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MANUAL DE CALIDAD CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE
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ANEXO I MANUAL DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE
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EMPRESA PPL SL.
Esta documentación es propiedad de PPL SL, y el contenido del mismo no podrá ser utilizado sin autorización específica. Queda PROHIBIDA LA REPRODUCCIÓN TOTAL O PARCIAL sin autorización por escrito del PPL SL.
ELABORADO
REVISADO Y APROBADO
Responsable Calidad
Gerente
MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICIÓN ANTERIOR:
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ÍNDICE DEL MANUAL DE CALIDAD
1. SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 1.1.
OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD Y ALCANCE DEL SISTEMA
1.2.
PROCESOS, EXCLUSIONES DE PROCESOS Y SUBCONTRATACIONES
1.3.
CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y CONTROL DE LOS REGISTROS
2. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 2.1.
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
2.2.
ENFOQUE AL CLIENTE
2.3.
POLÍTICA DE LA CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE
2.4.
PLANIFICACIÓN
2.5.
RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
2.6.
REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
3. GESTIÓN DE LOS RECURSOS 3.1.
PROVISIÓN DE RECURSOS
3.2.
RECURSOS HUMANOS
3.3.
INFRAESTRUCTURA
3.4.
AMBIENTE DE TRABAJO
4. REALIZACIÓN DEL SERVICIO 4.1.
PLANIFICACIÓN DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
4.2.
PROCESOS REALIZADOS CON EL CLIENTE
4.3.
COMPRAS
4.4.
PROYECTOS
4.5.
DIRECCIÓN DE OBRA
4.6.
EJECUCIÓN DE INSTALACIONES
4.7.
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
4.8.
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO
4.9.
CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN
4.10.
VALIDACIÓN DE PROCESOS
4.11.
GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
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5. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA 5.1.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PRODUCTOS
5.2.
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS
5.3.
SATISFACCIÓN DE CLIENTES
5.4.
AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA
5.5.
CONTROL DE LAS NO CONFORMIDADES
5.6.
ANÁLISIS DE DATOS Y MEJORA CONTINUA
5.7.
ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS
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1. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
1.1.
OBJETO DEL MANUAL DE CALIDAD y ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD (SGC)
El presente Manual de calidad tiene por objeto describir el sistema de gestión de la calidad, seguridad y medioambiente para asegurar el cumplimiento de los requisitos de clientes, reglamentarios de instalaciones y reglamentarios de seguridad y de medioambiente, así como para la mejora continua de la satisfacción de nuestros clientes y personal.
En el Manual de calidad se determinan o referencian los procedimientos y métodos siguiendo la estructura de la norma UNE-EN-ISO 9001:2008. La extensión de la documentación está íntimamente ligada con la competencia del personal de PPL SL.
En el Manual de calidad, Procedimientos o Instrucciones relacionados, se indican los documentos y registros que se han establecido como necesarios para llevar a cabo la correcta planificación, ejecución, seguimiento y verificación del cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de clientes.
El SGC se aplica sobre los siguientes servicios:
PROYECTOS Y CONSTRUCCIÓN DE INSTALACIONES DE PRODUCTOS PETROLÍFEROS LÍQUIDOS P.P.L.
En los Proyectos se incluye la elaboración del Estudio de Seguridad y Salud o Estudio Básico, en su caso, y en la construcción de instalaciones se incluye el seguimiento de la Seguridad y Salud en la obra, interna o contratada por el cliente.
Además de estas actividades se realizan Proyectos para la Legalización de establecimientos industriales y comerciales, Direcciones de Obra y suministros de equipos para instalaciones de PPL a petición del cliente. Estas actividades también se controlan de acuerdo con lo indicado en éste Manual y Procedimientos relacionados que apliquen a cada una de ellas.
1.2. PROCESOS, EXCLUSIONES Y SUBCONTRATACIONES
PROCESOS Y SUS INTERACCIONES
Los procesos implicados en el SGC y sus interacciones se determinan en el Mapa de procesos que se incluye a continuación.
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Entre ellos, se encuentran los procesos de:
a)
Dirección y análisis del SGC,
b)
Gestión de recursos (humanos, infraestructura incluyendo los equipos de medición, su mantenimiento y ambiente de trabajo),
c)
Control de la documentación del SGC, documentación externa, y registros de calidad,
d)
Procesos de prestación de servicios
e)
Medición y mejora, que incluyen los procesos de evaluación de la calidad percibida por los clientes, auditoría interna del
SGC,
seguimiento y medición de procesos (indicadores),
seguimiento de productos, de la seguridad y salud y del medioambiente, tratamiento de las no conformidades, reclamaciones de clientes, accidentes laborales, quejas medioambientales, gestión de acciones correctivas de calidad-seguridad-medioambiente y acciones preventivas. para la mejora continua del sistema de gestión de PPL SL, de la satisfacción de los clientes y del cumplimiento de requisitos.
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DIRECCIÓN DEL SISTEMA. AN ÁLISIS Y MEJORA. Objetivos/Metas Políticas Calidad/Seguridad/Medioambiente Planificación del sistema
Análisis Datos y mejora Revisión del Sistema Calidad, Seguridad y Medioambiente
GESTIÓN DE RECURSOS Recursos humanos
MAPA PROCESOS
CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS Calidad, Seguridad y Medioambiente
Ambiente trabajo P.R.L.
Infraestructura
Indicadores Procesos
Documentos Internos Documentos Externos
Registros Archivo Planes Calidad
PROCESOS DE REALIZACIÓN SERVICIOS Presupuestos/Requisitos Pedidos clientes
Identificación y trazabilidad Planificación realización
Compras Almacén Proveedores y Subcontratas
Propiedades Cliente PROYECTO Estudios de Seguridad INSTALACIONES DE P.P.L.
Facturación
DIRECCIÓN DE OBRA INSTALACIONES DE P.P.L. ENTREGA PROYECTOS CONSTRUCCIÓN
CONSTRUCCIÓN INSTALACIONES DE P.P.L. PROYECTO DIRECCIÓN OBRA LEGALIZACIÓN ESTABLECIMIENTOS
Validación procesos
INDUSTRIALES Y COMERCIALES
SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Calidad, Seguridad y Medioambiente
Acciones Correctivas
Seguimiento de Procesos Seguimiento Productos
Auditorias
C L I E N T E S
OR GA NIS MO S OFI CIA LES
Calidad percibida
Reclamaciones
No conformidades Acciones Preventivas
Accidentes Incidentes
Inspecciones seguridad
Inspecciones medioambientales
Quejas medioambientales
Los productos que resultan de la realización de servicios son:
a) Documentos de : Proyectos y Dirección de Obra de instalaciones o de Establecimientos Industriales y Comerciales, b) Instalaciones de PPL construidas o modificadas.
EXCLUSIÓN DE PROCESOS
No se realiza exclusión de ningún proceso.
SUBCONTRATACIONES
En el servicio de Proyectos, puede ser objeto de subcontratación la topografía y ciertos partes del Proyecto. En Dirección de Obra, aquellas que por su lejanía o tipología es más rentable para el cliente que la realice otra persona / empresa exterior a PPL SL.
En la construcción de instalaciones, puede ser objeto de subcontratación la obra civil e instalación eléctrica. En otros casos, es el cliente quien se encarga de la obra civil y eléctrica.
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En los casos que sea responsabilidad de PPL SL el proceso subcontratado, éste siempre será objeto de verificación de acuerdo con lo indicado en el apartado de Compras y apartado de control de la ejecución de obras.
