UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SECCIÓN DE NÓMINA DE LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PERTENECIENTE A LA FUNDACIÓN CENTRO DE ESTUDIOS LATINOAMERICANOS RÓMULO GALLEGOS (CELARG) Informe de Pasantía presentado ante la Ilustre Universidad Simón Bolívar, como requisito para optar al Título de Técnico Superior Universitario en Organización Empresarial

Autor: Carnet: C.I.: Tutor Académico:

Camurí Grande, septiembre 2010

Jonathan R. Pérez R. 08-9301 18.600.030 María E. Guevara

APROBACIÓN DEL JURADO

Informe de Pasantía presentado ante la Universidad Simón Bolívar, como requisito para la aprobación de la asignatura PD-3608 Cursos en Cooperación con la Empresa.

Obtuvo la calificación de_______________ puntos por el Jurado conformado por:

____________________________ Tutor Académico Prof. María Emilia Guevara

____________________________ Jurado Prof. Marlín Salvatierra

____________________________ Tutor Profesional T.S.U. Ronald Brito

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DEDICATORIA

Principalmente dedico el siguiente trabajo, empeño y esfuerzo colocado en el mismo a Dios, por no dejarme desmayar en ningún momento de desesperación y sobre todo por guiarme y darme la voluntad para seguir el camino que con tanto deseo y anhelo he soñado.

Lo dedico a mi persona, ya que me siendo satisfecho y verdaderamente complacido con todo lo realizado dentro de mi preparación académica y vida personal. Me es grato decir que ha sido valioso el esfuerzo y el tiempo dedicado a esta etapa de mis estudios que con la culminación de ella se abren nuevas puertas y metas en mi vida.

Lo dedico a mi familia, y en especial a mis padres por haberme brindado su apoyo tanto afectivo como económico, les doy las gracias por sus sinceros consejos y por haberme ayudado cuando siempre lo he necesitado. Lo dedico particularmente a mi pareja por ser mi gran motivo de lucha y parte esencial de mi vida.

Jonathan R. Pérez R.

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ÍNDICE GENERAL Índice de Cuadros, Gráficos ó Tablas………………………………………………...

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Índice de Figuras……………………………………………………………………... vii Resumen……………………………………………………………………………… viii Introducción…………………………………………………………………………..

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Capítulo I Marco Referencial……………………………………………………………....... 4 1.1. Marco Institucional……………….……………………………………… 4 1.1.1. Reseña Histórica de la Institución………..…………………...

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1.1.2. Misión………………………………………………………… 5 1.1.3. Visión………………………………………………………......

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1.1.5. Objetivos Institucionales……………………………………….

5

1.1.6. Estructura Organizativa de la Institución…………………...….

6

1.1.7. Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación……...... 7 1.2. Marco Legal…………………………………………………………….... 8 1.3. Diagnóstico………………………………………………………………. 34 1.3.1. Descripción y Análisis de la Situación Actual…………...…….

34

1.3.2. Análisis del Diagnóstico del Problema……………………….... 36 Capítulo II El Problema……………………………...………………………………………. 37 2.1. Planteamiento del Problema………………...…………………………… 37 2.2. Formulación del Problema…………………………...…………………..

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39

2.3. Objetivos de la Investigación……………………………...……………..

39

2.3.1. Objetivo General……………………………………...………..

39

2.3.2. Objetivos Específicos…………………………………...……...

39

2.4. Justificación e importancia…………………………………………...….. 40 2.5. Alcance…………………………………………………………………... 40 2.6. Limitaciones……………………………………………………...……....

41

Capítulo III Marco Teórico……………………………………………...……………………. 42 Capítulo IV Marco Metodológico…………………………………………………...……….. 56 4.1. Tipo de Investigación…………………………………………...………..

56

4.2. Diseño de la Investigación…………………………………...…………..

57

4.3. Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………………...…….

57

4.4. Análisis y Tratamiento de la Información…………………………...…... 59 4.4.1. Elaboración de Procedimientos………………...………………

59

4.4.2. Elaboración del Cronograma de Actividades……………...…...

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Capítulo V Presentación y Análisis de los Resultados………………………...……………...

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Conclusiones……………………………………………………………………...

65

Recomendaciones………………………………………………………………… 67 Fuentes de Información…………………………………………………………... 69 Anexos....................................................................................................................

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ÍNDICE DE CUADROS, GRÁFICOS Ó TABLAS Cuadro 1. Matriz DOFA…………………………………………………………….

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Cuadro 2. Proceso Investigativo…………………………………………………….

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Cuadro 3. Actividades del Proyecto de Investigación………………………………

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Cuadro 4. Actividades inherentes al Departamento de Recursos Humanos………... 61 Cuadro 5. Cronograma de Actividades del Proyecto de Investigación……………..

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Cuadro 6. Cronograma de Actividades inherentes al Departamento de Recursos Humanos……………………………………………………………….... 64

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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Organigrama Estructural de la Organización…………………………….

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Figura 2. Organigrama Estructural de la Coordinación de Recursos Humanos……

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Figura 3. Diagrama del Proceso de Selección de Personal…………………….…… 44

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UNIVERSIDAD SIMÓN BOLÍVAR VICERRECTORADO ACADÉMICO DECANATO DE ESTUDIOS TECNOLÓGICOS COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN DEL TRANSPORTE Y ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SECCIÓN DE NÓMINA DE LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS PERTENECIENTE A LA FUNDACIÓN CENTRO DE ESTUDIOS LATINOAMERICANOS RÓMULO GALLEGOS (CELARG)

Autor: Jonathan R. Pérez R. Tutor Académico: María E. Guevara Fecha: Septiembre 2010

RESUMEN El desarrollo del presente informe de pasantía constituye la elaboración de un Manual de Procedimientos para la Sección de Nomina de la Coordinación de Recursos Humanos perteneciente a la Fundación CELARG, el cual tiene como propósito contribuir con la regulación, optimización y agilización de los procesos administrativos que allí se realizan. El objeto de la investigación se encuentra justificado en la necesidad de implementar un desarrollo y mejora continua dentro de cada una de las áreas de los organizamos públicos con el fin de proporcionar mayores beneficios a la sociedad. Mediante la utilización de diferentes técnicas de recolección de datos se pudo diagnosticar que la misma no cuenta con la aplicación de un apoyo técnico y herramientas adecuadas para un desarrollo óptimo y eficiente, sino que en la misma se presenta de forma habitual retrasos y demoras en los trámites administrativos. El tipo de investigación utilizada fue de tipo campo descriptivo la misma se llevo a cabo mediante la recolección, registro, análisis y procesamiento de la información obtenida, con la finalidad de proponer una herramienta de apoyo dirigida a la efectiva operatividad de la actividades ejecutadas específicamente en los procesos para la ejecución de las nominas de personal en la organización.

Palabras Clave: recursos humanos, administración, herramienta, actividades, manuales, procedimientos. viii

INTRODUCCIÓN El siguiente informe de pasantía tiene por objeto exponer el desarrollo metodológico de la investigación y proceso de pasantía desarrollado dentro de una de la Instituciones adscripta al Ministerio del Poder Popular para la Cultura, denominada con el nombre de Fundación Centro de Estudios Latinoamericanos Rómulo Gallegos (CELARG), el cual tiene como objeto promover la difusión de ideas y expresiones culturales. Dicha investigación tuvo lugar específicamente dentro de la Coordinación de Recursos Humanos a la cual se le diagnostico problemáticas en la agilización y fluidez precisa de los procesos responsabilidad de la misma, problemas de la cual según antecedentes no escapa el resto de las instituciones y demás organizamos públicos; afectación que incide directamente sobre los empleados y la población a la cual se le presta el servicio.

La investigación tiene por objeto crear una herramienta con la finalidad de aportar simples soluciones a los graves problemas de retardo y demoras en los procesos administrativos, debido a la falta de claridad y precisión concreta en la realización de los procedimientos que actualmente afectan a las entidades gubernamentales. Para llevar a cabo dicha propuesta se utilizaron diferentes técnicas de recolección de datos con el fin de proyectar una investigación de tipo Campo Descriptiva, las mismas fueron: la observación, los cuestionarios y las entrevistas.

Dicho informe de pasantías consta de cinco capítulos: el Capitulo 1 guiado a establecer el marco institucional de la organización así como las bases legales que sustentan o regulan las actividades del área en investigación; además de dar a conocer el diagnostico y análisis de la situación actual de la Fundación, con el fin de tener una visión global de los aspectos tanto positivos como negativos que presenta la misma, de tal manera de plantear una problemática específica y proponer la ejecución de una solución que radique positivamente sobre el mismo.

El Capítulo 2 constituye de forma precisa el planteamiento del problema que dirige la siguiente investigación, en dicho capitulo se establece la formulación del mismo como también el objetivo general y los específicos, los cuales proponen la redacción de una guía que regule los procedimientos y ataque de forma directa la problemática existente. Cabe destacar que en esta parte se desarrolla la justificación o importancia del porque se investiga, al igual que la limitaciones y/u obstáculos encontrados durante el proceso de pasantía. El Capítulo 3 esta orienta a establecer el marco teórico de la presente investigación, en el cual se presentan las conceptualización respetivas de los términos, leyes, funciones y objetivos, referidos permanentemente a los largo del informe. En concreto contiene las definiciones de diferentes autores involucrados al tema o área de los recursos humanos, además de incluir nociones sobre herramientas y normas legales utilizadas dentro del área de investigación.

El Capítulo 4 hace explícita la resolución metodológica con la cual se llevo a cabo la investigación planteada, en él se establece el tipo de investigación empleada, la cual está definida como un estudio Campo Descriptivo y Memorias de Pasantía, la ultima haciendo referencia a las cotidiana actividades ejecutadas en el periodo de las mismas. Dicha sección además constituye el diseño de investigación seguido para el desarrollo efectivo del estudio, como también las técnicas de recolección de datos empleadas, al igual que los procedimientos y cronogramas efectuados para el análisis y tratamiento de la información obtenida.

En el Capítulo 5 se presentan las conclusiones y resultados obtenidos en el periodo de pasantía. El análisis se hace en dos partes, haciendo énfasis en el producto de la investigación realizada y en los resultados de las actividades inherentes a la Coordinación de Recursos Humanos realizadas por el estudiante. Además se exponen las recomendaciones dirigidas tanto a la organización en cuestión como a la universidad, este capítulo también contempla como disposiciones finales las fuentes de información 2

consultadas para llevara a cabo el estudio y los anexos, este ultimo representado por el producto elaborado para la organización.

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CAPITULO I MARCO REFERENCIAL Marco Institucional

Reseña Histórica de la Institución

El Centro de Estudios Latinoamericanos Rómulo Gallegos (CELARG) es una Fundación del Estado venezolano tutelada por el Ministerio del Poder Popular para la Cultura, que pertenece a la Plataforma del Libro y la Lectura.

El Centro de Estudios Latinoamericanos Rómulo Gallegos fue creado el 30 de julio de 1974, mediante acuerdo emitido por la Presidenta del Instituto Nacional de Cultura y Bellas Artes, Lucila Velásquez. Nació por decreto y creció por el empeño puesto de la Comisión Organizadora integrada por un valioso equipo de intelectuales: Lucila Velásquez, José Ramón Medina, Juan Liscano, Salvador Garmendia, Adriano González León, Pedro Díaz Seijas, Manuel Alfredo Rodríguez y Domingo Miliani. Como asesores fundadores fueron designados Leopoldo Zea, Arturo Úslar Pietri, Miguel Otero Silva y Simón Alberto Consalvi. Concluido el trabajo de la Comisión Organizadora, el 1º de agosto se instaló el centro y se juramentó su primer Consejo Directivo.

Desde sus inicios en 1974, la Fundación ha tenido al frente destacados representantes de la cultura de nuestro país: Manuel Alfredo Rodríguez (1975-1981), Lyll Barceló Sifontes (1981-1984), Eduardo Casanova (1984-1986), Gustavo Díaz Solís (1986-1991), Luis Pastori (1991-1994), Elías Pino Iturrieta (1994 - 1999), Domingo Miliani (1999 - 2000), Rigoberto Lanz (2000-2001) y Roberto Hernández Montoya (2001 – año actual). Hasta 1985 funcionó en una casa ubicada en la séptima avenida de Altamira, entre sexta y séptima.

En 1985 el Centro se transforma en Fundación. Se instala en la Casa de Rómulo Gallegos, Avenida Luis Roche Altamira, edificio construido en los terrenos donde se

encontraba la última residencia del Maestro y espacio integral donde actualmente se desarrollan actividades académicas, de investigación y de promoción cultural.

Es una organización abierta, flexible y funcional, basada en el conocimiento, la participación y el desarrollo de las iniciativas innovadoras, con un estilo de gestión animado por una cultura democrática, de responsabilidad, y movida por el desempeño de su liderazgo donde se busca dar respuesta a su perfil como centro latinoamericano y caribeño de investigación, formación, creación, animación cultural y debate público.

Misión

Conducir proyectos de investigación que permitan desarrollar programas de formación, animación y debate público sobre la cultura de América Latina y el Caribe, con la precisa intención de fortalecer las relaciones institucionales y promover la difusión de las ideas y las expresiones culturales.

Visión

Ser un lugar de encuentro de todas las culturas, donde se promueve la creación y el intercambio de las artes, las ciencias y las humanidades y del pensamiento crítico de la región.

Objetivos Institucionales

El objeto básico de su creación es la búsqueda de la integración latinoamericana y del Caribe, en todas sus expresiones, además de la cultura, así como la investigación, la documentación, el estudio y la difusión del pensamiento latinoamericano con énfasis en la vida y obra de Rómulo Gallegos y los valores de las letras y el pensamiento de Venezuela y América

Latina.

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Estructura Organizativa de la Institución

MINISTERIO DE PODER POPULAR PARA LA CULTURA

CONSEJO DIRECTIVO COORDINACIÓN DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

AUDITORIA INTERNA PRESIDENCIA

DIRECCIÓN EJECUTIVA

COORDINACIÓN DE COMUNICACIONES

CONSULTARÍA JURÍDICA

RELACIONES INTERINSTITUCIONALES

COORDINACIÓN GENERAL DE GESTIÓN INTERNA

COORDINACIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO

PRENSA

JEFATURA DE TESORERIA

JEFATURA DE CONTABILIDAD

COORDINACIÓN GENERAL ESTRATEGICA

COORDINACIÓN DE PUBLICACIONES

COORDINACIÓN DE INVESTIGACIONES

COORDINACIÓN DE INFORMATICA

JEFATURA DE SERVICIOS GENERALES

COORDINACIÓN GENERAL DE OPERACIONES

COORDINACIÓN DE BIBLIOTECA

COORDINACIÓN DE PROMOCIÓN CULTURAL

Figura 1. Organigrama Estructural de la Organización. FUENTE: Ministerio Popular Para la Cultura FECHA: 2008

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COORDINACIÓN DE ARTES VISUALES

COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

UNIDAD DE SEGURIDAD

Estructura Organizativa de la Unidad de Investigación

COORDINADOR DE RECURSOS HUMANOS

ASISTENTE EJECUTIVO DE RECURSOS HUMANOS

ANALISTA ESPECIALISTA I

ANALISTA III

ANALISTA III

ASISTENTE III

Figura 2: Organigrama Estructural de la Coordinación de Recursos Humanos. FUENTE: Ministerio Popular Para la Cultura FECHA: 2008

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ASISTENTE III

Marco Legal

El articulado de leyes que se presentan a continuación representa la justificación y norma legal de la cual se derivan todos los procedimientos, actividades y tareas realizadas dentro de la Sección de Nomina de la Coordinación de Recursos Humanos. Dichos preceptos regulatorios de mayor relevancia son: 

Ley Orgánica del Trabajo: dicha ley representa la base fundamental para la regulación de las condiciones, características y situaciones de las relaciones laborales o de trabajo. Esta ley estable una serie de artículos que deberán ser considerados al momento de la elaboración de las nominas para el pago de los trabajadores; de ella se deriva la forma de cómo deben ser calculadas las horas extraordinarios tanto diurnas como nocturnas; los días feriados, domingos y de descanso trabajados, así como también el respectivo cálculo de las vacacionales y bonos vacacionales. Por otra parte al momento de realizar la nomina también se realizan una serie de deducciones, como es el hecho de la cuota para los grupos sindicales en el caso de los trabajador asociado a los mismos; regulada también por la LOT en base a los estatutos creados y acuerdos aprobados por el consejo del gremio. En el caso de la Fundación CELARG el sindicato organizado es denominado con el nombre de SUTRACELARG y el aporte de cada trabajador equivale al 1% sobre el salario básico.

