ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ASEO, VIGILANCIA Y CAFETERÍA

CÓDIGO: APO2-P-007 VERSIÓN: 1 FECHA DE VIGENCIA 13/Dec/2013

1. OBJETIVO Establecer los lineamientos necesarios para garantizar la prestación de los servicios de aseo, vigilancia y cafetería en las diferentes sedes de la Agencia Nacional de Minería.

2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la programación de las actividades según las especificaciones establecidas en los contratos para la prestación de los servicios de vigilancia, aseo y cafetería y finaliza con radicar los documentos en el grupo de recursos financieros Este procedimiento aplica para la sede principal y los puntos de atención regional

3. DEFINICIONES SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA:Son servicios de vigilancia y seguridad privada las actividades que en forma remunerada o en beneficio de una organización pública o privada, desarrollan las personas naturales o jurídicas, tendientes a prevenir o detener perturbaciones a la seguridad y tranquilidad individual en lo relacionado con la vida y los bienes propios o de terceros y la fabricación, instalación, comercialización y utilización de equipos para vigilancia y seguridad privada, blindajes y transportes con este mismo fin. SERVICIO DE ASEO Y CAFETERÍA:Servicio integral que conjuga la mano de obra idónea e insumos adecuados para mantener y atender las necesidades de los servidores públicos y partes interesadas de la ANM. VIGILANTE:Se entiende por vigilante, la persona natural que en la prestación del servicio se le ha encomendado como labor proteger, custodiar, efectuar controles de identidad en el acceso o en el interior de inmuebles determinados y vigilar bienes muebles e inmuebles de cualquier naturaleza, de personas naturales o jurídicas, de derecho público o privado a fin de prevenir, detener, disminuir o disuadir los atentados o amenazas que puedan afectarlos en su seguridad. OPERARIO:Personal idóneo que realiza las actividades de aseo y cafetería para la ANM. PUNTO DE ATENCION REGIONAL (PAR):Grupos de Trabajo Regional de La Agencia Nacional de Minería en las ciudades de: Medellín, Cali, Popayán, Pasto, Manizales, Ibagué, Bucaramanga, Valledupar, Cúcuta y Nobsa, Cartagena, Amaga, Ubaté, Jamundí, Cartagena, Amaga. ORDENADOR DEL GASTO:Funcionario delegado por el presidente de la ANM para autorizar los gastos de las áreas.

4. CONDICIONES GENERALES 4.1 Condiciones generales en la Administración de Vigilancia 4.1.1 Coordinador o Jefe de Seguridad: El Coordinador o Jefe de Seguridad es la persona designada por la empresa de vigilancia y seguridad privada, que interactúa con la persona designada por la Agencia Nacional de Minería para la supervisión, administración y ejecución del contrato, se encarga de coordinar la prestación del servicio de vigilancia y seguridad privada en todas las sedes objeto del contrato en el territorio nacional, y realizar todas las actividades relacionadas con consultoría y asesoría en materia de seguridad en beneficio de la prestación del servicio a la Entidad. 4.1.2. Supervisor de vigilancia: La empresa contratada para la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, asignará un supervisor (a), que debe encargarse de coordinar, informar y realizar el seguimiento y cumplimiento de las actividades asignadas en cada uno de los puestos de vigilancia en cada una de las sedes de la ANM objeto del servicio. 4.1.3. Turnos: La empresa contratada para la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privada, deberá garantizar el cumplimiento de los turnos contratados en cada una de las Sedes de la Entidad objeto del servicio. No puede dejar puestos sin vigilancia en ninguna circunstancia. Los turnos instalados deben coincidir con los solicitados por la Entidad en el momento de iniciar el proceso de selección. 4.1.4. El establecimiento de las tarifas mínimas para los servicios de vigilancia y seguridad privada se establecen en el Decreto 4950 de 2007. 4.1.5 Obligaciones: Todos los bienes que se encuentren en las instalaciones de la Entidad en las diferentes sedes quedan bajo la custodia de la compañía de vigilancia. El contratista responderá directamente por cualquier reclamación que efectúe la Entidad por siniestros ocurridos con ocasión de la prestación del servicio de vigilancia. 4.1.6. El contratista pagará los deducibles a que haya lugar por siniestros o hurtos que se presenten ante la Compañía de Seguros, igualmente cuando el valor de la reclamación no sea posible por el deducible, la compañía de vigilancia repondrá el bien por otro con iguales o mejores características al extraviado, en un término máximo de un (1) mes. 4.1.7. Además de lo anterior, la empresa de vigilancia y seguridad privada deberá cumplir con lo exigido en el contenido del pliego de condiciones que dio origen al contrato, incluyendo que los vigilantes y supervisores de vigilancia cumplan, entre otras, con las siguientes actividades y labores generales: • Asegurar el cuidado y custodia de las instalaciones físicas y elementos que se encuentren dentro de ellas. • Controlar la entrada y salida de elementos de las instalaciones. • Llevar control de acceso de los funcionarios a las dependencias, en horarios diferentes a la jornada laboral (horas nocturnas y fines de semana), así como el ingreso de particulares a las instalaciones. • Controlar el parqueadero, el ingreso y salida de los vehículos, para lo cual deberá emplear

