AGENCIAS Y SUCURSALES • Son medios para proyectar la organización de ventas en territorios situados a alguna distancia de la oficina central. • Son lugares de negocios sin personalidad jurídica en los que la empresa efectúa toda, o parte de su actividad, procedimiento típico de expansión. AGENCIA Una agencia o un agente es un vendedor independiente, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz, o sea es responsable de sus obligaciones fiscales. Su función: Consiste en distribuir los productos de un intermediario, al cual se conoce como casa matriz. Las agencias no están obligadas a llevar un registro contable igual al que lleva la casa central o casa matriz, esta ultima si debe llevar un control de cada una de las agencias, abriendo tantas cuentas como número de agencias posea. Para llevar un buen control de las agencias es necesario abrir las siguientes cuentas: Fondo de trabajo de la agencia, clientes de la agencia, ventas de la agencia, costo de venta de la agencia y gastos de venta de la agencia. Para lograr mejor y mayor revelación, se hace necesario crear también la llamada cuenta cliente de la agencia. Es importante recordar que las cuentas anteriormente descritas pertenecen a la casa matriz y que tan solo a efectos de control se les agregara la palabra agencia o agente, esto no quiere decir que las mismas pertenezcan a la contabilidad de la agencia. La cuenta Fondo de Trabajo de la Agencia es una cuenta de origen deudor, que representa el valor nominal del fondo entregado a la agencia al iniciar el ejercicio y durante el ejercicio se acredita por el valor de los gastos pagados por la agencia. Su presentación en el balance general es dentro del grupo de los activos circulante, ya que forma parte del efectivo y por tratarse de un fondo con restricciones formales en cuanto a recurso o fin, debe mostrarse por separado. CARACTERÍSTICAS DE UNA AGENCIA O DE UN AGENTE • Tiene personalidad jurídica propia. • Normalmente distribuyen productos de diferentes marcas y fabricantes. • Cobran comisión por las mercancías vendidas. • No mantienen inventarios. Colocan pedidos, además de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. CONTABILIDAD DE LA CASA MATRIZ La casa matriz debe matriz debe llevar un control contable de las ventas, costos y, en su caso, de los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones, información estadística de carácter administrativo así como otros datos de relevancia. 1

Este control puede ser realizado mediante las cuentas denominadas costo de ventas de agencias o agentes, gastos de ventas de agencias o agentes y ventas de agencias o agentes. Cada una de estas cuentas debe tener una sub−cuenta por cada agencia o agentes. Para el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento de inventarios perpetuos. Cuando la casa matriz decide enviar mercancía al agente, debe efectuarse un control especial de la mercancía en consignación, ya que la propiedad de ésta es conservada por la casa matriz. Si la mercancía que se envía a la agencias o agentes ya ha sido previamente vendida por éste, el importe de los fletes, seguros y demás gastos acarreados por el envío deben razonarse como gastos de ventas. Si la mercancía es enviada en consignación, los gastos relacionados con la remisión deben ser considerados parte del costo de la mercancía. Es conveniente llevar un control de esos gastos debido a que la distancia de la casa matriz al domicilio del agente determina una mayor o menor utilidad neta sobre las ventas. Los asientos a realizar por la casa matriz dependerán de si la gerencia desea determinar las utilidades netas. SUCURSALES El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en diferentes lugares en los que se efectúen operaciones para los clientes, fundamentalmente en las zonas retiradas de la sede de la casa matriz.. La casa matriz necesita conocer la información financiera, los resultados de operación y los cambios en la posición de cada una de las sucursales que integran su empresa, ya que constituyen un elemento de juicio, imprescindible cuando existe la necesidad de abrir o cerrar sucursales, así como para evaluar la administración de cada una de ellas. Las sucursales están autorizadas a conceder créditos y realizar la cobranza respectiva con la cual cubre sus gastos. Características para la apertura de una sucursal: • Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. • Fiscalmente se considera que el contribuyente ha abierto un nuevo local, por lo que es necesario presentar el correspondiente aviso al Registro Federal de Contribuyentes. • Efectúa su propia facturación. • Por su naturaleza, tienen un local propio, por lo general tienen inventarios y, de acuerdo con sus características, pueden o no llevar una contabilidad propia, que debe ser integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz. El local y las inversiones necesarias para su constitución son aportados por la casa matriz. ASPECTOS FINANCIEROS Es importante dejar sentado que la contabilidad de las transacciones de ventas realizadas por las sucursales, no conlleva al desarrollo de nuevos principios contables, ya que este tipo de operaciones tan solo aplican los principios contables a los problemas específicos relativos al control de las transacciones efectuadas por intermediarios de la sucursal y a la información respectiva a la casa matriz de dichas operaciones y los resultados obtenidos. En virtud de no existir igualdad en la aplicación de los procedimientos de registros de las sucursales, los contadores tienen que tener especial cuidado en adaptar los sistemas de estas, para que sean coherentes con las 2

