ActualHotel! Manual de Instrucciones © 2012 ActualSoft! Derechos reservados

Introducción A través de las siguientes páginas abordaremos desde los ítems destacados, de uso frecuente hasta los aspectos mas profundos del uso ActualHotel! Este manual de instrucciones le ahorrará tiempo en el proceso de adaptación a ActualHotel! mostrandole todo lo necesario para configurar, cargar tablas de datos o padrones y gestionarlo en su totalidad. Explicando tanto los aspectos visibles de orden general de la gestión hotelera, como también los aspectos mas específicos que pudieran presentarse en las necesidades particulares de su gestión. Para que esto se logre le sugerimos lo considere en el orden en que fue diseñado tal como establece el indice de temas, especialmente en el periodo de implementación inicial, ya que se consideró a partir de la experiencia obtenida de las consultas en la puesta en marcha y configuración inicial. Los tópicos que requieren atención en la implementación son los considerados al comienzo tales como: ActualHotel! : Conceptos Básicos 1 - Configurar ActualHotel! para iniciar su uso ...a continuación de estos pasos culmine la configuración siguiendo el orden de: 2 - Configuraciones detalladas de ActualHotel! ...y comience a cargar los datos con que cuente en todos los padrones o tablas maestras según se detalla en: 3 - Gestión de Padrones de ActualHotel! ...dado que usted, habiendo consultado lo anterior, ya estará familiarizado tanto con el entorno de trabajo como con las posibilidades de la mayoría de los procesos de uso habitual solo le faltará consultar los tópicos de gestión: 4 - Uso del sistema para la gestión de su hotel ...al trabajar usted estará generando una gran cantidad de información, así que consultarla para su analisis y aplicación practica en las decisiones de su administración sera posible mediante las posibilidades de emisión de informes cuyos detalles se describen en: 5 - Presentación de Informes ...el mantenimiento de los archivos de datos y la información que usted genere estara a buen resguardo siguiendo los pasos descritos en: 6 - Mantenimiento de archivos del Sistema ...finalmente el estar al día con todas las novedades que se crean cada día en nuestro departamento de desarrollo estará fácilmente a su alcance aplicando las instrucciones dadas en: 7 - Actualización del Sistema Dada la constante renovación de ActualHotel!; este material procurará crecer con los cambios que este tenga por lo cual le recomendamos mantenerse al día con la lectura del mismo desde nuestro sitio WEB. Esperando que el material vertido en este manual le sea de utilidad. Área Capacitación ActualSoft!

El ingreso al sistema, uso de asistentes de configuración inicial Al ingresar a ActualHotel! por primera vez aparecerá una ventana de bienvenida que le facilitará el camino de algunos procesos de configuraciones básicas necesarias para su ejecución. Podrá ingresar al proceso de su interés haciendo click sobre la frase correspondiente.

También puede ingresar en las configuraciones mediante el botón Asistente de configuración que le guiará en configuraciones básicas necesarias para la ejecución del programa.

Pasos a seguir:

Configurar Plan de cuentas 1) Presione el botón Ingresar al gestor de cuentas... 2) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos

Configurar cajas y asociación con cuentas

1) Presione el botón Ingresar al gestor de cajas del hotel... 2) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 1.3 - Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel

Configurar las habitaciones

1) Presione el botón Ingresar al gestor de habitaciones... 2) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 2.1 - Configurar Habitaciones

Configurar las tarifas

1) Presione el botón Ingresar al tarifario... 2) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 2.2.2 - Configurar Tarifario

Configurar el menú de servicios

1) Presione el botón Ingresar al gestor de menú... 2) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 3.1.4 - Servicios - Menú

Configurar situación impositiva

1) Presione el botón Ingresar al configurador impositivo... 2) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 1.4.1 - Datos de coeficientes

Configurar el diseño de la facturación o detalle del Check Out

1) Siga los pasos descriptos en el Manual de Usuario: 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report

Finalizar

1) Presione el botón Terminar o X Puede volver en cualquier momento a este proceso accediendo al menú Ayudas \ Asistente de configuración Si desea que no aparezca más esta ventana de configuración cada vez que inicia ActualHotel! habilite la casilla de verificación “No mostrar esta pantalla la próxima vez” ubicada en la parte inferior de la ventana. Puede volver a ejecutarla en cualquier momento accediendo desde el menú Ayudas \ Primeros Pasos

Las ventanas del sistema ActualHotel! posee un método de presentación de ventanas en “capas” típico de Windows, lo que nos permite “abrir” o gestionar varios procesos a la vez, cada proceso en su correspondiente ventana. Explicación Animada Esta capacidad nos permite “navegar” entre un proceso y otro sin la necesidad de cerrar una u otra ventana y por consiguiente perder de vista la información necesaria. Por consiguiente esta forma de presentación le permitirá en el marco de la ventana del sistema seleccionar alternativamente los procesos de su interes teniendo las ventanas en estado de tamaño definido por Ud. y/o minimizadas agilizandole el uso de las que para su gestión sean mas necesarias a cada momento alternandolas mediante la combinación de teclas asignadas de Windowsj "Control + Tab".

La pantalla principal de ActualHotel! Al ingresar al sistema ActualHotel! no le sera difícil comprender la distribución de los elementos comunes a cualquier ventana de Windows ya que su diseño se atiene a este estandar o convención de apariencia. Además de esto Ud. contará con opciones que le permitirán aprovechar plenamente el entorno de trabajo de ActualHotel! con opciones de visualización optimizadas para monitores que soporten configuraciones de resolución de pantalla de 1024 x 768 lo cual es recomendado, aunque puede trabajar con una resolución de 800 x 600 notara que algunos procesos no muestran sus ventanas completas.

Descripción y Opciones Por lo tanto en él Ud encontrará desde arriba hacia abajo lo siguiente: 1. La "Barra de Titulo" encabezando de izquierda a derecha presenta; el nombre del producto, su versión y numero de revisión, junto con el licenciamiento a su nombre o el de su hotel según lo haya cargado en el formulario Datos del Hotel (Vease: el tópico 1.4.2 - Datos del Hotel de este manual).

2. La "Barra de Menús" despegables, que llevan a la totalidad de los procesos.

3. La “Barra de Botones”, agiliza el acceso a los procesos de uso mas frecuente. También cuenta con la casilla de Atajo Pax para con solo indicar el numero de la habitación que le interese al caso; poder visualizar un resumen de la información de los huéspedes alojados en ella y acceder a las tareas mas frecuentes con relación a estos. Esta barra se puede ocultar o replegar mediante el botón amarillo que posee al pie de los nombres de los botones si desea ganar espacio en su área de trabajo, y podrá restaurarla con volver a presionar sobre ella.

4. El "Área de Trabajo" principal ,identificada al estar desocupada en color gris, sera el marco en el cual se irán presentando las ventanas que Ud. le solicite al sistema, tantas como se necesiten abrir. (Vease: el tópico Las ventanas del sistema de este manual) 5. La "Barra de estado" al pie de la ventana donde podemos consultar datos básicos del sistema tales como la fecha, hora, el usuario actual del sistema, el Turno en funciones actual, el nivel de acceso que este posee, el estado de teclas habilitadores del teclado, sobre que deposito se esta trabajando con predeterminado para la incidencia de Stock, y la dirección para visitar el sitio Web de ActualSoft!.

El acceso a los procesos estará limitado al nivel de usuario con el cual se ingresó al sistema y según se configure los usuarios del sistema con sus respectivos niveles de acceso (Vease: el tópico 2.12.1 - Configurar Niveles de acceso y 2.12.2 - Configurar Usuarios del sistema de este manual.) Al cerrar ésta pantalla; el sistema le pedirá confirmación de salir y para evitar sufrir la perdida de información Ud. podrá terminar su labor diaria realizando un backup de datos, recien cuando haya confirmado esta opción, ActualHotel!dejará de funcionar en ésta terminal PC. (Vease: el tópico 4.24 - Ingreso / Cambio de Log de Usuario actual de este manual)

¿Por que necesita comenzar por Configurar? Las configuraciones de ActualHotel! en particular las necesarias para comenzar a usar el sistema son aquellas que le dan una estructura básica sobre la cual evitara falencias o conflictos al efectuar los procesos del sistema. Inicialmente, aunque el sistema cuenta con ciertos parametros básicos, es necesario ingresar los referentes a su gestión particular tales como situación Fiscal, Usuarios que utilizarán el sistema con sus Permisos, Distribución y Configuración de las habitaciones, Existencias de Stock y Tarifas, entre otras, para llevar adelante tanto sea el ensayo o la gestión real de su hotel. Pensando en la Facilidad de esta tarea se trabajó en un sistema de configuración unificado tanto de los procesos cruciales como de aquellos que son satélites de estos lo que le permitirá comenzar a utilizar ActualHotel! sin demoras ni contratiempos de manera amena y ágil. Partiendo de este concepto; acceder a la serie de procesos de configuración se realiza desde un único botón localizado en el panel principal de botones o en una serie de menús de la barra de menú del sistema.

1.1 - Configurar Turnos de Caja Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Otras configuraciones" botón

Barra de Menús : Configuraciones / Turnos de caja

Permite: Configurar el modo en que se controlaran los movimientos de cierre de caja con las opciones de realizarlo por turno y por lo tanto por operadores del sistema. O por hora de cambio de turno para que este cambio se realice de manera automática sin necesidad de intervención del usuario. Es necesario configurar este proceso adecuadamente pues es mediante las opciones de cambio de turno que se podrá llevar un control de las operaciones efectuadas en Caja por los usuarios o las horas de inicio y fin de turnos.

Atención: definir este perfil antes de iniciar cualquier gestión en el sistema. Temas a considerar en este tópico Pasos a seguir: Definir turnos por usuarios Definir turnos por horas

Pasos a seguir:

Definir turnos por usuarios

Explicacion animada

Permite: Que el usuario que utilice el sistema sea responsable de los movimientos de caja. por lo tanto solo el cambio de un usuario que ingrese con su Nombre y Clave al sistema definira el fin del turno en funciones hasta ese momento y el inicio del siguiente. Esta opción es de utilidad si la responsabilidad del uso del sistema recae en los usuarios y se desea un control detallado de los movimientos de caja realizados por cada uno de ellos.

Pasos a seguir:

1) Seleccione la casilla correspondiente a "Definir turno por usuario (cierres manuales)" 3) Presione el botón Aceptar

Definir turnos por horas Permite: Automatizar los turnos de acuerdo con las horas de inicio y fin de turnos, al margen del usuario que este logueado en el sistema, con un inicio de turno dado desde tal hora de inicio hasta tal hora de finalización. Esta opción es mas apropiada si en su hotel los turnos estan cubiertos de forma horaria y se desea un control detallado de los movimientos de caja en los que el usuario en funciones para uso del sistema pudiera ser el mismo todo el tiempo. Ejemplo: el turno Mañana comienza a las 8:00 hs y culmina con el comienzo del turno Tarde a las 16:00hs.

Pasos a seguir:

1) Seleccione la casilla correspondiente a "Definir turno por horas (cierres automáticos)" 2) Escribir la hora en formato 24hs (00:00 a 23:59) del comienzo de turno Mañana 3) Escribir la hora en formato 24hs (00:00 a 23:59) del comienzo de turno Tarde 4) Escribir la hora en formato 24hs (00:00 a 23:59) del comienzo de turno Noche 5) Presione el botón Aceptar

1.2 - Configurar Divisas / Monedas Accede Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Otras configuraciones" botón

Barra de Menús : Configuraciones / Divisas Monedas.

Permite: Agregar y/o editar las monedas locales y/o de países extranjeros que admita en las transacciones de su hotel. Ésta lista muestra las monedas que se utilizan en el hotel se aceptará en la contabilidad del hotel. Dicha moneda podrá utilizarse como bien de cambio en cualquier proceso del sistema. Puede ingresar en la misma las que desee. Desde aquí podrá también mantener la cotización al día de cada una de ellas.

Atención: Debe existir al menos una moneda para que el sistema funcione correctamente. Colocar la cotización a la fecha ya que este proceso esta vinculado a los movimientos de Caja y las cotizaciones incidirán en los balances o cierres de caja.

Pasos a seguir:

Creación o edición de Divisas / Monedas 1) En el panel Monedas extranjeras presione el botón Ingresar

2) Edite el Nombre de la moneda. 3) Seleccione el Símbolo descriptivo. 4) Edite la cotización actual. 5) Edite la Mascara de entrada o como se verán las cifras de sus monedas agrupadas en "Millones", "Miles", "Centenas", Centavos o fraciones inferiores según aplique a su uso. Explicación de Mascara de Moneda: La mascara de moneda se utiliza para representar la forma en que se visualizarán los montos de moneda en las pantallas de caja. Es importante esta definición a la hora de utilizar una moneda en especial, por ejemplo aquellas que posean decimales o no se benefician con ésta forma de mostrar. Ejemplo: ###,###,##0.00 Esta máscara mostrará un grupo de 3 cifras y un punto separador de dos dígitos decimales que llevado a números quedaría; 123,456,78.

6) Seleccione si en su caso Esta Moneda es la cosiderada base / local. 7) Seleccione si en su caso Esta Moneda es de exportación principal de su país. 8) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Finalizar con el botón

1.3 - Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Otras configuraciones" botón

Barra de Menús : Configuraciones / Configurar Cajas del Hotel.

Permite: Definir cuantas y cuales cuentas de “Caja” ya sean Cajas Físicas o Cuentas Bancarias existen en la gestión del hotel para su posterior administración. Además permite asignar a cual de ellas se define un movimiento o proceso de ActualHotel! en forma automática. (vease el tópico: 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos de este manual)

Pasos a seguir:

Gestión de lista de cajas Permite: Crear, Editar, Eliminar caja o Cuenta Bancarias. Cada caja puede estar definida en una moneda en especial a que Cuenta Contable se asociaran sus movimientos, También podrá definir si la caja requiere apertura de turno para validar las operaciones. Y protegerlas por contraseña para seguridad.

Creación de cajas -

1) Seleccionar la hojuela "Cajas del hotel" 2) Presionar el botón Nueva Caja... 3) Editar el Nombre ombre de caja adicional o Cuenta Bancaria / Corriente. Corriente 4) Seleccionar la Moneda con que trabajará en esta caja Explicación animada 5) seleccionar la Cuenta Contable asociada por omisión a esta caja 6) seleccionar si Esta caja requiere apertura de turno de trabajo Explicación animada 7) Indicar contraseña y confirmarla. (opcional según criterio de uso y niveles de usuar usuarios.) ios.) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios.

Edición de cajas

1) Seleccionar la caja a editar de la lista 2) Modifique lo que corresponda siguiendo los pasos descritos en Creación de cajas desde el paso 2) en adelante

Eliminar cajas de la lista Atención: Tenga en cuenta que no es recomendable borrar ninguna caja si ya tiene generados movimientos en ella. 1) Seleccionar la caja de la lista de cajas 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo Una ves confirmados todos los datos de las cajas presione el botón Finalizar para que se registren en el sistema

Automatización de procesos con respecto a cajas Permite: Definir a que caja se imputarán las operaciones que el sistema realiza sin petición del usuario , como ingresos por alojamiento, compras, ventas de bar, restaurante, manejo de sueldos, etc. Asignar los diferentes procesos, de uso frecuente,a las cajas de que correspondan a su forma de gestión para de este modo automatizarlos al definir la asociación de las cajas con su asignación tal o cual proceso del sistema. Ejemplo: Ud. posee una caja en "Administración" destinada a los pagos de sueldos, adelantos al personal y demás, deberá asignar a la frase “Adelantos / Sueldos Empleados” la caja que Ud. definió como caja de"Administración". De esta manera, cada vez que impute un pago de sueldo o adelanto, además de asignarse a la cuenta que definió en el paso anterior, este movimiento tendrá la contrapartida en la caja en cuestión. 1) Seleccionar la hojuela "Automatización de procesos" 2) Observe en el área de la derecha los Procesos predeterminados en el sistema, y el tipo de movimiento contable que posea de: Entrada de valores , o de Salida de valores . 3) Seleccionar para cada proceso la Caja mas adecuada a sus necesidades de gestión.

Asignación de cajas a utilizar por PC Permite: seleccionar que cajas se verán en cada PC que ejecute ActualHotel! evitando problemas de gestión al ser generados, editados y/o eliminados movimientos en determinadas cajas desde áreas de trabajo que no les aplique utilizarlas. A su ves permite un uso mas ágil del sistema desde terminales a las que no les aplicaría realizar movimientos en cajas por encima o debajo en su nivel de trabajo reduciendo el margen de error al generar movimientos. Ejemplo: Ud. posee una caja de uso en administración denominada "Banco Nacional" destinada a los pagos de proveedores, adelantos al personal etc. y no desea que sea vista y/o gestionada desde la PC que lleva las tareas de recepción. En tal caso; en la PC que lleva las tareas de administración se deberá seleccionar "Banco Nacional". Mientras que en la PC que lleva las tareas de recepción. "Banco Nacional" no será seleccionada, pero se tendrá que seleccionar al menos una caja de uso para esa área como por Ej.. "Caja Recepción.".

Atención: La lista de cajas a ver tiene que tener alguna seleccionada como disponible, sino el sistema asume por omisión que se puedan ver todas.

1) Seleccionar la hojuela "Automatización de procesos" 2) Seleccionar en cada PC que ejecute ActualHotel! las Cajas a las que desea este permitido acceder

1.4 - Configuración Impositiva Los aspectos impositivos y fiscales estan presentes en toda gestión, por lo tanto la configuración de este aspecto esta contemplada en ActualHotel! para que dejarla de acuerdo a los requerimientos de su país o región sea una tarea simple de realizar. A tal fin los detalles implicados en este proceso se efectúan en dos etapas: 1.4.1 - Datos de coeficientes 1.4.2 - Datos del Hotel En la primera etapa Datos de coeficientes se consideran los aspectos que aplican a su perfil ante el fisco con toda la información en cuanto a su categorización, porcentajes de impuestos a contribuir, Puntos de Venta / Numeraciónde comprobantes, e incluso las plantillas a utilizar para la emisión de facturas de venta. En la segunda etapa Datos del Hotel Ud. podrá personalizar los datos que lo identifican como empresa tanto ante el fisco como ante todo aquel que requiera esta información Esta información, al menos en parte, se muestra reflejada también en la barra de titulo del sistema como "Licencia para [el nombre de su hotel]".

1.4.1 - Datos de coeficientes Acceso Desde:

Barra de Botones : No posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configuración impositiva \ Datos de Coeficientes

Permite: Definir aspectos relacionados al ente recaudador del país o región donde se encuentre el hotel. Estos parámetros permiten configurar la alicuota de impuesto al valor agregado, como así también otros impuestos que surgiesen de acuerdo a la región y/o situación. Para acceder a esta ventana de configuraciones

Pasos a seguir: Área común La situación fiscal del establecimiento se define en el cuadro "Situación Fiscal", esta es importante para que el sistema sepa como realizar las discriminaciones impositivas necesarias. 1) Seleccione la opción correspondiente a su situación fiscal, o si en su caso No se aplica seleccione la casilla correspondiente

Hoja tabulada "Alícuotas" En la pestaña "Alicuotas" se definen los porcentajes de las alícuotas impositivas, tanto el impuesto general, como los impuestos adicionales por servicios tal como se requieren en ciertos países. 1) Edite el porcentaje de:Impuesto al valor agregado (I.V.A). 2) Edite el porcentaje de Impuesto a los Servicios. 3) Edite el porcentaje de Impuesto auxiliar para compras. 4) Edite el porcentaje de Impuesto adicional hospedaje 5) Seleccione la opción "Percibe un coeficiente impositivo adicional en Servicios si aplica a su forma de gestión.

Hoja tabulada "Definiciones" En la pestaña "Definiciones" se definen los nombres utilizados en cada país para los impuestos. En el caso de Argentina, por ejemplo el impuesto se denomina IVA y la clave tributaria personal se denomina CUIT. 1) Configurar el Nombre asignado al Impuesto al valor agregado. 2) Configurar el nombre asignado a la ClaveN úmero o clave de C.U.I.T. identificatoria personal de derogación de Impuestos. 3) Editar el Número o clave de C.U.I.T. 4) Seleccione si en su caso se va a Generar movimiento de IVA a pasajeros extranjeros en la casilla correspondiente.

Hoja tabulada "Puntos de Venta / Numeración" En la pestaña "Puntos de Venta / Numeración" Ud. define la numeración correlativa de los comprobantes de venta que se efectuarán en esta terminal. Definir la numeración de cada tipo de factura que se emite tanto en el Check out como en todo movimiento que lo requiera, a fin de organizarla de acuerdo con los distintos tipos de contribuyentes. 1) Editar el Número de punto de venta para las facturas “A” 2) Editar el Número de punto de venta para las facturas “B” 3) Editar el Número de punto de venta para las facturas “C” 4) indique el Número de Ticket de adición 5) Seleccione la opción Emite Notas de crédito y débito con misma numeración que facturas si aplica a su gestión

Hoja tabulada " Esquema de impresión" En la pestaña "Esquemas de Impresión" se seleccionan las plantillas a utilizar para la emisión de facturas de venta, dependiendo de que método haya seleccionado en Configuración --> Configurar Facturación. Tambien podra definir los modelos de reporte que se utilizarán para la impresión de sus facturas “A” o “B”.

Pasos a seguir:

1) En el panel de la derecha seleccione el reporte que mas le convenga para imprimir sus Facturas “A” según cual se adecue a sus necesidades. 2) En el panel de la izquierda seleccione el reporte que mas le convenga para imprimir sus Facturas “B”.

Nota: En ambos casos los reportes serán de tipo Cristal Report®

.

1.4.2 - Datos del Hotel Acceso Desde: Barra de Botones : No posee Barra de Menús : Configuraciones / Configuración impositiva Datos del hotel.

Permite: Personalizar los datos de su hotel con los datos que lo identifican tanto ante el fisco como ante sus clientes proveedores etc. a su ves se verá en la barra de titulo indicando a nombre de quien esta la licencia de ActualHotel!. Pasos a seguir: 1)Seleccione el tipo de Sociedad que conforme la gestión de su hotel. 2) Edite Nombre o Razón social 3) Edite el Número de C.U.I.T. 4) Edite Nombre de fantasía de su hotel 5) Edite Domicilio Fiscal 6) Edite Código Postal 7) Edite la Localidad 8) Edite el Estado o Provincia 9) Edite el Telefono de contacto de su hotel 10) Edite el e-mail de contacto de su hotel 11) Presione Aceptar para fidelizar los cambios.

1.5 - Configuración Contable La contabilidad dentro de ActualHotel! también esta contemplada y crece en posibilidades día a día. Por ello para brindarle acceso a las configuraciones básicas en este aspecto cuenta con lo necesario. La configuración Contable se explica en dos partes a saber: 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos 1.5.2 - Plan de Cuentas Automatización Procesos /Cuentas Plan de Cuentas Conceptos : permite configurar su plan o estructura contable según los detalles de su gestión. Plan de Cuentas Automatización Procesos /Cuentas : permite configurar aquellos movimientos que normalmente guardan una relación directa entre si con determinados procesos de ActualHotel! y que por lo tanto se pueden automatizar sin la futura intervención del usuario, reduciendo el margen de error y agilizando la gestión en aspectos rutinarios.

1.5.1 - Plan de Cuentas \ Centro de costos e ingresos Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Otras configuraciones" botón

Barra de Menús : Archivos / Tablas Cuentas / Plan de Cuentas

Permite: Crear Gestionar y editar los conceptos con los que trabaje en su gestión hotelera para realizar las correspondientes operaciones en su plan de cuentas y gestiones de caja. El orden que presenta es por Categorías ordenadas en tipo Egreso / Ingreso dentro de las cuales podrá crear las cuentas.

Pasos a seguir:

Ingreso de nueva Categoría

1) Presione el botón Ingresar Categoría 2) Edite el nombre de la Categoría Principal o Sub-Categoria de otra Categoría existente 3) Presione el botón Aceptar

Ingreso de nueva Cuenta

1) Presione el botón Ingresar Cuenta 2) Edite el nombre descriptivo de la Cuenta 3) Edite la clave de seguridad para protección de acceso a la Cuenta (Opcional puede modificarla mas adelante Veasé Edición de Cuentas de este tópico) 4) Edite la confirmación de la clave de seguridad para protección de acceso a la Cuenta (Opcional puede modificarla mas adelante Veasé Edición de Cuentas de este tópico) 5) Seleccione el casillero incluyente si la cuenta es de movimientos de Ingreso 6) Seleccione el casillero incluyente si la cuenta es de movimientos de Egreso 7) Presione el botón Aceptar

Edición de Categorías

1) Seleccione la Categoría Principal a modificar 2) Edite el nombre de la Categoría Principal

Edición de Cuentas

1) Seleccione la Cuenta a modificar despliegue mediante el "+" ubicado delante de las categorías; las Categorías SubCategoria hasta llegar a las cuentas a Editar 2) Edite el Número de la Cuenta (Opcional no requiere para su localización) 3) Seleccione el casillero incluyente si la cuenta es Solo de movimientos de Transporte por lo cual No registra para emitir informes 4) Edite el nombre descriptivo de la Cuenta en el campo Descripción 5) Seleccione en la lista desplegable la Categoría padre a la que pertenezca 6) Seleccione el casillero incluyente si la Cuenta es de movimientos de Ingreso 7) Seleccione el casillero incluyente si la Cuenta es de movimientos de Egreso

9) Presione el botón Clave de seguridad... 10) Edite la Clave de seguridad Anterior: que poseía la cuenta para su protección de acceso _ Si no poseía una omita este paso 11) Edite la nueva clave de seguridad que poseerá la cuenta para su protección de acceso en el campo clave nueva : 12) Edite la confirmación de la clave de seguridad que poseerá la cuenta para su protección de acceso en el campo Confirmar : 7) Presione el botón Aceptar

Eliminación de Cuenta

1) Seleccione la Cuenta a Eliminar _ despliegue mediante el "+" ubicado delante de las categorías; las Categorías SubCategoria hasta llegar a las cuentas a Eliminar 2) Presione el botón Quitar 3) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Si

Eliminación de Categorías Sub-Categorias

1) Seleccione la Categoría a Eliminar _ despliegue mediante el "+" ubicado delante de las categorías; las Categorías Sub-Categoria hasta llegar a las categorías a Eliminar 2) Presione el botón Quitar 3) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Si

Mayorizacion y balance

1) Presione el botón Mayoritario y balance 2) Edite en el casillero Desde la fecha o Seleccionela del calendario desplegable 3) Edite en el casillero Hasta la fecha o Seleccionela del calendario desplegable 4) Presione el botón Imprimir

5) Seleccione el modelo de reporte del Balance a emitir 6) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

1.5.2 - Configuración contable - Asignación de Cuentas por movimiento Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Otras configuraciones" botón

Barra de Menús : Configuraciones / Configuracion Contable

Permite: Asignar Procesos contables de uso frecuente a Cuentas puntuales , existentes en el plan de cuentas o que Ud. haya creado según su necesidad, automatizando el control de los movimientos mas rutinarios del sistema.

Ejemplo: Que todos los movimientos de "Compras de mercadería" cada vez que se ingrese una compra de mercadería desde su proceso correspondiente, se le imputarán sus valores a la cuenta "Compras".

Pasos a seguir:

1) Seleccionar de la lista “Seleccione el proceso a configurar”, el proceso mas conveniente a su necesidad (por Ej..“Prepagos por Agencia de Viajes ”)

2) Seleccionar de la lista “Asignar este proceso contable a la cuenta”,a la cuenta que Ud. selecciono previamente (por Ej..“Alojamiento”).

3) Si Considera que la configuración por omisión le es útil puede resetear la configuración a ese estado mediante el Botón Valores Predeterminados que toma la configuración estandar que trae el sistema consistente en asignar cada Proceso a la Cuenta correspondiente por omisión. 4) Finalice con el Botón Cerrar.

1.6 - Configurar Facturación Fiscal Los aspectos de la Facturación Fiscal requieren una serie de detalles a configurar, lo cual en ActualHotel! esta contemplado desde una perspectiva antes que nada practica. Con este objetivo se ha ordenado en los siguientes aspectos a considerar: 1.6.1 - Configurar impresión de Check/Out 1.6.2 - Configurar impresión de Adición Bar / Restaurant 1.6.3 - Configurar impresión Mediante Printer Fiscal Hasar / NCR / Olivetti 1.6.4 - Configurar impresión Mediante Printer Fiscal Epson Configurar impresión de Check/Out : Podrá definir el formato de impresión de las facturas que saldrán al realizar el check out de un pasajero. Permitiendo definir todos los aspectos de diseño que apliquen a la facturación y/o recibos de su gestión. Configurar impresión de Adición Bar / Restaurant :Podrá definir que impresora utilizará tanto sea definida de Windows o un Controlador fiscal _solo aplicable a Argentina. Configurar impresión Mediante Printer Fiscal Hasar / NCR / Olivetti : Si en su gestión se requiere un Controlador fiscal de las marcas Hasar / NCR / Olivetti podrá definir las configuraciones especificas de sus diferentes modelos. Configurar impresión Mediante Printer Fiscal Epson : Dado que en el caso de los Controladores fiscales Epson se requiere una configuración especifica se desarrolló un panel de configuración con sus aspectos particulares de validación e impresión.

1.6.1 - Configurar impresión de Check/Out Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones / Configurar Facturación

Permite: Definir el formato de impresión de las facturas que saldrán al realizar el check out de un pasajero. También podrá definir el tipo de letra de su facturación. Para ello cuenta con dos opciones según su modalidad de facturación. por impresión común y/o controlador fiscal _solo aplicable a Argentina.

Pasos a seguir: 1) Seleccione la hojuela "Check out" según aplique a su gestión seleccione la opcion de configuracion que le convenga considerando las opciones: a) Mediante una impresora común (no fiscal) b) Mediante un Controlador fiscal

Configurar el tipo de impresora a) Mediante una impresora común (no fiscal)

En caso de que el comprobante se emita mediante una impresora de Tipo Matricial, de Inyección de tinta o Laser En la lista Metodo / Impresora: seleccione Predeterminada de Windows.

Configurar el diseño de la factura o comprobante Esta opción es para emitir el comprobante mediante su impresora predeterminada o a elección al momento de imprimir. 1) Seleccione la opción "Personalizada..." 2) Presione el botón Nuevo 3) Defina el nombre del esquema a diseñar

4) Confirme con OK

5) Seleccionar en la pestaña Cabecera, que campos desea incluir en la impresión

6) Seleccionar en la pestaña Cliente, que campos desea incluir en la impresión

7) Seleccionar en la pestaña Detalles / Totales , que campos desea incluir en la impresión

Definir detalles 1) Presione el botón 2) Seleccionar los Ítem a mostrar

3) Haga click sobre un elemento, este cambiara de color confirmando su selección

4) muevalo con las flechas o para lograr la posición deseada. 5) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Selección de fuentes o tipografía a utilizar

1) Seleccione de la lista de fuentes la que desee 2) Seleccione el tamaño 3) Indique el numero de copias a emitir 4) Seleccione el puerto de impresión 5) Si utiliza una sola hoja para dos copias seleccione la opción y esta se dividirá en dos partes proporcionales con lo que deberá replantear las posiciones de los elementos previamente seleccionados

Modificar las posiciones de los elementos seleccionados En la hoja que aparece a la izquierda, se presentan los campos que se seleccionaron.en las posiciones por omisión, Ud puede mover dichos campos en la hoja, arrastrando y soltando cada elemento hasta la posición deseada. Si desea realizar un movimiento mas fino, simplemente haga click sobre el elemento en cuestión y utilice las flechas de control para realizar el movimiento.

En ambos casos vera en el lateral derecho inferior la información del elemento seleccionado con su posición

También puede mover todos los elementos a la ves seleccionando la opción "Mueve Todos juntos" Dependiendo del modelo de impresora que disponga, puede que necesite magnificar la distancia entre elementos a la hora de imprimir, por lo que deberá ajustar estos valores para precisar la posición

Configurar impresión Para tener presente que impresora es la predeterminada del sistema, cuenta con un área informativa en la parte inferior derecha

Modificar los parametros de hoja u otros detalles

1) seleccione la impresora en la que desea modificar los parametros de impresión 2) utilice las opciones que le otorga su sistema

b) Mediante un Controlador fiscal

Si en el uso de su hotel cuenta con un Controlador fiscal. 1) Despliegue la lista de Tipo de impresora seleccione el modelo. 2) En Puerto Indique mediante que puerto se encuentra conectada a su ordenador. 3) Indique los parámetros del puerto en el orden velocidad en Bits por segundo, Paridad, Bits de datos, Bits de parada 4) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Finalizar con el botón

Notas:

Bits por segundo: Define la velocidad máxima, en bits por segundo (bps), a la que desea que se transmitan los datos a través de este puerto. Normalmente, se establece a la velocidad máxima admitida por el equipo o dispositivo con el que se está comunicando (Ej. 9600) Paridad: Cambia el tipo de comprobación de errores que desea utilizar para el puerto seleccionado. El equipo o dispositivo con el que comunica debe tener la misma configuración que elija aquí. Debe elegir una de las siguientes: Ninguna: significa que no se agregará ningún bit de paridad a los bits de datos enviados desde este puerto. Esto deshabilitará la comprobación de errores. Par: significa que el bit de paridad se establece a 1 si se necesita para que el número de unos (1) de los bits de datos sea par. Esto habilitará la comprobación de errores. Impar: significa que se agrega un bit de paridad si se necesita para que el número de unos (1) de los bits de datos sea impar. Esto habilitará la comprobación de errores. Marca: significa que se agrega un bit de paridad, pero siempre está establecido a 0. Espacio: significa que se agrega un bit de paridad, pero siempre está establecido a 1. Bits de datos: Cambia el número de bits de datos que desea utilizar para cada carácter transmitido y recibido. El equipo o dispositivo con el que comunica debe tener la misma configuración que elija aquí. La mayor parte de los caracteres se transmiten con siete u ocho bits de datos.(Ej.. 8) Bits de parada: Cambia el tiempo entre cada carácter que se transmite (cuando el tiempo se mide en bits por segundo)(Ej.. 1).

1.6.2 - Configurar impresión de Adición Bar / Restaurante Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús :Configuraciones / Configurar Facturación

Permite: Imprimir la Facturación / Cierre de las adiciones desde el Bar / Restaurant tanto a una impresora común como a el Printer fiscal según aplique al caso en su gestión.

Pasos a seguir:

Configurar el tipo de impresora 1) Seleccione la hojuela "Adicion Bar/Restaurant" según aplique a su gestión seleccione la opcion de configuracion que le convenga considerando las opciones: a) Mediante una impresora común (no fiscal) b) Mediante un Controlador fiscal

a) Mediante una impresora común (no fiscal)

En caso de que sea una impresora de uso normal para sus documentos de Tipo Matricial, de Inyección de tinta o Laser, seleccione Predeterminada de Windows. Para definir detalles del diseño de la factura remitasé a lo explicado en el tópico 1.6.1 - Configurar impresión de Check/Out

b) Mediante un Controlador fiscal

Si en el uso de su hotel cuenta con un Controlador fiscal. 1) Despliegue la lista de Tipo de impresora seleccione el modelo. 2) En Puerto Indique mediante que puerto se encuentra conectada a su ordenador. 3) Indique los parámetros del puerto en el orden velocidad en Bits por segundo, Paridad, Bits de datos, Bits de parada

4) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Finalizar con el botón

1.6.3 - Configurar impresión Mediante Printer Fiscal Hasar / NCR / Olivetti Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones / Configurar Facturación

Permite: Definir los parametros requeridos por los controladores fiscales de marcas Hasar / NCR / Olivetti con sus modelos correspondientes.

Pasos a seguir:

1) Seleccione la hojuela "Hasar, NCR u Olivetti" 2) Seleccione el modelo de su controladores fiscal Hasar, NCR u Olivetti 3) Seleccione el Tipo de documento que emitirá 4) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Finalizar con el botón

1.6.4 - Configurar impresión Mediante Printer Fiscal Epson Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones / Configurar Facturación

Permite: Configurar detalles concernientes a las particularidades de los diferentes Controladore fiscales Marca Epson.

Pasos a seguir: 1) Seleccione la hojuela "Epson" 2) Presionar el botón Configurar otros datos...

3) Seleccionar el Tipo de salida impresa o de formulario de impresión "C" Continuo o "S" Hojas sueltas. 4) Indique el número de copias con que se emitirá los comprobantes. 5) Seleccionar el Tipo de dibujo del formulario "F" para Factura pre-impresa "P" el printer fiscal se encarga de dibujar "A" Auto impresor, no imprimir todo el encabezado. 6) Seleccionar la responsabilidad del vendedor ante el IVA. 7) Seleccionar Cláusula "Bienes de uso" si en su caso es Responsable No Inscripto "B" acepta "N" No acepta 8) Seleccionar el formato de almacenamiento de datos "C" No realiza detalle "G" realiza detalle a continuación de la factura 9) Indique el carácter identificador de su condición fiscal "M" monotibuto "I" Inscripto "N" No Responsable "R" Responsable No Inscripto "E" Exento 10) Indique el porcentaje de IVA que se aplicara en general en sus transacciones. 11) Parametro del tamaño de la fuente a imprimir (CCP) debe ser igual a la del programa utilitario Zonas de Epson 12) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Finalizar con el botón

1.7 - Configurar Stock y Depósitos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar Stock y Depósitos

Permite: Administrar hasta 6 depósitos de stock de mercadería, definir en qué depósito insidirán los movimientos realizados en cada terminal PC, nominar cada depósito identificandolo con un nombre. A su vez podrá definir si desea que el sistema realice un registro de movimientos por cada operación insidente o si desea que el sistema descuente o aumente de cada artículo de mercadería la cantidad correspondiente.

Pasos a seguir: 1) Indicar el nombre de cada deposito en los campos correspondientes a Nombre del depósito 2) Seleccionar de la lista cual será el Depósito predeterminado en la PC que este ejecutando este proceso de configuración. 3) Seleccionar / omitir si Registra movimientos de stock en la PC que este ejecutando este proceso de configuración. 4) Seleccionar / omitir si Descarga e ingresa cantidades de stock en la PC que este ejecutando este proceso de configuración. 5) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

¿Que posibilidades brinda configurar en detalle ActualHotel!? Enhorabuena!! Si Usted ha llegado a este punto su ActualHotel! ya esta operativo, sin embargo las configuraciones que se detallan a continuación le permitirán aprovechar al máximo sus posibilidades. Ya que mediante estas configuraciones conseguirá llevar el control de los recursos y posibilidades de su hotel en aspectos tales como la configuración de: Habitaciones; sus clasificaciones o categorías; Feriados, festivos y fechas del planning; Política de cobro a menores; Tipo de desglose de tarifa diaria; Late Check Out - Tolerancia de cobro de estadía por hora de salida; Limite Horario de Check In nocturno; Opción de edición de Check In; Creación, guardado y recuperación de Esquemas de configuración de servicios y distribución entre otras. Sin olvidar aspectos de Configuración que aunque se consideren "técnicos" en ActualHotel! no son mas complejos que crear una cuenta de correo. Entre otros ud. podrá considerar la configuración de: Detalle de usos del sistema en terminales de Red ; Control de Telefonía con su central, establecer los costos de llamadas por destino; FTP para realizar UPLOAD de Planing de reservas, información de huéspedes, diario de ocupación, Informe de Cajas y Cuentas de Agencias/ Empresas; e-mail para envios masivos a sus listas de Clientes, Agencias/ Empresas, Proveedores; Configurar Módem para comunicación de alarmas y avisos a las habitaciones; Configuración y Exportación ContaPlus®. Si en su caso debido a tener un equipo de trabajo con tareas que vayan desde la de Recepción o conserjería hasta la Administración; puede asignar Niveles de acceso a los Usuarios y Configurar el Control de acceso según las tareas que cada uno desempeñe en sus respectivas areas de trabajo, sin temor de sufrir por errores o intrusiones no deseadas de su personal.