1.3. CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y LOS REGISTROS DE CALIDAD
Se ha establecido el procedimiento 0101 "CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS" en el cual se define el método a seguir para:
a)
elaborar, revisar y aprobar los documentos que soportan el sistema de gestión de la calidad (Manual de calidad, Procedimientos e Instrucciones cuando se definan), modelos para documentos y registros,
b)
actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, asegurando que se identifican los cambios y el estado de edición de los documentos,
c)
asegurarse de que las ediciones en vigor de los documentos se encuentran disponibles en los puntos de uso,
d)
asegurarse de que los documentos y registros están identificados y permanecen legibles y accesibles, incluidos los provenientes de clientes y los elaborados en cada servicio (archivo por expediente). Asegurar disponibilidad en los puntos de uso.
e)
asegurarse de que se identifican y controla el archivo de normativa y reglamentación de aplicación a los servicios, tanto de calidad, seguridad y medioambiente,
f)
prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón, y
g)
asegurar que los registros de calidad, seguridad y medioambiente se archivan y conservan correctamente para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos así como para determinar si el sistema de gestión de la calidad es eficaz,
h)
asegurar que los documentos de origen externos, que la organización determina que son necesarios para la planificación y la operación del sistema de gestión de de la calidad, se identifican y que se controla su distribución.
Se
mantiene
actualizada
por
el
responsable
de
calidad la
Lista
de
ediciones vigentes
de
documentación del sistema (manual, procedimientos, instrucciones y modelos de documentos y registros de calidad, seguridad y medioambiente) y la Lista de reglamentación vigente (con referencia en los casos posibles a acceso de internet o web de normativa de calidad, seguridad y medioambiente, tal como Ministerios y Consejerías de Industria, Salud y Medio Ambiente, y Ayuntamientos), en la cual se incluye reglamentación técnica para instalaciones, reglamentación de prevención de riesgos laborales y reglamentación de medio ambiente.
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2.
2.1.
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RESPONSABILIDAD DE L A DIRECCIÓN
COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
El Gerente de PPL SL, que forma parte de la dirección de PPL SL, evidencia su compromiso con el desarrollo e implementación del sistema de gestión, así como con la mejora continua de su eficacia, mediante:
a)
establecimiento y actualización de las políticas de calidad, seguridad y medioambiente, así como los objetivos y metas derivados de ellas,
b)
la divulgación de las políticas indicadas y sus objetivos/metas al personal de PPL SL, proveedores y subcontratas, así como de la importancia de satisfacer tanto los requisitos específicos del cliente como los legales y reglamentarios (técnicos, de seguridad y de medioambiente),
c)
el análisis de los datos e información que genera el sistema (véase aparatado en mapa de procesos) para realizar las revisiones del mismo, valorando su eficacia y adoptándose las acciones de mejora, tanto en calidad, seguridad y medioambiente,
d)
la asignación de los recursos (humanos, infraestructura y ambiente de trabajo), necesarios para la mejora continua de los procesos, el cumplimiento de la reglamentación Técnica de instalaciones, de Prevención de Riesgos Laborales y de Medioambiente, y de la satisfacción de los clientes y personal de la empresa.
2.2.
ENFOQUE AL CLIENTE
Tanto la política de calidad, seguridad y medioambiente, los objetivos/metas y los procesos de prestación de los servicios de PPL SL tienen un claro enfoque hacia la mejora de la satisfacción de los clientes y en el cumplimiento de los requisitos. El Gerente revisará los Presupuestos y Facturas para evaluar la correcta definición y cumplimiento de los requisitos establecidos por el cliente. El no tener problemas a la hora de facturar los servicios implica que el cliente está satisfecho con el servicio prestado, por ello una de las entradas a la revisión del sistema serán los problemas en la facturación a clientes, para así detectar una posible insatisfacción de los clientes y actuar para la mejora de la calidad percibida.
En el sistema de gestión se ha establecido el procedimiento 0501 "SATISFACCIÓN DE CLIENTES" para la evaluación de la calidad percibida por los clientes. El tratamiento de las quejas de los clientes, accidentes de seguridad y quejas medioambientales se realiza de acuerdo con el procedimiento 0506 "CONTROL DE NO CONFORMIDADES". Los resultados de ambas actividades son utilizados como elemento de entrada para la adecuación y evaluación de la eficacia del sistema de gestión.
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2.3.
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POLÍTICA DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE
El Gerente de PPL SL aprueba las políticas de calidad, de seguridad y de medioambiente, y realiza sus revisiones, asegurándose:
a)
que son adecuadas al propósito de la PPL SL,
b)
que incluyen un compromiso de cumplir con los requisitos reglamentarios y de mejora continua de la eficacia del sistema de calidad, seguridad y medioambiente y de la satisfacción de los clientes,
c)
que proporcionan un marco de referencia para establecer los objetivos correspondientes de calidad, seguridad y medioambiente,
d)
que son comunicadas, entendidas y asumidas por el personal de PPL SL y sus subcontratas,
e)
que son revisadas para su continua adecuación a la reglamentación de calidad, seguridad y medioambiente y requisitos de los clientes.
2.4. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA.
La planificación del sistema se lleva a cabo en las revisiones del sistema por la dirección, ya que en ellas se realiza:
a)
el establecimiento de los objetivos y metas de calidad, seguridad y medioambiente con base en las políticas y directrices recogidas en las mismas,
b)
la asignación de recursos, que se revisan cuando no sean suficientes para el logro de nuevos objetivos o requisitos de calidad, seguridad y medioambiente,
c)
la revisión del grado de cumplimiento de los objetivos, y
d)
el establecimiento de acciones de mejora en calidad, seguridad y medioambiente.
El Gerente aprueba los objetivos asegurándose:
a)
que los objetivos y metas se programan en todas aquellas funciones implicadas en la calidad, seguridad y medioambiente, y
b)
que los objetivos sean medibles y coherentes con la política de la calidad, seguridad y medioambiente.
El Gerente se asegurará que ésta planificación se realiza con el fin de:
a)
lograr la mejora continua de la satisfacción de los clientes y la mejora continua de los procesos en su eficacia y cumplimiento de requisitos, implicados en la calidad, seguridad y medioambiente, y
b)
mantener la integridad del sistema cuando se planifican e implementan cambios en requisitos de clientes o reglamentarios de calidad, seguridad y medioambiente.
En el caso de que los requisitos establecidos en un contrato o pedido de cliente, no puedan ser verificados
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por el sistema de gestión existente, se elaborará por el Responsable Técnico y se revisará y aprobará por Gerencia el correspondiente Plan de calidad para ese contrato o pedido. En dicho Plan se identificarán:
a) Los requisitos a satisfacer de calidad, seguridad y medioambiente, b) Las responsabilidades y autoridad, c)
Los procedimientos existentes de aplicación y los nuevos procedimientos o métodos,
d) Los recursos humanos, de infraestructura y ambiente de trabajo necesarios, y e) Las verificaciones a realizar.
2.5. RESPONSABILIDADES, AUTORIDAD Y COMUNICACIÓN
2.5.1
RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD.
Las funciones involucradas en el sistema de gestión de la calidad, seguridad y medioambiente, y líneas generales de autoridad se representan en el Organigrama que se indica a continuación.
GERENTE REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN RESPONSABLE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE
RESPONSABLE TÉCNICO
RESPONSABLE DOCUMENTACIÓN, ARCHIVO Y ALMACÉN
RESPONSABLE OBRAS
TÉCNICOS (OFICINA, OBRA, SEGURIDAD) Y DELINEACIÓN
RESPONSABLE COMPRAS
OPERARIOS MECÁNICOS Y OBRA CIVIL
RESPONSABLE ADMON. Y PERSONAL
Las responsabilidades y autoridad de cada función se determinan en los diferentes apartados de éste Manual de Calidad Seguridad y Medioambiente y del Procedimiento de Gestión Ambiental. Además se describe en el apartado 7 del Procedimiento de Gestión Ambiental una relación con las funciones y sus correspondientes responsables, dentro del marco de la gestión ambiental.
