Bazar de Navida d

REGLAMENTO Noviembre 15, 16 y 17 de 2013

La palabra NUX que traducida del latín significa nuez, es un nombre que en el Club El Nogal evoca alegría, música y regalos. Este bazar de Navidad organizado desde 1994, recibe todos los años durante tres días a los socios y sus invitados, quienes disfrutan de una completa oferta de productos, acompañada de programación musical para todas las edades. Uno de los principales objetivos de este evento es ofrecer un espacio para los socios y sus pequeñas industrias, aficiones o manualidades, así como a los artesanos colombianos,las comunidades indígenas y las fundaciones, como apoyo a la difusión y venta de sus productos. En algunas ocasiones, se han vinculado empresas reconocidas para que los visitantes puedan encontrar productos atractivos y novedosos. Los expositores de este Bazar de Navidad son seleccionados a partir de una rigurosa selección de los productos por parte de un comité que analiza y escoge las mejores propuestas, siempre con un tratamiento prioritario a los socios del Club, a través de tarifas preferenciales. El Club se viste de fiesta cada mes de noviembre y este año no será la excepción. Con el sonido alegre de los mariachis se inaugurará el viernes 15 de noviembre el tradicional bazar navideño del Club El Nogal. Los esperamos!

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cronograma de actividades

Hasta el 4 de octubre

el expositor aprobado deberá entregar la siguiente información:

1. Lista de invitados de acuerdo con el Reglamento Interno del NUX. 2. Nombre e identificación de las personas que atenderán la mesa. 3. Aceptación expresa del Reglamento Interno del NUX (anexo 1). Martes 5 de noviembre, 10 a.m. Salón Buenos Aires, piso 8

21 y 22 de noviembre de 3 a 5 p.m. Lugar: carrera 5 No. 78 - 75

Viernes 13 de diciembre de 3 a 5 p.m.

reunión informativa con los expositores

Este día se deberá entregar el nombre y número de documento del conductor, así como las placas del carro que transportará los productos). Entrega de la relación de ventas con tarjetas y talonarios

pagos por ventas hechas con cargo a la acción, tarjeta de crédito y venta a empleados

3 E-mail: [email protected]

requisitos de participación

1. Los invitados deben ser presentados por un socio el cual firmará una carta donde se responsabiliza por el invitado. De acuerdo con el numeral 6 del artículo 14 “Son obligaciones del socio responder por la conducta y obligaciones de sus invitados dentro del Club”. El socio sólo podrá presentar un invitado. 2. Los interesados deben diligenciar la ficha de inscripción y presentar ese mismo día las muestras físicas con la lista de precios de los productos que desean vender en el NUX. Tendrán prioridad manufacturas y productos colombianos. 3. Las muestras entregadas deberán recogerse a más tardar tres (3) días después de recibir la respuesta por parte del Comité de Selección; pasados 15 días el Club no se hará responsable por estas muestras. 4. El expositor seleccionado se obligará a realizar el pago del valor de la mesa presentando el recibo de consignación en el momento en que le sea reservada su ubicación. No se hacen reservas sin el pago previo del valor de la mesa. El valor del recaudo correspondiente a los derechos de mesas NUX año 2013 se deberá realizar a través de la cuenta corriente No 015-35102-6 del Helm Bank en el formato de Recaudo Nacional convenio 8422, en cualquier sucursal del banco y enviar el respectivo soporte al correo [email protected] con el asunto NUX 2013. La información diligenciada en el formato debe ser clara, precisa y completa para identificar el pago, de acuerdo con el siguiente ejemplo: Nombre del titular: Corporación Club El Nogal Código: convenio 8422 Razón social o nombre: empresa o persona que adquiere la mesa. Nit o C.C: identificación empresa o persona que adquiere la mesa. No. telefónico: de la empresa o persona que adquiere la mesa. Concepto del pago: derecho mesas NUX 2013 Valor: $__________

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5. Durante la inscripción le será entregada a cada participante una copia del Reglamento Interno del NUX, la cual deberá adjuntar, con su firma de aceptación, a los documentos solicitados. 6. El Club se reserva el derecho de admisión de las personas interesadas en participar en el evento como expositores y de los invitados al mismo, y podrá aceptar o rechazar cualquier producto, sin tener que justificar ni motivar tales decisiones.

tarifas nux

2013

Reservados y piso 9 Medidas Socios Invitados 1.20m $365.000 $490.000 1.80m $440.000 $625.000 2.45m $485.000 $765.000 Gran Salón Medidas 1.20m 1.80m 2.45m

