ADMINISTRACION: definición, carácter técnico e importancia Definición (Agustín Reyes Ponce): Administración es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social. Administración de empresas es la técnica que busca lograr resultados de máxima eficiencia en la coordinación de las cosas y personas que integran una empresa. Así todos los que obtienen resultados mediante el desempeño de los subordinados tienen básicamente las mismas funciones como administradores.

Características de la administración 1. Su universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de los medios. La administración se da por lo mismo en el Estado, en el ejército, en la empresa, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de Administración serán siempre los mismos, aunque lógicamente existen variantes accidentales. 2. Su especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de índole distinta (ejemplo, en la empresa funciones económicas, mecánicas, jurídicas, etc.) el fenómeno administrativo es especifico y distinto a los que acompaña. Se puede ser, por ejemplo, un magnifico ingeniero de producción (como técnico en esta especialidad) y un pésimo administrador. 3. Su unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del fenómeno administrativo, este es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se está dando, en mayor o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así por ejemplo al hacer los planes, no se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc. 4. Su unidad jerárquica. Todos los que tienen carácter de jefes en un organismo social, participan, en distintos grados y modalidades, de la misma Administración. Así por ejemplo en una empresa forman “un solo cuerpo administrativo, desde el Gerente General, hasta el último mayordomo.

Carácter técnico La administración consiste fundamentalmente en “como lograr la máxima eficiencia de la coordinación”. Debe ser, por lo tanto, un conjunto de reglas: es pues técnica o un arte. 

La ciencia tiene como objeto el valor “verdad”; en tanto que la técnica busca la realización del valor “utilidad”. Al científico le interesa saber “lo que es”, sea útil, inútil; o hasta inconveniente”, sin pretender, en ningún caso, que sus reglas e instrumentos sean mas o menos verdaderos que otros.

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La ciencia esta formada por un conjunto de principios, o al menos se basa en ellos; la técnica se compone de un conjunto de reglas e instrumentos. La ciencia es de hecho “inmutable”, o por lo menos naturalmente estable, aun cuando varíen las circunstancias, y, consiguientemente, la aplicación de los principios; en cambio, las técnicas son “esencialmente cambiantes”, pues tan pronto como se encuentra una técnica mejor para hacer algo, la anterior se abandona como inservible, total o parcialmente. Los principios que forman una ciencia “se descubren”, en tanto que las normas e instrumentos que constituyen una técnica “se crean”. De lo anterior resulta que la ciencia es eminentemente teórica o especulativa, en tanto que la técnica tiene un carácter esencialmente práctico y de realización.

Su importancia 1. La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea mas necesaria, cuanto mayor y mas compleja sea éste. 2. El éxito de un organismo social depende, directamente e indirectamente, de su buena administración y solo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc. con que ese organismo cuenta. 3. Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial, ya que, por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica. En ellas es, quizás, donde la función administrativa puede aislarse mejor de las demás. 4. Para las empresas pequeñas y medianas, también quizás su única posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos: maquinaria, mercado, calificación de mano de obra, etc., en los que, indiscutiblemente, son superadas por sus grandes competidores. 5. La elevación de la productividad, preocupación de mayor importancia en el campo económico social, depende, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo. 6. En especial para los países que están desarrollándose, quizás uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, por que, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc. Bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la mas eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como punto de partida de ese desarrollo.

Preguntas: ¿Cuál será la mejor señal de éxito para un administrador? ¿Los resultados económicos, la falta de problemas, el crecimiento de la empresa, etc.?

Cuando una persona no tiene subordinados, por ejemplo. Un encargado de compras que directamente las realiza, ¿se puede hablar de verdadera administración?

Relación de la Administración con otras disciplinas Derecho. Aporta el marco legal en donde se desenvuelven las organizaciones. Economía. Aporta información sobre el comportamiento económico de los agentes del mercado; ofertantes, demandantes y el propio Estado. Psicología. Aporta información útil tanto para uso interno de la empresa con su personal (motivación) como información para uso externo en negociaciones con clientes, proveedores y la sociedad en general. Moral. Esta presente en cada accionar de la empresa toda vez que un grupo humano debe mantener ciertas normas para su interrelación armoniosa con otro grupo humano buscando siempre como fin el bien común. Sociología. Aporta el conocimiento de cada sociedad donde se desenvuelven las empresas. Especialmente importante cuando estas empresas pertenecen a distintas culturas o ámbitos geográficos.

Tipos de gerentes (Administradores) Por niveles de la Administración Gerentes (administradores) de primera línea. Las personas responsables del trabajo de las demás, que ocupan el nivel mas bajo de una organización, se llaman gerentes de primera línea o primer nivel. Estos dirigen a empleados que no son gerentes; no supervisan a otros gerentes. Algunos gerentes de primera línea serian el jefe y el supervisor de producción de una planta fabril, el supervisor técnico de un departamento de investigación y el supervisor de una oficina grande. Con frecuencia, los gerentes de primera línea reciben el nombre de “supervisores”. Gerentes medios. El término gerencia media incluye varios niveles de una organización. Los gerentes de nivel medio dirigen las actividades de gerentes de niveles más bajos y, en ocasiones, también las de empleados de operaciones. La responsabilidad principal de la gerencia media es dirigir las actividades que sirven para poner en practica las políticas de su organización y equilibrar las demandas de sus gerentes subordinados y las capacidades de sus patrones. Alta Gerencia. La alta gerencia esta compuesta por una cantidad de personas comparativamente pequeña y es la responsable de administrar toda la organización. Estas personas reciben el nombre de ejecutivos. Establecen las políticas de las operaciones y dirigen la interacción de la organización con su entorno. Algunos cargos típicos de la alta gerencia son “director general ejecutivo”, “director” y “subdirector”

Gerentes Generales y Gerentes Funcionales Gerentes Funcionales. El gerente funcional es solo responsable de una área funcional. por ejemplo, la producción, la mercadotecnia o las finanzas. Gerentes Generales. El gerente general dirige una unidad compleja, una compañía, una subsidiaria o una división de operaciones independiente. El gerente es responsable de todas las actividades de esa unidad, por ejemplo de su producción, mercadotecnia y finanzas.