La competencia requerida para cada función se documenta en la Ficha de Competencia de funciones, que son elaboradas y aprobadas por Gerencia. En las Fichas de personal se recogen las evidencias de cada persona para cumplir los requisitos de competencia requerida.
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REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Y RESPONSABLE DE CALIDAD, SEGURIDAD Y MEDIOAMBIENTE.
El Gerente de PPL SL es el representante de la dirección de la empresa para la calidad, seguridad y medioambiente, de forma que con independencia de otras responsabilidades, tiene la responsabilidad y autoridad para:
a)
asegurar que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad de PPL SL,
b)
informar a la dirección de PPL SL sobre el desempeño del sistema de gestión y de cualquier necesidad de mejora en las revisiones del sistema,
c)
asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente, de calidad, seguridad y medioambiente en todos los niveles de PPL SL, proveedores y subcontratas, y
d)
representar a PPL SL ante los clientes y otras organizaciones en asuntos relacionados con la calidad, seguridad y medioambiente.
Además del representante de la dirección de la empresa existe la función de responsable de calidad, seguridad y medioambiente que realizará las tareas de definición de los documentos que forman parte del sistema de calidad, seguridad y medioambiente, seguimiento de los procesos e inspecciones de seguridad y medioambiente, seguimiento de proveedores y subcontratas en calidad, seguridad y medioambiente, programación de auditorías, recopilación de datos de calidad, seguridad y medioambiente indicados en el mapa de procesos para la realización de las revisiones del sistema y de las reuniones divulgativas de calidad, seguridad y medioambiente. La designación se realiza en la Ficha de Personal correspondiente.
Para cada obra se incluye en anexo al Plan de Seguridad y Salud la Designación del Técnico de Seguridad, con las responsabilidades y autoridad determinadas en la reglamentación de seguridad y salud en obra.
2.5.3
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA.
El Gerente asegura que se establecen los procesos de comunicación apropiados dentro de PPL SL y con el exterior de la misma (clientes, organismos oficiales) y de que la comunicación se efectúa considerando la eficacia del sistema.
Para tener acceso a los datos e información, se dispone de un archivo controlado por el Responsable de documentación y archivo, en el cual se mantiene actualizada y accesible a todo el personal:
A. La reglamentación y normativa vigente de calidad, seguridad y medioambiente. B. La documentación de cada Expediente de Proyecto, Dirección de Obra o de Ejecución de obra con documentación del trabajo y registros de calidad, seguridad y medioambiente.
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C. Los presupuestos emitidos. D. Las facturas emitidas.
Se mantienen reuniones periódicas entre Gerencia y responsables técnico, de obra, compras y administración para determinar directrices y en su caso planificar los trabajos. Como documentación se utiliza la Hoja de Control de Obras y las diferentes hojas de control de servicios (Proyecto, Dirección de Obra, Ejecución instalaciones; Legalizaciones serán las de Proyecto y Dirección de obra). Una de éstas reuniones será la de revisión del sistema de calidad, la cual se documenta en un acta de reunión.
El personal de PPL SL puede obtener la información del estado de cada trabajo en las hojas de control indicadas y en la documentación y registros archivados en el expediente. Para la búsqueda de expedientes se utiliza la Lista de Expedientes (organizada por tipo de instalación) que mantiene actualizada el responsable de documentación y archivo.
Las políticas y objetivos de calidad, seguridad y medioambiente son expuestos por el responsable de calidad, seguridad y medioambiente en reuniones documentándose las mismas en acta de reuniones y en el tablón de anuncios, para conocimiento de todo el personal de PPL SL. Así mismo, se incluye el registro de conformidad en los Planes de seguridad y salud de cada obra para evidenciar la comunicación de los riesgos laborales y de los requisitos de seguridad y medioambiente al personal propio y subcontratas de la obra.
El responsable de calidad y de seguridad atenderá a todo el personal y subcontratas para canalizar cualquier consulta y propuestas de mejora que se deseen realizar sobre el sistema, los procesos, los recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo, su formación, cualificación y competencia, y para la mejora de la satisfacción de los clientes y el cumplimiento de requisitos de calidad, seguridad y medioambiente.
Cada vez que se dé una incorporación de personal, el responsable de calidad, seguridad y medioambiente expone a ésta persona cuales son las políticas y objetivos vigentes, así como los apartados del sistema que le son de aplicación en calidad, seguridad y medioambiente, planificando los reconocimientos médicos y cursos de formación necesarios.
El responsable de calidad, seguridad y medioambiente, transmite a las subcontratas la Política de calidad, de seguridad y medioambiente, así como las instrucciones necesarias para el cumplimiento de requisitos de calidad, seguridad y medioambiente en las obras. Para ello utilizará el registro de conformidad con el Plan de seguridad y salud en obra.
Se mantiene actualizado por el responsable de calidad, seguridad y medioambiente un Listado de comunicaciones (entrada / salida) recibidas y enviadas a organismos oficiales, tanto en calidad, seguridad y salud y medioambiente. Las comunicaciones con cliente y organismos de aplicación en cada trabajo / obra se recogen en la Hoja de Control del servicio correspondiente (Proyecto, Dirección de obra, Ejecución de obra).
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La designación del responsable técnico de seguridad y salud y resto de funciones de seguridad en obra, se incluye en registros anexos al Plan de seguridad de cada obra.
Las comunicaciones con el servicio de prevención externo se archivan por responsable de calidad, seguridad y medioambiente en el dossier de prevención de PPL SL, junto con las evaluaciones de riesgos y documentación de actividades preventivas.
2.6.
REVISIÓN DEL SISTEMA POR LA DIRECCIÓN
El Gerente realiza la revisión del sistema para evaluar su conveniencia, adecuación y eficacia continua. La revisión incluye la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema, en la política de la calidad, seguridad y medioambiente, en los objetivos y metas, en los recursos humanos, la infraestructura y ambiente de trabajo.
En la revisión participan todos los responsables que figuran en el Organigrama y se documentará la correspondiente acta de revisión del sistema por el responsable de calidad, seguridad y medioambiente.
En el acta de revisión del sistema se incluirá el resumen de la información de entrada y conclusiones que se indican a continuación.
Información de entrada
A. Seguimiento de los objetivos y metas de calidad, seguridad y medioambiente establecidos y planteamiento de nuevos objetivos B. Necesidad de revisar la política de calidad, de seguridad y de medioambiente C. Resultados de las auditorias (internas y externas) del sistema y del seguimiento de las acciones correctivas establecidas, en calidad, seguridad y medioambiente D. Información
proveniente
de
los
clientes
(reclamaciones,
calidad
percibida,
presupuestos,
facturación) y organismos oficiales involucrados en la seguridad industrial, prevención de riesgos laborales y medioambiente E. Conformidad de los productos en cada servicio F.
Desempeño de los procesos con evolución de los índices de seguimiento establecidos
G. Resumen de las no conformidades por proceso y servicio, de seguridad y medioambiente, y de incidentes/accidentes en seguridad y medioambiente, con análisis de históricos de los mismos, tanto de PPL SL como de subcontratas H. Estado de las acciones correctivas y preventivas, su eficacia y seguimiento de las mismas para eliminación de las causas de no conformidades, medioambiente I.
Eficacia de las acciones formativas
accidentes / incidentes de seguridad y
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J.