elementos que apoyen la labor de seguridad. Esto aplica para los Puntos de Atención Regional (PAR) y para las sedes de la Bogotá (cuando sea el caso). • Todos los documentos enviados vía email, serán tramitados por el funcionario del Grupo de Servicios Administrativos y radicados en la Unidad de Recursos Financieros de la Sede Central de la ANM • El Memorando dirigido al Ordenador del Gasto debe incluir una relación de todos los recibos de pago por Grupo de Trabajo. • Los servicios públicos autorizados para pago son: Agua, aseo, energía, Telefonía corporativa, telefonía Móvil e Impuesto Predial. • Los originales de facturas y certificaciones de los PAR deben ser enviados a la tesorería de la sede central. 4.2.

Condiciones

generales

para

Aseo

y

Cafetería

4.2.1 La empresa contratada debe realizar las actividades en las diferentes sedes de la Entidad, de acuerdo con lo establecido por la Entidad en el pliego de condiciones. El cumplimiento de dichas actividades deberá ser verificada por el Supervisor del contrato. 4.2.2 Coordinador o supervisor: La empresa contratada para la prestación de los servicios, asignará un Coordinador (a), que debe encargarse de coordinar, informar y realizar el seguimiento de las actividades asignadas y del cumplimiento de los compromisos adquiridos por la empresa contratada, con el fin de evitar la retención del pago de acuerdo con los plazos establecidos para éstos. 4.2.3 Área asignada: La prestación de los servicios deben realizarse al interior de las instalaciones de las Sedes de la Entidad, en donde los operarios deben realizar todas aquellas actividades que se incluyan en el pliego de condiciones del respectivo proceso de contratación. 4.2.4 IMPLEMENTOS: La empresa contratada para la prestación de los servicios de aseo y cafetería debe suministrar al personal contratado, los elementos, insumos y maquinaria necesarios para la adecuada realización de las labores de aseo, cafetería y mantenimiento de zonas verdes, incluyendo los elementos de seguridad y los uniformes requeridos según las labores asignadas a cada operario. 4.2.5 Turnos: La empresa contratada para la prestación de los servicios de deberá garantizar el cumplimiento de los turnos solicitados. No puede dejar puestos sin servicios bajo ninguna circunstancia. 4.2.6 El contratista debe garantizar el manejo y almacenamiento adecuado de los elementos de limpieza y desinfección.

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Documentos Internos: • Control de pedidos regionales • • Actas de recibo • Acta de inicio; Constancia de cumplimiento

Memorando-Programación a satisfacción

Documentos Externos: N/A

6. DETALLE DE ACTIVIDADES DESCRIPCION (SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA)

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS

1

Entregar la programación de actividades y asignar el espacio físico a los vigilantes: La empresa a la que se haya adjudicado el contrato de vigilancia de todas las instalaciones de la Entidad, debe entregar a los vigilantes contratados por ella la programación detallada de las actividades, donde se especifique los turnos y los puestos de trabajo (instalación).

