ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
MANUAL
DE CONTROL INTERNO
2016
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Alcalde Municipal de Vetas ORLANDO RODRÍGUEZ RAMÍREZ Secretaría General y de Gobierno ASTRID CAROLINA CABEZA ARIAS Secretaria de Hacienda y Tesoro Municipal YOLLY ANDREA RODRÍGUEZ ROJAS Secretaría Planeación y Obras Públicas DAYANA KILLEY ARIAS ROJAS Comisaria de Familia CARLA MAYOLI PEÑA CALA Técnico de Apoyo UMATA LUZ ESTHER PÉREZ VALDELAMAR
Inspectora de Policía CAROLINA ROJAS CARVAJAL Auxiliar Administrativo de Tesorería FERNANDA GAMBOA GAMBOA Enlace Familias en Acción SANDRA LILIANA BAUTISTA HERNANDEZ
Personera Municipal ANGELICA MARIA GARCIA RODRIGUEZ
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Tabla de contenido INTRODUCCION ........................................................................................................ 4 OBJETIVOS ................................................................................................................ 5 GLOSARIO ..................................................................................................................6 ACTUALIZACIÒN Y MODIFIACIÒN DEL MANUAL ..................................................13 CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO .....................................................14 MISIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ................................................. 14 VISIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ..................................................14 FUNCIONES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO ..................................................15 ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO ... 18 Otros Elementos del Sistema de Control Interno: .....................................................19 CRITERIOS DE TRABAJO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO ...................20 APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO ................................................................. 20 GESTION Y RESULTADOS ......................................................................................21 GENERALIDADES SOBRE LOS INDICADORES ....................................................22 CAMPO DE APLICACIÓN .........................................................................................22 MARCO LEGAL ........................................................................................................ 22 Modelo Estándar de Control Interno MECI ................................................................27 Evaluación de las Auditoría Interna ........................................................................... 30 Evaluación del Plan de Mejoramiento ....................................................................... 30 INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. ...... 31 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CADA ÁREA .................................... 31 COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ............... 31
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
INTRODUCCION
De acuerdo a la Ley 87 de 1993, el Control Interno es el Sistema integrado por el Esquema de Organización y el Conjunto de los Planes, Métodos, Principios, Normas, Procedimientos y Mecanismos de Verificación y Evaluación Adoptados por una Entidad con el fin de procurar que todas las Actividades, Operaciones y Actuaciones, así como la Administración de la Información y los Recursos se realicen de modo ordenado, tendientes a lograr proteger los activos y asegurar, en la medida de lo posible, exactitud, legalidad y veracidad de los registros, cumplimiento y observancia de la normatividad administrativa y que los planes, proyectos y programas se ajusten a las necesidades y planteamientos de la institución volcados al beneficio final: la comunidad.
El ejercicio de Control Interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la Entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad de mando.
El Control es una medida que se aplica a los resultados de acciones, actividades o procesos realizados, es interno porque es un control que involucra a todos los niveles de la Administración Municipal, por lo tanto es deber de todos los Funcionarios desarrollar las prácticas de autocontrol que se consideren necesarias.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL: Evaluar la efectividad al cumplimiento de los procesos, procedimientos, políticas, programas y proyectos. OBJETIVOS ESPECIFICOS:
•
Dotar de un instrumento que describa y unifique los procedimientos y criterios mínimos que faciliten la evaluación del sistema de Control Interno.
•
Estandarizar una mitología ágil y eficiente al nivel de toda la organización, para conceptuar sobre la calidad, nivel de confianza, eficiencia del sistema de control interno establecido por la institución.
•
Dotar a las áreas competentes de mecanismos de control que les permitan hacer una adecuada evaluación a los procesos y procedimientos.
•
Apoyar a todas las áreas fundamentadas en los principios y valores instituciones para que accionen con transparencia y efectividad.
•
Proteger
los
recursos
de
la
organización
buscando
su
adecuada,
Administración ante posibles riesgos que lo puedan afectar.
•
Garantizar la eficacia, eficiencia, y economía en todas las operaciones promoviendo la correcta ejecución de las funciones y actividades de finidas para el logro de la misión institucional.
