ALMACÉN GENERAL YOLANDA CORZO CANDIA Almacenista AMINTA BARRAGAN GALICIA

FECHA: Noviembre 04 de 2015

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Gestión administrativa

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Mapa de procesos – Almacén General del Departamento PROCESO DE APOYO PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS, INFRAESTRUCTURA Y METROLOGÍA PROCEDIMIENTOS INS-RF-001 Anulación de comprobantes de entrada y de salida INS-RF-002 Cierre mensual de Almacén PRO-RF-001 Baja por merma, avería, desuso, vencimiento, obsolescencia o inservible PRO-RF-002 Salida por bienes entregados Donación PRO-RF-003 Dar de baja bienes en poder de los transportadores PRO-RF-004 Baja por hurto o robo PRO-RF-005 Entrada por bienes recibidos en donación PRO-RF-006 Comprobación de faltantes, daño, deterioro o depreciación de bienes PRO-RF-007 Entrada de bienes en reposición PRO-RF-008 Entrada por compra de elementos

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Mapa de procesos – Almacén General del Departamento PRO-RF-009 Dar de baja por venta de bienes en subasta pública PRO-RF-010 Salida por devolución de bienes recibidos en administración o comodato PRO-RF-011 Entrada de bienes muebles recibidos en administración, comodato PRO-RF-012 Reporte del boletín diario del almacén PRO-RF-013 Entrada por bienes recibidos con cargo a convenios PRO-RF-014 Entrada por bienes recibidos de otra entidad PRO-RF-015 Entrada por nuevas existencias en inventario PRO-RF-016 Entrada por reintegro de bienes PRO-RF-017 Salida por bienes entregados en servicio PRO-RF-018 Salida por transferencia de bienes a otra entidad PRO-RF-019 Traslado de elementos entre almacenes PRO-RF-020 Traslado de elementos entre funcionarios PRO-RF-021 Salida por bienes entregados en administración – comodato PRO-RF-022 Realizar la Toma física de los bienes muebles propiedad, planta y equipo PRO-RF-023 Control del suministro de combustible PRO-RF-024 Control del mantenimiento de vehículos PRO-RF-025 Control del suministro de peajes www.tolima.gov.co

GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO - PLANTA DE PERSONAL NOMBRE

CARGO Y PROFESIÓN

OBSERVACIONES

AMINTA BARRAGAN GALICIA

ALMACENISTA GENERAL

Almacenista general y jefe de la oficina.

JUAN CARLOS LOZADA SAAVEDRA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

Adelantar procesos de contratación, supervisión, mantenimiento general de los bienes inmuebles de propiedad del Departamento.

LISA AYDA VICTORIA VELÁSQUEZ SANCHEZ

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Mantenimiento y administración de bodegas (Técnico de almacén), encargada de realizar las entregas de elementos asignados, generación de salidas y revisión de elementos recibidos. Actualización de kardex.

LEONARDO ANDREY HERNANDEZ CESPEDES

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Apoyo de labores administrativas de archivo y manejo documental, de correspondencia y apoyo logístico del Almacén General.

BARBARA FERNÁNDEZ SOLER

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Actividades administrativas de tipo secretarial, apoyando todos los procesos del Almacén General.

3 CONTRATISTAS

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Manejo del sistema de almacén y terrenos del Módulo de Recursos Físicos, administración de inventarios, generación de informes y aplicación de los procesos del Almacén General. Conciliación de saldos y ajustes contables. Organización y mantenimiento de bodegas, entregas. Apoyo a los proceso de entrega y recibo de mercancías.

SOFWARE O APLICATIVOS El Almacén General utiliza el aplicativo de Almacén del SIIAF SISTEMA

APLICATIVO

OBSERVACIONES

SIIAF

Almacén

Administración de inventarios: Entradas, salidas, traslado, notas, reportes, consultas e informes.

SIIAF

Legalización

Legalización de avances (peajes) y gastos de caja menor.