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Eficacia de las acciones correctivas con proveedores y subcontratas
K. Propuestas presentadas por el personal para la satisfacción de necesidades de los recursos humanos, de infraestructura y su mantenimiento, del ambiente de trabajo, así como propuestas para la mejora del sistema, tanto en calidad, como en seguridad y medioambiente L.
Seguimiento de no conformidades y acciones correctivas de proveedores y subcontratas, y su implicación en el cumplimiento de los requisitos de calidad, seguridad y medioambiente
M. Cambios en la organización, en los procesos y servicios, en la reglamentación y normativa de aplicación, en los requisitos de clientes, en el sistema y normas de referencia de calidad, seguridad y medioambiente, para establecer acciones preventivas y la planificación de los cambios necesarios antes de su implantación. N. Seguimiento de las acciones de mejora establecidas en revisiones previas del sistema
Resultados de la revisión
Se indicarán las decisiones y acciones relacionadas con:
A. La política y los objetivos de calidad, de seguridad y medioambiente B. La mejora de la eficacia del sistema en los diferentes servicios y procesos, en calidad, seguridad y medioambiente C. La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente y reglamentarios, con decisión sobre los cambios a introducir en aquellos procesos que se vean afectados por nueva reglamentación de calidad, seguridad y medioambiente o nuevos requisitos de clientes (criterios para la revisión y aprobación de los procesos, aprobación de equipos y calificación del personal, uso de métodos y procedimientos específicos, requisitos de los registros y de la validación o pruebas previas a su implantación) D. La necesidad de recursos humanos, infraestructura y ambiente de trabajo para la mejora de la eficacia del sistema y sus procesos, la mejora de los servicios en relación con los requisitos del cliente
y
reglamentarios
responsabilidades y recursos.
en
calidad,
seguridad
y
medioambiente,
con
asignación
de
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3.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
3.1.
PROVISIÓN DE RECURSOS
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El Gerente de PPL SL analiza las necesidades de recursos y los asigna para:
a)
implementar y mantener el sistema de gestión de la calidad y mejorar continuamente su eficacia,
b)
aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
Para ello, en las revisiones del sistema de gestión de la calidad se analizan las necesidades de recursos humanos, de infraestructura y para el ambiente de trabajo, asignándose los recursos que se crean convenientes para la mejora del desempeño y eficacia de los diferentes procesos y servicios.
3.2.
RECURSOS HUMANOS
En éste apartado se determina el método a seguir para asegurar que todo el personal que realice trabajos que afecten a la calidad, seguridad y medioambiente del servicio prestado, disponga de la competencia con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas para el desarrollo de las funciones asignadas.
Las responsabilidades / autoridad en cada función se definen en los diferentes apartados de éste Manual o en los Procedimientos, y la competencia requerida para cada una de ellas se documenta en las Ficha de Competencia de funciones, que son elaboradas y aprobadas por Gerencia.
El registro de los datos de capacitación de cada persona (educación, formación, habilidades y experiencia) es la Ficha de Personal, que mantiene actualizada el responsable de calidad. Para cada persona se mantiene al día un archivo con copia de la documentación que evidencia el cumplimiento de los requisitos de capacitación, incluyéndose los documentos de seguridad y salud reglamentarios de aplicación por el responsable de seguridad (reconocimiento médico, diplomas / certificados de empresas externas de formación en seguridad y medioambiente, entrega de EPI´s, bajas).
El responsable de seguridad mantiene actualizado el Documento de Acreditación de personal para evidenciar la formación impartida al personal, la documentación soporte de la misma (carpeta de curso de formación seguridad y salud en obras de construcción e instalaciones de P.P.L. impartido por el responsable
de
seguridad de
PPL
SL),
el
Certificado de
entrega
de EPI´s
al
personal
y
reconocimientos médicos del personal.
El responsable de seguridad con la colaboración del responsable de compras, solicita la documentación reglamentaria de seguridad a las subcontratas.
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En las revisiones del sistema por la dirección se determinan las necesidades de formación, las acciones para satisfacer dichas necesidades y se evalúa la eficacia de las acciones tomadas.
3.3.
INFRAESTRUCTURA
Para asegurar que la infraestructura es la necesaria y se mantiene en las condiciones requeridas para no afectar al cumplimiento de los requisitos se ha establecido el método siguiente para su control:
a)
El responsable de Documentación mantiene actualizados la Lista de stock de almacén y equipos de medida y Lista de infraestructura de oficina, incluyendo en la Ficha de mantenimiento de equipamiento para obras los equipos que deben ser objeto de mantenimiento periódico y las operaciones de mantenimiento a realizar. En ésta Ficha se incluyen vehículos / máquinas / EPI´s principales. Los Listados anteriores son aprobados por Gerencia.
b)
Los equipos de protección personal EPI´s entregados al personal se relacionan en el registro de entrega de EPI´s por cada persona.
c)
El resultado del mantenimiento efectuado lo documenta el responsable de Documentación en la Parte de mantenimiento, con apartados para cada elemento siguiendo la estructura utilizada en la Ficha de Mantenimiento.
Los documentos anteriores se archivan en apartado de registros dedicado a la Infraestructura y Mantenimiento por el responsable de Documentación.
Los Listados y Fichas mencionadas, se analizan en las revisiones del sistema por la dirección para determinar posibles acciones de mejora o detectar necesidades de nueva infraestructura.
El responsable de calidad documentará en informes de no conformidad el incumplimiento de operaciones de mantenimiento.
3.4.
AMBIENTE DE TRABAJO
Dentro de las condiciones del ambiente de trabajo se encuentran las siguientes:
a)
la ergonomía en los puestos de trabajo de oficina y almacén, el espacio de trabajo, las condiciones de iluminación de los puestos de trabajo, las condiciones del medio ambiente en los puestos de trabajo (ruidos, temperatura, etc.)
b)
la seguridad y salud en los puestos de trabajo y en la ejecución de obras, al amparo de la Reglamentación vigente.
Se dispone de un Servicio de Prevención Externo para la Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, manteniendo actualizado el responsable de seguridad la documentación remitida por éste
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Servicio. Entre los servicios contratados se encuentra: manual de prevención de riesgos laborales, a evaluación de riesgos en oficina y obra, la planificación de la actividad preventiva y la vigilancia de la salud de los trabajadores.
En cuanto a la ejecución de obra, ésta siempre se realizará manteniendo las condiciones de seguridad determinadas en los Planes de Seguridad y Salud de aplicación y en las Instrucciones de seguridad aprobadas por el responsable de seguridad. Se realizarán las inspecciones de seguridad que se referencian en el apartado de control de ejecución de obras.
Así mismo, el responsable de seguridad con ayuda del personal de Administración, controlará la elaboración de los Informes de Accidentes y su tramitación ante organismos oficiales y cliente, cuando sea un requisito contractual. El análisis de accidentes e incidentes se llevará a cabo mediante acciones correctivas.
El responsable de seguridad y de medioambiente atenderá las solicitudes de información de organismos oficiales y de clientes, archivando copia de los documentos remitidos, y dejando constancia de las fechas de entrada y salida de las solicitudes y documentos.
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4.
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REALIZACIÓN DE LOS SERVICIOS
4.1.
PLANIFICACIÓN DE LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS
El Gerente y/o Responsable Técnico realizan la primera toma de datos del cliente y trabajo a realizar. En base a estos datos y a la reglamentación vigente, se elabora el Presupuesto, aunque a veces será necesario elaborar por el Responsable de Obras una medición y planos iniciales para elaborar el Presupuesto.
