NO SOLO TRATAMOS… DIA A DIA MEJORAMOS SU CALIDAD DE VIDA

BASES FONDO CONCURSABLE JUNTAS DE VECINOS Y ORGANIZACIONES SOCIALES SECTOR PONIENTE DE CALAMA TRATACAL S.A. LLAMADO FEBRERO 2014

Elaborado por: Richard L. Andrade Canibilo Asesor Comunicaciones y Relaciones Comunitarias Tratacal S.A

Calama, Enero de 2014

Hurtado de Mendoza S/N Sector Poniente – Calama Teléfonos: 2369164 Email. [email protected] Sitio web: www.tratacal.cl

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INTRODUCCIÓN Tratacal S.A., actual concesionario de la Planta de Tratamiento de Aguas Servidas de Calama, es una empresa comprometida con el medio ambiente y la comunidad loína, por lo mismo desde que asumió la operación del recinto puso en marcha un Plan de Comunicaciones y Relaciones Comunitarias orientado a informar, educar y sensibilizar a la comunidad respecto de la importancia de tratar las aguas servidas de nuestra ciudad. Tratacal S.A., en su compromiso de Responsabilidad Social Empresarial, ha recogido desde sus inicios las diversas inquietudes y necesidades de los vecinos, particularmente del sector poniente de Calama. De esta forma, desde el año 2007 a la fecha se han realizado numerosas acciones de comunicación, donde se destaca la realización charlas informativas y educativas, reuniones y visitas guiadas al recinto de la planta de tratamiento, entre otras acciones de comunicación y apoyo a diversas iniciativas de la comunidad. Durante este período se han detectado una serie de necesidades de parte de la comunidad residente en el sector poniente de Calama, especialmente en materia de infraestructura, carencia de recursos y apoyo para la realización de diversas actividades de recreación y deporte impulsadas por los propios vecinos. Por lo mismo, Tratacal S.A. ha decidido impulsar un fondo concursable orientado específicamente para las organizaciones civiles y sociales con asiento en el sector poniente de Calama. En las próximas líneas se presentan los alcances de este fondo concursable, que no hace otra cosa que reafirmar el compromiso de Tratacal S.A, con la comunidad calameña.

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BASES TÉCNICAS Y ADMINISTRATIVAS FONDOS CONCURSABLES TRATACAL 2012 Las presentes Bases constituyen la normativa que regirá el proceso de Fondos Concursables Tratacal S.A. 2014, que considera las etapas de: postulación, evaluación, adjudicación y supervisión de los proyectos, destinados a todas las organizaciones comunitarias, con personalidad jurídica, directorio vigente, sin fines de lucro y con actividades en el sector poniente de la comuna de Calama. 1.1 PROPÓSITO Este Fondo tiene como propósito contribuir a crear las condiciones para que las organizaciones generen capital social, a través de la participación y la responsabilidad de la comunidad, promoviendo la sustentabilidad e innovación de las iniciativas de desarrollo comunitario. Tiende además a favorecer el fortalecimiento organizacional de autogestión y de participación de la comunidad organizada de la comuna de Calama, a través del desarrollo de proyectos de inversión social. 1.2 CONVOCATORIA Tratacal S.A., a través de la gerencia zonal convoca a todas las organizaciones comunitarias: funcionales o territoriales, cuya acción beneficie de manera directa a residentes del sector poniente de Calama, con personalidad jurídica, directorio vigente; que tengan interés en ejecutar proyectos cuya finalidad sea contribuir a crear las condiciones para que las organizaciones generen capital social, a través de la participación y la responsabilidad de la comunidad.

1.3 REQUISITOS PARA POSTULAR COMO EJECUTORES DE PROYECTOS 1.3.1 Estar inscrito y con los antecedentes al día en Secretaría Municipal de Calama. 1.3.2 Directorio Vigente al mes de Marzo del año 2014. 1.3.3 Los beneficiarios del Proyecto presentado por las organizaciones, deberán ser residentes del sector poniente de Calama. 1.3.4 Las organizaciones deberán contar con cuenta bancaria a nombre de la organización, pudiendo ser de ahorro, vista o corriente. 1.3.5 Copia del libro de actas de la asamblea en que la organización acuerda la postulación al proyecto. 1.3.6 Las organizaciones deberán estar constituidas hasta el 30 de Marzo de 2014.

