BKCR SOLUCION ADMINISTRATIVA PARA SU EMPRESA

MODULO DE PARQUEADERO EN CONSOLA

MANUAL DEL USUARIO

BOGOTA

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INDICE Pág. 1. INGRESAR AL PROGRAMA

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2. DESPLAZAMIENTO O NAVEGACIÓN EN EL PROGRAMA

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3. MENU PRINCIPAL 1. TABLAS 1. USUARIOS AUTORIZADOS 2. CAJEROS 3. FORMAS DE PAGOS 4. CAJAS PARA FACTURAR 5. MENSUALIDADES 6. FORMATOS FACTURAS 7. TITULOS DE LAS FACTURAS

6. SALIR

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2. MOVIMIENTO 1. FACTURAR 2. ANULAR UNA FACTURA DEL MES 3. APERTURA Y CIERRE DE CAJAS

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3. INFORMES 1. VENTAS DE UN DIA 2. INFORME DE PARQUEADERO 3. ESTADISITICAS POR PLACA 4. ROTACIÓN POR PLACA 5. REIMPRIMIR FACTURAS

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4. CONSULTAS 1. VER CARROS PARQUEADOS 2. CONSULTAS – SQL 3. USUARIOS DEL SISTEMA BKCR

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5. ESPECIAL 1. COPIAR MOVIMIENTO DEL MES 2. CIERRE MENSUAL 3. RECUPERAR MOVIMIENTOS 4. INDEXAR ARCHIVOS 5. CIERRE ANUAL 6. PARÁMETROS DE LA APLICACIÓN 7. INICIALIZAR EL MODULO 8. UTILIDADES 9. EJECUTAR COMANDOS DEL SISTEMA OPERATIVO IR A

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BKCR SOLUCION ADMINISTRATIVA PARA SU EMPRESA MODULO DE PARQUEADERO MANUAL DEL USUARIO 1. INGRESAR AL PROGRAMA Para ingresar al programa debe buscar el icono del programa, según él modulo que desee acceder.

El anterior icono se puede localizar en el menú de inicio o en el escritorio de trabajo para acceder al programa o modulo.

Haciendo clic en el icono de inicio se ubica en la carpeta BKCR y allí se encuentra el icono de facturación.

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Nos dirigimos al modulo que trabajaremos que en este caso es el de PARQUEADEROS, y le damos clic para comenzar.

Una vez localizado el icono del programa se digita ENTER o doble clic, si es con el mouse, y se abre la pantalla donde se digita la empresa con la que se empieza a trabajar. El programa por defecto siempre arroja en pantalla la empresa “01”, en tal caso y de no cambiar la compañía, digitamos nuevamente ENTER para pasar al icono de aceptar el cual queda señalado y luego ENTER para seguir con la pantalla de usuario y clave.

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Compañía por defecto ENTER para seguir

Clic o ENTER para continuar a la siguiente pantalla

PANTALLA DE USUARIO Y CLAVE En esta pantalla se digita inicialmente el código del usuario que desea entrar al programa. Una vez digitado el usuario se confirma con la tecla ENTER en “Aceptar” que esta ubicado a la derecha del campo de usuario; El icono de “Consultar” me permite revisar cuales son las letras o números del usuario con su respectivo nombre de identificación. El icono de “ Salir/ESC” me permite salirse de esta ventana y regresar a la ventana de “Compañía”. Después de ingresar el usuario continuamos con el campo de la clave personal, sin la cual no podrá continuar y confirmamos tecleando ENTER o clic en “Aceptar”.

Aquí se digita el código de usuario

Aquí se confirma el código digitado Aquí se consultan los usuarios

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Aquí se digita la clave

Aquí se confirma la clave

NO OLVIDE ACTIVAR LAS TECLAS Caps Lock Y Num Lock DESBLOQUEAR USUARIO Se presentan dos casos en que el programa puede bloquear un usuario: Caso 1: si el usuario trata de entrar al módulo tres veces con la clave incorrecta. Caso 2: si se sale incorrectamente del sistema como apagar el equipo sin salir del modulo o si se va luz. Para desbloquear usuarios digite del usuario donde dice código de usuario. Luego aparece una ventana que dice: el usuario esta trabajando en otra terminal de la red. Nombre : sale el nombre del equipo, el nombre del usuario que esta bloqueado, la fecha y la hora. No puede trabajar en dos terminales al tiempo. Desea desbloquearlo. Confirme si desea desbloquearlo SI o NO y entre al módulo como se explico anteriormente y entrar a la opción 5 ESPECIAL después a la opción 4 INDEXAR archivos.

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2. DESPLAZAMIENTO O NAVEGACIÓN EN EL PROGRAMA Existen tres formas para desplazarse en el programa en sus diferentes opciones y menús, a continuación vamos a relacionar cada una de ellas: a. Con el mouse haciendo clic en cada uno de los iconos u opciones. b. Con las teclas del cursor y ENTER. c. Tecleando cada una de las letras o números subrayados. El usuario decide como desplazarse en la aplicación, sin embargo la forma más rápida de hacerlo, es por los números o letras subrayadas.

LETRAS SUBRAYADAS

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3. MENU PRINCIPAL

En la pantalla que se observa arriba están las diferentes opciones del menú principal, donde cada una de ellas tiene a su vez opciones que cumplen funciones especificas. A continuación se describirá y detallará cada una de las diferentes opciones del menú principal. Como ya se explicó en el capitulo anterior, la mejor forma para desplazarse en el aplicativo es digitando o tecleando el número o letra que identifica cada opción; Por tal razón para guiarse mejor en el programa cada una de las opciones están identificadas con números. Ejemplo: para dirigirse a facturar se debe desplazar a la opción 2.1; el 2 corresponde a MOVIMIENTO y el 1 a FACTURAR. En esta pantalla se encuentra en la parte superior, la fecha, la compañía, el nit de la empresa que se esta trabajando, finalmente en la parte inferior, el mes y el año en el que se esta trabajando y los números telefónicos de soporte.