Una vez aprobado el Presupuesto por el cliente, el Gerente o Responsable Técnico, y en su ausencia el Responsable de Obras, realiza la planificación del trabajo, utilizando el registro de control establecido para Proyecto, para Dirección de Obra o para Ejecución de Obra, en la cual se indica:
a)
identificación del servicio (Nº expediente), asunto y cliente,
b)
datos disponibles o recibidos (presupuesto, proyecto, plan de seguridad y salud, planos, etc),
c)
asignación de personal, y en su caso subcontratas,
d)
etapas de realización y seguimiento del servicio con criterios de aceptación,
Cuando sea un requisito contractual se elaborará por el Responsable de Calidad el Plan de Calidad de la Obra. Dicho Plan de Calidad de Obra, contendrá: Alcance y situación de la obra, expediente, promotor, apartados del sistema de calidad de PPL SL que sean de aplicación, procedimientos/instrucciones de nueva edición y de aplicación durante la ejecución de la obra, ensayos a realizar en obra y laboratorio, certificados de materiales/equipos a recopilar y pruebas de instalaciones a realizar por Organismo de Control e Instaladores autorizados.
Durante la planificación de de la prestación del servicio se debe determinar las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición, inspección y ensayo/prueba específicas.
Deben existir registros para proporcionar evidencia de que el proceso de prestación del servicio cumple los requisitos.
4.2.
RELACIONES CON EL CLIENTE
4.2.1
DETERMINACIÓN Y REVISIÓN DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO.
En los Presupuestos se identifican los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto del objeto del servicio, los requisitos legales y reglamentarios, y cualquier requisito adicional determinado por PPL SL. En otros casos es requisito del cliente documentar un Contrato, que sustituye al Presupuesto.
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El Gerente o el responsable Técnico, determina los requisitos a incluir en los Presupuestos/Contratos, incluidos los expresados o no por los clientes, pero que puedan afectar al uso del objeto del servicio y a la reglamentación de aplicación. El gerente o responsable Técnico elabora, revisa y aprueba los Presupuestos y Contratos, verificando la capacidad de PPL SL para su realización. Si la información transmitida por el cliente es insuficiente, se ha de poner en contacto con éste para solicitarle la información que considere necesaria, o indicar tal circunstancia o condicionantes en el Presupuesto.
Para los Presupuesto de ejecución de instalaciones de P.P.L., y en el caso de no remitir el cliente el Proyecto o planos/mediciones, se realiza por el responsable Técnico o de Obra el desarrollo de la instalación, en unos planos de planta y en una medición, los cuales sirven de referencia para el Presupuesto y en su caso para realizar el posterior Proyecto.
En los Presupuestos se indicará:
a)
Nº Presupuesto (nº correlativo/año),
b)
Nº edición,
c)
Fecha de emisión (dd/mm/año),
d)
Cliente,
e)
Asunto,
f)
Descripción y valoración de trabajos,
g)
Conceptos no incluidos,
h)
Validez del Presupuesto,
i)
Plazo de ejecución, si es determinado por el cliente.
Cuando se realicen cambios en los Presupuestos se actuará como se ha indicado anteriormente, se emitirá un nuevo Presupuesto con un nuevo número de Edición en vigor. Las sucesivas ediciones se archivan junto con la edición original.
Una vez aceptado el Presupuesto se abre por el responsable de documentación y archivo la carpeta del Expediente. Una copia del Presupuesto y sus sucesivas ediciones se archiva en cada Expediente.
Se mantiene actualizada por el responsable de documentación y archivo una Carpeta de Presupuestos (por año) con una Lista de Presupuestos que recoge los siguientes apartados : Nº Presupuesto, Fecha emisión, Nº Edición, Cliente, Resumen del asunto, fecha de remisión/entrega al cliente y una casilla para indicar si ha sido aprobado por el Cliente.
Las garantías del servicio serán las establecidas reglamentariamente, en especial para instalaciones de P.P.L..
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COMUNICACIONES CON EL CLIENTE.
Los Presupuestos, y en su caso Contratos, son remitidos al Cliente para asegurar que está claramente determinado el objeto de la misma y el alcance del servicio a prestar por PPL SL.
En el caso de no firmar el cliente el Presupuesto aceptado, se indicará en el Presupuesto la fecha y persona que lo aprobó, por la persona que recibe la aprobación.
Cualquier comunicación del cliente (esquemas, planos, etc) o remitidas al cliente, se revisarán por el Gerente, responsable Técnico o de Obras y se adjuntarán al Presupuesto que figura en la carpeta de Presupuestos o en el Expediente si se aprobó el Presupuesto, y se realizarán por el responsable Técnico o de Obra la correspondiente anotación en el documento de seguimiento del trabajo.
La información de retroalimentación del cliente se documenta en los Presupuestos y Contratos, o en documentación remitida por los clientes (en mano, por fax, por e mail) que se archiva junto al Presupuesto o en el Expediente al que corresponden.
Los incumplimientos de requisitos detectados por el cliente se documenta en los informes de no conformidad y la evaluación de la calidad percibida en los resultados de las encuestas.
Será de aplicación el procedimiento 0506 "NO CONFORMIDADES" para el tratamiento de quejas de los clientes.
En los diferentes registros de Control del servicio se indican puntos de relación con los clientes, tales como datos iniciales, entrega de documentación, recepción provisional y definitiva de una instalación, etc. El pago de la Factura del trabajo implicará la aceptación por el cliente del servicio prestado.
Si se detecta por el personal de PPL SL que un bien propiedad del cliente o documento remitido por el mismo para la realización de un Proyecto (p.e. planos), Dirección de Obra (p.e. el Proyecto entregado por el cliente y autorizaciones) o para la Ejecución de instalaciones (p.e. el Proyecto o materiales),
no es
adecuado, presenta indefiniciones o discrepancias entre sus partes o con la reglamentación de aplicación, o está afectada la calidad del mismo, el responsable Técnico, responsable de Obra o Administración emitirá un comunicado al cliente indicando tal circunstancia, mediante correo electrónico, fax o carta, o lo anota en el registro de control del servicio correspondiente, y solicita una respuesta al asunto, que quedará anotada en dicho registro o en el documento afectado.
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COMPRAS
ALTA DE PROVEEDORES/SUBCONTRATAS
Un proveedor/subcontrata será incluido en la Lista de proveedores/subcontratas aprobada por el Gerente, cuando en dos pedidos a prueba no se hallan detectado no conformidades en los mismos (p.e. incumplimiento de plazo de entrega no justificado, error en cantidad o calidad del producto entregado o trabajo ejecutado). Si se detecta no conformidad, se remitirá acción correctiva para solicitar acción que elimine la causa de la misma, y si se resuelve correctamente no se tendrá en cuenta la no conformidad a efectos cuantitativos. Los proveedores/subcontratas existentes a la fecha de la primera edición del Manual de Calidad serán incluidos en la Lista indicada.
El responsable de compras mostrará al Gerente los dos pedidos realizados a prueba y tras su análisis por el Gerente se incluirá al proveedor/subcontrata en la Lista de proveedores/subcontratas de PPL SL.
El responsable de compras remitirá la Solicitud de documentación y conformidad de seguridad y medioambiente de subcontratas, para que lo remitan firmado junto con la documentación indicada en el mismo. Hasta no recibir ésta documentación no se notifica el pedido en firme a la subcontrata.
PEDIDOS
En base a los Presupuestos aceptados de clientes, se planifican entre el responsable de Obra y responsable de compras los pedidos a proveedores/subcontratas. Para ello se utilizará el documento Control (Planning de compras) con referencia al expediente de la obra o trabajo. Los pedidos se documentan en el modelo de Pedidos a proveedores/subcontratas en el cual se indicará el expediente de la obra.