•
Velar porque todas las actividades y recursos del Municipio estén dirigidas al cumplimiento de sus objetivos. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
•
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
•
Definir y aplicar medidas para prevenir riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presentan en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos de la Administración.
•
Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación.
•
Velar porque el Municipio disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo a su naturaleza y características.
GLOSARIO
ACTIVIDAD: Agrupación de Tareas que hace parte de un Proceso.
AGENTE GENERADOR: Sujeto u objeto que tiene la capacidad de originar un evento.
AMBIENTE: Entorno, contexto.
AUTOCONTROL: Capacidad de controlarse uno mismo.
AUTOGESTIÓN: Capacidad institucional para coordinar las acciones que le permiten cumplir con el Mandato Constitucional y con las competencias y normas que la rigen. AUTONOMÍA: Facultad para gobernar las propias acciones sin ofender a otro.
AUTORREGULACIÓN: Capacidad institucional para reglamentar, con base en la Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Constitución y las leyes, los asuntos propios de su función y definir aquellas normas, políticas y procedimientos que permitan la coordinación efectiva y transparente de sus acciones. CAUSA: Origen o razón de algo que llamamos Efecto. En el componente Administración de Riesgos: es el motivo o razón por la que se genera un riesgo.
CENTRALIZACIÓN: Hacer que varias cosas dependan de un poder central. Reunir varias cosas en un centro común. COMPETENCIA: 1. Pericia, aptitud, idoneidad para hacer algo o intervenir en un asunto determinado. 2. Capacidad legal para hacer algo. COMPONENTE: Agrupación de elementos que hace parte de un subsistema.
CONCERTAR: Ponerse de acuerdo varios grupos o personas acerca de una acción a realizar. CONFLICTO: Choque o situación de oposición entre personas o grupos.
CONTEXTO: Ambiente o entorno. Circunstancias de las cuales depende el sentido y el valor de una palabra, frase, o fragmento considerados. CONTEXTO ESTRATÉGICO: Conjunto de circunstancias internas y externas que pueden afectar a la entidad positiva o negativamente con relación al cumplimiento de sus objetivos. CONTROL: Actividad de monitorear los resultados de una acción y tomar medidas para hacer correcciones inmediatas y medidas preventivas para evitar eventos indeseables en el futuro. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
CONTROL CIUDADANO: Forma de participación que permite a los particulares influir lícitamente sobre las condiciones de modo, tiempo y lugar en que el Estado lleve a cabo sus actividades. CONTROL ESTATAL: Es el Control ejercido por los órganos de Control del Estado o entidades gubernamentales con atribuciones de Control.
DESCENTRALIZACIÓN: Transferir a diversas corporaciones u oficios parte de la autoridad que antes ejercía el gobierno supremo del Estado.
DIRECTRICES: Guías de acción. Instrucciones o normas generales para la ejecución de algo. DISCERNIR: Distinguir algo de otra cosa, señalando la diferencia que hay entre ellas.
ECONOMÍA: Austeridad y mesura en los gastos e inversiones realizados para la obtención de los insumos que requieren los procesos para satisfacer las necesidades de la comunidad. Se presenta en la adquisición de los insumos del proceso.
EFECTO: Consecuencia positiva o negativa, de la ocurrencia de un evento. Evento que se origina por otro llamado efecto. EFECTO AMBIENTAL: Consecuencias positivas o negativas sobre los distintos elementos naturales, que puedan derivarse de las acciones de una entidad. EFICACIA: Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del producto de un proceso, en relación con las metas y los objetivos de la entidad. Relación entre el valor agregado de un producto y su costo. Se presenta en el producto y su impacto o sea a la salida del proceso. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
EFICIENCIA: Relación entre el costo de los recursos utilizados en un proceso y el valor del producto obtenido. Se presenta dentro del proceso. ELEMENTO: Agrupación de factores que hace parte de un componente.