LEY ORGANICA DEL TRABAJO (Gaceta Oficial N° 5.152 de fecha 19 de junio de 1997)

TÍTULO IV DE LAS CONDICIONES DE TRABAJO Capítulo II De la Jornada de Trabajo Artículo 189 Se entiende por jornada de trabajo el tiempo durante el cual el trabajador está a disposición del patrono y no puede disponer 8

libremente de su actividad y de sus movimientos. Se considera que el trabajador está a disposición del patrono desde el momento en que llega al lugar donde deba efectuar su trabajo, o donde deba recibir ordeñes o instrucciones respecto al trabajo que se ha de efectuar en cada día, hasta que pueda disponer libremente de su tiempo y de su actividad. Artículo 190 Cuando por la naturaleza de la labor el trabajador no pueda ausentarse del lugar donde efectúe sus servicios durante las horas de reposo y de comidas, la duración de estos reposos y comidas será imputada como tiempo de trabajo efectivo a su jornada normal de trabajo. Artículo 191 Se entenderá por labor cuya naturaleza no permite al trabajador ausentarse del lugar donde efectúe sus servicios, aquella cuya ejecución requiere su presencia en el sitio de trabajo o haga necesario mantenerse en él para atender ordeñes del patrono o emergencias. Artículo 192 La duración de las comidas y reposos en comedores establecidos por el patrono no se computará como tiempo efectivo de trabajo. Tampoco se imputará como tiempo efectivo de trabajo la duración de los reposos y comidas de los trabajadores en la navegación marítima, fluvial, lacustre y aérea. Artículo 193 Cuando el patrono esté obligado legal o convencionalmente al transporte de los trabajadores desde un sitio determinado hasta el lugar de trabajo, se computará como jornada efectiva la mitad del tiempo que debe durar normalmente ese transporte; salvo que el sindicato y el patrono acuerden no imputarlo, mediante el pago de la remuneración correspondiente. Artículo 194 Cuando la relación de trabajo se haya convenido a tiempo parcial o por una jornada menor a la permitida legalmente, el salario que corresponda al trabajador se considerará satisfecho cuando se dé cumplimiento a la alícuota respectiva, salvo acuerdo entre las partes, más favorable al trabajador. Artículo 195 Salvo las excepciones previstas en esta Ley, la jornada diurna no 9

podrá exceder de ocho (8) horas diarias, ni de cuarenta y cuatro (44) semanales; la jornada nocturna no podrá exceder de siete (7) horas diarias, ni de cuarenta (40) semanales; y la jornada mixta no podrá exceder de siete y media (7 1/2) horas por día, ni de cuarenta y dos (42) por semana. Se considera como jornada diurna la cumplida entre las 5:00 a.m. y las 7:00 p.m. Se considera como jornada nocturna la cumplida entre las 7:00 p.m. y las 5:00 a.m. Se considera como jornada mixta la que comprende períodos de trabajo diurnos y nocturnos. Cuando la jornada mixta tenga un período nocturno mayor de cuatro (4) horas, se considerará como jornada nocturna. Parágrafo Único: El Ejecutivo Nacional podrá, mediante resolución especial, determinar aquellas labores en las cuales podrá permitirse la prolongación de la jornada nocturna, pagándose dicha prolongación como trabajo extraordinario nocturno. Artículo 196 Por acuerdo entre el patrono y los trabajadores, podrá establecerse una jornada diaria hasta de nueve (9) horas sin que se exceda el límite semanal de cuarenta y cuatro (44) horas, para otorgar a los trabajadores dos (2) días completos de descanso cada semana. Artículo 197 El Ejecutivo Nacional podrá, en el Reglamento de esta Ley o por Resolución especial, fijar una jornada menor para aquellos trabajos que requieran un esfuerzo excesivo o se realicen en condiciones peligrosas o insalubres. Artículo 198 No estarán sometidos a las limitaciones establecidas en los artículos precedentes, en la duración de su trabajo: a) Los trabajadores de dirección y de confianza; b) Los trabajadores de inspección y vigilancia cuya labor no requiera un esfuerzo continuo; c) Los trabajadores que desempeñan labores que requieran la sola presencia, o labores discontinuas o esencialmente intermitentes que implican largos períodos de inacción durante los cuales las personas que las ejecutan no tienen que desplegar actividad material ni atención sostenida, y sólo permanecen en sus puestos para responder a llamadas eventuales; y d) Los que desempeñen funciones que por su naturaleza no están sometidos a jornada. Los trabajadores a que se refiere este artículo no podrán permanecer más de once (11) horas diarias en su trabajo y tendrán derecho, dentro de esta jornada, a un descanso mínimo de una (1) hora. 10

Artículo 199 Se podrá prolongar la duración normal del trabajo en las siguientes labores: a) Trabajos preparatorios o complementarios que deban ejecutarse necesariamente fuera de los límites señalados al trabajo general de la empresa, explotación, establecimiento o faena; b) Trabajos que por razones técnicas no pueden interrumpirse a voluntad, o tienen que llevarse a cabo para evitar el deterioro de las materias o de los productos o comprometer el resultado del trabajo; c) Trabajos indispensables para coordinar la labor de dos (2) equipos que se relevan; d) Trabajos exigidos por la elaboración de inventarios y balances, vencimientos, liquidaciones, finiquitos y cuentas; e) Trabajos extraordinarios debidos a circunstancias particulares, tales como la necesidad de ejecutar o terminar una obra urgente o de atender exigencias del mercado, comprendido el aumento de la demanda del público consumidor en ciertas épocas del año; y f) Trabajos especiales, como reparaciones, modificaciones o instalaciones de maquinarias nuevas, canalizaciones de agua o gas, líneas o conductores de energía eléctrica. En la medida de lo posible, estas prolongaciones se cumplirán mediante la autorización de horas extraordinarias de trabajo, conforme a lo previsto por el Capítulo III de este Título. En el caso del literal a) de este artículo, el Ejecutivo Nacional determinará las labores a que ellos se refieren y mientras no se haga esta determinación, se aplicarán los usos locales. Artículo 200 La duración normal de la jornada podrá prolongarse en las empresas, explotaciones, establecimientos o faenas cuya actividad se halle sometida a oscilaciones de temporada. El Ejecutivo Nacional determinará en el Reglamento: a) Las empresas, explotaciones, establecimientos o faenas sometidas a oscilaciones de temporada; y b) Las condiciones y límites en que se puede prolongar la jornada. Artículo 201 Cuando el trabajo sea necesariamente continuo y se efectúe por turnos, su duración podrá exceder de los límites diarios y semanales siempre que el total de horas trabajadas por cada trabajador en un período de ocho (8) semanas, no exceda de dichos límites. Artículo 202 El límite de la jornada ordinaria podrá ser elevado en caso de accidente ocurrido o inminente o en caso de trabajos de urgencia 11

que deban efectuarse en las máquinas o en las instalaciones, o en otros casos semejantes de fuerza mayor, pero solamente en la medida necesaria para evitar que la marcha normal de la empresa sufra una perturbación grave. Parágrafo Único: El trabajo que exceda de la jornada ordinaria se pagará como extraordinario. Artículo 203 Los trabajadores podrán ser requeridos a trabajar por encima del límite de la jornada ordinaria para recuperar las horas de trabajo perdidas a causa de interrupciones colectivas del trabajo debidas a: 1) Causas accidentales y casos de fuerza mayor; y 2) Condiciones atmosféricas. En tales casos, la recuperación se efectuará conforme a las reglas siguientes: a) Las recuperaciones no podrán hacerse sino durante un máximo de veinte (20) días cada año y deberán ser ejecutadas dentro de un plazo razonable; y b) La prolongación de la jornada de trabajo no podrá exceder de una (1) hora diaria para cada trabajador. Por el trabajo compensatorio de las horas perdidas, el trabajador percibirá la remuneración ordinaria correspondiente a dichas horas. Artículo 204 En los casos indicados en el artículo anterior, el patrono deberá participar al Inspector del Trabajo, dentro de las veinticuatro (24) horas contadas a partir del momento en que se establezca la prolongación, la naturaleza, causa y fecha de la interrupción colectiva, los trabajadores afectados, el número de horas de trabajo perdidas y las modificaciones del horario. Artículo 205 En los trabajos que no sean de proceso continuo, la jornada de trabajo deberá ser interrumpida cada día para un descanso de media hora, por lo menos, sin que pueda trabajarse más de cinco (5) horas continuas, salvo las excepciones previstas o autorizadas legalmente. Artículo 206 Los límites fijados para la jornada podrán modificarse por acuerdos entre patronos y trabajadores, siempre que se establezcan previsiones compensatorias en caso de exceso, y a condición de que el total de horas trabajadas en un lapso de ocho (8) semanas no exceda en promedio de cuarenta y cuatro (44) horas por semana. 12

Capítulo III De las Horas Extraordinarias de Trabajo Artículo 207. La jornada ordinaria podrá prolongarse para la prestación de servicio en horas extraordinarias mediante permiso del Inspector del Trabajo. La duración del trabajo en horas extraordinarias estará sometida a las siguientes limitaciones: a) La duración efectiva del trabajo, incluidas las horas extraordinarias, no podrá exceder de diez (10) horas diarias salvo en lo casos previstos por el Capítulo II de este Título; y b) Ningún trabajador podrá trabajar más de diez (10) horas extraordinarias por semana, ni más de cien (100) horas extraordinarias por año. Parágrafo Único: El Ejecutivo Nacional cuando sea necesario, previa consulta a las organizaciones sindicales interesadas, podrá modificar las limitaciones establecidas en este artículo respecto a determinadas actividades. Artículo 208 Al serle dirigida una solicitud para trabajar horas extraordinarias, el Inspector del Trabajo podrá hacer cualquier investigación para conceder o negar el permiso a que se refiere el artículo anterior. El Inspector comunicará su decisión al patrono dentro del término de cuarenta y ocho (48) horas del recibo de la solicitud. Artículo 209 Todo patrono llevará un registro donde anotará las horas extraordinarias utilizadas en su empresa, establecimiento, explotación o faena; los trabajos efectuados en esas horas; los trabajadores empleados en ellos; y la remuneración especial que haya pagado a cada trabajador. Artículo 210 En caso imprevisto y urgente debidamente comprobado, se podrá trabajar horas extraordinarias, de acuerdo con las disposiciones antes indicadas, sin previo permiso de la Inspectoría del Trabajo, a condición de que se lo notifique en el día hábil siguiente y de que se comprueben las causas que lo motivaron. Capítulo IV De los Días Hábiles para el Trabajo Artículo 211 Todos los días del año son hábiles para el trabajo con excepción de los feriados. 13

Artículo 212 Son días feriados, a los efectos de esta Ley: a) Los domingos; b) El 1º de enero; el Jueves y el Viernes Santos; el 1º de mayo y el 25 de diciembre; c) Los señalados en la Ley de Fiestas Nacionales; y d) Los que se hayan declarado o se declaren festivos por el Gobierno Nacional, por los Estados o por las Municipalidades, hasta un límite total de tres (3) por año. Durante los días feriados se suspenderán las labores y permanecerán cerradas para el público las empresas, explotaciones y establecimientos, sin que se pueda efectuar en ellos trabajos de ninguna especie, salvo las excepciones previstas en esta Ley. Artículo 213 Se exceptúan de lo dispuesto en el artículo anterior las actividades que no puedan interrumpirse por alguna de las siguientes causas: a) Razones de interés público; b) Razones técnicas; y c) Circunstancias eventuales. Los trabajos a que se refiere este artículo serán determinados en la reglamentación de esta Ley. Queda también exceptuado de la prohibición general contenida en el artículo anterior el trabajo de vigilancia. El trabajo en los detales de víveres se permitirá en los días feriados hasta las 12:00 m. En las poblaciones que no excedan de diez mil (10.000) habitantes y que sean el centro donde se provean regularmente los campesinos de los alrededores, se permitirá el trabajo en los detales de víveres y de mercancías hasta las 3:00 p.m. En caso de feria no será aplicable esta limitación. Parágrafo Único: En las ciudades donde para beneficio de los trabajadores sea conveniente autorizar la apertura de establecimientos de comercio en días feriados, se dictarán por el Ministerio del ramo las normas necesarias para su funcionamiento y se fijarán las medidas compensatorias para su personal. Artículo 214 En general, y sin perjuicio de las enumeraciones contenidas en los artículos anteriores, toda excepción al descanso obligatorio en días feriados se entenderá aplicable exclusivamente: a) A los trabajos que motiven la excepción; y b) Al personal estrictamente necesario para la ejecución de esos trabajos.

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Artículo 215 Los días que sólo se hayan declarado festivos por ciertos Estados o Municipalidades no se considerarán como feriados respecto de los trabajadores de las empresas de transporte que presten sus servicios a través del territorio de aquellos Estados o Municipalidades y de otros en los cuales no se hayan declarado festivos tales días. Artículo 216 El descanso semanal será remunerado por el patrono a los trabajadores que presten servicios durante los días hábiles de la jornada semanal de trabajo en la empresa, con el pago de una cantidad equivalente al salario de un (1) día, igualmente será remunerado el día de descanso adicional semanal convenido por las partes conforme al artículo 196. Cuando se trate de trabajadores a destajo o con remuneración variable, el salario del día feriado será el promedio de los devengados en la respectiva semana. El trabajador no perderá ese derecho si durante la jornada semanal de trabajo en la empresa faltare un (1) día de su trabajo. Artículo 217 Cuando se haya convenido un salario mensual el pago de los días feriados y de descanso obligatorio estará comprendido en la remuneración, pero quienes prestaren servicios en uno (1) o más de esos días tendrán derecho a la remuneración correspondiente a aquellos días en los cuales trabajen y a un recargo del cincuenta por ciento (50%), conforme a lo previsto por el artículo 154. Artículo 218 Cuando un trabajador hubiere prestado servicios en día domingo o en el día que le corresponda su descanso semanal obligatorio, por cuatro (4) o más horas, tendrá derecho a un (1) día completo de salario y de descanso compensatorio; y cuando haya trabajado menos de cuatro (4) horas, tendrá derecho a medio (1/2) día de salario y de descanso compensatorio. Estos descansos compensatorios deben concederse en la semana inmediatamente siguiente al domingo o día de descanso semanal obligatorio en que hubiere trabajado. Cuando el trabajo se efectúe en los días 1º de enero, jueves y viernes Santos, 1º de mayo y 25 de diciembre, los señalados en la Ley de Fiestas Nacionales y los declarados festivos por los Estados o Municipalidades, no habrá lugar a ese descanso compensatorio, salvo que alguno de estos días coincida con domingo o con su día de descanso semanal. 15

Capítulo V De las Vacaciones Artículo 219 Cuando el trabajador cumpla un (1) año de trabajo ininterrumpido para un patrono, disfrutará de un período de vacaciones remuneradas de quince (15) días hábiles. Los años sucesivos tendrá derecho además a un (1) día adicional remunerado por cada año de servicio, hasta un máximo de quince (15) días hábiles. A los efectos de la concesión del día adicional de vacación previsto en este artículo, el tiempo de servicio se empezará a contar a partir de la fecha de entrada en vigencia de esta Ley. Parágrafo Único: El trabajador podrá prestar servicio en los días adicionales de disfrute a que pueda tener derecho conforme a su antigüedad, a su libre decisión. En este caso tendrá derecho al pago adicional de los salarios que se causen con ocasión del trabajo prestado. Artículo 220. Si el patrono otorgare vacaciones colectivas a su personal mediante la suspensión de actividades durante cierto número de días al año, a cada trabajador se imputarán esos días a lo que le corresponda por concepto de sus vacaciones anuales de conformidad con lo dispuesto en el artículo anterior. Si de acuerdo con esta norma tuviere derecho a días adicionales de vacación, la oportunidad y forma de tomarlas se fijará como lo prevén las disposiciones de este Capítulo. Si el trabajador, para el momento de las vacaciones colectivas, no hubiere cumplido el tiempo suficiente para tener derecho a vacaciones anuales, los días correspondientes a las vacaciones colectivas serán para él de descanso remunerado y en cuanto excedieren al lapso vacacional que le correspondería, se le imputarán a sus vacaciones futuras. Parágrafo Único: Cuando se trate de instituciones que, por las características del servicio que prestan o la naturaleza de sus actividades, deban permanecer abiertas y en funcionamiento durante todo el año, los trabajadores y los patronos podrán convenir un régimen de vacaciones colectivas escalonadas. Artículo 221 Si el trabajador recibe de su patrono comida o alojamiento o ambas cosas a la vez como parte de su remuneración ordinaria, tendrá derecho durante su vacación anual a continuar recibiéndolas o su valor en lugar de éstas, el cual será fijado por acuerdo entre las partes y en caso de desacuerdo por el Inspector del Trabajo, tomando en cuenta el costo de vida, el monto del salario y demás 16

