Séptima Reunión de Usuarios ExLibris Chile Viña del Mar, 26 y 27 de julio

AUTOMATIZACION DEL INGRESO DE FACTURAS SWETS EN ALEPH Verónica Rodríguez Jefe Suscripciones Dpto. de Adquisiciones Sistema de Bibliotecas [email protected]

ANTECEDENTES El Sistema de Bibliotecas de la UC a través del Departamento de Adquisiciones realiza la adquisición centralizada para las 9 bibliotecas de la Universidad, en razón a: • Compras por una vez

• Suscripciones • Canje y donaciones

ANTECEDENTES Suscripciones • Al año 2011 se subscribió 2353 títulos que incluyen revistas en sus diversos formatos, bases de datos y paquetes de revistas electrónicas. No se considera en esta cifra los paquetes suscritos a través de los Consorcios Cincel y Alerta. • De este total de 2353 títulos, 1447 se suscribió a través del proveedor Swets, que envía facturación única, y corresponden al 62% respecto del total de los títulos suscritos.

CRONOLOGIA MANEJO FACTURAS PROVEEDOR SWETS Antes del 2002

2002-2005

• Manejo manual de la documentación: facturas • Módulo de adquisiciones no implementado en Aleph • Implementación de módulo de adquisiciones en Aleph • Carga semiautomática realizada por la Dirección de Informática de la UC, de facturas del proveedor Swets

2006-2008

• Ingreso manual de las facturas Swets al módulo de adquisiciones en Aleph

2009

• En el año 2009 se solicitó carga de la información de las facturas Swets a la Dirección de informática, solicitud no cursada

2010-

• Implementación aplicación Facturas Swets: solución automatizada

Envío de Facturas Swets

Recepción de Facturas

Búsqueda en Aleph y/o listado impreso de número de Orden de Compra

Asignación de número de OC a cada título facturado

Solicitud de Facturas

Ingreso de Factura en BD Aleph

Revisión aleatoria de Facturas ingresadas

PROCESO MANUAL

No

Corrección de datos

Datos correctos Si

Facturas ingresadas

ESCENARIO

Necesidad

Ingreso de las facturas del Agente Swets a la base de datos Aleph en forma automatizada. Principal: Tiempo que se destina a esta labor: dedicación exclusiva

Problema Secundarios: errores en el ingreso manual de datos no detectados en forma inmediata.

Solución

Aplicación para el ingreso automatizado de las facturas Swets desarrollada por Dirección de Informática UC

BUSCANDO LA SOLUCION El año 2010 se sostuvieron reuniones de trabajo con la Dirección de Informática de la UC, en ellas se revisaron: Documento: “Requerimiento traspaso de datos factura definitivas Swets a módulo de adquisiciones Aleph” Documento: “Pauta de verificación de datos”, el cual incluía: Datos a verificar en la cabecera de la factura Datos a verificar en las líneas de ítem de la factura Datos a verificar de la orden de compra Datos a verificar del presupuesto

También se especificó cómo se asociaba manualmente el presupuesto de los respectivos fondos o compromisos a la factura Swets

REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH

El proveedor envía los datos de la factura Swets en una planilla Excel, la cual contiene entre otra información

Código de Proveedor Numero factura Estado Tipo Fecha de Recepción Débito / Crédito Fecha de Factura Titulo Referencia Swets Susc. desde Volumen cargado desde Numero desde Suplemento desde hasta Volumen cargado hasta Numero hasta Suplemento hasta Moneda Cantidad neta

Tipo de cambio Costo Local

REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH Dato en planilla Excel

Para efectuar el traspaso de estos datos se debe:

1. Crear la factura general para cada número de factura diferente en planilla Swets. Esta información se repite en cada línea de ítems de una factura.

Código de Proveedor Numero Factura Tipo Estado Moneda Cantidad Neta

Cantidad Neta

Fecha de Factura Fecha de recepción Crédito / Débito Costo Local

2. Agregar a la factura general los ítemes cobrados en cada una de ellas, para esto hay que ubicar las órdenes Tipo S y O (Z68ORDER-TYPE) equivalentes con fecha de apertura de la OC y comparando los siguientes datos:

Tipo de cambio

Equivalencia en forma de Factura Código de Proveedor Numero de Factura Tipo Estado Moneda Cantidad Neta (suma del total de las líneas que tienen el mismo número de factura) Total (suma del total de las líneas que tienen el mismo número de factura) Fecha de Factura Fecha de Recepción D Costo Local (tipo de cambio x cantidad total) Tipo de cambio