ENTORNO: Ambiente, contexto. Lo que rodea; territorio o conjunto de lugares que rodean a otro. ESTRATEGIA: Esquema específico de utilización de los recursos con miras a alcanzar objetivos a largo plazo
EVALUACIÓN DE RIESGOS: Factor del elemento Valoración del Riesgo que muestra el procedimiento para definir cuándo puede aceptarse o no el riesgo, de acuerdo con su frecuencia e impacto. EVENTO: Suceso; particularmente suceso posible.
FACTOR: En el componente Administración de Riesgos: algo que contribuye, conjuntamente con otros elementos, a que se produzca un efecto determinado. FACTOR CRÍTICO DE ÉXITO: Variable o aspecto clave de un proceso o proyecto de cuyo resultado depende el éxito o el logro de los objetivos del proceso o proyecto.
FUNCIONARIO: Servidor Público.
FUNDAMENTOS: Bases sobre las cuales descansa o se soporta el Sistema de Control Interno.
IMPACTO: Cambio logrado en la situación de la comunidad como resultado del Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
producto de un proceso. Es el nivel más elevado o la finalidad última del proceso y donde se genera la totalidad de los beneficios previstos. Es equivalente a Valor Agregado. En el elemento Valoración de Riesgos, es la magnitud del deterioro en la situación de la entidad, como resultado de la materialización de un riesgo. INCENTIVOS: Estímulo que se ofrece a una persona, grupo o sector de la economía con el fin de elevar la producción y mejorar los rendimientos
INDECLINABLES: Que no se pueden rehusar o dejar de aceptar.
INSUMOS: Entradas del proceso, necesarias para la elaboración un producto.
INTEGRIDAD: Cualidad de la persona que cumple con rectitud los deberes de su cargo o posición.
INTERACCIÓN: Acción que se ejerce recíprocamente entre dos o más grupos, personas u otros agentes. MACROPROCESO: Agrupación de procesos de una organización.
MATRIZ: Conjunto de cantidades dispuestas ordenadamente en filas y columnas formando un cuadrado o un rectángulo, de modo que la posición de cada elemento en la matriz define las operaciones que hay que realizar con él en el problema que se trata.
MECANISMO: Manera de producirse una actividad, una función o un fenómeno.
MEDICIÓN DE GESTIÓN: Conjunto de instrumentos que permiten monitorear en forma continua, las variables que son claves críticas para el logro de los objetivos de una entidad. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
META: Resultado que se pretende alcanzar en un plazo determinado para avanzar hacia el cumplimiento de un objetivo. Su medición debe hacerse en términos de tiempo, cantidad y, si es posible, calidad. MÉTODO: Modo estructurado y ordenado de obtener un resultado, descubrir la verdad y sistematizar los conocimientos.
METODOLOGÍA: Manera sistemática de hacer cierta cosa.
MITIGAR: Moderar, aplacar.
NORMAS: Regla de obligado cumplimiento. Regla sobre la manera como se debe hacer o está establecido que se haga cierta cosa.
OBJETIVO: Enunciado de un estado deseado hacia el cual está dirigido un proyecto, programa o plan. Se debe formular en términos de mejora de la situación de una población. El objetivo determina la orientación que se le debe dar a las tareas, actividades y procesos para cumplir con los propósitos de la entidad y del Estado.
PLAN: Proyecto, programa de las cosas que se van a hacer y de cómo hacerlas.
POLÍTICAS: Principios que sirven de guía y dirigen los esfuerzos de una organización para alcanzar sus objetivos.
PRINCIPIOS: Normas o ideas fundamentales que rigen la conducta de los Servidores Públicos.
PROCEDIMIENTO: Método o sistema estructurado para ejecutar algunas cosas. Acto o serie de actos u operaciones con que se hace una cosa. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
PROCESO: Conjunto de actividades que realiza una organización, mediante la transformación de unos insumos, para crear, producir y entregar sus productos, de tal manera que satisfagan las necesidades de sus clientes. PRODUCTO: Resultado concreto que genera un proceso para alcanzar su objetivo más inmediato. Puede ser un bien, un servicio, cambios en calidad, cambios de eficiencia, etc. PROPÓSITO: Objeto, mira, cosa que se pretende conseguir.