factores concurrentes. Artículo 222 El pago del salario correspondiente a los días de vacaciones deberá efectuarse al inicio de ellas. Cuando haya de pagarse además la alimentación o alojamiento o ambas cosas, su pago se hará también al comienzo de las mismas. Artículo 223 Los patronos pagarán al trabajador en la oportunidad de sus vacaciones, además del salario correspondiente, una bonificación especial para su disfrute equivalente a un mínimo de siete (7) días de salario más un (1) día por cada año a partir de la vigencia de esta Ley hasta un total de veintiún (21) días de salario, cuando el trabajador no hubiere adquirido el derecho a recibir una bonificación mayor a la inicialmente prevista de siete (7) salarios. Si fuere el caso, de que el trabajador debe recibir en razón de su antigüedad una cantidad que exceda a los siete (7) salarios iniciales, recibirá la cantidad a que se haya hecho acreedor, sin perjuicio de lo dispuesto en este artículo respecto de la bonificación adicional de un día de salario por año de servicio a partir de su vigencia. Artículo 224 Cuando por cualquier causa termine la relación de trabajo sin que el trabajador haya disfrutado de las vacaciones a que tiene derecho, el patrono deberá pagarle la remuneración correspondiente. Artículo 225 Cuando la relación de trabajo termine por causa distinta al despido justificado antes de cumplirse el año de servicio, ya sea que la terminación ocurra durante el primer año o en los siguientes, el trabajador tendrá derecho a que se le pague el equivalente a la remuneración que se hubiera causado en relación a las vacaciones anuales, de conformidad con lo previsto en los artículos 219 y 223 de esta Ley, en proporción a los meses completos de servicio durante ese año, como pago fraccionado de las vacaciones que le hubieran correspondido. Artículo 226 El trabajador deberá disfrutar las vacaciones de manera efectiva. Mientras exista la relación de trabajo, el convenio mediante el cual el patrono paga la remuneración de las mismas sin conceder el tiempo necesario para que el trabajador las disfrute, lo dejará obligado a concederlas con su respectiva remuneración, sin que 17

pueda alegar en su favor el hecho de haber cumplido anteriormente con el requisito del pago. Artículo 227 El disfrute de las vacaciones anuales remuneradas del trabajador que preste servicios a dos (2) o más patronos, deberá concederse al cumplir el año de servicio ininterrumpido con el de la relación más antigua. Los demás patronos deberán otorgarle el descanso y pagarlo con el salario equivalente y proporcional a los meses completos que tuviese al servicio de cada uno de ellos. En este caso no se computarán dichas fracciones para la concesión de las vacaciones siguientes. Artículo 228 El servicio de un trabajador no se considerará interrumpido por sus vacaciones anuales, a los fines del pago de cotizaciones, contribuciones al Seguro Social o cualquiera otra análoga pagadera en su interés mientras preste sus servicios. Artículo 229 El goce de una (1) o dos (2) vacaciones anuales podrá posponerse a solicitud del trabajador para permitir la acumulación hasta de tres (3) períodos, cuando la finalidad de dicha acumulación sea conveniente para el solicitante. Artículo 230 La época en que el trabajador deba tomar sus vacaciones anuales será fijada por convenio entre el trabajador y el patrono. Si no llegasen a un acuerdo, el Inspector del Trabajo hará la fijación. Las vacaciones anuales no podrán posponerse más allá de seis (6) meses a partir de la fecha en que nació el derecho, salvo el caso de acumulación prevista en el artículo anterior. Los trabajadores con responsabilidades familiares tendrán preferencia para que sus vacaciones coincidan con las de sus hijos, según el calendario escolar. Artículo 231 En las vacaciones no podrá comprenderse el término del preaviso ni los días en que el trabajador esté incapacitado para el trabajo. Artículo 232 No se considerará como interrupción de la continuidad del servicio del trabajador para el goce del derecho a las vacaciones legales remuneradas, su inasistencia al trabajo por causa justificada; pero la concesión de la vacación anual podrá ser pospuesta por un 18

período equivalente a la suma de los días que no hubiere concurrido justificadamente a sus labores. Se considerará como causa justificada de inasistencia al trabajo, para los efectos de este artículo, la ausencia autorizada por el patrono, la ausencia debida a enfermedad o accidente o a otras causas debidamente comprobadas. Artículo 233 Los períodos de inasistencia al trabajo sin causa justificada, en cuanto totalicen siete (7) o más días al año, podrán imputarse al período de vacación anual a que tiene derecho el trabajador, siempre que el patrono le hubiere pagado el salario correspondiente a los días de inasistencia. Artículo 234 El trabajador que efectúe trabajo remunerado durante el curso de su vacación anual perderá su derecho a que se le pague el salario correspondiente al período de vacaciones. Artículo 235 El patrono llevará un “Registro de Vacaciones” según lo establezca el Reglamento de esta Ley. TÍTULO VII DERECHO COLECTIVO DEL TRABAJO Capítulo II De la Organización Sindical Sección Cuarta De los Fondos Sindicales Artículo 437 Los fondos sindicales no podrán ser destinados sino a los fines previstos en los estatutos. La violación de este precepto se sancionará en la forma prevista por la Ley. Artículo 438 La asamblea sindical votará cada año el presupuesto de gastos. La junta directiva deberá ajustarse estrictamente a sus disposiciones. Artículo 439 Los fondos sindicales deberán depositarse en un instituto bancario a nombre del sindicato. En los lugares donde no existan agencias bancarias, el depósito se hará en los establecimientos que 19

determine el Ejecutivo Nacional. No podrá mantenerse en dinero efectivo en la caja del sindicato una cantidad que exceda de la fijada por los estatutos. Artículo 440 Los fondos sindicales no podrán ser movilizados, ni puede efectuarse de ellos pago alguno, sino mediante instrumento firmado conjuntamente por tres (3) miembros de la directiva que determinen los estatutos. Artículo 441 La junta directiva estará obligada a rendir a la asamblea, cada año, cuenta detallada y completa de su administración. Quince (15) días antes, por lo menos, de la fecha en que vaya a celebrarse la asamblea, la junta directiva colocará una copia de la cuenta que proyecte presentar, en lugar visible de las oficinas sindicales, para que pueda ser examinada por los socios. Los funcionarios sindicales que no hayan cumplido esta obligación no podrán ser reelectos. Artículo 442 A solicitud de un diez por ciento (10%) o más de los miembros de una organización sindical, el órgano contralor de la federación o de la confederación respectiva examinará las cuentas o una determinada operación, según se solicite, y rendirá el informe correspondiente a los interesados dentro de los treinta (30) días siguientes a la solicitud. Parágrafo Primero: Las confederaciones velarán para que las contralorías de los organismos sindicales afiliados a ellas inspeccionen los actos de las personas que administren fondos sindicales con miras a garantizar su rectitud o establecer la responsabilidad, según sea el caso. Parágrafo Segundo: En aquellos casos donde el órgano contralor de la federación o de la confederación respectiva no se pronuncie en el lapso de los sesenta (60) días sobre la averiguación solicitada o, no se estuviere conforme con los resultados, el diez por ciento (10%) por lo menos de los afiliados a la organización sindical, podrá acudir por ante la Contraloría General de la República para solicitar que se investiguen las cuentas de la administración respectiva.

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Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social: norma que se debe considerar al momento de la ejecución de la nomina; la misma regula otra de la deducciones que se le realizan a cada uno de los trabajadores, definida como un tipo de cotización obligatoria para el financiamiento del Sistema de Seguridad Social, dicha retención se efectúa de forma mensual en base un porcentaje sobre el salario normal de cada trabajador. En el caso específico de la Institución a los trabajadores se le descuenta el 4% sobre la base de dicho salario.

LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL (Gaceta Oficial Nº 5.891 Extraordinario del 31 de julio de 2008)

Capítulo II Cotizaciones a la Seguridad Social Obligación de Cotizar Articulo 111. Toda persona, de acuerdo a sus ingresos, está obligada a cotizar para el financiamiento del Sistema de Seguridad Social, según lo establecido en esta Ley y en las leyes de los regímenes prestacionales. Parafiscalidad Articulo 112. Las cotizaciones, constituyen contribuciones especiales obligatorias, cuyo régimen queda sujeto a la presente Ley y a la normativa del sistema tributario. Aportes de empleadores, cotización de los trabajadores y base del cálculo de las cotizaciones Articulo 113. Sobre lodo salario causado el empleador deberá calcular, y estará obligado a retener y enterar a la Tesorería de Seguridad Social, los porcentajes correspondientes a las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social fijado en las leyes de los regímenes prestacionales. Todo salario causado a favor del trabajador, hace presumir la retención por parte del empleador, de la cotización del trabajador respectivo y, en consecuencia, éste tendrá derecho a recibir las prestaciones que le correspondan. El Estado podrá contribuir, en los casos que lo amerite, con una parte de la cotización correspondiente de los trabajadores no dependientes de bajos ingresos que soliciten su afiliación al Régimen Prestacional de Pensiones y Otras Asignaciones 21

Económicas, la cual cubrirá parcialmente la ausencia de la cotización por parte del empleador. Los términos, condiciones y alcance de esta contribución se establecerán en la ley que regule el Régimen Prestacional de Pensiones y Otras Asignaciones Económicas. Sustitución de patrono Articulo 114. En caso de sustitución de patrono, el patrono sustituyente será solidariamente responsable con el patrono sustituido por las obligaciones derivadas de la presente Ley y de la ley que regule el Régimen Prestacional de Pensiones y Otras Asignaciones Económicas. Certificado de solvencia Articulo 115. Los registradores y notarios no darán curso a ninguna operación de venta, cesión, arrendamiento, donación o traspaso a cualquier titulo del dominio de una empresa o establecimiento si el interesado no presenta certificado de solvencia con el Sistema de Seguridad Social. El certificado de solvencia también se exigirá a todo patrono o empresa para participar en licitaciones de cualquier Índole que promuevan los órganos y entes del sector público y para hacer efectivo cualquier crédito contra estos. Base contributiva Articulo 116. La base contributiva para el cálculo de las cotizaciones, tendrá como límite inferior el monto del salario mínimo urbano y como límite superior diez (10) salarios mínimos urbanos, los cuales podrán ser modificados gradualmente conforme a lo establecido en las leyes de los regímenes prestacionales.

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Ley del Régimen Prestacional de Empleo: dicha norma es otra de las deducciones que debe ser consideradas al momento de la preparación de la nomina, es denominada comúnmente con el nombre de cotizaciones para el Paro Forzoso. Este descuento así como el cálculo de la cuota para el Seguro Social es de forma mensual y en base a un porcentaje sobre el salario normal de cada trabajador. En el caso respectivo es equivalente al 0,05% sobre dicho salario. 22

LEY DEL RÉGIMEN PRESTACIONAL DE EMPLEO (Gaceta Oficial N° 38.281 del 27 de septiembre de 2005)

TÍTULO VIII DEL FINANCIAMIENTO DE LAS PRESTACIONES DINERARIAS AL TRABAJADOR O TRABAJADORA Capítulo I De la Cotización Artículo 45 Régimen financiero Las prestaciones dinerarias y la capacitación que el Régimen Prestacional de Empleo garantiza al trabajador o trabajadora cotizante en caso de pérdida involuntaria del empleo u ocupación productiva, serán financiadas por el empleador o empleadora y el trabajador y trabajadora mediante el régimen financiero de reparto simple, de conformidad con lo previsto en esta Ley y su Reglamento. Artículo 46 Tasa de cotización La cotización al Régimen Prestacional de Empleo será del dos coma cincuenta por ciento (2,50%) del salario normal devengado por el trabajador, trabajadora o aprendiz en el mes inmediatamente anterior a aquél en que se causó correspondiéndole al empleador o empleadora el pago del ochenta por ciento (80%) de la misma, y al trabajador o trabajadora el pago del veinte por ciento (20%) restante. Los trabajadores y trabajadoras no dependientes, autónomos o asociados a cooperativas u otras formas asociativas comunitarias de carácter productivo o de servicio, deberán pagar el monto íntegro de la cotización prevista en este artículo. En estos casos, el Estado podrá subsidiar hasta el cincuenta por ciento (50%) de esta cotización, en los casos de trabajadores o trabajadoras de bajos ingresos económicos. Mediante Resolución Especial se establecerá la forma de determinación del ingreso, cálculo de la cotización, condiciones para percibir las prestaciones dinerarias contempladas en esta Ley de los trabajadores y trabajadoras no dependientes, así como la procedencia, el porcentaje y las condiciones de este subsidio. La base contributiva sobre la que se calculará la cotización será el salario devengado por el trabajador o trabajadora en el mes inmediatamente anterior a aquél en que se causó. Cuando la relación de trabajo se haya convenido a tiempo parcial o por una jornada menor a la permitida legalmente, la cotización establecida se entenderá satisfecha 23

cuando se aplique la tasa a la alícuota del salario que hubiera podido convenirse para la jornada legal, que corresponda a la jornada acordada. La base contributiva para el cálculo de las cotizaciones correspondientes al Régimen Prestacional de Empleo, tiene como límite inferior el monto de un salario mínimo urbano y como límite superior diez salarios mínimos urbanos. Mediante el Reglamento de esta Ley se establecerá la forma de determinación de la cotización al Régimen Prestacional de Empleo para el trabajador o trabajadora dependiente de más de un empleador o empleadora. Artículo 47 Pago de la cotización Las cotizaciones se causarán por meses vencidos, contado el primer mes desde la fecha de ingreso del trabajador o trabajadora. El empleador o empleadora deberá descontar, al efectuar el pago del salario, el monto correspondiente a la cotización del trabajador o trabajadora, informar a éste en el mismo acto acerca de la retención efectuada, y enterarlo a la Tesorería de Seguridad Social dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes. Si el empleador o empleadora no retuviere, dicho monto en esta oportunidad, no podrá hacerlo después. Todo salario causado a favor del trabajador y trabajadora hace presumir la retención, por parte del empleador o empleadora, de la cotización respectiva y, en consecuencia, el trabajador o trabajadora tendrá derecho a recibir las prestaciones que le correspondan. Capítulo II Fondo Contributivo del Régimen Prestacional de Empleo Artículo 48 Creación del Fondo Contributivo del Régimen Prestacional de Empleo Se crea el Fondo Contributivo del Régimen Prestacional de Empleo, a fin de financiar las prestaciones dinerarias que el Régimen Prestacional de Empleo garantiza al trabajador o trabajadora beneficiario cotizante en los casos previstos en esta Ley. Los recursos de este Fondo están constituidos por: 1. Las cotizaciones de los afiliados o afiliadas. 2. Los aportes anuales otorgados por el Ejecutivo Nacional, de forma ordinaria o extraordinaria. 3. Los remanentes netos de capital destinados a la seguridad social, que se acumularán a los fines de su distribución y contribución en los servicios previstos en esta Ley. 24

4. Las cantidades recaudadas por concepto de créditos originados por el retraso del pago de las cotizaciones. 5. Las cantidades recaudadas por sanciones, multas y otras de naturaleza análoga. 6. Donaciones y toda otra fuente lícita de recursos. Artículo 49 Administración de haberes Los recursos fiscales y parafiscales destinados al Fondo Contributivo del Régimen Prestacional de Empleo serán recaudados, distribuidos e invertidos cuando esto se requiera de manera que se asegure su integridad, su liquidez y la preservación de su valor real, por la Tesorería de Seguridad Social, de manera que ésta pueda garantizar la sustentación parafiscal y operatividad del Régimen Prestacional de Empleo, de conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica del Sistema de Seguridad Social. Artículo 50 Prohibición de transferencias Los recursos del Fondo Contributivo del Régimen Prestacional de Empleo sólo podrán ser utilizados por la Tesorería de Seguridad Social para el pago de las prestaciones que el Régimen Prestacional de Empleo garantiza a los trabajadores o las trabajadoras, y en ningún caso podrán ser transferidos a otros fondos, ni asignados a otros fines distintos a los que le dieron origen. De existir superávit en un ejercicio económico, los recursos deberán permanecer en el Fondo para atender déficit futuros. El Instituto Nacional de Empleo deberá informar a la Superintendencia de la Seguridad Social de cualquier violación a esta disposición.

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Ley del Estatuto Sobre el Régimen de Jubilaciones y Pensiones de los Funcionarios o Funcionarias o Empleados o Empleadas de la Administración Pública Nacional, de los Estados y de los Municipios: Dentro de las deducciones aplicadas al salario mensual del trabajador se encuentra la cuota destinada al fondo de jubilaciones la cual se realiza bajo un porcentaje sobre el sueldo básico de cada trabajador, el cual equivale al 3% mensual sobre dicho salario.