Los pedidos a proveedores y subcontratas se elaboran y revisan por el responsable Técnico, responsable de obras o responsable de compras, asegurándose de que están claramente definidos los requisitos a cumplir por el objeto del pedido (productos o servicios), y que los proveedores y subcontratas tienen capacidad para cumplir los requisitos especificados en los pedidos. Para asegurar esto último, los pedidos se realizarán a proveedores/subcontratas que figuran en el Listado de proveedores/subcontratas aprobado por el Gerente, en el cual figura el producto/servicio del proveedor/subcontrata.
Cuando es necesario se indica en el pedido:
a)
los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipos,
b)
los requisitos para la calificación del personal,
c)
los requisitos del sistema de gestión de la calidad del proveedor o subcontrata,
d)
los requisitos de prevención de riesgos laborales (subcontratas y autónomos), y
e)
los requisitos medioambientales de aplicación.
El responsable de compras mantendrá carpetas por tipos de suministros con información de productos,
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tales como fichas descriptivas, tarifas de precios de proveedores, catálogos. Estos datos serán utilizados sólo como referencia previa pero nunca como un dato para realizar un pedido, ya que siempre se solicitará confirmación de productos y precios, antes de aceptar un pedido de un proveedor.
SEGUIMIENTO DE PEDIDOS Y CALIDAD PROVEEDORES/SUBCONTRATAS
En los pedidos, albaranes y facturas, se indicará el expediente del trabajo para facilitar el control de gastos por Administración.
Los pedidos son archivados junto con la hoja de Pedidos de obra por responsable de compras y posteriormente a su recepción en el archivo del expediente de obra.
Cuando se reciba el producto, el albarán se revisa y firma por la persona que lo recibe, una vez verificado la correspondencia entre los solicitado y lo recibido, y que el producto no tiene desperfectos. Éste albarán es remitido al responsable de obra y finalmente al responsable de compras para su archivo junto al pedido y factura en el expediente. La factura se entrega a Administración para efectuar el pago de la misma, siempre que conste en la misma el VºBº del responsable Técnico, responsable de obras o responsable de compras.
Los pedidos realizados directamente en obra y sus albaranes/facturas serán remitidos periódicamente al responsable de obras y de éste al responsable de compras para su cotejo y archivo en el expediente.
Cuando se reciba un Presupuesto de un proveedor/subcontrata éste será revisado por el responsable Técnico, responsable de Obra o de compras, y se indicará la fecha de recepción y firma, si está correcto. El Presupuesto será archivado junto con el pedido al proveedor/subcontrata.
La verificación del trabajo realizado por una subcontrata se realizará de acuerdo con lo indicado en el procedimiento y registro de control de proyecto y de control de ejecución de obras.
Se mantiene actualizado por el responsable de compras el listado de Control de documentación de seguridad y medioambiente de subcontratas, y anualmente se realizará por el responsable de seguridad la Evaluación de la seguridad y medioambiente de subcontratas. En caso de no cumplir la subcontrata la entrega de documentación o no superar la evaluación, se remitirá acción correctiva a la misma, y si no es resuelta satisfactoriamente, se dará de baja a la subcontrata.
Si en un suministro de proveedor o subcontrata se detectan desviaciones a los requisitos establecidos en el pedido o en la calidad del producto recibido, ésta se indicará en el Pedido origen del mismo, y si afectó al cumplimiento de requisitos del trabajo realizado por PPL SL se documenta por el responsable de compras el correspondiente Informe de no conformidad para reparar la desviación y en caso de ser necesaria, se documentará por el responsable de calidad una acción correctiva, la cual se comunicará al proveedor o subcontrata para que implante la acción necesaria para eliminar la causa de la no conformidad.
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Los pedidos con anotaciones de incumplimientos y los informes de no conformidad y acciones correctivas, se utilizan por el responsable de calidad para el seguimiento de la calidad de proveedores y subcontratas, siendo un apartado del informe de revisión del sistema por la dirección. En el caso de no adoptarse la acción
correctiva
por
un
proveedor/subcontrata,
éste
será
dado
de
baja
de
la
Lista
de
proveedores/subcontratas, tras decisión de la Gerencia.
En la norma no hay un apartado para hablar del seguimiento de los pedidos y de la calidad de los proveedores. A pesar de ello aquí sí se hace.
4.4.
PROYECTOS
En el procedimiento 0401 "CONTROL DE PROYECTOS" se determina el método a seguir para asegurar el cumplimiento de requisitos en el servicio de elaboración de proyectos (incluido el Estudio de Seguridad y Salud), así como las responsabilidades del personal involucrado.
En dicho procedimiento, se describe el registro Control de Proyecto, en el cual se determina:
o
la identificación del servicio, planificación, etapas de realización, revisiones y verificaciones, asignación de personal y subcontratas.
o
identificación del servicio (Nº expediente), asunto y cliente,
o
datos disponibles o recibidos (presupuesto, planos, otros documentos de clientes, etc),
o
planificación y asignación de personal, y en su caso subcontratas,
o
etapas de realización del servicio con actividades de revisión y verificaciones, documentación y registro de resultados,
o
seguimiento y/o mediciones a realizar.
Los proveedores y subcontrataciones se controlarán de acuerdo con lo indicado en el apartado de compras de éste Manual.
El producto resultado del servicio de Proyecto está constituido por todos los documentos que forman parte del mismo, y en los cuales se dará respuesta a todos los elementos de entrada, siendo objeto de verificación por el Técnico antes de su entrega para visado por Colegio Oficial y al Cliente.
La Legalización de Establecimientos Industriales y Comerciales implica la realización de un Proyecto, y por ello se trata en el sistema de calidad como un Proyecto. En general, al Legalizar instalaciones existentes no será requisito la elaboración del Estudio de Seguridad y Salud en obra, ya que la obra ya está ejecutada.
En el Catálogo de Procesos se determinan los diferentes indicadores de calidad para el seguimiento de la calidad en éste servicio. Los recursos humanos, la infraestructura, el ambiente de trabajo y el método de seguimiento del servicio se analizan en la revisión del sistema por la dirección. Las no conformidades detectadas en los Proyectos y que afecten o puedan afectar al cumplimiento de requisitos serán objeto del correspondiente Informe de No Conformidad.
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DIRECCIÓN DE OBRA
En el procedimiento 0402 "DIRECCIÓN DE OBRA" se determina el método a seguir para asegurar el cumplimiento de requisitos en el servicio de dirección de obra y el registro de control de dirección de obra, así como las responsabilidades del personal involucrado.
En dicho procedimiento, se determina la planificación del servicio, que incluye el establecimiento de las etapas de realización y la verificación de requisitos por el Técnico asignado. Los resultados de la planificación y cumplimiento de los requisitos, quedan reflejados en el registro de Control de Dirección de obra. Los datos e información se actualizan, en caso necesario, a medida que progresan las diferentes etapas del servicio.
El producto resultado del servicio de dirección de obra está constituido por todos los documentos justificativos del cumplimiento de los requisitos reglamentarios y documentos as-built, en los cuales se dará respuesta a todos los elementos de entrada, siendo objeto de verificación por el Técnico antes de la entrega de los mismos y de la instalación al Cliente.
La Legalización de Establecimientos Industriales y Comerciales normalmente implica la realización de la Dirección de Obra ejecutada o Certificación de la existente, y por ello se trata en el sistema de calidad como una Dirección de Obra más. En general, al Legalizar instalaciones existentes no será requisito la elaboración del Plan de Seguridad y Salud en obra, ya que la obra ya está ejecutada.
Los proveedores y subcontrataciones se controlarán de acuerdo con lo indicado en el apartado de compras de éste Manual.