QUEJA: Expresión de insatisfacción con la conducta o la acción de los servidores públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal. RECLAMO: Es la expresión de insatisfacción referida a la prestación de un servicio o la deficiente atención de una autoridad pública. RECURRENTE: Que vuelve a ocurrir o a aparecer, especialmente después de un intervalo. Dicho de un proceso: que se repite
RELEVANTE: Importante, significativo; notable o sobresaliente.
RIESGO: 1. Evento capaz de poner en peligro el cumplimiento de los objetivos de la Entidad Pública con eficiencia, eficacia y calidad. 2. La posibilidad de que ocurra dicho evento. SERVICIOS PÚBLICOS: Medio por el cual el Estado cumple los fines esenciales de servir a la comunidad, promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes constitucionales.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
SERVIDORES PÚBLICOS: Son los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. SINERGIA: Situación en la que el conjunto es mayor que la suma de las partes. Sistema Nacional de Evaluación de Resultados de la Gestión Pública cuya sigla es SINERGIA.
SISTEMA: Conjunto de elementos ordenados para cumplir con un propósito o fin determinado y cuyas partes deben reunir ciertas condiciones.
SOCIALIZAR: Compartir la información con todos los funcionarios del grupo al que pueda interesar. SUBSISTEMA: Agrupación de Componentes que hace parte de un Sistema.
TAREA: Parte de una Actividad.
VALOR AGREGADO: Mejoras en las condiciones de la comunidad que resultan del proceso. Es equivalente a Impacto. VALORACIÓN DE RIESGOS: Es un Elemento del Componente Administración de Riesgos que comprende el conjunto de acciones por las cuales se estima la magnitud de los riesgos (frecuencia e impacto), y se evalúan para determinar si pueden aceptarse o no.
ACTUALIZACIÒN Y MODIFIACIÒN DEL MANUAL
Las modificaciones, sustituciones o adiciones del presente manual se efectuaran por la Oficina de Control Interno, por iniciativa propia o a solicitud del representante legal. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
El sistema será a través de hojas intercambiables, identificando la numeración, tema objeto de la modificación, adoptada mediante Resolución. CARACTERÍSTICAS DEL CONTROL INTERNO
•
El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operaciones de la respectiva Entidad.
•
Corresponde a la máxima autoridad de la Entidad, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la Naturaleza, Estructura y Misión del Municipio.
•
En cada área de la organización, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su Jefe Inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad.
•
La Oficina de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la Entidad y proponer al Representante Legal las recomendaciones para mejorarlo.
MISIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la Alta Dirección en la continuidad del Proceso Administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las Metas u Objetivos Institucionales.
VISIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Proyectarse como la Dependencia que participa en el Mejoramiento Continuo del Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Sistema de Control Interno, promoviendo el adecuado manejo de los riesgos y del establecimiento de controles, bajo el ejercicio de la cultura del autocontrol. FUNCIONES DEL JEFE DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES
1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del Sistema de Control Interno.
2. Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos y en particular de aquellos que tengan responsabilidad de mando.
3. Asesorar a las instancias directivas de la entidad territorial en la organización y gestión, fomentando la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno para el cumplimiento de la misión institucional.
4. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.
5. Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la Administración Central, se cumplan por los responsables de su ejecución en todas las dependencias.
6. Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la Administración estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la entidad territorial.
7. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios.
8. Definir estrategias para desarrollar procesos por etapas de planeación, ejecución, evaluación, objetivación de hallazgos y comunicación de resultados y recomendaciones
9. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, acompañar y asesorar a los funcionarios en el desarrollo de sus gestiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.
10. Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos y bienes, de los sistemas de información de la Alcaldía Municipal y recomendar los correctivos necesarios.
11. Fomentar en toda la organización la formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de la misión institucional.
12. Evaluar y verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana, que en desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad.
13. Mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado del Control Interno dentro de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento.