exigencias de la matriz y con las características operativas particulares de la sucursal. El objetivo principal de la adaptación del sistema contable de una sucursal es poder determinar su utilidad o pérdida. Por lo tanto, las políticas contables, los libros, catálogos de cuentas, etcétera, asiduamente consiste en un conjunto completo de contabilidad. Conviene resaltar que en la contabilidad de la sucursal no aparece un renglón de capital, sino una cuenta denominada Casa Matriz, cuenta corriente, que muestra el importe de las inversiones efectuadas por la matriz en la sucursal. En la cuenta de la matriz, se debe abrir la cuenta, sucursal, cuenta corriente. La cuenta Casa matriz, cuenta corriente es de origen deudor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Se presenta en el balance general dentro del grupo de los activos. En la contabilidad de la sucursal, se debe abrir la cuenta, casa matriz, cuenta corriente. Esta cuenta su saldo es acreedor y representa el importe de la inversión que la matriz efectuó en la sucursal, sumando (disminuido) de la utilidad (perdida) neta del ejercicio, obtenida por la sucursal. Esta cuenta representa la inversión hecha por la casa matriz hacia la sucursal, la cual incluye efectivo, mercancías, muebles, equipos, etcétera, es decir, la inversión neta en la sucursal y se presenta en el balance general en la sección capital contable. Las sucursales pueden ser: • Locales • Extranjeras Sucursales Locales: Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz. El establecimiento de este tipo de sucursales obedece a que en ocasiones es difícil para el cliente acudir a las instalaciones de la casa matriz debido a la lejanía o dificultad para llegar a ella. Para proporcionar un mejor servicio y, evitar que el cliente acuda con los competidores, se fundan sucursales en diversas partes de la misma ciudad. Una de las ventajas contables de esta estrategia es que por su cercanía, es posible centralizar diariamente en la casa matriz la información generada por cada una de ellas así como los cortes de caja. Simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, gracias a lo cual la sucursal no necesita hacer compras directas a los proveedores ni manejar cuentas de cheques. Desde el punto de vista financiero, esto es sano debido a que evita saldos muy elevados en los bancos y en inventarios, además, permite un manejo más eficiente de los recursos financieros de la empresa. Sucursales Extranjeras: Las sucursales extranjeras se utilizan cuando se desea abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz. Aquí las sucursales funcionan de manera similar a las locales, aunque la distancia que la separa de la oficina principal les permite y a veces hace indispensable una mayor independencia.

