un lenguaje de programación visual, también llamado lenguaje de 4ª generación. Esto quiere decir que un gran número de tareas se realizan sin escribir código, simplemente con operaciones gráficas realizadas con el ratón sobre la pantalla. LEGUAJE DE PROGRAMACION ASP1

Siglas de Active Server Pages. Tecnología de programación desarrollada por Microsoft destinada a presentar páginas interactivas en los navegadores WEB. Página ASP es una página html que incluye uno o más scripts (pequeños programas). El propósito de ASP es desarrollar rutinas de comandos que se ejecutan en el servidor. Para escribir las rutinas se utilizan lenguajes de script, por defecto Visual Basic Script, aunque es posible utilizar JavaScript.

En un principio las páginas WEB, se creaban sólo con HTML (Hyper Text Markup Lenguage) y carecían de interactividad. HTML es en si un lenguaje para definir la estructura y formato de un documento. Para ayudar a este lenguaje a sobrevivir por su escasa interactividad se le añadieron rutinas de comandos (scripts) las cuales eran ejecutadas en el navegador del usuario. El más popular de estos lenguajes lo es JavaScript. La tecnología ASP no es la primera, pero su sintaxis es sumamente fácil de aprender. Trabaja por defecto con VBScript. 1

http://www.pucpr.edu/asociaciones/acm/Articulos/que_es_asp.html

111

Factibilidad Operativa El proyecto es factible operativamente ya que el personal de las facultades y Administración Académica poseen estudios superiores o, como mínimo, Educación Media, además de tener conocimiento básico en el uso de equipos informáticos ya que el desempeño de algunos procesos por parte del personal de la Universidad tiene acceso a dichas red, lo que facilitará la adaptación al uso de herramientas tecnológicas. El personal entrevistado en cada una de las facultades de la Universidad está consciente de la necesidad de contar con un sistema automatizado que contribuya a mejorar la efectividad en cuanto al control del proceso de Equivalencia de Asignatura en cada una de las facultades. Las facultades contarán con una herramienta informática que les permitirá los siguientes beneficios: a. Acceso inmediato a información actualizada. b. Control del proceso de Equivalencia de Asignaturas. c. Actualización de la información mediante la ejecución de cada proceso (en cada proceso el usuario podrá almacenar la nueva información y de este modo se lograra la actualización de la misma). d. Los decanos podrán controlar dicho proceso y avalarlo según sea su criterio.

Factibilidad Económica

El proyecto a desarrollar es factible económicamente ya que la Universidad Francisco Gavidia cuenta con los recursos tecnológicos necesarios para el diseño y pruebas de Sistema Automatizado de Equivalencias de Asignaturas “SIE” propuesto, sin la necesidad de realizar inversiones adicionales en equipos informáticos, ni mucho menos en software (licencias), ya que en las unidades involucradas ya cuentan con equipos que cumplen con lo requerido, de la misma forma se cuenta

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herramientas de software con sus debidas licencias y además estos software poseen una excelente reputación en su capacidad de trabajo.

F.4 DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS (Fase II) F.4.1 GUIA DE ENTREVISTA

Para la obtención de los datos necesarios para la investigación se tomó como herramientas base, la guía de entrevista dirigida a cada una de las Facultades de la Universidad Francisco Gavidia, la cual proporcionó un diagnóstico de la situación actual del manejo que se da a la información en cada una de dichas facultades. Para la realización de la entrevista con cada uno de los decanos de las diferentes facultades se utilizó una guía de entrevista en el cual se solicitaba información del manejo del proceso de Equivalencia de Asignatura. Adicionalmente se solicitó

muestra de los formularios utilizados por las facultades

para poder brindar las Equivalencias de Asignatura. A través del resultado obtenido de las entrevistas y el cuestionario dirigido a los alumnos que habían participado en el proceso de Equivalencia de Asignatura, se constató que el Sistema manual con que cuenta en la actualidad no es apropiado, ya que dicha unidad no cuenta con un sistema de vaciado de datos y no tienes un Sistema Automatizado en el Proceso de Equivalencia de Asignatura, considerando el aumento de registro que se posee en la Universidad así como también el incremento de la población estudiantil; por lo que se necesita un Sistema Automatizado de Equivalencia de Asignaturas, que permita a los usuario la obtención y el monitoreo de su petición así mismo les permita la información ágil y oportuna.

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F.4.2 REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Requerimientos Funcionales

Los requerimientos funcionales describen la interacción entre el sistema y su entorno. En esta fase el equipo de investigación se vale de herramientas y técnicas especiales para realizar la determinación de los requerimientos; utilizando por ejemplo entradas y salidas del sistema, diagrama de flujo de datos, estos evaluaran los resultados en forma grafica y estructurada. Según la investigación se ha determinado los siguientes requerimientos:

Entradas

Catedráticos Datos mínimos para ingresar al sistema.

Estudiantes El estudiante para hacer su consulta por línea de cómo se va conduciendo dicho proceso deberá utilizar el numero de carné que lo identifica como alumno activo de la Universidad Francisco Gavidia.