2.1 - Configurar Habitaciones Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Habitaciones"

Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar Hotel

Permite: Crear, Editar los datos de las habitaciones tales como Nombre / Número ;Clasificación o categoría;

considerar si esta o no "Habilitada", "Ocupada" (para uso interno) o si se considera como "No estadificable" (para sobreventa o alojamiento virtual); permite además detallar los servicios que posee cada habitación de forma gráfica para ser observados en el Diario o llavero. Indicar el/los Número/s de interno Telefónico asignado/s ypredeterminar una Tarifa.

Pasos a seguir:

Creación y configuración de habitaciones 1) Seleccione la hojuela tabulada "Habitaciones"

2) Presione el botón Nueva

Área común

1) Escriba el número a asignarle en la casilla de texto “Número”.

2) Seleccione de la lista desplegable “Clasificación”, la Clasificación de habitación necesaria. o creela haciendo clic en el botón

(vease 2.1.1 - Configurar Clasificaciones / Categorías)

Seleccione la sub - hojuela tabulada "Datos Principales" 1) Edite el "Nombre de la habitación" o respete el Número que traslada de la casilla de texto “Número” cargada previamente. 2) Edite la cantidad de personas que se alojan en la habitación (Tenga en cuenta revisarlo luego de incluir plazas en la hojuela "Esquema") 3) Seleccione si la habitación "Está actualmente Habilitada" Observación 1 4) Seleccione si la habitación "Está actualmente Ocupada" Observación 2 5) si la habitación es considerada "Habitación virtual" 6) Edite el/los Número/s de interno Telefónico asignado/s a la habitación 7) Seleccione cual sera por omisión la "Tarifa predeterminada" o acceda mediante el botón "..." al Tarifario para crear/editar la Tarifa que se necesite. Seleccione la sub hojuela tabulada "Esquema" 1) si aún no cargo ninguna configuración de habitación remitasé a la Opción a) si ya posee al menos 1 modelo de cada tipo de configuración pase a la Opción b)

Opción a)

1) Arrastre con el mouse cada elemento gráfico del panel de la derecha, al sector en blanco para incluir los servicios de cada habitación. Si desea quitar un elemento gráfico de la habitación seleccionada, haga doble click sobre el mismo. Observación 3

Opción b)

2) presione el botón Pegar Esquema de Otra habitación

1) Tipee el Número de la habitación de referencia. 2) Presione el botón Guardar para asentar los cambios de cada habitación que vaya creando. Presionar el botón Ordenar Esquema para visualizar los objetos arrojados con mas claridad.

Modificación de configuración de habitaciones

1) Escriba el número de habitación en la casilla de texto “Número”. 2) Modifique la "Clasificación", los "Datos principales", o el "Esquema" de la habitación a su nueva necesidad. 3) Presione el botón Guardar para asentar los cambios de cada habitación que vaya editando.

Eliminar la configuración de habitaciones

1) En la casilla de texto Número digitar el número de habitación a eliminar. 2) Presione el botón Borrar 3) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Si

Observación 1: Tenga en cuenta que la habitación en la cual aplique esta opción No se considerará disponible en el llavero diario aunque la haya configurado, No seleccione esta opción salvo que sea para uso del personal del hotel u otra causa que lo justifique. Observación 2: Tenga en cuenta que la habitación en la cual aplique esta opción se considerará ocupada aunque no tenga pasajeros en ella, No seleccione esta opción salvo que sea para uso del personal del hotel u otra causa que lo justifique. Observación 3: Los elementos gráficos "Single", "Matrimonial", "King Size" y/o "Dobles" inciden en la cantidad de plazas de la habitación por lo cual le conviene revisar su cantidad en la hojuela "Datos Principales" antes de finalizar su configuración.

2.1.1 - Configurar Clasificaciones / Categorías Acceso Desde:

Barra de Botones : Categorías"

Hojuela "Habitaciones" botón

junto a la lista desplegable "Clasificación /

Barra de Menús : Archivo / Tablas de servicios / Clasificación de pensiones

Permite: Crear editar y eliminar clasificaciones de habitaciones según el tipo de categorías que estas poseen. Permitiendo clasificar habitaciones, departamentos, cabañas o bungalow por tipo según plazas, por categoría según comodidades por nombre descriptivo.Es importante mantener bien definidos estos datos para fines estadísticos y organizativos. Puede utilizar un color distintivo para diferenciarlos visualmente en el planning de reservas.

Pasos a seguir:

Creación de nueva Clasificación de pensiones 1) Presione el botón Ingresar...

2) Edite el Nombre de identificación de la Clasificación de pensiones 3) Presione el botón Aceptar

4) Presione el botón Color en Planning 5) Seleccione el color identificatorio para localizarlo en el Planning de Reservas. 6) Presione el botón Aceptar

Edición de una Clasificación de pensiones existente

1)Seleccione el nombre de identificación de la Clasificación de pensiones de la lista. 2) Repita los pasos 2 al 6 según lo necesite. 3) Presione el botón Aplicar los cambios

Eliminar una Clasificación de pensiones existente

1) Seleccione el nombre de identificación de la Clasificación de pensiones de la lista. 2) Presione el botón Quitar 3) Presione el botón Aplicar los cambios

Busqueda de Clasificaciones de pensiones existentes

1) Presione el botón Buscar... 2) En el panel que aparece Escriba el nombre de identificación de la Clasificación que desea localizar considere las opciones: a) "desde el principio" efectúa la busqueda comenzando en orden alfabetico desde el comienzo de la tabla b) "desde la ubicación actual " efectúa la busqueda comenzando en orden alfabetico a partir del registro en foco mas reciente de la tabla c) "desde el ultimo" efectúa la busqueda comenzando en orden alfabetico desde el final de la tabla d) Seleccione la opción "Hacer coincidir el texto solamente desde comienzo del campo" si considera que los primeros caracteres que Ud. indique coinciden con la busqueda de su interes.

3) Presione el botón Buscar...

Emisión de informe de Clasificación de pensiones

1) Presione el botón Informe 2) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

2.2 - Configurar Tarifas, Temporadas, Tolerancia y otros aspectos relacionados La configuración de aspectos relacionados entre si tales como las Tarifas, las Temporadas y la Tolerancia horaria se encuentran todos ellos en un único panel de configuración junto con otros aspectos que se interrelacionan entre si en la gestión hotelera en general.

Por eso básicamente puede acceder a todas estas configuraciones mediante el botón puede hacerlo desde los menúes de forma independiente.

, aunque también

El orden en que se abarcará en este manual es el necesario para una configuración sin conflictos ni faltantes que le obliguen a retroceder en los pasos por lo cual le sugerimos seguirlo de esta manera. Los temas que se considerarán en esta serie estan contenidos en la hojuela "Tarifas" y son respectivamente : 2.2.1 - Configurar Temporadas 2.2.2 - Configurar Tarifario 2.2.3 - Configurar Feriados, festivos y fechas del planning 2.2.4 - Configurar Política de cobro a menores 2.2.5 - Configurar Tipo de desglose de tarifa diaria 2.2.6 - Configurar Late Check Out - Tolerancia de cobro de estadía por hora de salida 2.2.7 - Configurar Limite Horario de Check In nocturno 2.2.8 - Opción de edición de Check In 2.2.9 - Limites de tiempo de estadía y de plazas a ocupar 2.2.10 - Multi Reserva

Configurar Temporadas : Las temporadas son configurables; tanto si son periodos cortos como feriados, fines de semanas largos o periodos estacionales completos como la época veraniega en las opciones clásicas Alta, Media, Baja. Configurar Tarifario : Definir las tarifas en todas sus variantes y opciones tanto en su asociación con las Temporadas, en su Aplicación; por persona o por habitación, como cronológicamente; por noche, hora, única ves Configurar Feriados, festivos y fechas del planning : Además de las temporadas ciertos dias del año considerados feriados o festivos inciden en su tarifario, por lo que puede tenerlos agendados para su gestión. Configurar Política de cobro a menores : Permite definir que porcentaje, con respecto a la tarifa de un adulto, le aplicará a los menores de edad y lactantes que arriben en un grupo familiar. Configurar Tipo de desglose de tarifa diaria : Puede atomatizar el control de la estadía diaria de los pasajeros y discriminar cada día de alojamiento por separado. Configurar Late Check Out - Tolerancia de cobro de estadía por hora de salida : Permite configurar que porcentaje de recargo le cobrará a los pasajeros que se excedan en su horario de Check Out según lo considere habitual en su gestión. Configurar Limite Horario de Check In nocturno : Ante los arribos nocturnos; podrá definir cual es el limite para el pernocte y cuando estos se considerarán como pertenecientes al día siguiente. Opción de edición de Check In : Permite bloquear la fecha de Check In para evitar cambios que afecten a los cobros al pasajero. Limites de tiempo de estadía y de plazas a ocupar : Permite acotar los tiempos máximos de estadía y de plazas a ocupar que se admitirán por los pasajeros.

Multi Reserva : Permite configurar que los importes de las reservas de múltiples habitaciones se dividan por la cantidad de habitaciones afectadas.

2.2.1 - Configurar Temporadas Accede Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Tarifas" botón

Barra de Menús: Configuraciones / Configurar Precios y Temporada

Permite: Definir el cambio de temporada lo cual incidirá directamente en los precios o tarifas de acuerdo a la temporada o día/s especiales. De esta forma el sistema calculará automáticamente, y según corresponda a la fecha el precio a cobrar de acuerdo al tarifario según este configurada como temporada Baja, Media o Alta.

Pasos a seguir: Explicación animada

Área común de encabezado 1) Seleccione el Mes a definir 2) Edite el número del año a definir 3) Presione el botón

Opciones disponibles A) Automatizar y/o B) Selección de dias específicos: A) Automatizar 1) Seleccionar el rango de fechas inicial en el calendario desplegable. 2) Seleccionar el rango de fechas final en el calendario desplegable 3) Asignar la temporada “B”, “M” o “A que le aplique. 4) Presione el botón Cerrar para finalizar.

B) Selección de dias específicos

1) En la ultima línea de la grilla haga click sobre la letra en el día de su interes, esta cambiará alternativamente a los estados “B”, “M” o “A” con su color de referencia correspondiente. 2) Una ves seleccionado Presione el botón Cerrar para finalizar.

2.2.2 - Configurar Tarifario Accede Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Archivo \ Tablas de servicios \ Tarifario

Permite: Gestionar los precios del tarifario con su cobertura de servicios, seleccionar si la tarifa es aplicable a un pasajero o a la habitación. agregar los precios y clasificaciones que desee y cada una de ellas poseerá tres precios aplicables automáticamente según temporada. (Veasé: 2.2.1 - Configurar Temporadas ). Realizar un listado impreso o exportar los datos a otra aplicación mediante Cristal Report. Además podrá llevar un control detallado de costos devengados por alojamiento mediante el proceso Automatización de costos

Pasos a seguir:

Crear nueva tarifa Pueden definirse tarifas de pernoctación (de un día para el otro) como así también tarifas por hora y fijas. Pueden aplicarse a una habitación o departamento, como así también a la cantidad de pasajeros seleccionando la cuantificación unitaria correspondiente. 1) Presione el botón Ingresar nueva tarifa 2) Edite una Descripción como el nombre descriptivo de la tarifa

(Sugerencia: considere la posibilidad de ser lo mas abarcativo posible en cuanto a las opciones si utiliza variedad de precios de regateo por categoría de habitación)

Hojuela "Precio" Defina los importes precio público en moneda local y en dolares (el sistema realizará su conversión al valor en moneda local según se configuro en: 1.2 - Configurar Divisas / Monedas), los precios del tarifario se definen por temporada, pudiendo diferenciar tres; alta, media, baja. Para modificar que dias y/o periodos corresponderán a que temporadas dirijase a la solapa; "Precio" del panel principal y utilice el botón Programar Temporada.

Tarifas en moneda local

1) Edite el Precio de la tarifa en moneda local que aplica durante la Temporada Baja 2) Edite el Precio de la tarifa en moneda local que aplica durante la Temporada Media 3) Edite el Precio de la tarifa en moneda local que aplica durante la Temporada Alta

Tarifas en Dolares

1) Edite el Precio de la tarifa en Dolares que aplica durante la Temporada Alta 2) Edite el Precio de la tarifa en Dolares que aplica durante la Temporada Alta 3) Edite el Precio de la tarifa en Dolares que aplica durante la Temporada Alta 4) Asigne una Cuenta Contable para el movimiento Atención: Tenga en cuenta asignarle a cada tarifa una Cuenta Contable ya que de otro modo no figurará el movimiento en caja.

Modalidades de cobro de tarifas

En área "Esta tarifa se Aplica a :" Seleccione la opción excluyente "Precio x Pasajero" o "Precio x Habitación" según lo requiera su forma de trabajo Seleccione la opción excluyente "Por noche ", "Por hora "o "Por única vez" según lo requiera su forma de trabajo

Hojuela "Impositivo / Contable" Definir las alícuotas impositivas de dicha tarifa, si aplica en su caso definir un impuesto adicional sobre hospedaje. 1) Edite el valor (%) del "Coeficiente IVA :" de la tarifa 2) Edite el valor (%) del "Impuesto adicional sobre Hospedaje :" de la tarifa, si aplica en su caso. 3) Cargue los Datos Contables externos Doccument Nº, Account Nº, Currency si lo requiere su gestión

Hojuela "Cobertura" El definir que clase de cobertura posee una tarifa en cuestión: seleccionando con tildes, los grupos de cobertura correspondientes. Esto quiere decir que si en la pantalla de "Servicios" se agregó un ítem bajo la cobertura "Servicio de Bar" y luego desde aquí ud. selecciona "Servicio de Bar", dichos conceptos adicionados al pasajero serán incluidos en el precio de la tarifa sin cargo adicional. De esta forma Ud. puede definir tarifas que incluyan ciertos servicios o no, y el sistema determinará automáticamente el cargo sin tener que recordarlo el usuario. 1) En área "Esta tarifa cubre los siguientes cargos :" Seleccione la opciones incluyentes según aplique al caso. 2) Finalice con el botón Aceptar

Editar tarifas

1) Presione el botón Editar... Realice los pasos detallados en Crear nueva tarifa a partir del punto 2) en adelante según aplique.

Hojuela Automatización de costos Permite incluir ítems de mercadería que se consumiran por cada unidad de tarifa pernoctada. Ésta opción es útil para que el sistema descuente diariamente ciertos items como por ejemplo jabones, cerillas, cantidades x de productos de limpieza, etc. Para conocer la descarga diaria de costos, deberá dirigirse al menú principal Gestión \ Generar proceso de descarga diaria.(veasé: 4.11 - Generar proceso de descarga diaria de servicios de este manual de usuario)

Cargar nuevo item para automatizar sus costos

1) Seleccione la Hojuela "Automatización de costos" del panel principal 2) Tilde la Opción "Aplica la automatización de esta tarifa? "

Cargar nuevo item sin arrastre de elementos previos 1) Presione el botón para Ingresar un nuevo item de tarifa 2) Edite el Código del articulo para su localización rapida. 3) Seleccione la Descripción el articulo de la lista descolgable 4) Edite la Cantidad de articulos que se consumiran 5) Seleccione el Rubro que le aplica 6) Seleccione la manera de Aplicación del costo considerado. 7) Finalice con el botón Aceptar

Cargar nuevo item con arrastre de elementos previos 1) Precione el botón para Ingresar un nuevo item de tarifa tomando como referencia el ultimo item de tarifa ingresado en la habitación. 2) Modifique los detalles que apliquen al caso. 3) Precione el botón Aceptar.

Pegar esquema de tarifa de otra habitación. 1) Presione el botón 2) Seleccione un esquema de una tarifa ingresada en otra habitación. como referencia a copiar. 3) Precione el botón Aceptar.

Cambio masivo de precios de Tarifas

Este proceso permite realizar cambios en los precios de forma que no tenga que hacerlo de 1 en 1 sino por lotes o incluso el total de su tarifario. 1) Precione el botón Cambio de Precio masivos 2) Seleccione la/s Temporada a las que aplique el cambio 3) Seleccione el rango de códigos al que aplique el cambio (Por omicion el sistema prevee todos al comenzar Desde Cgo. 0 Hasta Cgo. 9999) 4) Seleccione el Tipo de Incremento / Decremento optando por porcentaje o por precio según requiera su caso 5) Indique el valor incluyendo el símbolo + o - delante según lo que desee; (Incrementar + / Decrementar -). 6) Precione el botón Aceptar.

7) Confirme el cuadro de dialogo resultante

Validación de tarifas por tipo de habitación. y pasajeros Permite predefinir que: según la combinación de la cantidad de pasajeros a alojar (según sean Mayores, Menores y/o infantiles), el Número de habitaciones y la Clasificación se asigne automáticamente determinada tarifa, sin que el usuario que efectúa la carga tenga que seleccionar la tarifa por si mismo.

Ejemplo: Si el Nro. de (Pasajeros) Mayores es; "2", y el Nro. de (Pasajeros) Menores es; "2", y el Nro. de Habitaciones que utilizaran es; "1", de la Clasificación "Cuádruple" se le asigne de manera automática la Tarifa;"Doble Matrimonial"

Crear nueva Validación de tarifas 1) Presione el botón 2) Seleccione el Nro. de (Pasajeros) Mayores que apliquen a la validación a lograr 3) Seleccione el Nro. de (Pasajeros) Menores que apliquen a la validación a lograr 4) Seleccione el Nro. de (Pasajeros) Infantiles que apliquen a la validación a lograr 5) Seleccione el Nro. de Habitaciones que utilizarían 6) Seleccione la Clasificación / Tipo Hab. que utilizarían 7) Seleccione la Tarifa que se asignará automáticamente al plantear la combinación indicada según los parametros previos. 1) Presione el botón

Borrar Validación de tarifas de la lista 1) Seleccione la tarifa a Eliminar 2) Presione el botón 3) Confirme con el botón Si

Imprimir la lista de Validación de tarifas 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Presione el botón Vista previa

4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Consulta y Visualización de Tarifas

Seleccione las hojuelas "Datos Básicos", "Precio", "Automatización de costos" según le interese.

Emitir Informes

1) Presione el botón Imprimir del panel principal 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Presione el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Borrar tarifa de la lista Atención: Tenga en cuenta que no es recomendable borrar ninguna tarifa si ya tiene generados alojamientos con ella. 1) Seleccione la tarifa a Eliminar 2) Presione el botón Quitar 3) Confirme con el botón Si

2.2.3 - Configurar Feriados, festivos y fechas del planning Acceso Desde: Barra de Botones : No posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar Feriados, festivos y fechas del planning

Permite: Gestionar las fechas que según su uso local o regional se consideren Feriados o festivos lo que incidirá en los precios del tarifario y se constatará en el Planning de reservas con repecto a la temporada. Así mismo también podrá seleccionar si la Feriados o festivos es aplicable a un día especifico sin reiteración o a todos los años de forma indefinida. Ud. Podrá agregar tantos como desee y aplique a su gestión. además podrá Realizar búsquedas y emitir listados impresos o exportar los datos en forma de lista a otra aplicación.

Pasos a seguir:

Añadir una nueva fecha

1) Presione el botón Ingresar 2) Seleccionar la fecha en el calendario desplegable o editarla manualmente 3) Editar el nombre descriptivo del Feriado o festivo

4) Seleccionar el color con el que se vera resaltado en el planning mediante el botón 5) Seleccione el color identificatorio para localizarlo en el Planning de Reservas. 6) Presione el botón Aceptar

7) Seleccionar el casillero si el Feriado o festivo aplica como reiterado "para todos los años" 8) Presione el botón Aceptar.

Editar una fecha

1) Presione el botón Editar 2) Realice los pasos detallados en "Añadir una nueva fecha" a partir del punto 2) en adelante según aplique.

Buscar una fecha

Opción A "por fecha" 1) Presione el botón Buscar 2) Seleccionar en la hojuela "por fecha" la fecha en el calendario desplegable o editarla manualmente 3) Confirmar con botón Buscar

Opción B "por Detalle" 1) Presione el botón Buscar 2) Seleccionar la hojuela "por Detalle" 3) Editar la descripción de su interes 4) Confirmar con botón Buscar

Emitir Informes

1) Presione el botón Informe 2) Presione el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Quitar una fecha

1) Presione el botón Eliminar 2) Confirme con el botón Si

2.2.4 - Configurar Política de cobro a menores Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Tarifas" botón

Barra de Menús : No Posee

Permite: teniendo como referencia el precio a cobrar por adulto alojado en su hotel, ajustar el precio que cobrará a los menores y a los infantes

Considere los pasos: 1) Ajuste el porcentaje del precio que considera apropiado en Política de cobro a los Menores de edad. 2) Ajuste el porcentaje del precio que considera apropiado en Política de cobro a los los infantes. 3) Presione el botón Aceptar

2.2.5 - Configurar Tipo de desglose de tarifa diaria Accede Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Tarifas" Área "Tipo de desglose de tarifa diaria"

Barra de Menús: "Configuraciones \ Configurar Precios y Temporada"

Permite: Discriminar el desglose del periodo de estadía de forma diaria y/o actualizarlo automáticamente si el pasajero no se considera retirado del hotel

Pasos a seguir: 1) Tilde la opción "Discriminar / separar diariamente cargos de estadía" si al uso en su hotel se desea llevar control diario de los cargos. 2) Tilde la opción "Actualizar automáticamente estadía diaria" mientras no se considere al pasajero como retirado del hotel. 3) Presione el botón Aplicar cambios

2.2.6 - Configurar Late Check Out - Tolerancia de cobro de estadía por hora de salida Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Tarifas" área "Late Check Out - Cargo adicional por permanencia"

Barra de Menús : No Posee

Permite: Seleccionar los topes de tolerancia de cobro según la hora en la cual se retire el pasajero del hotel. Pasos a seguir:

1) Indique en formato: "HH:MM" (modo 24hs) la hora tope de tolerancia tras la cual cobraría un recargo del 50% 2) Indique en formato: "HH:MM" (modo 24hs) la hora tope de tolerancia tras la cual cobraría un recargo del 100% 3) Presione el botón Aplicar cambios

2.2.7 - Configurar Limite Horario de Check In nocturno Acceso Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Tarifas" Área "Limite Horario de Check In nocturno"

Barra de Menús: No Posee

Permite: Establecer cual será el horario considerado limite para el ingreso o pernocte nocturno. Pasos a seguir:

1) Indique en formato: "HH:MM" (modo 24hs) la hora tope de tolerancia tras la cual el pernocte no será considerado nocturno. 2) Presione el botón Aplicar cambios

2.2.8 - Opción de edición de Check In Acceso Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Tarifas" Área "Editar la fecha de Check In de un pasajero "

Barra de Menús: No Posee

Permite: Seleccionar si el sistema asumirá el control de los Check in para evitar duplicidades por errores de operador y a la ves automatizar la selección de fecha del Check in nocturno según el horario de ingreso del pasajero.

Pasos a seguir:

1) Tilde la opción "No permite editar la fecha de Check In de un pasajero" 2) Presione el botón Aplicar cambios

2.2.9 - Limites de tiempo de estadia y de plazas a ocupar Acceso Desde:

Barra de Botones: pasajero"

hojuela "Tarifas" Area "Limites de largo de las estadias / de habitaciones por

Barra de Menús: No Posee

Permite: Establecer el limite que le otorgará en cuanto a: Limites de largo de las estadías en cuanto al limite máximo de dias a alojar a los pasajeros en cada estadia. Límite de habitaciones por pasajero / grupo en cuanto al limite máximo de habitaciones a asignar para evitar quedar sin disponibilidad, para otros pasajeros / grupos.

Pasos a seguir:

1) Indicar el Limite máximo de dias permitido para las estadias de pasajeros / grupos. 2) Indicar el Limite máximo de habitaciones permitidas para las estadias por pasajeros / grupos.

2.3 - Configurar Esquemas y color Si usted utiliza en el transcurso del año diferentes estructuras de distribucion de servicios, segun el tipo de temporada o de turismo, Los Esquemas de las habitaciones le facilitaran en gran manera el trabajo de cambiar tanto su distribucion en cuanto al as plazas como en cuanto a todo servicio asociado a las habitaciones, según lo haya configurado en cada una de ellas. En esta seccion se abarcarán los siguientes puntos contenidos en la hojuela "Esquemas y color": 2.3.1 - Guardar y recuperar Configuraciónes de Esquemas de distribución 2.3.2 - Aplicar estilo de apariencia a botones 2.3.3 - Presentación de Globos explicativos Tool Tips 2.3.4 - Configurar color de reservas y ocupaciones en Planning Guardar y recuperar Configuraciónes de Esquemas de distribución :Estas configuraciones se pueden crear, guardar y luego ser utilizadas cuando aplique al caso. Aplicar estilo de apariencia a botones :Con respecto a las combinaciones de color puede utilizar la apariencia predefinida de Windows, o seleccionar entre una serie de opciones según su gusto. Presentación de Globos explicativos Tool Tips : Desde esta hojuela de configuracion tambien puede seleccionar la forma en que desee se presenten los globos explicativos o Tips de ayuda del sistema Configurar color de reservas y ocupaciones en Planning : Tambien puede seleccionar los colores que identifiquen las reservas y ocupaciones en el Planning Grid de Reservas.

2.3.1 - Guardar y Recuperar Configuraciónes de Esquemas de distribución Acceso Desde:

Barra de Botones: habitaciones"

hojuela "Esquemas y color" Área "Memoria de Configuraciones globales de

Barra de Menús: No Posee

Permite:Guardar las configuraciones de distribución de todo su hotel en cuanto a las plazas y servicios disponibles en las habitaciones.

Considere los pasos:

1) Presione botón Guardar la configuración actual.

2) ...Tal como lo haría con cualquier archivo de su PC seleccione el directorio de destino donde alojará la configuración en uso actualmente.*sugerencia

3) Edite el nombre que le dará al archivo de Esquemas y confirme la operación con Guardar.

* Sugerencia: Aunque Ud. puede seleccionar cualquier directorio donde alojar los archivos de Esquemas quizá le sea conveniente tenerlos dentro de la estructura de ACTUALHOTEL creando una carpeta a tal fin para simplificar su ulterior

localización y/o realización de Backups de información del sistema.

Recuperar Configuración de Esquema memorizada Permite: Recuperar configuraciones de distribución de su hotel para utilizarlas según su necesidad.

Considere los pasos:

1) Presione botón Abrir Configuración memorizada

IMPORTANTE: Aseguresé de haber guardado el esquema actual en uso si lo considera necesario antes de confirmar su sobreescritura ya que sera reemplazado por el esquema a seleccionar.

2) Busque el directorio donde se haya guardado previamente la configuración a usar siguiendo los pasos del mismo modo en que abriría cualquier archivo de su PC.

3) Confirme el cuadro de dialogo.

2.3.2 - Aplicar estilo de apariencia a botones Acceso Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Esquemas y color" Área "Tipo de botones"

Barra de Menús: No Posee

Permite: Seleccionar entre distintas formas de apariencia de los botones para su visualización.

Pasos a seguir:

1) Seleccione de la lista el estilo con que desea ver los botones del sistema observando su apariencia en el botón de ejemplo. 2) Presione el botón Aplicar cambios

2.3.3 - Presentación de Globos explicativos Tool Tips Acceso Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Esquemas y color" Área "Globos explicativos de elementos del sistema"

Barra de Menús: No Posee

Permite: Configurar la manera en que se presentaran los Tool Tips o globos explicativos de ayuda del sistema. Atención: Tenga en cuenta las características del equipo en el cual trabaje ya que si este cubre apenas los requerimientos mínimos del sistema al ejecutar esta opción vera reducida la velocidad de desempeño del sistema.

Considere los pasos:

1) Seleccione si desea tener activada esta opción mediante la casilla de verificación "Activar ésta opción". 2) Seleccione si desea visualizarla como "Tipo Globo" o "TipoEstandar" en la casilla que considere. 3) Seleccione si desea tener activada esta opción en el Planning de Reservas mediante la casilla de verificación "Muestra globos explicativos en reservas". 4) Presione el botón Aplicar cambios

2.3.4 - Configurar color de reservas y ocupaciones en Planning Acceso Desde:

Barra de Botones: reservas"

hojuela "Esquemas y color" Área "color predeterminado para Planning grid de

Barra de Menús: No Posee

Permite: Configurar los colores con que se representaran por omisión las reservas y/o las ocupaciones en el Planning de reservas .Observación

Pasos a seguir:

1) En la paleta de colores "Color de las reservas" Seleccione el color con que se representaran las reservas. 2) En la paleta de colores "Color de las ocupaciones"Seleccione el color con que se representaran las ocupaciones. 3) Presione el botón Aplicar cambios

Observación: Los colores Seleccionados en este panel solo aplican al Planning de reservas No al Diario o llavero que tiene su propio esquema de colores predefinido. Además tenga en cuenta que cada reserva en particular puede tener su propio color y que según lo configure a su nesecidad también lo poseen las Empresas o Agencias.

2.4 - Configuración de Red detalle de usos del sistema en terminales Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Red"

Barra de Menús : No Posee

Permite: Seleccionar cual sera el uso o la tarea asignada a cada PC conectada en red por Ejemplo; Si la PC es la servidora lo mas adecuado seria habilitar todas las opciones que se efectúen de modo automatico y que no requieran la intervención de usuario tales como estar conectada a la central telefónica (PBX), considerando que si es la servidora de datos como la mas importante ya que los datos se archivaran en esta y debería estar disponible a todo momento con los correspondientes recaudos tanto sea de recursos de hardware en cuanto a procesamiento, como de provisión energética. En caso de que esta PC tenga conectada a uno de sus puertos COM la Central Telefónica tildar la opción correspondiente ya que sera la encargada de gestionar el control de las llamadas e indica donde esta ejecutandose el sistema actualmente dentro del entorno de red si es que esta PC es una terminal.

Pasos a seguir:

Definir Funciones que cumple cada PC con respecto a ActualHotel! Seleccionar en cada casilla de opción si la PC en la cual se esta ejecutando ActualHotel! en ese momento realizara o no determinada tarea. 1) Seleccione la opción "Tareas Administrativas" si el sistema ejecuta en esta PC esas funciones 2) Seleccione la opción "Tareas de Recepción " si el sistema ejecuta en esta PC esas funciones 3) Seleccione la opción "Tareas de Provisión / Stock / Cocina " si el sistema ejecuta en esta PC esas funciones 4) Seleccione la opción "Tareas de Barra / Restaurante / Bar" si el sistema ejecuta en esta PC esas funciones 5) Seleccione la opción "Esta PC esta conectada a la planta o central telefónica " si el sistema ejecuta en esta PC esa función 6) Seleccione la opción "Esta PC es la servidora de datos o es una PC monousuario" si el sistema ejecuta en esta PC esa función Tenga en cuenta la disponibilidad de este equipo ya que todas las demas terminales dependerán de el para ejecutar Actualhotel! en sus respectivas funciones.

Información sobre la ruta de ejecución del sistema ActualHotel! esta diseñado para su ejecución en red por lo cual es útil saber en donde se esta ejecutando en cada momento. como vemos en el ejemplo de la ilustración anterior "C:\ACTUALSOFT\ACTUALHOTEL" indica su ejecución local o en la PC desde la cual se esta configurando

sin embargo en la instalación de cada hotel esto puede variar indicando una locación en la red como por ejemplo "T:\ACTUALSOFT\ACTUALHOTEL" comprendiendo que "T:" representa la unidad de red o carpeta compartida por una PC a modo de servidora de datos y a continuación la/s carpeta/s (si las hubiera) que contienen la aplicación.

Consejos para configurar correctamente la red en el uso de Actualhotel!

Si posee dudas sobre el montaje correcto de una red para usar Actualhotel! consulte lo explicado en el botón Consejos para configurar correctamente la red en el uso de Actualhotel! de ser necesario considere la intervención de personal calificado para este proceso.

Recalculo de consulta de estadias Indicar el tiempo en minutos de actualización de consultas de estadias al PC servidor de datos.

Numero asignado al terminal

Tome nota del Nro. de PC asignado para tareas de red: ya que este número generado por el sistema le sera de utilidad a la hora de auditar procesos relacionados con cargos.(Veasé 5.27 - Administrador de transacciones)

2.5 - Configuración de Consumos de Bar y Restaurant Acceso Desde:

Barra de Botones:

hojuela "Bar y Restaurant"

Barra de Menús: No Posee

Permite: Configurar si imprimir o no automáticamente tras la adición y la cuenta que tiene relación con los movimientos de adicionales de Bar y Restaurant.

Pasos a seguir: Área "Configuraciones para el bar y Restaurant"

1) Habilitar / deshabilitar opción: "Activar opción de impresión automática tras cerrar la adición" a) Habilitar / deshabilitar opción: "No muestra vista previa, imprime directamente" si desea agilizar el proceso evitando el paso de confirmación. 2) Habilitar / deshabilitar opción: "Permitir edición / cambio de precio de items" si desea hacer cambios de ultimo momento a los precios 3) Habilitar / deshabilitar opción: "Filtra servicios que no sean Bar/Restaurant./Desay./Alm./Cena" según aplique a su necesidad.

Área "Cuenta Asociada"

4) Seleccione de la lista desplegable: la cuenta relacionada al movimiento de Bar y Restaurant.

Área "Impresora de comanda"

5) Edite la ruta de acceso del recurso local / de red "Impresora" 6) Establezca el Número de copias que emitirá al solicitar comanda a la cocina. 7) Establezca el Número de líneas de salto entre copias 8) Seleccionar "Forzar salto de Impresora" si lo requiere su modelo en uso.

8) Finalizar con botón Aplicar cambios

2.6 - Configurar Telefonía Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar telefonía

Permite: Configurar la Telefonía respecto a las llamadas emitidas desde su hotel, con un nivel de detalle que le permitirá llevar un estricto control del uso de su sistema telefónico. Temas a considerar en este tópico Descripción y Opciones VENTANA DE ACCESO PRINCIPAL VENTANA DE CONFIGURACION DE LA CENTRAL TELEFONICA

Pasos a seguir: COMO PREPARAR EL PROGRAMA PARA UTILIZAR CON LA CENTRAL TELEFONICA COMO CONFIGURAR UNA CENTRAL PERSONALIZADA CÓMO SABER EN QUE PUERTO COM ESTA CONECTADA LA CENTRAL TELEFÓNICA CÓMO DEFINIR LOS PREFIJOS TELEFÓNICOS CÓMO FUNCIONA LA CAPTURA TELEFÓNICA CÓMO CONFIGURAR LOS PRECIOS DE LAS LLAMADAS CÓMO DEFINIR LOS DIAS FERIADOS COMO REALIZAR LA PROGRAMACION DE INTERNOS / ANEXOS COMO CONFIGURAR INTERNOS / ANEXOS COMO REALIZAR TEST DE CENTRAL / RS232 COMO OBTENER UN LISTADO DE LLAMADAS REGISTRADAS REQUISITOS DEL SISTEMA

Descripción y Opciones

VENTANA DE ACCESO PRINCIPAL Desde esta ventana usted accederá a las opciones de configuración de su PBX o central Telefónica

VENTANA DE CONFIGURACION DE LA CENTRAL TELEFONICA Al ingresar en la configuración de la central telefónica mediante el botón ventana; en la cual se describen los distintos elementos de la configuración.

, veremos esta

Puerto COM: Es el puerto serial en el cual se encuentra conectada físicamente la central telefónica a la PC. Buffer: Indica la cantidad de datos que puede almacenar el puerto serial mientras la PC esta ocupada en alguna tarea y no puede procesar datos en ese momento. Espera: Es el tiempo de espera que tendrá en control de captura de datos para con el programa host. Política de cálculo de precios: Se define como se calculara el costo de la llamada, si el mismo va a ser exacto (por segundo de duración) o fraccionado cada X segundos. Fin de línea: Aquí se especifica cual será la secuencia de caracteres ASCII que envía la central para indicar el fin de su línea de datos. Pedir línea: Si su central requiere de un número para solicitar tono al momento de realizar una llamada, aquí es donde se indica el número o la secuencia de los mismos. Central telefónica seleccionada: En este cuadro combinado, se selecciona la marca y modelo de su central, de una base de datos provista con el programa.

Configuración de central personalizada: personalizada: Si su central telefónica no existe en la lista, usted podrá definir una central personalizada, utilizando las herramientas provistas a tal fin por el programa (mas adelante, en este texto, se explica como realizarlo). Botón “Probar Captura”: Se utiliza en la creación de centrales personalizadas. una vez presionado cambia al estado.

Pasos a seguir:

COMO PREPARAR EL PROGRAMA PARA UTILIZARLO CON LA CENTRAL TELEFONICA Para realizar con éxito la preparación del programa a fin de utilizar su central telefónica, deberá realizar los siguientes pasos:

1) Ingresar a la pantalla principal de configuración mediante el botón

.

Área "Central telefónica y puerto de comunicaciones" 2) En el cuado combinado “Central telefónica seleccionada”, seleccionada”, encuentre la marca y modelo exactos correspondientes a su central telefónica. (Si no existe en esta lista, por favor, rremítase a la sección “Cómo configurar una central personalizada”,, en este mismo texto, y luego continúe desde el p paso 3). 3) Seleccionar el puerto COM en el cual se encuentra conectada la central con su PC. (si no lo conoce, remítase a la sección Cómo saber en que puerto COM esta conectada la central telefónica, telefónica, mas adelante en este texto).

Área “Líneas y caracteres de Control” 5) En Etiquetas de tipo de llamada: casillero "Saliente" Indique con que letras identifica su central telefónica las llamadas Salientes (generalmente “OTR" aunque dependiendo del modelo pueden ser "SAL", "SALIENTE", "O"entre otras) 6) En Etiquetas de tipo de llamada: casillero "Transferida" Indique con que letras identifica su central telefónica las llamadas Salientes (generalmente “OTG" aunque dependiendo del modelo pueden ser "TRA", "TRANSF", "T"entre otras) Observación: la correcta identificación de los caracteres que se acaban de mencionar en los puntos 5 y 6 sirve para automatizar el proceso de llamada solicitada desde una habitación mediante un operador en recepción se gestione como un cargo a la habitación y no a recepción 7) En casillero "No atendida" Especifique como indica su central telefónica que una llamada no fue atendida (generalmente “RING”) 8) En casillero "Ocupado" Especifique como indica su central telefónica que la llamada dio tono de ocupado (generalmente “BUSY”). Esta información, la obtendrá del manual de su central. (Si no esta seguro, deje los valores predeterminados).