Niveles y habilidades administrativas Robert L. Katz, ejecutivo y profesor de administración, ha popularizado un concepto elaborado a principios de siglo por Henri Fayol. Fayol identifico tres tipos de habilidades básicas: la técnica, la humanista y la conceptual. Todo gerente necesita tener las tres. La habilidad técnica es la destreza para usar los procedimientos, técnicas y conocimientos de un campo especializado. Los cirujanos, los ingenieros, los músicos y los contadores tienen todas capacidades técnicas de sus respectivos campos.

Alta gerencia Gerencia media G. de primer nivel

Conceptual Humanista Técnica

Habilidades relativas necesarias para un desempeño efectivo de gerentes de diferentes niveles.

La habilidad humanista es la destreza para trabajar con otros, entenderlos y motivarlos, sea en forma individual o en grupos. La habilidad conceptual es la pericia para coordinar e integrar todas las actividades y los intereses de una organización. Esta implica comprender la organización como un todo, entender como cada una de sus partes dependen de otras y anticipar como un cambio en alguna de las partes afectará el todo. Fayol y Katz sugieren que, si bien las tres habilidades son esenciales para un gerente, su importancia relativa dependerá, sobre todo del rango del gerente en la organización. La habilidad técnica es más importante en los niveles bajos. La habilidad humanista, aunque importante para los gerentes de todos los niveles, es primordial para los mandos medios. La habilidad conceptual va aumentando conforme se asciende por los estratos de un sistema administrativo.

La Empresa La Real Academia define Empresa como: Entidad integrada por el capital y el trabajo, como factores de la producción y dedicada a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios generalmente con fines lucrativos y con la consiguiente responsabilidad.

La unidad empresarial y sus distintos aspectos a. Aspecto económico. La empresa es considerada como “una unidad de producción de bienes y servicios para satisfacer el mercado” b. Aspecto jurídico. Es indiscutible que la unidad económica puede a veces no ser suficiente, sino que debe existir otra distinta sobre todo cuando se trata de empresas cuya propietaria es una sociedad. c. Aspecto administrativo. Desde el punto de vista administrativo, la unidad de la empresa esta representada por la fuente común de decisiones finales, que coordina las distintas actividades par el logro del mismo fin. d. Unidad sociológica. Es la que resulta y exige la comunidad de vida, de interacción, de ideas y de intereses que se realizan en la empresa. Como se ve el concepto de empresa puede variar, según el aspecto de que se trata. Así, puede ocurrir que varias empresas económicamente hablando formen jurídicamente una sola, por estar lijadas por la misma escritura pública y mezclar su contabilidad y utilidad. Por el contrario puede suceder que una misma empresa desde el punto de vista económico, se divida en varias jurídicamente, separando las utilidades de cada sección. Puede ocurrir también que empresas, económica y jurídicamente distintas, estén bajo el mando de un mismo dueño y, por la estructura de organización que se les dé, administrativamente formen una sola empresa.

Los fines de la empresa Fin inmediato: Producción de bienes y/o servicios Fines mediatos: a) Empresa privada: Busca la obtención de beneficio económico mediante la satisfacción de alguna necesidad de orden general o social. b) Empresa pública. Tiene como fin satisfacer una necesidad de carácter general o social, pudiendo obtener, o no, beneficios.

El empresario Principales elementos que integran la función empresarial. a) Asumir riesgos. Suele ser el elemento más claro, el que más destacan los diversos tratadistas: es empresario aquel que fija su suerte con la de la empresa. b) Creatividad e innovación. Quien tiene la idea que hace surgir la empresa, ampliarla, cambiar su objetivo, añadir nuevos productos, adaptar nuevos sistemas de producción, ventas, etc. c) Decisiones fundamentales y finales. Otras de las características esenciales que se señalan respecto del empresario, es que debe tratarse de la persona que, en último término decide, en forma inapelable, aquellas funciones y actividades de las que depende la vida de la empresa. d) Designación de funcionarios. Puede variar en magnitud ya que puede limitar su actividad solo a los más altos ejecutivos y deje a estos la responsabilidad de todos los demás nombramientos. e) Delegación. Es empresario aquel en quien se encuentra toda la suma de facultades para todas las funciones, y en todos los grados, en cada caso delega las que cree necesarias. f) Fijación de estrategias, objetivos y políticas. Es aquel que determina el curso de acción de la empresa. g) Control. Es una función relacionada al poder de establecer las estrategias, objetivos y políticas a fin de hacer los cambios si fueran necesarios. h) Aprobación de lineamientos generales. Aunque esto podría dejarse a los funcionarios ejecutivos, frecuentemente suele ser revisado por el empresario, por estar vinculado a los grandes objetivos.