Servicio Académico Proceso de Equivalencia de Asignaturas: Carné de Estudiantes, Asignaturas de procedencia a ser evaluadas como equivalencia, Universidad de procedencia, nota obtenida, catedrático evaluador, Asignatura otorgada como Equivalencia. Datos que serán necesarios para poder realizar el proceso de Equivalencia de Asignatura.

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Salidas

Reportes: •

Los reportes de Equivalencias para el alumno: lista de la Equivalencia otorgadas para el alumno.

•

Reporte de la persona que ejerció la evolución al proceso de Equivalencia de Asignatura.

•

Reporte de alumnos que se sometieron al proceso de Equivalencia de Asignaturas.

•

Reporte de alumnos por universidad, facultad y carreras que se sometieron al proceso de Equivalencia de Asignatura.

•

Reporte en línea para los Estudiantes que se han sometido al proceso de Equivalencia de Asignatura.

•

Reporte de solicitudes denegadas.

Diagramas de Flujos de Datos

Una técnica de diseño que permite la documentación de un sistema o programa en varios niveles de generalidad. Diagramar es representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo de medio de símbolos2. Para realizar una mejor representación sobre el flujo de datos que involucra el sistema automatizado de Administración Académica para lograr mayor eficiencia en el proceso de solicitudes de Equivalencias de la Universidad Francisco Gavidia, se ha utilizado diagrama de funcionamiento para conocer e identificar con facilidad la ruta que mantiene los datos durante cada uno de los dichos procesos.

Los símbolos básicos usados en el Diagrama de flujos de datos son los siguientes 2

http://www.laopinion.com/glossary/d.html

115

Diagramas de Flujos de Datos3 SIMBOLO NOMBRE Y DESCRIPCION Inicio o finalizado. Se utiliza para indicar el comienzo y finalización del proceso

Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso.

Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del proceso

Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.

Datos Almacenados. Represe todos los datos almacenados en dicho procesos.

Funciones Manuales. Determina posibles pasos manuales que se desarrollan en el proceso

Datos. Indica los posibles datos necesarios para la ejecución del proceso.

Conector de Páginas. Representa un fin, conclusión o un enlace con otra página diferente, en la que indica el seguimiento de otra pagina en el flujo grama.

Conector. Representa una conexión o enlace del mismo.

3

http://www.laopinion.com/glossary/d.html.

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PROCESO DE EQUIVALENCIA INTERNAS Diagrama de Flujo de Datos: Equivalencias de Asignaturas Internas INICIO

ALUMNO SOLICITA A UNIDAD DE ARCHICO EXPEDIENTE ACADEMICO

ARCHIVO IMPRIME EXPEDIENTE ACADÉMICO Y LO ENTREGA A ALUMNO

ALUMNO ENTREGA EXPEDIENTE EN DECANATO PARA RESOLUCIÓN DE EQUIVALENCIAS

DECANATO REALIZA PROCESO DE EVALUACION

REMITE DICTAMEN PROVISIONAL DE ASIGNATURAS APROBADAS A DEPTO DE ARCHIVO

ARCHIVO ENTREGA RESOLUCIÓN DE PROCESO A ALUMNO (COPIA)

ALUMNO PAGA EN COLECTURIA ASINATURAS APROBADAS

ARCHIVO TRASNFIERE INFORMA A ADMON. ACADEMICA

FIN

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PROCESO DE EQUIVALENCIA EXTERNAS Diagrama de Flujo de Datos: Equivalencias de Asignaturas Externas INICIO DOCUMENTACIÓN REQUERIDA NECESARIA PARA REG. ACADEMICO DUI, PARTIDA NACIMIENTO, PAES, REPORTE DE NOTAS PUEDE QUEDAR PENDIENTE , CERTIFICACIÓN DE NOTAS TÍTULO ( FOTOCOPIA) PAGO DE EQUIVALENCIAS

ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN UNIDAD DE NUEVO INGRESO

ESTUDIANTE LLENA SOLICITUD DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS

NO

DOCUMENTOS NECESARIOS. REG. ACADÉMICO

SI

SE PREPARA EXPEDIENTE Y SE ENVÍA A FACULTAD PARA DICTAMEN PROVISIONAL

FACULTAD FIRMA DE RECIBIDO

FACULTAD EMITE DICTAMEN Y LO ENVÍA A NUEVO INGRESO (PROCESO DURA 8 DÍAS HÁBILES)

SE ENTREGA DICTAMEN PROVISIONAL A ESTUDIANTE (SE INDICA QUE PUEDE CAMBIAR CUANDO ESTE SE FINAL)

ESTUDIANTE VERIFICA DICTAMEN

ESTUDIANTE PIDE EXPLICACIÓN POR ASIGNATURAS DENEGADAS

NO 1

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SI

SE SOLICITA EL PLAN DE ESTUDIOS DE ASIGNATURA Y RETORNA A EVALUACION

1

NO ESTUDIANTE DECIDE INGRESAR A UFG

FIN PROCESO

SI

PAGO DE EQUIVALENCIAS COLECTURIA

NO FIRMA DECLARACIÓN JURADA (COMPROMISO)