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LEY DEL ESTATUTO SOBRE EL RÉGIMEN DE JUBILACIONES Y PENSIONES DE LOS FUNCIONARIOS O FUNCIONARIAS O EMPLEADOS O EMPLEADAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, DE LOS ESTADOS Y DE LOS MUNICIPIOS (Gaceta Oficial Nº 38.426 del 28 de Abril de 2006)

TÍTULO II DE LAS COTIZACIONES Y APORTES Artículo 21 Los funcionarios o funcionarias empleados o empleadas deberán cotizar mensualmente. El monto de las cotizaciones no será menor del uno por ciento (1%) ni mayor del diez por ciento (10%) de la remuneración mensual; y lo fijará el Reglamento de la presente Ley, sobre una base gradual y progresiva, en relación al monto de dicha remuneración. Artículo 22 Los organismos a los cuales se aplica esta Ley están obligados a aportar una cotización por un monto no inferior del que pague por igual concepto el funcionario o funcionaria empleado o empleada; además de una suma única e igual al aporte del funcionario o funcionaria o empleado o empleada, en el supuesto previsto en el Parágrafo Primero del artículo 3 de esta Ley. Artículo 23 Cada organismo retendrá mensualmente la cotización que debe cubrir el empleado o empleada y la depositará, con el aporte del organismo dentro de un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de la retención, en el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales, el cual establecerá para los efectos de esta Ley, un Fondo Especial de Jubilaciones, separado de los ya existentes. De igual modo retendrá, cuando sea el caso, de las prestaciones sociales, la parte faltante para completar el número de cotizaciones y la depositará inmediatamente, junto con su aporte, en dicho fondo, de acuerdo con el parágrafo primero del artículo 3 de esta Ley. Los recursos así obtenidos no podrán ser utilizados para fines distintos al pago de las jubilaciones y pensiones a que se refiere la presente Ley. Estos recursos podrán ser colocados en fideicomiso en el Banco Central de Venezuela y su funcionamiento y administración estarán a cargo de una Comisión ad-hoc, con representación de los funcionarios o funcionarias y los empleados o empleadas, cuya composición y atribuciones serán establecidas 26

en el Reglamento de esta Ley. 

Ley del Régimen Prestaciones de Vivienda y hábitat: otra de las deducciones que se deben garantizar de forma obligatoria y por lo tanto consideradas al momento de la realización de la nomina es la del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat, la cual equivale al 1% sobre el salario normal de cada trabajador.

LEY DEL RÉGIMEN PRESTACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT (Gaceta Oficial N° 38.182 del 9 de mayo de 2005)

TÍTULO IV SISTEMA DE RECURSOS Y FINANCIAMIENTO DE LA VIVIENDA Y EL HÁBITAT Capítulo II De los Fondos de Vivienda y Hábitat Sección II Del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda Artículo 169 El Estado fomentará el ahorro de todas las personas para la adquisición, construcción, autoconstrucción, liberación de hipoteca, sustitución, restitución, reparación y remodelación de la vivienda única y principal; servicios básicos esenciales, urbanismo y habitabilidad, de aquellas personas que mantengan relación de dependencia con sus empleadores, bien sean del sector público o del sector privado. Artículo 170 Objeto El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda tiene como objeto: 1. Facilitar al ahorrista habitacional, a través del ahorro individual y el aporte de los patronos, el acceso progresivo al crédito para la adquisición, construcción, liberación de hipoteca, sustitución, restitución, reparación y remodelación de la vivienda. 2. Generar una masa de dinero reproductiva cuyo beneficio sirva de incremento a los recursos financieros a ser aplicados a los ahorristas habitacionales en el proceso de adquisición, 27

construcción, liberación de hipoteca, sustitución, restitución, reparación y remodelación de la vivienda. Artículo 171 Del Patrimonio del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda estará constituido patrimonialmente por las cuentas de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador y se incrementará por el crecimiento neto de estas cuentas. Artículo 172 De la Cuenta de Ahorro Obligatorio para la Vivienda del Trabajador La cuenta de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador en el Fondo, como cuenta de ahorro individual, reflejará desde la fecha inicial de incorporación del trabajador al ahorro habitacional: 1. El aporte mensual en la cuenta de cada trabajador equivalente al tres por ciento (3%) del ingreso total mensual, desglosado por cada uno de los aportes de ahorro obligatorio realizado por el trabajador y por cada una de las contribuciones obligatorias del patrono al ahorro del trabajador. 2. Los rendimientos generados mensualmente por las colocaciones e inversiones del Fondo, asignados al trabajador, desde la fecha inicial de su incorporación al ahorro habitacional. 3. Cualquier otro ingreso neto distribuido entre las cuentas de ahorro obligatorio de cada trabajador. 4. Los desembolsos efectuados y los cargos autorizados según los términos establecidos en esta Ley. El aporte mensual a la cuenta de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador, al que se refiere este artículo, podrá ser modificado a solicitud del Ministerio con competencia en materia de vivienda y hábitat y propuesto ante la Asamblea Nacional para su aprobación. En todo caso no podrá ser menor al res por ciento (3%) establecido en este artículo. El Banco Nacional de Vivienda y Hábitat, como administrador del Fondo de Ahorro Obligatorio, deberá garantizar la veracidad y la oportunidad de la información de la cuenta de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador y, de la situación de los créditos recibidos y los movimientos para la cancelación de los mismos. Para ello deberá establecer las políticas, normas, plazos y procedimientos que deberán cumplir cada uno de los operadores financieros que han participado en la administración del ahorro habitacional. 28

Artículo 173 La cuenta de ahorro obligatorio para la vivienda de cada trabajador estará integrada por el ahorro de los trabajadores con relación de dependencia, el cual comprende los ahorros obligatorios que éstos realicen equivalentes a un tercio (1/3) del aporte mensual y los aportes obligatorios de los empleadores, tanto del sector público como del sector privado, a la cuenta de cada trabajador, equivalente a dos tercios (2/3) del aporte mensual. Los empleadores deberán retener las cantidades a los trabajadores, efectuar sus propios aportes y depositar dichos recursos en la cuenta de cada uno de los trabajadores en el Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda, dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, a través del ente operador calificado y seleccionado por el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat, en atención a lo establecido en esta Ley y su Reglamento. El porcentaje aportado por el empleador previsto en este artículo no formará parte de la remuneración que sirva de base para el cálculo de las prestaciones e indemnizaciones sociales contempladas en las leyes que rigen la materia. Artículo 174 Disposición de los Aportes Obligatorios Los trabajadores aportantes al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda sólo podrán disponer de sus aportes en los siguientes casos: 1. Para el pago total o parcial de adquisición, construcción, autoconstrucción, amortización o liberación de hipoteca, sustitución, restitución, reparación, remodelación y ampliación del inmueble que le sirva de vivienda principal en las condiciones que establezca el Reglamento de esta Ley. 2. Por haber sido beneficiario de jubilación o de pensión, por discapacidad total permanente o por haber alcanzado la edad de sesenta años, salvo que manifieste su voluntad de continuar cotizando al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda o le quede pendiente la cancelación de cuotas de un crédito otorgado, conforme a la presente Ley. 3. Por fallecimiento del trabajador, en cuyo caso el saldo de su cuenta individual formará parte del haber hereditario. Los haberes de cada trabajador aportante en el Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda podrán ser objeto de cesión total o parcial entre su titular y otro aportante, sin intermediario alguno, siempre y cuando el titular no sea beneficiario de un crédito hipotecario, otorgado conforme a esta Ley y el adquirente de la vivienda esté incorporado al Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda y llene los demás requisitos que establece esta Ley y su 29

Reglamento. Artículo 175 Constitución del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda El Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda estará constituido por: 1. El ahorro obligatorio proveniente de los aportes de cada trabajador y del patrono. 2. Las recuperaciones de capital de los préstamos otorgados con estos recursos. 3. Los rendimientos de sus colocaciones financieras. 4. Los intereses generados por los préstamos otorgados. 5. Los recursos provenientes de colocaciones en el mercado monetario, de capitales de renta fija o cualquier otro título valor con garantía de la cartera de créditos hipotecarios otorgados por el Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda. 6. Préstamos provenientes de organismos públicos o privados, nacionales o internacionales. 7. Los recursos generados por la imposición de multas y cualesquiera otros aportes destinados a satisfacer los objetivos de esta Ley. Artículo 176 Uso de los Recursos Los recursos del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda podrán ser utilizados para los siguientes fines: 1. Préstamos a corto plazo a las comunidades organizadas para la construcción o autoconstrucción de nuevas viviendas y hábitat, que serán vendidas individualmente a las familias calificadas según las normas de elegibilidad. 2. Préstamos a largo plazo a los usuarios calificados para la adquisición, construcción, sustitución, restitución de vivienda o liberación de préstamos otorgados con recursos de los fondos contemplados en esta Ley. 3. Préstamos a corto plazo a los usuarios calificados para la reparación, remodelación, mejoramiento y ampliación de sus viviendas. 4. Pagar los costos operativos y fiduciarios de los operadores financieros que presten servicios de recaudación del ahorro obligatorio, gestión para el otorgamiento y recuperación de préstamos definidos en los numerales 1, 2 y 3 de este artículo, en los términos que defina el Banco Nacional de Vivienda y Hábitat, con opinión favorable del Ministerio con competencia en materia de vivienda y hábitat. 30

Cuando los préstamos a corto plazo se destinen al financiamiento de la construcción o autoconstrucción de viviendas, éstas deberán tener el área y demás especificaciones técnicas que determine el Reglamento de esta Ley. Los solicitantes de créditos a corto plazo a los que se refiere la presente Ley, deberán presentar sus proyectos para su calificación de conformidad con las condiciones establecidas en el Reglamento de esta Ley. 

Ley de Cajas de Ahorro, Fondos de Ahorro y Asociaciones de Ahorro Similares: dicha deducción u aporte no es considerada de forma obligatoria, la misma se establece en base a un acuerdo por parte de los asociados (CELARG 10% del salario normal) como también los periodos o tiempos en los que les serán retribuidos dichas retenciones. En el caso específico de la Fundación los mismos son abonado a cada trabajador en la segunda quince de cada mes junto con el aporte patronal, los cuales equivalen igualmente al 10% del salario normal.

LEY DE CAJAS DE AHORRO, FONDOS DE AHORRO Y ASOCIACIONES DE AHORRO SIMILARES (Gaceta Oficial N° 38.286 del 4 de octubre de 2005)

TÍTULO IV LOS ASOCIADOS Capítulo II Aportes, Retenciones y Haberes Artículo 66 Aportes y retenciones El aporte del asociado consiste en un porcentaje de su salario, que será deducido de la nómina de pago por el empleador o el depósito directo de su ahorro sistemático. El aporte del empleador se acordará por convenio celebrado entre las partes o en las convenciones colectivas de trabajo sobre la misma base de cálculo prevista en este artículo. El asociado podrá realizar aportes de ahorro voluntario ocasionales y de cualquier monto. Las retenciones son las cuotas de descuentos efectuadas al asociado por concepto de préstamos otorgados, montepío y cualquier otra deducción las cuales son deducidas de la nómina de pago por el empleador. 31

Ambos aportes y las retenciones deberán ser entregados por el empleador a la respectiva asociación dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que se efectúe la deducción. El incumplimiento de la obligación anterior por parte del empleador, generará el pago de intereses a favor de las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, a la tasa activa promedio de los seis principales bancos comerciales del país, de conformidad con el boletín publicado por el Banco Central de Venezuela. La Superintendencia de Cajas de Ahorro podrá citar al empleador a los fines de conciliar el pago de los aportes y de los intereses moratorios respectivos. Agotada la vía conciliatoria para el pago de los aportes, la asociación podrá recurrir a los organismos jurisdiccionales competentes. Artículo 67 Información sobre los aportes Los empleadores en razón de los aportes efectuados a los asociados, únicamente tendrán derecho a obtener del Consejo de Administración y del Consejo de Vigilancia, información oportuna sobre los mismos y sobre el funcionamiento de las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares. Los miembros del Consejo de Administración, en el ejercicio de las actividades de cobranzas de los aportes y retenciones que efectúen ante el empleador, no podrán ser objeto de sanciones, despidos o de alguna otra medida, como consecuencia del ejercicio de ese derecho. Artículo 68 Haberes Los haberes de los asociados comprenden el aporte del asociado, del empleador, el voluntario y la parte proporcional que les corresponda en los beneficios obtenidos en cada ejercicio económico. Estos últimos, en caso de ser capitalizados, serán acreditados en cuentas individuales y se informará al asociado el estado de cuenta, con la periodicidad que señalen los estatutos o cuando éstos lo soliciten. Los haberes de los asociados son intransferibles mientras subsista la condición de asociado. Artículo 69 Reintegro Quienes dejen de pertenecer a las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares, tendrán derecho a que se les 32

reintegre tanto los haberes disponibles como la parte proporcional que les corresponda en los beneficios a repartir, del último ejercicio económico durante el cual fue asociado, en la oportunidad que estos sean aprobados por la Asamblea, al cierre del ejercicio económico respectivo. Los asociados deberán recibir sus haberes netos de los compromisos a los noventas días de perder la condición de asociado. Los aportes del empleador pendientes de ser acreditados en los haberes, serán cancelados al realizar el pago el empleador. Artículo 70 Exención e inembargabilidad Los haberes de los asociados en las cajas de ahorro, fondos de ahorro y asociaciones de ahorro similares regidos por la presente Ley, están exentos del impuesto sucesoral y son inembargables. Se exceptúan de lo dispuesto en este artículo las medidas preventivas o ejecutivas que tengan por finalidad asegurar el cumplimiento de las obligaciones alimentarias conforme a la Ley que rige la materia.

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Diagnóstico

Descripción y Análisis de la Situación Actual

Considerando la información suministrada por el personal que labora dentro de la Unidad de Investigación, los resultados de la observación y la dinámica administrativa de los procesos que allí se realizan, se procedió a evaluar de forma general y objetiva la situación actual mediante la utilización del método o matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas). La Matriz DOFA es considerada como un método de análisis que se utiliza para determinar el desempeño de la organización ante las diferentes problemáticas, dificultades y oportunidades presentadas dentro de la misma. Heniz & Koontz la definen como “un marco conceptual para el análisis sistemático que facilita el apareamiento entre las Amenazas y Oportunidades externas con las Debilidades y Fortalezas internas de la organización”. La misma nos permite además presentar un panorama general de la empresa dentro del medio en el cual debe operar, posibilitando el conocimiento y análisis del diagnostico.

A continuación se presenta la Matriz DOFA determinada mediante el levantamiento de información realizada dentro de la Unidad de Investigación (Coordinación de Recursos Humanos del Centro de Estudios Latinoamericanos Rómulo Gallegos).

34

Cuadro 1. Matriz DOFA

FORTALEZAS 

Adecuadas

relaciones

y

DEBILIDADES

armonía

con

demás 

coordinaciones y entes pertenecientes a la Organización. 

Buena comunicación y relaciones entre el personal que  

labora dentro del Área de Investigación. 



Disponibilidad de recursos tanto

financieros como 

materiales para la capacitación y entrenamiento del  personal. Existencia de personal cortes, amable y colaborador.

Falta de planificación y división del trabajo. Falta de claridad y conocimiento de funciones y tareas. Carencia de Manuales de Procedimientos Falta de conocimientos en cuanto bases legales. Falta de entrenamiento del personal. Recursos y herramientas tecnológicos desactualizados.



Métodos de trabajos rudimentarios y poco eficientes.



Áreas de trabajos poco ergonómicas (pequeña, incomoda y calurosa).

OPORTUNIDADES

AMENAZAS



Alto incremento de actividades culturales, teatrales, etc.



Eficiente

y

efectiva

interinstitucionales 

con

comunicación organizaciones

y y



La desestabilización económica desarticula la planificación e incremento progresivo del presupuesto.

relaciones empresas 

Los cambios y avances tecnológicos tan rápidos dejan ver

gubernamentales.

la gran desactualización con que cuenta la organización.

Capacidad para atender y prestar servicios para diversos 

La inestabilidad y los breves periodos de personas en

tipos de eventos y producciones.

cargos gubernamentales debilitan el cumplimiento eficaz y efectivo de las gestiones.

35

Análisis del Diagnóstico del Problema

Después de haber realizado un estudio general de la organización se pudieron determinar los aspectos más relevantes de la misma mediante la técnica de matriz DOFA, en la cual se diagnosticaron tanto las características positivas como las negativas. A nivel general se puede plantear que uno de los problemas más graves de la institución está representado por la poca organización y regulación eficiente de los procesos que se realizan en la misma, lo que produce cotidianamente confusiones y pérdida de documentos; seguidamente se presentan otros fallas como la ausencia de equipos y recursos tecnológicos actuales que permitan una mayor agilización en las operaciones de la empresa. Por otra parte tenemos que el personal cuenta con un alto sentido de orientación y atención al público, y aunque se hace evidente el poco adiestramiento y capacitación en los empleados tratan en los posible de buscar soluciones a los problemas.

Entre las oportunidades que tiene la empresa se pudieron hallar que la misma presenta buenas y excelentes relaciones con la demás entidades u organizaciones del estado y más aun con el gobierno central específicamente con la parte ministerial, lo que les garantiza una amplia permisología para operar y realizar una gran variedad de actividades en beneficio del público. También el extenso desarrollo que actualmente muestra el campo de la actuación y obras teatrales en nuestro país hace que dicha organización sea una opción factible para que las empresas productoras realicen sus proyectos en la misma. Por último nos encontramos con los aspectos que amenazan a la fundación, entre los más notables son: el alto y rápido desarrollo de equipos y herramientas tecnológicas e informáticas que facilitan y agilizan las actividades administrativas hoy en día; y las efímeras gestiones de los directivos y coordinadores en la organización.