14. Efectuar seguimiento y verificación al cumplimiento de las medidas recomendadas para el mejoramiento del Control Interno y de su aplicación y solicitar de todas las dependencias y entes descentralizados la colaboración, Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
informes, datos y documentos necesarios para el cumplimiento de su labor
15. Revisar, verificar y evaluar los informes que le sean remitidos y elaborar los que le sean solicitados.
16. Realizar el acompañamiento y asesorar a los funcionarios de la administración central en el desarrollo de sus gestiones, con la finalidad de optimizar la efectividad de las mismas
17. Establecer, organizar, coordinar y dirigir el proceso, los manuales y programas en los distintos controles que se desarrollen, evaluando continuamente los métodos utilizados para evaluar sus informes y proponer los cambios que requieran.
18. Presentar informes a la instancia o autoridad correspondiente y a los organismos de control con la oportunidad y periodicidad requerida.
19. Verificar que se implanten las medidas respectivas recomendadas a través de planes de mejoramiento.
20. Elaborar y mantener actualizado el Inventario Físico de los bienes muebles e inmuebles entregados para el desempeño de funciones dentro de su Dependencia, al igual que el Inventario Documental de la Secretaría.
21. Además de las establecidas en el Artículo 12 de la Ley 87 de 1993 y en otras normas relacionadas, evaluar la aplicación del sistema contable para determinar su calidad técnica, nivel de credibilidad eficiencia y oportunidad en la producción de la información financiera.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
ELEMENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO
Definición de Políticas para la ejecución de los Procesos Administrativos Manual de Funciones Manual de Procedimientos. Normatividad
El artículo 4 de la Ley 87 de 1993 señala:
Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios.
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.
Adopción de un sistema de organización adecuada para la ejecución de planes.
Delimitación precisa de la autoridad y de los niveles de responsabilidad.
Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
Dirección y Administración de personal conforme a un sistema de méritos y sanciones.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del Control Interno.
Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la Gestión de las Entidades.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la Gestión y el Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Control.
Organización de métodos confiables para la Evaluación de la Gestión.
Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de Funcionarios de la Alcaldía Municipal de VETAS.
Actualización de Normas y Procedimientos.
OTROS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO:
CONTROL
Organización de métodos confiables para la Evaluación de la Gestión.
Establecimiento de los Programas de Inducción, Re inducción, Capacitación y actualización del Personal de la Entidad. PLANEACIÓN
Corresponde a todas las actividades gerenciales relacionadas proyectadas a corto, mediano y largo plazo. Hace referencia a: Fijación de objetivos, Diseño de Estrategias, Desarrollo de Políticas, Determinación de Metas.
ORGANIZACIÓN
Hace referencia a todas las actividades gerenciales que se estructuran bajo relaciones tarea, autoridad. Se refiere a: Especialización en el trabajo, Descripción de cargos y Puestos de Trabajo, Alcance del control, Unidad de Mando, Coordinación y Diseño y Análisis de Puestos de Trabajo. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
MOTIVACIÓN
Dirigido a formar comportamientos. Debe Contener: Liderazgo, Comunicación, Grupos de trabajo, Delegación de autoridad, Satisfacción de Necesidades, Cambio Organizativo.
CRITERIOS DE TRABAJO DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO
Cumplimiento de los Principios, Valores, Normas, Plan de Acción, Funciones y Procedimientos.
Los sistemas de información deben ser confiables, claros, oportunos y veraces.
Eficiencia en todas las actividades, evitando los trámites innecesarios y el desperdicio de recursos a través de la medición de indicadores de economía, eficiencia y eficacia.
Los Informes que emita la Oficina de Control Interno, serán de carácter probatorio en los procesos: disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales.
Para practicar las Auditorías Internas, se requiere en lo posible, contar con Funcionarios que tengan un alto sentido de pertenencia, capacitados y con experiencia en la aplicación de normas, procedimientos y técnicas de auditoría.
Tener libre acceso a los libros, archivos, valores y documentos de la Alcaldía Municipal de VETAS y autonomía para solicitar de cualquier funcionario informes, datos y documentos necesarios para el cumplimiento de la labor encomendada. APLICACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Los objetivos del Control Interno son aplicables a cualquier dependencia de la Alcaldía Municipal de VETAS, si consideramos que cada una de ellas, ejerce el control de sí misma, a través de todos los Funcionarios que allí desempeñan sus cargos, orientados y asesorados siempre por el superior inmediato.