DOCUMENTACION COMPLETA

SE RETIENE EXPEDIENTE SIN PASAR A UNIDAD DE ARCHIVO

SE MANTIENE CONTACTO CON ESTUDIANTE PARA QUE COMPLETE DOCUMENTACIÓN

SI

SE ENVÍA EXPEDIENTE COMPLETO A UNIDAD DE ARCHIVO

UNIDAD ARCHIVO PROCESO VERIFICA INFORMACIÓN (CERTIFICACIÓN DE NOTAS VRS DICTAMEN FINAL)

INFORMACIÓN CORRECTA

NO

SE ENVÍA A DECANATO PARA REVISIÓN

SI

SE INGRESA INFORMACION A SISTEMA ADMON. ACADEMICA

FIN PROCESO

120

DECANATO CORRIGE Y ENVIA A UNIDAD DE ARCHIVO

F.4.3 REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES

Los requerimientos no funcionales definen la restricción a los servicios o funciones ofrecidos por el sistema, a demás de describir restricciones que limitan las elecciones para construir una solución.

Por ejemplo lo que hace no funcional son los Casos Especial es decir casos que necesitan un estudio extra utilizando criterios diferentes según el evaluador, para aplicar de este modo al Proceso de Equivalencia. Estos casos son los siguientes:

1. Validar una asignatura por dos asignaturas 2. Validar una asignatura por tres asignaturas 3. Validar una asignatura por cuatro asignaturas etc.

Y cualquier otro caso

especial que no este reglamentado ni normado etc.

El aplicativo evaluará una asignatura por otra para obtener más control.

F.5 DISEÑO DEL SISTEMA (Fase III)

Tomando en cuenta toda la información recolectada anteriormente acerca de los requerimientos del sistema, el análisis procede a realizar el diseño lógico del sistema automatizado de Equivalencia de Asignatura. Una parte fundamental del diseño lógico del sistema de información, es el diseño de la interfaz de usuario; debido a que ésta la conecta al usuario con el sistema. Esta fase de diseño también incluye el diseño de la base de datos.

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F 5.1 DIAGRAMA JERARQUICO (DIAGRAMA HIPO)

El diagrama HIPO son las siglas que significan (más) entrada / proceso /salida. Estas siglas fundamentan una descripción y una ayuda de memoria sobre lo que trata esta técnica.

Es jerárquica debido a el sistema de programación completo consiste de subsistema más pequeños. Esta técnica, además de dar soporte a un enfoque de diseño de arriba hacia abajo, también reduce la complejidad percibida del sistema, debido a la facilidad de manejar los subcomponentes por separado. Luego, las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: entrada, proceso y salida4.

A continuación se muestra la gráfica del sistema principal sobre la captura de datos.

4

Kendall & Kendall, Análisis y Diseño de sistemas, Tercera Edición

122

DISEÑO JERARQUICO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE ADMINISTRACIÓN ACADÉMICA PARA LOGRAR MAYOR EFICIENCIA EN EL PROCESO DE SOLICITUDES DE EQUIVALENCIAS DE LA UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA ( SIE )

SIE

Ingresos de Datos

Seguridad

Procesos

Tipos de Equivalencia

Universidades

Utilidad

Reportes

Dictamen Provisional

Equivalencias Internas

Equivalencia por Absorción

Equivalencia Externas

Estado de

Usuarios

Usuarios

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Agregar Asignaturas a Carreras

Doc .Faltantes de Alumnos

Equivalencias Externas Externas

Usuarios

Vistas realizadas por Usuarios

Registro de Estudiante Ingreso de Expte . Académico

Unidades por Asignaturas

123

Exportacion

F 5.2 MODELO DE ENTIDAD Y RELACION DEL SIE5

5

SIE: Sistema de Ingreso por Equivalencias.

124

F 5.3 DISEÑO DE ESTRUCTURA DE TABLAS DE DATOS

Una base de Datos es una colección de registros o archivos relacionados lógicamente. En una Base de Datos se consolidan muchos registros previamente almacenados en archivos independientes, de modo que un cúmulo común de registros sirva como una sola central para muchas aplicaciones de procesos que necesitan este tipo de datos.

A continuación se presentan el diseño de las tablas que conforman la base de datos utilizada por el Sistema Automatizado de Administración Académica para logra mayor eficiencia en el proceso de

Equivalencias de la Universidad

Francisco Gavidia. Nombre de la Tabla: ASIGNATURA Descripción: Catalogo de Asignaturas Llave Primaria: COD_ASIG + COD_PLAN Nombre de la Tipo Tamaño columna COD_ASIG CHAR 10 COD_ PLAN CHAR 2 DES_ASIG VARCHAR 50 ID_REQUI CHAR 2 COD_ASIG_ABSOR CHAR 10

Nombre de la Tabla: BITA_MOVI_SOLI Descripción: BITACORA DE MOVIMIENTOS SOLICITUD Llave Primaria: ID_AUTO Nombre de la Tipo Tamaño columna ID_AUTO ID_SOLI COD_USU COD_ESTA_SOLI FECHA HORA

INT

-

INT CHAR CHAR

10 2

DATETIME DATETIME

125

Descripción Código de asignatura Código de plan de estudio Descripción de asignatura Id. De requisito por asignatura Código de asignatura por absorción

Descripción Número de correlativo de movimientos sobre la solicitud Número de Solicitud Código de Usuario Código del estado de la solicitud Fecha de movimiento Hora de movimiento