Socios $465.000 $550.000 $695.000

Invitados $615.000 $765.000 $1.000.000

Salones Nombre del salón Socios

Granada Dublín Bruselas Nueva York Sevilla Oslo

Invitados $1.970.000 $2.620.000 $2.570.000 $3.570.000 $2.400.000 $3.320.000 $1.325.000 $1.470.000 $2.530.000 $3.515.000 $2.035.000

5 E-mail: [email protected]

reglamento interno Pensando en el bienestar y seguridad de los participantes del NUX y en la convivencia armónica dentro del evento, presentamos el Reglamento Interno que consagra las normas y reglas de comportamiento para el uso, acceso y permanencia en el NUX.

Índice de contenido 1 CAPÍTULO I

Disposiciones previas

2 CAPÍTULO II Política de invitados

4 CAPÍTULO III Ingreso y montaje

7 CAPÍTULO IV Procedimiento para las ventas

12 CAPÍTULO V

Disposiciones de orden y responsabilidad

20 CAPÍTULO VI

Régimen sancionatorio

25 CAPÍTULO VII Comité de selección

26 CAPÍTULO VIII 6

Aceptación de los términos del reglamento

capítulo i disposiciones previas

1. A los socios sólo se les venderá una (1) mesa por acción, excepcionalmente los casos en que el Comité Cultural apruebe la venta de un salón completo. 2. A los invitados sólo se les venderá una (1) mesa. 3. A partir del día del sorteo de las mesas, sólo se tendrán dos (2) días para el respectivo pago. No se reciben pagos posteriores y se entenderá que ha desistido de su intención para participar, razón por la cual el Club dispondrá de la mesa asignada. 4. La asignación de las mesas se hará de la siguiente manera: El Club establecerá previamente un plano en el que estarán ubicados los productos de manera intercalada en los diferentes puestos. Los expositores seleccionados serán citados al Club, en donde se sortearán las distintas ubicaciones demarcadas para cada artículo. 5. El expositor no podrá hacer uso de los espacios anexos al Gran Salón. 6. La persona que haga la inscripción será la titular de la mesa y será a la única a quien se le entregue el respectivo cheque de las ventas. 7. A la reunión general informativa deberá asistir el titular de la mesa con la persona que se hará responsable de las ventas. 7 E-mail: [email protected]

8. Los expositores deberán entregar por escrito a la Dirección Cultural (antes del viernes 4 de octubre), el nombre y número de cédula de las personas que atenderán la mesa (máximo 3). 9. El expositor deberá enviar a la Dirección Cultural, antes del viernes 4 de octubre, el listado de sus invitados (según formato Capítulo II). No se recibirán listados durante el evento. 10. Reunión de expositores. Con el fin de explicar y aclarar todas las inquietudes referentes al montaje, ingreso, servicios de cafetería, seguridad y formas de pago, se realizará una reunión el martes 5 de noviembre a las 10 a.m. en el Salón Buenos Aires, piso 8. Este mismo día se hará entrega de los carnés y de las invitaciones a cada expositor. Nota: la entrega de las invitaciones está sujeta al envío puntual del listado de los invitados. 11. El expositor que no asista a la reunión informativa previa, quedará excluido automáticamente. 12. El Club entregará a cada expositor un carné con su respectiva identificación, la cual deberá portar en un lugar visible durante los tres días del evento. 13. Los invitados al NUX deberán presentar al ingreso el documento de identificación con la tarjeta de invitación. De lo contrario, no se les permitirá el acceso. 14. Horario del NUX: Viernes 15 de noviembre: de 3:30 a 8:30 p.m. Sábado 16 de noviembre: de 10 a.m. a 8:30 p.m. Domingo 17 de noviembre: de 11 a.m. a 6 p.m. 15. Los expositores deberán traer solamente los artículos aprobados de acuerdo con las muestras entregadas a la Dirección Cultural. No se aceptarán productos no seleccionados previamente por el Club. 16. No se permitirá el ingreso de alimentos, bebidas, ni mascotas ni podrán presentarse en el Club en estado de alicoramiento de ningún grado, ni tampoco podrán ingerir por ningún motivo, ni siquiera por invitación de alguno de los asistentes al evento, bebidas alcohólicas en las instalaciones del Club, tampoco podrán estar bajo el efecto de sustancias alucinógenas. 8