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OPCION 1. TABLAS

OPCION 1.1 USUARIOS AUTORIZADOS

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OPCION 1.1.1 ADICIONAR En esta opción creamos a los diferentes usuarios que se les va a permitir ingresar al sistema.

Con esta opción se adiciona un usuario. Se debe digitar el código de un usuario supervisor ya creado en el sistema, su clave y oprima enter. Después debe digitar el código de usuario a crear (3 caracteres) o las iniciales del usuario a crear, el nombre del usuario (30 caracteres) y oprima enter. Su clave (máximo de 5 posiciones) y confirme nuevamente su clave y por ultimo confirme si desea grabar o cancelar. Después de creado el nuevo usuario tiene que asignarle permisos a las opciones que desea que este maneje por la opción asignar permisos usuarios. Para salir de aplicación oprima ESC. OPCION 1.1.2 MODIFICAR Esta opción permite modificar el nombre del usuario y cambiar la clave. OPCION 1.1.3 BORRAR Con esta opción se puede borrar un usuario ya creado que no tendrá mas acceso al modulo. Digite el código del usuario supervisor y su clave, oprima enter. A continuación digite el código del usuario a borrar y oprima enter en el nombre y enter en la clave y por ultimo confirme si desea borrar o cancelar si le da borrar el pregunta si esta realmente seguro de borrar este usuario confirme si o no. No es necesario saberse la clave del usuario para poderlo eliminar . OPCION 1.1.4 IMPRIMIR CARTILLA Con esta opción se puede imprimir la cartilla de los usuarios. Si desea ver el listado por pantalla en el dispositivo de impresión digite “P”. Oprima ESC para cancelar la impresión.

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OPCION 1.1.5 ASIGNAR PERMISOS

Después que se ha creado un nuevo usuario se debe asignar permisos, y es la forma por la que se autoriza o restringe el nivel de acceso y operación en el modulo de facturación. Inicialmente se ingresa en el campo de “CODIGO” las iniciales del usuario que se desea asignar permiso, luego el sistema pregunta si tiene permisos de supervisor, con lo cual se logra: • Con “SÍ”, dar acceso ilimitado a todas las opciones que tiene el sistema. • Con “NO”, restringir el nivel de acceso al sistema y se despliega la siguiente pantalla:

En esta pantalla se busca y se selecciona la opción a la que se desea dar permiso al usuario, una vez ubicado en el renglón correspondiente a la opción, con la barra espaciadora, cambiamos la opción a la derecha de”NO” por “SÍ” o viceversa. Si se desea dar acceso a otra opción que no aparezca en este primer pantallazo, digitando las teclas “CTRL.” + “W”, avanza a la siguiente pantalla. Cuando se da acceso a alguna opción se debe iniciar por dar acceso al menú donde se encuentra agrupado, por ejemplo, si se da permiso para imprimir un informe, se debe asignar permiso inicialmente a la opción “3” del menú principal

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y luego a la opción de ese menú. Presionando la tecla “esc” salimos de esta pantalla y damos por finalizada la tarea de asignar permisos. OPCION 1.1.6 LISTADO DE ERRORES Esta opción nos permite imprimir, los errores que ha arrojado el sistema por diversos motivos, como mala operación del mismo, mal uso o avisos de error o advertencias. OPCION 1.1.7 LISTADO DE AUDITORIA Este listado permite obtener información de los diferentes menús u opciones que ha tenido acceso un usuario en un rango de tiempo determinado. Digite fecha inicial y fecha final en formato dia/mes/año, digite código usuario inicial y final. Digite [S/N].. OPCION 1.1.8 PARAMETROS BKCR Esta opción es de uso exclusivo de los Ingenieros de soporte del programa. OPCION 1.2 CAJEROS Con esta opción se crea, se modifica, se elimina e imprime los cajeros que van a facturar.

OPCION 1.2.1 ADICIONAR En esta opción se adicionan los códigos de los cajeros que van a facturar. Inicialmente sé digita el código con números o letras de 3 dígitos, luego el nombre completo del cajero, seguido la clave de máximo 5 caracteres, se confirma escribiéndola nuevamente, luego se digita la cedula del cajero y por último se confirma si desea grabar o cancelar.

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OPCION 1.2.2 MODIFICAR Con esta opción se modifica el nombre del cajero y su clave para facturar de un cajero ya creado. Digite el código del cajero a modificar (3 dígitos), siga los pasos anteriores ya explicados y por último se confirma si desea grabar o cancelar. Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.2.3 BORRAR O ELIMINAR Con esta opción se borra un cajero ya creado. Digite el código del cajero a borrar (3 dígitos), confirme si desea borrar o cancelar, si le da borrar el pregunta si esta realmente seguro de borrar este cajero confirme si o no. Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.2.4 IMPRIMIR CARTILLA Con esta opción se imprime la cartilla de cajeros. Si desea ver el listado por pantalla en el dispositivo de impresión digite P. Oprima ESC para cancelar la impresión. OPCION 1.2.5 OTROS INGRESOS POR CAJA Esta opción permite crear conceptos alternos para recibir dinero en caja diferente al de la venta y que por practicidad o por necesidad, debe ser recibido por la persona que esta a cargo de la facturación en caja. ADICIONAR: En esta opción se crean o adicionan los diferentes conceptos para recibir otros ingresos en caja, inicialmente se digita el código (3 dígitos), luego se digita el nombre del concepto (25 caracteres), se digita la cuenta contable de naturaleza crédito (10 dígitos) y por último se confirme si desea grabar o cancelar. MODIFICAR: Con esta opción se modifican los datos de los conceptos de otros ingresos. BORRAR : Con esta opción se elimina los conceptos por otros ingresos.

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IMPRIMIR : Con esta opción se obtiene un informe impreso, por pantalla, en archivo o por email de los conceptos por otros ingresos.