Nombre de la Tabla: CARRERA Descripción: Catalogo de carreras Llave Primaria: COD_UNI+COD_FAC+COD_CARRE Nombre de la Tipo Tamaño columna COD_UNI CHAR 2 COD_FAC CHAR 2 COD_CARRE CHAR 5 DES_CARRE VARCHAR 50

Nombre de la Tabla: BITA_AVISO_REQ_ING Descripción: Bitácora de aviso de requerimientos de ingreso Llave Primaria: ID_AVISO Nombre de la Tipo Tamaño columna ID _ AVISO INT ID_SOLI INT ID_ESTUD CHAR 10 FECHA DATETIME MENSAJE

VARCHAR

250

Nombre de la Tabla: CRITERIOS Descripción: Criterios de evaluación por carrera Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC + COD_CARRE Nombre de la Tipo Tamaño columna COD_UNI CHAR 2 COD_FAC CHAR 2 COD_CARRE CHAR 5 NOTA_MIN APLICA_PRU_PSI

INT

-

CHAR

1

126

Descripción Código de universidad Código de facultad Código de carrera Descripción de carrera

Descripción Correlativo de avisos Número de Solicitud Identificación de estudiante Fecha de aviso Descripción del aviso de requerimiento faltante.

Descripción Código de universidad Código de facultad Código de carrera Nota mínima para realizar proceso de evaluación Aplica pruebas psicológicas “S” o “N”

Nombre de la Tabla: DETA_SOLI_CARRE Descripción: Detalle de solicitud Llave Primaria: ID_SOLI + COD_TIPO_EQUI Nombre de la Tipo Tamaño columna ID_SOLI INT COD_TIPO_EQUI CHAR 2 COD_UNI CHAR 2 COD_FAC CHAR 2 COD_CARRE CHAR 5 OBSER_EQUI VARCHAR 250 Nombre de la Tabla: BITA_AVISO Descripción: Bitácora de avisos Llave Primaria: ID_AVISO Nombre de la Tipo columna ID_VISO INT ID_SOLI INT COD_USU CHAR FECHA DATETIME OBSERVACIÓN VARCHAR

Tamaño 10 250

Nombre de la Tabla: FACULTAD Descripción: Catalago de facultades Llave Primaria: COD_UNI + COD_FAC Nombre de la Tipo columna COD_UNI CHAR COD_FAC CHAR DES_FAC VARCHAR Nombre de la Tabla: ESTUDIANTE Descripción: Maestro de estudiante Llave Primaria: ID_ESTUD Nombre de la Tipo columna ID_ESTUD CHAR NOM_ALUMNO VARCHAR APELL_ALUMNO VARCHAR DIREC_DOMI VARCHAR TELE_DOMI DIREC_TRAB TELE_TRAB

Tamaño 2 2 50

Tamaño 10 50 50 80

CHAR VARCHAR CHAR

10 50 10 127

Descripción Número de Solicitud Código de tipo de equivalencia Código de universidad Código de facultad Código de carrera Observaciones sobre solicitud.

Descripción Correlativo de avisos Número de Solicitud Código de Usuario Fecha de aviso Observaciones generales

Descripción Código de universidad Código de facultad Descripción de facultad

Descripción Código de estudiante Nombre de estudiante Apellido de estudiante Dirección particular de estudiante Teléfono de domicilio Dirección de trabajo Teléfono de trabajo

E-MAIL E-MAIL_ALTERNO COD_UNI COD_FAC COD_CARRE COD_PLAN COD_UNI_PROC

VARCHAR VARCHAR CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR

50 50 2 2 10 2 2

COD_FAC_PROC

CHAR

2

COD_CARRE¨_PROC

CHAR

10

Nombre de la Tabla: NIVEL_SEG Descripción: Nivel de seguridad Llave Primaria: COD_NIVEL Nombre de la Tipo columna COD_NIVEL CHAR DES_NIVEL VARCHAR

Tamaño 2 50

Nombre de la Tabla: ESTA_SOLI Descripción: Estado de solicitud Llave Primaria: COD_ESTA_SOLI Nombre de la Tipo columna

Tamaño

COD_ESTA_SOLI

CHAR

2

DES_ESTA_SOLI

VARCHAR

50

Nombre de la Tabla: ESTA _ USUARIO Descripción: Estado de Usuario Llave Primaria: COD_ESTA_USU Nombre de la Tipo columna

Descripción Código del nivel de seguridad Descripción del nivel de seguridad

Descripción Código del estado de la solicitud Descripción del estado de la solicitud

Tamaño

Descripción Código de estado de usuario

COD_ESTA_USU

CHAR

2

DES_ESTA_USU

VARCHAR

50

128

E-mail E-mail alterno Código de universidad Código de facultad Código de carrera Código de plan de estudio Código de universidad Procedencia Código de facultad Procedencia Código de carrera procedencia

Descripción del estado de usuario

Nombre de la Tabla: TIPO_EQUIVAL Descripción: Maestro de Tipos de equivalencia Llave Primaria: COD_TIPO_EQUI Nombre de la Tipo Tamaño columna COD_TIPO_EQUI CHAR 2 DES_TIPO_EQUI

