Circular Nro. MINFIN-STN-2014-0013 Quito, D.M., 21 de octubre de 2014

Asunto: Directrices de Control de Ingresos para el registro de valores en el eSIGEF

Señores Directores o Jefes Financieros ENTIDADES DEL PRESUPUESTO GENERAL DEL ESTADO En sus Despachos.-

De mi consideración: Con el propósito de que las entidades del Presupuesto General del Estado ingresen en el eSIGEF los valores pendientes de registro correspondientes a los años 2012 y 2013, este Despacho en coordinación con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental ha determinado el procedimiento para el registro, debiendo recordar que es obligación de la entidad el registro correcto y oportuno de los valores recaudados en las cuentas institucionales aperturadas en el BCE. En este contexto, se adjunta instructivo que contiene las "Directrices para el registro en el eSIGEF de valores acreditados en las cuentas institucionales aperturadas en el Banco Central del Ecuador (control de ingresos)" mismo que deben aplicar las entidades del Presupuesto General del Estado. Es preciso señalar que en conformidad con el art. 167 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, los valores no devengados al cierre del ejercicio fiscal se convierten en excedentes de caja, mismos que deberán ser registrados pero que no podrán ser utilizados como recursos de autogestión en el vigente ejercicio fiscal. Finalmente, debo indicar que el Art. 152 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas establece que ¨Las Máximas autoridades de cada entidad u organismo público, serán los responsables de velar por el debido funcionamiento del componente de contabilidad gubernamental y los servidores de la unidades financieras de observar la normativa contable¨; por tanto, la gestión financiera es responsabilidad de la entidad. Atentamente,

Documento firmado electrónicamente Dra. María del Carmen Jibaja Rivera SUBSECRETARIA DEL TESORO NACIONAL Anexos: - Instructivo npm/mpj

* Documento generado por Quipux

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Contenido 1

CONSULTA REPORTE CONTROL DE INGRESOS ............................................................................. 3

2 CUENTAS O VALORES QUE NO SE ENCUENTRAN CONSIGNADOS EN EL REPORTE DE CONTROL DE INGRESOS CORRESPONDIENTE AL PRESENTE EJERCICIO FISCAL ................................................. 3 3 RECURSOS QUE ALIMENTAN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL ACREDITADOS EN LAS CUENTAS CR DEL BCE A PARTIR DEL 20 DE DICIEMBRE DE 2013 ......................................................... 3 4 RECURSOS ACREDITADOS EN LAS CUENTAS CR DEL BCE PARA EL CIERRE DE CUENTAS CONTABLES O REGISTRO DE FONDOS DE TERCEROS A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2012 ................ 4 5 VALORES QUE REPRESENTABAN INGRESOS PRESUPUESTARIOS Y QUE FUERON ACREDITADOS EN LAS CUENTAS CR DEL BCE DESDE EL 1 DE ENERO DEL 2012 AL 19 DE DICIEMBRE DE 2013.......... 4 5.1 Registro para la incorporación y cierre de cuentas por cobrar del año anterior: periodo 1 de enero al 19 de diciembre de 2013 ........................................................................................................................... 4 5.1.1 Incorporación cuenta por cobrar año anterior................................................................................... 4 5.1.2 Registro para el cierre de la cuenta por cobrar año anterior.............................................................. 5 5.2 Registro para la incorporación y cierre de cuentas por cobrar años anteriores: periodo 1 de enero a 31 de diciembre de 2012 ........................................................................................................................... 5 5.2.1 Incorporación cuenta por cobrar años anteriores ............................................................................. 5 5.2.2 Registro para el cierre de la cuenta por cobrar de años anteriores ................................................... 6 6

VALORES ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DE DONACIÓN (TE, DN) ............................................. 7

6.1 Valores acreditados en el año 2012................................................................................................... 7 6.2 Valores acreditados a partir del año 2013 ......................................................................................... 7 7 VALORES ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DE FONDOS DE TERCEROS FT A PARTIR DEL AÑO 2012 7 8 VALORES DEVUELTOS DE GASTOS EJECUTADOS EN AÑOS ANTERIORES Y ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DEL BCE DE TIPO CR A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2012............................................. 7 9