9) Llene el casillero "Longitud" si su PBX lo requiere seleccionar en la STRING este dato para sus funciones 10) Llene el casillero "Inicio" si su PBX lo requiere seleccionar en la STRING este dato para sus funciones 11) Llene el casillero "Inicialización" si su PBX lo requiere seleccionar en la STRING este dato para sus funciones 12) En casillero "Pedir Línea" indique el Nº con el cual se pide línea para llamadas salientes 13) Llene el casillero "Fin" si su PBX lo requiere seleccionar en la STRING este dato para sus funciones 14) Seleccione la opción "Oculta ventana de error en comunicación"

Con estos pasos completados, el control de captura ya dispone de la información suficiente para comunicarse con la central telefónica, ahora, deberá configurar los precios de las distintas llamadas en función de la zona a la cual pertenecen, la banda horaria, etc. (Prosiga con la sección CÓMO CONFIGURAR LOS PRECIOS DE LAS LLAMADAS

Área "Política de calculo de precios"

4) Seleccione la opcion mas adecuada a su caso entre tres opciones, a saber: a) Costo de llamada exacto: Si selecciona esta opción, estará indicándole al control de captura que el costo de cada llamada saliente se cobrara segundo a segundo. b) Fraccionar cada "XX" segundos: Al seleccionar esta opción, el control de captura asumirá que debe calcular el costo de cada llamada saliente en fracciones de "XX" segundos.

(Ejemplo: Si ud. selecciona “Fraccionar cada 60 segundos”, una llamada de duración 2 minutos 07 segundos se cobrara como una de 3 minutos, si selecciona “Fraccionar cada 30 segundos”, la misma llamada se cobrara como una de 2 minutos 30 segundos). c) Costo por pulsos: Esta opción le permitirá gestionar el costo de sus llamadas si su servicio de telefonía local trabaja por pulsos y su central (PBX) cuenta con la capacidad de detectarlos. El sistema de tarifado por pulsos le dará la posibilidad de llevar un control preciso de los costos de las llamadas dado que viene especificado en su factura de servicio telefónico.

COMO CONFIGURAR UNA CENTRAL PERSONALIZADA Esta sección, le enseñara a manejar la utilidad para configurar una central no existente en la base de datos. En la pantalla principal de configuración, seleccione el puerto COM correcto que conecta su central telefónica con la PC (si no lo conoce, remítase a la sección Cómo saber en que puerto COM esta conectada la central telefónica, mas adelante en este texto).

1) Seleccionar una central telefónica de “base” para la nueva configuración (esto, le da una idea aproximada de cual puede ser la configuración de puerto mas adecuada). 2) Seleccione, de la lista de centrales, alguna de la misma marca que la suya (en este caso, no importa el modelo) y presione el botón “Nueva” que se encuentra a la derecha de la lista de centrales. 3) Confirme si desea usar la central seleccionada como base para una nueva central.

Si encontró en la lista una central de la misma marca que la suya, presione “SI” de lo contrario, presione “NO” y continúe viendo el siguiente punto. Solo si NO encontró una central de la misma marca y NO encuentra los datos de configuración del puerto COM en el manual de su central.

4) Realice la configuración del puerto COM de la manera que se muestra en el ejemplo.

5) Presione el botón 6) Confirmar el cuadro de dialogo con Aceptar y continuar

Al presionar este botón, comenzara la captura de datos de la central telefónica, deberá ud. realizar una llamada, a fin de que aparezca la línea de datos emitida por la misma en la sección inferior. (los números de la línea variaran, dependiendo de su central PBX y a que nro. llame, esto es solo un ejemplo).

Note: Si NO aparece la línea de datos luego de realizar una llamada, intente encontrar en el manual de la central, cual es la configuración correcta del puerto COM (usualmente, 1200, n, 8, 1 pero esto varia mucho entre distintas marcas y modelos), presione el botón “Detener captura”, cambie la configuración dicha anteriormente, y presione el botón Capturar datos nuevamente y realice otra llamada.

Atención: Si aun no obtiene la línea de datos, contáctese con el soporte técnico de ActualSoft! a fin de coordinar acciones para determinar como configurar correctamente su central telefónica.

Identificación del fin de la cadena 7) Seleccione todos los pequeños cuadritos que haya después de la línea de datos Estos son los caracteres ASCII de fin de línea que utiliza su central. (ni un espacio más ni menos) si no llega a verlos con el foco en el lugar de la cadena presione la tecla [Fin] / [End]. Si aún así no llega a verla verifique con varias pruebas cuantos caracteres hay desde el final de la cadena hasta el ultimo dato mostrado y seleccione estos como fin condicional de la cadena. 8) Presione el Botón que se encuentra a la derecha de los caracteres de Fin Línea: para reconocer los caracteres de fin de línea, en el cuadro de fin de línea, aparecerán los códigos de carácter ASCII que utiliza su central para enviar el fin de línea (usualmente 13,10 que es el “retorno de carro” y “alimentación de línea” para una impresora) o los de espacios en blanco (tantos como haya seleccionado) que normalmente corresponde a 32 separados entre si por comas Ejemplo: si se seleccionaron desde el fin de la cadena 6 espacios en blanco vera 32,32,32,32,32,32.

9) Seguidamente, deberá interpretar en la línea de datos, que caracteres corresponden al día, mes, año, hora de inicio, fin, duración, etc. de la llamada Minimamente, deberá reconocer los siguientes datos para poder utilizar el control de captura: DIA de la fecha de inicio de llamada HORA de la hora de inicio de llamada MINUTOS de la hora de inicio de llamada SEGUNDOS de la duración de la llamada NUMERO TELEFONICO al cual se emitió la llamada NUMERO INTERNO desde el cual se realizo la llamada 10) Consulte esos datos en el manual de su central telefónica, o bien, realice varias llamadas para determinar que caracteres comprende cada dato. 11) Seleccione de la lista el elemento que se desea reconocer. 12) Seleccionar en la línea de datos exactamente que posiciones de la misma corresponden a ese dato. 13) Asentar la localización con Presionar el botón “SET” a la derecha de la línea de datos.

Preste especial atención a: a) El caso del "Teléfono Nro." es un caso especial la mayoría de las centrales no tienen un largo definido para el mismo, por lo tanto, suele ser hasta el fin de línea (para esto, primero selecciónelo como se ha descrito, y luego, haga doble click en el elemento y como longitud establezca el valor -1) o hasta el próximo dato visible verificando que no llegue a solaparse con otro dato tras varias pruebas. b) Si su central telefónica requiere de algún numero de clave para realizar una llamada saliente, Seleccione el elemento de dicho numero a identificar como “Clave” y Seleccionar en la línea de datos, que posiciones de la misma le corresponden, a fin de que el control de captura quite dicha clave del numero telefónico discado, a fin de calcular correctamente el costo de la llamada. c) El Formato de las fechas y de las horas (la mayoría de las centrales tienen el formato MM/DD/YYYY, mes, día, año) También, verifique el formato de la duración, algunas variantes son HH:MM:SS - H:MM:SS – MMM:SS – SSSS. Realice los pasos 5 al 7 de este tema hasta conseguir establecer todos los datos necesarios, y presione el botón “Aceptar”. Una vez terminados estos pasos, realice algunas pruebas para verificar que todo esta configurado correctamente.

Tenga en cuenta: A fin de que nuestro soporte técnico configure los datos y le envíe la base de datos con la central configurada; en cualquier momento puede enviarnos por correo la línea de datos completa (de ser posible varias) para asegurarse de ello Pasos a seguir: 1) Con el foco sobre el área de la cadena presione la tecla [Inicio] / [Home] 2) Presione [SHIFT] + [Fin] / [End] notará que esta hecha la selección 3) Copie con [CTRL] + [C]) 4) Peguela en el cuerpo de su mensaje o en un adjunto hecho en Bloc de notas Atencion: NO haga este paso utilizando WORD O CUALQUIER otro PROCESADOR DE TEXTO ya que podría modificar la forma del texto y dejarlo invalido para los fines de analisis técnico.

CÓMO SABER EN QUE PUERTO COM ESTA CONECTADA LA CENTRAL TELEFÓNICA Esta explicación le permitirá saber que puertos COM tiene disponibles en su equipo. 1) Haga clic secundario sobre Mi PC 2) Seleccione la opción "Administrar" 3) Despliegue "Herramientas del sistema" 4) Dirijasé "Administrador de dispositivos" 5) Despliegue y Observe en el panel de la derecha los componentes de "Puertos (COM & LPT)"

Esto le dirá que puertos tiene disponibles actualmente en su equipo para efectuar pruebas según se indica en el apartado COMO PREPARAR EL PROGRAMA PARA UTILIZAR LA CENTRAL TELEFONICA punto 3. Notas:

Si estos se encuentran en uso por algún hardware que no pueda reemplazar o trasladar a otro tipo de conexión (por ejemplo un MODEM externo o un CONTROLADOR FISCAL) y no tiene conectada aún su central telefónica; Considere la posibilidad de instalar una placa adicional de puerto COM. Dado que cada PC presenta diferentes posibilidades de identificar los dispositivos que posee en su arquitectura tenga en cuenta que esto depende de como tenga configurado el BIOS o SETUP de su PC y de la correcta instalación de los drivers si en su caso utiliza placas adicionales de puerto COM.

CÓMO DEFINIR LOS PREFIJOS TELEFÓNICOS Esta sección, tiene intima relación con la sección siguiente CÓMO CONFIGURAR LOS PRECIOS DE LAS LLAMADAS, por lo tanto; considerela antes de continuar (aunque se pueden agregar después mas bandas horarias y tarifas).

Creación de Prefijos

1) En la pantalla de configuración, seleccione la hojuela “Prefijos” en de la parte inferior. Se le mostrara una pantalla como la siguiente. (la misma tiene datos de ejemplo en esta imagen, posiblemente a ud. se le muestre vacía).

2) Presione el botón Nuevo para definir una nuevo Prefijo 3) Edite el Nº de Prefijo sin omitir ningún valor 4) Edite la Descripción del Prefijo para su localización en la lista 5) Seleccione de la lista la Banda Horaria que le aplique

5a) si no encuentra en ella la Banda Horaria que nesecita use el botón lo que lo llevara a Definir la Banda Horaria (Veasé: CÓMO CONFIGURAR LOS PRECIOS DE LAS LLAMADAS pasos 2 en adelante) Edición de Prefijos 1) Presione el botón Editar 2) Pasos a seguir: citados en el tópico Creación de Prefijos desde el paso 3 en adelante Busqueda de Prefijos Las opciones de busqueda y localización son por a) Nº de Prefijo b) Lugar a) Busqueda y localización por Nº de Prefijo 1) En el cuadro de busqueda Tipee al menos los primeros 3 números del Número de Prefijo 2) seleccione la opción Prefijo 3) Presione el botón b) Busqueda y localización por Lugar 1) En el cuadro de busqueda Tipee al menos los primeros 3 caracteres del nombre del Lugar 2) seleccione la opción Lugar 3) Presione el botón Eliminación de Prefijos 1) Presione el botón Eliminar 2) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Si

CÓMO FUNCIONA LA CAPTURA Definición de "Prefijo": Indica los números que se utilizan para identificar a que tarifa pertenece el nro. telefónico discado.

Ejemplo de una situación posible:

En una determinada zona telefónica, cualquier numero que empiece con cero (0) es una llamada internacional, sin embargo, si la llamada comienza con 035 es una llamada Interurbana, por lo tanto, habrá que definir lo mas exacto posible los prefijos (el control de captura obtiene el nro discado entero, y lo analiza de derecha a izquierda buscando a que prefijo corresponde.) A continuación, se muestra un ejemplo de cómo el control de captura determina que tarifa corresponde. Ejemplo 1 de cómo el control de captura determina que tarifa corresponde Supongamos que tenemos definidos los siguientes prefijos: 4 a Local 03512 a Local 035 a Interurbana 0 a Internacional 15 a Celular Local

...y que el Nro. discado es: 453498 El control de captura lo analiza de esta forma: 453498 existe en los prefijos? 45349 existe en los prefijos? 4534 existe en los prefijos? 453 existe en los prefijos? 45 existe en los prefijos? 4 existe en los prefijos?

= NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = SI, se determina que es tarifa LOCAL y se calcula el costo en base a la banda horaria

Ejemplo 2 de cómo el control de captura determina que tarifa corresponde Nro. discado: 035453488 035453488 existe en los prefijos? 03545348 existe en los prefijos? 0354534 existe en los prefijos? 035453 existe en los prefijos? 03545 existe en los prefijos? 0354 existe en los prefijos? 035 existe en los prefijos?

= NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = NO, por lo tanto, quitar un nro. de la derecha = SI, se determina que es tarifa INTERURBANA.

Esta forma de determinar los prefijos, si bien es mas extensa a la hora de configurar, permite diferenciar tarifas hasta el nivel de que un nro. telefónico determinado tenga una tarifa distintiva del resto. Cualquier prefijo no definido, será considerado como llamada desconocida, y será ignorada. (en un hotel, por ejemplo, y dependiendo del país y zona donde se encuentre, bastaran 8 o 10 prefijos para la totalidad de las tarifas que se suelen utilizar) Con estas secciones completas, ya esta listo para guardar la configuración (Presione el botón “Guardar” en la parte inferior de la pantalla) Recomendación: Haga algunas llamadas de prueba para comprobar que el control de captura haya quedado correctamente configurado y verifique los datos.

CÓMO CONFIGURAR LOS PRECIOS DE LAS LLAMADAS Lo primero que debe definir, es cuales son las bandas horarias que deseara aplicar a los precios (en caso que se

requiera diferenciar el costo, dependiendo de la hora del día en que se realice la misma). Para ello, deberá seguir los siguientes pasos: Creación de Tarifas 1) En la pantalla de configuración, seleccione “Tarifario” en las hojuelas de la parte inferior. Se le mostrara una pantalla como la siguiente. (la misma tiene datos de ejemplo en esta imagen, posiblemente a ud. se le muestre vacía).

2) Presione el botón Nuevo 3) Defina una Descripción de la Banda Horaria 4) Defina la Hora desde la cual comienza la Banda Horaria 5) Defina la Hora hasta la cual finaliza la Banda Horaria 6) Defina el Costo x Min[uto] de la Banda Horaria 7) Defina el Costo en feriados de la Banda Horaria 8) Presione Aceptar para guarda la banda horaria.

Realice los pasos 2 al 8 tantas veces como bandas horarias deba definir en su configuración. Tenga en cuenta que puede necesitar bandas horarias diferenciales en el mismo horario. Ejemplo: En su área telefónica, ud. tiene definidas dos bandas horarias “NORMAL” de 08:00 – 20:00 y “REDUCIDA” de 20:00 a 08:00 El costo de las bandas horarias es de, digamos, $ 0,10 el minuto en la banda “REDUCIDA” y de $ 0,20 el minuto en la banda “NORMAL”. Sin embargo, para las comunicaciones a teléfonos móviles (celulares) deberíamos crear otras bandas horarias, ya que el costo por minuto es superior. Entonces, nos quedaría una tabla como la siguiente (todos los valores son ficticios, para este ejemplo)

Banda Horaria

Rango de horas

Costo x minuto

NORMAL REDUCIDA CELULAR NORMAL CELULAR REDUCIDA

08:00 – 20:00 20:00 – 08:00 08:00 – 20:00 20:00 – 08:00

$ 0,20 $ 0,10 $ 1,40 $ 0,70

También, si lo desea, puede configurar todo el día como una banda horaria única (00:00 – 23:59) y asignarle un Costo X minuto. Le aconsejamos que tenga en cuenta al definir las bandas las llamadas: Locales, Interurbanas, Larga Distancia e Internacionales, en su variedad a: teléfono fijo y celular (móvil). Una vez configuradas las bandas horarias que desea utilizar, puede proseguir con el paso siguiente: CÓMO DEFINIR LOS DIAS FERIADOS de este tema.

Edición de Tarifas 1) Presione el botón Editar 2) Edite la Descripción de la Banda Horaria 3) Edite la Hora desde la cual comienza la Banda Horaria 4) Edite la Hora hasta la cual finaliza la Banda Horaria 5) Edite el Costo x Min[uto] de la Banda Horaria 6) Edite el Costo en feriados de la Banda Horaria 7) Presione Aceptarpara guarda los cambios de banda horaria.

Eliminación de Tarifas 1) Presione el botón Eliminar 2) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Si

CÓMO DEFINIR LOS DIAS FERIADOS Si ud. planea tener un precio distintivo de las llamadas para los feriados, deberá, en la pantalla de configuración 1) Seleccionar la hojuela “Feriados” se mostrara una pantalla como la siguiente: (si no desea tener precio distintivo, puede saltear esta sección).

2) Presione el botón Nuevo, se mostrara una pantalla como la siguiente: 3) Ingresar el día y el mes que corresponde al feriado. 4) Presione el botón Aceptar 4) Vuelva a realizar los pasos 2 al 4 tantas veces como feriados desee definir.

CÓMO REALIZAR LA PROGRAMACION DE INTERNOS / ANEXOS

Permite: Bloquear / Desbloquear Internos de forma automática al realizar Check-In o Check-Out al ser comunicados a la central de estos estados de las habitaciones implicadas. Además de permitir hacerlo en cualquier momento desde el Diario.

Área CONFIGURACION Antes de continuar Consulte previamente el manual de su central sobre este tema: Bloqueo de internos 1) Tipee la secuencia previa de Bloqueo de internos al Número de interno que utiliza su central 2) Tipee la secuencia posterior de Bloqueo de internos al Número de interno que utiliza su central Desbloqueo de internos Área Bloquear / Desbloquear Internos CONFIGURACION 1) Tipee la secuencia previa de Desbloqueo de internos al Número de interno que utiliza su central 2) Tipee la secuencia posterior de Desbloqueo de internos al Número de interno que utiliza su central 3) Presionar el botón Guardar Cambios

Área PROCESO 1) Seleccione de la lista desplegable el Número de interno

Tenga en cuenta: Dado que este proceso guarda relación directa con el proceso "Configurar Módem" ya que depende de esa configuración para funcionar adecuadamente. si no llegó a configurarlo con anterioridad le aparecerá la ventana correspondiente antes de continuar con el proceso de Bloquear o Desbloquear Internos. (Veasé: 2.11 - Configurar Módem) a) Bloquear Internos 1) Presionar el botón Bloquear 2) Dependiendo del tiempo de respuesta de su central aparecera el siguiente cuadro de dialogo Confirmar con Aceptar

b) Desbloquear Internos 1) Presionar el botón Desbloquear 2) Dependiendo del tiempo de respuesta de su central aparecerá el siguiente cuadro de dialogo Confirmar con botón Aceptar

CÓMO CONFIGURAR INTERNOS DE LA CENTRAL TELEFÓNICA 1) En VENTANA DE ACCESO PRINCIPAL 2) Presione el botón Configurar Internos Configurar nuevo / Editar Interno telefonico En la ventana siguiente presione el botón Nuevo...

La configuración de internos telefonicos admite los siguientes casos posibles a) a cargo de Habitación b) Otros en los que se consideren los importes automáticamente como destinados a determinada caja y Cuenta a) a cargo de Habitación

Área "Identificación del Interno" 1) Tipee el Id. / Número / Habitación según lo utiliza en su hotel 2) Seleccione de la lista desplegable el Tipo de dependencia Habitación 3) Seleccione la opción de tarifa que le aplica como entre "Full" con recargo de "50%" o "Sin cargo" 4) Tipee el Número de Interno según lo utiliza en su central Telefónica Área "Tras efectuada la comunicación" 5) Seleccione / omita la opción "Imprimir siempre ticket / comprobante de este interno" según su forma de gestión 6) Seleccione la opción "Muestra siempre ventana comunicación" si lo nesecita en su gestión

b) a cargo de Otros en los que se consideren los importes automáticamente como destinados a determinada Caja y Cuenta Área Identificación del Interno 1) Tipee el Id. / Número de Dependencia según lo utiliza en su hotel 2) Seleccione de la lista desplegable el Tipo de dependencia que le aplica 3) Seleccione la opción de tarifa que le aplica como entre "Full", con recargo de "50%" o "Sin cargo" 4) Tipee el " Número de Interno" según lo utiliza en su central Telefónica

Área "Tras efectuada la comunicación" 5) Seleccione la opción "Imprimir siempre ticket / comprobante de este interno" si lo nesecita en su gestión 6) Seleccione la opción "Muestra siempre ventana comunicación" si lo nesecita en su gestión 7) Seleccione la opción "No siendo ésta una habitación, ocultar siempre ventana comunicación" si lo nesecita en su gestión 8) Seleccione la opción "Si no es una habitación, el importe total ingresa a caja automáticamente" si lo nesecita en su gestión 9) Seleccione de la lista desplegable la "Caja" que le aplica al costo de la llamada 10) Seleccione de la lista desplegable la "Cuenta" que le aplica al costo de la llamada

Editar Internos telefonicos 1) Seleccione de la lista el interno telefónico a editar 2) Precione el botón Editar

siga los pasos detallados en Configurar nuevo Interno telefonico de este tópico Otras configuraciones relacionadas con los internos telefónicos Ademas de lo explicado tenga en cuenta lo siguiente con repecto a la ventana Configurción de internos de la central telefónica Opcion "Ocultar Internos de las habitaciones" le ocultará todos aquellos internos que en Tipo de dependencia sean habitaciones en su configuración, si no requiere verlos.

La opción "Otras configuraciones" que se da al pie de la ventana permite predefinir si se mostrarán los detalles de las llamadas efectuadas por los pasajeros en su informe de cuenta de pasajero.

COMO REALIZAR UN TEST DE CENTRAL / RS232 Presenta en una ventana las llamadas que se esten tramitando en cada momento. 1) En VENTANA DE ACCESO PRINCIPAL 2) Presione el botón Test de central / RS232 Obtendrá un resultado en la ventana similar a este salvando las diferencias de los datos que arroje su central. note los primeros datos que vera en la cadena corresponden a las descripciones de los elementos enviados, estos datos serán ignorados en sucesivas conexiones.

3) Para finalizar presione el botón Cerrar

COMO OBTENER UN LISTADO DE LLAMADAS REGISTRADAS Permite: Ver presentadas en una ventana las llamadas que se hayan tramitado con todos los datos capturados de la central permitiendo localizar llamadas mediante busquedas entre Fechas, Horas, Números de Interno, y Prefijos. Además de permitir ver los datos resultantes en Ordenes tales como Duración; Fecha, Hora; Fecha, Interno; Fecha, Telefono entre otros.

Realizar filtros de busqueda

1) En VENTANA DE ACCESO PRINCIPAL Presione el botón "Listado de llamadas registradas" 2) Seleccione la "Fecha Desde" la cual comienza su busqueda. 3) Seleccione la "Hora Desde" la cual comienza su busqueda. 4) Seleccione la "Fecha Hasta" la cual considerará su busqueda. 5) Seleccione la "Hora Hasta" la cual considerará su busqueda. 6) Seleccione el "Número de Interno" sobre el cual centrará su busqueda. 7) Seleccione el "Número de Prefijo" sobre el cual centrará su busqueda. 8) Seleccione el "Orden" en el cual desea ver los datos resultantes. 9) Presione el botón

Como resultado de su filtro de busqueda verá la lista de llamadas realizadas.

Emitir Tickets

1) Seleccione la llamada de la cual desee emitir Ticket 2 ) Presione el botón 3) En la ventana resultante Presione el botón

Opción Cobrar por caja 1) Presione el botón 2) Siga los pasos detallados en el punto 4.15 - Gestión de Caja / Generar Nuevo movimiento de caja 3) Para finalizar presione el botón Cerrar Opción Considerar cargos a cuenta de un pasajero 1)Presione el botón 2) Tipee el Número de Pasajero o busquelo mediante el botón

3)Seleccione el Pasajero de la lista 4)Confirme con el botón Aceptar

Estos pasos derivarán el cargo al pasajero seleccionado 5) Para finalizar con la gestión de la llamada a tarifar presione el botón Cerrar Imprimir lista 1)Presione el botón 2) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Imprimir lista de llamadas como texto plano 1)Presione el botón 2) Siga los pasos de su gestor de impresión Borrar Registros de llamadas 1) Seleccione el registro de la llamada a Eliminar 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirme con el botón Si

REQUISITOS DEL SISTEMA

Para un perfecto funcionamiento del mismo, se requiere: • • • • • •

PC PENTIUM / AMD a 1.6 ghz. / compatible o superior. 128 Mb. de RAM o superior. 200 Mb de espacio libre en disco. Pantalla SVGA con 800x600 de resolución. Puerto de comunicaciones a la PBX o central ( Puerto RS232 ). Cable de comunicación especialmente diseñado para la PBX.

Ver también: Demostración en FLASH sobre Configuración de telefonía en : http://www.actualsoft.com.ar/flash/capturador_telefonico.html

2.7 - Configurar Terminal de Captura Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar Terminal de Captura

Permite: Configurar la importación de datos de otros programas (de terceros) que lleven la cuenta corriente de los pasajeros, por ejemplo, si tenemos un negocio de regalería dentro del hotel, con otro software, éste podrá exportar en un formato de texto plano (TXT) los datos de aquellos clientes o huéspedes que retiraron a cuenta alguna mercadería, de esta manera se configura el formato de dicho archivo TXT para actualizar automáticamente la cuenta corriente del pasajero. Ud puede generar las terminales de captura que desee.

Tenga en cuenta: consultar el manual del programa de gestión en uso para conocer los parametros de exportación que este posee para configurar adecuadamente su captura desde ActualHotel!.

Pasos a seguir:

Configuración de acceso a nueva terminal

1) Presionar el botón Nueva Caja 2) Edite el nombre del departamento o área que usara esta terminal 3) Si la conoce Edite la ruta de acceso al archivo de texto en el cual se leeran los datos; localmente o en la una PC asignada en red, si no localicela mediante el botón que abrirá su explorador. 4) Edite una descripción del texto con el que se identificarán los cargos. 5) Presionar el boton Aceptar para registrar los cambios.

Definir inicio y longitud de campos en la cadena a importar 1) Presionar el botón "Definir campos" 2) Edite el parametro "Desde" del campo "Tipo de Comprobante". 3) Edite el parametro "Largo" del campo "Tipo de Comprobante". 4) Edite el parametro "Desde" del campo "Número de Comprobante" 5) Edite el parametro "Largo" del campo "Número de Comprobante" 6) Edite el parametro "Desde" del campo "Fecha" 7) Edite el parametro "Largo" del campo "Fecha" 8) Edite el parametro "Desde" del campo "Base Imponible" 9) Edite el parametro "Largo" del campo "Base Imponible" 10) Edite el parametro "Desde" del campo "Importe del impuesto" 11) Edite el parametro "Largo" del campo "Importe del impuesto" 12) Edite el parametro "Desde" del campo "Total" 13) Edite el parametro "Largo" del campo "Total" 14) Edite el parametro "Desde" del campo "Nº de Habitación" 15) Edite el parametro "Largo" del campo "Nº de Habitación"

16) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Eliminar acceso a terminal

1) En el panel principal de gestión de terminal; seleccionar el terminal 2) Presionar el botón Eliminar

2.8 - Configurar FTP Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones/Configurar FTP

Permite: Configurar los datos del servidor FTP para realizar uplodad o subida automática a un sitio web de la grilla de reservas y disponibilidades.

Atención: El acceso a esta informacion será solo para la consulta de su gestión, no para el publico en general que navegue en sus sitio para efectuar reservas al consultar la disponibilidad de su hotel.

Pasos a seguir: Hojuela Datos del servidor

1) Llenar los datos de: Nombre del servidor 2) Indicar Nombre de Usuario de acceso al sitio 3) Indicar Contraseña de acceso al sitio 4) Indicar Directorio de datos del cliente FTP 5) Indicar Directorio desde root donde accede el cliente FTP con su cuenta 6) Verifique en el campo URL de acceso : la ruta asignada al archivo reservasmenu.htm 7) Con botón

Probar… verificar el uplodad o subida de la grilla de reservas y disponibilidades a su servidor.

Hojuela Automatización

1) Habilitar / deshabilitar opción Automatizar cada. 2) Establecer la cantidad de minutos deseada para el uplodad o subida de la grilla de reservas y disponibilidades a su servidor.

Hojuela información a subir

1) Habilitar / Deshabilitar opciones de información a Subir de pasajeros, 2) Indicar el sub directorio donde subira los datos (por omisión lo hará en la raíz del sitio previamente seleccionado.) 3) Pruebe el correcto funcionamiento del Upload mediante el botón Subir ahora 4) Si algo falla en cuanto a la dirección Verificar especialmente los datos de Hojuela Datos del servidor

5) Finalizada la carga de todos los datos y opciones considerados en estas tres hojuelas, y verificado su correcto funcionamiento presionar el botón Guardar cambios y salir

2.9 - Configurar e-mail Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar e-mail

Permite: configurar la cuenta de e-mail por omisión del hotel destinada a avisos de reservas y envíos masivos de email a clientes.

Pasos a seguir: Explicación animada 1)Indicar Nombre de e mail del hotel 2) Indicar datos de Servidor SMTP: 3) Habilitar / deshabilitar opción Activa proceso de mail masivo x esquemas de cliente 4) Habilitar / deshabilitar opción Ignora pregunta de mail por confirmación de reserva 5) Indicar la ruta de acceso del directorio donde se rediseñaría el logotipo adjunto a los mails 6) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

2.10 - Configurar Módem Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de menús: Configuraciones \ Configurar Módem

Permite: Configurar los datos del módem para usar el Identificador de llamadas entrantes,

el Llamador/Despertador de pasajeros a las habitaciones y el Bloqueador de internos o extensiones telefónicas.mediante su central telefónica.

Considere los pasos: Atención: Antes de comenzar estas acciones si el MODEM que Ud. posee es externo verifique las instrucciones dadas en propiedades del puerto COM para configurar las que este utilice. 1) Seleccionar el Puerto que usa el MODEM 2) Indicar la Velocidad máxima Bits por segundo (Ej.. 4800) 3) Optar por el estado de Eco que usa el MODEM 4) En las Preferencias indicar los Bits de datos que usa el puerto (Ej.. 8) 5) Indicar la velocidad de, Paridad (Ej.. None) 6) Indicar la cantidad de Bits de paro (ej.. 1) 7) Seleccionar la opción de Control de flujo que usa el puerto 8) Indicar la velocidad de Tiempo de Ring del despertador (en milisegundos) 9) Indicar el Tiempo de espera para bloqueo de internos 10) Presionar el botón Aceptar para finalizar

Notas:

Verificar las propiedades del puerto COM

1) Haga clic secundario sobre Mi PC 2) Seleccione la opción "Administrar" 3) Despliegue "Herramientas del sistema" 4) Dirijasé "Administrador de dispositivos" 5) Despliegue en el panel de la derecha los componentes de "Puertos (COM & LPT)" 6) Haga clic secundario en el puerto correspondiente 7) Seleccione la opción Propiedades del menú contextual 8) Seleccione la hojuela Configuración del puerto 9) Observe las características del puerto COM 10) Presionar el botón Aceptar para finalizar

Definiciones: Velocidad máxima: Define la velocidad máxima, en bits por segundo (bps), a la que desea que se transmitan los datos a través de este puerto. Normalmente, se establece a la velocidad máxima admitida por el equipo o dispositivo con el que se está comunicando Bits de datos: Cambia el número de bits de datos que desea utilizar para cada carácter transmitido y recibido. El equipo o dispositivo con el que comunica debe tener la misma configuración que elija aquí. La mayor parte de los caracteres se transmiten con siete u ocho bits de datos. Paridad: Cambia el tipo de comprobación de errores que desea utilizar para el puerto seleccionado. El equipo o dispositivo con el que comunica debe tener la misma configuración que elija aquí. Debe elegir una de las siguientes: • • • • •

NONE (Ninguna) significa que no se agregará ningún bit de paridad a los bits de datos enviados desde este puerto. Esto deshabilitará la comprobación de errores. ODD (Par) significa que el bit de paridad se establece a 1 si se necesita para que el número de unos (1) de los bits de datos sea par. Esto habilitará la comprobación de errores. EVEN (Impar) significa que se agrega un bit de paridad si se necesita para que el número de unos (1) de los bits de datos sea impar. Esto habilitará la comprobación de errores. MARK (Marca) significa que se agrega un bit de paridad, pero siempre está establecido a 0. SPACE (Espacio) significa que se agrega un bit de paridad, pero siempre está establecido a 1.

Bits de paro: Cambia el tiempo entre cada carácter que se transmite (cuando el tiempo se mide en bits por segundo).

2.11 - Configuración y Exportación ContaPlus® Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configuración y Exportación ContaPlus®

Permite: Un enlace para exportar datos al programa de contabilidad general Contaplus®, para ello, esta ventana de configuración pide ingresar los datos de cuentas contables relacionadas a dicho programa.

Considere los pasos: 1) Tome los datos de su configuración de ContaPlus® 2) Indique la Ruta de acceso de las tablas a tomar por ContaPlus® o busquela mediante el botón siguiendo las opciones de Windows 3) Indique el Nombre del departamento 4) Indique la Moneda de uso 5) Indique el Número de cuenta para IVA 16 6) Indique el Número de cuenta para IVA 7 7) Indique el Número de cuenta para VENTAS 8) Indique el Número de cuenta para CAJAS 9) Indique el Número de cuenta para BANCOS 10) Indique el Número de Prefijo para la codificación clientes 11) Pruebe exportar datos al programa de contabilidad general Contaplus® presionando el botón Exportar

5) Finalizada la carga de todos los datos y opciones considerados en esta ventana, y verificado su correcto funcionamiento presionar el botón Tomar cambios y salir

2.12 - Configurar Control de acceso En este punto usted ya conoce que procesos permitir o denegar a su personal según la actividad de cada cual, teniendo en cuenta esto podrá definir los niveles a los que tendrá acceso cada uno de sus empleados e incluso comprobar sus actividades dentro del sistema. El acceso a ActualHotel! esta contemplado, en particular en lo referente a los usuarios en relación a los niveles de acceso acorde a sus actividades y grado de responsabilidad. En esta serie de instrucción se considerarán los temas: 2.12.1 - Configurar Niveles de acceso 2.12.2 - Configurar Usuarios del sistema Configurar Niveles de acceso : Se entiende por niveles de acceso a la combinación de procesos a los que los usuarios que lo utilicen tengan o no acceso según sus actividades diarias. Configurar Usuarios del sistema Los Usuarios son aquellos que estando registrados en el sistema pueden trabajar en el, combinado con su Nivel de acceso pertinente.

2.12.1 - Configurar Niveles de acceso Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Control de Acceso \ Niveles de acceso

Permite: Establecer las identificaciones y los Privilegios de nivel de acceso permitiendo o denegando posibilidades de acción dentro del sistema ActualHotel!. Esta configuración influirá directamente en el uso de ActualHotel! que puedan hacer los Usuarios del sistema. Veasé 2.13.2 - Configurar Usuarios del sistema

Pasos a seguir: Hojuela Identificación Crear Nuevo nivel de acceso

1) Presione el botón Ingresar Nuevo nivel 2) Escriba una Descripción de por ejemplo el área de trabajo que abarca.

Hojuela Privilegios

3) Seleccione las opciones necesarias a habilitar tildándolo las opciones de permitir o restringir en el uso del programa según le convenga al uso del nivel en cuestión. Atención 1 4) Presione el botón Aplicar cambios De esta manera quedará definido un nivel de acceso para asignarlo a uno o a varios usuarios.

Eliminar nivel de acceso 1) Presionar el botón Quitar Atención 2: 2) Confirmar el cuadro de dialogo

Notas: Atención 1: Tenga en cuenta que si habilita la opción "Administrar claves de acceso / usuarios y niveles" estará permitiendo modificar los permisos de usuario al nivel en el cual la haya habilitado.

Atención 2: Tenga en cuenta que si elimina niveles de acceso todos los usuarios que trabajen con esos niveles quedarán sin acceso al nivel en el cual los haya habilitado. Por lo cual verifique con que niveles quedaran.

2.12.2 - Configurar Usuarios del sistema Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Control de Acceso \ Usuarios

Permite: Crear los Usuarios del sistema y determinar el nivel de acceso que poseen.para restringir y controlar el uso de cada proceso del sistema por los operadores o usuarios. A su vez se registra el evento correspondiente con fecha y hora. y asignarle a uno o varios usuarios el mismo nivel. No existe límite de niveles, Ud. puede administrarlos a gusto.

Pasos a seguir:

Crear nuevo Usuario

1) Presione el botón Ingresar nuevo Usuario

2) Edite el Nombre / sobrenombre del Usuario: con el que se identificará al usuario 3) Seleccione el Nivel de acceso permitido: Veasé 2.13.1 - Configurar Niveles de acceso 4) En la casilla Clave de acceso personal al sistema escriba la contraseña con la que usará el programa este Usuario 5) Confirme la contraseña del Usuario en la casilla Repetir la Clave de acceso 6) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios

Editar datos de los usuarios Hojuela Datos básicos

1) Actualizar los datos ingresados para una modificación de nombre o clave de acceso. 2) Presione el botón Suspender el acceso a este usuario si desea no permitir el acceso al sistema de dicho usuario en forma temporaria. O restaure el acceso al sistema si el botón se encuentra en el estado Restaurar el acceso a este usuario 3) Asiente los cambios con el botón Aplicar cambios.

Seguimiento de acciones de los usuarios Hojuela Control de Acceso y eventos

Se visualiza un listado con la evolución de los ingresos a procesos del usuario seleccionado en forma cronológica. Desde aquí podremos controlar la actividad del usuario en el sistema.

Busqueda de eventos

1) Seleccione la Fecha Desde la cual comienza su busqueda. 2) Seleccione la Fecha Hasta la cual considerará su busqueda. 3) Seleccione el Evento a localizar 4) Presione el botón

para efectuar la búsqueda por filtrado

Emitir Informe de eventos de usuarios 1) Presione el botón 2) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe de Registro de eliminados

Mediante el botón Registro de eliminados Se visualiza un listado de los registros que el usuario seleccionado haya borrado en forma cronológica acotados entre fechas.

1) Seleccione la Fecha Desde la cual comienza su busqueda. 2) Seleccione la Fecha Hasta la cual considerará su busqueda.

3) Seleccione el Evento a localizar 4) Presione el botón

para efectuar la búsqueda por filtrado

5) Presione el botón Imprimir / Informe 6) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 7) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar el registro de los eventos

1) Presione el botón Purgar registro de eventos de usuarios

Eliminar de la lista usuarios del sistema 1) Seleccionar el usuarios

2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Atención: Asegurese de que el usuario no tenga que realizar funciones en el sistema especialmente si lleva actividades relacionadas con las reservas si tiene la opción de gestionar por el usuario que la creo.

2.13 - Configurar Grabadora de CD Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar Grabadora de CD

Permite: Configurar todos los parametros que le permitirán efectuar respaldos del sistema mediante un motor propio de grabación en CD.