SIIAF

Solicitudes

Realiza las solicitudes para poder entregar los elementos a los funcionarios que lo requieran.

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INFORMES INFORME

ENTIDAD QUE REQUIERE EL INFORME

FUNCIONARIO RESPONSABLE

PERIODICIDAD

FECHA DE ENTREGA

F04 – MOVIMIENTO DE INVENTARIOS

Contraloría Departamental del Tolima

Almacenista General

Anual

Marzo 2016

F12 – BOLETÍN DE ALMACÉN

Contraloría Departamental del Tolima

Almacenista General

Anual

Marzo 2016

F13 – PÓLIZA DE AMPARO DE FONDOS Y BIENES

Contraloría Departamental del Tolima

Almacenista General

Anual

Marzo 2016

Formato 1001 versión 9, información exógena caja menor.

Dirección Financiera de Contabilidad (DIAN)

Almacenista General

Anual

Mayo 2016

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INFORMES INFORME

ENTIDAD QUE REQUIERE EL INFORME

Informe mensual y acumulado de depreciación y amortización de los bienes muebles e inmuebles del Departamento del Tolima

Dirección Financiera de Contabilidad

Almacenista General

Mensual

5 Primeros días del mes

Boletín de almacén

Dirección Financiera de Contabilidad

Auxiliar Administrativo

Mensual

5 Primeros días del mes

Plan de mejoramiento para el proceso contable – Auditoria especial de los estados contables 2014.

Contraloría Departamental Tolima

del

Almacenista General

Mensual trimestral

Plan de mejoramiento entradas y salidas – Contrato 0606 de 2014

Contraloría Departamental Tolima

del

Almacenista General

Según requerimiento y trimestral

5 Primeros días del mes

Plan de mejoramiento de los hallazgos H10 y H5

Contraloría Departamental Tolima

del

Almacenista General

Según requerimiento y trimestral

5 Primeros días del mes

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FUNCIONARIO RESPONSABLE

PERIODICIDAD

y

FECHA DE ENTREGA

5 Primeros días del mes

Gestión del desarrollo

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TOMA FÍSICA DE BIENES MUEBLES, PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Fecha de realización: 7 y 8 de octubre de 2015. Áreas verificadas: Edificio de la Gobernación de Tolima, Teatro Tolima, Laboratorio del Departamento, Secretaria de Ambiente y Gestión del Riesgo, Casa Tolima Bogotá y cuatro sedes operativas de Tránsito (Alvarado, Guamo, Chaparral y Purificación) Servidores Públicos verificados en Toma Física: 714 Servidores Públicos con Reconteo: 510 Ajuste a responsabilidades individuales: Por iniciar. Actas de entrega de elementos en desuso, deteriorados u obsoletos, para baja: 81

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Recomendaciones

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Temas por resolver en el corto plazo de acuerdo a su prioridad Consolidación y ajuste de saldos de almacén y contabilidad. Prioridad ALTA. Actualización de las responsabilidades individuales de los nuevos directivos. Prioridad ALTA.

Notificación de avance y cierre de planes de mejoramiento suscritos con los entes de control (Contraloría General de la Nación y contraloría Departamental del Tolima).Prioridad ALTA. Asignación de partidas presupuestales de los contratos de funcionamiento: mantenimientos, peajes, combustible y vigilancia. Prioridad ALTA. Actualización de la responsabilidad generada en la toma Física 2015 a los funcionarios de la administración central. Prioridad MEDIA.

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Recomendaciones • Actualizar constantemente la información de los bienes muebles del departamento, responsabilidad de funcionarios y entregas a terceros. • Consolidar mensualmente los saldos de contabilidad y almacén. • Realizar la proyección anual de gastos de funcionamiento de acuerdo con los gastos de las vigencias anteriores. • Organizar las funciones en el almacén general y ubicación de la oficina dentro del esquema orgánico del Departamento. Se requiere mayor planta de personal, ya que en la actualidad se cuenta con un (1) funcionario de planta, tres (3) funcionarios provisionales y tres (3) contratistas.

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