FONDO DE EMPLEADOS PARA EL BIENESTAR SOCIAL DE LOS SERVIDORES Y EXSERVIDORES PUBLICOS DEL ICBF Y EMPLEADOS DE FONBIENESTAR

ACUERDO No.010 6 de Septiembre de 2014 “Por medio del cual se reglamenta los Fondos Sociales y se deroga el Acuerdo No. 011 del 28 de Mayo de 2011”

La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS PARA EL BIENESTAR SOCIAL DE LOS SERVIDORES Y EXSERVIDORES PUBLICOS DEL ICBF Y EMPLEADOS DE FONBIENESTAR ”FONBIENESTAR”, en cumplimiento de sus funciones legales y estatutarias y particularmente las establecidas en el artículo 63, Literal D del estatuto vigente y C O N S I D E R A N D O: a) Que los Fondos Sociales con destinación específica, del sector solidario, son la base fundamental del cooperativismo y del mutualismo. b) Que es necesario actualizar y aclarar algunos conceptos sobre la destinación de los Fondos sociales c) Que es deber de la Junta Directiva fijar las políticas que permitan la mejor distribución y utilización de los recursos de Fonbienestar, en beneficio de los asociados. d) Que basados en los principios solidarios, de equidad y democracia, se debe crear y reglamentar la utilización de los recursos que permitan la mayor cobertura posible de los asociados en cada una de sus seccionales. e) Que la función de los Comités Seccionales en el manejo de estos recursos es de vital importancia para garantizar la transparencia en su distribución equitativa entre los asociados. ACUERDA: ARTÍCULO PRIMERO. CREACION: Crear y reglamentar los Fondos Sociales pasivos de Educación, Familia, Recreación y Deporte, los cuales no se pueden agotar arbitrariamente ni cambiarle la destinación especifica, de acuerdo con lo dispuesto en el capítulo VII de la Circular Básica Contable y Financiera No. 004 de 2008. ARTÍCULO SEGUNDO. FINALIDAD Y OBJETO: Los Fondos Sociales son creados con la finalidad de mejorar la calidad de vida de los asociados y su grupo familiar básico, generar espacios de integración y crecimiento personal mediante la realización de actividades recreativas, lúdicas, deportivas, culturales, familiares y Calle 106 No. 53-29 PBX: 6018700 – FAX:7550351 – A.A. 3052 – Bogotá D.C. – Colombia E-Mail: [email protected] – www.fonbienestar.com.co

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educativas en beneficio de sus asociados y su grupo familiar, a través de la autogestión, caracterizado por la ausencia del ánimo de lucro. ARTÍCULO TERCERO. OBTENCIÔN DE LOS RECURSOS: Los Fondos Sociales se proveen o abastecen mediante los siguientes mecanismos: a) Excedentes: Aplicación directa de los resultados positivos del ejercicio anual de FONBIENESTAR con autorización expresa de la Asamblea General de Delegados. b) Cargo al Presupuesto: Mediante un cargo al gasto de FONBIENESTAR con abono a los Fondos Sociales en cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 56 de la Ley 79 de 1988 y el artículo 20 del decreto 1481 de 1989. c) Contribución: Con aportes o contribuciones directas de los asociados. d) Actividades: Las Seccionales podrán realizar programas especiales o ciertas actividades, tales como bazares y otros eventos con el ánimo de incrementar los recursos asignados en los fondos sociales. e) Donaciones. Las Seccionales podrán recibir donaciones en dinero o en especie con el propósito de fortalecer el presupuesto de estos Fondos Sociales. ARTICULO CUARTO. ASIGNACION DE RECURSOS: Es potestad de la Asamblea General y por delegación de la misma a la Junta Directiva, el asignar anualmente los recursos para actividades de bienestar social, que beneficien a los asociados y su grupo familiar. Estos deben ser utilizados dentro de los términos descritos en el presente acuerdo. Para tal fin, la administración del Fondo divulgará a los Comités Seccionales anualmente el monto de los recursos asignados y autorizados por la Junta Directiva por seccional. La asignación de los recursos de los fondos sociales deberá hacerse proporcionalmente al número de Asociados inscritos en el registro social de Asociados de FONBIENESTAR. ARTICULO QUINTO. MANEJO Y EJECUCIÔN DE LOS RECURSOS: El manejo y ejecución de los recursos será responsabilidad de los Comités Seccionales. Esta ejecución será efectuada conforme a la programación o plan de trabajo anual presentado por cada Comité Seccional. Calle 106 No. 53-29 PBX: 6018700 – FAX:7550351 – A.A. 3052 – Bogotá D.C. – Colombia E-Mail: [email protected] – www.fonbienestar.com.co