VALORES ACREDITADOS DESDE EL 1 DE ENERO DE 2008 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 ............ 8

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9.1 Valores acreditados en las cuentas de registro CR ........................................................................... 8 9.2 Valores acreditados en cuentas de donaciones (TE y DN) y fondos de terceros (FT): ....................... 8 10

REGISTRO DE VALORES DE ENTIDADES CERRADAS ..................................................................... 8

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DIRECTRICES PARA EL REGISTRO EN EL eSIGEF DE VALORES ACREDITADOS EN LAS CUENTAS INSTITUCIONALES APERTURADAS EN EL BANCO CENTRAL DEL ECUADOR (CONTROL DE INGRESOS) Con el propósito de facilitar a las entidades del Presupuesto General del Estado el registro de los depósitos recibidos en las cuentas del BCE, se ha implementado en la herramienta eSIGEF a partir de agosto del 2011 el “Control de ingresos”, mismo que tiene por objeto validar aquellos valores que registren las entidades como ingresos presupuestarios, fondos de terceros o devoluciones, con aquellos valores recibidos día a día en la cuenta institucional aperturada en el BCE (CR, TE, DN, CX, CN, FT) En este contexto, a continuación se detalla las instrucciones que se deberá seguir para el registro de valores en el eSIGEF:

Nota: Con la publicación del presente instructivo, las entidades del Presupuesto General del Estado no deberán remitir a la Subsecretaría del Tesoro Nacional el oficio solicitando la habilitación de la fecha mínima de ingreso para el registro de valores, en razón de que bajo el nuevo esquema ya no hay restricción en la referida fecha

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CONSULTA REPORTE CONTROL DE INGRESOS Para realizar la consulta del reporte de Control de ingresos tenemos las siguientes rutas: • •

eSIGEF/año XXXX/Tesorería/ Control de Ingresos: ingresar el periodo a consultar www.finanzas.gob.ec /Estadísticas fiscales/Tesorería/Control de ingresos/seleccionar el año a consultar

Se recomienda a la entidad que para verificar el valor pendiente de registro en el reporte de control de ingresos la consulta se lo haga desde el eSIGEF ya que la actualización es inmediata (en línea).

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CUENTAS O VALORES QUE NO SE ENCUENTRAN CONSIGNADOS EN EL REPORTE DE CONTROL DE INGRESOS CORRESPONDIENTE AL PRESENTE EJERCICIO FISCAL En el caso de que en el presente ejercicio fiscal la cuenta que la entidad mantiene aperturada en el Banco Central del Ecuador no se refleje en el reporte de "Control de ingresos", mediante correo electrónico ([email protected] y [email protected]) deberá remitir la siguiente información y anexar el estado de cuenta: • • • • •

Número de Cuenta del BCE RUC de la entidad Código institucional y nombre de la entidad Detalle de fechas en las que la cuenta ha tenido depósitos y no se refleja en control de ingresos Número de teléfono de contacto y nombre de la persona responsable.

Es preciso señalar que para efectos de Control de ingresos las únicas cuentas que se crearán en el eSIGEF son las cuentas aperturadas en el Banco Central del Ecuador (CR, TE, DN, CX, CN, FT), y que es obligación de la entidad verificar diariamente que en el reporte de Control de ingresos reflejen todos los valores.

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RECURSOS QUE ALIMENTAN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL ACREDITADOS EN LAS CUENTAS CR DEL BCE A PARTIR DEL 20 DE DICIEMBRE DE 2013

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En conformidad a las directrices de cierre 2013 y apertura 2014, le corresponderá a la entidad registrar como ingresos del ejercicio 2014 todos los valores acreditados en las cuentas CR aperturadas en el BCE a través de un CUR presupuestario de ingresos, siempre y cuando los recursos que se registren alimenten el presupuesto institucional (fuente: 001, 002 ó 003). Es preciso señalar que son considerados valores de autogestión (fuente 002) aquellos recursos que fueron generados por la venta de un bien (producido por la entidad) o la prestación de un servicio.