36

CAPITULO II EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

Actualmente uno de los problemas que se observa con mayor frecuencia y que ha persistido a lo largo de los años dentro de las instituciones y/u organismos públicos venezolanos ha sido la presencia de retrasos y demoras en los trámites administrativos, el cual ha sido tratado de forma trivial e insignificante por parte de los mismos. Dicho problema en mucho de los casos, se produce simplemente por el desconocimiento de las obligaciones, tareas y actividades que se deben desarrollar en cada uno de los puesto de trabajo a nivel operativo incluyendo las metas, propósitos u objetivos de la organización, en otros casos se origina por la carencia de controles e indicadores evaluativos que permitan suministrar información con el objeto de corregir fallas y/o ajustar las planificaciones de estas lo más cercano posible a la realidad.

Las situaciones características que frecuentemente se pueden observar y registrar de los proceso y de los componentes que en estos intervienen pertenecientes a la Fundación Centro de Estudios Latinoamericanos Rómulo Gallegos (CELARG), concretamente en la Coordinación de Recursos Humanos, la cual cuenta con un equipo de trabajo compuesto por siete (7) personas, son inicialmente el escaso conocimiento preciso y diferenciado de las funciones y labores que cada uno de los mismos debe desarrollar, quienes tienden a mezclar sus actividades, adicionalmente se percibe constantemente deficiencias en la presentación y entrega de informaciones, la cual se caracteriza por ser en los mayores de los casos insuficiente e incompleta, causando de esta forma devoluciones y rechazo por parte de las diferentes unidades funcionales de la organización y por ende retrasos y demoras en los procesos administrativos; sumando a ello se presenta un personal no altamente capacitado y calificado que cubra de forma completa las exigencias de sus cargos lo que hace que se tornen más lentas causando de forma directa la acumulación de trabajo, lo que acarrea una disminución en la capacidad productiva de la empresa.

La administración y en especial la pública, la cual tiene como propósito principal lograr el mayor impacto posible dentro de la sociedad, necesita de propuestas e instrumentos que permitan agilizar los procesos que se realizan cotidianamente en las coordinaciones que componen las organizaciones, en este caso los realizados en la Fundación CELARG, de manera que los mismos sean efectuados de forma fácil, dinámica y coordinadamente entre los funcionarios y las unidades funcionales implicadas en los procesos. Para ello es fundamental que cada uno de los trabajadores conozca de forma global e integral las actividades, procedimientos o tareas ejecutadas a lo largo de los procesos.

Es de suma importancia destacar que la Unidad donde se realiza el estudio de investigación no cuenta con la disposición de un Manual de Procedimientos el cual facilite el desarrollo eficaz y eficiente de las tareas asignadas a cada trabajador. De esta forma se propuso la elaboración de dicha herramienta específicamente en la Sección de Nomina con el propósito de suministrarle de forma detallada y precisa a los empleados una guía que los oriente al momento de realizar sus actividades diarias.

Considerando los aspectos ya planteados, se señala entonces el objeto de la investigación el cual es establecer de forma parcial métodos y pautas que regulen y agilicen los procesos ejecutados entre Sección de Nomina y demás entes involucrados en los mismos, mediante la elaboración de un Manual de Procedimientos que facilite y sirva de apoyo a dicho objeto.

Con el propósito de guiar metodológicamente la investigación, se procede a la formulación de la interrogante que servirá de orientación para realizar las diversas sustentaciones a lo largo de proceso investigativo.

38

Formulación del Problema

¿La elaboración de un Manual de Procedimientos para la Sección de Nomina ubicada en la Coordinación de Recursos Humanos perteneciente a la Fundación CELARG contribuirá con la regulación, optimización y agilización de los procesos administrativo responsabilidad de la misma?

Objetivos de la Investigación

Objetivo General 

Elaborar un Manual de Procedimientos que contribuya a la regulación, optimización y agilización de los procesos ejecutados en la Sección de Nomina ubicada en la Coordinación de Recursos Humanos perteneciente a la Fundación Centro de Estudios latinoamericanos Rómulo Gallegos, con el fin de establecer mayor organización y mejor desenvolvimiento de los trabajadores en sus respectivas funciones.

Objetivos Específicos 

Identificar las situaciones, acciones y aspectos que frecuentemente se pueden observar dentro de la Coordinación de Recursos Humanos y entre la cotidiana interacción de la misma con las demás Unidades de la Organización.



Identificar las normas legales o marco jurídico ligadas a las actividades que se realizan dentro de la Unidad.



Registrar metodológicamente la información observada y suministrada por las personas pertenecientes al Área de Investigación.

39



Sistematizar y procesar las diversas informaciones recopiladas dentro de la Coordinación de Recursos.

Justificación e importancia

El desarrollo progresivo, eficiente e integral de cada organización y en especial las públicas, debe ser considerado como uno de los principales focos de atención de todo directivo, ya que es a partir de su desempeño y gestión que se promueve el crecimiento de un país. Por lo tanto no contar con instituciones modernas que cuenten con planes, herramientas y métodos de trabajos globales y de calidad que favorezca un desarrollo armónico, fluido y motivacional de sus empleados, muy difícilmente va a poder lograr un impacto positivo dentro de las sociedades.

La elaboración de una propuesta dirigida a la Unidad de Estudio que permita alcanzar dicho desarrollo óptimo partiendo desde alcances menores, proporcionara progresivamente con la buena ejecución y administración de cada uno de los trabajadores un alto desempeño a nivel general. La relevancia de un Manual de Procedimientos dirigido a la ejecución de las nominas y/o pagos en los cuales incurre la organización, es que busca contribuir en la mejora de los procesos con el fin de garantizar la continua operatividad de la empresa, además de que permite obtener información rápida y oportuna.

Por consiguiente, el objeto de la investigación se encuentra justificado en el desarrollo y mejora constaste necesario en cada una de las áreas de los organismos públicos con el fin de transferir mayores beneficios a los miembros de sus organizaciones y a la sociedad en general.

Alcance

La investigación se centro básicamente en conocer a cabalidad todos los procesos responsabilidad de la Sección de Nomina de la Coordinación de Recursos Humanos de la 40

Fundación CELARG; incluyendo las actividades, documentación y procedimientos para dar cumplimento a los mismos, con la finalidad de realizar una herramienta como lo es un Manual de Procedimientos que permita una mayor organización y mejore el desenvolvimiento de los trabajares en sus respectivas funciones.

Limitaciones

En el periodo de tiempo disponible para la realización y desarrollo de la investigación se presentaron ciertas limitaciones que influyeron en los resultados de la misma, sin embargo se trato de que la variabilidad de estas no afectara de forma significativa la calidad del estudio. Dichas limitaciones se presentan a continuación: 

Carencia de recursos tecnológicos, como es el caso de una computadora dentro del área de investigación lo que impedía mantener una dinámica de estudio más fluida, ya que no se contaba al momento con un procesador de datos que permitirá de forma reciproca la interacción entre el levantamiento de información y la clasificación, análisis y procesamiento de la información.



Falta de tiempo para realizar un estudio más amplio y profundo sobre los aspectos que se han venido mencionando, y para proponer herramientas y/o desarrollarlas para que tengan un mayor alcance dentro de la Organización, debido a la realización constante y efectiva de actividades operativas.



Insuficientes condiciones físicas, lo cual presento ciertas dificultades, ya que la misma se caracteriza por ser poco ergonómica y cómoda, es un área pequeña y completamente cerrada que no cuenta actualmente con aire acondicionado, adicionalmente solo se podían desarrollar actividades hasta ciertas horas ya que se procedía con la interrupción de la energía eléctrica.

41

CAPITULO III MARCO TEORICO A continuación se presentan múltiples bases teóricas, la cuales se encuentran estrechamente asociadas con el tratamiento, desarrollo, metodología y conclusiones de la investigación y por lo tanto refuerza el sustentamiento de la misma. Con el propósito de ampliar y dar claridad a las definiciones se citaran algunos conceptos de diferentes autores.

Administración de Recursos Humanos

Víctor M. Rodríguez: Es un conjunto de principios, procedimientos que procuran la mejor elección, educación y organización de los servidores de una organización su satisfacción en el trabajo y el mejor rendimiento en favor de unos y otros.

Joaquín Rodríguez Valencia define la Administración de Recursos Humanos como la planeación, organización, dirección y control de los procesos de dotación, remuneración, capacitación, evaluación del desempeño, negociación del contrato colectivo y guía de los Recursos Humanos idóneos para cada departamento, a fin de satisfacer los intereses de quienes reciben el servicio y satisfacer también, las necesidades del personal.

Fernando Arias Galicia dice que la Administración de Recursos Humanos es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

Tomando en cuenta los diversos conceptos encontrados y los aquí reflejados, se puede conceptualizar la Administración de Recursos Humanos no solo como un sistema que busca la eficiente búsqueda del personal correcto para el cargo o puesto indicado sino que va más allá, esta debe planificar, organizar, dirigir y controlar la promoción y desenvolvimiento eficaz de cada una de los trabajadores, atreves de la capacitación y

adiestramiento de los mismos tomando en cuenta las nuevas tendencias, reglamentos y tecnología; además deberá debe velar por la condiciones y políticas de seguridad laboral de la organización; por el correcto manejo y cálculo de los beneficios de los trabajadores y principalmente por la aplicación apropiada de los derechos de los empleados, ya que ellos constituyen el motor principal para el buen funcionamiento de la organización.

Objetivos de la Administración de Recursos Humanos

El objetivo general de la administración de Recursos Humanos es el mejoramiento del desempeño y de las aportaciones del personal a la organización, en el marco de una actividad ética y socialmente responsable. Este objetivo guía el estudio de la Administración de Recursos Humanos, el cual describe las acciones que pueden y deben llevar a cabo los administradores de esta área. De aquí se derivan los siguientes objetivos específicos. 

El objetivo de las funciones consiste en desarrollar y administrar políticas, programas y procedimientos para proveer una estructura administrativa eficiente, empleados capaces, trato equitativo, oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y una adecuada seguridad en el mismo, cuidando el cumplimiento de sus objetivos que redundará en beneficio de la organización, los trabajadores y la colectividad.



El departamento de Recursos Humanos existe para servir a la organización proporcionándole y administrando el personal que apoye a la organización para cumplir con sus objetivos.



Mantener la contribución de los Recursos Humanos en un nivel adecuado a las necesidades de la compañía es otro de los objetivos fundamentales de la Administración de Recursos Humanos.



La Administración de Recursos Humanos es un poderoso medio para permitir a cada integrante lograr sus objetivos personales en la medida en que son compatibles y coinciden con los de la organización. Para que la fuerza de trabajo se pueda 43

mantener, retener y motivar es necesario satisfacer las necesidades individuales de sus integrantes.

Funciones de la Administración de Recursos Humanos. 

Reclutamiento: buscar y atraer solicitantes capaces para cubrir las vacantes que se presenten.



Selección: analizar las habilidades y capacidades de los solicitantes a fin de decidir, sobre bases objetivas, cuáles tienen mayor potencial para el desempeño de un puesto y posibilidades de desarrollo futuro, tanto personal como de la organización.



Contratación: llegar a acuerdos con las personas, que satisfagan en la mejor forma posible los intereses del trabajador y de la organización.



Inducción: dar la información necesaria al nuevo trabajador y realizar todas las actividades pertinentes para lograr su rápida incorporación a los grupos sociales que existan en su medio de trabajo, a fin de lograr una identificación entre el nuevo miembro y la organización y viceversa.

Figura N°3-Diagrama del Proceso de Selección de Personal

RECLUTAMIENTO

CONTRATACIÓN SELECCIÓN

44

INDUCCIÓN



Compensación Suplementaria: proveer incentivos monetarios adicionales a los sueldos básicos para motivar la iniciativa y el mejor logro de los objetivos.



Control de Asistencias: establecer horarios de trabajo y periodos de ausencia con y sin percepción de sueldo, que sean justos tanto para los empleados como para la organización, así como sistemas eficientes que permitan su control.



Relaciones Internas: lograr que tanto las relaciones establecidas entre la dirección y el personal, como la satisfacción en el trabajo y las oportunidades de progreso del trabajador, sean desarrolladas y mantenidas, conciliando los intereses de ambas partes.



Comunicación: promover los sistemas, medios y clima apropiados para desarrollar ideas e intercambiar información a través de toda la organización.



Contratación Colectiva: llegar a acuerdos con organizaciones reconocidas oficialmente y legalmente establecidas que satisfagan en la mejor forma posible los intereses de los trabajadores y de la organización.



Disciplina: desarrollar y mantener reglamentos de trabajo efectivos y crear y promover relaciones de trabajo armónicas con el personal.



Motivación del Personal: desarrollar formas de mejorar las actitudes del personal, las condiciones de trabajo, las relaciones obrero-patronales y la calidad del personal.



Desarrollo del Personal: brindar oportunidades para el desarrollo integral de los trabajadores, a fin de que logren satisfacer sus diferentes tipos de necesidades, y para que en lo referente al trabajo puedan ocupar puestos superiores.



Capacitación: brindar la oportunidad a los trabajadores de adquirir conocimientos, ya sea de carácter técnico, científico o administrativo.



Entrenamiento: dar al trabajador las oportunidades para desarrollar su capacidad, a fin de que alcance las normas de rendimiento que se establezcan, así como para lograr que desarrolle todas sus potencialidades, en bien de él mismo y de la organización. Política: Impulsar los planes de entrenamiento, incorporando en ellos la capacitación sobre funciones administrativas en todos los niveles.

45



Seguridad: desarrollar y mantener instalaciones y procedimientos para prevenir accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.



Protección y Vigilancia: tener adecuados métodos precautorios para salvaguardar a la organización, a su personal y sus pertenencias, de robo, fuego y riesgos similares.



Planeación de Recursos Humanos: realizar estudios tendientes a la proyección de la estructura de la organización en lo futuro, incluyendo análisis de puestos proyectados y estudio de las posibilidades de desarrollo de los trabajadores para ocupar estas, a fin de determinar programas de capacitación y desarrollo, llegado el caso de reclutamiento y selección.

Manual Según Agustín Reyes Ponce, “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa”.

Según Terry George, "Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".

Según Continolo G., "Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo".

Según Duhat Kizatus Miguel A. " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo".

46

Objetivos de los Manuales

González M. Define los siguientes objetivos: 

Precisar la secuencia lógica de las actividades de cada procedimiento.



Precisar la responsabilidad operativa del personal en cada unidad administrativa.



Precisar funciones, actividades y responsabilidades para un área específica.



Presentar una visión de conjunto de la organización



Precisar las funciones de cada unidad administrativa.



Presentar una visión integral de cómo opera la organización.



Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso facilitando su incorporación al organismo.



Proporcionar el mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Ventajas de los Manuales

Entre las principales ventajas de los manuales se encuentran las siguientes: 

Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.



La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan supeditadas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento.



Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o ejecución.



Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.



Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

47



Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.



Facilitan el control por parte de los supervisores.

Procedimientos.

Según Melinkoff, R, "Los procedimientos consiste en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores".

Gómez F. señala que: " El principal objetivo del procedimiento es el de obtener la mejor forma de llevar a cabo una actividad, considerando los factores del tiempo, esfuerzo y dinero".

Características de los Procedimientos.

Mellinkoff describe las siguientes características de procedimientos: 

No son de aplicación general, sino que su aplicación va a depender de cada situación en particular.



Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, de manera que facilita la aplicación continua y sistemática.



Son flexibles y elásticos, pueden adaptarse a las exigencias de nuevas situaciones.

Desde otro punto de vista Gomes G. se enfoca en las siguientes características de procedimientos: 

Por no ser un sistema; ya que un conjunto de procedimientos tendientes a un mismo fin se conoce como un sistema.

48



Por no ser un método individual de trabajo. El método se refiere específicamente a como un empleado ejecuta una determinada actividad en su trabajo.



Por no ser una actividad específica. Una actividad específica es la que realiza un empleado como parte de su trabajo en su puesto.

Beneficios de los Procedimientos.

Según Pino, A. en su Trabajo de Grado describe los siguientes beneficios que consisten en: 

Aumento del rendimiento laboral.



Permite adaptar las mejores soluciones a los problemas.



Contribuye a llevar una buena coordinación y orden en las actividades de la organización.

Manuales de Procedimientos.

Para Gómez G. un manual de procedimientos lo define como: "Documentos que registran y trasmiten, sin distorsiones, la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas; Además facilitan la actuación de los elementos humanos que colaboran en la obtención de los objetivos y el desarrollo de las funciones". (pág. 125)

Objetivos de los Manuales de Procedimientos.

Según Gómez. los manuales de procedimientos en su calidad de instrumento administrativo tienen como objetivo: 

Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.



Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 49



Facilitar las labores de auditoría, la evaluación del control interno y su vigilancia.



Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.



Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicaciones.

Nomina

Una nómina es una lista o un catálogo de nombres de personas o cosas. Según explica el diccionario de la Real Academia Española (RAE).

El procedimiento de nómina, en definitiva, consiste en determinar el valor bruto devengado por cada trabajador, efectuar las deducciones correspondientes, calcular el valor neto a pagar, preparar los cheques de pago y llevar adelante el registro individual de lo devengado por cada empleado.

Las empresas requieren de un resumen de nómina para cada periodo. También suelen necesitar de una distribución de los costos de nómina por departamento, por producto o por clasificación, en función de los diferentes procesos productivos.