capítulo ii política de invitados

1. Cada expositor podrá invitar a un máximo de treinta (30) personas. Las tarjetas de invitación (que tendrán validez para los tres días del evento) deberán llevar el nombre y cédula del invitado y serán de carácter personal e intransferible. El expositor deberá escribir su nombre y firmarlas como responsable de sus invitados. 2. Es indispensable enviar a la Dirección Cultural el listado de los invitados en formato Excel (antes del viernes 4 de octubre, luego de esta fecha no se recibirán listados), escrito en mayúsculas y únicamente con los campos Nombres, Apellidos e Identificación (sin puntos ni comas), en orden alfabético por nombre, al correo electrónico [email protected] o en CD a la Carrera 5 No. 78-75, de acuerdo con el siguiente ejemplo:

Nombres



Apellidos

Identificación

JUAN GUSTAVO

GÓMEZ RUIZ

80965125

MARÍA PAULA

VALLEJO QUIROZ

52489784

3 El sistema de seguridad del Club incluye, sin excepción, la presentación del documento de identidad, y su verificación en el listado de empleados. 9 E-mail: [email protected]

capítulo iii ingreso y montaje

1. El martes 5 de noviembre, día de la reunión de expositores, se deberá entregar la información referente al vehículo que traerá la mercancía el día del montaje (placa e identificación del conductor), así mismo informar por escrito los números de las placas de los vehículos de los expositores. 2. El ingreso de los productos y de todos los expositores (socios e invitados) al Club se hará por la Carrera 5 No. 78-75, en los horarios que se asignarán durante la reunión explicativa. 3. Los productos deberán ingresar por los dos ascensores de carga. No se permitirá el uso de la escalera para ese fin. 4. Los expositores deberán traer el viernes 15 de noviembre (día del montaje) dos copias del listado de los productos: una para entregar a la Dirección de Seguridad en el momento del ingreso al Club, y la otra, para control del expositor. Cada vez que realice reposición de productos deberá entregar por escrito a la Dirección de Seguridad la lista de estos. 5. No se podrá colgar ningún objeto como carteles, pendones, ropa, etc. 6. No se permitirá pintar los techos, paneles o paredes del edificio o poner calcomanías, afiches u otros elementos similares. 7. El Club no facilitará ni alquilará lámparas, multitomas, extensiones, bombillos, andamios, columnas, herramientas, cinta aislante, cinta de enmascarar, ganchos, perchas y elementos similares. 8. No se permitirá retirar el tapete, descolgar cuadros, ni trasladar el mobiliario fijo del Club. 10

9. No se permitirá el ingreso de elementos de fácil combustión como gasolina y sus derivados, cilindros de gas butano o helio, así como plantas eléctricas o motores. 10. El expositor y sus invitados no podrán ocupar u obstruir el paso por los pasillos, entradas, pasajes, vestíbulos, ascensores o cualquier tipo de acceso o circulación de público con la instalación de objetos o muebles, sin previo consentimiento del Club o la Dirección Cultural. 11. El Club hará entrega de una mesa con mantel, faldón y dos sillas en buen estado que deberán ser devueltas en las mismas condiciones. 12. El expositor no podrá exceder con sus productos el espacio adquirido, invadir los espacios de otros expositores u obstruir la circulación. 13. Las mesas no podrán ser atendidas por más de dos persona a la vez, ni permanecer solas durante el horario de atención al público. 14. No se podrán vender productos alimenticios como galletas, helados o empanadas, etc. Solamente se permitirá vender algunos productos empacados y aprobados por el Comité de Selección. 15. El Club no se responsabilizará de artículos de valor, joyas o dinero dejados en áreas públicas y mesas al cierre de la jornada. 16. Al finalizar la jornada diaria del NUX, las cajas con los productos se guardarán cerradas y marcadas debajo de las mesas. 17. Todos los artículos deberán ser retirados del Club al finalizar el NUX, el domingo 17 de noviembre entre las 6 y las 11 p.m. No se permitirá retirar objetos luego del plazo otorgado. El Club no se hace responsable por productos y objetos que no sean retirados en el día del desmontaje. 18. No se podrá fumar en las áreas del Club. Resolución 1956 de 2008: “Colombia: Ambientes 100% Libres de Humo” Ministerio de la Protección Social.