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1.3.7 Para el caso de los proyectos de infraestructura, ampliación o mejoramiento de espacios físicos, los requerimientos son: Las especificaciones técnicas necesarias, planos de la obra a realizar, certificación de las entidades pertinentes, autorización de los residentes y/o responsables del lugar a intervenir, coordinaciones con las unidades municipales técnicas idóneas en la materia, por ejemplo, DOM, Alumbrado Público, etc., presupuesto detallado con nombre, domicilio y teléfono de las persona/s responsables de la ejecución de las obras; deben por tanto considerar los costos asociados, incluyendo el de retiro de escombros.

1.4 TIPOS DE FONDOS A POSTULAR Las Organizaciones podrán postular a los siguientes Fondos: 1.4.1 Fondo de Apoyo al Mejoramiento o Ampliación de la Infraestructura y espacios físicos de la organización. El cual busca apoyar económicamente aquellas iniciativas que busquen mejorar la infraestructura y espacios físicos a cargo de la organización. 1.4.2 Fondo de Apoyo a la realización de actividades recreacionales y deportivas. Con este Fondo, se busca que las organizaciones puedan presentar iniciativas tendientes a la adquisición de equipamiento, implementación y vestuario deportivo, talleres deportivos; campeonatos y eventos deportivos. 1.4.3 Fondo de Apoyo a la realización de Actividades de Educación, Promoción y Sensibilización sobre temáticas medioambientales. A través de este Fondo, se busca que las organizaciones puedan presentar iniciativas tendientes a la difusión y sensibilización de la comunidad respecto al tema ambiental, promoción de tecnologías con sustentabilidad ambiental, promoción de acciones no contaminantes y de protección del medioambiente, fomento de reciclajes y la educación ambiental.

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1.4.4. Tipo de fondos y montos de asignación máximo.

Tipo de Fondo

Fondo de Apoyo al Mejoramiento o Ampliación de la Infraestructura y espacios físicos de la organización.

Fondo de Apoyo a la realización de actividades recreacionales y deportivas.

Fondo de Apoyo a la realización de Actividades de Educación, Promoción y Sensibilización sobre temáticas medioambientales.

Cantidad de Proyectos

Monto Máximo

03

$7o0.000

02

$300.000

02

$300.000

Quiénes pueden postular

Junta de Vecinos, Centros de Madres -Organizaciones de Mujeres -Clubes de Adulto Mayor -Organizaciones de Jóvenes -Comités de Seguridad Comités de Adelanto -Clubes Deportivos - Organizaciones Culturales, entre otras Junta de Vecinos, Centros de Madres -Organizaciones de Mujeres -Clubes de Adulto Mayor -Organizaciones de Jóvenes -Comités de Seguridad Comités de Adelanto -Clubes Deportivos - Organizaciones Culturales, entre otras. Juntas de Vecinos - Centros de Madres -Organizaciones de Mujeres -Clubes de Adulto Mayor -Organizaciones de Jóvenes Comités de Seguridad -Comités de Adelanto -Clubes Deportivos – Organizaciones Culturales, entre otras

