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FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA No. 017 DE 2014
ANEXO No. 6 PROCESO DE EMPALME Y LIQUIDACION DE CONTRATOS Es obligación del contratista vinculado al Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia conformar un equipo de trabajo especialmente para el proceso de entrega y recibo de documentos relacionados con prestación de servicios de salud, siempre que se adjudique este a un nuevo prestador, el cual se denominará EQUIPO DE EMPALME E (entrega) o R (recibe) de acuerdo a su condición y que deberá contar con los siguientes funcionarios para la sede central: · ·
MEDICO AUDITOR, el que se designará como representante del equipo. TRABAJADOR SOCIAL
Para las localidades este equipo actuará como asesor y de manera presencial deberá contar con: ·
AUXILIAR ADMINISTRATIVO O COORDINADOR MÉDICO LOCAL.
Las funciones y obligaciones de este equipo son específicamente: 1. ENTREGA Y RECIBO DE HISTORIAS CLINICAS El equipo de empalme E será el encargado de la entrega de Historias clínicas tanto en físico como en medio magnético (si aplica) las que deberán contener no solo las de los usuarios activos en base de datos sino aquellas contempladas de acuerdo a la resolución 1995 de 1998 y demás normas complementarias, para ello el equipo E verificará la correcta aplicación de dichas normas independiente a la labor de auditoría desarrollada por el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, quién supervisará la entrega de dichas historias así como la recepción y posterior archivo obligatorio de las mismas en las sedes del contratista entrante. Es obligación del equipo de empalme E iniciar el proceso en un plazo no inferior a 30 días calendario antes de concluir el contrato preparando la entrega, la cual se efectuará en la sede del nuevo contratista durante la primera semana del inicio del contrato nuevo y es obligación del equipo de empalme R tener habilitados todos los recursos necesarios para recepcionar y archivar adecuadamente estas historias, estos recursos abarcan los aspectos humanos, materiales, logísticos y tecnológicos. Este proceso no será obstáculo para la prestación de servicios de salud a usuarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia. El incumplimiento de estas obligaciones contractuales por cualquiera de las partes, dará lugar a la aplicación de lo que en esta materia se señala al final de este anexo. PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA No. 017 DE 2014
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2. PACIENTES HOSPITALARIOS. Con 10 días de anticipación y en forma diaria a partir de esa fecha el equipo E mantendrá actualizado listado de pacientes hospitalizados en cada localidad e IPS de acuerdo a formato PE-1. FORMATO PE-1 LOCALIDAD: NOMBRE
DI
FECHA INGRESO
DIAGNOSTICO
VALOR FACTURA
IPS
El equipo E deberá comunicar a cada IPS, con copia al Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia y al equipo R que su obligación con los usuarios de la entidad cesan a partir del día XXX y que los servicios prestados a partir de esa fecha serán a cargo del nuevo contratista, quién a su vez debe iniciar este proceso con anticipación remitiendo comunicación a las IPS respectivas manifestando que asume la responsabilidad como prestador de la entidad de las obligaciones que ello genera. Este igualmente a partir de la fecha de inicio del contrato, podrá, si las condiciones de los pacientes lo permiten, trasladarlos a las instituciones de su red de servicios, red que deberá difundirse ampliamente a los usuarios tanto por el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia como por los nuevos prestadores de servicios. El incumplimiento de estas obligaciones contractuales por cualquiera de las partes, dará lugar a la aplicación de lo que en esta materia se señala al final de este anexo. 3. PROCEDIMIENTOS Y MEDICAMENTOS PENDIENTES. El equipo E elaborará y entregará listado de pacientes que tienen procedimientos o medicamentos pendientes para realizar o entregar de acuerdo a formato PE-2, con 10 días de anticipación actualizando de manera diaria esta información, entregando al equipo R dentro de la semana siguiente de inicio del contrato nuevo. Este último podrá durante los dos (2) meses siguientes identificar procedimientos y medicamentos pendientes fuera de oportunidad los cuales deberá informar al Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia para su verificación y autorización para su realización por evento a tarifas SOAT vigentes, con cargo al contratista saliente utilizando el mismo formato.