Pasos a seguir: 1) Indicar la Velocidad de Grabación Tenga en cuenta la máxima velocidad admitida por los CD que utilice.

Para determinar que clave de dispositivo posee en esta PC, haga lo siguiente : 2)Haga click en el botón Ver dispositivos BUS CD disponibles 3)Aparecerá una lista de dispositivos con una nomenclatura adelante. 4)Tome nota de la nomenclatura correspondiente al dispositivo donde grabará Dicha nomenclatura. 5) Ingrésela en el campo "Dispositivo BUS CD". 6) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

2.14 - Configurar Texto memo contrato Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Configuraciones \ Configurar Texto memo contrato

Permite: Editar el contrato de locación que utilice normalmente en su gestión de alquiler temporario especialmente útil cuando Ud. alquilare cabañas, bungalows, departamentos u otro tipo de vivienda.

Pasos a seguir: 1) Editar el contrato de locación adecuandolo a sus necesidades particulares. 2) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

2.15 - Otras configuraciones Acceso Desde:

Barra de Botones :

hojuela "Red"

Barra de Menús : No Posee

Permite: Definir detalles que guardan intima asociación con procesos de uso frecuente, y que estan relacionados con diversos temas abarcados con anterioridad a este tópico. Las configuraciones a considerar permiten; Actualización de los datos del llavero diario (asociado al llavero diario en las terminales), Selección automática de cargos en el CHECK OUT (asociado a la facturación),Habilitación de registro del ingreso/egreso del personal mediante una camara web (asociado a Gestión de personal empleados), Configuración del país de residencia (asociado a la configuración regional), Selección de motor de reportes a utilizar (asociado a todo proceso que emita informes)

Pasos a seguir:

Actualización de los datos del llavero diario

1) Establecer el numero de minutos en que se refrescara la información del llavero diario en las terminales; con valores comprendidos entre 1 y 60 según lo requiera su gestión.

Atención: Tenga en cuenta la velocidad de sus equipos ya que este proceso insume cierto grado de recursos, y puede que mostrando el llavero con un intervalo de actualización demasiado corto se muestre con lentitud. Por mas información sobre este tema consulte el manual de instalación en nuestro sitio WEB: http://www.actualsoft.com.ar/manuales/manual_instalacion_ahotel/indice.html Especificamente los aspectos relacionados con los requerimientos de sistema: http://www.actualsoft.com.ar/manuales/manual_instalacion_ahotel/requerimientos_sistema.html

Selección automática de cargos en el CHECK OUT

1) Si desea que se seleccionen de forma automática Todos los cargos al efectuar un Check Out tilde esta opción.

Habilitación de registro del ingreso/egreso del personal mediante una camara web 1) Tilde esta opción. si desea llevar un control fotográfico del ingreso/egreso de su personal.

Configuración del país de residencia 1) Seleccione el país de la lista desplegable

2) Presione el botón Lugares...

2) Seleccione el País, la Región/Estado/Provincia y la localidad desplegando la lista con [+] o replegando con [-]

Si su País, Región/Estado/Provincia o Localidad/Ciudad no figuran en esta lista... 1) Presione el botón: País, Región/Estado/Provincia o, Localidad/Ciudad según aplique al caso. 2) Edite el nombre de País, Región/Estado/Provincia o la Localidad/Ciudad

Selección de motor de reportes a utilizar

1) Seleccione la opción del motor Reportes HTML si desea que sus informes se generen en ese formato. 2) Seleccione la opción del motor Reportes Crystal Reports si desea que sus informes se generen en ese formato.

Acceso a procesos de configuración básica Al pie se encuentra una serie de botones que le permitirán el acceso rapido a procesos de configuración básica

a) Botón Plan de Cuentas: Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos de este manual b ) Botón Cajas y Cuentas Bancarias del hotel Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 1.3 Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel de este manual c) Botón Configuración de Turnos de Caja Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 1.1 Configurar Turnos de Caja de este manual d) Botón Asignación Contable por movimientos Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 1.5.2 Plan de Cuentas Automatización Procesos /Cuentas de este manual. e) Botón Configuración Divisas / Monedas Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 1.2 Configurar Divisas / Monedas de este manual f) Botón Configuración Impositiva Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 1.4 - Configuración Impositiva de este manual

¿Que control me dará gestionar padrones o tablas en ActualHotel? Llegado este punto considere la posibilidad de tener toda la información de su hotel en un único lugar pudiendo cargar nuevos datos, modificar los existentes y eliminar aquello que ya no necesite en su gestión. Esto se logra mediante los padrones o tablas de datos a las cuales Ud. podrá acceder sin necesidad de sofisticación ni conocimientos avanzados ya que gestionar padrones o tablas en ActualHotel ofrece una interfase clara y comprensible en cada panel de trabajo relacionado con Huéspedes, Clientes, Mercadería, Proveedores o el Menú carta entre otros permitiendole acceder a la información contenida en ellas de forma ágil y dinámica y controlar así cada aspecto de su hotel incluso en detalles que no hubiera tenido en cuenta con anterioridad.

3.1 - Padrones de Provisión Los padrones relacionados con Provisión son todos aquellos que guardan alguna relacion con sus compras de mercaderia y con los servicios de Menú o carta, pero además tambien puede considerar todos los elementos que conforman el Stock en general del hotel tales como muebles y otros elementos que componen el stock de las habitaciones, como asi también aquellos elementos que se utilicen como refacciones, materiales de construcción etc. Los temas que abarcan esta serie son: 3.1.1 - Proveedores 3.1.2 - Rubros / Grupos 3.1.3 - Artículos / Mercadería 3.1.4 - Servicios - Menú 3.1.4.1 - Crear Unidades de medida

Proveedores : Permite cargar gestionar datos y operaciones con los proveedores, incluyendo compras manejo de cuenta corriente etc. Rubros / Grupos : Son las categorias en las que se divide la mercaderia del Stock para mejorar su seguimiento. Artículos / Mercadería : Permite cargar gestionar y mover entre depositos, dar de baja por merma. Servicios - Menú : Permite gestionar los elementos que compongan sus servicios con relacion al Stock si se ingresan los ingredientes como receta. Crear Unidades de medida:Puede gestionar las unidades existentes y agregar otras, si requiere alguna unidad de medida además de las contempladas en el sistema.

3.1.1 - Proveedores Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \ Tablas de Provisión \ Proveedores

Permite: Gestionar los proveedores de artículos al hotel, está ligado al proceso de compras y reposición de stock de artículos. con el registro de compras y remitos correspondiente a cada uno.

Pasos a seguir: Agregar nuevo proveedor Explicación animada 1) Presione botón Ingresar nuevo proveedor 2) Editar el nombre del Proveedor y todos los datos básicos que sean necesarios a su administración. 3) Presione botón Aceptar para registrar los datos.

Editar proveedor existente

1) Seleccionar el Proveedor de la lista 2) En la "Hojuela Datos básicos" modifique la información 3) Confirme con el botón Aplicar cambios para registrar los datos.

Hojuela Cuenta Corriente :

Efectuar Pagos Parciales Seleccione el proveedor de la lista

1) Presione el botón Ingresar pago... 2) Seleccione la Fecha y la Hora del movimiento 3) Seleccione la opción de las hojuelas Efectivo o Cheque según aplique hojuela Efectivo Indique el importe y si lo requiere indique el detalle de arqueo Continúe en el paso Referencias del asiento

hojuela Cheque Ingrese la fecha y todos los datos que posea el cheque emitido Continúe en el paso Referencias del asiento

Referencias del asiento 1) Indique la referencia Por Factura 2) Indique el Concepto 3) Seleccione la Caja y la Cuenta asociada al movimiento 4) Seleccione si Asienta el movimiento de caja

Eliminar el movimiento de Cta. Cte. de la lista 1) Seleccionar el movimiento de Cta. Cte. 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Hojuela Compras

Crear Nuevo pedido de compra

1) Presione el botón Nuevo pedido 2) Seleccionar el Proveedor de la lista 3) Indicar el Nro. de pedido 2) Seleccionar la Fecha del pedido 2) Seleccionar la Fecha de entrega del pedido 3) Agregar ítem Opción a) Indicar la cantidad de items, el precio y confirmar con botón Agregar Opción b) Presione el botón Capturar bajo stock ideal / deseado Si desea eliminar algún ítem 1) Seleccionar el ítem a eliminar 2) Presione el botón Quitar

Enviar pedido al Proveedor

Opción a) Presione el botón Enviar por e-mail Opción b) Presione el botón Imprimir por fax En ambos casos se enviara la siguiente información como se muestra en el ejemplo siguiente pero vera la ventana de su navegador solo con la Opción b)

Para finalizar el proceso utilice las opciones normales de impresión de Windows

Asentar Nueva Compra

1) Seleccionar el Proveedor de la lista 2) Presione el botón Nueva Compra 3) Seleccionar el Tipo de Comprobante 4) Seleccionar la Fecha de la Compra 5) Indicar el Nro. de Comprobante 6) Indicar Concepto / Detalle descriptivo 7) Indicar el Nro. de Comprobante de referencia de stock u omitir con la Opción No posee referencia 8) Seleccionar / deseleccionar la Opción Registra Stock 9 ) Seleccionar el Departamento, agregando el necesario de no tenerlo con el botón 10) Seleccionar / deseleccionar la Opción Asienta movimiento de caja 11) Seleccionar / deseleccionar la Opción Genera IVA por el movimiento 12) Seleccionar / deseleccionar la Opción Actualiza precios de la lista de mercadería 13 ) Seleccionar la Forma de pago

Ingresar ítem de mercadería 1) Presione el botón Mercadería 2) Indicar la cantidad 3) Seleccionar ítem de mercadería

4) Confirmar ítem con el botón Si el articulo no se encuentra en la lista puede crearlo mediante el botón Nuevo articulo y seguir los pasos descriptos para ello en 3.1.3 - Artículos / Mercadería Si desea eliminar algún ítem 1) Seleccionar el ítem a eliminar 2) Presione el botón Quitar 2) Presione el botón Cerrar y Aceptar para asentar los detalles de la compra

Note como se trasladan los costos Netos, el recargo del IVA, las retenciones, e Impuestos Internos, junto con el Total de la compra

Ver detalles de compra

En Hojuela Compras presione el botón Ver. Puede imprimir este mediante el botón

Modificar datos de la Compra

1) Presione el botón Modificar 2) siga los pasos descriptos en Nueva Compra modificando lo que considere 3) Finalice con el botón Aceptar

Eliminar movimiento de Compra de la lista 1) Seleccionar la Compra 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Emitir Informe de Proveedores

1) Presione el botón Informes 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3 ) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar Proveedor de la lista 1) Seleccionar el Proveedor 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

3.1.2 - Rubros / Grupos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \ Tablas de Provisión \ Mercadería botón Rubros / grupos

Permite: Cargar los Rubros / grupos correspondientes a los artículos de Stock. Es de especial utilidad si su mercadería esta en correspondencia con proveedores de rubros diferentes permitiendo un control mas detallado de sus movimientos.

Pasos a seguir:

Ingresar nuevo rubro

1) Presione el botón Ingresar nuevo rubro 2) Editar el nombre del rubro / grupo 3) Confirme con OK

4) Presione el botón

5) Seleccionar una imagen descriptiva siguiendo los pasos normales de exploración de Windows.

4) Presione el botón

si desea eliminar la imagen en uso

Editar rubro existente En el panel principal

1) Seleccionar el rubro 2) Modifique los datos 3) Confirme seleccionando otro rubro de la lista

Eliminar rubro de la lista 1) Seleccionar el rubro 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo Finalizar todo con el botón Salir

3.1.3 - Artículos / Mercadería Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \ Tablas de Provisión \ Artículos /Mercadería

Permite: Gestionar la materia prima necesaria para formar los ítems de la carta o menú. A su vez podrá inventariar cualquier artículo al que desee controlar. Controlar el stock faltante y los movimientos efectuados a cada ítem. Los ingresos de mercadería son registrados por COMPRAS y los egresos pueden efectuarse por salidas manuales o de cocina o bien por la adición a una habitación o al comedor o restaurante. Desde aquí podrá administrar los artículos de mercadería o materia prima que posee el hotel, tales como provisiones de alimentos, componentes de las recetas del menú, artículos de mantenimiento, herramientas, insumos, inventarios de habitaciones, etc. ActualHotel! Permite gestionar parte de lo referente a mercadería y proveedores, para ello existen varios procesos relacionados entre sí a fin de lograr que el sistema brinde información precisa al respecto. Para elaborar un menú, el sistema permite formular con materia prima la composición del mismo, al despachar un artículo del menú, el sistema descontará automáticamente cada componente de la composición formulada. De esta manera, el sistema nos provee de información a cerca de movimientos específicos de la mercadería o materia prima. Podemos también emitir listados de mercadería faltante de acuerdo al parámetro de aviso que configuremos en cada ítem.

Detalles y opciones

En la pestaña tabulada “Datos Básicos” se encuentra la información correspondiente al artículo o ítem seleccionado de la lista de la izquierda. En la pestaña tabulada “Movimientos” podemos visualizar el movimiento de ingreso/egreso del artículo seleccionado como así también el movimiento desde la cocina o un depósito.. Distintas operaciones permitidas : De uso común a todo el proceso El botón “Borrar” elimina de la lista el artículo o ítem seleccionado. El botón “Guardar Cambios” permite actualizar datos modificados en la tabla. El botón “Buscar” permite buscar un artículo específico que esté en la lista. El botón “Imprimir” efectúa un listado tipo tabla para imprimir o exportar a alguna aplicación externa. El botón “Faltante” emite un listado de los ítems que en este momento estén con el stock bajo el parámetro “Stock Mínimo”. El botón “Proveedores” permite ingresar al padrón de proveedores. El botón “Rubros” permite ingresar al padrón de Rubros. El botón “Merma / Salida...” registra un egreso manual del artículo seleccionado. Ideal para ser utilizado en la cocina para descargar manualmente cantidades de stock por mermas o procesos que impliquen descontar mercadería vencida o sin uso.

Pasos a seguir:

Ingresar un nuevo ítem de mercadería

1) Presione el botón Ingresar Nuevo articulo 2) Cargarle una descripción, el nombre del rubro o familia de artículos, el nombre del proveedor de dicho ítem, la unidad de medida (tenga en cuenta este punto a la hora de crear recetas o paquetes y fraccionarlo), la existencia en stock mínimo de aviso en falta, el valor de la última fecha de compra (opcional) y los precios de costo sin y con impuestos. 3) Presione botón Aceptar para registrar los cambios.-

Seguimiento de Movimientos de Stock 1) Seleccione la hojuela Movimientos

2) Filtrar el listado entre fechas con las opciones Desde / Hasta y Presione el botón

Descarga de stock por vencimiento / roturas etc. 1) Seleccione el articulo de la lista principal 2) Presione el botón Merma / Salida... 3) Seleccione la fecha 4) Indique la cantidad 5) Seleccione al la persona Responsable del movimiento si lo requiere el Nro. de comprobante y las observaciones del caso

Transferencias de stock entre depositos

1) Seleccione el articulo de la lista principal 2) Presione el botón Transf. entre depositos... 3) Seleccione la Fecha y la Hora 4) Seleccione el deposito origen en el casillero Desde y el de Destino en el casillero Hasta 5) Confirme con el botón Asentar movimiento

Emitir Informe de movimientos de mercadería 1) Presione el botón Informe 2) Seleccione la Fecha Desde la cual comienza el informe 3) Seleccione la Fecha Hasta la cual considera el informe 4) Seleccione el Tipo de movimiento 5) Seleccione el Deposito afectado 6) Seleccione emitir el movimiento de uno, o de todos los artículos según como seleccione la casilla de verificación “Todos”. 7) Seleccione que si Muestra los movimientos de ingreso / egreso o Todos 8) Confirme con el botón Aceptar

Buscar ítems de mercadería 1) Presione el botón Buscar 2) Tipee al menos las primeras letras del ítem de mercadería; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de mercadería 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Emitir Informe de mercadería 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe de mercadería Faltante 1) Presione el botón Faltante... 2) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar ítems de mercadería de la lista 1) Seleccionar el ítem de mercadería 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

3.1.4 - Servicios - Menú Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Archivo \ Tabla de servicios \ Carta Menú

Permite: Configurar los ítems que se podrán agregar como extras a las habitaciones. Por lo general estos extras son servicios gastronómicos. Cada ítem extra posee una fórmula o composición de “materia prima” o elementos básicos, para que el sistema permita de alguna manera tener un control de stock de dichos productos. A su vez desde aquí podrá generar una carta impresa para designar a las habitaciones. Clasificar cada ítem de acuerdo al cargo según la tarifa preestablecida en el alojamiento del pasajero, o sea que por ejemplo si Ud. generó un ítem nuevo el cual está clasificado como “Desayuno”, este ítem si fue adicionado al pasajero, no sufrirá recargo en la facturación final o check out. En cambio si designó el ítem a la clasificación “Bar /Restaurant”, sí sufrirá el recargo correspondiente. Se enumeran y se administran aquí los servicios adicionales a los cargos de estadía. Pueden filtrarse por rubros para una mayor claridad de gestión. Dichos servicios se pueden adicionar al cargo de un pasajero o bien se venden por separado desde el proceso de Bar/Restaurante o Facturación. Cada servicio posee su rubro y también su clasificación de cargo, lo cual es importante definir a fin de personalizar perfiles de tarifas hoteleras que incluyan o no dichos servicios. (véase Tarifario ). Al ingresar un servicio se puede definir la composición del mismo a fin de llevar un control de costo y stock detallado. Cada ítem se clasifica por rubro, el cual se selecciona de la lista desplegable correspondiente, de esta manera la carta es emitida en forma ordenada por clasificación.

Pasos a seguir:

Crear / Editar ítem del menú

Presione Botón Ingresar / Editar según sea el caso

Pestaña tabulada Datos principales:

1) Seleccione el Rubro / Sección 2) Indique el Precio de venta Final 3) Indique el porcentaje de Coeficiente al Impuesto 4) Seleccione la Cuenta Contable con la que se asociará el movimiento

Importante: No omita el seleccionar la Cuenta Contable ya que de otro modo no figurará en los movimientos de caja

Pestaña Formula composición:

1) Seleccione la opción Este articulo posee una composición para controlar stock 2) Cargue las cantidad/es considerando la Unidad de medida con que lo cargo en Artículos / Mercadería. 3) Cargue los Artículos componentes. 4) repita la Carga de las cantidades con los ingredientes componentes hasta dar por finalizada la receta. Como resultado obtendrá el costo del servicio

Pestaña Clasificación de los cargos: 1) seleccione la clasificación correspondiente.

7) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios

Detallar costo de servicios accesorios Este proceso permite nombrar los servicios accesorios o secundarios que van asociados al servicio principal seleccionado. Ideal para realizar un detalle preciso de servicios ofrecidos. 1) Seleccione el ítem de servicios al cual adjuntar los detalles de servicio 2) Presione el botón Detalles p/ Facturar del panel principal del proceso servicios

3) Presione el botón Ingresar 4) Ingresar Denominación descriptiva del ítem del servicio accesorio 5) Ingresar el valor Unitario del ítem del servicio 6) Confirme con el botón Aceptar

6) Confirme los servicios accesorios con el botón Eliminar ítems de servicios accesorios de la lista 1) Seleccionar el ítem de servicios accesorios 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Guardar

Consultar detalles de servicios La consulta de los detalles de cada ítem de servicio esta distribuida en 4 hojuelas que presentan en orden de izquierda a derecha lo siguiente; "Datos básicos", "Clasificación de los cargos", "Imagen Composición"

Hojuela "Datos básicos"

Presenta: Código de acceso rapido, Descripción, Código alternativo de busqueda, Precio Final, % de Impuesto Base imponible Lista de Cuenta contable asociada al servicio.

Hojuela "Clasificación"

Presenta: El Rubro/Grupo y la clasificación x Cargo al Pasajero a la que pertenece cada servicio. Si desea cambiar alguno de estos aspectos puede hacerlo desde aquí una vez cargado el servicio.

Hojuela "Imagen"

Presenta: la imagen que identifique el servicio en TPV Touch Screen

Cargar imagen a visualizar 1) Presione el botón 2) Seleccionar una imagen descriptiva siguiendo los pasos normales de exploración de Windows, teniendo en cuenta que el formato admitido es JPEG (*.JPG).

Eliminar imagen a visualizar 1) Presione el botón

Hojuela "Composición"

Presenta: La composición de la receta del servicio con su Costo total.

Acceder a Lista de Rubros 1) Presione el botón Rubros... o en Hojuela "Clasificación" 2) Siga los pasos descritos en el tópico 3.1.2 - Rubros / Grupos

Emitir Informe de servicios 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Efectuar Filtros de ítems a presentar en cada terminal

Permite definir que ítems de serviciose mostrarán en cada terminal para evitar ver aquellas que no apliquen a la gestión en cada una de ellas 1) Presione el botón Filtros del panel principal del proceso servicios 2) Seleccionar el ítem de servicios a presentar en cada PC terminal.

Atención: Tenga en cuenta que si no selecciona ningún ítem de servicio el sistema asumirá que se muestren todos.

Eliminar ítems de servicios de la lista 1) Seleccionar el ítem de servicios

2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

3.1.4.1 - Crear Unidades de medida Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \ Tablas de Provisión \ Artículos / Mercadería botón

Permite: Agregar nuevas unidades de medida por ejemplo onzas o metros. Las cuales complementan con las de la lista incluida en el sistema.

Pasos a seguir:

Ingresar Nueva unidad de medida

1) Presionar el botón Nueva 2) Agregar el nombre de las nuevas unidades de medida según sea su necesidad. 3) Finalizada la carga Finalice con el botón X

Eliminar de la lista unidad de medida 1) Seleccionar la unidad de medida 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Atención: Tenga en cuenta que este cambio afectará todos los artículos cargados con esta unidad de medida.

3.1.5 - Tabla de Departamentos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \Tablas de Provisión \ Tabla de Departamentos

Permite: Definir que departamentos contables posee a fin de agrupar movimientos, saldos y totales por cuentas contables y realizar informes financieros.

Pasos a seguir:

Ingresar Nuevo Departamento 1) Presione el botón Nuevo 2) Ingrese el nombre del departamento 3) Confirme con el botón OK

Eliminar departamentos de la lista 1) Seleccionar el Departamento 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Finalizar con el botón Salir

3.1.6 - Tabla de Referidos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \Tablas de Provisión \ Tabla de Referidos

Permite: Indicar el modo en que el interesado en la reserva llego a tener conocimiento del hotel, es de utilidad a la hora de saber que medio esta siendo mas eficaz en la publicidad del hotel.

Pasos a seguir:

Ingresar Nuevo Referidos 1) Presione el botón Nuevo 2) Ingrese el nombre del Referido 3) Confirme con el botón OK

Eliminar Referido de la lista 1) Seleccionar el Referido 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo Finalizar con el botón X

3.2 - Nomina de Personal / Empleados Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestíon \ Gestíon Personal / Empleados

Permite: El sistema permite llevar desde ésta pantalla una nómina completa de los empleados del hotel. A su vez podrá llevar los importes de sueldo, adelantos por caja y el control de entrada y salida de personal (horarios). Agregar los datos tanto personales Conyugales, Familiares (domicilio, tel, etc). Como laborales y contables (sueldo, estado de cuenta etc.) correspondientes a los empleados que trabajan dentro de su hotel. Incluso información de control de acceso o registro de tarjeta de Entrada - Salida del trabajo.

Descripción y Opciones La pestaña Antecedentes Permite ingresar los datos de antecedentes correspondientes a los datos personales del empleado. La pestaña Cónyuge Ingresar el nombre, y todos los datos correspondientes a los datos maritales del empleado. La pestaña Familia Ingresar el nombre, y todos los datos correspondientes a los hijos en relación de cargos del empleado. La pestaña Sueldo mantiene la información del desglose o cargas correspondientes al sueldo del empleado. La pestaña Cuenta mantiene una cuenta corriente del sueldo contra los pagos que se le realizaron, tanto completos como adelantos. La pestaña Acceso Permite: llevar el control de entrada / salida por horario, para luego realizar informes en base a dicha información almacenada. El sistema permite mantener un proceso de control mediante tarjetas magnéticas o códigos de barra para dicho

propósito. A su vez, si dispone de un sistema de registro por cámara, el sistema registra una fotografía por cada activación o pase de la tarjeta a fin de verificar la veracidad del ingreso o egreso. Podrá llevar a cabo este proceso a diario accediendo a Miscelaneas \ Control de Acceso \ Registro de entrada y salida del personal.

Pasos a seguir:

Ingresar nuevo empleado

1) Presione el Botón Ingresar nuevo empleado En área común Ingresar el Número de Legajo, el Apellido y los Nombres.

Pestaña antecedentes

1) Ingrese los datos de antecedentes personales como; Documento Nº, Fecha de Nacimiento, Lugar de Nacimiento, Domicilio, Barrio, Sección 2) Considerando los que sean esenciales para el registro de su gestion de empleo tales como; Fecha de Ingreso, Categoria, Clave tributaria y otros tales como Modalidad del Contrato, A.F.J.P. si cuenta con algúnBeneficiario de Seguro de vida, Domicilio y DNI del Beneficiario.

Pestaña Cónyuge

1) Ingrese el Estado civil del empleado 2) Ingrese los datos de su conyuge que apliquen tales como; Nombre y Apellido, Documento Nº, Fecha de Nacimiento, Lugar de Nacimiento, Ocupación Actual. 3) Seleccione / omita si el conyuge es Incapacitado/a y/o Percibe asignaciones Familiares.

Pestaña Familia

1) Ingrese los datos de los hijos que apliquen tales como; Nombre y Apellido 2) Seleccione la Fecha de Nacimiento 3) Ingrese Nº de Documento 4) Seleccione la Escolaridad que este cursando 5) Seleccione / omita si el hijo es Incapacitado/a

Pestaña sueldo

1) Ingresar el Sueldo Básico, y todos los cargos en relación a las Deducciones y Asignaciones del empleado. 2) Si aplica al caso indique el valor del Sueldo Neto por Hora 3) Cargados todos los valores presione el botón

para obtener el calculo del Total Sueldo $

Editar nombre de items de Deducciones y Asignaciones 1) Haga click sobre el rotulo Deducción (...) / Otra Asig (...) 2) Edite el nombre que aplique al caso 3) Confirme con el botón OK

Consultar el estado de cuenta, Generar vales y sueldo del empleado. 1) Seleccionar el Empleado de la lista 2) Seleccione pestaña "Cuenta"

Ingresar vales o adelantos

1) Presionar el botón Ingresar vale/Retiro 2) Ingresar Fecha 3) Ingresar Hora 4) Ingresar Importe 5) Seleccionar / Omitir opción Genera movimiento de caja 6) Ingresar Detalle de vales o adelantos de sueldo del empleado 7) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Generar sueldo

1) Presionar el botón Generar sueldo

2) Seleccionar Fecha de Pago 3) Seleccionar Mes y año correspondiente 4) Ingresar Importe de sueldo Neto 5 ) Ingresar Detalles descriptivo del movimiento

Eliminar movimientos de cuenta de la lista 1) Seleccionar el movimiento

2) Presione el botón 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Emitir Informe de movimientos 1) Presione el botón Imprimir / Informe 2)Seleccione la Fecha Desde la cual comenzar su Informe. 3) Seleccione la Fecha Hasta la cual considerará su Informe. 4) Seleccionar / Omitir opción Todos los Empleados

5) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 6) Confirme con el botón Aceptar

7 ) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Gestionar y controlar el acceso / salida del personal 1) Seleccionar el Empleado de la lista 2) Seleccione pestaña "Acceso"

Identificación de Empleado

1) Escriba el Código de acceso con que se identificará el Empleado en la casilla correspondiente. Preste atención a este paso ya que los caracteres figurarán enmascarados como "oooooo" 2) Presione el botón 3) Encuadrar y Confirmar el cuadro de dialogo con el botón Tomar Fotografía

Emitir Informe de Entrada / Salida de empleado individual 1) Presione el botón 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe de Entrada / Salida del personal en General 1) Presione el botón Todos los empleados 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar registros de Entrada / Salida del personal de la lista 1) Seleccionar el registro de entrada / salida a eliminar 2) Presione el botón 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Registro de entrada y salida del personal 1) Presione el botón 2) Siga los pasos detallados en 4.25 - Registro de entrada de personal

Eliminar empleado de la lista 1) Seleccionar el Empleado de la lista 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Para registrar los cambios de todos los pasos de ingreso de datos Presione el botón Aplicar los cambios.

3.3 - Padrón de Clientes del Hotel Sus clientes son lo mas importante para la vida de su hotel; por ello este tema se considerá con la solides nesesaria en ActualHotel! Basicamente se diferencian dos tipos de clientes a saber los particulares y las Empresas o agencias. Cada proceso relacionado con estos tipos de clientes tiene su orientacion particular según las posibilidades de gestion que se requieren. Los temas a considerar en esta seccion serán : 3.3.1 - Clientes Particulares 3.3.2 - Clientes Empresas y Agencias Clientes Particulares : Abarca todo lo conserniente a los arribos particulares individuales o familiares con una gestion basica de sus datos y el control de consumos. Clientes Empresas y Agencias : Permite gestionar todo aspecto de su relacion comercial incluyendo manejo de cuenta corriente, descuentos, forma de cobertura, y manera de devengar los cargos por reserva o estadia, según sea su trato.

3.3.1 - Clientes Particulares Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Clientes del hotel \ Particulares.

Permite: gestionar los datos de los clientes con sus datos personales, los datos de los acompañantes o adicionales, su estado de Cuenta corriente, registro de histórico del alojamiento y los consumos, incluso prevé tomarle una foto para su mejor identificación y la posibilidad de selección de cliente como ‘No deseado’ ‘Con orden de captura policial’ o ‘Con orden de captura internacional’. Este registro se genera automáticamente al dar Check-Out a un huésped lo que agiliza notablemente la carga de datos, además de la carga por anticipado contando de antemano con los datos en cartera de clientes.Los clientes se almacenan automáticamente tras un check-in. Éstos quedan almacenados para futura referencia e histórico. Utilice ésta pantalla para gestiones de fidelización y obtención de información. también podrán ser ingresados manualmente desde ésta ventana.

Descripción y Opciones Hojuela "Datos" Permite la edición de los datos personales del pasajero titular Hojuela “Histórico” Muestra un listado de las fechas en que el pasajero seleccionado estuvo en el hotel con los importes facturados. Muestra las personas adicionales o acompañantes del cliente principal Hojuela "Adicionales" Permite la edición de los datos personales de los pasajeros Adicionales ao acompañantes Hojuela “Cta. Cte ” Permite gestionar el estado de Cuenta del cliente Generar movimiento de Rendición o débito, Emitir Informe y Eliminar movimientos

Hojuela "Miscelaneas" Permite ingresar una imagen del cliente y/o marcar como no deseado además de tenerlo identificado con orden de captura policial e incluso internacional.

Pasos a seguir:

Ingresar Nuevo Cliente 1) Presione el botón Ingresar Nuevo Cliente 2)Cargue todos los datos de que disponga en el momento 3) Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Realizar Consultas y gestionar clientes previamente ingresados Seleccione la hojuela Histórico Le mostrará los movimientos históricos de ingreso Egreso de alojamientos y consumos

Mediante el botón Ver detalle puede emitir el reporte detallado mediante reporteador Crystal Report Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Gestión de “Adicionales” Seleccione la Hojuela “Adicionales”

1) Presione el botón Nuevo 2) Ingresar mas adicionales teniendo como base los datos de cabecera del titular

1) Presione el botón Cumpleaños para visualizar los datos de las personas que cumplen años en un mes determinado del año.

Puede acceder al archivo completo de todos los adicionales mediante el botón Archivo completo...

Gestionar el estado de Cuenta Corriente del cliente Seleccione la Hojuela Cta. Cte.

Generar movimiento de Rendición x Cuenta del Cliente 1) Presione el botón 2) Indique el Concepto 3) Indique el Importe 4) Si es el caso indique la Correspondencia a la factura Nro. 5) Seleccione la Forma de Pago 6) Seleccione la Cuenta Contable a la cual va asociado el movimiento 7) Confirme con el botón Aceptar

Generar movimiento de débito en la Cuenta Corriente 1) Presione el botón 2) Indique la Fecha del movimiento 3 ) Confirme con el botón Aceptar

Emitir Informe de Cuenta Corriente 1) Presione el botón 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar

4 ) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar movimientos de Cuenta Corriente de la lista 1) Seleccionar el movimiento

2) Presione el botón 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Gestión de detalles descriptivos del cliente Titular Seleccione la Hojuela Miscelaneas

Ingresar imagen

Opción a) Capturar desde una Web Cam 1) Presione el botón Capturar desde una Web Cam

2) Encuadrar y Confirmar el cuadro de dialogo con el botón Tomar Fotografía

Opción b) Capturar desde un archivo de imagenes 1) Presione el botón Capturar desde un archivo de imagenes 2) Seleccionar una imagen descriptiva siguiendo los pasos normales de exploración de Windows.

4) Presione el botón si desea eliminar la imagen en uso 5) Seleccione / Omita las Opciones Cliente No deseado, Cliente con orden de captura policial, Cliente con orden de captura Internacional según aplique al caso.

Para registrar los cambios de todos los pasos de ingreso de datos Presione el botón

Aplicar los cambios.

Emitir Informe de padrón de Clientes 1) Presione el botón Imprimir... del panel principal de Administración de Clientes 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Buscar Clientes 1) Presione el botón Buscar del panel principal de Administración de Clientes 2) Tipee al menos las primeras letras del nombre de Clientes; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de Clientes 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Mensajería con sus clientes Permite agregar o editar un esquema de e-mail que el sistema automatizará según como lo haya definido. Con éstas definiciones podrá automatizar tareas de fidelización de clientes, logrando que ActualHotel! trabaje por usted sin tener que recordar fechas, acontecimientos o cumpleaños. Configure primero la información necesaria para éste servicio desde menú: Configuraciones \ Configurar e-mail (veasé: 2.9 - Configurar e-mail). Presione el botón Mensajería 1) Defina un Nombre del esquema 2) Seleccione los clientes destinatarios de dicho e-mail: Puede hacer click sobre el botón Para todos los clientes, de esta manera el sistema lo realizar globalmente, de lo contrario, puede hacer click sobre el botón seleccionando puntualmente a los clientes necesarios. Elimine los clientes destinatarios que no desea en la lista de envio con el botón

Quitar

Agregarpara ir

3) En la pestaña "Mensaje", defina el título (subject) 4) redacte el cuerpo del mismo. Recuerde que siempre el sistema enviará adjunto su logotipo definido en Configuraciones \ Configurar email.(Veasé:el tópico 2.9 - Configurar e-mail de este manual)

5) Seleccione la opción de que El mensaje es en formato HTML si posee un diseño elaborado a tal fin. Para ello tenga en cuenta la explicación brindada en el botón Información...

A partir de esto y contando con el archivo HTML de uso en su gestión; los pasos a seguir son: 6) Seleccionar en su navegador el diseño de cuerpo de mensaje a utilizar

7) Haga click secundario y en el menú contextual; haga click en la opción "Ver fuente de la selección" o lo equivalente del navegador de uso en su gestión

8) Seleccionar en su navegador las líneas del código de diseño de cuerpo de mensaje a utilizar

9) Haga click secundario y en el menú contextual; haga click en la opción "Copiar"

10) Dirijasé a la pestaña "Mensaje" al área correspondiente al cuerpo del mismo 11) Haga click secundario y en el menú contextual; haga click en la opción "Pegar"

Comprobará que el código se copió exitosamente al verlo en el área correspondiente al cuerpo del mensaje

12) Compruebe si se ve correctamente con el botón Vista previa en explorador, que lo mostrara tal como se verá en el cuerpo del mensaje del correo a enviar a sus clientes.

En la pestaña "Miscelaneas" deberá definir que tipo de mensaje es y con que frecuencia debe enviarse.

haga click en el botón Aceptar para tomar los cambios y almacenar el esquema.

3.3.2 - Clientes Empresas Agencias Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Clientes del hotel \ Empresas Agencias

Permite: La gestión de las empresas de viajes, Sindicatos, convenios especiales u otros con los que tenga como clientes sin estar encuadrados como clientes particulares. Cuenta con todo lo referente a datos descriptivos, de seguimiento de cuenta corriente y genera un histórico con los alojamientos y consumos que realice cada empresa.-

Pasos a seguir:

Ingresar Nuevo Cliente Empresa

1) Presione botón Ingresar nuevo cliente 2) Cargar los datos referetes a la empresa, su persona de contacto, direcciones fisicas y de contacto electrónicas.

3) Cargar los datos referetes a su identificación fiscal de la empresa

4) Cargar el porcentaje de descuento a otorgar a la empresa, y si lo posee información adicional

5) Seleccionar la manera de devengar los cargos según la Modalidad de contrato de cuenta corriente a aplicar con la empresa

Explicación de cargos/cuenta según Modalidad de contrato de cuenta corriente por empresa: Ud puede seleccionar una de las dos modalidades de gestión de cuentas corriente o devengación de conceptos de estadía con la empresa: a) Por reservas: El sistema genera un movimiento de débito en la cuenta de la empresa a la hora de realizar la facturación a la o las reservas afectadas, para tal caso véase el proceso que es accede desde el botón "Facturar reservas pendientes" desde la pestaña "Cuenta Corriente" del Administrador de Empresas. Desde allí, luego de seleccionar las que correspondan, se procede a facturarlas para que así se genere el movimiento en la cuenta corriente tal como corresponda. b) Por estadías reales:

El sistema genera un movimiento en la cuenta de la empresa tras realizar el check out del pasajero, por lo que se podrá inicialmente registrar pagos parciales de la empresa hacia el hotel desde el botón "Ingresar Pago" desde la pestaña "Cuenta Corriente" del Administrador de Empresas.

Atención: El campo "Ingreso de seña" desde las reservas no inside en la cuenta de la empresa, aún si se seleccionó una empresa. 3) Presione botón Aceptar para registrar los datos.-

Realizar Consultas y gestionar clientes previamente ingresados 1) Seleccione la empresa a consultar de la lista de la derecha

Consultar Datos Principales

2) Seleccione Hojuela Datos Principales 3) Consulte o Modifique los datos identificatorios de la empresa, identificación fiscal, la Modalidad de contrato de cuenta corriente

4) Si en el caso de que la empresa tenga un porcentaje de comisión agreguelo en:

5) Agregue la Información Fiscal Adicional que se requiera para la empresa, con su descuento sobre los precios del tarifario en:

6) Presione sobre el cuadro de color, con el cual identificar en el Planning de reservas en:

6_1) Seleccione el color identificatorio para localizarlo en el Planning de Reservas. 6_2) Presione el botón Aceptar

7) Seleccione la Cuenta contable para la asociación con los movimientos, confirme con el botón

Consultar Información Histórica de la empresa 4) Seleccione Hojuela Histórico

5) Establecer filtro de eventos acotando mediante Mostrar desde y al confirmando con el botón 6) Agregue o Edite Observaciones : si lo requiere

Emitir Informe de histórico 1) Presione el botón Imprimir seleccionar/omitir si requiere Todas las operaciones 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe de reservas histórico 1) Presione el botón Imprimir seleccionar/omitir si requiere Todas las operaciones 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Gestionar Cuenta Corriente de las Empresas 1) Seleccione Hojuela Cuenta Corriente

Ingresar pago a cuenta 1) Presione el botón Ingresar pago... 2) Llene los datos del formulario considerando especialmente Corresp. a factura Nro.: 3) Confirme con el botón Aceptar

Ingresar Débito de servicios a cuenta 1) Presione el botón Debitar servicios... 2) Llene los datos del formulario 3) Confirme con el botón Aceptar

Facturar reservas pendientes

1) Seleccione los movimientos pendientes de facturar 2) Presione e l botón Facturar ítems seleccionados

Emitir Informe de Cuenta Corriente de Empresa 1) Presione el botón Informe 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe de Saldos de Cuenta Corriente de Empresa 1) Presione el botón Saldos 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Informe de facturas emitidas a empresas.