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1.5 FINANCIAMIENTO DEL PROYECTO El financiamiento de los proyectos seleccionados considera un aporte monetario único de parte de Tratacal S.A., el que conforma el 100% del monto de asignación del fondo concursable indicado en el punto 1.4.4. . El cuadro financiero del Proyecto deberá comprender los siguientes ítems: 1.5.1 Gastos Operacionales: Bajo este ítem, el Fondo financiará los gastos correspondientes a los materiales necesarios para el desarrollo de las actividades u obras definidas, las que deberán estar fundamentadas en forma adecuada en el proyecto y como complemento a los aportes de la propia junta de vecinos u organización comunitaria funcional o instituciones sin fines de lucro. 1.5.2 Equipamiento: Se considerará el financiamiento del equipamiento estrictamente necesario para implementar el proyecto y como complemento al equipamiento que aporta la junta de vecinos u organización comunitaria funcional o instituciones sin fines de lucro. El equipamiento deberá integrar el patrimonio de la organización y estar plenamente justificado al momento de la rendición. 1.5.3 Inversiones y gastos que NO financian los recursos del Fondo Concursable. - Pago de sueldos, honorarios y remuneraciones al representante legal y/o miembros de la organización. - Pago de deudas de la organización. - Viáticos - Compra de inmuebles. - Pago de consumo de servicios básicos como electricidad, agua, gas, teléfono.

1.6 FORMA DE POSTULACIÓN La versión 2014 de los Fondos Concursables Tratacal será totalmente vía web, esto con la finalidad de promover la utilización de las Tecnologías de Información y Comunicaciones entre las organizaciones participantes. Esta decisión responde además a la necesidad de evitar la impresión de documentos, evitando con esto gastos innecesarios en papel y tinta para los postulantes. a- Descarga de Bases y Formularios de Postulación y otros sólo podrán ser obtenidos desde el sitio web www.tratacal.cl b- El Formulario de Postulación y los diversos documentos requeridos sólo serán recepcionados vía internet, a través del sitio web www. tratacal.cl. No se aceptarán postulaciones en papel. Hurtado de Mendoza S/N Sector Poniente – Calama Teléfonos: 2369164 Email. [email protected] Sitio web: www.tratacal.cl

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1.7 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA 1. Formulario de postulación. 2. Fotocopia Rut de la Organización. 3. Fotocopia de cuenta bancaria. 4. Fotocopia de la cédula de Identidad del representante legal de la organización. 5. Carta compromiso de aporte de terceros (según corresponda). 6. Documento de autorización de uso del lugar en que se ejecutarán las actividades, en caso que corresponda (Certificado tipo, se entregará al retirar bases). 7. Presentar a lo menos 2 cotizaciones formales por recursos materiales a adquirir y/o de mano de obra, cuando corresponda. La cotización no será necesaria en el caso de productos alimenticios. 8. Si el proyecto contempla la contratación de recursos humanos, se deberá acreditar su calificación y experiencia (Adjuntar Currículum Vitae con referencias y certificación que acredite la especialización). La presentación de estos requisitos forma parte de la etapa de admisibilidad del proyecto y no se recepcionará el mismo, hasta completar el total de la documentación requerida en los plazos establecidos.

1.8 REQUISITOS DE ADMISIÓN Para que el proyecto continúe a la fase de evaluación técnica, deberá cumplir los siguientes requisitos de admisión: a) Que el proyecto sea en la forma y plazos establecidos por Tratacal S.A. b) Que la Junta de Vecinos, organización comunitaria funcional postulante presente los documentos exigidos. c) Que los montos solicitados como financiamiento se ajusten a los valores establecidos para cada tipo de fondo.

El cierre de la postulación vence impostergablemente el día 30 de Abril del 2014 a las 17.00 horas.