Campo equivalente Aleph Z77-VENDOR-CODE Z77-ORIG-INVOICENUMBER Z77-I-TYPE Z77-I-STATUS Z77-I-CURRENCY Z77-I-NET-AMOUNT

Z77-I-TOTAL-AMOUNT

Z77-I-DATE Z77-I-REC-DATE Z77-CREDIT-DEBIT Z77-P-AMOUNT Z77-I-CURRENCY-RATIO

Z68-VENDOR-REFEREN-NO (Referencia, Swets Referencia) Z68-VENDOR-CODE (Proveedor, debe ser igual a Swets)

Z68-NO-UNITS (Número de Unidades=1)

REQUERIMIENTOS TRASPASO DATOS FACTURA DEFINITIVA SWETS A MODULO ADQUISICIONES ALEPH 3. Una vez ubicadas las órdenes de compra (OC) correspondientes hay que vaciar los siguientes datos: Dato en planilla Excel

Equivalencia en forma de Factura

Campo equivalente Aleph

Precio Total Precio Total

No. de orden Cod. Proveedor=SWETS Cantidad Neta Total

03 Z75-DOC-NUMBER 03 Z75-VENDOR-CODE 02 Z75-I-NET-AMOUNT 02 Z75-I-TOTAL-AMOUNT

*Separados con guion si tienen ambos datos, Ej. Susc. desde – hasta=01/01/2009 31/12/2009

Nota

02 Z75-I-NOTE

Tick en Estado de Factura “Completa”=C Marcar “Débito”=D No. de Factura Moneda=US$ Susc. desde hasta

02 Z68-INVOICE-STATUS

Volumen cargado desde – Volumen cargado hasta =v.82-84 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío) Numero desde – número hasta=n.198-203 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío) Suplemento desde- Suplemento hasta=supl.6-7 (Si es el mismo volumen en ambas columnas dejar vacío) *Separados por espacio si tienen más de un dato, Ej. v.189 n.1-2 Supl.6-7

Moneda Inicio del cargo Final del cargo

02 Z75-I-CREDIT-DEBIT 03 Z75-INVOICE-NUMBER 02 Z75-I-DATE-FROM 02 Z75-I-DATE-TO

PAUTA DE VERIFICACION 1.- DATOS A VERIFICAR EN LA CABECERA DE LA FACTURA Número de factura = tomar número de factura planilla Excel

Fecha de factura = tomar fecha factura planilla Excel Fecha de recepción = tomar fecha planilla Excel

Código de proveedor = Swets

Tipo = REG

Debe quedar en CERO (0) Embarque Gastos generales Seguro Descuento Porcentaje IVA IVA

Estado = REG Cantidad Neta = Verificar suma líneas con Planillas Cantidad Neta total = Verificar suma líneas con Planillas Total = Cantidad Neta Total IVA incluido = Total

Moneda = US$ Tipo de cambio = información contenida en la planilla

Débito = debe estar marcado con un punto

Debe quedar en BLANCO Refer. a factura Receptor IVA IVA por línea de ítem Porcentaje IVA IVA Nota

PAUTA DE VERIFICACION 2.- DATOS A VERIFICAR EN LAS LINEAS DE ITEM Número de unidades = 1 Débito = Debe estar marcado con un punto Verificar fecha traslapada = debe estar con un ticket √

Código de proveedor = Swets Cantidad neta = valor de la línea de cada factura Total = cantidad neta Cantidad local = cantidad neta x tipo de cambio

Total IVA incluido = Total

Nota = Debe indicar periodo cobrado, verificar la planilla Excel

Número de factura = número de factura de cabecera Debe quedar en CERO (0) Cantidad adicional Porcentaje IVA IVA

Debe quedar en BLANCO Código de objeto

PAUTA DE VERIFICACION 3.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA

Estado de factura “Completa” = debe estar tickeada √

PAUTA DE VERIFICACION 4.- DATOS A VERIFICAR EN LA ORDEN DE COMPRA Balance En la mayoría de los títulos el presupuesto involucrado será REV EXT, antes de hacer la carga de la factura se debe imprimir el balance. Posterior a la carga variará: Compromisos = Disminuirá

Facturas sin pagar = Aumentarán Balance actual = variará (total asignado: facturas sin pagar, facturas pagadas) Balance libre = variará (total asignado – compromisos – facturas sin pagar – facturas pagadas)

PAUTA DE VERIFICACION 5.- COMO ASOCIAR PRESUPUESTOS A FACTURAS SWETS Cada Orden de Compra tiene un presupuesto comprometido, a este mismo presupuesto hay que cargar los montos asignados a cada Orden de Compra en la factura.