OPCION 1.3 FORMAS DE PAGO Con esta opción se definen las formas de pago que se recibirán al momento de hacer el pago de una venta por ejemplo efectivo, cheque al día, cheque posfechado, anticipos etc.

OPCION 1.3.1: ADICIONAR Con esta opción se crean las diferentes transacciones de pago. Digite el código de la forma de pago (3 dígitos alfanumérico). Ej. 01 ->efectivo, 02 ->cheques, 03

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-> tarjeta visa, 04 ->credencial, etc. Digite el nombre de la forma de pago (15 dígitos), seleccione con las flechas hacia arriba o abajo o desplegando la persiana la forma de pago a asociar (1 digito alfanumérico) Ej. E, C, D, T, etc. Pide nit o cedula, imprime el consolidado en cajas, si es de tipo [D]- DEBITO, [C]CREDITO, [A]- AMBAS, descuenta impuestos [P]- PORCENTAJE, [V]- VALOR, digite el porcentaje descontar de la base de impuestos, digite el porcentaje a retener, el porcentaje comisión debito, el porcentaje comisión crédito, el porcentaje reteiva (3 dígitos enteros, 2 dígitos decimales), digite las cuentas contables que afectara la transacción en el momento del pago (10 dígitos), y confirme si desea grabar o cancelar. Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.3.2: MODIFICAR Con esta opción se modifica todo excepto el código de forma de pago. Digite el código de forma de pago a modificar (3 digito), y confirme si desea grabar o cancelar. Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.3.3: BORRAR O ELIMINAR Con esta opción se borra una forma de pago ya creada. Digite el código a borrar (3 dígitos), confirme si desea borrar o cancelar, si le da borrar el pregunta si esta realmente seguro de borrar esta forma de pago confirme si o no. Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.3.4: IMPRIMIR Con esta opción se imprime la cartilla de la forma de pago. Si desea ver el listado por pantalla en el dispositivo de impresión digite P. Oprima ESC para cancelar la impresión. OPCION 1.4 CAJAS PARA FACTURAR Con esta opción se crea, se modifica, se elimina e imprime la cartilla de cajas para facturar que maneja la compañía.

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OPCION 1.4.1: ADICIONAR Nota: este proceso es exclusivo para el jefe de sistemas, verifique que ningún cajero este trabajando en ese momento. Con esta opción definimos las características de los puntos de pago. Digite el código o numero de la caja a crear, nombre de la caja, numero de serial, secuencia para abrir cajón, puerto de la impresora, factura en red, desea trabajar temporales en el disco de la terminal, numero de factura que puede congelar esta caja, cantidad de default en esta caja, clave para pantalla de facturación, clave para mirar saldos de caja, factura como caja registradora, abre cajón de billetes al facturar, abre el cajón de billetes con la combinación de teclas ALT + J, imprime factura mientras digita, al facturar modifica precio de venta, al facturar crea productos en inventario, hace devolución de m/cia en la caja, clave para hacer devolución en caja, pregunta formato de facturación al vender, habilitar formatos de tarjeta supervisor, hacer pagos y retiros al facturar, formato con que factura, formato ingreso carros, almacén con el que factura con esta caja, elija el modelo de impresora, digite si pregunta tipo de impresora al momento de imprimir, modo de impresión D.O.S, numero de copias a imprimir por factura, imprime facturas 1preimpreso 2-normal 3-combinado, factura con 1-código interno 2-código barras, debe preguntar cantidad al momento de facturar, factura a varios almacenes por esta caja, la forma de pago más usual es, debe traer el total de la factura en la forma de pago, muestra existencias de todas las bodegas, muestra impuestos y retención en pantalla de facturación, borra búfer del teclado en la pantalla de facturación, cantidad máxima al facturar por articulo, solo facturar con la fecha del día, factura únicamente con una lista de precios, muestra lista de vendedores en pantalla de facturación, muestra en pantalla existencias de productos, debe pedir numero de unidades de empaque en remisión, debe pedir numero de unidades de empaque en facturación, imprime cambio de unidades y precios en la zeta, mensaje en pantalla de facturación, nombre archivo bmp pantalla de facturación, cambiar precios de venta desde la caja a los productos, hacer las ventas por mayor en las cajas siempre, cajón de billetes es serial, configuración, puerto, tiene display de clientes, configuración, puerto, mensaje línea uno, mensaje línea dos, modelo de display, tipo scanner 1-teclado, 2-lector y balanza serial, 3-lector serial, el scanner tiene doble enter, configuración, puerto, modelo de scanner, directorio exe, barra exe, barra dat, peso exe, peso dat, tiene balanza serial sin scanner, puerto, peso exe, peso dat, confirme si desea GRABAR o CANCELAR. Si quiere desplazarse en forma más rápida por las paginas utilice los botones que sale en la parte inferior de la pantalla que son SIGTE PAG (siguiente pagina) y ANTE PAG (anterior pagina). Y por ultimo seleccione el color que quiere que salga la pantalla de facturación seleccionándolo con el ratón o con el teclado por medio de las flechas los diferentes 20 tipos de colores, confirme si desea GRABAR o CANCELAR.

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OPCION 1.4.2: MODIFICAR Con esta opción se modifica cualquier característica de la caja, digite el código de la caja a modificar (2 dígitos). Confirme si desea modificarlo. Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.4.3: BORRAR O ELIMINAR Con esta opción se borra una caja registradora o pos ya creada, si la caja a borrar a tenido movimiento en el mes no la deja borrar, para borrarla debe hacerlo después del cierre mensual, digite el código de la caja a eliminar (2 dígitos). Confirme si desea borrarlo. Oprima esc para salir de la ventana de captura. OPCION 1.4.4: IMPRIMIR Con esta opción se imprime la cartilla de cajas registradoras o pos. Si desea ver el listado por pantalla en el dispositivo de impresión digite P. Oprima ESC para cancelar la impresión.