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FORMATO PE-2 LOCALIDAD: NOMBRE
DI
PROCEDIMIENTO O MEDICAMENTO ORDENADO
FECHA SOLICITUD
PLAZO PARA REALIZACION O ENTREGA
IPS
MOTIVOS PARA NO CUMPLIMIENTO
Queda claro que los procedimientos relacionados o no que se encuentren pendientes con vigencia del contrato anterior serán verificados y autorizados por el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia para su realización por el contratista saliente quién los realizará en forma INMEDIATA o en su defecto el contratista R por EVENTO y a tarifas SOAT vigentes, con cargo al contratista E. El plazo para su identificación será de 2 meses contados a partir de la vigencia contractual, los que se identifiquen con posterioridad a esa fecha serán a cargo del contratista vigente o actual. El contratista R dará continuidad, de acuerdo a los parámetros de oportunidad exigidos, a los procedimientos que requieran los usuarios. El incumplimiento de estas obligaciones contractuales por cualquiera de las partes, dará lugar a la aplicación de lo que en esta materia se señala al final de este anexo. 4. PACIENTES CON PATOLOGÍAS CRÓNICAS El equipo E dispondrá de manera permanente del listado de pacientes que presentan patologías clasificadas como crónicas el que mantendrá actualizado y que suministrará al equipo R y al Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia dentro de la semana siguiente de inicio del contrato, de acuerdo a FORMATO PE-3. En este deberá informar el diagnóstico exacto, ejemplo Enfermedad Renal Crónica estadio o etapa 2, Diabetes Mellitus Insulino dependiente o tipo 1, esto con carácter obligatorio y siguiendo los lineamientos que en esta materia ha señalado el Ministerio de la Protección Social. FORMATO PE-3 LOCALIDAD:
NOMBRE
DI
IPS
DIAGNOSTICO
FECHA PROXIMO CONTROL
OBSERVACIONES
El contratista vigente garantizará la continuidad en la prestación de servicios de estos usuarios de manera integral y oportuna, sin que la no entrega de este listado sea considerado un impedimento para la atención. PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA No. 017 DE 2014
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El incumplimiento de estas obligaciones contractuales por cualquiera de las partes, dará lugar a la aplicación de lo que en esta materia se señala al final de este anexo. 5. ENFERMEDADES CATASTRÓFICAS. Todos los pacientes con enfermedades clasificadas como catastróficas deberán ser relacionados de acuerdo a formato PE-3, el cual se entregará durante la primera semana de inicio del nuevo contrato por parte del equipo E, el equipo R verificará los listados, procedimientos, historias clínicas y procederá a ordenar los tratamientos y exámenes que se requieran para garantizar la continuidad e integralidad de su atención sin demoras y en forma inmediata. FORMATO PE-3 LOCALIDAD: NOMBRE
DI
IPS
DIAGNOSTICO
PLAN DE MANEJO
FECHA PROXIMO CONTROL
OBSERVACIONES
El incumplimiento de estas obligaciones contractuales por cualquiera de las partes, dará lugar a la aplicación de lo que en esta materia se señala al final de este anexo. INCUMPLIMIENTO OBLIGACIONES CONTRACTUALES. El contratista Saliente tiene la obligación de garantizar la totalidad de atenciones de acuerdo a lo establecido en el contrato hasta la fecha de su culminación y el contratista entrante garantizará la prestación en forma integral y total a partir del día en que asume esta obligación, lo anterior a fin de garantizar la continuidad en los tratamientos y servicios a los usuarios, su no cumplimiento será causal de sanciones sea decretando el siniestro de incumplimiento de las obligaciones contractuales sobre la póliza de garantía de cumplimiento del contrato que aquel constituyó a su favor o en caso de obligaciones por parte del contratista entrante o actual las sanciones definidas en la Minuta del Contrato vigente. Los procedimientos y medicamentos pendientes por realizar y fuera de oportunidad serán realizados con cargo al contratista saliente, si este se negase el FONDO PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA verificará y autorizará su realización al contratista actual por evento y a tarifas SOAT vigentes y el suministro de medicamentos por su valor comercial de acuerdo a factura de venta, suma que deberá cancelar el contratista saliente al entrante. Para lo anterior, el contratista entrante presentara factura a nombre de la contratista saliente remitida al FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES PROCESO DE SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA No. 017 DE 2014
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NACIONALES quien descontara de los saldos pendientes por pagar al contratista saliente. En caso de que el saldo sea insuficiente para cancelar las cuentas presentadas, el Fondo procederá a solicitar la cancelación de la diferencia al contratista saliente, dándole un plazo de quince días calendario para su pago. Vencido dicho plazo, se procederá a liquidar el contrato, de común acuerdo o unilateralmente según sea el caso, documentos estos que prestan merito ejecutivo.
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ACTA. Para legalizar la entrega de historias clínicas y listados definidos en este documento se levantará acta de todo lo actuado dentro del proceso de empalme firmada por los representantes legales de los contratistas salientes y entrantes y el representante legal del FONDO PASIVO FERROCARRILES, quién delegará en los médicos especialistas y auditores. La no firma de los representantes legales se constituye en incumplimiento dándose lugar a la aplicación de sanciones contempladas en los términos de referencia y en este documento.
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