El Sistema de Control Interno provee una garantía razonable del logro de objetivos Institucionales, pero no una garantía absoluta. Podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión.
La coordinación del Control Interno Institucional será ejercida por todos los miembros del Comité existente en el Municipio con el apoyo del Jefe de la Oficina de Control Interno de la Alcaldía, encargado de medir y evaluar la Eficiencia, la eficacia y economía de los demás controles, asesorando al Alcalde Municipal en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos. GESTION Y RESULTADOS
Comprende la organización de los procedimientos y registros, relacionados con la adopción de decisiones por las que se rige el Nivel Directivo de la Organización, para autorizar operaciones y transacciones de tal manera que se fomente la eficiencia en las operaciones, la observancia de las normas legales y las políticas asumidas para el logro de las metas y objetivos programados por la Alcaldía Municipal de VETAS.
Así mismo, permite el examen y evaluación de los procesos de decisión en cuanto al grado de eficiencia, efectividad y economía. El Control Interno puede abarcar análisis estadísticos, estudios de tiempos y movimientos, informes de rendimiento, programas de capacitación de empleados y controles de calidad.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
GENERALIDADES SOBRE LOS INDICADORES
Para el cumplimiento de los objetivos, la Alcaldía Municipal de VETAS, pretende implementar acciones a través de cada una de sus Dependencias, los procesos definidos permiten llegar a la Comunidad y a los demás Grupos de Interés.
Es necesario que la Administración Municipal, elabore los indicadores que considere más convenientes a la evaluación de sus áreas de interés, evitando así, la acumulación de información que no se utiliza. Diseñados los indicadores, se debe establecer la responsabilidad de quien debe calcularlos y a quien debe entregarse la información. Entendiéndose el Indicador como una herramienta para la toma de decisiones.
Es preciso además disponer de información cuantitativa que sirva de base al proceso general de planeación, y a los procesos de toma de decisiones, a la evaluación y control. CAMPO DE APLICACIÓN
El Control Interno en el Municipio de VETAS Cundinamarca, se aplicará a todas las áreas que conforman la organización de la Entidad.
MARCO LEGAL
FUNDAMENTOS DE ORDEN CONSTITUCIONAL
La Constitución Política de Colombia estipula lo siguiente: ARTICULO 267 La vigencia de la Gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un Control Financiero, de Gestión y de Resultados fundada en la eficiencia, la economía, Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
la equidad, y la valoración de los costos ambientales.
ARTICULO 269 En las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones métodos y procedimientos de Control Interno de conformidad con lo que disponga la Ley. FUNDAMENTOS DE ORDEN LEGAL
Ley 87 del 29 Noviembre de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.
Ley 489 del 29 diciembre de 1998: Se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política.
Decreto 2145 del 4 de Noviembre de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las entidades y organismos de la administración pública del orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Modificado parcialmente por el Dec.2593 del 2000
Directiva presidencial 01 del 29 de Enero de 1997: Desarrollo del Sistema del Control Interno.
Directiva presidencial 02 del 12 de Mayo de 1994: Desarrollo de la función de Control Interno en las entidades y organismo de la Rama Ejecutiva del orden Nacional.
Directiva presidencial 09 del 29 de Diciembre de 1999: Se dictan los lineamientos para la implementación de la política de lucha contra la corrupción. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Decreto 1537 del 26 de Julio del 2001: Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en cuanto a los elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado.
Decreto 188 de 2001: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de Control Interno.
Decreto 1826 del 3 de Agosto de 1994: Reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, y establece que al más alto nivel la creación de la Oficina de Control Interno bajo dependencia directa del representante legal y establece la obligatoriedad de organizar en cada entidad al más alto nivel jerárquico, un comité del sistema de Control Interno. Ley 42 del 26 de Enero de 1993: Sobre la organización del Control Fiscal, Financiero y los organismos que lo ejercen.