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OPCION 1.5 MENSUALIDADES Con esta opción se crea los clientes que pagan mensualidad en el parqueadero. ADICIONAR: En esta opción se crean o adicionan los diferentes clientes, inicialmente se digita la placa del carro (6 dígitos), luego se digita el nombre del cliente (25 caracteres), luego se digita el numero telefónico del cliente (20 dígitos), luego el valor de la mensualidad, la fecha de ingreso o de pago en formato dia/mes/año y por último se confirme si desea grabar o cancelar. MODIFICAR: Con esta opción se modifican los datos de los clientes. BORRAR : Con esta opción se elimina los clientes. IMPRIMIR : Con esta opción se obtiene un informe impreso, por pantalla, en archivo o por email de los clientes que han pagado mensualidad.

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OPCION 1.6 FORMATOS DE FACTURAS Esta opción permite crear, modificar, borrar los diferentes formatos de factura e ingreso que se utilizan en un parqueadero.

OPCION 1.6.1 ADICIONAR Con esta opción se adicionan o se crean los formatos para facturar e ingreso. Digite el código del formato a realizar (2 dígitos), el nombre del formato (15 dígitos), el ancho de la factura, confirme si avanza pagina cada vez que imprime, digite el numero de líneas por factura, luego digite las líneas entre cada factura, el numero de items por factura, confirme si imprime los 4 dígitos del año, precio con IVA, el subtotal con IVA, la cantidad detallada modelo y color en una sola línea, el color en una línea, confirme si imprime la talla en una sola línea, imprime cantidad frente al color, imprime los items ordenados por referencia o color, digite el ancho en columnas para talla, modelo y color, confirme si imprime el numero de factura con cero antes del numero, confirme si discrimina IVA por cada tiquete impreso por item, imprime símbolo de cambio de precio y costo mayor de precio, confirme si imprime la palabra anulación antes del retorno o devolución, digite el nombre en retorno a anulación (20 caracteres), de acuerdo a la posición que ocupa cada campo en la factura debe digitar las coordenadas de cada item una coordenada se compone de una fila y una columna. La fila es el numero de espacios que debe avanzar desde el tope superior (margen superior) para imprimir un campo. La columna es el numero espacios que debe avanzar hacia la derecha para imprimir un campo.

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Digite la posición o coordenadas de los siguientes items: fila y columna donde imprime el numero de la factura. En la parte inferior de la pantalla salen unos botones que dicen SIGTE PAG, ANTE PAG, GRABAR, CANCELAR Y CONSULTAR. Oprima ESC para salir de la aplicación.

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Y por ultimo seleccione el tipo de formato fecha dd/mm/yyyy, mm/dd/yyyy, yyy/mm/dd, yyyy.mm.dd. Confirme si grabar o cancelar.

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OPCION 1.6.2 MODIFICAR Con esta opción se pueden modificar todos los datos y campos de un formato ya creado, menos el código del formato, digite el código del formato a modificar (2 dígitos). Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.6.3 ELIMINAR Con esta opción se borra un formato de impresión ya creado. Digite el código del formato a borrar (2 dígitos). Oprima ESC para salir de la aplicación. OPCION 1.7 TITULOS DE LAS FACTURAS Y REMISIONES Con esta opción se colocan los títulos y partes de una factura e ingreso cuando se imprime sin papel preimpreso o sea que el modulo imprime la factura e ingreso en su totalidad o partes que desee anexar a la factura e ingreso preimpresa. Digite el código del formato que desea asignarle títulos luego digite el contenido de los siguientes títulos: Digite el código del formato (2 dígitos), digite el contenido del titulo del numero de la factura, fecha de la factura, fecha de ingreso, nombre del cliente negocio, nombre del cliente cxc, dirección del cliente, nit del cliente, teléfono del cliente, fax del cliente, ciudad del cliente. Código del cliente, plazo de pago, vendedor, nombre del vendedor, código del articulo facturado, descripción del articulo facturado, puntos en acumulados, puntos por factura, nombre cajero, cantidad del articulo facturado, titulo de anulación, unidad de medida del articulo facturado, valor unitario del articulo facturado, total del articulo facturado, descuentos de la factura, IVA de la factura, ipc unitario, hora de salida, modelo del articulo, fecha de salida, subtotal bruto, descuentos, subtotal de la factura, IVA, total de la factura, dirección de la empresa, forma de pago, numero de aprobación, valor de la forma pago, hora de envió, fecha de envió, dirección del envió, nombre del transportador, placa del vehículo, marca del producto, presentación del producto, retención, reteiva, ahorro promoción, ICA, teléfono de la empresa, ciudad de la empresa, remisiones, valor en letras, rc factura, IPC total, base y valor del IVA 1, base y valor del IVA 2, base y valor del IVA 3, base y valor del IVA 4, base y valor del IVA 5, base y valor del IVA 6, base y valor del IVA 7, valor exentos, total excluido, línea subtotal, línea de total, propina, mesa, código del mesero, nombre del mesero, numero de retornos, valor retorno, fecha en texto, numero de control fiscal, IPC total por articulo, nombre empresa, nit de la empresa, total cantidad, hora de entrada, caja, neto antes de retensión, valor del transporte, nombre de entidad, numero de cheque, detalle 1,2 y 3, observaciones 1,2,3 y 4, mensaje1, mensaje2, mensaje3, mensaje4...., dato correctos [S/N].

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EJEMPLO DE UNA FACTURA:

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OPCION 2. MOVIMIENTO

OPCION 2.1 FACTURAR Con esta opción se registra la entrada y salida de los vehículos, se imprime el ingreso y la factura.

Digite el código de la caja con la cual va a facturar (2 dígitos), el código del cajero que va a facturar (3 dígitos), clave del cajero que va a facturar (5 dígitos).