VARCHAR

50

Nombre de la Tabla: UNIVERSIDAD Descripción: Maestro de Universidades Llave Primaria: COD_UNI Nombre de la Tipo columna COD_UNI CHAR DES_UNI VARCHAR COD_TIPO_EQUI CHAR

Nombre de la Tabla: PLAN_ESTUD Descripción: Planes de estudio Llave Primaria: COD_PLAN Nombre de la Tipo columna COD_PLAN CHAR ACTIVO CHAR DES_PLAN VARCHAR CICLO_INI CHAR CICLO_FIN CHAR N_CICLOS INT

Nombre de la Tabla: REG_ACADE Descripción: Registro académico Llave Primaria: ID_ESTUD Nombre de la Tipo columna ID_ESTUD CHAR COD_UNI CHAR COD_FAC CHAR COD_CARRE CHAR COD_ASIG CHAR COD_ PLAN CHAR COD_TIPO_EQUI CHAR CALIFICA INT 129

Descripción Código de tipo de equivalencia Descripción del tipo de equivalencia

Tamaño

Descripción

2 50 2

Código de universidad Descripción de universidad Código de tipo de equivalencia

Tamaño

Descripción

2 1 50 10 10 -

Código de plan de estudio Bandera de estado de plan Descripción de plan de estudio Ciclo de inicio de plan Ciclo de finalización de plan Numero de ciclos de plan

Tamaño

Descripción

10 2 2 5 10 2 2 -

Código de estudiante Código de universidad Código de facultad Código de carrera Código de asignatura Código de plan de estudio Código de tipo de equivalencia Calificación o nota obtenida

Nombre de la Tabla: REQUI_INGRESO Descripción: Requerimientos de ingreso Llave Primaria: ID_SOLI Nombre de la Tipo Tamaño columna ID_SOLI INT DOC_PA_NAC

CHAR

1

DOC_DUI

CHAR

1

DOC_TITULO

CHAR

1

DOC_PAES

CHAR

1

DOC_FOTO

CHAR

1

DOC_CERTIF

CHAR

1

DOC_PAGO_EQUI

CHAR

1

Nombre de la Tabla: USUARIO Descripción: maestro de usuarios Llave Primaria: COD_USU Nombre de la Tipo columna COD_USU CHAR COD_UNI CHAR COD_FAC CHAR COD_NIVEL CHAR NOM_USU VARCHAR APELLIDO_USU VARCHAR COD_ESTA_USU CHAR E-MAIL VARCHAR PASSWORD VARCHAR SESSION_ID VARCHAR

Tamaño 10 2 2 2 50 50 2 50 10 50

130

Descripción Numero de Solicitud Bandera de estado documento partida de nacimiento “S” o “N” Bandera de estado documento DUI “S” o “N” Bandera de estado documento titulo “S” o “N” Bandera de estado documento nota de PAES “S” o “N” Bandera de estado documento foto “S” o “N” Bandera de estado documento certificación de notas “S” o “N” Bandera de estado documento pago de equivalencias “S” o “N”

Descripción Código de Usuario Código de universidad Código de facultad Código del nivel de seguridad Nombre de usuario Apellido de usuario Código de estado de usuario E-mail de usuario Password de usuario No. De sesión cuando realice procesos en internet

Nombre de la Tabla: ENCA_SOLI_EQUI Descripción: Encabezado de solicitudes Llave Primaria: ID_SOLI Nombre de la Tipo Tamaño columna ID_SOLI INT ID_ESTUD CHAR 10 COD_ASIG CHAR 10 CORRELA INT COD_ PLAN CHAR 2 ESTADO CHAR 1 CALFICA Flota 8 ID_CONTROL Int 4 Nombre de la Tabla: DETA_SOLI_EQUI Descripción: Detalle de equivalencias Llave Primaria: ID_SOLI+COD_TIPO_EQUI+COD_ASIG Nombre de la Tipo Tamaño columna ID_SOLI INT COD_TIPO_EQUI CHAR 2

Descripción Numero de Solicitud Código de estudiante Código de asignatura Correlativo de asignaturas Código de plan de estudio Estado de Asignatura Calificación asignatura Indentificativo de control

Descripción

COD_ESTA_SOLI

CHAR

2

OBSERVA_GRAL

VARCHAR

255

FECHA COD_USU

DATETIME CHAR

10

Numero de Solicitud Código de tipo de equivalencia Código del estado de la solicitud Observación generales sobre solicitud Fecha de ingreso solicitud Código de Usuario

Tipo

Tamaño

Descripción

CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR

2 2 5 10 2

Nombre de la Tabla: ASIG_CARRE Descripción: Asignaturas por carrera Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC +COD_CARRE+COD_ASIG+COD_PLAN

Nombre de la columna COD_UNI COD_FAC COD_CARRE COD_ASIG COD_ PLAN

131

Código de universidad Código de facultad Código de carrera Código de asignatura Código de plan de estudio

Nombre de la Tabla: HIST_MOVI_ACAD Descripción: Historico de Movimientos academicos Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC +COD_CARRE+COD_ASIG

Nombre de la columna COD_UNI COD_FAC COD_CARRE COD_ASIG COD_ ASIG_EQUI

Tipo

Tamaño

CHAR CHAR CHAR CHAR CHAR

2 2 5 10 10

Descripción Código de universidad Código de facultad Código de carrera Código de asignatura Código de asignatura equivalente