Decreto 1599 de mayo 20 de 2005: Por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005.
Circular No. 02 de 2005. Nuevo modelo estándar de Control Interno para entidades del estado colombiano – MECI: 1000:2005.
Circular No. 03 de 2005. Lineamientos generales para la implementación del modelo estándar de control interno para el estado colombiano – MECI 1000: 2005.
Circular No. 06 de 2005. Implementación del sistema de gestión de la calidad en las entidades del estado obligadas por la Ley 872 de 2003, su Decreto 4110 de 2004 y la norma técnica de calidad para la gestión pública.
DECRETO 943 DE 2014 de Mayo 21, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Control Interno (MECI).
NOTA: Las Leyes 87 de 1993 y 489 de 1998, le corresponde fijar las políticas en materia de Control Interno con apoyo y coordinación del Consejo Asesor del Gobierno Nacional, en las entidades del orden Nacional, Territorial, Órganos consultivos que ha recomendado establecer y adoptar un Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 para las entidades obligadas del Estado, el cual proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestiona y la evaluación, permitiendo desarrollar, implementar y mantener en operación el SISTEMA DE CONTROL INTERNO, establecido en las leyes antes citadas, cuyo propósito es orientarlas hacia el cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado.
EL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DEL RECURSO HUMANO
IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DEL RECURSO HUMANO.
El Control Interno en el Área del Talento Humano permite verificar sus actividades y detectar problemas antes de que se conviertan en obstáculos serios.
La actividad de Control Interno a través de sus procedimientos y prácticas, deben apuntar a formas más efectivas de contribuir a los objetivos planteados por la organización y su proceso de Talento Humano, siendo uno de los principales el mantener la calidad y el número apropiado de personas para aportar a la organización una fuerza laboral adecuada en la cual se obtenga eficiencia y efectividad.
La actividad de Control Interno sobre el Proceso de Control Interno, se dirige a las siguientes funciones: Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
1. En primer lugar, las implicaciones legales que enmarcan la actividad institucional a nivel del proceso.
2. En segundo lugar los Gastos de Personal, como son las prestaciones, sueldos y salarios son muy significativos y constituyen un monto muy apreciable del presupuesto.
3. En tercer lugar la actividad del Jefe de personal o quien hace sus veces, porque ella guarda una relación directa con la productividad de la Entidad y la calidad de su entorno laboral.
4. En cuarto lugar, la Evaluación e Investigación con miras a identificar mejores procedimientos y verificar el desempeño adecuado del personal.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI El Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano – MECI
proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, y aunque promueve una estructura uniforme, se adapta a las necesidades específicas de cada entidad, a sus objetivos, estructura, tamaño, procesos y servicios que suministran.
Esta estructura concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, donde intervienen todos los servidores de la entidad y le permite estar siempre atenta a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos con la ciudadanía y las partes interesadas, garantiza la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y comunicación, anticipa y corrige, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional.
Los elementos del modelo estándar de control interno a tener en cuenta son los Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
siguientes: Dos (2) módulos: Módulo de Control de Planeación y Gestión Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento Seis (6) componentes: Talento Humano Direccionamiento Estratégico Administración del Riesgo Autoevaluación Institucional Auditoría Interna Planes de Mejoramiento Trece (13) elementos: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos Desarrollo del Talento Humano Planes, Programas y Proyectos Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de Gestión Políticas de Operación Políticas de Administración del Riesgo Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del Riesgo Autoevaluación del Control y Gestión Auditoría Interna Plan de Mejoramiento Un eje transversal enfocado a la información y comunicación.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Distribuidos de la siguiente forma:
1. MÓDULO DE CONTROL DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN 1.1 COMPONENTE TALENTO HUMANO 1.1.1 Acuerdos, Compromisos y Protocolos éticos. 1.1.2 Desarrollo del Talento Humano 1.2 COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 1.2.1 Planes, Programas y Proyectos. 1.2.2 Modelo de Operación por Procesos
MANUAL TÉCNICO DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO MECI 2014
1.2.3 Estructura Organizacional 1.2.4 Indicadores de Gestión 1.2.5 Políticas de Operación
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 1.3.1 Políticas de Administración del Riesgo 1.3.2 Identificación del Riesgo 1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
2. MÓDULO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO 2.1 COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN INSTITUCIONAL 2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
2.2 COMPONENTE AUDITORÍA INTERNA 2.2.1 Auditoría Interna
2.3 COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
2.3.1 Plan de Mejoramiento EVALUACIÓN DE LAS AUDITORÍA INTERNA
La herramienta que se emplea para el seguimiento al Sistema de Control interno en este modelo, es la auditoría interna. Las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces deben auditar los procesos, con el fin de verificar su gestión, es decir que se esté dando cumplimiento a lo programado.