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Será responsabilidad de cada Comité Seccional garantizar la debida calidad e idoneidad de los proveedores con los que se realicen los eventos (alimentación, transportes y recreación, que cumplan con los estándares de calidad) PARÁGRAFO 1: La Administración de FONBIENESTAR no efectuará desembolsos de recursos a las seccionales que no hayan remitido la programación o plan de trabajo, ni se efectuara desembolso de recursos que no estén contemplados en el plan seccional, o que no se encuentren definidos en los términos del presente acuerdo. PARÁGRAFO 2: Para las seccionales que no cuenten con un comité seccional debidamente conformado, podrán reunirse la mayoría de los asociados y enviar una propuesta de actividades a realizar. PARAGRAFO 3: Para la solicitud, consignación y legalización de los recursos girados a las seccionales para la ejecución del presupuesto social, se tendrá en cuenta la reglamentación vigente a la fecha de su presentación. ARTICULO SEXTO.- DEFINICIONES: Para la utilización de los recursos de cada fondo social, los Comités Seccionales deberán tener en cuenta las siguientes definiciones. Las actividades que no estén contempladas dentro de estas definiciones no se tendrán en cuenta para la asignación de los recursos de los fondos sociales. 1. FONDO DE EDUCACION: Son los valores apropiados de los excedentes de acuerdo a la Ley, y también se podrán incrementar con cargo a los resultados del ejercicio contable. De conformidad con lo dispuesto en la Ley y en los términos establecidos en el numeral 5 de la Directiva Conjunta No. 031 del 7 de julio de 2000 del Ministerio de Educación Nacional y DANSOCIAL (Hoy Unidad Administrativa de Organizaciones Solidarias), los ámbitos que comprende la educación solidaria, se concentrarán en las siguientes actividades: a) Cursos presenciales, semipresenciales, a distancia, virtuales, conferencias, mesas redondas, paneles, seminarios, talleres y demás eventos colectivos que tengan por objetivo predominante la formación o capacitación teórica y práctica de los asistentes a dichos eventos.

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b) Elaboración o compra de folletos, cartillas, libros, boletines, carteleras y demás publicaciones impresas que tengan por objetivo la formación y capacitación de sus lectores. c) Elaboración o compra de medios audiovisuales, tales como USB, CD, películas, discos, software académicos cuyos contenidos tengan por objetivo la formación y capacitación de sus Asociados. d) Investigaciones efectuadas con medios técnicos y científicos y personal idóneo, que permitan el desarrollo de los fines educativos estatutarios consagrados por la entidad o que contribuyan a la actividad económica relacionada con FONBIENESTAR, siempre que se ajusten a los principios y filosofía del sector solidario. e) Contratación y/o alquiler de bienes inmuebles, compra de libretas, esferos, y demás elementos necesarios que tengan por objeto principal adelantar las actividades de educación.. 2. FONDO DE RECREACIÒN: Se refiere a todas las actividades lúdicas, culturales y recreativas, que tengan como fin integrar exclusivamente al asociado, brindándole espacios de uso creativo del tiempo libre y sano esparcimiento. En este grupo de actividades están enmarcadas: a) Celebraciones especiales. b) Integraciones de fin de año. c) Actividades culturales. d) Actividades turísticas. 3. FONDO DE FAMILIA: Se refiere al grupo de actividades que integren el grupo familiar básico del asociado, tales como, planes turísticos, eventos recreativos, lúdicos, culturales, ecológicos. 4. FONDO DE DEPORTE: Corresponde a las actividades que permitan integrar al asociado en torno a la actividad deportiva, financiación de implementos deportivos, desarrollo de eventos competitivos donde participen los asociados , así como otros gastos complementarios inherentes a estas actividades, tales como caminatas ecológicas entre otros. ARTICULO SEPTIMO. AUTO GENERACION DE RECURSOS: Los Comités Seccionales podrán proponer actividades que permitan el aumento o generación Calle 106 No. 53-29 PBX: 6018700 – FAX:7550351 – A.A. 3052 – Bogotá D.C. – Colombia E-Mail: [email protected] – www.fonbienestar.com.co