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En la siguiente pantalla se registran el ingreso de los vehículos al parqueadero y la salida de los vehículos del parqueadero. Oprima el botón que dice INGRESO con enter o con la barra espaciadora o dándole un clic con el ratón, luego digite la matricula del vehículo (6 dígitos) y oprima enter, luego especifique si es un vehículo y/o motocicleta o bicicleta activándolos con la barra espaciadora o dándole un clic con el ratón y por ultimo confirme si desea INGRESAR o CANCELAR, si le dio ingresar el sistema imprime un tiquete de ingreso.

o si es

Cuando vaya a salir un vehículo y se le va facturar el tiempo que estuvo en el parqueadero, oprima el botón que dice SALIDA con enter o con la barra espaciadora o dándole clic con el ratón, digite la matricula del vehículo o seleccionándolo directamente en la pantalla donde están las matriculas de los vehículos que están en este momento en el parqueadero luego le da enter, luego digite el numero de la factura (este campo se utiliza cuando un almacén X ofrece horas gratis de parqueo), luego confirme si SALE o CANCELAR, si le dio sale dándole enter o clic con el ratón, a continuación aparece una pantalla donde se registra la forma de pago, luego digite el código de la forma de pago (3 dígitos), con el botón consultar las formas de pago disponibles. Ejemplo: 01 efectivo, 02 cheque, 03 visa debito, etc. Sí digito (01): digite el valor con que le paga el cliente. Sí digito (02): digite el numero del cheque, el código del banco, digite el numero de aprobación, digite el valor pagado. Sí digito (03): digite el numero de la tarjeta, el nombre de la entidad, el numero de aprobación, la fecha en que vence en formato dia/mes/año, digite el valor pagado.

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Después de haber seleccionado alguna de las formas de pago con que pago el cliente, digitar el valor y luego oprima enter y luego oprima la tecla esc o el botón que sale en la parte inferior de la pantalla de forma de pago que dice imprimir para que imprima la factura y si tiene cajón, también abra el cajón monedero, a continuación le mostrará por pantalla el cambio, oprima enter para hacer otra factura. Para salir de la opción de facturar dar ESC u oprimir el botón que dice TERMINAR.

Luego oprima esc o el botón que dice

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PROCESOS ADICIONALES: a) CANCELAR INGRESO O SALIDA EN PROCESO: Si desea cancelar un ingreso o salida oprima el botón que dice cancelar con enter o con la barra espaciadora o dándole clic con el ratón. b) REIMPRIMIR FACTURA O INGRESO: Para reimprimir una factura oprima una persiana que sale en la parte superior de la pantalla luego seleccione una opción que dice 2.R.FACTURA o dandole ALT + F antes de empezar a facturar después aparece una ventana que muestra las ultimas 6 facturas registradas, digite el numero de la factura a reimprimir. Oprima ESC para salir. Y para reimprimir un ingreso oprima una persiana que sale en la parte superior de la pantalla seleccione la opción que dice 1.R.INGRESO luego salen las matriculas de vehículos que hay en el momento en el parqueadero luego seleccione la matricula a reimprimir dando clic con el ratón.

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c) El sistema esta actualizando la pantalla de las matriculas según como este parametrizado en cuantos segundos tiene que hacerlo, esto quiere decir que cuando se llene la primera pantalla activa una segunda pantalla donde el va acumulando mas matriculas (sucesivamente) entonces el sistema esta refrescando cambiando de pantalla automáticamente según los segundos que le hallan parametrizado, por ejemplo: ya va a salir un vehículo o quiero consultar que tanto tiempo lleva el vehículo yo lo puedo seleccionar dando clic sobre la matricula el automáticamente muestra un display del vehículo mostrando la fecha y hora entrada del vehículo, que tiempo lleva parqueado y que valor debe hasta el momento, si quiere consultar un vehículo especifico pero no se encuentra en la pantalla donde esta la matricula entonces para no esperar hasta que llegue al la pantalla donde se encuentra se puede utilizar unos botones que dicen SIGUIENTE PAG. y ANTERIOR PAG. que se encuentran en la parte inferior, luego selecciono la matricula a consultar dando clic con el ratón, si al dado quiero que se quede en una pantalla especifica hay un botón que dice DETENER y para que siga refrescando o cambiando le doy un botón que dice REFRESCAR. Al momento de hacer un ingreso ya explicado anteriormente no quiero que se imprima el tiquete de ingreso se le da primero un botón que dice NO IMPRIMIR INGRESO después se oprime el botón que dice ingresar con el ratón.

d) si al dado caso se necesita abrir el cajón de billetes y no se encuentra la llave o para que no toque esperar hasta que se halla hecho una salida para que habrá el cajón hay una opción que deja abrir el cajón por medio del sistema que se encuentra en la parte superior donde esta la persiana se despliega dando un clic con el ratón y se selecciona dando clic con el ratón una opción que dice 3.ABRIR CAJON luego pregunta PASE LA TARJETA

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DEL SUPERVISOR en ese momento toca llamar al supervisor que por favor le digite la clave de supervisor para abrir el cajón.

e) Otra opción que se utiliza en el modulo en las formas de pago es que si no se quiere imprimir factura se le da un botón que sale en la parte inferior de la pantalla de formas de pago que dice NO IMPRIMIR, después de haber hecho el procedimiento de la forma de pago ya anteriormente explicado se leda primero este botón y luego se le da ESC o un botón que dice IMPRIMIR. f) Otra opción que se utiliza en las formas de pago es el botón CANCELAR, este botón se utiliza para cancelar la forma de pago que esta elaborando en el momento. g) CONSULTA: esta opción se utilliza par consultar otras formas de pago que utiliza el modulo. h) CALCULADORA: este botón también se encuentra en la forma de pago, se utiliza par activar la calculadora que maneja el sistema. i) CALENDARIO: esta opción se utiliza para activar el calendario para ver una fecha especifica.