Nombre de la Tabla: PRUEBA_PSICO Descripción: Asignaturas por carrera Llave Primaria: COD_UNI +COD_FAC +COD_CARRE+ID_ESTUD

Nombre de la columna COD_UNI COD_FAC COD_CARRE ID_ESTUD TEST_RAV_PUNTAJE TEST_RAV_PERCEN TEST_RAV_RANGO TEST_DIAGNO TEST_GRIE_CARAC TEST_GRIE_DIAGNO

Tipo

Tamaño

CHAR CHAR CHAR CHAR INT INT INT VARCHAR VARCHAR VARCHAR

2 2 5 10 4 4 4 50 50 50

132

Descripción Código de universidad Código de facultad Código de carrera Código de estudiante Puntaje de prueba Rave Porcentaje de prueba Rave Rango de prueba Rave Diagnostico Prueba Resultado prueba grie Diagnostico de prueba

F.5.4 ESTÁNDARES DE DISEÑO DE PANTALLAS DE ENTRADA

El analista de sistemas debe de ser capaz de diseñar una forma completa y útil, también es importante que reconozca las formas mal diseñadas. La efectividad en un diseño significa que las formas y pantallas de entrada sirven a propósito específico del sistema de manejo de información y, a su vez la precisión se refiere al diseño que asegura el llenado adecuado.

Las formas son instrumentos importantes para dirigir el curso del trabajo. Por definición son papeles impresos o duplicados que requieran que las personas llenen con respuestas en una forma estandarizada. Las formas extraen y capturan información que frecuentemente alimentarán a la Base de Datos Por medio de este proceso, las formas sirven frecuentemente como documentos fuentes para la captura de datos.

Existen cuatro lineamientos para el diseño de formas:

1. Las formas deben de ser fácil de llenar. 2. Las formas deben de satisfacer el objetivo para el que fueron diseñadas. 3. Las formas deben de asegurar el llenado preciso. 4. Las formas deben ser atractivas.

Continuación se presentan pantallas de captura de datos que conforman el Sistema Automatizado de Administración Académica para lograr mayor eficiencia en el en Proceso de solicitudes de Equivalencia de la Universidad Francisco Gavidia. El tipo de letra utilizada en el diseño de pantallas es “Arial”, los tamaños cambian de acuerdo al entorno por ejemplo, los títulos de cada formulario tienen un tamaño de 16 con un estilo de fuente negrita y las etiquetas que describen las opciones y datos a ingresar tienen un tamaño de 12.

133

Pantalla de Entrada del Sistema de Proceso de Equivalencias de Asignaturas

Esta pantalla será la primera que se verá al ejecutar el Sistema propuesto. Esta contará con una barra de menú el cual permitirá accionar la pantalla de captura de usuario y contraseña. Estará formada en la parte izquierda el logo de la Universidad con un fondo blando dentro de un marco. En la parte centro-derecha estará ubicado el nombre del Sistema en un fondo anaranjado y el la parte inferior izquierda fecha y hora.

Nombre de la Universidad

Menú

Fondo de Color Gris

Nombre del Sistema de Equivalencia de Asignaturas

Logo UFG

Fondo

Fondo Color Anaranjado

Color Blanco

Hora y Fecha

Fondo de Color Gris

134

Pantalla de Ingreso de Usuario

Pantalla de ingreso de usuarios, estará formada en la parte de inferior el nombre del Sistema, en el lado izquierdo, el logo de la Universidad en un fondo blanco, en la parte centro derecho el espacio en donde se digitará el respectivo nombre de usuario y posteriormente su contraseña. El nombre de “usuario”, es nombre inteligible que identifica al usuario de un sistema o de una red.

Una contraseña (password en inglés) o clave, es una forma de autenticación que utiliza una información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso. La contraseña normalmente debe mantenerse en secreto ante aquellos a quien no se les permite el acceso. Aquellos que desean acceder a la información se les solicita una clave, si conocen o no conocen la contraseña, se concede o se niega el acceso a la información según sea el caso.

Sistema de Equivalencias

Usuario Logo UFG

Contraseña

Fondo color Blanco

Fondo Color Anaranjado

135

Aceptar

Salir

Pantalla de Ingreso de Datos del Estudiante

En esta pantalla se ingresarán los datos del estudiante para que este se someta al proceso de equivalencia, solicitándole su carné su nombre completo, facultad y carrera y a la carrera que desea aplicar todo y cuando este sea un proceso interno. En la parte izquierda se cuenta con un menú representado por iconos que se le llamará botones de acción que facilitará el proceso de equivalencia.

Nombre de la Universidad

Menú

Fondo de Color Gris Ingreso de Datos del Estudiante

Botones de Acción

Nuevo

Carné de Estudiante

Nombre de Estudiante

Buscar

Carrera a aplicar

Facultad Carrera

Modificar Guardar

Salir

Registro Académico

Equivalencias

Fondo Anaranjado

Fondo Color Blanco

Fondo Color Blanco

136

Pantalla de Ingreso de Asignaturas Internas

En esta pantalla se hará la equivalencia interna, esta complementada de la siguiente forma: en la parte izquierda los botones de acción, en la parte centro derecha se captura la información necesaria para ejecutar el proceso como lo es el código, nombre y de la asignatura a si como el plan de estudio y en la parte inferior se encuentran los botones de desplazamiento e imprimir.