2

Asignar los turnos: La empresa contratada debe enviarle copia de los vigilantes responsables de cada Contratista de sede (PAR) al supervisor del vigilancia contrato, para el control del cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes.

Listado de personal Punto de Control

3

Recibir turno y prestar servicio: El vigilante se instala en el puesto de trabajo asignado, donde se encarga de cumplir con las funciones propias del cargo en el lugar asignado y diligenciamiento de las minutas.

Vigilante

No aplica

4

Verificar cumplimiento de los turnos: La persona encargada como supervisor de vigilancia,

Supervisor de vigilancia

Punto de Control

Contratista de vigilancia

Programación turnos y puesto de trabajo

debe verificar el cumplimiento de los turnos asignados, así como la verificación de las minutas.

5

Realizar el reporte novedades: El vigilante debe reportar al supervisor de vigilancia los sucesos ocurridos durante la prestación del turno asignado, y éste último Vigilante lo hará al Coordinador/Jefe de Seguridad, o según sea el caso, al supervisor del contrato designado por la ANM.

Reporte de Novedades

6

Realizar seguimiento a la ejecución del contrato: Verifique que la empresa esté cumpliendo con todas las obligaciones contractuales adquiridas con la Agencia Nacional Minería.

Supervisor del Contrato

Punto de Control

7

¿Cumplió con las obligaciones? Si : Continuar con la 11 No : Continuar con la 8

Supervisor del Contrato

No aplica

8

Identificar fallas en la prestación del servicio: Se le informa al Coordinador/Jefe de Seguridad de la empresa contratada, las fallas presentadas en el cumplimiento de las actividades.

Supervisor del Contrato

Memorando / correo electrónico

9

Tomar las acciones pertinentes: El Supervisor del contrato para garantizar el cumplimiento del objeto contractual y luego de identificar las fallas en la prestación del servicio toman las acciones pertinentes y las medidas que permitan la normal ejecución Supervisor del del contrato; formulando contrato correcciones inmediatas entre estas pueden estar enmarcadas como llegar a un acuerdo entre las partes dando instrucciones requeridas entre estas el ingreso de personal a las instalaciones por puertas que no tienen tarjeta de proximidad, autorizaciones de

Memorando / correo electrónico

salida de elementos, equipos de cómputo entre otros. Realizar memorando donde se indique la prestación del servicio a satisfacción: Para el caso de los PAR, los Coordinadores de cada sede PAR, como apoyo a la supervisión del contrato, deberán 10 enviar al Supervisor del Contrato, un documento suscrito por ellos donde se indique la prestación del servicio a satisfacción en el periodo respectivo por parte de la empresa contratada.

Coordinador del PAR Memorando

Realizar acta de recibo a satisfacción: Una vez verificado el cumplimiento de las actividades programadas para el periodo a pagar, se revisa que el valor de la factura coincida con el valor Supervisor del 11 ofertado en la propuesta contrato / económica y acorde con los servicios prestados. Si todo se encuentra correcto se procede a la realización del acta de recibo a satisfacción.

Acta

Recibir la factura para pago: El Coordinador/Jefe de Seguridad radica la factura en la oficina del 12 Grupo de Servicios Administrativos, para revisión del Supervisor del contrato.

Supervisor del contrato

Factura

Radicar los documentos en el Grupo de recursos financieros: Para el trámite del pago, el Supervisor debe reunir los 13 documentos necesarios según los lineamientos establecidos en el instructivo de Pago y se entregan en la ventanilla de radicación del Grupo de Recursos Financieros.

Supervisor del contrato

No aplica

No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

RESPONSABLE

CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS

DESCRIPCION (ADMINISTRACIÓN DE ASEO Y CAFETERIA)

ACTIVIDAD

1

Realizar reunión de inicio de contrato: Se debe hacer un recorrido por las instalaciones de la respectiva sede en compañía de los operarios y Coordinador(a), donde se conozcan las zonas objeto de los servicios contratados. Asimismo se debe exponer todas las especificaciones técnicas de los servicios de aseo y cafetería, contenidas en el pliego de condiciones que dio origen al contrato.