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OPCION 2.2 ANULAR FACTURAS DEL MES Con esta opción se anula una factura de venta, un ingreso o una factura grabada con error del mes y también imprime un listado de ingresos que lleva en el momento o facturas grabadas con error.

OPCION 2.2.1 ANULAR UNA FACTURA DE VENTA Con esta opción se anula una factura del mes, primero se digita la caja donde se hizo la factura (2 dígitos), luego digite el código del cajero que realizo la factura (3 dígitos), después se digita el número de la factura a anular (15 dígitos), luego digite el motivo por el cual se anula la factura (30 dígitos), luego digite la fecha en que se hizo la factura en formato dia/mes/año y por último confirme si desea anularla y por ultimo digite la clave del supervisor.

OPCION 2.2.2 ANULAR UNA FACTURA CONGELADA O INGRESO O DESBLOQUEAR UN AFACTURA CONGELADA O INGRESO Con esta opción se anulan y se desbloquean las facturas que se han congelado u ingreso en el proceso de facturación, primero seleccione que opción va utilizar

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que aparecen en pantalla que son 1. ANULAR y 2. ACTIVAR, luego sale un listado de las facturas congeladas o ingresos que lleva en el momento, luego seleccione el ingreso a anular o a desbloquear y luego oprima ESC, luego confirme si esta seguro de anularla o desbloquear [S/N], y por último digite la clave del supervisor.

OPCION 2.2.3 INFORME DE FACTURAS CONGELADAS Con esta opción se imprime la cartilla de las facturas congeladas o ingresos. Si desea el informe se puede obtener por impresora, por pantalla, por archivo o enviar por email. OPCION 2.2.4 ANULAR FACTURAS GRABADAS CON ERROR Con esta opción se anulan las facturan que hallan grabado con error por diferentes causas, como por ejemplo error o falla en la red, error en escritura en el disco duro o por cambios en los parámetros de la facturación que afecte el proceso de facturación. Para empezar digite la caja donde se hizo la factura (2

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dígitos), digite el código del cajero que realizo la factura (3 dígitos), digite el numero de la factura a anular (15 dígitos), digite el motivo por el cual se anula la factura (30 dígitos), digite la fecha de anulación en formato dia/mes/año y confirme si desea anularla y pase la tarjeta del supervisor o digite la clave del supervisor.

OPCION 2.2.5 LISTADO DE FACTURAS GRABADAS CON ERROR Con esta opción se imprime la cartilla de las facturas grabada con error. Si desea el listado por pantalla digite P en el dispositivo de impresión. Oprima ESC para cancelar la impresión. OPCION 2.3

APERTURA Y CIERRE DE CAJAS

Con esta opción se hace la apertura y cierre de cajas diario, retiro de dinero, pago a proveedores, también se genera los asientos de ventas del día, etc.

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OPCION 2.3.1 APERTURA DIARIA DE CAJAS Antes de comenzar con el proceso de facturación se requiere hacer la apertura de caja, que consiste en registrar el valor de dinero con el que se va a iniciar de base en la caja. Con esta opción se realiza la apertura de una caja. Primero digite el código de la caja a abrir (2 dígitos), luego digite el código del cajero (3 dígitos), luego digite la fecha de apertura en formato dia/mes/año, después digite la base de la apertura (10 dígitos), y finalmente confirme si desea hacer la apertura [S/N].

2.3.2 CIERRE DE CAJAS DIARIAS Con esta opción se realiza el cierre de una caja. Digite el código de la caja a cerrar (2 dígitos), digite el código del cajero que utilizo la caja (3 dígitos), a continuación le muestra la fecha de apertura de la caja en formato dia/mes/año, digite la fecha a cerrar en formato dia/mes/año, le muestra la base de apertura y digite si desea cerrar esta caja [S/N].

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OPCION 2.3.3

HACER RETIROS DE DINERO DE LA CAJA

Con esta opción se hacen retiros parciales de dinero de caja. Estos retiros de dinero los pueden hacer como medida de seguridad, para no dejar mucho dinero en caja, y con esta opción se deja constancia de este retiro, igualmente el sistema de acuerdo a como se haya parametrizado avisa cuando la caja llegue a un tope de dinero para hacer la recogida de dinero. Digite la caja por la que hace el retiro (2 dígitos), digite el código del cajero (3 dígitos), digite el valor de dinero en efectivo, cheques, tarjetas, etc.(de acuerdo a las diferentes formas de pago que tenga creadas). Digite el nombre de la persona que recoge el dinero (30 caracteres), confirme si los datos son correctos [S/N]. Oprima esc para salir de la ventana de captura. Posteriormente el sistema imprime un recibo para ser firmado como prueba de que el retiro se ha efectuado y si se quiere otra impresión el sistema permite hacerlo otra vez luego de la primera.

OPCION 2.3.4

PAGO A PROVEEDORES Y OTROS GASTOS EN CAJA

Con esta opción se hacen pagos a proveedores y otros gastos, generando el asiento en facturación y luego afectando cuentas por pagar (cuando se hace el pago a un proveedor). Primero digite el código de la caja que realiza el pago (2 dígitos), el código del cajero (3 dígitos), digite el valor en efectivo a pagar (10 dígitos) y confirme, a continuación aparece una ventana que tiene los conceptos de pagos disponibles, primero seleccione la línea del código por el cual se realiza el pago y oprima esc para registrarlo, luego digite el nit (10 dígitos) si el nit no existe el sistema le da la opción de crearlo en el mismo de momento de digitarlo, luego se escribe el motivo del pago (30 caracteres), y por último se confirma si se desea hacer el pago [S/N].

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OPCION 2.3.5

DECLARAR DINERO PARA CIERRE DE CAJA

Con esta opción se declara el dinero que se encuentra en la caja para el cierre de caja. Primero digite el código de la caja (2 dígitos), digite el código del cajero (3 dígitos), digite los diferentes valores de la forma de pago (12 dígitos), digite “S” siempre que el dato este correcto y confirme la declaración del dinero [S/N].