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1.9 EVALUACIÓN DE LOS PROYECTOS Se evaluarán todas las propuestas, verificando el cumplimiento de los requisitos de admisión, aplicando los criterios de coherencia, análisis financiero, calidad de la propuesta, impacto, sustentabilidad e innovación. (Se anexa ficha de evaluación, ver anexo Nº 1). La admisibilidad de los proyectos se resolverá al momento de la postulación, si es por falta de documentación, la organización tendrá plazo para adjuntarlos respetando el calendario de postulaciones. a) Coherencia: en la formulación del proyecto, que considere la relación entre los objetivos y las actividades a realizar. Asimismo, la calificación del recurso humano que ejecutará las actividades. Requiere además claridad en los objetivos a los que se aspira con la ejecución del proyecto. b) Análisis financiero: se refiere a la consideración de criterios asociados al costo de la ejecución del proyecto, los valores del mercado y la garantía que el financiamiento entregue los beneficios esperados a la comunidad. c) Calidad de la propuesta: el proyecto contribuye a mejorar los indicadores diagnósticos que motivaron su ejecución, además hay una descripción clara de las actividades, beneficiarios e insumos. d) Impacto: se refiere al cambio esperado en el tiempo como resultado de la entrega de beneficios o productos, es la justificación última de la necesidad de llevar a cabo el proyecto. e) Sustentabilidad: es la capacidad que se deja instalada y su perdurabilidad en el tiempo. f) Innovación Es la capacidad de realizar cambios relevantes en la naturaleza y ejecución del proyecto y/o que modernicen la gestión de la organización.

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1.10 PROCESO DE SELECCIÓN Con el propósito de garantizar igualdad de oportunidades, transparencia, eficiencia y eficacia, la selección de los proyectos, se realizará en cuatro etapas: 1ª Etapa: Pre-Selección: Asesoría de Comunicaciones y Relaciones Comunitarias de Tratacal S.A., evaluará el cumplimiento de requisitos y normas establecidas en las bases. 2ª Etapa: Evaluación Técnica: Gerencia Zonal de Tratacal S.A., aplicarán la siguiente pauta de evaluación técnica. CRITERIOS DE EVALUACIÓN Coherencia de formulación Análisis financiero del proyecto Calidad de la propuesta del proyecto Impacto del proyecto Sustentabilidad del proyecto Innovación del proyecto Total

PORCENTAJES 20% 15% 15% 15% 15% 20% 100%

3ª Etapa: Selección y aprobación ante el Directorio de Tratacal S.A.: La Gerencia Zonal presentará al Directorio de Tratacal S.A. los proyectos pre- seleccionados. El Directorio tendrá la posibilidad de modificar o ajustar el monto total asignado al proyecto de acuerdo a los criterios de evaluación. 4ª Etapa de entrega de recursos: Los recursos serán entregados al representante legal o a un representante del directorio autorizado para dicho efecto, mediante un cheque nominativo a nombre de la organización, con validez de 60 días desde su fecha de emisión.

1.11 OBLIGACIONES DE LAS ORGANIZACIONES SELECCIONADAS. 1. La organización, a través de su directorio vigente, es la responsable exclusiva de la gestión, implementación, administración, rendición y evaluación del proyecto. 2. Tratacal S.A., no revalidará ni se hará responsable en caso de pérdida o vencimiento del cheque nominativo. 3. Los recursos otorgados deberán ser destinados exclusivamente para financiar los ítems señalados en el formulario de postulación y aprobados por el Directorio de Tratacal S.A. 4. Los bienes obtenidos como producto del proyecto, pasarán a formar parte del patrimonio de la organización, debiendo ser inventariados.

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5. Las organizaciones adjudicadas aceptan que Tratacal S.A. realice promoción y difusión de los proyectos financiados en los diversos medios de comunicación de la zona como en los soportes comunicacionales propios de la empresa (sitio web, revistas, y boletines, entre otros).