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RECURSOS ACREDITADOS EN LAS CUENTAS CR DEL BCE PARA EL CIERRE DE CUENTAS CONTABLES O REGISTRO DE FONDOS DE TERCEROS A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2012 En el caso de que la entidad tenga en el asiento de apertura cuentas contables (por ejemplo anticipos de fondos, cuentas por cobrar, etc.) que se cierren con la recaudación de los valores acreditados en la cuenta del tipo CR desde el 1 de enero de 2012 o que tenga que realizar una recaudación de fondos de terceros, procederá de la siguiente manera:

4.1

Observar en el reporte "Control de ingresos" columna "saldo por registrar", que la institución tenga valores pendientes de registro

4.2

Realizar el tipo de registro que corresponda y APROBAR los CURs contables (CUR generado para la recaudación) Es preciso señalar que en el campo “fecha real del ingreso” la entidad ingresará la fecha correspondiente al día en el que se acreditaron los valores en la cuenta del Banco Central del Ecuador, fecha que deberá validar con el reporte control de ingresos

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VALORES QUE REPRESENTABAN INGRESOS PRESUPUESTARIOS Y QUE FUERON ACREDITADOS EN LAS CUENTAS CR DEL BCE DESDE EL 1 DE ENERO DEL 2012 AL 19 DE DICIEMBRE DE 2013 En aquellos casos que la entidad no realizó el registro del devengado (cuenta por cobrar) de los valores que alimentaban al presupuesto institucional y que fueron acreditados en la cuenta de BCE del tipo CR periodo 1 de enero de 2012 al 19 de diciembre de 2013, le corresponderá registrar contablemente los valores a través de la incorporación de cuentas por cobrar del año anterior (2013) o cuentas por cobrar de años anteriores (2012), para lo que deberá realizar el procedimiento que a continuación se detalla. Es preciso señalar que las clases de registro se encuentran desconcentradas, es decir, no se requiere oficio para su habilitación.

5.1

Registro para la incorporación y cierre de cuentas por cobrar del año anterior: periodo 1 de enero al 19 de diciembre de 2013

5.1.1

Incorporación cuenta por cobrar año anterior

5.1.1.1

Observar en el reporte "Control de ingresos" columna "saldo por registrar", que la institución tenga valores pendientes de registro y que correspondan a ingresos que debían alimentar el presupuesto institucional.

5.1.1.2

Aplicar las clases de registro que a continuación se detalla a través de la ruta: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE. •

IAC1- Incorporación de cuentas por cobrar año anterior: Registro utilizado para incorporar la cuenta por cobrar del año anterior de los ingresos que fueron presupuestarios y que no se registraron en el eSIGEF (valores acreditados en la cuenta del BCE periodo 1 de enero al 19 de diciembre 2013)

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CUENTA CONTABLE 124.85.XX 629.52

DESCRIPCIÓN Cuentas por Cobrar del Año Anterior Ajustes de Ejercicios Anteriores

NATURALEZA Débito Crédito

La entidad deberá seleccionar la cuenta contable que indique el concepto por el que se generó el recurso •

IAC2-Incorporación de cuentas de años anteriores de valores de IVA por ingresos no registrados: Registro utilizado en los casos en que la factura de ingreso grave IVA 12% CUENTA CONTABLE 124.85.86 224.85.86

DESCRIPCIÓN Cuentas por Cobrar Año Anterior Impuesto al Valor Agregado-Ventas Cuentas por Pagar Impuesto al Valor Agregado – Cobrado Año Anterior

NATURALEZA Débito Crédito

5.1.2

Registro para el cierre de la cuenta por cobrar año anterior

5.1.2.1

Proceder a realizar la reclasificación de la cuenta por cobrar establecida en el numeral 5.1.1.2 por el mismo monto registrado, con el objetivo de cerrar la cuenta contable 124.85.XX y reclasificar el saldo a la cuenta contable 113.85.XX