OPCION 2.3.6

REIMPRIMIR RETIROS PARCIALES

Con esta opción se reimprimen los retiros parciales de dinero. Digite el código de la caja (2 dígitos), digite el código de la caja (2 dígitos), digite el código del cajero(3 dígitos), digite [1] si desea organizar la impresión número consecutivo de recogida ó [2] si desea organizar la impresión de retiros parciales de dinero por

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fecha, digite la fecha inicial y fecha final en formato dia/mes/año, si digito la opción [2], digite el numero inicial y el numero final (10 dígitos) si digito la opción [1], por [ultimo confirma si desea hacer la impresión en datos correctos [S/N]. Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “esc” para cancelar la impresión.

OPCION 2.3.7 GENERAR ASIENTOS DE VENTAS DEL DIA POS Con esta opción se genera el asiento contable de las ventas diarias para ser enviados al módulo de CONTABILIDAD (si se tiene instalado), digite las fecha inicial y la fecha final en formato dia/mes/año de la generación de los asientos contables, digite si genera con formas de pago [S/N], y si genera con pagos por caja [S/N], confirme si desea generar los asientos [S/N].

OPCION 2.3.8 ANULAR RETIROS / PAGOS / GASTOS Con esta opción se anulan los retiros de dinero, los pagos a proveedores o los gastos hechos por caja. Primero digite el código de la caja (2 dígitos), luego digite el código del cajero (3 dígitos), luego el número del retiro, pago o gasto (10 dígitos) y por último se confirma en datos correctos [S/N].

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OPCION 2.3.9 REIMPRIMIR ESTADO DE CAJA Con esta opción se imprime el estado detallado de caja, que es el mismo informe que genera el cierre de caja diario al final de ventas de un día o más conocida como “Z diaria”. Digite si imprime en papel [1]-ROLLO [2]-PAPEL CARTA, digite el código de la caja inicial, el código de la caja final, el código del cajero, la fecha que facturo en formato dia/mes/año, digite el margen izquierdo, digite si imprime diferencias formas de pago [S/N], si imprime ventas por vehículo [S/N], si imprime ventas por tarifa de i.v.a [S/N], si imprime recibidos en formas de pago [S/N], si imprime relación de cheques y tarjetas [S/N], si imprime datos correctos [S/N]. Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “ESC” para cancelar la impresión.

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OPCION 2.3.A ESTADO DE CAJA RESUMIDO Con esta opción se imprime el estado resumido de caja. Digite si desea el listado por [1]-CIERRES PENDIENTES, [2]-CIERRES EFECTUADOS, [3]CIERRES PENDIENTES Y EFECTUADOS, digite la fecha del reporte en formato dia/mes/año. Si desea el listado por pantalla digite P. Oprima ESC para cancelar la impresión.

OPCION 3. IMPRIMIR INFORMES Con este menú se imprimen los informes mensuales y del año:

OPCION 3.1 VENTAS DE UN DIA Con esta opción se imprime un listado de facturas por una fecha determinada. Digite el código del almacén inicial (2 dígitos), el código del almacén final (2 dígitos), digite si desea el listado por: [1]-FECHA, [2]-NUMERO DE FACTURA,

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[3]-ANULADAS, [4]-POR CAJA, digite la fecha inicial y la fecha final en formato día/mes/año, si desea solo totales [S/N], digite el numero de copias a imprimir, datos correctos [S/N]. Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “ESC” para cancelar la impresión.

OPCION 3.2 INFORME DE PARQUEADERO Esta opción se utiliza para sacar un informe del movimiento que ha tenido el parqueadero desde una fecha inicial y final sacándolo detallado. Digite la fecha inicial y final en formato dia/mes/año, si desea solo totales [S/N], digite el numero de copias, datos correctos [S/N]. Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “ESC” para cancelar la impresión.

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OPCION 3.3 ESTADISTICAS POR PLACA Con esta opción se imprimen las ventas por placa. digite la placa inicial a imprimir (8 dígitos), digite la placa final a imprimir (8 dígitos), digite si desea el listado por [1]-FECHA, [2]-FACTURA, [3]-CONSOLIDADO, digite la fecha inicial y final en formato dia/mes/año, digite el numero de copias a imprimir, confirme si desea imprimir [S/N], Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “ESC” para cancelar la impresión.

OPCION 3.4 ROTACION POR PLACA Con esta opción se imprime la cartilla de rotación que a tenido un vehículo especifico. Digite el código de la bodega inicial, el código de la bodega final (2 dígitos), la placa del vehículo inicial (15 dígitos), la placa del vehículo final (15 dígitos), digite si imprime en: [C]-CARTA, [R]-ROLLO, digite la fecha inicial y la fecha final en formato día/mes/año, digite el numero de copias a imprimir, confirme datos correctos [S/N]. Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “ESC” para cancelar la impresión.

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OPCION 3.5 REIMPRIMIR FACTURAS Con esta opción reimprime las facturas. Digite si desea imprimir por: [1]-NUMERO: digite el numero de la factura inicial (10 dígitos), el numero de la factura final (10 dígitos), digite formato de impresión. [2]-FECHA Y CAJA: digite la fecha inicial, la fecha final en formato dia/mes/año, digite el código de la caja inicial, el código de la caja final (2 dígitos). Digite si imprime [1]-PREIMPRESO, [2]-NORMAL, [3]-COMBINADO, digite el numero de copias a imprimir, datos correctos [S/N]. Si desea el listado por pantalla digite “P”. Oprima “ESC” para cancelar la impresión.

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OPCION 4. CONSULTAS Con este menú se puede consultar en forma rápida los vehículos que están parqueados, los usuarios que están trabajando en el sistema, etc.

OPCION 4.1 VER CARROS PARQUEADOS Esta opción se utiliza para ver que vehículos hay parqueados en el momento, que tiempo lleva de parqueo, la fecha de entrada y que valor debe cada uno. Para consultar que tiempo lleva y que valor, seleccione la placa o matricula dándole clic con el ratón. Por ultimo, para salir de esta pantalla oprima ESC u oprima el botón que dice terminar dándole clic con el ratón.