Aunque en cada empresa puede variar el mecanismo para contabilizar la nómina, existen ciertos pasos comunes a todas, como la preparación de la nómina con los nombres y las remuneraciones de los trabajadores.

Concepto de caja de ahorro y fondo de ahorro

El articulo tres (3) de la Ley de Cajas de Ahorro y Fondos de Ahorro definen la misma como: …”las asociaciones civiles sin fines de lucro, creadas y dirigidas por sus asociados, destinadas a fomentar el ahorro, recibiendo, administrando e invirtiendo, los aportes acordados. Así mismo, se entiende por fondos de ahorro a los efectos de este Decreto Ley, las asociaciones civiles sin fines de lucro, creadas por las empresas conjuntamente con los 50

trabajadores, en beneficio exclusivo de éstos, recibiendo, administrando e invirtiendo los aportes acordados. Las empresas tendrán participación en la designación de los miembros de los Consejos de Administración y Vigilancia del fondo. Las cajas de ahorro podrán transformarse en fondos de ahorro, y éstos en aquellas, previa manifestación de la voluntad de sus asociados. Estas asociaciones no pueden desarrollar actividades distintas de aquellas que le están permitidas.”

Principios para operar las Asociaciones de Fondos de Ahorro

El artículo cuatro (4) de la misma ley establece los siguientes principios de aplicación: 

Ser de libre acceso y adhesión voluntaria.



Ser asociaciones sin fines de lucro de carácter social.



Control democrático que comporte la igualdad de derechos y obligaciones de los asociados, en consecuencia, no pudiendo conceder ventajas o privilegios a sus fundadores, directivos, gerentes o administradores.



Cooperación, solidaridad y equidad.

Orientación del Fondo de Ahorro Habitacional

El articulo dos (2) de la Ley del Régimen Prestacional de Vivienda y Hábitat define la orientación en la que se dirige dicho régimen prestacional, el mismo: “…está orientado a la satisfacción progresiva del derecho humano a la vivienda, que privilegie el acceso y seguridad de la tenencia de la tierra, adquisición, construcción, autoconstrucción, liberación de hipoteca, sustitución, restitución, reparación, remodelación y ampliación de la vivienda, servicios básicos esenciales, urbanismo, habitabilidad, y los medios que permitan la propiedad de una vivienda digna para la población, dando prioridad a las familias de escasos recursos…”

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Fondo de Jubilación Se puede definir al fondo de jubilación como la constitución de los aportes prestacionales de tipo económico que realiza determinado trabajador durante sus años de servicios, con la finalidad de que la misma le sea concedida por el cede de sus actividades laborales a causa de su edad.

La Ley del Estatuto Sobre el Régimen de Jubilaciones y Pensiones de los Funcionarios o Empleados de la Administración Pública Nacional, de los Estados y de los Municipios estable en su artículo dos (2) el cumplimiento de los siguientes requisitos para obtener el derecho a la jubilación: 

Cuando el funcionario o empleado haya alcanzado la edad de 60 años, si es hombre, o de 55 años si es mujer, siempre que hubiere cumplido, por lo menos, 25 años de servicios; o,



Cuando el funcionario o empleado haya cumplido 35 años de servicios, independientemente de la edad.

Finalidades del Régimen Prestacional de Empleo

La Ley del Régimen Prestacional de Empleo establece en su artículo uno (1) el objeto o finalidad para el cual fue creado, los mismos son: 

Regular la atención integral a las personas integrantes de la fuerza de trabajo en situación de desempleo, a través de la Red de Servicios de Atención Integral a la Persona en Situación de Desempleo.



Asegurar al trabajador y a la trabajadora dependiente y cotizante al Régimen Prestacional de Empleo una prestación dineraria, en caso de pérdida involuntaria del empleo o de finalización del contrato de trabajo por tiempo u obra determinado, en los términos que prevé esta Ley. 52



Asegurar al trabajador y a la trabajadora por cuenta propia en forma individual o asociativa cotizante al Régimen Prestacional de Empleo, una prestación dineraria en caso de pérdida de la ocupación productiva, en los términos que prevé esta Ley.



Establecer la organización y funcionamiento del Instituto Nacional de Empleo, y los mecanismos de adopción e implementación de sus políticas, programas y medidas especiales.



Favorecer la empleabilidad de la fuerza de trabajo, para lograr su acceso a empleos y ocupaciones productivas de calidad.



Contribuir para fomentar el empleo y la ocupación productiva y promover el desarrollo local en correspondencia con los planes de desarrollo nacional.



Regular el funcionamiento de la Red de Servicios de Atención Integral a la Persona en Situación de Desempleo en torno a lo cual se articulan órganos y entes de la administración pública nacional, regional y local y organizaciones de carácter privado, que participan en la implementación de políticas y programas de estímulo al empleo y la ocupación productiva formulados por el Poder Ejecutivo Nacional.



Articular mecanismos de inserción para facilitar el acceso a una ocupación productiva de calidad, a todas las personas en situación de desempleo, con énfasis especial, en aquellos colectivos de población con dificultades especiales definidos en esta Ley, que requieran ingresar o reingresar a una actividad productiva.



Promover mecanismos organizativos y de políticas orientadas a prevenir la pérdida de la ocupación. Definir mecanismos de participación de la persona en situación de desempleo, para que asuma un papel proactivo como sujeto social, creador y realizador de cambios de su condición laboral y del control de políticas públicas orientadas a concretar su derecho a una ocupación productiva de calidad.

53

Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP)

SIGESP es un sistema integrado que simplifica los procesos de gestión administrativa en las organizaciones del sector público venezolano.

Está conformado por una serie de módulos adaptable a cada cliente, que gestionan diversas tareas y proporcionan respuesta inmediata y oportuna a las necesidades de registro presupuestario, patrimonial, contable y administrativo.

SIGESP han sido diseñado observando las normas legales que rigen la materia presupuestaria establecidas por la Oficina Nacional de Presupuesto para las instituciones públicas (ONAPRE), la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público y sus Reglamentos, y demás publicaciones de la Contraloría General de la República, la Oficina Nacional de Contabilidad Pública y la Superintendencia Nacional de Auditoría Interna.

Ventajas de los Módulos 

Obtener información físico-financiera de la ejecución de presupuesto en forma precisa y oportuna.



Integración contable y presupuestaria.



Integración de los registros e información del sistema de recursos humanos.



Automatización e integración del sistema de control y seguimiento de obras.



Reconversión de los procesos y registros administrativos de forma tal que faciliten el control.



Vinculación del plan con el Presupuesto.

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Características del SIGESP 

Solución adaptable a las necesidades y requerimiento del cliente.



Módulos totalmente integrados.



Diseñado bajo las exigencias legales establecidas en la Constitución Nacional, la Ley Orgánica de Administración Pública, la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, Reglamentos y todas las providencias e instructivos emanados de la ONAPRE, SIGECOF, ONCOP, Contraloría General de la República.



Actualización constante del sistema de acuerdo a las nuevas exigencias legalestributarias.



Interfaz gráfica intuitiva y fácil de usar.



Sistema multiusuario, que permite definirlos



Acceso al sistema con claves de seguridad individuales.



Máxima seguridad y total confiabilidad de la información.



Múltiples reportes a la medida, exportables a Excel y PDF.



Tecnología de punta que permite un manejo optimo, rápido y seguro, acorde a los últimos avances.



Arquitectura Cliente/Servidor



Desarrollado en PHP 5



Implementa manejadores de Base de Datos Mysql5, PostGres8.1



Multi Plataforma (Windows, Linux)



En Linux, versiones Suse 10, Debian, RedHat 9.0, Knoppix

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CAPITULO IV MARCO METODOLÓGICO

Tipo de Investigación

Tomando en cuenta las modalidades generales de estudio e investigación dispuestas en el Capítulo II del Manual de Trabajos de Grado de Especialización, Maestría y Tesis Doctorales UPEL 1998; se procedió a llevar a cabo un proyecto de investigación tipo Campo Descriptivo y Memorias de Pasantías, descritas en la Sección Primera de la Investigación de Campo y en la Sección Quinta de las otras Modalidades para los Trabajos de Grado de Especialización de forma respectiva, a continuación se muestran las definiciones de dichos tipos de investigación contempladas en el Manual UPEL 1998:

Modalidad Investigación de Campo “Se entiende por Investigación de Campo, el análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos, o predecir su ocurrencia, haciendo uso de métodos característicos de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigación conocidos o en desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios.” (Pág. 5)

Modalidad Memorias de Pasantías “Las Memorias de Pasantías son el resultado de una actividad de práctica profesional en roles y contextos organizacionales y sobre situaciones reales, bajo la supervisión del Instituto. Están sustentadas en los procesos de: observación, acopio y registro de información; análisis reflexivo y crítico sobre la realidad y los problemas confrontados, así como también, sobre la propia actuación del estudiante; interpretación y síntesis de las

experiencias a la luz del conocimiento teórico adquirido en el subprograma correspondiente; y visualización de acciones para contribuir a la solución de problemas y al mejoramiento cualitativo de la práctica en sus procesos y resultados.” (Pág. 9)

Diseño de la Investigación

Considerando los diferentes tipos de diseño aplicativos para una Investigación de Campo se asumió a desarrollar la misma con carácter Descriptiva, la cual consistió en la observación directa y registro de circunstancias y ocurrencias de hechos, comportamientos de personas, situaciones características, afectaciones organizacionales, entre otras, con el fin de analizar y describir determinados registros.

Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos

El levantamiento de la información y/o recolección de datos necesarios para el procesamiento y análisis del respectivo trabajo de investigación se realizo mediante la aplicación de las siguientes técnicas y herramientas metodológicas de forma cronológica:

Observación Directa

Inicialmente para llevar a cabo el levantamiento de la información se aplico una de las técnicas metodológicas más básica y común como lo es la observación directa, con la finalidad de obtener una perspectiva general y amplia de los procesos, actitudes y comportamientos de las actividades que se producen dentro de la Unidad de Investigación. La técnica además permitió realizar una evaluación del entorno y la interacción del mismo con las tareas que en él se ejecutan, dando como resultado el planteamiento inicial de un diagnostico y problemática. La observación, percepción y contacto directo con el objetivo a estudiar, con los sucesos y hechos involucrados, con datos e información de primera mano fue de gran relevancia ya que conformo la parte inicial de la investigación, permitiendo así implicar y comprometer de forma más completa al estudiante. 57

Cuestionarios

Posterior a la parte inicial para la recolección de datos se procedió a utilizar un instrumento de investigación como lo es el cuestionario, con el fin de obtener información más precisa e individual por cada una de las personas que laboran en el área de estudio. Dicha herramienta se enfoco principalmente en la recaudación de datos con respecto a las responsabilidades, funciones y descripción de procedimientos, actividades y tareas que son realizadas por parte de los trabajadores. El cuestionario consistió básicamente en tres preguntas; las cuales fueron: nombre del cargo que ejerce, enumeración de los procesos responsabilidad del empleado y descripción detallada de dichos procesos.

Entrevistas

Finalmente después de la revisión y análisis de las respuestas plasmadas en los cuestionarios se procedió a entrevistar de forma particular a los involucrados con el proceso de elaboración de nomina de la institución, específicamente con la persona responsable de la misma, la colaboradora y el jefe del departamento, los cual se distingue con los cargo de Analista Especialista I, Asistente III y Coordinador de Recursos Humanos respectivamente, sin pasar por alto a las personas menos implicadas. Las entrevistas se basaron en preguntas abiertas, permitiendo a los entrevistados manifestar de una forma amena y más fácil que el cuestionario sus funciones, sus actividades, las características y peculiaridades de estas y aportando también los puntos negativos que ellos perciben en sus quehaceres diarios. Dicha técnica de investigación permitió al investigador corroborar y aclarar puntos descritos en los cuestionarios, obteniendo de esta forma información más concreta y específica en relación con los puntos de interés inherentes a cada proceso.

58

Análisis y Tratamiento de la Información

Elaboración de Procedimientos

A continuación se presenta un cuadro que describe como fue ejecutado el proceso investigativo:

Sistematización y Análisis de la información.

Recolección y relevamiento de la información.

Cuadro 2. Proceso Investigativo 

desarrollan actualmente. 

Registrar los componentes de la Coordinación y la forma en la que se encuentran divididas las actividades.



Registrar los problemas que se presentan regularmente en la ejecución de los procesos.



Registro de herramientas e instrumentos de trabajos.



Organización sistemática de la información de acuerdo a la continuidad y secuencia de las operaciones y la concordancia de los datos.



Cruzar y entrelazar las diferentes informaciones con el fin de hallar similitudes o discordancias.



Elaboración de flujogramas y diagramas que permitan el fácil entendimiento de la información.

 Diseño y Propuesta.

Registrar las características del trabajo administrativo, tal como se

Planteamiento y Diagnostico de los problemas que presentan los procedimientos y sistemas actuales.



Redacción de un Manual de Procedimientos.



Formulación de secuencial y elaboración de flujogramas correspondientes a los procesos.



Presentación de la propuesta final a los integrantes involucrados en los procesos.

59

Cuadro 3. Actividades del Proyecto de Investigación En la parte inicial de la investigación se procedió a ejecutar una de las primeras técnicas de recolección de datos la cual fue la observación, esta consistió en la

Actividad Nº 1

revisión documental relacionada con las actividades normales y comunes que deben ser realizadas por un Departamento o Coordinación de Recursos Humanos, enfocados más a la exploración de información correspondiente a las características y funciones del análisis y elaboración de nominas; además de indagar la parte o norma legal. Se tomaron aproximadamente tres (3) semanas para que el investigador se enterarse, conociera y estuviera al tanto medianamente en una forma general de la actividades y procedimientos emanados de sus área de estudio.

Actividad N°3

Actividad N°2

El investigador de forma simultánea a la actividad inicial realizo el diseño de un sencillo cuestionario, el cual fue entregado a cada uno de los trabajadores pertenecientes a la unidad de estudio, con el fin de continuar con el proceso de la recolección de datos e información, al mismo se le dio un plazo de respuesta de dos (2) semanas. El investigador una vez analizadas las respuestas de los trabajadores a los cuales se aplico el cuestionario procedió a realizar las entrevistas respectivas a los mismos, con el fin de verificar, aclarar y completar la información. Dicha actividad se realizo de forma exclusiva en el lapso de una (1) semana.

Actividad N°4

El investigador luego de haber considerado la recolección suficiente de información procedió al análisis e interpretación respectiva de la misma, dando como resultado el planteamiento del diagnostico de la situación actual y la problemática correspondiente al área de estudio, dicha parte de la investigación tomo un tiempo aproximado de tres (3) semanas.

60

Actividad N°5

El investigador luego de haber planteado aspectos claves e importantes de la investigación como lo son el planteamiento y formulación del problema precedió a la realización del Manual de Procedimientos, en el cual se desarrollo parte de la información recolectada de forma ordenada y secuencial.

Actividad N°6

El investigador para culminar el proceso de investigación realizo la presentación y explicación del Manual de Procedimientos con la finalidad exponer las partes que componen dicho manual, la ayuda e importancia que representan contar éste y otros manuales necesarios para la consecución eficiente de los objetivos de la coordinación en estudio. Cuadro 4. Actividades inherentes al Departamento de Recursos Humanos El estudiante realizo la actualización de la base de datos de trabajadores (alto Actividad Nº 1

nivel, empleados y obreros) que pertenecen a la Fundación, dicha actividad consistió en verificar y corregir los cargos que ocupan actualmente y unidad administrativa a la que pertenece, sueldos y salarios (sueldo base, primas, compensaciones, caja de ahorro y deducciones), fechas de ingresos, entre otras. Además de actualizar mensualmente los archivos informáticos correspondientes al fideicomiso de cada uno de los empleados.

Actividad N°2

El estudiante tuvo la tarea de actualizar de forma parcial los archivos de los trabajadores pertenecientes a la Fundación, la misma consistió en colocar en cada uno de los expedientes las notificaciones de vacaciones; reposos médicos; permisos tomados; recibos de pagos; formatos de seguro social y planillas de HCM; reconocimientos; soportes de talleres, cursos y estudios realizados; ayudas y beneficios económicos; entre otros. Actividad N°3

El estudiante tuvo la oportunidad de realizar los cálculos respectivos tomados para el llenado de la nomina, dichos cómputos corresponden a las horas extras diurnas y nocturnas; domingos, días feriados y de descaso trabajados; vacaciones y bonos vacacionales; entre otros, de los empleados fijos y contratados de la Institución.

61

Dentro de las actividades rutinarias de la Coordinación de Recursos Humanos al Actividad N°4

estudiante se le asigno realizar el registro y control de vacaciones de los trabajadores, la cual consistió en las siguientes tareas: recepción de solicitudes de vacaciones, verificación y determinación de los periodos de vacaciones tomando en cuenta la antigüedad del trabajador y lapsos de tiempos vencidos, realización de planillas de notificación de vacaciones y envió respectivo a los trabajadores, entre otras.