5.1.2.2

Posteriormente efectuar el registro de recaudación de los valores consignados en la cuenta contable 113.85.XX establecida en el numeral 5.1.2.1 a través de la ruta: Contabilidad / Registro de Operaciones no Presupuestarias / Recaudación y pago de CxC AA y Fondos de Terceros / Recaudación, con el tipo de transacción 63 y la clase de registro que corresponda en conformidad con la cuenta por cobrar creada en el numeral 5.1.2.1. EL CUR Contable de recaudación la entidad lo APROBARÁ directamente. Es preciso señalar que en el campo fecha real del ingreso la entidad ingresará la fecha correspondiente al día en el que se acreditaron los valores en la cuenta del Banco Central del Ecuador, fecha que deberá validar con el reporte control de ingresos.

Adicionalmente se debe indicar que el registro de los valores para las entidades de Administración Central no representará disponibilidades que podrán utilizar en el presente ejercicio fiscal en virtud de lo dispuesto en el art. 167 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; y que para las Universidades y Escuelas Politécnicas su uso estará sujeto a las directrices que para el efecto emita el Ministerio de Finanzas a través de la Subsecretaría de Presupuestos. 5.2

Registro para la incorporación y cierre de cuentas por cobrar años anteriores: periodo 1 de enero a 31 de diciembre de 2012

5.2.1

Incorporación cuenta por cobrar años anteriores

5.2.1.1

Observar en el reporte "Control de ingresos" columna "saldo por registrar", que la institución tenga valores pendientes de registro y que correspondan a ingresos que debían alimentar el presupuesto institucional correspondiente al ejercicio fiscal 2012.

5.2.1.2

Aplicar las clases de registro que a continuación se detalla a través de la ruta: Contabilidad / Registro Contable / Comprobante Contable UE

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•

IAC3 - Incorporación de cuentas por cobrar de años anteriores: Registro utilizado para incorporar la cuenta por cobrar de años anteriores de los ingresos que fueron presupuestarios y que no se registraron en el eSIGEF (valores acreditados en la cuenta del BCE en el año 2012)

CUENTA CONTABLE 124.83.XX 629.52

DESCRIPCIÓN Cuentas por Cobrar de Años Anteriores Ajustes de Ejercicios Anteriores

NATURALEZA Débito Crédito

La entidad deberá seleccionar la cuenta contable que indique el concepto por el que se generó el recurso •

IAC2: - Incorporación de cuentas de años anteriores de valores de IVA por ingresos no registrados: Registro utilizado en los casos en que la factura de ingreso grave IVA 12% (año 2012) CUENTA CONTABLE 124.83.86 224.83.86

DESCRIPCIÓN Cuentas por Cobrar de Años Anteriores Impuesto al Valor Agregado-Cobrado Cuentas por Pagar Años Anteriores Impuesto al Valor Agregado-Cobrado

NATURALEZA Débito Crédito

Nota: La clase de registro IAC3 lo aplicará la entidad siempre y cuando en el ejercicio 2013 no haya realizado la clase de registro IAC2 y los valores pendientes de registro no se encuentren como cuentas por cobrar en el asiento de apertura 2014

5.2.2

Registro para el cierre de la cuenta por cobrar de años anteriores

5.2.2.1

Proceder a realizar la reclasificación de la cuenta por cobrar establecida en el numeral 5.2.1.2 por el mismo monto registrado, con el objetivo de cerrar la cuenta contable 124.83.XX y reclasificar el saldo a la cuenta contable 113.83.XX

5.2.2.2

Posteriormente efectuar el registro de recaudación de los valores consignados en la cuenta contable 113.83.XX establecida en el numeral 5.2.2.1 a través de la ruta: Contabilidad / Registro de Operaciones no Presupuestarias / Recaudación y pago de CxC AA y Fondos de Terceros / Recaudación, con el tipo de transacción 63 y la clase de registro que corresponda en conformidad con la cuenta por cobrar creada en el numeral 5.2.2.1. EL CUR Contable de recaudación la entidad lo APROBARÁ directamente. Es preciso señalar que en el campo fecha real del ingreso la entidad ingresará la fecha correspondiente al día en el que se acreditaron los valores en la cuenta del Banco Central del Ecuador, fecha que deberá validar con el reporte control de ingresos.