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de recursos nuevos para incrementar sus Fondos Sociales, sin que estas actividades generen riesgo o detrimento en la disminución o pérdida de los recursos otorgados. ARTÍCULO OCTAVO. PROCESO DE CONTRATACIÓN: Se requerirá como mínimo una (1) cotización por la compra de bienes o servicios para la realización de los eventos con cargo al presupuesto social asignado a cada seccional, por Educación, Familia, Recreación o Deporte. PARÁGRAFO 1: El proveedor cotizante seleccionado por el Comité Seccional para la compra de bienes y servicios con FONBIENESTAR, ya sean personas naturales o jurídicas, deberán anexar copia del certificado del Registro Único Tributario (RUT) según lo establece el decreto 2788 del 31 de agosto de 2004 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), para comprobar y verificar el régimen tributario al cual pertenecen y de obligatoria exigencia y presentación por los proveedores, a partir del 1 de julio de 2005. PARÁGRAFO 2: Para la utilización de fondos sociales cuando se trate de personas jurídicas o establecimientos comerciales, deberán además aportar el certificado de Cámara y Comercio donde conste el objeto social y la actividad comercial del contratista. ARTÍCULO NOVENO. REQUISITOS PARA EL DESEMBOLSO: Para la realización de los eventos, los Comités Seccionales, informarán a la Gerencia de FONBIENESTAR, por lo menos con CINCO (5) días hábiles, de anticipación a su realización, adjuntando los siguientes documentos: a) Acta del Comité Seccional indicando la siguiente información: Tipo de evento a realizar Presupuesto a afectar (Educación, Familia, Recreación o Deporte) Valor a ejecutar Nombre de la entidad Bancaria y número de la cuenta bancaria del contratista o proveedor seleccionado, de acuerdo a los rubros asignados a cada seccional. Si el proveedor es exclusivo en la seccional o Centro Zonal donde se realiza el evento, indicar las características especiales del proveedor. b) Una (1) cotización o propuesta económica, según el caso, de los proveedores requeridos. c) Copia del RUT del proveedor seleccionado por el Comité Seccional. Calle 106 No. 53-29 PBX: 6018700 – FAX:7550351 – A.A. 3052 – Bogotá D.C. – Colombia E-Mail: [email protected] – www.fonbienestar.com.co

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d)

e)

Certificación por parte del(la) Presidente(a) del Comité Seccional y el(la) Secretario(a) del Comité Seccional, que se le informo por lo menos al 75% de los Asociados sobre las actividades a realizar. En las Seccionales donde no exista Comité Seccional en su reemplazo firmara el Delegado de la Seccional. La evidencia que soporta la certificación deberá estar debidamente archivada en la oficina de FONBIENESTAR de cada seccional. Para el caso de personas jurídicas o establecimientos de comercio Certificado de la Cámara de Comercio.

PARÁGRAFO 1: El Gerente de FONBIENESTAR no podrá autorizar giros sin el cumplimiento de la totalidad de los requisitos anteriores. PARÁGRAFO 2: Se podrá anexar certificación bancaria de los proveedores seleccionados, cuando no venga relacionado dentro del acta los datos bancarios del proveedor. ARTÍCULO DECIMO. DE LA CONSIGNACIÓN: FONBIENESTAR consignará los dineros solicitados previamente por los Comités Secciónales a través del acta, en la cuenta bancaria del proveedor o contratista seleccionado por el Comité Seccional independientemente de la cuantía. En todo caso, el Comité Seccional será el responsable del adecuado manejo de los dineros desembolsados so pena de sanción disciplinaria. PARAGRAFO 1: Para efecto de las autorizaciones de los giros de Fondos Sociales cuyo monto supere los Diez (10) SMMLV, la Junta Directiva faculta al Gerente de Fonbienestar para efectuar todas las contrataciones y desembolsos a que haya lugar. PARÁGRAFO 2: En caso del proveedor que solicite anticipo, se girara directamente al mismo, quien expedirá un recibo de caja o certificación a nombre de FONBIENESTAR por el dinero entregado por dicho concepto. ARTICULO DECIMO PRIMERO. DE LA LEGALIZACIÓN: Los Presidentes de los Comités Seccionales serán los responsables de legalizar ante Fonbienestar Sede Principal con el apoyo de las Asesoras o Asesores Seccionales en un plazo no mayor a CINCO (5) días hábiles posteriores a la realización del evento, enviando la factura original (Régimen Común) o el formato diseñado por FONBIENESTAR equivalente a factura (Régimen Simplificado) del proveedor que contenga toda la Calle 106 No. 53-29 PBX: 6018700 – FAX:7550351 – A.A. 3052 – Bogotá D.C. – Colombia E-Mail: [email protected] – www.fonbienestar.com.co