137

Pantalla de Ingreso de Catálogo de Universidades

También se cuenta con una pantalla de ingreso de universidad en cual se le asignara un código y nombre de la universidad de procedencia identificando a su vez el tipo de plan de estudio de dicho estudiante.

138

Pantalla de Ingreso de Asignaturas Externas En esta pantalla se hará la equivalencia Externa, estará completada de la siguiente forma: en la parte izquierda los botones de acción, en la parte centro derecha se captura la información necesaria para ejecutar el proceso y en la parte inferior se encuentran los botones de desplazamiento e imprimir.

139

Pantalla de Salida El diseño del formato de esta pantalla de salida está formado por segmentos explicados en las pantallas anteriores. Para la salida de estas pantallas será de la siguiente forma: En cualquiera de la Pantallas de proceso del Sistemas Automatizado de Equivalencia se podrá salir utilizando el botón de ¨ Salir ¨

140

Estándar de diseño de pantalla de salida (Reportes) El diseño del formato de reportes está constituido por diversos segmentos que se detallan a continuación:

El la parte superior izquierda se encuentra el logo de la Universidad, en la parte superior centro se encuentra el nombre de la universidad y el nombre del reporte, en el lado superior derecho notamos la fecha y hora que se realizo el proceso.

En el centro o cuerpo del reporte e detalla el número de solicitud, nombre del estudiante así como la carrera del mismo. Posteriormente se describe la selección si el estudiante aplica al proceso.

En la parte inferior se demuestra la resolución del proceso.

Nombre de la Universidad Logo de la Universidad

Nombre de la constancia

Numero de solicitud: Nombre del estudiante: Nombre de la carrera:

Aplica el proceso de Equivalencia Resolución:

141

Fecha Hora

LA PÁGINA WEB DEL SISTEMA DE INGRESO POR EQUIVALENCIAS “SIE” En la parte inferior izquierda es donde el estudiante ingresara su número de carné y el código del tipo de equivalencia ya sea interna, externa o de absorción, y en la parte inferior derecha es donde el docente y decano que realizan los dictámenes de equivalencias accesan para visualizar el estado de los dictámenes y realizar cambios, aprobar o denegarlos.

142

Cuando el estudiante se somete al proceso de equivalencias interna o externa puede acceder y consultar por el estado de su solicitud y le aparecerá un mensaje donde se le dice en proceso, el dictamen esta listo u observaciones del docente o decano quien realizó la evaluación. Además el usuario dará un click en “salir” y se podrá abandonar la sesión y aparecerá un mensaje que dice “usted abandonó la sesión correctamente”.

Aquí estarán situadas las barras de Título, Menú y Herramientas

Aquí habrà un Banner azul y anaranjado de izquierda a derecha, con la imagen del edificio EBLE a la izquierda y nombre de la Universidad y logo a la izquierda y derecha .

Logo UFG

Logo UFG

Fondo Negro

Inicios de Sesión

El Decano y Docente podrán accesar mediante usuarios y contraseñas proporcionadas.

Aquí incluirà las Observaciones y comentarios del docente o decano en Color Rojo.

Fondo Negro Decano o Docente evaluador de Equivalencias

Alumnos con Solicitudes de Equivalencias

No. De Carnè

Usuario

Proceso

Contraseña Encontrar

Ingresar

Fondo Negro Aquí estarán situadas las barras de Estado y de Inicio

143

En caso se introduzca una clave o usuario erróneo por parte del Decano o docente aparecerá un mensaje que dice “Error en usuario y contraseña, inténtelo nuevamente”. En otra ventana o página para el evaluador docente o decano es donde aparecerá el listado de casos de alumnos pendientes de aprobación y solicitudes con comentarios a los dictámenes de evaluación de equivalencias.

Aquí estarán situadas las barras de Título, Menú y Herramientas

Aquí estarán estos “links” habilitados para poder volver a la pàgina de inicio o Homepage, ver solicitudes pendientes y para Salir de la Sesiòn, asi como el logo de la UFG en la esquina superior izquierda. Logo UFG LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]

Aquí se habrà un mensaje de “Bienvenido” seguido del nombre del Usuario y la facultad del Decano o Docente ingresado en ese momento.

Bienvenido

Fondo Blanco

Estimado: Nombre del Usuario Docente o Decano : Nombre de Facultad

Solicitudes Pendientes de Aprobación y Observaciones Listado de Estudiantes Estudiante 1

Estado de Solicitud y Observaciones

Estudiante 2

Estado de Solicitud y Observaciones

Estudiante 3

Estado de Solicitud y Observaciones

Fondo Blanco Aquí estarán situadas las barras de Estado y de Inicio

144

Aquí se desplegará un listado de los estudiantes con sus tipo de solicitudes de equivalencias y su estado, así como observaciones del caso individualmente, así las Denegadas aparecerán en texto color rojo, las pendientes en amarillo y las aprobadas en color azul.