La Tabla involucrada es la Z601, en la cual podemos indicar que en algunos campos debe ir:

Z601-BUDGET-NUMBER = Presupuesto comprometido a la orden de compra Z601-VENDOR-CODE = Swets Z601-INVOICE-NUMBER = Número de factura Swets que corresponda Z601-TYPE = Inv Z601-CREDIT-DEBIT = D Z601-CURRENCY = US$ Z601-CURRENCY RATIO = mismo tipo de cambio especificado para la factura

PAUTA DE VERIFICACION 6.- TRANSACCIONES

Transacciones Deben aparecer las órdenes incluidas en las facturas cargadas, indicando en:

Cant. Local = Total de la línea de ítem de la factura

Orden = Número de la orden de compra pagada

C/D = D

Factura = Código del proveedor/número de factura

Pagado = N Moneda = US$

Tipo = INV

Fecha = Día en que se efectuó la carga al presupuesto

BUSCANDO LA SOLUCION Para el desarrollo de una aplicación era necesario encontrar el punto de unión entre la información contenida en las facturas Swets y la contenida en nuestra base de datos, lo que resultó en:

número de suscripción

referencia proveedor

A su vez, se hace necesario chequear y validar los siguientes datos: • Proveedor • Tipo de OC • Fecha de proceso

SOLUCION Especificación técnica de la solución: Implementación

INTERFAZ

Implementada en la aplicación Cliente/Servidor “Power builder” cuyo objetivo es leer la planilla Excel y transportar los datos a la tabla de paso FACTURA_ALEPH

Procedimiento sp_carga_factura_swets, cuyo objetivo es actualizar las tablas Z601, Z75, Z68 y Z77 del sistema Aleph, con la información contenida en la planilla Excel actualizada por el usuario. FACTURA_ALEPH, la cual contiene toda la información de la planilla Excel que es tomada como entrada

TABLAS DE PASO LOG_ERROR_SWETS, la cual contiene los errores del proceso

© Carlos Saldaña, Analista Sistemas Dirección Informática - PUC

Archivo excel Entrada Facturas Swets

Ingreso Parámetros

Diagrama Flujo Aplicación Facturas Swets

Proceso Facturas Swets

Tabla Facturas_swets

Proceso Carga Tabla Z77 (Cabecera)

Error existe registro en tabla Z77

Existe

Proceso Actualizar Tabla Z68 (Orden de compra)

Proceso Actualizar Tabla Z75 (Detalle)

Proceso Actualizar Tabla Z601 (Compromiso)

Existen Errores

Existen Errores

Existen Errores

Actualiza Tabla Z68

Informe Errores

Actualiza Tabla Z75

Informe Errores

Actualiza Tabla Z601

Informe Errores

REQUISITOS DE LA CARGA O EJECUCIÓN DEL PROCESO • Preparación del archivo Excel con la información de la Facturas Swets enviada por el proveedor Swets

• Solicitud a la Dirección de Informática de Respaldo de las Tablas Z77, Z75, Z68 y Z601

• Solicitud de desconexión a todos los usuarios del Módulo de Adquisiciones

Envío de Facturas Revisión y Preparación archivo Excel

Recepción de Facturas

Swets

Solicitud de Facturas No

Cobro Periodo Actual

PROCESO AUTOMATIZADO

Ingreso Manual (cobros periodos anteriores y créditos)

Si Archivo factura periodo formato csv

Carga masiva facturas Swets

¿Carga completa?

No Corrección Manual

Si

Revisión aleatoria de Facturas ingresadas

Facturas ingresadas

Archivos: Salida de líneas con errores (Revisión y carga manual)

RESULTADOS

Tipo de Errores: No existe el numero de suscripción o referencia Swets en BD Aleph Numero de suscripción o referencia Swets no actualizado Existe 1 o más OC con igual numero de referencia

CONCLUSIONES • Autonomía en el proceso de ingreso de facturas Swets al Aleph (control total del proceso en el Departamento de Adquisiciones del Sibuc)

• Ahorro de tiempo, menos horas hombre requeridas (1 Persona) Proceso manual: 6 semanas Proceso automatizado: 1 día

• Minimiza errores en el ingreso de los datos

Gracias!