1.12 SUPERVISIÓN Los representantes legales de las juntas de vecinos, organizaciones comunitarias funcionales o instituciones con proyectos seleccionados, deberán adoptar las medidas conducentes para facilitar las acciones de supervisión, evaluación y control del proyecto, tanto en sus aspectos técnicos como administrativo-financieros, manteniendo archivos sistematizados que den cuenta de las actividades y etapas del mismo. La Gerencia Zonal de Tratacal S.A. y los profesionales de la Asesoría en Comunicaciones y Relaciones Comunitarias, tendrán acceso, en cualquier momento, a las actividades y etapas de los proyectos en ejecución; para lo cual las entidades deberán presentar un calendario de actividades una vez que se hayan adjudicado el proyecto. También deberán contar con registros fotográficos de las etapas del proyecto; en los casos de infraestructura se deberán tener fotos antes de las obras y luego de terminadas; para los proyectos de talleres se deben contar con los registros de asistencias. 1.13 RENDICIÓN DE CUENTAS La rendición de gastos, se hará a más tardar el día 16 de diciembre de 2014. Los recursos otorgados deberán ser rendidos a través de: 1. Formulario único de rendición de cuentas con la identificación y las firmas del directorio vigente. 2. La organización rendirá cuenta detallada del uso dado a los recursos entregados, los cuales, estarán respaldados mediante factura y/o boletas de compraventa y/o boleta de honorarios por los gastos correspondientes desde la fecha de entrega de los recursos y hasta el 16 de diciembre de 2012. Las boletas de compraventa, no deben superar el monto de 1 UTM al mes de la compra. 3. Listado de asistencia, para el caso de talleres y cursos, en el que registren las firmas de los participantes, en cada uno de los días de actividades del proyecto. 4. Listado de beneficiarios directos del proyecto, indicando nombre completo, R.U.N , edad, domicilio y firma (formato tipo) Hurtado de Mendoza S/N Sector Poniente – Calama Teléfonos: 2369164 Email. [email protected] Sitio web: www.tratacal.cl

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5. Evaluación final del proyecto, emitido por la organización, de acuerdo a formato tipo. 6. Los proyectos que ejecutan obras de infraestructura, deben acompañar además: a) Contrato de ejecución de obras, firmado por ambas partes. b) Un acta de recepción de obra conforme, firmada por el directorio de la organización responsable de la administración del proyecto y financiamiento de la obra. c) Todas las especificaciones técnicas del proyecto, incluyendo cubicaciones, materiales utilizados y montos involucrados. No se aceptará: a) Rendiciones incompletas. b) Justificar egresos con boletas de compraventa superiores a 1 U.T.M. (mes de la compra, en este caso, se debe rendir con factura). c) Boletas ni facturas enmendadas. d) Listados de asistencia con nombres incompletos de los beneficiarios o sin firma. e) Cambio en el destino o financiamiento de los proyectos adjudicados. (Cualquier modificación que no sea por responsabilidad de los ejecutantes deberá solicitar autorización por escrito al Gerente Zonal de Tratacal S.A.) Esta rendición se deberá entregar a más tardar el 16 de diciembre del 2012, una vez: a) Invertido el total del financiamiento destinado al proyecto. b) Ejecutado el 100% de las actividades programadas. La rendición de cuentas debe ser entregada físicamente en dependencias de Tratacal S.A, ubicadas en Hurtado de Mendoza S/N, sector Poniente de Calama. Una vez revisados los documentos, si es menester, podrá requerir correcciones o aclaraciones, para lo cual la directiva de la organización dispondrá de un plazo máximo de 5 días hábiles para responder. En el caso de no cumplir las condiciones establecidas, Tratacal S.A. no considerará nunca más a la organización para postular a los fondos concursables.

1.14 SANCIONES Durante el proceso de ejecución del proyecto, Tratacal S.A. podrá poner término anticipado a éste, cuando la organización incurra en incumplimiento grave de una o más de sus obligaciones. En este caso, la organización deberá hacer devolución total de los dineros del proyecto, por vía judicial o extrajudicial, siendo además inhabilitados sus representantes legales para postular a futuros fondos concursales impulsados por Tratacal S.A. Hurtado de Mendoza S/N Sector Poniente – Calama Teléfonos: 2369164 Email. [email protected] Sitio web: www.tratacal.cl

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1.15 DIFUSIÓN DEL PROYECTO Durante el desarrollo de las acciones y actividades del proyecto, la organización beneficiada deberá expresar y dar a conocer públicamente a los beneficiarios del proyecto, que éste es financiado por Tratacal S.A. Los proyectos de las áreas recreacional - deportiva y medio ambiental que incorporen actividades masivas como campeonatos, exhibiciones, presentaciones, etc. deben instalar un pendón, que será confeccionado por Tratacal S.A., en el que se informe a la comunidad que se trata de un proyecto financiado por la empresa.

