AUTO-EVALUACIÓN DE C ONTROL (CSA): NUEVA HERRAMIENTA QUE AGREGAR VALOR P OR: N AHUN F RETT, MBA, CIA, CCSA, CPA, CFE Durante muchos años he visto como auditores internos, contralores, gerentes financieros y contadores trabajan afanosamente y de forma unilateral en la creación de un sistema de control interno adecuado, a través de la preparación de políticas, procedimientos, formularios, etc., notamos como el control interno es visto por el personal de la empresa como algo exclusivo del área financiera, los cuales fijan reglas y controles que limitan el adecuado desempeño de sus funciones y no promueven la creatividad e innovación del personal. Si hablamos con miembros del departamento de ventas, mercadeo, producción, transportación o informática observaremos que el control interno es percibido como una barrera u obstáculo, que no permiten que el personal realice el trabajo, de forma que los objetivos deseados sean alcanzados. La tradición y raíces de nuestras organizaciones deben ser nuestras guías, pero no deben atarnos al pasado, no debemos permitir que nuestra forma de hacer el trabajo esté anclada, suspendida, estática en el pasado. La auto-evaluación cambia la forma en que trabajamos en el desarrollo del control interno, esto se logra a través de realizar evaluaciones de los procesos de negocio de nuestras empresas, de forma participativa, junto con el personal que está envuelto diariamente en el proceso. La auto-evaluación entiende que el control interno es asunto de todos. Esto significa que todo el personal de la compañía debe trabajar juntos hacia una responsabilidad mutua, que es la de mejorar el ambiente de control. Si un control, proceso, procedimiento o tarea crítica para el éxito de la organización no está funcionando adecuadamente, todos trabajamos juntos para lograr perfeccionarlo.

AUTO-EVALUACIÓN DE CONTROL

“Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” Dice un proverbio Japonés. El trabajar junto a otros desarrolla una sinergia especial. Sinergia significa que el todo es más que la suma de las partes. La sinergia se muestra en todas las partes de la naturaleza. Si juntamos dos trozos de madera podrán sostener un peso mayor que la suma de los pesos que sostienen ambos trozos por separado. La sinergia es el punto donde el cambio cuantitativo se transforma en el cambio cualitativo. De eso trata la auto-evaluación de control, de promover el trabajo en equipo. ¿QUÉ ES AUTO-EVALUACIÓN DE CONTROL? La auto-evaluación de control (CSA) es una vía para ayudar a la organización a incrementar su habilidad para alcanzar los objetivos de negocio. La mayor parte del tiempo, esto se hace a través de una serie de talleres o reuniones facilitadas por el departamento de auditoría o finanzas. Estos talleres pueden ser aplicados a proyectos, procesos, unidades de negocio, funciones, o básicamente cualquier nivel, cuyos objetivos puedan ser claramente definidos. Los talleres envuelven al personal responsable del logro de objetivo organizacional, diseñados para examinar, evaluar y reportar la probabilidad de que los objetivos sean alcanzados. Aunque los auditores internos, actualmente fue el grupo que introdujo el CSA en la organización, en realidad es una herramienta para toda la empresa. La organización ciertamente se beneficia por el amplio uso de esta técnica. Además, otras divisiones profesionales, tales como, recursos humanos o desarrollo organizacional, las cuales actualmente realizan reuniones, pueden ver el CSA como una herramienta aceptable en su trabajo. AUTO-EVALUACIÓN DE CONTROL

Aunque los auditores internos, actualmente fue el grupo que introdujo el CSA en la organización, en realidad es una herramienta para toda la empresa. La organización ciertamente se beneficia por el amplio uso de esta técnica. Además, otras divisiones profesionales, tales como, recursos humanos o desarrollo organizacional, las cuales actualmente realizan reuniones, pueden ver el CSA como una herramienta aceptable en su trabajo. En algunas ocasiones una encuesta o cuestionario escrito es usado en vez de un taller. Sin embargo, la meta es la misma sin importar qué medio de evaluación se use. La meta es ayudar a la organización a evaluar la posibilidad de alcanzar sus objetivos usando el conocimiento de su personal, quiénes son los responsables del cumplimiento de los objetivos. CSA es un proceso proactivo que fomenta el trabajo en equipo, evaluando y recomendando mejoras para incrementar la posibilidad de alcanzar los objetivos. Un trabajo en equipo es simplemente un grupo de empleados trabajando en conjunto hacia un objetivo o meta común. DEFINICIÓN DE AUTO-EVALUACIÓN DE CONTROL La primera definición formal, desarrollada en 1995 por Glenda Jordan en una de las primeras publicaciones acerca CSA del IIA establece que: La organización que usa la auto-evaluación de control posee un proceso formal documentado, en el cual la gerencia y/o equipo de trabajo envuelto en la función de negocio: Juzgan la efectividad del proceso llevado a cabo y deciden si la probabilidad de alcanzar algún o todos los objetivos de negocio son razonablemente seguras. Otra definición publicada por el IIA en 1998 es que: CSA es un proceso, a través del cual la efectividad del control interno es examinada y evaluada. El objetivo es proveer seguridad razonable de que los objetivos de negocio serán alcanzados. BENEFICIOS DE LA AUTO-EVALUACIÓN DE CONTROL De acuerdo al libro Control Self-assessment: Making the Choice de Glenda S. Jordan, CIA, CPA, CFE, los principales beneficios del CSA son:

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Ayuda a los empleados de línea de todos los niveles a entender y asumir su responsabilidad y cumplimiento del efectivo control y riesgo gerencial. CSA incluye un elemento educativo importante que ayuda al personal de línea a entender mejor el riesgo y asuntos de control. Las acciones correctivas pueden ser más efectivas, debido a que los participantes “son dueños” de los resultados. El CSA provee una cobertura amplia de asuntos importantes, debido a que los expertos, el equipo de trabajo, pueden rápidamente enfocar los riesgos y controles claves. El CSA mejora la comunicación en todos los niveles, debido a que los talleres pueden incluir múltiples lugares, departamentos, funciones y niveles de personal. El CSA enseña a los participantes cómo analizar y reportar sobre control interno, así ayuda a incrementar la conciencia de control en la organización entera. Incrementa la preocupación de los objetivos organizacionales y el rol del personal en el logro de las metas y objetivos. Motiva al personal para el diseño e implementación cuidadosa de procesos de control y mejoramiento continuo de los controles operativos. El CSA puede ayudar a la auditoría a focalizar solamente los puntos de alto riesgo y concentrar los esfuerzos de auditoría en éstos. Los talleres de CSA pueden proveer evaluación sobre controles suaves o colaborativos que son difíciles de evaluar por la auditoría tradicional. Incrementa la participación de la gerencia en las tareas de mejorar el ambiente de control interno.

FORMATOS DE AUTO-EVALUACIÓN DE CONTROL En el panfleto Una Perspectiva sobre Auto-evaluación de Control se identifican tres enfoque principales para el CSA: reuniones del equipo facilitador (talleres), cuestionarios (encuestas) y análisis de producción gerencial. A continuación presentamos los principales enfoques usados para implementar un proceso de autoevaluación de control en una empresa:

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ENFOQUE DE TALLER El taller es el enfoque más popular de CSA. Un taller es una reunión facilitada por un auditor interno y diseñada para evaluar los riesgos y controles de un proceso u objetivo dado. Como regla básica, el taller envuelve 6 ó 15 participantes y dos auditores (uno como facilitador y el otro como escribiente o registrador) y dura de dos a cuatro horas. ENFOQUE DE ENCUESTA El enfoque de CSA de cuestionarios emplea la forma de encuesta, la cual ofrece la oportunidad de una simple respuesta de “Si/No” o “Tiene/No tiene”. Los dueños del proceso emplean los resultados para evaluar su propia estructura. Los auditores han usado los cuestionarios por muchos años y el uso de éstos en el CSA no es muy diferente. Una diferencia de los cuestionarios de auditoría es que los cuestionarios de CSA deben ser escrito en el lenguaje de receptor, no en el del auditor. Nadie estará disponible para interpretar o aclarar la pregunta, por lo que éstos la contestarán en la forma que la entiendan, o la saltarán sino la comprenden. Los cuestionarios son frecuentemente usados, cuando la cultura de la organización no acepta efectivamente las respuestas directas de los participantes en los talleres (cuando los participantes no discuten los asuntos, honesta y abiertamente). Esto puede ser por temor a represarías por parte de la gerencia, miedo de perder el apoyo del grupo u otros factores. ANÁLISIS PRODUCCIÓN GERENCIAL Este incluye cualquier documento que los grupos puedan producir información acerca de controles para gerencia. Este método está incluido en el panfleto Una Perspectiva sobre Auto-evaluación de Control.

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CONCLUSIÓN La auto-evaluación de control me recuerda el vuelo de los cansos, tal vez, le interese saber por que los gansos cuando vuelan, lo hacen en forma de V. Lo hacen porque al batir sus alas, cada pájaro produce un movimiento en el aire que ayuda al pájaro que va detrás de el. Volando en V, la bandada de gansos aumenta por lo menos un 71 % su poder de vuelo, en comparación con un pájaro que vuela solo. Cada vez que un ganso sale de la formación, siente inmediatamente la resistencia del aire, se da cuenta de la dificultad de hacerlo solo y vuelve a la formación para beneficiarse del compañero que va adelante. El trabajo en equipo tiene su propia matemática, al combinar dos o más personas en el logro de una meta común, de repente 1 más 1 se convierten en más que dos. Cuando usted nos involucra como parte de la solución, podemos ayudarle a cumplir con sus metas y objetivos de diversas maneras. Recuerde que las personas tienden a resistir lo que se les impone, en cambio la gente siempre apoyará lo que ellos han ayudado a crear. Cuando le pregunten ¿Qué es el Control?, recuerde que es: Todo aquello que apoya a las personas en sus esfuerzos para alcanzar los objetivos de la organización: Habilidades, procesos, información, sistemas, políticas, trabajo en equipo, liderazgo, recursos, estructura, comunicación y procedimientos. La autoevaluación de control es importante porque fomenta el trabajo en equipo y nos permite preguntarnos: ¿Con mi trabajo aporto valor agregado al logro de los objetivos de mi área, los mi departamento o de mi empresa? ¿Qué será necesario cambiar? La reorganización es una condición permanente de las organizaciones saludables. Las ideas más brillantes surgen de gente ordinaria, trabajando junta en forma extraordinaria, la auto-evaluación es una alternativa efectiva que nos permite mejorar la calidad del trabajo, reducir costos e incrementar la eficiencia.

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