En esta página el decano o docente realiza la aprobación, denegación y solicita cambios con respecto al estudio o dictamen de equivalencias internas y externas de los estudiantes.

Aquí estarán situadas las barras de Título, Menú y Herramientas

Aquí estarán estos “links” habilitados para poder volver a la pàgina de inicio o Homepage, ver solicitudes pendientes y para Salir de la Sesiòn, asi como el logo de la UFG en la esquina superior izquierda. Ademàs el banner de este cuadro serà de color azul.

Logo UFG

LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]

Aquí se habrà un mensaje de “Bienvenido” seguido del nombre del Usuario y la facultad del Decano o Docente ingresado en ese momento.

Bienvenido Estimado: Nombre del Usuario

Fondo Blanco

Docente o Decano : Nombre de Facultad

Generales del Estudiante Listado de Estudiantes

Estudiante 1 Universidad de Procedencia

Aquí se desplegará un listado de los estudiantes con sus tipo de solicitudes de equivalencias y su estado, así como el listado de asignaturas pre-aprobadas y un botón para poder aprobarlas y mas abajo unos links donde se podrá dar clic para denegarlas o solicitar algunos cambios.

Tipo de Equivalencias Universidad de Destino

Listado de Asignaturas Pre-Aprobadas Fondo Blanco Aquí estarán situadas las barras de Estado y de Inicio

Otras Opciones: [Denegar todas]

[Solicitar Cambios]

145

Cuando se deniegan las equivalencias aparecerá esta pantalla donde aparece el nombre del estudiante y el estado de su solicitud más comentarios y observaciones del caso para cada estudiante.

Aquí estarán situadas las barras de Título, Menú y Herramientas

Aquí estarán estos “links” habilitados para poder volver a la pàgina de inicio o Homepage, ver solicitudes pendientes y para Salir de la Sesiòn, asi como el logo de la UFG en la esquina superior izquierda. Ademàs el banner de este cuadro serà de color azul.

Logo UFG

LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]

Aquí se habrà un mensaje de “Bienvenido” seguido del nombre del Usuario y la facultad del Decano o Docente ingresado en ese momento.

Bienvenido Estimado: Nombre del Usuario

Fondo Blanco

Docente o Decano : Nombre de Facultad

Solicitudes con Comentarios y Observaciones Listado de Estudiantes

Estudiante 1

Comentarios y observaciones

Estudiante 2

Comentarios y observaciones

Estudiante 3

Comentarios y observaciones

Fondo Blanco Aquí estarán situadas las barras de Estado y de Inicio

146

Aquí se desplegará un listado de los estudiantes con sus tipo de solicitudes de equivalencias y su estado, así como comentarios y observaciones al respecto.

Cuando se da click en solicitar cambios aparece la pantalla siguiente pantalla donde el decano y docente puede hacer sugerencias y cambios en los dictámenes para que el programador pueda atender estas peticiones.

Aquí estarán situadas las barras de Título, Menú y Herramientas

Aquí estarán estos “links” habilitados para poder volver a la pàgina de inicio o Homepage, ver solicitudes pendientes y para Salir de la Sesiòn, asi como el logo de la UFG en la esquina superior izquierda. Ademàs el banner de este cuadro serà de color azul.

Logo UFG

LINKS: [Inicio del Sitio] [Ver Solicitudes Pendientes] [Salir]

Aquí se habrà un mensaje de “Bienvenido” seguido del nombre del Usuario y la facultad del Decano o Docente ingresado en ese momento.

Bienvenido Estimado: Nombre del Usuario

Fondo Blanco

Docente o Decano : Nombre de Facultad

Solicitudes con Comentarios y Observaciones Listado de Estudiantes

Estudiante 1

Tipo de Equivalencias

Comentarios y Observaciones

Espacio para escribir los comentarios y observaciones

Enviar Aquí estarán situadas las barras de Estado y de Inicio

Fondo Blanco

Aquí se desplegará un listado de los estudiantes con sus tipo de solicitudes de equivalencias y su estado, así como comentarios y observaciones al respecto y mas abajo un boton para enviarlos y un link para regresar a pàgina anterior.

Para regresar a página anterior haga clic aqui

147

F.5.5 PERFILES DE USUARIOS

Un usuario es cualquier persona definida en un perfil de acceso a la base de datos del “SIE”6. Es posible asignar roles a usuarios, y estos roles definen los privilegios en la base de datos y recursos, que definen las limitaciones que se aplican en una sesión.

De acuerdo a los roles a los cuales tienen derecho un usuario se han clasificado de la siguiente forma:

Administrador

Será la persona encargada de la creación y eliminación de usuarios, migración de datos, cambios de las estructura de la base de datos o actualización de formularios. Este usuario debe de pertenecer a la Dirección Académica o ser Decano de las facultades de la Universidad Francisco Gavidia.

Operador

Este usuario estará a cargo de la actualización de la base de datos con información confiable; se entiende como actualización, eliminación y modificación con tenida en el SIE, garantizando con ello la veracidad de la información.

Usuario Final Es aquel usuario cuyo acceso al SIE estará orientado a consultar la información generada a través de Internet.

6

SIE. Abreviatura de ”Sistema de Ingreso por Equivalencias” nombre del proyecto o sistema del grupo de Tesis.

148