Adicionalmente se debe indicar que el registro de los valores para las entidades de Administración Central no representará disponibilidades que podrán utilizar en el presente ejercicio fiscal en virtud de lo dispuesto en el art. 167 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas; y que para las Universidades y Escuelas Politécnicas su uso estará sujeto a las directrices que para el efecto emita el Ministerio de Finanzas a través de la Subsecretaría de Presupuestos.

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6 6.1

VALORES ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DE DONACIÓN (TE, DN) Valores acreditados en el año 2012 Para aquellos valores acreditados en las cuentas de donaciones (TE y DN) en el año 2012, las entidades deberán realizar la conciliación bancaria y coordinar con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental a efectos de que se les instruya la clase de registro que deben aplicar para ingresar en el eSIGEF los valores pendientes de registro correspondientes al año 2012., de no tener la conciliación bancaria la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental no podrá instruir ni habilitar las clases de registro respectivas.

6.2

Valores acreditados a partir del año 2013 Para los recursos por concepto donación acreditados en las cuentas del tipo TE y DN a partir del año 2013 y que consten como saldo por registrar en el reporte de control de ingresos, las entidades deberán realizar el registro que corresponda.

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VALORES ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DE FONDOS DE TERCEROS FT A PARTIR DEL AÑO 2012 Para los recursos acreditados en las cuentas del tipo FT a partir del año 2012 y que consten como saldo por registrar en el reporte de control de ingresos, las entidades deberán conciliar las cuentas y realizar el registro que corresponda para la recaudación de valores.

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VALORES DEVUELTOS DE GASTOS EJECUTADOS EN AÑOS ANTERIORES Y ACREDITADOS EN LAS CUENTAS DEL BCE DE TIPO CR A PARTIR DEL 1 DE ENERO DE 2012 En aquellos casos que las entidades de la Administración Central (sector 111) que recuperaron o tengan que recuperar valores de gastos ejecutados presupuestariamente en años anteriores (fuente 001, 002 y 003), deberán proceder con la devolución al Tesoro Nacional, siempre y cuando luego del análisis contable no tenga que cerrar cuentas contables con cargo a los valores recuperados (por ejemplo anticipos de remuneraciones, de fondos, de viáticos, de proveedores, de contratistas, cuentas por cobrar, etc.): Para proceder con la devolución al Tesoro Nacional deberán realizar lo siguiente:

8.1

Observar en el reporte "Control de ingresos" columna "saldo por registrar", que la institución tenga valores pendientes de registro.

8.2

Realizar una recaudación de fondos de terceros, a través de la ruta: Contabilidad / Registro de Operaciones no Presupuestarias / Recaudación y pago de CxC AA y Fondos de Terceros / Recaudación En el campo “descripción” del CUR contable la entidad deberá indicar el motivo de la recuperación e incluirá la frase “Para posterior devolución al Tesoro Nacional” Adicionalmente en el campo “fecha real del ingreso” la entidad ingresará la fecha correspondiente al día en el que se acreditaron los valores en la cuenta del Banco Central del Ecuador, fecha que deberá validar con el reporte de control de ingresos

8.3

APROBAR el CUR contable

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8.4

Una vez realizado el numeral 8.3 procederá con la devolución de fondos de terceros a la cuenta del Tesoro Nacional No. 01110180 vinculada al RUC 9999999999996, a través de la ruta: Contabilidad / Registro de Operaciones no Presupuestarias / Recaudación y pago de CxC AA y Fondos de Terceros / Devolución

8.5

Realizar el procedimiento para Autorizar el Pago por el módulo de Tesorería y luego por el módulo de Contabilidad

8.6

Luego de verificar a través del reporte de “Relación de Pagos y sus estatus” del eSIGEF que los valores fueron acreditados en la cuenta No. 01110180, notificará a través de oficio al Tesoro Nacional que ha procedido con la devolución de valores.