Supervisor de la ANM

Acta de Inicio

2

Entregar la programación de las actividades: La empresa contratada debe enviarle al supervisor del contrato y a los responsables de cada sede, copia de la programación de las actividades que así lo requieran, para el control del cumplimiento de los compromisos adquiridos por las partes.

Supervisor de aseo y cafetería (contratista)

Programación

3

Ejecutar las actividades asignadas: Se realizan las actividades con la frecuencia establecida en la programación y en el pliego de condiciones.

Operario Aseo y cafetería

No aplica

4

Verificar la ejecución de las actividades: El supervisor de aseo y cafetería por parte de la empresa contratada, debe verificar el cumplimiento de las actividades objeto del contrato y enviar informe de cumplimiento al supervisor de la ANM.

Supervisor de aseo y cafetería (contratista)

No aplica

5

Realizar seguimiento a la programación de las actividades: Se verifica el cumplimiento del Supervisor de la contrato y lo establecido en el ANM pliego de condiciones, estén de acuerdo con las actividades realizadas según lo programado. El

Constancia de cumplimiento Control Pedido Regionales

Supervisor genera la constancia de cumplimiento del contrato mensualmente. Asimismo se ejerce el control del uso de los elementos de aseo y cafetería de acuerdo a necesidades reales de cada PAR.

6

¿Cumplió con las actividades programadas? No: Continua con la actividad 7 Si: Continua con la actividad 11

Supervisor de la ANM

No aplica

7

Comunicar con el Supervisor de aseo y cafetería (contratista) las fallas: Se le informa al supervisor del contrato las fallas presentadas en el cumplimiento de las actividades. Se debe dejar constancia escrita de tal situación.

Supervisor de la ANM

Memorando

8

Aplicar correctivos a la situación: El supervisor de aseo y cafetería debe ponerse al día con las Supervisor de aseo y actividades pendientes y tomar las cafetería acciones pertinentes que permitan (contratista) su normal funcionamiento. Continuar con la actividad 6.

9

Realizar memorando donde se indique la prestación del servicio a satisfacción: Para el caso de los PAR, los Coordinadores de cada sede PAR, como apoyo a la supervisión del contrato, deberán enviar al Supervisor del Contrato Coordinador del PAR Memorando de la ANM, un documento suscrito por ellos donde se indique la prestación del servicio a satisfacción en el periodo respectivo por parte de la empresa contratada.

Realizar acta de recibo a satisfacción: Una vez verificado el cumplimiento de las actividades 10 programadas para el periodo a pagar, se revisa que el valor de la factura coincida con el valor ofertado en la propuesta

Supervisor de la ANM

No aplica

Acta

económica y acorde con los servicios prestados. Si todo se encuentra correcto se procede a la realización del acta de recibo a satisfacción. Recibir la factura para pago: El Supervisor de aseo y cafetería (contratista) radica la factura en la 11 oficina del Grupo de Servicios Administrativos, para revisión del Supervisor del contrato.

Supervisor del contrato

Factura

Radicar los documentos en el Grupo de recursos financieros: Para el trámite del pago, el Supervisor debe reunir los 12 documentos necesarios según los lineamientos establecidos en el instructivo de Pago y se entregan en la ventanilla de radicación del Grupo de Recursos Financieros.

Supervisor del contrato

No aplica

FLUJOGRAMA

7. ANEXOS N/A

VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

ELABORÓ Nombre: Cargo: Fecha:

REVISÓ

SERRATO SALAZAR JORGE

Nombre:

11/Dec/2013

Cargo: Fecha:

APROBÓ

Luz Helena Mejia Lisbeth Triana Nombre: Zuluaga Casas Coordinador Grupo Vicepresidente Servicios Cargo: Administrativa y Administrativos Financiera 13/Dec/2013 Fecha: 13/Dec/2013

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