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DIFERENCIAS ENTRE AGENCIA Y SUCURSAL Agencias • Tienen un surtido de muestras para que las vean los clientes, pero no mantienen existencias para hacer las entregas a los clientes. Los pedidos se envían a la casa central y ésta la que los sirve. • Los créditos son concedidos por la casa matriz, las cuentas por cobrar se lleven en los libros de la casa matriz, ésta efectúa los cobros. • El fondo fijo para los gastos de la agencia lo provee la casa matriz, la cual lo repone a medida que se agota. La agencia no maneja ningún otro efectivo. Sucursales: • Mantiene existencias de mercancías, la mayor parte de las cuales son obtenidas en la casa central, pero parte de las cuales puede haber comprado en otras entidades. Las entregas se hacen de las existencias de la sucursal. • Los créditos son concedidos por la sucursal; las cuentas a cobrar se llevan a en los libros de la sucursal; ésta efectúa los cobros. • Los cobros efectuados por la sucursal son depositados en un banco local para que los acredite a la misma; el gerente de la sucursal extiende los cheques para pagar los gastos. Una agencia ejerce las mismas funciones, pero más o menos, que un viajante, en tanto la sucursal desempeña la mayor parte de sus funciones de una empresa independiente, sujeta solamente a la inspección y el control de la casa matriz. Si bien existen agencias y sucursales, existen otros establecimientos que tienen algunas de las características de ambas. Agencias que ejercen algunas de las funciones de las sucursales , y sucursales sujetas a algunas restricciones que se aplican a las sucursales. Si una agencia desempeña alguna de las funciones de una sucursal o si una sucursal se halla sujeta a alguna de las restricciones que generalmente se aplican a las agencias, se modifican necesariamente sus sistemas de contabilidad para adatarse a la situación. CUENTAS DE LAS SUCURSALES Esta es más complicada que la de las agencias. Lleva un juego completo de libros en el cual anota las mercancías recibidas de la casa matriz y las adquiridas de otras entidades, las ventas, las cuentas a cobra, las cuentas a pagar y los gastos. El mayor contiene una cuenta denominada Casa Central, a la cuál se acredita todo aquello que se recibe de la casa matriz y debita de lo que se envía a la misma, es pues una cuenta de capital donde se indica la inversión hecha por la casa matriz a la sucursal. Cuando esta ultima cierra sus libros se traspasa la utilidad neta de la cuenta Ganancias y Perdida a la de Casa Central, cuenta corriente, como aumento de su responsabilidad ante la casa central, mientras que si existiera una perdida neta, esta se cerraría contra la cuenta Casa Central, cuenta corriente. METODOS DE CONTABILIZACION CASA MATRIZ Los métodos para facturar las mercancías a las agencias y sucursales van a depender hasta cierto punto del precio. Actualmente existen tres métodos, a saber: • Al Costo: Es el más usual y más sencillo. 4

• A precio arbitrario o intermedio entre el costo y el precio de venta: Este método se utiliza con el fin de que el gerente de la sucursal no se de cuenta del costo de la mercancía vendida y por lo tanto, de las utilidades. • A precio de venta: Este método facilita un inventario continuo de mercancías de la sucursal al precio de venta y proporciona así una comprobación automática de las mercancías, que impedirá o descubrirá los descuidos y posibles fraudes. BIBLIOGRAFIA Internet www.rincondelvago.com Libros Consultados Contabilidad Superior. Harry A. Finney, C.P.A. y Herbert E. Miller, C.P.A. . Páginas 300−318. Contabilidad Superior. Álvaro Romero Javier. Capitulo 6. Páginas 502−532. INTRODUCCION Como una manera de cumplir con nuestras obligaciones estudiantiles, nos proponemos desarrollar un trabajo de investigación en el cual tenemos como objetivo principal reforzar nuestros conocimientos intelectuales, con lo cual estaremos en mejor capacidad de ser unos buenos profesionales en el futuro, además pensamos que puede ser de gran ayuda y de mucho provecho en nuestra formación como futuros contadores. Esperamos que esta investigación al igual que a nosotros, sea de su gusto y agrado. CONCLUSION Con este trabajo de investigación que le estamos presentando esperamos contribuir en la actualización de un tema tan importante para todo contador como son, las agencias y sucursales y su contabilización de cada una de estas y su casa central. El tema que hemos desarrollado basado en las agencias y sucursales nos ha sido de gran ayuda para entender cuan amplio e importante son todos estos temas. Ha sido para nosotros un placer inmenso haber podido indagar sobre tan importantes temas. Agradecemos a nuestro facilitador, RAFAEL SALAZAR, por asignarnos tan importante investigación.

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE SANTO DOMINGO 5

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y SOCIALES DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SUSTENTANTES PROFESOR ASIGNATURA CONTABILIDAD 217 TEMA AGENCIAS Y SUCURSALES SECCION 13 Santo Domingo, R.D. 13 de Noviembre, 2003

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