En el Catálogo de Procesos se determinan los diferentes indicadores de calidad para el seguimiento de la calidad en éste servicio. Los recursos humanos, la infraestructura, el ambiente de trabajo y el método de seguimiento del servicio se analizan en la revisión del sistema por la dirección. Las no conformidades detectadas en la Dirección de Obra y que afecten o puedan afectar al cumplimiento de requisitos serán objeto del correspondiente Informe de No Conformidad.
4.6.
EJECUCIÓN DE INSTALACIONES
Se mantiene actualizada un Listado de obras con resumen de los datos principales de cada obra (presupuesto, Pedidos, fechas de inicio y final, facturas,...).
El resultado del servicio de Ejecución de instalaciones está constituido por la instalación ejecutada y todos los documentos justificativos del cumplimiento de los requisitos reglamentarios y documentos as-built, en los cuales se dará respuesta a todos los elementos de entrada, siendo objeto de verificación por el Técnico antes de la entrega de los mismos y de la instalación al Cliente.
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En el procedimiento 0403 "EJECUCIÓN DE OBRA" se determina el método a seguir para asegurar el cumplimiento de requisitos en el servicio de ejecución de una obra o una instalación y el registro de control de ejecución de obra, así como las responsabilidades del personal involucrado.
Los resultados de la planificación general (fechas previstas y reales de inicio y final de obra) y del cumplimiento de los requisitos de calidad, seguridad y medioambiente, quedan reflejados en el registro de Control de Ejecución de Obra por el responsable Técnico de la obra y por el Técnico de seguridad y medioambiente. En el mismo, se incluye el establecimiento de las etapas de realización y la verificación de las mismas por el Técnico asignado, así como los hitos para cumplir los requisitos de calidad, seguridad y medioambiente, con apartado para las inspecciones de seguridad y medioambiente. Los datos e información se actualizan, en caso necesario, a medida que progresan las diferentes etapas del servicio.
Como información complementaria para el seguimiento de la obra, se utilizará el documento de Control (Planning) de compras, el Planning de la Obra y el Plan de Calidad, si éste último aplica contractualmente. Así mismo, el personal de PPL SL entregará al Técnico de la obra, el parte de trabajos realizados para seguimiento de las horas de trabajo y materiales utilizados.
Para determinar los requisitos de Seguridad y Salud a cumplimentar, se clasifican las obras como sigue :
TIPO DE OBRA A
B
C
Obra con Proyecto Obra sin Proyecto y determinada duración (Con Presupuesto y documento descriptivo breve)
Obra sin Proyecto y de corta duración (Con repetición en el tiempo)
OBLIGACIONES Y DOCUMENTACIÓN P.R.L. Todas las indicadas en RD 1627/97 INSHT : Evaluación de riesgos y Aviso Previo SIR
:
EBSSg,
PSSe,
Aviso
Previo,
Libro
Incidencias, Coordinador Seguridad INSHT : Evaluación de riesgos genérica SIR : Estudio Medidas Preventivas General EMPg, Plan de Medidas Preventivas General PMPg
Se elabora el Planning de obra específico (modelo formato 0403 07) necesario la elaboración de un Plan de Seguridad y Salud o Plan Básico de Seguridad y Salud, o sea para las Obras Tipo A y B. Para las Obras del Tipo C (Obra sin Proyecto y de corta duración) se realiza la Planificación de la misma mediante el Listado de Obras y Facturación. En éste último, también se registran las Obras Tipo A y B.
Los proveedores y subcontrataciones se controlarán de acuerdo con lo indicado en el apartado de compras de éste Manual y de acuerdo con lo indicado en los Planes de Seguridad y Salud de las obras.
En el Catálogo de Procesos se determinan los diferentes indicadores de calidad para el seguimiento de la calidad en éste servicio. Los recursos humanos, la infraestructura, el ambiente de trabajo y el método de seguimiento del servicio se analizan en la revisión del sistema por la dirección.
Las no conformidades detectadas en la Ejecución de Instalaciones y que afecten o puedan afectar al cumplimiento de requisitos serán objeto del correspondiente Informe de No Conformidad.
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IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD
Cada servicio es identificado por el código del Expediente una vez aceptado el Presupuesto o recibido el pedido del cliente: •
Estación de Servicio por ES XXX YY
•
Almacén por AL XXX YY
•
Consumo Propio por CP XXX YY
•
Varios (entre ellos las Legalizaciones que no son P.P.L.) por V XXX YY
•
XXX identifica el establecimiento objeto del trabajo
•
YY identifica el número de obra en dicho establecimiento (correlativo)
Donde:
Éste nº de expediente sirve para ordenar e identificar el archivo donde se guardan los documentos y registros correspondientes.
En los registros de calidad de Proyecto, Dirección de Obra y Ejecución de Obra, se identificará la instalación o establecimiento por su denominación, situación y titular de la actividad, así como el expediente.
Cuando la trazabilidad sea un requisito, el responsable técnico registrará la identificación única del objeto del servicio según se especifique contractualmente. Ésta identificación se incluirá los registros derivados del servicio.
4.8.
PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO.
Como se ha indicado en puntos anteriores, el resultado de los diferentes servicios conlleva la emisión y conservación de documentos y registros que sirvan para demostrar que la instalación o establecimiento objeto cumple los requisitos reglamentarios y de clientes. Por lo tanto se presta especial atención a la conservación de estos documentos en el archivo de PPL SL. Éste archivo facilitará la conservación en el tiempo y el acceso rápido al mismo por el personal.
En la entrega de instalaciones ejecutadas se observará el cumplimiento de las condiciones marcadas en los Presupuestos o Contratos en lo que concierne a la custodia de la misma y la entrega provisional y definitiva de la instalación.
El almacén de PPL SL se gestiona por el responsable de compras, para lo cual mantiene actualizado el stock de productos almacenados y vigilará el estado de conservación de productos.
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CONTROL DE LOS DISPOSITIVOS DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN
Las pruebas de instalaciones ejecutadas se realizan por organismo de Control acreditado y por ello los equipos de medida utilizados en las mismas son responsabilidad de estas empresas. No obstante los equipos de medición serán objeto de seguimiento por el responsable de documentación de acuerdo con lo indicado en el apartado de infraestructura del presente Manual. Cuando detecte que un equipo no se encuentra apto para su uso, se procederá a su sustitución, y se determinará por el responsable Técnico la validez de los resultados utilizados en registros de calidad anteriores.
Cuando sea un requisito de cliente y reglamentario el responsable de calidad asegurará una incertidumbre de medida en los equipos, y estos será objeto de calibración por en un laboratorio acreditado. El responsable de documentación mantendrá en archivo los informes de calibración recibidos.
El responsable de seguridad realizará revisión del correcto estado de funcionamiento de equipos de protección individual y cuando sea necesario remitirá el equipo para su revisión en entidad exterior (p.e. equipo de evaluación de atmósfera explosiva).
Se han de tomar las siguientes medidas:
-
Protección de los equipos de medición.
-
Protegerse contra ajustes que pudieran afectar al resultado de la medición.
-
Estar identificado para poder determinar el estado de su calibración.
-
Tomas acciones sobre cualquier equipo afectado
-
Registros de los resultados de calibración y verificación.
-
Confirmar la capacidad de los programas informáticos para satisfacer su aplicación prevista.
4.10 VALIDACIÓN DE PROCESOS
El proceso de soldadura de tuberías de acero dispondrá de la homologación del mismo por organismo acreditado. Ésta homologación se mantiene en archivo por el responsable Técnico.
El proceso de montaje de tuberías de polietileno y de doble contenimiento se ejecutará según instrucciones del fabricante de la misma.
El proceso de pintura de tuberías o estructuras metálicas se ejecutará según las especificaciones de clientes y reglamentarias.