Actividad N°6

Actividad N°5

El estudiante durante dicha actividad se encargo de realizar los formatos nomina correspondientes a los Bonos Alimentarios (Cestatickets) de los trabajadores de la Fundación, con la cual se realiza el pedido ante la empresa proveedora de los mismos. Además de ello se encargaba de recibirlos, verificarlos y ordenarlos para su posterior entrega. El estudiante durante el periodo de pasantías tuvo la obligación de realizar las tareas relacionadas con la entrega de recibos de pago a los trabajadores de la Institución, la cual consistió en impresión, clasificación, elaboración de memos y entrega de los mismos.

62

Elaboración del Cronograma de Actividades

Cuadro 5. Cronograma de Actividades del Proyecto de Investigación

Actividades

1

Levantamiento de la Información. 1. Exploración, observación, análisis y revisión de la situación global del área de investigación y material documental. 2. Entrega de cuestionarios al equipo de trabajo integrantes de la Coordinación de Recursos Humanos de la Fundación. 3. Entrevista a los trabajadores del área de investigación.

Análisis y Procesamiento de la Información. 4. Análisis e interpretación de datos, diagnostico de la situación actual, planteamiento y formulación del problema. 5. Desarrollo y redacción del Manual de Procedimientos para la Sección de Nomina. Presentación y Discusión. 6. Presentación del proyecto ante el Coordinador y equipo de trabajo correspondiente al Área de Investigación. 63

2

3

4

5

6

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8

9

10

11

12

Cuadro 6. Cronograma de Actividades inherentes al Departamento de Recursos Humanos

Actividades

1

1. Actualización de base de datos de la nomina de trabajadores de la Fundación Celarg. 2. Mantenimiento de archivos de los trabajadores. 3. Calculo de horas extras diurnas y nocturnas, días feriados y de descaso trabajados de los empleados fijos y contratados. 4. Registro y control de vacaciones de los trabajadores. 5. Revisión y control de los Cesta Ticket de los trabajadores. 6. Entrega de recibos de pagos a todos los trabajadores.

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2

3

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8

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11

12

CAPITULO V PRESENTACIÓN Y ANALISIS DE LOS RESULTADOS Conclusiones 

La investigación dio como resultado la elaboración de la primera propuesta de un Manual de Procedimientos para la Sección de Nomina de la Coordinación de Recursos Humanos.



El estudio realizado dio como resultado la identificación objetiva de posibles causas que contribuyen al progresivo desmejoramiento y retardo en los procesos administrativos ejecutados. Algunos de estos indicios son: la poca organización en cuanto a documentos y formatos involucrados durante el proceso; el conocimiento incompleto y preciso de los procedimientos como tal; la falta de coordinación y establecimiento preciso de cronogramas y programación exacta para la ejecución de las actividades; entre otras.



La presentación de propuesta y discusión final de la elaboración de un Manual de Procedimientos para la Sección de Nomina facilito a los integrantes responsables de la misma observar de un forma general, organizada y secuencias la manera de como realizan sus actividades rutinarias.



El análisis y procesamiento de la información suministrada y obtenida mediante las diferentes técnicas de investigación aplicadas permitió la simplificación de pasos innecesarios que tornaban el proceso más largo y tedioso.



Se logro la creación de normas y formularios que antes no existían, con el fin de hacer mas agiles, rápidos, organizados y metódicos la ejecución de los procedimientos.



Sin la presencia e implementación de sistemas computarizados y tecnología moderna difícilmente se podrá lograr un avanzado y radical cambio en la elaboración de los procesos concernientes con la nomina, como por ejemplo dispositivos para el control de acceso del personal que registre de forma automática las horas de entradas y salidas de los mismos y que suministre reportes digitales y exactos con dicha información para agilizar y hacer más eficientes y preciso los respectivos cálculos que producen variación dentro de la

nomina; además de la programación de módulos que mantengan de forma actualizada una base de datos con información referente a las vacaciones del personal. 

Durante el proceso de investigación se logro detectar eficientemente la norma legal respectiva la cual regula y debe ser tomada en consideración durante la ejecución de la actividades y funciones ejecutadas durante la elaboración de las nominas y variaciones pertinentes.



El estudiante ejecuto de forma satisfactoria y eficiente las actividades asignadas durante el periodo de colaboración con la empresa. El mismo logro tener un rendimiento apropiado y productivo, obteniendo en dicho periodo experiencia y conocimientos que no se manejan en el ámbito académico.

66

Recomendaciones

Para la Organización: 

Es necesaria la elaboración de manuales de usuario y amplias inducciones para la operación eficiente del Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP), en donde se establezcan las características, funciones y manipulación de cada uno de los módulos que componen el mismo, el cual sirva de apoyo a los trabajadores que interactúan constantemente con éste.



Es importante establecer y redistribuir de forma clara y precisa las funciones y responsabilidades de cada uno de los trabajadores que integra la Coordinación de Recursos Humanos, con el fin de no producir errores ni retrasos en los procesos ejecutados.



Es indispensable la planificación, desarrollo e implementación de diversos programas de preparación y capacitación, con el fin de mantener actualizados a los trabajadores en cuanto al conocimiento y aplicación del ámbito legal y cálculos de beneficios y prestaciones laborales.



Es necesaria la actualización de equipos y herramientas informáticas, además de de la modernización y reajustes ergonómicos de los puestos de trabajos, con el fin de hacer más cómodo, eficiente y rápidas las labores diarias de los empleados, evitando así la desconcentración, fastidio y desmotivación de los mismos.



Se recomienda la instalación y programación de bases de datos que cuenten con toda la información necesaria para la ejecución de las actividades de cada uno de los puestos de trabajos, con el fin de evitar la interrupción de sus tareas por la falta de información, ya que esto produce fatiga en el trabajador y por ende demora y retraso en los procesos.



Se recomienda la evaluación constante e implementación de sistemas de control dirigido a los proceso con el fin de detectar y corregir fallas que puedan surgir en las respectivas pruebas; esto ayudara y contribuirá al continuo mejoramiento de los procedimientos ejecutados por las personas pertenecientes al área de investigación. 67

Para la Universidad: 

Se recomienda desarrollar propuestas con programas de trabajos y proyectos en convenio con diversas empresas, compañías e instituciones con el fin de facilitar a los estudiantes la realización de sus trabajos de pasantías y que los mismos se encuentren acoplados y en concordancias con los conocimientos adquiridos durante el proceso de estudio.



Se sugiere estudiar las necesidades y realidades de la empresa y mundo laboral con el propósito de replantear los lineamientos e instrucciones para la elaboración de los informes y proyectos de pasantías de forma que los mismos se ajusten a esas realidades.

68

Fuentes de Información HERNANDEZ, María Teresa. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. 3era Edición y Reimpresión. Venezuela, Fondo Editorial de la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (FEDUPEL). 2006. WAYNE R., Mondy y NOE, Robert M. Administración de Recursos Humanos. Editorial Prentice-Hall. México 1997. COWLING, Alan y JAMES, Philip. La Esencia de la Administración de Personal y las Relaciones Industriales. Editorial Prentice-Hall. México 1995. ARIAS Galicia, Fernando. Administración de Recursos Humanos. Editorial Trillas. México 1979. MELINKOFF, Ramón. Los Procesos Administrativos, Editorial Panapo, (1ra. Edición), Caracas 1990. KOONTZ, Harold WEIHRICH, Heinz. Elementos de Administración. México, McGraw-Hill, 1995 RAMIREZ, José. Administración de Recursos Humanos [en línea]. VenezuelaMaracaibo, 2006. [Fecha de consulta: Julio-Agosto 2010]. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos42/administracion-recursoshumanos/administracion-recursos-humanos.shtml CASTRO, Jesús Antonio. Tutorial de Recursos Humanos I [en línea]. Bolivia-La Paz, 2000. [Fecha de consulta: Julio-Agosto 2010]. Disponible en http://sistemas.itlp.edu.mx/tutoriales/rechum1/portada.htm HAMM, Karina. Diseño de un manual de procedimientos administrativos de entradas y salidas de materiales importados [en línea]. Venezuela-Anzoátegui (Anaco) [Fecha de consulta: Julio-Agosto 2010]. Disponible en http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimientoadministrativo.shtml CENTRO DE ESTUDIOS LATINOAMERICANOS RÓMULO GALLEGOS. Presentación CELARG [en línea]. Venezuela. [Fecha de consulta: Julio-Agosto 2010]. Disponible en: http://www.celarg.org.ve/Espanol/Presentacion.htm SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN PARA ENTES DEL SECTOR PÚBLICO. [en línea]. Venezuela. [Fecha de consulta: Julio-Agosto 2010]. Disponible en: http://www.sigesp.com.ve/

LEY ORGANICA DEL TRABAJO. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, en Caracas a los diez días del mes de junio de mil novecientos noventa y siete. Años 186º de la Independencia y 138º de la Federación. (Publicado en la Gaceta 69

Oficial Nº 5.152 Extraordinario de 19 de junio de 1997Gaceta Oficial N° 5.152 de fecha 19 de junio de 1997). LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, en Caracas, a los veintidós días del mes de julio de dos mil ocho. Año 198º de la Independencia, 149º de la Federación (Publicado en la Gaceta Oficial Nº 5.891 Extraordinario del 31 de julio de 2008). LEY DEL RÉGIMEN PRESTACIONAL DE EMPLEO. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional, en Caracas, a los veintinueve días del mes de agosto de dos mil cinco, Año 194º de la Independencia y 146º de la Federación (Publicado en la Gaceta Oficial Nº 38.281 del 27 de septiembre de 2005). LEY DEL ESTATUTO SOBRE EL RÉGIMEN DE JUBILACIONES Y PENSIONES DE LOS FUNCIONARIOS O FUNCIONARIAS O EMPLEADOS O EMPLEADAS DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA NACIONAL, DE LOS ESTADOS Y DE LOS MUNICIPIOS. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional, en Caracas a los veintisiete días del mes de abril de dos mil seis. Año 196º de la Independencia y 147º de la Federación (Publicado en la Gaceta Oficial Nº 38.426 del 28 de Abril de 2006). LEY DEL RÉGIMEN PRESTACIONAL DE VIVIENDA Y HÁBITAT. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional, en Caracas, a los doce días del mes de abril de dos mil cinco. Año 194º de la Independencia y 146º de la Federación (Publicado en la Gaceta Oficial N° 38.182 del 9 de mayo de 2005). LEY DE CAJAS DE AHORRO, FONDOS DE AHORRO Y ASOCIACIONES DE AHORRO SIMILARES. Dada, firmada y sellada en el Palacio Federal Legislativo, sede de la Asamblea Nacional, en Caracas, el primer día del mes de septiembre de dos mil cinco. Año 195º de la Independencia y 146º de la Federación (Publicado en la Gaceta Oficial N° 38.286 del 4 de octubre de 2005).

70

Anexos

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DE LAS NOMINAS EN LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DE LA FUNDACIÓN CENTRO DE ESTUDIOS LATINOAMERICASNOS ROMULO GALLEGOS

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 2/31

Fecha.

INDICE INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………………………………

3

OBJETIVOS……………………………………………………………………………………………………………………………

4

FUNCIONES GENERALES DE LA CORRDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS………………………....

5

NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA……………………………………………………………….

7

PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS…..………………………………………………………………………………..

13



EJECUCIÓN DE NOMINA GENERAL………………………………………………………………………..…………………………………...

14



EJECUCIÓN DE NOMINA PARA EL BENEFICIO DE FONDO DE AHORRO DE PERSONAL ACTIVO Y JUBILADO…

19



EJECUCIÓN DE NOMINA PARA LA DEDUCCION SINDICAL (SUTRACELARG)…………………………………………………

22



EJECUCIÓN DE NOMINA PARA DEDUCCIONES DE APORTES PARAFISCALES………………………………………………..

24

FORMATOS…………………………………………………………………………………………………………………………..

27



RELACIÓN QUINCENAL PARA EL CALCULO DE HORAS EXTRAS, DIAS LIBRES Y FERIADOS……………………………

28



INGRESO DE PERSONAL A NOMINA………………………………………………………………………………………………………….

29



PROGRAMACIÓN DE VACACIONES……………………………………………………………………………………………………………

30



MODIFICACIÓN A LA PROGRAMACIÓN DE VACACIONES…………………………………………………………………………..

73

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 3/31

Fecha.

INTRODUCCIÓN En respuesta a las problemáticas diagnosticadas en la administración llevada a cabo en el área de estudio, se elaboro el presente manual, que ayudara a sentar las bases para el desarrollo coherente y homogéneo de las actividades inherentes a la ejecución de todo lo relacionado con la elaboración de las nominas, responsabilidad de la Coordinación de Recursos Humanos de la Fundación Centro de Estudios Latinoamericanos Rómulo Gallegos.

Tomando en cuenta la significancia que representa la preparación y ejecución de documentos como los son las nominas, es innegable la importancia de esta herramienta como factor institucional y catalizador de la gestión pública, ya que la existencia y el adecuado funcionamiento actúa como instrumento directo para la regulación de las actividades cotidianas y como fuentes de información para la toma de decisiones, constituyéndose el mismo como evaluador del curso de los procesos efectuados en la Sección de Nomina de la Coordinación de Recursos Humanos.

El siguiente manual está constituido por los objetivos que persigue el mismo, normas generales de la Coordinación de Recursos Humanos, normas especificas que deberán regular las actividades ejecutadas por la Sección de Nomina, los respectivos procedimientos para la ejecución de dichas actividades y flujogramas de los mismos; además de contener las formas utilizadas y glosario de términos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

OBJETIVOS El presente Manual tiene como propósito establecer definiciones y procedimientos básicos que orienten a la Sección de Nomina de la Fundación CELARG, en la realización de sus actividades de índole administrativo en la unidad de de Recursos Humanos.

Además de suministrar la normativas y procedimientos que regularan y sistematizaran las actividades específicas desarrolladas y efectuadas en la ejecución y procesamiento de la nomina para el adecuado cumplimiento de las tareas que se encuentran bajo su responsabilidad, con el fin de servir como instrumento de información, orientación y control de sus funciones.

Dicha herramienta estará dirigida a normalizar, estandarizar y agilizar tanto las distintas actividades realizadas por parte de la coordinación como la circulación de información transmitida dentro de la misma.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

FUNCIONES GENERALES DE LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

1. Dirigir la aplicación de las normas y de los procedimientos que en materia de administración de personal señale la ley y sus reglamentos.

2. Dirigir y coordinar los programas de desarrollo y capacitación del personal, así como de reclutamiento, selección, clasificación, remuneración y desarrollo de los mismos.

3. Diseñar, ejecutar y asesorar en la formulación y desarrollo de objetivos, estrategias, políticas y programas en materia de recursos humanos, así como verificar el cumplimiento de normativas laborales tanto internas y externas; todo a los fines de garantizar el funcionamiento del sistema integral de Recursos Humanos.

4. Coordinar con las direcciones u órganos competentes, que los programas y proyectos asociados al desarrollo y administración de recursos humanos estén en congruencia con el Plan Estratégico del CELARG.

5. Coordinar y supervisar el diseño, desarrollo, mantenimiento y mejoramiento de los sistemas de información necesarios, para la adecuada administración y control de las diferentes áreas que constituyen la gestión de Recursos Humanos.

6. Promover el mejoramiento, bienestar y desarrollo integral del personal al servicio de la Fundación CELARG.

7. Atender las relaciones del CELARG con el personal obrero a su servicio y realizar los estudios específicos asociados a la contratación colectiva.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

FUNCIONES GENERALES DE LA COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS.

8. Estudiar los expedientes de los funcionarios del Organismo que hayan incurrido en faltas que dieren lugar a la aplicación de sanciones disciplinarias de conformidad con la ley vigente.

9. Representar al CELARG, ante las Juntas de Conciliación y Arbitraje, organismos administrativos y del trabajo y demás instituciones previstas en el contrato colectivo del personal al servicio del Organismo.

10. Elaborar en coordinación con el Departamento de Consultoría Jurídica, los contratos de prestación de servicios, vinculados con la administración de Recursos Humanos que haya de celebrar el CELARG y velar por su ejecución.

11. Coordinar y supervisar el funcionamiento del Servicio Médico y del Proveedor de Seguros de Hospitalización, Cirugía y Maternidad del CELARG.

Las demás que le asigne la dirección y las que le señale el respectivo manual.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA. Cronograma de la Nomina.

La ejecución del cronograma de la nomina será responsabilidad de la Coordinación de Recursos Humanos, por tal motivo deberá dentro de las condiciones normales efectuar el cumplimiento del mismo, con la finalidad de que el pago por servicios a los empleados sea depositado en el tiempo exacto.

La primera quincena de cada mes se dará la ejecución además de la nomina general de empleados, la nomina para el beneficio de fondo de ahorro de personal activo y jubilado de la Institución. La segunda quincena de cada mes al igual que la primera se ejecutara la nomina general de empleados y sumado a ello la nomina para deducciones de aportes parafiscales así como el descuento para asociaciones sindicales. Suplencias y Encargadurías.