1.16 CALENDARIO ACTIVIDAD Difusión y Promoción Entrega de bases Postulación Evaluación y Consultas de los proyectos Adjudicación y entrega de recursos Ejecución y Seguimiento Evaluación y Rendición

FECHA INICIO 15 de febrero 2014 01 de marzo 2014 30 de marzo 2014 01 de mayo 2014

FECHA TERMINO 31 de marzo 2014 30 de marzo 2014 30 de Abril 2014 31 de mayo 2014

01 de junio 2014 01 de julio 2014 Fecha termino proyecto

30 de junio 2014 16 de diciembre 2014 16 de diciembre 2014

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PAUTA DE EVALUACIÓN PUNTAJE MAXIMO

PUNTAJE MINIMO

El planteamiento de objetivos es claro y coherente

5

1

Existe una estructura lógica entre los objetivos y las actividades del proyecto

5

1

Se describen claramente los resultados esperados

5

1

El recurso humano que ejecutará el proyecto está calificado

5

1

El monto solicitado asegura la ejecución total del proyecto

5

1

El proyecto presenta coherencia entre los costos del proyecto y los valores de mercado

5

1

El proyecto presenta una estructura presupuestaria que detalla todos los items a cubrir

5

1

El proyecto se ajusta a los valores del mercado

5

1

Se especifica con claridad los indicadores diagnosticados que motivan la ejecución del proyecto

5

1

Describe con claridad los beneficiarios del proyecto

5

1

Existe un calendario de actividades o tabla gantt acorde a las actividades propuestas

5

1

Se describen claramente los insumos requeridos para la ejecución del proyecto

5

1

El proyecto tiene un impacto en la comunidad o grupo objetivo que justifica el desarrollo del proyecto

5

1

Impacto del Proyecto ( 15%)

La cobertura del proyecto impacta a un importante número de beneficiarios directos e indirectos

5

1

Se refiere al cambio esperado en el tiempo como resultado de la entrega de beneficios o productos tras la ejecución del proyecto.

El proyecto contribuye a mejorar las necesidades de las organización ejecutante

5

1

El proyecto plantea mecanismos de trabajo comunitario que favorezcan la integración y la participación

5

1

El proyecto, SI plantea mecanismos o posibilidades de continuar o replicarse en el tiempo

7

0

El proyecto plantea parcialmente mecanismos o posibilidades de continuar o replicarse en el tiempo

3

0

El proyecto NO plantea parcialmente mecanismos o posibilidades de continuar o replicarse en el tiempo

0

0

7

0

Innovación del Proyecto ( 15%)

El proyecto contempla una capacidad innovadora que refleje tanto en la ejecución como en las actividades planteadas

Es la capacidad de realizar cambios relevantes en la naturaleza y ejecución del proyecto y/o que modernicen la gestión de la organización.

El proyecto plantea parcialmente una gestión innovadora y esta se observa sólo en las ejecución del mismo

3

0

El proyecto NO plantea cambios en la capacidad innovadora

0

0

100

16

CRITERIO

INDICADORES

Coherencia en la formulación (20%) El proyecto presenta una coherencia interna, es decir se aprecia una estructura lógica, la relación entre los objetivos y las actividades a realizar, requiere claridad en los objetivos y descripción y resultados esperados. Asimismo, calificación de los recursos humanos que ejecutarán las actividades.

Análisis Financiero del proyecto ( 15%) El proyecto considera valores de acuerdo a mercado y presenta una estructura presupuestaria coherente entre los beneficios y/o actividades versus el aporte económico solicitado.

Calidad del Proyecto ( 15%) El proyecto contribuye a mejorar los indicadores diagnosticados que motivaron su ejecución, además hay una descripción clara de las actividades, beneficiarios e insumos.

Sustentabilidad del Proyecto ( 20%) Es la capacidad que se deja instalada y cuánto ésta perdura en el tiempo.

PUNTAJE TOTAL

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