Es preciso señalar que los valores recuperados no deben ser considerados como recursos de autogestión.

9 9.1

VALORES ACREDITADOS DESDE EL 1 DE ENERO DE 2008 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011 Valores acreditados en las cuentas de registro CR Para aquellos valores que están pendientes de registro y que fueron efectivamente acreditados desde el 1 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2011 en las cuentas del tipo CR, se comunica que se está desarrollando un proceso con la información de los estados de cuenta y el eSIGEF desde el año 2008, a efectos de tener una conciliación entre lo registrado en el eSIGEF y lo recaudado efectivamente en la cuenta de registro (CR) institucional aperturada en el BCE; por lo que por el momento no es posible realizar la recaudación en el eSIGEF de los valores correspondientes al periodo señalado. Sin embargo, se sugiere que por el momento la Institución realice la conciliación bancaria de los valores que fueron ingresados en la herramienta eSIGEF con los recaudados en las cuentas CR institucionales del Banco Central del Ecuador, a efectos de determinar inconsistencias mismas que podrán ser resueltas con las directrices que este Ministerio emita en lo posterior.

9.2

Valores acreditados en cuentas de donaciones (TE y DN) y fondos de terceros (FT): Para aquellos valores acreditados en cuentas de donaciones (TE y DN) y fondos de terceros (FT) las entidades deberán realizar la conciliación bancaria y coordinar con la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental a efectos de que se les instruya la clase de registro que deben aplicar para ingresar en el eSIGEF los valores pendientes de registro correspondientes al periodo 1 de enero de 2008 al 31 de diciembre de 2011, de no tener la conciliación bancaria la Subsecretaría de Contabilidad Gubernamental no podrá instruir ni habilitar las clases de registro respectivas.

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REGISTRO DE VALORES DE ENTIDADES CERRADAS En aquellos casos que las entidades requieran registrar valores desde una cuenta perteneciente a una entidad que concluyó con sus actividades a efectos de cerrar una cuenta contable (por ejemplo anticipos de fondos, de viáticos, proveedores, cuentas por cobrar, etc.), deberán realizar lo siguiente:

10.1

Consultar en el reporte de control de ingresos que la entidad cerrada tenga valores pendientes de registro. Se debe señalar que para realizar la consulta del reporte de años anteriores deberán ingresar a la entidad cerrada.

10.2

Enviar un oficio a la Subsecretaría del Tesoro Nacional solicitando la vinculación de la cuenta con la nueva entidad. El documento a remitir deberá contener la siguiente información:

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• • • • • • •

Motivo en el que se explique la razones del por qué requieren la vinculación de la cuenta, de ser el caso se incluirá la base legal (ejemplo acuerdo ministerial en el que se indique el cierre de la entidad y que las competencias pasan a la nueva entidad). Código institucional de la entidad cerrada Código institucional de la entidad que requiere hacer el registro Número de cuenta del BCE perteneciente a la entidad cerrada desde la que se requiere hacer la recaudación Año de la recaudación Detalle de fechas en las que la cuenta del BCE ha tenido depósitos Número de teléfono de contacto, correo electrónico y nombre de la persona responsable.

10.3

Una vez que se encuentre la información disponible para el registro, el analista de la Subsecretaría del Tesoro Nacional estará remitiendo vía correo electrónico la atención al pedido a efectos de que la entidad registre el valor.

10.4

Al momento de realizar el registro de valores, la entidad en el campo “cuenta monetaria UOD” deberá seleccionar la cuenta del BCE de la entidad cerrada y en “fecha real del ingreso” la fecha en la que el valor fue acreditado en la cuenta del BCE.

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