11 E-mail: [email protected]

capítulo iv procedimiento para las ventas

1. Las ventas con tarjeta de crédito, carné de socio y a los empleados a través del Fondo, se realizarán con un talonario con cuatro (4) copias: para el expositor, el comprador, el Club y una de soporte para el talonario. Un funcionario designado por el Club entregará esta papelería en el stand a cada expositor el día viernes 15 de noviembre. 2. Para recibir los pagos, todos los expositores podrán utilizar datáfono inalámbrico propio. En caso de no tenerlo, el Club facilitará uno de su propiedad (en este caso, el expositor asumirá el descuento de la comisión, de acuerdo con las políticas del banco). 3. El expositor asumirá el costo de la comisión que se descuenta por el uso de la tarjeta de crédito o la tarjeta del Club. 4. El expositor informará a los clientes que deberán presentar la factura de compra de los artículos a la salida del Club. 5. El expositor otorgará el diez por ciento (10%) de descuento a las compras realizadas por empleados del Club El Nogal, previa presentación del carné. 6. La relación de las ventas y los talonarios se deberán entregar los días jueves 21 y viernes 22 de noviembre, entre las 3 y las 5 p.m. en la Carrera 5 No. 78 - 75. No se reciben planillas fuera de esta fecha. 7. El expositor que requiera que el valor de las ventas sea consignado en una cuenta bancaria, deberá entregar a la Dirección Cultural una certificación del banco y una carta de autorización al momento de ser elegido como expositor por el Comité de Selección. Los giros no se harán a terceras personas. 8. Para los pagos de artículos hechos por los socios con cargo a la acción, se debe exigir la presentación del carné que los acredite como tales. 9. Las fechas establecidas para recibir la relación de planillas son: jueves 21 y viernes 22 de noviembre de 3 pm a 5 pm. 10. La entrega de los respectivos pagos correspondientes a las ventas efectuadas con cargo a la acción, tarjeta de crédito y a los empleados se hará el día 13 de diciembre, siempre y cuando haya entregado las planillas el día estipulado. De no ser así, los pagos se realizarán a partir del 17 de enero de 2014. 12

capítulo v disposiciones de orden y responsabilidad

1. El cónyuge del socio o socia con acción empresarial tendrá los mismos beneficios de los socios. Los hijos, hermanos y parientes de socios empresariales tendrán el mismo trato de los invitados. 2. La acción familiar o jurídica que presente a otro familiar diferente a los beneficiarios, tendrá el mismo trato de los invitados. 3. El vendedor es directamente el expositor y por tanto el Club sólo se limita a entregar un espacio dentro de sus instalaciones, bajo la figura de concesión de espacio, donde el Club entrega al expositor la prestación, operación, explotación y organización de su mercancía, bajo las condiciones expresas definidas en este documento, por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia de la Corporación. 4. En consecuencia, el expositor será el único responsable de demostrar positivamente, ante cualquier autoridad que así lo requiera, la propiedad y la libre disposición en Colombia de los bienes a vender, lo cual hará mediante la presentación de cualquiera de los siguientes documentos, de acuerdo con su procedencia: • Declaración de importación. • Certificación de bienes de producción nacional o internacional. • Certificados de origen. • Factura. • Permisos o licencias sanitarias (Invima).• Documento que lo acredite como distribuidor autorizado de determinado bien o producto. 5. Para garantizar la variedad de artículos exhibidos y eliminar la repetición de los mismos, los participantes se obligan a traer al NUX exclusivamente aquellos artículos con los cuales fueron seleccionados, de acuerdo con las muestras entregadas a la Dirección Cultural y a atender a las limitaciones que se les comunica al momento de la compra de la mesa. 6. El expositor garantiza al Club que para la comercialización de sus productos dentro de sus instalaciones se cumple con todos los requisitos legales para tal efecto, que es respetuoso de los derechos que terceros puedan tener sobre los mismos o que se deriven de su comercialización y que igualmente no está incurriendo en ningún tipo de infracción legal ni de propiedad industrial por la comercialización de los mismos. 13 E-mail: [email protected]

capítulo vi rÉgimen sancionatorio

1. El Club determinará las sanciones aplicables a los participantes, cuando estos incumplan lo establecido en el presente reglamento. En el caso de sanciones a socios-participantes, se someterán ante la Junta Directiva del Club para que tome la decisión, conforme con los reglamentos y estatutos del mismo. En el caso de que los expositores invitados incumplan el reglamento, estos serán retirados de inmediato del evento y no podrán volver a participar en el NUX de años posteriores. Se consideran faltas especialmente graves: • Ofrecer productos que no fueron seleccionados por el Comité de Selección del Club. • Ceder la mesa junto con sus beneficios a un tercero. • Actuar como intermediario de terceros, ofreciendo productos que no son propios. 2. El Club no se hará responsable del cuidado de las muestras entregadas por los interesados en participar en el evento si éstas no son recogidas dentro de los quince (15) días calendario posterior a haber recibido la respuesta por parte del Comité de Selección sobre su participación en el NUX. 3. El participante que no entregue en perfectas condiciones los elementos suministrados por el Club, conforme a lo estipulado en el numeral 11 del Capítulo III del presente reglamento, deberá cancelar el valor de los daños que hubiere causado, con base en valoración que para tal efecto realizará el Club.