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OPCION 4.2 CONSULTAS SQL: Esta opción es de uso de soporte técnico. OPCION 4.3 USUARIOS BKCR Con esta opción se consulta los usuarios que están trabajando en el modulo parqueaderos. Oprima “ESC” para salir de la ventana de captura.

OPCION 5. PROCESOS ESPECIALES Con este menú se hacen los cierres mensuales, anuales, copias en disquete, restauración de copias.

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OPCION 5.1 COPIAR MOVIMIENTO DEL MES Esta opción se utiliza para tomar copia de los archivos básicos del mes en un disquete, en el disco duro o en otro medio diferente a los dos anteriores como CD gravable u otro medio. Si desea sacar la copia en disquete, luego debe elegir en que unidad va a sacar la copia ya sea en C:, A: u OTRO y luego confirme si desea SACAR COPIA o CANCELAR. Esta copia se debe hacer al final del día o antes de realizar cualquier proceso que pueda afectar la información y que no se quiera que se afecte o se dañe de forma permanente la información.

OPCION 5.2 CIERRE MENSUAL Con esta opción se cierra un mes ya procesado para iniciar a trabajar el siguiente mes. Esta opción se debe ejecutar una vez que se han impreso los informes del mes. Cuando se ejecuta este proceso el movimiento del mes se borra y se depura el archivo histórico.Debe tener mucho cuidado con esta opción, ya que si usted no ha sacado copia de los archivos del mes en disquete y quiere después consultar o modificar información de un mes no lo podrá hacer.

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El proceso es el siguiente: debe sacar los correspondientes informes, luego tiene que sacar una copia de seguridad del mes a cerrar por la opción 5.1 COPIAR MOVIMIENTO DEL MES luego debe elegir en que unidad va a sacar la copia ya sea en C:, A: u OTRO y luego confirme si desea SACAR COPIA o CANCELAR. Después de haber sacado la copia de seguridad ahora se procede hacer el cierre mensual en esta opción. Siga los pasos que le pregunta esta opción. OPCION 5.3 RECUPERAR MOVIMIENTO DEL MES DESDE DISKETTE Esta opción se utiliza para montar en el disco duro del computador copia de los archivos básicos, cuando estos se han dañado o se quiere montar el movimiento de un mes o año anterior. Antes de recuperar asegúrese de haber tomado copia de seguridad en disquete del mes que esta trabajando, ya que el movimiento que usted recupere se graba encima del mes que esta trabajando. Por favor verifique que nadie este trabajando en este modulo o en los módulos que se alimentan de inventarios (cuentas por pagar, compras, facturación). Digite el numero del mes que desea recuperar y luego el año, luego elija la unidad por el cual va a recuperar la copia ya sea en C:, A: u OTRO, luego confirme si RESTAURAR o CANCELAR. NOTA: SI USTED RESTAURA CON USUARIOS TRABAJANDO EN ESTOS MODULO DAÑARA LOS REGISTROS QUE SE ESTAN PROCESANDO EN ESE MOMENTO Y TODO LOS USUARIOS QUEDARAN BLOQUEADOS.

OPCION 5.4 INDEXAR ARCHIVOS Con esta opción se crean los índices, depuran los archivos del modulo, es conveniente correrla por lo menos una vez a la semana. Este es un proceso exclusivo y por lo tanto debe verificar que nadie este trabajando en el modulo. Esta opción también se debe correr cuando el sistema no se ha cerrado correctamente o por algún error el programa se cierra mal, se ingresa

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nuevamente desbloqueando el usuario que estaba trabajando y se indexan los archivos primero, antes de hacer cualquier proceso o de seguir trabajando.

OPCION 5.5 CIERRE ANUAL Esta opción se debe ejecutar cuando se ha finalizado y verificado el movimiento de un año y se va empezar con el año siguiente. Debe tener mucho cuidado con esta opción, ya que si usted no ha sacado copia de seguridad de los archivos del ultimo mes en disco y quiere después consultar o modificar información de un año no lo podrá hacer mas adelante. Con esta opción se borra el movimiento de un año y traslada los saldos a 31 de diciembre como saldo inicial a 1 de enero del año siguiente.

OPCION 5.6 PARAMETROS DE LA APLICACION Con esta opción se registran y/o se modifican los parámetros de la aplicación para un buen funcionamiento del modulo.

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OPCION 5.7 INICIALIZAR MODULO Con esta opción se puede volver el modulo a “ceros” (0), es decir se puede borrar todas las ventas y todas las estadísticas y dejar el modulo de parqueadero listo para empezar de nuevo. Digite la clave para inicializar que le haya asignado el técnico del sistema o ingeniero luego con la barra espaciadora o con el ratón active las opciones que usted necesite que inicialice el modulo luego confirme INICIALIZAR O CANCELAR. NOTA: SI VA A UTILIZAR ESTA OPCION QUEDA BAJO LA RESPONSABILIDAD DEL USUARIO.

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OPCION 5.8 UTILIDADES Con esta opción se puede hacer consulta sobre el código ASCII, ver archivos de un directorio, ejecutar un programa, etc.

OPCION 5.9 EJECUTAR COMANDOS DEL SISTEMA OPERATIVO Con esta opción usted puede salir al sistema operativo y ejecutar comandos propios del sistema operativo. Para retornar a la aplicación debe digitar exit.

Digite EXIT para salir

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OPCION 6. IR A OTRO MODULO Con este menú se desplaza dentro de los módulos adquiridos por la empresa.

OPCION SALIR Esta opción se utiliza para salir de la aplicación.

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CUALQUIER INQUIETUD O MODIFICACIÓN POR FAVOR ESCRIBANOS AL SIGUIENTE CORREO O EMAIL:

[email protected]

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