Se llamará suplencias a la sustitución temporal de cargos que corresponden a los niveles de apoyo, operaciones y de asistente directivo, realizada en ausencia prolongada del funcionario que desempeña el cargo y solo en casos de extrema urgencia.

Las encargadurías se realizarán por sustitución temporal de cargos que forman parte de las jefaturas de la fundación.

En ambos casos el titular de la dependencia emitirá una comunicación incluyendo el nombre del trabajador asignado para ocupar temporalmente la posición.

Cuando la suplencia o encargaduría se realice con personal de la Fundación CELARG, la Coordinación de Recursos Humanos deberá realizar los registros en el sistema de nomina a los

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA. fines de cancelar la diferencia de sueldo, si el ocupante ocupa un cargo original de menor jerarquía al cargo a cubrir.

Programación de las Vacaciones.

La oficina de Recursos Humanos es la encargada de coordinar con las diferentes dependencias de la institución, la programación de las vacaciones de su personal, sin originar alteraciones o interrupciones en las actividades normales de la institución.

El Coordinador de Recursos Humanos enviará a cada oficina organizativa, para su elaboración el formulario “Programación de Vacaciones” y suministrará la siguiente información: 

Identificación de la dependencia o unidad



Identificación completa del trabajador



Denominación del cargo



Fecha de vencimiento de las vacaciones



Vacaciones no disfrutadas

Las dependencias organizativas de la institución deberá presentar en el transcurso del mes de enero de cada año, una relación de las fechas en las cuales se estima saldrán de vacaciones los trabajadores y obreros adscritos a cada dependencia, utilizando para ello el formulario “Programación de Vacaciones”.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA. Cuando en una dependencia coincidan las fechas de salida de dos (2) o más trabajadores deberá adoptarse las medidas que correspondan a fin de solventar la situación.

Las diferentes dependencias podrán incluir en la programación de vacaciones el fraccionamiento de las mismas.

Una vez ejecutada y aprobada por el jefe del área, la unidad de Recursos Humanos se encargará de verificar y procesar dicha programación.

La Programación de vacaciones definitiva, será enviada a la Unidad de Control de Presupuesto a fin de registra la disponibilidad presupuestaria. Acumulación de Vacaciones

El trabajador u obrero podrá posponer el disfrute de sus vacaciones hasta un período de seis (6) meses conforme a la legislación venezolana vigente (artículo 229 y 230 de LOT), a partir de la fecha de vencimiento y deberá notificarlo por escrito a su Supervisor inmediato, para su oportuna tramitación ante la oficina de Recursos Humanos. La ley indica:

Artículo 229 “El goce de una (1) o dos (2) vacaciones anuales podrá posponerse a solicitud del trabajador para permitir la acumulación hasta de tres (3) períodos, cuando la finalidad de dicha acumulación sea conveniente para el solicitante.”

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA. Artículo 230 “La época en que el trabajador deba tomar sus vacaciones anuales será fijada por convenio entre el trabajador y el patrono. Si no llegasen a un acuerdo, el Inspector del Trabajo hará la fijación. Las vacaciones anuales no podrán posponerse más allá de seis (6) meses a partir de la fecha en que nació el derecho, salvo el caso de acumulación prevista en el artículo anterior. Los trabajadores con responsabilidades familiares tendrán preferencia para que sus vacaciones coincidan con las de sus hijos, según el calendario escolar” La oficina de Recursos Humanos excepcionalmente a solicitud del supervisor inmediato podrá posponer hasta por un período de un (1) año el disfrute de las vacaciones, cuando existiesen razones de servicio, (véase artículo 229 de la LOT).

Modificación de la Programación de Vacaciones

En caso de interrupción por razones de servicio de las vacaciones otorgadas a un trabajador, el supervisor inmediato notificará a la Coordinación de Recursos Humanos dicha interrupción y se anexará a la programación inicial, a fin de que sea tomado en cuenta al momento de su proceso.

Cuando se presente la necesidad de cambiar la programación de vacaciones inicial, las diferentes unidades deberán notificarlo a la oficina de Recursos Humanos por lo menos con un (1) mes de antelación al disfrute mediante el formulario “Modificación a la Programación de Vacaciones” que será firmado por los trabajadores involucrados, quienes lo remitirán al jefe de mayor jerarquía del área para su aprobación y posterior envió a la Coordinación de Recursos Humanos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA. La Oficina de Recursos Humanos deberá revisar la información suministrada asegurándose de contener toda la información requerida en cuanto a lo siguiente: 

Identificación de la dependencia o unidad



Identificación del empleado u obrero



Fechas según programación original



Fechas según nueva programación



Justificación del cambio

El formulario de modificación de vacaciones será anexado a la programación original de vacaciones.

Incorporación y Desincorporación de Personal a Nómina

Los ingresos del personal deberán ser registrados en el Sistema de Personal una vez terminado el proceso de selección de personal.

El Asistente de Recursos Humanos deberá acceder al módulo de ingresos del personal en donde registrará: 

Datos del trabajador



Nombres y apellidos



Número de cedula de identidad



Nacionalidad



Fecha de nacimiento

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

NORMAS ESPECIFICAS A LA SECCIÓN DE NOMINA. 

Estado civil



Cargo a desempeñar



Dependencia de adscripción



Fecha de ingreso



Remuneración



Tipo de nómina

La desincorporación del personal se realizara una vez concluidos los procesos de renuncias o despidos, para lo cual solo se procederá a registrar: 

Fecha de egreso



Motivo de culminación de la relación laboral.

Horas Extras Diurnas, Nocturnas, Días Libres y Feriados.

La oficina de Recursos Humanos es la encargada del cálculo de las respectivas variaciones y asignara dichos bonos según los reportes de asistencias mensuales y los enviados por las demás dependencias.

Las dependencias organizativas de la institución deberán presentar en el transcurso de los primeros cinco días correspondientes a cada quincena del mes, una relación de las fechas y horas extraordinarias, días libres y feriados laborados por los trabajadores adscritos a la misma, utilizando para ello el formulario “Relación quincenal para el cálculo de horas extras, días libres y feriados”.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

PROCEDIMIENTOS Y FLUJOGRAMAS

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Fecha.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA GENERAL

RESPONSABLE (Unidades Funcionales) Coordinadores

OPERACIÓN 1. Envían

relaciones

correspondientes

e

laborales informaciones

en

formatos

que influyan

directamente en el cálculo de la nomina, tales como:

(Coordinación de Recursos Humanos) Asistente III

-

Horas extras diurnas y nocturnas

-

Días libre y feriados trabajados

-

Suplencias

-

Encargadurías

-

Bonos vacacionales

-

Incorporación o desincorporación de la nómina

-

Cambios de primas

-

Aumento de sueldos

2. Recibe dichas relaciones e informaciones, verifica si están correctas y entrega a Analista Especialista I. 3. Si existe alguna incongruencia o error en la información devuelve a la unidad respectiva.

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

4. Recibe relaciones, anexa hoja de cálculo a la información que aplique el mismo y procede a realizar los cómputos correspondientes.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

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Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA GENERAL

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

5. Ejecuta los respectivos movimientos de nomina y procesa cada uno en los módulos pertinentes del Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP). 6. Verifica los datos ingresados al sistema contra soportes físicos. En caso de estar incorrectos procede a realizar la modificación. 7. Si esta correcta la información procede a imprimir: -

Reportes Contables

-

Listado para elaboración de cheques

-

Archivo TXT (listado de nomina para el banco)

Por duplicados y envía a la Coordinación de Planificación y Presupuesto con el debido memorando para la respectiva revisión. 8. Una vez conforme por la Coordinación de Planificación y Presupuesto, recibe uno de los duplicados de los mismos con las respectivas señales de aprobación (firma y sello), procediendo a enviarlos de forma inmediata a la Dirección Ejecutiva. 9. Después de haber sido conformados por la Dirección Ejecutiva, recibe nuevamente los documentos y procede a realizar un duplicado de los mismos.

86

Pág. 16/31

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA GENERAL

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

10. Envía dichos duplicados a la Coordinación de Administración y Finanzas para que se realicen los respectivos abonos bancarios y emisión de cheques correspondientes, adicional deberá enviar vía correo electrónico

el

archivo

TXT

a

la

respectiva

Coordinación. 11. Recibe la copia de los documentos firmados y sellados por la Coordinación de Administración y procede a imprimir: -

Recibos de pagos.

-

Soportes de nominas (General de Pagos)

12. Envía recibos de pagos a cada una de las coordinaciones, debidamente clasificados para que los mismos sean recibidos por cada trabajador. 13. Archiva los documentos respectivos, relaciones laborares, planillas de cálculos, reportes contables, soportes de nomina y listados TXT.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA Flujograma:

EJECUCIÓN DE NOMINA GENERAL

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Fecha.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA Flujograma:

EJECUCIÓN DE NOMINA GENERAL

89

Pág. 18/31

Fecha.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 19/31

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA EL BENEFICIO DE FONDO DE AHORRO DE PERSONAL ACTIVO Y JUBILADO

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

1. Extrae mediante el Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP) el listado del personal activo y/o jubilado con las respectivas retenciones por concepto de fondo de Ahorro. 2. Mediante el SIGESP procede a generar: -

Reportes contables

-

Archivo TXT (listado de nomina para el banco)

para el pago de beneficio de fondo de ahorro. 3. Procede a imprimir los mismos por duplicados y envía a la Coordinación de Planificación y Presupuesto con el debido memorando para la respectiva revisión. 4. Una vez conforme por la Coordinación de Planificación y Presupuesto, recibe uno de los duplicados de los mismos con las respectivas señales de aprobación (firma y sello), procediendo a enviarlos de forma inmediata a la Dirección Ejecutiva. 5. Después de haber sido conformados por la Dirección Ejecutiva, recibe nuevamente los documentos y procede a realizar un duplicado de los mismos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 20/31

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA EL BENEFICIO DE FONDO DE AHORRO DE PERSONAL ACTIVO Y JUBILADO

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

6. Envía dichos duplicados a la Coordinación de Administración y Finanzas junto con CD contentivo del Archivo TXT para que se realicen los respectivos abonos bancarios.

(Coordinación de Administración) Coordinador de Administración

7. Recibe dichos documentos y CD contentivo, firma y sella la copia y reenvía a la Coordinación de Recursos Humanos, el segundo es utilizado para sus respectivas funciones y archivado en sus soportes.

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

8. Recibe la copia de los documentos firmados y sellados por la Coordinación de Administración y procede a archivar los mismos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 21/31

Fecha.

Flujograma:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA EL BENEFICIO DE FONDO DE AHORRO DE PERSONAL ACTIVO Y JUBILADO

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Pág. 22/31

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA LA DEDUCCION SINDICAL (SUTRACELARG)

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

1. Emite Listado de Personal activo de las personas afiliadas

al

sindicato

(SUTRACELARG)

por

cuadruplicado mediante el Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP). 2. Envía dos Listados de Personal a la Coordinación de Sindicato

con

sus

respectivos

memorandos,

igualmente los listados restantes los envía a la Coordinación de Administración y Finanzas para la emisión de cheques. (Coordinación de Sindicato) Representante de Sindicato (Coordinación de Administración) Coordinador de Administración (Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

3. Recibe Listados de Personal y reenvía uno de ellos firmado y sellado a la Coordinación de Recursos Humanos.

4. Recibe dichos documentos con las respectivas firmas y sellos de recibidos y procede a archivar en las respectivas carpetas.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA Flujograma:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA LA DEDUCCION SINDICAL (SUTRACELARG)

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Pág. 23/31

Fecha.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 24/31

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA DEDUCCIONES Y APORTES PARAFISCALES

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

1. Extrae mediante el Sistema Integrado de Gestión para Entes del Sector Público (SIGESP) el listado del personal activo con las respectivas retenciones por concepto de beneficios parafiscales: -

Seguro Social

-

Paro Forzoso

-

Fondo de Jubilación

-

Ley Política Habitacional

Para el aporte de dichos beneficios. 2. Mediante el SIGESP procede a generar los respectivos reportes contables. 3. Procede a imprimir los mismos por duplicados y envía a la Coordinación de Planificación y Presupuesto con el debido memorando para la respectiva revisión. 4. Una vez conforme por la Coordinación de Planificación y Presupuesto, recibe uno de los duplicados de los mismos con las respectivas señales de aprobación (firma y sello), procediendo a enviarlos de forma inmediata a la Dirección Ejecutiva. 5. Después de haber sido conformados por la Dirección Ejecutiva, recibe nuevamente los documentos y procede a realizar un duplicado de los mismos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Pág. 25/31

Fecha.

Procedimiento:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA DEDUCCIONES DE APORTES PARAFISCALES

RESPONSABLE

OPERACIÓN

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

6. Envía dichos duplicados a la Coordinación de Administración y Finanzas para que se realicen la emisión de los respectivos cheques.

(Coordinación de Administración) Coordinador de Administración y Finanzas

7. Recibe dichos documentos y procede a firmar y sellar la copia de los mismos y reenvía a la Coordinación de Recursos Humanos, el segundo es utilizado para sus respectivas funciones y archivado en sus soportes.

(Coordinación de Recursos Humanos) Analista Especialista I

8. Recibe la copia de los documentos firmados y sellados por parte de la Coordinación de Administración y Fianzas y procede a archivar los mismos.

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA Flujograma:

EJECUCIÓN DE NOMINA PARA DEDUCCIONES DE APORTES PARAFISCALES

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Pág. 26/31

Fecha.

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

FORMATOS

98

Pág. 27/31

Fecha.

Pág. 28/31

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

RELACIÓN QUINCENAL PARA EL CALCULO DE HORAS EXTRAS, DIAS LIBRES Y FERIADOS

Fundación CELARG Coordinación de Recursos Humanos Relación quincenal para el cálculo de horas extras, días libres y feriados

Fecha: SUPERVISOR

EMPLEADO Nombre: Cargo: Código: Firma: Descripción

Nombre: Cargo: Código: Firma: Fecha Desde

Hasta

Diurnas

SOLO PARA USO DE RECURSOS HUMANOS Sueldo Mensual: Sueldo por hora: H. DIURNAS H. NOCTURNAS DIAS LIBRES DOMINGOS VALOR Nº HORAS Nº DIAS FECHA TOTAL BS. TOTAL BS.

99

Nocturnas

FERIADOS

Pág. 29/31

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

INGRESO DE PERSONAL A NOMINA.

Fundación CELARG Coordinación de Recursos Humanos Ingreso de Personal a Nomina

Fecha: DATOS EMPLEADO Nombres:____________________________Apellidos:_________________________________ C.I.: V E ____________ Lugar y fecha de nacimiento:___________________________ EstadoCivil:_________________Parroquia:_____________Av./Calle______________________ Edif./Casa:__________________ Piso:____ Apto____ Ciudad ___________________________ Municipio:__________________ Estado_________________ GRADO DE INSTRUCCIÓN Completa

Inconclusa

Grado/Año aprobado

Básica Media Diversificada Completa

Semestre Aprobado

Definición de la Carrera

T.S.U. T.S.U. Lic./Ing. Lic./Ing. Posgrado. Posgrado. BENEFICIOS CONTRACTUALES (HCM) Datos de familiares incluidos en el Seguro: Nombres

Apellidos

Lugar/Fecha Nac.

100

Edad

C.I:

Nivel de Educación

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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

Fundación CELARG Coordinación de Recursos Humanos Programación de Vacaciones

Fecha: DEPENDENCIA: EMPLEADO (uso de RRHH) Nombre: Numero de cedula: Nombre del cargo: Fecha de vencimiento: Vacaciones no disfrutadas: CRONOGRAMA DE VACACIONES Vacaciones a disfrutar: UN PERIODO

DOS PERIODOS

TRES PERIODOS DESDE

Fecha estimada: Fecha estimada: Fecha estimada: FIRMA DEL SUPERVISOR:________________________ FIRMA DEL EMPLEADO:_________________________

101

HASTA

Pág. 31/31

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDMIENTOS COORDINACIÓN DE RECURSOS HUMANOS SECCIÓN DE NOMINA

Fecha.

MODIFICACIÓN A LA PROGRAMACIÓN DE VACACIONES

Fundación CELARG Coordinación de Recursos Humanos Programación de Vacaciones

Fecha: DEPENDENCIA: EMPLEADO (uso RRHH) Nombre: Numero de cedula: Nombre del cargo: Fecha de vencimiento: Vacaciones no disfrutadas: CRONOGRAMA DE VACACIONES Vacaciones a disfrutar: UN PERIODO

DOS PERIODOS

TRES PERIODOS DESDE

HASTA

Fecha estimada: Fecha estimada: Fecha estimada: MODIFICACIÓN DEL CRONOGRAMA DE VACACIONES Vacaciones a disfrutar: UN PERIODO

DOS PERIODOS

TRES PERIODOS DESDE

HASTA

Fecha estimada: Fecha estimada: Fecha estimada: JUSTIFICACIÓN:______________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________________ FIRMA DEL SUPERVISOR:________________________ FIRMA DEL EMPLEADO:_________________________

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