capítulo vii comité de selección

El Comité Cultural del Club El Nogal designará un Comité de Selección, integrado por tres (3) personas no participantes del evento y tendrá a su cargo la selección de todos los productos.

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capítulo viii aceptación de los términos del reglamento

- declaración

1. Para efectos legales declaro y hago constar que la información suministrada al Club es cierta, que los productos y/o mercancías que voy a ofrecer y fueron aceptadas por el Club, cumplen con toda la documentación legal y técnica establecida para cada caso en la Ley colombiana. Por lo anterior, mantendré indemne al CLUB de los reclamos, demandas, acciones legales o costos que se generen por daños y lesiones causadas a personas o propiedades de terceros ocasionados por mí, mis subcontratistas o proveedores, como resultado del uso de mi parte de patentes, diseños, derechos de autor que sean propiedad de terceros. 2. Declaro que mis ingresos provienen de actividades lícitas y que no se encuentran con registros negativos en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni incurren en categoría alguna de lavado de activos y, en consecuencia, se obligan a responder, frente a la otra parte, por todos los perjuicios que llegaren a causar como consecuencia de la no correspondencia con la realidad de esta afirmación. 3.El participante declara que ha leído, conoce y acepta en su totalidad los términos, condiciones y estipulaciones de este reglamento, de manera que queda obligado irrevocablemente a cumplir con todas las especificaciones consignadas en él. 4. En el evento que el candidato a expositor no acepte los términos expuestos en el anterior numeral, quedará inmediatamente excluido como participante del evento, y en consecuencia no tendrá derecho a participar en el “NUX - Bazar de Navidad del Club El Nogal”, en su versión 2013, aún cuando cumpla los demás requisitos exigidos.

5.______________________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. _______________ ACEPTO irrevocablemente el presente las Reglamento Interno NUX y sus condiciones, en los términos del numeral primero del Capítulo VIII del mismo: Acepto, __________________________ C.C. ______________________ Acción No. ________________

capítulo viii aceptación de los términos del reglamento

- declaración

1. Para efectos legales declaro y hago constar que la información suministrada al Club es cierta, que los productos y/o mercancías que voy a ofrecer y fueron aceptadas por el Club, cumplen con toda la documentación legal y técnica establecida para cada caso en la Ley colombiana. Por lo anterior mantendré indemne al CLUB de los reclamos, demandas, acciones legales o costos que se generen por daños y lesiones causadas a personas o propiedades de terceros ocasionados por mí, mis subcontratistas o proveedores, como resultado del uso de mi parte de patentes, diseños, derechos de autor que sean propiedad de terceros. 2. Declaro que mis ingresos provienen de actividades lícitas y que no se encuentran con registros negativos en listados de prevención de lavado de activos nacionales o internacionales, ni incurren en categoría alguna de lavado de activos y, en consecuencia, se obligan a responder, frente a la otra parte, por todos los perjuicios que llegaren a causar como consecuencia de la no correspondencia con la realidad de esta afirmación. 3.El participante declara que ha leído, conoce y acepta en su totalidad los términos, condiciones y estipulaciones de este Reglamento, de manera que queda obligado irrevocablemente a cumplir con todas las especificaciones consignadas en él. 4. En el evento que el candidato a expositor no acepte los términos expuestos en el anterior numeral, quedará inmediatamente excluido como participante del evento, y en consecuencia no tendrá derecho a participar en el “NUX - Bazar de Navidad del Club El Nogal”, en su versión 2013, aún cuando cumpla los demás requisitos exigidos.

5.______________________________________, identificado(a) con cédula de ciudadanía No. _______________ ACEPTO irrevocablemente el presente las Reglamento Interno NUX y sus condiciones, en los términos del numeral primero del Capítulo VIII del mismo: Acepto, __________________________ C.C. ______________________ Acción No. ________________