Se informan aquí las facturas emitidas a empresas que serán acreditadas a conceptos de estadía de pasajeros. El saldo se irá descontando cada vez que un pasajero realice un check in y se seleccione correctamente la empresa. 1) Presione el botón 2) Seleccione en el calendario Mostrar facturas desde : la fecha que quiera consultar 2) Seleccione la opción Mostrar solo facturas de pagos anticipados y sus saldos, si desea filtrar la presentación acotada a esa condición

Ver detalles de cada factura 1) Seleccione la factura de la lista 2) Presione el botón Ver detalle...

Plantear Bloqueos de uso de habitaciones 1) Seleccione Hojuela "Bloqueos"

2) Filtrar el listado entre fechas “Desde / Hasta” y Presione el botón

3) Presione el botón Nuevo... 4) Seleccione la fecha “Desde / Hasta” en la que se considerará el bloqueo

5) Presione el botón Seleccione Habitaciones disponibles 6) Seleccione las Habitaciones a bloquear

Eliminar bloqueos de la lista

1) Seleccionar el bloqueo de la Lista de bloqueos 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Emitir Informe de Bloqueos 1) Presione el botón Imprimir Seleccione emitir el movimiento de una empresa, o de todas 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Plantear Coberturas predeterminadas

1) Seleccione Hojuela "Cobertura" 2) Seleccione los servicios que se incluirán para esta Empresa

Presione el botón Aplicar cambios Para registrar los cambios de todos los pasos de ingreso de datos

Emitir Informe del padrón de empresas 1) Presione el botón Imprimir...del panel principal de Administración de Clientes empresas 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar empresas de la lista 1) Seleccionar la empresa de la lista

2) Presione el botón Quitar del panel principal de Administración de Clientes empresas 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Buscar empresas del padrón 1) Presione el botón Buscar del panel principal de Administración de Clientes empresas 2) Tipee al menos las primeras letras de la empresas del padrón; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro del padrón de empresas 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Mensajería Postal con sus clientes empresas

Permite imprimir las etiquetas con los datos de los clientes Empresas con los que trabaja para enviarles correo postal. 1) Presione el botón Mailing Postal del panel principal de Administración de Clientes empresas 2) Tenga en cuenta el aviso del sistema sobre el diseño y de la plantilla de etiquetas a imprimir para utilizar estas u otras que se atengan a un diseño similar

Atención: Si en su caso requiera utilizar algún diseño de etiquetas; puede configurarlas a su necesidad

consultando el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre creación / edición de reportes. 3) Confirmar el cuadro de dialogo

2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

3.4 - Padrón de Tarjetas de Crédito Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivo \ Tablas Cuentas \ Tarjetas de Crédito.

Permite: Agregar Las diferentes Tajetas de Crédito. que admita en las transacciones de su hotel.

Pasos a seguir:

Ingresar Nuevas Tarjetas

1) Presione el botón Ingresar 2) Ingresar el Nombre de la Tarjeta de Crédito. o entidad financiera 3) Presione el botón Guardar.

Eliminar Tarjetas de Crédito. de la lista 1) Seleccionar la Tarjetas de Crédito. 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo Finalizar con el botón

3.5 - Agenda Telefónica Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Misceláneas \ Agenda telefónica

Permite: Gestionar su Lista de contactos personales.

Pasos a seguir:

Ingresar / Editar contactos 1) Presione el botón: Nuevo… o Editar

Pestaña Datos particulares: Ingrese los datos correspondientes a; Domicilio, Código postal, Localidad, Provincia, País.

Pestaña Telefonos & Contacto: Ingrese los Telefonos y las direcciones electrónicas de que disponga cada persona o empresa a agendar..

Pestaña Observaciones: Ingrese los datos que considere necesarios para tener en cuenta de la persona o empresa a agendar.

Buscar contactos

1) Presione el botón Buscar 2) Tipee al menos las primeras letras del contacto; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de contactos 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Emitir lista de contactos

1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar contactos de la lista 1) Seleccionar el contacto

2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Presione botón Aceptar para registrar los datos Ingresados.

3.6 - Agenda Calendario Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Misceláneas \Agenda Calendario

Permite: Gestionar tareas a realizar a fechas futuras, ver su estado (Hecho o por hacer) Pasos a seguir: Pestaña "Para hacer":

1) Seleccionar la fecha del calendario 2) Editar las tareas a realizar 3) Tildar cuando se hayan realizado.

Pestaña horario:

1) Seleccionar la fecha del calendario 2) Editar las tareas a modo de block de notas

Finalizar con el botón

¿Que le permite ActualHotel! en la gestión de su hotel? ActualHotel! le permitirá sacar el máximo provecho de todos los recursos de su hotel haciendo que Ud. se concentre en llevar adelante la gestión de su Hotel, Bungalow, o Casas de apartamentos de alquiler, automatizando todos los aspectos rutinarios de la actividad diaria tales como la gestión de Reservas, la Recepción de Huéspedes, los Servicios que les brinde como consumos de bar, lavandería, Tienda etc. Como así también le permitirá llevar un control detallado de los movimientos de Cuenta corriente con Proveedores por compras de provisión o Esto o de Clientes habituales que posea en su cartera. Los Servicios que incidan en el Stock se podrán controlar sin necesidad de constantes relevamientos fisicos de sus depositos ya que, si configuró adecuadamente la carta de servicios; detallando sus recetas de ingredientes o componentes de paquete, cada articulo se debitará automáticamente del en la proporción adecuada y tendrá en todo momento la información de existencias y faltantes. Todo esto estará a su disposición con simplicidad y transparencia mediante procesos centralizadores como el de Caja y Cuentas que lleva un control de cada movimiento monetario efectuado.

4.1 - Gestión de Planning de Reservas Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Archivos / Reservaciones

Permite: Ver gráficamente la ocupación del hotel pudiendo visualizar cronológicamente el estado de las habitaciones del hotel en un período de tiempo determinado. Las reservas son almacenadas en el programa de forma sencilla y práctica. Puede acceder de dos maneras a la carga de una reserva.

Descripción y Opciones Ud. puede seleccionar el período a visualizar, buscándolo en el calendario de la izquierda. y saber en todo momento cual es el día en el cual esta trabajando con sus reservas y/o ocupaciones ya que figura como un dato resaltado a modo de titulo. El selector de fecha de la derecha permite ubicar al planning a partir de una fecha específica.

Al seleccionar en el calendario el botón “Today” se visualiza el esquema a partir de la fecha actual.

En el esquema podemos visualizar los días (a lo ancho) y las habitaciones (a lo alto). Cuando se ingrese un hospedaje o una reserva, el gráfico mostrará un rectángulo de color rojo (hospedaje) o amarillo (reserva) según el día y la habitación correspondiente. Los distintos colores, previamente definidos, nos muestran las ocupaciones actuales, históricas y reservas futuras. Los casilleros correspondientes a las fechas de salida de un pasajero se mostraran en blanco o bien darán lugar a una nueva reserva u ocupación.

Al sobrevolar con el mouse las areas cubiertas, se despliega un Tip u hoja de información de la reserva u ocupación en cuestión.

Al hacer click secundario sobre algún casillero se desplegarán opciones adecuadas a cada caso, según sea un área libre de la grilla una reserva, u ocupación.

Ej.. click secundario sobre una área libre o vacía

Ej.. click secundario sobre una reserva

Ej.. click secundario sobre una ocupación Al hacer doble click sobre una reserva ; el sistema ingresará a una pantalla que muestra el panel para editar la reserva seleccionada.

Al hacer doble click sobre una ocupación; el sistema ingresará a una pantalla que muestra el panel para editar la ocupación seleccionada.

Al hacer doble click sobre un casillero en blanco con fecha posterior al día de hoy se ingresará una reserva nueva. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 4.1.1 - Ingreso y gestión de Reservas

Al hacer doble click sobre el día de hoy se realizará un check in. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 4.2.1 - Check In o Ingreso del pasajero

Por debajo de la grilla hay una barra de información rapida y con algunas opciones de visualización interesantes

de izquierda a derecha Ud. encontrará: Identificación rapida : muestra el estado Reservada / Ocupada, el Nombre a quien este la Reserva u ocupación y el Número de reserva o alojamiento. Cambio de color :

Desde aquí podrá cambiar el color de fondo de la grilla.

Categoría / Plazas : habitación sobrevolada o seleccionada. Vista Fin de semana :

Aquí podrá seleccionar si desea que se destaquen los días del fin de semana.

Ocupaciones actuales / Históricas : actuales y las históricas.

Zoom :

muestra la Categoría y las Plazas de ocupación disponibles de la

Aquí podrá seleccionar si desea ver en la grilla las ocupaciones

Desde aquí podrá aumentar o disminuir la vista de la grilla.

Orden :

Aquí podrá seleccionar con que orden desea ver las habitaciones (por nro o por tipo).

Modalidad arrastre : Aquí podrá cambiar entre modalidad de edición común o modalidad arrastrar y soltar, para hacer cambios rápidos de habitaciones.

Colores de Grilla :

Muestra los colores identificativos presentados por omisión de la Grilla.

Barra de botones : permite realizar distintas tareas de uso frecuente como ingresar una nueva reserva, un check in, realizar informes, etc.

Botón Ingresar: permite ingresar una reserva al sistema. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 4.1.1 - Ingreso y gestión de Reservas Botón Check in: permite hacer darle ingreso a un pasajero. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 4.2.1 - Check In o Ingreso del pasajero Botón Informes: permite realizar informes de estadía y reservas del hotel. Puede exportarlos a otras aplicaciones o imprimirlas en una impresora. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 5.11 - Informe de estadías Botón Archivo: permite ver las reservas en forma de lista ordenada por diferentes criterios con opción de filtrar las que esten sin Check In. Permitiendo Buscar, Editar, Emitir informes y/o Eliminar archivos de reservas del registro.

Formas de visualizar la información de las reservas Seleccione la hojuela tabulada que le muestre la información de las reservas en el orden deseado según las opciones; Orden x numero: mostrará la lista ordenada según el numero que se asigna por cada reserva Orden x fecha de llamada: mostrará la lista ordenada según la fecha de llamada que se haya cargado en los datos de las reservas Orden x fecha de reserva: mostrará la lista ordenada según la fecha de reserva que se haya cargado en los datos de las reservas Orden x Pasajero: mostrará la lista ordenada alfabeticamente según el nombre del Pasajero Botón Disponibilidad: muestra un gráfico de la congestión mensual de un tipo de habitación determinada, ideal para determinar reservas. Ud selecciona un tipo de habitación (ej.. Doble matrimonial) y el sistema le determinará según datos de reservas y hospedaje, que cantidad tendrá disponible en los días de un mes determinado. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 5.9 - Calendario de Disponibilidades Botón Imprime Grilla: permite realizar una impresión del Planning Grid tal como lo ve en pantalla a la impresora predefinida. Botón Exportar: permite realizar una Exportación a Microsoft Excel para su edición.

Web: Efectúa un UPLOAD del Planning Grid a su Hosting para su consulta en Internet mediante un navegador. Para ver detalles de como configurar el UPLOAD consulte el tema 2.8 - Configurar FTP

Atención: El acceso a esta informacion será solo para la consulta de su gestión; no para el publico en general que navegue en sus sitio, ni para efectuar reservas al consultar la disponibilidad de su hotel.

Botón Histórico: Muestra un listado de reservas que ya pasaron a ser históricas con todos los datos que se hayan relevado.

Botón A vencer: Informa de las reservas que estan próximas a vencer. A su vez permite cancelar o bien postergar el vencimiento de una reserva. También podrá eliminar la reserva si es que posee privilegios de hacerlo. Puede realizar un filtro Desde-Hasta desde el panel superior.

Botón Vencidas: Muestra un listado de reservas caídas/vencidas que el sistema generó automáticamente. Podrá desde aquí ingresar las causas de las mismas e imprimir un informe. Para ver las opciones de gestión de este proceso consulte el tema 5.10 - Informe Reservas caídas o vencidas

4.1.1 - Ingreso y gestión de reservas Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Archivos / Reservaciones

Permite: Ingresar una reserva de habitaciones a una empresa o persona. Fue diseñada para poder cargar con pocos datos una reserva, logrando velocidad en el proceso. Luego se puede ingresar nuevamente para ir completando aún mas información.

Descripción y Opciones Las pestañas agrupan los datos de forma ordenada para poder enfocarse directamente en lo necesario. La pestaña "Pensión" es la que posee la información netamente vital, para poder generar la reserva.

Pasos a seguir: Al hacer click sobre la coordenada Habitación/ Fecha; el sistema mostrará la reserva o los datos del pasajero alojado según corresponda. Fíjese que al pasar el puntero del mouse sobre un rectángulo,

A) Opción de Carga rapida

1) Aseguresé de tener habilitada la opción Modalidad arrastre

2) Seleccione las coordenadas Habitación - Fecha del inicio

3) arrastre hasta las coordenadas Fecha de fin de la reserva.

4) Edite un nombre para identificar la reserva. 5) Confirme con el botón

verá los datos del Tip de informe al sobrevolar con el mouse sobre la reserva.

Si requiere algún ajuste en cuanto a la ubicación en la grilla tomelo por el dibujo deseada.

y muevalo a la posición

B) Opción de Carga detallada Hacer doble click sobre la coordenada Habitación/ Fecha. Las pestañas agrupan los datos de forma ordenada para poder enfocarse directamente en lo necesario. La pestaña "Pensión" es la que posee la información netamente vital, para poder generar la reserva. ActualHotel! posee internamente un sistema de validación capaz de indicar si una reserva será o no efectiva según ocupación.

Los datos imprescindibles necesarios a completar son : * Nombre del pasajero o cuenta. * Cantidad de pasajeros. * Tipo de pensión. * Habitaciones a tomar. * Fechas de la reserva ( Hojuela "Fechas")

Área común

1) Indicar el Nombre Completo del pasajero (Sugerencia: Encabece con el Apellido para agilizar la posterior busqueda) Al ingresar el nombre, el sistema buscará por similitud en el padron de Clientes y le preguntará si alguno de la lista es el cliente deseado. 1a) Utilice el botón Capturar Cliente para obtener sus datos si este es un pasajero habitual del hotel y ya fue empadronado como Cliente al alojarse con anterioridad en el hotel. 2) Si el pasajero que pide reservas es parte de un grupo o tiene relación con una empresa de viajes, selecciónela de la lista “Empresa de Viajes” Si no la posee en la lista; ingrese una nueva Empresa de viajes / Sindicato / Convenio mediante el botón y siga los pasos descriptos en el tema 3.3.2 - Clientes Empresas Agencias Utilice el botón "Multi >> " si desea ingresar en un solo proceso varias reservas simultáneas entre las mismas fechas.

Pestaña tabulada “Datos Básicos”

1) Completar los datos de nómina del pasajero

Pestaña tabulada “Pensión”

1) Editar la cantidad de pasajeros 2) Seleccionar el tipo de pensión

3) Si lo requiere el caso Ingresar una seña o anticipo de la estadía desde el cuadro "Importe de Seña" 3a) Seleccione la opcion Factura y Presione el botón 1) Complete los datos personales que no se hubieran cargado en los pasos anteriores 2) Seleccione la opcion correspondiente a la Forma de Pago

3b) Seleccione la opcion Recibo 1) Presione el botón 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa... para procesar el archivo con el gestor de Crystal Report 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterm. emitirá el reporte en la impresora predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora para seleccionar cual impresora se utilizará, siguiendo las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-Mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

4) Seleccione sobre que habitaciones hará la reserva.(por omición estará seleccionada aquella que haya coincidido en las coordenadas del Planning) 4_1) si la cantidad de habitaciones supera la 10 visibles presione el botón Mas.. e indique todas las habitaciones hasta cubrir todas las que requiera el caso. 4_2) Presione el botón Aceptar para registrar las habitaciones Seleccionadas

Pestaña tabulada “Fechas”

1) Registrar las fechas IN y OUT del alojamiento 2) De realizar una escala y regresar a alojarse Editar las fechas "Repetir reserva" 3) Si lo requiere su gestión seleccione el color para identificarlo en el Planning de reservas en el apartado "Color en la grilla" 4) Si desea que la reserva tenga una fecha de vencimiento, active la casilla de verificación "Vencimiento" y coloque la fecha de vencimiento o caida de la reserva.(veasé el tema Notificaciones de Planning de reservas de este topico )

Registrar si el pasajero consumirá servicios extra o adicionales 1) Seleccione la pestaña "Servicios Adicionales"

Ingreso de servicios extra o adicionales Para gestionar dichos servicios, hágalo utilizando la ventana “Tarifario” . 1) Presione el botón Ingreso 2) Seleccione la cantidad de articulos a incluir 3) Confirme la fecha en la que se requiere el servicio

Eliminar servicios extra o adicionales de la lista 1) Seleccionar el servicio extra o adicional de la Lista 2) Presione el botón

Pestaña “Observaciones” Anotar cualquier información adicional que aplique sobre la reserva.

Presione el botón Aceptar para registrar todos los cambios.

Notificaciones de Planning de reservas Antes de llegar a ser considerada como "Vencidas" recibirá un aviso de confirmación en la parte superior del área principal de trabajo para que decida que hacer.

Llegada la fecha de caída de las reservas consideradas como "Vencidas" recibirá un aviso mostrando una lista delante del área principal de trabajo para que decida que hacer con cada una de ellas pudiendo optar por postergar su vencimiento o Eliminarla.

Postergar vencimiento de reservas

1) Tilde las reservas que considere todavía como no vencidas 2) Presione el botón Postergar vencimiento.... 3) Por omisión el sistema le dara hasta el día siguiente, si lo requiere Seleccione del calendario o edite la nueva fecha de vencimiento de la reserva para una fecha posterior

Eliminar reserva considerandola vencida 1) Presione el botón Eliminar reserva 2) Confirme el cuadro de dialogo

Importante: Las reservas que se consideran vencidas, aparecerán en el informe que se genera pudiendo acceder al mismo desde la pantalla del planning de reservas; botón Vencidas (Veasé: 4.1 - Gestión de Planning de Reservas) o mediante el menú Informe Reservas caídas o vencidas (Veasé: 5.10 - Informe Reservas caídas o vencidas )

4.2 - Registro Diario o Llavero Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Archivos \ Registro Diario

Permite: Ver el estado actual de las habitaciones del hotel; muestra un gráfico de ocupación de habitaciones o departamentos del día de hoy. Además permite visualizar si dichas habitaciones estan listas para ingresar pasajeros o bien si se requiere un servicio de limpieza, e incluso acceder a las opciones mas necesarias en cuanto a los huéspedes alojados.

Descripción y Opciones Área de trabajo principal Muestra las Habitaciónes Habilitadas con su Número y la Categoría que posee como así también el color que indica su estado. Para entender mas sobre los colores de estado vea la siguiente explicación.

Haciendo click sobre una habitación, se despliega una serie de opciones interesantes para gestionar. Si la habitación está ocupada, en la ventana correspondiente se expande y muestra la información del pasajero alojado. Si no, el sistema permitirá ingresarle un pasajero o hacer el check in correspondiente. A la derecha de dicha ventana, Al hacer click secundario se desplegarán opciones adecuadas al estado de las mismas, pudiendo realizar una serie interesante de tareas tales como : Ingresar un huésped. Dividir cargos entre pasajeros secundarios. Ingresar depositos, débitos, consumos. Mostrar los consumos efectuados. Visualizar un estado de cuenta. Efectuar un check in tanto a facturar como pendiente. Modificar datos de la cuenta del pasajero. Marcar como limpia o sucia una habitación Bloquear el interno telefónico de la habitación Ingresar mensajes dejados por una llamada telefónica. Ingresar una acción al despertador telefónico o del sistema.

Área Disponibilidad y colores descriptivos

En esta área se visualizan datos estadísticos a cerca de las habitaciones del hotel como la cantidad de Habitaciónes Habilitadas y la cantidad de Habitaciónes Ocupadas El gráfico de porcentaje de ocupación actual del hotel. Y los distintos colores que representan distintos estados de las mismas, pudiendo diferenciarse : Cuando una habitación está ocupada. Cuando una habitación está ocupada y requiere servicio. Cuando una habitación está pronta a ser desocupada. Cuando una habitación está por ocuparse (reserva). Cuando una habitación está vacía pero requiere fondeo o servicio. Cuando una habitación está vacía y lista para ocuparse por clientes o pasajeros ocasionales.

Área de Selección de Piso Permite realizar un filtro o vista de un piso determinado del hotel seleccionando el número correspondiente. Mediante el asterisco ( * ) vuelve a mostrar todas las habitaciones.

Área de muestra de servicios disponibles de la habitación Permite visualizar un gráfico de las características de los servicios con que cuente la habitación seleccionada.

Área de información de alojamientos Muestra los datos básicos que se encuentren en el padrón de huéspedes del pasajero alojado en la habitación seleccionada.

Área de información de Cobertura del alojamiento

Muestra los servicios que se cubren según la tarifa que se aplicó al huésped.

4.2.1 - Check In o Ingreso del pasajero Acceso Desde:

Barra de Botones :

y/o

y/o

Barra de Menús : Gestión \ Ingresar Pasajero - Check IN

Permite: realizar el check in o ingreso de pasajeros Ud. puede cargar todos los datos necesarios para su base de datos en este momento o bien completar los datos básicos como el nombre, cantidad de pasajeros, nº de habitación, tipo de pensión y fecha de retiro. Esta pantalla permite realizar el registro de alojamiento de uno o varios pasajeros correspondientes a un mismo grupo. La misma está diseñada para que con pocos datos, se pueda dar entrada al mismo, en forma rápida y sencilla. El sistema de pestañas permite organizar la información en forma práctica a fin de agilizarle sus tareas. Por omisión aparece seleccionada, la pestaña "Alojamiento" para agilizar el proceso. La información de "Datos personales"del huesped podrá completarse luego desde el botón "Huéspedes" de La pantalla Principal de Actual hotel.

Pasos a seguir:

Pestaña tabulada “Alojamiento”

Errores de gestion frecuentes

Pasos a seguir:

Pestaña tabulada “Alojamiento” Atención: Es de vital importancia registrar correctamente los datos que aparecen presionando sobre la Pestaña

tabulada llamada “Alojamiento” puesto que son los encargados de realizar el correspondiente control de alojamiento y estadísticas del hotel. 1) Habitaciones a ocupar : Puede escribir el numero directamente en el o los casilleros según corresponda la cantidad a habitaciones o bien puede seleccionarlas desde el botón Verificar disponibilidad. Use el botón Mas.. para ocupar mas de 10 habitaciones (ideal para grupos).

2) Fechas : Complete las Fechas de Ingreso - Egreso a alojarse por el o los pasajeros. 3) Cantidad de pasajeros : Complete las cantidades correspondientes a Mayores, Menores, Infantiles.

4) Tarifa : Seleccione la tarifa correspondiente a aplicar. Veasé: el tópico 2.2.2 - Configurar Tarifario por mas detalles sobre como gestionar Tarifas. 5) Forma de pago : seleccionela si se trata de cargos por empresa o con Cheques, Tarjeta desde el botón Forma de Pago...

Capturar los datos de una reserva o de un Cliente En ambos casos, Ud. puede agilizar la búsqueda del pasajero en cuestión escribiendo las primeras letras del apellido en la casilla “Nombre / Razón Soc.” antes de presionar Capturar Cliente o Capturar Reserva.

Capturar los datos de una reserva

Si el pasajero que ingresó tiene registrada una reserva, Ud. podrá obtener los datos del mismo a fin de ahorrar tiempo en la carga de datos. Para ello, estando en la ventana “Nuevo Pasajero” 1) Presione el botón Capturar Reserva 2) Seleccione al pasajero de la lista, luego presione el botón Capturar Datos 3) Finalice con el botón Cerrar

Capturar los datos de un Cliente Si el pasajero que ingresó al hotel posee registros anteriores de alojamiento, Ud. podrá obtener los datos del mismo a fin de ahorrar tiempo en la carga de datos. Para ello, estando en la ventana “Nuevo Pasajero”,... 1) Seleccione de la lista el cliente de su interés 2) Una ves localizado presione el botón Capturar datos>> 3) Finalice con el botón Cerrar

Pestaña tabulada "Datos Personales"

Sub Pestaña tabulada "Procedencia" Registrar la información Residencial del pasajero titular Puede actualizarse y modificarse a gusto.

Sub pestaña "Documentación" Registrar la información del documento/ pasaporte del pasajero titular

Sub pestaña "Otros datos" Registrar la información adicional del pasajero titular

Sub pestaña "Observaciones" Anotar cualquier información adicional que desee sobre el pasajero titular.

Pestaña tabulada "Alojamiento" Contiene la información referente al alojamiento en sí como las fechas IN / OUT, la cantidad de pasajeros, el tipo de pensión, la cobertura de servicios de dicha pensión y las habitaciones que afectan a dicho alojamiento. Toda esta información puede modificarse en el transcurso del hospedaje del pasajero. 1) Escriba el o los números de habitaciónes en “Habitaciones a alojar”. Verá como automáticamente se actualiza el dato “Mayores” que está referido a la cantidad de pasajeros que se alojan.

2) Escriba o seleccione la fecha de egreso o salida del pasajero en “Fecha egreso”. Puede utilizar el calendario a fin de localizar mas fácil la fecha en cuestión. Nótese que para ocultar el calendario, debe presionar nuevemente el botón con el icono calendario. 3) Chequee la cantidad de pasajeros que ingresan en el casillero “Mayores” y “Menores” según corresponda. De ser menores, el sistema liquida el precio de la estadía a la mitad. 4) Seleccione el tipo de pensión para los pasajeros alojados en la lista desplegable “Tarifa”

Selección de la Forma de Pago Registra el método que utiliza el pasajero para cancelar su cuenta 5) Presione el botón Forma de Pago... 5a) Opción de Forma de Pago Efectivo 5a 1) Seleccione Opción "Efectivo" 5a 2)Presione el botón Aceptar

5b) Opción Forma de pago con Tarjeta de Credito 5b 1) Seleccione Opción "Tarjeta" 5b 2)Presione el botón Aceptar.

5c) Opción Forma de pago con Cheques 5c 1) Seleccione Opción "Cheques" 5c 2)Presione el botón Aceptar. 5d) Opción Forma de Cobertura de la estadía por Empresa. Desde aquí podrá definir la empresa a cargo de la estadía de éste pasajero y a su vez revisar los aspectos que estarían cubiertos en dicha estadía. Dependiendo si se puede editar la cobertura, podrá o no tildar o quitar aspectos a cubrirle la estadía. 5c 1) Seleccione Opción "Empresa" 5d 2) Presione el botón Detalles... 5d 3) Seleccione la empresa / agencia a cargo de la estadía de la lista

Despliegue la lista de facturas Estadía cancelada por factura nro: la que se corresponda con el huésped o Pax a alojar según la haya generado en Emisión de Comprobantes de Venta (veasé 4.14 - Emisión de Comprobantes de Venta) Lo cual también incidirá en el estado de Cuenta Corriente de Empresa al realizar el Check Out (veasé 3.3.2 Clientes Empresas y Agencias)

5e) Opción Forma de pago con Cuenta Corriente 5e 1) Seleccione Opción "Cuenta Corriente" Luego podrá consultar los saldos en la hojuela "Cuenta" del huésped (veasé el tópico 4.3 - Gestión de Registro de Huéspedes Titulares / Acompañantes de este manual) La hojuela “Cuenta” de lleva el control de la cuenta de dinero del pasajero, incluyendo el costo del alojamiento, los servicios, las extras, los débitos generados por alguna cuestión particular y los pagos parciales realizados por el pasajero. 5e 2) Presione el botón Aceptar. De esta forma queda registrado el ingreso al hotel del pasajero.

Detalles:

Errores de gestión frecuentes Si la habitación se encuentra deshabilitada desde la configuracion de las habitaciónes recibirá el siguiente aviso 1) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Aceptar 2) Verifique la opción Está actualmente Habilitada para uso interno en Configuración de habitaciones según lo explicado en el tópico 2.1 - Configurar Habitaciones

Si el sistema detecta que algún pasajero fue cargado sin una tarifa o la tarifa asignada en su momento fue borrada; le dara el siguiente aviso de incongruencia de datos al ingresar para corregirlo:

1) Seleccione la tarifa correspondiente a aplicar al pasajero

2) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios.

4.3 - Gestión de Registro de Huéspedes Titulares / Acompañantes Acceso Desde:

Barra de Botones :

y/o

+ clic secundario sobre habitacion opcion: "Modificar Registro"

Barra de Menús : Archivos \ Huespedes

Permite: Gestionar, luego de darle Check IN, cada pasajero alojado actualmente en el hotel con un listado que muestra los nombres de los pasajeros principales o quienes asumen la cuenta de la estadía, esta se presenta ordenado alfabéticamente y al seleccionar o localizar un pasajero, en las hojuelas tabuladas de la derecha se podrán gestionar los datos en detalle del mismo.

Descripcion y Opciones Las pestañas del panel agrupan información y procesos referentes al pasajero y su cuenta o estadía. Detalles descriptivos generales de los procesos de Hojuelas: Principales: Información general del pasajero. Hospedaje: Datos referente al hospedaje, fechas, tarifa, cobertura, habitaciones, etc. Pagos: Datos de la forma de pago o contrato de la estadía. Cuenta: Detalle de la cuenta del pasajero y opciones de cargos, debitos y creditos a la misma. Observaciones: Detalles libres a escribir referentes al pasajero.

Pasos a seguir: Seleccione el huesped, si no lo ve dada la cantidad de pasajeros remitase a las instrucciones de Buscar Huesped de este mismo tema

Gestionar datos del titular

seleccione la Hojuela "Principales" 1. a) Edite los datos del pasajero titular segun los haya relevado por consulta directa

1. b) Edite los datos del pasajero titular segun los haya relevado por uso de ficha; si aún no la emitio presione el botón Ficha 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Ingresar / Editar pasajeros Acompañantes

1) Presione el botón Acompañantes 2) Verá la siguiente ventana en ella presione el botón Ingresar adicional... o Editar según lo requiera

3.a) Llene o modifique el formulario con los datos del pasajero Acompañante

3.b) Capturar los datos de un Cliente buscandolo en la lista de clientes del hotel Una ves localizado presione el botón Capturar datos>>

Finalice con el botón Cerrar

Emitir Informe deAcompañantes 1) Presione el botón Impresión... 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

BuscarAcompañantes

Veasé B) Mediante el botón Buscar del panel principal y dentro del panel Acompañantes

Separar cuentas entre Titulares y Acompañantes

1) Presione el botón Separar cuenta 2) Indique el número de cuenta del pasajero con el que se dividiran los costos de cuenta 3) Confirme con el botón Aceptar

Eliminar Acompañantes de la lista 1) Seleccionar el Acompañante 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Editar información de Hospedaje Seleccionar Hojuela "Hospedaje"

1) Presionar el botón cambiar

2) Edite las fechas y Horas de IN / OUT 3) Presionar el boton "Aceptar" para registrar los cambios.

Consulte el registro histórico del Huesped mediante el botón Ver Histórico

cierrelo con

Cambie el tipo de pension Seleccionando de la lista, teniendo en cuenta que incidirá en el precio y en la cobertura

Cambie de habitacion al Huesped con el boton cambiar

Indique el/los número/s de habitacion/es a las que asignará al Huesped Confirme con el botón Aceptar

Cambie la cantidad de pasajeros según la edad que posean

Presionar el boton Aplicar cambios para registrar los cambios.

Gestionar Pagos y depositos en caja de seguridad seleccione la Hojuela "Pagos"

Modifique la forma de pago según aplique Tratandose de una Empresa seleccionela e indique el número de factura de la cual se consideran los cargos

Seleccione la tarjeta de credito del Huesped Indique el Número de identificacion

Indique que valores deja el pasajero en moneda local extranjera u otros en la caja de seguridad del hotel

Gestionar Cuenta

Seleccionar Hojuela "Cuenta"

Adición de Consumos / Extras

1) Ingrese un cargo de extras al pasajero mediante el botón Ingreso 2) Seleccione si Imprime tiquet en el momento 3) Confirme con el botón Aceptar

Ingrese un movimiento de Pago / Rendicion al pasajero

1) Presione el botón Cred / Deb 2) Seleccione la pestaña Pago / Rendicion 3) Edite los detalles del movimiento Teniendo en cuenta si generará movimiento de caja, a que cuenta se asignará, la forma de pago y si requiere Emitir nota de credito. 4) Confirme con el botón Aceptar

Ingreso de un movimiento de Debito por estadia u otros conceptos al pasajero 1) Presione el botón Cred / Deb 2) Seleccione la pestaña Debito por estadia u otros conceptos 3) Edite los detalles del movimiento teniendo en cuenta si Emite Recibo por la operacion, la forma de pago y si requiere Emite nota de Debito. 4) Confirme con el botón Aceptar

Cambie el importe de la estadia mediante el botón Abre Ingrese importe nuevo Confirme con el botón Aceptar

Editar Observaciones adicionales de los huespedes seleccionar Hojuela "Observaciones" Edite el texto que considere mas apropiado al caso

Buscar Huesped titular o Acompañante Para permitir rapido acceso a la informacion de los pasajeros se previó diferentes formas de busqueda. A) Mediante el panel de lista principal En las pestañas al pie Considere la opcion de ver la lista ordenada por... Número de Habitacion

o por Nombre de Huesped

Atencion: para lograr mayor visibilidad la lista se repliega mediante el boton resaltado en la siguiente figura

si no llega a verla puede restaurarla haciendole click en su posicion a la izquierda del panel.

B) Mediante el botón Buscar del panel principal y dentro del panel Acompañantes 1) Presione el botón Buscar 2) Tipee al menos las primeras letras del nombre del pasajero; no importa si lo hace en MAYUSCULAS o minusculas 3) Seleccione la opcion mas comoda a la posible ubicacion del pasajero dentro de la lista 4) Si considera bastante acertada la combinacion de caracteres Tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo 5) Presione el botón Buscar 6 ) Finalice con el botón Cerrar

Realizar Cierre Check Out

1) Presione el botón Cierre Check Out 2) Siga los pasos considerados en el apartado 4.2.9 - Check Out Facturar

Emitir Informe de Pasajero 1) Presione el botón Informes... 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar Pasajeros de la lista 1) Seleccionar el Pasajero 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Presionar el boton Guardar para registrar los cambios.

4.2.5 - Tomar y/o Entregar Artículos Lavandería Acceso Desde:

Barra de Botones :

+ clic secundario sobre habitación opción: Tomar y/o Entregar Artículos Lavandería

Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas/Mucamas \ Lavandería

Permite: Acceder de forma resumida el proceso de Tomar y/o Entregar Artículos Lavandería de parte del huésped alojado en la habitación seleccionada.

Pasos a seguir:

Tomar Prendas

1) Presione el botón Tomar prendas... remitase a lo explicado en 4.9.4 - Lavandería

Entregar prendas

1) Presione el botón Entregar... remitase a lo explicado en 4.9.4 - Lavandería

Visualización de estado de prendas en lavandería

1) Seleccionar la opción de estado de prendas en lavandería que desee de la lista desplegable Status obtendrá en el área informativa un listado de los Artículos que se hallen en el estado seleccionado.

Eliminar pedido de lavandería de la lista 1) Presione el botón Quitar 2) Confirmar el cuadro de dialogo teniendo en cuenta la advertencia del sistema

Emitir Informe de lavandería 1) Presione el botón Informe 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

4.2.6 - Mostrar Consumos Acceso Desde:

Barra de Botones :

+ clic secundario sobre habitación opción: Mostrar Consumos

Barra de Menús :No Posee

Permite: Emitir un reporte de los consumos efectuados por el pasajero seleccionado en el llavero diario.

Pasos a seguir: Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

4.2.9 - Check Out Facturar Acceso Desde:

Barra de Botones :

o

+ Click secundario en la casilla de habitación correspondiente.

Barra de Menús : Gestión \ Check OUT – Facturar

Permite: Dar check out o salida al pasajero, también permite un cierre parcial de conceptos y división de cargos a empresa o pasajero, las opciones son variadas según la necesidad particular a la que se enfrente. Básicamente esta contemplado las siguientes; Check OUT – facturar, Check OUT – Factura pendiente, Facturar - Check out pendiente. Puede realizar este proceso en varias etapas, por ejemplo, puede cerrar los cargos correspondiente a la empresa si es que los hubiese y luego los correspondientes al pasajero en sí. También podrá realizar un cierre parcial de cargos sin registrar el retiro de los pasajeros.

Descripción y Opciones Encabezado Debajo de la barra de titulo de la ventana podrá ver un Resumen de la información del huésped al cual se le factura

Área del Paso 1 La lista superior muestra los cargos a facturar o pendientes de facturación, puede chequear los que desee cerrar y dejar los demás para otro momento, destinarlos a un pasajero o empresa, o para cobrarlos seleccionando otra forma de pago.

Área del Paso 2 La emisión de la factura puede ir dirigida al pasajero, a una razón social o empresa predeterminada en los datos del pasajero o bien a la empresa que posee los cargos de estadía. Esto ofrece dinámica a la hora de realizar discriminación de cargos.

Área del Paso 3 Éste panel permite seleccionar la forma de pago de los conceptos seleccionados. Mediante esta ventana tiene el poder de decidir con que método de pago se efectuarán las cancelaciones, pudiendo repetir éste proceso tantas veces, como formas distintas de pago posea el pasajero. Si lo requiere mediante el botón

podrá ingresar pagos parciales en distintas monedas.

Área del Paso 4 En esta sección se seleccionan las cajas correspondientes a imputar los costos correspondientes.

Importes a facturar Aquí podrá ver detallados los importes de Totales y Saldos a facturar

Además mediante el botón distintas monedas.

se muestra la siguiente ventana con los importes a abonar según el valor de

Área del Paso 5 Éste panel permite seleccionar si los huéspedes se retiran en éste momento y / o bloquear el interno o anexo telefónico de la o las habitaciones afectadas.