El proceso de montaje de tanques para los PPL se ejecutará según las especificaciones de clientes y reglamentarias.
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El trabajo en espacios confinados (instalaciones de PPL) es objeto de un procedimiento elaborado por el responsable técnico y/o cliente, y que es incluido en los Planes de Seguridad y Salud en obra de instalaciones de PPL.
Los trabajos se realizaran siguiendo las pautas de seguridad de las Fichas de trabajo seguro que mantiene y divulga el responsable de seguridad.
Los procesos para la realización de Proyectos, Dirección de Obra y Ejecución de instalaciones son objeto de un procedimiento que mantiene actualizado el responsable de calidad, en base a los cambios surgidos en PPL SL, las no conformidades detectadas, avance de tecnología, competencia del personal, etc.
Los programas de cálculo utilizados en los Proyectos elaborados por PPL SL o subcontratados, serán objeto de validación, siendo anotado su seguimiento en el registro de control de proyectos (aptdo. De subcontrata y de PPL SL). Así mismo, se mantiene actualizado por el responsable de calidad el registro de validación de programas. En el se indicará el programa y proyectos de referencia utilizados para su validación. Éste mismo registro será remitido a la subcontrata de proyecto para su cumplimentación y archivo.
4.11 GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL
La sistemática a seguir para la gestión medioambiental se ha determinado en el procedimiento de gestión ambiental ubicado en el anexo 2 del proyecto.
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MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PRODUCTOS
En los puntos 4.4, 4.5 y 4.6
se definen los productos que resultan de la ejecución de los diferentes
servicios.
En los procedimientos 0401 "CONTROL DE PROYECTOS", 0402 "DIRECCIÓN DE OBRA" y 0403 "EJECUCIÓN DE OBRA" se ha establecido el método a seguir para realizar el seguimiento, medición y registro de los resultados de las verificaciones realizadas sobre el producto (Proyecto, documentación de la obra e instalación ejecutada) para demostrar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios y de los clientes.
Estos registros indican la persona que autoriza la liberación del producto, la cual no debe llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sean aprobados de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando corresponda, por el cliente.
5.2. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN DE PROCESOS
En el Catálogo de Procesos se determinan los diferentes indicadores de calidad para el seguimiento de la calidad en cada servicio y otros procesos implicados en el sistema de calidad, seguridad y medioambiente que el Gerente de PPL SL desea mejorar.
En la revisión del sistema por la dirección se realiza el seguimiento del cumplimiento de objetivos y de la evolución de los índices en cada servicio y procesos, con el fin de asegurar la conformidad del los productos y mejorar continuamente la eficacia del sistema y de la calidad percibida por los clientes.
5.3. SATISFACCIÓN DEL CLIENTE
Se realizarán encuestas cada 3 años. El responsable de calidad lo es por la elaboración y actualización del modelo de encuesta de calidad percibida. En el modelo de encuesta se indicará la edición vigente de la misma y figurará en el Listado de documentación vigente del sistema.
El personal de administración, Gerente, responsable de documentación y técnicos en contacto con los clientes, son responsables de recopilar la información para cumplimentar las encuestas de calidad percibida y transmitirlas al responsable de calidad. Los datos para documentar las encuestas se pueden recoger mediante llamadas telefónicas a los clientes o bien mediante contactos directos con los mismos.
Las encuestas son archivadas por el responsable de calidad, que realiza el análisis y tratamiento de los datos de las mismas, para exponer los resultados en la revisión del sistema por la dirección. El análisis se
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realizará por cada servicio (Proyecto, Dirección de Obra y Ejecución de Obra).
El número de clientes a encuestar será el total de los mismos si no superan los 50. A partir de 50, se encuestará al menos un 80 % de los mismos y se deberá obtener respuesta en un mínimo del 50% de éstas encuestas.
5.4. AUDITORÍA INTERNA
Se ha establecido el procedimiento 0501 "AUDITORÍAS INTERNAS" para llevar a cabo y a intervalos planificados las auditorias internas para determinar sí el sistema de calidad, seguridad y medioambiente:
a)
da capacidad a PPL SL para lograr el cumplimiento de las políticas de calidad, seguridad y medioambiente, de los objetivos planificados, de los requisitos de las normas de referencia, de los requisitos reglamentarios y de clientes en los diferentes servicios y procesos, y
b)
se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Éste procedimiento será de aplicación a las auditorías de calidad, seguridad y medioambiente, intentando que se realicen de manera conjunta.
La planificación de las auditorias se realizará por el responsable de calidad junto con el de seguridad y medioambiente, teniendo en consideración los resultados de auditorias anteriores, estado de los objetivos e indicadores, la implicación del personal en los diferentes apartados del sistema, la reiteración de no conformidades y de reclamaciones de clientes, así como los resultados de auditorias externas.
Se elaborará un registro para controlar el seguimiento de las auditorías internas y sus resultados. Este procedimiento de Auditoría Interna se encuentra en el anexo 2 del proyecto.
5.5. CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME
Se asegura que el resultado de los servicios o parte de ellos sea conforme con los requisitos de calidad, seguridad y medioambiente de aplicación, y en caso contrario se identifica para prevenir su uso o entrega no intencionada. El registro y las responsabilidades y autoridad relacionadas con el tratamiento de los productos no conformes y su liberación están definidos en el procedimiento 0502 "CONTROL DE NO CONFORMIDADES".
El tratamiento de la no conformidad incluye la acción para eliminar la no conformidad detectada, autorización de su uso por, la liberación o aceptación bajo concesión por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente, o en su caso, la acción para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.
Tras la corrección de un producto no conforme se tendrá que realizar una verificación para demostrar la conformidad tras la corrección.
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Se tendrá que elaborar un registro de las no conformidades.
Las reclamaciones de clientes y quejas de seguridad y medioambiente, así como los accidentes / incidentes de seguridad y medioambiente se documentarán en un Informe de no conformidad.
5.6. ANÁLISIS DE DATOS Y MEJORA CONTINUA
Previamente a la realización de las revisiones del sistema por la dirección se recopila y analiza por el responsable de calidad, de seguridad y de medioambiente, los datos necesarios para demostrar la idoneidad y la eficacia del sistema y para evaluar dónde puede realizarse la mejora continua de la eficacia del mismo. Se incluirán los resultados del seguimiento y medición de productos y de procesos, y de cualesquiera otras fuentes pertinentes.
Éste análisis de datos debe proporcionar información sobre:
a)
la satisfacción del cliente,
b)
la conformidad con los requisitos de productos y servicios,
c)
las características y tendencias de los procesos y de los productos, tanto en calidad, como en seguridad y medioambiente, incluyendo las oportunidades para llevar a cabo acciones preventivas en seguridad y salud, medioambiente y calidad, y
c)
los proveedores y subcontratas.
En las revisiones del sistema se establecerán las acciones de mejora, las acciones correctivas o las acciones preventivas que se dirijan a la mejora de la eficacia del sistema, tanto en calidad como en seguridad y medioambiente, y la mejora de la satisfacción de los clientes.
5.6. ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS
Se ha establecido el procedimiento 0503 "ACCIONES CORRECTIVAS Y ACCIONES PREVENTIVAS" para la documentación, implantación y seguimiento de acciones para eliminar la(s) causa(s) de no conformidades detectadas en calidad, seguridad y medioambiente, con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir.
En dicho procedimiento también se ha establecido el procedimiento para la documentación, implantación y seguimiento de las acciones necesarias para eliminar las causas de no conformidades potenciales, de forma que se pueda prevenir su ocurrencia. Entre ellas se prestará especial atención al análisis y adopción de acciones para eliminar causas de accidentes / incidentes de seguridad y medioambiente.