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información y los requisitos tributarios de ley, adicionalmente se deberá anexar el listado de asistentes al evento con la respectiva firma. PARÁGRAFO 1: De no realizarse el evento programado en la fecha establecida, el Comité Seccional informara mediante acta a la Gerencia de Fonbienestar la justificación del aplazamiento con la nueva fecha de la realización del evento. En las Seccionales donde no exista comité seccional la responsabilidad recaerá en el Delegado Seccional. PARÁGRAFO 2: En caso de no enviarse copia del Acta del Comité Seccional a la Gerencia del Fondo informando la prórroga del evento la cual será por una sola vez, en caso de cambio de proveedor, el proveedor a quien se le giraron los recursos procederá a la devolución inmediata de los mismos mediante consignación en cuenta bancaria de FONBIENESTAR, recursos que deberán ser ejecutados dentro de la misma vigencia. PARÁGRAFO 3: Hasta tanto no se haya legalizado el evento programado, o consignado los dineros en caso de haberse cancelado el evento, la Gerencia de FONBIENESTAR no tramitará nuevos giros para la Seccional. ARTÍCULO DECIMO SEGUNDO. DE LA EJECUCIÓN: Cada Comité Seccional será responsable de ejecutar correctamente dentro de la vigencia respectiva la totalidad del presupuesto social asignado. PARAGRAFO 1: Para la ejecución del rubro de Educación, este se realizará con base en la reglamentación que sobre la materia establezca el Plan de Desarrollo, no se podrá trasladar a otro rubro social. PARAGRAFO 2: Para los traslados de los rubros de Recreación, Familia y Deporte deberán tener previo Visto Bueno de la Junta Directiva ARTICULO DECIMO TERCERO. CUBRIMIENTO MINIMO DE ASOCIADOS: El Comité Seccional deberá promover la participación masiva de los asociados en cada una de las actividades. Quienes participen en las actividades programadas por los comités seccionales deberán ser asociados a FONBIENESTAR, excepto para el rubro de familia, al cual solo se podrán invitar las personas que integren el grupo básico familiar del asociado. En ningún caso los cupos que se asignen a los Asociados y/o su familia Calle 106 No. 53-29 PBX: 6018700 – FAX:7550351 – A.A. 3052 – Bogotá D.C. – Colombia E-Mail: [email protected] – www.fonbienestar.com.co

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para participar en las actividades que programa FONBIENESTAR podrán ser cedidos o vendidos. ARTICULO DECIMO CUARTO. ASESORIA PARA LA EJECUCION: La Gerencia de FONBIENESTAR coordinará con los Comités Secciónales, el asesor(a), o el Delegado en las seccionales donde no existe comité seccional; para que sean desarrollados y ejecutados oportunamente los trámites necesarios de la solicitud, consignación y legalización de dineros para la realización de los eventos, bajo los parámetros anteriormente descritos. ARTICULO DECIMO QUINTO. SEGUIMIENTO Y CONTROL: La ejecución de los presupuestos sociales asignados a cada seccional deberá ser controlada y verificada por el Comité de Control Social, quienes determinaran la forma para hacer el seguimiento y control respectivo y presentará cada año a la Asamblea General de Delegados un informe puntual y especifico sobre este punto. ARTÍCULO DECIMO SEXTO. VIGENCIA Y DEROGATORIA: El presente acuerdo rige a partir de la fecha de la aprobación por parte de la Junta Directiva, como consta en Acta No.352 y deroga el Acuerdo 011 del 28 de Mayo de 2011. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en el municipio de Girardot (Cundinamarca) a los seis (6) días del mes de Septiembre de 2014. ORIGINAL FIRMADO OMAR MARTINEZ AGUILERA Presidente, Junta Directiva

SANDRA BORRERO ALMARIO Secretaria Adhoc, Junta Directiva

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