Área del Paso 6 El botón Detalle le permite imprimir un detalle de los cargos pendientes de facturar. El botón Check OUT y Facturar realiza el cierre de cargos o check out del pasajero. El botón Reimpresión le permite volver a imprimir la factura El botón Salir le permite dar por finalizado el proceso luego de facturar o cancelarlo sin llegar a concretar la operación

Pasos a seguir: Tanto en las opciones; Check OUT – Facturar, como, Facturar - Check out pendiente se activa la misma ventana. En ambos casos se sigue el orden establecido de selección de los datos para la emisión de la factura salvo por el tilde en la casilla de verificación “Se retiran los huéspedes?” (Parte del paso 5) que define el egreso o la permanencia del huésped en el hotel

En el caso de la opción Check OUT – Factura pendiente

1) Indicar el Nº de pasajero que asumirá los cargos (el numero por omisión es el del pasajero al que se da el Check OUT)

si lo desconoce busquelo mediante el botón y seleccionelo de la lista 2) Presionar el botón Cerrar Cuenta / Check OUT – Factura pendiente.

3) Confirme el cuadro de dialogo

4) Para cerrar el proceso de facturación mas tarde Siga los pasos considerados en el apartado 4.18 - Facturar Pendientes

Si en las opciones del paso 3 opto por "A Cuenta de otro Cliente" 1) Seleccionelo de la lista 2) Confirme con el botón Aceptar

Finalice todo el proceso con el botón Salir

4.2.12 - Eliminar registro de Huésped Acceso Desde:

Barra de Botones :

+ clic secundario sobre habitacion opcion: Eliminar Huésped

Barra de Menús :Archivos \ Huespedes

Permite: Eliminar registro del hospedaje de la habitacion seleccionada. Atencion: Tenga en cuenta que se borrara la totalidad del registro incluyendo el Historico y los consumos sobre esta informacion remitase a los datos del Huésped.accediendo desde: Diario + clic secundario sobre habitacion opcion: Modificar registro o desde: Barra de Menús :Archivos \ Huespedes

Pasos a seguir: paso unico) Confirmar el cuadro de dialogo

4.2.13 - Seleccionar estado de habitación como Limpia / A Preparar Acceso Desde:

Barra de Botones : limpia"

+ clic secundario sobre habitación opción: "Habitación sin preparar" o "Habitación

Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas/Mucamas \ Limpieza Habitaciones

Permite: Indicar el estado de limpieza o sin preparación de las habitaciones en el llavero diario agilizando la tarea de control de fondeo de habitaciones. Este proceso es un atajo a la Gestión de Gobernantas/Mucamas \ Limpieza Habitaciones por lo que incidirá en el informe que se muestra allí.

Pasos a seguir: Atención: Tenga en cuenta que cualquiera de los estados en que se encuentra las habitaciones incidirá en la planilla de Gestión de Gobernantas/Mucamas \ Limpieza Habitaciones y viceversa.

Si la habitación esta considerada como sin preparar

1) Seleccione en el Diario o llavero la habitación con clic secundario Seleccione la opción "Habitación limpia" 2) Confirmar el cuadro de dialogo

3) Seleccione de la lista de mucamas aquella que efectuó la limpieza 4) Confirme con el botón Aceptar

si la habitación esta considerada como limpia

1) Seleccione en el Diario o llavero la habitación con clic secundario Seleccione la opción "Habitación sin preparar" 2) Confirmar el cuadro de dialogo

4.2.14 - Habilitar / Bloquear Interno Telefónico Acceso Desde:

Barra de Botones :

+ clic secundario sobre habitación

Barra de Menús : No Posee

Permite: Habilitar o / Bloquear Internos Telefónicos de especial utilidad cuando se da el check In o se libera las habitaciones y se desea evitar llamadas fuera de control.

Atención: Tenga en cuenta que el funcionamiento adecuado de este proceso depende de la correcta configuración del Módem que envía la orden a la central Telefónica o PBX para lo cual Siga los pasos considerados en el apartado2.0 Configurar Módem

Pasos a seguir:

si se desea Habilitar Interno Telefónico

1) Seleccione en el Diario o llavero la habitación con clic secundario 2) Seleccione la opción "Habilitar Interno Telefónico"

si se desea Bloquear Interno Telefónico

1) Seleccione en el Diario o llavero la habitación con clic secundario 2) Seleccione la opción "Bloquear Interno Telefónico" En ambos casos se informará del éxito del proceso mediante la siguiente ventana. 3) Confirmar el cuadro de dialogo

4.4 - Buscar Pasajeros Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Buscar Pasajero...

Permite: Localizar pasajeros alojados en el hotel mediante los datos básicos de que se dispongan tales como nombre o Nro. de documento.

Pasos a seguir: 1) Indique al menos los primeros tres caracteres de los datos nombre o Nro. de documento del pasajero. 2) Presione el botón Buscar 3) si lo requiere Presione el botón Mostrar Habitación... y se abrirá el padrón de huéspedes a partir de los datos que haya ingresado en el paso 1

4.5 - Cambiar Pasajero de habitación Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Cambiar pasajero de habitación

Permite: Cambiar de habitación a un pasajero alojado en el hotel.

Pasos a seguir: 1) Escriba el número de habitación en la que se encuentre el pasajero y Presione el botón 2) Seleccione de la lista el pasajero a reubicar 3) Escriba el número de habitación en la que se reubicará al pasajero 4) Presione el botón Cambiar 3) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Aceptar

Errores de gestión frecuentes

a) si la habitación destino Seleccionada fue mal indicada, se encuentra inhabilitada, o no existe en la configuración 1) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Aceptar 2) Verifique su existencia en el llavero Diario y de ser el caso que esta no esté; compruebe no se halle como

deshabilitada la opción Está actualmente Habilitada para uso interno en Configuración de habitacionessegún lo explicado en el tópico 2.1 - Configurar Habitaciones

b) si la habitación destino Seleccionada fue mal indicada y efectivamente se encuentra ocupada, o esta considerada como ocupada en la configuración 1) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Aceptar 2) Verifique su existencia en el llavero Diario y compruebe no este como "Esta actualmente Ocupada" para uso interno en configuración de habitaciones según lo explicado en el tópico 2.1 - Configurar Habitaciones

4.6 - Traspaso de Cargos entre pasajeros Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Traspaso de Cargos entre pasajeros

Permite: Traspasar o transferir los cargos de extras que un pasajero haya tenido a otro alojado en el hotel para ser saldado por este ultimo.

Descripción y Opciones El panel de la izquierda muestra la lista de los consumos efectuados por el pasajero original, a seleccionar de la lista descolgable con los huéspedes, con sus importes individuales por consumo y el total al pie de la lista. El panel de la derecha muestra la lista de los consumos efectuados por el pasajero destinatario de los cargos, a seleccionar de la lista descolgable con los huéspedes, con sus importes individuales por consumo el total al pie de la lista.

Pasos a seguir: 1) Seleccione de la lista descolgable de la izquierda el huésped que tiene a su cargo originalmente los consumos de extras 2) Seleccione de la lista descolgable de la derecha el huésped que tendrá a su cargo desde aquí en mas los consumos de extras 3) Seleccione de la lista los consumos de extras a traspasar. 4) Presione el botón Traspasar ítem seleccionado>>

4.7 - Traspaso de Estadías entre pasajeros Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Traspaso de Estadías entre pasajeros

Permite: Traspasar o transferir los cargos de alojamientos que un pasajero haya tenido a otro alojado en el hotel para ser saldado por este ultimo.

Descripción y Opciones El panel de la izquierda muestra la lista de los alojamientos del pasajero original, a seleccionar de la lista descolgable con los huéspedes, con sus importes individuales y el total al pie de la lista. El panel de la derecha muestra la lista de los alojamientos del pasajero destinatario de los cargos, a seleccionar de la lista descolgable con los huéspedes, con sus importes individuales y el total al pie de la lista.

Pasos a seguir: 1) Seleccione de la lista descolgable de la izquierda el huésped que tiene a su cargo originalmente los alojamientos 2) Seleccione de la lista descolgable de la derecha el huésped que tendrá a su cargo desde aquí en mas los alojamientos 3) Seleccione de la lista los alojamientos a traspasar. 4) Presione el botón Traspasar ítem seleccionado>>

4.8 - Gestión de Bar / Restaurant Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Gestión \ Ingresar Consumos

Permite: Adicionar a cualquier habitación con pasajeros, algún cargo de bar, restaurante, buffet, etc. También permite emitir facturas por conceptos extras. Desde aquí podrá administrar las mesas y los consumos correspondientes, evitando perder el rastro o memoria de las mismas. Antes de utilizar éste módulo, deberá configurar correctamente el menú o carta desde "Servicios".

Descripción y Opciones En primer lugar tenemos la Fecha y la Hora en la que se gestiona el cargo, con el botón

que puede

cambiarse a; para bloquear en caso de querer considerar los movimientos dentro de cierta hora, útil si desea considerarlos como parte de determinado día pasadas las 00 hs. A continuación tiene una casilla para cargar la Habitación # con el botón para cargar los datos del titular alojado en ella. Según lo seleccionado previamente en Habitación # el panel informativo “Pasajero” mostrará el titular de la cuenta a la cual se realizará el cargo con su Número de Documento para una correcta corroboración.

El panel de la izquierda muestra un acceso a las Habitaciones y las mesas...

...y su estado como desocupadas

/

u ocupadas

Siempre podrá saber en donde está trabajando observando el circulo las mesas y/o la barra informativa El botón

/

sobre el elemento Habitación o

.

permite seleccionar que ítems del menú o carta desea incluir en la adición.

También mediante el botón casilla Habitación #

podrá ingresar consumos directos a las habitaciones combinando el área

con la

Al hacer click sobre alguna mesa en la lista de la derecha se despliegan los consumos que se ordenaron a la misma. Y cuenta con una barra de botones de la gestión de las mesas / cargos a habitaciones.

Al hacer doble click sobre alguna mesa o el área del menú o carta.

el sistema permite ingresar directamente un consumo a partir

Cuando se desee cerrar la mesa, el sistema permite que los cargos vayan a A CUENTA DEL PASAJERO, A Cuenta de un cliente del hotel,, sean considerados como Servicio incluido - sin cargo o bien facturar directamente a un cliente de mostrador como Contado / a la vista. Este proceso permite emitir una factura, tanto al cliente ocasional como a un cliente habitual. Este cuadro de opciones le permite seleccionar como será el cargo de dicha adición.

Si desea forzar a imprimir un ticket seleccione esta opción

Nota 1

Pasos a seguir:

1a) Haga doble click sobre alguna mesa -

1b)o el área

si está libre o

si está ocupada -

2) Ingresar en Habitación # el número de habitación a la cual se realiza el cargo De ser una Venta directa de bar o restaurant, dejar la casilla “Habitación #” en cero 0.

Para administrar que artículos pueden adicionarse deberá ... 1) Hacer click sobre el botón 2) En la ventana de búsqueda de ítems, ud. podrá buscar a partir de la lista desplegable o bien indicarle el código exacto en la casilla “Código”. 3) Confirme con el botón Aceptar

Si desea cambiar de mesa a algún huésped 1) Presione el botón

Forma de Pago cierre de mesa Al cerrar la mesa defina la forma de pago 1) Seleccionar la mesa en cuestión y en el cuadro de texto "Habitación # " ingresa el numero correspondiente. 2) En la pestaña Cargo seleccione la opción deseada. si es una adición que será saldada al check out o al finalizar la estadía, seleccione “A CUENTA DEL PASAJERO ”.Nota 2 1) Presione el botón Cerrar cargo o mesa e Imprimir llegado este paso se dará por terminado el proceso. Si tiene el tilde Imprime ticket o factura tras cerrar la adición, o requiere emitir uno con el botón Imprimir pase al punto Emisión de comprobante si la adición comprende parte de la tarifa del pasajero conjuntamente con los servicios, seleccione “Servicio incluido - sin cargo”

Atención: Tenga en cuenta cargar en Servicios al menos nominalmente, los ítems que pudieran estar incluidos en la cobertura, como por ejemplo Desayuno, para que se consideren automáticamente comoServicio incluido sin cargo.

...si la adición será saldada por un cliente habitual del hotel, 1) Seleccione la opción “A Cuenta de un cliente del hotel”.Nota 2 2) Presione el botón 3) Seleccionelo de la lista 3) Presione el botón Capturar datos >> 4) Finalice con el botón Cerrar 5) Presione el botón Cerrar cargo o mesa e Imprimir llegado este paso se dara por terminado el proceso dejando la caja de Habit. o la mesa libre para otro consumo.

Si el pasajero paga la comanda directamente; seleccione “Contado / a la vista” siendo considerado como Consumidor final.

Si tiene el tilde Imprime ticket o factura tras cerrar la adición, o requiere emitir uno con el botón Imprimir pase al punto Emisión de comprobante si requiere profundizar sobre los datos de facturación... 1) Presione el botón 2) Llene los datos en el momento

Si los datos provienen del padrón de clientes... 2) Presione el botón Seleccionar un Cliente 3) Seleccionelo de la lista 3) Presione el botón Capturar datos >> 4) Finalice con el botón Cerrar

Si requiere modificar algún aspecto Contable o Impositivo... 1) Seleccione la pestaña Contable / Impositivo 2) Modifique los datos que apliquen Atención: Tenga en cuenta que el modificar la selección de Caja y Cuenta le facilitará o dificultará la posterior localización de movimientos.

si necesita tomar algún apunte sobre el consumo... 1) Seleccione la pestaña Observaciones 2) Edite el texto que considere mas apropiado al caso

Emisión de comprobante 1) Presione el botón Cerrar cargo o mesa e Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Nota 1: Tenga en cuenta que esta opción puede estar configurada en Configuraciones del hotel \ Bar y Restaurant (Veasé: 2.5 - Configuración de Consumos de Bar y Restaurant) Nota 2: El detalle de las adiciones generadas por cuenta o titular, se pueden visualizar desde el llavero con la opción del menú contextual “Ver / Extras Bar” (Veasé: 4.2 - Registro Diario o Llavero) o desde la cuenta del pasajero (Veasé 4.3 - Gestión de Registro de Huéspedes Titulares / Acompañantes).

4.9 - Gestión de Gobernantas / Mucamas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas / Mucamas Este panel de procesos le permitirá gestionar las opciones de trabajo de su plantel de gobernantas y mucamas en sus tareas habituales. Para brindarle un control mas detallado de los diferentes aspectos del trabajo que realiza este personal se diseño orientandolo en las actividades mas frecuentes que estas llevan a cabo separandolas por tipo de tareas mencionadas a continuación • • • • •

Limpieza de habitaciones Armado de Mesas Stock y deposito Lavandería Frigobar

Estos distintos aspectos se considerarán a partir del tópico planteado a continuación como tópicos relacionados, pero explicados de forma detallada e independiente para su mejor comprensión. Para que no tenga inconvenientes y comprenda cabalmente los detalles implicados en esta serie de procesos; antes de continuar le sugerimos tenga a bien realizar las siguientes comprobaciones y consultar los tópicos asociados. 1. Asegurese de que su personal afectado a esta actividad se encuentre debidamente cargado en el padrón de personal Empleados como perteneciente a la Categoría "Mucama" en la hojuela Antecedentes el área Empleo.(veasé3.2 - Nomina de Personal / Empleados) 2. El Proceso Armado de Mesas esta asociado a lo referido a Cobertura en la Tarifa asignada a los alojamientos actuales (veasé 2.2.2 - Configurar Tarifario y/o 4.2.11 - Modificar registro de Huésped) 3. El Proceso Stock y deposito esta asociado a Configuración de Stock y depositos (veasé 1.6.5 - Configurar Stock y Depositos) 4. El control de Frigobar esta sujeto a aquellos elementos que se encuentren asociados en Gestión de Servicios área Clasificación x cargo al pasajerocomo pertenecientes a Frigobar (veasé 3.1.4 - Servicios Menú) Hechas todas estas comprobaciones Ud. ya esta listo para trabajar sobre los aspectos a tratar a continuación

4.9.1 - Gestión de Gobernantas / Mucamas; Limpieza Habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas / Mucamas; (hojuela) Limpieza Habitaciones

Permite: Gestionar mediante un panel habitaciones el control del estado de limpieza / a preparar de las habitaciones. Esto junto con el control de las mucama que fueran haciendo las limpiezas; lo que figurará en su planilla de trabajo.

Pasos a seguir:

Indicar estado de limpieza / a preparar de las habitaciones de forma individual

1) Seleccionar la habitación con clic normal del mouse y esta ira alternando de su estado actual entre limpia / a preparar 2) en el caso de Indicarse estado de limpia se presentará la siguiente ventana en la cual deberá Seleccionar la mucama que realizó el trabajo 3) Confirme con el botón Aceptar

Indicar todas las habitaciones como limpias

1) Presione el botón Todas LIMPIAS 2) Seleccione la mucama que realizó el trabajo como se Indico en el la opción anterior 3) Confirme con el botón Aceptar

Indicar todas las habitaciones como a preparar Presione el botón Todas PENDIENTES

Indicar como pendientes las habitaciones ocupadas Presione el botón Pendientes las OCUPADAS

Emitir Informe de Limpieza de Habitaciones 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe registro de Limpieza de Habitaciones por mucama 1) Presione el botón Registro 2) Seleccione la Fecha inicial en el casillero Desde y la de limite en el casillero Hasta 3) Seleccione la mucama de la que requiera el reporte a Emitir / Exportar en el casillero Persona 4) Confirme con el botón Aceptar 5) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

4.9.2 - Gestión de Gobernantas / Mucamas; Armado de mesas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas / Mucamas; (hojuela) Armado de mesas

Permite: Tener la información acerca del resumen de preparación de mesas previstas por alojamiento por comidas incluidas en los servicios de alojamiento. Permitiendo emitir el correspondiente informe.

Emitir Informe de Previsión de comidas 1) Presione el botón Imprimir 2) siga los pasos de impresión habituales de Windows.

4.9.3 - Gestión de Gobernantas / Mucamas; Stock y depósito Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas / Mucamas; (hojuela) Limpieza Habitaciones

Permite: Descargar de depósito, elementos de uso por el personal para limpieza, reposición de habitaciones, etc.

Pasos a seguir:

Asentar descarga de stock

1) Seleccione la Fecha en el casillero de abajo a la derecha 2) Presione el botón Asentar descarga de stock 3) Seleccione el número de Ítem 4) Seleccione la cantidad a descargar de stock 5) Presione el botón Ingresar>> repita los pasos 2 al 4 hasta finalizar la descarga de stock 6) Confirme con el botón Aceptar

Emitir Informe de descargas de stock

1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

4.9.4 - Gestión de Gobernantas / Mucamas; Lavandería Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas / Mucamas; (hojuela) Lavandería

Permite: Gestionar los aspectos de recepción y entrega de prendas para lavandería como servicio a los huéspedes.

Pasos a seguir:

Tomar prendas para limpiar

1) Presione el botón Tomar prendas... 2) indicar el número de ticket 3) Seleccionar la fecha y hora 4) indicar la cantidad de prendas 5) Seleccionar el articulo de la lista desplegable (estos se cargan como ítems de servicio bajo el rubro Lavandería) 6) Seleccionar de las deopciones cargos la adecuada al caso 7) Seleccionar si Imprime comprobante para el cliente 8) Confirme con el botón Aceptar

Devolver prendas al propietario

1) Presione el botón Devolver prenda seleccionada 2) Seleccionar la fecha 3) Seleccionar el articulo a retirar de la lista tildándolo el que corresponda 4) Confirme con el botón Aceptar

4.9.5 - Gestión de Gobernantas / Mucamas; Frigobar Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Gobernantas / Mucamas; (hojuela) Frigobar

Permite: Gestionar los elementos que se encuentren en el Frigobar y que hayan sido consumidos por los huéspedes. para ser asentados en su estado de consumos / extras. y ser considerados en el Stock.

Pasos a seguir:

Asentar descarga de stock del Frigobar

1) Seleccione la habitación (de ser mal seleccionada ver Errores de gestión frecuentes) 2) Presione el botón Ingresar elementos consumidos 3) Seleccione la Fecha de carga 4) Seleccione la Hora de carga 5) Seleccione el responsable del control 6) Indique en el campo Nro. consum. las cantidades de los elementos consumidos 7) Confirme con el botón Aceptar

8) Confirmar el cuadro de dialogo

Eliminar movimiento de descarga de stock del Frigobar de la lista 1) Seleccionar el movimiento de descarga de stock del de la Lista de Frigobar 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Errores de gestión frecuentes Si se Selecciona una habitación sin ocupar se disparará la siguiente ventana de advertencia.

Solución:

1) Confirmar el cuadro de dialogo

2) Verifique los huéspedes. alojados en y/o 3) Vuelva a realizar los pasos descriptos en Asentar descarga de stock del Frigobar de este tema.

4.10 - Gestión de Stock en habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús :Gestión \ Gestión de Stock en habitaciones

Permite: Administrar el inventario de cada una de las habitaciones, sobre objetos y equipamiento que desee mantener un control preciso.

Descripción y Opciones Los artículos estan relacionados con la tabla mercadería, por lo cual podrá crear un rubro "inventariado de habitaciones" para agrupar aquí dichos artículos. Los botones IN - OUT permiten registrar ingresos o egresos de artículos al inventario de la habitación previamente seleccionada. El botón Inventario permite realizar un informe impreso del inventario de la habitación seleccionada. El botón Informe permite realizar listados impresos de movimientos por fecha y por distintos criterios.

Ingresar artículos en el stock de las habitaciones

1) Seleccione la habitación correspondiente que aparece en el panel izquierdo, para habilitar las opciones de la derecha. 2) Presione el botón para quitar artículos de stock de esa habitación. 3) Seleccione la Fecha de baja del articulo 4) Seleccione la Hora de baja del articulo 5) Seleccione el articulo de stock que aplique 6) Presione el botón repita estos pasos previos tantas veces como cantidad de diferentes artículos se deseen cargar en cada habitación 7) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios.

Emitir informe impreso del inventario de habitaciónes 1) Presione el botón Inventario

2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad.

Emitir Listados impresos de movimientos de inventario de habitaciónes por fecha / otros 1) Presione el botón Informe 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

Acceder a Stock / Mercadería para cargar artículos 1) Presione el botón Artículos 2) Siga los pasos considerados en el tópico 3.1.3 - Artículos / Mercadería

4.11 - Generar proceso de descarga diaria de servicios Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Generar proceso de descarga diaria de servicios

Permite: Registrar las descargas de stock de los elementos incluidos en las tarifas, de los alojamientos de cada día. Y genera informe de egresos economicos por mano de obra si aplica al caso.

Pasos a seguir: Obtener reporte diario

1) Seleccione la Fecha del calendario 2) Presione el botón Verificar para confirmar si esa fecha esta lista par consultarce Si no se consulto previamente esa fecha aparecerá el aviso en color verde "Ésta fecha está lista para generar" 3) Presione el botón Ingresar 4) con lo cual vera el informe con sus detalles y el total de gastos para la fecha que haya seleccionado.

Si el caso es que la fecha se consulto previamente al seleccionar la Fecha del calendario y presionar el botón Verificar aparecerá el aviso en color rojo "Ésta fecha ya se generó", mostrando los resultados correspondiente a ese dia, con lo cual no podrá volver a hacerlo, sin embargo esto no impedirá emitir el correspondiente informe impreso. según los pasos descritos a continuacion.

Emitir Informe de Gastos diarios por estadia 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema. c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows. d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte. e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail.

4.12 - Gestión de Mantenimiento de habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Mantenimiento de habitaciones

Permite: Administrar las refacciones hechas en lashabitaciones del hotel.

Pasos a seguir:

Nueva refacción / modificación de refacción previa

1) Presione el botón Asentar novedades...o Modificar datos... 2)Llene el formulario seleccionando la habitación, la fecha, el tiempo empleado y el responsable de realizar la actividad 3) Si los hay seleccione los materiales utilizados para el calculo de costos 4) Si lo requiere agregue observaciones puntuales de la refacción

Emitir Informe de Mantenimiento de habitaciones 1) Presione el botón Imprimir lista 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar movimiento de Mantenimiento de habitaciones de la lista 1) Seleccionar el movimiento de Mantenimiento de habitaciones de la Lista 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

4.13 - Capturar datos desde terminales Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Capturar datos desde terminales

Permite: Capturar los datos de una jornada de otras terminales con otros programas, previamente configurado desde Configuraciones \ Configurar terminales de captura.

Pasos a seguir: 1) Presione el botón Capturar los datos este abre el archivo configurado y obtiene la información necesaria para realizar un cargo a la cuenta de un pasajero de alguna habitación. 2) si requiere un informe de la captura Presione el botón Imprimir y siga los pasos de impresión en Windows

4.14 - Emisión de Comprobantes de Venta Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Emisión de Comprobantes de Venta

Permite: Esta pantalla permite realizar una factura u otros comprobantes de venta. Puede utilizar este proceso para una terminal de venta de artículos determinados. Puede facturar conceptos libres, estadías o bien artículos ya almacenados en la base de datos. Este proceso a su ves realiza lo siguiente : a. Descarga de stock los artículos correspondientes. b. Ingresa a la caja los valores correspondientes c. Genera el movimiento de IVA ventas correspondiente. d. Realiza los movimientos de cuenta corriente de clientes si fuese necesario.

Descripción y Opciones Tipo permite definir que comprobante emitirá

Datos de la factura o el comprobante que emitirá

Selección de persona o empresa a la que se le Facturara el comprobante

Datos de la persona o empresa a la cual se genera el comprobante

Pasos a seguir:

Creación de comprobantes

1) Seleccione el Tipo de comprobante. 2) Chequee las fechas y la numeración. 3) Seleccione a quien será emitido el comprobante. 4) Chequee la información del cliente. 5) Cargue los conceptos a facturar disponiendo las siguientes opciones a) utilizando el botón edite los datos directamente en la tabla. b) utilizando el botón Concepto libre indique el detalle que requiera.

c) utilizando el botón Tarifa indique la que requiera el caso con sus detalles.

d) utilizando el botón Servicio y cargue los datos de la adición.

6) Seleccione la pestaña "Formas de pago"

ingrese las formas de pago correspondiente al comprobante utilizando las opciones que correspondan al caso entre las siguientes a) Opción pago en Efectivo b) Opción pago en Cheque c) Opción pago en Tarjeta a) Opción pago en efectivo 1) Presione el botón Efectivo... 2) Indique el importe

b) Opción pago en Cheque 1) Presione el botón Cheque... 2) Indique los datos requeridos para asentar el pago en Cheque

c) Opción pago en Tarjeta 1) Presione el botón Tarjeta... 2) Indique los datos requeridos para asentar el pago en Tarjeta

7) Guarde los cambios con el botón Guardar e Imprimir.

Emitir Informe de comprobantes 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

Eliminar conceptos de comprobantes de la lista 1) Seleccionar el conceptos de comprobantes de la Lista 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Eliminar formas de pago de comprobantes de la lista 1) Seleccionar la forma de pago de comprobantes de la Lista 2) Presione el botón 3) Confirmar el cuadro de dialogo

4.14.1 - Cambio de Numeración de comprobantes Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivos \ Cambio de Numeración de comprobantes

Permite: Corregir la numeración que se hubiera generado por error a la que se corresponda con su impresor fiscal.

Pasos a seguir: Atención: Compruebe que la numeración correcta comience siendo igual al valor inmediato siguiente

del ultimo emitido correctamente. Ejemplo: Si el ultimo comprobante emitido con la numeración correcta fue "100" el valor que hay que configurar como el siguiente debería quedar igual a "101" y el ultimo debería coincidir con el que este correcto en los formularios impresos (compruebelo en la cinta testigo de su impresor fiscal si aplica a su caso) al Sumar / Restar a la numeración la cantidad de unidades que le aplique. 1) Seleccione el Tipo de comprobante que posea la numeración errónea 2) Seleccione el Punto de venta / boca de expendio que le aplique 3) Seleccione el Rango de numeración a Corregir 4) Seleccione Sumar / Restar a la numeración la cantidad de unidades que le aplique.

4.15 - Gestión de Caja Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : No Posee

Permite: Gestionar las cajas que se definieron para administrar fondos. Las mismas pueden ser cajas de puntos de venta como recepción, bar, restaurante, tienda, etc., como así también cuentas bancarias o cuentas de fondo adicionales. Logrando se integren todos los movimientos de dinero del hotel, como así también las operaciones en las cuales el sistema intervenga. Por ejemplo, si un pasajero se retira del hotel, y abona en efectivo su cuenta, ésta aparecerá como un movimiento más con la denominación “Alojamiento”, el monto que abonó el pasajero y los datos del mismo, además de registrar movimientos en forma manual.

Temas a considerar en este tópico Descripción y Opciones Generar Nuevos movimientos de caja Movimiento de Ingreso / Egreso Apertura de turno de caja Transferencia de Fondos entre cajas / cuentas del hotel Cierre de caja del turno a elección

Buscar movimientos de caja Ver detalles de movimientos de caja Emitir Resumen de cajas Emitir Informes de Cajas Eliminar movimientos de caja de la lista Acceder a Modificar su Plan de cuentas

Descripción y Opciones En la parte superior de la ventana tendrá un área de filtro y busqueda donde podrá filtrar movimientos efectuados según criterios mediante click en el botón mutable a las opciones "Fecha" o "Turnos": Rangos de fechas; o sea visualizar los movimientos efectuados filtrando entre dos fechas Seleccionando los valores “Desde”-“Hasta”, “Tipo de movimiento”, “Turno”, “Cuenta” y “Valores” puede lograr que el listado muestre los movimientos deseados. Logrando un informe preciso.

Turno; muestra los movimientos de caja que se realizaron en un determinado Turno.

Tenga en cuenta que todo movimiento automatizado del sistema, realiza su registro en las caja predefinidas del sistema o según lo haya configurado en Configuraciones / Configurar Cajas del Hotel.(Vease: el tópico 1.3 - Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel de este manual) Para seleccionar una caja distinta a trabajar, simplemente cámbiela desde la lista desplegable “Caja”. Según las opciones de filtro que haya aplicado verá los datos de los movimientos realizados en una Lista.

En la parte inferior, debajo de la lista de movimientos, tendrá un área informativa donde podrá visualizar los detalles del movimiento en foco, los saldos o sumatorias de movimientos anteriores, dentro del rango seleccionado y la diferencia final.

Por debajo de esto tenemos la barra principal de botones mediante la cual accedera a todas las funciones de utilidad para la gestión de cajas.

El botón Ingresar habilita la de carga de movimientos manuales de caja desde donde puede registrar Ingresos o Egresos en detalle, seleccionar la cuenta correspondiente, la forma de pago, puede registrar el turno que le aplique, etc. El botón Eliminar permite quitar movimientos de caja de la lista y restaurar los correspondientes arqueos. El botón Detalle permite ver los detalles de los movimientos de caja que seleccione. El botón Buscar permite localizar un movimiento de caja en el listado. El botón Listar permite imprimir un listado de movimientos según se haya en el filtrado como lo indica el apartado anterior. El botón Resumen resume los movimientos de las cuentas en un período de tiempo determinado (Sumas y saldos). El botón Cuentas... permite ingresar al listado del plan de cuentas del sistema para su gestión (Veasé el apartado 1.5.1 Plan de Cuentas Conceptos). El botón Abrir caja permite hacer una apertura de turno a la caja que seleccione. El botón Transferir permite realizar transferencias de valores entre cajas. El botón Cierre cierra el ingreso de caja de un turno de manera que sea imposible ingresar mas movimientos en la fecha que posea el cierre. Múltiples Cajas : Ud. puede configurar varias cajas en el sistema desde menú “Configuraciones / Configurar Cajas del Hotel” que permite agregar mas cajas. (Veasé el apartado 1.3 - Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel) Múltiples monedas Ud. puede configurar cajas especificas que gestionen monedas extranjeras y consideren su valor de cambio a moneda local en el sistema desde menú “Configuraciones / Configurar Divisas / Monedas” que permite agregar monedas. (Veasé el apartado 1.2 - Configurar Divisas / Monedas) Otras operaciones que intervienen en la caja son : • • • • •

Compras. Pagos o adelantos al personal. Cobranzas o prepagos de agencias o empresas de viaje y turismo. Ingresos por pago en caja-bar / restaurant. Movimientos de caja registrados manualmente.

Estos últimos, generados desde esta ventana con el botón Ingresar. Debe considerar que antes de poder registrar movimientos manuales, deberá organizar su plan de cuentas desde el botón Cuentas...

Generar Nuevos movimientos de caja Movimiento de Ingreso / Egreso

1) Presione el botón Ingresar de la barra principal de botones. 2) Seleccionar en Tipo de movimiento la opción Cobrar o Pagar 3) Seleccione la hojuela "Datos básicos" 4) Seleccione la Fecha 5) Seleccione la Cuenta con la cual se asocia el movimiento

las cuentas que figuran en la lista dependen de lo configurado en Cuentas... y en particular de las que sean de Ingreso o de de ambos tipos Ingreso/Egreso (veasé el tópico 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos de este manual) 6) Seleccione la Forma de Pago a utilizar de las opciones Contado, Tarjeta, Cheque

6 a) Opción Forma de Pago Contado Nota: si en su gestión no lleva un arqueo detallado de las monedas que ingresan / egresan, y seleccionar datos de captura para cuenta corriente puede omitir este paso continuando en el paso 7 de este proceso. 1) Presione el botón Detalles... 2) Ingrese el detalle de las monedas/billetes recibidas especificando; Tipo,Valor del billete y Cantidad recibida Nota: Si esta es la única forma de pago continúe en el paso 7 de este proceso.

Ingrese el detalle de monedas emitidas ante Egresos / Devoluciones / Cambio en efectivo de igual modo en que lo hizo al ingresar valores

6 b) Opción Forma de Pago Tarjeta 1) Presione el botón Detalle... 2) seleccione el nombre de la Tarjeta 3) ingrese el Número de Cupón correspondiente 4) ingrese el Monto del ingreso 5) seleccione el Plan de pagos 6) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios. Si esta es la única forma de pago continúe en el paso 7 de este proceso.

6 c) Opción Forma de Pago Cheque 1) Presione el botón Detalle... 2) seleccione el Banco del cual se emite el cheque 3) seleccione / ingrese el número de Cuenta 4) ingrese el Monto del ingreso 5) seleccione / ingrese el Número del cheque 6) seleccione a o de quien es Recibido / Entregado 7) Seleccione la Fecha de acreditación 8) Seleccione si el cheque se recibe Cruzado y/o Al Portador 6) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios. Si esta es la única forma de pago continúe en el paso 7 de este proceso.

7) Ingrese el Concepto descriptivo del movimiento

8) Seleccione la Hora del movimiento

9) Ingrese el Turno en que se asienta el movimiento

10) Ingrese el Importe del movimiento de Cobro / Pago

/

11) Si el caso es que no requiere la captura de datos de Cuenta Corriente y/o Impositivos; presione el botón Aceptar para registrar los cambios. 12) Seleccione la hojuela "Cuenta Corriente" 13) Seleccione la captura de datos de cuenta corriente con las opciones de los botones: Seleccione un Cliente..., Seleccione una Empresa..., Seleccione un Proveedor... según corresponda al caso.

13a) Si requiere los datos de un Cliente de su cartera 13b) Si requiere los datos de un Proveedor habitual 13c) Si requiere los datos de una Empresa 13a) Si requiere los datos de un Cliente de su cartera 1) Presione el botón Selecc. Cliente 2) Seleccione el Cliente de la lista 3) Presione el botón Capturar datos >> 4) Finalice con el botón Cerrar

13b) Si requiere los datos de un Proveedor habitual 1) Presione el botón Selecc. Proveedor 2) Seleccione el Proveedor de la lista 3) Recorra la lista mediante los botones de desplazamiento al pie 4) Confirme con el botón Usar >>

13c) Si requiere los datos de una Empresa 1) Presione el botón Selecc. Empresa 2) Seleccione la Empresa de la lista 3) Realice busquedas por similitud con el buscador debajo de la lista

4)Recorra la lista mediante los botones de desplazamiento al pie 4) Confirme con el botón Aceptar

14) Seleccione la hojuela "Datos Impositivos" 1) Seleccione la opción Registro IVA por el movimiento Nota: Luego de seleccionar alguna de las opciones anteriores se mostrarán los datos de acuerdo a la seleccion que haya confirmado caso contrario se encontrará en blanco para ser editado. 2) Edite los datos del comprobante según aplique al caso

15) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios.

Apertura de turno de caja Este proceso permite hacer una apertura de turno a la caja que seleccione Dependiendo de como se haya configurado, la caja necesitará o no apertura. Éste proceso genera un movimiento en la caja seleccionada y permite realizar los movimientos contables en el turno seleccionado en esta sección : 1) Presione el botón Abrir caja de la barra principal de botones 2) Seleccionar la caja a abrir en la lista de la izquierda. 3) Seleccionar la fecha de apertura en Abrir la caja para el: 4) Seleccionar el Turno que aplique

Si requiere hacer un ingreso de distintas monedas o tipos de billetes con sus cantidades detalladas 1) Presione el botón Ingresar valores 2) Confirmar el cuadro de dialogo teniendo en cuenta la advertencia

Ingrese el detalle de monedas recibidas en la caja Ingreso / cobro / Reintegro en efectivo Seleccionando el Tipo, el valor de cada billete y las cantidades.

Presionar el botón Aceptar para registrar los cambios.

Transferencia de Fondos entre cajas / cuentas del hotel Este proceso le permitirá transferir el dinero que posea en determinada caja hacia otra Es especialmente útil en el caso de dejar cajas con valores mínimos o necesarios o completamente vacías previo Cierre de turno o en cualquier otro momento Ud. puede reiterar este procedimiento tantas veces como combinaciones tenga a considerar en su gestión Explicación Animada Estando en determinada caja a elección 1) Presione el botón Transferir de la barra principal de botones 2) Seleccione la Cajas o Cuenta destino de la transferencia 3) Seleccione la Fecha de fondos a transferir: 4) Seleccione la Fecha de asiento en caja: 5a) Indique el Importe y la forma de pago 5b) Transfiera el total del contenido de la caja Presionando el botón Saldo 6) Si el movimiento no se acredita en la misma Fecha de fondos a transferir: Seleccione la Fecha de Acreditación en Cuenta destino: 7) Indique el Concepto o Cuenta asociada al movimiento 8) Si lo requiere edite un Detalle u observación Confirme con el botón Aceptar

Cierre de caja del turno a elección Este proceso de cierre de caja permite cerrar un ciclo contable en una caja correspondiente, coincidente con un cambio de turno de usuarios/empleados, asentar como así también emitir informes de Arqueo de valores y realizar una transferencia de los fondos de una caja a otra. 1) Presione el botón Cierre de la barra principal de botones 2) Seleccionar la Fecha de cierre de la caja 3) Seleccionar el turno que aplique en la casilla Se cierra el turno: si requiere que Al retirar los valores de caja, depositarlos en: otra caja seleccionela de la lista Caja Destino Si utiliza la opción "Dejar los valores en caja", el sistema realiza un cierre nominal, pero sin balancear montos, ósea que deja los saldos en la caja correspondiente tal cual esten, sin modificarlos.

si requiere visualizar e imprimir el arqueo de valores de una caja en un turno determinado, pudiendo discriminar por monedas y por billetes para mayor precisión...