El proceso de auditoría Interna adelantado por las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces en la entidades del Estado debe estar enfocado hacia “Una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad; que ayuda a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinario para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.”
LOS PRODUCTOS A TENER EN CUENTA EN ESTE ELEMENTO SON:
Evaluación del Plan de Mejoramiento
Este tipo de plan integra las acciones de mejoramiento que buscan fortalecer el desempeño, misión y objetivos institucionales, teniendo en cuenta los compromisos adquiridos con los organismos de control fiscal, de control político y con las partes interesadas.
El Plan de Mejoramiento Institucional recoge las recomendaciones y análisis generados en el desarrollo del Componente de Auditoría Interna y las observaciones del órgano de Control Fiscal.
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE.
El informe anual de evaluación del control interno contable, con corte a 31 de diciembre de cada periodo contable, se presenta mediante el diligenciamiento y reporte del formulario por medio del cual se hacen las valoraciones cuantitativa y cualitativa. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO EN CADA ÁREA
La evaluación del Control Interno nos permite determinar la confiabilidad del mismo o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si es ágil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante, para ello es importante el Manual de Funciones y Procedimientos. COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El artículo 269 de la Constitución Política estableció que en las Entidades Públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de Control Interno, de conformidad con lo que disponga la Ley, la cual podrá establecer excepciones y autorizar la contratación de dichos servicios con empresas privadas colombianas.
La Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993, desarrolló el anterior precepto constitucional, al establecer normas, para el ejercicio del Control Interno en todas las entidades y Organismos del Estado. El artículo 13 de la precitada Ley, determina establecer, al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación del sistema de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la Organización. El Artículo 209 inciso 1 de la Constitución Nacional señala que, la unción administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, desconcentración y delegación de funciones. Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com
ALCALDÍA MUNICIPAL-VETAS SANTANDER NIT 890210951-1
Que el artículo 311 de la Carta Magna define al Municipio como entidad fundamental de la división político administrativa del Estado y que le corresponde prestar los servicios públicos que determine la ley, construir las obras que demanda el progreso local, ordenar el desarrollo de su territorio, promover la participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes y cumplir las demás funciones que le asignen la Constitución y las leyes. Y por ende debe crearse y conformarse dicho Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en el Municipio de VETAS Cundinamarca.
En consecuencia la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces en cumplimiento del plan de acción de dichas áreas, durante el período evaluará permanentemente el Sistema de Control Interno a través de diferentes mecanismos o herramientas, entre los cuales se encuentra las auditorías y seguimientos que incluyen verificaciones documentales, oculares, inspecciones, conciliaciones, diagramas, entrevistas, encuestas, tableros de control, indicadores de gestión institucional, entre otros.
Si bien es cierto, la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces emite un concepto sobre el desarrollo del sistema, no podemos olvidar que debe corresponder de igual manera a un proceso de autoevaluación de cada una de las áreas o dependencias y de sus integrantes, por lo que se sugiere que el proceso
Sea adelantado a nivel institucional en forma concertada y participativa, con la orientación de la Oficina de Control Interno o por quien haga sus veces.
ORLANDO RODRIGUEZ RAMIREZ Alcalde 2016 - 2019
Carrera 4 No 4-05 Tel: 6297279 Vetas-Santander
[email protected] – www.vetas-santander.gov.com