1) Presione el botón Arqueo de valores 2) Seleccione la fecha y el turno correspondiente y haga click sobre 3) Realizar un informe impreso desde el botón Imprimir

Buscar movimientos de caja

.

1) Presione el botón Buscar de la barra principal de botones 2) Tipee al menos las primeras letras del movimiento de caja; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de movimientos de caja 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Ver detalles de movimientos de caja Opción A

1) Seleccionar el movimientos de caja

2) Presione el botón Detalle de la barra de botones Principal

Opción B

1) Seleccionar el movimientos de caja 2) Haga doble click sobre el movimientos de caja

Para ver con mas profundidad la información de un movimiento en particular, especialmente útil si la facturación contiene mas detalles. Presione el botón Mostrar todos los datos...

Emitir Resumen de cajas Este proceso le emite un informe de resumen de saldos de una caja por cuentas/conceptos. El resumen de saldos aglutina los movimientos por cuenta/concepto para posterior análisis. Puede emitir un resumen dentro de un rango de fechas seleccionando Desde - Hasta o bien si seleccionó previamente la vista "Turnos" desde el panel principal de caja; mostrará el resumen del período correspondiente. 1) Presione el botón Resumen de la barra principal de botones 2) Indique quien es el responsable de emitir el informe 3) Presione el botón Imprimir 4) Confirmar el cuadro de dialogo

Emitir Informes de Cajas

1) Seleccione la caja de la cual requiere el importe y filtre por rango de fechas seleccionando Desde - Hasta o bien si seleccione la vista "Turnos" 2) Presione el botón Listar de la barra principal de botones 3) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 4) Confirme con el botón Aceptar 5) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar movimientos de caja de la lista 1) Seleccionar el movimiento de caja

2) Presione el botón Eliminar de la barra principal de botones 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Acceder a Modificar su Plan de cuentas

1) Presione el botón Cuentas... de la barra principal de botones 2) Siga los pasos considerados en el apartado 1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos

4.16 - Gestión de Tarjetas de Crédito Acceso Desde:

Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión de Tarjetas de Crédito

Permite: Cada venta realizada con tarjeta de crédito genera un registro que se gestiona en esta ventana. Este informe nos permite visualizar que cupones estan pendientes de depositar y cuales de cobrar por la entidad financiera.

Pasos a seguir: Seleccione la fecha a gestionar en el calendario

Presentación de cupones individuales

1) Seleccionar que cupón fue presentado al banco o entidad financiera 2) Presione el botón “Presentar seleccionado” 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Presentación de lote de cupones

1) Seleccionar presentar todos los cupónes al banco o entidad financiera 2) Presione el botón “Presentar toda la lista / lote”. 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Efectuar asiento a caja correspondiente a los cupones que fueron cobrados 1) Presione el botón Cobro / Acreditación 2) Presione el botón Ingresar

3) Llene los datos del cupón cobrado 4) Confirme con el botón Aceptar

5) Complete los detalles del asiento contable 6) Confirme si Genera movimiento de caja 7) Seleccione la Cuenta que le aplique 8) Confirme con el botón Aceptar

Registrar cupón seleccionado como cobrado Para que no aparesca.en el informe de pendientes 1) Seleccionar que cupón considerar cobrado 2)Presione el botón Marcar como cobrado 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Eliminar cupón de la lista 1) Seleccionar el cupón 2) Presione el botón Eliminar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Mediante la opción “Mostrar cupones del mes” habilita la posibilidad de que en la lista aparezcan los cupones del mes seleccionado en el calendario y que reunan las condiciones de las distintas opciones como; “Mostrar cupones presentados” y/o “Mostrar cupones cobrados” Finalice con el botón

4.17 - Gestión Cheques / Pagos diferidos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús :Gestión \ Gestión Cheques / Pagos diferidos

Permite: Ingresar los datos de cheques recibido por un cliente,pasajero o proveedor el cual ingresará a la cartera de cheques, o propios de su cuenta bancaria que podrá visualizar y gestionar.

Pasos a seguir:

Configurar los datos de la cuenta bancaria predeterminada para transacciones del hotel. 1) Presione el botón Configurar 2) Edite los datos de su cuenta bancaria 3) Confirme con el botón Aceptar

Ingresar Cheques Recibidos

1) Presione el botón Ingresar o Emitir Cheques 2) Seleccione la opción Recibir / Depositar Cheque 3) Seleccione la Caja destinataria del Cheque 4) Seleccione la Cta. Contabledestinataria del Cheque 5) Seleccione la opción adecuada al caso en área Recibe de 6) Seleccione la empresa o persona de la lista desplegable 7) Indique el Nro de Factura que corresponda con la operación

8) Presione el botón Continuar>> 9) llene los datos del formulario según los datos del Cheque Recibido

Emitir Cheques

1) Presione el botón Ingresar o Emitir

2) Seleccione la opción Emitir Cheque 3) Seleccione si asentará un Cheque Nuevo o si será el Seleccionado de la lista 4) Seleccione la Caja destinataria del Cheque 5) Seleccione la Cta. Contabledestinataria del Cheque 6) Seleccione la opción adecuada al caso en área Entregar a 7) Seleccione la empresa o persona de la lista desplegable 8) Indique el Nro de Factura que corresponda con la operación

9) Presione el botón Continuar>> 10) llene los datos del formulario según los datos del Cheque emitido

Gestionar Cheques en cartera

1) Seleccione el Cheque a Gestionar de la lista 2) Presione el botón Modificar Datos

3) modifique los datos del formulario según los datos del Cheque 4) Seleccione el Estado actual del Cheque entre las opciones disponibles En cartera,Entregado o Devuelto según lo requiera

Gestionar Cheques Entregados

1) Seleccione el Rango de Fechas de acreditación a Gestionar 2) Seleccione el Cheque a Gestionar de la lista 3) Presione el botón Modificar Datos 4) modifique los datos del formulario según los datos del Cheque 5) Seleccione el Estado actual del Cheque entre las opciones disponibles En cartera,Entregado o Devuelto según lo requiera

Gestionar Cheques Devueltos

1) Seleccione el Rango de Fechas de acreditación a Gestionar 2) Seleccione el Cheque a Gestionar de la lista 3) Presione el botón Modificar Datos 4) modifique los datos del formulario según los datos del Cheque 5) Seleccione el Estado actual del Cheque entre las opciones disponibles En cartera,Entregado o Devuelto según lo requiera

Emitir Informe de Cheques 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar Cheques de la lista

1) Seleccionar el Cheque de la Lista de Cheques En cartera,Entregados o Devueltos según lo requiera 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

4.18 - Facturar Pendientes Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Facturar Pendientes

Permite: Cerrar el proceso de facturación que quedara pendiente al realizar Check out - Facturación Pendiente

Pasos a seguir:

Consulta y edición de datos detallados de la Facturación Pendiente 1) Presione el botón Edición de datos... 2) Modifique lo que considere necesario 3) Confirme con el botón Aceptar

Cerrar proceso de facturación

1) Presione el botón FACTURAR 2) Siga los pasos considerados en el apartado 4.2.8 - Check Out Facturar

4.19 - Emitir cierres de Impresoras fiscales Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Emitir cierres de Impresoras fiscales

Permite: Desde aquí podrá realizar los cierres en las impresoras fiscales tal como lo indica la resolución del ente fiscal correspondiente a cada país. El cierre X es un cierre parcial el cual puede realizarse por turnos. El cierre Z es un cierre obligatorio que debe efectuarse una vez por día, de lo contrario el controlador fiscal dejará de funcionar.

Pasos a seguir: 1) Seleccione primero la impresora a la cual le realizará un cierre 2) haga click sobre el botón correspondiente a cierre X o cierre Z según lo requiera.

4.20 - Gestión SPA Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Gestión \ Gestión SPA

Permite: gestionar la nómina de especialidades médicas o generales del spa. para agrupar a los profesionales y las actividades de éste departamento. gestiona la cuenta corriente de un profesional, organizar sus horarios agenda de trabajos. Inicialmente puede acotar un período de información para luego realizar un reporte. También puede desde aquí ingresar pagos parciales por honorarios.

Pasos a seguir: Atención: Si aún no lo hizo puede registrar su modulo de SPA acordando su pago, y enviandonos el Nº de serie que indique su instalación. Con lo cual a vuelta de e-mail obtendrá su Nº de clave de habilitación; el que debera copiar y pegar de forma exacta. Tras ello podrá utilizar este modulo.

Administración de profesionales Presione el botón Administración de profesionales del panel inicial

Antes de cargar un nuevo profesional le conviene cargar previamente las especialidades. Cargar Nueva especialidad médica 1) Presione el botón Administrar especialidades... 2) Escriba el nombre de la especialidad

Cargar Nuevo Profesional 1) Presione el botón Nuevo... 2) Cargue los datos de nombre y Apellido del Profesional 3) seleccione la Especialidad

Configurar Disponibilidad de cada profesional del SPA. Esta ventana tipo planning permite definir y visualizar la disponibilidad operativa de un profesional de los servicios de Spa

del Hotel. 1) Presione el botón Administrar disponibilidad... 2) seleccionar el mes a visualizar y confirmar con el botón

.

3) hacer doble click en la grilla para indicar que en una determinada hora está disponible para atención a clientes del spa. 4) Presione el botón Automatizar y agilizará el proceso de armado de turnos disponibles por profesional del spa para toda la semana dentro de un período determinado de fechas.

al ir configurando aparecerá la grilla en gris con los casilleros verdes que indican la disponibilidad configurada. Al hacer click en un horario predefinido, con el casillero conteniendo el numero "1" indicando que esta reservado aparecerá a la derecha, si lo hubiese, el listado de prestaciones asignadas y pendientes de realizar por el profesional tal como se muestra en el ejemplo de líneas arriba. Emitir Informe de Disponibilidad de cada profesional 1) Presione el botón Imprimir esquema 2) Seleccione las opciones de tamaño proporcional del papel y rango de hojas a imprimir.

3) Seleccione las opciones de Titulo, encabezado margenes.

4) Seleccione la impresora y el numero de copias a emitir.

5) Seleccione las opciones de apariencia (opcional)

6) Seleccione las opciones de numeración de las paginas.

7) Confirme con el botón Imprimir Gestión de estado de cuenta corriente de cada profesional Este proceso le permitirá gestionar la cuenta corriente de un profesional. Inicialmente puede acotar un período de información para luego realizar un reporte e ingresar pagos parciales por honorarios. 1) Presione el botón Administrar cuenta corriente...

Ingreso de pagos a profesional 1) Presione el botón Ingresar pagos de honorarios... 2) ingrese los datos de fecha, importe, detalles descriptivos y de comprobante de la operación.

Emitir la lista de movimientos de cuenta del profesional 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail Emitir la lista de saldos de cuenta del profesional 1) Presione el botón Imprimir Saldos 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail Eliminar movimientos de cuenta del profesional de la lista 1) Seleccionar el movimiento de la Lista de cuenta del profesional de la lista

2) Presione el botón Borrar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Gestión de Prestaciones Presione el botón Tabla de Prestaciones del panel inicial Nueva / Editar Prestación 1) Presione el botón Nueva... 2) Cargue los datos de Nombre de la prestación, los detalles descriptivos 3) seleccione la Especialidad 4) defina los costos 5) defina los precios 6) Confirme con el botón Guardar

Emitir la lista de Prestaciones de cuenta del profesional 1) Presione el botón Informe 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte

e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail Eliminar ítems de Prestaciones de la lista 1) Seleccionar el ítem de la Lista de cuenta del profesional de la lista 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Administración de esquemas de trabajo Presione el botón Esquemas de trabajo del panel inicial

Nuevo esquema de trabajo 1) Presione el botón Nuevo... 2) Cargue los datos de Nombre descriptivo 3) Confirmar con OK

Nueva practica 1) Presione el botón Nueva... 2) Cargue los datos de Nombre de la prestación 3) las horas a efectuar las sesiones cada día 4) Confirme con el botón Aceptar

Asignación de hoja de ruta de pasajeros Presione el botón Asignación de hoja de ruta del panel inicial 1) Seleccione el Pasajero de la lista desplegable 2) Seleccione la fecha inicial a considerar 3) Seleccione el Plan de prestaciones 4) Confirme con el botón Abrir

Asignar prestador, horario y cargo de la ruta 1) Presione el botón Asignar prestador, horario y cargo 2) Seleccione el profesional de la lista desplegable 3) Seleccione / omita la opción Filtrar solo los de la especialidad profesional 5) Seleccione la Fecha: de prestación del servicio 4) Presione el botón Buscar disponibilidad... 5) Seleccione la hora de prestación del servicio 6) Seleccione la opción que le aplique de la lista Servicio a cargo de: 7) Confirme con el botón Aceptar 8) Confirme todos los cambios de la ruta con el botón Tomar cambios al esquema del pasajero

Emitir hoja de ruta 1) Presione el botón Imprimir hoja de ruta 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail Eliminar prestación de la lista 1) Seleccionar la prestación de la hoja de ruta 2) Presione el botón 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Seguimiento de hoja de ruta por profesional Presione el botón Seguimiento de pacientes del panel inicial

Consultar la hoja de ruta por profesional 1) Seleccione el Profesional de la lista desplegable 2) Seleccione la Fecha: de prestación del servicio 3) Confirme con el botón Mostrar Confirmar realización de tratamiento 1) Seleccione la actividad de la lista 2) Confirme con el botón Marcar como realizado

Emitir Informe de prestaciones pendientes Presione el botón

Informe del panel inicial

1) Seleccione el profesional 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar

4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

4.21 - Administrador de Avisos y Alarmas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Administrador de avisos y Alarmas

Permite: Gestionar los mensajes de avisos dejados al huésped, como así también mediante su sistema de telefonía despertarlo en su habitación pudiendo dar a su ves un recordatorio al Recepcionista o usuario del sistema encargado de realizar esta tarea.

Pasos a seguir:

Crear nuevo aviso o Alarma

1) Presione el Botón Ingresar del panel principal 2) seleccione la Pestaña fecha y hora 3) Edite la Fecha y la Hora en la que se efectuara la acción 4) Presione el botón [+].

5) en la ventana que se presenta seleccione el Usuario especifico al que se le dara el aviso, o tilde la

opción AGREGAR TODOS LOS USUARIOS.

6) seleccione la Pestaña Mensaje 7) Redacte el mensaje 8) Tildar Despertar, si lo requiere el caso. 9) Tildar Todos los dias del alojamiento, si lo requiere el caso.

10) seleccione la Pestaña Tipo 11) Seleccione la manera en que se efectuará la alerta entre los modos disponibles; considerando que las dos primeras son para el / los usuario/s seleccionados en el paso 5, mientras que la tercera es una llamada efectuada por el sistema vía módem directamente a la habitación. 12) Seleccione el archivo de sonido que sonará buscandolo con el botón

13) explore su PC tal como haría para localizar cualquier archivo Nota. 14) pruebe los sonidos mediante el botón 15) Confirme con el botón Aceptar

.

Nota: si no tiene o desconoce un directorio donde encontrar archivos de sonido compatibles *.WAV; explore la carpeta C:\WINDOWS\Media y pruebe los existentes hasta hallar el que le sirva. Esto ultimo lo puede hacer también con una exploración independiente también en la carpeta C:\WINDOWS\Media o la que contenga archivos *.WAV. 1) seleccione el archivo especifico, o todos los archivos con las teclas Ctrl + L o mediante menú: Edición \Seleccionar todo 2) seleccione en menú Archivo: las opciones que le ofrezca su reproductor habitual..., o si no las tiene la opción abrir con... donde debería tener alguno, si no es así puede buscar uno adecuado con la opción elegir programa. 3) una ves elejido copielo a un directorio adecuado en Actual hotel! 4) busquelo desde Actual hotel! en el directorio donde se localiza como se describe desde el paso 12 en adelante.

4.22 - Mensajería entre usuarios del sistema Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Mensajería

Permite: Enviar y recibir mensajes a y de usuarios registrados en el sistema tanto sea localmente en la misma PC o hacia y desde los diferentes terminales conectados en red que utilicen ActualHotel!. Estos mensajes podrán ser respondidos, reenviados al igual que lo haría con un mensaje de correo electrónico, como así también se pueden guardar como recordatorios o imprimir si lo requiere.

Detalles y opciones: En primer lugar justo debajo de la barra de titulo tiene barra principal de botones la mediante los que Ud. Gestionara la mensajería con otros usuarios del sistema.

El botón Mensajes le permite actualizar el estado de su bandeja de entrada. El botón Redactar le permite editar mensajes para otros usuarios del sistema. El botón Responder le permite dar una respuesta a los mensajes de su bandeja de entrada. El botón Reenviar le permite enviar este nuevamente al destinatario original o a otros. El botón Eliminar le permite borrar mensajes... ...Provisoriamente; si estan en su Bandeja de entrada, Enviados o Archivados. ...o de forma definitiva si estan en Eliminados. El botón Imprimir le permite obtener un registro impreso de los mensajes sin importar en que bandeja esten. Al lado izquierdo de la ventana tiene el panel de bandejas de mensajes para seleccionar sobre cual trabajar.

Al lado derecho de la ventana tiene el panel de mensajes que le mostrará los mensajes de las distintas bandejas.

Pasos a seguir:

Redactar y Enviar mensaje

1) Presionar el Botón Redactar 2) Seleccionar en el casillero Para; el usuario destinatario del mensaje. 3) Indicar el Asunto 4) Redactar el mensaje. 5) Presionar el Botón enviar

Chequear mensajes recibidos

1) Presione el botón Mensajes en la barra principal de botones para actualizar el estado de su bandeja de entrada. 2) Seleccionar la Bandeja de entrada. 3) de la lista de mensajes seleccione el mensaje a chequear, si no llega a verlo con claridad haga doble clic sobre el y se abrirá la ventana de edición. note: que los mensajes que no han sido consultados se encuentran en letra "Negrita" o "Bolt" mientras que los que ya se han visto están en "normal".

Responder a un mensaje

1) Presionar el Botón Responder en la barra principal de botones 2) Seleccionar en el casillero Para; el usuario destinatario del mensaje 3) Indicar el Asunto 4) Redactar el mensaje 5) Presionar el Botón Responder

Reenviar un mensaje

1) Presionar el Botón Reenviar en la barra principal de botones 2) Seleccionar en el casillero Para; el usuario destinatario del mensaje 3) Indicar el Asunto 4) Redactar el mensaje 5) Presionar el Botón Reenviar

Chequear mensajes enviados

1) Seleccionar la Bandeja de Enviados. 2) de la lista de mensajes seleccione el mensaje a chequear, si no llega a verlo con claridad haga doble clic sobre el y se abrirá la ventana de edición.

Imprimir mensajes desde la barra principal de botones 1) Seleccione la bandeja que posea el mensaje. 2) Seleccione el mensaje

3) Presione el botón Imprimir de la barra principal de botones 4) siga los pasos normales de cualquier impresión de documentos

Imprimir mensajes desde las ventanas de redacción / edición de cada mensaje 1) Seleccione la bandeja que posea el mensaje. 2) Seleccione el mensaje y abra con doble clic 3) Presione el botón Imprimir de la barra de botones del las ventana de redacción / edición mensaje. 4) siga los pasos normales de cualquier impresión de documentos

Guardar mensajes desde las ventanas de redacción / edición de cada mensaje 1) Seleccione la bandeja que posea el mensaje. 2) Seleccione el mensaje y abra con doble clic 3) Presione el botón Guardar de la barra de botones del las ventana de redacción / edición mensaje. 4) siga los pasos normales de cualquier impresión de documentos

Eliminar mensajes

1) Seleccione la bandeja que posea el mensaje. 2) Seleccione el mensaje 3) Presione el botón Eliminar en la barra principal de botones ...si esta en su Bandeja de entrada, Enviados o Archivados. el mensaje se enviará a la bandeja Eliminados como borrado provisoriamente 4) Seleccione la bandeja Eliminados que posea el mensaje para su consulta reutilización o eliminación definitiva.

3) Presione el botón Eliminar en la barra principal de botones si desea sea borrado de forma definitiva.

Nota sobre borrar mensajes en la bandeja Eliminados: dado que usted esta trabajando en esta bandeja el sistema No le pedirá confirmación asegurese de que desea eliminar el mensaje antes de dar este paso.

4.23 - Gestión de Block de notas / stick Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Block de notas/stick

Permite: Editar recordatorios a modo de stickers en el área de trabajo de ActualHotel!

Pasos a seguir:

Redacción de notas/stick

1) Dirijase a la dirección de Acceso del proceso Miscelaneas \ Block de notas/stick 2) Por cada vez que repita el paso anterior tendrá una nueva nota / Stick en el fondo de escritorio de ActualHotel!, ordenada por omisión a modo Cascada descendente. 3) Redacte los textos tal como lo haría en un block Stick 4) Muevalos tomandolos por la barra de titulo, a un Lugar donde tenerlos visibles o consultarlos, estos estaran en el fondo de escritorio de ActualHotel!.hasta tanto cierre la aplicación.

Edición de notas/stick

1) Dirijase a la nota Stick en el fondo de escritorio de ActualHotel!, 2) Edite la nota / Stick tal como lo requiera.

Eliminar notas/stick

1) Dirijase al fondo de escritorio de ActualHotel! 2) Seleccione el mensaje 3) Presione el botón [x] en la barra de titulo de la nota. de todos modos tenga en cuenta que estos estaran en el fondo de escritorio de ActualHotel!.solo mientras tenga ActualHotel! abierto, tras lo cual se eliminarán automáticamente.

4.24 - Ingreso / Cambio de Log de Usuario actual Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : No Posee

Permite: Registrar la entrada al sistema por un usuario del mismo o cambiar de usuario de uso sin salir de ActualHotel!. Cada usuario posee su nombre de acceso y contraseña como así también su juego de privilegios o nivel para operar dentro del sistema. Dependiendo de que forma esté configurado el sistema de turnos de caja, en la parte inferior se presentan dos datos de verificación a completar (fecha y turno correspondiente). Esto permite colocar la gestión que el usuario desarrolle en el turno correspondiente.

Pasos a seguir: Explicación animada 1) Ingrese su Nombre de usuario 2) Ingrese su Contraseña 3) Seleccione la Fecha del turno a gestionar 4) Seleccione el Turno a gestionar

4.25 - Registro de Entrada/Salida del Personal Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Registro de Entrada/Salida del Personal

Permite: llevar el control de llegada retiro del Personal para agregarlo como un dato de presentismo de sus empleados y considerarlo si trabaja por horas.

Pasos a seguir:

Registrar Movimiento de Entrada/Salida del Personal 1) Seleccione entre las opciones ENTRAR o SALIR la que aplique 2) Deslizar la tarjeta magnética por el lector o tipee la clave del empleado 3) Presionar el botón "Registrar Movimiento" para registrar los cambios. Finalice con el botón

Consulta de Registros de Entrada/Salida del Personal Siga los pasos considerados en el apartado 3.2 - Nomina de Personal / Empleados

¿Cuales son las posibilidades que le brinda ActualHotel! en cuanto a reportes e informes? Llegado este punto a considerar, ya puede obtener la información que haya recabado en todos los procesos que haya efectuado y obtener listas, reportes o informes de distintas áreas de trabajo, padrones o cualquier información que haya generado al utilizar ActualHotel!.

Las posibilidades se le muestran en un solo panel de acceso mediante el menú Informes, sin olvidar que la mayoría de los procesos ya traen dentro de si la posibilidad de emitir alguna forma de reporte, desde este menú obtendrá los que le serán de mayor necesidad.

5.1 - Facturación / Ventas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Menú Informes \ Facturación / Ventas

Permite: Analizar los datos de cada movimiento de cierre de habitación en un período determinado y realizar impresiones e informes.

Descripción y Opciones En la parte superior de la ventana tendrá un área de filtro y busqueda donde podrá filtrar movimientos efectuados según criterios tales como rangos de fechas, “Desde”-“Hasta”, “Tipo de movimiento y Letra de comprobante.a fin de lograr que el listado muestre los movimientos deseados.

A continuación tenemos Según las opciones de filtro que haya aplicado los datos de los movimientos realizados una Lista de facturas / comprobantes y el total correspondiente al periodo tipo y Letra de comprobante seleccionados.

Por debajo de esto tenemos la barra principal de botones mediante la cual accedera a todas las funciones de utilidad para la gestión de facturación ventas detalladas a continuación.

Anular: Permite Anular la factura en foco (solo para los datos dentro del Programa ActualHotel! NO EN LA IMPRESORA FISCAL) Eliminar: Permite eliminar la factura en foco (solo para los datos dentro del Programa ActualHotel! NO EN LA IMPRESORA FISCAL) Ver detalles: Muestra los detalles de la factura en foco Corregir: Permite editar los datos fiscales de la factura en foco. Buscar: Permite efectuar una búsqueda de personas a las que se les haya efectuado una factura tomando como referencia los datos contenidos dentro del campo Nombre. Re-Imprimir: Permite re imprimir la factura en foco. Listado: Permite imprimir la lista de facturas que ve en el listado, con listines por fecha.

Pasos a seguir:

Obtener lista de movimientos por filtrado

1) En área de filtro y busqueda Seleccione la fecha inicial [Desde:] y la de limite [Hasta:] del informe 2) seleccione el Tipo y la letra de comprobante 3) Confirme el filtro de datos con el botón seleccionado.

Buscar Mostrará la lista y el total correspondiente al periodo

Buscar movimientos de facturación por nombre

1) Presione el botón Buscar de la barra principal de botones 2) Tipee al menos las primeras letras y/o Números de la factura; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de facturación 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente

desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Ver detalles de movimientos

1) seleccione la factura o comprobante a consultar de la Lista de facturas / comprobantes 2) Presione el botón Ver detalles de la barra principal de botones

Corregir detalles de facturas

1) seleccione la factura o comprobante a consultar de la Lista de facturas / comprobantes 2) Presione el botón Corregir de la barra principal de botones 3) Edite los cambios que apliquen al caso

Re-Imprimir / Emitir / Exportar facturas

1) seleccione la factura o comprobante a consultar de la Lista de facturas / comprobantes 2) Presione el botón Re-Imprimir de la barra principal de botones 3) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 4) Confirme con el botón Aceptar 5) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Imprimir / Emitir / Exportar Listado de facturas

1) seleccione la factura o comprobante a consultar de la Lista de facturas / comprobantes 2) Presione el botón listado de la barra principal de botones 3) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 4) Confirme con el botón Aceptar 5) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Anular facturas de la lista

1) Seleccionar el movimiento factura o comprobante a anular de la Lista de facturas / comprobantes 2) Presione el botón Anular de la barra principal de botones 3) Confirmar el cuadro de dialogo

Eliminar facturas de la lista

1) Seleccionar el movimiento factura o comprobante a eliminar de la Lista de facturas / comprobantes

2) Presione el botón Eliminar de la barra principal de botones 3) Confirmar el cuadro de dialogo

5.2 - Informes de Presupuestos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús :Informes \ Presupuestos

Permite: Obtener informes de los presupuestos que se hayan asentado mediante el proceso 4.14 - Emisión de Comprobantes de Venta

Descripción y Opciones En la parte superior de la ventana tendrá un área de filtro y busqueda donde podrá filtrar presupuestos por rangos de fechas, “Desde”-“Hasta” A continuación tenemos Según las opciones de filtro que haya aplicado los datos de los movimientos realizados una Lista de presupuestos y el total correspondiente Por debajo de esto tenemos la barra principal de botones mediante la cual accedera a todas las funciones de utilidad para la gestión de presupuestos detalladas a continuación. Nuevo: Permite acceder al proceso 4.14 Emisión de Comprobantes de Venta para generar nuevos presupuestos. Eliminar: Permite eliminar los presupuestos en foco. Buscar: Permite efectuar una búsqueda de personas a las que se les haya efectuado un presupuesto tomando como referencia los datos contenidos dentro del campo Nombre. Re-Imprimir: Permite re imprimir el presupuesto en foco. Listado: Permite imprimir la lista de presupuestos que ve en el listado, con listines por fecha.

Pasos a seguir:

Obtener lista de presupuestos por filtrado

1) En área de filtro y busqueda Seleccione la fecha inicial [Desde:] y la de limite [Hasta:] del informe 2) Confirme el filtro de datos con el botón periodo seleccionado.

Buscar mostrará la lista de presupuestos y el total correspondiente al

Generar nuevos presupuestos

1) Presione el botón Nuevo de la barra principal de botones 4) Siga los pasos considerados en el apartado 4.14 - Emisión de Comprobantes de Venta para generar nuevos presupuestos.

Buscar presupuestos por nombre

1) Presione el botón Buscar de la barra principal de botones 2) Tipee al menos las primeras letras y/o Números del presupuesto; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de presupuestos 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Re-Imprimir / Emitir / Exportar presupuestos

1) seleccione la factura o comprobante a consultar de la Lista de presupuestos 2) Presione el botón Re-Imprimir de la barra principal de botones 3) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 4) Confirme con el botón Aceptar 5) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Imprimir / Emitir / Exportar Listado de presupuestos

1) seleccione la factura o comprobante a consultar de la Lista de presupuestos 2) Presione el botón Listado de la barra principal de botones 3) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 4) Confirme con el botón Aceptar 5) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar presupuestos de la lista

1) Seleccionar el presupuesto de la Lista de presupuestos 2) Presione el botón Eliminar de la barra principal de botones 3) Confirmar el cuadro de dialogo

5.3 - Compras / Gastos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Menú Informes \ Compras / Gastos

Permite: Las compras generadas en la sección “Proveedores”, quedan registradas en esta ventana para poder gestionar un período determinado y realizar informes.

Descripción y Opciones En la parte superior de la ventana tendrá un área de filtro y busqueda donde podrá filtrar movimientos efectuados según criterios tales como rangos de fechas, “Desde”-“Hasta”, “Proveedor y Departamento. a fin de lograr que el listado muestre los movimientos deseados.

A continuación tenemos Según las opciones de filtro que haya aplicado los datos de los movimientos realizados una Lista de compras / ventas y el total correspondiente al periodo tipo y Letra de comprobante seleccionados.

Por debajo de esto tenemos la barra principal de botones mediante la cual accedera a todas las funciones de utilidad para la gestión de compras / ventas detalladas a continuación.

El botón Ingresar habilita la carga de movimientos manuales de caja. El botón Quitar permite eliminar movimientos de compras / ventas seleccionadas El botón Editar permite editar las compras / ventas efectuadas agregando o eliminando ítems El botón Buscar Permite efectuar una búsqueda de personas a las que se les haya efectuado una factura tomando como referencia los datos contenidos dentro del campo Nombre. El botón Imprimir Permite imprimir la la lista Según las opciones de filtro que haya aplicado. El botón Por rubro Permite imprimir la lista de los movimientos de compras / ventas ordenadas por rubro.

Pasos a seguir:

Obtener lista de movimientos por filtrado

1) Seleccione la fecha de inicial en el casillero De: y la de limite en el casillero Al: 2) Seleccione el Proveedor y el departamento contable que del cual desee el informe 3) confirme con el botón . se le Mostrará la lista y el total correspondiente al periodo seleccionado.

Ingresar compra de ítem de mercadería o servicio 1) Presione el botón Ingresar de la barra principal de botones 2) Seleccione el Proveedor

3) siga los pasos descriptos para una nueva compra en 3.1.1 - Proveedores

Edición de una compra

1) seleccione la compra a editar de la lista 2) Presione el botón Editar de la barra principal de botones 3) Modifique los datos que apliquen basandose en los pasos descriptos para una nueva compra en 3.1.1 Proveedores ya que el formulario obedece al mismo formato

Buscar movimientos de compra / venta por Número

1) Presione el botón Buscar de la barra principal de botones 2) Tipee al menos las primeras letras y/o Números de la compra / venta; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro del registro de facturación 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar

Emitir Informe de compras / ventas 1) Presione el botón Imprimir de la barra principal de botones 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Emitir Informe de compras / ventas ordenados Por rubro 1) Presione el botón

Por rubro de la barra principal de botones

2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar movimientos de compra / venta

1) Seleccionar el movimiento de compra / venta de la Lista de facturas / comprobantes 2) Presione el botón Quitar de la barra principal de botones 3) Confirmar el cuadro de dialogo

5.4 - Libros de IVA Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Menú Informes/ Libros de iva

Permite: Visualizar un listado de movimientos de compra/venta con sus correspondientes deducciones fiscales a fin de poder resumir la cuenta de pago al fisco.

Descripción y Opciones Encabeza la ventana la lista de movimientos de compra/venta con sus correspondientes deducciones fiscales y los comprobantes implicados.

Por debajo desde la izquierda tenemos las opciones de Criterios de Filtro para la localización de movimientos puntuales dentro del libro de IVA.

Por debajo a la derecha tenemos los botones que nos dan opciones de gestión.

Pasos a seguir:

Aplicación de filtros

1) Seleccione el periodo a considerar mediante los calendarios desplegables De al 2) Seleccione el Tipo de movimientos 3) Seleccione la Letra, Tasa 4) Indique el Punto de venta en el casillero Pto. Vta.

Ingresar nuevo movimiento

1) Presione el botón Ingresar... 2) Seleccione la caja sobre la cual insidirá el movimiento

3) Siga los pasos considerados en el apartado 4.15 - Gestión de Caja

Obtener resumen de totales de IVA 1) Presione el botón Totales Finalice con el botón

Emitir Informe del libro de IVA 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Eliminar movimientos de compra/venta de la lista 1) Seleccionar el movimiento de compra/venta de la Lista del libro de IVA 2) Presione el botón Quitar 3) Confirmar el cuadro de dialogo

5.5 - Cajas del hotel Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Cajas del hotel

Permite: Emitir Informes acotados por rango de fechas de los movimientos de las Cajas del hotel. Pasos a seguir:

Obtener lista de movimientos de caja por filtrado

1) En área de filtro y busqueda Seleccione la fecha inicial [Desde:] y la de limite [Hasta:] del informe 2) Seleccione la caja de la cual desea el informe 3) Confirme el filtro de datos con el botón periodo seleccionado.

Buscar mostrará la lista de presupuestos y el total correspondiente al

A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad.

Emitir Informe de Cajas

a) 1) Presione el botón Vista previa 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar

4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows

c) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte

c) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

Detalles: Ver también: 1.1 - Configurar Turnos de Caja 1.2 - Configurar Divisas / Monedas 1.3 - Configurar Cajas y Cuentas Bancarias del hotel

1.5.1 - Plan de Cuentas Conceptos 1.5.2 - Plan de Cuentas Automatización Procesos /Cuentas

5.6 - Libro de pasajeros Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Libro de pasajeros

Permite: En ciertas regiones o países donde es obligatorio presentar el libro de policía, el cual debe imprimirse en tiempo real al completar un determinado número de registros se pueda definir la cantidad de registros a imprimir por hoja

Pasos a seguir:

Configurar cantidad de registros a imprimir por hoja 1) Defina la cantidad de registros a imprimir por hoja. 2) Finalice con botón Salir

Imprimir Libro de pasajeros

1) Presione el botón Imprimir 2) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Borrar Libro de pasajeros

1) Presione el botón Borrar a) Seleccione el botón Borrar todo si desea limpiar totalmente el registro del libro. b) Seleccione el botón Borrar los primeros registros si desea limpiar solamente determinada cantidad de los primeros registros del libro. b_1) Defina la cantidad de registros a Borrar.

2) Finalice con botón Salir

5.7 - Informe de entrada y salida de pasajeros Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe de entrada y salida de pasajeros

Permite: obtener informes de los ingresos egresos de pasajeros por fecha calendario.Con opción de acotar por fechas

Pasos a seguir:

Seleccion de Fechas e informacion a mostrar 1) Seleccione la fecha del reporte

2)Seleccione el tipo de Información a mostrar de la lista desplegable

Consulta de detalles de Ingreso / Egreso de pasajeros según opciones seleccionadas Al hacer doble click sobre el registro de cada pasajero y según la opcion que seleccione de la lista descolgable "Información a mostrar" el sistema le presentará diferentes detalles sobre de ellos. a) opcion Ingreso por reservas b) opcion Ingresos reales c) opcion Egreso de pasajeros a) Opcion Ingreso por reservas Le mostrará la ficha de la reserva seleccionada; para editarla si lo requiere.

b) Opcion Ingresos reales y c) Opcion Egreso de pasajeros Le mostrará la ficha del pasajero que está o estuvo alojado; para editarla si lo requiere.

Emitir Informe de entrada y salida de pasajeros 1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el rango de fechas del reporte 3) Confirme con el botón Aceptar

A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa...

1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterm. emitirá el reporte en la impresora predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora para seleccionar cual impresora se utilizará, siguiendo las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-Mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.8 - Estadísticas de ocupación Acceso Desde:

Barra de Botones : Barra de Menús : Informes / Estadísticas de ocupación

Permite: Obtener información estadística acerca de cómo está clasificada la ocupación actual del hotel, muestra información sintetizada a fin de obtener resultados gerenciales o de gestión. Cada pestaña reune algún aspecto en especial referente a estadías entre los que se destacan; * Disponibilidad global del hotel. * Distribuidas de plazas por tipo de pensión o por servicios. * Grafica porcentual de ocupación díaria. * Historicos de ocupación. * Historicos de uso de habitaciones.

Pasos a seguir:

Pestaña "Disponibilidad" Muestra la cantidad de habitaciones vacías, sin ocupación, que estan ocupadas, y el total. Por otro lado, se muestra la cantidad de plazas disponibles y las que están actualmente alojadas, también con su correspondiente total. 1) Seleccione la pestaña "Disponibilidad"

Obtención de informe Histórico anual 1) Presione el botón Informe Histórico 2) Seleccione el Año a informar del reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar

A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa... 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterm. emitirá el reporte en la impresora predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora para seleccionar cual impresora se utilizará, siguiendo las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-Mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

Pestaña "Clasificación x Pensión" Reune información refrente a las tarifas actualmente alojadas, distribuidas por tipo de pensión. 1) Seleccione la pestaña "Clasificación x Pensión"

Pestaña "Clasificación x Servicios"

Muestra en el área "Distribución de plazas por servicios :" que servicios se espera proveer a los pasajeros, según cada tarifa.osea que nos muestra por ejemplo cuantos desayunos, almuerzos, cenas, etc. se tienen que preparar al dia de hoy. Además el listado “Distribución de mesas x cantidad de plazas :” muestra como se deberá armar el comedor para los servicios de desayuno, almuerzo y cena del hotel, se visualiza una distribución de mesas necesarias para dichos servicios (ideal para las gobernantas). 1) Seleccione la pestaña "Clasificación x Servicios"

Obtener informe de Estadísticas por servicios El botón Estadísticas por servicios muestra una agrupación por rango de fechas (desde/hasta) de consumos y hospedajes con totales monetarios, agrupados por tipo de Cobertura, con opcion a ver los detalles de cada día. 1) Presione el botón Estadísticas por servicios 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe 3) Seleccione la opción "Detalle diario" si requiere informacion detallada de los consumos y hospedajes detallados por cada dia. 4) Presione el botón Imprimir...si su gestión requiere llevar un registro en papel

Pestaña "Porcentajes" Muestra el porcentaje del hotel ocupado actualmente, en cantidad de plazas o habitaciones.mediante una gráfica porcentual de la ocupación del día, pudiendo formularla por pasajeros o por habitaciones / departamentos. 1) Seleccione la pestaña "Porcentajes"

El botón debajo de la grafica de porcentaje se muta a los siguientes estados con sus respectivas formas de presentacion de porcentaje: a) "Calcular en base a las plazas" muestra el gráfico de porcentaje de ocupación del hotel proporcionalmente a las plazas o camas disponibles respecto del total de plazas de la configuracion del hotel. b) "Calcular en base a las habitaciones" con lo cual muestra un gráfico de porcentaje de ocupación del hotel

proporcionalmente a las habitaciones disponibles y habilitadas. Tenga

en cuenta:

Consultar Disponibilidad Mensual El botón Disponibilidad mensual Veasé 5.9 - Calendario de Disponibilidades de este manual Obtener Gráfico de ocupación El botón Gráfico de ocupación muestra un gráfico cronológico de barras diario, que acumula la cantidad de pasajeros alojados, tanto para reservas como para estadías históricas reales. 1) Presione el botón Gráfico de Ocupación 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe 3) Presione el botón 4) Presione el botón Imprimir...si su gestión requiere llevar un registro en papel

Obtener informe Histórico de cantidad de plaza ocupadas El botón Histórico muestra un informe desde-hasta de cantidades de plaza ocupadas, habitaciones y porcentajes de ocupación. 1) Presione el botón Histórico 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe 3) Presione el botón 4) Presione el botón Aceptar para finalizar

Obtener informe gráfico / de ocupación cronológica El botón Uso de habitaciones muestra un gráfico de barras y un informe de ocupación cronológica, con cotas por porcentajes por cada habitación utilizada. 1) Presione el botón Uso de habitaciones 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe 3) Presione el botón 4) Seleccione la Hojuela "Gráfico" 4) Presione el botón Imprimir...si su gestión requiere llevar un registro en papel

1) Presione el botón Uso de habitaciones 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe

3) Presione el botón 4) Seleccione la Hojuela "Tabla" 5) Presione el botón Imprimir... si su gestión requiere llevar un registro en papel

Pestaña "Informes"

En la pestaña "Informes" se incluyen los reportes personalizados, que fueran diseñados con Crystal Reports 8.5 y que de nombre comiencen con la palabra "estadística". Dichos informes siempre presentan un filtro de fechas para acotar la información solicitada. Puede utilizar de base alguno de los provistos por la instalación y guardarlos como otro nombre, siempre respetando la palabra "estadística" al comienzo del mismo. 1) Seleccione la pestaña "Informes" 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe 3) Seleccione el informe de la lista 4) Presione el botón Vista previa e impresión 5) a partir de la ventana de vista previa siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

Pestaña "Ocupación"

La pestaña "Ocupación" muestra un resumen por tipo de habitaciones (dobles, singles, etc). 1) Seleccione la pestaña "Ocupación" 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del que desee obtener el informe 4) Presione el botón Mostrar...

Informes accesibles desde área comun del panel Estadisticas Botón Imprimir estadistica diaria... El Botón Imprimir estadistica diaria permite imprimir un listado del movimiento de estadistica resumido general de lo mostrado en cada pestaña sobre los alojamientos del hotel a la fecha. 1) Presione el botón Imprimir estadistica diaria... 2) siga el proceso habitual según las opciones normales de impresion de Windows

Botón Movimiento de pasajeros El Botón Movimiento de pasajeros muestra un listado del movimiento de ingreso/egreso de pasajeros al hotel por fecha, pudiendo filtrar ingresos, egresos o reservas. Sobre los pasos a seguir en este proceso considere el tópico 5.7 - Informe de entrada y salida de pasajeros de este manual

Notas

Tenga en cuenta:Considerar la información sobre este tema en el tópico 2.1 - Configurar Habitaciones de este manual

5.9 - Calendario de Disponibilidades Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes / Calendario de Disponibilidades

Permite: Obtener un gráfico mensual tipo calendario de disponibilidad por tipo de habitación (ideal para front desk telefónico) El gráfico de la congestión mensual de un tipo de habitación determinada, es ideal para determinar reservas. Ud selecciona un tipo de habitación (Ej.. Doble matrimonial) y el sistema le determinará según datos de reservas y hospedaje, que cantidad tendrá disponible en los días de un mes determinado. La disponibilidad diaria de un tipo de habitación en especial. Este proceso es ideal para un rápido panorama de ocupación.

Pasos a seguir:

Consultar disponibilidad

1) Seleccionar el Tipo de habitación, luego el sistema automáticamente le muestra la disponibilidad del mes en curso. 2) Utilice las flechas del calendario para seleccionar el mes que le interese consultar. Al costado de cada día, se puede visualizar un panel en el que se verá de color verde la cantidad de habitaciones disponibles para la fecha que haya seleccionado. O se verá de color rojo cuando la cantidad de habitaciones disponibles de ese tipo o categoria este en cero para la fecha que haya seleccionado.

Emitir Informe de disponibilidad 1) Presione el botón

Imprimir...

3) Confirmar el cuadro de dialogo

5.10 - Informe Reservas caídas o vencidas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes/ Informe Reservas caídas o vencidas

Permite: Obtener un listado de reservas caídas / vencidas que el sistema generó automáticamente. Podrá desde aquí ingresar las causas de las mismas e imprimir un informe.

Pasos a seguir: Filtro de busqueda de Reservas caídas o vencidas

1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Confirme con el botón

Ingresar causas y observaciones de vencimiento de reserva

1) Seleccione la reserva sobre la cual reqiera Ingresar causas y observaciones 2) Presione el botón Ingresar observaciones y causa... 3) Seleccione entre las opciones de Causa de la baja o agregue la descripción que le aplique Atención: las causas de la baja que Ud. agregue figurarán en el informe en las reservas individualmente, sin embargo no se agregarán a la lista.

4) Edite ,si aplica al caso, en el área Observaciones una descripción detallada de los motivos de la baja de la reserva u otros de utilidad a su gestión.

Imprimir reporte de reservas caídas/vencidas 1) Presione el botón Imprimir... A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema. c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows. d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte. e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail.

5.11 - Informe de estadías Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes/ Informe de estadías

Permite: Obtener un Informe de las estadías actuales en el hotel.

Pasos a seguir:

1) Seleccione la opcion de que le interese obtener el informe 2) Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del reporte 3) Confirme con el botón Aceptar A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa... para procesar el archivo con el gestor de Crystal Report 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterm. emitirá el reporte en la impresora predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora para seleccionar cual impresora se utilizará, siguiendo las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-Mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.12 - Resumen Diario de Servicios a Pasajeros alojados Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes/ Resumen Diario de Servicios a Pasajeros alojados

Permite: Obtener un Informe Resumido por departamento de servicios a Pasajeros alojados

Pasos a seguir:

1)Seleccione el rango de fechas Desde - Hasta del reporte 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

5.13 - Informe de servicios de pensión – extras Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe de servicios de pensión – extras

Permite: obtener informes de los servicios de pensión – extras acotados por fechas

Pasos a seguir:

Obtener lista de movimientos de servicios por filtrado

1) En área de filtro y busqueda Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Seleccione el servicio del cual desea el informe 3) Confirme el filtro de datos con el botón

Emitir Informe de servicios

Mostrar mostrará la lista de servicios

1) Presione el botón Imprimir 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar

a) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresion de Windows

c) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte c) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.14 - Informe resumido de cierre de habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe resumido de cierre de habitaciones

Permite: obtener un Informe resumido de cierre de habitaciones.

Pasos a seguir:

Obtener lista de movimientos de cierre de habitaciones por filtrado 1) Seleccione la Fecha Correspondiente al día y confirme con el botón 2) A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa... para procesar el archivo con el gestor de Crystal Report 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.15 - Informe de servicios ordenados en reservas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe de servicios ordenados en reservas

Permite: Obtener Informe de servicios ordenados en reservas por estancias actuales

Pasos a seguir: 1) Seleccione la Fecha 2 ) Seleccione el Servicio del cual desee el informe 3) Seleccione el criterio Por Reservas o Por Estancias actuales 4) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes.

5.16 - Informe de Limpieza de habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informe \ Informe de limpieza de habitaciones

Permite: Obtener un informe de el estado de limpieza / fondeo de las habitaciones filtrable por rango de fechas y/o Nro. de habitaciones.

Pasos a seguir: 1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Seleccione Desde la habitación Nro. que requiera el informe 3) Seleccione Hasta la habitación Nro. que requiera el informe 4) Confirme con el botón Aceptar

5.17 - Informe de Ventas de Bar / Restaurant Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe de Bar / Restaurant a habitaciones

Permite: Obtener un reporte de las ventas de Bar / Restaurant sin incluir cargos a habitaciones Nota: 1

Pasos a seguir: 1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Seleccione el Articulo del cual desea el informe 3) Seleccione el Rubro del cual desea el informe 4) indique el Punto de venta si aplica al caso _sino dejelo en blanco para considerar todos. A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa para procesar el archivo con el gestor de Crystal Report 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail 5) Confirme con el botón Aceptar para finalizar

Notas:

Nota 1: Para ver un informe de los consumos de las habitaciones veasé 5.17a - Informe de Bar / Restaurant a habitaciones

5.17a - Informe de consumos de Bar / Restaurant a habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informe \ Informe de consumos de Bar / Restaurant a habitaciones

Permite: Obtener un reporte de las adiciones de Bar / Restaurant hechas a habitaciones.

Pasos a seguir: 1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Seleccione el Articulo del cual desea el informe 3) Seleccione el Rubro del cual desea el informe 4)Confirme con el botón Aceptar A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.17b - Informe de consumos de Bar / Restaurant por camareros / mozos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes / Informe de consumos de Bar / Restaurant por camareros / mozos

Permite: obtener un informe de las adiciones acotados por rango de fechas y seleccionando camareros / mozos.

Pasos a seguir: 1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Seleccione el Camarero / mozo del cual desea el informe 3)Confirme con el botón Aceptar A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) 1) Presione el botón Vista previa 2) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 3) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.18 - Histórico de Pax por Departamento Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes / Histórico de Pax por Departamento

Permite: Obtener un informe de cargos Histórico de Pax agrupados por Departamento

Pasos a seguir: 1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Confirme con el botón Aceptar A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa... para procesar el archivo con el gestor de Crystal Report 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterminada emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema c) Presione el botón seleccionar Impresora y utilice las opciones normales de impresión de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

5.19 - Gráfico Histórico de ocupación por habitaciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Gráfico de ocupación por habitaciones

Permite: Visualizar las ocupación por habitación que habrá determinado periodo según las reservas y ocupaciones.

Pasos a seguir:

Consultar ocupación

1) Seleccione la fecha inicial Desde: y la de limite Hasta: del informe 2) Seleccione la Empresa de la cual desea el informe 3) en la lista de la izquierda seleccione las habitaciones de las que desee el informe 4) Confirme con el botón

Imprimir grilla de ocupación

1) Presione el botón Imprimir 2) Siga los pasos habituales de impresión en Windows

5.20 - Informe mensual de movimiento de cuentas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe mensual de movimiento de cuentas

Permite: Obtener un informe sintetizado de determinado mes del año, con el total diario de los movimientos de entrada y salida de dinero de las cuentas y las cajas seleccionadas.

Descripción y Opciones A la izquierda de la ventana cuenta con un calendario simple para seleccionar el mes y el año a visualizar.

Por debajo del calendario podrá seleccionar la cuenta y la caja a visualizar.

Una vez seleccionados los parametros anteriores verá la información resultante a modo de lista de totales por día, de cada día del mes con los totales mensuales.

A su vez la información resultante, se podrá comprender mas cabalmente con una gráfica de columnas.

Pasos a seguir: 1) Seleccione el mes y el año a visualizar. 2) seleccionar la Cuenta a visualizar. 3) seleccionar la Caja a visualizar. 4) si desea imprimir este informe; presione el botón 5) Confirme el cuadro de dialogo

Imprimir

5.21 - Informe anual de movimiento de cuentas Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informe anual de movimiento de cuentas

Permite: Obtener un informe sintetizado de determinado año, con el total mensual de los movimientos de entrada y salida de dinero de las cuentas y las cajas seleccionadas.

Descripción y Opciones A la izquierda de la ventana cuenta con un campo simple de busqueda para seleccionar el año a visualizar.

Por debajo del campo de busqueda podrá seleccionar la cuenta y la caja a visualizar.

Una vez seleccionados los parametros anteriores verá la información resultante a modo de lista de totales por mes, de cada mes del año con los totales anuales.

A su vez la información resultante, se podrá comprender mas cabalmente con una gráfica de columnas.

Pasos a seguir:

1) Seleccione el año a visualizar. 2) seleccionar la Cuenta a visualizar. 3) seleccionar la Caja a visualizar. 4) si desea imprimir este informe; presione el botón 5) Confirme el cuadro de dialogo

Imprimir

5.22 - Registro Telefónico Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Registro Telefónico

Permite: Listar las comunicaciones telefónicas obtenidas desde la central telefónica del hotel. Puede realizar un informe filtrando por la información que arriba se pide. Luego podrá realizar un informe impreso desde el botón "Imprimir" o bien realizar la impresión estilo ticket de una llamada telefónica especificamente seleccionada.

Pasos a seguir: Siga los pasos considerados en el apartado 2.6 - Configurar Telefonía sobre emisión de reportes de Registro Telefónico.

5.23 - Informes personalizados Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Informes \ Informes personalizados…

Permite: gestionar mediante sintaxis de Crystal Reports emitir reportes a medida de su necesidad puntual creando filtros. La información sobre los campos a utilizar pueden ser analizados abriendo el reporte de su interes con Crystal Reports, estos reportes se encuentran en el directorio donde tenga instalado ActualHotel!

Pasos a seguir: 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar de la lista de la izquierda 2) Genere la formula o condición de filtrado que desee en el casillero de formulas de la derecha 3) Presione el botón Vista Previa.... A partir del panel de reportes seleccione la opción mas adecuada a su necesidad. a) Presione el botón Vista previa... para procesar el archivo con el gestor de Crystal Report 1) Seleccione el modelo de reporte a Emitir / Exportar 2) Confirme con el botón Aceptar 3) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. b) Presione el botón Imprimir en predeterm. emitirá el reporte en la impresora predeterminada de su sistema c) Presione el botón Seleccionar Impresora para seleccionar cual impresora se utilizará, siguiendo las opciones normales de impresion de Windows d) Presione el botón Archivo y seleccione el directorio destino y el nombre que le dara al reporte e) Presione el botón e-Mail y siga los pasos habituales de envio de e-mail

4) verifique que el reporte se atenga a su necesidad puntual 5) Confirme con el botón Aceptar 4) Siga los pasos considerados en el apartado 5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Report sobre emisión de reportes. o Presione el botón

Imprimir... si la sintaxis es de su conocimiento correcta

5.24 - Reporteador múltiple Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Menú Informes/ Reporteador múltiple

Permite: Emitir reportes de la información que contenga su base de datos, seleccionando las tablas, los campos y aplicando filtros avanzados.

Pasos a seguir: 1) seleccione la tabla de datos de la que desee obtener el reporte

2) seleccione los campos de la tabla de datos que desee incluir en el reporte

3) seleccione el orden en que se mostrarán los datos en el reporte

4) Plantee condiciones de filtro puntuales de los datos que se esperan n el reporte

5) Seleccione la opción de emisión de reportes que le convenga mediante la barra de botones cuyas funciones se detallan a continuación.

a) verifique si el modelo de vista previa se atiene a su necesidad presionando el botón Vista Previa

si todo lo seleccionado anteriormente se atiene a su necesidad además de verlo en pantalla; ...; b) Presione el botón Imprimir emitirá el reporte en la impresora que sea predeterminada de su sistema. d) Presione el botón Guardar y seleccione el nombre que le dará al reporte y Confirme con el botón OK

e) Presione el botón Abrir permite abrir un esquema de reporte previamente guardado como se indicó en el paso anterior, para ser rediseñado, desde aquí también puede eliminarse un esquema previamente seleccionado.

5.25 - Optimizar Alojamientos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivos \ Optimizar Alojamientos

Permite: Obtener un reporte de los datos cargados incorrectamente o faltantes de los alojamientos o pasajeros alojados en el hotel para proceder a verificarlos y/o corregirlos .

Pasos a seguir: Este proceso se efectúa de manera automática; lo único que requiere intervención del usuario es optar por imprimir los resultados con presionar el botón predeterminada.

Imprimir que emitirá el pedido directamente a la impresora que tenga como

Para modificar los datos que se hayan detectado como incorrectos; Siga los pasos considerados en el apartado 4.3 Gestión de Registro de Huéspedes Titulares / Acompañantes

5.26 - Procedimientos con reporteador Crystal Reports Acceso Desde: La mayoría de los procesos con opción de emitir reportes. Permite: Imprimir en papel y / o Exportar reportes a formatos estandar de datos tales como: separados por

comas (SCV), Crystal Reports (RPT), Data Intercange Format (DIF), Excel 2.1 al 8.0 extendido (XLS), HTML 3.0 al 3.2 standard, Lotus 1-2-3 wk1 al wks, ODBC con sus variantes, RTF, Texto plano, Word para Windows entre otros formatos. E incluso el destino de los archivos generados para gestionarlos con Lotus Notes, y/o Microsoft Mail(MAPI). Si usted cuenta con Crystal Reports podrá generar y/o modificar reportes acordes a sus necesidades particulares.

Tenga en cuenta: La versión utilizada para la gestión de reportes es mediante Crystal Reports versión 8.5. Sobre este particular observe que entre los reportes que emite el sistema sobre diferentes temas utiliza un metodo de identificación rapida basado en leer las primeras letras de sus nombres lo que agiliza comprender cual es su contenido para identificarlos y crear nuevos reportes a partir de los existentes o totalmente nuevos y que el de su interes se encuentre en primer lugar de las listas. Ejemplo: Con respecto a "Facturas" los modelos de reportes disponibles entre otros son; "fact_clienteIVAX.rpt", "fact_EmpresaX.rpt", "fact_No_Discr_Iva.rpt"

Pasos a seguir: Recorrer y visualizar los reportes 1) Según la extensión del reporte resultante puede recorrerlo con los botones

.

2) Seleccione el zoom o acercamiento de las opciones disponibles

Imprimir los reportes 1) Presione el botón . 2) Seleccione las opciones del panel resultante según su necesidad. 3) Presione el botón "OK" para confirmar e Imprimir

Exportar los reportes 1) Si desea Exportar el reporte resultante Presione el botón . 2) Seleccione el formato en que desea exportar los datos del reporte. 3) Seleccione el lugar de Destino de los archivos a Exportar. 4) Presione el botón "OK" para confirmar y Exportar.

Configurar Impresión 1) Presione el botón 2) Seleccione las opciones del panel resultante según su necesidad 3) Presione el botón Aceptar para registrar los cambios.

Ver / ocultar el arbol de agrupacion de datos del reporte 1) Presione el botón

para ver u

para ocultar el arbol de agrupacion de la vista del reporte

Ordenar la estructura del reporte mediante el arbol de agrupacion de datos

1) Presione el botón + o - junto a cada encabezado de titulo observando como se ve organizado el reporte hasta lograr que se vea segun el orden deseado

Refrescar información del reporte 1) Presione el botón 3) Presione el botón Aceptar para confirmar el refresco de la información del reporte Este proceso es automatico y no solicitará ningúna otra intervencion de su parte. Solo notará, dependiendo de la complejidad del reporte y de la velocidad de proceso de su PC, un pestaneo del reporte

Buscar palabras dentro del reporte

1) Tipee al menos las primeras letras del palabra sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas en el área 2) Presione el botón Notará el texto buscado recuadrado dentro de una linea punteada en el reporte

Generar nuevos reportes a partir de los existentes

1) Cierre toda operación relacionada con reportes 2) Abra Crystal Reports (por omisión se encuentra en: Menú Inicio\Programas\Seagate Crystal Reports) 3) Seleccione el menú File / Open o el botón para localizar el reporte de su interes 4) Dirijase al directorio principal del sistema (Por omisión el sistema se encuentra en la carpeta C: \ACTUALSOFT \ ACTUALHOTEL)

5) Abra el reporte de su interes 6) Modifique el diseño del reporte según aplique a su necesidad.

7) Guarde los cambios el menú File / Open o el botón 8) Confirme con el botón Si para guardar los cambios.

5.27 - Administrador de transacciones Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivos \ Administrador de transacciones

Permite: Auditar aquellos procesos relacionados con cargos para rastrear movimientos efectuados desde determinada PC, Fecha / Hora o usuario. Y emitir reportes de los resultados.

Pasos a seguir: Importante: Consulte los números de PC en cada una de las que tengan ActualHotel! instalado en Configurar \ hojuela Red (veasé 2.4 - Configuración de Red detalle de usos del sistema en terminales)

Filtrado de PC / Usuario a auditar

1) Seleccione la fecha Desde la cual efectúa el filtrado de auditoria 2) Seleccione la fecha Hasta la cual efectúa el filtrado de auditoria 3) Seleccione el Numero de la PC de la cual requiere el informe de auditoria 4) Seleccione el Tipo de proceso relacionado con cargos sobre el cual requiere el filtrado de auditoria 5) Seleccione el Usuario sobre el cual requiere el filtrado de auditoria 6) Presione el botón

Mostrar

Emitir Informe de auditoria de procesos

1) Siga los pasos descritos anteriormente desde el 1 hasta el 5 para obtener el filtrado de auditoria de su interes 2) Presione el botón

Imprimir

5.28 - Generar y Emitir reportes con motor HTML Acceso Desde: La mayoría de los procesos con opción de emitir reportes. Permite: Emitir reportes en formato HTML; lo cual lo hace muy portable para enviar por e-mail o levantar a su hosting para su posterior consulta en linea. Tambien puede editar su contenido y diseño mediante instrucciones SQL para ser adecuarlo a las nececidades particulares de su gestión.

Pasos a seguir:

Imprimir informes 1) Presione el botón 2) siga los pasos normales de impresion de Windows

Ver una vista previa del informe 1) Presione el botón

del panel principal

Opciones que puede utilizar desde el panel de vista previa Navegar el documento

1) Utilice la barra de botónes

para consultar las paginas de su interes

Controlar el acercamiento (Zoom) 1) Presione el botón

para alejar la imagen

2) Presione el botón

para acercar la imagen

3) Seleccione de la lista desplegable el porcentaje de Zoom que desee

Configurar los detalles de la pagina para su impresión 1) Presione el botón 2) siga los pasos descritos en Configurar los detalles de la pagina para su impresión de este topico Imprimir el informe 1) Presione el botón 2) siga los pasos normales de impresion de Windows Consulte la Ayuda del panel de Vista previa de una página Web a imprimir 1) Presione el botón

Configurar los detalles de la pagina para su impresión

1) Presione el botón del panel principal 2) Defina los parametros mas adecuados al reporte a emitir 3) Confirme con el botón Aceptar

1) Presione el botón

del panel principal

1) En el primer area del panel podrá editar el codigo de instrucciones SQL según sus nesesidades particulares

2) En el Área Título del reporte indique el Título o nombre que le dará al reporte

3) En el Área Ancho indique cual será el ancho del reporte en pixels (para consultar la relacion a cm consulte

4) En el Área Ayuda memoria de tablas y campos de la base de datos: en la lista; despliegue las tablas con el botón [+] junto al nombre de cada tabla, y seleccione los campos que le interese agregar al reporte.

Guardar los cambios en las Instrucciones SQL para futuras consultas 1) Presione el botón

para registrar los cambios de la Instruccion SQL

Consultar material explicativo sobre Instrucciones SQL 1) Presione el botón este botón le llevará al siguiente vinculo http://www.mvp-access.com/softjaen/manuales/sql/sjtsqlj005.htm

Incluir en InforNet! para su posterior lectura en un sitio WEB 1) Presione el botón

del panel principal

2)Indique el Nombre [descriptivo] del reporte del reporte 3)Edite / Copie la Instruccion SQL que se ejecutará 4)Indique el Directorio Remoto en que se localizará el reporte 5)Indique el Nombre del archivo .html a incluir en InforNet!

Probar la ejecución de la Instruccion SQL 1) Presione el botón si todo funciona correctamente verá este aviso del sistema

si algo no funciona correctamente verá un aviso del sistema informandole del error; y deberá consultar sobre cual es la causa subyacente de el error (en este ejemplo una mala sintaxis)

¿Que beneficios se obtienen de mantener los archivos del sistema? Si usted usa habitualmente ActualHotel le asignará gran valor a los datos que se vayan generando en su gestión por lo cual mantener en óptimas condiciones la base de datos y los archivos contenidos en ella le será de gran utilidad. Encontrará las herramientas correspondientes en los menús Archivo y Miscelaneas e incluso para que sus datos siempre esten a salvo al cerrar el sistema le permitirá efectuar un Backup tanto en el disco rígido de la PC que tenga para tal fin como en soporte de CD (disco compacto) si cuenta con esa opción.

6.1 - Gestor de archivos del sistema Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Gestor de archivos del sistema

Permite: Gestionar los archivos directamente como se encuentran registrados en cada tabla de la base de datos del sistema. con opción de realizar busquedas aplicando filtros y emitir reportes de los resultados, de efectuar cambios y/o eliminar registros.

Pasos a seguir: ATENCION : Tenga en cuenta que al hacer modificaciones y/o eliminar registros desde aquí podrá perder la integridad de la información.

Consultar archivos

Consulta general 1) Seleccione la tabla del Archivo a consultar 2) Seleccione el Orden de los campos en el cual se presentará la informacion Consulta detallada aplicando filtros logicos 5) Seleccione opción de efectuar cambios si lo requiere su gestión 6) Seleccione opción de eliminar registros si lo requiere su gestión 7) aplique filtros logicos mediante la barra movimientos específicos.

para localizar

8) Recorra la tabla seleccionada; registro a registro mediante los botones de navegación el ultimo registro mediante los botones de navegación

y/o

disponibles en la

y/o

o localice el primer o

barra

Efectuar busquedas en los registros 1) Presione el botón 2) Tipee al menos las primeras letras del registro a localizar; sin importar que lo haga en MAYUSCULAS o minúsculas 3) Seleccione entre las Opciones de búsqueda la mas cercana en orden alfabetico a la posible ubicación dentro de los registros 4) Si considera bastante acertada la combinación de caracteres tipeada tilde en Hacer coincidir el texto solamente desde el comienzo del campo para evitar considerar localizaciones dentro de conjuntos de palabras. 5) Presione el botón Buscar 6) Finalice con el botón Cerrar Visualizar ordenado como Ficha 1) Presione el botón para canbiar de modo de presentación a modo ficha, alternando al volver a presionarlo al modo lista de datos.

Exportar a HTML 1) Presione el botón 2) Escriba el nombre del archivo HTML a exportar 3) Confirme con el botón OK

al finalizar vera la exportacion el archivo en su explorador WEB Podrá consultarlo mas adelante siguiendo la direccion de destino del archivo HTML que se ve en la barra de titulo de su explorador

Ver vista previa a imprimir 1) Presione el botón

del panel principal

Navegacion y visualizacion del informe 1) Presione el botón

para ver la pagina anterior del informe

2) Presione el botón

para ver la pagina anterior del informe

3) Presione el botón

para ver la pagina seleccionada de forma completa

4) Presione el botón

para ver la pagina seleccionada y la siguiente de forma completa

Configuración de pagina e impresión 1) Presione el botón 2) Confirme con el botón Aceptar

2) Presione el botón 3) Presione el botón

para configurar los detalles de la pagina para su impresión

para imprimir la pagina o

para salir

Efectuar cambios en los registros 1) Seleccione la opción "Cambios"

2) Seleccione el campo sobre el cual efectuará los cambios con doble click 3) edite lo que aplique al caso

Eliminar registros

1) Seleccione la opción "Eliminar", asegurese de no tener seleccionada la opcion "Cambios" si lo que desea es eliminar el registro completo 2) Seleccione el registro a eliminar con clic sobre la primer columna, vera que se resalta la selección 3) presione la tecla Supr o Del.

6.2 - Backup de la base de datos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Backup de la base de datos

Permite:Este proceso, el cual debe realizarse solamente en el servidor, ofrece la posibilidad de realizar un respaldo de seguridad de las bases de datos del sistema. Dicho respaldo se realiza donde lo indique el usuario y para ello posee un botón selector de carpeta/directorio.

Pasos a seguir: 1) Considere al advertencia del sistema especialmente si hay terminales ejecutando el programa

2) Seleccione el directorio destino de los archivos a respaldar teniendo en cuenta su posterior localización. Sugerimos hacerlo en el mismo directorio de ActualSoft o de ActualHotel y luego hacer copias de los archivos en donde lo considere. 3) Al presionar el botón "Hacer Backup>>", el sistema realiza una copia de los archivos de la base de datos, renombrándo los mismos con la fecha y hora correspondiente. Luego de concluida la operativa, se podrá realizar una copia a CD, para lo cual el sistema posee la herramienta adecuada a ello.

4) Confirme el cuadro de dialogo

a continuación el sistema le preguntará si también desea efectuar una copia en CD 5) si desea hacerla Confirme el cuadro de dialogo

le mostrara el siguiente instructivo del proceso 6 ) Confirme el cuadro de dialogo con el botón Grabar

tal como indica este instructivo Actual hotel se cerrará al finalizar. Este es un proceso normal así que si lo requiere vuelva a abrirlo

6.3 - Borrar datos de los archivos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivos \ Borrar datos de los archivos

Permite: Este proceso realiza un vaciado de las tablas que el usuario seleccione, como así también permite eliminar solo un período de tiempo.

Atención: No se recomienda su uso ya que puede generar incoherencias en la base de datos.

Descripción y Opciones Área de selección de tablas de registro plantea las opciones de tablas a blanquear por completo La primer opción blanqueará por completo todas aquellas tablas que tengan movimientos históricos a continuación tiene las opciones de tablas a blanquear según lo requiera su necesidad particular

Área de limpieza parcial Le permite seleccionar el rango de fechas a limpiar de los registros históricos de las tablas planteadas a modo de botones

Pasos a seguir: Seleccione borrar todas aquellas tablas que tengan movimientos históricos en el casillero

Seleccione borrar tablas puntuales mediante la opción que Ud elija de las tablas citadas si el borrado esta acotado entre fechas 1) Seleccione el rango Desde y Hasta que aplique Confirme el tilde en la opción a) Presione el botón Caja b) Presione el botón Reservas para borrar su histórico c) Presione el botón Registro de Usuarios para borrar su histórico de eventos efectuados d) Presione el botón Facturación para borrar los movimientos de facturación entre el rango seleccionado previamente e) Presione el botón Compras para borrar los movimientos de compras entre el rango seleccionado previamente

6.4 - Reparar y compactar base de datos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Archivos \ Reparar y compactar base de datos

Permite: Comprobar el estado de la base de datos del sistema en su estructura para ordenarla al diseño que requiere el sistema para su correcto funcionamiento

Pasos a seguir: Una ves seleccionado el menú correspondiente le muestra el siguiente cuadro de dialogo 1) Confirme con el botón Si

a continuación le muestra el siguiente cuadro de dialogo 2) Confirme con el botón Aceptar

A partir de aquí este proceso se efectuará de manera automática por lo que no requerirá intervención del usuario en nada mas.

6.5 - Proteger / Bloquear base de datos Acceso Desde: Barra de Botones : No Posee Barra de Menús : Miscelaneas \ Proteger / Bloquear base de datos

Permite: Protejer la base de datos del sistema del ingreso no autorizado desde MS Access, evitando su modificación Atención: Tenga en cuenta documentar de algún modo los datos de claves de acceso ya que esto es considerado como documentación importante.

Pasos a seguir: 1) Ingrese la clave que tenia en uso hasta ahora, si no la modifico en ningún momento desde que instalo ActualHotel esta es 1 2) Ingrese la clave que tendrá en uso desde ahora en adelante 3) Confirme la clave que tendrá en uso desde ahora en adelante 4) Confirme con el botón Aceptar

¿Por que conviene actualizar el sistema? Dado que ActualHotel! es un desarrollo en constante evolución tanto en funcionalidad como en posibilidades de uso en la gestión acorde a las exigencias de la hoteleria actual. Las ventajas de actualizar su versión van desde correcciones a procesos existentes, hasta novedosas funciones que mejoran el uso en general. Este tema se abarcará en los tópicos: 7.1 - Método de actualización 7.2 - Otros archivos que se pueden actualizar Método de actualización : Plantea con que metodos o maneras como puede usted llegar a actualizar el sistema. Otros archivos que se pueden actualizar : Explica que archivos se tienen que actualizar periódicamente además de los referentes directamente a la aplicación ActualHotel!

7.1 - Método de actualización Inicialmente ActualHotel! cuenta ,desde su adquisición, con un periodo de 2 (Dos) meses de Mesa de ayuda on line sin cargo incluida en el precio de compra y 1 (Un) año de acceso a las actualizaciones de su aplicación. Sin embargo Usted puede acceder a un periodo de actualización de 1 (un) año o mas adicional acordando con con ActualSoft! en sentido comercial los detalles pertinentes. Cubierto lo citado en el parrafo anterior; básicamente puede optar por dos opciones a saber; 1) Descarga del archivo contenedor de la actualización desde internet y actualización manual 2) Upgrade automatico que efectúa la descarga del archivo contenedor e instala cada componente en su directorio correspondiente sin intervención del usuario. En ambos casos se requiere un nombre de usuario y una contraseña ,bridada por nuestro departamento de soporte, y contar en su sistema con el programa descompresión de archivos WINRAR. Dependiendo de su version instalada en uso de ActualHotel! y de sus posibilidades técnicas en cuanto a conectividad se le indicará la manera mas conveniente a su caso. Si desea enviarnos información sobre los detalles de su versión para evaluar el metodo de actualización llene el siguiente formulario: http://www.actualsoft.com.ar/asesoramiento.htm Tenga en cuenta que este servicio estará disponible previo acuerdo con ActualSoft! lo cual determinará su duración. INSTRUCTIVO DE ACTUALIZACION DE VERSION EN RED PREVIAS A LA 2007. Esta información es vital para poder actualizar exitosamente su nueva versión sin perder datos de configuración en su sistema. Recuerde realizar éstos pasos junto a un técnico de su confianza. 1. Descargar el programa instalador general: http://www.actualsoft.com.ar/upgrades/setuphotelnew.exe Usar el nombre de usuario y contraseña correspondiente. 2. Cambiar datos del registro de Windows (realizar esto en todas las PC de la red): Entre la versión anterior y la nueva existen dos diferencias sustanciales: a. El registro de configuraciones de cada terminal ahora se guarda en una nueva rama del registro de Windows a saber: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ActualHotel!

Anteriormente a la versión 2006.4.199 se registraba en la siguiente rama: HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\ActualHotel!

Osea que para trasladar dichos datos hacer ésto en cada una de las PC incluyendo el servidor: Inicio --> Ejecutar --> REGEDIT.EXE --> Aceptar --> Aparece un programa de ramas --> Buscar la rama siguiente : HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\ActualHotel! y darle click derecho --> Exportar -> Ubicar el archivo en el Escritorio de Windows bajo el nombre actualhotel En el escritorio de Windows aparecerá un archivo llamado actualhotel.reg que tiene el icono blanco con unas cajitas azules, darle click derecho --> editar, se abrirá el block de notas, ir a Edición --> Reemplazar. Escribir en “Buscar” lo siguiente:

HKEY_CURRENT_USER\Software\VB and VBA Program Settings\ActualHotel! Escribir en “Reemplazar por” lo siguiente: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\ActualHotel! Hacer click en "Reemplazar Todo" y luego guardar los cambios de dicho archivo desde Archivo --> Guardar, salir del programa. Luego a dicho archivo darle doble click, el cual mostrará una ventana que dice "Está seguro de que desea agregar la información en ....\actualhotel.reg al Registro?", Hacer click en SI, aparecerá otra ventana que dice "Se ha conseguido introducir la información de C:\...\actualhotel.reg en el registro" No olvidar hacer ésto en cada PC que esté el sistema instalado. 3. Instalar el programa: En cada PC instalar el programa descargado en el punto uno. Comenzar por el servidor. El proceso de instalación preguntará por el tipo de instalación, seleccionar la que corresponda según la PC. La carpeta predeterminada para instalar en el servidor es: C:\ACTUALSOFT\ACTUALHOTEL Generalmente en el servidor, la carpeta C:\ACTUALSOFT se encuentra compartida para los usuarios de la red, respetar esto igual que como estaba en las versiones anteriores. Reiniciar Windows en cada caso y probar el ingreso al sistema desde los accesos directos anteriores, lo cual debería funcionar perfectamente si se respetaron las instalaciones en el servidor. Si en alguna PC aparece la ventana de registración, enviar el número de serie junto con sus datos personales desde éste formulario web: http://www.actualsoft.com.ar/registro.htm Al recibir las claves, deberán ingresarse en la sección "Ingresar Clave" en la misma ventana desde donde se obtuvo el número de serie. 4. Reemplazar las bases de datos: a. Eliminar en el servidor, el archivo C:\ACTUALSOFT\ACTUALHOTEL\BASE.MDB o bien si no se encuentra, el archivo C:\ACTUALSOFT\ACTUALHOTEL\BDD.AS b. El archivo BASE.MDB previamente respaldado de la versión anterior, deberá ser renombrado bajo el nombre de BDD.AS y luego copiado o reemplazado en la carpeta C:\ACTUALSOFT\ACTUALHOTEL del servidor de la nueva instalación c. El archivo CONFIGURACION.MDB deberá ser reemplazado también respetando el mismo nombre ( CONFIGURACION.MDB ) en la carpeta anteriormente descripta. NOTA : Si va a tomar los archivos de un backup reciente, considere que las bases de datos poseen otro nombre a saber : BASE.MDB tiene el nombre siguiente : 2006_12_05_213421.mdb (donde dichos números corresponden al dia del backup) CONFIGURACION.MDB tiene el nombre : CON_2007_01_10_191619.MDB (idem anterior)

NOTA(2) : Según como se encuentre configurado su Windows, en algunos casos no se mostrará la extensión del archivo ( lo que viene a continuación del punto, por ejemplo .MDB o .REG) por lo cual si tiene que cambiar algún nombre, respete dicha vista tal como sea. Si aparece la extensión, deberá incluirla, de lo contrario, no deberá escribirla.

Por cualquier consulta, envíenos un e-mail a [email protected]

7.2 - Otros archivos que se pueden actualizar Además de los archivos de ActualHotel! usted puede acceder a la actualización de archivos de dependencia tales como librerías, o aplicaciones adicionales para estar al día con todo el paquete de actualización Consulte sobre este particular a nuestra dirección de soporte: http://www.actualsoft.com.ar/soporte.htm Si desea enviarnos información sobre los detalles de su versión para evaluar si requiere de actualización de algún archivo adicional llene el siguiente formulario: http://www.actualsoft.com.ar/asesoramiento.htm